PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN … · CIUDADANA integra al Plan...

CORPORACIÓN DE LA INDUSTRIA AERONÁUTICA COLOMBIANA S.A. MANTENIMIENTO Y DESARROLLO AERONÁUTICO

CDF-010 (UAEAC) - CCI-061 (UAEAC) – REPAIR STATION 032Y (FAA) - NIT. 899.999.278-1

Av. Calle 26 No.103 - 08 Entrada 1 Interior 2 Conmutador 492 61 60 Línea Gratuita de Atención al Cliente: 018000122422 www.ciac.gov.co - E-mail: [email protected] Bogotá, D.C. Colombia

2017

PLAN

ANTICORRUPCIÓN Y

DE ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA CIAC S.A. Revisión 2

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mailto:[email protected]




CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD

OBJETIVO Y ALCANCE

COMPONENTES DEL PLAN

1. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS CORRUPCIÓN

2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES

3. RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. LINEAMIENTOS

GENERALES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

5. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO

ANEXO: MAPA DE RIESGOS POR CORRUPCIÓN






INTRODUCCIÓN

En concordancia con lo establecido en el Documento CONPES 3654 de 2010 “Política de Rendición

de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos” y en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1474

de 2011 “Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, el

Decreto 2641 de 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011” y el

Decreto 124 de 2016 “Por el cual se sustituye el Título IV de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de

2015, relativo al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” junto con sus documentos anexos

“Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – Versión 2” y

“Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción”; la Corporación de la Industria Aeronáutica

Colombiana S.A. (CIAC S.A.) presenta su estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al

ciudadano, orientada a identificar los riesgos por corrupción, implementar la estrategia anti trámites,

dar cumplimiento a la rendición de cuentas y establecer mecanismos para mejorar la atención al

ciudadano así como los mecanismos para garantizar la transparencia y acceso a la información

pública.

Esta estrategia denominada PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN

CIUDADANA integra al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el Plan de Participación

Ciudadana, partiendo de la premisa que la Participación Ciudadana es transversal a cada uno de sus

componentes y clave para la efectividad de las acciones del Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano.

Por tal razón, el componente Rendición de Cuentas pasó a denominarse Rendición de Cuentas y

Participación Ciudadana.

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD

La CIAC S.A. fue creada mediante Decreto Legislativo 1064 de mayo 9 de 1956 con el objeto

primordial de explotar centros de reparación, mantenimiento y servicios de aviones, y

posteriormente construcción de los mismos. Luego, se convirtió en una entidad autónoma vinculada

al Ministerio de Defensa Nacional MDN) en el año de 1966 y después fue catalogada como una

sociedad de Economía Mixta bajo el régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado en 1971.

El posicionamiento alcanzado por parte de la CIAC S.A. como líder de la industria aeroespacial a nivel

nacional durante los últimos años es el resultado de una visión y el esfuerzo sostenido de las partes

interesadas por lograrlo. Sin embargo, su devenir no ha estado exento de obstáculos y dificultades



http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62516#0




que lejos de desestimular su gestión se han constituido en oportunidades de mejora continua a través

del redireccionamiento estratégico, la innovación, la adquisición progresiva de nuevas capacidades,

la implementación de estándares superiores de gestión, la optimización de los procesos, la evolución

de la cultura organizacional y el manejo del cambio a fin de sostener su ventaja competitiva e

incrementar su presencia en los mercados comercial y de seguridad y defensa.

El marco de referencia dentro del cual se desenvuelve la gestión de la Corporación corresponde al de

la industria aeroespacial, siendo importante tener en cuenta entonces que esta es altamente

estratégica para los intereses nacionales por cuanto permite a los países que la han desarrollado en

un grado u otro disponer en forma autónoma de soluciones a las necesidades en la materia,

generando desarrollo tecnológico, económico y social.

Es también una industria de gran complejidad que demanda un elevado nivel de competencia de las

organizaciones que la conforman requiriendo de la adopción de las mejores prácticas corporativas,

la disponibilidad de talento humano altamente calificado, la existencia de recursos (materiales y

presupuestales) y un enfoque total al cliente basado en la calidad de los productos finales (bienes y

servicios).

PLATAFORMA ESTRATÉGICA CIAC S.A.

MISIÓN

Impulsar con excelencia el desarrollo de la industria aeroespacial colombiana.

VISIÓN

La Corporación de la Industria Aeronáutica

Colombiana se posicionará como una empresa

de clase mundial que ofrece soluciones

integrales aeroespaciales, con un talento

humano calificado y comprometido, tecnología e

infraestructura de punta y los más altos

estándares de calidad y seguridad aérea, que

garanticen la satisfacción del cliente.

POLÍTICA INTEGRADA DE CALIDAD

Impulsar el desarrollo de la industria

aeroespacial Colombiana a través de la

administración eficiente de los recursos, el

comportamiento ético de su Talento Humano, el

cumplimiento de los requisitos y atributos de

calidad aeronáutica, la prevención de la

contaminación ambiental y el uso eficiente de los

recursos naturales, el cumplimiento de los

requisitos legales y demás aplicables que

suscriba la organización y el mejoramiento

continuo de su Sistema Integrado de Gestión de

Calidad Aeronáutica garantizando la Seguridad

Integral y la satisfacción del cliente.






VALORES

PRINCIPIOS 1. Focalización – Enfoque en el negocio.

Dirigir los recursos disponibles al

cumplimiento de la misión institucional. La

Entidad enfoca sus metas basada en las

capacidades adquiridas, con una adecuada

asignación de recursos y buscando siempre

la satisfacción del cliente.

2. Comunicación y relación con el cliente.

Canales de comunicación efectivos que

garanticen una relación adecuada con el

cliente externo e interno.

3. Implementar la cultura de clase mundial.

Ser una empresa diferenciadora en el

desarrollo de la industria aeroespacial con

base en los siguientes pilares: Satisfacción

del cliente, capital humano calificado,

liderazgo, procesos y procedimientos

comparables con otras empresas de clase

mundial, ventajas competitivas y tecnología

de punta.

4. Gerenciar y monitorear todas las

actividades. Seguimiento permanente a los

servicios prestados por la Corporación,

mediante la medición indicadores de gestión

por procesos y establecimiento de cuadro de

mando integral como herramienta de

análisis gerencial y toma de decisiones.

5. Seguridad Integral. Prestación de un

servicio seguro con altos estándares en

seguridad industrial, seguridad operacional,

seguridad física y salud ocupacional.

6. Protección de las capacidades. Los

sistemas de información de la Corporación

deben garantizar la seguridad de la

información, tanto para evitar el espionaje

industrial como para garantizar la integridad

de la información financiera, contable y

estratégica.

7. Innovación. Incentivar en los trabajadores la

iniciativa e invención de estrategias que

mejoren el desarrollo de sus actividades y

generen valor agregado a la prestación de los

servicios de la Entidad.






MAPA ESTRATÉGICO

MAPA DE PROCESOS






OBJETIVO Y ALCANCE

El presente plan pretende transmitir los lineamientos del alto gobierno en la construcción, aplicación

y seguimiento de las estrategias para la lucha contra la corrupción y el mejoramiento de los servicios

al ciudadano.

Igualmente, tiene aplicabilidad a todos los procesos de la organización y cobija el actuar de todos los

trabajadores y colaboradores de la Corporación.

COMPONENTES DEL PLAN

A continuación, se presentan las estrategias propuestas para cada uno de los componentes del Plan.

1. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

El modelo para gestionar los riesgos de Corrupción como parte integral del Sistema de Gestión

Integral de la CIAC S.A. toma como punto de partida los parámetros impartidos por el Modelo

Estándar de Control Interno (MECI) contenidos en la Guía para la Administración del Riesgo del

Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y el Decreto 1081 de 2015 “Decreto

Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”.

DEFINICIONES

Causa: Medios, circunstancias, situaciones o

agentes generadores del riesgo.

Consecuencia: Efectos generados por la

ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos

o un proceso de la entidad. Pueden ser entre

otros, una pérdida, un daño, un perjuicio, un

detrimento.

Es el “resultado de un evento que afecta los

objetivos”.

Corrupción: “Uso del poder para desviar la

gestión de lo público hacia el beneficio privado.”

Gestión del Riesgo de Corrupción: Es el

conjunto de “Actividades coordinadas para

dirigir y controlar una organización con respecto

al riesgo” de corrupción.

Impacto. Son las consecuencias o efectos que

puede generar la materialización del riesgo de

corrupción en la entidad.

Mapa de Riesgos de Corrupción: Documento

con la información resultante de la gestión del

riesgo de corrupción.

Modelo Integrado de Planeación y de Gestión:

Instrumento de articulación y reporte de la

planeación de cinco políticas de desarrollo

administrativo.

Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano: Plan que contempla la estrategia de






lucha contra la corrupción que debe ser

implementada por todas las entidades del orden

nacional, departamental y municipal.

Probabilidad: Oportunidad de ocurrencia de un

riesgo. Se mide según la frecuencia (número de

veces en que se ha presentado el riesgo en un

período determinado) o por la factibilidad

(factores internos o externos que pueden

determinar que el riesgo se presente).

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan para generar un

valor.

Riesgos: Posibilidad de que suceda algún evento

que tendrá un impacto sobre los objetivos de la

entidad, pudiendo entorpecer el desarrollo de

sus funciones.

Riesgo de Corrupción: Posibilidad de que, por

acción u omisión, se use el poder para poder

desviar la gestión de lo público hacia un

beneficio privado.

Riesgo Inherente: Nivel de riesgo propio de las

actividades en los procesos, sin considerar las

medidas de mitigación.

Riesgo Residual: Nivel resultante del riesgo que

permanece luego de tomar las medidas de

tratamiento del Riesgo.

ETAPAS DE LA GESTIÓN DE RIESGO DE

CORRUPCIÓN

A continuación, se describen las etapas de la

estrategia de la Gestión del Riesgo de Corrupción

establecidas por la CIAC S.A. para el adecuado

manejo de los mismos.

1. Políticas de Administración del Riesgo de

Corrupción.

2. Construcción de los Mapas de Riesgos de

Corrupción.

3. Consultas y Divulgación.

4. Monitoreo y Revisión.

5. Seguimiento.

1. Políticas de Administración del Riesgo de

Corrupción

Políticas:

• La gestión de riesgos en la CIAC S.A. se en-

foca en cada uno de los procesos que com-

ponen el mapa de procesos de la Corpora-

ción y hacen parte del Sistema de Gestión In-

tegral.

• Cada uno de los Líderes o Dueños de Proce-

sos y Subprocesos son responsables ante la

Gerencia General de la Corporación y los ór-

ganos de control de elaborar los mapas de

riesgos, identificando sus riesgos que afec-

ten el cumplimiento de los objetivos de su

proceso y sus causas, así como generar y

cumplir a cabalidad los planes de acción re-

queridos que incluyan su prevención y aten-

ción.

• La metodología establecida para la elabora-

ción de los Mapas de Riesgos es la definida

por parte de la Oficina de Planeación y Siste-

mas, previa aprobación de la Gerencia Gene-

ral.

• El Jefe de Control Interno es el encargado de

verificar y evaluar la elaboración, visualiza-

ción, seguimiento y control del Mapa de

Riesgos de Corrupción.

• Los Líderes o Dueños de Procesos y Subpro-

cesos son responsables ante la Gerencia Ge-

neral y los órganos de control de reportar a

la Oficina de Planeación y Sistemas cual-

quier caso de materialización del riesgo, in-

cluyendo los riesgos de corrupción.






• A la Oficina de Planeación y Sistemas le co-

rresponde liderar el proceso de Construc-

ción de los Mapa de Riesgos de Corrupción y

su publicación.

• El documento que contempla las políticas y

procedimientos de la Gestión de Riesgos

debe estar disponible para la consulta de to-

dos los trabajadores y colaboradores.

Objetivos a lograr con la Gestión de

Riesgos de Corrupción

• Lograr un sistema de gestión de riesgos sos-

tenible a través del autocontrol, la autorre-

gulación y la autogestión.

• Concientizar a los funcionarios y colabora-

dores acerca de la necesidad de identificar y

tratar los riesgos en todos los niveles de la

Corporación con el fin de prevenir, detectar

desviaciones y efectuar los correctivos nece-

sarios para el logro de los resultados pro-

puestos.

• Integrar la gestión de riesgos al sistema de

gestión por procesos para garantizar el cum-

plimiento de los objetivos planteados desde

la misión y visión de la Corporación.

Estrategia para el Establecimiento y

Desarrollo de las Políticas

Con el fin de asegurar que las Políticas se

lleven a cabo y que la Gestión de Riesgos haga

parte del día a día de las operaciones de la

Corporación se definen las siguientes

estrategias:

1. Automatización de herramientas que

permitan un mejor control y gestión de

los riesgos.

2. Procedimientos periódicos de actualiza-

ción del mapa de procesos y de las matri-

ces de riesgos.

3. Campañas de sensibilización y concienti-

zación al personal sobre la importancia y

el rol que ellos juegan en la gestión de sus

riesgos.

4. Análisis, revisión y publicación de los

Mapas de Riesgos.

5. Reportes y análisis de los riesgos mate-

rializados, incluyendo planes de acción y

seguimiento.

6. Seguimiento independiente por parte de

la Oficina de Control Interno.

Acciones a Desarrollar para la

Implementación y Efectividad de las

Políticas

Roles y Responsabilidades de la Gestión de

Riesgos:

a. Gerente General

- Definir y aprobar los procedimientos

para la gestión del riesgo.

- Recibir y evaluar los informes presen-

tado por el área o cargo responsable de la

implementación y seguimiento del pro-

cedimiento de gestión de riesgos.

- Velar por que se implementen los proce-

dimientos para la adecuada administra-

ción del riesgo a que se vea expuesta la

Corporación en desarrollo de su activi-

dad.

b. Líderes o Dueños de Procesos y Subpro-

cesos

- Identificar, analizar, evaluar y tratar los

riesgos de Corrupción que afectan los ob-

jetivos de los procesos y realizar su ac-

tualización por lo menos una vez al año.

- Aplicar la metodología de Gestión de

Riesgos aquí establecida cuando un

nuevo proyecto, producto o servicio se

elabore y/o se modifiquen los procesos o

subprocesos, o se cambien los controles.






- Conocer y firmar sus mapas de riesgos in-

herentes y residuales confirmando que

estos corresponden a la situación real de

la Corporación cada vez que se presenten

cambios.

- Garantizar la correcta aplicación de los

controles asociados para el tratamiento

de los riesgos inherentes.

- Implementar las oportunidades de mejo-

ramiento que se identifiquen en las acti-

vidades de monitoreo continuo (Auto-

control, Autorregulación, Autogestión), y

las actividades de monitoreo indepen-

diente realizadas por la Oficina de Con-

trol Interno.

- Servir de ejemplo al personal a su cargo

con respecto a la aplicación de la metodo-

logía de gestión de riesgos y los contro-

les.

- Reportar cada vez que se presente la ma-

terialización de un riesgo a la Oficina de

Planeación y Sistemas para su segui-

miento y reporte, y confirmar en caso de

que no exista ningún reporte por lo me-

nos anualmente la ausencia del mismo.

c. Oficina de Planeación y Sistemas

- Definir los instrumentos, metodologías y

procedimientos tendientes a que la enti-

dad administre efectivamente sus ries-

gos.

- Apoyar a los Líderes o Dueños de Proce-

sos y Subprocesos en la identificación,

análisis, evaluación y tratamiento de los

riesgos que afectan los objetivos del pro-

ceso.

- Desarrollar e implementar los diferentes

reportes internos y externos relaciona-

dos con la gestión de riesgos en la Corpo-

ración.

- Monitorear el perfil de riesgo por pro-

ceso y establecer el mapa de riesgo por

procesos y consolidado de la Corpora-

ción.

- Realizar el seguimiento de las medidas a

adoptar por los dueños de los procesos

para mantener los niveles de riesgo resi-

dual a niveles aceptables.

- Desarrollar los programas de concienti-

zación a los funcionarios relacionados

con la Gestión de Riesgos.

- Administrar las matrices de riesgos por

procesos y realizar su publicación.

- Realizar el seguimiento permanente de

los procedimientos relacionados con la

Gestión de Riesgos y proponer sus co-

rrespondientes actualizaciones y modifi-

caciones.

d. Oficina de Control Interno

- Adelantar seguimiento al Mapa de Ries-

gos de Corrupción con corte a 30 de abril,

31 de agosto y 31 de diciembre de cada

año, durante los 10 primeros días hábiles

de los meses de mayo, septiembre y

enero, respectivamente.

Para el seguimiento se deberán realizar

entre otra las siguientes actividades:

1. Publicación del Mapa de Riesgos de

Corrupción en la página Web de la

Corporación.

2. Revisión de las causas.

3. Revisión de los riesgos y su evolución.

4. Asegurar que los controles sean efec-

tivos, le apunten al riesgo y estén fun-

cionando en forma oportuna y efec-

tiva.

- Informar a los Líderes o Dueños de los

Procesos y Subprocesos sobre los resul-

tados de sus auditorías.

- Publicar el seguimiento adelantado por

la Oficina de Control Interno en la página






Web de la entidad en un lugar de fácil ac-

ceso al ciudadano.

- Hacer seguimiento a las recomendacio-

nes generadas como resultado de las au-

ditorías.

2. Construcción del Mapa de Riesgos de Co-

rrupción

2.1 Identificación del Riesgo de Corrupción

Se debe tener en cuenta el contexto

organizacional en el cual se establecen los

objetivos estratégicos de la Corporación así como

de los procesos, para comprender cómo se

realiza el despliegue descendente de los

objetivos a todos los niveles de la Corporación y

sus Unidades de Negocio como la ruta para

lograr la misión y visión. De esta manera se logra

establecer desde el inicio que el proceso de

Gestión de Riesgos debe apoyar la consecución

de los objetivos estratégicos que se ha planteado

la Corporación y que sea un medio para un fin.

La identificación de riesgos es permanente y

parte de la claridad de los Objetivos Estratégicos

de la Corporación y de su adecuado despliegue

descendente a los objetivos de los procesos

diferenciando entre el riesgo que afecta el

cumplimiento de los objetivos, las causas que lo

generan y sus consecuencias:

Objetivos: Señalar el objetivo del proceso al que

se le identificarán los riesgos de corrupción.

Causas: Se busca de manera general determinar

una serie de situaciones que, por sus

particularidades pueden originar prácticas

corruptas. Para el efecto se utilizarán fuentes de

información tales como los registros históricos o

informes de años anteriores y en general toda la

memoria institucional, las quejas, denuncias e

investigaciones adelantadas; así como los actos

de corrupción presentados en entidades

similares.

Riesgos de corrupción: Identificar los riesgos

de corrupción, en el entendido de que

representan la posibilidad de que por acción u

omisión se use el poder para desviar la gestión

de lo público hacia un beneficio privado.

Se tendrá como criterio básico de identificación

de riesgos el aporte de los trabajadores de la

Corporación, especialmente de los que

participan en la supervisión, diseño y/o

ejecución de los respectivos procesos; a través de

la ejecución de cualquiera de las siguientes

técnicas:

- Talleres

- Reuniones

- Autoevaluaciones

- Encuestas

- Listas de verificación

- Recorrido por los procesos validando sus

respectivos documentos, entre otros.

La identificación de riesgos se realiza a través del

uso de las técnicas antes mencionadas, las cuales

serán elegidas dependiendo del criterio y juicio

experto del facilitador (Oficina de Planeación y

Sistemas) con el soporte de los dueños de los

procesos.

Es necesario que en la descripción del riesgo

concurran los componentes de su definición:

acción u omisión + uso del poder + desviación de

la gestión de lo público + el beneficio privado:






MATRIZ DEFINICIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO ACCIÓN Y OMISIÓN USO DEL PODER DESVIAR LA GESTIÓN DE LO PÚBLICO BENEFICIO PARTICULAR

Consecuencias: Determinar efectos

ocasionados por la ocurrencia de un riesgo que

afecta los objetivos o procesos de la entidad.

Pueden ser una pérdida, un daño, un perjuicio,

un detrimento. La consecuencia se convierte en

un insumo de la mayor importancia, toda vez que

es la base para determinar el impacto.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO CAUSA RIESGO CONSECUENCIAS

2.2 Valoración del Riesgo de Corrupción

2.2.1. Análisis del Riesgo de Corrupción

Esta etapa tiene como principal objetivo medir

el Riesgo Inherente, el cual implica el

desarrollo y la comprensión del riesgo sin

considerar la existencia de controles. Este

análisis incluye la evaluación de las

consecuencias (impacto) negativas del riesgo y la

probabilidad de que tales consecuencias puedan

ocurrir con el fin de establecer la Zona de Riesgo

Inicial.

Probabilidad: Es la oportunidad de ocurrencia

de un evento de riesgo. Se mide según la

frecuencia (número de veces en que se ha

presentado el riesgo en un período

determinado) o por la factibilidad (factores

internos o externos que pueden determinar que

el riesgo se presente).

Impacto. Son las consecuencias o efectos que

puede generar la materialización del riesgo de

corrupción en la Corporación.

Los criterios establecidos para valorar el riesgo

de corrupción y señalados a continuación se

tomaron de la Guía para la Administración del

Riesgo del DAFP:

Probabilidad: MEDICIÓN DE LA PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN

Rara Vez Ocurre en circunstancias excepcionales. El evento no se ha presentado en los últimos cinco (5) años

Improbable Puede ocurrir. El evento se presentó una vez en los últimos 5 años. Posible Es posible que suceda. El evento se presentó una vez en los últimos 2 años.

Probable Es viable que el evento ocurra en la mayoría de los casos. El evento se presentó una vez en el último año.

Casi Seguro Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias. Es muy seguro que se presente. El evento se presentó más de una vez al año.






Impacto: MEDICIÓN DEL

IMPACTO DESCRIPCIÓN

Moderado Afectación parcial al proceso y a la dependencia - Genera medianas consecuencias para la entidad.

Mayor Impacto negativo de la Entidad - Genera altas consecuencias para la entidad.

Catastrófico Consecuencias desastrosas sobre el sector - Genera consecuencias desastrosas

para la entidad.

Tratándose de riesgos de corrupción el impacto

siempre será negativo. En este orden de ideas, no

aplica la descripción de riesgos insignificante o

menores.

Para determinar la medición del impacto y que

esta no sea tan subjetiva y se mida según las

consecuencias que pueda causar el hecho de

corrupción al cumplimiento de los fines de la

Corporación se deben realizar las siguientes

preguntas:

FORMATO PARA DETERMINAR EL IMPACTO

Nº Pregunta: Si el riesgo de corrupción se materializa podría... Respuesta

Si No

1 ¿Afectar al grupo de funcionarios del proceso?

2 ¿Afectar el cumplimiento de metas y objetivos de la dependencia?

3 ¿Afectar el cumplimiento de misión de la Entidad?

4 ¿Afectar el cumplimiento de la misión del sector al que pertenece la Entidad?

5 ¿Generar pérdida de confianza de la Entidad, afectando su reputación?

6 ¿Generar pérdida de recursos económicos?

7 ¿Afectar la generación de los productos o la prestación de servicios?

8 ¿Dar lugar al detrimento de calidad de vida de la comunidad por la pérdida del bien

o servicios o los recursos públicos?

9 ¿Generar pérdida de información de la Entidad?

10 ¿Generar intervención de los órganos de control, de la Fiscalía, u otro ente?

11 ¿Dar lugar a procesos sancionatorios?

12 ¿Dar lugar a procesos disciplinarios?

13 ¿Dar lugar a procesos fiscales?

14 ¿Dar lugar a procesos penales?

15 ¿Generar pérdida de credibilidad del sector?

16 ¿Ocasionar lesiones físicas o pérdida de vidas humanas?

17 ¿Afectar la imagen regional?

18 ¿Afectar la imagen nacional?

Total preguntas afirmativas: Total preguntas negativas:

Clasificación del Riesgo: Moderado Mayor Catastrófico

Puntaje:






Respuestas:

• Responder afirmativamente de UNO a CINCO preguntas genera un impacto Moderado.

• Responder afirmativamente de SEIS a ONCE preguntas genera un impacto Mayor.

• Responder afirmativamente de DOCE a DIECIOCHO preguntas genera un impacto

Catastrófico.

La Corporación ha establecido de acuerdo con su

apetito de riesgo la siguiente Matriz de

Intersección entre la calificación de Impacto y

Probabilidad a fin de realizar la evaluación de las

consecuencias negativas del riesgo y la

probabilidad de que tales consecuencias puedan

ocurrir y afecten el cumplimiento de los

objetivos del proceso, la cual tiene una

estructura no lineal y unificada para todo los

riesgos de la Corporación, incluyendo los de

corrupción, para establecer un mayor peso a

aquellos riesgos en los cuales aunque la

probabilidad es baja su impacto para la

Corporación es importante y estableciendo que

no existe calificación bajas en zonas de riesgos,

ya que no es aceptable la Corrupción en la

Corporación:

RESULTADOS DE LA CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

PROBABILIDAD

PUNTAJE ZONAS DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

Casi seguro Extrema

Transferir / Mitigar Extrema


Evitar / Transferir / Mitigar

Probable Alta




Posible Alta

Transferir / Mitigar

Extrema Transferir / Mitigar

Extrema Evitar / Transferir / Mitigar

Improbable Moderada

Transferir / Mitigar Alto



Rara vez Moderada



Transferir / Mitigar

IMPACTO Moderado Mayor Catastrófico






Las opciones como respuesta a la evaluación de

los riesgos son las siguientes:

1. Evitar el riesgo: Se decide no proceder con

la actividad que tiene la posibilidad de gene-

rar riesgo, esta circunstancia puede incre-

mentar la importancia de otros riesgos.

2. Reducir: Actividades y medidas tendientes a

reducir la probabilidad y/o minimizar la se-

veridad de su impacto. Se consigue mediante

la optimización de los procedimientos y la

implementación de controles (prevención,

planificación).

3. Transferir el riesgo: Actividades y medidas

tendientes a transferir o compartir la respon-

sabilidad por el manejo del riesgo (Póliza de

seguro, subcontratación controlada).

Dependiendo del nivel de riesgo, el

tratamiento a seguir se muestra en el

siguiente gráfico o de la decisión que tome el

Líder o Dueño del Proceso con

asesoramiento de la Oficina de Planeación y

Sistemas como mejor opción.

2.2.2. Evaluación del Riesgo de Corrupción

Su objetivo es comparar los resultados del

análisis de riesgos con los controles establecidos,

para determinar la zona de riesgo final.

Involucra la selección de una o más actividades

de control para disminuir sus consecuencias

(impacto) o la frecuencia y así establecer si el

nivel de riesgo residual (después de controles),

está en los niveles de aceptación por parte de la

Corporación.

Al seleccionar las actividades de tratamiento

para los riesgos, se deberá tener en cuenta lo

siguiente:

1. El efecto potencial que pueda tener sobre la

importancia del riesgo y que la respuesta

para el tratamiento del riesgo esté alineada

con la tolerancia al riesgo de la CIAC S.A.






2. La segregación de funciones que permita que

la respuesta adoptada logre la reducción pre-

vista de la importancia del riesgo.

3. El análisis costo - beneficio de las posibles re-

puestas.

Las actividades de tratamiento por parte de la

Corporación para reducir o compartir un riesgo,

es lo que se denomina como actividades de

control.

Actividades de Control: Son las políticas y

procedimientos establecidos por la Dirección y el

personal de la Corporación para mitigar los

riesgos que inciden en el cumplimiento de los

objetivos del proceso y a su vez, en los Objetivos

Estratégicos.

Las actividades de control se llevan a cabo en

todos los niveles de la Corporación, en las

diferentes etapas de los procesos de negocio y en

el entorno tecnológico. Según su naturaleza

pueden ser preventivos o de detección y pueden

abarcar una amplia gama de actividades

manuales y automatizadas, tales como

autorizaciones y aprobaciones, verificaciones,

conciliaciones y revisiones de desempeño que

deben estar integradas con una adecuada

segregación de funciones.

Al momento de definir las medidas de

tratamiento (actividades de control) para las

causas que pueden llevar a la materialización del

riesgo que afecta el cumplimiento de los

objetivos del proceso, deben establecerse

considerando las variables de su diseño.

La evaluación de los controles se realiza teniendo

en cuenta los siguientes criterios:

A. Por lo adecuado de las actividades y sufi-

ciencia del control.

a. Adecuada: Las actividades que se desa-

rrollan en el control y la fuente de infor-

mación utilizadas para realizar el control

son adecuadas y suficientes para mitigar

la causa que da origen al riesgo.

b. Insuficientes: Las actividades que se

desarrollan en el control y la fuente de in-

formación utilizada son adecuadas, pero

no son suficientes para mitigar la causa

que da origen al riesgo

c. No Adecuadas: Las actividades que se

desarrollan y la fuente de información

utilizada no son adecuadas y la fuente de

información utilizada es insuficiente y

debería complementarse con otras acti-

vidades de control o fuentes de informa-

ción.

B. Por su periodicidad

a. Adecuada: Es la periodicidad suficiente

para minimizar la ocurrencia de un

riesgo.

b. Inadecuada: Es la periodicidad insufi-

ciente para minimizar la ocurrencia de

un riesgo.

C. Por su oportunidad

a. Preventivo: Evitan que se materialicen

los riesgos.

b. Detectivo: Identifican los eventos de

riesgo en el momento en que se presen-

tan.

c. Correctivo: Corrigen la situación una vez

se ha presentado la materialización del

riesgo.

D. Por su naturaleza

a. Manual: Son los que son desarrollados

por una o más personas, y no requieren

de sistemas.






b. Automático: Ejercido sólo por sistemas

de información.

c. Dependiente de TI: Es un control ma-

nual que para poder ejecutarse requiere

de la intervención de un Sistema de Infor-

mación. Por ejemplo el análisis de un re-

porte de excepciones o partidas pendien-

tes de conciliar generados por el sistema.

E. Por su asignación

a. Adecuado: El responsable de la ejecu-

ción del control tiene la autoridad y ade-

cuada segregación de funciones que le

permite evitar, detectar y reportar las ex-

cepciones y/o materialización de un

riesgo.

b. Inadecuado: El responsable de la ejecu-

ción del control no tiene la autoridad o la

adecuada segregación de funciones que

le permite evitar, detectar y reportar las

excepciones y/o materialización de un

riesgo.

F. Por su evidencia

a. Existe: El control cuenta con las eviden-

cias suficientes para sustentar su ejecu-

ción.

b. No Existe: El control no deja sustento de

su ejecución, o las evidencias no son sufi-

cientes para su validación.

G. Por su documentación

a. Documentado: Control que está conte-

nido en alguna política, norma publicada

o procedimiento interno de cada área.

b. No documentado: Control que se realiza

con una periodicidad definida pero no

está formalizado en ninguna norma.

Diseño del Control: El diseño del control se

califica con base en las variables anteriores,

donde a cada variable se le asigna un porcentaje:

RANGO DE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN DEL DISEÑO DEL

CONTROL CUADRANTES A DISMINUIR EN

EL MAPA ≥ 76% Fuerte 2

51≤ y ≤ 75% Moderado 1 ≤ 50% Débil 0

Fuerte: El control está bien diseñado para mitigar las causas que originan el riesgo. Moderado: El control tiene debilidades en su diseño, que deben ser mejoradas, pero ayuda a mitigar

las causas que originan en riesgo. Débil: El control tiene debilidades significativas en su diseño para mitigar en forma adecuada la causa

que origina el riesgo.

Peso de las variables total 100%

NOMBRE DE LA VARIABLE %

Actividades y Suficiencia de Control 30%

1. Adecuadas 30%

2. Insuficientes. 10%

3. No Adecuadas 0%







Tipo de Control 15%

1. Preventivo 15%

2. Detectivo 10%

3. Correctivo 5%

Naturaleza del Control 10%

1. Automático 10%

2. Dependiente de TI. 7%

3. Manual. 5%

Frecuencia del Control – Oportunidad 20%

1. Adecuado 20%

2. Inadecuado 0%

Documentación del Control 10%

1. Documentado 10%

2. No Documentado. 0%

Evidencia que Compone el Control. 15%

1. Completa 15%

2. Incompleta 10%

3. No Existe 0%

Plan de Acción frente al Diseño del Control:

Como resultado de la evaluación del diseño del

control, se debe determinar en la herramienta si

hay o no lugar a observaciones frente al diseño

dejando como resultado las siguientes opciones:

Si cualquiera de las siguientes variables está

marcada, así no afecten en su consolidado la

calificación del diseño del control se debe

determinar plan de acción para el

fortalecimiento del control:


Actividades y Suficiencia de Control

a. Insuficientes. 10%

b. No Adecuadas 0%

Frecuencia del Control – Oportunidad

c. Inadecuado 0%

Documentación del Control

d. No Documentado. 0%

Evidencia que Compone el Control.

e. Incompleta 10%

f. No Existe 0%

Ejecución del Control: Un control puede estar bien diseñado pero no se ejecuta por parte del






responsable, así que al considerar el control

como mecanismo adecuado para mitigar las

causas que originan los riesgos deben evaluarse

desde el punto de vista del diseño como desde

su ejecución. La ejecución del control es una

calificación inicial que asigna el dueño del

proceso y que se retroalimenta con los

resultados del autocontrol y el monitoreo

independiente por parte de la Oficina de Control

Interno y de riesgos materializados.

RANGO DE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN DE LA EJECU-

CIÓN DEL CONTROL CUADRANTES A DISMINUIR

EN EL MAPA

≥ 76% Fuerte 2

51≤ y ≤ 75% Moderado 1

≤ 50% Débil 0

Fuerte: El control siempre se ejecuta por los Líderes o Dueños de los procesos de acuerdo con las

variables del diseño del control y no existen observaciones de auditoria interna y/u otros entes de control

con relación a la ejecución del control. Moderado: El control no se ejecuta permanentemente como fue diseñado y/o existen observaciones de

auditoria interna u otros entes de control con relación a que a veces si se ejecuta el control y otras veces

no. Débil: El control no se ejecuta como está diseñado y/o existen informes de auditoría o entes de control

que así lo establecen.

Solidez Individual del Control: La solidez

individual del control se determina a partir de la

evaluación del diseño del Control y su ejecución.

La forma como se calcula es la siguiente:

RANGO DE PONDERA-CIÓN

CALIFICACIÓN DEL DISEÑO Y LA EJECUCIÓN DEL CONTROL

CUADRANTES A DISMI-NUIR EN EL MAPA

≥ 76% Fuerte 2

51< y ≤ 75% Moderado 1

≤ 50% Débil 0

Fuerte: El control está bien diseñado y se ejecuta adecuadamente por los dueños de los procesos. Moderado: 51≤ y ≤ 75% El control puede tener oportunidades de mejora en el diseño y/o en la ejecución

del control. Débil: ≤ 50%. El control no está bien diseñado o no se ejecuta por los dueños de los procesos.

Nota: Con la calificación obtenida se realiza un desplazamiento en la matriz así: Si el control afecta la

probabilidad se avanza hacia abajo. Si afecta el impacto se avanza a la izquierda.

De acuerdo con el resultado de la intersección de

la probabilidad e impacto en el riesgo inherente

R1 que está ubicado en el mapa como extremo y

si se considera que el diseño y la ejecución de los

controles asociados a este riesgo son fuertes y

que mitigan tanto el impacto de una manera

moderada (controles indirectos) como la

probabilidad de una manera fuerte (controles

directos), este riesgo se desplazaría en la

ubicación del Mapa -1 cuadrante el impacto y en






-2 cuadrantes la probabilidad. Considerando la

nueva intersección el riesgo estaría en una

calificación de Moderado.

MAPA DE RIESGO INHERENTE

Al ubicar el efecto de los controles en el riesgo inherente, el resultado del riesgo residual será el

siguiente:

MAPA DE RIESGO RESIDUAL

La matriz a diligenciar para el reporte del Mapa

de Riesgo de Corrupción y a publicar en la Página

Web de la Corporación como resultado de la

Valoración del Riesgos es la siguiente, la cual se

incluye completamente diligenciada como un

anexo a este documento.






Mapa de Riesgos de Corrupción

Entidad:

Identificación del riesgo Valoración del Riesgo de Corrupción Monitoreo y Revisión

Pro

ceso

s/O

bje

tiv

o

Ca

usa

Rie

sgo

Co

nse

cue

nci

a

Análisis del riesgo

Valoración del riesgo

Fe

cha

Acc

ion

es

Res

po

nsa

ble

In

dic

ad

or Riesgo Inherente

C

on

tro

les

Riesgo Residual Acciones asociadas al control

Pro

ba

bil

ida

d

Imp

acto

Zo

na

del

ri

esgo

Pro

ba

bil

ida

d

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Zo

na

de

rie

sgo

Per

iod

o d

e

ejec

uci

ón

A

ccio

ne

s

R

egis

tro

3. Consultas y Divulgación

La consolidación del Mapa de Riesgos de

Corrupción está a cargo de la Oficina de

Planeación y Sistemas, la cual sirve como

facilitador en el proceso de Gestión de Riesgos de

Corrupción con las demás dependencias.

La Consulta y Divulgación se realiza a través de

todas las etapas de construcción del Mapa de

Riesgos de Corrupción ya que son los Líderes o

Dueños de los procesos y sus colaboradores los

responsables de la elaboración de la matriz de

riesgos de sus procesos. Igualmente, en el marco

de un proceso participativo que involucre tanto a

actores internos como externos de la entidad se

realiza la divulgación de la Matriz del Mapa de

Riesgo de Corrupción a través de la página Web y

en la dirección de correo

[email protected], donde la ciudadanía

y los usuarios pueden hacer sus comentarios

sobre la Matriz del Mapa de Riesgo de

Corrupción.

Esta etapa tiene como principales objetivos los

siguientes:

1. Ayudar a establecer el contexto estratégico.

2. Ayudar a determinar que los riesgos estén

correctamente identificados.

3. Reunir diferentes áreas de experticia para el

análisis de los riesgos de corrupción.

4. Fomentar la gestión de riesgos.

4. Monitoreo y Revisión

Los Líderes o Dueños de los procesos en

conjunto con sus equipos de trabajo deben

monitorear y revisar periódicamente el

documento del Mapa de Riesgos de Corrupción y

si es del caso ajustarlo.

Independiente de las actualizaciones que se

realicen y los planes de acción implementados,

deben certificar por lo menos anualmente la

confirmación, actualización y seguimiento a la

matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción.

En esta fase los dueños de los procesos y sus

colaboradores deben:

1. Garantizar que los controles son eficaces y

eficientes.

2. Obtener información adicional que permita

mejorar la valoración del riesgo.







3. Analizar y aprender lecciones a partir de los

eventos, los cambios, las tendencias, los

éxitos y los fracasos.

4. Detectar cambios en el contexto interno y

externo.

Nota: El Monitoreo y Revisión permite

determinar la necesidad de modificar,

actualizar o mantener en las mismas

condiciones los factores de riesgo, así como su

identificación, análisis y valoración.

Para lo anterior, se deberá identificar y reportar

a la Oficina de Planeación y Sistemas la presencia

de hechos significativos cuando se presente, tales

como:

• Riesgos materializados de corrupción.

• Observaciones; investigaciones

disciplinarias, penales, fiscales, o de entes

reguladores; o hallazgos por parte de la

Oficina de Control Interno.

• Cambios importantes en el entorno que den

lugar a nuevos riesgos.

5. Seguimiento

La Oficina de Control Interno de la Corporación

adelanta seguimiento al Mapa de Riesgos de

Corrupción. En este sentido sus procesos de

auditoría interna analizan las causas, los riesgos

de corrupción y la efectividad de los controles

incorporados en el Mapa de Riesgos de

Corrupción.

El seguimiento se realiza tres (3) veces al año en

las siguientes fechas:

• Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril.

En esa medida, la publicación deberá

surtirse dentro de los diez (10) primeros

días hábiles del mes de mayo.

• Segundo seguimiento: Con corte al 31 de

agosto. La publicación deberá surtirse

dentro de los diez (10) primeros días hábiles

del mes de septiembre.

• Tercer seguimiento: Con corte al 31 de

diciembre. La publicación deberá surtirse

dentro de los diez (10) primeros días hábiles

del mes de enero.

El seguimiento adelantado por la Oficina de

Control Interno se publica en la página Web de

la entidad donde pueden tener acceso los

ciudadanos.

Para el seguimiento que realiza la Oficina de

Control Interno, se debe realizar entre otras las

siguientes actividades:

1. Publicación del Mapa de Riesgos de

Corrupción en la página Web de la entidad.

2. Revisión de las causas.

3. Revisión de los riesgos y su evolución.

4. Asegurar que los controles sean efectivos,

estén alineados con el riesgo y estén

funcionando en forma oportuna y efectiva.

Plan de mejoramiento en caso de

materialización de riesgos de corrupción

En el evento de materializarse un riesgo de

corrupción, es necesario realizar los ajustes

necesarios con acciones tales como:

1. Informar a la Oficina de Planeación y

Sistemas y a la Oficina de Control Interno

sobre la ocurrencia del hecho de corrupción

para su respectivo análisis, revisión y

reporte.

2. Revisar el Mapa de Riesgos de Corrupción,

en particular las causas, riesgos y controles.

3. Verificar si se tomaron las acciones y se

actualizó el Mapa de Riesgos de Corrupción.

4. Realizar un monitoreo permanente.






2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES

En el mes de mayo de 2007 el DAFP validó la

inexistencia de trámites misionales en la CIAC

S.A. en razón a que la Corporación presta sus

servicios a un sector específico y no a la

ciudadanía en general, toda vez que sus

operaciones obedecen al desarrollo del objeto

social de una sociedad de economía mixta bajo el

régimen de Empresa Industrial y Comercial del

Estado, en cuyo caso, las solicitudes que realice

un cliente actual o potencial no se constituyen de

obligatorio cumplimiento sino que son facultad

de la Corporación el aceptarlas o rechazarlas.

3. RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

La estrategia de Rendición de Cuentas y

Participación Ciudadana de la CIAC S.A.

considera los tres componentes fundamentales

de información, diálogo e incentivos. Para esto, la

Corporación desarrolla un ejercicio de

información de manera permanente a través de

los diferentes medios y canales de comunicación

con los que cuenta la entidad como son:

• Sitio Web

• Facebook

• Twitter

• Youtube

Adicionalmente, la CIAC S.A. tiene establecido

entre sus políticas y actividades la realización de

una Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

el segundo martes de mayo de cada vigencia,

cuya finalidad es responder públicamente ante la

ciudadanía por el manejo de recursos, decisiones

y gestión de la Corporación y garantizar el

cumplimiento de la función administrativa de la

entidad bajo los preceptos y mandatos de la

Constitución Política, la Ley, sus reglamentos y

las regulaciones que le son propias, así como

recibir la retroalimentación correspondiente de

las partes interesadas.

Para la realización de la Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas la Corporación desarrolla

las siguientes actividades:

1. Realiza la convocatoria por todos los medios

(correo físico, correo electrónico, página

Web y redes sociales) invitando a la

ciudadanía y partes interesadas a que envíen

sus sugerencias y participen en la rendición

de cuentas.

2. Presenta la información estratégica y de las

Unidades de Negocio, la situación financiera,

presupuestal y de contratación de la

Corporación, los principales logros

obtenidos durante la vigencia anterior e

información relevante como el seguimiento

al Plan de Mejoramiento ante la Contraloría

General de la República y los procesos

jurídicos y disciplinarios adelantados

durante la vigencia. Adicionalmente, incluye

en la agenda los temas solicitados por las

partes interesadas y la ciudadanía en general

a través de los mecanismos dispuestos para

tal fin (correo físico, correo electrónico, vía

telefónica, página Web y Redes Sociales).






3. Se facilitan las intervenciones de las partes

interesadas, las organizaciones sociales y la

ciudadanía en general y se responden las

preguntas e inquietudes presentadas tanto

físicamente como a través del foro y del chat

dispuestos para tal fin, como se puede ver en

las imágenes a continuación, tomadas

durante la realización de la Audiencia

Pública de Rendición de Cuentas realizada el

10 de mayo de 2016 con respecto a la

vigencia 2015:

4. Al finalizar la Audiencia se realiza una

encuesta a los participantes con el fin de

recibir retroalimentación sobre la rendición

de cuentas, la cual es tabulada y sus

resultados publicados en la página Web de la

Corporación junto con el acta de la misma.

De la misma manera, la CIAC S.A. genera espacios

de diálogo e incentivos con sus grupos de valor

de manera permanente, promoviendo la

participación ciudadana, permitiéndole recibir

retroalimentación constante respecto a su

gestión como herramienta para la mejora

continua, y a su vez, mantiene a los grupos de

valor al tanto de su gestión.

Uno de estos espacios se ve reflejado en la

relación que la Corporación mantiene con sus

clientes como uno de sus principales grupos de

valor, los cuales son informados constantemente

de los avances de sus pedidos y sus contratos a

través de los canales dispuestos para el efecto así

como retroalimentación a la gestión a través de

la Encuesta de Satisfacción del Cliente.

Otro espacio de diálogo en que participa la

Corporación corresponde a mesas de trabajo y

eventos de diálogo focalizados con sus grupos de

valor, como los siguientes realizados en la

vigencia anterior, entre otros:






• Primer Congreso Internacional de Logística

Aeronáutica “Hacia nuevos escenarios

competitivos” realizado los días 09 y 10 de

agosto de 2016 en la ciudad de Bogotá.

• Encuentro de la Industria Privada y el Sector

Defensa “Una alianza para la transformación

productiva” realizado los días 24 y 25 agosto

en la ciudad de Cartagena.

• Encuentro “Alianzas que fortalecen el

crecimiento del sector aeronáutico

colombiano” realizado el día 29 de

noviembre en la ciudad de Bogotá.

• Primer Foro Internacional AEROPOLIS:

Territorio Aeroportuario, realizado el día 18

de noviembre de 2016 en la ciudad de

Rionegro-Antioquia.

Esta estrategia promueve el diálogo y el control

social en la medida en que comprende acciones

de petición de información, explicaciones y la

evaluación de la gestión promoviendo así la

transparencia en el desempeño de la

Corporación.

A continuación se relacionan los mecanismos de

participación para los Grupo de Valor y la

ciudadanía en general.

Igualmente, las principales actividades a

desarrollar por cada subcomponente son las

siguientes:

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA COMPONENTE RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

SUBCOMPO-NENTE

ACTIVIDADES META O PRO-

DUCTO RESPONSA-

BLE FECHA INICIO FECHA FIN

Subcomponente 1. Información de calidad y en len-guaje comprensi-ble

1.1

Publicación infor-mación en la pá-gina Web según los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea

Información publi-cada en la página WEB según los li-neamientos de la Estrategia de Go-bierno en Línea

Según Direc-tiva Transi-toria 03/GE/OP/CIAC de 2017

01/02/2017 31/12/2017

Subcomponente 2. Diálogo de doble vía con la ciuda-danía y sus orga-nizaciones

2.1 Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

Oficina de Planeación y Sistemas

01/03/2017 09/05/2017

2.2 Gestión de las Re-des Sociales

Redes Sociales ac-tualizadas


02/01/2017 31/12/2017

2.3

Generación de es-pacios de diálogo e incentivos con los grupos de va-lor

Espacios de diá-logo e incentivos con los grupos de valor

Grupo de Ne-gocios y Mercadeo

01/02/2017 31/12/2017






Subcomponente 3. Incentivos para motivar la cul-tura de la rendi-ción y petición de cuentas

3.1

Convocatoria par-ticipación y envío sugerencias para la Audiencia Pú-blica de Rendi-ción de Cuentas

Convocatoria par-ticipación y envío sugerencias para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas


01/03/2017 09/05/2017

3.2

Aplicación, tabu-lación y realiza-ción informe de Encuesta de Re-sultados de la Au-diencia Pública de Rendición de Cuentas

Informe de la En-cuesta de Resulta-dos de la Audien-cia Pública de Ren-dición de Cuentas

Oficina de Control In-terno

09/05/2017 31/05/2017

Subcomponente 4. Evaluación y re-troalimentación a la gestión institu-cional

4.1

Elaboración Acta con las conclusio-nes de la Audien-cia Pública de Rendición de Cuentas

Acta de la Audien-cia Pública de Ren-dición de Cuentas


09/05/2017 31/05/2017

4.2

Realización segui-miento y control de ejecución del Plan Anticorrup-ción y de Aten-ción y Participa-ción Ciudadana

Seguimiento y con-trol del Plan Anti-corrupción y de Atención y Partici-pación Ciudadana

Oficina de Control In-terno

01/02/2017 31/12/2017

4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. LINEAMIENTOS GENERALES

PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS

(PQRSD)

La CIAC S.A. tiene institucionalizada la Oficina de

Orientación al Ciudadano en cabeza de la

Subgerencia, dependencia que lidera al interior

de la entidad la mejora del servicio al ciudadano

y permite la comunicación directa del ciudadano

con la Alta Dirección para facilitar la toma de

decisiones y el desarrollo de iniciativas de

mejora.

Situación actual del servicio al ciudadano

A continuación se muestran los resultados de la

gestión de PQRSD en la CIAC S.A. durante la

vigencia 2016:

En la vigencia se presentaron 112 peticiones, 3

quejas, 2 reclamos y una consulta, las cuales

fueron atendidos dentro de los términos de ley

reflejando la siguiente estadística:

DESCRIPCIÓN I TRIMESTRE II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV TRIMESTRE TOTAL

PETICIONES 30 30 36 16 112

QUEJAS 2 1 3

RECLAMOS 2 2

CONSULTAS 1 1






TOTAL 32 33 37 16 118

La CIAC S.A. dio cumplimiento a la Directiva Ministerial No. 42222 de fecha 27 de mayo de 2016 y la Directiva Permanente No. 11/GE/OP/CIAC “Coordinación y Articulación de la Atención y Servicio Ciudadano”, dando respuesta a los peticionarios dentro de los tiempos establecidos. Se observa que el porcentaje más alto lo tienen las Peticiones, en donde el principal tema de consulta es de carácter personal (Solicitud de certificaciones de tiempo laborado, salarial, aportes de pensión e ingresos y retenciones, entre otros), y varios (Respuesta a cuestionarios y solicitud información de funcionarios

I TRIM II TRIM III TRIM IV TRIM TOTAL

0

20

40

60

80

100

120

30 3036

16

112

0 2 1 0 32 0 0 0 20 1 0 0 1

PQRS AÑO 2016

PETICIONES QUEJAS RECLAMOS CONSULTAS

I TRIM II TRIM III TRIM IV TRIM TOTAL

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

21

0 0 0

21

0

21

15

9

45

0 0 0 0 0

37 8

3

21

85

14

4

31

Medios de Recepción PQRS

DOCUMENTAL

PRESENCIAL

LLAMADA LINEA DIRECTA

INTERNET-SITIOS WEB

CORREO ELECTRONICO






directivos, entre otros.).

Como está indicado en la Carta de Trato Digno a

la Ciudadanía, para la CIAC S.A. la transparencia,

el respeto y la honestidad son lo más importante.

Por ello ha conformado un equipo de trabajo

competente, confiable y dispuesto a cumplir con

sus tareas institucionales y tiene el propósito de

fortalecer la interacción de la administración con

la ciudadanía y comprometerse a brindarles un

trato equitativo, respetuoso, considerado,

diligente y sin ningún tipo de distinción.

De otra parte, la CIAC S.A. ha venido

desarrollando diferentes mecanismos para

mejorar el servicio y la atención al ciudadano.

Bajo esta dinámica se están realizando las

siguientes actividades:

• Rediseño de la página Web

• Mejoramiento de los canales de información

a través de la página Web

• Impulso a la presencia institucional en las

Redes Sociales

La CIAC S.A. en su página Web cuenta con el

enlace “Transparencia” dentro del cual se puede

acceder a Atención al Ciudadano donde se

encuentran lo pertinente a la gestión de PQRS, un

espacio para que los grupos de interés, clientes,

proveedores y la ciudadanía en general realicen

sus requerimientos. Adicionalmente, se cuenta

con distintos canales de comunicación para

facilitar la integración de esta herramienta.

• En la página Web cualquier tipo de usuario

puede acceder a información de la CIAC

S.A. y enterarse de lo que pasa con la

Corporación como es el caso de la oferta de

productos y servicios, y la sala de prensa

en la que se encuentran Actualidad CIAC y

Videos.






• Se creó la posibilidad de suscribir el e-mail

para recibir información directa sobre la

Corporación y sus actividades como se

indica a continuación:

• Se tienen habilitadas las Redes Sociales

Facebook, Twitter y Youtube como

mecanismo de interacción con los usuarios

y ciudadanos.

• Finalmente, en materia de Gobierno la

CIAC S.A. ha cumplido con las diferentes

fases de implementación de la Estrategia

de Gobierno en Línea para mejorar sus

servicios y dinamizar los diferentes

mecanismos de atención al usuario y el

ciudadano.

A continuación se relacionan las principales actividades a desarrollar por cada subcomponente:

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA COMPONENTE ATENCIÓN AL CIUDADANO

SUBCOMPO-NENTE

ACTIVIDADES META O PRO-

DUCTO RESPONSA-

BLE FECHA INICIO

FECHA FIN

Subcomponente 1. Estructura admi-nistrativa y Direc-cionamiento Es-tratégico

1.1

Inclusión segui-miento del Desa-rrollo Adminis-trativo en el Plan Estratégico Insti-tucional

Seguimiento del Desarrollo Admi-nistrativo en el Plan Estratégico Institucional

Oficina de Pla-neación y Sis-temas

02/01/2017 31/12/2017

Subcomponente 2. Fortalecimiento de los canales de atención

2.1

Atención de los diferentes cana-les de comunica-ción

Atención de los di-ferentes canales de comunicación

Subgerencia 02/01/2017 31/12/2017

2.2

Establecimiento de indicadores de gestión de PQRDS y realizar su se-guimiento

Indicadores de gestión de PQRDS y seguimiento

Subgerencia 02/01/2017 31/12/2017

Subcomponente 3. Talento Humano

3.1

Garantía de la competencia de los servidores pú-blicos encargados de la atención a los ciudadanos

Servidores públi-cos encargados de la atención a los ciudadanos com-petentes

Oficina de Ta-lento Humano 02/01/2017 31/12/2017

Subcomponente 4.

4.1 Elaboración pe-riódica de infor-mes de PQRSD

Informes de PQRSD

Subgerencia 02/01/2017 31/12/2017






Normativo y pro-cedimental

4.2

Verificación de la publicación de la Política de Priva-cidad y la Carta de Trato Digno a la ciudadanía

Publicación de la Política de privaci-dad y de la Carta de Trato Digno a la ciudadanía


02/01/2017 28/02/2017

Subcomponente 5. Relacionamiento con el ciudadano

5.1

Revisión de la ca-racterización de usuarios y actua-lizarla cuando así se requiera

Caracterización de usuarios


01/02/2017 31/12/2017

5. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 por me-

dio de la cual se crea la Ley de Transparencia y

del Derecho de Acceso a la Información Pública

Nacional y se dictan otras disposiciones, la CIAC

S.A. tiene dispuesto en su página Web el link

“Transparencia” que contiene toda la informa-

ción referente a la Corporación; Atención al Ciu-

dadano; Procedimientos, Lineamientos y Políti-

cas; Información en Línea; información para Ni-

ños, Niñas y Adolescentes; e Informes.

De la misma manera, dentro del enlace “Informes” se encuentra la siguiente información:






A continuación se relacionan las principales actividades a desarrollar por cada subcomponente:

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

COMPONENTE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRO-

DUCTO RESPONSA-

BLE FECHA INICIO

FECHA FIN

Subcomponente 1. Lineamientos de Transparencia Ac-tiva

1.1

Publicación de la información de acuerdo con los parámetros de la Estrategia de Gobierno en Lí-nea en el enlace "Transparencia y acceso a la in-formación pú-blica"

Información pu-blicada de acuerdo con los parámetros de la Estrategia de Go-bierno en Línea en el enlace "Trans-parencia y acceso a la información pública"

Según Direc-tiva Transi-toria 03/GE/OP/CIAC de 2017

02/01/2017 31/12/2017

Subcomponente 2. Lineamientos de Transparencia Pa-siva

2.1

Atención de los diferentes cana-les de comunica-ción

Atención de los di-ferentes canales de comunicación

Subgerencia 02/01/2017 31/12/2017






Subcomponente 3. Elaboración de los instrumentos de Gestión de la In-formación

3.1

Revisión del Re-gistro e inventa-rio de activos de información y su actualización cuando sea ne-cesario

Registro o inven-tario de activos de información


01/02/2017 31/12/2017

3.2

Revisión del Es-quema de publi-cación de infor-mación en la pá-gina Web y su actualización cuando sea ne-cesario

Esquema de publi-cación de informa-ción


01/02/2016 31/12/2017

3.3

Revisión del Ín-dice de Informa-ción Clasificada y Reservada y su actualización cuando sea ne-cesario

Índice de Informa-ción Clasificada y Reservada


01/02/2016 31/12/2016

Subcomponente 4. Criterio Diferen-cial de Accesibili-dad

4.1

Publicación de información en la página Web en español e in-glés y su actuali-zación cuando sea necesario

Página Web en es-pañol e inglés


01/04/2017 31/12/2017

4.2

Aseguramiento de que la página Web permita al-ternar alto con-traste y tamaño de letra

Página Web que alterne alto con-traste y tamaño de letra


02/01/2017 31/12/2017

Subcomponente 5. Monitoreo del Ac-ceso a la Informa-ción Pública

5.1 Gestión del re-gistro de PQRSD

Registro de PQRSD Subgerencia 02/01/2017 31/12/2017

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO

El presente plan será publicado en la página Web

de la Corporación siguiendo los lineamientos de

la Estrategia de Gobierno en Línea, al igual que

las actualizaciones que tengan lugar durante la

vigencia. Así mismo, el plan será divulgado y

socializado al interior de la Corporación y será

incluido en el ejercicio de Rendición de Cuentas

a la ciudadanía para garantizar su divulgación

externa con todas las partes interesadas.

La ejecución de las acciones contempladas en

cada uno de sus componentes se hará conforme

a las responsabilidades y fechas de

cumplimiento indicadas en coordinación con la

Oficina de Planeación y Sistemas y las demás

dependencias involucradas, según sea el caso,

realizando un monitoreo y evaluación

permanentes.






La Oficina de Control Interno efectuará el

seguimiento y control a la implementación y a los

avances de las actividades consignadas en el

presente plan, así:

• Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril

y se publicará dentro de los diez (10)

primeros días hábiles del mes de mayo.

• Segundo seguimiento: Con corte al 31 de

agosto y se publicará dentro de los diez (10)

primeros días hábiles del mes de

septiembre.

• Tercer seguimiento: Con corte al 31 de

diciembre y se publicará dentro de los diez

(10) primeros días hábiles del mes de enero

de la siguiente vigencia.

-Original Firmado-

General (RA) FLAVIO ENRIQUE ULLOA ECHEVERRY

Gerente General CIAC S.A.

Coronel ALEXANDER PEÑA CRISTANCHO Coronel (RA) ÁLVARO MOLANO VALBUENA

Subgerente CIAC S.A. Coordinador Oficina de Planeación y Sistemas

Paola Ximena Ramírez Bernal

Profesional Oficina de Planeación y Sistemas



CORPORACION DE LA INDUSTRIA AERONAUTICA COLOMBIANA S.A. MANTENIMIENTO Y DESARROLLO AERONAUTICO


ANEXO

MAPA DE RIESGOS POR CORRUPCIÓN VIGENCIA 2017

Probabilidad ImpactoZona del

Riesgo Probabilidad Impacto

Zona del

Riesgo

Periodo de

EjecuciónAcciones Registro

Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un funcionario, un administrador de

plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio.

Este control no se aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo de un puerto USB,

mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el

puerto bloqueado.

El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de personal de planta o contratistas, verifica

que la documentación recibida para formalizar la contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de

Chequeo y de acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica que entre los documentos se

encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes,

Compromiso de usos de activos informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A., fotocopia

de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de experiencia laboral expedidos por la autoridad

competente de la respectiva entidad oficial o privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo

acrediten, de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en los casos reglamentados por

la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de

Colombia); Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro único tributario - Rut , Certificación de

afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar

documentación faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones pertinentes, antes de

proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de

Contratación diligencia la lista de chequeo y anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la

documentación recibida.

El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditoría revisa los planes de mejoramiento o las acciones de mejora generados por los

líderes de proceso, estas para el caso de auditorías internas incluyen el análisis de causa. En la revisión se verifica que las acciones o

planes establecidos mitiguen la causa identificada y en consecuencia den tratamiento adecuadao a la no conformidad y/o la debilidad

presentada. Asesora a las áreas en caso de identificar planes no alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso a los

Jefes Directos, Dirección, Suberencia o Gerencia, según aplica. Como evidencia se conservan las comunicaciones enviadas a las áras y los

planes de acción definitivos o redacción de acciones de mejora.

El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad y/o El Auditor una vez finalizada cada auditoría revisa los planes de acción o respuesta

a las no confirmadades generadas por los líderes de proceso, . En la revisión se verifica que la causa raíz identificada sea la adecuada y

que los planes de accón sean acordes y en consecuencia den tratamiento adecuadao a la no conformidad y/o la debilidad presentada.

Asesora a las áreas en caso de identificar planes no alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso al Comité de

Gerencia. Como evidencia se conservan las comunicaciones enviadas a las áras y los planes de acción definitivos.

El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad una vez finalizada cada auditoría interna verifica los informes de las auditorías

elaborados por los Auditores, revisa en detalle las no conformidades identificadas, si identifica correcciones necesarias realizan los

ajustes identificados y posteriormente el Auditor firma cada informe y lo envía al Auditado. Para auditorías a proveedores, el

Coordinador de Aseguramiento de la Calidad verifica la documentación soporte del proveedor, revisa que esté completa de acuerdo con

la lista de chequeo y tipo de organización, verifica que la lista de chequeo esté diligenciada y revisa la consistencia de las no

conformidades, finalmente el Coordinador de Aseguramiento de la Calidad, prepara oficio que es firmado por el Coordinador, Gerencia

y Subgerencia que se adjunta al informe remitido al proveedor.

El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditoría interna verifica los informes elaborados por los Auditores, revisa que se haya

recibido el plan de auditoría, la hoja de verificación o lista de chequeo, reporte de no conformidades y acciones de mejora. acta de

reunión de cierre con el auditado y el informe de auditoría. Para cada documento verifica que tenga las firmas establecidas, que se haya

mantenido los objetivos y criterios determinados para la auditoría, la redacción de las no confomidades y oportunidades de mejora. En

caso de identificar mejoras requeridas avisa al auditor para que realice los ajustes correspondientes o allegue la información faltante.

Posteriormente basado en esta información realiza el informe consolidado de la auditoría.

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos

relacionados con las

actividades de

cotnrol existentes en

la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

Mensual

Valoración del Riesgo de Corrupción

Fecha Acciones Responsable Indicador

Monitoreo y Revisión

Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia

Analisis del Riesgo Valoración del Riesgo

Identificación del Riesgo

ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles

Riesgo Residual Acciones Asociadas al Control

MODERADA MODERADO

R7- Recibir

dadivas o

beneficios a

nombre propios o

de terceros por la

divulgación de

información

confidencial

obtenida durante

las auditorías o

por reportar

resultados

favorables para

los auditados

IMPROBABLECATASTROFI

COALTO

* Afecta el

cumplimiento de la

misión de la Entidad

* Genera pérdida de

confianza en la

entidad, afectando

su reputación

* Genera

intervención de los

órganos de control

* Afecta la imagen

nacional


credibilidad en el

sector

C1-Uso indebido de

la información

recibida en el

desarrollo de la

Auditoria

C2- Falta de

objetividad e

independencia en la

realización de la

auditoria y

comunicación de los

resultados.

SEGUIMIENTO Y

CONTROL

Verificar el

cumplimiento

normativo que

regula los procesos,

procedimientos,

manuales y demás

documentos que

enmarcan el

funcionamiento de

la Corporación de

la Industria

Aeronáutica

Colombiana, en

procura de una

gestión

organizacional

eficiente

IMPROBABLE 31-dic-17

Clasificación de los activos de

información de la entidad para

establecer los controles

necesarios para garantizar su

confidencialidad

Procedimiento de

Clasificación de

Información /

Matriz de Activos

de Información

* Seguimiento a reportes

de eventos de riesgo de

corrupción materializados.

* Seguimiento a

denuncias recibidas de

ciudadanos o personas

jurídicas sobre hechos de

corrupción en la

Corporación

* Seguimiento a hallazgos

y/o glosas de entes de

control asociadas a

debilidades en controles y

procedimientos


actividades de cotnrol

existentes en la CIAC que

mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

CORPORACION DE LA INDUSTRIA AERONAUTICA COLOMBIANA S.A.

MANTENIMIENTO Y DESARROLLO AERONAUTICO CDF-010 (UAEAC) - CCI-061 (UAEAC) – REPAIR STATION 032Y (FAA) - NIT. 899.999.278-1



Zona del

Riesgo

Periodo de






puerto bloqueado.

La información confidencial del área está custodiada de tal forma que sólo los funcionarios del equipo de trabajo tienen acceso a dicha

documentación física y/o electrónica y cuando se requiere compartir la información con alguna otra dependencia se verifica para qué se

realiza la solicitud y el uso a dar a dicha información y en todos los casos se aclara que al ser información confidencial debe darse el

manejo adecuado. No obstante el control frente a este tema debe ser centralizado y desde políticas de seguridad de la información y

controles establecidos desde TI


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


Consolidad la

Corporación de la

Industria

Aeronáutica

Colombiana como

una entidad líder

en el desarrollo

tecnológico en la

industria

aeroespacial

colombiana

INVESTIGACIÓN

DESARROLLO Y

PROYECTOS

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

* Genera


órganos de control

* Afecta la imagen

nacional


credibilidad en el

sector


información de la

entidad

ALTO IMPROBABLE

C1 - Manejo

inadecuado de la

información

confidencial de

investigaciones y

desarrollos de la CIAC

R5 - Recibir

dadivas o

beneficios por la

entrega a terceros

de información

confidencial

relacionada con

nuevos desarrollos

o diseños de la

CIAC

ALTO















documentación recibida. MAYORIMPROBABLE MAYOR

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

31-dic-16

Procedimientos de

Selección y

vinculación

actualizados /

Carpeta de Regisros

/ Listas de

Chequeos de

validación.

Mensual

Fortalecimiento de los procesos

de selección y vinculación de

empleados y contratistas con

respecto a los estudios de

seguridad así como del

monitoreo periódico a

empleados de planta y

contratistas que desempeñan

actividades susceptibles a

hechos de corrupción.

31-dic-16





confidencialidad

Procedimiento de

Clasificación de

Información /

Matriz de Activos

de Información





Zona del

Riesgo

Periodo de


El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo y el Grupo Comercial semanalmente presentan al Gerente General todos los procesos

de cotización en curso, quien verifica los parámetros de costos de cada proceso. Durante la reunión se revisan todos las cotizaciones en

proceso y el Gerente Geneneral en cada caso da su visto bueno o instrucciones para cambios en las cotizaciones. Como evidencia del

control se dejan las actas de reunión con las anotaciones sobre cada cotización revisada.

C2 - Inclusión de

cláusulas comerciales

desfavorables para la

CIAC o que obligan a

servicios postventa

no rentables

El Técnico del área Financiera, el Asesor Jurídico del área Jurídica y Jefe del área Técnica (misional) encargada del objeto del contrato,

cada vez que se va a suscribir un contrato por la venta de productos o servicios de la CIAC revisan la minuta del contrato y emiten

concepto sobre el mismo. En el caso de existir observaciones y/o correcciones, el Asesor de Soporte Comercial las envía al cliente para

su análisis y corrección, una vez recibidos los cambios se emiten nuevamente los conceptos. Generados los conceptos sin salvedades el

Gerente General firma el contrato. Como evidencia del control se conservan los conceptos emitidos por cada una de las áreas. En el caso

de modificatorios o adiciones a los contratos ya existentes se realiza nuevamente el análisis y se emite concepto por parte de las áreas

Financiera, Jurídica y Técnica.

C3 - Prestación de

servicios amparados

en garantías no

vigentes o que no

cubren la reparación

o servicio solicitado

El inspector del área del proceso misional al que corresponda el servicio, para cada solicitud de garantía, realiza inspección técnica del

bien, emite concepto del daño reportado por el cliente y notifica al Jefe del proceso misional quien determina la pertinencia de la

aceptación de la garantía e informa por escrito la decisión al cliente y al Grupo Negocios y Mercadeo. Si no aplica la garantía por el daño

reportado y/o el tiempo establecido en la negociación, el dueño del Proceso Misional informa al Coordinador del Grupo Negocios y

Mercadeo el tipo de servicio de inspección prestado y el costo del mantenimiento y/o reparación que requiera el bien. En caso de

aplicar la garantía el dueño del Proceso Misional establece plazo de entrega del bien. Como evidencia del control se conserva el formato

de solicitud de garantía que incluye el concepto técnico del inspector y la aceptación o negación de la garantía por parte del Jefe del

proceso misional.

Una vez aprobada la cotización por parte del cliente, se envía la documentación soporte al área contractual y financiera, el Analista

Financiero adelanta reunión de socialización con todos los funcionarios que intervienen en la ejecución del contrato (Gestión Logística –

Director División Ventas y Servicios y Gestor asignado, División Administrativa y Financiera – Técnico de Apoyo Financiero de Contratos

y Proceso Misional – El que aplique según el objeto del contrato) en la cuál se establece el costo y la utilidad planificada. Con esta

información el área Financiera genera la Disponibilidad presupuestal en el sistema de acuerdo con el costo planificado. Durante la

ejecución del servicio el proceso misional, cada vez que se requiera realizar cargos a dicha disponibilidad, el Coordinador de presupuesto

y/o Asistente Técnico de Presupuesto, verifica que el objeto del gasto corresponda al rubro presupuestal correcto y que cuente con

apropiación disponible sin exceder el costo establecido en la disponibilidad. En caso de existir disponibilidad genera y firma el

certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), de lo contrario si la disponibilidad presupuestal se ha agotado y el servicio no ha

finalizado, el proceso misional debe solicitar ante la Gerencia General o Subgerencia la ampliación de la disponibilidad, justificando las

causas para la ampliación.

El supervisor nombrado mediante resolución para cada contrato realiza seguimiento durante la ejecución de los diferentes trabajos del

contrato verificando que se hayan ejecutado las actividades de acuerdo con lo contratado y según lo establecido en los manuales y

procedimientos relacionados con el servicio a prestar. Como evidencia del control se diligencia y firma el documento reporte

programado

C1 - Incumplimiento

por parte de los

funcionarios de la

CIAC de los

lineamientos para el

manejo de los activos

de información de

acuerdo con su

clasificación





puerto bloqueado.
















El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de personal de planta o contratista, verifica en

las páginas web destinadas por las diferentes entidades los Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios y el Certificado Judicial

de la Policía Nacional de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC. Posteriormente, verifica la

experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus observaciones sobre la certificación recibida. Por último verifica la información

de las tarjetas profesionales y licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este servicio). En caso de

identificar que el aspitante seleccionado presenta antecedentes, inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas

profesionales o licencias se suspende el proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado de la consulta

de cada uno de los antecedentes, las observaciones sobre las certificaciones laborales y los resultados de la verificación de tarjetas y

licencias. Toda la documentación es anexada a la Hoja de Vida del empleado o contratista.

31-dic-16





confidencialidad

Procedimiento de

Clasificación de

Información /

Matriz de Activos

de Información


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


GESTIÓN COMERCIAL

Diseñar estrategias

tendientes a la

conservación y

consecución de

clientes,

identificación de

los requisitos que

suplan sus

necesidades y

establecimiento de

las capacidades de

la Corporación

frente a los

mismos.

R4 - Recibir

dadivas o

beneficios por la

entrega de

información

comercial

confidencial

relacionada con

los precios y

estructura de

costos a ser

incluidas en las

cotizaciones de la

CIAC

C1 - Subestimación

de costos y gastos

asociados al

producto o servicio

ofrecido

R3 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

venta de

productos o

servicios de la

CIAC en

condiciones

comerciales

desfavorables

para la Entidad

(precio,

especificaciones

del producto o

servicio, servicio

postventa,

garantía)

C4 - Entrega de

productos,

fabricación o

prestación de

servicios adicionales

a los pactados

contractualmente

C2 - Vinculación de

personal no idoneo a

la Corporación

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPROBABLE

*Afecta el

cumplimiento de la


*Genera pérdida de

confianza en la

entidad, afectando

su reputación

*Genera pérdida de

recursos

económicos

*Genera


órganos de control

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

IMPROBABLE

El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo y la Subgerencia o Gerencia General revisan cada cotización u oferta proyectada por

el Asesor de Soporte Comercial, quien las elabora a partir de la información recibida del Jefe del Proceso Misional (relacionada con

horas hombre, material requerido (repuestos e insumos), servicios NDT, recursos técnicos y físicos, equipo y herramientas, costos de

transporte, nacionalización, y otros requeridos de acuerdo con la solicitud del cliente) y del Jefe de Gestión logística - Contractual

(cuadro comparativo de costos, tiempos de entrega del proveedor, condición de los elementos ofrecidos). La liquidación de costos es

realizada por l Asesor de Soporte Comercial presentando varios escenarios con base en la estructura de costos establecida por Gerencia

General, para determinar el valor final de cotización de acuerdo a la estructura de costos aprobada por Gerencia General. Como

resultado de la revisión la Subgerencia / Gerencia General, realizan sus observaciones, solicitan los cambios pertinentes y finalmente

aprueban la estructura de costos y gastos definitiva. Como evidencia del control se conserva la cotización o estudio de mercado con las

aprobaciones correspondientes y el soporte del análisis con los requerimientos del proceso misional y de gestión logística así como el

Cuadro con la Estructura de Costos. En el caso de modificatorios o adiciones a los contratos ya existentes se realiza nuevamente el

análisis y aprobación de acuerdo con la estructura de costos establecida por Gerencia General.

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPORTANTE

Carpeta de

Vinculación

MODERADO

MAYOR ALTO

Fortalecer el seguimiento a

proyectos y/o servicios

prestados de tal forma que se

analice la rentabilidad final de

cada caso contra la estructura de

costos establecida para la

cotización

31-dic-16Cotrol en SAP por

Centro de COSTO











30-jun-16

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

* # De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.





Zona del

Riesgo

Periodo de


El Contador y/o Asistentes Técnicos Contables de la División Financiera, verifican mensualmente los saldos de todas las cuentas

contables, terceros, proveedores, tanto nacionales como del exterior y efectivo. Se realiza cruce de cuentas de contabilidad donde se

verifica los saldos pendientes de cancelar; así como cruce de cuentas entre contabilidad y convenios, activos fijos, facturación,

inventarios, tesorería. Si identifica errores, solicita los ajustes correspondientes al responsable del área y revisa nuevamente los saldos.

Como evidencia del control se generan actas con la justificación del saldo que muestra los Estados Financieros.

El Jefe de División Financiera, mensualmente verifica que los informes asociados a los EEFF sean coherentes y correspondan con las

cifras consagradas en los Estados Financieros. Si identifica inconsistencias solicita las aclaraciones o modificaciones necesarias y una vez

realizadas, firma los informes y procede con la presentación según aplique.

El Asistente Técnico Contable, realiza mensualmente el cruce de los extractos bancarios con el auxiliar de contabilidad, para efectuar el

análisis y la generación de la conciliación bancaria. Si se encuentran partidas sin identificar, se informa el área de Tesorería para realizar

la verificación de ingresos y/o egresos e identificar y registrar las partidas. La conciliación bancaria es firmada por el Asistente Técnico

Contable en calidad de preparador y es revisada posteriormente por el Contador, quien realiza las observaciones necesarias o solicita

aclaraciones y finalmente la firma en calidad de aprobación.

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Garantizar la

eficiente

administración de

bienes y servicios

en el desarrollo

operativo para el

buen

funcionamiento de

la organización

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


C2 - Generación de

informes y/o

reportes alterados o

tergiversados

R6 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

manipulación de

la información

financiera y

contable de la

Corporación

El aplicativo SAP cuenta con control al acceso, registro y modificación de los datos a través de la definicion de perfiles y roles de acceso

al aplicativo, los cuales son aprobados por el Jefe de la División Administrativa y Financiera.

IMPROBABLE MAYOR IMPROBABLEALTO

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos.

* Genera


órganos de control.


credibilidad en el

sector.

* Afecta la imagen

regional

El Contador, analiza el saldo de cada una de las cuentas que componen el balance, con su anexo, y las notas a los Estados Financieros,

sus correspondientes certificaciones y actas de cruce. Analiza y se corrobora los saldos de todas las cuentas contables con sus soportes y

anexos. Verifica que la información registrada en los Estados Financieros sea igual a lo soportado y justificado en los informes y anexos y

al Plan General de Contabilidad pública. Como evidencia del control genera las observaciones y solicita las observaciones a las que haya

lugar, firma los Estados Financieros y se conservan las actas de cruce y certificaciones.

IMPORTANTE MODERADO

C1 - Realizar registros

fraudulentos de

hechos económicos





Zona del

Riesgo

Periodo de


* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación

Los jefes de cada una de las dependencias anualmente, de acuerdo con los plazos fijados por Planeación, realizan el análisis de las

necesidades presupuestales para el área, de acuerdo con la información histórica, la programación de los gastos desagregados de

funcionamiento y de operación y las actividades detalladas a desarrollar durante la vigencia orientadas al cumplimiento de los objetivos

de la dependencia. Una vez realizado el análisis plasman el resultado en los formatos establecidos y los envían al área de planeación.

El Profesional de la Oficina de Planeación anualmente verifica la información recibida de cada dependencia para la elaboración del

anteproyecto del presupuesto de Ingresos y Gastos de la Corporación. Revisa que cumpla con los parámetros establecidos en las

circulares expedidas para la programación de los gastos de funcionamiento y de operación comercial, y los formatos establecidos por el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación. Si identifica inconsistencias solicita las

modificaciones necesarias a las áreas. Cuando toda la información cumple con los parámetros definidos la consolidada y la remite al

Gerente para su revisión y aprobación.

El Gerente de la Corporación anualmente revisa el anteproyecto del presupuesto, realiza las observaciones pertinentes de acuerdo con

los gastos presupuestados y solicita los ajustes necesarios. Una vez el Gerente aprueba el Anteproyecto del presupuesto se emite al

Viceministerio del Grupo Social y Empresarial de la Defensa del Ministerio de Defensa para Revisión, (GSED). Si hay observaciones por

parte del Viceministerio del GSED se modifica y se remite nuevamente. Emitido el concepto favorable por parte del Viceministerio del

GSED se presenta a la Junta Directiva para aprobación. Una vez aprobado por la Junta Directiva el presupuesto se remite (antes del 31

de Octubre), al Departamento de Planeación Nacional y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El presupuesto es sustentado por

el Jefe de la Oficina de Planeación, ante el DNP y Ministerio de Hacienda. Una vez aprobado el por parte del CONFIS mediante

Resolución, el presupuesto de Ingresos y Gastos es desagregado por parte de la Oficina de Planeación mediante resolución interna

firmada por el Gerente de la Corporación. La desagregación es presentada a más tardar el 01 de Febrero de cada año para sus

observaciones modificaciones y refrendación a la Junta Directiva mediante acuerdo.

C2 - Traslados,

adiciones y/o

modificaciones al

presupuesto

incumpliendo los

requisitos legales

(autorizaciones,

procedimiento,

soportes)

Cada vez que se requiere realizar traslados presupuestales, el Coordinador de Presupuesto de la División Financiera analiza los rubros

con insuficiencia de recursos y determina el rubro del cual se puede realizar el traslado presupuestal. Elabora la solicitud de traslado

presupuestal, con la justificación y el certificado de disponibilidad presupuestal que indica que los recursos a trasladar existen. El

Profesional y el Coordinador de la Oficina de Planeación y Sistemas analizan y revisan la solicitud, se prepara el proyecto de acuerdo con

la justificación correspondiente, adjuntando certificado de disponibilidad que garantiza la existencia de los recursos a trasladar,

constancia y justificación del traslado firmado por el Jefe de la oficina de Planeación y Sistemas así como el Concepto jurídico emitido

por el funcionario designado del área Jurídica. El Gerente de la Corporación revisa la solicitud, realiza sus observaciones o solicita las

modificaciones necesarias y posteriormente aprueba el proyecto de acuerdo a presentar ante la Junta Directiva, MHCP o CONFIS según

aplique.

Cada vez que se recibe una solicitud de expedición de certificado de disponibilidad presupuestal, el Asistente Técnico de Presupuesto,

verifica que el objeto a contratar corresponda al rubro presupuestal (Gastos de Funcionamiento, Gastos de Operación Comercial, y

Gastos de Inversión) a afectar, y la apropiación existente. Genera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) el cuál es revisado

por el Coordinador de Presupuesto quien verifica nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto del gasto. Si corresponde a Gastos

de Inversión, se verifica que tenga visto bueno del responsable del proyecto o rubro presupuestal. En caso que el Jefe de Proceso o

Responsable, no sea Ordenador del Gasto, verifica que la solicitud tenga visto bueno del respectivo Ordenador del Gasto, según sea la

necesidad a suplir. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se garantiza la existencia

de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva

vigencia fiscal.

Cada vez que se recibe una solicitud de expedición del Certificado de Registro Presupuestal (CRP), el Técnico de Presupuesto verifica la

documentación soporte de la solicitud (firmas, fecha de aceptación y elaboración de la orden). Verifica que el objeto del compromiso

guarde coherencia con el CDP emitido, que la orden se encuentre aprobada en el sistema de información, que el CDP tenga apropiación

libre para afectarse, que éste corresponda al No. de CDP registrado en la orden de la solicitud y que el tercero beneficiario esta creado

en el sistema de información. Posteriormente ,el Coordinador de Presupuesto verfica el Certificado de Registro Presupuestal (CRP) y

revisa que la documentación soporte, el objeto del contrato o acto administrativo, que este de acuerdo con la definición y clasificación

de los gastos y revisa de que la fecha del compromiso sea igual o posterior a la firma del acto administrativo y previo a la ejecución del

mismo. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CRP.

MAYOR ALTO

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Garantizar la

eficiente

administración de

bienes y servicios

en el desarrollo

operativo para el

buen

funcionamiento de

la organización


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


R9 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por

realizar una

ejecución

presupuestal en

detrimento de la

CIAC.

IMPROBABLE Crítico ALTO

C1 - Incluir partidas

presupuestales no

alineadas con los

objetivos de la

Corporación

direccionando

recursos para

beneficio particular o

de terceros

C3 - Ejecutar gastos

no autorizados en el

presupuesto




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

MensualIMPROBABLE





Zona del

Riesgo

Periodo de










vigencia fiscal.









Los jefes de cada una de las dependencias anualmente, de acuerdo con los plazos fijados por Planeación, realizan el análisis de las

necesidades presupuestales para el área, de acuerdo con la información histórica, la programación de los gastos desagregados de

funcionamiento y de operación y las actividades detalladas a desarrollar durante la vigencia orientadas al cumplimiento de los objetivos

de la dependencia. Una vez realizado el análisis plasman el resultado en los formatos establecidos y los envían al área de planeación.

El Profesional de la Oficina de Planeación anualmente verifica la información recibida de cada dependencia para la elaboración del

anteproyecto del presupuesto de Ingresos y Gastos de la Corporación. Revisa que cumpla con los parámetros establecidos en las

circulares expedidas para la programación de los gastos de funcionamiento y de operación comercial, y los formatos establecidos por el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación. Si identifica inconsistencias solicita las

modificaciones necesarias a las áreas. Cuando toda la información cumple con los parámetros definidos la consolidada y la remite al

Gerente para su revisión y aprobación.

El Gerente de la Corporación anualmente revisa el anteproyecto del presupuesto, realiza las observaciones pertinentes de acuerdo con

los gastos presupuestados y solicita los ajustes necesarios. Una vez el Gerente aprueba el Anteproyecto del presupuesto se emite al

Viceministerio del Grupo Social y Empresarial de la Defensa del Ministerio de Defensa para Revisión, (GSED). Si hay observaciones por

parte del Viceministerio del GSED se modifica y se remite nuevamente. Emitido el concepto favorable por parte del Viceministerio del

GSED se presenta a la Junta Directiva para aprobación. Una vez aprobado por la Junta Directiva el presupuesto se remite (antes del 31

de Octubre), al Departamento de Planeación Nacional y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El presupuesto es sustentado por

el Jefe de la Oficina de Planeación, ante el DNP y Ministerio de Hacienda. Una vez aprobado el por parte del CONFIS mediante

Resolución, el presupuesto de Ingresos y Gastos es desagregado por parte de la Oficina de Planeación mediante resolución interna

firmada por el Gerente de la Corporación. La desagregación es presentada a más tardar el 01 de Febrero de cada año para sus

observaciones modificaciones y refrendación a la Junta Directiva mediante acuerdo









vigencia fiscal.









Cuando el flujo de caja de la CIAC indica que se presentan excedentes de liquidez, el Comité de Inversión, determina el monto, la tasa y

el tiempo de la inversión a partir de su análisis de las codiciones de mercado. Se genera cuadro comparativo y recomendación a la

Gerencia, teniendo en cuenta que la tasa a la cual se planea realizar la inversión es determinada con base en un sondeo en el mercado y

la DTF del día. En primera instancia se ofrece el 100% de la liquidez en condiciones de mercado a la Dirección del Tesoro Nacional. Si la

Dirección General del Tesoro Nacional no acepta la inversión se realiza una subasta tipo oferta para lo cuál se solicitan cotizaciones por

escrito a al menos 3 entidades financieras que no presenten riesgo, es decir tener calificación de riesgo en el largo plazo de AAA con

vigencia menor a un año y contar con un patrimonio de por lo menos 1.5 veces de la operación a realizar. Cuando se reúnen todas las

cotizaciones, se evalúan y el Comité escoge la entidad que ofrezca la mayor seguridad, las mejores condiciones y en la cual se evite la

concentración de inversiones. Teniendo en cuenta el cuadro comparativo el Comité emite recomendación a la Gerencia. La Gerencia

estudia la recomendación y toma la decisión final. La decisión es plasmada en el acta del Comité. Una vez determinada la entidad

financiera se emite oficio aceptando la inversión en la entidad seleccionada, con las condiciones acordadas con la firma de al menos dos

de los siguientes funcionarios (Gerente General, Subgerente, Jefe de División Financiera y Tesorero). Como eviencia del control se

conservan las actas del Comité de evaluación.

El Coordinador Administrativo, realiza seguimiento anual a la renovación de pólizas y amparos para colaboradores del área financiera,

que cubren pérdida de recursos financieros de la tesorería y que ampara pagos indebidos o pérdida de recursos y otra para la toma de

decisiones para el Comité Directivo. Como evidencia del control se conserva la póliza aprobada anualmente,

IMPROBABLE Crítico ALTOMAYOR

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Garantizar la

eficiente

administración de

bienes y servicios

en el desarrollo

operativo para el

buen

funcionamiento de

la organización


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


C4 - Afectar rubros

que no corresponden

con el objeto del

gasto

C6 - Invertir en

entidades de dudosa

solidez financiera

R9 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por

realizar una

ejecución

presupuestal en

detrimento de la

CIAC.

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos.

* Genera



ALTOC5 - Incluir varias

veces el mismo gasto

bajo figuras

diferentes

IMPROBABLE





Zona del

Riesgo

Periodo de

















decisiones para el Comité Directivo. Como evidencia del control se conserva la póliza aprobada anualmente.

C2 - Solicitar créditos

innecesarios

Los créditos de tesorería sólo se podrán solicitar en el momento en que el flujo de caja que se realiza mensualmente por la División

Financiera y Administrativa arroje un saldo negativo. Una vez se haya determinado la iliquidez, se envía solicitud de cotización a los

Bancos con los cuales la CIAC S.A. tiene cupos aprobados, donde se discrimina el valor del crédito y el plazo. Cuando los Bancos hacen

llegar sus cotizaciones con las condiciones del préstamo se reúnen todas las cotizaciones y se somete a parobación del Comité

Directivo quien selecciona la mejor oferta de acuerdo con la tasa más baja y las mejores condiciones. Una vez determinada la tasa y el

plazo se envía oficio al banco informando la aceptación del crédito y la forma de desembolso firmado. Como evidencia del control se

conserva el Acta del Comité Directivo.

C3 - Invertir en

condiciones de

mercado desvarables














Para transferencias en dólares, con la base de datos de los intermediarios cambiarios, la mesa de dinero (Jefe de División Financiera,

Tesorero, Contador) selecciona los intermediarios con los cuales se puede negociar. Estos funcionarios que integran la mesa de dinero

proceden a llamar a tres intermediarios del mercado cambiario seleccionados, los cuales deben encontrarse vigilados por la

Superintendencia Financiera, tener calificación de riesgo en el largo plazo de AAA con vigencia menor a un año y contar con un

patrimonio de por lo menos 1.5 veces de la operación a realizar. La transacción es aprobada por Gerente, Subgerente, Jefe de la División

o Tesorero (2 de 4 firmas) mediante oficios dirigidos a los bancos. Como evidencia del control se generan actas de la mesa de dinero

firmada por los 3 funcionarios, incluyendo entidad bancaria, trader con el que se cotizó, hora y tasa ofrecida.

El Jefe de la División Administrativa y Financiera realiza seguimiento mensual al informe de cuentas por pagar y reservas para las cuáles

no se han recibido solicitudes de pago en el mes. Esta información es socializada mensualmente en el Comité Directivo con el objetivo

de que las áreas tramiten la facturación correspondiente. Como evidencia del control se conserva el informe y las actas del comité.

El Tesorero mensualmente elabora el flujo de efectivo contemplando los usos y fuentes, para determinar la liquidez de la Entidad. El

flujo de efectivo es revisado por el Jefe de la División Administrativa y Financiera quien realiza sus observaciones y una vez efectuados

los cambios requeridos lo presenta al Comité Directivo y trimestralmente al Comité de Inversiones.

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

Mensual

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Garantizar la

eficiente

administración de

bienes y servicios

en el desarrollo

operativo para el

buen

funcionamiento de

la organización


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


ALTO

R10 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por

invertir en

operaciones de

Tesorería, compra

de divisas o

adquisición de

créditos que

vayan en

detrimento de los

intereses de la

CIAC

C1 - Invertir en

entidades de dudosa

solidez financiera

C4 - Compra de

divisas o

transferencias en

dólares en

condiciones de

mercado

desfavorables

IMPROBABLE BAJO

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos.

* Genera



IMPROBABLE MAYOR MENOR





Zona del

Riesgo

Periodo de


El Jefe de la División Financiera mensualmente revisa y analiza los resultados del indicador de oportunidad en pagos que mide el tiempo

transcurrido desde la fecha de entrega de la documentación para causación y pago al área Financiera hasta la fecha de ejecución en las

plataformas bancarias (se tiene establecido 5 días). Cuando se indentifican desviaciones con respecto a la meta establecida, se analizan

los casos puntuales que generaron la desviación y se identifican las causas de las demoras y las acciones de mejora a seguir para cumplir

la meta establecida. Trimestralmente se revisa el cumplimiento del indicador en el Comité Directivo y con la Gerencia quienes revisan

los resultados del indicador así como la pertinencia de las acciones de mejora establecidas. Como evidencia del control, se conserva el

resultado mensual del indicador y se documenta el análisis trimestralmente en el documento hoja de vida del indicador.

El Jefe de la División Administrativa y Financiera realiza seguimiento mensual al informe de cuentas por pagar y reservas para las cuáles

no se han recibido solicitudes de pago en el mes. Esta información es socializada mensualmente en el Comité Directivo con el objetivo

de que las áreas tramiten la facturación correspondiente. Como evidencia del control se conserva el informe y las actas del comité.

C2 - Falta de Liquidéz

El Tesorero mensualmente elabora el flujo de efectivo contemplando los usos y fuentes, para determinar la liquidez de la Entidad. El

flujo de efectivo es revisado por el Jefe de la División Administrativa y Financiera quien realiza sus observaciones y una vez efectuados

los cambios requeridos lo presenta al Comité Directivo y trimestralmente al Comité de Inversiones.

* Subgerencia

Mensual

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Afecta el cumplimiento de

la misión de la Entidad


confianza en la entidad,

afectando su reputación


recursos económicos.

* Genera intervención de los


GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Garantizar la

eficiente

administración de

bienes y servicios

en el desarrollo

operativo para el

buen

funcionamiento de

la organización


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


R11 - Cobro o

solicitud de

beneficios a

terceros por parte

de los

funcionarios de la

CIAC, para el pago

de cuentas de

cobro o facturas

de contratistas y

proveedores

afectando la

liquidez de la

Corporación

C1 - Demoras en los

procesos de pago,

alto volumen de

trámites

MAYOR ALTOIMPROBABLE IMPROBABLE IMPORTANTE MODERADO





Zona del

Riesgo

Periodo de










vigencia fiscal.









El Asistente Técnico Contable de la División Financiera una vez recibe los documentos para pago, los relaciona en el libro registro control

documentación para pago, para garantizar el orden cronológico de la recepción de los documentos recibidos para este trámite. Realiza

una revisión detallada de la documentación radicada verificando el cumplimiento de los requisitos para pago según la Circular

Requisitos de Pago según anexo A y el cumplimiento de todos los requisitos (contractuales, presupuestales y tributarios) en cada uno

de los documentos soportes. En caso de encontrar alguna observación se devuelve inmediatamente la documentación al Gestor

Contractual o responsable del proceso, de lo contrario genera visto bueno y procede con la causación.

Para cada solicitud de pago recibida, el Tesorero verifica el cumplimiento de los requisitos según la Circular Requisitos de Pago según

anexo A, las fechas de los documentos incluyendo la cadena presupuestal, que la factura cumpla los parámetros de ley, la entrada del

bien por almacén y recibo a entera satisfacción cuando sea servicio, declaración de importación y/o formulario movimientos de

mercancías y Certificación de parafiscales actualizados (según aplique). Si la documentación no está correcta devuelve la solicitud de

pago a cuentas por pagar, de lo contrario procede a generar el archivo plano para el pago, a realizar el pago PSE o firma el cheque

según aplique. Como evidencia del control firma el comprobante de pago.




El Tesorero elabora diariamente el informe generado en el sistema de información de estado diario de fondos y valores, lo compara

contra el movimiento bancario diario , y si identifica diferencias determina sus causas . En caso de presentarse rechazos en el pago, el

Tesorero verifica el motivo y procede a realizar de nuevo el giro mediante transferencia bancaria. Entrega el informe al Asistente

Técnico Contable asignado para la verificación de esta información, quien compara que lo girado o ingresado corresponda a los

comprobantes realizados durante el día. Si identifica diferencias solicita las aclaraciones o correcciones necesarias a Tesorería. Para el

caso de giro al exterior tanto el Tesorero, como Asistente Técnico de Tesorería y el Asistente Técnico Contable verifican que los dólares

pagados con la tasa pactada corrresponda al valor en pesos registrados. Como evidencia del control el Tesorero firma el informe diario.






El Asistente Técnico Contable de la División Financiera una vez recibe los documentos para pago, los relaciona en el libro registro control

documentación para pago, para garantizar el orden cronológico de la recepción de los documentos recibidos para este trámite. Realiza

una revisión detallada de la documentación radicada verificando el cumplimiento de los requisitos para pago según la Circular

Requisitos de Pago según anexo A y el cumplimiento de todos los requisitos (contractuales, presupuestales y tributarios) en cada uno

de los documentos soportes. En caso de encontrar alguna observación se devuelve inmediatamente la documentación al Gestor

Contractual o responsable del proceso, de lo contrario genera visto bueno y procede con la causación.










El Tesorero elabora diariamente el informe generado en el sistema de información de estado diario de fondos y valores, lo compara

contra el movimiento bancario diario , y si identifica diferencias determina sus causas . En caso de presentarse rechazos en el pago, el

Tesorero verifica el motivo y procede a realizar de nuevo el giro mediante transferencia bancaria. Entrega el informe al Asistente

Técnico Contable asignado para la verificación de esta información, quien compara que lo girado o ingresado corresponda a los

comprobantes realizados durante el día. Si identifica diferencias solicita las aclaraciones o correcciones necesarias a Tesorería. Para el

caso de giro al exterior tanto el Tesorero, como Asistente Técnico de Tesorería y el Asistente Técnico Contable verifican que los dólares

pagados con la tasa pactada corrresponda al valor en pesos registrados. Como evidencia del control el Tesorero firma el informe diario.






El aplicativo SAP cuenta con control al acceso, registro y modificación de los datos a través de la definicion de perfiles y roles de acceso

al aplicativo, los cuales son aprobados por el Jefe de la División Administrativa y Financiera.

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos.

* Genera



Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Subgerencia

* Oficina de Planeación y Sistemas.

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Garantizar la

eficiente

administración de

bienes y servicios

en el desarrollo

operativo para el

buen

funcionamiento de

la organización


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


C2 - Modificación de

información

relacionada con

montos y/o

beneficiarios de pago

R12 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por

realizar pagos o

traslados (dobles,

por montos

superiores,

injustificados o sin

soporte, cuentas

ficticias).

ALTO IMPROBABLEMAYOR IMPROBABLE

C1- Trámite de

cuentas por pagar no

autorizadas

MENOR BAJO





Zona del

Riesgo

Periodo de


Para inscribir un nuevo proveedor, el Jefe de la División de Ventas y Servicios verifica los conceptos Financiero, Jurídico y Técnico

elaborados por la División Administrativa y Financiera, Grupo Jurídico y Oficina de Control Calidad respectivamente (el Técnico

únicamente para las organizaciones que presten servicios de mantenimiento, de entrenamiento técnico y que sean proveedores de

combustible de aviación). Si el Proveedor potencial cumple con los criterios y verificación definidos en los aspectos jurídicos, financieros

y técnicos, da visto bueno en los conceptos generados y autoriza la creación del proveedor y solicita a través de correo electrónico a la

División Administrativa y Financiera la creación del proveedor como un tercero en el sistema

El analista de planeación de la División de Ventas semestralmente realiza la evaluación de proveedores aeronáuticos, a partir de la

información recibida de cada Gestor del Grupo Contractual, relacionada con todas las ordenes contractuales suscritas con proveedores

del sector aeronáutico (que incluye valor de cada orden en pesos y/o dólares según corresponda, Ítems contratados, Ítems retardados,

Ítems en cuarentena e Ítems cancelados). Determina la calificación de cada proveedor evaluando el cumplimiento contractual y la

participación. El cumplimiento contractual es determinado a partir de la proporción de ítems que presentan retardo en la entrega, que

están en cuarentena y los ítems incumplidos, frente al total de ítems contratados con cada proveedor; y la participación es

determinada a partir de la cantidad de bienes y servicios entregados a satisfacción dentro del semestre objeto de la evaluación. Los

resultados de la evaluación de proveedores son revisados por el Jefe División de Ventas y Servicios quien a su vez cita al Comité de

Control y Seguimiento del Registro de Proveedores para poner a consideración los casos más relevantes de la evaluación que afecten la

permanencia de determinado proveedor dentro del registro de proveedores aeronáuticos. El Comité recomienda las acciones a seguir en

cada caso. El Subgerente en calidad de Presidente del Comité, presenta ante la Gerencia las recomendaciones para la toma de

decisiones finales. Finalmente la Gerencia toma decisiones al respecto e informa al proveedor las acciones de mejora a seguir para

continuar como proveedor aeronáutico. Para todos los proveedores cuya calificación sea "malo" se cancelará del registro de

proveedores. Como evidencia del control se conserva el informe de evaluación de proveedores, el seguimiento al comportamiento y

desempeño de los proveedores, las actas del Comié de Control y Seguimiento del Registro de Proveedores.

El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad efectúa anualmente auditorías externas a las organizaciones de mantenimiento y

Centros de entrenamiento técnico y proveedores de

combustible que se encuentren inscritos en el MPI. Los resultados de la Auditoría son revisados por la Gerencia General y el Jefe de la

División Ventas y Servicios. En caso de indentificar no conformidades que afecten la prestación del servicio o no cerradas dentro de los

tiempos establecidos, se detiene la contratación con este tipo de proveedores. Como evidencia del control se conservan los resultados

de las auditorías y los oficios con las notificaciones a los proveedores en caso de ser necesario.

Para cada compra o contratación de bienes y servicios (diferente de misionales) el Jefe del área solicitante realiza la verificación de las

condiciones de mercado en lo relativo a precios y proveedores. Esto se realiza a través de uno o varios de los siguientes mecanismos:

Revisión de archivos históricos, Solicitud de Estudio de Mercado sin obligación de compra, dirigida a por lo menos dos (2) proveedores

que puedan suplir el Requerimiento y/o Verificación mediante cualquier medio (diferente a los anteriormente mencionados), de las

condiciones de mercado para el bien y/o servicio a requerir. Cuando no aplique la verificación de las condiciones de mercado

(excepciones según lo establecido en el manual de contratación), se deja evidencia de la excepción en el cuadro comparativo. Una vez

realizado el estudio de mercado se prepara el estudio de conveniencia (ECO) y se entrega la documentación al Gestor contractual.

Una vez recibida la solicitud de compra del área misional, el Gestor Contractual verifica que esté debidamente aprobada y con el detalle

requerido, de lo contrario devuelve la solicitud. Si la solicitud está completa y aprobada, procede a solicitar ofertas y elabora formato

“cuadro comparativo” teniendo en cuenta: precio, condición del elemento, garantía y plazo entrega, forma de pago y recomienda la

mejor oferta detallando las razones de la selección si procede de acuerdo a la modalidad de contratación. Para elementos que

requieran concepto técnico, se solicita a los asesores técnicos de la Corporación, quienes mediante escrito dejan constancia de los

factores de selección utilizados. Se presenta al Jefe de la División de Ventas y Servicios, quien realiza junto con el gestor contractual el

análisis de las ofertas más favorables para elementos de características similares y de igual condición. Una vez realizado el análisis el Jefe

firma el cuadro comparativo con la opción seleccionada. El Jefe de División Ventas y Servicios revisa el cuadro comparativo elaborado

por el Gestor Contractual, verificando que se incluyan los materiales solicitados dentro del requerimiento teniendo en cuenta precio,

condición del elemento, garantía y plazo entrega, forma de pago. Revisa la recomendación del Gestor sobre la mejor oferta y las razones

de acuerdo a la modalidad de contratación. Si identifica que es necesario realizar modificaciones solicita los cambios correspondientes

al Gestor Contractual y posteriormente aprueba el cuadro comparativo.

El Coordinador de Grupo Contractual verifica que las solicitudes de compra estén aprobadas y avaladas por el Jefe del área y que se haya

realizado el estudio de mercado verificando en el estudio de conveniencia la documentación soporte (comunicaciones enviadas a los

posibles proveedores, cuadro comparativo del estudio de mercado y el certificado de disponibilidad presupuestal). Si identifica

inconsistencias o documentos faltantes devuelve los documentos al área solicitante con las observaciones correspondientes. En caso

contrario autoriza la generación del contrato u orden de compra y deja visto bueno en la solicitud.

Previo a la suscripción (firma) de la orden de compra, el Gestor Contractual revisa la certificación de pago de aportes parafiscales del

proveedor, si identifica inconsistencias solicita sea allegada la certificación correcta. Una vez elaborada la orden de compra y/o

suministro, es revisada por el Asesor Jurídico Contractual, (procesos iguales o superiores a los 100 SMLMV) quien verifica que el

proveedor tenga las pólizas correspondientes, que no tenga impedimentos, que no tenga una evaluación negativa que le impida ser

contratado, que el representante legal esté facultado para suscribir la orden. Si identifica inconsistencias las notifica al área de

Contratación de lo contrario emite oficio con su concepto favorable para suscribir la orden de compra.

El Jefe de la División de Ventas y Servicios revisa la orden de compra que es generada en el sistema de acuerdo con la proforma

establecida que contiene una serie de cláusulas e información mínima pre definidas. Verifica el valor correcto, el consecutivo, número

de pedido, el proveedor correcto, fecha de la orden, material solicitado y firma del Gestor Contractual, contra el cuadro comparativo y

que los valores en la cotización, cuadro comparativo y orden de compra coincidan. Si identifica errores la devuelve al Gestor Contractual

de lo controlario avala y firma la orden de compra y diligencia archivo de control de ordendes de compra. Posteriormente la orden es

revisada por el Ordenador del Gasto según delegación y una vez firmada se remite para aceptación del proveedor. Si alguno de estos

revisores identifica errores o inconsistencias, informa al Gestor Contractual quien realiza las modificaciones necesarias antes de pasar la

orden a la siguiente instancia de revisión y aprobación. Para la contratación de bienes y servicios en los que se requiere formalidades

plenas con clausulados específicos, el contrato es elaborado por un funcionario del área jurídica y revisado y aprobado por el Asesor o

por el Coordinador Jurídico y posteriormente aprobado por el Jefe de la División Ventas y Servicios y Ordenador del gasto.

El Jefe de la División Ventas y Servicios mensualmente revisa y analiza los resultados del indicador de entrega de acuerdo con

prioridades y comportamiento de cuarentenas, comparando los resultados contra la meta establecida. Cuando se indentifican

desviaciones con respecto a la meta establecida, se identifican las causas de las demoras y las acciones de mejora a seguir para cumplir

la meta establecida. Trimestralmente se revisa el cumplimiento del indicador en el Comité Directivo y con la Gerencia quienes revisan

los resultados del indicador así como la pertinencia de las acciones de mejora establecidas. Como evidencia del control, se conserva el

resultado mensual del indicador y se documenta el análisis trimestralmente en el documento hoja de vida del indicador.

Indicador de seguimiento de ejecución presupuestal en funcionamiento, ya definido con el objetivo de monitorear que las áreas realicen

sus solicitudes de compra con mayor oportunidad.

30-sep-16

Fortalecer la planeación de

compras y contratación en la

Entidad para evitar que los

controles sean obviados o no se

pueda realizar la adecuada

verificación debido a la

necesidad de realizar compras

y/o suscribir contratos urgentes,

permitiendo realizar estudios de

mercado y de conveniencia más

ajustados a las necesidades de la

Corporación.

Plan de Compras

DetalladoMensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

GESTIÓN LOGÍSTICA

Gestionar la

Adquisición de

bienes y servicios

que cumplan con

las especificaciones

técnicas definidas

por el cliente

R8 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

compra o

contratación de

bienes y/o

servicios en

condiciones

desfavorables

para la CIAC

(precio, cantidad,

calidad,

garantía)+G75:G8

4

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación

* Afecta la

generación de los

productos o la

prestación de los

servicios


recursos

económicos

* Genera


órganos de control


credibilidad en la

entidad

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPROBABLE IMPORTANTE


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


C2 - Uso del

mecanismo de

compra urgente para

compras no

planeadas (que no

implican urgencia)

C1 - Solicitud de

cotizaciones o

estudios de mercado

diseñados a la

medida de una firma

o incluyendo

restricciones y/o

condiciones

innecesarias que

favorecen una firma

o empresa particular

MODERADO





Zona del

Riesgo

Periodo de


Para inscribir un nuevo proveedor, el Jefe de la División de Ventas y Servicios verifica los conceptos Financiero, Jurídico y Técnico

elaborados por la División Administrativa y Financiera, Grupo Jurídico y Oficina de Control Calidad respectivamente (el Técnico

únicamente para las organizaciones que presten servicios de mantenimiento, de entrenamiento técnico y que sean proveedores de

combustible de aviación). Si el Proveedor potencial cumple con los criterios y verificación definidos en los aspectos jurídicos, financieros

y técnicos, da visto bueno en los conceptos generados y autoriza la creación del proveedor y solicita a través de correo electrónico a la

División Administrativa y Financiera la creación del proveedor como un tercero en el sistema.

El analista de planeación de la División de Ventas semestralmente realiza la evaluación de proveedores aeronáuticos, a partir de la

información recibida de cada Gestor del Grupo Contractual, relacionada con todas las ordenes contractuales suscritas con proveedores

del sector aeronáutico (que incluye valor de cada orden en pesos y/o dólares según corresponda, Ítems contratados, Ítems retardados,

Ítems en cuarentena e Ítems cancelados). Determina la calificación de cada proveedor evaluando el cumplimiento contractual y la

participación. El cumplimiento contractual es determinado a partir de la proporción de ítems que presentan retardo en la entrega, que

están en cuarentena y los ítems incumplidos, frente al total de ítems contratados con cada proveedor; y la participación es

determinada a partir de la cantidad de bienes y servicios entregados a satisfacción dentro del semestre objeto de la evaluación. Los

resultados de la evaluación de proveedores son revisados por el Jefe División de Ventas y Servicios quien a su vez cita al Comité de

Control y Seguimiento del Registro de Proveedores para poner a consideración los casos más relevantes de la evaluación que afecten la

permanencia de determinado proveedor dentro del registro de proveedores aeronáuticos. El Comité recomienda las acciones a seguir en

cada caso. El Subgerente en calidad de Presidente del Comité, presenta ante la Gerencia las recomendaciones para la toma de

decisiones finales. Finalmente la Gerencia toma decisiones al respecto e informa al proveedor las acciones de mejora a seguir para

continuar como proveedor aeronáutico. Para todos los proveedores cuya calificación sea "malo" se cancelará del registro de

proveedores. Como evidencia del control se conserva el informe de evaluación de proveedores, el seguimiento al comportamiento y

desempeño de los proveedores, las actas del Comié de Control y Seguimiento del Registro de Proveedores.

El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad efectúa anualmente auditorías externas a las organizaciones de mantenimiento y

Centros de entrenamiento técnico y proveedores de

combustible que se encuentren inscritos en el MPI. Los resultados de la Auditoría son revisados por la Gerencia General y el Jefe de la

División Ventas y Servicios. En caso de indentificar no conformidades que afecten la prestación del servicio o no cerradas dentro de los

tiempos establecidos, se detiene la contratación con este tipo de proveedores. Como evidencia del control se conservan los resultados

de las auditorías y los oficios con las notificaciones a los proveedores en caso de ser necesario.

Para cada compra o contratación de bienes y servicios (diferente de misionales) el Jefe del área solicitante realiza la verificación de las

condiciones de mercado en lo relativo a precios y proveedores. Esto se realiza a través de uno o varios de los siguientes mecanismos:

Revisión de archivos históricos, Solicitud de Estudio de Mercado sin obligación de compra, dirigida a por lo menos dos (2) proveedores

que puedan suplir el Requerimiento y/o Verificación mediante cualquier medio (diferente a los anteriormente mencionados), de las

condiciones de mercado para el bien y/o servicio a requerir. Cuando no aplique la verificación de las condiciones de mercado

(excepciones según lo establecido en el manual de contratación), se deja evidencia de la excepción en el cuadro comparativo. Una vez

realizado el estudio de mercado se prepara el estudio de conveniencia (ECO) y se entrega la documentación al Gestor contractual.

Una vez recibida la solicitud de compra del área misional, el Gestor Contractual verifica que esté debidamente aprobada y con el detalle

requerido, de lo contrario devuelve la solicitud. Si la solicitud está completa y aprobada, procede a solicitar ofertas y elabora formato

“cuadro comparativo” teniendo en cuenta: precio, condición del elemento, garantía y plazo entrega, forma de pago y recomienda la

mejor oferta detallando las razones de la selección si procede de acuerdo a la modalidad de contratación. Para elementos que

requieran concepto técnico, se solicita a los asesores técnicos de la Corporación, quienes mediante escrito dejan constancia de los

factores de selección utilizados. Se presenta al Jefe de la División de Ventas y Servicios, quien realiza junto con el gestor contractual el

análisis de las ofertas más favorables para elementos de características similares y de igual condición. Una vez realizado el análisis el Jefe

firma el cuadro comparativo con la opción seleccionada. El Jefe de División Ventas y Servicios revisa el cuadro comparativo elaborado

por el Gestor Contractual, verificando que se incluyan los materiales solicitados dentro del requerimiento teniendo en cuenta precio,

condición del elemento, garantía y plazo entrega, forma de pago. Revisa la recomendación del Gestor sobre la mejor oferta y las razones

de acuerdo a la modalidad de contratación. Si identifica que es necesario realizar modificaciones solicita los cambios correspondientes

al Gestor Contractual y posteriormente aprueba el cuadro comparativo.

El Coordinador de Grupo Contractual verifica que las solicitudes de compra estén aprobadas y avaladas por el Jefe del área y que se haya

realizado el estudio de mercado verificando en el estudio de conveniencia la documentación soporte (comunicaciones enviadas a los

posibles proveedores, cuadro comparativo del estudio de mercado y el certificado de disponibilidad presupuestal). Si identifica

inconsistencias o documentos faltantes devuelve los documentos al área solicitante con las observaciones correspondientes. En caso

contrario autoriza la generación del contrato u orden de compra y deja visto bueno en la solicitud.

Previo a la suscripción (firma) de la orden de compra, el Gestor Contractual revisa la certificación de pago de aportes parafiscales del

proveedor, si identifica inconsistencias solicita sea allegada la certificación correcta. Una vez elaborada la orden de compra y/o

suministro, es revisada por el Asesor Jurídico Contractual, (procesos iguales o superiores a los 100 SMLMV) quien verifica que el

proveedor tenga las pólizas correspondientes, que no tenga impedimentos, que no tenga una evaluación negativa que le impida ser

contratado, que el representante legal esté facultado para suscribir la orden. Si identifica inconsistencias las notifica al área de

Contratación de lo contrario emite oficio con su concepto favorable para suscribir la orden de compra.

El Gestor Contractual verifica el incoming inspection y vale de entrada, revisa que se haya recibido el bien según lo requerido y reporta

la llegada del material al supervisor técnico quien revisa la recepción del bien y firma la factura y la entrada. Si el Supervisor no

permancece en las instalaciones de la CIAC,el Gestor Contractual firma la factura para iniciar el trámite de pago. Para bienes tangibles

que no hacen tránsito por almacén y que son recibidos físicamente fuera de las instalaciones principales de la CIAC, el responsable revisa

el bien recibido y elabora el acta de recibo a satisfacción. El Gestor Contractual adicionalmente actualiza la matriz de seguimiento

contractual para cada elemento o bien recibo, incluyendo fecha, número de incoming y vale de entrada, fecha de nacionalización,

número de factura, fecha de factura, fecha de pago, tasa a la que se pagó, si ya se facturó al cliente así como todas las novedades que

haya presentado el bien (si estuvo en cuarentena, retardado o cancelado el ítem). En caso que algún elemento quede en cuarentena, el

Gestor Contractual inicia las acciones necesarias para sacar el bien de esta condición, realizando seguimiento por vía telefónica o correo

electrónico con el proveedor.

El Asistente Técnico Contable de la División Financiera una vez recibe los documentos para pago, registra la solicitud de pago en el libro

registro control documentación para pago, para garantizar el orden cronológico de en el trámite de pagos. Realiza una revisión

detallada de la documentación radicada verificando el cumplimiento de los requisitos para pago según la Circular Requisitos de Pago

según anexo A y el cumplimiento de todos los requisitos (contractuales, presupuestales y tributarios) en cada uno de los documentos

soportes, incluyendo recibo a satisfacción, entrada de almacén o informe del supervisor. En caso de encontrar alguna observación se

devuelve inmediatamente la documentación al Gestor Contractual o responsable del proceso, de lo contrario genera visto bueno y

procede con la causación.

El Supervisor, Interventor y/o Gestor Contractual asignado a cada Contrato realizan seguimiento técnico, administrativo, financiero,

contable, y/o jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato (según aplique). Como parte del seguimiento al contrato se

adelantan entre otras las siguientes actividades: Verificación del cumplimiento en su totalidad con los requisitos de ejecución del

contrato antes de su inicio, verificación de afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, revisión de los informes de

ejecución del contrato emitidos por el contratista, elaboración junto con el contratista de las actas de inicio del contrato, actas

parciales de ejecución y de liquidación del contrato, expedición de certificaciones sobre la ejecución del contrato y suscripción de las

actas de recibo a satisfacción del objeto contractual junto con el contratista y el ordenador del gasto competente, vigilancia del

cumplimiento de los plazos contractuales, vigencia del contrato, amparos de las garantías. Como evidencia del control se conserva la

documentación soporte de las verificaciones realizadas por el supervisor, los informes de supervisión de contrato y de igual forma avala

con su firma la factura o cuenta de cobro correspondiente al valor de los bienes o servicios adquiridos, ya sea que se trate de entregas

parciales o el pago total del contrato.

El Gestor Contractual verifica el incoming inspection y vale de entrada, revisa que se haya recibido el bien según lo requerido y reporta

la llegada del material al supervisor técnico quien revisa la recepción del bien y firma la factura y la entrada. Si el Supervisor no

permancece en las instalaciones de la CIAC,el Gestor Contractual firma la factura para iniciar el trámite de pago. Para bienes tangibles

que no hacen tránsito por almacén y que son recibidos físicamente fuera de las instalaciones principales de la CIAC, el responsable revisa

el bien recibido y elabora el acta de recibo a satisfacción. El Gestor Contractual adicionalmente actualiza la matriz de seguimiento

contractual para cada elemento o bien recibo, incluyendo fecha, número de incoming y vale de entrada, fecha de nacionalización,

número de factura, fecha de factura, fecha de pago, tasa a la que se pagó, si ya se facturó al cliente así como todas las novedades que

haya presentado el bien (si estuvo en cuarentena, retardado o cancelado el ítem). En caso que algún elemento quede en cuarentena, el

Gestor Contractual inicia las acciones necesarias para sacar el bien de esta condición, realizando seguimiento por vía telefónica o correo

electrónico con el proveedor.

El Asistente Técnico Contable de la División Financiera una vez recibe los documentos para pago, registra la solicitud de pago en el libro

registro control documentación para pago, para garantizar el orden cronológico de en el trámite de pagos. Realiza una revisión

detallada de la documentación radicada verificando el cumplimiento de los requisitos para pago según la Circular Requisitos de Pago

según anexo A y el cumplimiento de todos los requisitos (contractuales, presupuestales y tributarios) en cada uno de los documentos

soportes, incluyendo recibo a satisfacción, entrada de almacén o informe del supervisor. En caso de encontrar alguna observación se

devuelve inmediatamente la documentación al Gestor Contractual o responsable del proceso, de lo contrario genera visto bueno y

procede con la causación.







31-dic-16




respecto a las pruebas técnicas a

aplicar según el cargo o función

a desarrollar, así como las

pruebas psicotécnicas que deben

aplicarse de acuerdo con el

cargo a desarrollar.

Procedimientos de

Selección y

vinculación

actualizados /

Carpeta de Regisros

/ Listas de

Chequeos de

validación.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

GESTIÓN LOGÍSTICA

Gestionar la

Adquisición de

bienes y servicios

que cumplan con

las especificaciones

técnicas definidas

por el cliente

R8 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

compra o

contratación de

bienes y/o

servicios en

condiciones

desfavorables

para la CIAC

(precio, cantidad,

calidad, garantía)

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación

* Afecta la

generación de los

productos o la

prestación de los

servicios


recursos

económicos

* Genera


órganos de control


credibilidad en la

entidad

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPROBABLE IMPORTANTE MODERADO

30-sep-16

Fortalecer la planeación de

compras y contratación en la

Entidad para evitar que los

controles sean obviados o no se

pueda realizar la adecuada

verificación debido a la

necesidad de realizar compras

y/o suscribir contratos urgentes,

permitiendo realizar estudios de

mercado y de conveniencia más

ajustados a las necesidades de la

Corporación.

Plan de Compras

Detallado




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

Mensual


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


C6 - Realizar Compras

ficticias (sin recibir el

bien o servicio)

C3 - Adjudicación a

compañías de papel,

creadas

específicamente para

la adjudicación de un

contrato específico,

que no cuentan con

la experiencia o

trayectoria necesaria

C4 - Adulteración o

modificación de la

documentación

soporte

(cotizaciones,

ofertas)

C5 - Dueños de

proceso,

interventores,

supervisores o

gestores de contratos

laxos y que no

verifican el

cumplimiento a

cabalidad del objeto

de la compra o

contratación.





Zona del

Riesgo

Periodo de


Para la contratación de personal por prestación de servicios, el Coordinador (a) del Grupo de Gestión de Talento Humano, verifica que

en la entidad no existe personal de planta disponible, para desarrollar la actividad objeto de la necesidad. Para esto revisa contra el

manual de funciones y requisitos que ningún funcionario de planta tenga las mismas obligaciones que se están solicitando para vincular

el personal contratista. En caso de identificar personal de planta disponible no autoriza la contratación de lo contrario autoriza la

contratación y formaliza su autorización mediante firma del formato de Solicitud de contratación de servicios profesionales, técnicos

y/o asistenciales. Una vez aprobada la necesidad El Gerente General o Subgerente autoriza la contratación por prestación de servicios,

para lo cuál El Jefe o Coordinador de División, Área, Oficina o Grupo, justifica ante esta instancia la necesidad de contratación. Las

justificación de la necesidad queda plasmada en el formato de Solicitud de contratación de servicios profesionales, técnicos y/o

asistenciales.

Una vez surja la vacante para personal de planta, el Jefe o Coordinador de División, Área, Oficina o Grupo, elabora el formato

requerimiento de personal haciendo la solicitud de inicio del proceso de selección y vinculación. El Coordinador (a) del Grupo de

Gestión de Talento Humano verifica que el cargo solicitado esté contemplado en el Manual de Funciones y Requisitos de la CIAC y que la

vacante no esté ocupada por personal ya contratado. Como evidencia de su verificación y aprobación firma el formato de requerimiento

de persoal, posteriormente el formato es entregado a la Gerencia General para su aprobación o firma. Una vez apobado se publica la

vacante en la página web indicando las fechas establecidas para el proceso de selección.

El Jefe o Coordinador de División, Área, Oficina o Grupo o encargado para cada proceso de selección realiza la valoración técnica del

aspirante (aplicación de pruebas técnicas cuando se requiera y entrevista) y emite el concepto cuantitativo y cualitativo en el formato

de Entrevista (después de entrevistado el candidato). Por su parte el profesional en Psicología realiza la aplicación de pruebas

psicotécnicas y entrevista psicológica y registra los resultados en el formato de Entrevista. Posteriormente, el Gerente General y/o

Subgerente realiza la entrevista al aspirante e informan al profesional en Psicología que candidato ha sido seleccionado y firman el

formato de entrevista indicando la decisión tomada. Finalmente para las vacantes publicadas en la página web, el profesional en

Psicología consolida el resultado de las pruebas, la entrevista psicológica y anexa los resultados originales de las pruebas de

conocimiento, el concepto cuantitativo y cualitativo en el Formato de Entrevista de Consolidación de Resultados y lo publica en la

página web. Como evidencia del control se conserva el Formato de Entrevista diligenciado así como el Formato de Consolidación de

Resultados (cuando aplique).
















C3 - Vincular

personal adjuntando

documentación falsa

y/o adulterada
















C4 - Promoción de

personal que no

posea las

competencias y

requisitos para el

nuevo cargo

Cada vez que se va a realizar la promoción de personal, el Gerente General revisa la justificación para realizar la promoción de acuerdo

con la solicitud presentada por el Jefe o Coordinador de División, Área, Oficina o Grupo. Revisa la argumentación de si el candidato a

ser promovido posee las competencias técnicas, tecnológicas y la capacitación idónea para el cargo al cual se aspira y requisitos para el

cargo que se encuentre vacante. Si el Gerente General no da su aval no continúa el análisis para la promoción. Si el Gerente General da

su aval da el visto bueno a la solicitud. Una vez se tiene el visto bueno de Gerencia, el Jefe o Coordinador de Talento Humano, revisa la

evaluación anual del aspirante para corroborar el desempeño laboral, verifica el cumplimiento de requisitos del perfil de la vacante por

parte del aspirante, la capacitación requerida, las competencias técnicas y tecnológicas, la experiencia requerida a nivel de cargos

establecida en el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias y revisa que no presente antecedentes de acuerdo con el informe de

antecedentes disciplinarios emitido por la Oficina de Control Interno Disciplinario. Una vez realizada la verificación genera concepto

señalando la viabilidad o no para la promoción. Si el concepto del Jefe o Coordinador de Talento Humano, no resulta favorable, se envía

copia de este estudio al funcionario postulado explicando los motivos del porque no se puede promocionar. Si el concepto es favorable,

el Jefe o Coordinador de Talento Humano realiza la minuta de modificación al contrato laboral y la envía junto con el concepto de

promoción a la Oficina del Grupo Jurídico donde el asesor Jurídico revisa la minuta, realiza las observaciones, solicita las modificaciones

necesarias o da su visto bueno. El modificatorio es finalmente aprobado por el Gerente General. Como evidencia del control se conserva

el informe de antecedentes disciplinarios, la solicitud aprobada por el Gerente General y el Jefe o Coordinador de Talento Humano y el

modificatorio aprobado por el Grupo Jurídico y el Gerente General.

31-dic-16GESTIÓN HUMANA

Garantizar la

disponibilidad,

competencia y

formación del

talento humano

apoyando el

cumplimiento de

los objetivos de la

organización, así

como gestionar el

ambiente de

trabajo.





seguridad y a la verificación de la

trayectoria académica

Procedimientos de

Selección y

vinculación

actualizados /

Carpeta de Regisros

/ Listas de

Chequeos de

validación.

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


IMPROBABLE MAYOR

C1 - Vincular

personal para cargos

no necesarios, no

establecidos y/o no

autorizados en la

planta de personal

C2 -Vincular personal

de planta o

contratistas sin

cumplir con las

competencias y

requisitos

establecidos para el

cargo (no idoneas) o

con remuneración

superior al del perfil

del candidato

R10 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

vinculación y/o

promoción de

personal en la

entidad sin

cumplir con los

perfiles y

requisitos

establecidos para

el cargo

(competencia,

experiencia, nivel

educativo)

* Afecta el

cumplimiento de la


* Genera


órganos de control


confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

ALTO IMPROBABLEMAYOR ALTO





Zona del

Riesgo

Periodo de


El Asistente de Control Interno mensualmente revisa la pre-nómina verificando para cada empleado detalladamente las novedades de

pago y descuentos de nomina, entre estos salarios, liquidación de las horas extras laboradas, descuentos de préstamos CIAC, bancos,

casino, agencia logística, embargos, incapacidades, compensatorios, descanso compensatorios. Esta revisión del se realiza con los

soportes de cada novedad y cálculo ( Retención en la Fuente, Horas extras, Novedades de descuento, Novedades de pago, Vacaciones).

Si identifica errores o inconsistencias , genera oficio dirigido al área de Talento Humano indicando los cambios requeridos.

Posteriormente el Contratista de Nómina revisa las observaciones recibidas y realiza los ajustes necesarios según aplique. Realizados los

ajustes, el Asistente de Control Interno verifica que los ajustes solicitados en la pre-nómina hayan sido realizados, y una vez realizados

los cambios necesarios emite oficio de aprobación. Una vez Control Interno libera la pre-nómina, el Asistente de Control Interno emite

el reporte definitivo de nómina lo firma y obtiene aprobación por parte de Gerencia General, Subgerencia, Jefe División Financiera y

Coordinador Grupo de Gestión de Talento Humano. Como evidencia del control se conservan los archivos de nómina generados, las

observaciones recibidas de Control Interno y la nómina autorizada por Gerencia General, Subgerencia, Jefe División Financiera y

Coordinador Grupo de Gestión de Talento Humano.

El Asistente Técnico de Nomina / Contratista de Nómina, verifica mensualmente que las novedades recibidas de las áreas cumplan con

los requerimientos administrativos. Revisa que la novedad este dentro del periodo de corte de novedades, que venga autorizada con la

firma de Gerencia o Subgerencia (según aplique), que tenga la firma de autorización del Funcionario (novedad de descuento) y para el

pago de horas extras, verifica la marcación de ingreso y salida coincida con el tiempo extra reportado y que las horas extra reportadas

sean para personal de nivel técnico o al nivel asistencial. En caso de no cumplir con alguna de los requerimientos mencionados

anteriormente, se devuelve al Jefe de División, Oficina o Coordinador de Grupo para que se realicen las modificaciones o correcciones

necesarias. De lo contrario las registra en archivo de control de novedades del mes. Como evidencia del control se conserva la novedad

debidamente autorizada y el archivo de control de novedades.

El Técnico de Nómina / Contratista de Talento Humano para cada cuenta verifica que la información presupuestal sea la correcta, el

valor en números y letras esté correcta, que incluya los formatos establecidos (informe de actividades y cuenta de cobro), que venga

autorizada por el Supervisor, los datos básicos del contratista y contrato (número, cédula, nombre) objeto del contrato. En caso de

encontrar anomalías se devuelve la cuenta de cobro al contratista o al asistente de la dependencia correspondiente. De lo contrario se

registra en libro de entregas de cuenta de cobro y se entrega al área financiera para el pago.

El Supervisor revisa los documentos y soportes de la cuenta de cobro del contratista, verificando que cumpla con las actividades u

obligaciones suscritas en el contrato de prestación de servicios, y firma el formato Informe de actividades contrato prestación de

servicios del respectivo periodo. En caso de alguna novedad o ajuste valida con el contratista y solicita la corrección según aplique. Una

vez autorizados se entrega al técnico de nómina / contratista de Talento Humano las cuentas de cobro para el pago al contratista.

El analista contable mensualmente revisa para cada cuenta de cobro recibida de contratistas la siguiente información: Fecha de cobro

de acuerdo al mes en curso, Razón social y NIT de la Corporación, Que el nombre y número identificación del contratista estén

correctos, Que el valor a cobrar en número y en letras concuerde, No. de CDP y fecha del mismo, No de CRP y fecha del mismo, Que el

periodo y mes de pago concuerde con la ejecución del contrato, Número de contrato de prestación de servicios concuerde con el

Informe de actividades contrato prestación de servicios, verifica que contenga las firmas del contrista y del supervisor, Que el informe de

actividades corresponda a la ejecución del contrato de prestación de servicios, Revisa el porcentaje de avance de ejecución del contrato

de prestación de servicios el Valor total de contrato y Soporte adjunto de pago de seguridad social. Una vez validada la información en

los documentos y de no requerir correcciones, firma el recibido en el libro de entregas de cuentas de cobro al Grupo de Gestión del

Talento Humano. En caso contrario solicita las correcciones al técnico de nómina o contratista según aplique

El Tesorero revisa la documentación soporte de nómina y de presupuesto, elabora el Comprante de Pago, paralelamente carga los

valores netos a girar a cada funcionario en la respectiva plataforma del banco, posteriormente entrega la nómina al Jefe de la División

Financiera y Administrativa para su aprobación del giro. El Jefe de la División Financiera y Administrativa revisa nuevamente toda la

documentación soporte de nómina y de presupuesto y procede a efectuar el pago a través de la plataforma del banco. En caso de

presentarse rechazos en el pago, el Tesorero, verifica el motivo y se procede a realizar de nuevo el giro mediante transferencia bancaria.

Posteriormente, el Tesorero verifica que todos los pagos hayan sido efectivos a través del sistema bancario. Por último el Asistente

Técnico Contable verifica que lo girado corresponda a los comprobantes realizados durante el día.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


C1- Inclusión de

empleados de planta

o contratistas

ficticios que no

presten servicios

reales a la Entidad o

diferentes a los

servicios con los que

figuran en nómina o

como contratistas

GESTIÓN HUMANA

Garantizar la

disponibilidad,

competencia y

formación del

talento humano

apoyando el

cumplimiento de

los objetivos de la

organización, así

como gestionar el

ambiente de

trabajo.

R11 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

liquidación y

pagos de nómina

injustificados.

* Afecta el

cumplimiento de la


* Genera


órganos de control


confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPROBABLE IMPORTANTE MODERADO 31-dic-16







Procedimientos de

Selección y

vinculación

actualizados /

Carpeta de Regisros

/ Listas de

Chequeos de

validación.

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.





Zona del

Riesgo

Periodo de


C2- Reembolso de

gastos o pago de

viáticos no

autorizados, por

encima de los topes

establecidos y/o

ficticios

El Técnico de Talento Humano verifica que la solicitud de gastos de viaje o viáticos que incluye la justificación o motivo de dichos gastos,

esté autorizada por el Jefe de área y el Gerente General o Subgerente en su ausencia. En caso de no estar debidamente autorizados la

devuelve, de lo contrario realiza la liquidación de viáticos o gastos de viaje según tabla y/o el acuerdo emitido por el ministerio definida

para tal fin teniendo en cuenta el sueldo básico (personal militar o de planta) u honorarios (personal contratistas). A su vez solicita al

asistente de presupuesto elaborar el CDP el cuále es aprobado por el Coordinador de Presupuesto. Posteriormente genera la orden de

servicio y solicitud de pago y adjunta el CDP a la solicitud de gastos y lo entrega a Presupuesto para la elaboración del CRP

correspondientes para poder afectar el rubro presupuestal correspondiente el cuál es aprobado por el Coordinador de Presupuesto. Una

vez obtenido el CRP se entrega al área contable para causación y posteriormente a Tesorería para pago.













El Asistente Técnico de Nomina / Contratista de Nómina, verifica mensualmente que las novedades recibidas de las áreas cumplan con

los requerimientos administrativos. Revisa que la novedad este dentro del periodo de corte de novedades, que venga autorizada con la

firma de Gerencia o Subgerencia (según aplique), que tenga la firma de autorización del Funcionario (novedad de descuento) y para el

pago de horas extras, verifica la marcación de ingreso y salida coincida con el tiempo extra reportado y que las horas extra reportadas

sean para personal de nivel técnico o al nivel asistencial. En caso de no cumplir con alguna de los requerimientos mencionados

anteriormente, se devuelve al Jefe de División, Oficina o Coordinador de Grupo para que se realicen las modificaciones o correcciones

necesarias. De lo contrario las registra en archivo de control de novedades del mes. Como evidencia del control se conserva la novedad

debidamente autorizada y el archivo de control de novedades.




















C5 - Desvío de pagos

de nómina a cuentas

diferentes a las de los

empleados o de los

terceros a los que

debe realizarse el

pago (según aplique

p ej. Fondos

voluntarios o de

crédito)








C6 - Manipulación

del sistema de

nómina HEINSOHN

para incluir

novedades o

modificar la nómina

El aplicativo HEISON cuenta con perfiles de acceso de tal forma que existe restricción de acceso a las transacciones de acuerdo con los

permisos autorizados por el Jefe de Talento Humano en e formato establecido para este fin.

GESTIÓN HUMANA

Garantizar la

disponibilidad,

competencia y

formación del

talento humano

apoyando el

cumplimiento de

los objetivos de la

organización, así

como gestionar el

ambiente de

trabajo.

R11 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

liquidación y

pagos de nómina

injustificados.

* Afecta el

cumplimiento de la


* Genera


órganos de control


confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPROBABLE IMPORTANTE MODERADO 31-dic-16







Procedimientos de

Selección y

vinculación

actualizados /

Carpeta de Regisros

/ Listas de

Chequeos de

validación.

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


C3 - Mantener en la

nómina empleados

retirados de la

Entidad

C4 - Giros de nómina

adicionales a los

establecidos dentro

del acuerdo de

salarios (valores

adicionales)





Zona del

Riesgo

Periodo de


























Antes de formalizar la vinculación de los Técnicos de Mantenimiento, el Administrador del Centro de Simulación, remite al propietario

del Simulador la información de cada Técnico que va a ser vinculado. El Propietario verifica la información de cada Técnico y autorizan o

no el acceso al simulador de la persona seleccionada. El Administrador del Centro de Simulación revisa la respuesta emitida por el

propietario y en caso de no ser autorizada no se procede a la vinculación del Técnico para labores relacionadas con el Simulador.

Al momento de la vinculación de los Técnicos de Mantenimiento, el Administrador del Centro de Simulación verifica que sea realizada la

capacitación sobre las normas de seguridad y confidencialidad asociadas al simulador. Esta capaciación es liderada por el propietario del

simulador y como evidencia del control se conserva acta de la reunión con la firma de los participantes.

El Administrador del Centro de Simulación verifica que anualmente sea realizada capacitación con el equipo de trabajo para la revisión

de las normas de seguridad y lo contemplado en el acuerdo de servicios con respecto a las violaciones de las normas de seguridad y

confidencialidad del Simulador. Como evidencia de se conservan acta de la reunión con la firma de los participantes.

C3 - Incumplimiento

de los

procedimientos

establecidos para

salvaguardar la

confidencialidad de

la información

De acuerdo con el convenio y acuerdo de servicio establecido con el propietario del simulador, un Representante del propietario que

junto con el Administrador del Centro de Simulación, supervisa el cumplimiento de las normas de seguridad y confidencialidad

establecidas para las instalaciones del Simulador (accesos autorizados, prohibición para tomar fotos y videos, acceso a información y

paramterización del Simulador). Adicionalmente la información sensible del simulador no se encuentra disponible en las instalaciones

del Centro de Simulación, y solo se cuenta con la información básica requerida. Ante errores o fallas del Simulador el Propietario

remite única y exclusivamente la información requerida para el funcionamiento o arreglo de la falla presentada. Para fallas relacionados

con el software los arreglos son realizados diretamente por el Propietario (desde USA) de tal forma que los funcionarios locales

(Técnicos) solo en arreglos menores relacionados con aspectos eléctricos, mecánicos o hidráulicos.

C4 - Acceso de

personal no

autorizado a las

instalaciones

El acceso a las instalaciones del Simulador se encuentran restringido al personal autorizado por el Administrador del Centro de

Simulación. Para el ingreso un funcionario asignado por el propietario del simulador verifica que sólo las personas autorizadas puedan

acceder según lista de pilotos e instructores autorizados y adicionalmente lleva registro de entrada.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

* Genera


órganos de control

* Afecta la imagen

nacional


credibilidad en el

sector

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPROBABLE IMPOTANTE MODERADO

Prestar servicios de

acuerdo a los

requerimientos del

cliente, dando

cumplimiento a la

normatividad y

estándares de

calidad y seguridad

aeronáuticos


personal que no

cumpla con los

estudios de

seguridad respectivos

C2 -

Desconocimiento de

las normas

establecidas frente a

la confidencialidad

de la información de

aeronaves

R3 - Recibir

dádivas o

beneficios por la

suscripción de

alianzas

estratégicas o

convenios de

colaboración

empresarial en

condiciones

desfavorables

para la CIAC

SERVICIOS

ASOCIADOS

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

31-dic-16

Fortalecer la documentación del

proceso dando alcance a las

actividades estándar que

desarrolla la CIAC previo a la

suscripción de convenios y

alianzas, incluyendo los análisis

mínimos requeridos y las

instancias de aprobación así

como el seguimiento periodico

que es realizado al desarrollo de

cada caso, hasta su

incorporación a la CIAC como

una nueva UEN o cierre del

convenio o alianza.

Procedimiento de

Alianzas Para la

Suscripción y

Seguimiento.





Zona del

Riesgo

Periodo de


























C2 -

Desconocimiento de

las normas


la confidencialidad


aeronaves





puerto bloqueado.

C3 - Incumplimiento

de los

procedimientos

establecidos para

salvaguardar la

confidencialidad de

la información





puerto bloqueado.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.


personal que no

cumpla con los

estudios de

seguridad respectivosRealizar

modernización de

aeronaves y

mantenimiento

mayor y menor de

acuerdo con los

requisitos

normativos con el

fin de alargar la

vida útil de la

aeronave

MODERNIZACIÓN DE

AERONAVES

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

* Genera


órganos de control

* Afecta la imagen

nacional


credibilidad en el

sector

R4 - Recibir

dadivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

entrega o

divulgación de

información

confidencial o

utilización

indebida de las

aeronaves que se

reciben para

Modernización

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPROBABLE MAYOR ALTO

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

31-dic-16





confidencialidad

Procedimiento de

Clasificación de

Información /

Matriz de Activos

de Información

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.





Zona del

Riesgo

Periodo de


























C2 -

Desconocimiento de

las normas


la confidencialidad


aeronaves





puerto bloqueado.

C3 - Incumplimiento

de los

procedimientos

establecidos para

salvaguardar la

confidencialidad de

la información





puerto bloqueado.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


FABRICACIÓN

Desarrollo de

aeronaves y partes

aeronáuticas de

acuerdo a los

requerimientos del

cliente, dando

cumplimiento a la

normatividad,

calidad y seguridad

aeronáutica.


personal que no

cumpla con los

estudios de

seguridad respectivos

R5 - Recibir

dadivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

entrega o

divulgación de

información

confidencial o

inclusión de

artefactos

indebidos en las

Aeronaves y

partes

Aeronáuticas

fabricadas por la

CIAC

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

* Genera


órganos de control

* Afecta la imagen

nacional


credibilidad en el

sector

IMPROBABLE MAYOR ALTO




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

IMPROBABLE MAYOR ALTO Mensual

31-dic-16

31-dic-16











Procedimientos de

Selección y

vinculación

actualizados /

Carpeta de Regisros

/ Listas de

Chequeos de

validación.

Procedimiento de

Clasificación de

Información /

Matriz de Activos

de Información





confidencialidad





Zona del

Riesgo

Periodo de


























C2 -

Desconocimiento de

las normas y

controles


la confidencialidad






puerto bloqueado.

Para Alianzas Aviónica y APU, existe la restricción para exportar la información técnica que se encuentra en el servidor del Aliado, por lo

que no se permite el envío de la información sensible a través de correos electrónicos ni descargarlas a través de ningun medio ni

imprimirse. Sólo puede ser consultado en medio digital en las estaciones de trabajo.





puerto bloqueado.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles



personal que no

cumpla con los

estudios de

seguridad respectivos R1 - Recibir

dadivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por la

entrega o

divulgación de

información

confidencial o

inclusión de

artefactos

indebidos en el

mantenimiento de

aeronaves.

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

* Genera


órganos de control

* Afecta la imagen

nacional


credibilidad en el

sector

IMPROBABLE MAYOR ALTO IMPROBABLE

C3 - Inexistencia y/o

Incumplimiento de

los procedimientos

establecidos para

salvaguardar la

confidencialidad de

la información

Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

MANTENIMIENTO

* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

MAYOR ALTO

Garantizar la

aeronavegabilidad

de las aeronaves,

cumpliendo los

requisitos del

fabricante y cliente,

siguiendo

procedimientos

normativos,

internos y/o

externos, aplicable

al mantenimiento

de las mismas

Procedimiento de

Clasificación de

Información /

Matriz de Activos

de Información





confidencialidad

31-dic-16

31-dic-16











Procedimientos de

Selección y

vinculación

actualizados /

Carpeta de Regisros

/ Listas de

Chequeos de

validación.





Zona del

Riesgo

Periodo de


El Jefe o Coordinador de División, Área, Oficina o Grupo o encargado para cada proceso de selección realiza la valoración técnica del

aspirante (aplicación de pruebas técnicas cuando se requiera y entrevista) y emite el concepto cuantitativo y cualitativo en el formato

de Entrevista (después de entrevistado el candidato). Por su parte el profesional en Psicología realiza la aplicación de pruebas

psicotécnicas y entrevista psicológica y registra los resultados en el formato de Entrevista. Posteriormente, el Gerente General y/o

Subgerente realiza la entrevista al aspirante e informan al profesional en Psicología que candidato ha sido seleccionado y firman el

formato de entrevista indicando la decisión tomada. Finalmente para las vacantes publicadas en la página web, el profesional en

Psicología consolida el resultado de las pruebas, la entrevista psicológica y anexa los resultados originales de las pruebas de

conocimiento, el concepto cuantitativo y cualitativo en el Formato de Entrevista de Consolidación de Resultados y lo publica en la

página web. Como evidencia del control se conserva el Formato de Entrevista diligenciado así como el Formato de Consolidación de

Resultados (cuando aplique).










C2 - Elaboración de

documentos legales

que favorezcan a

terceros por encima

de las conveniencias

y necesidades de la

CIAC

El Coordinador o Asesor Jurídico de la especialidad más cercana al tema que le compete, para cada solicitud recibida, revisa los

documentos elaborados por el Coordinador o Asesor Jurídico (preparador) en respuesta a la solicitud. En caso de generar observaciones

que modifique el contenido de forma o de fondo, lo devuelve al Coordinador o Asesor Jurídico (preparador) el documento, para que

realice los cambios solicitados en las observaciones. Cuando el documento jurídico ya no presenta observaciones, el preparador y el

revisor emiten su aval al documento. Adicionalmente en el formato Registro de Análisis y Elaboración de Documentos se incluye para

cada documento la aprobación, modificación o documento elaborado.

C3 - Adelantar

defensas judiciales

deficientes para

favorecer a terceros

(términos y

actuaciones)

El Coordinador o Asesor Jurídico de la especialidad más cercana al tema que le compete, para cada solicitud recibida, revisa los

documentos elaborados por el Coordinador o Asesor Jurídico (preparador) en respuesta a la solicitud. En caso de generar observaciones

que modifique el contenido de forma o de fondo, lo devuelve al Coordinador o Asesor Jurídico (preparador) el documento, para que

realice los cambios solicitados en las observaciones. Cuando el documento jurídico ya no presenta observaciones, el preparador y el

revisor emiten su aval al documento. Adicionalmente en el formato Registro de Análisis y Elaboración de Documentos se incluye para

cada documento la aprobación, modificación o documento elaborado.


Riesgo Inherente

Riesgo Consecuencia


ProcesoObjetivo del

ProcesoCausas

Controles


* Oficina de

Planeación y

Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados

* # de denuncias

recibidas

* # de Hallazgos o

Glosas asociadas a

debilidades en

controles y

procedimientos


actividades de


la CIAC que mitigan

riesgos de

corrupción.

ALTO IMPROBABLE MAYOR ALTO Mensual




* Seguimiento a




corrupción en la

Corporación



control asociadas a


procedimientos




mitigan riesgos de

corrupción.

GESTIÓN JURÍDICA

Asesorar y blindar

jurídicamente a la

Corporación de la

Industria

Aeronáutica

Colombiana S.A. –

CIAC en el

cumplimiento de

su misión

institucional

C1 - Deficiencias en

los procesos de

selección y

vinculación de

personalR1 - Recibir

dádivas o

beneficios a

nombre propio o

de terceros por

realizar actos

jurídicos en

condiciones

desfavorables

para la Entidad

(deficiencias en el

sustento jurídico,

permitir el

vencimiento de

términos)

* Afecta el

cumplimiento de la



confianza en la

entidad, afectando

su reputación


recursos

económicos

* Genera


órganos de control

* Afecta la imagen

nacional


credibilidad en el

sector

IMPROBABLE MAYOR

31-dic-16





confidencialidad

Procedimiento de

Clasificación de

Información /

Matriz de Activos

de Información

31-dic-16











Procedimientos de

Selección y

vinculación

actualizados /

Carpeta de Regisros

/ Listas de

Chequeos de

validación.

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN … · CIUDADANA integra al Plan...

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