Plantilla de Oficios DGAI · Web viewEn el estudio se determinó que se dispone de regulaciones y...

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 30 de setiembre de 2011INF-DGAI-020-2011

IngenieroJuan Carlos Zúñiga JiménezDirector Administrativo Financiero

Asunto: Servicios de Auditoría Informe Especial

Estimado Juan Carlos:

Nos permitimos presentarle el informe N° INF-DGAI-020-2011 sobre algunos aspectos relacionados con el Fondo Fijo - Caja Chica que administra el Departamento de Recursos Financieros. En el estudio se determinó que se dispone de regulaciones y procedimientos suficientes, que mediante su aplicación consistente garantizan en forma razonable el apego de operaciones al bloque de legalidad, no obstante, existen algunos aspectos sobre la percepción de algunos funcionarios del Ministerio respecto a la normativa y funcionamiento del Fondo Fijo - Caja Chica, que conviene sean valorados y de estimarlo necesario se adopten las acciones que correspondan.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de diez días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y con el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna1 vigente en la institución, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable, el plan de acción que se defina para su efectivo cumplimiento.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

C. Estudio 029-2010

1 Decreto Nº 34323-H, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008


INFORME SOBRE ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS CON EL FONDO FIJO - CAJA CHICA

INF-DGAI-020-2011

Setiembre, 2011



TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................i

1.INTRODUCCIÓN....................................................................................................................11.1. Origen............................................................................................................................................1

1.2. Objetivo.........................................................................................................................................1

1.3. Alcance...........................................................................................................................................1

1.4. Limitaciones.......................................................................................................................................1

1.6. Comunicación de resultados........................................................................................................2

1.7. Aspectos generales........................................................................................................................3

2.RESULTADOS.........................................................................................................................42.1. Sobre los controles establecidos para las compras por medio del Fondo Fijo - Caja Chica. 4

2.2. Percepción de usuarios sobre la operación del fondo de caja chica.........................................5

a)Necesidad de divulgar la normativa establecida.....................................................................5

b)Sobre la eficiencia de los trámites de compra.........................................................................6

c)Sobre el límite de gasto establecido.........................................................................................6

d)Sobre la definición de los gastos que pueden cubrirse con el fondo......................................6

e)Sobre la duración de los trámites............................................................................................8

3.CONCLUSIONES....................................................................................................................8

4.RECOMENDACIONES..........................................................................................................9



RESUMEN EJECUTIVO

Este informe de auditoría es producto del estudio algunos aspectos relacionados con el Fondo Fijo de Caja Chica del Ministerio de Hacienda, el cual se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual. El objetivo del estudio consistió en determinar la suficiencia y validez del procedimiento vigente; así como conocer la percepción de los usuarios del fondo, en relación con su funcionamiento y normativa que lo regula, a fin de determinar oportunidades de mejora conforme los propósitos para lo cual fue creado.

Se determinó que se dispone de regulaciones y procedimientos suficientes (disposiciones legales y reglamentarias, manuales, circulares, oficios y otros), que mediante su aplicación consistente garantizan en forma razonable el apego de operaciones al bloque de legalidad que regula la operación del fondo.

Por otra parte, se solicitó la colaboración de algunos titulares subordinados por medio de la aplicación de un cuestionario, a fin de obtener su opinión sobre algunos aspectos relacionados con la normativa que rige este fondo, su operación y administración, para identificar eventuales oportunidades de mejora.

Dentro de los aspectos resultantes de la percepción de funcionarios relacionados con este proceso, se sugiere la necesidad de valorar y fortalecer algunos aspectos como lo son: la divulgación periódica, a manera de recordatorio, de las disposiciones y procedimientos vigentes emitidos por la Tesorería Nacional y el Departamento de Recursos Financieros en esta materia, permitiéndole a las distintas unidades administrativas del Ministerio, planificar y gestionar las compras en ajuste al bloque de legalidad, y con ello facilitar la operativa del Departamento de Recursos Financieros.

Adicionalmente, se encontró algunos casos en que los comentarios manifestados por los encuestados indican la conveniencia de definir con más precisión, el término de gastos menores, indispensables y urgentes, pues indican que el término es muy genérico y el tema de gastos menores es muy subjetivo.

Finalmente, se determinó que no se dispone en el procedimiento vigente o en otro medio, con los tiempos máximos que puede demorar la resolución de un trámite relacionado con este fondo, de forma tal que el usuario conozca lo relacionado y que el servicio se realice de manera eficiente.

Las recomendaciones de este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna y sus reformas, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado.

INF-DGAI-020-2011 i



1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual.

1.2. Objetivo

El objetivo del estudio consistió en determinar la suficiencia y validez del procedimiento vigente; así como conocer la percepción de los usuarios del Fondo Fijo Caja Chica, en relación con su funcionamiento y normativa que lo regula a fin de determinar oportunidades de mejora conforme los propósitos para lo que fue creado.

1.3. Alcance

Comprende la revisión de la normativa y los procedimiento aplicados en la operación del Fondo Fijo Caja Chica, así como la percepción de algunos usuarios acerca de sus experiencias con el funcionamiento del fondo y la normativa que lo regula, para lo cual se obtuvo en forma selectiva información de 26 funcionarios que ocupan puestos de directores y/o titulares subordinados de las distintas dependencias del Ministerio de Hacienda, según la siguiente ubicación y cantidad:

Dependencia Cantidad funcionariosUnidad de Planificación Institucional 01Centro de Investigación y Formación Hacendaria 01Dirección Administrativa Financiera 06Dirección General de Aduanas 08Dirección General de Hacienda 04Dirección General de Tributación 04Contabilidad Nacional 01Policía Control Fiscal 01

No se realizó revisión de comprobantes para determinar la conformidad del gasto mediante esta modalidad con el cuerpo normativo que lo regula.

1.4. Limitaciones

El estudio se inicio en octubre del 2010 sin embargo su desarrollo se debió suspender por la designación de la funcionaria a cargo de este, como encargada del programa de seguimiento de recomendaciones de la Auditoría de Servicios Corporativos, ante la salida del funcionario a cargo de este proceso. y la imposibilidad de llenar la plaza. Lo anterior, dado la necesidad de actualizar el programa de seguimiento con miras a la presentación del Estado Anual de las Recomendaciones al señor Ministro a realizar el mes de marzo del 2011.

Los resultados y las conclusiones a las que se llega en este informe están en función de la información facilitada por el Departamento de Recursos Financieros y la brindada por los funcionarios consultados.

INF-DGAI-020-2011 Pág. 1 de 10


1.5. Normativa relacionada

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados.// “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Comunicación de resultados

Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 23 de setiembre de 2011 al Ing. Juan Carlos Zúñiga Jiménez, Director Administrativo Financiero, a la Licda. María Elena Powan Chinchilla, Jefe del Departamento de Recursos Financieros, y a la Licda. Xinia



Ramírez Bolaños, Coordinadora Área de Control y Registro Contable, Departamento de Recursos Financieros. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.7. Aspectos generales

En la Ley 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, publicada en La Gaceta N° 198 el 16 de octubre de 2001, se define el Sistema de Administración Financiera del Sector Público, y establece que el órgano rector de ese Sistema es el Ministerio de Hacienda. Además, esta ley señala que el Sistema de Administración Financiera comprende varios subsistemas, entre los cuales está el Subsistema de Tesorería, cuyas generalidades se establecen en el Capítulo I Título VI de dicha Ley. Se señala en su artículo 61 como parte de las atribuciones de la Tesorería Nacional “Autorizar el uso de cajas chicas en las dependencias de la Administración Central para gastos menores, conforme a la reglamentación que se dictará para el efecto”.

Los artículos 79 y 82 del Reglamento de la Ley 8131 emitido mediante Decreto No. 32988-H-MP-PLAN y publicado en La Gaceta No. 74 del 18 de abril del 2006, en concordancia con el artículo 61 de la Ley citada, confiere a la Tesorería Nacional la competencia para emitir la normativa y los procedimientos específicos para regular la operación de los fondos de caja chica que la legislación autorice, dentro del marco de respeto al principio de caja única.

Este mismo reglamento establece en el artículo 22 y 23 la responsabilidad de las Unidades Financieras de la Administración Central de administrar el fondo que hubiere autorizado la Tesorería Nacional, de conformidad con las disposiciones que se establezcan para tal efecto, por su parte el artículo 7 del Reglamento General de Caja Chica establece que el responsable del fondo de caja chica central de cada Ministerio será el Oficial Presupuestal o el funcionario que haga las veces de este.

La creación, organización, funcionamiento y control de los fondos de caja chica autorizados a los Ministerios y Poderes a que se refiere esta ley, están regulados mediante Decreto Ejecutivo N° 32874-H publicado en La Gaceta N° 22 del 31 de enero del 2006, Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas.

El Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas indica que resulta indispensable que los órganos y entes administradores y custodios de fondos públicos, dispongan de un fondo fijo de recursos financieros que les permita afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, bajo un marco normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo. La ejecución del gasto mediante cajas chicas es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad según criterio de la administración; que justifique el sistema de pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para el Gobierno Central, en las partidas autorizadas reglamentariamente por la Tesorería Nacional. Las proveedurías institucionales deberán organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que su institución necesite, con el fin de utilizar lo menos posible el fondo de caja chica autorizado.

Para el funcionamiento de la caja chica se señala en el artículo 17 del citado reglamento que “Los responsables de la administración de los fondos fijos de caja chica deberán disponer de un Manual Institucional de Operación actualizado y oficializado por resolución administrativa, previo a la autorización por parte de la Tesorería Nacional, estableciendo en forma detallada, clara y precisa, las rutinas de trabajo relacionadas con el manejo de dicho fondo y los responsable de ejecutarlas, en concordancia con el artículo 3 del presente reglamento”.

De acuerdo con nota FIS-196-2009 del 03 de agosto de 2009 de la Tesorería Nacional, actualmente el



fondo autorizado en caja chica para el Ministerio de Hacienda por la Tesorería Nacional es de un monto de ¢20.000.000,00 (veinte millones de colones). Se cuenta con una caja auxiliar de ¢100.000 (cien mil colones exactos), que la administra el Departamento Recursos Financieros.

2. RESULTADOS

2.1. Sobre los controles establecidos para las compras por medio del Fondo Fijo - Caja Chica

De acuerdo con el resultado de la entrevista aplicada a la Licda. Xinia Ramirez Bolaños, Coordinadora del Área de Control y Registro Contable, Departamento de Recursos Financieros y de la revisión de información relacionada con el Departamento de Recursos Financieros, se determinó la existencia de diferentes Manuales, Circulares, Oficios y Documentos relacionados con el funcionamiento para la operación del fondo, establecidos en beneficio del fortalecimiento de su sistema de control interno.

Entre estos se encuentran los siguientes instrumentos:

Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas: emitido mediante Decreto Ejecutivo N° 32874-H publicado en La Gaceta N° 22 del 31 de enero del 2006, regula la creación, organización, funcionamiento y control de los fondos de caja chica autorizados a los Ministerios y Poderes del Estado.

Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la caja chica: fue autorizado por la Tesorería Nacional mediante oficio TN-1699-2008 del 21 de octubre de 2008, y oficializado mediante oficio DRF-790-2008 del 22 de octubre del 2008 y resolución DRF 001-2008 del 01 de agosto del 2008 por parte del Departamento de Recursos Financieros. Este documento establece en forma más detallada las regulaciones relacionadas con la operación del fondo, dado que el Reglamento es de naturaleza general.

Procedimiento Pedido de compra por Fondo Fijo Caja Chica: Describe las acciones a realizar por el Departamento de Recursos Financieros del Ministerio de Hacienda, en relación con la autorización de solicitudes de pedido de compras utilizando el modelo de uso Fondo Fijo Caja Chica.

Circular DRF-CCH-002-2009 del 13 de enero de 2009 “Trámites por Caja Chica y Viáticos”; la cual viene a reiterar la naturaleza de los gastos que se pueden tramitar por medio de caja chica, así como a establecer los requisitos que deben cumplirse para tramitar compras y gastos de viaje por medio de la caja chica.

Circular DRF-CCH-001-2010 del 19 de agosto de 2010; se comunican algunos aspectos a considerar para solicitudes de compra por caja chica, conforme a los lineamientos técnicos emitido por el ente rector en la materia, Tesorería Nacional.

Por otro lado se mantiene vigente un documento denominado “Clasificador por objeto del gasto del sector público para compras por fondo fijo caja Chica” del año 2006 el cual consiste en un conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y agrupadas de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio que se esté adquiriendo o la operación financiera que se esté efectuando, y durante el desarrollo del estudio se oficializaron los Procedimientos: Pedido de Compra por Fondo Fijo Caja Chica, Conciliaciones Bancarias Fondo Fijo Caja Chica y Arqueo al Fondo Fijo Caja Chica.

De acuerdo con el resultado de la revisión de suficiencia y validez efectuada al procedimiento Pedido de compra por Fondo Fijo Caja Chica, respecto a las disposiciones que regulan las operaciones por el Fondo



Fijo – Caja Chica, se considera que en términos generales, su cumplimiento, puede asegurar en forma razonable el ajuste de los trámites al marco normativo vigente.

Lo anterior, en complemento con los resultados obtenidos por esta Auditoría Interna en estudios precedentes, comunicados mediante informes INF-DGAI-024-2008 sobre “Verificación de las medidas de controles en el Visado de Gastos” del 13 de octubre de 2008 e INF-DGAI-001-2010 sobre “Verificación del pago de facturas a proveedores por medio del Fondo Fijo de Caja Chica” de fecha 07 de enero de 2010, los cuales resultaron satisfactorios, en nuestra opinión permiten asegurar en forma razonable la conformidad del gasto con el bloque de legalidad, en el tanto se apliquen en forma consistente dichas regulaciones y procedimientos

2.2. Percepción de usuarios sobre la operación del fondo de caja chica

Con el fin de conocer la percepción de usuarios del fondo respecto a algunos aspectos de interés se aplicó un cuestionario en forma selectiva a algunos funcionarios, a fin de identificar eventuales oportunidades de mejora, cuyos resultados se presentan en los puntos siguientes.

a) Necesidad de divulgar la normativa establecida

Como resultado de la aplicación del cuestionario se evidenció que aún cuando los porcentajes obtenidos sobre el conocimiento de la normativa que regula la operación del fondo, son en términos generales favorables, existen porcentajes importantes de funcionarios que aseguran desconocer algunos aspectos relacionados con el uso y administración del fondo de caja chica, tal como se muestra a continuación:

-El 77% de los funcionarios consultados indicaron conocer el procedimiento para realizar compras por Caja Chica, mientras que el 23% asegura no conocer el procedimiento2.

-El 50% de los entrevistados conocen el Reglamento General del Fondo Caja Chicas, mientras que el 46% de los entrevistados manifiestan no conocer el citado reglamento.

-El 69% de los funcionarios encuestados conoce quien es el responsable de la administración del fondo; pera el 31% no conoce sobre quien recae la responsabilidad del mismo.

-El 62% indicó no conoce nada acerca de las funciones que le competen al responsable de la administración del fondo, mientras que el restante 38% si conoce las funciones.

-El 62% aseguran conocer el límite establecido por la Tesorería Nacional para realizar gastos por Caja Chica; y el restante 38% no conoce el monto del límite del gasto establecido.

Aún cuando las respuestas positivas son mayores a las respuestas negativas, los resultados obtenidos sugieren la necesidad de fortalecer, a través de la divulgación, el conocimiento de las disposiciones y procedimientos vigentes emitidos por la Tesorería Nacional y el Departamento de Recursos Financieros en esta materia, permitiéndole a las distintas unidades administrativas del Ministerio, planificar y gestionar las compras en ajuste al bloque de legalidad, y con ello facilitar la operativa del Departamento de Recursos Financieros.

Al respecto, el numeral 5.7 de las Normas de control interno para el Sector Público, señala: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer los procesos necesarios para asegurar razonablemente que la comunicación de la información se da a las instancias pertinentes y en el 2 Procedimiento MH-DAF-DRF-UCI-04, oficializado en febrero 2011



tiempo propicio, de acuerdo con las necesidades de los usuarios, según los asuntos que se encuentran y son necesarios en su esfera de acción. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo.”

b) Sobre la eficiencia de los trámites de compra

En cuanto a la calificación de los servicios recibidos en el trámite de compra por parte del administrador del fondo un 4% lo califica como un trámite muy eficiente, un 35% eficiente, un 22% poco eficiente, un 4% Ineficiente y un 35% se abstiene de calificarlo.

De acuerdo con los comentarios externados por algunos de los usuarios, se menciona que la caja chica debe obedecer a las necesidades institucionales y a pesar que su manejo debe ser cuidadoso, debe ser flexible a la luz de las necesidades, mencionan en reiteradas veces que en la administración de la caja chica pesa mucho el criterio de si un gasto es o no planificable, perdiéndose la eficiencia las solicitudes que se presentan, calificadas muchas de ellas como urgentes y de gran necesidad para el cumplimiento de metas. Se indica además por parte de algunos usuarios el exceso de trámites y papeles volviendo para sí un poco lenta la compra, pudiéndose hacer uso de la tecnología.

El servicio recibido en los trámites de compra por parte del administrador del fondo, fue calificado en su gran mayoría como un trámite eficiente; sin embargo, en relación a los comentarios externados por los encuestados se mencionan algunos enfocados al tiempo que duran los mismos para ser tramitados.

c) Sobre el límite de gasto establecido

Con respecto al límite de gasto por compra de ¢300.000.00 establecido por la Tesorería Nacional mediante Circular TN-063-2011 del 25 de enero del 2011, el 23% de los entrevistados opinan que el monto es lo suficientemente amplio para cubrir las necesidades, mientras que el 35% opina que el monto no es amplio, en tanto un 42% se abstuvo de emitir algún criterio.

En relación con los comentarios manifestados, estos indican de manera descriptiva situaciones de emergencia en las que el costo de reparación o adquisición del bien es mucho mayor al monto máximo permitido por caja chica, convirtiéndose totalmente nula la posibilidad de adquirirlo por este medio.

De acuerdo con la información obtenida, los límites de gasto máximo para compras por caja chica, ¢200.000.00, ¢250.000.00 y ¢300.000.00 se han mantenido desde el 20083 realizándose su asignación con base en la suma de las subpartidas autorizadas para compras por caja chica asignadas en el Presupuesto de cada institución, correspondiéndole al Ministerio de Hacienda el monto de ¢300.000.00.

d) Sobre la definición de los gastos que pueden cubrirse con el fondo

El artículo 5º del Reglamento General del Fondo Caja Chica establece lo siguiente: “Gastos Menores indispensables y urgentes. Se considerarán Gastos Menores aquellos que no excedan el monto máximo fijado por la Tesorería Nacional y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en bodegas de las Proveedurías Institucionales, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas”. Además, entre los denominados Gastos Menores se consideran los Viáticos, tanto al interior

3 Información suministrada por el señor Franklin Salazar, jefe de la División de Fiscalización de la Tesorería Nacional.



como al exterior del país y los Gastos de Representación, lo anterior, siempre que se atiendan las restricciones establecidas en el artículo 22 de este Reglamento.// Las Proveedurías Institucionales deberán organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que su institución necesite, con el fin de utilizar lo menos posible el Fondo de Caja Chica autorizado”.

A nivel de Ministerio, sobre este mismo tema, se tiene establecido en el Manual Institucional para uso de Fondos con cargo a la Caja Chica, lo siguiente: “Gastos menores, indispensables y urgentes.// Se considerarán gastos menores, indispensables y urgentes, aquellos que no excedan el monto fijado por la Tesorería Nacional y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios cuya existencia no haya en la Bodega de la Proveeduría Institucional o en otras bodegas del Ministerio, ya sea porque están agotados, porque el proceso de contratación está en trámite, no se ha iniciado o bien porque su naturaleza impide ubicarlos en bodegas”.

Aunado a lo anterior el Departamento Financiero emitió la Circular DRF-CCH-002-2009 del 13 de enero de 2009, en donde indica que “Adicional a lo estipulado se debe contemplar lo siguiente: // Para compra de bienes y servicios por el Fondo de Caja Chica se deberá considerar que sea un gasto menor, imprevisto, indispensable y urgente, no debiéndose desnaturalizar el régimen de urgencia apremiante o de emergencia que por muy necesarios e importantes que resulten para la satisfacción de un servicio público, sean más la consecuencia de una falta de planificación o de un deficiente control sobre las existencia”.

En cuanto a la percepción en torno a la definición que establece la normativa para realizar compras por medio de caja chica (gastos menores, indispensables y urgentes) en el sentido de que si esta es lo suficientemente clara y amplia para enmarcar el proceso de compra; se obtuvo como resultado de la aplicación del cuestionario que el 35% de los funcionarios indican que la normativa es lo suficientemente clara y amplia en ese tema, mismo porcentaje que opina lo contrario; así como el 30% de los encuestados se abstienen de emitir criterio alguno.

En cuanto a los comentarios manifestados por los encuestados que opinan que la definición que establece la normativa, no es suficientemente clara y amplia, señalan la conveniencia de definirlo con más precisión, así como también indican que el término es muy genérico y el tema de gastos menores es muy subjetivo.

A fin de disponer de información sobre la definición del término de Gastos Menores, Indispensables y Urgentes, se revisaron los reglamentos del Fondo de Caja Chica de cinco entidades públicas, a saber: Asamblea Legislativa, Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC), Tribunal Supremo de Elecciones, y Contraloría General de la República. De esta revisión se determinó que todos los reglamentos se encuentran estructurados considerando lo establecido en el decreto 32874-H del 31 de enero de 2006; situación que igualmente se presenta en el diseño del Reglamento del Ministerio de Hacienda, con excepción del de la Contraloría General de la República, el cual en torno a este tema, establece:

“Artículo 3º Gastos menores indispensables y urgentes. Concepto. Se considerarán Gastos Menores indispensables y urgentes aquellos que no excedan el monto máximo fijado de conformidad con lo indicado en el Artículo 5º, que se requieren para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compra, y además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio de este Fondo. Además, entre los denominados Gastos Menores se consideran los gastos por viáticos y transportes, tanto al interior como al exterior del país y los gastos de representación ocasionales en el exterior y gastos conexos a realizar en el exterior.”



e) Sobre la duración de los trámites

Con respecto al tiempo de respuesta una vez solicitado de manera formal el trámite de compra, algunos de los consultados opinaron que los tiempos de respuesta no son oportunos. Al respecto se determinó que en el Departamento de Recursos Financieros no se cuenta en los procedimientos vigentes u otro medio, con la indicación de los tiempos estimados de la ejecución de trámites que se realizan por ese medio en ese Departamento.

Aunado a lo anterior el “Manual Institucional para uso de fondos con cargo a la Caja Chica” de fecha 01 de agosto de 2008, no menciona en el apartado 12 “Adelantos y su Liquidación” los tiempos de respuesta en que deben de ser resueltos dichos trámites una vez presentado el mismo de manera formal (por medio de formulario o boleta) situación que también se presenta en la Circular DRF-CCH-002-2009 de fecha 13 de enero de 2009.

3. CONCLUSIONES

3.1 El Departamento de Recursos Financieros dispone de una serie de normativas y procedimientos para la operación del fondo de caja chica, lo cual en complemento con los resultados obtenidos por esta Auditoría Interna en estudios precedentes, comunicados mediante informes INF-DGAI-024-2008 sobre “Verificación de las medidas de controles en el Visado de Gastos” del 13 de octubre de 2008 e INF-DGAI-001-2010 sobre “Verificación del pago de facturas a proveedores por medio del Fondo Fijo de Caja Chica” de fecha 07 de enero de 2010, los cuales resultaron satisfactorios, permiten asegurar en forma razonable la conformidad del gasto con el bloque de legalidad, en el tanto se apliquen en forma consistente dichas regulaciones y procedimientos. Ver punto 2.1 de este informe.

3.2 De la aplicación selectiva de un cuestionario a diferentes funcionarios usuarios del fondo de caja chica se obtuvo la percepción de que algunos aspectos requieren ser valorados, por cuanto podrían constituir oportunidades de mejora en la operación de dicho fondo, a saber:

a) Desconocimiento por parte de algunos funcionarios de las disposiciones, procedimientos y circulares emitidos por la Tesorería Nacional y el Departamento de Recursos Financieros, y que regulan el funcionamiento de la caja chica.

b) Percepción de que el límite de gasto para compras de bienes y servicios por caja chica es insuficiente para cubrir ciertas necesidades que se presentan, lo cual puede obedecer a que los límites de gastos establecidos por la Tesorería Nacional se han mantenido durante los últimos años y no son congruentes con los incrementos en el costo de los bienes y servicios.

c) Claridad y suficiencia de la normativa que regula el tipo de gasto que puede ser efectuado con este fondo, para hacerlo más flexible y poder contar con un medio para solventar ciertas necesidades urgentes.

d) Establecimiento en los procedimientos vigentes de la operación del fondo con el tiempo estimado de duración de los trámites, que permita conocerlos por parte de los usuarios.

Ver punto 2 de este informe.



4. RECOMENDACIONES

Al Director Administrativo y Financiero Girar instrucciones a la Directora del Departamento de Recursos Financieros para que se realicen las siguientes acciones

4.1 Mantener en ejercicio las medidas de control que dispone ese Departamento y velar por su actualización, de manera que le aseguren el cumplimiento de los procedimientos vigentes y con ello el ajuste de las operaciones que se realizan por medio del Fondo fijo Caja Chica, al marco normativo que regula esta actividad. Ver punto 3.1 de este informe.

4.2 Conforme con la percepción mostrada por los funcionarios usuarios del fondo valorar la conveniencia de aplicar las siguientes acciones:

a) Realizar acciones de divulgación periódica, a manera de recordatorios, de los aspectos normativos y operacionales que regulan el uso del Fondo Fijo - Caja Chica. b)c) Valorar la falta de claridad que pudiera existir sobre el tipo de gasto que puede efectuarse por este medio y de proceder realizar las acciones correctivas.

d) Valorar la eventual insuficiencia en el límite de gasto establecido para compras por medio de caja chica, y de estimarse conveniente informar esta situación a la Tesorería Nacional, para que de acuerdo con sus competencias y el interés institucional, adopte las medidas que correspondan.

e) Considerar la conveniencia de establecer en los procedimientos internos u otros medios, los tiempos estimados para atender trámite relacionado con el Fondo Fijo de Caja Chica, de forma que sea conocido por los usuarios.

Ver punto 3.2 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado elevará el informe de auditoría al jerarca, quién deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles, ordenando la implantación de recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa.

Karen Umaña Jiménez Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

C. Estudio de Caja Chica ASC-2011Archivo


Plantilla de Oficios DGAI · Web viewEn el estudio se determinó que se dispone de regulaciones y...

Documents

Transcript of Plantilla de Oficios DGAI · Web viewEn el estudio se determinó que se dispone de regulaciones y...