PPT Gesticón de Proyectos

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Introducción a la Gestión de Proyectos


Al finalizar el taller el participante estará en condiciones de:

o Identificar los conceptos y factores relacionados con la Gestión de Proyectos considerando los diversos factores relacionados con la implementación de un proyecto.

o Comprende los procesos y la aplicación de un conjunto de técnicas para una adecuada iniciación del proyecto.

o Comprende los conceptos necesarios para generar el plan de gerencia integral del proyecto, un documento base para una gerencia efectiva del mismo.

Logros del Curso


El Taller

Teoría • El marco teórico estará basado netamente en la

guía PMBOK 5ta Edición publicado por el PMI en 2013. (Material base).

• Se trabajaran los capítulos introductorios y las 10 áreas de conocimiento del PMBOK.

Práctica • Por cada área de conocimiento se desarrollará un

conjunto de dinámicas en los cuales se pondrá en práctica la teoría.


Otras consideraciones

Examen Final • Se realizará luego de concluir el curso. Material adicional • Plantillas de documentos para las dinámicas • Lecturas complementarias • Biblioteca PUCP


Otras consideraciones

Breaks • Se realizará uno aproximadamente a mitad de cada clase En clase • De tener una llamada al celular, se deberá de salir del laboratorio para atender la

llamada. • No abusar del ingreso de alimentos al laboratorio. Las Asistencias • Las asistencias a clase son obligatorias debiendo cumplir un mínimo de 70% de

asistencia.


Conceptos iniciales

¿Qué es el PMI?

El Project Management Institute es una institución sin fines de lucro,

líder en la Gestión de Proyectos de cualquier tipo, actualmente cuenta

con más de 600 000 miembros y personal certificado en más de 185

países.

¿Qué es el PMBOK?

El Project Management Body of Knowledge es la guía de los

fundamentos para la gestión de proyectos proporcionada por el PMI y

respaldada por miles de instituciones y profesionales a nivel mundial.


TEMAS

I. Introducción a la Gerencia de Proyectos II. Procesos de la Gerencia de Proyectos III. Gestión de la Integración del Proyecto IV. Gestión del Alcance del Proyecto V. Gestión del Tiempo del Proyecto VI. Gestión de Costos del Proyecto VII. Gestión de la Calidad del Proyecto VIII. Gestión de los RRHH del Proyecto IX. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto X. Gestión de los Riesgos del Proyecto XI. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto XII. Gestión de los Interesados del Proyecto


Cap. 1: Introducción a la Gestión de Proyectos


TEMAS

Introducción a la Gerencia de Proyectos 1. Definición de proyecto y gestión de proyectos. 2. Gestión del portafolio y de programas. 3. Proyectos y planificación estratégica. 4. Oficina de dirección de proyectos (PMO) en la organización. 5. Rol del gerente del proyecto y habilidades requeridas para el cargo. 6. Factores ambientales de la organización. 7. Ciclo de vida del proyecto VS ciclo de vida del producto. 8. Fases del proyecto y la relación entre estas fases. 9. Involucrados en el proyecto. 10. Estilos organizacionales y su influencia en la gestión del proyecto.


Proyectos


1. Definición de proyecto y gestión de proyectos

Proyecto es considerado como un conjunto de actividades

coordinadas e interrelacionadas para crear un producto,

servicio o resultado único. Un proyecto cuenta con un

inicio y fin determinado.

Proyecto <> Operaciones

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de

un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.


1. Definición de proyecto y gestión de proyectos

La Gestión de Proyectos se logra mediante la aplicación

de los 47 procesos de la dirección de proyectos, los cuales

agrupados lógicamente conforman los 5 grupos de

procesos:

• Iniciación

• Planificación

• Ejecución

• Seguimiento y Control

• Cierre


Ejemplos de Proyectos


2. Gestión del portafolio y de programas

Portafolio

Programa A Programa B

Programa C

Proyecto Proyecto

Proyecto

Obj1

Proyecto Proyecto

Proyecto

Obj2

Proyecto Proyecto

Proyecto

Obj3

Otros trabajos


3. Proyectos y planificación estratégica

Las organizaciones para cumplir los

objetivos de sus planes estratégicos, se

basan en una serie de proyectos, los

cuales están alineados al negocio,

siendo los medios para cumplir sus

metas u objetivos.


3. Proyectos y planificación estratégica

Donde un proyecto se inicia por:

• Demanda del mercado

• Oportunidad estratégica/Necesidad

comercial

• Solicitud del cliente

• Innovación tecnológica

• Requisitos Legales


4. La PMO en la organización

• Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad

de la organización para centralizar y coordinar la dirección

de proyectos que se encuentran a su cargo.

• Es la encargada de supervisar la dirección de proyectos,

programas o una combinación de ambos.


5. El Gerente del proyecto y sus habilidades

El Gerente es el responsable total del

planeamiento, ejecución, seguimiento y control,

así como, del cierre del mismo, de manera

exitosa. Se le conoce también como: líder de

proyecto, director de proyecto o encargado de

proyecto.

Habilidades:

– Liderazgo.

– Negociación.

– Comunicador.

– Solucionador de conflictos.


6. Factores ambientales de la organización

Sistemas de Información

Personal

Normas Gubernamentales

Cultura

FAE

Condiciones del Mercado ….


7. Ciclo de vida del proyecto Vs. del producto

• El ciclo de vida del producto consta

de fases del producto, generalmente

secuenciales y no superpuestas,

determinadas en función de las

necesidades de fabricación.

• El ciclo de vida del proyecto está

contenido en uno o más ciclos de vida

del producto.


8. Fases del proyecto y la relación entre estas fases

Las fases del proyecto son

divisiones dentro del mismo

proyecto:

• Iniciación

• Planificación

• Ejecución

•Monitoreo y Control

• Cierre


9. Involucrados en el proyecto

Pueden afectar positivamente o

negativamente al éxito del

proyecto, también se le conoce

como Stakeholders.

Gerente de Proyecto

PMO

Patrocinador

Usuarios

Gerentes de Operaciones

Proveedores

Competencia

Sindicatos

Entre otros


10. Estilos organizacionales y su influencia en la gestión del proyecto

Gráfico extraído del PMBOK


DINÁMICA N° 1

• En este laboratorio, usted podrá:

– Identificar su Organización en los conceptos del

PMBOK.


TEMAS

I. Introducción a la Gerencia de Proyectos II. Procesos de la Gerencia de Proyectos III. Gestión de la Integración del Proyecto IV. Gestión del Alcance del Proyecto V. Gestión del Tiempo del Proyecto VI. Gestión de Costos del Proyecto VII. Gestión de la Calidad del Proyecto VIII. Gestión de los RRHH del Proyecto IX. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto X. Gestión de los Riesgos del Proyecto XI. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto XII. Gestión de los Interesados del Proyecto


Cap. 2: Procesos de la Gerencia de Proyectos


Temas

Procesos de la Gerencia de Proyectos

1.Grupo de Procesos de Iniciación 2.Grupo de Procesos de Planificación 3.Grupo de Procesos de Ejecución 4.Grupo de Procesos de Seguimiento y Control 5.Grupo de Procesos de Cierre


I. Procesos de la Gerencia de Proyectos

• Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.

• Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que puedan aplicarse



• Cuando existen varios procesos relacionados entre sí, las salidas de un determinado proceso pueden representar entradas para otro proceso.



• Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y se clasifican en: – Los procesos de dirección de proyectos aseguran que el

proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia.

– Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. Estos procesos normalmente son definidos por el ciclo de vida del proyecto y varían según el área de aplicación.



• En el PMBOK se consideran cinco grupos de procesos para la dirección de proyectos:

• Procesos de iniciación: se definen los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, se nombra al DP y se autoriza formalmente el inicio del proyecto.

• Procesos de planificación: se define el alcance del proyecto, se refinan los objetivos y se desarrolla el plan para la dirección del proyecto, que será el curso de acción para un proyecto exitoso.

• Procesos de ejecución: se integran todos los recursos a los fines de implementar el plan para la dirección del proyecto.

• Procesos de Monitoreo y control: se supervisa el avance del proyecto y se aplican acciones correctivas.

• Procesos de cierre: se formaliza con el cliente la aceptación de los entregables del proyecto.


1. Grupo de Procesos de Iniciación

• Está compuesto por procesos realizados para definir un nuevo proyecto. • Se debe definir el alcance inicial y comprometer los recursos financieros iniciales.

Las principales salidas en Iniciación serán: • Acta de constitución del proyecto. • Registro de interesados y estrategia de gestión de interesados.

Gráfico extraído del PMBOK


Pregunta

• El patrocinador está por comenzar el proceso de iniciación de un proyecto agrícola. Todos los siguientes ítems son necesarios antes de comenzar este proceso, a EXCEPCIÓN de:

• A. Enunciado del trabajo • B. Estándares de la industria • C. El director del proyecto • D. Requisito de negocio


Pregunta

• El director del proyecto y su equipo de trabajo estuvieron tres meses involucrados en el proceso de iniciación de un proyecto de construcción de una central hidroeléctrica. Luego de identificar cuidadosamente a los interesados, el proceso de iniciación ha finalizado. Señale qué se acaba de completar y qué está a punto de comenzar:

• A. Plan para la dirección del proyecto / La ejecución del proyecto

• B. Acta de constitución del proyecto / Planificación del proyecto

• C. Ejecución del proyecto / Monitoreo y control del mismo

• D. Acta de constitución del proyecto / Ejecución del proyecto


2. Grupo de Procesos de Planificación

• Los procesos de planificación desarrollan el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo.

• El grupo de procesos de planificación es el que mayor cantidad de procesos abarca (24 en total).


Pregunta

• Quedan pocos días para que comience el proyecto. Usted no tiene demasiado tiempo para seguir mejorando el proceso de planificación. ¿Qué es lo mínimo que debería asegurarse antes de comenzar con la ejecución del proyecto?

• A. Que ha finalizado el acta de constitución del proyecto

• B. Documentar todos los riesgos conocidos antes de documentar los supuestos generales

• C. Finalizar el aseguramiento de la calidad antes de determinar las métricas de calidad

• D. Crear una lista de actividades antes de la creación de un diagrama de red


Pregunta

• Una empresa multinacional está evaluando la alternativa de construir en los próximos dos años un nuevo edificio de 85 pisos. Durante la etapa de elaboración del plan para la dirección del proyecto, el equipo de trabajo, por lo general, estará MENOS involucrado en la creación de lo siguiente:

• A. Presupuesto

• B. Plan de Distribuir la información

• C. Plan de Gestión de Riesgos

• D. Cronograma


3. Grupo de Procesos de Ejecución

• El Grupo del Proceso de Ejecución está compuesto por aquellos procesos

realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

• Implica coordinar personas y recursos, así como, integrar y realizar las actividades del proyecto de conformidad con el plan para la dirección del proyecto.


Pregunta

• Usted está ejecutando un proyecto de remplazo de vehículos que está con un atraso significativo. ¿Qué necesita para empezar?

• A. Cambios aprobados • B. Entregables • C. Informes de avance • D. Implementar acciones correctivas


3. Grupo de Procesos de Ejecución

Se deberán llevar a cabo las siguientes actividades:

• Implementar el plan para la dirección del proyecto • Coordinar todos los procesos • Asegurar que se cumpla con la calidad pre-establecida • Adquirir el equipo de proyectos, desarrollarlo y gestionarlo • Distribuir la información con los avances del proyecto • Gestionar las expectativas de los interesados • Efectuar las adquisiciones de los bienes y servicios necesarios para

el proyecto


4. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

• Esta es una etapa de retroalimentación continua que permite

detectar acciones preventivas, recomendar acciones correctivas y/o identificar formalmente defectos de algún componente del proyecto, se podría incluir una recomendación para reparar dicho defecto.

• Se debe asegurar que sólo se implementen los cambios aprobados.


4. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

• El grupo de procesos de seguimiento y control también incluye:

• Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles problemas.

• Dar seguimiento a las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y la línea base desempeño de ejecución del proyecto

• Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados.


Pregunta

• Todos los siguientes procesos forman parte del grupo de procesos de monitoreo y control a EXCEPCIÓN de:

• A. Verificar el alcance • B. Informar el desempeño • C. Asegurar la calidad • D. Administrar las adquisiciones


5. Grupo de Procesos de Cierre

• Verifica que los procesos definidos se hayan completado dentro de

todos los grupos de procesos, a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo.

• Los dos procesos de cierre son: cierre del contrato y cierre del proyecto.


5. Grupo de Procesos de Cierre

• En el cierre de las adquisiciones o cierre externo, se busca la aceptación formal final de los entregables por parte del cliente.

• Por su parte, durante el cierre del proyecto se realizan actividades de cierre administrativo o cierre interno tales como: – Liberar los recursos que ya no se utilizarán – Archivar toda la información con índices que faciliten su futura

localización – Dejar por escrito las lecciones aprendidas – Celebrar el Fin del Proyecto


Áreas de Conocimiento


Preguntas

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