Plan de gestión de trabajo

PlanificaciónyGestióndeProyectosInformáticosCurso 4

Autores: Alejandro Tortolero Niza (aletorniz@alum.us.es) Pablo Tinoco Castillo (pabtincas@alum.us.es) Rubén Suarez Almenta (rubsuaalm@alum.us.es) Rafael Trujillo González (raftrugon@alum.us.es) Tutor: José María García Rodríguez, Pablo Trinidad Martín-Arroyo Grupo Teoría: 1 Grupo practicas: 1.2.9 Fecha exposición: 9 de Diciembre de 2016.

ÍNDICE

1. Introducción

2. Acta de constitución

I. Justificación II. Objetivos III. Entregables IV. Estructura de la organización V. Hitos VI. Restricciones VII. Presupuesto VIII. Interesados

3. Alcance

I. Objetivos II. Descripción del producto III. Restricciones IV. Exclusiones V. Asunciones VI. Fechas importantes VII. Costes VIII. EDT

4. Planificación inicial

5. Planificación final

6. Lecciones aprendidas

1. Introducción

En esta introcucción al plan de gestión de trabajo comentaremos brevemente que veremos y que función tiene cada uno de los puntos de la misma.

En primer lugar tendremos el acta de constitución del Proyecto, en ella aparecerá datos necesarios para el inicio del proyecto, su objetivo es definir aspectos importantes a tener en cuenta a lo largo del proyecto.

A continuación aparece el alcance, en esta parte del documento detallaremos en mayor medida el trabajo a realizar durante el proyecto, dentro del alcance prestaremos especial atención a la EDT y a su diccionario, con la EDT tendremos una visión general de la composición del proyecto y a través de esta el equipo podrá guiarse a la hora de conocer las tareas a realizar. Seguidamente en el diciconario aparecerán las tareas con un mayor nivel de detalle a la mostrada en el esquema de la EDT el cual puede dar idea del coste y la duración que puede tener el proyecto. Luego encontraremos la planificación inicial y final, en la inicial mostraremos un diagrama de Gantt en el podremos observar todas las tareas a realizar durante el proyecto con sus fechas de realización y duración estimada, con esta planificación pretendemos marcar unos objetivos a la hora de realizar el trabajo para poder llegar al hito final, entrega final, con todas las tareas realizadas. En la planificación final veremos los tiempos reales invertidos en cada tarea, medidos a traves de toggl, cotejando ambas planificaciones podremos observar si se han cumplido las fechas marcadas al inicio del proyecto. Finalmente encontraremos las lecciones aprendidas, realizadas al final del proyecto, esta parte nos servirá para registrar conocimientos adquiridos a lo largo del proyecto, de esta forma quedará registrado el metodo de actuación tomado durante el proyecto y que podrá ser útil en futuros proyectos en el que encontremos adversidades similares.

2. Acta de constitución

Roles Nombre Firma Fechaa Sponsor Pablo Trinidad Martín-Arroyo 25/10/2016

Sponsor Jose María García Rodríguez 25/10/2016

PMO Rafael Trujillo González 25/10/2016

Comité ejecutivo Pablo Tinoco Castillo 25/10/2016

Comité ejecutivo

Rubén Suárez Almenta 25/10/2016

Comité ejecutivo Alejandro Tortolero Niza 25/10/2016

I. Justificación

El enfoque del presente proyecto propuesto por el Sponsor Pablo Trinidad el cual nos encomienda entender el correcto funcionamiento de Cacoo, portal web para la creación de diagramas con diversidad de plantillas y bibliotecas, para su posterior explicación a los demás compañeros, para que estos puedan entender su funcionamiento básico.

II. Objetivos

En este Proyecto trabajamos para los sponsors Pablo Trinidad y Jose María García Rodriguez. Debido al crecimiento en los proyectos software en cuanto complejidad y funcionalidad los ingenieros de requisitos se han visto obligado a realizar un gran número de diagramas (UML, mockups o diagramas de actividad), con la herramienta Cacoo se tendrá acceso a una gran cantidad de diagramas creados por defecto o comenzarlos desde 0, también se conseguirá llevar a cabo un trabajo en línea, esta función es óptima para proyectos software de gran envergadura donde varias personas pueden trabajar al mismo tiempo sobre un único diagrama.

III. Entregables

• Un plan de gestión del trabajo (deberá incluir, al menos: el acta de constitución, la definición del alcance, planificación inicial y final, y lecciones aprendidas), un tutorial/video destacando los aspectos más importantes del trabajo propuesto.

• Un enunciado de un ejemplo práctico con la resolución del mismo.

• La presentación de la exposición de la práctica que se realizará públicamente. Para ello, y a indicaciones del profesorado se podrá utilizar el tutorial/video.

IV. Estructura de la organización

• Sponsor, encargado de financiar, indicar los objetivos, fijar límites de coste, tiempo, calidad y aceptar el proyecto. Máximo representante de este proyecto.

• PM(project manager), intermediario entre el Sponsor y los directivos, es el encargado de indicar las directrices y las buenas prácticas a realizar.

• Directivos, a pesar de depender directamente del PM estos tendrán potestad para tomar decisiones.

V. Hitos

Hito Fecha

Asignación proyecto 11/10/2016 Seguimiento 1 28/10/2016 Seguimiento 2 2/12/2016 Envío 7/12/2016

Presentación 9/12/2016

VI. Restricciones

• Duraciones ® El límite de entrega será el día 7 de Diciembre de 2016 a las 23:59h.

• Forma de envío ® Projetsii. • Tecnología ® Necesidad de licencia universitaria para el uso de

Cacoo más de 14 días. • Control de tiempo ® Necesario uso de Toggl.

VII. Presupuesto

Estimamos que para este proyecto, harán falta unas 50 horas por persona, con un salario de 5€/hora. Además, suponemos que no habrá gastos en cuanto a recursos Software y Hardware, debido a que no hace falta licencia ni ningún equipo o periférico que nos suponga un gasto añadido, obviando recursos energéticos, transporte y dietas. Dado que somos 4 personas las que trabajamos en este proyecto, el presupuesto final estimado será de 1000€. Este presupuesto es orientativo, una vez presentada la planificación final se detallará debidamente el presupuesto cerrado.

VIII. Interesados

Interesados Rol Pablo Trinidad Martín-Arroyo Sponsor Jose María García Rodriguez Sponsor Departamento LSI - Subgrupos de prácticas -

3. Alcance

I. Objetivos

Como primer objetivo de nuestro proyecto tendremos que realizar un video tutorial que se subirá a la plataforma de Youtube, donde se explique con claridad el funcionamiento del programa-web Cacoo, donde se demuestre el perfecto entendimiento de dicho programa por parte de todos los miembros del equipo. También se deberá de realizar un ejemplo del uso de la aplicación en una presentación en el aula de clase ante los compañeros, con la finalidad de que estos puedan tener una visión global de las funciones y el uso de la herramienta Cacoo. Para la realización de dichas tareas a parte de con la herramienta Cacoo debemos de trabajar con otras aplicaciones que nos facilitaran la organización, planificación y seguimiento del proyecto. Como herramientas principales usaremos Toggl para tener el seguimiento de las horas trabajadas y Trello para una correcta gestión de las subtareas que engloban todo el proyecto.

II. Descripción del producto

Cacoo es una interesante herramienta software para crear diagramas de forma online, con la ventaja grandísima de poder realizarlos colaborativamente con otros usuario.

Cacoo se caracteriza por una interfaz clara y sencilla que facilita mucho su uso además de unos iconos correspondientes a las diversas opciones de edición. Una importante parte de Cacoo es que cuenta con un chat para poder hablar y comunicarse con los usuarios independientemente del espacio temporal o geográfico para poder realizar mejor trabajos colaborativos.

Esta comunicación puede ser síncrona, es decir simultánea en el tiempo, o asíncrona a través de un mensaje que se emite y es posteriormente recibido.

En los diagramas elaborados con esta herramienta se puede dibujar, incluir texto, imágenes (prediseñadas o subirlas desde nuestro ordenador) y todo tipo de figuras geométricas, bocadillos para texto, iconos y dibujos decorativos. También podremos exportar los trabajos a formato PNG, compartirlos a través de enlaces y en las redes sociales.

Otra de las muchas ventajas de las que dispone Cacoo es que puede ser utilizada gratuitamente sin apenas restricciones en sus utilidades. Está disponible en 18 lenguajes y tiene una gran variedad de plantillas para que el trabajo que vayamos a realizar sea mucho más fácil.

III. Restricciones

Como restricciones iniciales solo tendremos una a destacar y es el tiempo, tanto final como el de los entregables, ya mencionados con anterioridad. También tenemos un presupuesto límite, que al ser este un proyecto de baja complejidad será muy bajo y en un principio no nos supondrá una limitación real en el resultado final. Otra restricción en la imposición por porte del cliente de usar la herramienta Toggl, para llevar una correcta medición del tiempo invertido en el proyecto, tanto de manera individual como grupal. Como restricción final es obligatorio seguir una metodología de trabajo en todo el proyecto, una de grupo y otra por individuo.

IV. Exclusiones

A continuación se proporciona un listado de elementos que vamos a considerar fuera del alcance de nuestro proyecto.

1. Configuración de todo lo referente a la tienda de Cacoo. 2. Configuración de la personalización del menú principal de Cacoo 3. Soporte a bugs encontrados en la aplicación. 4. No se incluirá ningún software que no esté especificado en el alcance

de nuestro proyecto.

Tanto manuales de usuario, como administración y despliegue de nuestra herramienta software.

V. Asunciones

A continuación se detallan los elementos que se dan por hecho que son cumplidos y por tanto quedan fuera de nuestro proyecto.

1. Se asume que todos los datos a importar o exportar estarán en el formato correcto para el funcionamiento de nuestra herramienta.

2. Se asume que nuestro software Cacoo va a seguir funcionando correctamente en internet.

Se asume que nuestra herramienta software no va a desaparecer.

VI. Fechas importantes

Como fechas importantes podemos encontrar en primer lugar la fecha de asignación del proyecto (11/10/2016) donde el Sponsor Pablo Trinidad Martín-Arroyo nos encomendó el trabajo de adquirir conocimientos sobre el portal web Cacoo con el consiguiente objetivo de exponer en clase su funcionamiento e intentar enseñárselo a los demás compañeros de distintos grupos. Tras la asignación de proyecto podemos encontrar dos seguimientos para revisar el estado del trabajo y que el Sponsor pueda corroborar que el proyecto vaya por buen camino. Estas dos sesiones de seguimiento se darán los días 28/10/2016 y 2/12/2016. En la primera de estas fechas se tiene como objetivo presentar un acta de constitución que contenga los roles de cada miembro y un leve resumen de los objetivos fechas importantes y presupuesto. En la segunda sesión de seguimiento tiene como objetivo presentar el proyecto completo a falta de algunos puntos ya que se realizará 5 días antes de la entrega final (7/12/2016). Finalmente habrá que exponer el trabajo realizado a los compañeros y realizar un ejercicio de aplicación para que estos puedan aprender de mejor manera el funcionamiento principal de Cacoo, esta fecha será asignada en otro momento dentro de un rango definido (9/12/2016-13/01/2017).

VII. Costes

• Horas estimadas: en función de los créditos ECTS de la asignatura, 6 en este caso, para la elaboración del proyecto hemos calculado que 3 de ellos, en su parte no presencial, irán destinados a la realización del mismo. Según lo anterior, cada persona invertirá 45 horas en el proyecto, lo que hace un total de 180 horas.

• Salario estimado: Consideramos que el salario será de 5€ netos/hora multiplicado por las 180 horas de trabajo estimadas hace un total 900€ referentes a recursos humanos.

• Costes Hardware y Software: Debido a que la empresa ya dispone de equipos suficientes, no hace la falta la instalación de periféricos y el programa Cacoo se ha obtenido de forma gratuita mediante la licencia universitaria, el coste estimado de estos recursos es de 0€.

• Recursos: En este apartado se añaden los gastos comunes de luz, transporte, dietas y otros componentes, cuyo valor asciende a 200€.

Por tanto el presupuesto final será de 1100€.

VIII. EDT

DICCIONARIO EDT

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Proyecto Cacoo / Grupo Mañana / Desglose 2 – 9

Cacoo 1.2.9

COMPONENTE ROL EN EL PROYECTO

Rafael Trujillo Gónzalez Project Manager Rubén Suárez Almenta

Ejecutivo

Pablo Tinoco Castillo Ejecutivo Alejandro Tortolero Niza Ejecutivo

1.0 Gestión de la planificación

Especificación de la forma de trabajar de la organización durante el proyecto,

identificación de objetivos a alcanzar, cómo alcanzarlos y al final de todo, una visión

retrospectiva del trabajo realizado TODOS

Duración : 29 horas

1.1 Acta de constitución

Realización de un documento donde identifiquemos el motivo de la realización del

proyecto. Incluye cualquier información relevante sobre él, ya sean objetivos,

estructura, hitos, costes, interesados... etc TODOS Duración : 11 horas

1.2 Alcance Realización de un documento donde

especifiquemos más detalladamente los aspectos que incluye el Acta de Constitución

(1.1) TODOS

Duración : 11 horas y 30 Minutos

1.3 Planificación inicial

Realización de una planificación inicial del proyecto en MSProject, incluyendo

estimaciones de duración, costes, asignación de recursos, calendario ... etc

TODOS Duración : 5 horas

1.4 Planificación final

Realización de una planificación final del proyecto en MSProject, proporcionando ya

valores concretos en cuanto tiempo, coste y demás aspectos importantes de la realización

del mismo TODOS

Duración : 1 Hora y 30 Minutos

2.0 Lecciones aprendidas

Problemas e inquietudes surgidas durante el desarrollo del proyecto, acompañados de su resolución para que sirvan como apoyo en

próximos proyectos Alejandro y Rubén

Duración : 3 horas

3.0 Exposición

Realización del material necesario para la exposición al resto de interesados del producto

sobre el que trata nuestro proyecto TODOS

Duración : 15 horas

3.1 Presentación Diseño de una presentación para a explicar los aspectos más importantes de nuestro proyecto

durante la exposición a los interesados Pablo

Duración : 5 horas

3.2 Video/Tutorial Realización de un video/tutorial destinado a

que los interesados comprendan el funcionamiento de la herramienta sobre la que

trata nuestro proyecto de una forma visual, interactuando con ella misma

TODOS Duración : 8 horas

3.3 Enunciado práctico Elaboración de un enunciado junto con su

solución con la misión de que los interesados prueben los conocimientos adquiridos durante

el video/tutorial Rafael

Duración : 2 horas

4. Planificación inicial

En este apartado mostraremos la planificación inicial creada el día 18 de Octubre con el fin de poder tener una cronología y poder observar todas las actividades a realizar.

En la carpeta del entregable se adjunta el archivo “Planicacion_Inicial_2.0.mpp” en el que se podrá observar de major manera esta planificación inicial.

5. Planificación final

Para realizar la planificación final hemos medido el tiempo invertido en cada tarea con la herramienta Toggl que registra las tareas realizadas y luego se pueden observar los resultados obtenido mediante reportes. Creamos una etiqueta “Proyecto PGPI: Cacoo” y le pusimos como título el nombre de la tarea a realizar. Una vez realizadas todas las tareas se exportaron dos “pdf report summary grupo 1.2.9” y “report detail grupo 1.2.9” adjuntados aparte de la documentación debido a la imposibilidad de añadirlo en este apartado. Debido a que algunas horas no fueron registradas en el momento de realizarlas fueron añadidas a posteriori de forma manual debido a esto algunas horas como las reuniones grupales no tienen la misma hora de comienzo y fin. Finalmente se intento seguir lo mas minuciosamente posible la planificación inicial pero en algunos casos no resultó posible debido a las dificultades horarias y causas ajenas al proyecto, pero en la mayoria de los casos se ha podido seguir de manera correcta por lo que el resultado final se asemeja a la planificación inicial.

6. Lecciones aprendidas

PROBLEMA DESCRIPCIÓN SOLUCIÓN LECCIÓN APRENDIDA

1 Nuevos Compañeros

Puede llegar a ser un problema el mal entendimiento entre los componentes del grupo

El trabajo de todos y el buen ambiente de trabajo durante la realización de este proyecto solucionó este problema

Intenta trabajar con los componentes de tu grupo sin juzgar como te puedas llevar con ellos

2 Reparto de Tareas Para un proyecto colectivo (en este caso 4 personas), es muy importante tener alguna manera de repartir las tareas

Utilizamos herramientas como Trello para dividir las tareas y comprobar el estado de cada una

Siempre es necesario tener alguna manera de documentar el reparto de las tareas entre los componentes

3 Comunicación Compañeros

Era necesario establecer algún medio por el que comunicarnos los componentes del grupo, ya fuera a distancia o en persona

Para solucionar este problema utilizamos la herramienta WhatsApp en cuanto comunicación a distancia. Por otro lado organizamos reuniones estableciendo el día que a

Muy importante estar en constante comunicación con los miembros de tu equipo para solventar cualquier duda o adversidad

la mayoría le conveniese para trabajar de manera conjunta y aumentar la confianza

4 Repositorio Necesidad de tener un repositorio común

La solución que nosotros tomamos fue la de usar Google Drive y ProjETSII

Siempre es necesario tener todos los archivos en un repositorio común y si es posible con control de versiones, para tener accesible en todo momento los documentos con los que trabajamos

5 Dificultad Horaria y Geográfica

Cada persona de nuestro grupo cuenta con diferentes horarios y vive en diferentes lugares

Esfuerzo por parte de todos, constante comunicación y correcto reparto de tareas

Hay que tener una implicación máxima para que el proyecto transcurra de manera exitosa