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San José, 01 de febrero del 2016

DGAI-INF-002-2016 Licenciado Fabián Quirós Álvarez Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Asunto: Informe sobre evaluación de la supervisión y control de las contrataciones directas en la DGABCA Estimado señor: Le remitimos informe de control interno con los resultados obtenidos en el estudio de auditoría realizado sobre la evaluación de la supervisión y control de las contrataciones directas, en la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA). Lo anterior, en atención al Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría Interna del 2014. El objetivo del estudio consistió en evaluar la gestión de la Dirección de Control y Supervisión respecto al proceso de contrataciones directas, para asegurar razonablemente que se realiza de conformidad con la normativa vigente. En el desarrollo del estudio se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y corregidos para que las actividades se realicen de acuerdo con las mejores prácticas de control y conforme con la normativa aplicable a los procesos de contratación examinados. Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y estuvo a cargo de la Auditoría Área de Egresos de esta Dirección General.

Los resultados y las recomendaciones del estudio fueron comentados el 15 de enero de 2016, con el Lic. Luis Segura Amador, Subdirector General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y la Licda. Flor Gómez Torres, Directora de Control y Supervisión.

1. Resultados obtenidos

El estudio comprendió la revisión de los controles establecidos en los procedimientos utilizados por la Dirección de Control y Supervisión, en adelante DCS, en la supervisión de las contrataciones directas tramitadas por las proveedurías institucionales de los ministerios y entidades comprendidas dentro de su ámbito de acción, durante el periodo comprendido del 01 de enero del 2012 al 30 de junio del 2014, extendiéndose cuando se consideró necesario.

Los ministerios seleccionados para su revisión fueron: Ministerio de Hacienda, Ministerio de Seguridad Pública, Ministerio de Salud, Ministerio de Educación Pública, Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, Ministerio de Cultura y Juventud, Centro Nacional de la Música, Junta Administrativa Dirección General de Migración y Extranjería, Instituto Sobre Alcoholismo y Fármaco Dependencia.

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1.1 Implicaciones del cambio del sistema de compras públicas

Entre las competencias que la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), Nº8131, le confiere a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en su condición de órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en adelante SABCA, está la supervisión periódica de las políticas y procedimientos relacionados con los procesos de contratación administrativa. Obligación que es retomada en el inciso b, del artículo 1 del Decreto Ejecutivo Nº 38890-H “Reglamento de Organización de la Dirección General de Administración y Contratación Administrativa”, transcrito en el Anexo N° 1 “Normativa relacionada” adjunto a este informe.

Con la implementación del Sistema Integrado de Compras Públicas, en adelante SICOP1, a partir del 01 de enero del 2016, obliga a la Dirección de Control y Supervisión (DCS), a adoptar las previsiones necesarias que le aseguren la continuidad del proceso de supervisión de los trámites de contratación administrativa a partir del 2017, tendientes asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en esta materia por parte de las Instituciones de la Administración Central. En al menos la revisión y actualización de la “Metodología de Evaluación de Procedimientos de Contratación Administrativa en el Sistema de Compras Gubernamentales CompraRed” de julio de 2013, la capacitación del personal, la suficiencia y validez de los lineamientos emitidos por la DGABCA a la fecha, para regular la gestión de compras de las Instituciones de la Administración Central en el sistema de compras oficial.

Al respecto, la Directora de la DCS, Licda. Flor Gómez Torres, indicó a esta Auditoría Interna que para el 2016, se va a continuar con la metodología que se ha venido utilizando, esto por cuanto los trámites a revisar corresponden a los tramitados en el 2015 por medio del Sistema CompraRed. Así mismo, que la revisión y actualización de la metodología se estaría llevando a cabo a partir de julio de 2016, cuando consten en el nuevo sistema SICOP, registros de los trámites gestionados por las instituciones de la Administración Central con las que estaría iniciando la implementación de ese sistema y la capacitación del personal, la cual estaría gestionando en el transcurso del año. Lo anterior, sin menoscabar las otras funciones que esta Dirección tiene asignadas. Ver la norma 4.1 “Actividades de control” de la Normas de Control Interno para el Sector Público, en adelante NCISP, en el Anexo N°1 “Normativa relacionada”.

No obstante, debido a que el plan de trabajo anual del 2016 de la DGABCA, se estaría elaborando al principio del presente año 2016, en lo correspondiente a la DCS, ésta no tenía documentada las actividades y medidas que deben implementarse producto de este cambio tecnológico, como tampoco si la identificación, descripción y parametrización de cada una de ellas le permitiría a la Dirección medir cuantitativamente su cumplimiento durante el año.

Lo anterior genera el riesgo que la Dirección Control y Supervisión, en el periodo de transición del Sistema CompraRed al SICOP, podría dejar por fuera del plan de mitigación, actividades que eventualmente tendrían un impacto en la continuidad del proceso de supervisión que esta realiza sobre los procesos de contratación administrativa. Entre ellos, los asociados al cambio, los propios al sistema y como la conjunción de estos impactan el proceso de supervisión de los trámites de contratación administrativa realizados por las instituciones de la Administración Central, la ejecución de las demás actividades que realiza en atención de sus funciones y el flujo de información requerido por la Dirección, para valorar la validez de los lineamientos vigentes, como parte de su función rectora del SABCA, según lo dispuesto en el artículo 99 de la Ley 8131, LAFRPP, transcrito en el Anexo N° 1 citado.

1 Artículo 6, Decreto Ejecutivo Nº 38860, publicado en La Gaceta Nº 19 del 28/01/2015.





1.2 Sobre la valoración de riesgos del proceso de supervisión de contratación administrativa

La DGABCA como parte de sus funciones rectoras debe tener identificados los riesgos asociados al proceso de contratación administrativa, así como el monitoreo de la eficacia de los planes de mitigación implementados, como parte de la mejora continua de este proceso, como también del SABCA en general, según lo dispuesto en el artículo 18 “Sistema específico de valoración del riesgo institucional”, de la Ley General de Control Interno N° 8292, transcrito en el Anexo N°1.

Al respecto, se determinó que en la DGABCA no se tienen identificados, valorados y documentados los riesgos asociados al proceso de supervisión de los trámites de contratación administrativa que realizan las Instituciones de la Administración Central, ni como estos impactarían la gestión que realiza como rector del SABCA, no solo a nivel institucional sino también de Gobierno Central.

Lo anterior, trae como consecuencia, que la DCS en la práctica, al determinarse una transgresión a la norma se procede de inmediato a realizar un oficio al Jerarca de la institución, a quién se le informa de la irregularidad determinada y se le solicita tomar las medidas respectivas para subsanarla2.

Sin embargo, de la revisión de las disposiciones contenidas en la Metodología de Evaluación de Procedimientos de Contratación Administrativa en el Sistema de Compras Gubernamentales CompraRed, esta actividad no está contemplada en el párrafo 2 del apartado de recomendaciones en donde se abordaba este tema, al indicar “…Se deben formular en tono constructivo, dirigidas a mejorar el sistema de control interno, así como corregir las deficiencias e irregularidades encontradas en las operaciones evaluadas, ya sea administrativas, legales, contables o de otra naturaleza…”. Lo cual no está de conformidad con lo indicado en la norma 4.2.e “Documentación” de las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP), referenciada en el Anexo N° 1.

Esta condición genera el riesgo que no se tenga diseñado, aprobado y en ejecución un procedimiento o lineamiento a seguir por parte de la DCS, cuando determina que se ha infringido una normativa específica en materia de contratación administrativa, para lo cual es importante que se defina la forma y en qué momento esta última debe poner en conocimiento dicha información a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, a fin de que ésta valore, de acuerdo con lo determinado, las medidas correctivas y/o preventivas que se deben tomar, para minimizar la posibilidad de que estas se vuelvan a repetir y por ende, contribuir a consolidar su papel rector del Sistema de Administración de Bienes y contratación administrativa.

1.3 Sobre la selección de las instituciones a supervisar

Se determinó en el estudio, que el criterio utilizado por la Dirección de Control y Supervisión desde el 2013, para establecer la cantidad, como las instituciones a supervisar durante el año, consiste en tomar en consideración el número de funcionarios con que cuenta, y revisar todos los ministerios en primera instancia, y seguidamente las instituciones adscritas respectivamente3.

No obstante, estos criterios o parámetros, como los utilizados para seleccionar las instituciones a las cuales se le van a verificar sus trámites de contratación administrativa, no están establecidos formalmente, para lo cual, se podrían tomar como referencia otros elementos tales como: el número de trámites gestionados durante el año, el monto y el porcentaje relativo que representan las contrataciones realizadas según el procedimiento y moneda utilizados, los riesgos asociados al tipo de transacción utilizado con más frecuencia, indicadores históricos de incumplimiento de aspectos normativos.

2 Minuta Nº RP 001-2014 del 12/9/2014, pregunta 4.1 3 Minuta Nº RP 001-2014 del 12/9/2014, preguntas 1 y 2





También podría conllevar el riesgo que la mejora continua de estos procesos se vea limitado, al generarse la incertidumbre si los criterios empleados se vienen utilizando sistemáticamente de un año a otro, en una forma técnica y objetiva, situación que dificulta o imposibilita el poder medir su efectividad como indicadores cuantitativos y cualitativos.

Lo anterior, podría repercutir en la DCS, al no tener bases para concentrar sus recursos en los riesgos asociados a los procesos de contratación administrativa e instituciones más sensibles y de alguna manera, la gestión rectora que lleva a cabo la DGABCA, tendiente a asegurar que los trámites realizados por las instituciones de la Administración Central estén de conformidad con la normativa vigente.

1.4 Necesidad de elaborar un informe gerencial a la Dirección

Entre las funciones que le confiere la Ley 8131 LAFRPP a la DGABCA, están las relacionadas con el

establecimiento de políticas y actividades tendientes a velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contratación administrativa, la evaluación de los procesos de contratación de forma periódica y el proponer las modificaciones necesarias para que las normas y los procedimientos utilizados en los procesos del sistema garanticen la protección del interés público, así como incorporar al plan estratégico las actividades que considere necesarias, para asegurar el cumplimiento de estas según lo dispuesto en el artículo N° 99 incisos a, b y c de la Ley 8131, LAFRPP, transcritos en el Anexo Nº 1.

Sobre el particular, se determinó que en la Metodología de Evaluación de Procedimientos de Contratación Administrativa en el Sistema de Compras Gubernamentales CompraRed, no se contempla la remisión a la Dirección de un informe consolidado y comparativo de los resultados de las actuaciones fiscalizadoras realizadas durante el año, con respecto a los obtenidos en años anteriores, a fin de que disponga de la información necesaria para darle seguimiento al cumplimiento de la normativa vigente, establecer patrones o tendencias de acuerdo con el tipo de trámite de contratación utilizado o la fase del proceso de contratación administrativa en que se presente, así como poder valorar la efectividad de las acciones de mitigación y prevención emprendidas por la DGABCA y valorar la necesidad de actualizarlos o generar otros nuevos.

A su vez, se evidenció que la DCS no acostumbra como una sana práctica, remitirle a la Dirección un documento gerencial, el cual sustente las acciones de mitigación y prevención que podría estar realizando a partir de los resultados obtenidos de la supervisión de los trámites de contratación efectuados por las instituciones de la Administración Central seleccionadas. Por lo tanto, la Dirección solo se entera indirectamente de los resultados obtenidos, al darle el visto bueno a los informes que se le remiten a cada Proveedor Institucional.

Lo indicado, genera el riesgo de que el Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa no disponga de la información ejecutiva y estratégica necesaria, para un mayor conocimiento de la magnitud de los aspectos determinados por la DCS en sus actuaciones fiscalizadoras realizadas, en cumplimiento del plan estratégico 2012-2014 y por tanto no poder realizar todas las acciones de mitigación y prevención tendientes asegurar la mejora continua de los procesos de contratación administrativa, en relación con su oportunidad, transparencia, eficacia y satisfacción del interés público.

1.5 Sobre la revisión de algunos aspectos normativos

Como parte de la verificación de la documentación que respalda las contrataciones directas gestionadas por las Instituciones de la Administración Central seleccionadas para su revisión, a través del Sistema de Compras Gubernamentales, se determinaron algunos aspectos que se detallan seguidamente que ameritan ser revisados por la DGABCA, a fin de cumplir con el principio de transparencia que las rige, asegurar la estandarización del proceso y el acatamiento de las disposiciones normativas vigentes en esta materia.





1.5.1 Trámite revocado por no tener contenido presupuestario

De acuerdo con el Reglamento a Ley de Contratación Administrativa, ninguna institución puede realizar un trámite de contratación administrativa en un periodo si no dispone de los recursos presupuestarios para llevarla a cabo. Condición que ha de ser verificada por los funcionarios de la Proveeduría Institucional respectiva antes de iniciar el proceso de contratación respectivo, según lo establecido en los artículos 9 y 10, inciso a, del RLCA, transcritos en el Anexo N° 1.

Al respecto, se determinó que la Proveeduría Institucional del Ministerio de la Vivienda y Asentamientos Humanos, llevó a cabo todo el proceso de contratación administrativa del trámite Nº 2013CD-000071-81100 del 31 de julio de 2013, sin embargo, al final debió revocar el acto de adjudicación por cuanto los recursos presupuestados para este trámite eran de 1 colón. Este tipo de acciones causa costos asociados al Estado y por lo consecuente, el perjuicio en la eficiencia de los recursos públicos.

1.5.2 Trámites declarados infructuosos o desiertos

De acuerdo con la normativa vigente, todo trámite de contratación administrativa al ser declarado infructuoso o desierto, debe constar en el expediente la justificación respectiva, la cual debe ser concordante a una de las causales dispuestas en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa para cada una de estas, según se indica en el artículo 86 del RLCA transcrito en el Anexo N° 1.

No obstante, en la verificación de los trámites realizados tanto por las instituciones previamente fiscalizadas por la DGABCA como las que no lo habían sido, se determinaron trámites en los cuales la justificación indicada no está acorde con las justificaciones contempladas por la normativa en estudio, para cada uno de estos casos, por lo cual es posible encontrar casos declarados infructuosos cuando de acuerdo con la justificación suministrada, debió declararse como desierto y viceversa. Ver detalle de los trámites en el Anexo N° 2 “Detalle de las Justificaciones dadas a trámites declarados infructuosos o desiertos”, adjunto a este informe.

1.5.3 Aplicación del artículo 127 del Reglamento a la LCA

De conformidad con las disposiciones normativas que rigen las contrataciones gestionadas por excepción, Capítulo IX del RLCA, la decisión de contratar directamente deben hacer referencia a los estudios legales y técnicos que acrediten que el trámite puede prescindir de los procedimientos ordinarios y que este documento debe encabezar el expediente electrónico, según se indica en el artículo Nº 127 del RLCA, transcrito en el Anexo N° 1.

De la verificación realizada de los trámites de contratación administrativa gestionados bajo el artículo 136 del RLCA, escasa cuantía, en el caso de las instituciones fiscalizadas y no fiscalizadas por la DCS previamente, en todos ellos el expediente está encabezado en principio por el Cartel o pliego de condiciones, documento con el Código “CA” y no por la Decisión Inicial la cual solo se dio en uno de los trámites realizados por instituciones ya supervisadas (2013CD-000368-74900) y en seis (2014CD-000063-00100, 2013CD-000074-20300, 2013CD-000129-20300, 2013CD-000169-20300, 2013CD-000178-20300, 2013CD-000242-20300) de los 20 trámites revisados de las instituciones no fiscalizadas.

Así mismo, se determinó que no siempre el documento registrado con el código CA, contenía una descripción del objeto contractual, el plazo y forma de la entrega, así como la fecha y hora para la recepción de las propuestas. Lo cual se presentó en los siguientes trámites; 2013CD-000045-99999, 2013CD-000003-99999 realizados por el Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA), y 2014CD-000092-20300 y la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería, en los que solo constaba de un





párrafo. Mientras en otros casos el pliego de condiciones se encontraba en el documento identificado como “justificación”.

1.5.4 Necesidad de mejorar la documentación de respaldo registrada en el expediente electrónico

De acuerdo con el principio de transparencia que rige todo proceso de contratación administrativa y las disposiciones normativas contempladas en el RLCA, artículo 127 del RLCA y las normas de control interno para el Sector Público, promulgadas por la Contraloría General, el expediente electrónico de cada trámite de contratación administrativa debe constar toda la documentación que soporte las actuaciones realizadas por la Administración para llevarlo a cabo.

Sin embargo, se constató que no siempre esto se cumple, por cuanto en algunos trámites se determinó que hacían referencia a documentos generados en etapas previas (oficios, resoluciones) del proceso de contratación administrativa, pero que al revisar la información consignada en el expediente electrónico ésta no constaba, tal como se puede ver en los casos detallados en el Anexo N° 3 “Documentos a los que se hace referencia en la documentación contenida en el expediente pero que no constan en el expediente electrónico” adjunto a este informe.

1.5.5 Plazos establecidos para la gestión de las Contrataciones Directas de escasa cuantía

De acuerdo con el procedimiento utilizado para la gestión de los trámites de contratación administrativa de escasa cuantía, artículo 136 del RLCA, se tienen establecidos ciertos plazos mínimos y máximos en los cuales deben enmarcase las actividades que realizan las Proveedurías Institucionales al tramitar sus procesos de contratación administrativa, y ser observados por los funcionarios de la DCS al realizar sus actuaciones de supervisión.

En la revisión de la información contenida en el expediente electrónico de los trámites de contratación realizados por las instituciones en el Sistema de Compras Gubernamentales, se desprende que la información contenida en algunos trámites realizados en CompraRed por las instituciones de la Administración Central, no permiten explicar por qué algunos de estos trámites no cumplieron con los parámetros establecidos, según se indica en los casos siguientes:

a) Periodo de recepción de ofertas, se tiene que el plazo mínimo de 3 días y máximo de 5 días hábiles, no

obstante los trámites Nos 2014CD-000092-20300 y 2013CD-000136-99999 gestionados por la Junta

Administración de la Dirección General de Migración y Extranjería y el IAFA respectivamente, la recepción de

ofertas se hizo el mismo día, mientras para los trámites Nos 2013CD-000050-63200, 2013CD-000052-63200

tramitadas por el Ministerio de Salud, 2013CD-000028-81400 del Ministerio de Vivienda y Asentamientos

Humanos y 2014CD-000030-99999, 2014CD-000179-99999, 2014CD-000195-99999 gestionados por el IAFA,

se hizo posterior a los 5 días hábiles sin que conste en el expediente una prórroga.

b) Periodo de Adjudicación, para este trámite la norma establece un periodo máximo de 10 días hábiles,

no obstante, se determinaron varios casos en que dicho periodo fue excedido sin que conste en el expediente la

prórroga respectiva. Los trámites que presentaron la condición señalada son: 2013CD-000050-63200, 2013CD-

000052-63200 del Ministerio de Salud; 2013CD-000026-81400 del Ministerio de Vivienda y Asentamientos

Humanos; 2014CD-000063-00100 del Centro Nacional de la Música; 2014CD-000092-20300 de la Junta

Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería y el 2013CD-000065-99999 del IAFA.

Esta condición genera el riesgo que las Instituciones de la Administración Central durante la gestión de sus trámites de Contratación Administrativa, no se estén ajustando a las disposiciones contempladas en el marco





normativo que regula el proceso de contratación, sin que en el expediente electrónico conste toda la documentación de respaldo de las gestiones realizadas durante el proceso, por parte de la Administración como por las respectivas proveedurías institucionales. Además de que el objetivo pretendido por el legislador, de agilizar la gestión de los trámites de contratación administrativa de baja cuantía, no se esté alcanzando.

A su vez que la DGABCA como órgano rector del SABCA no esté logrando con sus gestiones, asegurar que las instituciones de la Administración Central realicen sus trámites de contratación administrativa apegados a la norma vigente, para una mayor transparencia y eficiencia del proceso y velar por el bienestar público pretendido con su gestión.

1.6 Sobre las consultas a la Base de Datos del Sistema de Compras Públicas

Cada vez es más común el uso de técnicas asistidas por computadora por parte de las instancias fiscalizadoras, utilizando para esto los datos obtenidos producto de las consultas específicas (script) realizadas a la Base de Datos del sistema que soporta los procesos automatizados que fiscalizan. Lo cual les permite revisar integralmente un volumen importante de datos en periodo muy cortos, generar las acciones de mitigación o prevención necesarias, a fin de asegurar su mejora continua y la transparencia para las diferentes instancias, siendo el único requisito que los datos obtenidos sean una copia fiel de los contenidos en la Base de Datos.

Partiendo del cumplimiento de este requisito, confirmado por la Subdirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa4, se procedió a revisar los datos contenidos en el archivo de Excel, “Informe especial para la CGR”, formado por dos hojas (“consulta 1” y “consulta 2”), generado a raíz de una solicitud personalizada de algunos campos contenidos en la Base de Datos del Sistema de Compras Gubernamentales CompraRed, gestionado por medio de ésta Subdirección a la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC). Sin embargo, ésta última no adjuntó a dicho archivo un documento en el cual certificara que los datos contenidos en éste, eran copia fiel de los datos registrados en la Base de Datos del sistema citado.

Por otra parte, durante la verificación de dicho archivo se determinó que los datos en algunos de los campos no siempre eran válidos para sustentar el análisis de la lógica seguida para la gestión de una contratación directa en el Sistema CompraRed. Entre estos los relacionados con el número del trámite, nombre y el número de cédula de la institución que gestiona el trámite, fecha y hora de apertura, monto, adjudicatario, número de pedidos, entre otros. Ver Anexo Nº 4 “Inconsistencias en la información contenida en la consulta de la Base de Datos del Sistema de Compras Gubernamentales”, adjunto a este informe.

Aspectos que incidieron para que esta Dirección General de Auditoría Interna no pudiera realizar una revisión integral del cumplimiento de algunos aspectos normativos vigentes en materia de contratación administrativa, por medio de las herramientas de análisis de datos asistidos por computadora con que contamos, situación que causó detrimento del alcance que se buscaba con la obtención de la copia de la Base de Datos.

Al respecto el funcionario de la DITIC que generó la consulta a la Base de Datos del Sistema, indicó que esto podía obedecer : “… a que al momento de separar los datos de los resultados obtenidos en el archivo separado por comas de la Base de Datos, no se realizó de la mejor forma, y el Excel “descuadra” la información al momento de procesarla,5 o “…al no manipular correctamente un CSV cambia e formato de una columna en el Excel, por ser archivos separados por comas CSV, si no se manipula correctamente el Excel cambia columnas por las mismas comas.”

4 Correo electrónico del 23/09/2014. Asunto: Información del Sistema CompraRed y Documentos CompraRed-Merlink. 5 Correo electrónico del 17/4/2015. Asunto: Consulta de funcionario indicado para aclaración de dudas de CompraRed. Respuestas preguntas 3 y 8.





Otro aspecto que indirectamente pudo haber influido, es que la DCS no viene utilizando técnicas asistidas por computadora para analizar de forma integral el cumplimiento de los aspectos normativos de los trámites de contratación administrativa, llevados a cabo por las instituciones de la Administración Central que han fiscalizado.

Situación que denota incumplimiento, de lo dispuesto en la norma Nº 4.3 referente a la administración de los datos de las Normas técnicas para la gestión y el control de la Tecnologías de Información y la norma Nº 5.6.1 sobre la confiabilidad de las Normas de control interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República y transcritas en el Anexo Nº 1, punto 7 adjunto a este informe.

Todo lo antes comentado, genera el riesgo de que la DCS y otras instancias fiscalizadoras internas y externas al Ministerio de Hacienda, eventualmente no puedan utilizar dichas técnicas, para determinar si existe inconsistencia en los datos suministrados y tomar oportunamente decisiones. Lo anterior, al no contar con un documento que dé una seguridad razonable de la integridad de los datos suministrados. Además, se genera el riesgo que la DGABCA no disponga información suficiente, que le permita realizar acciones de mitigación y prevención puntuales, como generales, a las instituciones de la Administración Central, viéndose así limitada su función rectora y de control que debe ejercer, para garantizar el bienestar público para asegurar que las instituciones en los procesos de contratación se ajusten a la normativa vigente.

2. Conclusiones

De acuerdo con los resultados obtenidos en el estudio, se concluye lo siguiente:

2.1. En la DCS no se tienen planificadas y documentadas las actividades a realizar para mitigar los riesgos asociados con la puesta en producción del nuevo sistema oficial de compras públicas, entre estas las relacionados con la capacitación del personal, la validación de los procedimientos de acuerdo con las posibilidades de realizar verificaciones masivas y los lineamientos emitidos por la DGABCA, como órgano rector del Sistema de Bienes y Contratación Administrativa. Ver punto 1.1 de este informe.

2.2 No se evidenció que en la DCS se tengan identificados, valorados y documentados los riesgos asociados al proceso de contratación administrativa, lo que podría repercutir en la valoración de la eficacia de las acciones que se tienen diseñadas para su detección y seguimiento de cada uno de los riesgos principales asociados a este, así como en las medidas preventivas y correctivas que se emprendan, para disminuir la posibilidad de que este riesgo se presente en las otras instituciones que conforman el Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Ver punto 1.2 de este informe.

2.3 Se determinó que los criterios o parámetros utilizados por la DCS para definir la cantidad, o para seleccionar las Instituciones a fiscalizar en el periodo, no se encuentran documentados, lo que no permite conocer si éstos están siendo utilizados sistemáticamente de un año a otro. Lo cual podría estar afectando la valoración y mejora continua de los indicadores utilizados para estos fines. Ver punto 1.3 de este informe.

2.4 La DGABCA, como órgano rector del SABCA, carece de un informe gerencial que le permita ejercer un seguimiento más efectivo sobre el grado de cumplimiento de la normativa vigente por parte de las instituciones de la Administración Central, en sus trámites de contratación administrativa, así como también revisar y ajustar los lineamientos vigentes, o generar otros nuevos, como tampoco, se tiene definida una actividad para este fin en la Metodología de Evaluación de Procedimientos de Contratación Administrativa seguido por la DCS. Ver punto 1.4 de este informe.

2.5. En algunos trámites de contrataciones directas revisados, se constató la inobservancia de ciertos aspectos normativos que rigen el proceso de contratación administrativa, que eventualmente podrían estarse presentando en otras instituciones de un periodo a otro, sin que se tenga claro si dichas inconformidades son aisladas, van en crecimiento o en detrimento. Entre estos se tienen los relacionados con la disponibilidad





presupuestaria, la documentación que debe constar en el expediente, los plazos establecidos para la recepción y adjudicación de los trámites, los términos utilizados para declarar un trámite infructuoso o desierto. Situación que vulnera la gestión realizada por la DGABCA como órgano rector del SABCA en la materia objeto de estudio. Ver punto 1.5 de este informe.

2.6 La copia de la Base de Datos del Sistema de Compras Gubernamentales CompraRed, suministrada por la DTIC, en el archivo de Excel denominado “Informe especial para la CGR”, no dan una seguridad razonable de que son una copia íntegra y confiable de los datos contenidos en ésta. Situación, que ocasionó durante el estudio, que la información suministrada perdiera valor de uso para el análisis de la lógica del proceso seguido para la realización de las contrataciones directas. Ver punto 1.6 del informe.

2.7 En la práctica la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa viene intercediendo entre los órganos fiscalizadores y la DTIC en la canalización de la solicitud de la copia de la Base de Datos del Sistema CompraRed, no obstante, por tratarse de una función que no es de su competencia, ésta no tiene claro todos los aspectos que conlleva dicha gestión para asegurar la validez de los datos contenidos en ésta. Ver punto 1.6 de este informe.

3. Recomendaciones

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno, se recomienda al Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, disponer que se realicen las siguientes acciones:

3.1 Girar las instrucciones correspondientes a la Dirección de Control y Supervisión, para:

3.1.1 Realizar las acciones pertinentes para asegurar que el Plan de Trabajo Anual 2016 de esa Dirección, contemple todas las actividades tendientes a minimizar los riesgos asociados al proceso de supervisión de los trámites de contratación administrativa, durante el periodo de transición generado con la entrada en producción del nuevo sistema oficial de compras públicas (SICOP), tomando en consideración los aspectos señalados en el punto 1.1 de este informe.

3.1.2 Valorar en un plazo perentorio, los riesgos asociados a la supervisión del proceso de contratación administrativa, utilizando los principales riesgos determinados en la revisión y actualización de la Metodología de Evaluación de Procedimientos de Contratación Administrativa aplicada en este proceso, procurando que cada uno de estos tenga al menos asociado una actividad de verificación masiva o individualizada, según corresponda, de acuerdo con lo indicado en el punto 1.2 de este informe.

3.1.3 Documentar los criterios y/o parámetros utilizados para determinar la cantidad e instituciones a las que se les supervisará los trámites de contratación administrativa realizadas por éstas, a fin de asegurar su aplicación en forma sistemática y permitan valorar su capacidad predictiva, de las instituciones que podrían estar incumpliendo con las disposiciones normativas vigentes en esta materia.

3.1.4 Remitir periódicamente a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, un informe que le permita evaluar el nivel de cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes por parte de las Instituciones de la Administración Central de un periodo a otro, así como medir la validez, suficiencia, y la necesidad de mejorar los lineamientos emitidos como órgano rector, a fin de promover el mejoramiento continuo de la eficiencia, eficacia y transparencia de los procesos de contratación administrativa.





3.1.5 Revisar la Metodología de Evaluación de Procedimientos de Contratación Administrativa utilizado por esa Dirección, para que en ésta se incluyan las actividades a seguir cuando se determine la existencia de una irregularidad normativa en las instituciones analizadas, sea a nivel individual y/o en forma colectiva, en donde se indique al menos cual sería la forma y el momento más oportuno para comunicárselo al Jerarca de la Institución supervisada o al Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, según el nivel de riesgo asociado, y las posibles acciones que se estarían impulsando de acuerdo con sus competencias, para que el Jerarca de la Institución siente las responsabilidades que correspondan en caso de incumplimientos normativos en los procesos de contratación realizados por las Instituciones de la Administración Central, tomando en consideración los aspectos señalados en el punto 1.5 de este informe.

3.2 Valorar la conveniencia de no continuar con la práctica de servir de intermediario para gestionar ante la instancia competente encargada de la administración de la Base de Datos del Sistema CompraRed o Sistema de Compras Públicas (SICOP), las solicitudes de copias requeridas por los órganos fiscalizadores, a fin de promover que sean canalizadas directamente ante la instancia competente responsable de certificar que los datos suministrados son una copia fiel de los contenidos en la Base de Datos del Sistema de interés.

3.3 Solicitar, en cumplimiento de las potestades conferidas en la Ley 8131, LAAFRPP, en calidad de órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, que los jerarcas de las Instituciones de la Administración Central, dispongan acciones para:

a) Que los órganos de control interno que dispone la Institución según su estructura organizativa, de acuerdo con las competencias en el ejercicio del control previo (Proveedurías Institucionales) y a posteriori (Auditorías Internas), programen en forma anual revisiones de los procesos de contratación administrativa, tendientes a verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su respectivo Reglamento y demás disposiciones emitidas por la DGABCA, con el propósito de promover una mayor eficiencia, eficacia y transparencia en los procesos de contratación administrativa, en aras de maximizar el bienestar público; considerando que estas instancias internas deben ser el primer control, que debe aplicarse a los procesos de contratación institucionales, sin perjuicio de las fiscalizaciones externas que le corresponden a la DGABCA.

b) Que se informe a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, de los resultados de las revisiones y fiscalizaciones internas que se realicen por los órganos de control interno institucional, con el propósito de que se tomen las acciones que correspondan en los casos que lo ameriten.

Por último, nos permitimos recordar que las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo de 10 días hábiles, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, debe dentro ese plazo señalado elevar el informe al Ministro con las objeciones y soluciones alternas, con copia a la Auditoría Interna, para el análisis y resolución definitiva.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado las decisiones que se tomen, así como formalizar en un plazo razonable el plan de acción para el efectivo cumplimiento de las recomendaciones.

Dejándolo informado para la toma de decisiones, se suscribe:

Atentamente,

Máster Juan de Dios Araya Navarro Director General





Lic. Juan Carlos Ramírez Cortés Sonia Gin Lun Profesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Área de Egresos

JAN/sgl/jcrc Ce Sr. Helio Fallas Venegas, Ministro de Hacienda Lic. José Francisco Pacheco Jiménez, Viceministro de Egresos Estudio N° 015-2014





ANEXO Nº 1 Normativa relacionada

1. Ley 8292, Ley General de Control Interno

Artículo 10.-Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 14.-Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: //a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.//b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.//c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.”

“Artículo 18.—Sistema específico de valoración del riesgo institucional. // Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo institucional por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo...”

2. Ley N° 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos

“Artículo 99. Órgano rector. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa será el órgano rector del Sistema; por tanto, le corresponderán los siguientes deberes y funciones:// a) Ejecutar las acciones necesarias para establecer políticas en materias propias del sistema regido por ella.// b) Evaluar los procesos de contratación periódicamente y al cierre del ejercicio; para esto podrá requerir la información pertinente de las dependencias públicas o privadas con financiamiento público.//c) Proponer las modificaciones necesarias para que las normas y los procedimientos utilizados en los procesos del Sistema garanticen la protección del interés público.//d) Orientar, mediante lineamientos, la elaboración de los programas de compras de la Administración Central.//e) Supervisar las proveedurías institucionales de la Administración Central, para asegurarse de la ejecución adecuada de los procesos de contratación, almacenamiento y distribución o tráfico de bienes.//f) Desarrollar investigaciones tendientes a confirmar los estándares de calidad; asimismo, promover técnicas que reduzcan los costos, mejoren los procedimientos y protejan el medio ambiente…”

3. Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

“Artículo 9º-Disponibilidad presupuestaria. Cuando se tenga certeza que el contrato se ejecutará en el

período presupuestario siguiente a aquél en que dio inicio el procedimiento, o bien, éste se desarrolle por más

de un período presupuestario, la Administración, deberá tomar las previsiones necesarias para garantizar, en

los respectivos años presupuestarios el pago de las obligaciones. Cuando se incumpliere esta obligación, la

Administración, deberá adoptar las medidas que correspondan en contra del funcionario responsable, de

acuerdo con su régimen disciplinario interno. En ninguno de estos casos se requerirá autorización de la

Contraloría General de la República para iniciar el procedimiento de selección del contratista respectivo.//

Para atender una necesidad muy calificada en casos excepcionales, en los que el inicio del procedimiento y la





ejecución del contrato puedan darse dentro de un mismo período presupuestario y no se cuente con la

totalidad de los fondos, se podrá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para dar inicio

en esa condición. En estos casos, la Contraloría General de la República, dispondrá de un plazo de diez días

hábiles para pronunciarse sobre el particular. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre

esta circunstancia. En este supuesto no podrá dictarse el acto de adjudicación hasta tanto no se cuente con el

disponible presupuestario.”

“Artículo 10.-Trámite posterior a la decisión inicial. Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los

requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de

contratación administrativa, conforme a las siguientes actividades: a) Verificar que se cuenta con el contenido

presupuestario disponible para atender la erogación. / b) Determinar el procedimiento de contratación

administrativa a seguir conforme a la ley. /c) Establecer los controles necesarios para cumplir con el

cronograma estándar de las tareas y plazos máximos previamente definidos por ésta; para los diferentes

procedimientos concursales y de excepción a los procedimientos ordinarios de contratación./ d) Comunicar a

cada uno de los funcionarios responsables, los plazos y las tareas que deberán desempeñar, según el

cronograma./e) Elaborar, con la participación de las unidades usuaria, técnica, legal y financiera, según

corresponda, el respectivo cartel. Asimismo será la encargada de que exista una versión última del cartel que

contenga todas las modificaciones, disponible tanto en medios físicos como electrónicos, cuando así

proceda./ f) Custodiar el expediente original y atender las consultas que la propia Administración o terceros

formulen sobre el estado del procedimiento.”

“Artículo 86.—Acto final./…Si al concurso no se presentaron ofertas o las que lo hicieron no se ajustaron a

los elementos esenciales del concurso, se dictará un acto declarando infructuoso el procedimiento,

justificando los incumplimientos sustanciales que presenten las ofertas.//Si fueron presentadas ofertas

elegibles, pero por razones de protección al interés público así lo recomiendan, la Administración, mediante

un acto motivado, podrá declarar desierto el concurso.//Cuando la Administración, decida declarar desierto un

procedimiento de contratación, deberá dejar constancia de los motivos específicos de interés público

considerados para adoptar esa decisión, mediante resolución que deberá incorporarse en el respectivo

expediente de la contratación.//Cuando se haya invocado motivos de interés público para declarar desierto el

concurso, para iniciar un nuevo procedimiento, la Administración deberá acreditar el cambio en las

circunstancias que justifican tal medida.//La declaratoria de infructuoso, de desierto o readjudicación deberá

ser dictada por el mismo funcionario u órgano que tiene la competencia para adjudicar.”

“Artículo 127.—Decisión de contratar directamente. La determinación de los supuestos de prescindencia de los procedimientos ordinarios, es responsabilidad exclusiva del Jerarca de la Institución o del funcionario subordinado competente, el cual en la decisión inicial deberá hacer referencia a los estudios legales y técnicos en los que se acredita que, en el caso concreto, se está ante un supuesto de prescindencia de los procedimientos ordinarios.// Para cada contratación se deberá confeccionar un expediente físico o electrónico, el cual estará encabezado por la decisión inicial y en el cual se ha de incorporar constancia de todas las actuaciones que se realicen.”

“Artículo 136.—Escasa cuantía. /…Una vez que se ha determinado que procede una contratación directa de escasa cuantía, se ha de confeccionar un pliego de condiciones sencillo en donde se describa el objeto contractual, el plazo y forma de la entrega, así como también se debe fijar la hora y fecha para la recepción de las propuestas. En estos casos se adjudicará la oferta de menor precio, sin prejuicio de que se valoren otros factores relevantes, cuando así haya sido definido en la invitación.// La entidad dará un plazo mínimo de un día y un máximo de cinco días hábiles para la presentación de las cotizaciones. En casos acreditados como urgentes





se pueden solicitar las cotizaciones con, al menos, cuatro horas de anticipación a su recepción; en este supuesto deberá existir un documento firmado por un funcionario que se haga responsable de esta decisión, quien será el mismo que dicta el acto de adjudicación.// La Administración invitará a no menos de tres potenciales oferentes del Registro de Proveedores establecido en este Reglamento, aunque se encuentra obligada a estudiar todas las ofertas presentadas independientemente si provienen de oferentes que han sido invitados o no. Para participar no es requisito estar inscrito en el registro de proveedores. En caso de que el número de proveedores inscritos sea menor a tres, se podrá invitar a otros que no lo estén…” indicando posteriormente “…El acto de adjudicación, deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes, quienes podrá interponer recurso de revocatoria, dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a su notificación. Si el recurso es admisible, se concederá audiencia al adjudicatario por el plazo de dos días hábiles, vencido el cual la Administración deberá resolver dentro de los tres días hábiles siguientes. En los casos declarados urgentes no habrá recurso alguno.”

4. Decreto Ejecutivo Nº 38890-H. Reglamento de Organización de la Dirección General de

Administración de Bienes y Contratación Administrativa

Artículo 1º—De la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa es el órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa con funciones de normalización, asesoría y supervisión. Dicha dependencia del Ministerio de Hacienda es el órgano técnico y consultivo en materia de contratación administrativa del Sector Público y también cumple funciones de asesoría para el Sector Privado, y sus funciones principales son:// a. Brindar asesoría a los sujetos públicos y privados que desarrollan actividades de contratación administrativa. // b. Evaluar las políticas y los procedimientos de contratación, con la finalidad de que se ajusten constantemente a satisfacer el interés público.// c.Tramitar en todas sus etapas incluso la de adjudicación, de los procedimientos para contratar del Poder Ejecutivo que no estén asignados a proveedurías institucionales.// d. Ser el órgano rector en el uso de medios electrónicos en procedimientos de contratación administrativa para todo el Sector Público.

5. Decreto Ejecutivo 38860, Creación del Sistema Integrado de Compras Públicas como Plataforma Tecnológica de Uso Obligatorio de la Administración Central para la Tramitación de los Procedimientos de Contratación Administrativa

Artículo 2º—Créase el “Sistema Integrado de Compras Públicas” (en adelante SICOP), como plataforma tecnológica de uso obligatorio de toda la Administración Central, para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa y para los actos y contratos que de ellos se deriven. Las demás instituciones del Sector Público que deseen implementarlo, podrán utilizar este sistema como plataforma tecnológica de base para apoyar sus procesos de compras.

Artículo 6º—La implementación del SICOP se efectuará de forma gradual y progresiva, conforme los lineamientos que emita el Ministerio de Hacienda a través de la DGABCA, garantizando que se realice por parte de RACSA y en forma previa, la capacitación integral de los usuarios respectivos, según la planificación que al efecto establezca el órgano rector. La implementación del SICOP deberá realizarse a más tardar el 31 de diciembre del año 2015 y la última entidad de la Administración Central que ingrese al SICOP deberá hacerlo a más tardar el 31 de diciembre del año 2016.

6. N-2-2009-CO-DFOE, Normas Generales de Control Interno para el Sector Público

“3.2 Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI)/… El SEVRI debe presentar las características e incluir los componentes y las actividades que define la normativa específica aplicable.





Asimismo, debe someterse a las verificaciones y revisiones que correspondan a fin de corroborar su efectividad continua y promover su perfeccionamiento.”

“4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad…”

“4.2 e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

“4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información // El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2…”

“4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional./ El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

“5.6.1 Confiabilidad: La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente.”

7. N-2-2007-CO-DFOE, Normas Técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de

Información. Publicada en La Gaceta Nº 119 del 21/6/2007

“4.3 Administración de los datos.// La organización debe asegurarse de que los datos que son procesados mediante TI corresponden a transacciones válidas y debidamente autorizadas, que son procesados en forma completa, exacta y oportuna, y transmitidos, almacenados y desechados en forma íntegra y segura.”





ANEXO Nº 2 Detalle de las Justificaciones dadas a trámites declarados infructuosos o desiertos

TRÁMITES

Institución/ Nº Tramite

Justificación

Tramites declarados Desiertos

Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos.

2013CD-000026-81400 No hubo ofertas líneas 5, 6 y 8

Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia.

2012CD-000129-99999 Justificación: no se presentaron oferentes.

2013CD-000160-99999 Justificación: No hubo oferentes



Ministerio de Cultura y Juventud.

2014CD-000312-74900

“por razones de interés público se declara desierta y que se acoge la recomendación emitida por la Licencia Laura Durán Ruiz, analista de contrataciones de la Proveeduría Institucional”

2013CD-000735-74900

la Resolución de Adjudicación en el Considerando señala que la línea #01 deberá ser declarada desierta al no satisfacer el interés público y en el Considerando Adicional se indica que el Proveedor Institucional considera conveniente acoger la recomendación emitida por el licenciado José Alonso Murillo Núñez, analista de contrataciones de la Proveeduría Institucional que se declara infructuoso el trámite 2013CD-000735-74900, debido a que no se presentaron ofertas en el momento de la apertura por lo que es confusa la redacción al indicar en primera instancia que es desierta y luego infructuosa. Cabe aclarar que para los trámites correspondientes al Ministerio de Cultura Juventud y Deportes las recomendaciones emitidas por la Licda. Durán y el Lic. Murillo no se registran en el expediente electrónico

Ministerio de Educación Publica

2014CD-000055-55600

Resultando adicional de la Resolución de Adjudicación establece que se declara desierta por cuanto por error material se procedió a adjudicar en el sistema sin haber incluido ofertas. Sin embargo según lo establece la normativa de contrataciones el trámite se tuvo que declarar infructuoso por la inexistencia de ofertas.

Tramites declarados infructuosas

Ministerio de la Vivienda y Asentamientos Humanos

2013CD-000211-09001

que por error del sistema el orden de las líneas en la solicitud de pedido no coincide con el orden de las mismas en el cartel, lo cual impide técnicamente la correcta adjudicación

Fuente: Elaboración propia, según información consignada en CompraRed


http://comprared.hacienda.go.cr/rp/ca/InformacionTramite.aspx?TRAMIDEN=2013CD-000026-81400&TITUTRAM=23











ANEXO N° 3 Documentos a los que se hace referencia en la documentación contenida en el expediente pero que no

constan en el expediente electrónico.

INSTITUCIÓN/TRÁMITE Justificación

2014CD-000003-13200 Oficio DAF-GAS-031-2014 que declara desierto el trámite.

2013CD-000414-75500 Oficio UA-136-13

2013CD-000474-08900 oficio DGAF-1132-089-2013

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO

2014CD-000159-07900 Cuadro comparativo de ofertas.

MINISTERIO DE SEGURIDAD PUBLICA

2013CD-000401-55100

Resolución de adjudicación en el Resultando 2 hace referencia a la solicitud de pedido N°2101320674 la cual no se encuentra registrada en el expediente electrónico.

Centro Nacional de la Música

2013CD-000050-63200 En la resolución de adjudicación se hace referencia al oficio Nº DN-CEN-CINAI-1122-2013 DEL 10/7/2013, no obstante este no aparece en el expediente.

Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos.

2013CD-000027-81400

En la resolución de adjudicación se hace referencia al oficio DSJ-044-2013 del 08/4/2013 como el documento que tenía la decisión inicial, no obstante este no aparece en el expediente.

2013CD-000043-81400 En la Resolución de adjudicación se hace referencia al oficio DPIJ-009-2013 del 20/05/2013 no obstante este no aparece registrado en el expediente electrónico.

2013CD-000044-81100

Resolución de adjudicación hace referencia al oficio TIC-007-2013 del 06/06/2013 como decisión inicial no obstante no aparece en el expediente electrónico. En esta no se indica el marco legal con que se realizó el trámite.

Centro Nacional de la Música

2013CD-000131-00100

En la Resolución se hace referencia al oficio CNM-DA-073-2013 del 12/8/2013, no obstante en el expediente electrónico no aparece este, solo aparece el oficio CNM-DA-098-2013 del 9/8/2013 como oficio de inicio.

2014CD-000006-00100 En la resol. adj se hace referencia al oficio CNM-ADM-007-14 DEL 30-1-2014, no obstante no aparece en el expediente.

2014CD-000056-00100 En la resolución se hace referencia al oficio nº CNM-DA-022-2014 del 25/3/2014, no obstante este no aparece en el expediente.

Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería

2013CD-000074-20300 Res. Adj. se hace referencia al oficio Nº GRH-SD-0481-02-2012 del 20/2/2013 no obstante no aparece en el expediente electrónico.

2014CD-000127-20300 Se hace referencia al oficio Nº PI-SAD-25-03-2014 del 25/03/2014, no obstante no aparece en el expediente electrónico

Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia.

2013CD-000075-99999

En el cartel no se incluyen los 600 llaveros que aparecen indicados en la SP Nº 671639919 y en el oficio AA-PC-061-06-13 DEL 12/6/2013 correspondiente a la decisión inicial. No hay un documento que haga constar que la administración desistió de comprar los llaveros.

Fuente: Elaboración propia, según información consignada en CompraRed





ANEXO Nº 4

Inconsistencias en la información contenida en la consulta de la Base de Datos del Sistema de Compras Gubernamentales

1. “CONSULTA 1”

1.1 Campo tramite, de acuerdo a la configuración de este campo, los datos registrados en éste deberían contener el siguiente formato del número del trámite de contratación administrativa, el cual es generado automáticamente por el Sistema al iniciar el proceso 2012CD-000000-00000, no obstante, se determinaron los siguientes datos asociados a dicho campo: “2”; “14”, “42147”, “115 RLCA)”, “ADA”, “AULA ABIERTA J.F.A. S.A”

1.2 Campo Ministerios, En principio en este campo se debería registrar el nombre de la Institución del SABCA que llevó a cabo el trámite de contratación administrativa, no obstante en la información suministrada se determinaron tenían campos con datos que no correspondían, los cuales se indican a continuación a modo de ejemplo: “3”, “110000”, “ADI-076-2014”, “23/02/2012”, campo en blanco.

1.3 Campo Cédula; de acuerdo a la configuración del campo, los datos contenidos en este deberían ser similares a los siguientes ejemplos de cédulas válidas; 3101593087, 4000042140 y 2100042006; no obstante, en la verificación se determinó que no siempre el dato que aparecía en el campo correspondía a la cédula de una Institución del SABCA, como se aprecia en los ejemplos que se enlistan seguidamente: campos en blanco, “13/05/2014”, “ORDEN DE COMPRA LIBERADA”. “Contratación directa por escasa cuantía (art.27 LCA y art. 136 RLCA)”, “2100042007-A”, “2100042006-A”, “Jimenez y Tanzi S. A., Distribuidora Ramirez y Castillo S. A., Fesa Formas Eficientes S.A.”, “90000”.

1.4 Campo fecha de apertura, Campo que de acuerdo a la configuración y las validaciones que realiza el sistema, los datos generados deberían tener el formato de fecha y estar entre el periodo estudiado. No obstante se determinaron datos que no corresponden a lo indicado como por ejemplo: “1”, “Contratación Directa por Convenio Marco (art. 115 RLCA)”, “24/09/2913”, “26/09/3013”, “01/01/5000”, “03/10/7201” y campos en blanco.

1.5 Campo hora de apertura, campo que de acuerdo a la validación esto por cuanto los datos deberían tener un formato establecido para la hora, no obstante no todos los datos presentes en este campo le tenían, por lo que fue posible encontrar lo siguiente valores: 0; 0,375; 0,16666667 y 0,625.

1.6 Campo oficios de autorización y fecha de autorización; en donde se determinó que los datos en estos campos contenidos no siempre era válida por cuanto en el caso del campo de oficio de autorización podía estar en blanco, o indicar 13/04/8989, #¿NOMBRE?, vía correo electrónico 18-7-2013, varios, uesc12175, presupuesto 2013, 2048, 2036 mientras en el caso del campo fecha de autorización se encontró datos como:3; DIMA INDUSTRIAL Y COMERCIAL S. A., SONIVISION SOCIEDAD ANONIMA; NULL, 22/10/1913, en blanco, 19/09/2092

1.7 Campo excepción, en donde se espera observar el detalle de la excepción utilizada para realizar el trámite de contratación administrativa, no obstante se determinaron algunos datos que no corresponden como por ej. 1, 3, 22/07/2014 y en blanco.

2 “CONSULTA 2”

2.1 Campo Monto firme; en donde se determinaron montos simbólicos en unos casos y en otros en donde la cifra indicada podía ser mayor incluso a los 15 dígitos, los cuales al ser verificados con la información contenida en el Sistema se determinó que no coincidía. Por ej. 0, 1, 184524711954651, 187968214443555.

2.2. Campo “NUMERO DE PEDIDOS” En este campo al igual que en el caso anterior la cantidad de pedidos indicados se sale de lo normal y lógico esto por cuanto aparecen trámites con una cantidad de pedidos de 10 dígitos. Por ej. 4500136679, 450016681, 4500136683.


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