INDICE

INTRODUCCIN34DESARROLLO

5COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN

51.GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

81.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

101.1.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

101.1.2 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

151.1.3 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

161.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

181.2.1 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

181.2.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

201.2.3 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

211.3 CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

231.3.1 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

241.3.2 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

251.3.3 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS..........................................................

27REFERENCIAS

INTRODUCCINPara la elaboracin de un Plan de Direccin Comunicacional es conveniente hacer un diagnstico de la comunicacin en la organizacin, pues permite conocer el estado actual de la misma y los hbitos de comunicacin real del personal. Por ello se hace referencia a cierta informacin que nos permitir conocer y aportar significativamente a las organizaciones, herramientas que faciliten la comunicacin interna como externa de las compaas.El buen uso de herramientas tecnolgicas como tcnicas, permiten obtener resultados concretos y en el menor tiempo posible que hacen que cualquier organizacin crezca y se mantenga competitivamente.

La comunicacin existe desde el origen de la humanidad y por lo tanto se debe de estudiar las diferentes formas que emplearon nuestros antepasados y aplicar las mejores tcnicas que hicieron lo que hoy conocemos como Direccin comunicacional.No se debe pasar de largo los elementos y caractersticas de una verdadera comunicacin, tanto en su origen como en su evolucin, evolucin que facilita al emisor y receptor tomar una decisin ms rpida y acertada en todos los mbitos de la vida, desarrollndose de forma integral y participativa con la obtencin de objetivos acordes a la misin y visin de la compaa.Por ltimo se obtienen elementos que ciertamente ya se conocen; pero no se ponen en prctica por una mala orientacin o por falta de voluntad al momento de participar en un proceso de comunicacin.

DESARROLLOEl ser humano, por naturaleza, desde que nace, tiene la necesidad de comunicarse con su entorno. Llora para comunicar que tiene hambre, para comunicar que le duele algo o simplemente para sentirse en interaccin con lo que lo rodea. A medida pasa el tiempo, aprende tcnicas que mejoran el proceso de comunicacin, empleando la voz y palabras para poder expresar informacin y esperar retroalimentacin. La actividad humana se desarrolla a travs de la comunicacin, al relacionarnos con los individuos o grupos del entorno.En un equipo de trabajo, la comunicacin es de suma importancia, debido a que permite que se trabaje de forma ms eficiente, ayuda a que se disminuyan los malos entendidos y mejora la productividad, haciendo que se logren mejores resultados y se cumplan las metas y objetivos que se tienen en comn.Los malos resultados en los proyectos que se asignan a equipos de trabajo, est directamente ligado al proceso de comunicacin que se adopta. Si la comunicacin se administra de forma inadecuada, lo ms seguro es que el fracaso sea el resultado del proyecto.Debido a que el xito de las organizaciones se basa en gran medida al eficiente proceso de comunicacin, existen institutos como el Project Management Institute (PMI) que, desde 1969, imparte seminarios y certificaciones sobre la administracin de proyectos haciendo nfasis en buenas prcticas de comunicacin entre los equipos de trabajo. La mayora de las actividades del PMI se dan lugar en ms de 250 captulos geogrficos y 30 comunidades de prctica segn las industrias o intereses comunes. Estas comunidades, que estn abiertas a los miembros del PMI y son dirigidas por voluntarios, fomentan el compartir el conocimiento y la vinculacin entre profesionales, que es una parte central de su misin.

COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN

El alcance de metas y objetivos, propuestos con anterioridad por parte de algunos equipos de trabajo, se debe al xito con que estos equipos orientan la direccin de proyectos de una organizacin, dependiendo en gran medida de un estilo de comunicacin efectivo dentro de una firma, sobre todo si se considera la profesionalizacin del rea de direccin de proyectos. La capacidad que tiene una organizacin para que la comunicacin fluya oportunamente, tiene una gran influencia en la manera en que se llevan a cabo los proyectos. En consecuencia, los directores de proyecto en ubicaciones lejanas con respecto a los otros trabajadores, pueden comunicarse de una manera ms efectiva con todos los involucrados en un proyecto dentro de la estructura de la organizacin para facilitar la toma de decisiones. Tanto los interesados como los miembros del equipo del proyecto, pueden hacer uso de comunicaciones electrnicas (incluido correo electrnico, mensajera de texto, mensajera instantnea, redes sociales, videoconferencia y conferencia por Internet y otros medios electrnicos) para comunicarse de una manera formal o informal con el director del proyecto (Project Management Institute, 2013).1. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTOLa Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de la informacin del proyecto sean oportunos y adecuados. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecucin o resultado del proyecto (Project Management Institute, 2013).La Gua del PMBOK del ao 2013, clasifica los siguientes Procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto:

Planificacin de la Gestin de las Comunicaciones: El proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la organizacin disponibles.

Administracin de las Comunicaciones: El proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las comunicaciones.

Control de las Comunicaciones: El proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto.

Estos procesos interactan entre s y con procesos de otras reas de Conocimiento.

Las actividades de comunicacin incluidas en estos procesos a menudo pueden presentar numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta, incluyendo, entre otras:

Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el pblico);

Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrnicos, memorandos, discusiones ad hoc);

Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organizacin) y horizontal (entre pares);

Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales); y

Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).

La mayora de las habilidades de comunicacin son comunes a la direccin general y a la direccin de proyectos. stas incluyen, entre otras:

Escuchar de manera activa y eficaz;

Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensin;

Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que ste pueda ser ms eficaz;

Investigar los hechos para identificar o confirmar informacin;

Investigar y gestionar expectativas;

Persuadir a una persona, a un equipo o a una organizacin para llevar a cabo una accin;

Motivar para proporcionar estmulo y confianza;

Orientar para mejorar el desempeo y alcanzar los resultados deseados;

Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes; Resolver conflictos para prevenir impactos negativos; y Resumir, recapitular e identificar los prximos pasos.

Grfico 1. Descripcin General de la Gestin de las Comunicaciones del Proyecto (Project Management Institute, 2013).1.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

En este proceso se desarrolla un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto que estn orientados sobre la base de las necesidades y tambin sobre los requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la organizacin que estn disponibles. El mayor beneficio de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con el pblico de inters de una manera ms eficaz y eficiente (Project Management Institute, 2013).

Grfico 2. Muestra las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso(Project Management Institute, 2013).

Grfico 3. Representa el diagrama de flujo de datos del proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones (Project Management Institute, 2013).

Planificar las comunicaciones del proyecto es importante para lograr el xito final de cualquier proyecto.

Una planificacin incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicacin de informacin a la audiencia equivocada, o comunicacin insuficiente con los interesados y mala interpretacin o comprensin del mensaje transmitido (Project Management Institute, 2013).En la mayora de los proyectos, la planificacin de las comunicaciones se realiza de forma muy temprana, por ejemplo durante el desarrollo del plan para la direccin del proyecto. Esto permite la asignacin de los recursos adecuados, tales como tiempo y presupuesto, a las actividades de comunicacin. Una comunicacin eficaz significa que la informacin se suministra en el formato adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta y con el impacto deseado. Una comunicacin eficiente implica proporcionar exclusivamente la informacin necesaria (Project Management Institute, 2013).Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin pueden variar ampliamente. Adems, durante este proceso se han de tener en cuenta y documentar adecuadamente los mtodos de almacenamiento, recuperacin y disposicin final de la informacin del proyecto. Las consideraciones importantes que puede ser necesario tener en cuenta incluyen, entre otras (Project Management Institute, 2013):

Quin necesita qu informacin y quin est autorizado para acceder a ella;

Cundo van a necesitar la informacin;

Dnde se debe almacenar la informacin;

En qu formato se debe almacenar la informacin;

Cmo se puede recuperar la informacin; y

Si es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma y consideraciones interculturales.

Los resultados del proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones deben revisarse con regularidad a lo largo del proyecto y modificarse segn sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad (Project Management Institute, 2013).

1.1.1 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

Plan para la Direccin del ProyectoEl plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre cmo se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto.

Registro de Interesados

El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para planificar la comunicacin con los interesados del proyecto.

Factores Ambientales de la Empresa

El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones est estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, ya que la estructura de la organizacin tendr un efecto considerable sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto. Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas para este proceso, ya que es preciso adaptar las comunicaciones al entorno del proyecto.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como entradas del proceso de Planificacin de la Gestin de las Comunicaciones. Entre stas, las lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia puesto que pueden proporcionar conocimiento tanto respecto a las decisiones tomadas en asuntos de comunicacin como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos similares anteriores. Se pueden utilizar como informacin orientativa para planificar las actividades de comunicacin del proyecto en curso.

1.1.2 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS Anlisis de Requisitos de Comunicacin

El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las necesidades de informacin de los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin. Los recursos del proyecto se deben utilizar nicamente para comunicar informacin que contribuya al xito del proyecto o cuando una falta de comunicacin pueda conducir al fracaso (Project Management Institute, 2013).

El director de proyecto tambin debe considerar la cantidad de canales o vas de comunicacin potenciales como un indicador de la complejidad de las comunicaciones de un proyecto. El nmero total de canales de comunicacin potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa el nmero de interesados. Por ejemplo, un proyecto con 10 interesados tiene 10(10-1)/2 = 45 canales de comunicacin potenciales. Por lo tanto, un componente clave de la planificacin de las comunicaciones reales del proyecto es la determinacin y delimitacin de quin se comunicar con quin, y de quin recibir qu informacin (Project Management Institute, 2013).

Las fuentes de informacin normalmente utilizadas para identificar y definir los requisitos de comunicacin del proyecto incluyen, entre otras:

Organigramas;

Relaciones de responsabilidad de la organizacin del proyecto y de los interesados;

Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto;

Logstica del nmero de personas que participarn en el proyecto y en qu ubicaciones;

Necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones dentro del mbito de las organizaciones);

Necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el pblico o los contratistas); y

Requisitos de informacin y comunicacin de los interesados provenientes del registro de interesados.

Tecnologa de la Comunicacin

Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede utilizar como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales extensos (p.ej., cronogramas, bases de datos y sitios web) a los que se pueda acceder en lnea (Project Management Institute, 2013).Los factores que pueden influir en la seleccin de la tecnologa de comunicacin incluyen, entre otros:

La urgencia de la necesidad de informacin. Es preciso tener en cuenta la urgencia, la frecuencia y el formato de la informacin a comunicar, ya que pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las etapas de un mismo proyecto. La disponibilidad de la tecnologa. Es necesario asegurar que la tecnologa requerida para facilitar la comunicacin es compatible, est disponible y es accesible para todos los interesados a lo largo de la vida del proyecto.

Facilidad de uso. Es necesario asegurar que la seleccin de las tecnologas de comunicacin es adecuada para los participantes del proyecto y que se planifican los eventos de capacitacin adecuados, cuando sea pertinente.

Entorno del proyecto. Es necesario determinar si el equipo se va a reunir y operar cara a cara o en un entorno virtual, si van a estar ubicados en una o varias zonas horarias, si van a utilizar varios idiomas para la comunicacin, y finalmente, si existe cualquier otro factor ambiental del proyecto, como la cultura, que pueda afectar a las comunicaciones.

Sensibilidad y confidencialidad de la informacin. Es preciso determinar si la informacin a comunicar es sensible o confidencial y si se necesita adoptar medidas adicionales de seguridad. Tambin debe tenerse en cuenta la manera ms adecuada de comunicar la informacin.

Modelos de Comunicacin

Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas de un mismo proyecto (Project Management Institute, 2013).

El medio se refiere al medio tecnolgico e incluye el modo de comunicacin, mientras que el ruido incluye cualquier interferencia o barrera que pueda comprometer la entrega del mensaje. La secuencia de pasos de un modelo bsico de comunicacin es la siguiente:

Codificar. Los pensamientos o ideas se traducen (codifican) en lenguaje por parte del emisor.

Transmitir el Mensaje. Esta informacin es luego enviada por el emisor a travs de un canal de comunicacin (medio). La transmisin de este mensaje se puede ver comprometida por diversos factores (p.ej., la distancia, la falta de familiaridad con la tecnologa, una infraestructura inadecuada, la diferencia cultural y la falta de informacin contextual). A estos factores en su conjunto se los denomina ruido.

Descodificar. El mensaje es traducido de nuevo por el receptor en pensamientos o ideas con significado.

Confirmar. Una vez recibido un mensaje, el receptor puede indicar (confirmar) la recepcin del mismo, lo que no significa necesariamente que est de acuerdo con l o que lo comprenda.

Retroalimentacin/Respuesta. Una vez descodificado y comprendido el mensaje recibido, el receptor codifica pensamientos e ideas en un mensaje y posteriormente lo transmite al emisor original.

Grfico 4. Modelo Bsico de Comunicacin (Project Management Institute, 2013).

Es preciso tener en cuenta los componentes del modelo bsico de comunicacin a la hora de considerar las comunicaciones del proyecto. En el marco del proceso de comunicacin, el emisor es responsable de la transmisin del mensaje, asegurando que la informacin que est comunicando es clara y completa y confirmando que la comunicacin es comprendida correctamente. El receptor es responsable de cerciorarse de que la informacin sea recibida en su totalidad, comprendida correctamente y confirmada o respondida adecuadamente (Project Management Institute, 2013).Existen numerosos desafos en la utilizacin de estos componentes para comunicarse de manera eficaz con los interesados del proyecto, tales como los que implica un equipo de proyecto multinacional y altamente tcnico. La comunicacin satisfactoria de un concepto tcnico de un miembro del equipo a otro miembro del equipo en un pas diferente podra requerir codificar el mensaje en el idioma adecuado, enviar el mensaje mediante la utilizacin de diversas tecnologas y aguardar a que el receptor descodifique el mensaje hacia su propio idioma y posteriormente responda al mismo o proporcione retroalimentacin. Cualquier ruido que se produzca en el camino puede poner en peligro el significado original del mensaje. En este ejemplo, existen numerosos factores que pueden conducir a una comprensin o a una interpretacin incorrectas del significado del mensaje (Project Management Institute, 2013).

Mtodos de Comunicacin

Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la informacin entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden clasificarse en:

Comunicacin interactiva. Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera ms eficiente de asegurar una comprensin comn entre todos los participantes sobre temas especficos, e incluye reuniones, llamadas telefnicas, mensajera instantnea, videoconferencias, etc.

Comunicacin de tipo push (empujar). Enviada a receptores especficos que necesitan recibir la informacin. Esto asegura la distribucin de la informacin, pero no garantiza que efectivamente haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de comunicacin incluye cartas, memorandos, informes, correos electrnicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.

Comunicacin de tipo pull (tirar). Utilizada para grandes volmenes de informacin o para audiencias muy grandes, y requiere que los receptores accedan al contenido de la comunicacin segn su propio criterio. Estos mtodos incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual (e-learning), las bases de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc.

Puede resultar necesario que los interesados del proyecto discutan y acuerden los mtodos de comunicacin a utilizar en el mismo, sobre la base de los requisitos de comunicacin, las restricciones de tiempo y costo, y la familiaridad y disponibilidad de las herramientas y recursos requeridos aplicables a los procesos de comunicacin.

Reuniones

El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de actualizar y comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha informacin por parte de los interesados.

Dichos debates y dicho dilogo normalmente se facilitan a travs de reuniones, que se pueden llevar a cabo de manera presencial o en lnea desde diferentes ubicaciones, como por ejemplo las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente.

Existen distintos tipos de reuniones en las que se pueden producir comunicaciones relativas al proyecto. La mayora de las reuniones de proyecto consisten en juntar a los interesados con objeto de resolver problemas o tomar decisiones. Aunque los debates informales se pueden considerar como reuniones, la mayora de las reuniones de proyecto tienen un carcter ms formal, con hora, lugar y agenda acordados previamente. Las reuniones tpicas comienzan con una lista de asuntos a discutir, la cual se hace circular con anterioridad, acompaada de un acta y de informacin adicional especfica para cada reunin. Dicha informacin luego se distribuye a otros interesados adecuados, segn sea necesario (Project Management Institute, 2013).1.1.3 PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Plan de Gestin de las Comunicaciones

El plan de gestin de las comunicaciones es un componente del plan para la direccin del proyecto y describe la forma en que se planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn las comunicaciones del proyecto. El plan contiene la siguiente informacin:

Los requisitos de comunicacin de los interesados;

La informacin que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle;

El motivo de la distribucin de dicha informacin;

El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida y para la recepcin de la confirmacin o respuesta, si corresponde;

La persona responsable de comunicar la informacin;

La persona responsable de autorizar la divulgacin de informacin confidencial;

La persona o los grupos que recibirn la informacin;

Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin, tales como memorandos, correo electrnico y/o comunicados de prensa;

Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos el tiempo y el presupuesto;

El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior;

El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla;

Un glosario de la terminologa comn;

Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.; y

Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las polticas de la organizacin, etc.

El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir guas y plantillas para las reuniones de seguimiento del estado del proyecto, las reuniones del equipo del proyecto, las reuniones electrnicas y los mensajes de correo electrnico. Se puede incluir asimismo el uso de un sitio web y de un software de gestin del proyecto si se han de utilizar en el marco del proyecto.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Cronograma del proyecto, y

Registro de interesados.1.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las comunicaciones (Project Management Institute, 2013).El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto.

Grfico 5. Gestin de las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas.

Grfico 6. Diagrama de Flujo de Datos de Gestionar las Comunicaciones.Este proceso va ms all de la distribucin de informacin relevante y procura asegurar que la informacin que se comunica a los interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida.Tambin proporciona oportunidades para que los interesados realicen solicitudes de informacin adicional, de aclaracin y de debate. Las tcnicas y consideraciones para conseguir una gestin eficaz de las comunicaciones incluyen, entre otras: Modelos emisor-receptor. Incorporar ciclos de retroalimentacin para proporcionar oportunidades de interaccin/participacin y eliminar barreras de comunicacin.

Eleccin del medio. Descripcin precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicacin escrita u oral, cundo escribir un memorando informal o un informe formal, y cundo comunicarse cara a cara o por correo electrnico.

Estilo de redaccin. Uso apropiado de la voz activa frente a la voz pasiva, estructura de las oraciones y seleccin de palabras.

Tcnicas de gestin de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos.

Tcnicas de presentacin. Conciencia del impacto del lenguaje corporal y el diseo de ayudas visuales.

Tcnicas de facilitacin. Construir el consenso y superar los obstculos.

Tcnicas de escucha. Escucha activa (captar, aclarar y confirmar comprensin) y eliminacin de barreras que afectan negativamente a la comprensin.

1.2.1 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADASPlan de Gestin de las Comunicaciones

El plan de gestin de las comunicaciones describe la forma en que se planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn las comunicaciones del proyecto.

Informes de Desempeo del Trabajo

Los informes de desempeo del trabajo son una recopilacin de informacin sobre el desempeo y el estado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusin y crear comunicaciones. Para optimizar este proceso, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estn disponibles de manera oportuna.

Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa especficos que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros:

La cultura y la estructura de la organizacin,

Los estndares y las normativas gubernamentales o industriales, y

El sistema de informacin para la direccin de proyectos.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros:

Las polticas, procedimientos, procesos y guas relativos a la gestin de las comunicaciones;

Las plantillas; y

La informacin histrica y lecciones aprendidas.

1.2.2 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

Tecnologa de la Comunicacin

La seleccin de la tecnologa de la comunicacin es una consideracin importante del proceso Gestionar las Comunicaciones. Dado que esto puede variar considerablemente de un proyecto a otro y tambin a lo largo de la vida de un proyecto, el foco se centra en asegurar que la eleccin sea adecuada para la informacin que est siendo comunicada (Project Management Institute, 2013).

Modelos de Comunicacin

La eleccin de los modelos de comunicacin es una consideracin importante de este proceso. Dado que todos los componentes de la comunicacin contribuyen para lograr un proceso de comunicacin eficaz y eficiente, el foco se centra en asegurar que el modelo de comunicacin elegido sea adecuado para el proyecto que se est llevando a cabo y que se identifiquen y gestionen todas las barreras (ruido) (Project Management Institute, 2013).

Mtodos de Comunicacin

La eleccin de los mtodos de comunicacin es una consideracin importante de este proceso. Dado que pueden existir numerosas barreras y desafos potenciales durante este proceso, el foco se centra en asegurar que la informacin que ha sido generada y distribuida haya sido recibida y comprendida para permitir la respuesta y la retroalimentacin (Project Management Institute, 2013).

Sistemas de Gestin de la Informacin

La informacin del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilizacin de diferentes herramientas, entre las que se cuentan:

Gestin de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa;

Gestin de comunicaciones electrnicas: correo electrnico, fax, correo de voz, telfono, videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web; y

Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: interfaces web con software de programacin y de gestin de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas de gestin del trabajo colaborativo.

Informar el Desempeo

Informar el desempeo es el acto de recopilar y distribuir informacin de desempeo, incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronsticos. Informar el desempeo implica recopilar y analizar de manera peridica datos reales y compararlos con la lnea base a fin de comprender y comunicar el avance y el desempeo del proyecto, as como pronosticar los resultados del mismo (Project Management Institute, 2013).

Informar el desempeo debe proporcionar informacin a un nivel adecuado para cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado sencillo hasta informes ms elaborados, los cuales pueden prepararse con regularidad o de manera excepcional. Un informe de estado simple puede mostrar informacin de desempeo, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada rea (a saber, el alcance, el cronograma, los costos y la calidad). Los informes ms elaborados pueden incluir:

El anlisis del desempeo pasado,

El anlisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y costos),

El estado actual de los riesgos e incidentes,

El trabajo completado durante el perodo,

El trabajo a completar en el siguiente perodo,

El resumen de los cambios aprobados en el perodo, y

Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada.

1.2.3 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES: SALIDAS

Comunicaciones del Proyecto

El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades requeridas para crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la informacin. Las comunicaciones del proyecto incluyen, entre otras, los informes de desempeo, el estado de los entregables, el avance del cronograma y los costos incurridos. Las comunicaciones del proyecto pueden variar considerablemente y son influenciadas por factores como la urgencia y el impacto del mensaje, su mtodo de entrega y el nivel de confidencialidad, entre otros (Project Management Institute, 2013).

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre las lneas base del proyecto, la gestin de las comunicaciones y la gestin de los interesados. Cada una de estas reas puede requerir actualizaciones sobre la base del desempeo actual del proyecto frente a la lnea base para la medicin del desempeo (PMB) (Project Management Institute, 2013).

La lnea base para la medicin del desempeo es un plan aprobado del trabajo del proyecto, con respecto al que se compara la ejecucin del proyecto y se miden las desviaciones para el control de la gestin. La lnea base para la medicin del desempeo integra generalmente los parmetros relativos al alcance, al cronograma y a los costos del proyecto, pero tambin puede incluir parmetros tcnicos y de calidad (Project Management Institute, 2013).

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros:

Registro de incidentes,

Cronograma del proyecto, y

Requisitos de financiamiento del proyecto.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Notificaciones a los interesados. Informacin que puede suministrarse a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento.

Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto proporciona informacin de manera formal o informal a cualquier o todos los interesados del proyecto. La informacin y el mtodo de presentacin deben ser relevantes respecto a las necesidades de la audiencia.

Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto. Esta informacin debera, en la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada. Los miembros del equipo del proyecto tambin pueden mantener registros en un diario o registro del proyecto, el cual puede ser fsico o electrnico.

Retroalimentacin de los interesados. La informacin relativa a las operaciones del proyecto que se recibe de los interesados se distribuye y utiliza para modificar o mejorar el desempeo futuro del proyecto.

Documentacin de lecciones aprendidas. Esta documentacin incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de las comunicaciones. Es preciso documentar y distribuir las lecciones aprendidas para que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto del proyecto como de la organizacin ejecutora.

1.3 CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

Controlar las Comunicaciones es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo ptimo de informacin entre todos los participantes de la comunicacin (Project Management Institute, 2013).

Grfico 7. Control de las Comunicaciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas (Project Management Institute, 2013).

Grfico 8. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Comunicaciones (Project Management Institute, 2013).

El proceso de Controlar las Comunicaciones puede desencadenar una iteracin de los procesos Planificar la Gestin de las Comunicaciones y/o Gestionar las Comunicaciones. Esta iteracin ilustra la naturaleza continua de los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto. Algunos elementos concretos de comunicacin, tales como incidentes o indicadores clave de desempeo (p.ej., cronograma, costo y calidad reales frente a planificados), pueden desencadenar una revisin inmediata, mientras que otros probablemente no lo harn. El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado (Project Management Institute, 2013).1.3.1 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: ENTRADAS

Plan para la Direccin del Proyecto

El plan para la direccin del proyecto describe el modo en que se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto. Proporciona informacin valiosa para el proceso Controlar las Comunicaciones, entre la que se encuentra:

Los requisitos de comunicacin de los interesados,

El motivo de la distribucin de la informacin,

El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida,

El individuo o grupo responsable de la comunicacin de la informacin, y

El individuo o grupo que recibe la informacin.

Comunicaciones del Proyecto

El proceso Controlar las Comunicaciones incluye las actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la informacin y las comunicaciones, as como para liberarlas a los interesados.

Las comunicaciones del proyecto provienen de mltiples fuentes y pueden variar considerablemente en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado de formalidad y confidencialidad. Las comunicaciones del proyecto pueden incluir, entre otras:

El estado de los entregables,

El avance del cronograma, y

Los costos incurridos.

Registro de Incidentes

Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la resolucin de incidentes. Se puede utilizar para facilitar la comunicacin y asegurar una comprensin comn de los incidentes. Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quin es responsable de la resolucin de los incidentes especficos antes de una fecha lmite. Durante la resolucin de incidentes se abordan los obstculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos. Esta informacin es importante para el proceso Controlar las Comunicaciones ya que proporciona tanto un repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto, como una plataforma para la entrega de comunicaciones subsiguientes (Project Management Institute, 2013).

Datos de Desempeo del Trabajo

Los datos de desempeo del trabajo pueden incluir detalles sobre las comunicaciones que se han distribuido realmente, realimentacin sobre las comunicaciones, resultados de encuestas de eficacia de la comunicacin u otras observaciones identificadas a lo largo de las actividades de comunicacin (Project Management Institute, 2013).

Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Controlar las Comunicaciones incluyen, entre otros:

Plantillas de informes;

Polticas, estndares y procedimientos que definen las comunicaciones;

Tecnologas especficas de comunicacin disponibles;

Medios de comunicacin permitidos;

Polticas de conservacin de registros; y

Requisitos de seguridad.

1.3.2 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: HERRAMIENTAS Y TCNICAS

Sistemas de Gestin de la Informacin

Un sistema de gestin de la informacin proporciona un conjunto de herramientas estndar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la informacin relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeo del proyecto. Algunos paquetes de software permiten al director del proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitan la distribucin de informes a los interesados del proyecto. Los ejemplos de formatos de distribucin pueden incluir los informes mediante tablas, anlisis en hojas de clculo y las presentaciones. Las herramientas grficas se pueden utilizar para crear representaciones visuales de la informacin sobre el desempeo del proyecto (Project Management Institute, 2013).

Juicio de ExpertosA menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar el impacto de las comunicaciones del proyecto, la necesidad de accin o intervencin, las acciones que se deberan emprender, la responsabilidad de emprender dichas acciones y el plazo para llevarlas a cabo. El juicio de expertos puede ser necesario con relacin a detalles tcnicos o de gestin y puede ser proporcionado por cualquier grupo o individuo con capacitacin o conocimientos especializados, como por ejemplo (Project Management Institute, 2013):

Otras unidades dentro de la organizacin,

Consultores,

Interesados, incluidos clientes y patrocinadores,

Asociaciones profesionales y tcnicas,

Grupos industriales,

Expertos en la materia, y

La oficina de direccin de proyectos (PMO).

Luego, el director del proyecto, en colaboracin con el equipo del proyecto, determina las acciones requeridas para asegurar que se comunique el mensaje adecuado a la audiencia adecuada y en el momento adecuado.

Reuniones

El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo con el equipo del proyecto para determinar la manera ms adecuada de actualizar y comunicar el desempeo del proyecto, y de responder a las solicitudes de informacin por parte de los interesados. Esos debates y dilogos se facilitan normalmente a travs de reuniones, las cuales se pueden llevar a cabo de manera presencial o en lnea y desde diferentes ubicaciones, tales como las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente.

Las reuniones del proyecto tambin incluyen debates y el dilogo con suministradores, proveedores y otros interesados del proyecto (Project Management Institute, 2013).

1.3.3 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES: SALIDASInformacin de Desempeo del Trabajo

La informacin de desempeo del trabajo organiza y resume los datos de desempeo recopilados. Estos datos de desempeo normalmente proporcionan informacin sobre el estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes interesados. Esta informacin luego se comunica a los interesados adecuados.

Solicitudes de Cambio

El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste, de accin y de intervencin. Como resultado, se generarn solicitudes de cambio como salidas. Estas solicitudes de cambio se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios y pueden dar lugar a:

Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y anlisis de alternativas de respuesta a los riesgos;

Ajustes al plan para la direccin del proyecto y otros documentos;

Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el desempeo futuro del proyecto, alinendolo con el plan para la direccin del proyecto; y

Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la probabilidad de incurrir en un desempeo negativo futuro del proyecto.

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar actualizaciones al plan de gestin de las comunicaciones as como a otros componentes del plan para la direccin del proyecto (p.ej. los planes de gestin de los interesados y de gestin de los recursos humanos) (Project Management Institute, 2013).

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del proceso Controlar las Comunicaciones.

Estas actualizaciones incluyen, entre otras:

Pronsticos,

Informes de desempeo, y

Registro de incidentes.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros, los formatos de informe y la documentacin de las lecciones aprendidas. Esta documentacin puede pasar a formar parte de la base de datos histrica tanto para el proyecto como para la organizacin ejecutora y puede incluir causas de los incidentes, razones de la seleccin de las medidas correctivas y otros tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto (Project Management Institute, 2013).

REFERENCIAS Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (gua del PMBOK). (2013). Newtown Square, Pensilvania, Estados Unidos: Project Management Institute, Inc.

PRE-ESPECIALIDAD

TEAMBUILDING

EQUIPO DE ALTO RENDIMIENTO

PMI PLAN DE DIRECCIN COMUNICACIN

DOCENTE:

Lic. Ricardo Ernesto Marroqun

Integrantes de Equipo NEXO:

Karla Elizabeth Bernal Hernndez17-0080-2007

Ever Oswaldo Cmbara Cuestas04-0817-2010

Linda Gabriela Iraheta Morales13-0969-2010

Carlos Edgardo Lpez Grande25-0963-2005

Jos Ricardo Lpez Hernndez12-0996-2010

Katerine Elizabeth Luna Gonzlez51-0301-2010

Marielos Estefani Maldonado Bolaos25-0221-2010

Nelson Armando Martnez Claros13-2224-1994

Ronald Alexander Melara Avalos25-1754-2008

Francisco Samuel Morales Domnguez17-5144-2008

Orlin Faustino Ortez Canales25-5676-2010

Flor Alexandra Ramrez Garca51-0887-2010

Sandra Rosibel Rodrguez Canjura51-0569-2010

Wendy Yamileth Ruiz Henrquez15-0386-2010

Diana Karina Vsquez Lpez25-4924-2008

SBADO 30 DE MAYO DE 2015

SAN SALVADOR, 05DE NOVIEMBRE DE 2014