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San José, 29 de mayo de 2015

DGAI-INF-003-2015 Licenciada Dina Viquez Esquivel Directora Administrativa y Financiera ASUNTO: Informe de Control Interno sobre revisión del proceso de ascenso directo Estimada señora: En cumplimiento de nuestras funciones fiscalizadoras, nos permitimos presentarle el informe de control interno INF-DGAI-003-2015 sobre estudio de auditoría realizado a los procesos de ascenso directo en el Ministerio de Hacienda. En el apartado de resultados se presentan algunos aspectos de control relacionados con los aspectos revisados durante el estudio, por lo que se giran las recomendaciones respectivas como colaboración de parte de esta Dirección General de Auditoría Interna hacia la Dirección General Administrativa y Financiera para la mejora continua y el fortalecimiento de sus procesos. Recordamos, que las recomendaciones de este informe están sujetas a lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implementación de las recomendaciones o bien proponer soluciones alternas ante el Despacho del Sr. Ministro, para nuestro análisis y valoración. Por lo anterior, le agradecemos que se nos comunique las decisiones que se tomen al respecto, así como ordenar se prepare en el plazo de 10 días un plan de acción para el cumplimiento de las acciones. Dejándola informada para la toma de decisiones, me suscribo. Atentamente,

Máster. Juan de Dios Araya Navarro Director General

JDAN/gbm/xrlc

c. Lic. Leonardo Salas Jiménez, Oficial Mayor y Gerente de Despacho Estudio Nº 031-2013

INF-DGAI-000-2014 Página 2 de



INFORME SOBRE LA REVISIÓN DE LOS PROCESOS DE ASCENSO DIRECTO

EN EL MINISTERIO DE HACIENDA

DGAI-INF-003-2015

Dirección General de Auditoría Interna Mayo 2015



INFORME SOBRE LA REVISIÓN DE LOS PROCESOS DE ASCENSO DIRECTO EN EL MINISTERIO DE HACIENDA

DGAI-INF-003-2015

CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................................. 1

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 2

1.1 Origen .............................................................................................................................................. 2

1.2 Objetivo del estudio ..................................................................................................................... 2

1.3 Alcance ........................................................................................................................................... 2

1.4 Comunicación de resultados .................................................................................................... 2

1.5 Normativa relacionada con control interno ............................................................................ 2

1.6 Generalidades ............................................................................................................................... 3

2. RESULTADOS ........................................................................................................................................ 4

2.1 Sobre la participación del Coordinador de la Unidad de Reclutamiento y Selección en el proceso de ascenso directo. ........................................................................................................ 5

2.2 Sobre la necesidad de estandarización de controles .......................................................... 6

2.3 Sobre la supervisión del proceso de ascenso directo ........................................................ 6

2.4 Sobre la necesidad de conformación de expedientes para cada proceso de ascenso directo .......................................................................................................................................................... 7

3 CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 8

4. RECOMENDACIONES .......................................................................................................................... 8

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RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2014 y estuvo a cargo de la Licenciada Xinia R. López Corella, bajo la supervisión del Licenciado Guillermo Badilla Martínez, Coordinador de Auditoría Servicios Corporativos En el Ministerio de Hacienda es responsabilidad del Departamento de Gestión del Potencial Humano (DGPH) gestionar los ascensos que se realizan, así como verificar que las propuestas de ascenso directo que hagan los directores de las dependencias, cumplan con todas las disposiciones que establece la normativa vigente en esta materia, labor que realizan los funcionarios del Departamento de Gestión del Potencial Humano destacados en las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera. En el estudio, se determinaron algunos aspectos de control susceptibles de mejora, en cuanto a que los coordinadores de las unidades de recursos humanos destacados en las Gestorías Administrativa y Financieras son quienes realizan las actividades del proceso de ascenso directo, aun cuando esta función, según el Manual de Procedimientos de Ascenso Directo al responsable de Reclutamiento y Selección del Departamento de Gestión del Potencial Humano. También se observó que el Departamento de Gestión del Potencial Humano no ha estandarizado los controles para el proceso de ascenso directo, por lo que cada equipo del Departamento de Gestión del Potencial Humano destacado en las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, ha establecido sus propios formularios para las diferentes actividades del proceso. En el mismo orden, se determinó que según el Manual del Procedimientos de Ascenso Directo, corresponde a la Unidad de Reclutamiento y Selección del DGPH la responsabilidad de verificar que las propuestas de ascenso directo se realicen de conformidad con la normativa vigente; sin embargo, dicha Unidad no participa de este proceso. Por otro lado, se evidenció que no se conforman expedientes para cada uno de los procesos de ascenso directo que tramita el Departamento de Gestión del Potencial Humano y los equipos destacados en las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera.





1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen El presente estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2014, de la Unidad de Auditoría de Servicios Corporativos de esta Dirección General.

1.2 Objetivo del estudio Evaluar los procedimientos contemplados en el proceso de ascenso directo realizado por el Departamento de Gestión del Potencial Humano, a fin de determinar su eficiencia, eficacia y cumplimiento de la normativa vigente.

1.3 Alcance El estudio comprendió la evaluación de los controles establecidos en el Departamento de Gestión del Potencial Humano para el cumplimiento de sus funciones institucionales relacionadas con el proceso de ascenso directo, en el periodo comprendido de enero a diciembre de 2013, extendiéndose cuando se consideró necesario.

El desarrollo del estudio se realizó de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4 Comunicación de resultados Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados el 21 de mayo del 2015 a la Licda. Dina Víquez Esquivel, Directora Administrativa y Financiera, Licda. Patricia Navarro Vargas, Subdirectora Administrativa y Financiera y a la Licda. Lissette Villalobos Sequeira, Coordinadora de la Unidad de Reclutamiento y Selección del Departamento de Gestión del Potencial Humano. Las observaciones realizadas por los participantes fueron consignadas en el informe en lo que resultaron procedentes.

1.5 Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al sistema de control interno y la atención de informes.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”




“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: // a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. // b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. // c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Generalidades Según lo señalado en el artículo 33 del Estatuto de Servicio Civil, las promociones de un grado al inmediato superior las podrán hacer los jefes tomando en cuenta en primer término las calificaciones periódicas de sus empleados; en segundo, la antigüedad y cualesquiera otros factores, siempre que a juicio de la Dirección General de Servicio Civil, los candidatos a la promoción llenen los requisitos de la clase a que van a ser promovidos. El artículo 20 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil establece que los ascensos de una clase a la inmediata superior en la misma u otra serie, los podrán hacer los jefes, según las vías de carrera administrativa que al efecto dicte la Dirección General, siempre que los candidatos a la promoción llenen los requisitos de la clase a que van a ser ascendidos. En este artículo además se establecen las siguientes excepciones: a) No podrá acordarse ningún ascenso para el servidor que no haya cumplido el período de prueba.




b) Sólo podrá acordarse un nuevo ascenso para el mismo servidor después de transcurrido, a partir de la fecha del anterior plazo mínimo de seis meses. Queda a salvo el derecho del servidor para ser nombrado en un puesto de grado superior mediante concurso externo;

c) No podrá acordarse ningún ascenso para el servidor que se encuentre disfrutando de algún tipo de licencia. El artículo 21 del Reglamento antes citado, señala que las promociones o ascensos a clases diferentes de la inmediata superior de la misma u otra serie de la estructura ocupacional, deberán tramitarse mediante un procedimiento de promoción interna de antecedentes para funcionarios de carrera. En el entorno que nos ocupa, tenemos que en el Ministerio de Hacienda es responsabilidad del Departamento de Gestión del Potencial Humano gestionar los ascensos que se realizan en el Ministerio, así como verificar que las propuestas de ascenso directo que hagan los directores de las dependencias cumplan con todas las disposiciones que establece la normativa vigente en esta materia. Actualmente los funcionarios del Departamento de Gestión del Potencial Humano, destacados en las gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, realizan los procesos de ascenso directo conforme con las directrices emitidas por el Departamento de Gestión del Potencial Humano.

2. RESULTADOS

La evaluación de los controles establecidos por el Departamento de Gestión del Potencial Humano, relacionados con el proceso de ascenso directo, permitió identificar las siguientes situaciones: El proceso de ascenso directo en propiedad están debidamente documentado y oficializado por el Departamento de Gestión del Potencial Humanos en el Manual de Procedimientos de Ascensos Directos (en Propiedad) MH-DAF-DGPH-PRS-06 de octubre del 2009. Un nuevo manual de procedimientos se tiene en proceso de revisión para la aprobación de la Directora Administrativa y Financiera. Según la información obtenida de los funcionarios destacados en las gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, durante el año 2013 se realizaron 118 ascensos directos en propiedad en diferentes dependencias del Ministerio de Hacienda, según se detalla a continuación:

Detalle de ascensos directos realizados en el Año 2013

Dependencia del Ministerio Ascensos Directos

realizados

Centro de Investigación y Formación Hacendaria 2

Contabilidad Nacional 16

Crédito Público 5

Dirección General de Aduanas 21

Dirección General de Tributación 43

Dirección de Bienes y Contratación Administrativa 3

Dirección General De Presupuesto Nacional 2

Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación 7

Traslados a otras Instituciones 2

Policía de Control Fiscal 3

Secretaria Técnica De Autoridad Presupuestaria 1




Dependencia del Ministerio Ascensos Directos

realizados

Tesorería Nacional 13

Total de Ascensos Directos realizados en el Ministerio de Hacienda 118

Fuente: Información de ascensos realizados por las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financieras

En el estudio, se seleccionó para revisión una muestra al azar de 66 procesos (56%) de un total de 118 tramitados durante el año 2013 en el Ministerio, con el fin de verificar el cumplimiento de algunos aspectos inherentes al proceso de ascenso directo, tales como: cumplimiento de requisitos para el ascenso directo, la solicitud de llenado de la plaza por parte del Director de la Dependencia y la aprobación del movimiento por parte de éste, entre otros aspectos. Resultado de lo anterior, se determinó en general que los movimientos se han realizado de conformidad a la normativa que rige esta materia; sin embargo, se presentan los siguientes aspectos de control susceptibles de mejora que se consideran pertinentes, para coadyuvar al desarrollo de su gestión y a garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos relacionados con estos procesos. 2.1 Sobre la participación del Coordinador de la Unidad de Reclutamiento y Selección en el

proceso de ascenso directo. El Manual del Procedimientos de Ascenso Directo en Propiedad (MH-DAF-DGPH-PRS-06) emitido por el Departamento de Gestión del Potencial Humano, señala en la descripción una serie de actividades que debe realizar el Coordinador de Reclutamiento y Selección de ese Departamento. En la revisión se determinó que el Coordinador no participa en el proceso debido a que las actividades relacionadas con ascensos directos son realizadas por funcionarios del Departamento de Gestión del Potencial Humano destacados en las Gestorías. Estos funcionarios no están incluidos en la descripción de las actividades que dispone el citado Manual de Procedimientos. Lo anterior podría deberse, a que al momento de la confección del Manual, octubre del 2009, no se había considerado la ejecución de estas funciones por parte de las Gestorías el citado proceso y no se ha actualizado dicho instrumento, tal como lo indicó la Licda. Lissette Villalobos Sequeira, Coordinadora de la Unidad. Al respecto la Guía de Manuales Administrativos de octubre 2009, preparada por el Ministerio de Planificación, señala que el Manual de procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para su ejecución eficiente, generalmente señalan entre otros aspectos quién ha de realizar estas actividades. En el manual de procedimientos se debe especificar con claridad, para no conducir a error u omisiones, entre otros quién, qué y cómo debe hacerse cada actividad. Debido a que las actividades del proceso de ascensos en propiedad son realizadas por funcionarios que no son los que están estipulados en el Manual de procedimientos, se presenta un riesgo en la definición de posibles responsabilidades sobre su ejecución e incumplimiento, de lo que dispone dicho instrumento de control, como guía básica para el desarrollo de estos importantes procesos relacionados con el potencial humano.




2.2 Sobre la necesidad de estandarización de controles En la ejecución de los procesos de ascenso directo, se determinó que cada Gestoría ha diseñado y puesto en operación sus propios formularios para la revisión del cumplimiento de requisitos de los postulantes a los puestos y para dejar constancia de la convocatoria y asistencia de los interesados a las entrevistas. Esta condición va en detrimento de la uniformidad que debe prevalecer en estos procesos, a nivel institucional, como economía de recursos y para una mejor comprensión de las actividades, indistintamente de quienes las realicen. Sobre el particular, según el artículo 3 de la Resolución DAF-1334-2007 del 28 de setiembre del 20071 relacionada con la creación de las Áreas Gestoras de la Dirección Administrativa y Financiera, los departamentos de la DAF, en su condición de instancias rectoras, tienen responsabilidad técnica sobre las funciones asignadas a sus equipos de trabajo destacados en las Gestorías, razón por la cual compete al Departamento de Gestión del Potencial Humano, establecer mecanismos que den uniformidad a los procesos que realizan las Gestorías en los procesos materia de su competencia. La falta de uniformidad en los formularios que se deben aplicar en estos procesos, ocasionaría el debilitamiento en el control interno del Departamento de Gestión del Potencial Humano, al dejar en manos de la Gestoría la decisión sobre qué documentar, en relación con la labor que realizan para la verificación de requisitos, ya que no se han emitido los formularios estándares necesarios para garantizar que el procedimiento se ejecute de la misma forma en cada Gestoría. Estos controles se deben diseñar e incorporar en el Manual de Procedimientos y comunicarse en forma oficial, por los canales establecidos. Al respecto las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), emitido por la Contraloría General de la República, dispone lo que se transcribe a continuación:

“4.4.2 Formularios uniformes. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.”

La Guía de Manuales Administrativos de octubre 2009, preparada por el Ministerio de Planificación, señala que en el contenido básico del Manual de Procedimientos deben incluirse formularios, adjuntando todos los formularios e instructivos empleados para el desarrollo de los procedimientos, así como una muestra de los formularios que se utilizan en el procedimiento y sus respectivas instrucciones de llenado. 2.3 Sobre la supervisión del proceso de ascenso directo Se determinó durante el estudio, que no hay evidencia de que la Coordinadora de la Unidad de Reclutamiento y Selección del DGPH ejerza supervisión sobre las actividades que realizan los funcionarios de las Gestorías en los procesos de ascenso directo en el Ministerio de Hacienda, y tampoco recibe informes de la labor que estos realizan en el cumplimiento de estas importantes funciones. Según la información brindada por la Coordinadora de la Unidad de Reclutamiento y Selección del DHPH, los equipos de funcionarios del Departamento de Gestión del Potencial Humano que se encuentran destacados en las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera, realizan todo el trámite de ascenso directo en

1 Reformada con Resolución N°165-2010 del 07 de abril del 2010.




propiedad y remiten al Director del Departamento, la documentación para la aprobación respectiva sin que se evidencie participación de la Coordinadora de dicha Unidad. En cuanto a la supervisión que es deber ejercer, las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), emitidas por la Contraloría General de la República, señalan lo siguiente:

“4.5.1 Supervisión constante. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.”

La ausencia de supervisión constante y oportuna, podría facilitar que se materialice el riesgo de que se realicen ascensos directos sin que se observen todos los requisitos que establece la normativa vigente para la promoción de funcionarios por esta vía, con el consecuente incumplimiento de la normativa y propiciar eventuales responsabilidades al Coordinador de Reclutamiento y Selección de Personal del Departamento de Gestión de Potencial Humano, dadas las tareas que establece el Manual del Procedimiento de Ascenso Directo, de verificar que las propuestas hayan cumplido con todos los pasos del proceso en los términos y condiciones que dispone el marco regulatorio. 2.4 Sobre la necesidad de conformación de expedientes para cada proceso de ascenso directo En el momento del estudio, se observó que no se conforman expedientes para cada uno de los procesos de ascensos directos tramitados por las unidades de recursos humanos destacadas en las Gestorías, dejándose solamente la información correspondiente al funcionario seleccionado con el ascenso en el expediente personal que lleva el Departamento de Gestión del Potencial Humano. Según lo información suministrada por los funcionarios de las Gestorías y la Coordinadora de la Unidad de Reclutamiento y Selección del DGPH, no se tiene establecida como sana práctica la conformación de expedientes en donde se mantenga centralizada la información de cada uno de los procesos de ascensos directos que llevan a cabo en el Ministerio. Sobre la importancia de documentar los procesos, las supracitdas Normas de Control interno del Sector Público, en los numerales 4.4 y 4.4.1, señalan en lo pertinente lo siguiente:

“4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional…/ 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

La importancia de contar con un expediente para cada proceso de ascenso directo, facilita la ubicación de la documentación relacionada con cada uno de estos y permite contar con el respaldo de las actuaciones realizadas por los funcionarios, por ejemplo la existencia o no de funcionarios a lo interno que pudieran ser ascendidos, funcionarios que remitieron su información personal para ser considerados en el ascenso, convocatorias a las entrevistas y las actas de las entrevistas.




Por el contrario, la ausencia de estos, podría constituir una limitante para los procesos de control y fiscalización que realizan los órganos fiscalizadores y podría restar transparencia a los procesos.

3 CONCLUSIONES

De conformidad con la revisión realizada, se concluye lo siguiente: 3.1 Actualmente los coordinadores de las unidades de recursos humanos destacados en las Gestorías

Administrativa y Financieras son quienes realizan las actividades del proceso de ascensos en propiedad, no obstante, éstos cargos no están contemplados en la descripción de las actividades del Manual de Procedimientos de Ascensos Directos (MH-DAF-DGPH-PRS-06); que señala que el Coordinador de Reclutamiento y Selección es quien debe realizarlas. Ver punto 2.1 del presente informe.

3.2 Cada equipo del Departamento de Gestión del Potencial Humano destacado en las Gestorías de la

Dirección Administrativa y Financiera, ha establecido sus propios de formularios para el control de las diferentes actividades del proceso de ascensos directos en propiedad, generando falta de uniformidad en la información recopilada durante este proceso. Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3 La unidades de recursos humanos a cargo de los procesos de ascensos directos en la Gestorías

carecen de supervisión por parte de la Coordinadora de la Unidad de Reclutamiento y Selección del DGPH, pese a que el Manual del Procedimiento de Ascensos Directos en Propiedad, dispone que quien ocupe ese cargo tiene la responsabilidad de verificar que las propuestas de ascensos directos hayan cumplido con todos los pasos del proceso, en los términos y condiciones que dispone el ordenamiento. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 No se tiene como práctica la conformación de un expediente para cada uno de los procesos de ascenso

que lleva en el Departamento de Gestión del Potencial Humano, y los equipos destacados en las Gestorías de la Dirección Administrativa y Financiera. Ver punto 2.4 del presente informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Directora Administrativa y Financiera: Girar instrucciones a la Jefatura del Departamento de Gestión del Potencial Humano, para que se ordene a las instancias responsables el cumplimiento de las siguientes acciones: 4.1 Efectuar la revisión y ajuste del Manual del Procedimiento de Ascensos Directos, a fin de que las

actividades que se asignan al Coordinador de la Unidad de Reclutamiento y Selección del DGPH, sea evaluada la pertinencia de que estas sean formalmente asignadas en el procedimiento a los coordinadores de las unidades de Recursos Humanos destacados en las gestorías.

4.2 Diseñar los formularios necesarios para que se unifique las diferentes actividades del proceso de ascenso directo, a fin de que exista uniformidad en este proceso y que la información que se recopile sea la misma en todos los casos que atienden las diferentes instancias. Dichos formularios deberán ser incorporados y formalizados en el Procedimiento del Proceso de Ascenso Directo

4.3 Girar instrucciones a la Coordinadora de la Sección de Reclutamiento y Selección de Personal del

Departamento de Gestión del Potencial Humano, para que conforme con lo establecido en el Manual del Procedimiento de Ascenso Directo, verifique que las propuestas de ascenso directo se ajusten a la normativa vigente y en los casos que se determine alguna desviación o incumplimiento, tome las




acciones que el marco de control le asigna, ante las instancias administrativas competentes, de tal forma que se garantice el cumplimiento del “principio de legalidad” y la transparencia de los procesos.

4.4 Girar instrucciones a los coordinadores de las unidades de Recursos Humanos destacados en las

Gestorías, a fin de que se documente en un expediente, todas las actividades que conlleva cada uno de los procesos de ascenso directo, según lo determine el Departamento de Gestión del Potencial Humano.

Con base en lo anterior, se le solicita a esa Dirección General, proceder conforme lo dispone el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, comunicando a esta Dirección las decisiones que se tomen respecto al presente informe, dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como presentar en un plazo razonable el plan de acción que se defina para la implementación efectiva de lo recomendado.

Xinia R. López Corella Guillermo Badilla Martínez Profesional de Auditoría Interna 3 Coordinador de Auditoría Servicios Corporativos

Estudio Nº 006-2014

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