PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN …...PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016 Versión N° 1...

PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016

Versión N° 1

Bogotá D.C. Marzo 2016

El original firmado reposa en el archivo de gestión de la Oficina de Planeación

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PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016

Versión N° 1

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 2

2. OBJETIVO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

2016 .............................................................................................................................. 2

3. OBJETIVO DEL DOCUMENTO ................................................................................... 3

4. ALCANCE ................................................................................................................ 3

5. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DAPRE .. 3

6. CONTEXTO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA4

6.1 DESARROLLO DE LOS COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCION, ATENCIÓN y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA ......................................................................................... 7

6.1.1 Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para

mitigar los riesgos ................................................................................................................... 7

6.1.2 Racionalización de Trámites ................................................................................... 10

6.1.3 Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas ..................................................... 12

1.1.4 Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano ............................................... 14

1.1.5 Mecanismos de Transparencia y Acceso a la Información Pública ............................ 17

7 .PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016 ................ 19

8 RECURSOS POR COMPONENTE ................................................................................. 20

9 MARCO LEGAL .......................................................................................................... 20


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Versión N° 1

V 1. INTRODUCCIÓN

En el marco de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y de las políticas de

desarrollo administrativo adoptados mediante el Decreto 2482 de 2012, las dependencias que

conforman el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE incluyeron en

los planes de acción 2016 y en los planes de mejoramiento, estrategias y acciones encaminadas a

una gestión más transparente y participativa. En particular, el plan de acción 2016 de la Oficina de

Planeación incluye la estrategia “Impulsar mecanismos para la rendición de cuentas que aporten a

los ejercicios de transparencia de la entidad”, que se encuentra alineada a la política de

“Transparencia, participación y servicio al ciudadano”. Dichas estrategias incluyen actividades

enfocadas al desarrollo de los componentes del Plan Anticorrupción, Atención y Participación

Ciudadana en armonía con el Conpes 3654 de 2010, la Ley 1474 de 2011 artículo 73, el Decreto 2641

de 2012, el Manual Único de Rendición de Cuentas y el Decreto 124 de 2016 y sus documentos

anexos “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

versión 2” y “Guía para la gestión del riesgo”, a saber:

Primer componente: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción.

Segundo componente: Racionalización de trámites

Tercer componente: Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas1

Cuarto componente: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano

Quinto componente: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información

2. OBJETIVO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016

Integrar estrategias que permitan al Departamento Administrativo de la Presidencia DAPRE la

identificación y monitoreo oportuno de los riesgos; la racionalización y optimización de los trámites

y servicios a su cargo ; hacer una rendición de cuentas efectiva y permanente; fortalecer la

participación ciudadana en el proceso de toma de decisiones de la entidad; establecer estrategias

para el mejoramiento de la atención que se brinda al ciudadano y fortalecer el derecho de la

ciudadanía al acceso a la información pública, en aplicación de los principios de transparencia,

1 El Plan de Participación Ciudadana es parte integral de este Plan. De acuerdo con lo anterior, se el componente de rendición de cuentas pasa a denominarse “Participación ciudadana y rendición de cuentas”


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Versión N° 1

V eficiencia administrativa y cero tolerancia con la corrupción, en el marco de la política del buen

gobierno.

3. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Contextualizar la formulación y desarrollo del Plan Anticorrupción, Atención y Participación

Ciudadana 2016 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco del

Conpes 3654 de 2010, la Ley 1474 de 2011 artículo 73, el Decreto 2641 de 2012, el Manual Único de

Rendición de Cuentas y el Decreto 124 de 2016.

4. ALCANCE

El “Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2016” aplica para todos los

funcionarios en la ejecución de sus procesos y en el desarrollo de sus funciones y y contratistas del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE en la ejecución de sus

obligaciones contractuales, y en su relación con la ciudadanía.

5. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DAPRE

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE nos comprometemos a

cumplir con los principios consignados en la Constitución Política y la Ley, a cumplir con las funciones

asignadas a la entidad bajo la filosofía del Buen Gobierno, la cual se desarrolla a través de los

siguientes principios; establecidos en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno (M-DE-03):

Compromiso con la Prosperidad Social, Transparencia y Rendición de Cuentas, cero tolerancia con la

corrupción, equidad, pluralismo, eficiencia, eficacia y austeridad.

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República expresamos nuestro renovado

compromiso de rechazar, impedir, prevenir y combatir toda práctica corrupta para lo cual se

establecen las siguientes medidas:

- Identificación de riesgos de corrupción y establecimiento de políticas para su mitigación.

- Conformación del Grupo de Atención a la Ciudadanía como área encargada de recibir,

tramitar y resolver las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos.


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Versión N° 1

V - Cumplimiento de los valores consignados en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno

de la entidad, cuya finalidad es incentivar la sana convivencia y generar una transformación

cultural en la entidad promoviendo un comportamiento ético.

- Promoción de la realización de acuerdos de integridad y transparencia al interior de la

entidad así como con entes externos.

- Implementación de una rendición de cuentas permanente, fortaleciendo la imagen

institucional a través de acciones comunicativas, promoviendo espacios de diálogo por

diferentes canales

- Establecimiento de lineamientos para el manejo de documentos de carácter confidencial y

de reserva.

- Implementación de acciones necesarias para mantener actualizado el sitio web de la

Presidencia, en cumplimiento de la Ley 1712 de 20142 y sus decretos reglamentarios “.

- Difusión de mensajes de sensibilización y concientización dirigidos a funcionarios y

contratistas de la entidad, con el objetivo de que conozcan los derechos, deberes,

prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses del

Código Disciplinario Único.

- Establecimiento de disposiciones de autorregulación de funcionarios, buscando garantizar

una gestión eficiente, eficaz, íntegra y transparente en la administración pública, consignadas

en el Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno

6. CONTEXTO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Para 2016 la construcción del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana se da

continuidad a la metodología que se adoptó en 2015, la cual consolida en un mismo documento el

Plan de Participación Ciudadana y el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Lo anterior

teniendo en cuenta que la participación ciudadana es un componente transversal a las acciones de

rendición de cuentas, de atención al ciudadano y derecho de acceso a la información pública.

2 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”


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Versión N° 1

V De acuerdo con lo anterior, se planteó el siguiente esquema, tomando como base el Sistema

Integrado de Planeación y Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República, el cual está integrado por tres sistemas: Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Control

Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo.

El Plan Anticorrupción, atención y participación ciudadana se enfoca en la Política de Transparencia,

Participación y Servicio al Ciudadano, del Sistema de Desarrollo Administrativo

Gráfico 1: Esquema Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

La metodología desarrollada por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

DAPRE para la formulación del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2016

contempló las siguientes etapas:

Definición de los lineamientos para la formulación de la planeación del DAPRE 2016.

Elaboración de los planes de acción de las dependencias teniendo como base las políticas de

desarrollo administrativo definidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Consolidación del mapa de riesgos del DAPRE (Ver Anexo 1)


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Versión N° 1

V Consolidación del mapa de riesgos de corrupción (Ver Anexo 2)

Consolidación de las actividades contenidas en los planes de acción de las dependencias del

DAPRE del componente de Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de

Corrupción y medidas para mitigar los riesgos (Ver anexo 3).

Elaboración de la Estrategia de Racionalización de Trámites (Ver anexo 4)


DAPRE del componente Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (Ver anexo 5)


DAPRE del componente Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano (Ver anexo 6)


DAPRE del componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información (ver

anexo 7)

El seguimiento de las acciones definidas por las dependencias del DAPRE para cada componente del

plan debe ser realizado con oportunidad, teniendo en cuenta la fecha inicial y la fecha final

programadas para las mismas. Adicionalmente, las dependencias deben incluir la gestión

desarrollada para el cumplimiento de cada acción e incluir los soportes que lo evidencien para el

logro y cierre de la actividad. Teniendo en cuenta lo anterior, el jefe de la dependencia deberá

aprobar la información consignada en cada una de estas acciones3.

3 Ver: Guía para formulación y seguimiento a la Planeación Institucional (G-DE-02)

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/guias/G-DE-02%20Formulación%20y%20seguimiento%20planeación%20estrategica%20y%20operativa%20institucional.pdf Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03) http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-03%20Lineamientos%20para%20la%20ejecución%20de%20acciones%20de%20participación%20ciudadana%20y%20rendición%20de%20cuentas.pdf


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/guias/G-DE-02%20Formulación%20y%20seguimiento%20planeación%20estrategica%20y%20operativa%20institucional.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/guias/G-DE-02%20Formulación%20y%20seguimiento%20planeación%20estrategica%20y%20operativa%20institucional.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-03%20Lineamientos%20para%20la%20ejecución%20de%20acciones%20de%20participación%20ciudadana%20y%20rendición%20de%20cuentas.pdf



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Versión N° 1

V Gráfico N° 2: Componentes del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

6.1 DESARROLLO DE LOS COMPONENTES DEL PLAN

ANTICORRUPCION, ATENCIÓN y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

6.1.1 Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción

y medidas para mitigar los riesgos

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE, en el marco del

Sistema Integrado de Gestión SIGEPRE; desde su implementación en el año 2008, ha venido

trabajando en la identificación, análisis y valoración de los riesgos asociados a los procesos,

dando cumplimiento a la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009,

la Guía de Administración de riesgos del DAFP y la norma Técnica NTC-ISO 31000.

Desde la Alta Dirección de la Entidad, se ha venido impulsando la política de administración de

riesgos, la cual ha contado con la participación y compromiso de todos los servidores públicos

del DAPRE, para de esta manera convertirse en una parte natural del proceso de planificación,

planeación y cumplimiento de las funciones asignadas para cada una de las dependencias que

hacen parte del Departamento.


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Versión N° 1

V Desde 2011 a partir de la aprobación de la “Guía para la administración del riesgo del

Departamento Administrativo de la Función Pública” y la entrada en vigencia Decreto 2641 de

2012 4 que determina la Estrategia para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención

al Ciudadano, al interior del DAPRE se han realizado diferentes actualizaciones al documento

Lineamiento para la Administración de riesgos (L-DE-01)5 en el marco del Sistema Integrado

de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, en pro de fortalecer la administración

del riesgo y el mejoramiento continuo de la entidad.,

Para la aplicación del lineamiento la Oficina de Planeación del DAPRE brinda acompañamiento

permanente a las dependencias mediante capacitación y jornadas de formulación, monitoreo

y actualización de los riesgos.

De acuerdo con lo anterior, a la fecha se han identificado un total de 72 riesgos asociados a los

procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, que hacen parte del Sistema

Integrado de Gestión SIGEPRE.

Gráfico N° 3: Total de riesgos identificados por procesos

4 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 5 Ver: Lineamiento para la Administración de riesgos (L-DE-01) http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-01%20Lineamientos%20para%20la%20Administración%20del%20Riesgo.pdf


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#73

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#76

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-01%20Lineamientos%20para%20la%20Administración%20del%20Riesgo.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/lineamientos/L-DE-01%20Lineamientos%20para%20la%20Administración%20del%20Riesgo.pdf

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Versión N° 1

V

Una vez identificado el total de riesgos del DAPRE, se procedió a revisar los riesgos de corrupción

que en las dependencias y en los procesos se identificaron. De acuerdo con lo anterior, para la

vigencia en curso de la totalidad de riesgos identificados se han catalogado 8 como riesgos de

corrupción, que representa el 11,26% del total de riesgos.

Gráfico N° 4: Riesgos de corrupción por proceso

Tabla N° 1: Descripción de los riesgos de corrupción

Proceso Riesgo Total

Gestión Administrativa

Demoras en la elaboración del documento de análisis del sector y de oferentes.

1

Gestión Financiera

Expedir certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no

corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal 2

Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de

la cadena presupuestal y otros pagos

Talento Humano

Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios

2 Tráfico de influencias durante la selección de personal


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Versión N° 1

V Proceso Riesgo Total

Gestión Jurídica Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos

de actos normativos 1

Tecnologías de Información y

comunicaciones

Hurto, pérdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

1

Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración de estudios previos, pliegos de condiciones

o invitaciones a ofertar de un proceso de selección 1

TOTAL 8

Con el objetivo de fortalecer la gestión del riesgo en la entidad, a partir de 2014 se definió una

estrategia transversal para ser incluida en los planes de acción de todas las dependencias,

denominada “Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República”,

que incluye la actividad “Administrar los riesgos a cargo de la dependencia”, con el objetivo de

generar alertas tempranas para la identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo de

los riesgos asociados al proceso en el cual participa cada una de las dependencias.

A partir de los riesgos identificados, la Entidad cuenta con el Mapa de Riesgos de Corrupción

el cual hace parte integral de este plan y puede ser consultado a través del aplicativo SIGEPRE

y en el Anexo 2 de este documento.

Adicionalmente, desde la Oficina de Planeación de la entidad se realiza seguimiento al mapa

de riesgos institucional y al mapa de riesgos de corrupción de manera trimestral, la Oficina de

Control Interno se encarga de evaluar la aplicación de la política para la administración del

riesgo de la entidad.

Para este componente las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 se encuentran en el

anexo 3.

6.1.2 Racionalización de Trámites

En el marco de la Estrategia de Racionalización de Trámites, en el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República de manera permanente se revisa el inventario

de los trámites y otros procedimientos administrativos, con el objetivo de facilitar el acceso de

los clientes o usuarios de servicios a los mismos, así como procurar su mejoramiento

disminuyendo los tiempos y automatizándolos.


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Versión N° 1

V Los trámites y otros procedimientos administrativos vigentes que se encuentran publicados en

el portal “Si Virtual” son:

Trámites:

1. Autorización de comisiones al exterior: Consiste en la aprobación de las comisiones al

exterior de funcionarios y servidores públicos por invitaciones de gobiernos extranjeros

u organismos internacionales, remitidas por los Ministerios, Departamentos

Administrativos, Unidades Administrativas Especiales, Superintendencias,

Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades

de Economía Mixta asimiladas al régimen legal aplicable a las Empresas Industriales y

Comerciales del Estado del Orden Nacional, así como de los miembros de las juntas o

consejos directivos o superiores de Entidades Descentralizadas del Orden Nacional que

tengan la calidad de servidores públicos.

Normatividad aplicable: Decreto 2400/68 (Artículo 22); Decreto 1050/97; Decreto

2004/97; Decreto 2140/08; Directiva 11/2002.

Dirección de Consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T484

2. Autorización de campañas publicitarias: Consiste en la autorización de campañas

publicitarias que estén coordinadas con los lineamientos de publicidad del Gobierno

Nacional y garanticen la optimización en la utilización de los recursos públicos y la

uniformidad de los criterios frente al manejo de la imagen de las instituciones que

integran la administración pública.

Normatividad aplicable: Directiva 05/14

Dirección de Consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-

/tramite/T670

3. Publicación de hojas de vida: Consiste en la publicación de hojas de vida en la página

web de la Presidencia de la República de las personas que aspiren a ocupar cargos de

libre nombramiento y remoción enviados por la autoridad nominadora, de los niveles

asesor y directivo

Normatividad aplicable: Decreto 4567/11


ftp://ftp.camara.gov.co/camara/basedoc/decreto/1968/decreto_2400_1968.html

https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T484



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Versión N° 1

V Dirección de Consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-

/tramite/T486

Otros procedimientos administrativos:

1. Visitas guiadas al Palacio de Nariño: Consiste en brindar a la ciudadanía la posibilidad de

conocer la historia y las instalaciones del Palacio de Nariño a través de visitas guiadas.

Dirección de consulta: https://www.sivirtual.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T1751

Con el objetivo de mejorar la relación con los usuarios de los servicios que brinda el DAPRE,

durante 2013 y 2014 se planteó la necesidad de automatizar los trámites “Comisiones al

Exterior” y “Publicación de hojas de vida”. De acuerdo con lo anterior, desde el Área de

Tecnologías y Sistemas de Información se trabajó en el desarrollo de un aplicativo al que

tuvieran acceso las entidades, con el objetivo de que se efectuara la totalidad del trámite de

manera virtual. Hoy, a través de estos aplicativos, las entidades tienen la posibilidad de

solicitar el trámite y de realizar el cargue de los documentos requeridos para su ejecución.

Para las acciones a desarrollar en la vigencia 2016 Ver anexo 4.

6.1.3 Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

Con el objetivo de promover la participación ciudadana y la rendición de cuentas desde la

entidad y fortalecer y visibilizar la relación con los clientes y ciudadanía en general, se han

venido implementando acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas desde las

dependencias del Departamento aumentando las acciones de participación ciudadana y

rendición de cuentas a través de actividades tales como talleres, capacitaciones, encuentros,

reuniones de carácter informativo, audiencias, publicación de información en diferentes

medios, entre otros.

Un ejemplo de ello, es la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas que se realiza de manera

anual en la cual se presenta información referente a la gestión; principales logros y avances

relacionados con las funciones de cada una de las dependencias misionales y de apoyo a la

gestión, ejecución presupuestal, talento humano, contratación y cumplimiento de metas entre

otros; y los principales retos para la vigencia siguiente. Es importante resaltar que para las

audiencias de los años 2014 y 2015 se contó con el apoyo del Instituto Nacional para Sordos -





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Versión N° 1

V INSOR, con el objetivo de incorporar a la población discapacitada en eventos como este,

promoviendo su participación6.

Adicionalmente, se impulsan acciones para mantener una rendición de cuentas permanente

con las partes interesadas de los servicios que ofrece cada una de las dependencias del DAPRE

y su gestión, contribuyendo así a acercar al ciudadano a la entidad; a promover la participación

ciudadana en el diseño, formulación, desarrollo y seguimiento de las políticas, planes y

programas del DAPRE fortaleciendo el control social y los ejercicios de innovación abierta en

la entidad.

Para este propósito se emplean diferentes canales de comunicación, tal y como lo establece la

estrategia de Gobierno en Línea, los cuales son de fácil acceso y comprensión para todo

público. Entre estos están: página web, redes sociales, YouTube, comunicaciones escritas,

radio, televisión teléfono y actividades presenciales.

Para 2015 se tenía programado realizar 41 acciones de Rendición de Cuentas y Participación

Ciudadana, las cuales fueron incluidas en cada uno de los planes de acción de las dependencias

del DAPRE y ejecutadas en su totalidad. Para la ejecución de las mismas se tuvieron en cuenta

tres escenarios: antes (etapa de alistamiento), durante (etapa de ejecución) y después (etapa

de evaluación y seguimiento).

Desde la Oficina de Planeación se coordina la formulación del Plan Anticorrupción, Atención y

Participación Ciudadana, que incluye las acciones tendientes al fortalecimiento de la

participación ciudadana y rendición de cuentas que desarrolla el DAPRE durante cada vigencia.

Es así, que desde esta dependencia se elaboraron los Lineamientos para la ejecución de

acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03)7, cuya finalidad es

establecer disposiciones y criterios institucionales que orienten al Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República en la correcta ejecución de las diferentes

acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas, conforme con lo establecido en el

Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

La siguiente gráfica presenta el esquema de participación ciudadana y rendición de cuentas

del DAPRE:

6 Ver Audiencia Pública: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2015.aspx 7 Ver: Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas (L-DE-03)



http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/rendicion-de-cuentas-2015.aspx




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Versión N° 1

V Gráfico N° 5: Esquema de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas DAPRE

Adicionalmente, para 2016 se continuará vinculando a los ciudadanos en el ejercicio público,

garantizando así una gestión pública efectiva y participativa promoviendo el control social por

parte de las veedurías ciudadanas, organizaciones civiles organizadas, órganos de control,

otras entidades de las ramas del poder, y ciudadanía en general, buscando que participen no

solo en el momento de ejecución de cada una de las acciones, sino que también sean incluidos

en el momento en que se prioricen los temas a tratar en cada una de estas.

En este sentido se trabaja en dar información de calidad y en lenguaje comprensible, que el diálogo con la ciudadanía y sus organizaciones sea de doble vía, que haya incentivo para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas y que siempre se realice evaluación y retroalimentación a la gestión institucional.


1.1.4 Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE, en el marco del

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, ha fortalecido las acciones para dar cumplimiento

a los lineamientos de política, y ha generado herramientas para mejorar la calidad, accesibilidad

y oportunidad de los servicios que presta la Entidad.


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Versión N° 1

V Dentro de estas actividades se puede resaltar que por medio del Decreto 2145 de 2015, “Por el

cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República”, se centralizó el trámite de peticiones con la creación del Grupo de Atención a la

Ciudadanía, con el fin de mejorar en lo siguiente:

Disminución de los tiempos de respuestas a las solicitudes;

Fortalecer la satisfacción de los clientes de la Entidad;

Estandarización de conceptos y lineamientos;

Mayor soporte y apoyo a las dependencias para dar las respuestas a las solicitudes

Unificación de los grupos o dependencias que tienen mayor participación y experiencia

en la gestión de peticiones al interior de la Entidad.

Se cuenta con un espacio en la página web de la Entidad,

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/atencion/Paginas/PSQR.aspx; por medio del cual,

cualquier solicitante puede enviar su petición, sugerencia, queja o reclamo. Adicionalmente, se

pueden consultar los informes trimestrales de PSQR´s.

Las partes interesadas y clientes del DAPRE, definidos en el M-AU-01 Manual de Servicios

Misionales, son los siguientes:

Gráfico N° 6: Partes interesadas y Clientes DAPRE

Los servicios que ofrece el Departamento Administrativo de la Presidencia DAPRE son:

Asistencia en el desarrollo de políticas de gobierno. Asistencia en el desarrollo de proyectos. Emisión de conceptos legales. Apoyo logístico presidencial. Seguridad presidencial.


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/atencion/Paginas/PSQR.aspx

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Versión N° 1

V Por otro lado, para facilitar la atención al ciudadano en el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República se habilitaron los siguientes horarios y puntos de atención:

PUNTOS Y HORARIOS DE ATENCIÓN

a. Canal Telefónico:

Denuncias de actos de corrupción: 018000-913040.

Línea de orientación a mujeres víctimas de violencia: Línea 155 y 018000-919970.

Línea de peticiones, sugerencias, quejas y reclamos DAPRE: 018000-913666.

Conmutador (57 1) 562 9300 - 382 2800 - 407 1212, Bogotá D.C. comunica con todas las

dependencias.

Fax (57 1) 596 0631 Recepción de correspondencia.

*Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

Página web: www.presidencia.gov.co. (Links: PSQR y Escríbale al Presidente)

Grupo de Atención a la ciudadanía: Recibe y registra las peticiones verbales presenciales o por

vía telefónica en el horario de lunes a viernes de 8 a.m. a 4 p.m. en jornada continua, en la Calle

7 No. 6-54 – Edificio Administrativo, primer piso, Bogotá D.C.

Redes sociales: De manera permanente.

Por otro lado, para remitir una queja contra un funcionario del Departamento Administrativo de

la Presidencia de la República, se puede dirigir a la Oficina de Control Interno Disciplinario

indicando la dependencia, el nombre y cargo del servidor.

Para cualquier sugerencia, reclamo y/o petición en general, se puede dirigir al Grupo de

Atención a la Ciudadanía.

Adicionalmente, con el objetivo de incorporar y mejorar la atención que se brinda a la población

en situación de discapacidad, con el apoyo del INSOR se logró tener en lenguaje comprensible

para la población con discapacidad auditiva la misión, la visión y los objetivos institucionales.8


8 Ver: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/nuestra-entidad.aspx


http://www.presidencia.gov.co/

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas/nuestra-entidad.aspx

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Versión N° 1

V 1.1.5 Mecanismos de Transparencia y Acceso a la Información Pública

El compromiso del DAPRE en torno a la aplicación efectiva de la Ley 1712 de 20149 “se evidencia

en el seguimiento trimestral encabezado por la Oficina de Planeación que diseñó una matriz con

cada uno de los requisitos establecidos en la ley y en su decreto reglamentario. En 2015 este

seguimiento se realizó de manera trimestral, identificando los cuellos de botella y posibles

incumplimientos de la ley que se presentan ante el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo, con el fin de diseñar e implementar soluciones que promuevan el acceso a una

información clara y actualizada por parte de la ciudadanía.

Durante 2015 se identificaron los siguientes cuellos de botella de acuerdo con los resultados

obtenidos en los diferentes seguimientos y los resultados de la Auditoría Interna:

Tabla N° 2 Observaciones Ley 1712

CRITERIO DE LEY OBSERVACIÓN

Informes de Supervisión En la Auditoría Interna se evidenció que no estaban

publicados la totalidad de los informes.

Informe PSQR (Solicitudes y denuncias) No hay un criterio en la matriz para dividir las

solicitudes y denuncias que llegan a la Presidencia.

Informes de Gestión, evaluación y

Auditoría

Es necesario reorganizar la información de los

informes y no están incluidos en el acceso directo los

informes de Auditoría Interna y Externa.

Cuadros de clasificación documental

Registro de Activos de Información

Esquema de publicación índice de

información clasificada y reservada con

el respectivo acto administrativo

La información deberá estar publicada en formatos

reutilizables (hoja de cálculo)

Existen unos criterios obligatorios definidos por Ley y

Decreto, en los que falta trabajar

La información debe ser actualizada de manera

semanal

9 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública y se dictan otras disposiciones”,


18


Versión N° 1

V

De acuerdo con lo anterior, se programaron diferentes mesas de trabajo, con el objetivo de subsanar

dichas observaciones, las cuales generaron los siguientes resultados:

Informes de Supervisión: Se incluyó en el aplicativo de contratos una alarma que recordara

a los supervisores de contratos la publicación de los informes de los contratistas.

Adicionalmente, se incluyó el punto 2.6 PUBLICACIÓN DE INFORMES DE SUPERVISIÓN O

INTERVENTORÍA – Ley de Transparencia en el Manual de Contratación (M-BS-01)10.

Informe PSQR (Solicitudes y denuncias): Se cuenta con un micro-sitio en la página web de

La Entidad, donde se establecen los canales y horarios de atención y se vienen publicando

los informes trimestrales pormenorizado del trámite de las PSQR’s y estadísticas. Uno de los

compromisos de las mesas de trabajo es desagregar los tipos de peticiones y las fuentes de

las solicitudes, esto se evidencia en el informe de cierre de 2015.

Informes de Gestión, evaluación y Auditoría: La Página Web de la Entidad cuenta con un

micrositio de “Transparencia y acceso a información pública”, en la cual se reportan los

diferentes informes que refleja la gestión realizada y las diferentes evaluaciones que se han

llevado a cabo, logrando que las partes interesadas tengan acceso a esta información.

Los informes que se reportan, de acuerdo con las periodicidades de cada uno, son:

Seguimiento a la Planeación, Resultado de indicadores, Informes al Congreso, Informes de

Gestión, Informe Resultados de la Gestión y Programa Anual de Auditorias (Memorando de

Planeación), Informes de ley, Informes de Auditorías Internas, Acuerdos Conciliatorios,

Informes de Auditorías Externas, Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control

Interno.

Cuadros de clasificación documental, Registro de Activos de Información, Esquema de

publicación, índice de información clasificada y reservada con el respectivo acto

administrativo: Con el propósito de continuar cumpliendo con lo establecido en la Ley, en la

mesa de trabajo efectuada con el Grupo de Gestión Documental del Área Administrativa se

llegó a los siguientes compromisos: actualización de las tablas de retención documental de

acuerdo con lo establecido en el Decreto 2145 de 2015, actualización del cuadro de gestión

documental y actualización del Programa de Gestión Documental de acuerdo con las

responsabilidades asignadas al Grupo de Gestión Documental y el Grupo de Atención a la

Ciudadanía. Estos compromisos se ejecutarán en la vigencia 2016.


10 Ver: Manual de Contratación: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/manuales/M-BS-01%20Manual%20de%20Contratación.pdf


http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/manuales/M-BS-01%20Manual%20de%20Contratación.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/sigepre/manuales/M-BS-01%20Manual%20de%20Contratación.pdf

19


Versión N° 1

V

7 .PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN

CIUDADANA 2016

Todas las actividades que constituyen el Plan Anticorrupción, Atención y Participación

Ciudadana de la vigencia 2016 se encuentran incluidos en los Planes de Acción y Planes de

Mejoramiento de la Entidad, para ver el detalle de las actividades por cada uno de los

componentes se deberá consultar:

Anexo 1 Mapa de Riesgos DAPRE (para fines de aprobación y publicación este se encuentra

en medio magnético)

Anexo 2: Mapa de Riesgos de Corrupción (para fines de aprobación y publicación este se

encuentra en medio magnético)

Anexo 3: Actividades componente Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos

Corrupción (para fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio magnético)

Anexo 4:Actividades componente Racionalización de Trámites(Para fines de aprobación y

publicación este se encuentra en medio físico y magnético)

Anexo 5: Actividades componente Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (Para

fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y magnético)

Anexo 6: Actividades componente Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano (Para

fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y magnético)

Anexo 7: Actividades componente Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la

Información (Para fines de aprobación y publicación este se encuentra en medio físico y

magnético)


20


Versión N° 1

V

8 RECURSOS POR COMPONENTE

A continuación se encontrarán los recursos programados para la vigencia 2016 por cada

uno de los componentes:

Tabla N° 3: Recursos asignados por componente

COMPONENTE RECURSOS PROGRAMADOS SOPORTE

Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de

Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar los

riesgos

$ 0 Ver anexo 4

Racionalización de Trámites $0 Ver anexo 5

Participación Ciudadana y

Rendición de Cuentas $ 7.607.070.582 Ver anexo 6

Mecanismos para mejorar la Atención a la Ciudadanía

$ 0 Ver anexo 7

Mecanismos para la

Transparencia y Acceso a la

Información

$ 35.640.884 Ver anexo 8

TOTAL $ 7.642.711.466

9 MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia – 1991

Ley 134 de 1994 Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana.

Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia

en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras

disposiciones.

Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las

entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para

el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la

Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Ley 720 de 2001 Por medio de la cual se reconoce, promueve y regula la acción voluntaria de

los ciudadanos colombianos.


21


Versión N° 1

V Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los

particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo.

Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014.

Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción por la cual se dictan normas orientadas a

fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la

efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de

Acceso a la Información pública Nacional y se dictan otras disposiciones”

Decreto 3622 de 2005 Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se

reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo

Administrativo.

Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 2482 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales para la

integración de la planeación y gestión.

Decreto 2641 del 2012: Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de

2011.

Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia

de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes

1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 124 de 2016 Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto

1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".

Conpes 3649 de 2010 Política Nacional de Servicio al Ciudadano.

Conpes 3650 de 2010 Importancia Estratégica de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Conpes 3654 de 2010 Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los

ciudadanos.

Conpes 3785 de 2013 Política Nacional De Eficiencia Administrativa Al Servicio Del

Ciudadano y concepto favorable a la Nación para contratar un empréstito externo con la

Banca Multilateral hasta por la suma de usd 20 millones destinado a financiar el proyecto de

Eficiencia al Servicio del Ciudadano.


22


Versión N° 1

V REVISÓ

NOMBRE: NUBIA PATRICIA LÓPEZ MÉNDEZ

CARGO: JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN

FIRMA

APROBÓ

NOMBRE: ADRIANA HERRERA BELTRÁN

CARGO: DIRECTORA DE GESTIÓN GENERAL

FIRMA

FECHA:

Marzo 2016

Mes Año

04

Día


Sigla Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Probabilidad Impacto Zona Grado de exposición Opción de manejo Objetivo de la acción (Causa - Efecto) Acciones a adelantar ResponsablePeriodo de ejecución

(Fecha Inicial)

Periodo de ejecución

(Fecha Final)Institucional

De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO

Mantenimiento Correctivos de los bienes muebles e

inmueblesAdquisición de Polizas de seguros para los bienes e

instalaciones

Hojas de Vida de los bienes muebles e inmuebles

Adquisición del Servicio de Vigilancia

TI Evitar el riesgo

Políticas de Seguridad aprobada

Cifrado de Información

TI Implementación de controles adecuados Evitar el riesgo

Alertas de herramientas y contratos de

mantenimientoreferenciación tecnológica

Supervisión de proveedores

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

No

El presente riesgo Violación en la integridad de la

información por falta de controles, no se materializó

durante el periodo, en el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la Republica

cuenta con los procedimientos y normas que definen

la forma de operar el proceso y se aplican los

controles establecidos para evitar la

materialización de este riesgo, Siempre contando

con los principios de autocontrol y autogestión.

Se adjunta evidencia de algunos controles

15/jul/2015 11:19

No

Acorde con los nuevos Lineamientos para la

Administración del Riesgo see realiza el monitoreo a

el riesgo violación en la integridad de la información

por falta de controles. Se validan los controles: 1.

Implementación de controles adecuados. 2.

Armonización normativa 3. Manual de política de

seguridad de la información 4. Alertas de

herramientas y contratos de mantenimiento 5.

referenciación tecnológica 6. Proyecto de Inversión 7.

31/mar/2015 19:18

No

Se realiza el monitoreo a el riesgo violación en la

integridad de la información por falta de controles. Se

validan los controles: 1. Implementación de controles

adecuados. 2. Armonización normativa 3. Manual de

política de seguridad de la información 4. Alertas de

herramientas y contratos de mantenimiento 5.

referenciación tecnológica 6. Proyecto de Inversión 7.

Supervisión de proveedores En el periodo se publico

la nueva versión del Manual de política de seguridad

de la información, el cual se puede consultar en el

SIGEPRE M-TI-01Manual de la Política para la

Tecnología de Información y Comunicaciones - Tics, se

creó un nuevo proyecto de inversión, el cual se

adjunta a la presente. Dentro del control de fuga de

información se actualizó la plataforma para DLP, se

contrató un nuevo control ATP que permite mitigar

bootnets y malwares, se contrato la solución NA que

30/dic/2014 08:21

No

Se realiza el monitoreo a el riesgo violación en la

integridad de la información por falta de controles.

Se validan los controles:

1. Implementación de controles adecuados.

2. Armonización normativa

3. Manual de política de seguridad de la información

4. Alertas de herramientas y contratos de

mantenimiento

5. referenciación tecnológica

6. Proyecto de Inversión

7. Supervisión de proveedores

En el periodo se realizó revisión del Manual de política

de seguridad de la información, se implementaron las

actividades establecidas en el proyecto de inversión,

dentro de los cuales se destacan la implementación

de firewall para CCTV y la casa de Huéspedes

31/ago/2014 17:33

Daños en la infraestructura tecnológica

No

Durante el periodo comprendido entre Enero y Abril

de 2014 no se reporta Incumplimiento de

compromisos por falta de Sistemas de información

(desarrollo o adquisición de software)

En el periodo transcurrido se encuentran en

desarrollo aplicaciones para diferentes áreas del

DAPRE. Entre las cuales se encuentran:

-Nombre de tarea Duración Comienzo Fin

PRJ_Proyectos_DAPRE_2014 117,88 días lun

17/03/14 jue 28/08/14

PRJ_ComisionesDAPRE_Mejoras 9,75 días lun

17/03/14 lun 31/03/14

PRJ_PSQR_Escribale_Al_Presidente 5,63 días mar

01/04/14 mar 08/04/14

PRJ_GF_LIQUIDACION_CONTRATISTA 3,88 días mar

18/03/14 vie 21/03/14

PRJ_ComisionesExterior 1,63 días lun 17/03/14 mar

18/03/14

PRJ_Aspirantes 8,88 días mar 25/03/14 vie 04/04/14

PRJ_SC_Telecomunicaciones 14 días lun 17/03/14 vie

04/04/14

PRJ_ColombiaJoven 2,88 días mié 19/03/14 vie

21/03/14

PRJ_Contratos_2ETAPA 11,75 días lun 14/04/14 mar

30/abr/2014 17:10

No

A la fecha no se reporta Incumplimiento de



En el periodo transcurrido se desarrollaron 16

aplicaciones para diferentes áreas del DAPRE. Entre

las cuales se encuentran:

- Sistema de Gestión Decretos - Mejoras 2 etapa

- Sistema de Parqueaderos - Administrativa

- Sistema de reportes de sr. Presidente

- Migración de sistema de almacén Aladino -

Administrativa

- Virtualización de Hominis

- Planilla de Seguimiento - Financiera

- SIDOACP / OACP

- Sistema de Gestión financiera Modulo Radicación de

Cuentas - Financiera

- Sistema de Gestión financiera - Modulo Central

Cuentas

- Sistema de Gestión financiera - Modulo Contabilidad

- Sistema de Gestión financiera - Modulo Cajas

Menores

- Sistema de Gestión financiera - Modulo Contratos

- Sistema de Gestión financiera - Modulo

Administración

- Módulo Seguridad

- Implementar Firma digital

- Implementar Tipos Operación

15/ene/2014 17:48

Cambios en la legislación

Factores climáticos

Cambios en las políticas de seguridad

Ataques cibernéticos y delitos informáticos

Incumplimiento por parte de proveedores

Proyecto de Inversión

Falta de compromiso en la planeación y ejecución de

los proyectos por parte de los Líderes o Jefes de

Falta de competencias y conocimientos para la

planeación y ejecución de proyectos

Manual de política de seguridad de la informaciónRotación de personal

Desaparición de proveedores de tecnología

27/may/2013 11:39

Armonización normativa

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

A la fecha no se reporta Incumplimiento de



En el periodo transcurrido del año se solicitaron 17

aplicaciones para diferentes áreas del DAPRE.

Estas aplicaciones se encuentran en proceso de

desarrollo de acuerdo a un cronograma expuesto por

cada uno de los responsables de su implementación.

El grupo de desarrollo lleva actas de seguimiento a

cada uno de los proyectos a entregar adicional se

realizan reuniones con las áreas que solicitaron la

06/sep/2013 20:17

Moderada

Compartir o transferir

NoSe realiza revisión de los contratos de mantenimiento 19/mar/2013 16:0430/Dec/2016 18:0802/Jan/2015 09:43

Tecnologías de Información

y Comunicaciones

No

Una vez monitoreado el riesgo con corte al 30 de

abril, no se ha materializado el riesgo, dado que se

han aplicado los controles, lo cuales pueden ser

consultados en los archivos de gestión del

responsable. (John Espitia).

Zona de riesgo extremaMayorProbableWilliam Alejandro Onofre Diaz

1. Perdida de reputación del proceso de TIC'S.

2. Perdida de imagen de la entidad

3. Impacto en el normal desarrollo de otros

proyectos.

4. Perdidad de recursos

PA-2015-2018 Área de

Tecnologías y Sistemas de

Información - Estrategia 6

Es necesario evitar la materialización del

riesgo a través del desarrollo o adquisición de

software.

En el evento de la evaluación de la iniciativa

esta se podrá tercerizar y de esta forma

transferir en parte el riesgo.

9Zona de riesgo altaModerado

Falta de recurso humano para la alta demanda en el

desarrollo de sistemas de información

ACC. Desarrollar e implementar sistemas de

Información.

ACC. Desarrollo, administración e implementación de

la plataforma tecnológica de los portáles

institucionales e intranet.

AC Mantenimiento infraestructura alineada a

objetivos de TICS

Violación en la integridad de la información por falta

de controles

Violación en la integridad de la

información por falta de controles


No

El presente riesgo Hurto, Perdida o fuga de

Información pública reservada o clasificada en la

gestión de la plataforma, no se materializó durante el

periodo, en el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Republica se cuenta con

los procedimientos y normas que definen la forma de

operar el proceso y se aplican los controles

establecidos para evitar la materialización de este

riesgo, Siempre contando con los principios de

autocontrol y autogestión. No obstante se cuenta con

el Plan de Contingencia Riesgo Hurto, Perdida o fuga

de Información pública reservada o clasificada en la

gestión de la plataforma en caso de materializarse.

Los controles con que se cuenta son:

Ejecución de los procedimientos de backup, de

configuración de SAN y Servidor de Archivos. Se

realizaron las copias de seguridad, se adjuntan

soportes.

Divulgación de Políticas de Seguridad de la

Información, Se realizó divulgación de las políticas de

seguridad, en la semana de la seguridad - La

Seguridad Soy Yo..

Capacitación al personal en temas de TICs, (se

realizó capacitación en formación de temas como

ciberacoso, grooming, sexting, phubbing, nomofobia,

phishing )

31/dic/2015 09:04

16

No


















soportes.



seguridad, en la inducción a funcionarios.


realizó capacitación en formación como Auditores

Internos en la norma ISO 27001:2013, Capacitación

en Lync)

Seguimiento a Incidentes, (se realizó seguimiento a

14/oct/2015 13:40

No





Presidencia de la Republica cuenta con









30/jun/2015 09:33

No


Administración del Riesgo, se realiza el Monitoreo del

Riesgo Hurto, Perdida o fuga de Información pública

reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

se realizó con el proveedor Microsoft pruebas de

vulnerabilidad a través de la herramienta PADs la cual

reposa en el área de sistemas para consulta.

No se presentó materialización del riesgo. Se

continua con los controles establecidos

31/mar/2015 19:10

No

Se realiza el Monitoreo del Riesgo Hurto, Perdida o

fuga de Información pública reservada o clasificada

en la gestión de la plataforma se adjunta correo por

parte del Asesor para la seguridad informática de la

Secretaría para la Seguridad presidencial en el cual

se evidencia que no se han presentado casos.

De igual forma se contrato con el proveedor Microsoft

la realización de el servicio de PADs el cual realiza la

revisión de la plataforma, se adjunta contrato.

Se realiza semana de la seguridad, se adjuntan

soportes y contrato.

Se actualiza el Manual de Política de Seguridad

informatica, el cual se encuentra disponible en el

30/dic/2014 21:01

No







De igual forma se evalúa con el proveedor Microsoft la

realización de unas pruebas de vulnerabilidad es a la

plataforma a través de la herramienta PADs la cual se

proyecta realizar en el ultimo cuatrimestre

Se realiza capacitación en temas de Microsoft al

personal del área de sistemas

31/ago/2014 14:50

No

Durante el cuatrimestre de Enero a Abril de 2014 se

presentó un evento el día 9 de marzo en el cual se

observó un ataque de la red Anonymous, el cual fue

solventado satisfactoriamente gracias a los controles

existentes como el AntiDDos, y el grupo CSIRT. No se

evidenció durante el periodo Hurto, Perdida, robo o

fuga de Información privada o reservada en las

actividades de gestión, soporte, mantenimiento y

aseguramiento de la plataforma.

Las evidencias se pueden consultar en el área de

información y sistemas . plataforma radware

30/abr/2014 16:59

Incumplimiento de las políticas de seguridadEntrega de roles

Errores humanosVerificación de vulnerabilidades de la plataforma TICs

Desconocimiento del manual de políticas de seguridad

No15/ene/2014 17:04

Estudios de Seguridad

Falta de conocimiento técnico en el personal que

administra la plataforma informática

Obsolescencia de la plataforma

No

Durante el periódo no se presentaron eventos con

Hurto, Perdida, robo o fuga de Información privada o

reservada en las actividades de gestión, soporte,

mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.

06/sep/2013 18:20

Dualidad de tareas en los funcionarios

Vandalismo Informático.

Conflicto armadoDivulgación de Políticas de Seguridad de la

Fallas Técnicas de Hardware.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiSi

Durante el cuatrimestre de Septiembre a diciembre de

2013 se presentó un evento el día 5 de noviembre en

el cual se observó un ataque de la red Anonymous, el

cual fue solventado satisfactoriamente gracias a los

controles existentes como el AntiDDos, y el grupo

CSIRT. No se evidenció durante el periodo Hurto,

Perdida, robo o fuga de Información privada o


No

Se realiza la validación de los controles evidenciando

la realización de eventos como la seguridad

informática la cual contribuye a la disminución de

usuarios sin cultura Informática y el desconocimiento

del manual de políticas de seguridad. De igual forma

se evidencia la realización de contratos de

mantenimiento que permiten a la entidad contar con

el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.

19/mar/2013 15:41

30/Dec/2016 13:0601/Sep/2015 07:57Tecnologías de Información

y Comunicaciones

CatastróficoModeradaWilliam Alejandro Onofre Diaz




Con el fin de evitar el Hurto, Perdida, robo o

fuga de Información Publica, Confidencial o

reservada en las actividades de gestión,

soporte, mantenimiento, aseguramiento de la

plataforma. El área de información y Sistemas

tiene incluido dentro de la Estrategia No 2

5Zona de riesgo altaCatastróficoRaro

Capacitación al personal en temas de TICs

ACC. Soporte, mantenimiento y apoyo logístico de la

Plataforma informática de TIC y ACC. Asegurar la

plataforma informática de TICs.

Hurto, Perdida, alteración o fuga de Información

AC Implementar ciclo PHVA del SGSI.

ARC: Implementar ciclo PHVA del SGSI.

En caso de que exista hurto, fuga o perdida de

información se genera perdida de imagen de la

Entidad, es por lo cual que la entidad a través del

área de TIC´s genera controles que blinden y eviten

la materialización del riesgo

Hurto, Perdida o fuga de

Información pública reservada o

clasificada en la gestión de la

plataforma


Autenticación de dos factores

Herramienta prevención de perdida de información

Análisis de Logs de Actividades de los Archivos

Seguimiento a Incidentes


configuración de SAN y Servidor de Archivos

15Zona de riesgo extrema

N.ASiSi

Anexo 1: MAPA DE RIESGOS CONSOLIDADO


Usuarios inconformes

Falta de Verificación de vulnerabilidades de la

1. Retrasos en los procesos de los funcionarios.

2. Problemas de Seguridad Nacional (perdida de

Información privada y reservada)

3. Perdida de credibilidad de las herramientas

informaticas.

4. Sanciones legales y disciplinarias.

Usuarios sin cultura Informática.

9Zona de riesgo altaModeradoModeradaMal manejo, custodia o administración de los bienes

muebles e inmuebles

Protestas violentas o manifestaciones que afecte los

bienes muebles e inmuebles

Atentado terrorista que afecte los bienes muebles e

ACC: Recibir y administrar los bienes y servicios de la

Entidad.

ACC: Administrar y controlar los bienes de la Entidad.

DAÑO TOTAL EN BIENES MUEBLES

E INMUEBLES A CARGO DEL ÁREA

ADMINISTRATIVA

Mantenimientos Preventivos de los bienes muebles e

inmuebles

16Zona de riesgo extremaMayorProbableAdriana Paola Andrade Jaimes

Control de Flota

AvancePlan de manejo de riesgosDespués de los controles

Incendio generado por fallas mecánicas, técnicas,

eléctricas, tecnológicas y humanas

1. Perdida total de los bienes muebles e inmuebles.

2. Suspensión Masiva del Servicio

Fenómenos naturales que afecte los bienes muebles

e inmuebles

Manipulación inapropiada de los bienes muebles o

deficiencias en la prestación de los servicios de

Ubicación de Extintores y Gabinetes de Extinción de

Incendios en los bienes muebles e inmuebles

Riesgo

Proceso

Fecha de próximo monitoreoComentario de monitoreoFecha de materialización

¿Se

materializó

el riesgo?

Comentario de monitoreoFecha de monitoreoNombreControles

Antes de los controles

ResponsableEfectosCausasDescripción



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi


9Zona de riesgo altaModeradoModerada


Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




TI Aplicación del procedimiento de control de cambios Evitar el riesgo

Realizar Capacitación en temas de TIC´s

TI Capacitación Evitar el riesgo

No

El presente riesgo Falta de trazabilidad en las

actuaciones de usuarios finales, no se materializó

durante el periódo, en el Departamento





30/jun/2015 08:03

No

Dentro de la revisión del cuatrimestre no se

presentaron eventos que generaran la activación del

plan de contingencia en la plataforma Tecnológica,

con lo cual no se presentarón Incumplimientos de

compromisos durante la activación.

31/dic/2014 08:18

No

Durante el periodo comprendido entre Enero a Abril

de 2014 se presento un evento adverso, durante el

cual se activo el plan de contingencia en el centro

alterno.

Periódicamente se está ejecutando pruebas en el

centro alterno de datos, el centro alterno de datos

está operando en modo activo - activo para correo

electrónico y página web

30/abr/2014 17:15

No


Administración del Riesgo, se realiza monitoreo,

dentro de la revisión del trimetre no se presentaron

eventos que generaran la activación del plan de

contingencia en la plataforma Tecnológica, con lo cual

no se presentarón Incumplimientos de compromisos

durante la activación.

31/mar/2015 18:45

No

Dentro de la revisión del cuatrimestre comprendido

de Septiembre a Diciembre de 2014 no se



con lo cual no se presentaron Incumplimientos de

compromisos durante la activación.

En el mes de Noviembre se realizaron pruebas al plan

de Contingencia, la cuales se encuentran

15/ene/2014 12:52

Entrega de roles

No

Para el riesgo Falta de trazabilidad en las actuaciones

de usuarios finales, se evalúan los controles:

1. Capacitación.

-Se realizó capacitación en temas de Clasificación de

la información por parte del Ing. Alfonso Rojas, la cual

permite identificar la información de cada una de las

áreas en una base de datos. Se realizó un acceso

directo desde la intranet a el registro de la

información, la cual puede ser consultada en el link

http://taurus1.presidencia.gov.co/Lists/ClasificacionIn

formacion o a través de la intranet.

- Se realizó capacitación en aspirantes y comisiones.

- Asistencia de 7 funcionarios en plataformas

Windows.

2. Controles tecnológicos

Se implantó la solución GTM, la cual permite gestionar

el DNS geográficamente disperso.

Se gestiona la contratación para actualizar la

plataforma de DLP y control de navegación a usuarios

finales.

Se implementa Firewall de acceso para el CCTV y

Casa de Huéspedes Ilustres

31/ago/2014 14:13

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

NoSe realiza la validación de las pruebas en el centro

alterno.19/mar/2013 16:09

30/Dec/2016 23:3402/Jan/2015 08:13

No

Dentro de la revisión del cuatrimestre no se



con lo cual no se presentarón Incumplimientos de

06/sep/2013 18:22


y Comunicaciones




Realizar las actividades de seguimiento

respectivas para evitar la presentación de

Incumplimientos de compromisos durante la

activación del plan de contingencia en la

plataforma Tecnológica

8Zona de riesgo altaMayor

ACC. Activar el Plan de Contingencia ante la

materialización de un riesgo

ACC. Ejecutar el Plan de pruebas del Plan de

Contingencia

AC Implementar un Centro de cómputo alterno

geográficamente disperso

Indisponibilidad de servicios TICs

Falta de trazabilidad en las

actuaciones de usuarios finales


ProbableWilliam Alejandro Onofre Diaz

No activación de registros de logs

Falta de capacitación


No cumplimiento de los procedimientos establecidos

1. Indisponibilidad de los servicios de TIC's.

2. Perdida de imagen.

3. Vulnerabilidad en la seguridad.

4. Quejas, reclamos frente a la prestación de servicios

5. Violación a las políticas de seguridad

6. Sanciones por incumplimiento de la Ley

Error en las configuraciones de los controles

Improbable16Zona de riesgo extremaMayor

Controles tecnológicos

No

El presente riesgo No disponibilidad de los servicios

de TICs por cambios en la plataforma, no se

materializó durante el periodo, en el Departamento






con los principios de autocontrol y autogestión. Los

controles aplicados en el periodo son

Aplicación del procedimiento de control de cambios.

Realizar Capacitación en temas de TIC´s, ( se realizó

capacitación en formación de temas como ciberacoso,

grooming, sexting, phubbing, nomofobia, phishing)

Plan Anual de Adquisiciones, Se gestionó y realizó

31/dic/2015 09:22

No










controles aplicados en el periodo son

Aplicación del procedimiento de control de cambios:

se realizaron los siguientes cambios:

13_2015_Control de cambios de Elances L2 - L3 Dat

IFX, 12_2015_Control de Cambios - Servidor Virtual

de Tarificación., 11_2015_Control_Cambios -3 nodo

BOG SQL

Realizar Capacitación en temas de TIC´s, (se realizó

capacitación en formación como Auditores Internos en

la norma ISO 27001:2013, Capacitación en Lync)

Plan Anual de Adquisiciones, Se gestionó y realizó

seguimiento al plan, se adjuntan soporte

30/sep/2015 14:04

No









con los principios de autocontrol y autogestión.

Durante el periodo se realizaron los siguientes

cambios:

Realizar la distribución y migración de los datos

Almacenamiento Netapp según diseño

Cambio caducidad entidad certificadora Root y

subordinada

Implementación BlackBerry Server BES 12.1

Realizar movimiento de equipos linx y hydra

Control de Cambios SQL

Implementación de dos Controladores de Dominio

en IFX. Windows Server 2012 –R2

30/jun/2015 10:02

No


Administración del Riesgo, se realiza monitoreo a No

disponibilidad de los servicios de TICs por cambios en

la plataforma se verifican los controles así: 1.

Aplicación del procedimiento de control de cambios 2.

Realizar Capacitación en temas de TIC´s 3. Plan

Anual de Adquisiciones 4. WSUS 5. Referenciación de

31/mar/2015 19:11

No

Se realiza monitoreo a No disponibilidad de los

servicios de TICs por cambios en la plataforma se

verifican los controles así: 1. Aplicación del

procedimiento de control de cambios 2. Realizar

Capacitación en temas de TIC´s 3. Plan Anual de

Adquisiciones 4. WSUS 5. Referenciación de

tecnologías

Se verifican los siguientes cambios realizados:

ControlCambios_SIGEPRE, Control de cambios

Instalación equipo Aruba ClearPass - NAC, Control de

cambios Instalación equipo APT FireEye, Control de

Cambios CHECKPOINT- CCTV PALACIO, Se realiza

capacitación en clasificación de la información la cual

permite que las áreas realicen una clasificación de la

30/dic/2014 08:59

No

Se realiza monitoreo a No disponibilidad de los

servicios de TICs por cambios en la plataforma se

verifican los controles así:

1. Aplicación del procedimiento de control de cambios

2. Realizar Capacitación en temas de TIC´s

3. Plan Anual de Adquisiciones

4. WSUS

5. Referenciación de tecnologías

Se verifican los siguientes cambios realizados

07_2014_7_15_2013_Control de Cambios Proyecto

F5 - Balanceo DNS

08_2014_29_05_2014_Control de Cambios NETAPP

09_2014_Plan de Traslado UNE- DAPRE 1.1

Se realiza capacitación en clasificación de la

información la cual permite que las áreas realicen una

clasificación de la información que se tiene en cada

una de las áreas

Se valida el cumplimiento del Plan Anual de

Adquisiciones

31/ago/2014 16:40

Nose realiza revisión del Riesgo con análisis,

Identificación, Valoración y Manejo14/ago/2014 18:06

No

Durante el cuatrimestre de Enero a Abril no se

presentaron eventos adversos por actualización de la

plataforma tecnológica .

Únicamente se presentó un evento adverso por otra

causa diferente, la cual obedece a falla en un switch

de almacenamiento.

Una vez analizados los logs del evento se encontró la

falla originada en uno de los switches de

almacenamiento, no se adjuntan los logs por ser

sensibles y contener información reservada, esta

puede ser consultada en el área.

30/abr/2014 16:26

Errores humanos

Obsolescencia de la tecnología

Falla en la aplicación del procedimiento de cambios

Falta de herramientas tecnológicas para realizar la

administración

Insuficiente cantidad en el recurso humano

No

En el cuatrimestre correspondiente a los meses

Septiembre- Diciembre no se presentaron eventos

adversos que conlleven a decisiones erróneas

durante la actualización de la plataforma tecnológica,

los cambios realizados fueron:

Integración Comunicaciones unificadas

Adicionar un nuevo nodo a la granja de SharePoint

Implementación e instalación de switch CORE

15/ene/2014 12:06

No

En el cuatrimestre correspondiente a los meses Mayo -

Agosto no se presentaron eventos adversos que

conlleven a decisiones erroneas durante la

actualización de la plataforma tecnológica, los

cambios realizados fueron:

Control de Cambios servidores Blade

Firma Digital Cumplido de Comisión

Control de Cambios Balanceadores

Control de Cambios Radware

Mejora Sistema de Gestión de Decretos

Control de Cambios VMware 5-1_Nuevos Servidores

07/oct/2013 15:39

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

Se evidencia la Aplicación del procedimiento de

control de cambios y capacitación a los funcionarios,

entre las cuales se evidencia capacitación en ITIL,

PMP, Buenas prácticas de desarrollo

19/mar/2013 15:3130/Dec/2016 23:4020/Feb/2015 07:40


y Comunicaciones




Teniendo en cuenta la aplicación de los

controles es necesario evitar la

materialización del riesgo Decisiones erroneas

durante la actualización de la plataforma

tecnológica, es probable que

exporádicamente se pueden presentar

cambios de urgencias que ameritan acción

inmediata, la cual se reflejará en el comite de

cambios.

8Zona de riesgo altaMayorImprobable16Zona de riesgo extremaMayorProbableWilliam Alejandro Onofre Diaz

Plan Anual de Adquisiciones

Referenciación de tecnologías

WSUS

1. Interrupción de los servicios de Tecnología.

2. Retraso en los procesos.

3. Perdida del Conocimiento sobre las modificaciones

realizadas en la plataforma.

4. Interrupción en los servicios de la plataforma

tecnológica

5. Perdida de imagen de la dependencia y de la

entidad.


7. Perdida de imagen de la dependencia y de la

entidad.

8. Retraso en los procesos de la entidad

dependientes de la plataforma tecnológica

Mala identificación de los requisitos técnicos y

ACC: Actualizar la plataforma informática de acuerdo

a las necesidades de los clientes y a los avances

tecnológicos.

AC Renovación y adquisición de Licenciamiento

ARC Renovación y adquisición de Licenciamiento

Se pueden tomar decisiones erróneas relacionadas

con la implementación de los cambios en la

plataforma tecnológica

No disponibilidad de los servicios

de TICs por cambios en la

plataforma


Acción mal intencionada de un Tercero

Falta de capacitación y experticia para ejecutar las

actualizaciones.

No cumplimiento del procedimiento establecido

Desconocimiento de configuraciones adecuadas en

los servicios

El plan de cambios no fue efectivo

No

El Departamento Administrativo de la Presidencia de

la Republica cuenta con los procedimientos y normas

que definen la forma de operar el proceso y se

aplican los controles establecidos para evitar la


con los principios de autocontrol y autogestión. El

presente riesgo Violación en la integridad de la

información por falta de controles no se materializó

durante el periodo, este riesgo cuenta con los

siguientes controles

Implementación de controles adecuados. (Se realizó

la implementación de control de gestión de

identidades.)

Armonización normativa

Manual de política de seguridad de la información ( Se

encuentra en proceso de inclusión de nuevas

políticas, se realizó capacitación en inducción a

funcionarios, se adjunta presentación)


mantenimiento. ( se continua con el seguimiento a

contratos de mantenimiento, se adjuntan soportes)

Referenciación tecnológica

Proyecto de Inversión ( se gestiona y controla, se

realiza actualización al proyecto, se adjunta soporte)

31/dic/2015 10:59

No


la Republica cuenta con los procedimientos y normas

que definen la forma de operar el proceso y se

aplican los controles establecidos para evitar la


con los principios de autocontrol y autogestión. El

presente riesgo Violación en la integridad de la

información por falta de controles no se materializó

durante el periodo, este riesgo cuenta con los

siguientes controles

Implementación de controles adecuados. (Se realizó

la implementación de control de acceso para el Area

de Talento Humano - Hojas de Vida.)

Armonización normativa (Se solicitó la actualización

de normas, se adjunta soporte)

Manual de política de seguridad de la información ( Se

encuentra en proceso de inclusión de nuevas

políticas, se realizó capacitación en inducción a

funcionarios, se adjunta presentación)


mantenimiento. ( se continua con el seguimiento a

contratos de mantenimiento, se adjuntan soportes)

Referenciación tecnológica

Proyecto de Inversión ( se gestiona y controla, se

realiza actualización al proyecto, se adjunta soporte)

30/sep/2015 23:13

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNoModeradaZona de riesgo extremaMayorProbableWilliam Alejandro Onofre Diaz

1. Perdida de reputación del proceso de TIC'S.


3. Impacto en el normal desarrollo de otros

proyectos.

4. Perdidad de recursos

Es necesario evitar la materialización del

riesgo a través del desarrollo o adquisición de

software.

En el evento de la evaluación de la iniciativa

esta se podrá tercerizar y de esta forma

transferir en parte el riesgo.


ACC. Desarrollar e implementar sistemas de

Información.

ACC. Desarrollo, administración e implementación de

la plataforma tecnológica de los portáles

institucionales e intranet.

AC Mantenimiento infraestructura alineada a

objetivos de TICS

Violación en la integridad de la información por falta

de controles

Violación en la integridad de la

información por falta de controles16



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




TH Evitar el riesgo

Revisión previa por el comité de capacitación

TH Evitar el riesgo

Mantener actualizada la normatividad disciplinaria y

procesalRealizar seguimiento permanente a los expedientes

TH Evitar el riesgo

Aplicar el procedimiento para selección y vinculación

de personal

TH Utilización del aplicativo de nómina Evitar el riesgo

Aplicación del procedimiento y lineamientos

establecidos

04/abr/2013 15:38

Desconocimiento de la normatividad vigente.

Falta de parametrización del aplicativo con base en

las necesidades de la Entidad.

No

No se presentó ninguna inconsistencia, por lo tanto

no se materializó el riesgo, se continua con el

monitoreo y los controles

30/ago/2013 12:28

Revisión técnica y normativa en la prenómina

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

NoSe continua con la aplicación de los controles en el

proceso y se analiza la posibilidad de incluir nuevos

Raro

No

Se han venido implementando mejoras en el

aplicativo Hominis, para evitar que se materialice el

riesgo, y se continua en al analisis de nuevos

controles a realizar por los funcionarios involucrados

15/ene/2013 16:03

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00Talento Humano

No

De acuerdo al seguimiento realizado al 30 de abril de

2013 para el riesgo Incumplimientos legales en la

liquidación de las novedades laborales y

prestacionales (RC), se evidencia que este no se ha

materializado, por cuanto los controles se han

15/may/2013 10:23

Zona de riesgo extremaMayorModeradaMario Ricardo Mendez Corredor

1. Sanciones legales.

2. Multas y sanciones a la entidad.

3. Perdida de credibilidad y confianza en la liquidación

de nómina.


Talento Humano -

Con el fin de depurar los errores que se

puedan presentar en la ejecución del

procedimiento, se realiza una revisión de la

prenómina que permita evitar las

inconsistencias e incumplimientos legales que

se puedan generar liquidando las novedades

laborales y prestacionales en el aplicativo.


Desconocimiento de novedades reportadas para la

liquidación de prestaciones sociales

ACC: Elaborar y liquidar la Nómina, de acuerdo a las

novedades y obligaciones de ley.

AC: Gestionar y atender los trámites de las

situaciones administrativas de los funcionarios de

manera oportuna, de conformidad con los

procedimientos establecidos.

Se pueden presentar incumplimientos legales por

fallas en liquidación de las mismas de acuerdo con las

herramientas utilizadas.

Incumplimientos legales en la

liquidación de las novedades

laborales y prestacionales

Talento Humano

No

Para el cuarto trimestre de 2015, no se materializó el

riesgo "Trafico de influencias durante la selección de

personal". Se continúa aplicando los controles

establecidos los cuales son: 1. Solicitar a la Secretaría

de Seguridad realizar el respectivo estudio de

seguridad del aspirante a ocupar el cargo. 2.

Aplicación formato Control de documentos para la

posesión legal del cargo. 3. Verificar la idoneidad del

personal, revisando el cumplimiento de los requisitos

para ocupar el cargo. 4. Solicitud de aplicación de

pruebas de meritocracia, para los niveles directivo,

asesor y profesional. 5. Revisión jurídica a las

14/ene/2016 09:13

12

No

Para el tercer trimestre de 2015, no se materializó el












07/oct/2015 09:27

No

Se viene dando estricto cumplimiento a los controles

establecidos, adicionalmente se hizo una

actualización del Procedimiento P-TH-04 Selección y

Vinculación de personal, los funcionarios que han

ingresaron durante la vigencia 2015, cumplieron con

15/jul/2015 11:14

No

Durante el último trimestre no se han presentado

Tráfico de influencias durante la selección de

personal, lo cual evidencia que no se ha

16/abr/2015 08:57

No




15/abr/2015 16:35

No

Durante el proceso de selección y vinculación de los

funcionarios, el Área de Talento Humano aplica los

controles establecidos de tal forma que el personal

que ingresa a la Entidad cumple con los requisitos

exigidos para el cargo que va a ocupar. Se realizan

los estudios de seguridad, pruebas de meritocracia

para los niveles Profesional, Asesor y Directivo,

revisión de experiencia y eduación academica de

acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-TH-04

07/ene/2015 10:43

No

Se continua con la verificación de requisitos y

controles para evitar decisiones erróneas para el

ingreso de funcionarios a la Entidad, teniendo en

cuenta que cumpla con cada uno de los requisitos

exigidos de acuerdo con el cargo, con corte a 31 de

agosto se pudo evidenciar que los funcionarios

activos han cumplido con cada unp de los requisitos

03/sep/2014 11:56

No

Se ha dado cumplimiento a cada uno de los controles,

evidenciando la efectividad de los mismos, sin

embargo en el monitoreo se realizaron ajustes en

cuanto al estudio de seguridad y uso del formato

control de documentos para el retiro del cargo.

Después de la revisión y análisis se pudo establecer

02/may/2014 23:59

No

Para proveer los cargos requeridos se han venido

cumpliendo con los controles y revisión de requisitos,

para la posesión legal del cargo, como: publicación

hoja de vida y pruebas de meritocracia si aplica,

realización del estudio de seguridad para cada uno

de los aspirantes, revisión minuciosa del control de

documentos para la posesión. Esto nos ha dado un

resultado del 100% de funcionarios que cumple con

los requisitos de acuerdo con el manual de funciones

15/ene/2014 15:51

15/may/2013 09:49

No

En el monitoreo realizado el 06 de septiembre se

evidencio que no se habia materializado el riesgo,

teniendo en cuenta que se identifico como un riesgo

de corrupción se documentaron y adicionaron otros

controles y se fija proxima fecha de revisión para el

03/dic/2013 08:49

Revisión jurídica a las resoluciones de nombramientoPresiones por terceros para la vinculación del

No

Falsedad en documentos que soportan la decisión.

01/Jan/2016 08:00Talento Humano

TH-PLAN DE

CONTINGENCIA 2016

RIESGO TRAFICO DE

INFLUENCIAS DURANTE LA


posesión legal del cargo

Aplicación errónea de los criterios definidos en el

Manual de Funciones, competencias y requisitos y la

normatividad aplicable.

Solicitud de aplicación de pruebas de meritocracia

Verificar la idoneidad del personal No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiSiImprobable

Solicitar a la Secretaría de Seguridad realizar el

respectivo estudio de seguridad del aspirante a

Mediante los controles y requisitos exigidos no se

evidencio materialización del riesgo, se continua la

revisión y cumplimiento de lo establecido.

15/ene/2013 15:4331/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00Talento Humano


Talento Humano -

30/Dec/2016 23:59De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con

corte 30 abril Decisiones erróneas en la selección de

personal - por trafico de influencias RC, se evidencia

que este no se ha materializado, por cuanto los

controles se han aplicado con resultados

No

Se realizó monitoreo al riesgo y obtenido en el

indicador cero decisiones erróneas en adelantar los

procesos disciplinarios y de acuerdo a los controles

aplicados para evitar el riesgo como son: realizar

reuniones con el fin de revisar los procesos que se

llevan en la dependencia, capacitar a los funcionarios

públicos de la entidad, mantener actualizada la

normatividad disciplinaria y procesal, Informes sobre

los procesos, pudimos determinar que los controles

ProbableMario Ricardo Mendez Corredor

Se adjunta Plan de Contingencia para reducir

el impacto de la materialización del riesgo,

actividades del plan operativo que permiten

su control; así como el indicador.

10Zona de riesgo extremaCatastrófico

02/jul/2015 08:50

Errores en la información que soportan las hojas de

vida de los aspirantes.

ACC: Proveer los servidores públicos de la entidad de

acuerdo con las necesidades y requisitos exigidos

AC: Mantener actualizada la información de los

funcionarios de la entidad en el aplicativo SIGEP y

Proyectar los actos administrativos relacionados con

los asuntos propios de la dependencia, de acuerdo a

los procedimientos establecidos.

Se pueden tomar decisiones erroneas en la selección

de personal por el no cumplimiento de los requisitos

exigidos.

Trafico de influencias durante la

selección de personal

Talento Humano

31/dic/2015 15:00


1. Perdida de credibilidad y confianza por no cumplir

con los requisitos del Manual.


3. Personal no idoneo

3. Perdidas económicas por reprocesos

administrativos al interior de la Entidad.

05/ene/2015 08:55

No

Se realizó monitoreo al riesgo, y obtenido en el



aplicados para evitar el riesgo como son:

Se llevó a cabo una reunión el 10 de agosto de 2015

en la Oficina de Control Interno Disciplinario para

revisar los expedientes.

Se efectuó una capacitación en junio de 2015 sobre a

Derechos, Deberes y Prohibiciones a los funcionarios

de la entidad.

Se encuentra actualizada la normatividad disciplinaria

y procesal, pudimos determinar que los controles han

sido efectivos para evitar que el riesgo se materialice.

13/oct/2015 10:00

No

Una vez se ha reportado en el indicador cero

decisiones erróneas en adelantar los procesos

disciplinarios y de acuerdo a los controles aplicados

para evitar el riesgo: Realizar reunión cuatrimestral

de retroalimentación de los expedientes recibidos en

la dependencia, Capacitar a los funcionarios públicos

de la entidad, Mantener actualizada la normatividad

disciplinaria y procesal y Mantener actualizada la

normatividad disciplinaria y procesal, pudimos

30/abr/2014 08:19

No

Una vez se ha registrado el dato en el indicador y

teniendo en cuenta la reunión realizada por los

funcionarios de la Oficina de Control Interno

Disciplinario, se discutieron las decisiones tomadas y

las proyecciones de corto plazo, en las que se

evidencia que las actuaciones emitidas por los

operadores se adecuan a los mandatos legales. A la

fecha el riesgo no ha sido materializado.

14/abr/2015 10:15

No

En reunión realizada por los funcionarios de la Oficina

de Control Interno Disciplinario, se discutieron las

decisiones tomadas y las proyecciones de corto

plazo, en las que se evidencia que las actuaciones

emitidas por los operadores se adecuan a los

No

Analizadas las decisiones emitidas por los

Operadores Disciplinarios de este Despacho, se

determina que son conforme a los mandatos de la

Ley disciplinaria y demás normas.

01/sep/2014 09:20

No

En el periodo comprendido, entre 03 de Enero a 30

de Abril de 2014, las sustanciaciones expedidas por

este Despacho, no contienen decisiones erróneas,

dado que, se proyectaron garantizando lo

Negligencia del funcionario público en el recaudo de

material probatorio que sustente la decisión

Tráfico de influencias

No

Las decisiones proyectadas en el año 2013, fuero

argumentadas según lo estipulado en el CUD, normas

concordantes, jurisprudencia vigente y respetando

los derechos procesales, con base en esto, no se

evidencia materialización del riesgo.

02/ene/2014 16:57

No

Dentro de los procesos adelantados por este

Despacho, no sé evidencia la materialización del

riesgo, toda vez que las decisiones de fondo emitidas

por la Oficina, se ajustan a lo que en Derecho

02/sep/2013 08:15

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiSi

No

No

Realizar reunión cuatrimestral de retroalimentación de

los expedientes recibidos en la dependencia.

Capacitar a los funcionarios públicos de la entidad

No se ha materilaizado el riesgo16/ene/2013 17:2431/Dec/2016 23:4802/Jan/2015 11:47Talento Humano

PA-2015-2018 Oficina de

Control Interno

Disciplinario - Estrategia 1Con corte al 30 de abril de 2013 no se ha

materializado el riesgo "Decisiones erróneas en

adelantar los procesos disciplinarios", sin embargo la

Oficina viene adelantando actividades preventivas

17/may/2013 17:19

Zona de riesgo extremaCatastróficoModeradaMiryam Quintero Bocanegra

1. Apertura de Investigacion Disciplinaria para el

funcionario instructor (funcionarios de la oficina)

2. Investigacion Penal por encontrase en curso en un

delito.

3. Violación de derechos fundamentales.

4. Investigación de l Consejo Superior de la

judicatura.

5. Violación del manual de ética de la entidad.

No se han tomado decisiones erroneas frente

a las actuaciones disciplinarias adelantadas

por la Oficina de Control Disciplinario Interno

Disciplinario, por tal motivo la Oficina pretende

evitar que se materialice el riesgo a traves de

los respectivos controles y actividades

definidas en el plan operativo 2015.


Desconocimiento de la norma

AC: Realizar las investigaciones disciplinarias

ACC:Realizar sensibilización didáctica sobre Derechos,

Deberes y Prohibiciones con el fin de promover

acciones que aporten al acatamiento de los deberes

de la Ley Disciplinaria.

Decidir bajo interés o sin soporte normativo.

Decisiones erróneas en los

pronunciamientos ejecutoriados

de los procesos disciplinarios

Talento Humano

No

Durante el Cuarto Trimestre de la vigencia 2015, no

se materializó el riesgo "Inadecuada identificación de

las actividades en el Plan Institucional de

Capacitación, Bienestar y Salud Ocupacional". Se

bienen aplicando los controles establecidos, los

cuales han sido efectivos, dado que no se realizaron

13/ene/2016 09:46

15

No

Durante el tercer trimestre de la vigencia 2015, no se

materializó el riesgo "Inadecuada identificación de las

actividades en el Plan Institucional de Capacitación,

Bienestar y Salud Ocupacional". Se aplicaron los

controles establecidos, los cuales biene siendo

efectivos, dado que no se realizaron ajustes o

07/oct/2015 09:03

No

Durante el trimestre Abril, Mayo y Junio de 2015, no

se presentaron ajustes al Plan Institucional de

capacitación por inadecuada identificación de las

actividades de capacitación. Los controles

establecidos han venido funcionando

15/jul/2015 11:02

No

A la fecha no se han presentado modificaciones

generadas por definición de tematicas no adecuadas

en el Plan Institucional de Capacitación, Bienestar y

Salud Ocupacional, por lo tanto el riesgo no ha sido

15/abr/2015 15:26

No

El Área de Talento Humano, aplico los controles

establecidos como son: Encuesta de Necesidades de

Capacitación, Priorización de las necesidades de

acuerdo a los resultados de la encuesta, se revisó y

aprobó por parte del Comité de Capacitación el PIC,

adicionalmente se realizaron visitas a las

dependencias en donde se asesoró el

diligenciamiento de la encuesta. El Plan Anual de

Capacitación y Bienestar se aprobó mediante

resolución No. 0586 del 5 de febrero de 2014. A 31

07/ene/2015 10:14

No

Se realiza el monitoreo del riesgo, verificando que ha

la fecha no se ha recibido ningún requerimiento por

omisión de actividades normativas que se deban

incluir, ya se había efectuado un análisis del riesgo

donde se verificaron los agentes generadores, se

01/sep/2014 15:04

No

Se realizó el monitoreo del riesgo y se verifico la

eficacia del os controles, lo cual nos permite

evidenciar que en el primer cuatrimestre no se

materializó el riesgo, Adjunto soportes de

02/may/2014 16:41

NoEsta revisión es para ajustar los archivos adjuntos

del acta del comité de capacitación16/ene/2014 11:56

No

En el desarrollo del Plan Institucional de Capacitación

se desarrollaron las actividades de acuerdo con los

requerimientos, es de anotar que no se cumplio con

el 100% de las mismas, porque el número de

funcionarios inscritos no superó el requerido y el

presupuesto disponible no era suficiente, el comité

teniendo en cuenta que el convenio tiene aprobadas

vigencias futuras se dejan pendientes algunas

capacitaciones para ser reprogramadas en enero de

2014.

Sin embargo se dio cumplimiento con las

15/ene/2014 16:53

NoA la fecha de revisión 13 de noviembre, se pudo

evidenciar que no se había materializado el riesgo.06/dic/2013 16:55

NoSe programa próxima revisión para el 13 de enero 13/nov/2013 15:38

10/abr/2013 15:21

NoProgramar nueva revisión03/sep/2013 12:34

No

En auditoría integral interna realizada al Área de

Talento Humano en el mes de abril de 2013, se

evidencio que en el Plan Institucional de

Capacitación, no se incluyó como tema de

capacitación para los funcionarios los lineamientos en

materia de Derechos Humanos, por lo anterior se

levantó un mejora NCR-0253 del 16 de junio de 2013,

la cual se ha venido realizando y ya se realizó la

30/ago/2013 12:37

Priorizacion de las necesidades decuerdo con los

resultados de la aplicacion del formato de diagnostico

de necesidades de capacitación

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

Para el Plan Institucional de Capacitación 2013, se

realizo la encuesta por medio masivo y por encuesta

personalizada a las depenencias que no enviaron el

formato, de la misma manera se hizo revisión de la

evaluación del desempeño segundo semestre de

2012, para tener en cuenta las sugerencias

No

En cumplimiento del Plan Institucional de Capacitación

se ha venido realizando las actividades programadas,

para evitar decisiones erroneas, se tiene previsto en

el POP-2013, realizar encuesta personalizada por

áreas, para hacerla mas efectiva y obtener insumos

28/dic/2012 10:28

31/Dec/2016 23:59

31/Dec/2016 23:59

16/Jan/2015 00:00Talento HumanoPA-2015-2018 Área de

Talento Humano -

Consolidar las necesidades establecidas

previa revisión del Comité de Capacitación

para establecer las temáticas adecuadas.

3Zona de riesgo moderada

05/Jan/2015 00:00Talento HumanoPA-2015-2018 Área de

Talento Humano -

Inadecuada identificación de las

actividades en el Plan

Institucional de Capacitación,

Bienestar y Salud Ocupacional

Talento Humano

ModeradoRaro

Aplicar encuesta de necesidades de capacitación,

bienestar social y salud ocupacional

9Zona de riesgo altaModeradoModeradaMario Ricardo Mendez Corredor

1. No cumplir con la metas en materia de personal

competente (Competencias, Habilidades y Destrezas).

2. Personal insatisfecho.

3. Ausencia de motivación por falta de programas

bienestar y salud ocupacional.

4. Incremento de riesgos laborales por falta de

actividades de salud ocupacional.

5. Exclucion de temas relevantes para los funcionarios

de la entidad

Inadecuada identificación de las necesidades de

capacitación, bienestar social y salud ocupacional por

parte de las dependencias

ACC: Elaborar y aprobar el Plan Institucional de

Capacitación - PIC, programa de Bienestar Social e

incentivos y Programa de Salud Ocupacional

AC: Elaborar el Plan Institucional de Capacitación

2015, de acuerdo con las necesidades informadas por

los Jefes de cada dependencia y Elaborar Plan

Anual de Bienestar Social, Salud Ocupacional e

Incentivos con base en los resultados de la encuesta

de necesidades de Bienestar.

Durante la formulación del Plan Institucional de

Capacitación y de los Programas de Bienestar Social y

Salud Ocupacional se pueden omitir actividades

normativas y que contribuyan a satisfacer las

necesidades de los funcionarios.

Desconocimiento de la normatividad aplicable

Incorrecta aplicación de procedimiento y herramientas

(formatos) usadas para identificar las necesidades

No








materialización de este riesgo, Siempre contanto


controles establecidos son los siguientes:

Capacitación: (se realizó capacitación en

sensibilización de Seguridad Informática . La semana

de la Seguridad - La Seguridad Soy Yo)

Controles tecnológicos: Se realizó instalación de

control de gestión de Identidades.

Entrega de roles: Se realizó entregas de rol durante

el periódo de vacaciones del DBA

31/dic/2015 08:51

No








materialización de este riesgo, Siempre contanto


controles establecidos son los siguientes:

Capacitación: (se realizó capacitación en formación

como Auditores Internos en la norma ISO

27001:2013, Capacitación en Lync)

Controles tecnológicos: Se realizó instalación de

control de acceso biométrico para el área de talento

humano – Hojas de Vida

Entrega de roles: Se realizó entrega de Rol como

administrador de dominio, se adjunta soporte.

30/sep/2015 18:18

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

Realizar las actividades de seguimiento

respectivas para evitar la presentación de

Incumplimientos de compromisos durante la

activación del plan de contingencia en la

plataforma Tecnológica


ACC. Activar el Plan de Contingencia ante la

materialización de un riesgo

ACC. Ejecutar el Plan de pruebas del Plan de

Contingencia

AC Implementar un Centro de cómputo alterno

geográficamente disperso

Indisponibilidad de servicios TICs

Falta de trazabilidad en las

actuaciones de usuarios finalesProbableWilliam Alejandro Onofre Diaz

1. Indisponibilidad de los servicios de TIC's.

2. Perdida de imagen.

3. Vulnerabilidad en la seguridad.


5. Violación a las políticas de seguridad

6. Sanciones por incumplimiento de la Ley




(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




SA Evitar el riesgo

SA Evitar el riesgo

SA Reconocimiento aéreo del campo principal y alterno Reducir el riesgo

Supervisión de desplazamiento de aeronaves

solicitadas el día de la Operación Aérea

SA Reconocimiento aéreo del campo principal y alterno Reducir el riesgo

Supervisión de desplazamiento de aeronaves

solicitadas el día de la Operación Aérea

No

Una de las actividades principales de la Casa Militar

es coordinar con las FFMM y la Policía los

desplazamientos del Sr. Presidente, Vicepresidente y

sus comitivas. En lo corrido del año dicha coordinación

ha resultado efectiva dado los controles

implementados al interior de la dependencia. Por lo

03/jun/2015 11:12

NoSe realiza actualizacion y monitoreo de los riesgos08/abr/2015 11:47

NoSe realizo la actualizo en la valoracion del riesgo

moviendo dos cuadrantes segun la calificacion dada a 09/jun/2015 16:09

No

Se llevo a cabo la revision acerca de la inadecuada

coordinación con las FFMM y/o Policia para el

desplazamiento nacional e internacional del señor

presidente, vicepresidente, sus familias y comitivas,

conlcuyendo que no se materializo dicho riesgo

13/ene/2015 11:35

Elaboración requerimientos aéreos

Último registro

de monitoreo

a tiempo

NoNoZona de riesgo altaMayor

Planeamiento de la Operación Aérea No

Se identificó este nuevo riesgo teniendo en cuenta

que una de las actividades principales de la Casa

Militar es coordinar con las FFMM y la Policía los




18/sep/2014 17:26

31/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00

Inadecuada coordinación con las

FFMM y/o Policia para el

desplazamiento nacional e

internacional del señor

presidente, vicepresidente, sus

familias y comitivas.

Gestión de Seguridad, Apoyo

Improbable16Zona de riesgo extremaMayorProbableAdriana Margoth Melo Portilla

No




sus comitivas. Durante el cuarto Trimestre del 2015

dicha coordinación ha resultado efectiva dado los

controles implementados al interior de la

dependencia, como son:

• Reconocimiento aéreo del campo principal y

alterno

• Elaboración requerimientos aéreos

• Planeamiento de la Operación Aérea

05/ene/2016 12:06

1. Entorpecer el normal desarrollo de la agenda

presidencial o vicepresidencial

2. No satisfacer las expectativas del señor

presidente, vicepresidente y sus familias

Comunicación no asertiva en la coordinación de los

medios terrestres, fluviales y/o aéreos

Una de las funciones de la Casa Militar consiste en

coordinar con el comando general de las fuerzas

militares y la dirección general de la policía nacional,

la disposición de los medios terrestres, navales,

fluviales y aéreos, necesarios para el correcto

desarrollo de la agenda del señor presidente de la

república, señor vicepresidente de la república, sus

familias y comitivas tanto en el territorio nacional

como los así requeridos para el cumplimiento de la

agenda internacional, por lo cual se constituye en un

riesgo la inadecuada coordinación, puesto que

afectaría el correcto desarrollo de la agenda.

AC OPTIMIZAR EL DESEMPEÑO DE CASA MILITAR EN

EL DESARROLLO DE LOS EVENTOS PROTOCOLARIOS A

TRAVES DE LA INFORMACION OBTENIDA POR PARTE

DE LAS SECRETARÍAS.

Gestión de Seguridad,

Apoyo Logístico

Presidencial y

PA-2015-2018 CASA

MILITAR-ESTRATEGIA 2

La opción de manejo es Reducir el riesgo y se

asocia Plan Operativo de la Casa Militar en

donde se establecen las actividades de

coordinación en los desplazamientos del Sr.

Presidente, Vicepresidente y sus comitivas.

8

No




sus comitivas. Durante el Segundo Trimestre del 2015





alterno



10/jul/2015 08:12

No









alterno



• Supervisión de desplazamiento de aeronaves

02/feb/2016 09:52






implementados al interior de la dependencia. Por lo

03/jun/2015 11:12

No




sus comitivas. Durante el tercer Trimestre del 2015





alterno




09/oct/2015 07:22

NoSe realiza actualizacion y monitoreo de los riesgos08/abr/2015 11:47



No

13/ene/2015 11:35

Planeamiento de la Operación Aérea

Elaboración requerimientos aéreos

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNoMayor

No

Se identificó este nuevo riesgo teniendo en cuenta

que una de las actividades principales de la Casa

Militar es coordinar con las FFMM y la Policía los




18/sep/2014 17:26

31/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00

No

Se llevo a cabo la revision acerca de la inadecuada

coordinación con las FFMM y/o Policia para el

desplazamiento nacional e internacional del señor

presidente, vicepresidente, sus familias y comitivas,

conlcuyendo que no se materializo dicho riesgo
























ProbableAdriana Margoth Melo Portilla


Apoyo Logístico

Presidencial y

PA-2015-2018 CASA







8Zona de riesgo alta






Comunicación no asertiva en la coordinación de los

medios terrestres, fluviales y/o aéreos

No

Los funcionarios de la Dirección de Discursos se

reunieron para realizar la identificación, análisis,

manejo y valoración del riesgo asociado a la

Estrategia 1 de la Dirección de Discursos “Inexactitud

en la información enviada por parte de las entidades

para la elaboración de fichas, discursos y artículos del

señor Presidente”, y evidenciaron que con corte al 31

de diciembre del 2015 NO se materializó el

riesgo porque de acuerdo a las medidas de

autocontrol, la dependencia envió un correo

electrónico a los Secretarios Privados de los

Ministerios y de otras entidades del Gobierno

nacional, para optimizar su papel de enlace entre su

entidad y la Presidencia, logrando que estos enviaran

en lo sucesivo la información con la oportunidad y

04/ene/2016 16:00

No

Se realizó la identificación, análisis, manejo y

valoración del riesgo asociado a la Estrategia 1 de la

Dirección de Discursos “Inexactitud en la información

enviada por parte de las entidades para la

elaboración de fichas, discursos y artículos del señor

Presidente”. Se evidenció que NO se materializó el

riesgo porque de acuerdo a las medidas de

autocontrol, la Dirección de Discursos envió un correo

electrónico a los Secretarios Privados de los

Ministerios y de otras entidades del Gobierno

nacional, para optimizar su papel de enlace entre su

entidad y la Presidencia, logrando que estos enviaran

la información base con la oportunidad y calidad

09/oct/2015 11:08

No

No

En las entidades externas que proveen insumos no

coordinan el envío de una información unificada

El día 30 de junio de 2015, el equipo de la

dependencia realizó una reunión para revisar el

riesgo “Inexactitud en la información enviada por

parte de las entidades para la elaboración de fichas,

discursos y artículos del señor Presidente”, y

se concluyó que NO se materializó dicho riesgo. Esto,

porque de acuerdo a las medidas de autocontrol, la

Dirección de Discursos envió un correo electrónico a

los Secretarios Privados de los Ministerios y de otras

entidades del Gobierno nacional, para optimizar su

papel de enlace entre su entidad y la Presidencia,

logrando que estos enviaran la información base con

07/jul/2015 12:02

Revisión exhaustiva de la información contenida en el

producto por parte del Director de Discursos

No existe un solo funcionario asignado por las

respectivas entidades fuente de insumos para

responsabilizarse por la veracidad de la información

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNoModeradoProbable

Revisión exhaustiva de la información fuente por

parte del responsable de la elaboración del producto

Durante el trimestre no se materializó el riesgo, dado

que una vez revisada la información, cumplió con los

requerimientos esperados.

01/abr/2015 11:5031/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00


Apoyo Logístico

Presidencial y

PA-2015-2018 DIRECCIÓN

DE DISCURSOS-

ESTRATEGIA 1


Zona de riesgo altaModeradoProbableDiana Marcela Jiménez Moncada

Demoras en la producción del material final.

Errores en las intervenciones del Presidente.

Pérdida de credibilidad del Presidente en la Dirección

de Discursos.

Pérdida de credibilidad de la opinión pública en lo que

dice el Presidente.

Con la aplicación de los controles, se evitará

que se materialice el riesgo12

El riesgo de Divulgación no autorizada de información

de carácter noticiosos no se materializó en el

segundo trimestre de 2015, dado que se aplicaron

como controles las políticas internas establecidas

frente a la publicación

30/jun/2015 20:43

Que la información no se revisa o comprueba en la

fuente o entidad que la provee

Algunas veces las entidades entregan información

incompleta, confusa o equivocada que puede generar

errores en las intervenciones que se preparan para el

Presidente

Inexactitud de la información

enviada por parte de las

entidades para la elaboración de

fichas, discursos y artículos del

señor Presidente

No

De acuerdo con el análisis efectuado, el riesgo de

Divulgación no autorizada de información de carácter

noticioso no se materializó en el cuarto trimestre de

2015, ya que se aplicaron controles como las políticas

internas establecidas frente a la publicación de la

información y el personal capacitado en redacción y

edición de noticias y las políticas internas.

05/ene/2016 10:36

12 Zona de riesgo alta

31/mar/2015 11:53

No

De acuerdo con el análisuis efectuado, el riesgo de


noticioso no se materializó en el tercer trimestre de

2015, ya que se aplicaron como controles las políticas

internas establecidas frente a la publicación de la

información y el personal capacitado en redacción y

30/sep/2015 08:34

No

No

Durante el cuatrimestre formado por septiembre,

octubre, noviembre y diciembre de 2014 se

presentaron en las laboreas de la Dirección para la

Relación con los Medios cero (0) casos de divulgación

no autorizada de informaciones de tipo noticioso.

13/ene/2015 14:55

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

De acuerdo con a revisión realizada al riesgo


noticios, se evidencia que no se han presentado

materializaciones de riesgo, por cuanto los controles

12Zona de riesgo extrema

Personal capacitado en redacción y edición de noticiasNo

Durante el ultimo cuatrimestre de 2014, el riesgo

"Divulgación no autorizada de información de carácter

noticioso", No se materializó, evidenciando que los

controles en cuanto a los niveles de autorización han

15/sep/2014 10:1531/Dec/2016 23:59

Divulgación no autorizada de

información de carácter noticioso


MayorModerada

Politicas internas establecidas frente a la publicación

de la información

20Zona de riesgo extremaMayorGuillermo Alfredo Tovar Añez

1. Se puede generar desinformación que afecta la

credibilidad del Sr. Presidente y/o del Gobierno

Nacional

2. Se genera insatisfacción y quejas del Presidente de

la República y/o de otros altos funcionarios del

Gobierno

3. Pérdida de credibilidad y afectación de la imagen

Secretaria de Prensa y la Entidad

Comunicación imprecisa entre quien autoriza y quien

ACC:Divulgar y monitorear la Gestión Presidencial.

Corresponde a la información que se publica por error

o en momentos inoportunos que pueden afectar la

imagen y credibilidad de la Dirección paran la Relación

Con los Medios y la Entidad

AC Divulgación de los contenidos informativos

Errores de comprensión acerca de las instrucciones

dadas sobre la publicación de la información

Premura en publicar la información de manera rápida

No

Para el cuarto trimestre de la vigencia 2015 no se

materializó el riesgo "Incumplimientos legales en la


prestacionales", la aplicación de los controles

establecidos ha permitido que la gestión del Grupo de

13/ene/2016 09:54

Casi certeza

02/Jan/2015 00:00


Apoyo Logístico

Presidencial y

PA-2015-2018 DIRECCION

PARA LA RELACION CON

LOS MEDIOS - ESTRATEGIA

De acuerdo a los controles establecidos y a

las acciones del Plan Operativo de la Dirección

para la Relación con los Medios, la política de

manejo es "Evitar el Riesgo". se establece

monitoreo para el 30 de junio de 2015.

No

Para el tercer trimestre de la vigencia 2015 no se

materializó el riesgo "Incumplimientos legales en la


prestacionales", la aplicación de los controles

establecidos ha permitido que la gestión del Grupo de

07/oct/2015 09:23

No

Para el trimestre Abril, Mayo y Junio, no hubo

incumplimientos legales en la liquidación de las

novedades de laborales y prestacionales, se realizó

la actualización de los procedimientos P-TH-14

Liquidación de horas extras y P-TH-04 Selección y

15/jul/2015 11:08

No

A la fecha no se han presentado incumplimientos en

la liquidación de novedades laborales y

prestacionales, lo cual evidencia que el riesgo no ha

sido materializado.

15/abr/2015 15:55

No

A partir del 27 de agosto de 2014, el Área de Talento

Humano dio estricto cumplimiento a los controles

establecidos, los cuales fueron eficaces teniendo en

cuenta que durante la vigencia 2014, no se

presentaron incumplimientos legales en la liquidación

07/ene/2015 10:37

No

Se realiza el monitoreo del riesgo, después de

verificar el resultado del indicador, donde no se

presentó ningún incumplimiento legal por fallas en las

liquidaciones de las novedades laborales y

prestacionales y que con el apoyo del Área de

Sistemas se viene verificando el aplicativo, de tal

manera que la parametrización este acorde con los

01/sep/2014 15:12

No

Se realizó el monitoreo del riesgo y se verificó que los

controles establecidos como son: la utilización del

aplicativo, revisión técnica y normas en la pre nomina,

seguimiento en planilla de control de registro de

novedades y el cumplimiento del procedimiento y

lineamientos establecidos.

02/may/2014 16:31

No

Se tiene previsto realizar monitoreo a 30 de abril

para unificar las fechas, teniendo en cuenta que el

último se realizó el 13 de marzo con el ajuste del

riesgo y seguimiento de tareas.

28/abr/2014 13:57

No

Se realizó el ajuste del riesgo y se actualizan las

acciones a seguir:

:

1. Revisión de la normatividad vigente

2. Circular donde se establezca el trámite y fechas

para entrega de reporte de horas extras mensual.

3. Requerir a sistemas el ajuste del aplicativo con la

parametrización de los nuevos turnos.

4. Solicitar al Área administrativa y a sistemas el

reporte de ingreso y salida de los conductores

5. Asignación de un funcionario para apoyo jurídico y

técnico en la revisión de horas extras.

6. Con el apoyo de sistemas dictar capacitación en el

uso del aplicativo.

7. Gestionar compromisos con los conductores

implicados para el reintegro de los dineros.

8. Realizar la liquidación manual de las novedades de

horas extras con turnos especiales, hasta tanto se

actualice el aplicativo.

9. Actualizar el riesgo.

10 Documentar trámite de horas extras, recargo

diurno, nocturno y festivos

13/mar/2014 13:21

No

Dando alcance a la revisión realizada el 15 de enero

del presente teniendo en cuenta que en reunión del

Área de Talento Humano para seguimiento de tareas

y autocontrol se realizó la revisión y análisis de los

trámites realizados en la liquidación de las

novedades legales y prestacionales, se encontró que

a los conductores: Benjamín Maldonado, Rubén

Grajales, Bladimir Oviedo, Orlando Marín, José Manuel

Alvarado, Rubén Darío Arias, Víctor Velásquez, Jairo

Linares, Gustavo Adolfo Rodríguez, Oscar Bolívar

Cañón que tienen horarios especiales en razón a la

necesidad del servicio, se les realizaron pagos por

mayor valor, debido a la falta de claridad en la

información reportada para el cambio de turnos. Con

base en lo anterior se puede evidenciar que se

incumplió con la liquidación de las novedades legales

y prestacionales de los conductores, evidenciando

que se materializó el riesgo. Por lo anterior se

solicitará la respectiva mejora, y desarrollar las

siguientes actividades:

1. Revisión de la normatividad vigente

2. Circular donde se establezca el trámite y fechas

para entrega de reporte de horas extras mensual.

3. Requerir a sistemas el ajuste del aplicativo con la

parametrización de los nuevos turnos.

4. Solicitar a transportes el reporte de los turnos de

22/ene/2014 16:49

No

Se realiza monitoreo y revisión en la liquidación de

novedades laborales y prestacionales con corte a 31

de diciembre de 2013, se pudo evidencia el

cumplimiento en cada uno de los requerimientos de

los funcionarios y liquidación de la nómina sin

presentarse ninguna novedad e inconsistencia, se

15/ene/2014 15:42

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSiRaroZona de riesgo extremaMayorModeradaMario Ricardo Mendez Corredor


2. Multas y sanciones a la entidad.

3. Perdida de credibilidad y confianza en la liquidación

de nómina.

Con el fin de depurar los errores que se

puedan presentar en la ejecución del

procedimiento, se realiza una revisión de la

prenómina que permita evitar las

inconsistencias e incumplimientos legales que

se puedan generar liquidando las novedades

laborales y prestacionales en el aplicativo.


ACC: Elaborar y liquidar la Nómina, de acuerdo a las

novedades y obligaciones de ley.

AC: Gestionar y atender los trámites de las

situaciones administrativas de los funcionarios de

manera oportuna, de conformidad con los

procedimientos establecidos.

Se pueden presentar incumplimientos legales por

fallas en liquidación de las mismas de acuerdo con las

herramientas utilizadas.


liquidación de las novedades

laborales y prestacionales

12



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




SA Lista de chequeo protocolo de avanzadas Evitar el riesgo

Aplicación de Procedimientos de Seguridad Protectiva

y Seguridad Instalaciones

SA Reducir el riesgo

Aplicación de pruebas de sonido y audio antes del

evento

SA Reunión del Comité de Agenda Evitar el riesgo

Realización de encuestas para conocer la percepción

del Sr. Presidente

Seguimiento a las novedades presentadas en los

eventos realizados.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Con corte al 30 de septiembre de 2015, el Equipo de

la Dirección de Eventos realizó el acta NO. 21 en la

cual se monitorearon cada una de las fuentes de

riesgos de la dependencia así:

Evaluación del Riesgo

El Riesgo actualmente a cargo de la Dirección de

Eventos corresponde a: "Incumplimiento sobre los

estándares de calidad definidos por el Director de

Eventos, para la realización de los eventos en los

cuales intervenga el Señor Presidente de la

República.". El presente riesgo, tiene en

consideración, que La Dirección de Eventos, realiza

actividades de apoyo y coordinación con otras

dependencias del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República, a fin de determinar las

actividades técnicas, logísticas y protocolarias

necesarias para el adecuado desarrollo de los

eventos que cuenten con la participación del Señor

Presidente de la República.

La mencionada coordinación, se presenta antes,

durante y después de cada evento, de acuerdo a la

agenda programática definido por el Comité de

Agenda. A continuación, se entrarán a analizar cada

uno de los controles establecidos para el riesgo de la

Dirección

con corte 30 de septiembre de 2015, así:

1. Reuniones del Comité de Agenda: Se vienen

realizando semanalmente con la Alta Dirección y el

Director de Eventos, estableciendose los eventos a

realizarse conforme a las prioridades

gubernamentales, definiendo parámetros al Director

para su adecuada ejecución, no obstante es

claro que muchos de los mismos han sido cancelados

por la situación actual del proceso de paz y los

problemas fronterizos con Venezuela.

07/oct/2015 16:53

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00

ModeradaPaula Marcela Barrera

Coordinar con las diferentes dependencias del DAPRE

y demás Entidades involucradas en la realización de

los eventos en los cuales intervendrá el Sr.

Reuniones semanales de programación logística y

operativa de los eventos a realizarse durante la

semana con los funcionarios de la Dirección de


Apoyo Logístico

Presidencial y


DE EVENTOS-ESTRATEGIA 1

El riesgo fue creado el 3 de agosto de 2015 y

a la fecha no se ha materializado el riesgo por

la aplicación de los controles, su primer

monitoreo será reportado a partir del 30 de

septiembre de 2015.


Fallas en la operación logística y técnica suministrada

por el Operador Logísticos o incumplimiento en el

suministro de los bienes/ servicios solicitado por la

Dirección para los eventos programados por el Señor

La Dirección de Eventos, realiza actividades de apoyo

y coordinación con otras dependencias del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República, a fin de determinar las actividades

técnicas, logísticas y protocolarias necesarias para el

adecuado desarrollo de los eventos que cuenten con

la participación del Señor Presidente de la República.




Agenda.

ACC:Gestionar las actividades protocolarias y

logísticas de los eventos Presidenciales

Incumplimiento sobre los

estándares de calidad definidos

por el Director de Eventos, para

la realización de los eventos en

los cuales intervenga el Señor



Presentación de situaciones sociales que no puedan

ser controladas previamente a la realización del

evento, imposibilitando su realización.

Fallas durante el proceso de coordinación con las

demás dependencias del DAPRE y Entidades que

participen en la organización de los eventos del Señor

Presidente y que repercutan en los resultados

exitosos del evento o su realización con calidad.

No

De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidenció

que en el tercer trimestre de 2015 no

se materializó el riesgo de interrupción de la

transmisión de video y/o audio de los eventos del

Señor Presidente, por cuanto los controles han sido

30/sep/2015 09:35

1.Aumento en los costos de la gestión pública.

2.Generación de no conformidades por parte del Sr.

Presidente al no satisfacer sus necesidades por la

inadecuada articulación entre las dependencias de la

Secretaria Privada.

3.Afectación de la imagen del Señor Presidente de la

República.

Raro12Zona de riesgo extremaMayor

30/jun/2015 20:50

No

De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidencia

que no se han presentado materializaciones del

risgo, por cuanto los controles han sido efectivos.

31/mar/2015 12:06

No

De acuerdo con el monitoreo realizado, en el cuarto

trimestre de 2015 no se materializó el riesgo de

interrupción de la transmisión de video y/o audio de

05/ene/2016 10:39

No

Falla técnicas de los equipos de video y/o audio

No

Durante el tercer cuatrimestre de 2014 se

realizaron las transmisiones de video y audio de los

eventos del Señor Presidente sin que se presentaran

interrupciones en la prestación del servicio.

13/ene/2015 17:08

Fallos en señales de audio, video, internet o fluido

No

De acuerdo con el monitoreo realizado, se evidenció

que en el segundo trimestre de 2015 no

se materializó el riesgo de interrupción de la

transmisión de video y/o audio de los eventos del

Señor Presidente, por cuanto los controles han sido


Apoyo Logístico

Presidencial y

PA-2015-2018 DIRECCION

PARA LA RELACION CON

LOS MEDIOS - ESTRATEGIA

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

1. Pérdida de confianza en gestión de la Secretaria de

Prensa

2. Falta de oportunidad y puntualidad en la entrega

de información sobre eventos y programas del Señor

Presidente

3. Incumplimiento del servicio informativo a los medios

y/o entidades y ausencia de material informativo para

procesar y divulgar

De acuerdo a los controles establecidos la

política de manejo es reducir el riesgo. Se

programa monitoreo a 30 de junio de 2015

12Zona de riesgo extremaMayorModerada

Personal competente para el manejo de los equipos

de video y/o audio

Mantenimiento permanente de los equipos de video y

No

Durante la prestación de servicios al señor Presidente

de la República durante el año 2015, se aplicaron los

controles establecidos para evitar su materialización,

así:

Nombre: Lista de chequeo protocolo de avanzadas

Clase: Preventivo Escala Afectada: Probabilidad

Nombre: Reunión de coordinación donde se solicita

con anticipación los recursos Clase: Preventivo

Escala Afectada: Probabilidad

Nombre: Solicitud de información de inteligencia a

diferentes Organismos con el fin de ser validada

Clase: Preventivo Escala Afectada: Probabilidad

Nombre: Aplicación de pruebas de confiabilidad del

personal de la Secretaría para la Seguridad

Presidencial Clase: Preventivo Escala Afectada:

Probabilidad

Nombre: Aplicación de Procedimientos de Seguridad

Protectiva y Seguridad Instalaciones Clase:

Preventivo Escala Afectada: Probabilidad

Nombre: Coordinación y desempeño en la ejecución

de avanzadas en los eventos del Sr. Presidente

31/dic/2015 23:59

20

Teniendo en cuenta que el riesgo se estableció

terminando el segundo cuatrimestre, su monitoreo se

realizará para el tercer cuatrimestre de la vigencia

15/sep/2014 10:2331/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00

Adjunto al presente, me permito realizar el monitoreo

de riesgos trimestral del año de la vigencia.10/jul/2015 16:20

Incomunicación entre el sitio del evento y las

instalaciones de la Secretaría de Prensa

ACC: Divulgar y monitorear la Gestión Presidencial.

La interrupción de la transmisión de video y/o audio

de los eventos del Señor presidente ocasionadas por

fallas técnicas

AC Divulgación de los contenidos informativos

Interrupción de la Transmisión de

video y/o audio de los eventos

del Señor Presidente


Zona de riesgo extremaMayorCasi certezaGuillermo Alfredo Tovar Añez

Se realiza el monitoreo de los riesgos respecto al

primer trimestre año 2015

En cumplimiento de la agenda del señor Presidente

de la República, se han asegurado el siguiente

número de eventos durante el primer trimestre del

año 2015, así:

EVENTOS DEL SEÑOR PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Eventos en la ciudad de Bogotá 36

Eventos a nivel nacional 82

Eventos a nivel internacional 15

Aseguramiento CATAM 33

Total 166

EVENTOS DEL SEÑOR VICEPRESIDENTE DE LA

REPÚBLICA



Total 69

Durante la prestación del servicio se han

implementado los controles establecidos con el fin de

01/abr/2015 00:00

No

Durante la prestación de los servicios en el tercer

trimestre del 2015, se han implementado los

controles establecidos con el fin de evitar

incumplimiento de compromisos durante la prestación

del servicio de seguridad presidencial, mediante el

uso de listas de chequeo, reuniones de coordinación,

solicitudes de información de inteligencia con el fin de

ser validad a través de los integrantes de seguridad

protectiva, aplicación de procedimientos de seguridad

protectiva y seguridad a instalaciones y en general

actividades de avanzadas de seguridad presidencial

que han evitado se materialice el riesgo.

SERVICIOS FIJOS EN INSTALACIONES

PRESIDENCIALES

Casa de Nariño (Bogotá)

Casa Norte (Bogotá)

Finca Gualanday (Anapoima)

Casa de huéspedes (Cartagena)

Hato grande

EVENTOS DEL SEÑOR PRESIDENTE DEL 01 DE JULIO

AL 30 DE SEPTIEMBRE 2015

TIPO DE

EVENTO

CANTIDAD

30/sep/2015 00:00

No

Se utilizan listas de chequeo para eventos dentro y

fuera de instalaciones presidenciales como

documento de control para verificar los estándares

básicos de cumplimiento en los servicios de seguridad

presidencial. Además durante el segundo

cuatrimestre, se reentrenaron 410 funcionarios

adscritos a la Secretaría para la Seguridad en

entrenamiento de polígono, mejorando sus

competencias y profesionalismo en el servicio

prestado al señor Presidente de la República,

03/sep/2014 10:17

NoSe realizó la actualización de la valoración del riesgo,

el monitoreo se realizará el 30 de junio.05/jun/2015 12:08

No

En la fecha no se han generado incumplimientos de

seguridad durante los eventos que ha tenido

asistencia del señor Presidente de la República de

31/dic/2013 12:00

No

En cumplimiento de la agenda del señor Presidente

de la República, se han asegurado el siguiente

número de eventos durante el último cuatrimestre,

así:



Eventos a nivel internacional 15

Aseguramiento CATAM 33

Total 166

Durante la prestación del servicio se han

implementado los controles establecidos en las listas

de chequeo y se han llevado a cabo las reuniones de

15/dic/2014 10:00

No

A la fecha no se han presentado incidentes que

afecten la seguirdad integral del señor Presidente y

Vicepresidente de la República.

15/nov/2013 11:01

Falta de difusión de los servicios de seguridad a los

No

Se prestaron 180 servicios al señor Presidente de la

República Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

EVENTO LOCAL 54

EVENTO NACIONAL 56

EVENTOS INTERNACIONALES 06

SERVICIOS EN AEROPUERTO 64

Es de anotar que no se han materializado riesgos

16/may/2014 16:40

Durante el segundo trimestre de 2013 se prestaron

141 servicios de avanzadas (servicios avanzada plan

CATAM nacional- internacional, servicio Bogotá,

servicio a nivel nacional e internacional), con la

aplicación de protocolos de seguridad establecidos

por la Secretaría de Seguridad, a fin de garantizar la

seguridad integral del señor Presidente de la

República a nivel Bogotá, Nacional e Internacional, sin

01/jul/2013 10:56

Coordinación y desempeño en la ejecución de

avanzadas en los eventos del Sr. Presidente

Aplicación de pruebas de confiabilidad del personal de

la Secretaría para la Seguridad Presidencial

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

No

No

01/Jan/2015 00:00

No

Durante el primer trimestre de 2013 se prestaron 116

servicios de avanzadas con los protocolos de

seguridad establecidos por la Secretaría de

Seguridad, a fin de garantizar la seguridad integral

del señor Presidente de la República a nivel Bogotá,

Nacional e Internacional, sin que a la fecha se hayan

27/mar/2013 11:41

Solicitud de información de inteligencia a diferentes

Organismos con el fin de ser validada

Reunión de coordinación donde se solicita con

anticipación los recursos

PA-2015-2018 Secretaría

para la Seguridad-

ESTRATEGIA 1

De acuerdo con los controles establecidos la

politica de administración de riesgo asumida

es evitar su materialización, a la fecha no se

han presentado incidentes que vulneren la

seguridad del Señor Presidente y

Vicepresidente.


No

Durante el tercer trimestre de 2012 se prestaron 89

servicios de avanzadas con los protocolos de

seguridad establecidos a fin de garantizar la

seguridad integral del señor Presidente de la

República a nivel Bogotá, Nacional e Internacional, sin

15/dic/2012 11:4931/Dec/2016 23:59

Aplicación errónea de los Procedimientos de prestar

seguridad de instalaciones y seguridad protectiva.

ACC: Garantizar la Seguridad Integral Presidencial. Se

daria porque las entidades involucradas en el servicio

de seguridad incumplen compromisos logisticos y de

medios necesarios para atender los Eventos

Presidenciales.

AC: Realizar el primer (1) ciclo de capacitación

mediante prácticas de poligono

Incumplimiento de compromisos

durante la prestación del servicio

de seguridad presidencial


ProbableJhon Wilmans Gongora Plazas

Insuficiencia de recursos (Humanos, logísticos, medios

técnicos, documentos, otros) necesarios para la

atención del evento presidencial.

Actos mal intencionados originados por todos los

fenómenos generadores de violencia (Narcotráfico,

Grupos Armados Ilegales, Grupos Terroristas,

Delincuencia Común y Delincuencia Organizada) y por

Inexactitud de información suministrada por

Organismos de seguridad.

No









alterno



05/ene/2016 12:06

Vulnerabilidad de la seguridad del Señor Presidente y


Desfavorabilidad de la percepción del servicio de

seguridad.



Apoyo Logístico

Presidencial y

No




sus comitivas. Durante el Segundo Trimestre del 2015





alterno



10/jul/2015 08:12

No









alterno




02/feb/2016 09:52

No




sus comitivas. Durante el tercer Trimestre del 2015





alterno




09/oct/2015 07:22

Último registro

de monitoreo

a tiempo

NoNoZona de riesgo altaMayor







Improbable16Zona de riesgo extremaMayorProbableAdriana Margoth Melo Portilla


























8



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




SA Evitar el riesgo

SA Evitar el riesgo

SA Registro de modificaciones de agenda Evitar el riesgo

AP Pólizas de calidad de los bienes Reducir el riesgo

04/sep/2014 15:53

Fecha de

próxima

revisión

vencida

No

Pólizas de cumplimiento

No

No

Con el fin de reducir este riesgo, se aplicaron los

siguientes controles:

1.Pólizas de cumplimiento- De acuerdo a los

requerimientos legales, tanto los contratistas

proveedores de los bienes de las dotaciones como el

contratista encargado del transporte presentaron

pólizas de cumplimiento.

2.Pólizas de calidad de los bienes- Los contratistas

proveedores de los bienes presentaron pólizas de

calidad de los mismos.

3.Solicitudes de confirmación de listados de

elementos- Previo a la etapa de alistamiento y envío

de las dotaciones, se le solicitó al ICBF la confirmación

de todos los elementos a enviar para cada uno de los

municipios beneficiarios.

En el caso de las dotaciones despachadas a los

municipios de Villagómez, Villarrica, Ayapel, El Colegio,

Buenavista y Funes se aplicaron los controles

descritos posteriormente y se seguirán aplicando

para las dotaciones que entregarán hasta el 31 de

diciembre. Estos controles son los siguientes:

4.Procedimiento etapa de alistamiento- Este

procedimiento consta de los siguientes pasos:

a.Realizar un doble conteo en el lugar de

almacenamiento. El primer conteo lo realiza la

empresa contratada para el alistamiento de los

bienes. El segundo conteo se realiza con personal de

la Alta Consejería Presidencial para Programas

Especiales y Recursos Físicos del DAPRE, así como con

el ICBF.

b.Elaborar un listado del número de elementos

contenidos en cada caja a despachar y meterlo en la

28/Feb/2015 23:0020/Mar/2014 08:00Gestión de Asuntos

Políticos

AP - Plan de Mejoramiento -

Entrega de Elementos

Este riesgo se va a reducir mediante los

controles establecidos, que son los

siguientes:

1. Pólizas de cumplimiento

2. Pólizas de calidad de los bienes

3. Solicitudes de confirmación de listados de

elementos

4. Procedimiento etapa alistamiento

5. Procedimiento etapa entrega

6. Procedimiento corrección errores en sitio

Así mismo, se formuló el Plan de Mejoramiento

"AP-Plan de Mejoramiento- Entrega de

Elementos" en el cual se establecen

procedimientos para entregar los elementos

de dotación completos y de acuerdo a las

especificaciones requeridas por el ICBF en los

Hogares Infantiles o Centros de Desarrollo

Infantil.

9

Elementos de la dotación no

lleguen en la cantidad y/o calidad

que corresponda a los Hogares

Infantiles y/o Centros de

Desarrollo Infantil

Gestión de Asuntos Políticos

Zona de riesgo altaModeradoModerada9Zona de riesgo altaModeradoModeradaInés Elvira Montealegre Martinez

Generar procesos administrativos adicionales

Utilización de mayores recursos físicos y monetarios

Afectar las metas del proyecto de inversión No.

2012011000122

Afectar las metas del cuatrienio del gobierno

Identificación incorrecta por parte del ICBF de las

necesidades de las infraestructuras a dotar

Los elementos de la dotación enviada a los hogares

llegue incorrecta en cuanto a cantidad (mayores o

menores cantidades de ítems a los requeridos) y/o en

cuanto a calidad (ítems dañados o con

especificaciones no aprobadas)

No

Durante el primer semestre de 2015 no se materializó

el riesgo “Incumplimiento de compromisos durante la

prestación del servicio de coordinación de la agenda y

su ejecución”, principalmente por la aplicación de los

controles:

• Registro de modificaciones de agenda

• Reunión de coordinación donde se solicita con


• Protocolo anexo para el ingreso de personas

que no están incluidas en los listados de los

asistentes

• Protocolo anexo para el ingreso de invitados

especiales

• Revisión de la información y requerimientos de

soportes

• Requerir conceptos sobre temas específicos de

30/jun/2015 11:17

No

Durante el cuarto trimestre de 2015 no se materializó




controles:






asistentes


especiales


soportes

• Requerir conceptos sobre temas específicos de

eventos del señor Presidente

30/dic/2015 10:28

Se realizo monitoreo en el cual no se presento

materialización del riesgo. Se programa monitoreo 06/abr/2015 14:30

Durante el último cuatrimestre de 2014 no se

materializaron los riesgos asociados con la prestación

de los servicios de seguridad y apoyo logístico al

31/dic/2014 16:13

No

Durante el tercer trimestre de 2015 no se materializó




controles:






asistentes


especiales


soportes

30/sep/2015 23:59

No

No

No

Durante el cuatrimestre mayo - agosto no se



03/sep/2014 15:33

Revisión de la información y requerimientos de Suministro de información insuficiente

No

Durante el cuatrimestre mayo - agosto no se



12/sep/2014 15:33

Durante el cuatrimestre enero - abril no se



15/may/2014 18:00

Protocolo anexo para el ingreso de invitados


organizadores del evento (listas de asistentes).

Protocolo anexo para el ingreso de personas que no

están incluidas en los listados de asistentes

Requerir conceptos sobre temas especificos de

eventos del Sr. Presidente

No contestar dentro de los términos legales las

solicitudes de clientes

Reunión de coordinación donde se solicita con





Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Improbable

No

Durante el cuatrimestre no se materializaron los

riesgos asociados con la prestación de los servicios

de seguridad y apoyo logístico al Señor Presidente.

15/nov/2013 18:1431/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00


Apoyo Logístico

Presidencial y

No

Durante el cuatrimestre septiembre - diciembre no se



14/ene/2014 11:42

No

La Política asumida por la Casa Militar es la de reducir

el riesgo, de acuerdo con los siguientes controles

establecidos:

• Tener personal disponible y debidamente

capacitado para cubrir los eventos Presidenciales y

Vicepresidenciales

• Asistir a las reuniones de coordinación previa de

agenda del Sr. Presidente y vicepresidente

• Cuando se trate de eventos fuera de la ciudad

de Bogotá, coordinar con las partes interesadas la

organización de los eventos

• Validar listados de asistencia en los eventos

• Según el lugar de ejecución del evento,

seguimiento puntual de los formatos o listas de

chequeo establecidas por Casa Militar.

Por lo anterior durante el cuarto trimestre el riesgo

ProbableIván Patricio Garzón Reyes


Privada-Estrategia 1

De acuerdo con los controles definidos para el

riesgo "Incumplimiento de compromisos

durante la prestación del servicio de

coordinación de la agenda y su ejecución" la

politica de administración del riesgo es evitar

su materialización.


Modificación en la Agenda Presidencial de último

ACC: Definir la Agenda Presidencial y Planear las

actividades de seguridad y apoyo logístico

presidencial. Incumplimiento de compromisos durante

la prestación del servicio de ae coordinación de la

agenda y su ejecución, establecidos en el

Procedimiento de Atención de Eventos Presidenciales.

AC: Definir y priorizar la agenda del señor Presidente

con el Director del DAPRE y los Ministros Consejeros

Incumplimiento de las actividades de formulación y

ejecución de la Agenda del señor Presidente


durante la prestación del servicio

de coordinación de la agenda y

su ejecución.


02/feb/2016 09:42

16Zona de riesgo extremaMayor

Pérdida de imagen del Señor Presidente de la

República.

Pérdida de imagen institucional del Gobierno

Acciones legales contra la entidad por incumplimiento

de normatividad externa

Mayor

No



establecidos:



Vicepresidenciales









05/ene/2016 12:04

No



establecidos:



Vicepresidenciales









09/oct/2015 07:19

No

Para el segundo trimestre del 2015 se cumplieron con

todos los compromisos y lineamientos protocolarios

establecidos en la preparación y ejecución de los

eventos del señor Presidente y Vicepresidente, así

mismo el personal sigue con la correcta aplicación y

verificación de las listas de control y chequeo con el

fin de omitir pasos durante el desarrollo de los

10/jul/2015 07:54



No

Durante el segundo trimestre del 2015 se

cumplieron con todos los compromisos y lineamientos

protocolarios establecidos en la preparación y

03/jun/2015 11:04

NoSe realiza la actulizacion y monitoreo del riesgo08/abr/2015 11:30

No

Se efectua el monitoreo acerca de la inadecuada

aplicacion de los lineamientos protocolarios

establecidos para la preparacion y ejecucion de los

eventos del señor Presidente y Vicepresidente y se

concluyo que no se materiallizo dicho riesgo

13/ene/2015 11:30

No

Se realizo la actualización del riesgo de acuerdo a los

nuevos lineamientos establecidos.

Para el segundo cuatrimestre del 2014 se cumplieron

con todos los compromisos y lineamientos


ejecución de los eventos del señor Presidente y

Vicepresidente. Por lo anterior el riesgo no se

materializo.

16/sep/2014 17:25

No

Los controles que tiene la Casa Militar ha permitido

que el riesgo no se materialice por lo tanto se

mantiene en una zona de riesgo moderada

30/abr/2014 15:11

Coordinación con organizadores del evento para

establecer los pormenores de ejecución del mismo

Validar listados de asistencia a los eventos. No

La casa Militar no presento ningún riesgo, debido a

que las listas de verificación se cumplieron a

cabalidad paso a paso de manera previa por parte de

los diferentes equipos de avanzada

22/ene/2014 17:18

Cuando se trate de eventos fuera de la ciudad de

Bogotá, coordinar con las partes interesadas la

organización de los eventos.

Asistir a las reuniones de coordinación previa de


Último registro

de monitoreo

a tiempo

NoNo

No

Durante el ultimo cuatrimestre no se incumplieron

compromisos en el servicio de apoyo logístico y

protocolo en los eventos del Sr. Presidente.

Para el tercer cuatrimestre el seguimiento a dichos

compromisos se realizará a través del formato F-SA-

19/sep/2013 10:50

31/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00


Apoyo Logístico

Presidencial y

PA-2015-2018 CASA



politica asumida por la Casa Militar es la de

reducir el riesgo.

6Zona de riesgo moderadaModeradoImprobable

Tener personal disponible y debidamente capacitado

para cubrir los eventos Presidenciales y


ACC: Gestionar las actividades protocolarias y

logísticas de los eventos Presidenciales. El

incumplimiento de los lineamientos protocolarios

puede generar la materialización de este riesgo.

AC Aplicar encuesta de medición y generar el informe

de resultados.

Inadecuada aplicacion de los

lineamientos protocolarios

establecidos para la preparacion

y ejecucion de los eventos del

señor Presidente y

Vicepresidente


ModeradoProbableAdriana Margoth Melo Portilla



No



establecidos:



Vicepresidenciales









05/ene/2016 12:04

Impuntualidad de los invitados especiales a los





Pérdida de imagen del Señor Presidente de la

República.

Falta de coordianción de vanzadas con las diferentes

Secretarías Presidenciales, organizadores de

eventos, entes de control (Fiscalía, Procuraduría,

Contraloría), comandantes de policia y fuerzas

Según el lugar de ejecución del evento, seguimiento

puntual de los formatos F-SA-40/41/50.

No

Para el segundo trimestre del 2015 se cumplieron con

todos los compromisos y lineamientos protocolarios

establecidos en la preparación y ejecución de los

eventos del señor Presidente y Vicepresidente, así

mismo el personal sigue con la correcta aplicación y

verificación de las listas de control y chequeo con el

fin de omitir pasos durante el desarrollo de los

10/jul/2015 07:54

No



establecidos:



Vicepresidenciales









chequeo establecidas por Casa Militar.

Por lo anterior durante el cuarto trimestre el riesgo

02/feb/2016 09:42

No

Durante el segundo trimestre del 2015 se

cumplieron con todos los compromisos y lineamientos


03/jun/2015 11:04

No



establecidos:



Vicepresidenciales









09/oct/2015 07:19

No

Se efectua el monitoreo acerca de la inadecuada

aplicacion de los lineamientos protocolarios

establecidos para la preparacion y ejecucion de los

eventos del señor Presidente y Vicepresidente y se

concluyo que no se materiallizo dicho riesgo

13/ene/2015 11:30



Se realizo la actualización del riesgo de acuerdo a los

nuevos lineamientos establecidos.

Para el segundo cuatrimestre del 2014 se cumplieron

con todos los compromisos y lineamientos


ejecución de los eventos del señor Presidente y

Vicepresidente. Por lo anterior el riesgo no se

materializo.

16/sep/2014 17:25

Según el lugar de ejecución del evento, seguimiento

puntual de los formatos F-SA-40/41/50.

NoSe realiza la actulizacion y monitoreo del riesgo08/abr/2015 11:30

No

No

La casa Militar no presento ningún riesgo, debido a

que las listas de verificación se cumplieron a

cabalidad paso a paso de manera previa por parte de

los diferentes equipos de avanzada

22/ene/2014 17:18

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Los controles que tiene la Casa Militar ha permitido

que el riesgo no se materialice por lo tanto se

mantiene en una zona de riesgo moderada

30/abr/2014 15:11

No

Durante el ultimo cuatrimestre no se incumplieron

compromisos en el servicio de apoyo logístico y

protocolo en los eventos del Sr. Presidente.

Para el tercer cuatrimestre el seguimiento a dichos

compromisos se realizará a través del formato F-SA-

19/sep/2013 10:50

31/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00


Apoyo Logístico

Presidencial y

PA-2015-2018 CASA



politica asumida por la Casa Militar es la de

reducir el riesgo.


Tener personal disponible y debidamente capacitado

para cubrir los eventos Presidenciales y

12Zona de riesgo altaModeradoProbable

Cuando se trate de eventos fuera de la ciudad de

Bogotá, coordinar con las partes interesadas la

organización de los eventos.

Asistir a las reuniones de coordinación previa de


Coordinación con organizadores del evento para

establecer los pormenores de ejecución del mismo

Validar listados de asistencia a los eventos.

Adriana Margoth Melo PortillaPérdida de imagen del Señor Presidente de la

República.

Falta de coordianción de vanzadas con las diferentes

Secretarías Presidenciales, organizadores de

eventos, entes de control (Fiscalía, Procuraduría,

Contraloría), comandantes de policia y fuerzas

ACC: Gestionar las actividades protocolarias y

logísticas de los eventos Presidenciales. El

incumplimiento de los lineamientos protocolarios

puede generar la materialización de este riesgo.

AC Aplicar encuesta de medición y generar el informe

de resultados.

Inadecuada aplicacion de los

lineamientos protocolarios

establecidos para la preparacion

y ejecucion de los eventos del

señor Presidente y

Vicepresidente








Impuntualidad de los invitados especiales a los

Con corte a 31 de diciembre de 2015, se concluye

que no se presentó el riesgo estipulado por la

dependencia: Incumplimiento sobre los estándares

de calidad definidos por el Director de Eventos, para

la realización de los eventos en los cuales intervenga

el Señor Presidente de la República. Lo anterior,

debido a los controles estipulados por la Dirección, en

los que se encuentran:

1. Reuniones del Comité de

Agenda: Semanalmente se realizaron con la Alta

Dirección y el Director de Eventos, sonde se

establecieron los eventos a realizarse conforme a las

prioridades gubernamentales, al definir parámetros al

Director para su adecuada ejecución, no obstante es

claro que muchos de los mismos fueron cancelados

por diversas coyunturas del país.

2. Reuniones semanales de programación logística

y operativa de los eventos a realizarse durante la

semana, efectuada por los funcionarios de la

Dirección de Eventos. El Director de Eventos en las

reuniones semanales que se realizaron con el equipo

de trabajo, informó los parámetros a ser tenidos en

cuenta por cada uno de los funcionarios en los

eventos asignados, durante la producción y

consolidación definitiva del programa del evento. Así

06/ene/2016 17:45

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

ModeradaPaula Marcela Barrera

El riesgo fue creado el 3 de agosto de 2015 y

a la fecha no se ha materializado el riesgo por

la aplicación de los controles, su primer

monitoreo será reportado a partir del 30 de

septiembre de 2015.


La Dirección de Eventos, realiza actividades de apoyo

y coordinación con otras dependencias del


República, a fin de determinar las actividades

técnicas, logísticas y protocolarias necesarias para el

adecuado desarrollo de los eventos que cuenten con

la participación del Señor Presidente de la República.




Agenda.

ACC:Gestionar las actividades protocolarias y

logísticas de los eventos Presidenciales

Incumplimiento sobre los

estándares de calidad definidos

por el Director de Eventos, para

la realización de los eventos en

los cuales intervenga el Señor


1.Aumento en los costos de la gestión pública.

2.Generación de no conformidades por parte del Sr.

Presidente al no satisfacer sus necesidades por la

inadecuada articulación entre las dependencias de la

Secretaria Privada.

3.Afectación de la imagen del Señor Presidente de la

República.

Raro12Zona de riesgo extremaMayor



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




Procedimiento etapa alistamiento

Procedimiento etapa entrega

AP Evitar el riesgo

AP Decreto 4748/2010 Consejo de Seguridad Nacional Evitar el riesgo

AP Evitar el riesgo No

Desconocimiento de los procesos al interior de las

diferentes dependencias del gobierno para atender la

solicitud del privado

No

Desconocimiento de los procesos relacionados con la

solicitud presentada por parte del sector privado

NoSe adjunta el acta donde se evidencia el monitoreo

de los riesgos con corte a 30 de Septiembre.29/oct/2015 11:30

No

La dirección para el sector privado durante el tercer

trimestre de 2015 realizó la implementación de los

controles establecidos para mitigar el riesgo la

cual se presenta en detalle a continuación:

1. Revisión por parte de la dirección para el sector

privado de los requerimientos de las solicitudes

provenientes del sector privado. Consiste en la

revisión de los requerimientos del privado por parte

del funcionario responsable de la Dirección del Sector

Privado con el propósito de contar con toda la

información para poder darle apropiada gestión a la

solicitud. Durante la gestión realizada en el tercer

trimestre del 2015 las solicitudes del sector privado al

ser dirigidas a la dirección, fueron revisadas cada una

por separado por la directora de esta dependencia y

un asesor con el fin de darle el debido trámite. Esta

revisión individualizada ha permitido que la gestión y

en consecuencia la comunicación con el sector privado

por parte del gobierno sea la adecuada. Dentro de

esta revisión inicial, una importante herramienta de

control ha sido la correspondencia que se maneja a

través del sistema Sigob que permite acceso y control

de las solicitudes que llegan a la dirección.

2. Revisión de las comunicaciones que se le van a

transmitir al sector privado por parte de la

30/sep/2015 09:30

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

Reducir el riesgo

durante el primer trimestre no se materializó el riesgo31/mar/2015 15:0030/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 08:00Gestión de Asuntos

Políticos

PA-2015-2018 Direccion

para el Sector Privado. La dirección para el sector privado durante el

segundo trimestre realizó la implementación de los

controles establecidos para mitigar el riesgo la

cual se presenta en detalle a continuación:

1. Revisión por parte de la dirección para el sector

privado de los requerimientos de las solicitudes






solicitud. Durante la gestión realizada en el segundo


ser dirigidas a la dirección del sector privado, fueron

revisadas cada una por separado por la directora de

esta dependencia y un asesor con el fin de darle el

debido trámite. Esta revisión individualizada ha

permitido que la gestión y en consecuencia la

comunicación con el sector privado por parte del

gobierno sea la adecuada. Dentro de esta revisión

inicial, una importante herramienta de control ha sido

la correspondencia que se maneja a través del

sistema Sigob que permite acceso y control de las

solicitudes que llegan a la dirección.

2. Revisión de las comunicaciones que se le van a

transmitir al sector privado por parte de la

Dirección. En la gestión de las solicitudes realizadas

a la dirección para el sector privado, las

comunicaciones que se le transmiten al sector privado

son revisadas inicialmente por un asesor,

10/jul/2015 09:39

Zona de riesgo altaMayorRaro

Revisión de los requerimientos de la solicitud del

sector privado por parte de la Dirección para el Sector

Seguimiento a la interacción entre el sector privado y

las entidades con las que la dirección ha establecido

relación para la resolución de las inquietudes del

Revisión de las comunicaciones que se le van a

transmitir al sector privado por parte de la Dirección


No

Se adjunta el reporte de la tarea relacionada con la

“Administrar los riesgos a cargo de la dependencia

PEA-2015 / R-PAAPC 2015 (Cuarto trimestre)” en la

estrategia “Fortalecer el Sistema Integrado de

Gestión de la Presidencia de la Republica 2015” del

“PA-2015-2018 Dirección de Seguridad-Estrategia 3”.

Asimismo el acta de monitoreo de este riesgo, así

como la tabla de archivo de las actas del Consejo de

20/ene/2016 12:19

8Zona de riesgo altaMayorImprobable

NoSe realizó el montioreo correspondiente y no se

presentaron fugas o perdidas de información,

La información suministrada por el privado no es

Hace referencia a ineficiencias que se puedan

presentar en la coordinación entre el gobierno y el

sector privado para atender las inquietudes del

sector privado.

ACC: Asesorar el diseño y la ejecución de políticas,

planes y proyectos necesarios para el cumplimiento

de las prioridades de gobierno.

Inadecuada identificación de los

canales de comunicación entre el

gobierno y el sector privado

Aura Maria Londoño Sanchez

Demoras en la gestión requerida por el sector

privado.

Desconfianza en la gestión de la Presidencia.

Baja credibilidad en la gestión.

Ineficiencia en la resolución de las solicitudes.

Con el fin de reducir el riesgo, la dependencia

continuará implementando la revisión de

requerimientos. Adicionalmente las

actividades de la estrategia 1 del plan

operativo permiten realizar seguimiento.

4

Clausulas de los contratos del equipo de la Dirección

de Seguridad

Desconocimiento de los procedimientos y la

normatividad con respecto a la Gestión Documental.

Entrega de actas para firma de los miembros del

Consejo de Seguridad Nacional a la mano.

Incumplimiento del Decreto 4748/2010 Consejo de

Seguridad Nacional y de la Ley 57/1985 con respecto

a la información que haga referencia a la defensa o

seguridad nacional.

No

En seguimiento a los parámetros definidos para el

control de la fuga o pérdida de actas del Consejo de

Seguridad Nacional, que son:

Decreto 4748/2010 Consejo de Seguridad Nacional:

Con la aplicación del Decreto 4748/2010 se evita la

filtración de las Actas del Consejo de Seguridad

Nacional, debido a que su contenido es de carácter

confidencial.

Oficio de Solicitud de copias de las Actas del Consejo

de Seguridad Nacional remitido únicamente por los

miembros del Consejo: Los miembros del Consejo de

Seguridad Nacional para poder obtener una copia de

alguna acta deben remitir un oficio, y solo se entrega

copia a los miembros del consejo.


Consejo de Seguridad Nacional a la mano: Las actas

del Consejo de Seguridad Nacional solo se entregan

para firma a la mano a los miembros del Consejo.

Cláusulas de los contratos del equipo de la Dirección

de Seguridad: Los miembros contratistas del equipo

de la Dirección de Seguridad firman con sus contratos

una cláusula de confidencialidad.

Control de Actas del Consejo de Seguridad Nacional:

Asimismo, la Dirección de Seguridad elaboró un

formato de control, el cual contiene el inventario de

las actas firmadas y custodiadas por esta Dirección.

28/oct/2015 15:10

No



miembros del Consejo.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

El día 30 de junio se realizó el monitoreo del riesgo y

se pudo comprobar que no se presentó fuga ni

perdida de información con respecto a las Actas del

Consejo de Seguridad Nacional

Improbable

No

En el periodo correspondiente a este monitoreo se

realizó el 23 de febrero un Consejo de Seguridad

Nacional, el acta se encuentra elaborada y en

proceso de revisión. Adicionalmente se cuentan con

los siguientes controles:

Decreto 4748/2010 Consejo de Seguridad Nacional:

información reservada.



miembros del Consejo: debido al estado del acta no

aplica la solicitud de copia del acta en curso. Las

copias que pidan los miembros son solicitadas por

oficio y solo se entregan en persona.


Consejo de Seguridad Nacional a la mano: se aplica

el control.

30/mar/2015 14:57

31/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00Gestión de Asuntos

Políticos

01/jul/2015 17:37

30/jun/2015 18:29

Zona de riesgo extremaMayorProbableNicolás Campo Patiño

1.Filtración de información reservada del Consejo de

Seguridad Nacional

2. Incumplimiento a la ley y normatividad relacionada.

3. Posibles hallazgos por auditorias internas o

externas.

PA-2015-2018 Dirección de

Seguridad-Estrategia 1

Para evitar la materialización del riesgo, se

deben aplicar los contrales establecidos por la

Dirección de Seguridad


Falta de lineamientos para entregar copias de las

Actas de Consejo de Seguridad Nacional.

Fuga y/o pérdida de información con respecto a las

Actas del Consejo de Seguridad Nacional (CSN) de las

cuales se encarga la Dirección de Seguridad, que

apoya la Secretaría Técnica de este Consejo.



de las prioridades de Gobierno.

AC: Apoyar el ejercicio de la Secretaría Técnica del


Fuga y/o pérdida las Actas del


(CSN)


No

La Secretaría de Transparencia ha publicado los

indicadores oportunamente. El último en actualizarse

fue el de la Comisiones Regionales de moralización el

cual cuentacon un mapeo preciso que se decidió

incorporar en la forma de semáforo para hacer la

lectura mas sencilla y motivar a las comisiones a

reportar su información a tiempo, como se puede ver

en:

http://www.anticorrupcion.gov.co/Paginas/indicador-

comisiones-regionales-moralizacion.aspx

realizada estas acciones el riesgo no se materializó.

31/dic/2015 19:13

16

NoSe ajuso la descripcion del control Mesas Tecnicas

del observatorio, con el fin de mejorar su 19/oct/2015 17:37

No

LAS CIFRAS DEL OBSERVATORIO HAN TENIDO

MANTENIMIENTOS CONCERTADOS CON LA OFICINA DE

SISTEMAS DEL DAPRE. Adicionalmente, el Secretario

de Transparencia ha solicitado un equipo mas

potente para el procesamiento a tiempo de la

información para el cálculo de indicadores y la

08/oct/2015 16:32

No

Con el propósito de mejorar la calidad de la

información a partir de la cual se calculan los

indicadores de sanciones fiscales y contractuales del

Observatorio, se desarrolló un ejercicio de

coordinación interinstitucional, con el fin de explorar

los sistemas de información de la Auditoría General

de la República y del Registro Único Empresarial y

Social –RUES- de la Confederación de Cámaras de

Comercio –CONFECÁMARAS. Se encontró que la

información de la Auditoría General complementaría

de forma adecuada los datos entregados por el

Sistema de Información de Registro de Sanciones y

Causas de Inhabilidad –SIRI– de la Procuraduría

General de la Nación para el cálculo de las sanciones

fiscales en el país. En el mismo sentido, se encontró

que la información recopilada por el RUES sobre las

sanciones y multas impuestas a contratistas, serviría

también para complementar los datos entregados por

el SIRI sobre sanciones contractuales. Finalmente, la

Fiscalía General de la Nación también suministra, a

30/jun/2015 17:06

No

Se realizo actualizacion del control "Reuniones del

equipo de la Secretaría de Transparencia y el equipo

del área de sistemas el DAPRE"

09/jun/2015 15:45

No

Se realzo el monitoreo del riesgo teniedno en cuenta

la informacion de los indicadorees del observatorio y

este presento la no materializzcion del mismo

09/jun/2015 15:34

NoSe revisa el riesgo y de acuerdo con los controles

establecidos, se evidencia que el riesgo no se 31/mar/2015 17:52

Reuniones del equipo de la Secretaría de

Transparencia y el equipo del área de sistemas el

Mesas técnicas del observatorio, con los funcionarios

encargados del envío de la información.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

Protocolos para el intercambio de información con las

entidades fuente.

Descripción: A través de los protocolos se

establecieron compromisos para el intercambio de la

información con las diferentes entidades fuente, en

aras de asegurar la óptima calidad de los datos para

la alimentación de las baterías de indicadores del

Observatorio.

Los protocolos, cuya estructura es la misma para

todas las Entidades con las que el Observatorio

intercambia información, especifican las fechas de

entrega, las características específicas de los archivos

y los responsables en cada entidad de remitir dicha

información.

Soportes:

• Protocolo de Intercambio de Información de

Indicadores de Transparencia.

• Protocolo de Intercambio de Información con la

Auditoría General de la República.

• Protocolo de Intercambio de Información con la

Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio.

• Protocolo de Intercambio de Información

Procuraduría General de la Nación

Mesas técnicas del observatorio, con los funcionarios

encargados del envío de la información.

30/dic/2014 12:52


Políticos


de Transparencia -

Con el diseño de los nuievos indicadores de

transparencia en el observatorio y la

informacion obtenida de parte de las demas

entidades se pretende evitar la

materializacion del riesgo


El Observatorio permite a la Secretaría el

cumplimiento de la función Elaborar estudios,

investigaciones, indicadores. Diseñar instrumentos

que permitan conocer y analizar el fenómeno de la

corrupción, establecida en el Decreto 4637 de 2011,

por lo anterior la falta de oportunidad en la

generación de información se constituye en un riesgo

para la toma de decisiones.

AC Poner en funcionamiento y sostener la operación

del Observatorio de Transparencia y anticorrupción de

la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la

República - PC-PAAPC 2015

Falta de oportunidad en la

publicación de información que

produzca el observatorio de

transparencia y anticorrupción


Zona de riesgo extremaMayorProbableOscar Rene Arias Diaz

04/sep/2014 15:53

29/dic/2014 15:02

Fecha de

próxima

revisión

vencida

No

Las entidades temen un uso inapropiado de la

No existe un compromiso por parte de las entidades

en el envío oportuno de la información.

1. Deficiencias en los insumos disponibles para la

toma de decisiones en organismos y entidades con

competencia en materia de lucha contra la corrupción.

2. La Secretaria no cuenta con información suficiente

para hacer seguimiento a los compromisos

establecidos por la Política Publica Integral

Anticorrupción.

3. Posibles incumplimientos de los compromisos

establecidos en el documento CONPES 167 de 2013

4. La Secretaría de Transparencia no podría cumplir

con su función de Elaborar estudios, investigaciones,

indicadores y demás instrumentos que permitan

conocer y analizar el fenómeno de la corrupción,

incluyendo un sistema de información sobre la

corrupción, de acuerdo a lo establecido en el artículo

3 numeral 8 del decreto 4637 de 2011.

Las entidades fuentes de información del

observatorio no entregan la información

oportunamente para el procesamiento de la misma.

Protocolos para el intercambio de información con las

entidades fuentes.

16

Pólizas de cumplimiento

No



1. Pólizas de cumplimiento- De acuerdo a los





2. Pólizas de calidad de los bienes- Los contratistas







municipios beneficiarios. En el caso de las veintidós

dotaciones despachadas a la fecha se aplicaron los

controles descritos posteriormente y se seguirán

aplicando para las dotaciones que entregarán hasta

el 30 de enero del año 2015. Estos controles son los

siguientes:

4. Procedimiento etapa de alistamiento- Este


a. Realizar un doble conteo en el lugar de





No

No



1.Pólizas de cumplimiento- De acuerdo a los





2.Pólizas de calidad de los bienes- Los contratistas



3.Solicitudes de confirmación de listados de




municipios beneficiarios.

En el caso de las dotaciones despachadas a los

municipios de Villagómez, Villarrica, Ayapel, El Colegio,

Buenavista y Funes se aplicaron los controles

descritos posteriormente y se seguirán aplicando

para las dotaciones que entregarán hasta el 31 de

diciembre. Estos controles son los siguientes:

4.Procedimiento etapa de alistamiento- Este


a.Realizar un doble conteo en el lugar de





Especiales y Recursos Físicos del DAPRE, así como con

el ICBF.

b.Elaborar un listado del número de elementos

contenidos en cada caja a despachar y meterlo en la

Este riesgo se va a reducir mediante los

controles establecidos, que son los

siguientes:

1. Pólizas de cumplimiento

2. Pólizas de calidad de los bienes


elementos

4. Procedimiento etapa alistamiento

5. Procedimiento etapa entrega

6. Procedimiento corrección errores en sitio

Así mismo, se formuló el Plan de Mejoramiento

"AP-Plan de Mejoramiento- Entrega de

Elementos" en el cual se establecen

procedimientos para entregar los elementos

de dotación completos y de acuerdo a las

especificaciones requeridas por el ICBF en los

Hogares Infantiles o Centros de Desarrollo

Infantil.

9

Elementos de la dotación no

lleguen en la cantidad y/o calidad

que corresponda a los Hogares

Infantiles y/o Centros de

Desarrollo Infantil

Zona de riesgo altaModeradoModerada9Zona de riesgo altaModerado

Procedimiento corrección errores en sitio

Solicitudes de confirmación de listados de elementos

ModeradaInés Elvira Montealegre Martinez

Generar procesos administrativos adicionales

Utilización de mayores recursos físicos y monetarios

Afectar las metas del proyecto de inversión No.

2012011000122

Afectar las metas del cuatrienio del gobierno

Los elementos de la dotación enviada a los hogares

llegue incorrecta en cuanto a cantidad (mayores o

menores cantidades de ítems a los requeridos) y/o en

cuanto a calidad (ítems dañados o con

especificaciones no aprobadas)

Pérdida o daño de los elementos durante el

Errores en el alistamiento y despacho de los

elementos de cada una de las dotaciones a entregar

Errores por calidad/cantidad en la entrega de los

elementos en la bodega

Errores en el proceso de contratación de los



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AP Evitar el riesgo

AP Programación Presupuestal Evitar el riesgo

PA-2015-2018 Fondo de

Programas Especiales para

la Paz-Estrategia 3

Gestión de Asuntos

Políticos01/Jan/2015 08:29 31/Dec/2015 23:29



la Paz-Estrategia 5

FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

AP Evitar el riesgo

AP Asistencia de la persona con facultad de decisión Evitar el riesgo

Revisión en Comité Técnico Ampliado

Asignación adecuada de responsable

Seguimiento al Plan de Acción Nacional

Aseguramiento y calidad

Mecanismo de seguimiento desde la coordinación de Falta de recursos para el seguimiento

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Riesgo

Incumplimiento de compromisos generados en las

reuniones de la Comisión Intersectorial.

La CIPI sesiono el 26 de junio y el 23 de julio del año

en curso. En agosto no se realizó sesión de CIPI. Se

anexan listados de asistencia. El acta

correspondiente al mes de junio está pendiente de la

firma del representante del DNP y la de la sesión de

julio se encuentra en estado de retroalimentación y

aprobación por parte de las entidades miembros de

la CIPI. (se anexa acta aprobada de junio y borrador

de acta de julio)

Con el fin de evitar que se materializará el riesgo se

aplicaron los siguientes controles.

1. Asistencia de la persona con facultad de decisión

en las sesiones de la Comisión Intersectorial.

Se anexa listado de asistencia y al inicio de cada

sesión se verificó la conformación del quorum por

parte de la presidenta de la CIPI – Dra. Maria Cristina

Trujillo.

2. Se aplicó el Mecanismo de seguimiento (Matriz)

desde la coordinación de la CIPI con el fin de

dinamizar el seguimiento a los compromisos,

observando: el responsable, las acciones que se

esperan realizar y los tiempos previstos. Se anexa

Matriz de seguimiento.

3. Revisión en Comité Técnico Ampliado (sesiones

preparatorias previas a la Comisión Intersectorial

para revisar los compromisos que no se lograron

cumplir en la manera establecida y los mecanismos

para en el menor tiempo posible cumplir lo

establecido, así como los temas abordar en CIPI). Se

02/sep/2014 10:16


Políticos

ModeradoModeradaJose Ignacio Casallas Acosta

1. Desarticulación y pérdida del trabajo avanzado en

materia de política pública

2. Pérdida de credibilidad de la CIPI

3. Desgaste administrativo por reproceso en la

revisión de temas tratados en la CIPI

PA-2015-2018 CP Primera

Infancia -ESTRATEGIA 1

Para evitar el incumplimiento de compromisos

generados en las reuniones de la Comisión

Intersectorial, de manera preventiva se

realizara un seguimiento a las entidades

miembros de la CIPI de manera mensual por

parte del equipo de la coordinación.

Igualmente en cada sesión de comité técnico

ampliado se verificara el estado de avance de

cada uno para su logro o para reforzar el

cumplimiento del mismo, es decir, generar las

alertas correspondientes o activar los

mecanismos correctivos del caso.

3Zona de riesgo moderadaModeradoRaro

Falta de seguimiento a los compromisos adquiridos

ARC

Obedece a causas externas, a saber: Demoras o

imprevistos presentados durante los procedimientos

internos de cada entidad, voluntad política, dificultad

en la articulación e implementación, diferentes

concepciones. Así mismo, a las alteraciones en la

planeación de los sectores, validación de decisiones y

acuerdos tomados por los funcionarios que

representan a las entidades en las diferentes

sesiones.


generados en las reuniones de la

Comisión Intersectorial


No

Con corte a diciembre de 2015 se desarrollaron las

siguientes acciones de monitoreo del riesgo:

• Suscripción del convenio de cooperación con

UNODC que tiene vigencia 2016 (pero los recursos

asignados para la Dirección se ejecutaron en la

vigencia 2015). Con este se logró realzair la revisión

y análisis de la información disponible en IMSMA,

evaluación de los mecanismos de interconexión al

IMSMA y realización de una estructuración conceptual

y metodológica de la priorización de la AICMA..

• Actualización del servidor que permite el

fortalecimiento de herramientas tecnológicas que

15/ene/2016 09:37


No

- Débil capacidad para sistematizar la información

- Débil capacidad para verificar la información

Baja calidad en la información reportada por las

diferentes fuentes de información.

Con corte a septiembre de 2015 se han desarrollado

las siguientes acciones de monitoreo del riesgo:

• Lanzamiento del proceso para la actualización

del servidor (el cual tiene audiencia de subasta el 08

de octubre).

• Ajuste de estudios previos para el desarrollo de

un convenio de cooperación técnica y tecnológica en

el fortalecimiento de la gestión de información de la

Dirección para la Acción Integral contra Minas

Antipersonal para orientar la focalización de la

atención de los territorios y población afectada por

las Minas Antipersonal (con UNODC).

• Apropiación de la herramienta de evaluación,

monitoreo y gestión de calidad para AICMA

desarrollada en marco del proyecto UE.

13/oct/2015 11:45

- Débil capacidad para analizar la información

Gestión de Asuntos

Políticos


PARA LA AICMA -

ESTRATEGIA 4

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

- Definición de herramientas y protocolos para el

aseguramiento de la calidad en tareas de recolección,

procesamiento, verificación y validación de

- Mejoramiento de los recursos para la

sistematización de información.

Con corte a junio 30 de 2015 se han desarrollado las

siguiente acciones de monitoreo del riesgo:

• Ajuste de la GUÍA 1 SEGUIMIENTO A LA

DOCUMENTACIÓN DE OPERACIONES DE DESMINADO

HUMANITARIO (versión el mes de abril). Se adjunta la

Guía

• Realización de una capacitación de la

“GUIA 1 SEGUIMIENTO A LA DOCUMENTACION DE

OPERACIONES DE DESMINADO HUMANITARIO” a un

funcionario de The HALO Trust quien será el

encargado de realizar las actividades establecidas en

la guía.

- Definición de estudios previos para “prestar

apoyo y acompañamiento técnico, analítico y

tecnológico a la Dirección para la Acción Integral

contra Minas Antipersonal - DAICMA para el

fortalecimiento e integración de su sistema de

información con otras fuentes de información

13/jul/2015 16:07


Políticos


PARA LA AICMA -

ESTRATEGIA 5

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00

Zona de riesgo extremaMayorModeradaOlga Alejandra Pantoja Romero

- Falta de capacidad para tener información veraz y

oportuna.

- Falta de insumos para generar reportes claros

veraces y oportunos.

- Falta de recursos para el análisis que sustente la

toma de decisiones oportunas que respondan a las

necesidades reales de las comunidades.

Con el fin de evitar la Inadecuada información

en el sistema de gestión de información

debido a que la información no es oportuna ni

veraz., la Dirección para la Acción Integral

contra Minas Antipersonal desarrolla acciones

para el seguimiento y monitoreo a lo

establecido en éste.


Débil capacidad para recolectar la información de

afectación y gestión de AICMA en territorio y con los

Hace referencia a la dificultad de contar con reportes

de información veraces y oportunos, que den cuenta

de la realidad de la problemática por la presencia de

minas antipersonal y municiones sin explotar en el

territorio nacional; y la imposibilidad de contar con

insumos necesarios para la toma de decisiones.

Inadecuada información en el

sistema de gestión de

información debido a que la

información no es oportuna ni

veraz.


No

Se efectuó monitoreo al riesgo y se identificó que al

corte del Cuarto Trimestre de 2015, se presentaron

algunas de las causas, sin embargo No se materializo

el riesgo con la realización de diferentes gestiones:

Se realizó el seguimiento a los requerimientos para la

financiación de Actividades para el logro y

mantenimiento de la paz, aplicando los controles a

través de la Dirección del Fondo al tramitar solicitud

de recursos adicionales en Funcionamiento, así como

tramitar las modificaciones necesarias en inversión,

cumpliendo con la atención de la totalidad de los

requerimientos recibidos, evitando la materialización

del riesgo. Como aplicación de las medidas de control

establecidas, se solicitaron recursos adicionales:

Recursos de Funcionamiento: Para la vigencia fiscal

de 2015, existió una apropiación inicial de

$22.227.100.000 reducida mediante Resolución No.

0010 del 2 de enero de 2015 en $4.211.190.000,

para una efectiva Apropiación Inicial de

$18.015.910.000 para el Fondo de programas para la

Paz.

Esta asignación de recursos representó una

disminución del 38,14% respecto de la Apropiación de

la Vigencia 2014.En el mes de mayo de 2015 se

solicita al Min Hacienda mediante OFI15-00036155 y

OFI15-00041203 adición de recursos, como resultado

07/ene/2016 17:50

12

Con el fin de evitar la materialización del riesgo el

Fondo de Programas Especiales para la Paz definió

dentro de su plan operativo estrategias orientadas al

mejoramiento de vías la cual está alineada con el

proyecto de inversión, adicionalmente la aplicación de

controles permite controlar su posible materialización

Se efectuó monitoreo a los riesgos y se identificó que

durante el Tercer Trimestre de 2015, se presentaron

algunas de las causas, sin embargo la aplicación de

los controles hizo que no se materializaron los

riesgos. El detalle de las situaciones presentadas se

encuentra en el documento anexo.

NOTA: Información con corte a 28 de septiembre de

2015.

19/oct/2015 16:24

No

Se efectuó monitoreo al riesgo y se identificó que

durante el Segundo Trimestre de 2015, se

presentaron algunas de las causas, para lo cual se

están aplicando los controles para que no se

materialice el riesgo.

Para el 2015 el Fondo de Programas Especiales para

la Paz contó con una apropiación inicial en el

Presupuesto de Funcionamiento de $18.015 millones,

un 38% inferior a la del año anterior.

Como aplicación de las medidas de control

establecidas, se efectuaron compromisos hasta el

mes de junio y se proyectaron los requerimientos de

julio a diciembre, solicitando recursos adicionales a

Min Hacienda mediante OFI15-00036155 y OFI15-

00041203 de 5 y 22 de mayo, respectivamente.

Como resultado de estas gestiones se obtuvo una

adición en el presupuesto de funcionamiento,

mediante Resolución No. 0508 del 9 de junio de 2015

por valor de $5.443 millones.

En el Presupuesto de Inversión, se contó con una

apropiación inicial de $56.293 millones, de los cuales

$20.000 millones en el proyecto de ejecución,

recursos que en un 90% estaban comprometidos

como vigencias futuras, y $36.293 en el proyecto de

distribución. Posteriormente el Decreto de

22/jun/2015 14:59

No asignación de recursos suficientes para la

atencion de requerimientos para actividades de paz.

No

Primer Trimestre


durante el Primer Trimestre de 2015, se presentaron

algunas de las causas, para lo cual se están

aplicando los controles para que no se materialice el

riesgo.

Las medidas de austeridad del Gobierno Nacional

hicieron que para el 2015 el Fondo de Programas

Especiales para la Paz contara con una apropiación

inicial inferior a la del año anterior, tanto en

Funcionamiento como en Inversión.

Para el Presupuesto de Funcionamiento se presenta

una reducción del 38%, al pasar de una apropiación

definitiva $29.122 millones en 2014 a $18.015

millones en 2015. Como aplicación de las medidas de

control establecidas, se han efectuado compromisos

hasta el mes de junio y se proyectaron los

requerimientos de julio a diciembre, para solicitar a

Min Hacienda recursos adicionales.

Para el Presupuesto de Inversión, se contó con una

apropiación inicial de $56.293 millones, con el decreto

0377 se aplazaron $11.154 de los cuales $20.000

millones están en el proyecto de ejecución, recursos

que en un 90% estaban comprometidos como

24/mar/2015 14:59

Seguimiento y Control a la Ejecucion Presupuestal.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

Adiciones y/o Modificaciones Presupuestales

No


Políticos

No

Se realizó el seguimiento a los requerimientos para la

financiación de Actividades para el logro y

mantenimiento de la paz, aplicando los controles a

través de la Dirección del Fondo al tramitar solicitud

de recursos adicionales en Funcionamiento, así como

tramitar las modificaciones necesarias en inversión,

cumpliendo con la atención de la totalidad de los

requerimientos recibidos, evitando la materialización

31/dic/2014 18:59

Zona de riesgo altaMayorImprobable



la Paz-Estrategia 2

No

Durante el último cuatrimestre del año la entidad ha

venido aplicando los controles establecidos,

realizando seguimiento a la ejecución presupuestal

para la atención de los requerimientos presentados.

No se ha materializado el riesgo.

15/sep/2014 15:52


Políticos

Incumplimiento en la generación

de condiciones para el logro y

mantenimiento de la Paz en todo

el territorio nacional.


16Zona de riesgo extremaMayorProbableCatalina Sotelo Gaviria1. Pérdida de Imagen Institucional o de Pais

2. No generación de condiciones de paz



la Paz-Estrategia 1


corte del Segundo Trimestre de 2015, se presentaron


los controles hizo que no se materializara el riesgo.

En desarrollo del Convenio 050 de 2014 y Contrato

de Interventoría 057 de 2014, se está construyendo

un muro en el K 4 de la vía Chaparral – Ríoblanco y

pavimentación de tres sectores aledaños. El plazo de

ejecución inicial era 30 de abril y en esa fecha se

prorrogó por 45 días para el convenio y 60 días para

el contrato de interventoría.

Lo anterior como medida de control del frente al

riesgo que podría presentarse por las causas

22/jun/2015 14:49

Demoras en la ejecución de trámites presupuestales

de Distribución y traslado para financiar

AC: Financiar y cofinanciar los planes, programas y

estrategias dirigidos a la generación de condiciones y

al logro y mantenimiento de la paz.

ARC: Financiar el desarrollo de eventos y su logistica

para adelantar las acciones y actividades de paz




El Fondo de Programas Especiales para la Paz, creado

mediante Ley 367 de 1997 tiene dentro de sus

funciones financiar y cofinanciar los planes programas

y proyectos, de acuerdo con las Directrices del Señor

Presidente, y se materializa en la atención a los

requerimientos de la Oficina del Alto Comisionado

para la Paz.

No


corte del Cuarto Trimestre de 2015, se presentaron

algunas de las causas, sin embargo No se materializo

el riesgo, a partir de un adecuado ejercicio de

supervisión de convenios y contratos y la aplicación

de los siguientes controles,

En desarrollo del Convenio 216 de 2015 el plazo de

ejecución inicial era 31 de diciembre de 2015, el cual

fue prorrogado hasta el mes de marzo de 2016. Lo

anterior como medida de control del frente al riesgo

que podría presentarse por las causas manifestadas

por el ejecutor y avaladas por la interventoría,

relacionadas con cambios en el cronograma de obra

inicial.

Verificación de Metas del Indicador Kilómetros de Red

Vial, se realizó un ejercicio de revisión de la meta

proyectada, con los avances de las obras, por lo

tanto, se ajustó la meta en el Proyecto de inversión y

posteriormente en el Plan de Acción de la

07/ene/2016 16:53

Con el fin de evitar la materialización del

riesgo el Fondo de Programas Especiales para

la Paz definio estrategias dentro de su plan

operativo que permiten hacerle seguimiento a

las actividades de manera alineada con el

proyecto de inversión

8

FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ



la Paz-Estrategia 5

No

Con el fin de evitar la materialización del riesgo el

Fondo de Programas Especiales para la Paz definió

dentro de su plan operativo estrategias orientadas al

mejoramiento de vías la cual está alineada con el

proyecto de inversión, adicionalmente la aplicación de

controles permite controlar su posible materialización

Se efectuó monitoreo a los riesgos y se identificó que

durante el Tercer Trimestre de 2015, se presentaron


los controles de manejo hizó que no se

materializaron los riesgos a partir del adecuado

ejercicio de supervisión de convenios y contratos

para evitar la materialziación de los riesgos. El detalle

de las situaciones presentadas se encuentra en el

documento anexo. NOTA: Información con corte a 28

19/oct/2015 16:15

No

No

Se realizó el seguimiento a los proyectos de

inversión, aplicando los controles a través de la

interventoría y la supervisión de los convenios, con el

cumplimiento de metas para el convenio 096 de 2013,

y suscripción de modificaciones a los convenios de

2014, para prevenir la materialización del riesgo.

31/dic/2014 16:41

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00

Primer Trimestre


durante el Primer Trimestre de 2015, aunque se

presentaron algunas de las causas, la aplicación de

los controles hizo que no se materializara el riesgo.

En desarrollo del Convenio 050 de 2014 se está

construyendo un muro en el K 4 de la vía Chaparral –

Ríoblanco. Allí existe una falla geológica activa que se

intensifica con la presencia de lluvias, ocasionando un

deslizamiento de tipo traslacional presentando

desprendimiento de talud.

También se afectaron por alteraciones de orden

público del paro camionero que retrasaron el

suministro de materiales como el cemento.

Situaciones que han sido reportadas en los informes

24/mar/2015 14:53


Políticos



la Paz-Estrategia 2

Alteraciones de Orden Público ocasionadas por

Grupos al margen de la Ley, en las zonas donde se Fallas geológicas por inestabilidad del terreno, que

generan derrumbes, deslizamientos, perdida de

banca, taponamientos, etc. 31/Dec/2015 23:2901/Jan/2015 08:29Gestión de Asuntos

Políticos



la Paz-Estrategia 3

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

MayorImprobable

Interventorias Administrativas, Técnicas, Financieras y

Ambientales a los proyectos de Mejoramiento de Vías.

Durante el último cuatrimestre del año la entidad

realizó el seguimiento a los proyectos de inversión, a

través de la interventoría y la supervisión de los

convenios. No se ha materializado el riesgo.

Se programa próxima revisión para el 31 de

15/sep/2014 15:3231/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 08:02

Gestión de Asuntos

Políticos



la Paz-Estrategia 1

Modificaciones a los convenios

16Zona de riesgo extremaMayorProbableCatalina Sotelo Gaviria

Solicitud de Planes de Contingencia a los Ejecutores

de los Proyectos de Mejoramiento de Vías.

Con el fin de evitar la materialización del

riesgo el Fondo de Programas Especiales para

la Paz definio dentro de su plan

operativo estrategias orientadas al

mejoramiento de vias la cual esta alineada

con el proyecto de inversión, adicionalmente

la aplicación de controles permite controlar su

posible materialización.


Olas Invernales, por efectos climáticos adversos que

modifiquen las condiciones geográficas de los diseños

iniciales.

AC: Mejorar vías en zonas afectadas por el conflicto

ARC: Mejorar y construir vías en zonas afectadas por

el conflicto




Las actividades desarrolladas para generar

condiciones de paz a través del mejoramiento de vías

se pueden ver afectadas por factores externos que

impidan o dificulten el logro de las metas propuestas.

En este sentido el Fondo de Programas Especiales

para la paz coordina con las entidades involucradas

para superar las dificultades que puedan presentarse

durante su desarrollo.

Incumplimiento en la generación

de condiciones para el logro y

mantenimiento de la Paz a través

del mejoramiento de Vías en

Zonas Afectadas por el conflicto.


No

La dirección para el sector privado durante el cuarto

trimestre realizó la implementación de los controles

establecidos para mitigar el riesgo la cual se presenta

en detalle a continuación:

1. Revisión por parte de la Dirección para el Sector

Privado de los requerimientos de las solicitudes






solicitud. Durante la gestión realizada en el cuarto


ser dirigidas a la dirección del sector privado, fueron

revisadas cada una por separado por la directora de

esta dependencia y un asesor con el fin de darle el

debido trámite. Esta revisión individualizada permitió

que la gestión y en consecuencia la comunicación con

el sector privado por parte del gobierno sea la

adecuada. Dentro de esta revisión inicial, una

importante herramienta de control ha sido la

correspondencia que se maneja a través del sistema

Sigob que permite acceso y control de las solicitudes

que llegan a la dirección.

02/feb/2016 10:27

1. Incremento de costos

2. Reprogramación de cronogramas

3. Pérdida, daño o deterioro de la inversión

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNoZona de riesgo altaMayorRaro8Zona de riesgo altaMayorImprobable

Hace referencia a ineficiencias que se puedan

presentar en la coordinación entre el gobierno y el

sector privado para atender las inquietudes del

sector privado.




Inadecuada identificación de los

canales de comunicación entre el

gobierno y el sector privado

Aura Maria Londoño Sanchez

Demoras en la gestión requerida por el sector

privado.

Desconfianza en la gestión de la Presidencia.

Baja credibilidad en la gestión.

Ineficiencia en la resolución de las solicitudes.

Con el fin de reducir el riesgo, la dependencia

continuará implementando la revisión de

requerimientos. Adicionalmente las

actividades de la estrategia 1 del plan

operativo permiten realizar seguimiento.

4



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




APDesignación por parte de las entidades de enlace

primarioEvitar el riesgo

AP Reducir el riesgo

Según el monitoreo realizado por el responsable del

funcionamiento de los componentes y módulos del

Sistema Nacional de Información y Gestión del

Conocimiento a través de la página web de JUACO

(obs.colombiajoven.gov.co), se informa que durante

el periodo comprendido entre el diciembre 8 de 2014

y hasta el 9 de enero de 2015 , no se materializó el

riesgo, es decir; no se presentó funcionamiento

inadecuado de los componentes y módulos del


Conocimiento; en cuanto no se presentaron fallas

permanentes, o fallas técnicas sin corrección. Se

adjunta correo y soporte del monitoreo.

08/ene/2015 09:14

Frente al riesgo descrito como "Inadecuado


Sistema Nacional de Informacion y Gestión del

Conocimiento en adolescencia y juventud", el

responsable del Sistema de Información, reporta que

no se materializó el riesgo, según el monitoreo

realizado al funcionamiento de los componentes y

módulos del Sistema Nacional de Información y

Gestión del Conocimiento a través de la página web

de JUACO (obs.colombiajoven.gov.co). Ver correo

adjunto. El sistema y la página han tenido un

adecuado funcionamiento, no presentaron fallas

permanentes ni fallas técnicas sin corrección; como lo

demuestra la gráfica (adjunta) no se interrumpió el

servicio al público.

15/dic/2014 16:32

Carencia de información actualizada sobre los temas

de interés para los y las jóvenes

Fallas técnicas que interrumpen la operatividad de los

módulos.

No

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Promover el uso del sistema de informacion por parte

de los funcionarios de la Dirección

Reporte de seguimiento sobre el uso del sistema por

parte del publico

Guia de operacion del sistema y ruta de uso

A la fecha no se ha presentado materialización del

riesgo asociado al Sistema Nacional de Información y

Gestión del Conocimiento en Adolescencia y Juventud,

toda vez que producto del monitoreo efectuado y el

reporte suministrado por parte del responsable del

Sistema de Información, los módulos están

22/ago/2014 10:55


Políticos

PA-2015-2018 Dirección

del Sistema Nacional de

Juventud Colombia Joven.

Zona de riesgo altaModeradoProbableMauricio Antonio Lemos Cuestas

Subutilización de las herramientas tecnológicas.

Los jóvenes y comunidad interesada no tienen acceso

a la información.

Ausencia de interacción respecto a uno o mas

módulos entre el público y el gobierno.

Las respuestas desde el gobierno no responden a las

necesidades reales de los jóvenes.

Con la aplicación de los controles se minimiza

el riesgo.6Zona de riesgo moderadaModeradoImprobable

Insuficiencia de personal para actualizar el sistema de

información

Si se presenta un inadecuado funcionamiento en

alguno de los componentes del Sistema, el

observatorio, la Ciberteca, las normas, la

administración, o la encuesta); se afectan los canales

de interacción con la comunidad y la respuesta a sus

necesidades de comunicación e información.

Inadecuado funcionamiento de

los componentes y módulos del

Sistema Nacional de Informacion

y Gestión del Conocimiento en

adolescencia y juventud.


No

Durante el Cuarto Trimestre del 2015, no se

materializó el Riesgo "Falta de oportunidad en la

atención de solicitudes de Gobernadores y Alcaldes",

teniendo en cuenta que no se recibió ninguna queja

o reclamo por parte de algún gobernante local y

porque se alcanzaron las metas planteadas en el

indicador de la Estrategia 1 del Plan Operativo de la

Dirección, que es donde están contempladas las

actividades que tienen relación con las atenciones a

los Gobernadores y Alcaldes del País, el número de

atenciones realizadas durante este trimestre son

126, las cuales se discriminan a continuación:

Atención Regional Departamental: 20

Atención Regional Ciudades Capitales: 17

Atención Regional Municipios: 85

Atención a Federaciones: 4

Cabe anotar que dentro de los mecanismos que tiene

la Dirección para las Regiones para monitorear la

05/ene/2016 11:03

12

No

Durante el Tercer Trimestre del 2015, no se

materializó el Riesgo "Falta de oportunidad en la

atención de solicitudes de Gobernadores y Alcaldes",

teniendo en cuenta que no se recibió ninguna queja

o reclamo por parte de algún gobernante local y

porque se alcanzaron las metas planteadas en el

indicador de la Estrategia 1 del Plan Operativo de la

Dirección, que es donde están contempladas las

actividades que tienen relación con las atenciones a

los Gobernadores y Alcaldes del País, el número de

atenciones realizadas durante este trimestre son:

Atención Regional Departamental: 10

Atención Regional Ciudades Capitales: 10

Atención Regional Municipios: 31

Atenciones a Federaciones: 3

Cabe anotar que dentro de los mecanismos que tiene

la Dirección para las Regiones para monitorear la

materialización del riesgo se encuentra el SIGOB, la

05/oct/2015 18:16

No

De acuerdo a los controles aplicados para evitar la

materialización del riesgo "Falta de oportunidad en la

atención de solicitudes de Gobernadores y Alcaldes"

como son: Designación por parte de las entidades de

enlace primario, Planificación de personal necesario

para brindar atención a las diferentes regiones del

país, Apoyo en la gestión de la Dirección de asuntos

político; así como tomando como referente el

indicador "Atenciones Regionales Realizadas" que

permite medir el riesgo y las actividades del Plan

operativo, se puede concluir que al cierre del

03/jul/2015 16:22

Apoyo en la gestión de la Dirección de Asuntos

Planificación de personal necesario para brindar

atención a las diferentes regiones del país

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Durante el Primer trimestre de la presente vigencia,

aplicando los controles correspondientes, haciendole

seguimiento a través de las actividades de la

estrategia del Plan Operativo de la Dirección y con

20/may/2015 16:45


Políticos


para las Regiones-

El manejo del riesgo es evitarlo teniendo en

cuenta los efectos que presentaría su

materialización. Se han definidos los controles

para evitar la materialización del mismo.

6Zona de riesgo moderadaModerado




AC: Articular la oferta institucional del gobierno

Nacional a través de las solicitudes e inquietudes de

los departamentos; Articular la oferta institucional del

gobierno Nacional a través de las solicitudes e

inquietudes de los alcaldes de los municipios.

Falta de atención a los requerimientos, inquietudes y

solicitudes de los mandatarios de los entes

territoriales

Falta de oportunidad en la

atención de solicitudes de

Gobernadores y Alcaldes


ModeradaZuleima Esperanza Caviedes

Meléndez

Por razones ideológicas los mandatarios locales, no

permiten la interacción con los funcionarios de la

Dirección para las Regiones.

No contar con el número de personas suficientes para

cubrir la demanda de atenciones por parte de las

1. Un Gobernador o Alcalde insatisfecho con la

atención que le brindó la Dirección para las Regiones.

2. Se Puede generar desinformación sobre la gestión

del Gobierno Nacional.

3. No detectar a tiempo requerimientos prioritarios

y/o urgentes de los entes territoriales

No suministro de información por parte de las

entidades del Gobierno Nacional

Improbable9Zona de riesgo altaModerado

No

Durante el cuarto trimestre del año 2015, se han

realizado tres sesiones de Comisión Intersectorial

para la Atención Integral de la Primera Infancia, 28 de

octubre, 25 de noviembre y el 16 de diciembre, se

anexan las actas correspondientes del 28 de octubre

y 25 de noviembre sin firma “las originales se

encuentran en el archivo físico de la Consejería”, acta

correspondiente al 16 de diciembre se encuentra en

proceso de elaboración.

Descripción:









sesiones.

Causas:

• Falta de recursos para el seguimiento. No aplica

• Falta de seguimiento a los compromisos

adquiridos. Matriz de seguimiento.

06/ene/2016 15:01

No

Durante el tercer trimestre del año 2015, se han

realizado tres sesiones de Comisión Intersectorial

para la Atención Integral de la Primera Infancia, una

el 29 de julio, 26 de agosto y el 30 de septiembre.

Se anexan los listados de asistencia de las

mencionadas sesiones. El acta correspondiente al

mes de septiembre se encuentra en proceso de

retroalimentación y validación por parte de las

entidades miembros de la CIPI.

Controles aplicados:

1. Asistencia de la persona con facultad de

decisión. Se anexan los listados de asistencia de las

tres sesiones mencionadas anteriormente y al inicio

de cada sesión se verifica la conformación del quorum

por parte de la Presidenta de la CIPI – Dra. Maria

Cristina Trujillo. En las sesiones de la Comisión

Intersectorial se requiere la asistencia de la persona

delegada para tal fin puesto que cuando se

representa por persona diferente se deben validar

las decisiones al interior de las entidades.

2. Mecanismo de seguimiento desde la

coordinación de la CIPI. Matriz de seguimiento.

Estrategia para dinamizar el seguimiento a los

compromisos, observando: el responsable, las

acciones que se esperan realizar y los tiempos

14/oct/2015 14:43

No

Durante el segundo trimestre del 2015, se han

realizado dos sesiones de Comisión Intersectorial,

una el 27 de mayo y otra el 24 de junio. Se anexan

listados de asistencia. La sesión del mes de abril se

canceló en razón a las agendas de los miembros. El

acta correspondiente al mes de junio se encuentra en

proceso de retroalimentación y validación con las

entidades.

Controles aplicados:

1. Asistencia de la persona con facultad de

decisión. Se anexan los listados de asistencia de las

dos sesiones mencionadas anteriormente y al inicio

de cada sesión se verifica la conformación del quorum

por parte de la presidenta de la CIPI – Dra. Maria

Cristina Trujillo.

2. Mecanismo de seguimiento desde la

coordinación de la CIPI. Matriz de seguimiento.

3. Revisión en Comité Técnico Ampliado. Se

realizaron tres sesiones de comité técnico ampliado,

a saber: 24 de abril, 19 de mayo y 19 de junio. Se

adjuntan las actas de abril y mayo y la del mes de

junio se encuentra en proceso de retroalimentación y

validación con las entidades.

4. Asignación adecuada de responsable. Se

09/jul/2015 16:27

No

Monitoreo del Riesgo “Incumplimiento de

compromisos generados en las reuniones de la

Comisión Intersectorial.”

Con el fin de evitar que se materialice el riesgo se

aplicaron los siguientes controles:

A la fecha se han realizado tres sesiones de

la Comisión Intersectorial, 28 de enero, 25 de febrero

y 26 de marzo. Se anexan listados de asistencia y el

acta de la sesión de enero y febrero. El acta

correspondiente al mes de marzo se encuentra en

proceso de elaboración.

Control 1: Asistencia de la persona con facultad de

decisión en las sesiones de la Comisión Intersectorial.

Al inicio de cada sesión se verifica la conformación del

quorum por parte de la presidenta de la Comisión

Intersectorial para la Primera Infancia.

Control 2: Mecanismo de seguimiento

Se aplicó desde la coordinación de la Comisión

Intersectorial para la Primera Infancia con el fin de



esperan realizar y los tiempos previstos. (Se anexa

matriz de seguimiento).

Control 3: Revisión en Comité Técnico Ampliado.

(sesiones preparatorias previas a la Comisión

Intersectorial para revisar los compromisos que no se

17/abr/2015 11:00

No

Tercer Cuatrimestre – monitoreo

Con el fin de evitar que se materialice el

riesgo “Incumplimiento de compromisos generados

en las reuniones de la Comisión Intersectorial.” se


Durante este periodo la Comisión Intersectorial para

la Primera Infancia sesiono el 17 de septiembre, 19

de noviembre y el 11 de diciembre del año en curso.

(Ver soportes - actas 35,36 y 37)

Control 1: Asistencia de la persona con facultad de

decisión en las sesiones de la Comisión Intersectorial.

Al inicio de cada sesión se verifica la conformación del

quorum por parte de la presidenta de la Comisión

Intersectorial para la Primera Infancia.

Control 2: Mecanismo de seguimiento

Se aplicó desde la coordinación de la Comisión

Intersectorial para la Primera Infancia con el fin de



esperan realizar y los tiempos previstos. (Se anexa

matriz de seguimiento)

Control 3: Revisión en Comité Técnico Ampliado.

(sesiones preparatorias previas a la Comisión

Intersectorial para revisar los compromisos que no se

lograron cumplir en la manera establecida y los

23/dic/2014 17:45

No

Riesgo


reuniones de la Comisión Intersectorial. (corte 1 de

junio a 31 de agosto de 2014)









de acta de julio)








Trujillo.




02/sep/2014 10:37

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Riesgo


reuniones de la Comisión Intersectorial.









de acta de julio)








Trujillo.





esperan realizar y los tiempos previstos. Se anexa

Matriz de seguimiento.

3. Revisión en Comité Técnico Ampliado (sesiones

preparatorias previas a la Comisión Intersectorial

para revisar los compromisos que no se lograron

cumplir en la manera establecida y los mecanismos

para en el menor tiempo posible cumplir lo

establecido, así como los temas abordar en CIPI). Se

02/sep/2014 10:16

ModeradoModeradaJose Ignacio Casallas Acosta

1. Desarticulación y pérdida del trabajo avanzado en

materia de política pública

2. Pérdida de credibilidad de la CIPI

3. Desgaste administrativo por reproceso en la

revisión de temas tratados en la CIPI

Para evitar el incumplimiento de compromisos

generados en las reuniones de la Comisión

Intersectorial, de manera preventiva se

realizara un seguimiento a las entidades

miembros de la CIPI de manera mensual por

parte del equipo de la coordinación.

Igualmente en cada sesión de comité técnico

ampliado se verificara el estado de avance de

cada uno para su logro o para reforzar el

cumplimiento del mismo, es decir, generar las

alertas correspondientes o activar los

mecanismos correctivos del caso.


ARC









sesiones.


generados en las reuniones de la

Comisión Intersectorial




(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AP Evitar el riesgo

AP Evitar el riesgo

No

Luego de hacer un balance del trabajo a partir del

último seguimiento realizado para este riesgo con las

entidades pertenecientes a la Comisión Intersectorial

para la Prevención del Reclutamiento de NNA, no se

evidencia "debilidad de los procesos de articulación

interinstitucional en los ámbitos nacional y territorial

que obstaculice la elaboración de la evaluación de la

asistencia técnica prevista para la vigencia".

En el ejercicio realizado y teniendo encuentra los

controles, a continuación se analiza cada uno de

ellos:

1. Funcionarios identificados y encargados de los

temas y realizar la confirmación de la convocatoria

con tiempo: Se han llevado a cabo espacios de

asistencia técnica tanto con entidades como con

espacios de articulación en los que se ha logrado

cumplir con los propósitos establecidos para cada

ejercicio realizado en terreno. Es así que se

materializan mapas, diagnósticos, priorizaciones,

focalizaciones y reformas como respuesta del trabajo

articulado con las entidades vinculadas a los

procesos.

2. Reuniones de seguimiento permanente a los

cronogramas establecidos con las instituciones

07/oct/2015 08:57

No

Para el presente mes y luego de hacer un balance del

trabajo con las entidades pertenecientes a la

Comisión Intersectorial para la Prevención del

Reclutamiento de NNA, no se evidencia "debilidad de

los procesos de articulación interinstitucional en los

ámbitos nacional y territorial que obstaculice la

elaboración de la evaluación de la asistencia técnica

prevista para la vigencia.



ellos:









focalizaciones y reformas como respuesta del trabajo

articulado con las entidades vinculadas a los

procesos.

2. Reuniones de seguimiento permanente a los

cronogramas establecidos con las instituciones

15/jul/2015 16:35

Una vez aplicados los controles se concluye que para

el primer trimestre del año no se materializa el riesgo

toda vez que la Secretaría Técnica dio continuidad a

su trabajo de articulación municipal.

14/abr/2015 16:14

No

Una vez revisada la información y analizada se puede

evidenciar que el riesgo se encuentra controlado por

lo que no hay materialización del mismo.

En todo caso se espera continuar haciendo la revisión

16/ene/2015 14:50

No





16/ene/2015 14:48

Interlocución permanente con las autoridadses

locales y departamentales

Desconocimiento de las iniciativas en política pública

desarrolladas en los territorios

Reuniones de seguimiento permanente a los

cronogramas establecidos con las instituciones Débil ausencia de planificación semestral

No

Gestión de Asuntos

Políticos

PA-2015-2018 CP

DERECHOS HUMANOS -

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

1. Pérdida de credibilidad y confianza por parte de las

entidades nacionales, territoriales y organizaciones

sociales. 2. Pérdida de credibilidad y confianza por

parte de las entidades por incumplimiento de

responsabilidades. 3. Duplicidad de funciones

Con la identificación, análisis y valoración del

riesgo se busca reducir la probalidad de

ocurrencia del mismo.


Funcionarios identificados y encargados de los temas

y realizar la confirmación de la convocatoria con

No

ModeradoModeradaJuan Manuel Mejia Salazar

Una vez verificada la información y analizados los

controles se determina que el riesgo no se ha

materializado por cuanto las situaciones no se han

presentado para que haya una debilidad de los

03/oct/2014 17:00

30/Dec/2016 23:5901/Apr/2015 00:00

La Consejería Presidencial del Sistema de

Competitividad e Innovación aplicó los controles

establecidos para evitar la materialización del riesgo,

de la siguiente forma:

1. Reuniones de Comités y Comisiones establecidas

formalmente para el seguimiento.Se han planeado y

realizado las reuniones de seguimiento de la

estrategia a cargo de la Consejería, específicamente

a través de los Comités Ejecutivos del Sistema. En el

avance del Plan se encuentra la evidencia de las

reuniones realizadas con la respectiva lista de

asistencia.

2. Agenda de las reuniones de comités y comisiones

establecidas formalmente para el seguimiento. Cada

Comité Ejecutivo tiene una agenda establecida que

permite darle seguimiento a las políticas, programas y

proyectos para la implementación y gestión de la

Agenda Nacional de Competitividad. El avance del

Plan (específicamente en las Ayudas de

Memoria y Presentaciones Power Point) se evidencia

esto.

3. Herramientas de seguimiento de los proyectos

revisados en los comités establecidas formalmente

para el seguimiento. En cada Comité Ejecutivo se

realiza el seguimiento a los compromisos acordados

en el Comité anterior y se establecen los pasos a

15/oct/2015 14:27

Ausencia de una adecuada convocatoria a las

entidades nacionales y territoriales

El logro de los objetivos misionales de la Consejería

Presidencial para los Derechos Humanos dependen

en gran medida de un marco interinstitucional común -

estrategia nacional de DDHH y mecanismos afines o

complementarios -; la efectiva pariticipación de

entidades, organismos, instituciones y autoridades

nacionales y territoriales que determinan el

cumplimiento de las metas establecidas puesto que

implican procesos de intercambio de información,

desarrollo de planes de trabajo y actividades,

contrapartidas presupuestales y espacios de decisión

política, planeación estratégica y operativa, monitoreo

y seguimiento.




AC: Analizar el fortalecimiento de las instancias de

articulación territorial (mesas, comités, subcomités,

COMPOS) que incorporan el enfoque de niñez y

protección integral en los instrumentos de prevención

del reclutamiento, la utilización y la violencia sexual

contra niños, niñas y adolescentes.

ARC: Analizar el fortalecimiento de las instancias de






Debilidad de los procesos de

articulación interinstitucional en

los ámbitos nacional y territorial

que obstaculice la elaboración de

la evaluación de la asistencia

técnica prevista para la vigencia













asistencia.









esto.






06/ene/2016 09:50


Los riesgos se han mitigado efectivamente a través

de la planeación y realización de las reuniones de

seguimiento de las diferentes estrategias a cargo de

la Consejería. En el avance el Plan se encuentra la

evidencia de las reuniones realizadas.

16/abr/2015 12:08

No












asistencia.









esto.






15/oct/2015 14:30

No

22/dic/2014 16:23

No



seguimiento de la estrategia a cargo de la

Consejería. En el avance el Plan se encuentra la

evidencia de las reuniones realizadas.

30/jun/2015 14:58

No

No

No




la Consejería.

31/ago/2014 10:14

No envío oportuno de la información de insumos para

la elaboración de documentos técnicos puede llevar a

una falta de información necesaria para la

recomendación de mecanismos de coordinación entre

entidades públicas y toma de decisiones.

No



seguimiento de las estrategias a cargo de la

31/dic/2014 15:01

No




la Consejería. En el avance de cada Plan se

encuentra la evidencia de las reuniones realizadas.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo




la Consejería.

29/abr/2014 11:02


Políticos

PA-2015-2018 C.

Presidencial del Sistema de

Competitividad e


Reuniones de comités y comisiones establecidas

formalmente para el seguimiento

Desarrollar mecanismos de documentación del avance

de los proyectos revisados en los comités

establecidas formalmente para el seguimiento


Zona de riesgo altaModeradoProbableEliana Fernanda Rodríguez

Madero

1. No se cumplen las prioridades del Gobierno.

2. Desgaste administrativo

3. No existe información suficiente para la toma de

decisiones por parte del Gobierno Nacional

Agenda de las reuniones de comités y comisiones

establecidas formalmente para el seguimiento

Se reduce el riesgo a través del plan

operativo de la Consejería y la aplicación de

controles

No






el periodo comprendido entre el 10 de enero hasta el

12 de julio de 2015, no se materializó el riesgo, es

decir; no se presentó funcionamiento inadecuado de

los componentes y módulos del Sistema Nacional de

Información y Gestión del Conocimiento; en cuanto no

se presentaron fallas permanentes, o fallas técnicas

sin corrección.

Según el monitoreo realizado al funcionamiento de


Información y Gestión del Conocimiento a través de la

página web de JUACO (obs.colombiajoven.gov.co), se

reporta la siguiente información*:

Fechas: 10 Enero al 12 Julio de 2015

Sesiones: 6.060 -JUACO tuvo un promedio

de 29,85 visitas por día en este lapso de tiempo-

Usuarios: 4.439

Duración de la visita: 00:03:59

Páginas Vistas: 19.414

Usuarios

Hombres: 53,97%

Mujeres: 46,03%

13/jul/2015 12:07

No contar con el compromiso y disponibilidad de los

Ministros, Viceministros, Directores de las entidades

que hacen parte del SNCeI




AC: Realizar seguimiento a través de reuniones a la

definición de estrategias, políticas, programas y


Agenda Nacional de Competitividad

Es por esto que en la labor de la Consejería existe el

riesgo de incumplimiento de compromisos por parte

de dichas entidades.

Incumplimiento de Compromisos

al hacer seguimiento a la gestión

de la Agenda Nacional de

Competitividad

No






el periodo comprendido entre el 30 de septiembre

hasta el 17 de diciembre de 2015, no se materializó

el riesgo, es decir; no se presentó funcionamiento




permanentes, o fallas técnicas sin corrección.

El día viernes 20 de noviembre de 2011, se envió un

correo a los funcionarios de la Dirección sobre el ruta

de uso y operación interna de JUACO, con las guías

de cada uno de sus módulos (se adjunta correo con

la información).






Fechas: 30 de septiembre hasta el 17 de diciembre

de 2015


de 53 visitas por día en este lapso de tiempo-

Usuarios: 1.958

17/dic/2015 10:04

12

No






el periodo comprendido entre el 13 de julio hasta el

29 de septiembre de 2015, no se materializó el

riesgo, es decir; no se presentó funcionamiento




permanentes, o fallas técnicas sin corrección.






Fechas: 13 de julio hasta el 29 de septiembre de

2015


de 49,68 visitas por día en este lapso de tiempo-

Usuarios: 2.895

Duración de la visita: 00:05:09

Páginas Vistas: 23.007

Usuarios

Hombres: 54,7%

Mujeres: 45,3%

29/sep/2015 09:58

No

Durante el primer trimestre de 2015 el riesgo no se

materializó. Se adjunta soporte del monitoreo

realizado que lo evidencia.

24/abr/2015 09:40

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNoZona de riesgo altaModeradoProbableMauricio Antonio Lemos Cuestas

Subutilización de las herramientas tecnológicas.

Los jóvenes y comunidad interesada no tienen acceso

a la información.

Ausencia de interacción respecto a uno o mas

módulos entre el público y el gobierno.

Las respuestas desde el gobierno no responden a las

necesidades reales de los jóvenes.

Con la aplicación de los controles se minimiza

el riesgo.6Zona de riesgo moderadaModeradoImprobable

Si se presenta un inadecuado funcionamiento en

alguno de los componentes del Sistema, el

observatorio, la Ciberteca, las normas, la

administración, o la encuesta); se afectan los canales

de interacción con la comunidad y la respuesta a sus

necesidades de comunicación e información.

Inadecuado funcionamiento de

los componentes y módulos del

Sistema Nacional de Informacion

y Gestión del Conocimiento en

adolescencia y juventud.

12



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AP Evitar el riesgo

AP Evitar el riesgo

Gestión de recursos y apoyo con la Cooperación

Internacional

AP Evitar el riesgo

AP Evitar el riesgo

Falta de canales de comunicación oportuna con los

enlaces de otras entidades para obtener información

relacionada con la agenda legislativa

No

De acuerdo al riesgo “Entregar información errada o

extemporánea al Presidente de la República sobre el

trámite de la agenda legislativa del Congreso de la

República” con corte a 30 de Junio, se han aplicado

los respectivos controles como: (1) Reuniones y

mesas de trabajo con Ministerios y congresistas de la

Unidad Nacional, (2) Monitoreo de la agenda en el

Congreso de la República, (3) Comunicación efectiva

con los enlaces de los Ministerios y (4) Consolidación

de información y bases de datos del trámite

legislativo.

Respecto a las actividades e indicadores (Debates de

control político coordinados y Ejecución de la agenda

27/jul/2015 09:53

No contar con la agenda semanal del Congreso de la

República y hacerle el seguimiento oportuno

No

No

A la fecha no se ha materializado el riesgo teniendo

en ceunta que los controles aplicados han sido

efectivos minimizando la probabilidad de su

materialización.

14/abr/2015 17:03

NoEl riesgo no se materializo. Se aplicaron los controles.13/ene/2015 15:47

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

En el segundo cuatrimestre del año no se ha

materializado el riesgo, ya que los controles

formulados para el manejo de este se aplicaron de

15/sep/2014 15:4531/Dec/2016 23:5916/Mar/2015 00:00

Gestión de Asuntos

Políticos


para Asuntos Políticos-

Con la aplicación de controles definidos a este

riesgos se pretende evitar la materialización

de este riesgo.

4Zona de riesgo altaMayorRaro

Reuniones y mesas de trabajo con Ministerios y

congresistas de la Unidad Nacional

Comunicación efectiva con los enlaces de los

Zona de riesgo extremaMayorModeradaPaola Jimena Hernández

1. Aprobación de iniciativas legislativas con impacto

negativo para los intereses del Gobierno Nacional

2. Que el Presidente no cuente con información verás

y oportuna sobre el trámite de iniciativas legislativas

en el Congreso de la República

3. Entrega de información errada en los balances de

gestión de la Dirección.

Consolidación de información y bases de datos del

trámite legislativo

Monitoreo de la agenda en el Congreso de la

No contar con un equipo suficiente y/o personal

idóneo para hacer el seguimiento del trámite de

iniciativas legislativas en el Congreso de la República



de las prioridades de Gobierno

AC: Realizar el seguimiento a los proyectos de ley o

actos legislativo de iniciativa del gobierno o del

Congreso que son considerados de interés para el

gobierno nacional

Se genera un riesgo cuando no se entrega la

información adecuada y en el tiempo correspondiente

al Presidente de la República sobre el trámite de la

agenda legislativa.

Entregar información errada o

extemporánea al Presidente de la

República sobre el trámite de la

agenda legislativa del Congreso

de la República


No

Durante la vigencia 2015 se brindó asistencia y apoyo

técnico a las entidades del nivel territorial. En el

desarrollo de este trabajo se propendió por

armonizar las políticas, los planes y los programas de

estas entidades con las acciones indicativas del

Conpes 161 y el plan para garantizar a las mujeres

una vida libre de violencias. En este sentido, la

expedición del mencionado plan propició una

oportunidad para que las entidades territoriales

incluyeran en sus planes, proyectos y programas

objetivos y acciones a favor de la garantía de los

derechos de las mujeres víctimas de los diferentes

tipos de violencia.

Bajo este marco, la socialización del plan ofreció a las

entidades del ente territorial y a los operadores de

justicia procedimientos a través de los cuales se

puede dar cumplimiento tanto a los derechos

establecidos por las leyes nacionales e

internacionales a las víctimas de violencias de

género, como a los aspectos normativos definidos por

la Ley y el lineamiento técnico establecido en el plan

integral para garantizar a las mujeres una vida libre

de violencia.

En general, la meta trazada se cumplió, pues se llegó

a 15 entidades territoriales. La temática desarrollada

08/ene/2016 16:34

12

No

La Consejeria Presidencial para la Equidad de la

Mujer de acuerdo al riesgo identificado con el equipo

se realiza un seguimiento a través de los controles

establecidos, semanalmente la página de la CPEM se

actualiza con noticias y con los servicios que se

brindan, esta información puede ser verificada en la

página www.equidadmujer.gov.co . (Ver Soporte

adjunto)

En la asistencia técnica se desarrollan dos acciones

que dan cuenta de los avances y el cumplimiento de

la cobertura con las entidades tanto del orden

nacional como del orden territorial:

1. Transversalización de género en entidades

nacionales Se ha brindado asistencia técnica a tres

entidades del orden nacional, esta asistencia se ha

realizado mediante: talleres y/o charlas de

sensibilización, reuniones técnicas y asesoría para la

incorporación del enfoque de género al interior de

cada entidad, el trabajo ha sido constante y con

calidad.


territoriales Se ha brindado asistencia técnica a un

total de 12 entidades territoriales. Esta asistencia se

ha dado mediante: talleres y/o charlas de

sensibilización, reuniones técnicas y asesorías para el

29/sep/2015 15:04

No

La Consejeria Presidencial para la Equidad de la

Mujer de acuerdo al riesgo identificado en el equipo

se realiza un seguimiento a través de los controles

establecidos, semanalmente la página de la CPEM se

actuliza con noticias y con los servicios que se

brindan. (Ver Soporte adjunto)

En la asistencia técnica se desarrollan dos acciones

que dan cuenta de los avances y el cumplimiento de

la cobertura con las entidades tanto del orden

nacional como del orden territorial:


nacionales Se ha brindado asistencia técnica a tres

entidades del orden nacional, esta asistencia se ha

realizado mediante: talleres y/o charlas de

sensibilización, reuniones técnicas y asesoría para la

incorporación del enfoque de género al interior de

cada entidad, el trabajo ha sido constante y con

calidad:

1. Policía Nacional en el cual se desarrolla un

seguimiento permanente para operación de la Línea

155 de orientación a mujeres víctimas de violencia;

coordinando de manera permanente el

funcionamiento de la y brindado asesoría a los

operadores de la línea para fortalecer sus

07/jul/2015 10:02

No

De acuerdo a reunión del 26 de marzo de 2015 se

realizo análisis de las asistencias técnicas que se

habian programado versus las que se habían

realizado y se determinó que se cumplió. De igual

manera se ha informado a través de la página

nuestros servicios para los territorios y asi evitar que

el riesgo se materialice.

Se adjunta copia de asistencias de reuniónes

15/abr/2015 22:33

No

En la Consejeria Presidencial para la Equidad de la

Mujer el riesgo no se ha materializado dado que

continuamente a través de las asistencias técnicas

que se prestan a las distintas entidades ya sea

nacionales o territoriales se socializa nuestras

funciones y de igual manera se presta la asistencia

técnica que brindamos. Por lo tanto, se adjunta oficio

donde se habla de los servicios que prestamos como

Consejeria, así mismo las personas o los usuarios

pueden encontrar a través de la página

www.equidadmujer.gov.co la información de nuestras

funciones de acuerdo al decreto 1649 de septiembre

de 2014.

Por otra parte, en la vigencia 2014 se pudo llegar a

13/ene/2015 15:58

Priorizar la demanda de acuerdo a la capacidad con la

que se cuenta en la CPEM y a las necesidades de los

entes territoriales.

Generar canales de comunicación con los territorios

para fortalecer llos servicios de la CPEM

Realizar seguimiento al numero de asitencias técnicas

proyectadas vs la demanda solicitada

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

El riesgo no se ha materializado debido a que en la

Consejería Para la Equidad de la Mujer la

transversalizaciones se logró en entidades del nivel

nacional y sectorial sin ningún inconveniente y tal

como se evidencia en el adjunto se ha realizado la

socialización de los servicios misionales a través de la

04/sep/2014 17:10


Políticos

PA-2015-2018 Consejeria

Presidencial para la

Equidad de la Mujer -

De acuerdo con los controles definidos por la

Consejería para la Equidad de la Mujer, la

política de administración de riesgos que se

aplica a la gestión es evitar el riesgo


ACC:Asesorar el diseño y la ejecución de políticas,



AC: Apoyar a la transversalización de género en

entidades Territoriales - Apoyar la transversalización

de género en entidades nacionales.

A.R.C. Apoyar a la transversalización de género en

entidades Territoriales - Apoyar la transversalización

de género en entidades nacionales

Las Asistencias Técnicas en la Consejería Presidencial

para la Equidad de la Mujer, es la razón de ser de

nuestro servicio y la no realización o la baja cobertura

implica que no podemos cumplir con nuestros

indicadores de SPI y POA. Es de vital importancia

evitar que esta situación se materialice.

Baja cobertura en la

incorporación de la

transversalización de género en

las entidades nacionales y

territoriales


Zona de riesgo altaModeradoModeradaOscar Julián Guevara Bedoya

Desconocimiento de la asesoría brindada por parte de

la consejería

Insuficiente personal vinculado de planta en la Alta

Consejería para poder realizar el acompañamiento

durante la incorporación.

Una vez realizado el monitoreo del riesgo y aplicados

los correspondientes controles, se efectuó el análisis

que se describe a continuación, a partir del cual se

pudo determinar que el riesgo no se ha

materializado.

(1) Solicitud de apoyo de otras dependencias y

entidades para la formulación de la estrategia de

Postconflicto.

- Descripción: La Dirección para el Post-conflicto ha

acudido a otras dependencias y entidades del Estado

para avanzar en la formulación de la estrategia de

Post-conflicto. Entre aquéllas se destacan, a manera

de ejemplo, la Dirección de Proyectos Especiales del

Departamento Nacional de Planeación; la Secretaría

de Transparencia de la Presidencia de la República; la

Consejería para los Derechos Humanos y el Derecho

Internacional Humanitario en el Despacho del Ministro

Consejero para el Post-conflicto; la Consejería

Presidencial para la Competitividad y el

Departamento para la Prosperidad Social. Hasta

mediados de noviembre de 2015 la Dirección contó

con dos funcionarias del DPS en comisión apoyando

las tareas que deben realizarse, como también con

dos funcionarios de Colombia Responde.

08/ene/2016 15:38

No

Desarticulación entre las partes interesadas

Incumplimiento a las actividades proyectadas por la

CPEM en su PI y en POA.

Perdida de la Credibilidad de la ACPEM en los

territorios.

Desinterés de las entidades territoriales Dar a conocer mediante la página web los servicios

ofrecidos desde la CPEM

9

Una vez realizado el monitoreo del riesgo y aplicados

los correspondientes controles, se efectuó el análisis

que se describe a continuación, a partir del cual se

pudo determinar que el riesgo no se ha

materializado.

(1) Solicitud de apoyo de otras dependencias y


Postconflicto.

- Descripción: La Dirección para el Post-conflicto ha

acudido a otras dependencias y entidades del Estado

para avanzar en la formulación de la estrategia de

Post-conflicto. Entre aquéllas se destacan, a manera

de ejemplo, la Dirección de Proyectos Especiales del

Departamento Nacional de Planeación; la Secretaría

de Transparencia de la Presidencia de la República; la

Consejería para los Derechos Humanos y el Derecho

Internacional Humanitario en el Despacho del Ministro

Consejero para el Post-conflicto; y el Departamento

para la Prosperidad Social. Sobre éste último, asignó

en comisión de servicios a dos funcionarias de su

entidad para apoyar las tareas de alistamiento para

el post-conflicto, según consta en la resolución No.

02001 del 26 de mayo de 2015.

Igualmente, cabe mencionar que el comité inter-

07/oct/2015 11:53 Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

No

El riesgo identificado para la Dirección de Seguridad

es: Atrasos en formulación de la estrategia para el

postconflicto. Para este riesgo se encuentran en

aplicación los controles formulados, los cuales son:

Solicitud de apoyo de otras dependencias y


Postconflicto: a la fecha de este reporte se ha

solicitado apoyo a la Dirección de Seguridad, Minas y

Derechos Humanos, con las cuales se está

trabajando la estrategia para el postconflicto. (Los

temas tratados son información reservada por

tratarse de seguridad y defensa nacional)

Gestión de recursos y apoyo con la Cooperación

Internacional: a la fecha de esta actualización se está

gestionando el apoyo de la Cooperación

Internacional, para lo cual se han adelantado

diferentes reuniones con la Subdirección de

Operaciones, se anexa invitación a las reuniones.

Reuniones de Trabajo para la formulación de la

Estrategia de Postconflicto: se han realizado

diferentes reuniones para avanzar en la estrategia.

(Los temas tratados son información reservada por

tratarse de seguridad y defensa nacional)

30/jun/2015 10:16

31/Dec/2016 23:5901/Jun/2015 00:00Gestión de Asuntos

Políticos

PA-2015-2018 Direccion

para el Posconflicto-

Con la implementación de controles se evitará

la materialización del riesgo.3Zona de riesgo moderadaModeradoRaro

Solicitud de apoyo de otras dependencias y


9Zona de riesgo altaModeradoModeradaLuz Amparo Guzman Arias

Reuniones de Trabajo pa la formulación de la

Estrategia de Postconflcito

1.No cumplir con lo Planeado en cuanto a la

Estrategia de Postconflicto.

2.Se afecta negativamente la imagen del Gobierno

Nacional y la del Señor Presidente de la República.

3.Se crean expectativas que no se pueden cumplir

con respecto al Proceso de Implementación de la

Estrategia de Postconflicto.

No tener el personal suficiente en la Dirección de

Postconflicto para atender las actividades que se

En caso de presentar atrasos en la formulación de la

estrategia para postconflicto con respecto a los

avances del acuerdo paz se identifica este riesgo y

se formula los controles respectivos para prevenir su

materialización




AC: Coordinar la articulación de la visión de conjunto

de gobierno sobre post-conflicto y construcción de

paz.

Atrasos formulación de la

estrategia para el postconflicto


No prestar la asesoría a otras entidades para el

proceso de implementación de la estrategia de post-

No contar con recursos para realizar las actividades

que se requieren realizar para la formulación e

implementación de la Estretegia de Postconflicto,

No

El día 15 de enero de 2016 de se realizó el monitoreo

de riesgos con corte a 31 de diciembre de 2015, en el

cual se puede confirmar que el riesgo no se ha

materializado en la Dirección para la Coordinación de

Infraestructura, lo cual se puede observar en el

cumplimiento del indicador al 100%, y para el cual

adjuntamos las fichas de seguimiento de los 38

proyectos priorizados durante el tercer trimestre.

15/ene/2016 17:15

No

El día 6 de octubre de se realizó el monitoreo de

riesgos con corte a 30 de septiembre de 2015, en el

cual se puede confirmar que el riesgo no se ha

materializado en la Dirección para la Coordinación de

Infraestructura, lo cual se puede observar en el

cumplimiento del indicador al 100%, y para el cual

adjuntamos las fichas de seguimiento de los 38

proyectos priorizados durante el tercer trimestre.

06/oct/2015 16:18

Disponibilidad de personal para el desarrollo de las

actividades de seguimiento

No existen herramientas tecnológicas para un

adecuado seguimiento a los compromisos

Para la Dirección de Infraestructura se llevaron las

siguientes actividades, con las cuales se confirma que

no se produjo la materialización del riesgo durante el

segundo trimestre de 2015:

1. Memorias de seguimiento: Durante el segundo

trimestre de 2015 se llevaron a cabo reuniones con

semanales presididas por el Señor Vicepresidente y

asistencia del Ministerio de Transporte con sus

entidades vinculadas.

2. Fichas de seguimiento: Durante el segundo

trimestre de 2015 la Dirección para la Coordinación

de Infraestructura produjo fichas de proyectos

15/jul/2015 09:06

No existen procedimientos definidos para realizar la

labor de seguimiento

Alto volumen de compromisos para el desarrollo de

infraestructura del país

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Se realizó 10 reuniones de seguimiento donde se

realizó seguimiento a todos los compromisos de los

proyectos de infraestructura. Como resultados de

dicho seguimiento se evidecion que no se materalizó

el riesgo asociado a la Dirección para la Coordinación

21/abr/2015 10:03


Políticos


para la Coordinación de

Infraestructura -

Para evitar el riesgo la Dirección para la

Coordinación de Infraestructura aplicara los

controles establecidos acorde con su plan

operativo para la vigencia 2015


Reuniones de segumiento con los responsables de

los compromisos

Seguimiento a los compromisos establecidos con las

entidades competentes

Reuniones de seguimiento con las entidades

Zona de riesgo extremaMayorModeradaLuis Fernando Rodríguez Yepes

1. Retrasos en la ejecución de los proyectos de

infraestructura estratégica para el desarrollo del país

2. No se desarrollan oportunamente los proyectos de

infraestructura estratégica para el desarrollo del país


Coordinación interinstitucional e intersectorial para

desarrollo de compromisos

La información suministrada para el seguimiento por

parte de las entidades puede no corresponder a la

ultima versión o estar desactualizada




AC: - Coordinar con las Entidades del Gobierno

Nacional que tienen competencia sobre la

Infraestructura de Transporte del País, la evaluación y

seguimiento al desarrollo y cumplimiento de los

Programas y Metas de la Política de Infraestructura

de Transporte del País

- Seguimiento al cumplimiento de los compromisos

establecidos por las Entidades del Gobierno Nacional

en las reuniones de Coordinación y Seguimiento que

se promoverán en la Vicepresidencia de la República

con una periodicidad máxima quincenal

De acuerdo con los compromisos establecidos la

Dirección para la Coordinación de Infraestructura

realiza seguimiento a través de reuniones, correos o

llamadas telefónicas a los responsables de ejecutar

las acciones encaminadas al desarrollo de la

infraestructura del país.

Incumplimiento en el seguimiento

a los compromisos para el

desarrollo de la infraestructura

estrategica del pais


No

Luego de hacer un análisis del riesgo asociado al

trabajo realizado con las entidades pertenecientes a

la Comisión Intersectorial para la Prevención del

Reclutamiento de NNA, no se evidencia "debilidad de

los procesos de articulación interinstitucional en los

ámbitos nacional y territorial que obstaculice la

elaboración de la evaluación de la asistencia técnica

prevista para la vigencia".



ellos:









focalizaciones y ejercicios de acuerdos técnicos con

las entidades que hacen parte de esta Comisión.

15/ene/2016 10:42

12

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo


entidades nacionales, territoriales y organizaciones

sociales. 2. Pérdida de credibilidad y confianza por

parte de las entidades por incumplimiento de

responsabilidades. 3. Duplicidad de funciones

Con la identificación, análisis y valoración del

riesgo se busca reducir la probalidad de

ocurrencia del mismo.

6Zona de riesgo moderadaModeradoImprobableModeradoModeradaJuan Manuel Mejia Salazar

El logro de los objetivos misionales de la Consejería

Presidencial para los Derechos Humanos dependen

en gran medida de un marco interinstitucional común -

estrategia nacional de DDHH y mecanismos afines o

complementarios -; la efectiva pariticipación de

entidades, organismos, instituciones y autoridades

nacionales y territoriales que determinan el

cumplimiento de las metas establecidas puesto que

implican procesos de intercambio de información,

desarrollo de planes de trabajo y actividades,

contrapartidas presupuestales y espacios de decisión

política, planeación estratégica y operativa, monitoreo

y seguimiento.




AC: Analizar el fortalecimiento de las instancias de






ARC: Analizar el fortalecimiento de las instancias de






Debilidad de los procesos de

articulación interinstitucional en

los ámbitos nacional y territorial

que obstaculice la elaboración de

la evaluación de la asistencia

técnica prevista para la vigencia




(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AP Evitar el riesgo

Incorporación de un tablero de control de

seguimiento a la política pública dentro del

observatorio de transparencia para hacer públicos los

retrasos en reporte, actividades y metas de los

AP Cronograma de trabajo Evitar el riesgo

AP Evitar el riesgo

Cronograma de trabajo

No

Para el primer trimestre 2015, realizado el monitoreo

y aplicados los controles y el seguimiento al indicador

asociado, el riesgo no se materializo y la Estrategia 1

a la cual esta ligado se cumplio satisfactoriamente.

Se adjunta informe

21/abr/2015 10:58

Una vez realizado el monitoreo correspondiente al

2do cuatrimestre del 2014 (may-agosto), se pudo

determinar que aplicando los controles establecidos

para el riesgo como los son:1-cronograma de trabajo;

2- Comunicación permanente con los enlaces

designados por las entidades relacionadas con los

puntos de la agenda; 3-Designación por parte de las

entidades involucradas de un enlace para tema de la

agenda;4-metodología para la elaboración de fichas

de los documentos técnicos; 5-Aplicar las funciones

de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz; este

no se materializó gracias a la aplicación de sus

controles, los cuales mostraron su efectividad.

Con el cumplimiento de los controles, se obtuvo de

manera eficaz y oportuna la información proveniente

de otras entidades, que sirven como insumo para la

elaboración de los documentos técnicos para la

Delegación del Gobierno Nacional, los cuales les

sirven como documentos de referencia y consulta.

Para este período los documentos se centraron

básicamente en la temática del punto 3 de la Agenda,

el cual se logró cerrar y acordar el 16 de mayo de

2014; para posteriormente pasa abordar el punto 5

de la Agenda- Victimas- el cual continua siendo

debatido por la mesa de conversaciones.

01/sep/2014 07:55

No

Para el segundo trimestre de 2015, una vez realizado

el monitoreo al presente riesgo y aplicados los

controles estabelcidos:

1- Cronograma de trabajo


designados por la entidades relacionadas con los

puntos de la agenda

3- Designación por parte de las entidades

involucradas de un enlace para los temas de la

agenda

4- Metodología para la elaboración de las fichas de

los documentos técnicos

5- Aplicación de las funciones de la Oficina del alto

comisionado de paz y su Dirección Temática

Se pudo establecer que el riesgo no se materializó y

los controles definidos fueron efectivos.

Este riesgo esta directamente asociado a la

Estrategia 1 del Plan Operativo de la

Dirección Temática de la Oficina del Alto Comisionado

para la Paz; estrategia la cual desarrolla las

actividades de documentos técnicos para la

30/jun/2015 23:59

Hecho el monitoreo para este riesgo referente al

primer cuatrimestre del 2014, se establece que éste

no se materializó. Se cumplió con la obtención eficaz y

oportuna de la información proveniente de otras

entidades, que sirven como insumo para la

elaboración de los documentos técnicos para la

Delegación del Gobierno Nacional, los cuales les

sirven como documentos de referencia y consulta.

Para este período los documentos se centraron

básicamente en la temática del punto 4 de la Agenda

del Acuerdo, el cual esta siendo abordado por la

mesa de conversaciones.

Así mismo, se debe tener en cuenta que se cumplió

satisfactoriamente para el primer trimestre con la

Estrategia 1 del Plan Operativo de la Oficina,

30/abr/2014 10:52

No envío oportuno de la información de insumos para

la elaboración de documentos técnicos por parte de

las entidades responsables entorno a los temas

tratados en la agenda

La urgencia y celeridad con la que se requiere la

información solicitada por la delegación del Gobierno

Nacional para la mesa de conversaciones

No

Para el ultimo cuatrimestre de 2014, el riesgo

relacionado con el incumplimiento de compromisos

ante la imposibilidad de obtener la información

proveniente de otras entidades requeridas para la

elaboración de documentos tecnicos para la

delegación del Gobierno Nacional en la mesa de

conversaciones, no se materializó gracias a la

aplicación de los controles establecidos para tal fin.

El grupo temático de la Oficina del Alto Comisionado

para la Paz, proporicionó de manera oportuna los

insumos técnicos de análisis para la Delegación del

Gobierno Nacional para la Mesa de Conversaciones,

especialmente lo relacionado con el punto 5 de la

Agenda del Acuerdo General para la Termianción del

Conflicto, -Victimas-. En tal sentido se cumplio

satisfactioriamente con la Estrategia 1 del Plan

Operativo de la Oficina adel Alto Comisionado para la

Paz, relacionado con "Elaborar insumos temáticos

02/ene/2015 15:03

No

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Una vez monitoreado el riesgo en el correspondiente

período, se pudo establecer que éste no se

materializó , se cumplió con la obtención oportuna de

la información proveniente de otras entidades

requeridascomo insumo para la elaboración de los

documentos técnicos para la delegación del Gobierno

31/dic/2013 12:33


Políticos

PA-2015-2018 Oficina del

Alto Comisionado para la

Paz - Dirección Temática-


Comunicación permanete con los enlaces designados

por la entidades relacionadas con los puntos de la

Aplicación de las funciones de la Oficina del alto

comisionado de paz

Metodologia para la elaboración de las fichas de los

documentos técnicos


ante la imposibilidad de obtener

la información proveniente de

otras entidades requeridas para

la elaboración de documentos

tecnicos para la delegación del

Gobierno Nacional en la mesa de

conversaciones


No

Para el referido y último 4to trimestre de 2015 y una

vez realizado el monitoreo al presente riesgo y

aplicados los controles establecidos,tales como:




puntos del acuerdo

3- Metodología para la elaboración de documentos de

política para la implementación

4- Seguimiento de alto nivel desde el Consejo

Interinstitucional del Postconflicto

Se pudo comprobar que el riesgo no se materializó y


Este riesgo está directamente asociado a la




actividades de alistamiento de la implementación de

los acuerdos de la agenda del Acuerdo General para

ModeradaDiana Andrea Camacho Correa

1. No contar con información sufiente, oportuna y

precisa para la elaboración de los documentos

técnicos

2. Desgaste administrativo por reprocesos en la

solicitud de información


desiciones de la delegación del Gobierno Nacional

Designación por parte de las entidades involucradas

de un enlace para los temas de la agenda

El manejo del riesgo es evitarlo teniendo

como presente las posibles consecuencias

que tendría que éste se materializará. De ahi

la importancia de tener identificados los

controles y el monitoreo constante del mismo

a través de su indicador.

30/sep/2015 18:00

Los productos elaborados por las entidades no

satisfacen el alcance de los compromisos del Gobierno

No se hace el seguimiento a los compromisos de las

No se discuten con las diferentes entidades las

tareas identificadas por la OACP para el alistamiento.

No contar con un enlace delegado por parte de los

despachos de las entidades que estan relacionados

con los distintos puntos de la agenda




AC: Documentar las temáticas del Acuerdo General

Para la Terminación del Conflicto y la Construcción de

una Paz Duradera

La OFicina del Alto Comisionado de Paz prepara los

insumos tecnicos para la delegación del Gobierno

Nacional que participa en la mesa de conversaciones

con los grupos al margen de la ley.

28/dic/2015 11:11


No

En referencia al 3ER trimestre de 2015, una vez

realizado el monitoreo al presente riesgo y aplicados

los controles establecidos, como:




puntos del acuerdo





Se pudo comprobar que el riesgo no se materializó y








Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

Comunicación permanente con los enlaces


Seguimiento de alto nivel desde el Consejo


Metodología para la elaboración de documentos de


No

Para el segundo trimestre de 2015, una vez realizado

el monitoreo al presente riesgo y aplicados los

controles establecidos:




puntos del acuerdo













la Terminación del Conflicto y la Construcción de una

30/jun/2015 23:59


Políticos



Paz - Dirección Temática-



que tendría que éste se materializará. Por

eso la importancia de aplicar los controles

establecidos para su seguimiento y

monitoreo.


A.C.C: Asesorar el diseño y la ejecución de políticas,



A.C: Articular con las diferentes entidades el

alistamiento para la implementación de los acuerdos

Realizar informe de seguimiento a la matriz de

alistamiento

Este riesgo esta asociado al incumplimiento de los

compromisos del alistamiento por partes de las

entidades de los puntos que se han ido acordando en

el Acuerdo Final y esta vinculado a la Estrategia 2 del

Plan Operativo que esta a cargo de la Dirección

Temática de la OACP:


en materia de alistamiento por

parte de las entidades

responsables de iniciar acciones

previas a la firma del Acuerdo

Final


31/dic/2015 19:17

9Zona de riesgo altaModeradoModeradaDiana Andrea Camacho Correa

1. Demoras injustificadas en la ejecución de las

tareas asignadas y en la implementación de los

Acuerdos.

2. Desconocimiento por parte de las entidades en

relación a las actividades de las que son

responsables.

No

La PPIA tiene 110 acciones a cargo de más de 20

entidades del Gobierno Nacional; la Secretaría de

Transparencia y el DNP se coordinan regularmente

para hacer seguimiento al desarrollo de la PPIA, el

cual se registra periódicamente en un tablero de

control y sirve para apoyar a las diferentes entidades

en donde sea necesario para poder implementar

exitosamente las acciones de política.

La última actualización a 31 de diciembre de 2014 nos

dice que la política pública a sólo un año de ser

sancionada (de 4 que tiene su horizonte de tiempo)

va bastante bien, puesto que su avance es en

promedio de un 46%. Los avances en la

implementación de la PPIA, como resultado de la

gestión directa de la Secretaría de Transparencia

son:

• Sanción de la Ley de Transparencia de del

Derecho a la Información Pública y su Decreto

Reglamentario;

• Operación y puesta en marcha del Observatorio

de Transparencia y Anticorrupción;

30/jun/2015 17:10

No contar con un enlace delegado por parte de los

despachos de las entidades que están relacionados

con los distintos puntos de la agenda en el proceso

No

Se desarrolló un informe con corte a 30 de junio de

2015 elaborado a partir de información reportada por

las entidades responsables de la PPIA de acuerdo

con los formatos exigidos por el DNP (Ver informe

anexo). El próximo reporte corte se solicitará en el

primer trimestre de 2016 con corte a 31 de diciembre

NoSe actualiza la nueva fecha de monitoreo20/may/2015 14:54

No

DNP y Secretaría de Transparencia hicieron

seguimiento a las actividades del CONPES 167 de

2013 con corte a 30 de junio de 2015 oficiando a

todas las entidades responsables de las diferentes

actividades. Con la información recibida se diligenció

la matriz adjunta y se hizo un diagnóstico de las

actividades más rezagadas dentro de la Política

Pública, que se socializará con la Subdirección de DNP

08/oct/2015 16:41

09/abr/2015 11:12


establecidos, se evidencia que el riesgo no se

No

Se actualizo el controlcon el respectivo soprte

":Incorporación de un tablero de control de

seguimiento a la política pública dentro del

observatorio de transparencia para hacer públicos los

retrasos en reporte, actividades y metas de los

09/jun/2015 15:55

09/abr/2015 11:11

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi


establecidos, se evidencia que el riesgo no se

No

La Secretaria de trannsparencia monitoreo para el

preente corte el riesgo correspondiente de acuerdo a

lo siguiente:

Controles:

“Liderar procesos de socialización a las entidades de

la importancia de la política pública integral

anticorrupción”.

Este control se realiza liderando procesos de

socialización a las entidades sobre la importancia de

la Política Pública Integral Anticorrupción -PPIA-, y de

sus diferentes componentes.

Los eventos de socialización se realizan de manera

presencial como virtual.

• Los Eventos presenciales:

• Se realizan en varias ciudades del país.

• Se convocan servidores públicos, sociedad

civil, sector privado y ciudadanía en general.

• Eventos virtuales:

• Se realizan a través de Hangout del

Observatorio de Transparencia y Anticorrupción.

• Se establece un diálogo con expertos y

ciudadanía.

Material de apoyo para los eventos:

• Documentos impresos de normas y políticas

abanderadas por el DAPRE- Secretaría de

Transparencia, o sobre los cuales tiene una relación

29/dic/2014 11:36


Políticos


de Transparencia -

Se asocia el indicador del cumplimiento de la

PPIA incluidas en el tablero de control, para el

monitoreo del riesgo.


Liderar procesos de socialización a las entidades de

la importancia de la política pública integral

12Zona de riesgo extremaMayorModeradaOscar Rene Arias Diaz

Actividades de seguimiento y coordinación con

entidades públicas pertinentes para la política pública

integral anticorrupción, en alianza con el DNP.

Recurso humano de la Secretaría de Transparencia

capacitado.

1.Retraso en el cumplimiento de actividades

establecidas en el plan de acción de CONPES.

2.La información reportada por las diferentes

entidades no sirve para orientar las acciones ni

evaluar los resultados de la política de Transparencia

y Lucha contra la Corrupción establecida en el

CONPES.

3.Retraso en el cumplimiento y registro de las metas

de la política pública integral anticorrupción

establecidas en el CONPES.

4.Rezago del país en materia de transparencia y

lucha contra la corrupción.

No contar con equipo humano suficiente.

El objetivo central de la PPIA es fortalecer las

herramientas y mecanismos para la prevención,

investigación y sanción de la corrupción. Así las cosas,

el incumplimiento en las labores de monitoreo y

seguimiento de las actividades que quedaron

incluidas en el plan de acción del CONPES 167,

impedirá mejorar los índices de acceso y la calidad de

la información pública así como también será un

obstáculo para mejorar las herramientas de gestión

construidas en pro de la lucha contra la corrupción.

AC. Ejecutar un Plan comunicacional para la

promoción y difusión de la política integral. PC. -

PAAPC 2015

Incumplimiento en las actividades

de coordinación, monitoreo y

seguimiento de la Política Pública

Integral Anticorrupción.


Bajo interés de las entidades en el cumplimiento de

las actividades del CONPES.

No contar con equipo humano con conocimientos

técnicos específicos.

No

El riesgo no se materializo. La Dirección de Asuntos

Políticos adelanto durante este periodo más de 5

reuniones con los Asesores Legislativos de los

Ministerios y DNP, 4 reuniones con los partidos de

Unidad Nacional y el seguimiento semanal de la

31/dic/2015 15:02

No

De acuerdo al riesgo “Entregar información errada o

extemporánea al Presidente de la República sobre el

trámite de la agenda legislativa del Congreso de la

República” con corte a 30 de septiembre, se han

aplicado los respectivos controles como: (1)

Reuniones y mesas de trabajo con Ministerios y

congresistas de la Unidad Nacional, (2) Monitoreo de

la agenda en el Congreso de la República, (3)

Comunicación efectiva con los enlaces de los

Ministerios y (4) Consolidación de información y bases

de datos del trámite legislativo.

Respecto a las actividades e indicadores (Debates de

control político coordinados y Ejecución de la agenda

legislativa priorizada), que hacen parte del Plan

Operativo, han permitido medir la materialización del

19/oct/2015 17:03

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo



de este riesgo.

4Zona de riesgo altaMayorRaroZona de riesgo extremaMayorModeradaPaola Jimena Hernández

1. Aprobación de iniciativas legislativas con impacto

negativo para los intereses del Gobierno Nacional

2. Que el Presidente no cuente con información verás

y oportuna sobre el trámite de iniciativas legislativas

en el Congreso de la República

3. Entrega de información errada en los balances de

gestión de la Dirección.



de las prioridades de Gobierno

AC: Realizar el seguimiento a los proyectos de ley o

actos legislativo de iniciativa del gobierno o del

Congreso que son considerados de interés para el

gobierno nacional

Se genera un riesgo cuando no se entrega la

información adecuada y en el tiempo correspondiente

al Presidente de la República sobre el trámite de la

agenda legislativa.

Entregar información errada o

extemporánea al Presidente de la

República sobre el trámite de la

agenda legislativa del Congreso

de la República

12



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AP Contar con personal calificado Evitar el riesgo

AP Evitar el riesgo

Directiva 05 de 2014

AP Evitar el riesgo

AP Evitar el riesgo

AP Evitar el riesgo

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No



• Definición de estudios previos para

fortalecer la coordinación interinstitucional, para la

regulación de los actores del AICMA en Colombia en

temas de Diseño e implementación de planes de

comunicación (Imprenta), desarrollo de campañas de

sensibilización (a través de cuñas radiales), formación

de comunidades a través de aulas y esquemas

móviles (SENA) y realización de intervenciones a

pueblos indígenas (a través de un proyecto con una

asociación de cabildos de Cauca y operador logístico).

En la actualidad se cuenta con contrataciones de

Imprenta, cuñas radiales y la Asociación de Cabildos

y Autoridades Tradicionales Indígenas del

Departamento de Arauca (ASCATIDAR) de las cuales

los supervisores están realizando del seguimiento de

ejecución.

• De la misma manera se vienen

adelantando trabajos articulados organizaciones de

presencia nacional para desarrollar acciones de

AICMA (como Ecopetrol, Parques Nacionales

Naturales, entre otros).

• Realización de dos eventos nacionales de

articulación con entidades del sector entre los cuales

13/jul/2015 15:58


Políticos


Políticos


PARA LA AICMA -

ESTRATEGIA 2

Con el fin de evitar la Inadecuada articulación

interinstitucional para el desarrollo de AICMA,

la Dirección para la Acción Integral contra

Minas Antipersonal desarrolla acciones para el

seguimiento y monitoreo a lo establecido en

éste.



PARA LA AICMA -

ESTRATEGIA 5

Monitoreo y seguimiento a la formulación,

formalización e implementación de acciones de AICMA

12Zona de riesgo altaModeradoProbableOlga Alejandra Pantoja Romero

Débil flujo de información al interior de la dependencia

en relación con las gestiones adelantadas.

Desarticulación interinstitucional en temas de AICMA

Falta de articulación de capacidades técnicas en

materia de AICMA.

Hace referencia a las deficiencias tanto en la

formulación y ejecución de gestiones adelantadas

con entidades y socios aliados que tienen incidencia

en la acción contra minas.

Inadecuada articulación

interinstitucional para el

desarrollo de de AICMA


Falta de mecanismos para hacer seguimiento a los

procesos que se adelantan en temas de AICMA



• Acreditación de la organización civil Handicap

International.

• Seguimiento a operaciones de desminado (lo

cual se evidencia en las estrategias 1 y 5 del plan

operativo)

Las evidencias de monitoreo se reflejan en el

15/ene/2016 16:36

No



• Instancia virtual el 14 de agosto para tratar el

aumento de la capacidad operacional de la

Organización Civil de Desminado Humanitario Halo

Trust).

• Desarrollo de una mesa técnica con el DNP

(donde participa el Ministerio de Defensa y

organizaciones civiles que desarrollan temas de

Desminado) para la construcción del costeo de

Desminado

• Seguimiento a operaciones de desminado (lo

cual se evidencia en las estrategias 1 y 5 del plan

13/oct/2015 11:46

Gestión de Asuntos

Políticos

Gestión de Asuntos

Políticos

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00

No



• Remisión del estándar de acreditación

para revisión y comentarios.

• Gestión de recursos para el desarrollo de

la prueba piloto definida en marco de los Acuerdo de

la Habana

• Gestión de recursos para el tema de

desminado en marco de la visita del Director de la

oficina asuntos políticos y militares departamento de

estado EE.UU. Para esto se planteó el desarrollo de

un proyecto de equipos de multitarea (donde se

proyecta una cooperación de USD$5.000,000).

• Desarrollo de la Instancia

Interinstitucional en el mes de junio donde se aprobó

13/jul/2015 16:19

31/Dec/2016 23:5919/Jan/2015 00:00

ModeradaOlga Alejandra Pantoja Romero

-Desarrollo de gestiones para consecución de

recursos para fortalecer el tema de desminado


PARA LA AICMA -

ESTRATEGIA 1

Con el fin de evitar el Incumplimiento en el

desarrollo de operaciones de desminado

encaminadas a la liberación de sospecha de

minas de terrenos afectados por éstos, la


Antipersonal desarrolla acciones para el


éste.



PARA LA AICMA -

ESTRATEGIA 6

Reportes de seguimiento a operaciones de

Asignación de municipios para el desarrollo de

operaciones de desminado

-Revisión y ajustes de documentos para la

acreditación de organizaciones.


Baja asignación de municipios para el desarrollo de

operaciones de desminado

Municipios afectados por Minas Antipersonal que no

han tenido intervenciones de desminadohumanitario

Falta de interés de organizaciones civiles para

Hace referencia a incumplimiento de las acciones

relacionadas con desminado que están encaminadas

a la coordinación, acompañamiento, seguimiento y

monitoreo de las operaciones adelantadas por las

diferentes organizaciones (hace referencia a BIDES y

organizaciones civiles de desminado).

Incumplimiento en el desarrollo

de operaciones de desminado

encaminadas a la liberación de

sospecha de minas de terrenos

afectados por éstos


Falta de recursos para el desarrollo de operaciones

de desminado

Bajo seguimiento a las operaciones de desminado

No

Desconocimiento del impacto de intervenciones

realizadas en territorios afectados pro MAP, MUSE y

Falta de compromiso por parte de las entidades y

organizaciones para el desarrollo e inclusión de

actividades en temas de AICMA.


siguientes acciones de monitoreo de riesgo:

• Dar continuidad a la estrategia territorial a

través de los funcionarios de la Dirección.

• Suscripción del contrato 147-15 con la finalidad

de Apoyar a la Dirección para la Acción Integral contra

Minas Antipersonal en la recolección y validación de

información en terreno, implementación y seguimiento

de acciones de AICMA en municipios priorizados de

los Departamentos de Meta, Guaviare, Casanare y

Arauca.

Es así que la Dirección logró en la vigencia 2015:

- Construir 20 rutas departamentales para la

atención, asistencia y reparación a las víctimas de

MAP, MUSE y/o AEI en el marco de la Ley 1448 de

2011, que permiten definir roles y responsables en la

atención a víctimas y mejorar así el accesos de éstas

a las medidas de Ley (cumpliendo lo establecido en el

PND 2014-2018).

- Diseñar y actualizar de 18 planes de Acción AICMA

a partir de la gestión de los funcionarios de la

Dirección (cumpliendo lo establecido en el PND 2014-

2018).

- Contar con los Planes locales de AICMA construidos

a través de la estrategia de gestores territoriales

15/ene/2016 09:34

No


las siguientes acciones de monitoreo de riesgo:

• Implementación de la estrategia de coordinación

territorial, la cual está alienada a dos líneas

estratégicas de la Dirección (Fortalecer la

coordinación interinstitucional, para la regulación de

los actores del AICMA y Fortalecer la presencia

territorial, para la construcción de planes AICMA, con

la participación de comunidades y autoridades

locales) y las metas definidas en el PND 2014-2018.

• Construcción de 14 rutas departamentales para

la atención, asistencia y reparación a las víctimas de

MAP, MUSE y/o AEI en el marco de la Ley 1448 de

2011, que permiten definir roles y responsables en la

atención a víctimas y mejorar así el accesos de éstas

a las medidas de Ley.

• Diseño y actualización de 8 planes de Acción

AICMA a partir de la gestión de los funcionarios de la

Dirección.

• Revisión y ajustes de 84 Planes locales de

AICMA construidos a través de la estrategia de

13/oct/2015 11:40

Gestión de Asuntos

Políticos


PARA LA AICMA -

ESTRATEGIA 5

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Seguimiento periódico de intervenciones realizadas

en cada regional definida.

Seguimiento periódico de articulación de

intervenciones interinstitucionales



• Definición de regionales a intervenir, de

acuerdo con los lineamientos y proyección de la

Dirección (se adjunta perfil del proyecto de inversión

donde se informa las regionales).

• Definición de estrategia de coordinación

territorial, la cual en la actualidad está en proceso de

revisión interna.

• Levantamiento de información de

departamentos que tienen cobertura por los

funcionarios de la Dirección de planes de acción

AICMA en los cuales se consigna información de

planes, acciones a adelantar y metas a cumplir en los

departamentos relacionados con temas de AICMA (las

evidencias se encuentran en la estrategia 3 del plan

operativo). El seguimiento de esta se presentara a

partir del segundo semestre).

• Definición de contrataciones que

permitirán apoyar en el análisis, formulación e

integración de la Política de AICMA con otras políticas

y estrategias que contribuyan a la construcción de

Paz y Desarrollo Territorial; en la recolección y

validación de información en terreno, implementación

y seguimiento de acciones de AICMA en municipios

designados y en la implementación de actividades de

ERM y AV en territorio. Esta contrataciones están en

proceso de revisión del DAPRE.

• Desarrollo de intervenciones por parte de

funcionarios de la Dirección en departamentos

designados (las evidencias se encuentran en la

13/jul/2015 15:47


Políticos


PARA LA AICMA -

ESTRATEGIA 3

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00

Zona de riesgo extremaMayorModeradaOlga Alejandra Pantoja Romero

- Aumento de accidentes por MAP, MUSE y AEI.

- Desconocimiento de la necesidad de hacer

intervenciones en Acción Integral contra Minas

Antipersonal

- Los individuos, comunidades y entidades

territoriales afectadas carecen de capacidades de

respuesta para desarrollar procesos preventivos, de

emergencias y de contribución a la estabilización

socioeconómica.

Los instrumentos de planeación territorial no

incorporan la política pública en materia de AICMA.

Las intervenciones territoriales realizadas no

responden a las necesidades reales del territorio.

La Dirección pierde legitimidad como autoridad en el

desarrollo de la política pública en materia de AICMA

Con el fin de evitar las decisiones erróneas

para la planificación y seguimiento de

acciones regionales de AICMA, la Dirección

para la Acción Integral contra Minas

Antipersonal desarrolla acciones para el


éste.


Insuficientes recursos para garantizar la necesaria

cobertura territorial

Hace referencia a la falta de acompañamiento de

procesos de política pública en materia de AICMA por

parte de la Dirección en escenarios institucionales y

comunitarios claves a nivel local, y a la dificultad de

que estos respondan a las necesidades reales de los

territorios afectados con oportunidad y pertinencia.

Baja cobertura en intervenciones

regionales de AICMA


No

Dando alcance al comentario anterior, la Dirección

para la Estrategia de Comunicación aplicó los

controles establecidos para evitar la materialización

del riesgo, de la siguiente forma:

1. Matriz de control de las solicitudes de los

Ministerios y entidades adscritas para brindar

asesoría: Durante e último trimestre del 2015 se

recibieron 43 solicitudes de Ministerios y Entidades,

las cuales fueron atendidas a través de la asistencia

prestada por la Dirección

2. Directiva 05 de 2014: Desde la Dirección se realizó

seguimiento a la aplicación de la Directiva 05 a través

de revisiones, observaciones y ajustes a las

diferentes solicitudes realizadas por entidades y

Ministerios.

3. Manuales y guias de imagen del Gobierno: Se

realizó seguimiento a la aplicación de los lineamientos

del manual y guías de imagen para que todas las

campañas que salieron al aire cumplieran con los

criterios establecidos en dichos documentos.

15/ene/2016 17:14

12

No

DURANTE EL TRIMESTRE EN CURSO, REVISAMOS LOS

PUNTOS DE CONTROL, HICIMOS UNA REUNIÓN PARA

REVISAR ESTE TEMA Y EVITAR A TODA COSTA QUE EL

RIESGO SE MATERIALICE.

GRACIAS A ESTOS CONTROLES EL RIESGO NO SE

30/dic/2015 15:38

No

DURANTE EL TRIMESTRE EN CURSO, REVISAMOS LOS

PUNTOS DE CONTROL, HICIMOS UNA REUNIÓN PARA

REVISAR ESTE TEMA Y EVITAR A TODA COSTA QUE EL

RIESGO SE MATERIALICE.

GRACIAS A ESTOS CONTROLES EL RIESGO NO SE

01/oct/2015 08:49

No

El riesgo no se materializó y se compartió con todo el

equipo.

Durante el trimestre se brindó la asesoría necesaria a

cada Ministerio y Entidades del Gobierno en la

revisión de campañas publicitarias, piezas de

17/jul/2015 10:22

NoSe hizo actualización de la matriz de la valoración del

riesgo con base en el formato FDE39.05/jun/2015 16:05

NoComo evidencia de la NO materialización del riesgo,

se adjunta acta de reunión de análisis.23/abr/2015 11:28

NoUna vez analizado el tema, se determina que el

riesgo no se materializó y adjuntamos el acta de 21/abr/2015 17:06

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

NoEl riesgo no se materializo ya que se aplicaron todos

los controles formulados de manera efectiva.03/sep/2014 16:20


Políticos

No

Se analizaron y verificaron los controles establecidos

para este riesgo, por lo cual el riesgo no se

materializó. 13/ene/2015 15:31


PARA LA ESTRATEGIA DE

COMUNICACIÓN -

ESTRATEGIA 4



de este riesgo.


Inadecuada asesoria a las

entidades de la rama ejecutiva

del orden nacional para transmitir

el mensaje de gobierno por parte

de la Dirección para la estrategia

de Comunicación

Gestión de Asuntos Políticos Matriz de control de las solicitudes de los Ministerios y

entidades adscritas para brindar asesoría

12Zona de riesgo altaModeradoProbableJuanita Mejia Boada

Incumplimiento para dar respuesta a las solicitudes

realizadas por las entidades

Desconocimiento por parte del asesor de los

lineamientos establecidos en la Directiva 05 de 2014,

el Manual de Imagen, el Sistema Gráfico Gobierno de

la República de Colombia, el Sistema de Identidad

Visual Gobierno de Colombia y el Comité de

1. Mala imagen del Gobierno Nacional

2. Sanciones disciplinarias por acciones y omisiones

en el ejercicio de los tiempos de respuestas a las

solicitudes realizadas por las entidades.

3. Aprobación de campañas que no cumplan con la

totalidad de requisitos definidos en los lineamientos.

Falta de personal que brinde la asesoría para dar a

conocer los lineamientos establecidos dentro de la

Directiva 05 de 2014, el Manual de Imagen, el

Sistema Gráfico Gobierno de la República de

Colombia, el Sistema de Identidad Visual Gobierno de Manuales y guias de imagen del Gobierno




No se brinda la asesoría adecuada para que los

ministerios y entidades sigan los lineamientos

establecidos dentro de la Directiva 05 de 2014, el

Manual de Imagen, el Sistema Gráfico Gobierno de la

República de Colombia, el Sistema de Identidad Visual

Gobierno de Colombia y el Comité de Comunicaciones.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

No

Para el referido período - tercer trimestre de 2015,

una vez realizado el monitoreo al riesgo y aplicados

los controles existentes, los cuales son:

1-Contar con personal calificado

2-Revisión por otros organos dentro de la entidad

(Secretaría Jurídica)

3-Estándares institucionales establecidos (Decreto

1345 de 2010)


los controles definidos fueron efectivos.Este riesgo

esta asociado a la Estrategia 4 del Plan Operativo de

la Oficina del Alto Comisionado para la

Paz; estrategia la cual desarrolla las actividades de

tema jurídico de la Oficina del Alto Comsionado para

la Paz a la luz de las funciones de la Oficina. Para

30/sep/2015 18:59

Falta de competencia legal o constitucional Estándares institucionales establecidos (Decreto

1345 de 2010)

Equivocada estrategia de defensa o debilidad en los

argumentos jurídicos de defensa.

Revisión por otros organos dentro de la entidad


Para el referido período - cuarto trimestre de 2015,


los controles existentes,como los son:





1345 de 2010)


los controles definidos fueron efectivos.Este riesgo

esta asociado a la Estrategia 4 del Plan Operativo de

la Oficina del Alto Comisionado para la

Paz; estrategia la cual desarrolla las actividades de

28/dic/2015 10:57

No

Para el referido período - segundo trimestre de 2015,


los siguientes controles:





1345 de 2010)



Este riesgo esta netamente asociado a la Estrategia

4 del Plan Operativo de la Oficina del Alto

Comisionado para la Paz; estrategia la cual desarrolla

las actividades de tema jurídico de la Oficina del Alto

Comsionado para la Paz a la luz de las funciones de

02/jul/2015 16:06

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00

Fallos a favor de los

demandantes de las acciones

públicas frente a los instrumentos

legales que operativizan el

proceso de paz y su

implementación



Gestión de Asuntos

Políticos



Paz-Estrategia 4



que tendría que éste se materializará. Por

eso la importancia de aplicar los controles

establecidos para su seguimiento y

monitoreo.


No

Para el referido 3er trimestre de 2015, una vez


los controles establecidos:




puntos de la agenda



agenda










para la Paz.

30/sep/2015 18:30

1. Suspensión del Acto Administrativo

2. Nulidad del Acto Administrativo

3.AFECTACION DE LA IMAGEN DE LA ENTIDAD

4.PERDIDA DE CREDIBILIDAD DEL PROCESO DE PAZ

5.NORMAS RETIRADAS DEL ORDENAMIENTO LEGAL

Debilidad en la argumentación y la fundamentación

constitucional y legal de los instrumentos jurídicos.




A.C: Apoyar los aspectos jurídicos de la

implementación de los acuerdos derivados de la Mesa

de Conversaciones

Este riesgo esta relacionado con todas aquellas

demandas adelantadas contra los instrumentos

jurídicos (decretos, leyes, resoluciones entre otros)

que operativizan la paz y su implementación

Raro9Zona de riesgo altaModerado

No

En relación al 4to y último trimestre de 2015, una vez


los controles establecidos, los cuales son:




puntos de la agenda



agenda










28/dic/2015 11:08

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo6Zona de riesgo moderadaModeradoImprobable


ante la imposibilidad de obtener

la información proveniente de

otras entidades requeridas para

la elaboración de documentos

tecnicos para la delegación del

Gobierno Nacional en la mesa de

conversaciones


1. No contar con información sufiente, oportuna y

precisa para la elaboración de los documentos

técnicos

2. Desgaste administrativo por reprocesos en la

solicitud de información


desiciones de la delegación del Gobierno Nacional



que tendría que éste se materializará. De ahi

la importancia de tener identificados los

controles y el monitoreo constante del mismo

a través de su indicador.




AC: Documentar las temáticas del Acuerdo General

Para la Terminación del Conflicto y la Construcción de

una Paz Duradera

La OFicina del Alto Comisionado de Paz prepara los

insumos tecnicos para la delegación del Gobierno

Nacional que participa en la mesa de conversaciones

con los grupos al margen de la ley.




(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AP Evitar el riesgo

Sistema de seguimiento a compromisos del Señor

Presidente

APElaboración de escenarios de planeación y

articulaciónEvitar el riesgo

AP Evitar el riesgo

Aplicación de sistemas informáticos de protección de

datos y control de accesos al sistema de base de

datos delm Observatorio. Trazabilidad de los

Debilidad en los mecanismos de diseño, de la

seguridad de los datos y demás elementos de la

arquitectura tecnológica que soporta la protección del

sistema de de información frente a extracción ilegal

de datos o ataques a la integridad de las bases de

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

Los controles no fueron eficaces ya que lo

ocurrido obedece a una situación ajena a la

orbita de competencia del Observatorio para

lo anterior es necesario recomponer el equipo

de trabajo del Observatorio y crear los

controles que asociados a los riesgos

identificados para que permitan la no

materialización de dichos riesgos.

19/sep/2014 15:51Si

La gestión de información y conocimiento requiere del

talento humano responsable de los procesos de

procesamiento de datos, información, análisis de

fuentes y elaboración de informes y reportes. Debido

al proceso de restructuración de la Planta de

Personal de la Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos en el Observatorio fueron

aceptadas las renuncias solicitadas en su momento

dando como resultado que de un equipo conformado

por diez personal, en la actualidad se cuenta con un

asesor y el coordinador.

Esta dificultad estructural ha generado problemas de

funcionamiento misional del Observatorio.

Los controles no fueron eficaces ya que lo ocurrido

obedece a una situación ajena a la orbita de

16/ene/2015 15:45

30/Dec/2016 23:5920/Mar/2015 00:00Gestión de Asuntos

Políticos

Aplicación de mecanismos de verificación de calidad

de datos, y actualización de técnicas de

procesamiento de datos. Seguimiento al

procedimiento de recolección y sistematización de

Rino Agusto Acero Camacho

PA-2015-2018 CP

DERECHOS HUMANOS -

Las acciones de control del Observatorio

buscan reducir el riesgo registrado por medio

de la implementación de los procedimientos y

parámetros incluidos en el respectivo manual


1. Publicación de información con reserva legal que no

tiene que ser publicada y que pone en riesgo la

seguridad de una persona o institución. Productos

incompletos o inconsistentes que generan perdida de

credibilidad para la entidad.

2. Fugas de información y pérdida de credibilidad en

la confiabilidad de la plataforma.

3. Productos del Observatorio con información

inconsistente que induce a una lectura errónea del

contexto de análisis.

4. Dificultades o imposibilidad para el acceso,

administración y gestión de información clave para el

desarrollo de metas y procesos estratégicos

Dificultad para establecer protocolos de información

con los demás actores del Gobierno Nacional o del

Estado en general que contemplen el tipo y forma de

La gestión de información y conocimiento que es la

base del funcionamiento del Observatorio tiene como

fundamento datos, información y análisis de fuentes

comprobadas, con enfoques conceptuales y

metodológicos fiables y reportes consistentes.

Cualquier anomalía en este flujo de información

relacionada con la desprotección, imposibilidades o

pérdida de acceso, administración, consistencia e

integridad de los datos, altera el funcionamiento y

por ende retrasa o impide la entrega oportuna y

completa de productos y procesos del Observatorio

afectando así su legitimidad y credibilidad.




AC: Aportes de información y análisis a instancias

gubernamentales, estatales, sociales, cooperación

internacional y medios de comunicación para la

formulación de lineamientos y directrices de política

pública integral de derechos humanos

Desprotección y pérdida de

acceso, administración,

consistencia e integridad de la

información contenida en las

bases de datos del Observatorio

Gestión de Asuntos Políticos Verificar el cumplimiento de los compromisos con las

demás entidades, en terminos de calidad,

oportunidad y pertinencia de la información recibida.

Trazabilidad de los procedimientos y procesos

16Zona de riesgo extremaMayorProbable

No

El riesgo "Débil articulación de la Política de

Prevención del Reclutamiento que obstaculice la

priorización de los municipios " no se materializa de

acuerdo con el seguimiento realizado para este

semestre final, pues una vez valorados los controles

se evidencia que la articulación adelantada por la

Consejería Presidencial para los Derechos Humanos

ha permitido el buen ejercicio de la identificación y

priorización municipal.

Adicional a lo anterior, se hace un repaso de los

controles que se analizaron para soportar y

evidenciar la no materialización del riesgo:

1. Elaboración de escenarios de planeación y

articulación: En el trimestre se realizó una constante

participación en escenarios municipales y con

entidades del orden nacional y departamental,

asistencias técnicas a Mesas Departamentales de

Infancia, Adolescencia y Juventud y articulación con

entidades del orden nacional.

2. Reuniones de seguimiento y espacios:

Territorialización:

• Cartografía en Valle del Cauca con NNA y

15/ene/2016 10:51

No



priorización de los municipios " no se materializa en el

seguimiento realizado en este trimestre, pues una

vez valorados los controles se evidencia que la

articulación adelantada por la Consejería Presidencial

para los Derechos Humanos ha permitido el buen

ejercicio de la identificación y priorización municipal.







entidades del orden nacional y departamental,

asistencias técnicas a Mesas Departamental esde

Infancia, Adolescencia y Juventud y articulación con

entidades del orden nacional.

2. Reuniones de seguimiento: El 26 de agosto se

llevó a cabo la XVIII sesión de Comisión Intersectorial

en la sala 4 de la Casa de Nariño. Esta reunión a la

cual asistieron 45 personas, contempló dos puntos

generales en la agenda correspondientes a:

07/oct/2015 09:08

No



priorización de los municipios " no se materializa en el

seguimiento realizado en el trimestre, pues una vez

valorados los controles se evidencia que la

articulación adelantada por la Consejería Presidencial

para los Derechos Humanos ha permitido el buen

ejercicio de la priorización municipal.







entidades del orden nacional y departamental.

2. Reuniones de seguimiento: Se hizo visita mas de

dos veces a los municipios priorizados.

3. Revisión de las prioridades misionales y temáticas:

Antes de cada ejercicio se repasan las acciones

misionales ya realizadas para dar continuidad al

proceso de articulación y asistencia técnica.

15/jul/2015 16:53

No





Falta de herramientas para el análisis y seguimiento

16/ene/2015 14:52

Revisión de las prioridades misionales y temáticasInadecuada respuesta a las solicitudes

No

Con la aplicación de los controles asociados al riesgo,

se considera que no se ha materializado el mismo

pues en estos momentos se están realizando los

debidos espacios para la socialización de la

priorización municipal de 2015. Esta labor se

concretará con la reunión de los técnicos de la

15/abr/2015 11:24

Reuniones de seguimiento.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Una vez verificada la información y analizados los

controles se determina que el riesgo no se ha

materializado por cuanto las situaciones no se han

presentado para que haya débil articulación de la

03/sep/2014 16:2830/Dec/2016 23:5901/Apr/2015 00:00

Gestión de Asuntos

Políticos

ModeradoModeradaJuan Manuel Mejia Salazar

1. Falta de implementación de la política.

2. Pérdida de credibilidad y confianza por no cumplir

con tareas y responsabilidades.

3. No ejecución de recursos apropiados en el

proyecto.


entidades por no cumplir con las responsabilidades.

5. Escaso monitoreo de la dinámica de reclutamiento.

6. Desinformación en la toma de decisiones.

PA-2015-2018 CP

DERECHOS HUMANOS -

Con la política de manejo del riesgo se

pretende evitar incurrir en el incumplimiento a

los compromisos adquiridos con los miembros

de la Comisión Intersectorial, entidades

departamentales y municipales.


Falta de coordinación con las entidades

Débil puesta en marcha de los compromisos de

priorización y asistencia técnica adquiridos por el

equipo de Territorialización, Observatorio y

Componente de Seguimiento a Casos de la Secretaría

Técnica de la Comisión Intersectorial

ACC:Asesorar el diseño y la ejecución de políticas,



AC:

Actualizar y ponderar los factores de riesgo y hacer

seguimiento a los casos de amenaza o de ocurrencia

efectiva de reclutamiento y utilización contra niños,

niñas y adolescentes con miras a actualizar la

priorización de los municipios para la actuación de las

entidades integrantes de la Comisión Intersectorial

Débil articulación de la Política de

Prevención del Reclutamiento que

obstaculice la priorización de los

municipios


No

La Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas solicita

información periódica para el seguimiento al

cumplimiento de los compromisos asumidos por el

señor Presidente, para lo cual aplica los siguientes

controles que evitan el riesgo de desactualización:

-La elaboración del cronograma de reporte periódico

permitió que las entidades reportaran el seguimiento

en los plazos establecidos.

- Adicional al cronograma, se enviaron

comunicaciones recordando a las entidades la

importancia del envío oportuno de los reportes de

seguimiento.

-A partir de la información remitida por las entidades,

se registró el avance en el sistema de seguimiento,

previa verificación, a tendiendo a que cumpliera con

condiciones de calidad.

-Durante el último trimestre no fue necesario realizar

reuniones de seguimiento con las entidades ya que

todas reportaron oportunamente.

Con la implementación de los controles se logró que

no se materializara el riesgo. Se realiza el monitoreo

definitivo con el estado de los compromisos con corte

03/feb/2016 17:38


No

La Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas solicita

información periódica para el seguimiento al


señor Presidente, para lo cual aplica los siguientes



permitió que las entidades reportaran el seguimiento



comunicaciones recordando a las entidades la

importancia del envío oportuno de los reportes de

seguimiento.


se registró el avance en el sistema de seguimiento,

previa verificación, a tendiendo a que cumpliera con

condiciones de calidad.

-Durante el último trimestre no fue necesario realizar



Con la implementación de los controles se logró que

no se materializara el riesgo. Se realiza un monitoreo

04/ene/2016 17:35

No

La dirección para la Ejecución de Gobierno y Áreas

Estratégicas solicitó información durante el trimestre

de julio a septiembre para el seguimiento al


señor Presidente, para lo cual aplicó los siguientes



permitió que las entidades que tiene a cargo la

ejecución de compromisos asumidos por el señor

Presidente de la República reportaran el seguimiento

en los plazos establecidos para este trimestre.

- Se enviaron comunicaciones durante el trimestre de

julio a septiembre recordando a las entidades el

envío de los reportes de seguimiento, logrando que

enviaran oportunamente los reportes. Es de resaltar

que dependiendo de las entidades tienen diferentes

fechas de corte para reportar.


se registró el avance de los compromisos en el

sistema de seguimiento, revisando que cumplieran

con condiciones de calidad.

-Durante el trimestre julio a septiembre no fue

necesario realizar reuniones de seguimiento con las

entidades, todas reportaron a tiempo.

07/oct/2015 11:11

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

La dirección para la Ejecución de Gobierno y Áreas

Estratégicas solicita información periódica para el

seguimiento al cumplimiento de los compromisos

asumidos por el señor Presidente, para lo cual aplica

los siguientes controles que evitan el riesgo de

desactualización:


permitió que las entidades que tiene a cargo la

ejecución de compromisos asumidos por el señor

Presidente de la República reportaran el seguimiento



comunicaciones durante el mes recordando a las

entidades el envío de los reportes de seguimiento,

logrando que las enviaran oportunamente la

información. Es de resaltar que dependiendo de la

entidad tienen fechas diferentes durante el mes para

reportar.


se registró el avance en el sistema de seguimiento, a

tendiendo a que cumpliera con condiciones de

calidad.

-Durante el periodo no fue necesario realizar



10/jul/2015 16:13


Políticos


Gobierno y Áreas

Estratégicas. Estrategia 1

Con la implementación de los controles

definidos por la Dirección se mitigará la

materialización del riesgo


Gestión de Asuntos Políticos Cronograma de reporte periódico con todas las

entidades del Sistema de Seguimiento a

Compromisos del Presidente de la República

12Zona de riesgo altaModeradoProbableJulia Monica Peña Camacho

Reuniones de seguimiento con las entidades.

Comunicaciones para solicitar el envío de la

La información no se carga en el sistema en forma

Las entidades no envían las aclaraciones a los

reportes solicitados por la Dirección

La toma de decisiones se ve afectada.

Pérdida de imagen del señor Presidente.

Incumplimiento de las funciones establecidas por

parte de la Dirección para la Ejecución de Gobierno.

No se solicita la información a los sectores sobre el

estado de avance de los compromisos de manera




AC: Solicitar la información a las entidades en los

tiempos establecidos, verificar la calidad y pertinencia

de la misma y realizar el cargue de la información en

el sistema

La desactualización puede generar el incumplimiento

de los compromisos asumidos por el señor Presidente

de la República al no alertar oportunamente

retrasos.

Desactualización del sistema de

seguimiento a compromisos

asumidos por el señor Presidente

de la República

La información recibida por parte de las entidades no

se verifica previo al cargue en el sistema

La información remitida por las entidades está

incompleta, desactualizada o no cumple con los

requerimientos de la Dirección

Las entidades no envían el reporte de avance

No

Con corte a diciembre se han desarrollado las


• Participación activa en los subcomités del SNARIV

del que hace parte la Dirección.

• Desarrollo de una reunión de CINAMAP para 1.

Dar aval a la nueva Organización Civil de Desminado

Humanitario - OCDH Handicap International, la cual

fue acreditada por la Instancia Interinstitucional de

Desminado Humanitario); 2. Presentar avances del

Proyecto Piloto de Desminado Humanitario en el

Departamento de Antioquia, Municipio El Orejón, en el

marco de los Diálogos de Paz en la Habana - Cuba.

• Difusión de las cuñas radiales de AICMA en 25

municipios de los departamentos de Arauca, Tolima,

Putumayo, Córdoba, Huila, Guaviare, Chocó.

• Desarrollo de sensibilizaciones a través de la

estrategia móvil del SENA que permitió sensibilizar

7.185 personas en prevención y promoción e

comportamientos seguros..

• Desarrollo de intervenciones con pueblos

indígenas a través de Asociación de Cabildos y

Autoridades Tradicionales Indígenas del

Departamento de Arauca (ASCATIDAR), donde se

sensibilizaron 2.445 personas.

• Desarrollo de talleres con poblaciones indígenas

15/ene/2016 09:36

No



• Desarrollo de la tercera (agosto) y cuarta

(septiembre) Mesa Nacional de ERM para hacer

seguimiento a los avances del Plan Nacional de ERM.

• Revisión y ajuste interno del listado de personal

designado para la participación en los subcomités de

SNARIV (lo cual fue informado en la Unidad de

Víctimas).

• Desarrollo de mesas de seguimiento y monitoreo

de víctimas de MAP en los departamentos de Meta y

Córdoba (julio); Chocó y Antioquia(Agosto).

• Capacitación a personal de la Unidad

Administrativa de Consolidación Territorial

(septiembre) para replicar el conocimiento ,

específicamente en temas de ERM en el territorio

donde ellos desarrollan acciones.

• Seguimiento a intervenciones realizadas en

temas de AICMA (con corte al primer semestre de

13/oct/2015 11:43

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No



• Definición de estudios previos para

fortalecer la coordinación interinstitucional, para la

regulación de los actores del AICMA en Colombia en

temas de Diseño e implementación de planes de

comunicación (Imprenta), desarrollo de campañas de

sensibilización (a través de cuñas radiales), formación

de comunidades a través de aulas y esquemas

móviles (SENA) y realización de intervenciones a

pueblos indígenas (a través de un proyecto con una

asociación de cabildos de Cauca y operador logístico).

En la actualidad se cuenta con contrataciones de

Imprenta, cuñas radiales y la Asociación de Cabildos

y Autoridades Tradicionales Indígenas del

Departamento de Arauca (ASCATIDAR) de las cuales

los supervisores están realizando del seguimiento de

ejecución.

• De la misma manera se vienen

adelantando trabajos articulados organizaciones de

presencia nacional para desarrollar acciones de

AICMA (como Ecopetrol, Parques Nacionales

Naturales, entre otros).

• Realización de dos eventos nacionales de

articulación con entidades del sector entre los cuales

13/jul/2015 15:58

Con el fin de evitar la Inadecuada articulación

interinstitucional para el desarrollo de AICMA,

la Dirección para la Acción Integral contra

Minas Antipersonal desarrolla acciones para el


éste.

9Zona de riesgo altaModeradoModerada12Zona de riesgo altaModeradoProbableOlga Alejandra Pantoja RomeroDesarticulación interinstitucional en temas de AICMA

Hace referencia a las deficiencias tanto en la

formulación y ejecución de gestiones adelantadas

con entidades y socios aliados que tienen incidencia

en la acción contra minas.

Inadecuada articulación

interinstitucional para el

desarrollo de de AICMA



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AP Seguimiento a cronograma de obras. Evitar el riesgo

No

Teniendo en cuenta que el riesgo de "Incumplimiento

de compromisos en la generación de infraestructura

para fortalecer la atención integral a la primera

infancia acorde con las metas del PND" se materializó

se definió y actualizado el Plan de Mejoramiento bajo

el código NCR-0435: "DE-Incumplimiento metas de los

proyectos 2012011000122 y 2011011000187 " cuyas

acciones estan encaminadas a lograr:

1.- Seguimiento a la ejecución de los proyectos con el

objetivo de terminar la construcción de los CDI o

infraestructuras pendientes, y

2.- Continuar con la entrega de los bienes para la

dotación de infraestructuras.

Sobre los proyectos de infraestructura, con corte a

Junio 30 de 2015 se recibieron las infraestructuras de

los municipios de Buenaventura (Valle) y Mompox

(Bolívar), San Andrés (San Andrés Isla) y Tumaco

(Nariño). Las actas de San Andrés y Tumaco serán

cargadas tan pronto se reciban.

Con relación a las 13 dotaciones que se encontraban

pendientes de la vigencia 2014 fueron entregadas

durante el primer trimestre de 2015 (soportes

incorporados en el Plan de Mejoramiento NCR-0435.

09/jul/2015 15:53

El riesgo "Incumplimiento de compromisos en

la generación de infraestructura para

fortalecer la atención integral a la primera

infancia acorde con las metas del PND" se

materializó, se elaboró el Plan de

31/dic/2014 00:00Si

El riesgo "Incumplimiento de compromisos en la

generación de infraestructura para fortalecer la

atención integral a la primera infancia acorde con las

metas del PND" se materializó, se elaboró el Plan de

Mejoramiento (ver concepto asociado)

17/abr/2015 10:46

A pesar de que se aplicaron los controles, por

causas ajenas a la Consejería, no se

alcanzan a entregar las obras de

infraestructura a 31 de diciembre de 2014 en

los municipios de San Andres, Zona Bananera,

Tumaco, Leticia y Puerto Gaitan, Chinu,

Pivijay, Agua de Dios, Bahía Solano, Los

patios, Astrea, Mompox, Santa rosa de

Viterbo, Buenaventura, Ibagué (ver

justificaciones anexas) y ((conceptos

asociados.) ( Etrategia 4:F.- Hacer entrega de

los Centros de desarrollo infantil temprano

construidos para atención integral a la

primera infancia (PPC) y Estrategia 2: G.-

Hacer entrega de los proyectos de

23/dic/2014 00:00Si

Se ajusta la fecha de la proxima revisión

07/ene/2015 15:59
















23/dic/2014 00:00Si

Se anexan los soportes pendientes mencionados en

el comentario del 23 de diciembre de 2014.

Control 1: Seguimiento a cronograma de obras:

6. Proyecto para la construcción de una ampliación de

un CDI para 170 niños y niñas en el municipio de

Tumaco, Departamento de Nariño

d. 23 de diciembre de 2014

8. Proyecto para la construcción de una ampliación de

un CDI en el municipio de Valparaíso, departamento

de Antioquia.

b. 26 de diciembre de 2014

Estaban pendientes debido que en el momento del

cargue de la informacion (antes del 31 de diciembre)

no se habian legalizado las comisiones.

07/ene/2015 15:44
















infraestructura PPC))

Así las cosas se formulará un plan de

mejoramiento.

23/dic/2014 18:24Si

Tercer Cuatrimestre – monitoreo

Con el fin de evitar que se materialice el Riesgo

“Incumplimiento de compromisos en la generación de

infraestructura para fortalecer la atención integral a

la primera infancia acorde con las metas del PND.” se


Control 1: Seguimiento a cronograma de obras: Los

arquitectos del programa Plan Padrino realizan visitas

de seguimiento y asistencia con el fin de hacer

seguimiento a las siguientes obras en proceso de

ejecución. (se anexan soportes de informes de viaje)

1. Proyecto para la construcción de un CDI para 65

niños y niñas en la inspección de El Tigre, municipio

del Valle del Guamuez, Putumayo

a. 9 de septiembre de 2014

b. 6 de octubre de 2014

c. 8 de noviembre de 2014


niños y niñas en el municipio de Galeras,

departamento de Sucre.

a. 12 de septiembre de 2014

b. 2 de octubre de 2014

c. 10-14 de noviembre de 2014

d. 4-6 de diciembre de 2014

23/dic/2014 18:24

Problemas técnicos y financieros de los proyectos

Cambio en las prioridades del Gobierno nacional.Seguimiento acuerdos de Cooperación.

Revisión de informes de seguimiento.No generación de alianzas público privadas para

fortalecer la infraestructura para atender a la P.I.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNoImprobable

No

Riesgo

Incumplimiento de compromisos en la generación de

infraestructura para fortalecer la atención integral a

la primera infancia acorde con las metas del PND.

(fecha de corte del 1 de junio al 31 de agosto)

Con el objetivo de la no materialización del riesgo se


• Seguimiento a cronograma de obras: Se realizaron

visitas de seguimiento y asistencia con el fin de hacer

seguimiento a las siguientes obras en proceso de

ejecución.


niños y niñas en Buenaventura

12 de junio de 2014

29 de julio de 2014

14 de agosto de 2014


niños y niñas en la inspección de El Tigre, municipio

del Valle del Guamuez, Putumayo

9 de junio de 2014

1 de julio de 2014

22 de julio de 2014


niños y niñas en el municipio de Galeras,

departamento de Sucre.

9 de junio de 2014

2 de julio de 2014

24 de julio de 2014



02/sep/2014 16:35


Políticos

Zona de riesgo altaModeradoModeradaJose Ignacio Casallas Acosta

1. Inestabilidad a los proyectos que se encuentren en

desarrollo

2. Pérdida de oportunidad para continuar generando

infraestructura en favor de la Primera Infancia

3. Desconfianza en los donantes que respaldan los

proyectos.

4. Demoras en la ejecución y terminación de las

obras.

POP-2014 AC Programas

Especiales - Estrategia 2

Este riesgo se podrá evitar con las siguientes

acciones:

1. Visitas de seguimiento a obra.

2. Revisión de informes semanales y

mensuales enviados por los ejecutores de las

obras.

3. Solicitudes a los ejecutores de aplicar

correctivos a problemas evidenciados en los

informes o visitas de obra.

4. Asistencia a comités de seguimiento a los

acuerdos de cooperación bajos los cuales se

ejecutan las obras.


Cambios en la metodología del Programa Plan

ACR.

El incumplimiento puede darse por diferentes

factores:

factores externos: Ninguna de las entidades

involucradas en la construcción pueden controlarlos

como el clima, desastres naturales o delincuencia

contra las obras. También puede presentarse

retrasos en la formulación y posterior construcción a

causa de la lenta gestión de los entes territoriales en

la consecución de terrenos disponibles para la

construcción, o su total desinterés por la gestionarlos

Factores internos: Mal manejo de los recursos por

parte de la entidad ejecutora, incumplimiento por

parte de los constructores contratados por la entidad

ejecutora, errores en estudios de soporte durante la

pre formulación del proyecto.


en la generación de

infraestructura para fortalecer la

atención integral a la primera

infancia acorde con las metas del

PND


No

En desarrollo de los procedimientos de control

relacionados con los procesos de transferencia de

información, el Observatorio de la Consejería

Presidencial para los Derechos Humanos, adelanta

las siguientes actividades que evidencian la NO

materialización de este riesgo. A continuación se

analizan los controles:

1. Verificar el cumplimiento de los compromisos con

las demás entidades, en términos de calidad,


Trazabilidad de los procedimientos y procesos:

Se brindó respuesta, retroalimentando su

oportunidad y pertinencia, a las solicitudes

presentadas por las siguientes entidades. Cuenta de

ello, el Observatorio no reporta ninguna respuesta

extemporánea.

Adicionalmente se brindó información procesada

mediante documentos técnicos a las siguientes

entidades:

• Presidencia de la República: Informe de

homicidio en persona protegida 2002-2015

• Presidencia la República: Informe anual de

derechos humanos 2015

30/dic/2015 10:46

9

No





las siguientes actividades que evidencian la NO

materialización de este riesgo. A continuación se

analizan los controles:


las demás entidades, en términos de calidad,


Trazabilidad de los procedimientos y procesos:

1. Se brindó respuesta , retroalimentando su

oportunidad y pertinencia, a las solicitudes

presentadas por las siguientes entidades:

Número de derechos de petición respondidos entre el

mes de julio - septiembre 2015

EntidadTotal

Centro Nacional de Memoria Histórica1

Corte Constitucional1

Defensoría Delegada para los Derechos de las

08/oct/2015 15:08

No





las siguientes actividades que evidencia la NO

materialización del riesgo:

1. Ajuste y actualización del Sistema de Bases de

Datos (IDH) Con apoyo del contrato de

mantenimiento realizado con GTS.

2. Capacitación a los nuevos funcionarios sobre

contenido y funcionamiento del sistema IDH, Con

apoyo del contrato de mantenimiento realizado con

GTS.

3. Actualización del archivo físico del observatorio

4. Documentación y actualización de las bases de

datos del Observatorio

5. Cronograma de empalme en casos de cambio

de funcionarios o asignación de nuevas funciones en

10/jul/2015 17:10

21/may/2015 11:27

No

En el trimestre comprendido entre enero y marzo de

2015, el riesgo descrito no se materializó toda vez

que la oficina de planeación, el área de control

interno, el área de sistemas y la Consejería

Presidencial para los Derechos Humanos identificaron

pasos conducentes y sugerencias dirigidas a evitar

que este tipo de situaciones generen dificultades de

carácter operativo en el funcionamiento de

dependencias del DAPRE. Para tal efecto se sugirió la

posibilidad de establecer un mecanismos de

documentación y trasferencia de documentación

estratégica frente a la eventualidad de salida o

traslado de funcionarios responsables del manejo de

bases de datos, sistemas de información o

documentos sensibles. Además de lo anterior el área

de sistemas, de común acuerdo con las demás

instancias precitadas, acordó disponer de dos

personas que realizarán el proceso de gestión de

información del Observatorio una vez se nombrara a

la persona encargada de la administración del

Sistema IDH de dicho Observatorio. Así mismo se

definió que la empresa GTS encargada del

mantenimiento del Sistema IDH hiciera puente con los

21/may/2015 10:17

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

Los controles no fueron eficaces ya que lo

ocurrido obedece a una situación ajena a la

orbita de competencia del Observatorio para

lo anterior es necesario recomponer el equipo

de trabajo del Observatorio y crear los

controles que asociados a los riesgos

identificados para que permitan la no

materialización de dichos riesgos.

19/sep/2014 15:51

No

De acuerdo con los controles:


las demás entidades, en terminos de calidad,


Trazabilidad de los procedimientos y procesos: El

Observatorio ha dado respuesta integral y oportuna

a todos los requerimientos de información y acopia

oportunamente la información de sus fuentes por

mecanismo alternativos al manejo directo del IDH.

2. Aplicación de sistemas informáticos de protección

de datos y control de accesos al sistema de base de

datos del Observatorio. Trazabilidad de los

procedimientos y procesos: Este control está a cargo

y lo aplica diariamente el área de Sistemas del DAPRE

que además por instrucción específica, luego de los

espacios de trabajo con las instancias competentes

(Control Interno, Planeación, Sistemas y Observatorio

DDHH), destinó dos (2) personas para el apoyo y

soporte al Observatorio.

3. Aplicación de mecanismos de verificación de calidad




datos. Trazabilidad de los procedimientos y procesos:

Decisiones de carácter político administrativo que

afecten funcionalmente el desempeño del área de tal

manera que retrase o impida el logro de metas y/u

Si

La gestión de información y conocimiento requiere del

talento humano responsable de los procesos de

procesamiento de datos, información, análisis de

fuentes y elaboración de informes y reportes. Debido

al proceso de restructuración de la Planta de

Personal de la Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos en el Observatorio fueron

aceptadas las renuncias solicitadas en su momento

dando como resultado que de un equipo conformado

por diez personal, en la actualidad se cuenta con un

asesor y el coordinador.

Esta dificultad estructural ha generado problemas de

funcionamiento misional del Observatorio.

Los controles no fueron eficaces ya que lo ocurrido

obedece a una situación ajena a la orbita de

16/ene/2015 15:45

Ausencia de un procedimiento específico de entrega

completa y documentada de bases de datos y

sistemas de información o procesos estratégicos a

cargo de funcionarios que pasan a otras

dependencias o terminan su vinculo laboral con la

Deficiencia en los mecanismos de estandarización,

validación y actualización de datos.

Aplicación de mecanismos de verificación de calidad




Rino Agusto Acero Camacho

Las acciones de control del Observatorio

buscan reducir el riesgo registrado por medio

de la implementación de los procedimientos y

parámetros incluidos en el respectivo manual


1. Publicación de información con reserva legal que no

tiene que ser publicada y que pone en riesgo la

seguridad de una persona o institución. Productos

incompletos o inconsistentes que generan perdida de

credibilidad para la entidad.

2. Fugas de información y pérdida de credibilidad en

la confiabilidad de la plataforma.

3. Productos del Observatorio con información

inconsistente que induce a una lectura errónea del

contexto de análisis.

4. Dificultades o imposibilidad para el acceso,

administración y gestión de información clave para el

desarrollo de metas y procesos estratégicos

La gestión de información y conocimiento que es la

base del funcionamiento del Observatorio tiene como

fundamento datos, información y análisis de fuentes

comprobadas, con enfoques conceptuales y

metodológicos fiables y reportes consistentes.

Cualquier anomalía en este flujo de información

relacionada con la desprotección, imposibilidades o

pérdida de acceso, administración, consistencia e

integridad de los datos, altera el funcionamiento y

por ende retrasa o impide la entrega oportuna y

completa de productos y procesos del Observatorio

afectando así su legitimidad y credibilidad.




AC: Aportes de información y análisis a instancias

gubernamentales, estatales, sociales, cooperación

internacional y medios de comunicación para la

formulación de lineamientos y directrices de política

pública integral de derechos humanos

Desprotección y pérdida de

acceso, administración,

consistencia e integridad de la

información contenida en las

bases de datos del Observatorio




(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AP Evitar el riesgo

Formato de seguimiento a comunicados y peticiones

AP Evitar el riesgo

GJEstudio de la normatividad de acuerdo al tema

asignadoEvitar el riesgo

GJ Reducir el riesgo

No

La Secretaría Jurídica dispone de tres controles


los cuales son: 1.Revisión con la entidad competente

y al interior de la Secretaría Jurídica - 2.Contratación

de personal calificado con conocimientos en derecho

constitucional y legislación vigente - 3. Expedición de

actos normativos para corrección de yerros.

Así entonces, una vez aplicados estos controles y

efectuado el respectivo análisis de legalidad y

constitucionalidad, ésta Secretaría expidió durante el

periodo de enero a junio de 2015, un total de 1544

actos normativos.

02/jul/2015 17:14

No











periodo de enero a diciembre de 2015, un total de

2907 actos normativos.

13/ene/2016 16:53

No

Una vez monitoreado el riesgo y aplicados los

controles necesarios, se determina que el riesgo no

se logró materializar.

21/abr/2015 16:04

No











periodo de enero a septiembre de 2015, un total de


13/oct/2015 09:58

No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los

controles de manera efectiva durante el segundo

cuatrimestre del año 2014

02/sep/2014 15:28

No

Una vez implementados los controles estipulados

para el riesgo, se determinar que no hubo

materialización del riesgo. De igual forma, se efectuó

actualización en la etapa de valoración, con el fin de

05/jun/2015 15:23

Expedición de actos normativos para corrección de NoNo se materializó el riesgo ya que se aplicaron los

controles de manera efectiva.08/may/2014 10:55

No

Realizando el estudio de los riesgos se evidencia que

no hubo materialización del mismo, pues se efectuó

análisis de legalidad y de constitucionalidad para

cada uno de los actos normativos objetos de revisión

07/ene/2015 15:51

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiNo

NoNo se materializó el riesgo con corte a 31 de agosto 30/sep/2013 17:2231/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00Gestión Jurídica

NoNo se materializó el riesgo con corte a 31 de

diciembre de 2013.22/ene/2014 16:26

PA-2015-2018 SECRETARÍA

JURÍDICA ESTRATEGIA 1

Con miras a blindar al Señor Presidente de la

Republica frente a la aprobación de actos

normativos es necesario reducir el margen de

error que se pueda presentar en la revisión

de los mismos.

15Zona de riesgo extremaCatastróficoModerada25

ACC: Estudiar, anlizar, conceptuar y/o preparar los

Proyectos de Actos Normativos (Leyes, decretos,

resoluciones, directivas presidenciales).

AC: Efectuar análisis de legalidad y constitucionalidad

de todos los decretos objeto de trámite

de acuerdo con las prioridades de Gobierno y del

Departamento Administrativo de Presidencia de la

República. Se pueden tomar decisiones erróneas al

aprobar actos normativos con vicios de

inconstitucionalidad y/o ilegalidad.

Deficiencia en el momento de

revisar y aprobar proyectos de

actos normativos

Gestión Jurídica

Zona de riesgo extremaCatastróficoCasi certezaAdriana Paola Rodriguez Sandoval

No



los cuales son: 1. Estudio de la normatividad de

acuerdo al tema asignado - 2. Vigilancia continua de

las actuaciones dentro de los procesos y acciones

judiciales - 3. SIGOB como mecanismo de control de

fechas de radicación - 4. Verificación de los reportes

emitidos por el organismo vigilante de los procesos

judiciales.


cumpliendo con lo dispuesto en el Manual de trámite

administrativo para las conciliaciones prejudiciales y

los procesos judiciales, ésta Secretaría

Jurídica reportó durante el periodo de enero a

septiembre de 2015, un total de 176 procesos

nuevos, dos (02) de ellos iniciados a favor de la

13/oct/2015 16:38

Tiempo insuficiente para realizar la revisión previa.

Desconocimiento de la normatividad aplicable.

1. Nomatividad aprobada con vicios de

inconstitucionalidad y/o ilegalidad

2. Sanciones legales (penal, fiscal, disciplinaria)

Errores en la información remitida por Ministerios y

otras entidades como soporte con el proyecto de acto

Contratación de personal calificado con conocimientos

en derecho constitucional y legislación vigente

Revisión con la entidad competente y al interior de la

Secretaría Jurídica

No

Se aplicaron los controles generados para el riesgo y

se estableció que no hubo materialización del mismo.

De igual forma, se actualizó la valoración del riesgo.

05/jun/2015 15:29

No









judiciales.





Jurídica reportó durante el periodo de enero a

diciembre de 2015, un total de 238 procesos nuevos,

dos (02) de ellos iniciados a favor de la Entidad.

Estos procesos fueron atendidos judicial y

administrativamente por cada uno de los asesores a

cargo, tal y como consta en los informes de

13/ene/2016 17:01

Los riesgos fueron monitoreados y no hubo

materializacipon del mismo.08/abr/2015 15:45

No









judiciales.





Jurídica reportó durante el periodo de enero a mayo

de 2015, un total de 105 procesos nuevos, dos (02)

02/jul/2015 17:24

No

22/ene/2014 16:29

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

No

02/sep/2014 15:32

No se materializó el riesgo, ya que se aplicaron los

controles pertinentes08/may/2014 10:58

No

30/sep/2013 17:24

NoNo se materializó el riesgo con corte a 31 de

diciembre de 2013.

No



cuatrimestre del año 2014.

SIGOB como mecanismo de control de fechas de

No

Efecuando el análisis del riesgo, se evidencia que no

hubo materialización del mismo, pues se cumplieron

los términos legales de cada proceso judicial a cargo

de la Secretaría Jurídica.

07/ene/2015 15:55

No

NoNo se materializó el riesgo con corte a 31 de agosto 31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00Gestión JurídicaPA-2015-2018 SECRETARÍA


Es necesario evitar al maximo las situciones

que se puedan presentar en la defensa y

atención de los procesos y acciones judiciales

en que haga parte la entidad.

8


atención de los procesos

judiciales y acciones judiciales

Gestión Jurídica

Zona de riesgo altaMayorImprobable16Zona de riesgo extremaMayor

Vigilancia continua de las actuaciones dentro de los

procesos y acciones judiciales

Verificación de los reportes emitidos por el organismo

vigilante de los procesos judiciales

ProbableAdriana Paola Rodriguez Sandoval

1. Sanciones contra la Entidad y el señor Presidente

de la República.

2. Indemnizaciones a cargo de la Entidad

3. Investigaciones penales, fiscales y disciplinarias en

contra de la Entidad y/o sus funcionarios.

Revisión y análisis previos insuficientes respecto del

procedimiento llevado a cabo en los procesos y

acciones judiciales.

ACC: Adelantar la defensa en los procesos y acciones

judiciales en que haga parte la entidad (ordinarios y

contenciosos y acciones constitucionales).

AC: Realizar la defensa jurídica del DAPRE

Omisión en la atención oportuna de los terminos

No

Dando alcance al monitoreo preliminar realizado el 14

de octubre de 2015, la Dirección de Proyectos

Especiales durante el tercer trimestre de 2015, aplicó

los siguientes controles establecidos para evitar la


1. FICHAS PROYECTOS: Se elaboraron fichas

ejecutivas con información de cada uno de los

proyectos a los que se les realiza seguimiento.

Estas fichas han permitido, tener la información

oportunamente cuando la requiere el señor


2. MATRIZ DE SEGUIMIENTO: Se elaboraron matrices

de seguimiento de los proyectos, lo cual ha permitido

15/ene/2016 17:27

01/Jan/2015 00:00Gestión de Asuntos

Políticos

Elaboración de matrices con seguimeinto de

compromisos de cada proyecto

No

Dando alcance al monitoreo preliminar realizado el 6

de octubre de 2015, la Dirección de Proyectos

Especiales durante el tercer trimestre de 2015, aplicó

los siguientes controles establecidos para evitar la








2. MATRIZ DE SEGUIMIENTO: Se elaboraron matrices

de seguimiento de los proyectos, lo cual ha permitido

alertar oportunamente los atrasos e inconvenientes

14/oct/2015 16:58

No

La Dirección de Proyectos Especiales durante el tercer

trimestre de 2015, no materializó el riesgo. A pesar

de lo anterior, se continurá trabajando a través de

las estrategias e indicadores planteados en el plan

operativo y los controles establecidos que permitirán

mitigar la ocurrencia del riesgo.

Lo anterior se puede confirmar con el cumplimiento al

100% de los indicadores de la getsión realizada por

la Dirección

Lo respectivos soportes de seguimeitno a

compromisos de las diferentes actividades

06/oct/2015 16:26

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

NoDurante el primer trimestre, no se materializó el 31/mar/2015 12:5531/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00

Gestión de Asuntos

Políticos

No

La Dirección de Proyectos Especiales durante el

segundo trimestre de 2015, aplicó los siguientes

controles establecidos para evitar la materialización

del riesgo:







2. MATRIZ DE SEGUIMIENTO: Se llevan a cabo

matrices de seguimiento de los proyectos, lo cual ha

permitido alertar oportunamente los atrasos e

inconvenientes que presentan algunos proyectos.

13/jul/2015 11:57

31/Dec/2015 23:59


para Proyectos Especiales.

Estrategia 1

A través de las estrategias e indicadores

planteados en el plan operativo y los

controles establecidos permitirán mitigar la

ocurrencia del riesgo.


Reducir el riesgo


para Proyectos Especiales.

Estrategia 2

Demoras en la recepción de información por parte de

las entidades ejecutoras generadoras de la

Al no recibir por parte de las entidades ejecutoras la

información oportuna para validar los compromisos de

cada uno de los diferentes proyectos, se puede

generar una imposibilidad en la verificación del estado

de cada uno de los proyectos

ACC asesorar el diseño y la ejecución de políticas,


de las prioridades del gobierno

Demoras en el seguimiento a los

compromisos derivados de los

proyectos a cargo de la Dirección

para Proyectos Especiales


ModeradaLilian Carol Bohórquez Olarte

No se ha visto por parte de la entidad generadora

contar con dicha información

No se cuenta con la información fuente requerida

para realizar el seguimiento

No

Gracias a que se han realizado la reuniones

periodicamente y a que se ha implementeando las

herramientas creadas por esta dependencia (matriz

de seguimiento a compromisos generadas en las

reuniones), el riego no se materializó con corte a 30

15/oct/2015 14:50

Inexactitud en la información de seguimiento

presentada por la Dirección.

Retardo en la entrega de la información de

seguimiento suministrada por la Dirección

Baja credibilidad en la información suministrada por la

Dirección

Elaboración de las fichas ejecutivas con informcaión

de cada uno de los proyectos a los que se hace


15/jul/2015 15:28

No

Gracias a que se han realizado la resuniones


herramientas creadas por esta dependencia para

hacer seguimiento de los compromisos que se

generan en las reuniones, el riego no se materializó

NoGracias a que se realizó seguimeinto a la herramienta

de seguimeinto a los compromisos, no se materializó 15/ene/2016 17:49

23/jun/2015 10:42

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Gracias a que se han realizado la resuniones


herramientas creadas por esta dependencia para

hacer seguimiento de los compromisos que se

generan en las reuniones, el riego no se materializó

con corte a 30 de junio de 2015.

De conformidad a lo anterior, durante el primer

trimestre de 2015 se trabajó en una matriz que

permitiera hacer el registro de los diferentes

compomisos y otra de seguimiento a comunicados y

peticiones junto con las entidades competentes y los

tiempos limite establecidos para su cumpli.miento. De

igual manera, esta herramienta se ajustó con el fin

No

Durante el primer trimestre de 2015, no se

materializó el riesgo formulado debido a que la

Dirección realizó la coordinación con las entidades y el

seguimiento a la politica nacional de vivienda a través

de reuniones y de consolidaciónd e información.

Se asocia estrategia 1 del plan como soporte al

08/abr/2015 15:46


Políticos


para la Coordinación de

Vivienda - Estrategia 1

Con la aplicación de controles se evitará que

el riesgo se materialice.6Zona de riesgo moderadaModeradoImprobable

Reuniones periodicas con las entidades relacionadas

al sector vivienda

9Zona de riesgo altaModeradoModeradaCarlos Raul Castro Pedraza

Formato de seguimiento a compromisos

Incumplimiento de las funciones asignadas;

demoras en la ejecución de planes y proyectos

interinstitucionales

Deficiencia en la implementación de ajustes de la

política

Pérdida de imagen de la Vicepresidencia

No suministro oportuno de información por las

entidades ejecutoras de la política, lo que impide el

No poder hacer una labor de coordinación eficiente

con las entidades públicas y/o privadas con las que

interactuamos, por falta de suministro de la

información o por la no atención al llamado de la

Dirección para la Coordinación de Vivienda




AC: Coordinar con las entidades interinstitucionales e

intersectoriales la evaluación y el seguimiento al

desarrollo de la política de vivienda del Gobierno

Nacional.

Incumplimiento en la coordinación

interinstitucional e intersectorial y

en el seguimiento y evaluación de

la política nacional de vivienda.


No existe una estructura administrativa para el

desarrollo de las funcione establecidas

Falta de recurso humano, administrativo y tecnológico

Resistencia al cambio por parte de las entidades

ejecutoras de la política, por la Coordinación que se

debe desarrollar desde las nuevas Direcciones

No

Al cierre diciembre de 2015 se hace seguimiento a los

compromisos pendientes:

• Los Patios: Las actividades en obra financiadas

con cargo al contrato interadministrativo DAPRE-ICBF

No. 155-13 finalizaron el 30 de septiembre de 2015,

se adjunta acta de recibo del proyecto

• Zona Bananera: Se adjunta informe de

seguimiento del proyecto, detallando las acciones

que se han tomado desde el mes de septiembre

hasta el mes de diciembre de 2015

• Leticia: Con respecto al proyecto de Leticia se

ejecutara con recursos de la Consejería Presidencial

para la Primera Infancia, ya que si bien se

adelantaron las gestiones para la consecución de

recursos, no se recibió el apoyo para la construcción.

• Puerto Gaitán: En el caso del proyecto de Puerto

Gaitán las obras finalizaron en diciembre de 2015, así

que en el mes de enero o febrero de 2016 se

adelantará la visita de verificación.

• El acta de San Andrés Isla se encuentra en firma

del ICBF.

08/ene/2016 12:32

No

Se da alcance al monitoreo realizado con el fin de

asociar el Plan de Mejoramiento definido para este

riesgo y presentar sus avances. Adicionalmente se

anexa la justificación sobre el proyecto de Zona

22/oct/2015 15:19

No

Teniendo en cuenta que el riesgo de "Incumplimiento

de compromisos en la generación de infraestructura

para fortalecer la atención integral a la primera

infancia acorde con las metas del PND" se materializó

y se definió el Plan de Mejoramiento bajo el código

NCR-0435: "DE-Incumplimiento metas de los

proyectos 2012011000122 y 2011011000187 " por

las infraestructuras pendientes de terminar y

entregar; a continuación presentamos un resumen

actualizado y los avances en el último trimestre.

RESUMEN

CONSTRUCCIÓN DE CENTROS DE DESARROLLO

INFANTIL

Al cierre del año 2014 se encontraban construidos 6

Centros de Desarrollo Infantil en los siguientes

municipios: 1.- Pivijay – Magdalena; 2.- Chinú,

Córdoba, 3.- Agua de Dios, Cundinamarca; 4.- Bahía

Solano, Chocó; 5.- Astrea, Cesar; 6.- Ibagué, Tolima.

Con excepción de Ibagué que fue recibido a

satisfacción por el ICBF, los demás proyectos se

encontraban terminados y debían ser atendidas

algunas observaciones para adelantar el recibo a

satisfacción, durante el primer trimestre del año, se

16/oct/2015 14:22

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNoImprobableZona de riesgo altaModeradoModeradaJose Ignacio Casallas Acosta

1. Inestabilidad a los proyectos que se encuentren en

desarrollo

2. Pérdida de oportunidad para continuar generando

infraestructura en favor de la Primera Infancia

3. Desconfianza en los donantes que respaldan los

proyectos.

4. Demoras en la ejecución y terminación de las

obras.

Este riesgo se podrá evitar con las siguientes

acciones:

1. Visitas de seguimiento a obra.

2. Revisión de informes semanales y

mensuales enviados por los ejecutores de las

obras.

3. Solicitudes a los ejecutores de aplicar

correctivos a problemas evidenciados en los

informes o visitas de obra.

4. Asistencia a comités de seguimiento a los

acuerdos de cooperación bajos los cuales se

ejecutan las obras.


ACR.

El incumplimiento puede darse por diferentes

factores:

factores externos: Ninguna de las entidades

involucradas en la construcción pueden controlarlos

como el clima, desastres naturales o delincuencia

contra las obras. También puede presentarse

retrasos en la formulación y posterior construcción a

causa de la lenta gestión de los entes territoriales en

la consecución de terrenos disponibles para la

construcción, o su total desinterés por la gestionarlos

Factores internos: Mal manejo de los recursos por

parte de la entidad ejecutora, incumplimiento por

parte de los constructores contratados por la entidad

ejecutora, errores en estudios de soporte durante la

pre formulación del proyecto.


en la generación de

infraestructura para fortalecer la

atención integral a la primera

infancia acorde con las metas del

PND

9



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




GF Definición del responsable de la caja menor Evitar el riesgo

Arqueo de cajas menores

Registro de operaciones de la caja menor

GF Aplicativo SIIF Nación Evitar el riesgo

No


la República dispone de procedimientos y normas que

definen la forma de operar de las dependencias y

aplica los controles establecidos para evitar la

materialización del riesgo, adicionalmente se

emplea los principios de autocontrol y autogestión.

Los controles establecidos son los siguientes:

1. Revisión de la solicitud de CDP acorde con el Plan

Anual de Adquisiciones: Una vez allegadas las

solicitudes de cdps se revisa que el gasto esté

amparado en el Plan Anual de Adquisiciones y que

exista disponibilidad de recursos, así durante el

primer trimestre de la vigencia 2015 se expidieron

517 certificados de disponibilidad.

2. Revisión de todos los CDPs y Registros

Presupuestales expedidos: una vez expedidos tanto

los cdp como registros presupuestales son revisados

tanto por la persona que los elabora como de la

persona que firma.

3. Aplicativo SIIF Nación: Todos los CDP y los registro

presupuestales son elaborados en el Sistema

Interado de Información Financiera S.I.I.F, aplicativo

oficial para las Entidades que ejecutan recursos del

Presupuesto de la Nación.

4. Conciliación entre los reportes de ejecución

presupuestal del SIIF con los cuadros consolidados

01/abr/2015 12:07

No





materialización del riesgo, aplicando los principios de

autocontrol y autogestión. Los controles establecidos

por el Grupo de Presupuesto son los siguientes:


Anual de Adquisiciones: Una vez allegada la solicitud

de certificados de disponibilidad revisamos contra el

Plan Anual de Adquisiciones que el gasto se

encuentre amparado en dicho Plan y con recursos

suficientes, de tal manera que durante el primer

trimestre de la vigencia 2015, se expidieron 517

certificados de disponibilidad, acorde con este

control.


Presupuestales expedidos: una vez expedido el

certificado de disponibilidad y registros

presupuestales tanto de la persona que los elabora

como de una segunda revisión de la persona que los

firma, con corte a marzo 31 de 2015, se revisaron los

517 cdp expedidos y 861 registros presupuestales

realizados.

3. Aplicativo SIIF Nación: todos los CDP y los registros

presupuestales son elabortados a través del Sistema

31/mar/2015 17:18

No

Teniendo en cuenta que en la expedición de

certificados de disponibilidad y registros

presupuestales se realiza el autocontrol y doble

verificación tanto de la persona que elabora el C.D.P.

o Registro Presupuestal como de la persona que

firma estos documentos y que otro punto de control

para la expedición de los certificados de

disponibilidad es revisar previamente antes de

expedirlo en el Plan Anual de Adquisiciones que el

gasto esté amparando; durante el periodo de 1 de

septiembre al 31 de diciembre de 2014, no se ha

materializado este riesgo por lo tanto es resultado es

Cero (0), en este lapso de tiempo se han

expedido 788 certificados de disponibilidad

incluyendo las adiciones y reducciones a los mismos

y 2003 registros presupuestales igualmente

31/dic/2014 23:59

No

Teniendo en cuenta que durante el segundo

cuatrimestre de la vigencia 2014 es decir del 1 de

mayo al 31 de agosto del presente año, se puede

evidenciar que este riesgo no se materializó por lo

15/sep/2014 13:46

No










gasto esté amparando; durante el periodo de enero

1o. a abril 30 de 2014, no se ha materializado este

riesgo por lo tanto es resultado es Cero (0), en este

lapso de tiempo se han expedido 709 certificados de

disponibilidad incluyendo las adiciones y reducciones

a los mismos y 1352 registros presupuestales

igualmente contando las adiciones y reducciones a

los mismos e incluyendo los expedidos por el Fondo

02/may/2014 06:43

No

Durante el periodo comprendido entre el 1o. de

septiembre al 31 de diciembre de 2013, se efectuaron

424 certificados de disponibilidad presupuestal y

1408 registros presupuestales incluyendo los

efectuados por el Fondo de Programas Especiales

para la Paz, con el autocontrol tanto de la persona

que elabora el C.D.P. y registro presupuestal y con la

revisión en el momento de la firma el indicador del

22/ene/2014 16:23

09/sep/2013 14:46

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiSi

No






firma estos documentos, durante el periodo de mayo

a agosto de 2013, no se ha materializado este riesgo

por lo tanto es resultado es Cero (0), en este lapso

de tiempo se han expedido 356 certificados de

disponibilidad y 566 registros presupuestales

No

Con el fin de evitar la materialización del riesgo

"Decisiones erroneas en el momento de efectuar los

registros presupuestales (RC)" se formuló plan de

contingencia con el fin de dar a conocer la

normatividad presupuestal vigente relacionada con

las imputaciones presupuestales, la cual se llevó a

05/sep/2013 11:43

31/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00Gestión FinancieraPA-2015-2018 Área

Financiera - Estrategia 1

El Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Republica dispone de

procedimientos y normas que definen la forma

de operar de las dependencias y aplica los


materialización del riesgo, aplicando los

principios de autocontrol y autogestión.

Adicionalmente cuenta con un plan de

contingencia el cual deberá ser aplicado en

caso de materialización.

10Zona de riesgo extremaCatastróficoImprobable20Zona de riesgo extremaCatastróficoProbableNelly Soler

Revisión de la solicitud de CDP acorde con el Plan

Anual de Adquisiciones

Revisión del perfil de los funcionarios que ingresen al

Area Financiera

Conciliación entre los reportes de ejecución


del Área Financiera y FONDO PAZ

Revisión de todos los CDPs y Registros

Presupuestales expedidos

23/oct/2015 18:18

1. Sanciones legales y/o disciplinarias

2. Perdida de credibilidad

3. Desgaste administrativo por reprocesos

4. Hallazgos de Auditoria Interna o Externas

Desconocimiento o incumplimiento de los

procedimientos internos, relacionados con la

expedición de los certificados de disponibilidad y

ACC: Elaborar y expedir Certificados de Disponibilidad

Presupuestal, registros presupuestales y generar

informes de ejecución presupuestal;

AC:Expedir oportunamente los certificados de

disponibilidad presupuestal y los registros

presupuestales.

En el momento de expedir el CDP y el registro

presupuestal se pueden cometer errores de

asociación en el momento de manipular el sistema de

información

Efectuar certificados de

disponibilidad y registros

presupuestales por un rubro

presupuestal que no corresponda

en la ejecución de la cadena

presupuestal

Gestión Financiera

Falta de revisión de los registros presupuestales

Desconocimiento de la Ley General de Presupuesto y

la reglamentación establecida por el Ministerio de

Hacienda - Dirección General del Presupuesto Público

Vinculación de personal que no cuente con criterios

Solicitud Disponibilidad Presupuestal F-GF-23 que no

estén bien diligenciadas o con errores de digitación

10/jul/2015 11:05

No


la República, con el fin de evitar que este riesgo se

materialice, cuenta con procedimientos, lineamientos

y actos administrativos, debidamente documentadas

que definen los controles a aplicar en la

administración de las cajas menores, adicionalmente

este riesgo se comparte con la aseguradora,

constituyendo anualmente las pólizas que amparan

estos recursos.

Los responsables del manejo de las cajas menores

efectúan el monitoreo de este riesgo, de acuerdo con

30/dic/2015 09:26

No

Teniendo en cuenta la solicitud efectuada por el

Fondo de Programas Especiales para la Paz, en el

cual solicita se dé un alcance al monitoreo del riesgo,

efectuado por Fondo Paz, para el trimestre (1 de julio

a 30 de septiembre). Se adjunta el nuevo análisis

recibido del responsable de la caja menor de Fondo

Paz.

08/ene/2015 23:59

No









estos recursos.



01/oct/2015 16:15

No









estos recursos.



su información este no se ha materializado.

02/may/2014 00:00

No









estos recursos.


efectúan el monitoreo de este riesgo. Se anexa el

31/mar/2015 15:38

No

Durante el periodo del 1 de septiembre al 31 de

diciembre de 2015, los responsables del manejo de

las cajas menores continuaron aplicando los controles

existentes con el fin de evitar que este riesgo se

materialice. Esta cuenta con procedimientos,

lineamientos y actos administrativos, debidamente

documentadas que definen los controles a aplicar en

la administración de las cajas menores,

adicionalmente este riesgo se comparte con la

aseguradora, constituyendo anualmente las pólizas

que amparan estos recursos.

Se anexa los informes del análisis de riesgo enviado

18/dic/2013 09:40

No

De acuerdo con la información anexa recibida de los

responsables del manejo de las cajas menores,

durante el periodo (1 de mayo al 30 de agosto de

2014) ninguno de los riesgos asociados al manejo de

las Cajas Menores se materializo, por tanto estos se

15/sep/2014 16:21

No



durante el periodo (1 de enero al 30 de abril de



14/nov/2013 11:21

No

De acuerdo con la información reportada por los

responsables del manejo de las cajas menores, la

cual se adjunta, los riesgos asociados no se

materializaron, por lo tanto los controles se

08/ene/2014 18:13

No

Se programa la próxima revisión para el 3 de enero

una vez los responsables de las cajas menores,

efectúen la legalización definitiva

05/sep/2013 00:59

No



durante la presente vigencia este riesgo no se ha

materizalizado, por tanto se mantienen los controles

existentes

09/dic/2013 00:00

Nose programa la nueva revisión para enero 10 de 2014

01/mar/2013 19:15

No





05/sep/2013 11:26

No





No

En este momento la Entidad está desarrollando un

aplicativo denominado "Sistema de Gestión de

Comisiones", el cual actualmente se maneja en

paralelo, con el fin de que los responsables de las

cajas menores, puedan evidenciar si los controles

05/sep/2013 00:00

No

Teniendo en cuenta que durante los meses de enero

y febrero no se materializaron los riesgos

identificados se mantienen los controles existentes

21/dic/2012 07:52

Compartir o transferirAplicación de las normas y lineamientos establecidos

para el manejo de cajas menores

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

No

No

Se presentan un sobrante en la siguiente caja menor

los cuales obedecen al fraccionamiento de la moneda.

Caja Menor del Área Administrativa del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República $-28

Teniendo en cuenta que durante el presente mes se

cumplió con la meta establecida para este indicador,

este se mantienen los controles establecidos

01/mar/2013 19:09

Aplicación de los controles de seguridad informática

establecidos por las Entidades financieras

No

Se presentan sobrantes en las siguientes cajas

menores los cuales obedecen al fraccionamiento de la

moneda:


Administrativo de la Presidencia de la República $-

6.66

Caja Menor del Despacho del Señor Presidente de la

República $-1

Este riesgo no se materializó por tanto se continuara

28/dic/2012 15:51

No

No

este riesgo na se ha materializado se encuentra en

rojo porque el indicador que se establecido para la

medición de este riesgo denominado “eficacia en el

control de recursos asociados a las cajas menores”,

no se cumplio porque de acuerdo con la información

suministrada por la responsable de la Caja Menor de

Viáticos y Gastos de Viaje al Interior presenta

“diferencias bancarias” correspondiente a “devolución

pendiente del banco Popular por doble cargue de un

archivo” por valor de $3.599.120,oo

Sin embargo el día 28 de noviembre de 2012, el Área

Financiera efectúo arqueo a la caja menor y se

encontró una diferencia por valor de $25.195.047.

Por el mismo concepto.

Teniendo en cuenta que durante el mes de

noviembre no se cumplió con la meta establecida




presidencia de la República, con el fin de

evitar que este riesgo se materialice, cuenta

con procedimientos, lineamientos y actos

administrativos, debidamente documentadas


administración de las cajas menores,

adicionalmente este riesgo se comparte con

la aseguradora, constituyendo anualmente la

pólizas que amparan estos recursos.

8

Fraude en la documentación

soporte de gastos por Caja

Menor

Gestión Financiera

Zona de riesgo altaMayorImprobable16Zona de riesgo extremaMayor

Constitución de pólizas de seguros

Revisión de la documentación para la legalización de

los gastos efectuados por caja menor

ProbableLilian Patricia Morales Rojas

1. Pérdida económica

2. Sanciones legales y disciplinarias

3. Perdida de credibilidad frente a la administración

de la caja menor

4. Hallazgos de auditorias internas y externas

Debilidad en la revisión de la documentación soporte

de gastos

ACC: Manejar los recursos asignados a las Cajas

Menores

La Entidad anualmente constituye cajas menores a

través de las cuales se realizan pagos en efectivo y

cheques, por tanto se deben cumplir con los

lineamientos establecidos para el manejo de estas y

con las medidas de seguridad existentes para evitar

el fraude.

Efectuar pagos sin la autorización del ordenador del

Manipulación o adulteración de los soportes de la caja

No cumplimiento de las medidas de seguridad

establecidas por las entidades financieras, el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Entidad.



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




GF Evitar el riesgo

PA-2015-2018 Área

Financiera - Estrategia 4Gestión Financiera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

3. Programación de fechas para entregar la

información por parte de los responsables para su 4. Revisión de la información entre lo causado y lo

pagado5. Revisión de la Información contable

No

El Área Financiera del Departamento Administrativo

de la Presidencia de la República, ha establecido

procedimientos y aplica los principios de autocontrol y

autogestión y los controles establecidos para evitar

que los informes no se presenten oportunamente a

los entes que lo requieran, en cumplimiento de la

normatividad vigente, el seguimiento puntual

realizado a los controles existentes durante el tercer

trimestre del año fue el siguiente:

1. Definición de funciones para cada uno de los

funcionarios responsables en las actividades criticas

de control: Con la Resolución Nro.2707 de 2011, se

adoptó el manual especifico de funciones y

competencias laborales de la Entidad, en este se

describen cada una de las actividades y los

responsables que deben realizar las funcionarios

asignadas al Área Financiera

2. Socialización de las fechas establecidas por la

Contaduría General de la Nación, la DIAN y la

Secretaría de Hacienda Distrital: A través de correo

electrónico se envió a todos los funcionarios del

Grupo de Contabilidad, Fondo Paz y al responsable

de la información contable del Proyecto de

Fortalecimiento de Minas Antipersonal en Colombia, la

programación de las fechas de cierre contable del

aplicativo SIIF Nación, establecidas por la Contaduría

01/oct/2015 16:05

No








realizado a los controles existentes durante

el segundo trimestre del año fue el siguiente:








asignadas al Área Financiera.

2.Socialización de las fechas establecidas por la




Grupo de Contabilidad, Fondo Paz y al servidor

público responsable de la información contable del

Proyecto de Fortalecimiento de Minas Antipersonal en

Colombia, la programación de las fechas de cierre

contable del aplicativo SIIF Nación, establecidas por

la Contaduría General Nación. La Resolución 375 de

07/jul/2015 11:46

No


la República, ha establecido procedimientos y aplica

los principios de autocontrol y autogestión y los

controles establecidos para evitar que los informes

no se presenten oportunamente a los entes que lo

requieran, en cumplimiento de la normatividad

vigente, el seguimiento puntual realizado a los

controles existentes durante el primer trimestre del

año fue el siguiente:




adoptó el manual especifico de funciones,



responsables que debe realizar las funcionarios




Secretaría de Hacienda Distrital: La Contaduría

General de la Nación con Resolución 035 del 5 de

febrero de 2015, prorrogo el plazo hasta el 17 de

febrero de 2015 para la presentación de la

información Contable Pública con corte a diciembre 31

de 2014, dicha resolución fue comunicada a través de

correo electrónico, la información contable fue

transmitida a través del aplicativo CHIP el 17 de

01/abr/2015 09:39

No












de control: Con la Resolución Nro. Se implementó el

manual de funciones de la Entidad, en este se

establecen cada una de las actividades y los









31/mar/2015 18:18

No


la República, establecio procedimientos y aplica los

principios de autocontrol y autogestión y los controles

establecidos para evitar que los informes no se

presenten oportunamente a los entes que lo


vigente. Estos controles han sido efectivos, por tanto

31/mar/2015 10:06

No


diciembre de 2014, El Departamento Administrativo

de la Presidencia de la República, continuo aplicando





vigente. así las cosas se puede evidenciar que este

riesgo esta controlado y no se materilizado, por tanto

09/ene/2015 08:35

No

El Área Financiera cumple con los controles

establecidos para la presentación de informes en

forma oportuna, gracias a esto durante el segundo

cuatrimestre (del 1 de mayo al 30 de agosto de 2014)

no se presentó la materialización del riesgo. Como se

indica en el cuadro adjunto

09/sep/2014 23:59

No

Durante el periodo del 1 de enero al 30 de abril de

2014, se presentaron todos los informes

oportunamente por tanto no se materializó el riesgo,

como se observa en el cuadro adjunto.

02/may/2014 00:00

No

Gracias a que el Área Financiera cumple con los

controles establecidos, durante el cuatrimestre

(septiembre/ diciembre) no se presentó la

materialización del riesgo. Como se indica en el

17/ene/2014 15:51

No

Durante el presente año los informes se han

presentado oportunamente, de acuerdo con el

cuadro anexo. Por tanto este riesgo no se

materializó, así las cosas se continúa con los

09/sep/2013 16:07

Que el servicio de internet del DAPRE no este

disponible para realizar la transferencia de

Que las diferentes dependencias de la Entidad no

envíen oportunamente la información a la

coordinación de contabilidad y de pagaduría para la

preparación y consolidación de los informes

Que el aplicativo SIIF Nación, chip, muisca y paginas

web para reportes presenten fallas constantes y/o

que no se encuentren disponibles

Que no se apliquen los controles existentes en el

momento de preparar,revisar y presentar los informes

Se adjunta cuadro con las fechas programadas para

envío de la información y las fechas de presentación21/dic/2012 08:01

Inadecuada planeación para la presentación de

informes por parte de los responsables de remitir la

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

No



6. Generar Diariamente el reporte de consulta saldos

contables y auxiliares



Secretaría de Hacienda Distrital

Durante el presente año se remitieron los informes

en los plazos establecidos por los órganos de control,

como se muestra en los cuadros relacionados a

continuación:

Estados Financieros:

Período Fecha Programada por la CGN Fecha de envío

Primer trimestre 18 de mayo de 2012 18 de mayo de

2012

Segundo trimestre 31 de julio de 2012 31 de julio de

2012

Tercer trimestre 31 de octubre de 2012 30 de octubre

de 2012

Con respecto al primer trimestre la Contaduría

General de la Nación con Resolución Nro. 215 del 30

de abril de 2012, amplio el plazo para la presentación

de los Estados Financieros del primer trimestre hasta

el día 18 de mayo de 2012.

La entrega del cuarto trimestre está programada

para el día 15 de febrero de 2013 de acuerdo con los

plazos establecidos por la Contaduría General de la

Nación, con Resolución Nro. 375 de 2007.

Información exógena:

ENTIDAD Fecha Programada Fecha de envío

DIAN 25 de abril de 2012 25 de abril de 2012

Secretaría de Hacienda Distrital 25 de octubre de

2012 19 de octubre de 2012

Declaraciones de Retención en la Fuente e IVA:

Periodo Fecha Programada Fecha de envío

Enero 10 de febrero 2012 10 de febrero 2012

Febrero 12 marzo de 2012 12 marzo de 2012

Marzo 13 abril de 2012 13 abril de 2012

Abril 11 de mayo de 2012 11 de mayo de 2012

Mayo 13 de junio 2012 13 de junio 2012

Junio 12 de julio de 2012 12 de julio de 2012

Julio 13 de agosto de 2012 13 de agosto de 2012

Agosto 12 de septiembre de 2012 12 de septiembre

de 2012

Septiembre 10 de octubre de 2012 10 de octubre de

2012

20/dic/2012 11:10



Zona de riesgo extremaMayorProbableLilian Patricia Morales Rojas1. Sanciones legales y disciplinarias

2. Pérdidas económicas por multas a la entidad


Presidencia de la República, establecido

procedimientos y aplica los principios de

autocontrol y autogestión y los controles

establecidos para evitar que los informes no

se presenten oportunamente a los entes que

lo requieran, en cumplimiento de la

normatividad vigente.


No contar con los actos administrativos que

establecen los plazos para la entrega de informes

ACC: Realizar pagos

ACC: Elaborar y Presentar los Estados Financieros.

ACC: Elaborar y presentar la información exogena

Nacional y Distrital

AC: Elaborar mensualmente los Estados Financieros

El Area Financiera debe presentar periodicamente

informes a los organos de control y fiscalización y por

tanto se debe contar con los plazos establecidos por

estas entidades, con el fin de cumplir oportunamente.

Incumplimiento legal en la

presentación de la Información

Exógena, las declaraciones de

retenciones y los Estados

Financieros.

Gestión Financiera

No












encuentre amparado en dicho Plan, rubro de

afectación correcta y con recursos suficientes, de tal

manera que durante el cuarto trimestre de la

vigencia 2015, se expidieron 481 certificados de

disponibilidad, acorde con este control.






firma, con corte a diciembre 30 de 2015, se revisaron

los 481 cdp expedidos y 1361 registros

presupuestales realizados.


presupuestales son elaborados a través del Sistema

30/dic/2015 16:26

16

No














manera que durante el tercer trimestre de la vigencia

2015, se expidieron 262 certificados de







firma, con corte a septiembre 30 de 2015, se

revisaron los 262 cdp expedidos y 616 registros




30/sep/2015 23:59

No














manera que durante el segundo trimestre de la








firma, con corte a junio 30 de 2015, se revisaron los


realizados.



06/jul/2015 11:41

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiSi











10Zona de riesgo extremaCatastróficoImprobable20Zona de riesgo extremaCatastróficoProbableNelly Soler




4. Hallazgos de Auditoria Interna o Externas






presupuestales.




información






presupuestal



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




GF Evitar el riesgo

PA-2015-2018 Área


3. Programación de fechas para entregar la

información por parte de los responsables para su 4. Revisión de la información entre lo causado y lo

pagado5. Revisión de la Información contable

No

Definición de funciones para cada uno de los



adoptó el manual específico de funciones y





Socialización de las fechas establecidas por la









General Nación. La Resolución 375 de 2007,

establece los plazos para la presentación de la

información Contable Pública, la correspondiente al

mes de septiembre debía ser transmitida el 30 de

octubre de 2015 y la Entidad la presentó a través del

aplicativo CHIP el 31 de octubre de 2015, cumpliendo

así con lo establecido en la mencionada resolución.

Con respecto a la entrega de información exógena, la

fecha para remitir esta información a la DIAN, fue

establecida mediante Resolución 000220 del 31 de

30/dic/2015 14:14

No








realizado a los controles existentes durante el tercer

trimestre del año fue el siguiente:


















01/oct/2015 16:05

No








realizado a los controles existentes durante

el segundo trimestre del año fue el siguiente:








asignadas al Área Financiera.

2.Socialización de las fechas establecidas por la




Grupo de Contabilidad, Fondo Paz y al servidor

público responsable de la información contable del

Proyecto de Fortalecimiento de Minas Antipersonal en

Colombia, la programación de las fechas de cierre

contable del aplicativo SIIF Nación, establecidas por

la Contaduría General Nación. La Resolución 375 de

07/jul/2015 11:46

No













adoptó el manual especifico de funciones,











información Contable Pública con corte a diciembre 31

de 2014, dicha resolución fue comunicada a través de

correo electrónico, la información contable fue

transmitida a través del aplicativo CHIP el 17 de

01/abr/2015 09:39

No












de control: Con la Resolución Nro. Se implementó el

manual de funciones de la Entidad, en este se

establecen cada una de las actividades y los









31/mar/2015 18:18

No


la República, establecio procedimientos y aplica los

principios de autocontrol y autogestión y los controles

establecidos para evitar que los informes no se

presenten oportunamente a los entes que lo


vigente. Estos controles han sido efectivos, por tanto

31/mar/2015 10:06

No


diciembre de 2014, El Departamento Administrativo

de la Presidencia de la República, continuo aplicando





vigente. así las cosas se puede evidenciar que este

riesgo esta controlado y no se materilizado, por tanto

09/ene/2015 08:35

No

El Área Financiera cumple con los controles

establecidos para la presentación de informes en

forma oportuna, gracias a esto durante el segundo

cuatrimestre (del 1 de mayo al 30 de agosto de 2014)

no se presentó la materialización del riesgo. Como se

indica en el cuadro adjunto

09/sep/2014 23:59

No

Durante el periodo del 1 de enero al 30 de abril de

2014, se presentaron todos los informes

oportunamente por tanto no se materializó el riesgo,

como se observa en el cuadro adjunto.

02/may/2014 00:00

No

Gracias a que el Área Financiera cumple con los

controles establecidos, durante el cuatrimestre

(septiembre/ diciembre) no se presentó la

materialización del riesgo. Como se indica en el

17/ene/2014 15:51

No

Durante el presente año los informes se han

presentado oportunamente, de acuerdo con el

cuadro anexo. Por tanto este riesgo no se

materializó, así las cosas se continúa con los

09/sep/2013 16:07

NoSe adjunta cuadro con las fechas programadas para

envío de la información y las fechas de presentación21/dic/2012 08:01

Último registro

de monitoreo

a tiempo

NoSi

No

Durante el presente año se remitieron los informes

en los plazos establecidos por los órganos de control,

como se muestra en los cuadros relacionados a

continuación:

Estados Financieros:

Período Fecha Programada por la CGN Fecha de envío

Primer trimestre 18 de mayo de 2012 18 de mayo de

2012

Segundo trimestre 31 de julio de 2012 31 de julio de

2012

Tercer trimestre 31 de octubre de 2012 30 de octubre

de 2012

Con respecto al primer trimestre la Contaduría

General de la Nación con Resolución Nro. 215 del 30

de abril de 2012, amplio el plazo para la presentación

de los Estados Financieros del primer trimestre hasta

el día 18 de mayo de 2012.

La entrega del cuarto trimestre está programada

para el día 15 de febrero de 2013 de acuerdo con los

plazos establecidos por la Contaduría General de la

Nación, con Resolución Nro. 375 de 2007.

Información exógena:

ENTIDAD Fecha Programada Fecha de envío

DIAN 25 de abril de 2012 25 de abril de 2012

Secretaría de Hacienda Distrital 25 de octubre de

2012 19 de octubre de 2012

Declaraciones de Retención en la Fuente e IVA:

Periodo Fecha Programada Fecha de envío

Enero 10 de febrero 2012 10 de febrero 2012

Febrero 12 marzo de 2012 12 marzo de 2012

Marzo 13 abril de 2012 13 abril de 2012

Abril 11 de mayo de 2012 11 de mayo de 2012

Mayo 13 de junio 2012 13 de junio 2012

Junio 12 de julio de 2012 12 de julio de 2012

Julio 13 de agosto de 2012 13 de agosto de 2012

Agosto 12 de septiembre de 2012 12 de septiembre

de 2012

Septiembre 10 de octubre de 2012 10 de octubre de

2012

20/dic/2012 11:10












Gestión Financiera 1. Definición de funciones para cada uno de los


16Zona de riesgo extremaMayorProbableLilian Patricia Morales Rojas

6. Generar Diariamente el reporte de consulta saldos

contables y auxiliares



Secretaría de Hacienda Distrital

Inadecuada planeación para la presentación de

informes por parte de los responsables de remitir la

Que el servicio de internet del DAPRE no este

disponible para realizar la transferencia de



No contar con los actos administrativos que

establecen los plazos para la entrega de informes

ACC: Realizar pagos













Financieros.

Que las diferentes dependencias de la Entidad no

envíen oportunamente la información a la

coordinación de contabilidad y de pagaduría para la

preparación y consolidación de los informes

Que el aplicativo SIIF Nación, chip, muisca y paginas

web para reportes presenten fallas constantes y/o

que no se encuentren disponibles


momento de preparar,revisar y presentar los informes

No




























30/dic/2015 14:15

No




























30/dic/2015 14:14

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSiZona de riesgo extremaMayorProbableLilian Patricia Morales Rojas1. Sanciones legales y disciplinarias











ACC: Realizar pagos













Financieros.

16



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




GF Definición del responsable de la caja menor Evitar el riesgo

Amparar los recursos con polizas de seguros

Transporte de valores con las medidas de seguridad

exigidas por las compañias de seguros

Control y verificación del archivo ordenando la

transferencia de recursos a las entidades financieras

GF Revisión de los documentos soportes de pago Evitar el riesgo


GD Reducir el riesgo

Medición de condiciones ambientales

No

Realizando seguimiento al riesgo, se realizaron las

siguientes actividades en el cuatrimestre

comprendido entre Mayo a Agosto de 2013, para la

mitigación del riesgo:

1. El 26 de agosto de 2013, se publicó la Guía G-GD-

01 de Conservación de Documentos, el cual establece

directrices que orientan la conservación de los

documentos desde su producción hasta su

disposición final, garantizando su integridad física y

funcional, sin alterar su contenido.

20/nov/2013 15:00

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

De acuerdo a los controles que se establecieron para

mitigar este riesgo se realizaron las siguientes

acciones a la fecha:

1. Se realizara capacitaciones a cada una de las

dependiencias según cronograma 2013 (Anexo).

2. Se esta llevando a cabo la actualización de las TRD

por parte de la firma SYSFOTEC LTDA (Contrato 417-

12) que finalizara el 28 de febrero de 2013.

30/ene/2013 11:32

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00Gestión AdministrativaPA-2015-2018 Area

Administrativa Estrategia 6

La política de manejo adoptada es la de

reducir el riesgo, ya que éste riesgo es

permanente pero se pude mitigar atravez de

la implementación de los nuevos controles

preventivos y correctivos.


Daño de Activos durante la

Administración Documental en el

Archivo Central

Gestión Documental

MenorProbable

Informe de inspección del estado de la

documentación en el Archivo Central


1. Perdida de información

2. Documentación con biodeterioro

3. Perdida de la Memoria Institucional

4. Sanciones disciplinarias

Condiciones inadecuadas de la infraestructura

utilizada para la conservación de la documentación.

ACC: Administrar Archivo Central - Este riesgo se

presenta durante la Administración Documental en el

Archivo Central, ocasionando daños en los

documentos y carpetas con valor histórico para la

Entidad.

Uso inadecuado e inapropiado que generan daños

irreparables en la documentación.

Accidentes y desastres naturales que pueden

ocasionar daños irreparables en la documentación.

No





que definen los controles a aplicar en el momento de

efectuar pagos, adicionalmente este riesgo se

comparte con la aseguradora, constituyendo

anualmente las pólizas que amparan estos recursos.

Para el segundo trimestre del año 2015, la

Coordinación del Grupo de Pagaduría ha efectuado

pagos de 2104 cuentas de Pago (abril: 456, mayo:

442, junio: 362) realizando la efectiva revisión de los

documentos soporte y confrontación de los mismos

contra la información registrada en el SIIF, así como

03/jul/2015 18:22

No

COMENTARIO RIESGOS PERIODO OCTUBRE –

DICIEMBRE 2015









Para el cuarto trimestre del año 2015, la Coordinación

del Grupo de Pagaduría ha efectuado pagos de 1658

cuentas de Pago (octubre: 459, noviembre: 466,

diciembre: 733) realizando la efectiva revisión de los



ejerciendo control y verificación de la información de

las transferencias de recursos a las entidades

financieras, cumpliendo con las medidas de seguridad

establecidas por el SIIF, estando amparados estos

30/dic/2015 14:39

No

Corte 31 de diciembre de 2014: De acuerdo con los

lineamientos para la administración de riesgos

actualizados se efectúa monitoreo. Durante el tercer

cuatrimestre del año se revisaron las cuentas antes

de efectuar el pago las cuales contaban con toda la

documentación soporte exigida en los contratos y

normatividad aplicable, adicionalmente todas las

cuentas se verificaron en el sistema SIIF revisando

05/ene/2015 12:54

No











pagos de 1465 cuentas de Pago (julio: 502, agosto:

424, septiembre: 539) realizando la efectiva revisión

de los documentos soporte y confrontación de los

mismos contra la información registrada en el SIIF, así

02/oct/2015 09:43

No

El resultado de este indicador en un analisis de 2.446

cuentas pagadas en el primer cuatrimestre del año

2014 donde todas las cuentas cumplieron con los

requisitos y demas documentos necesarios para su

pago, en este sentido no se evidencia la

30/abr/2014 15:43

No









Para el primer trimestre del año 2015, la Coordinación


cuentas de Pago (enero: 1.344, febrero: 388,

marzo:372) realizando la efectiva revisión de los



31/mar/2015 19:53

No


cuentas pagadas en el tercer cuatrimestre del año




09/ene/2014 15:50

No

No se ha materializado el indicador en el segundo

cuatrimestre de 2014, teniendo en cuenta los

controles que se tienen establecidos en ejecución

presupuestal y la verificación de los soportes de cada

15/sep/2014 14:44

Error en la información que soporta el pago.

NoSe programa el monitoreo del riesgo para el 8 de

enero de 2014, teniendo en cuenta que no se ha 09/sep/2013 08:44

No

Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron

las cuentas antes de efectuar el pago las cuales

contaban con toda la documentación soporte exigida

en los contratos y normatividad aplicable,

adicionalmente todas las cuentas se verificaron en el

sistema SIIF revisando que la cuenta bancaria

30/abr/2014 11:11

14/may/2013 09:25

No

No se materializó el riesgo, por tanto las medidas de

control existentes se mantienen, el monitoreo de

este riesgo se efectuara semestralmente

30/ene/2013 12:30

Cumplir con las medidas de seguridad establecidas en

el sistema SIIF

Desconocimiento o mala interpretación de la

normatividad aplicable

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiSi

Confrontación de la información del sistema SIIF

contra documentos físicos

Control y verificación de la información ordenando la


No

Se actualizo el riesgo en todas sus etapas de

acuerdo con los lineamientos actualizados para la

administración de los riesgos. Se programa una

nueva revisión para el 17 de enero de 2013

09/oct/2012 18:0231/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00Gestión Financiera

No

Corte 30 de abril: De acuerdo con los lineamientos

para la administración de riesgos actualizados se

efectúa monitoreo.








Presidencia de la República, con el fin de




que definen los controles a aplicar en el

momento de efectuar pagos, adicionalmente


constituyendo anualmente las pólizas que

amparan estos recursos.

10Zona de riesgo extremaCatastróficoImprobable


ACC: Realizar pagos.

La Entidad efectua los pagos a través del aplicativo

SIIF, con abono en cuenta a los proveedores, por

tanto se debe verificar que la cuenta bancaria

corresponda al tarcero beneficiario del pago,

certificada por cada una de las entidades bancarias,

asi mismo se debe verificar que cumpla con todos los

soportes necesarios para efectuar el pago

establecidos en el contrato y la normativa vigente.

AC.: Registrar las cuentas pagadas en el mes para

comparar lo ejecutado contra lo solicitado.

Efectuar un pago a una persona

natural o juridica que no

corresponda por vacios de

información en la ejecución de la

cadena presupuestal y otros

pagos

Gestión Financiera

30/dic/2015 10:40

20Zona de riesgo extremaCatastróficoProbableAlvaro Ramírez Rodriguez


2. Pérdida de credibilidad en el procedimiento de

pago.


No

El Departamento Administrativo de la presidencia de







constituyendo anualmente la pólizas que amparan

estos recursos.

Los encargados de monitorear estos riesgos con los

responsables del manejo de las cajas menores, por

15/oct/2015 18:41


momento de efectuar los pagos.

No

La Entidad, con el fin de evitar que este riesgo se






constituyendo anualmente la pólizas que amparan

estos recursos.

Los encargados de monitorear estos riesgos con los

PA-2015-2018 Área


No









estos recursos.


efectúan el monitoreo de este riesgo. Se anexa el

31/mar/2015 16:08

No

Teniendo en cuenta la solicitud efectuada por el

Fondo de Programas Especiales para la Paz, en el

cual solicita se dé un alcance al monitoreo del riesgo

para el trimestre (1 de julio a 30 de septiembre). Se

adjunta el nuevo análisis recibido del responsable de

23/oct/2015 18:42

No



durante el periodo (1 de mayo al 30 de agosto de



09/sep/2014 00:00

No









estos recursos.



su información este no se ha materializado.

10/jul/2015 08:44

No


responsables del manejo de las cajas menores, la

cual se adjunta, los riesgos asociados no se

materializaron, por lo tanto los controles se

09/ene/2014 08:31

No


diciembre de 2015, los responsables del manejo de

las cajas menores continuaron aplicando los controles

existentes con el fin de evitar que este riesgo se

materialice. Esta cuenta con procedimientos,

lineamientos y actos administrativos, debidamente

documentadas que definen los controles a aplicar en

la administración de las cajas menores,

adicionalmente este riesgo se comparte con la

aseguradora, constituyendo anualmente las pólizas

que amparan estos recursos.

Se anexa los informes del análisis de riesgo enviado

09/ene/2015 15:38

No

Se presentan un sobrante en la siguiente caja menor

los cuales obedecen al fraccionamiento de la moneda.


Administrativo de la Presidencia de la República $-28

Teniendo en cuenta que durante los meses de enero

y febrero no se materializaron los riesgos

identificados los controles se mantienen

01/mar/2013 19:11

No

de acuerdo con la información anexa recibida de los


durante el periodo (1 de enero al 30 de abril de



02/may/2014 00:00

No seguir los lineamientos establecidos por la Entidad

para el manejo de los recursos asignados a las cajas

Falta de revisión de las cuentas bancarios de los

beneficiarios.

Asignación de Cajas Fuertes con claves No cumplir con la medidas de seguridad existentes

No




materializado, por tanto se mantienen los controles

existentes

En este momento se está desarrollando el aplicativo

denominado "sistema de gestión de comisiones", el

cual está en paralelo, con el fin de que los

05/sep/2013 11:29

No

Arqueos periódicos a las cajas menores

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

Con cortea la fecha no se ha materializado el riesgo

de hurto de dinero y cheques . Por lo anterior se

mantienen los controles existentes

Improbable


No

Dentro de los controles que se tienen previstos se

establecio "Para el caso de la caja menor de viáticos

al interior que efectúa pagos a través de abono en

cuenta, el responsable del manejo de la caja menor

debe verificar la información registrada en el archivo

ordenando la transferencia de recursos", sin embargo

este control no se cumplió por lo cual se solicitó a

25/oct/2012 23:59

31/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 00:00Gestión Financiera

28/dic/2012 21:03

Zona de riesgo extremaMayorProbableLilian Patricia Morales Rojas1. Pérdida de recursos de caja menor


PA-2015-2018 Área



presidencia de la República, con el fin de





administración de las cajas menores,

adicionalmente este riesgo se comparte con

la aseguradora, constituyendo anualmente la

pólizas que amparan estos recursos.


No disponer de cajas fuertes para el control del

dinero en efectivo y documentos de valor

ACC: Manejar los recursos asignados a las Cajas

Menores

La Entidad anualmente constituye cajas menores a

través de las cuales se realizan pagos en efectivo y

cheques, por tanto se deben cumplir con los

lineamientos establecidos para el manejo de estas y

con las medidas de seguridad existentes para evitar

el hurto de dinero.

Hurto de dinero en efectivo o

cheques de los recursos

asignados a las cajas menores

Gestión Financiera

No




























30/dic/2015 14:15

16

Último registro

de monitoreo

a tiempo

NoSi









8Zona de riesgo altaMayorImprobable16Zona de riesgo extremaMayorProbableLilian Patricia Morales Rojas1. Sanciones legales y disciplinarias


ACC: Realizar pagos













Financieros.



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




GDAplicación de la Tabla de Responsables por

Dependencias.Reducir el riesgo

En el tercer cuatrimestre del año 2014, en el Grupo

de Gestión Documental se recibieron y radicaron

40.070 comunicaciones oficiales de origen externo, de

las cuales 62 presentaron errores en el registro,

tales como: selección errónea del

codificador, selección errónea del tipo de documento

y del medio de recepción.

Durante el cuatrimestre, se aplicaron los siguientes

controles:

1. Actualización y aplicación del Manual del Sistema

de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales-M-

GD-01.

2. Aplicación de la Tabla de Responsables por

06/ene/2015 16:53

No

En el Primer Cuatrimestre del año 2014, se reportó

un total de 33.539 comunicaciones oficiales radicadas

a la Entidad, el cual se presentaron 42 radicaciones

erróneas por mal registro, selección errónea del

codificador y selección errónea del tipo de

documento.

Realizando un análisis a los controles definidos para

reducir el riesgo, se propone solicitar ante el Comité

Institucional de Desarrollo Administrativo, que el

aplicativo SIGOB utilice un único codificador para la

radicación de las Comunicaciones Oficiales de origen

externo (EXT), el cual reduce considerablemente el

riesgo. Aunque en el primer cuatrimestre del año

2014 se materializó el riesgo, se aplicaron los


1. Aplicación del Manual del Sistema de Gestión de

Correspondencia y Archivos Oficiales-M-GD-01.

Ante la materialización del riesgo "Registro

erróneo en el Proceso de Radicación de las

Comunicaciones Oficiales" para prevenir y

controlar que la situación se vuelva a

presentar y minimizar los impactos, se

verificará la pertinencia de plantear un Plan

Operativo.

29/abr/2015 13:35Si

Para el primer cuatrimestre del año 2015, se

ejecutaron los controles del riesgo, el coordinador del

grupo implementó las tablas de funcionarios

responsables procurando una correcta radicación de

correspondencia que permitiera aplicar los criterios

establecidos en el Manual y lineamientos.

Como resultado de lo anterior, se realiza un reporte

de las Comunicaciones Oficiales registradas

erróneamente de los primeros cuatro meses del año,

este reporte contiene los errores al momento de la

clasificación de las PQRS, o al momento de radicar en

lo referente al “asunto” de la comunicación y el

contenido de la misma, otro error es que se envía a

otras oficinas es mal direccionada al momento de

radicar. Como primera medida se actualizará el

listado responsables y capacitación para clasificación

de PQRS. De lo anterior se encontraron 53

No

Errores en la información suministrada por los

remitentes de las comunicaciones.

Fallas técnicas en el aplicativo SIGOB utilizado para el

registro y entrega de las Comunicaciones Oficiales

recibidas y enviadas.

Reporte mensual de las Comunicaciones Oficiales

registradas erroneamente

Debilidad en las competencias requeridas para el

registro y entrega de las Comunicaciones Oficiales

recibidas y enviadas.

No

En el Segundo Cuatrimestre del año 2014, se reportó

un total de 39.657 comunicaciones oficiales radicadas

a la Entidad, el cual se presentaron 48 radicaciones

erróneas por mal registro, selección errónea del

codificador y selección errónea del tipo de

documento.

Aunque en el primer cuatrimestre del año 2014 se

materializó el riesgo, se aplicaron los siguientes

controles:

1. Aplicación del Manual del Sistema de Gestión de

Correspondencia y Archivos Oficiales-M-GD-01.

02/sep/2014 11:31

No

Aplicación de los criterios establecidos en los

manuales y linemiento para la Gestión de

Correspondencia y Archivos Oficiales

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

Realizando seguimiento al riesgo, se realizaron las

siguientes actividades en el cuatrimestre

comprendido entre Mayo a Agosto de 2013, para la

mitigación del riesgo:

1. En el reporte de indicadores de gestión mensual

que reporta el Grupo de Gestión Documental, se

incluyó la medición de las Comunicaciones Oficiales

registradas erróneamente en el Aplicativo SIGOB. Se

anexa los reportes de Mayo a Agosto de 2013.

2. Se registraron 42857 radicaciones en el periodo de

Mayo a Agosto de 2013, donde 146 fueron devueltas

por errores de radicación en la clasificación del

documento. Se presenta un promedio mensual de 37

radicaciones por errores de registro en el Aplicativo

SIGOB, representando un porcentaje de 0.3% que se

mantiene con respecto a los meses anteriores.

Aunque el riesgo se ha materializado por debilidad en

las competencias requeridas para el registro y

entrega de la Correspondencia Oficial recibida y

Casi certeza

No

Dentro de los controles que se establecieron para la

mitigación de este riesgo, se realizaron las siguientes

actividades:

1. Se creo la Tabla de Responsables por

dependiencias con el fin de que los funcionarios

radicadores envien la correspondencia a sus

respectivos destinatarios (Anexo Tabla).

2. Se realizo una charla a los funcionarios radicadores

sobre la revisión y clasificación previa a la radicación

de la correspondencia ya que es vital para que no se

cometan errores al momento de registrar los datos

de radicación de los documentos. Se programo para

la segunda semana de febrero de 2013 una

capacitación sobre SIGOB y la debida clasificación de

los documentos en el aplicativo.

3. El 28 de Octubre de 2012 se realizó la

actualización del Manual del Sistema de Gestión de

Correspondencia y Archivos Oficiales (M-GD-01

Versión 11) en el aplicativo SIGEPRE con el fin de

indicar el procedimiento de la radicación de

correspondencia y otras mejoras con el fin de aplicar

dichos criterios (Anexo Manual).

4. Durante el mes de noviembre y diciembre de 2012

no se realizaron devoluciones de correspondencia

que no pertenecen a la entidad.

5. Mediante el Indicador: Oportunidad en el registro

de la correspondencia recibida y enviada, se está

realizando la medición de errores en el registro de las

comunicaciones enviadas y recibidas al destinatario

interno. Este indicador nos muestra a lo largo del mes

de noviembre y diciembre que se ha cumplido el 90%

de efectividad mostrando que se han hecho efectivos

los controles respectivos a este riesgo (Verificado en

30/ene/2013 10:29

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00Gestión Administrativa

02/may/2014 11:12

20/nov/2013 07:42

05/jun/2015 13:33

Zona de riesgo extremaMayorCasi certezaAdriana Paola Andrade Jaimes

1. Pérdida de credibilidad de la Entidad.

2. Sanciones legales por vencimiento de términos en

emitir las respuestas.

3. Desgaste administrativo.

4. Sanciones disciplinarias.

PA-2015-2018 Area


Se adopta como política de manejo del riesgo

la de reducir el riesgo.

10Zona de riesgo altaMenor

Errores en la aplicación de los criterios establecidos

para el registro y entrega de las Comunicaciones

Oficiales recibidas y enviadas.

ACC:Administrar Gestión de Correspondencia Oficial -

Éste riesgo muestra los errores que se derivan del

mal diligenciamiento de los datos durante el registro

de las comunicaciones oficiales, ocasionando demoras

en la gestión y tramite oportuno de las mismas.

Registro erróneo en el Proceso de

Radicación de las Comunicaciones

Oficiales

Gestión Documental

No

Dentro del cuarto trimestre de la vigencia 2015, se

reporta que a la fecha no se ha materializado el

riesgo de conformidad con el siguiente análisis a los

controles proyectados para la mitigación del riesgo,

así:

De acuerdo con la visita de inspección, realizada el 30

de diciembre de 2015 a las instalaciones del Archivo

Central, ubicado en los depósitos 31, 36, 41, 52 Y 53

del Archivo General dela Nación, no se encontró

documentación con daños o algún tipo de deterioro o

biodeterioro, así como también se verificó que las

instalaciones estuvieran en óptimas condiciones

ambientales para la conservación adecuada de los

documentos. De igual forma durante el cuarto

trimestre no se reportaron carpetas con daños ni

08/ene/2016 23:59

20

No

El 30 de septiembre del 2015, se realizó visita de

inspección a los depósitos 31, 36, 41, 52 y 53

ubicados en el Archivo General de la Nación, en los

cuales actualmente se custodia la documentación del

Archivo Central, con el fin de identificar y registrar la

documentación que presente daños causados por los

diferentes factores de deterioro.

Con base en la inspección realizada, se evidenció lo

siguiente:

• Los depósitos donde se encuentra almacenado

el acervo documental del Archivo Central, cumplen

con los requisitos mínimos y las condiciones técnico-

ambientales óptimas para la conservación de los

documentos.

• En el tercer trimestre del año 2015, no se

detectaron conductas mal intencionadas e

inapropiadas, en el uso de la documentación del

Archivo Central, no ocurrieron accidentes y/o

desastres naturales, que ocasionaran daños

irreparables en la documentación del Archivo Central,

y tampoco se no se identificó documentación

(carpetas o libros) con daños o algún tipo de

deterioro.

• Adicionalmente el 1 de octubre de se realizaron

30/sep/2015 16:16

Tras la realización de visitas de inspección se

detectaron daños de activos durante la

administración de documentos en el Archivo

Central, para prevenir y controlar la situación

una vez se presente el riesgo y minimizar los

impactos, se verificará la pertinencia de

plantear un Plan Operativo.

29/abr/2015 12:38Si

Para el primer cuatrimestre del año 2015 se

ejecutaron los controles del riesgo, el grupo de

trabajo llevó a cabo vistitas de inspección para

verificar el estado de la documentación en el Archivo

Central y realizó Mediciones de Condiciones

Ambientales, de la cual se informa que:

• Los depósitos donde se encuentra almacenado

el acervo documental del Archivo Central, cumple con

los requisitos mínimos y las condiciones técnico-


documentos.

• No ocurrieron accidentes y/o desastres

naturales, que ocasionaran daños irreparables en la

documentación del Archivo Central

• Se detectaron documentos que fueron

maltratados o tuvieron un uso inapropiado.

Se identificaron 80 libros con biodeterioro por

05/jun/2015 12:38

Tras la realización de visitas de inspección se

detectaron daños de activos durante la

administración de documentos en el Archivo

Central, para prevenir y controlar la situación

una vez se presente el riesgo y minimizar los

impactos, se verificará la pertinencia de

plantear un Plan Operativo.

29/abr/2015 11:58Si

Para el primer cuatrimestre del año 2015 se

ejecutaron los controles del riesgo, el grupo de

trabajo llevó a cabo vistitas de inspección para

verificar el estado de la documentación en el Archivo

Central y realizó Mediciones de Condiciones

Ambientales, de la cual se informa que:

Los depósitos donde se encuentra almacenado el

acervo documental del Archivo Central, cumple con los

requisitos mínimos y las condiciones técnico-


documentos.

• No ocurrieron accidentes y/o desastres

naturales, que ocasionaran daños irreparables en la

documentación del Archivo Central

• Se detectaron documentos que fueron

maltratados o tuvieron un uso inapropiado.

Se identificaron 80 libros con biodeterioro por

humedad a los cuales se les debe realizar proceso de

Restauración de acuerdo a los lineamientos del

05/jun/2015 11:32

No

En el Tercer Cuatrimestre del año 2014, no se

reportaron carpetas con daños de rasgaduras por

manipulación o biodeterioro por causas ambientales

en el Archivo Central, ubicado en los depósitos del

Archivo General de la Nación. El 26 de diciembre de

2014, se realizó la visita de inspección a los

depósitos ubicados en el Archivo General de la

Nación, con el fin de identificar y registrar la


diferentes factores de deterioro y manipulación.


reducir el riesgo en el primer cuatrimestre, se

presentó lo siguiente:

1. No se detectaron conductas mal intencionado e

inapropiado, en el uso de la documentación en el

Archivo Central.

2. No ocurrieron accidentes y/o desastres naturales,

que ocasionaran daños irreparables en la

documentación del Archivo Central.

3. No se recibieron reportes por parte de los

funcionarios del Grupo de Gestión Documental, que

realizan la atención de solicitudes de consulta, de

documentación que presentara algún tipo de daño o

deterioro.

4. Los depósitos del Archivo General de la Nación,

06/ene/2015 16:50

No

En el Segundo Cuatrimestre del año 2014, no se




Archivo General de la Nación.

El 26 de agosto de 2014, se realizó visita de

inspección a los depósitos ubicados en el Archivo

General de la Nación, con el fin de identificar y

registrar la documentación que presente daños

causados por los diferentes factores de deterioro y

manipulación.




1. No se detectaron conductas mal intencionado e

inapropiado, en el uso de la documentación en el

Archivo Central.






realizan la atención de solicitudes de consulta, de

documentación que presentara algún tipo de daño o

02/sep/2014 17:07

No

En el Primer Cuatrimestre del año 2014, no se




Archivo General de la Nación.

El 28 de abril de 2014, se realizó visita de inspección

a los depósitos ubicados en el Archivo General de la

Nación, con el fin de identificar y registrar la


diferentes factores de deterioro y manipulación. Se

realizó inspección a los Archivos de algunas Áreas

Misionales como el Programa de Derechos Humanos y

la Oficina del Alto Comisionado para la Paz.




1. No se detectaron conductas mal intencionadas e

inapropiadas, en el uso de la documentación en el

Archivo Central.






08/may/2014 16:16

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi


reducir el riesgo, ya que éste riesgo es

permanente pero se pude mitigar atravez de

la implementación de los nuevos controles

preventivos y correctivos.


Daño de Activos durante la

Administración Documental en el

Archivo Central

MenorProbable16Zona de riesgo extremaMayorProbableAdriana Paola Andrade Jaimes

1. Perdida de información

2. Documentación con biodeterioro

3. Perdida de la Memoria Institucional

4. Sanciones disciplinarias

ACC: Administrar Archivo Central - Este riesgo se

presenta durante la Administración Documental en el

Archivo Central, ocasionando daños en los

documentos y carpetas con valor histórico para la

Entidad.



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




GA Evitar el riesgo

Invitación para el levantamiento de Especificaciones

TécnicasVisitas Técnicas

GA

GA Evitar el riesgo

Reposición de equipos para garantizar la prestación

del servicio

No

Para el segundo trimestre del presente, no se

materializó el riesgo, se ejecutaron los siguientes

controles delo cueles se adjuntan los controles

correspondientes:

• Implementación de Soporte Técnico con el

Operador Comercial:

Adjunto Brochure en el cual detalla los servicios que

nos presta el Operador Comercial CODENSA y el

nombre del contacto con el que la Presidencia tiene

primer contacto en el evento de una “Emergencia”.

Asesor Comercial: Olga Ortiz

• Mantenimiento Correctivo y Preventivo de los

equipos eléctricos:

Se cuenta con el contrato Nro. 220-14 del cual

adjunto soportes. Sobre el cual se hacen el

mantenimiento que se requieran sobre los equipos.

Para su evidencia se adjuntan los informes de

mantenimiento de lo smese de Abril, Mayo y Junio.

• Seguimiento a las Rutinas de inspección

permanente:

16/jul/2015 15:46

No

Para el segundo trimestre del año no se materializó

el riesgo, se llevaron a cabo los controles para la

administración del riesgo por el grupo de

Telecomunicaciones de la siguinete manera:

Se realizó el Mantenimiento Correctivo y Preventivo

de los equipos de telecomunicaciones: Mediante el

Contrato de Prestación de Servicios Nro. 214-

14 suscrito con la empresa NEC de Colombia. (Se

adjunta informe.)

• Implementación de Soporte Técnico con los

Operadores Comerciales: En la programación de la

Central Telefónica NEC SV-8500 instalada en la Casa

de Nariño se tienen configuradas rutas alternas con

otros operadores para que, en caso de que se

presenten fallas técnicas del enlace principal,

conmuten automáticamente a los mencionados

enlaces telefónicos sin alterar ni suspender el

servicio.

• Pluralidad de Operadores del Servicios de

Telecomunicaciones: En la actualidad se tiene servicio

con Telefónica, ETB, UNE-EPM Y TIGO, de tal manera

que si alguno de estos operadores tiene problemas

técnicos, el servicio de telefonía se realiza

automáticamente a través de los otros operadores.

• Consecución de Equipos para reposición del

15/jul/2015 12:43

No

Para el segundo trimestre del año no se materializó


administración del riesgo:


equipos de telecomunicaciones: Mediante el


14 suscrito con la empresa NEC de Colombia. (Se

adjunta informe.)

• Implementación de Soporte Técnico con los








servicio.








servicio: El contrato de mantenimiento

15/jul/2015 12:21

No

Para el primer trimestre de año 2015, una vez

actualizado el riesgo conforme a lineamiento para la

administración del riesgo, en la etapa de monitoreo

se evidencia la ejecución de controles, no se reportan

eventos con suspensión masiva, se adjuntan los

16/jun/2015 14:14

NoSe actualizó el riesgo y sus controles, se program

fecha de proximo monitoreo Trimestral.27/abr/2015 16:32

No

Para el primer trimestre del año 2015, se realizaron

los controles prevetivos y

correctivoscorrespondientes, por lo antrior no se

materializó el riesgo. De lo anterior se anexan los

sopotes correspondientes.

10/abr/2015 12:47

No

No se ha materializado el riesgo y una vez revisado y

consultado con el grupo, se informa que se vienen

realizando los controles preventivos y correctivos.

15/ene/2015 10:44

No

Una vez revisados los controles del riesgo, como son:

Seguimiento mensual al plan de compras, Informes

de Ejecución de los Contratos y Seguimiento a las

solicitudes de bienes, se encuentran que los mismos

han resultado efectivos y han garantizado la no

materialización del riesgo. Se adjunta los soportes de

seguimiento al plan de compras del Área

Administrativa. Adicionalmente, en lo que respecta al

indicador, se evidencia que a la fecha, en lo que

respecta al suministro de bienes al cliente, a través

de la intranet, no se han suscrito compromisos con el

cliente, por cuanto se cumplieron a satisfacción

dentro de los meses de enero, febrero y marzo. Para

el seguimiento y cierre del cuatrimestre, el reporte de

abril, quedará para verificación en una revisión a

30/abr/2014 18:41

Conmutación automatica de Operador Telefónico

Implementación de Soporte Técnico con los

Operadores Comerciales

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

Al 31 de Diciembre se atendieron todos los

compromisos acorados con los funcionarios. No se

reportan incumplimientos, los suscritos se atendieron

de acuerdo a la necesidad real de la solicitud

30/ene/2014 18:5716/Jan/2015 23:3125/Apr/2013 14:53Gestión Administrativa

GA - MANEJO Y CONTROL

DE LOS BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

Con base en la politica de administración de

riesgos y teniendo en cuenta que en el ultimo

año no se ha presentado materialización la

polica seleccionada es evitar el riesgo, así

mismo se asocia el indicador “Eventos con

suspensión masiva en la prestación del

servicio de Telecomunicaciones”


ACC: Programar y prestar o suministrar los bienes y

servicios solicitados. Suspensión Masiva en la

prestacion del servicio de telecomunicaciones

Suspensión Masiva en la

prestacion del servicio de

telecomunicaciones


RaroAdriana Paola Andrade Jaimes

Corte o suspensión temporal e intempestiva de la luz

Daños en la CPU de la Central Telefonica

N.ANoSi

1. Afectación de los servicios internos prestados por

la dependencia

2. Insatisfacción del cliente interno y externo

3. Interrupción de la comunicación entre la Entidad y

el exterior

4. Perdida de la confianza o credibilidad del cliente

interno

Fallas en la prestación del servicio por los operadores

comerciales de telecomunicaciones

Mantenimiento Correctivo y Preventivo de los equipos

de telecomunicaciones


Casi certezaAdriana Paola Andrade Jaimes Seguimiento a la programacion de los bienes y

Definición de Procedimientos y Acuerdos de Niveles de

Servicios

15Zona de riesgo extremaModeradoCasi certeza

Situaciones Administrativas presentadas con el

personal de planta (permisos, licencias por

enfermedad, no remuneradas, etc..)

ACC: Prestar o suministrar los bienes y servicios

solicitados

Incumplimiento en la prestación

de los Servicios Compartidos a

cargo de Gestión Administrativa


Insuficiencia del personal para la prestación del

Suspensión del suministro de los servicios públicos

Fallas en el sistema de servicios compartidos

Incumplimiento parcial en las obligaciones prestadas

por los Contratistas proveedores de bienes y

No

De conformidad con el reporte del tercer trimestre de

la vigencia 2015, se evidencia que dentro de los

meses de julio, agosto y septiembre, se atendieron

oportunamente las solicitudes de analisis de sector y

de los oferentes. Lo anterior, de conformidad con la

aplicación de los controles definidos para evitar la

materialización del riesgos, así:

Base de datos de bienes y servicios

Durante el trimestre se realizaron ingresos de

información de nuevos proveedores a la base de

datos aumentando numerosamente en proveedores

de servicios en número de 319 y en productos en un

numero de 65 para un total de 384 proveedores en la

base de datos del grupo de Mercadeo y Análisis del

Sector de los cuales se han obtenido por medio de

búsquedas en la red, proveedores que se presentan

a los procesos de contratación publicados por la

entidad y de búsqueda en el SECOP de proveedores

que prestan servicios o productos a otras entidades

del Estado Colombiano.

En la presente Base de Datos se puede encontrar de

qué forma se hace contacto con los posibles

proveedores ya sea por medio electrónico o

telefónico.

Nota: Se anexa Archivó en Excel de la base de Datos

del Grupo de Mercadeo y Análisis del Sector.

Invitacion para el levantamiento de especificaciones

30/sep/2015 10:30

Insatisfacción del Cliente Interno.

Incumplimiento de las funciones a cargo del Área

Administrativa

Adquisición de los Bienes y Servicios requeridos para

la prestacion de los servicios compartidos

15Zona de riesgo extremaModerado

No




se evidencia la ejecución de controles: 1.Seguimiento

al cronograma establecido en el Plan Anual de

Adquisiciones. 2. Invitación para el levantamiento de

Especificaciones Técnicas. 3. Visitas Técnicas. 4. Base

de Datos de oferentes de bienes y servicios. Lo que

16/jun/2015 15:11

No

De conformidad con el reporte del cuarto trimestre de






materialización del riesgos, asi: a. Seguimiento al

cronograma. b. Invitación para el levantamiento de

especificaciones técnicas. c. Visitas Técnicas. d. Base

de datos de oferentes de bienes y servicios. Se

adjuntan los documentos con el analisis

correspondientes, el cual deja como evidencia que

08/ene/2016 00:00

No

Se realizan los controles para el manejo del riesgo, lo

que a permitido la no materializacion del riesgo. Se

adjuntan los soportes correspondientes.

14/ene/2015 11:11

No

Se revisó la información reportada por el Grupo de

Mercadeo, no se reporta ni se evidencia la

materialización del riesgo, la ejecución de los

controles se llevó a cabo al inetrior del grupo, De lo

anterior, se adjunta el informe correspondiente al

segundo trimestre del año con fecha de corte 30 de

16/jul/2015 13:29

No

Al día 30 de Abril de 2014 todos los contratos se

vienen cumpliendo a satisfacción, a la fecha no se ha

efectuado audiencia de descargos para verificar el

cumplimiento parcial o el incumplimiento de algunos

de los contratos a cargo del Área Administrativa.

Dentro del cuatrimestre, se efectúo la audiencia de

declaratoria de incumplimiento, para el contrato que

se había reportado a 30 de enero, sin embargo, como

a la fecha el acto administrativo no ha sido suscrito

por el ordenador del gasto competente, no se

reportara dentro del indicador del riesgo, con corte a

esta fecha. Una vez en firme la declaratoria de

30/abr/2014 17:57

No

De acuerdo al seguimiento realizado en el primer

trimestre al indicador del riesgo “Demoras en la

elaboración del documento de análisis del sector y de

oferentes”, se evidencia que no se ha materializado

el riesgo ya que la información de análisis del sector

se realiza a tiempo y es entregada al técnico

encargado de cada proceso. Se realizaron actividades

de control como fueron el seguimiento al cronograma

establecido en el Plan Anual de Adquisiciones, las

visitas técnicas realizadas por parte de los oferentes

y la actualización continua de la base de datos de

oferentes de bienes y servicios.

Se anexan las evidencias respectivas a las

10/abr/2015 15:33

Base de Datos de oferentes de bienes y servicios.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiNo

No

Se identifico el presente riesgo, catalogado de

corrupción, elaborándose el respectivo plan de

contingencia, en caso de materialización,

Adicionalmente, se adjunto el plan de mejora que

busca reducir la probabilidad del ocurrencia del

Zona de riesgo altaModeradoProbable

No

Al día 31 de diciembre de 2013 la todos los contratos

se vienen cumpliendo a satisfacción, sin que sean

reportado algún requerimiento de audiencia, que

implicara la declaratoria de incumplimiento del

contrato.

Sin embargo en el mes de diciembre, el Grupo de

Infraestructura reportó un presunto incumplimiento

que fue debidamente reportado a el Área de

Contratos realizándose la correspondiente audiencia

de descargos el día 9 de Enero, donde se impusieron

las sanciones y la declaratoria de incumplimiento,

cabe anotar que a la fecha no existe acto

30/ene/2014 18:41

31/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00Gestión Administrativa

17/sep/2014 17:38

Gestión Administrativa Seguimiento al cronograma establecido en el Plan

Anual de Adquisciones.


Desconocimiento en la programación del Plan Anual

de Adquisiciones.

Por considerar que la acción, omisión del documento

de análisis del sector y de oferentes podría afecta la

selección objetiva al momento de la contratación

Desconocimiento de las modalidades de contratación

establecidas en el Decreto 1510 de 2013

En el tercer trimestre del año 2015, el Grupo de

Gestión Documental radicó 24.999 comunicaciones

oficiales de origen externo en en el aplicativo SIGOB,

de las cuales 201 comunicaciones fueron devueltas

por errores en el procedimiento de radicación,

específicamente en el direccionamiento de las PSQR.

Es de resaltar que durante el trimestre se aplicaron

los controles definidos para reducir el número de

errores en el registro de las comunicaciones oficiales

radicadas tales como:

• Aplicación de la Tabla de Responsables por

Dependencias.

• Aplicación de los criterios establecidos en los

manuales y lineamiento para la Gestión de


• Reporte mensual de las Comunicaciones Oficiales

registradas erróneamente

30/sep/2015 23:59

1. Incumplimiento de los plazos establecidos en el

Plan Anual de Contratación.

2. Incumplimiento las metas de ejecución

presupuestal.

3. No contratación de un bien o servicio.


5. Denuncias Penales

6. Detrimento Patrimonial

Desconocimiento de las especificaciones técnicas del

bien, obra o servicio

ACC: Recibir y administrar los bienes y servicios: (Ver.

Proceso Adquisición de Bienes y Servicios y Manual de

Contratación): La no elaboración del documento de

análisis del sector y de oferentes afectará la

adquisición de bienes y servicios.

Demoras en la elaboración del

documento de análisis del sector

y de oferentes.

Ofertas Técnica y Económicas mal formuladas.

PA-2015-2018 Area


La opción de manejo es reducir el riesgo, para

lo cual se formula el indicador para su

seguimiento.

12

No

Dentro del cuarto trimestre de la vigencia 2015 se

procedio hacer seguimiento a los controles

establecidos para el presente riesgo, evidenciándose

lo siguiente:

El Grupo de Gestión Documental radicó 28.164

comunicaciones oficiales de origen externo en el

aplicativo SIGOB, de las cuales 108 comunicaciones

fueron devueltas por errores en el procedimiento de

radicación, específicamente en el direccionamiento de

las PSQR.

Es de resaltar que durante el trimestre se aplicaron

los controles definidos para reducir el número de

errores en el registro de las comunicaciones oficiales

radicadas tales como:

• Aplicación de la Tabla de Responsables por

Dependencias.

• Aplicación de los criterios establecidos en los

manuales y lineamiento para la Gestión de


• Seguimiento al reporte mensual de las

Comunicaciones Oficiales registradas erróneamente

• Capacitaciones sobre el direccionamiento de las

PSQR según la normatividad vigente al interior de la

entidad.

08/ene/2016 23:59

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSiCasi certezaZona de riesgo extremaMayorCasi certezaAdriana Paola Andrade Jaimes

1. Pérdida de credibilidad de la Entidad.

2. Sanciones legales por vencimiento de términos en

emitir las respuestas.

3. Desgaste administrativo.


Se adopta como política de manejo del riesgo

la de reducir el riesgo.

10Zona de riesgo altaMenor

ACC:Administrar Gestión de Correspondencia Oficial -

Éste riesgo muestra los errores que se derivan del

mal diligenciamiento de los datos durante el registro

de las comunicaciones oficiales, ocasionando demoras

en la gestión y tramite oportuno de las mismas.

Registro erróneo en el Proceso de

Radicación de las Comunicaciones

Oficiales

20



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




GA Inspección Física y revisión de Inventarios Asumir el riesgo

GA Evitar el riesgo

Personal Tècnico dispuesto las 24 horas para la

detecciòn y correcciòn de servicio

No

Dando cumplimiento al seguimiento del segundo

trimestre de la vigencia 2015, se verificaron y

analizaron los controles establecidos para evitar el

riesgo de suspensión masia del fluido electrico, así:

Implementación de soporte con el operador

comercial.

Mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos

eléctricos.

Seguimiento a rutinas de inspección permanente.

Personal técnico dispuesto las 24 horas para la

dirección y corrección de servicio.

30/sep/2015 23:59

No

Para el segundo trimestre del presente, no se

materializó el riesgo, se ejecutaron los siguientes

controles delo cueles se adjuntan los controles

correspondientes:

• Implementación de Soporte Técnico con el

Operador Comercial:

Se cuentan con los del Operador Comercial CODENSA

y el nombre del contacto con el que la Presidencia

tiene primer contacto en el evento de una

“Emergencia”. Asesor Comercial: Olga Ortiz, (se

adjunta el Brochure de la empresa.)


equipos eléctricos:

Se cuenta con el contrato Nro. 220-14 del cual

adjunto soportes. Sobre el cual se hacen el

mantenimiento que se requieran sobre los equipos.

Para su evidencia se adjuntan los informes de

mantenimiento de los meses de Abril, Mayo y Junio.

• Seguimiento a las Rutinas de inspección

permanente:

Se evidencia la realización de rutinas de inspección,

se adjuntan par su soporte de las la programación de

nuestro personal Técnico encargado del Grupo de

16/jul/2015 16:20

No


trimestre de la vigencia 2015, se procede a verificar y

analizar los controles establecidos para evitar el

riesgo de las demoras en la prestación del servicio de

aseo y cafetería, así:


comercial: El control se mantuvo activo durante el

segundo trimestre del año, el operador comercial

estuvo atento a las visitas de inspección

programadas, para el seguimiento de los sistemas.


eléctricos.

Mediante el contrato 220-14 suscrito con la firma

“Controles y Automatizaciones SAS la Entidad

adelanta las rutinas de mantenimiento preventivo y

acciones correctivas necesarias y requeridas para

asegurar la operación estable y segura de las

subestaciones y plantas eléctricas de la Entidad a

nivel Bogotá y Sopó. Para lo anterior, se adjuntan las

planillas de control de los mantenimientos efectuados

durante el segundo semestre del año.

Seguimiento a rutinas de inspección permanente:

Durante el periodo el supervisor del contrato de

mantenimiento de plantas y subestaciones elevó los

respectivos informes de seguimiento a dicho contrato.

Se adjunta los informes correspondientes.


30/jun/2015 23:59

Para el primer trimestre del año en la fecha

señalada se materializó el riesgo, que fue

atendido oportunamente, se hizo la

valoración por parte del personal técnico

encargado de las plantas eléctricas de la

entidad, quienes procedieron a realizar las

pruebas necesarias para su normal

funcionamiento, se determinó que se tenía un

inconveniente mucho mayor; por esta razón

nos pusimos en contacto con el Gestor de

CODENSA quien envío una Cuadrilla de su

Personal, quienes diagnosticaron lo siguiente:

“ Daño de la terminal de un cable conectado

al transformador del Edificio” el cual se

atendió de forma inmediata y Urgente,

finalizando la ejecución del daño en el

transcurso de 8 horas posteriores al reporte

del suceso.

Por lo anterior atendiendo los lineamientos

16/feb/2015 12:08Si

Se adjuntan los soportes correspondientes sobre

ejecución de controles del riesgo: Implementación de

Soporte Técnico con el Operador Comercial,


eléctricos, Seguimiento a las Rutinas de inspección

permanente, Personal Técnico dispuesto las 24 horas

para la detección y corrección de servicio, que se

realizaron durante el primer trimestre del año. Pese a

que el riesgo se materializó, éste no obedeció a la

falta de controles sino una situación imprevista y que

se saklae de la esfecra de contro de la entidad.

22/may/2015 11:49

Si

El Grupo de Infraestructura y Mantenimiento allega

soportes de la ejecución de controles de

mantenimiento de las Plantas Eléctricas del mes de

29/abr/2015 10:08

16/abr/2015 15:22Si

Durante el primer trimestre del año 2015 con relación

al riesgo “SUSPENSIÓN MASIVA DEL FLUIDO

ELÉCTRICO EN LAS SEDES DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA” se informa que se realizó la actualización

del riesgo y en la etapa de monitoreo se evidencian

la ejecución de controles correctivos y preventivos.

Conforme a lo reportado el Grupo de Infraestructura

y Mantenimiento que el riesgo se materializó el día 16

de Febrero de 2015 en el Edificio de la propiedad

horizontal “DAPRE- FONDO DE PROMOCIÓN DE LA

CULTURA”, la falla se detectó requiriendo al operador

comercial, el servicio fue restablecido oportunamente.

Por lo anterior frente a la administración del riesgo es

necesario documentar y formular un Plan de

Contingencia.

23/abr/2015 15:21

No

Daños en los equipos eléctricos(generadores) de la

Si

Durante el primer trimestre del año 2015 con relación

al riesgo “SUSPENSIÓN MASIVA DEL FLUIDO

ELÉCTRICO EN LAS SEDES DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA” se informa que se realizó la actualización

del riesgo y en la etapa de monitoreo se evidencian

la ejecución de controles correctivos y preventivos.

Conforme a lo reportado el Grupo de Infraestructura

y Mantenimiento que el riesgo se materializó el día 16

de Febrero de 2015 en el Edificio de la propiedad

horizontal “DAPRE- FONDO DE PROMOCIÓN DE LA

CULTURA”, la falla se detectó requiriendo al operador

comercial, el servicio fue restablecido oportunamente.

Por lo anterior frente a la administración del riesgo es

necesario documentar y formular un Plan de

23/abr/2015 14:56

Daños en la central eléctrica del operador comercial. Este riesgo fue atendido oportunamente por

el Grupo de Infraestructura, Mantenimiento y

Conservación de Bienes Muebles e

Inmuebles, en donde se hizo la respectiva

validación por parte del Técnico que está a

cargo de las Plantas Eléctricas y

posteriormente al realizar las pruebas

necesarias para su normal funcionamiento se

determinó que se tenía un inconveniente

mucho mayor; por esta razón nos pusimos en

contacto con el Gestor de Codensa quien

envío una Cuadrilla de su Personal, quienes

diagnosticaron lo siguiente: “ Daño de la

terminal de un cable conectado al

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

16/feb/2015 15:00

Ante la materialización del riesgo y la se

proyectan los isguientes documentos para su

revison y formulación de un plan de

16/feb/2015 10:15

Este riesgo fue atendido por el Grupo de

Infraestructura, Mantenimiento y

Conservación de Bienes Muebles e

Inmuebles, en donde se hizo la respectiva

validación por parte del Técnico que está a

cargo de las Plantas Eléctricas y

posteriormente al realizar las pruebas

necesarias para su normal funcionamiento se

determinó que se tenía un inconveniente

mucho mayor; por esta razón nos pusimos en

contacto con el Gestor de Codensa quien

envío una Cuadrilla de su Personal, quienes

diagnosticaron lo siguiente : “ Daño de la

terminal de un cable conectado al

transformador del Edificio” el cual se atendió

de forma inmediata y Urgente, finalizando la

No se ha materializado el riesgo y una vez revisado y

consultado con el grupo, se informa que se vienen

realizando los controles preventivos y correctivos.

20/ene/2015 17:5331/Dec/2016 23:5901/Jan/2015 08:00Gestión Administrativa

PA-2015-2018 Area


10Zona de riesgo altaMenorCasi certeza

Implementación de Soporte Técnico con el Operador

Comercial

Seguimiento a las Rutinas de inspeccion permanente.


electricos

SUSPENSION MASIVA DEL FLUIDO

ELECTRICO EN LAS SEDES DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPÙBLICA


20Zona de riesgo extremaMayorCasi certezaAdriana Paola Andrade Jaimes

1. Afectación de los servicios internos y misionales

que se prestan.


3. Situaciones de Emergencias

4. Vulnerabilidad del Sistema de Seguridad.

Se realizó la actualización y revisión

del riesgo, efectuado el cuadro de controles el

riesgo éste se ubica en una zona de riesgo

alta, la política de manejo adoptada será la

de reducir el riesgo mediante el

fortalecimiento de los equipos eléctricos y

elaboración de planes de contingencia.

Adicionalmente, se asociará el indicador

correspondiente para la medición del riesgo.

30/abr/2015 17:30Si

Dando cumplimiento al monitoreo trimestral de los

riesgos del proceso de gestion administrativa, se

procede hacer la verificación de lo correspondiente al

segundo trimestre (abril-mayo-junio), así:

De acuerdo con los controles establecidos se

evidencia que dentro del trimestre que se reporta,

se realizo la verificación fisica de los bienes, de

acuerdo con el cronograma establecido. Como

resultado de la inspección, se evidencio la ubicación

fisica de unos bienes (equipo y mobiliario) que fue

entregado a Derechos Humanos, en virtud de la

cooperación internacional que reciben; sin embargo,

los mismo no cumplimieron los requisitos legales para

su ingreso a la Entidad.

Frente al control de verificación del bien y registro de

ingreso al almacén, se evidencio que durante el

trimestre todos los bienes que fueron adquiridos por

30/jun/2015 07:17

Fallas en la prestación del servicio del operador

comercial de servicio eléctrico


servicios solicitados

No


riesgos del proceso de gestion administrativa, se

procede hacer la verificación de lo correspondiente

al cuarto trimestre (octubre-noviembre-diciembre),

así:

De acuerdo con los controles establecidos dentro del

trimestre que se reporta, se realizo la verificación

fisica de los bienes, de acuerdo con el cronograma

establecido; asi mismo se efectuaron todos los

registros de ingreso al almacén, de acuerdo con las

aquisiciones efectuadas por las

diferentes dependencias. Al corte del 31 de

diciembre, despues de aplicar los controles, se

evidencia que todos los bienes que fueron adquiridos

08/ene/2016 23:59

No

Para el primer trimestre del año 2015 no se

detectaron bienes sin la legalización correspondiente,

por lo tanto los bienes ingresados son los bienes

recibidos por las diferentes modalidades.

Los porcentajes presentados para el primer trimestre

del 2015 conforme al cronograma de inventarios,

presentan una cifra inferior al 100%, teniendo en

cuenta que en algunos casos funcionarios,

contratistas y personal de comisión no firmaron el

inventario por no encontrase en la entidad. Sin

16/jun/2015 13:21

No


riesgos del proceso de gestión administrativa, se

procede hacer la verificación de lo correspondiente al

tercer trimestre (julio-agosto-septiembre), así:

De acuerdo con los controles establecidos se

evidencia que dentro del trimestre que se reporta,

se realizo la verificación fisica de los bienes, de

acuerdo con el cronograma establecido. Como

resultado de la inspección, se evidenció que a la

fecha todos bienes ubicados y en uso por parte de

las Dependencias, se encuentran ingresados en los

inventarios de la Entidad.

Frente al control de verificación del bien y registro de

ingreso al almacén, se evidencio que durante el

trimestre todos los bienes que fueron adquiridos por

30/sep/2015 08:06

Como resultado de la inspección fisica a los

bienes que se ubican en la Entidad, se

evidencia la existencia de 18 elementos que

no estaban dentro de los inventarios de la

Entidad y que fueron entregados a Derechos

Humanos, por parte de cooperación

internaciónal para el cumplimento de sus

funciones. En virtud de los anterior, se

procede hacer plan de mejoramiento para

sanear los bienes ubicados y para minimizar

que el riesgo se vuelva a materializar.

No

Se reporta el avance de los inventarios de Recurso

Físicos, no se evidencia la materialización del riesgo.

Se adjuntan los soprtes correspondientes.

10/abr/2015 18:41

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

Conforme a lo revisado y reportado por el grupo de

Recusros fisicos no se ha materializado el riesgo, se

siguen aplicando los controlesde forma preventiva.


PA-2015-2018 Area



manejar el riesgo, conforme al Lineamiento de

Administración del Riesgo.se continuarán

realizando los controles que se reportan

efectivos y que han logrado disminuir la

probabilidad de que se materialice el riesgo.

Adicionalmente se asocia el indicador del

riesgo para el correspondiente su

seguimiento.

2Zona de riesgo bajaInsignificanteImprobable6Zona de riesgo moderadaModeradoImprobableAdriana Paola Andrade Jaimes

Verificación del Bien y Registro de Ingreso al Almacén

1.Perdidas del Bien

2. Sanciones Disciplinarias

3. Investigaciones Fiscales

4. Demandas para la Entidad

Desconocimiento del Lineamiento para el manejo y

control de bienes de la Entidad y de los

procedimientos de ingreso y salida de elementos.

ACC:Administrar y Controlar los bienes y servicios de

la Entidad - Demoras en la legalización de bienes

adquiridos o entregados a la Entidad por cualquier

modalidad.

Incumplimiento de los requisitos

técnicos y legales en el trámite de

legalizaciòn de bienes

entregados a la Entidad, por

cualquier modalidad.


Desconocimientos de los requisitos establecidos en el

Contrato y Anexos técnicos, Acta de Transferencias o

Documentos de Donación.

Desconocimiento de Actos Administrativos proferidos

por otras Entidades y/o Órganos de Control

No

Dando cumplimiento al monitoreo del riesgo se

procede a verificar el analisis presentado dentro

del cuarto trimestre de la vigencia 2015 (octubre-

noviembre-diciembre), en este sentido se adjunta

documento que resumen el comportamiento de los

controles del riesgos, como son: Mantenimiento

Correctivo y Preventivo de los equipos de

telecomunicaciones, Conmutación automatica de

Operador Telefónico, Implementación de Soporte

Técnico con los Operadores Comerciales y Reposición

de equipos para garantizar la prestación del servicio.

De acuerdo con el analisis presentado se evidencia

que durante el periodo monitoreado no se materializo

08/ene/2016 23:59

No



del tercer trimestre de la vigencia 2015 (julio-agosto-

septiembre), en este sentido se adjunta documento

que resumen el comportamiento de los controles del

riesgos, como son: Mantenimiento Correctivo y

Preventivo de los equipos de telecomunicaciones,

Conmutación automatica de Operador Telefónico,


Operadores Comerciales y Reposición de equipos

para garantizar la prestación del servicio. De acuerdo

con el analisis presentado se evidencia que durante

29/oct/2015 08:00

No



del segundo trimestre de la vigencia 2015 (abril-mayo-

junio), en este sentido se adjunta documento que

resumen el comportamiento de los controles del








29/oct/2015 07:55

No


procede a verificar el analisis presentado dentro del

primer trimestre de la vigencia 2015 (enero-febrero-

marzo), en este sentido se adjunta documento que

resumen el comportamiento de los controles del








29/oct/2015 07:42

No

Dando cumplimiento al moniterior trimestral de los

riesgos, se procede analizar el comportamiento del

presente riesgo, dentro del tercer trimestre de la

vigencia 2015 (Julio, Agosto y Septiembre). Es

importante mencionar que los controles actuales han

permitido reducir el riesgo, garantizandose que el

mismo no se materialice a la fecha. Se adjunta como

soporte del presenta analisis, la revisión y manejo de

los controles así: - Mantenimiento Correctivo y

Preventivo de los equipos de telecomunicaciones. -


Operadores Comerciales. - Conmutación automatica

de Operador Telefónico. - Reposición de equipos para

garantizar la prestación del servicio. Finalmente, de

30/sep/2015 07:10

No

Por error se cargó el monitoreo inmediatamente

anterior, el regitro que corresponde es el siguiente :

"Para el segundo trimestre del año no se materializó


administración del riesgo por el grupo de

Telecomunicaciones de la siguinete manera:

Se realizó el Mantenimiento Correctivo y Preventivo

de los equipos de telecomunicaciones: Mediante el


14 suscrito con la empresa NEC de Colombia.









servicio.








16/jul/2015 16:08

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

Con base en la politica de administración de

riesgos y teniendo en cuenta que en el ultimo

año no se ha presentado materialización la

polica seleccionada es evitar el riesgo, así

mismo se asocia el indicador “Eventos con

suspensión masiva en la prestación del

servicio de Telecomunicaciones”



servicios solicitados. Suspensión Masiva en la

prestacion del servicio de telecomunicaciones

Suspensión Masiva en la

prestacion del servicio de

telecomunicaciones

RaroAdriana Paola Andrade Jaimes

1. Afectación de los servicios internos prestados por

la dependencia


3. Interrupción de la comunicación entre la Entidad y

el exterior

4. Perdida de la confianza o credibilidad del cliente

interno




(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




GA Evitar el riesgo

EM Reducir el riesgo

Evaluación de la eficacia de los Planes de

MejoramientoAnalisis trimestral acerca del estado de los Planes de

Mejoramiento

Si

Frente a los resultados obtenidos con corte a junio

30 de 2015, se presenta un acumulado de los planes

de mejoramiento, arrojando los siguientes datos:

mejoras finalizadas 460 mejoras eficaces 324,

mejoras no eficaces 54, para un porcentaje del

11.74% de no eficacia y de acuerdo con la meta

propuesta para el primer semestre 9%, se obtuvo el

69.57%, quedando por debajo del rengo de

aceptación.

Una vez se obtuvo el resultado del indicador donde

no se cumplió la meta, se convocó a una reunión para

analizar dicho resultado y volver a monitorear el

riesgo y declar que se había materializado y tomar

acciones correctivas las cuales se plasman en la NCR-

0470. Se anexa listado de asistencia de las reuniones

realizadas para tal fin y se asocia el plan de

mejoramiento antes mencionado.

31/jul/2015 10:30

No

Este Riesgo se Analizó y se verificaron los controles

en reunión realizada el 7 de abril donde

participó todo el equipo de trabajo de la Oficina de

Control Interno, se actualizo el objetivo estratégico y

el objetivo del proceso, se actualizaron las

dependencias y se evaluaron nuevamente los

controles donde se decidió que los que no estan

22/abr/2015 23:59

Al corte de septiembre 30 de 2015, se

presenta el siguiente reporte del estado de

los planes de mejoramiento no eficaces:

FINALIZADOS: 94

EFICACES: 74

NO EFICACES 20

Frente al acumulado tenemos:

FINALIZADOS: 538

EFICACES: 387

NO EFICACES 68

META PROPUESTA 8,77%

RESULTADO 12,64%

Esto significa que no se obtuvo las metas

propuestas porque se ha incrementado el

número de mejoras no eficaces, que están

representadas en: Gestión Documental,

PSQR, Análisis de Datos y Satisfacción de

cliente.

01/jun/2015 10:50Si

Los funcionarios de la OCI se reunieron el día 6 de

octubre con el fin de monitorear los riesgos

identificados en el proceso de Evaluación Control y

Mejoramiento y realizar seguimiento y verificación a

los controles establecidos para minimizar la

probabilidad de que se materialice el riesgo.

Controles:

1. Revisión de la Mejora por parte del responsable del

proceso y/o dependencia. Una vez se haya declarado

una NCR o NCP la OCI envia la solicitud de

formulación de la mejora, para que el responsable del

proceso o dependencia sea quien verifique si las

actividades planteadas en la mejora realmente

eliminen la causa raiz de la Noconformidad. se puede

evidenciar en el SIGEPRE modulo mejoras en el flujo a

seguir, se esta realizando y las OM por autocontrol.

2. Revisión y aprobación de la mejora por parte de la

jefe de la OCI. si las actividades propuestas eliminan

la causa raiz de la No Conformidad de lo contrario se

devuelve.

3. Evaluación de la eficacia de los planes de

mejoramiento. La Eficacia de los planes de

mejoramiento se evalua en el ejercicio auditor, tanto

en el ciclo de auditorias de calidad, como en las de

gestión.

4.Analisis trimestral acerca del estado de los planes

de mejoramiento. éste control se monitorea cada

08/oct/2015 10:06

Teniendo en cuenta los resultados del

indicador asociado a éste riesgo el cual fue de

11.74%, se evidenció que no se cumplió con

la meta establecida la cual era de 9% para

éste periodo y teniendo en cuenta que en el

monitoreo realizado a los riesgos en el mes

de julio donde se verificó que se estaban

aplicando todos los controles correctamente y

se materializo el riesgo, se requiere

nuevamente hacer monitoreo y analizar y

tomar medidas correctivas al respecto.

Los resultados obtenidos fueron los

siguientes:

Frente a los resultados obtenidos con corte a

junio 30 de 2015, se presenta un acumulado

de los planes de mejoramiento, arrojando los

siguientes datos: mejoras finalizadas 460

mejoras eficaces 324, mejoras no eficaces 54,

para un porcentaje del 11.74% de no eficacia

y de acuerdo con la meta propuesta para el

primer semestre 9%, se obtuvo el 69.57%,

quedando por debajo del rengo de

aceptación.

Para el primer semestre de 2015 se

09/jul/2015 07:55

NoSe asocia a éste Riesgo la OM-009507/oct/2014 12:01

No

El Monitoreo de éste riesgo para el presente

trimestre se llevó a cabo mediante reunión del grupo

de funcionarios de la OCI, donde se verificó, que las

acciones diseñadas y adoptadas, estén siendo

implementadas y efectivas, con el ánimo de evitar la

materialización del riesgo y poder cumplir con los

objetivos y las metas programadas por la oficina en

la presente vigencia.

En la etapa de valoración se verificó el cumplimiento

de los controles así:

1. Revisión de la mejora por parte del responsable

del proceso y/o dependencia, se está cumpliendo con

el flujo del módulo de mejoras y la guía para la

formulación, seguimiento y evaluación de planes de

mejoramiento. G-EM-01

2.Revisión y aprobación de la mejora por parte del

jefe de la oficina de control interno, se está

cumpliendo con esta actividad, la jefe de la oficina de

control interno está revisando, verificando y

aprobando o devolviendo los planes de mejoramiento

si la actividad planteada no elimina la causa de la No

Conformidad, de acuerdo al flujo del módulo de

mejoras y la guía para la formulación, seguimiento y

evaluación de planes de mejoramiento.G-EM-01

3.Evaluación de la eficacia de los planes de

mejoramiento. La eficacia se está evaluando en las

auditorias de gestión y de calidad al SIGEPRE, de las

23/jun/2015 09:43

No

Éste Riesgo en el primer cuatrimestre se ha

monitoreado dos veces, en los Subcomités que la

Oficina de Control Interno a realizado, donde se hace

seguimiento y verificación a los controles establecidos

y se Analiza, se valora y se monitorea, para evitar la

materialización del mismo y el incumplimiento de las

metas y objetivos establecidos, para lo cual se

anexan las actas de los subcomités realizados y un

avance del reporte de evaluación de eficacia de los

planes de mejoramiento, sin embargo el indicador se

30/abr/2014 16:25

No

Se reunieron los funcionarios de la OCI para analizar

y Monitorear éste Riesgo, los controles establecidos

se estan cumpliendo, el indicador de la eficacia de los

PM se esta evaluando una ves se presente el informe

final se realizara el análisis final de la vigencia 2014.

07/ene/2015 09:48

No

El reporte de este indicador se presenta a 30 de

agosto, con corte a 31 de julio donde se presenta el

siguiente análisis:

Mejoras Eficaces 46

Mejoras No eficaces 11

Mejoras por evaluar su eficacia 36

Total mejoras Finalizas 93

El porcentaje de no eficaces es el siguiente:

Total mejoras no eficaces11

Total mejoras finalizadas93

Porcentaje 11,83

Comparado con la meta de 11.50 no se logró 0.33%,

15/oct/2013 09:52

No

NCR: finalizadas 183, en ejecución 75, vencidas 4

NCP: finalizadas 96, en ejecución29 , vencidas

OM: finalizadas, 55, en ejecución 65, vencidas 3

Se evaluado la eficacia a 54 planes en el 2014:

Eficaces 87,04% (47)

No eficaces 12,96 % (7)

Los controles establecidos para éste riesgo se están

19/ago/2014 11:07

18/abr/2013 16:32

Frente al control del Procedimiento con metodologías

claras incluyendo análisis de causa se elaboró un

plan de mejoramiento el cual se encuentra en

ejecución y termina el 30 de abril de 2013, razón por

la cual se evaluará su efectividad en la auditoria de

31/ene/2013 16:29

No

Los controles han sido efectivos para prevenir su

materialización, la medición y análisis de los datos

(indicador), se presenta con corte a 31 de diciembre

de 2013 así: Mejoras eficaces 46, mejoras No eficaces

11, mejoras por evaluar su eficacia 43, para un total

de 100 mejoras finalizadas. Las mejoras No eficaces

representan el 11% del total de las mejoras, la meta

03/ene/2014 15:08

NoSe reprograma por error en la fecha digitada de la

nueva revisíón.

No

Una vez realizados los ajustes a éste riesgo se

evidencio que este sigue controlado y durante el

primer trimestre del 2013, no se ha materializado.

No

Se reprograma el monitoreo para el día lunes 17 de

diciembre.14/dic/2012 12:32

No

La revisión general del riesgo se realizará el día 31

de enero de 2013, cuando se pueda reunir todo el

equipo de trabajo de la OCI

21/dic/2012 16:29

Revisión y aprobación de la mejora por parte del jefe

de la Oficina de Control Interno

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

14/dic/2012 12:37

No

NoEla riesgo se actualizo en todas las etapas, la

proxima actualización se realizará el día 14 de 09/oct/2012 16:03

28/Jun/2013 23:5924/Oct/2012 15:07Evaluación, Control y

Mejoramiento

No

Se asocia el Plan de Mejoramiento por Autocontrol,

con ocasión de la valoración de los controles de los

riesgos y de la revisión al Procedimiento de Planes de

Mejoramiento, con el fin de garantizar la efectividad

del control "Procedimiento con metodologías claras

incluyendo análisis de causa".

24/oct/2012 17:36

Martha Ines Chaparro Vega

Falta de capacitación para los formuladores de los

planes de mejoramiento.

El dueño de la dependencia/ proceso no se reúne con

su equipo de trabajo para analizar los resultados de

las desviaciones encontradas.

No se identifican de manera clara las acciones

correctivas y preventivas que permitan establecer

mecanismos que conlleven a hacer mas eficaces los

procedimientos y a mejorar el cumplimiento de los

EM - Guia para la

formulación, seguimiento y

evaluación de planes de


Oficina de Control interno la politica de

riesgos a aplicar es la de reducir el riesgo "

No formular y Ejecutar correctamente los

Planes de Mejoramiento"


1.Incumplimiento de los objetivos y metas de los

procesos/ dependencias

2. Recurrencia en las desviaciones encontradas

3. Inadecuada toma de decisiones para mejora

continua del SIGEPRE

4. Reproceso de los planes de mejoramiento.

Desconocimiento del procedimiento Formulación,

seguimiento y evaluación de los planes de

ACC Solicitar, formular y ejecutar los planes de

mejoramiento. Una inadecuada definición de causa,

de metas y actividades que no permiten eliminar o

reducir la causa raiz de la no conformidad real,

potencial o de mejora.

No Formular y Ejecutar

correctamente los Planes de

Mejoramiento

Evaluación, Control y Revisión de la mejora por parte del responsable del

proceso y/o dependencia


No

Dando cumplimiento al seguimiento del cuarto

trimestre de la vigencia 2015, se procede a verificar y



aseo y cafetería, así:

Sistema de Servicios Compartidos para las solicitudes

de servicios:

Dentro del seguimiento y control de los servicios

solicitados por el aplicativo de servicios compartidos,

se evidencia que durante el cuarto trimestre se

garantizó la prestación de los servicio de aseo y

cafetería requeridos por las diferentes dependencias.

Para soporte del mismo, se adjunta el

registro diario de la bitácora del Grupo de Servicios

Generales, a la cual tenemos acceso cinco

funcionarios del grupo, en donde se puede visualizar

toda la información de dichos servicios.

Prestación de Servicio de Cafetería alterno con

personal contratista de Aseo:

En virtud de la orden de compra 4977 para la

prestación del servicio de aseo y cafetería, la cual

tiene vigencia hasta el 31 de octubre de 2016, se

logró hacer la programación de los servicios, con el fin

de cubrir el personal de planta que presento

ausencias por diferentes situaciones administrativas

08/ene/2016 23:59

No

Dando cumplimiento al seguimiento del tercer

trimestre de la vigencia 2015, se procede a verficar y



aseo y cafeteria, así:


de servicios:



se evidencia que durante el segundo trimestre se

garantizo la prestación de los servicio de aseo y





funcionarios del grupo , en donde se puede visualizar





prestación del servicio de aseo y cafeteria, se logro

hacer la programación de los servicios, con el fin de

cubrir el personal de planta que presento ausencias

por diferentes situaciones administrativas

presentadas como vacaciones, licencias, permisos.

Suscripción de Insumos Técnicos para la contratación

de aseo y cafetería:

07/oct/2015 07:50

No


trimestre de la vigencia 2015, se procede a verficar y



aseo y cafeteria, así:


de servicios:



se evidencia que durante el segundo trimestre se

garantizo la prestación de los servicio de aseo y





funcionarios del grupo , en donde se puede visualizar





prestación del servicio de aseo y cafeteria, se logro

hacer la programación de los servicios, con el fin de

cubrir el personal de planta que presento ausencias

por diferentes situaciones administrativas

presentadas como vacaciones, licencias, permisos.

Suscripción de Insumos Técnicos para la contratación

de aseo y cafetería:

30/sep/2015 23:59

No

Para el primer trimestre del año 2015, en la etapa de

Monitoreo del riesgo y ejecución controles se

identificaron servicios Cerrado Satisfactoriamente,

Cerrados por Imprevistos, Servicios Rechazados e

Insatisfactorios. De los servicios insatisfactorios se

logró identificar que:

• Que hubieron errores en el registró del

aplicativo.

• El servicio no se prestó debido, no se tenía

16/jun/2015 11:50

Se revisan las etapas de Gestion del riesgo, para el

primer trimestre del año no se materialzó, se

presentaron 3 servicios rechazados los cuales

obedecen a la causales anexas en el informe, que

obedecen mas las forma en la que se hizo la solicitud

23/abr/2015 16:51

Incremento intempestivo del número de reuniones y

actividades en las diferentes sedes.

No

Para el primer trimestre del año 2015 no se

materializo el riesgo, existen tres solicitudes cerradas

insatisfactoriamente pero estas responden a errores

en la solicitud en el registro como se envidencia en el

informe correpondiente.

10/abr/2015 14:09

Incumplimiento parcial en las obligaciones prestadas

por el Contratista de Aseo, en lo correspondiente al

servicio de cafetería.

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

No se materializo el riesgo durante el trismetre, se

aplicaron los controles del riesgo. Se adjuntan lo

soportes correspondientes.


PA-2015-2018 Area


Se asocia el indicador del riesgo "Eventos con

demoras en la prestación del servicio de aseo

y cafetería" y a la accion administración del

riesgo "POP-2015 Area Administrativa

Estrategia 6"

4Zona de riesgo moderadaInsignificanteProbable


de servicios

Suscripción de Insumos Técnicos para la contratacion

de aseo y cafeteria.

Zona de riesgo altaModeradoProbableAdriana Paola Andrade Jaimes

1.Insatisfacción del Cliente Interno.

2.Incumplimiento en la programación de los servicios.

Prestacion de Servicio de Cafeteria alterno con

personal contratista de Aseo

Situaciones Administrativas presentadas con el

personal de planta (permisos, licencias por

enfermedad, no remuneradas, etc..)


servicios solicitados. Insuficiencia en el personal para

la prestación de los servicios de aseo y cafetería, que

se programan de acuerdo con las necesidades de los

demás procesos y clientes.

Demoras en la prestación de

servicio de aseo y cafetería para

la atención de las sedes de la

Entidad.


No

Dando cumplimiento al seguimiento del cuarto

trimestre de la vigencia 2015, se verificaron y

analizaron los controles establecidos para evitar el

riesgo de suspensión masia del fluido electrico, así:


comercial.


eléctricos.

Seguimiento a rutinas de inspección permanente.


dirección y corrección de servicio.

De acuerdo con el analisis de los controles y los

resultados del seguimiento, no se reportaron eventos

08/ene/2016 23:59

12

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi10Zona de riesgo altaMenorCasi certeza

SUSPENSION MASIVA DEL FLUIDO

ELECTRICO EN LAS SEDES DE LA

PRESIDENCIA DE LA REPÙBLICA

20Zona de riesgo extremaMayorCasi certezaAdriana Paola Andrade Jaimes

1. Afectación de los servicios internos y misionales

que se prestan.


3. Situaciones de Emergencias

4. Vulnerabilidad del Sistema de Seguridad.

Se realizó la actualización y revisión

del riesgo, efectuado el cuadro de controles el

riesgo éste se ubica en una zona de riesgo

alta, la política de manejo adoptada será la

de reducir el riesgo mediante el

fortalecimiento de los equipos eléctricos y

elaboración de planes de contingencia.

Adicionalmente, se asociará el indicador

correspondiente para la medición del riesgo.


servicios solicitados



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




EM Evitar el riesgo

DE Reducir el riesgo

AP- Convenio 330-12CONSEJERIA

PRESIDENCIAL PARA LA 26/Jun/2014 15:22 13/May/2016 23:43

No

Durante este cuatrimestre (Agosto - Diciembre) se

presentaron 8 modificaciones a los proyectos de

inversión, en los cuales se realizó la verificación por

parte de los roles (Control de Formulación, Jefe

Planeación Entidad, Control de Viabilidad y Jefe

Cabeza de Sector), las modificaciones se realizaron

generalmente en los costos de actividades, ajustes

en metas de indicadores y inclusión de nuevos

indicadores. En este sentido no se presentaron

decisiones erróneas en las modificaciones a los

proyectos ya que no afectaron la alineación de las

actividades, indicadores del proyecto con el PND, la

política que está formulando, implementando y/o

16/ene/2014 17:15

DE-Incumplimiento metas

de los proyectos

2012011000122 y

Seguimiento trimestral a los proyectos de inversión

en el Comite institucional de Desarrollo Administrativo

No

Durante este cuatrimestre (Enero - Abril) se







en metas de indicadores e inclusión de nuevos




02/may/2014 16:00

1.2 No se atienden los lineamientos de la Oficina de

Planeación y el DNP

1.1 Se formularon mal los indicadores y metas del

proyecto de inversión

No

Durante este cuatrimestre (Mayo - Agosto) se







en metas de indicadores y inclusión de nuevos




13/nov/2013 15:23

3.2 No hay divulgación de las metas del proyecto por

parte del gerente y enlace al equipo de trabajo

19/Feb/2016 23:17

30/Dec/2016 23:5919/Feb/2015 12:14

Reuinión de seguimiento de la Subdirección de

Operaciones con las Consejerias y Direcciones

22/Jan/2016 23:5219/Feb/2015 11:31FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ

DE-Incumplimiento metas

del proyecto

Retroalimentación del SPI frente cumplimiento de las

metas de los proyectos de inversión

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

20/Dec/2016 23:5902/Jan/2015 00:00Direccionamiento

Estratégico

Durante la actualización de los proyectos de inversión

para la programación de los recursos 2014 realizada

el 30 de abril no se materializó el riesgo de

"Decisiones erroneas en la formulación o

actualización de los proyectos de inversión" en tanto

que se aplicaron los controles establecidos para

17/may/2013 12:28

CONSEJERIA P. PARA LOS

DERECHOS HUMANOS

CONSEJERIA

PRESIDENCIAL PARA LA

PRIMERA INFANCIA

24/Jan/2015 17:20

No

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

CGR-Hallazgo No. 12:

Cumplimiento de metas del

Proyecto vigencia 2013PA-2015-2018 Oficina de

Planeación - Estrategia 1

DE- Incumplimiento metas

del proyecto

Con el fin de evitar el incumplimiento de las

metas de los proyectos de inversión, la

Oficina de Planeación contempló dentro su

planeación operativa una estrategia para

Impulsar el cumplimiento de metas de los de

proyectos de inversión. Adicionalmente

para cuatro proyectos formulo tres planes de

mejoramiento con el fin de reducir el riesgo y

dar cumplimiento con las metas de rezago

asociadas a los proyectos de inversión.


06/Aug/2014 15:27

No

En el 2012 no se presentaron decisiones erroneas en

la formulación o actualización de los proyectos de

inversión, sin embargo dentro del procedimiento está

contemplado las modificaciones de los proyectos.

Estas modificaciones son avaladas por la Oficina de

Planeación del DAPRE y el Departamento Nacional de

18/abr/2013 12:12

12/Mar/2015 20:26

Incumplimiento de las Metas de

los proyectos de inversión del

DAPRE

Direccionamiento Estratégico

Socializar los procedimientos y responsabilidades que

tiene el Gerente del proyecto en la formulación y

actualización del proyecto de inversión

MayorImprobable

Realizar capacitación al enlace técnico sobre la

formulación de proyectos cuando aplique

16Zona de riesgo extremaMayor

Realizar socialización de los lineamientos, guías,

manuales y/o observaciones del DNP en la

formulación y actualización de los proyectos de

inversión al Gerente del Proyecto y enlace tecnico

Javier Andres Patarroyo Villalba

1. El proyecto no va dar solución a las necesidades

planteadas

2. Los beneficiarios se ven afectados por los

resultados esperados

3. Pérdida de credibilidad de la dependencia frente a

la capacidad de ejecución del proyecto

4. Pérdida de Credibilidad de la Institución frente a

las necesidades de recursos de inversión solicitados

para la ejecución del proyecto

5. Posibles hallazgos de auditorías internas y

externas

6. Saldos en la ejecución presupuestal del proyecto

1.6 El gerente desconoce los alcances técnicos y

juridicos de la ejecución del proyecto

ACC: Ejecutar y realizar seguimiento a los proyectos

de inversión.

AC: - Coordinar capacitación de formulación de

proyectos de inversión 2016 con el DNP

- Realizar reunión presencial con los gerentes de los

proyectos sobre los resultados de los proyectos de

inversión

El incumplimiento de las metas se debe a la falta de

compromiso del Gerente del proyecto y su Equipo de

trabajo para realizar una correcta formulación y

actualización de proyecto debido a que no tienen en

cuenta los lineamientos, guías, manuales, etc., por

parte del DNP y la Oficina de Planeación del DAPRE,

generando inconsistencias en la programación del

proyecto en su cadena de valor y particularmente en

sus metas, estos aspectos generan una pérdida de

credibilidad frente a la capacidad de ejecución del

proyecto y posibles hallazgos de auditorías internas

y externas.

1.4 El enlace no tiene las competencias para la

formulación de indicadores y metas

2.1 La ejecución del proyecto se hace por fuera de los

tiempos planificados

1.5 El gerente no ha empoderado al enlace del

proyecto frente a la definición de metas e indicadores

3.1 Los ejecutores no conocen las metas del proyecto

y como contribuyen con estas

2.2 No hay control por parte de los responsables para

realizar seguimiento a su ejecución del proyecto

1.3 El enlace no difundio los lineamientos para la

formulación de indicadores y metas

No

De acuerdo con los controles definidos por la Oficina

de Control Interno la política de administración de

riesgos aplicada es evitar la materialización del riesgo

"Incumplimientos legales en la presentación de

informes dentro de la fechas establecidas por la

norma”.

Controles:

1.Elaboración del cronograma anual de los informes

legales que debe presentar el DAPRE, el cronograma

se elabora al comienzo de la viegencia y se actualiza

de acuerdo a las normas que van llegando donde se

da la obligatoriedad de presentar un informe, se

encuentra actualizado. se anexa archivo.

2.Seguimiento trimestal al cronograma, según fecha

establecida para la presentación de los informes,

éste seguimiento se esta reportando en el SIGEPRE

en la Estrategia 3 del Plan de Acción de la OCI.

3.Actualización del marco normativo del proceso que

obligue a presentar informes. éste control se esta

monitoreando permanentemente y se actualiza con

el normograma y se esta reportando en el SIGEPRE

en la Estrategia 4 actividad 4 del Plan de Acción de la

OCI en tiempo real cada vez que se tenga que

actualizar el normograma.

15/ene/2016 16:51

Probable

19/Feb/2015 12:12

10/Feb/2014 09:11CONSEJERIA

PRESIDENCIAL PARA LA AP - Entrega de Elementos

No

Los funcionarios de la OCI, se reunieron el día 6 de

octubre con el fin de Monitorear los Riesgos

identificados al Proceso de Evaluación Control y

Mejoramiento y poder verificar cada uno de los

controles si estan siendo efectivos para minimizar la

probabilidad de materialización de éste riesgo:

controles:

1.Elaboración del cronograma anual de los informes


se elabora al comienzo de la viegencia y se actualiza

de acuerdo a las normas que van llegando donde se

da la obligatoriedad de presentar un informe, se

encuentra actualizado. se anexa archivo.

2. Seguimiento trimestal al cronograma, según fecha

establecida para la presentación de los informes,

éste seguimiento se esta reportando en el SIGEPRE

en la Estrategia 3 del POA de la OCI.

3.Actualización del marco normativo del proceso que

obligue a presentar informes. éste control se esta

monitoreando permanentemente y se actualiza con

el normograma y se esta reportando en el SIGEPRE

en la Estrategia 4 actividad 4 del POA de la OCI en

tiempo real cada vez que se tenga que actualizar el

normograma.

4. Enviar mensualmente correo electrónico a los jefes

de dependencia, recordandoles nos informen si

08/oct/2015 10:01

No

La Oficina de Control Interno, una vez

verificados los controles establecidos para éste

riesgo y evaluado, determinó que de un total de 48

informes de ley establecidos a cumplir en la vigencia,

con corte a junio 30 de 2015, se han presentado

26, para el segundo semestre de 2015 se presentara

un total de 22 informes, es de anotar que todos los

informes se han presentado dentro de los términos

29/jul/2015 09:25

No

El Monitoreo a éste riesgo para el presente trimestre

se llevó a cabo mediante reunión del grupo de

funcionarios de la OCI, donde se verificó, que las

acciones diseñadas y adoptadas, estén siendo

implementadas y efectivas, con el ánimo de evitar la

materialización del riesgo y poder cumplir con los

objetivos y las metas programadas por la oficina en

la presente vigencia.

En la etapa de valoración se verificó el cumplimiento

de los controles así:

1.

Elaboración del cronograma anual de los informes


se elaboró al inició de la presente vigencia y se está

actualizando cada vez que salga una norma donde

se tenga que presentar un informe, se encuentra

actualizado y está en proceso de documentar éste

cronograma.

2.Seguimiento trimestral al cronograma, según fecha

establecida para la presentación delos informes. A los

responsables de cada dependencia se está enviando

vía correo electrónico, recordándoles el cumplimiento

los informes del trimestre.

22/jun/2015 15:16

No

Este Riesgo se Analizó y se verificaron los controles

en reunión realizada el 7 de abril donde participo

todo el equipo el equipo de trabajo de la Oficina de

Control Interno , se actualizo el objetivo estratégico y

el objetivo del proceso, se actualizaron las

dependencias y se evaluaron nuevamente los

controles como también se decidió que los que no

estaban documentados se podían documentar y se

identificó un nuevo control para así tener mayor

22/abr/2015 23:29

No

El equipo de la Oficina de Control Interno se reunió

con el fin de monitorear éste Riesgo, donde se

verificó el cumplimiento de los controles

establecidos, Se anexa archivo para aprobación con

corte a Diciembre 31 de 2014, donde se relacionan

los informes de ley que presenta la Oficina de Control

Interno de la Presidencia de la República, en

cumplimiento del rol de evaluador independiente. Se

presentaron 52 informes de los 53 programados,

debido a que el Departamento Adminstrativo de la

Fución Pública cerro el aplicativo SUIP y lo cambió por

el SIGEP en el mes de septiembre de 2014.

19/ene/2015 15:23

NoLos funcionarios de la OCI se reunieron para hacer el

analisis y monitoreo de éste riesgo, se subio al pop 07/ene/2015 09:35

NoSe asocia a éste Riesgo la Estrategia No 3 del POA de 28/ago/2014 23:59

No

Informes Cantidad

Informe Cuenta Fiscal a la Contraloría General de la

República. CGR SIRECI 1

Informe Gestión Contractual. CGR SIRECI 2

Informes Seguimiento a los planes de mejoramiento.

CGR SIRECI 2

Encuesta SCI DAPRE 1

Evaluación CI Contable CHIP 1

Informe Ejecutivo Anual 1

Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011 1

Informe de Control Interno Contable 1

Informe de Legalidad del Software 1

Acta Comité de Coordinación de Control Interno. 2

Informe a la Dirección de Defensa Judicial LITIGOB 1

Informe para el Congreso de la República 1

Informe Soporte Certificación al SUIP 2

Certificaciones Suip 2

Informe a la Cámara de Representantes 1

Informe mensual de Austeridad del Gasto 2

Informe de Celulares Resolución 1623 de julio de

2011. 2

Informes Examen a los planes de mejoramiento. CGR

1

Informes seguimiento a los planes de mejoramiento.

CGR 2

15/ago/2014 11:00

No

En el primer trimestre de 2014 se realizaron y

presentaron 16 informes que equivalen al 31% del

total, los informes de Ley presentados fueron:

1. Informe cuenta fiscal a la CGRC SIRECI

2. Informe gestión contractual CGRC- SIRECI

3. Informe de seguimiento a los planes de

mejoramiento CGRC-SIRECI

4. Encuesta SCI DAPRE

5. Evaluación CI contable CHIP

6. Informe Ejecutivo Anual

7. Informe Pormenorizado Ley 1474 de 2011

8. Informe de Control Interno Contable

9. Informe de Legalidad del Software

10. Acta Comité de Coordinación del Sistema de

Control Interno

11. Informe a la Dirección de Defensa Judicial LITIGOB

12. Informe soporte certificación al SUIP

13. Certificación SUIP

14. Informe a la Cámara de Representantes

15. Informe de celulares resolución 1623 de julio de

2011

16. Informes examen a los planes de mejoramiento

CGRC.

19/jun/2014 09:20

NoSe realizó el monitoreo respectivo a los controles 30/abr/2014 17:19

No

En el primer cuatrimestre éste Riesgo se ha

monitoreado cuatro veces, en los Subcomités que la

Oficina de Control Interno a realizado y en las

reuniones de Seguimiento que la oficina realiza,

donde se hace seguimiento y verificación a los

controles establecidos y se Analiza, se valora y se

monitorea, para evitar la materialización del mismo y

el incumplimiento de las metas y objetivos

establecidos, para lo cual se anexan las actas de los

subcomités realizados y el reporte de los informes de

Ley con corte a 31 de marzo.

1. El día 9 de enero de 2014 se realizó el primer

comité de seguimiento donde se informó la

actualización del nomograma y los demás controles

2. El día 27 de enero de 2014 se realizó el segundo

comité de seguimiento donde se reitera la revisión y

actualización del nomograma de la oficina y los demás

controles

3. El día 12 de febrero de 2014 se realizó el primer

30/abr/2014 16:54

No

Los controles han sido efectivos para prevenir su

materialización, la medición y análisis de los datos

(indicador), se presenta con corte a 31 de diciembre

de 2013 , donde se presentaron 53

informes,cumpliendo con el 100% de la meta

09/ene/2014 17:28

No

El indicador nos muestra a 31 de agosto de 2013 un

resultado de cero (0) informes presentados fuera de

las fechas establecidas, por lo tanto los controles

establecidos para este Riesgo se están aplicando

correctamente, el Riesgo se encuentra controlado.

17/oct/2013 10:08

No

Se seguiran aplicando los controles existentes y se

realizara monitoreo al normograma mensualmente

con el fin de mantener el mismo actualizado.

31/ene/2013 16:58

No

NoLa revisión general del riesgo se realizará el dia 31

de enero 2013, cuando este completo el equipo de 21/dic/2012 16:56

NoSe reprograma el monitoreo para el día 21 de 14/dic/2012 12:35

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

El riesgo se actualozó en todas sus etapas y se

programo para el 14 de diciembre de 2012 una nueva 09/oct/2012 15:4331/Dec/2016 23:2902/Jan/2015 08:00

Evaluación, Control y

Mejoramiento


Control Interno -


Oficina de Control Interno la politica de

administración de riesgos aplicada es evitar la

materialización del riesgo "Incumplimientos

legales en la presentación de informes dentro

de la fechas establecidas por la norma", se

incluye estrategia del Plan Operativo que

incluye actividades trimestrales de control

frente a los informes de ley.


Elaboración del cronograma anual de los informes

legales que debe presentar el DAPRE.

Enviar mensualmente correo electronico a los jefes de

dependencia, recordandoles nos informen si tienen

nuevos informes de ley.

Evaluación, Control y

Actualmente, se encuentra en ejecución el

Plan de Mejoramiento - NCR-0470, donde se

encuentran definidas acciones correctivas

para evitar que se materialice nuevamente el

riesgo así:

Plan: Materialización Riesgos No Formular y

Ejecutar correctamente los Planes de

Mejoramiento.

Categoria:Las acciones Implementadas por

los Proceso y/o Dependencias que responden

derechos de peticiones no han sido eficaces

Descripción:

1. Fortalecer los conocimientos a los


en la formulación, ejecución y seguimiento de

los planes de mejoramiento en el aplicativo

SIGEPRE.

2. Ejecutar las actividades de Fomentar la

formulación de Planes de Mejoramiento por

Autocontrol - Estrategia 1 y b. Monitorear

permanente las acciones definidas en los

planes de mejoramiento - Estrategia 2 del

Plan Operativo de la Oficina de Control

Interno.

3. Presentar la evaluación anual de indicador

10/jul/2015 17:02

Zona de riesgo altaMayorImprobableMartha Ines Chaparro Vega

1. Sanciones al representante legal de la entidad.

2. Perdida de credibilidad de la entidad.

3. Investigaciones disciplinarias.

Actualización del marco normativo del proceso que

obligue a presentar informes

Seguimiento trimestral al cronograma, según fecha

establecida para la presentación de los informes

Desconocimientos del marco legal por parte de los

responsables para presentar los informes del proceso

y o dependencia.

ACC- Elaborar y presentar los informes establecidos

por las normas vigentes. El DAPRE presenta los

informes establecidos por las normas vigentes.

Incumplimiento legales en la

presentación de informes dentro

de la fechas establecidas por la

norma

Si

Controles:

1. Revisión de la Mejora por parte del responsable del

proceso y/o dependencia. Una vez se haya declarado

una NCR o NCP la OCI envia la solicitud de

formulación de la mejora, para que el responsable del

proceso o dependencia sea quien verifique si las

actividades planteadas en la mejora realmente

eliminen la causa raiz de la No Conformidad. se

puede evidenciar en el SIGEPRE modulo mejoras en el

flujo a seguir, se esta realizando y las OM por

autocontrol.

2. Revisión y aprobación de la mejora por parte de la

jefe de la OCI. si las actividades propuestas eliminan

la causa raiz de la No Conformidad de lo contrario se

devuelve.

3. Evaluación de la eficacia de los planes de

mejoramiento. La Eficacia de los planes de

mejoramiento se evalua en el ejercicio auditor, tanto

en el ciclo de auditorias de calidad, como en las de

gestión.

4. Analisis trimestral acerca del estado de los planes

de mejoramiento. éste control se monitorea cada

semana en el comite de seguimiento que lo realiza la

15/ene/2016 17:01

8

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSiMartha Ines Chaparro Vega


Oficina de Control interno la politica de

riesgos a aplicar es la de reducir el riesgo "

No formular y Ejecutar correctamente los

Planes de Mejoramiento"


1.Incumplimiento de los objetivos y metas de los

procesos/ dependencias

2. Recurrencia en las desviaciones encontradas

3. Inadecuada toma de decisiones para mejora

continua del SIGEPRE

4. Reproceso de los planes de mejoramiento.

ACC Solicitar, formular y ejecutar los planes de

mejoramiento. Una inadecuada definición de causa,

de metas y actividades que no permiten eliminar o

reducir la causa raiz de la no conformidad real,

potencial o de mejora.

No Formular y Ejecutar

correctamente los Planes de

Mejoramiento




(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




DE Evitar el riesgo

DE Evitar el riesgo

Revisión y aprobación tecnica de los documentos en

las dependencias

Procedimiento y guia para la elaboración y control de

documentos del SIGEPRE

Programa de auditorias internas del DAPRE

Administración de riesgos

Tablas de retención documental para el control de

registros

1.3 Poca disponibilidad de tiempo para la revisión de

los documentos

No

En octubre de 2014 se realizó la Auditoria Externa de

Certificación del Sistema Integrado de Gestión

SIGEPRE para renovar el certificado de calidad bajo

las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009

obteniendo un resultado satisfactorio con “Cero”

hallazgos

Entre las principales fortalezas se destacan:

• El Sistema de Gestión de Calidad como

herramienta del día a día (Aplicativo SIGEPRE)

• Los arreglos realizados a la infraestructura de la

Casa de Nariño

• La seguridad informática

• El análisis y comportamiento de los indicadores a

través del SIGEPRE

• La actualización de los mapas de riesgos

• El desarrollo de aplicativos informáticos (Hojas

de vida, contratos, control de flota, entre otros)

• El proyecto de implementación de la norma ISO

27001

• Guía para la transversalización de género en el

sector público

• El control de las adquisiciones a través del Plan


• Capacitaciones a los supervisores de los

contratos

• El enfoque y apoyo de Control Interno hacia la

09/ene/2015 10:18

3.2 Los enlaces de las dependencias no replican la

información suministrada por la Oficina de Planeación

frente al cumplimiento de los requisitos de la NTCGP

Capacitación sobre las nuevas funcionalidades del

3.1 Desconocimiento de los requisitos del Sistema de

Gestión de Calidad por parte de las dependencias

Revisión metodologica y tecnica de los documentos

previo a su aprobación y liberación

1.2 No se revisa detalladamente el cumplimiento de

los requisitos del cliente, legales, de la organización y

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

La auditoría externa por parte del Icontec está

planteada para los días 7 al 10 de Octubre de 2014

en la cual se evaluara el cumplimiento de los

requisitos del SIGEPRE

Con el fin de dar cumplimiento a los requisitos de la

NTC GP 1000 la presidencia de la república ha

documentado planes de mejoramiento durante la

vigencia 2014 discriminados así:

Oportunidades de Mejora: 50

Acciones Preventivas: 24

Acciones Correctivas: 80

Durante el segundo cuatrimestre no se presentó

perdida del certificado de calidad por incumplimiento

de los requisitos de la NTC GP 1000

15/sep/2014 17:25


Estratégico



Con el fin de evitar el riesgo la Oficina de

Planeación cuenta con una estrategia en su

plan operativo orientada a Fortalecer el

SIGEPRE desde su administración la cual

contempla acciones como el seguimiento a la

calidad y oportunidad de los indicadores, la

formulación de planes de mejoramiento, la

agenda de socialización y comunicación del

SIGEPRE, la ejecución de la semana del

SIGEPRE, el monitoreo de riesgos, entre

otros.


Normograma institucional y por proceso documentado

en el aplicativo SIGEPRE

ACC: Administrar y controlar los documentos del

SIGEPRE.

Este riesgo se presenta en la revisión de los

requisitos técnicos de la NTC GP 1000 presentados en

los ejes transversales del Sistema de Gestión de la

Calidad como son documentos, registros, productos

yo servicios no conformes, auditorias internas,

acciones preventivas, correctivas y manejo de

riesgos, ya que este incumplimiento y hallazgos de

auditorías externas pueden ocasionar la pérdida del

certificado de calidad de la entidad.

Perdida del certificado de calidad

por incumplir requisitos de la

NTCGP 1000

Direccionamiento Estratégico Aplicativo SIGEPRE para gestionar y controlar los

documentos, riesgos, mejoras, planes de auditoria y

reportes de productos y/o servicios no conformes

16Zona de riesgo extremaMayorProbableEdgar Urrego Martinez

Direccionamiento

Estratégico

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

3.3 Poco interes de los funcionarios por aprender

sobre el Sistema Integrado de gestión de la

Presidencia de la Republica

2.2 Desconocimiento de los funcionarios de la Oficina

de Planeación frente a las funcionalidades del

aplicativo SIGEPRE modulo de documentos

2.3 Falta de entrenamiento para el manejo de las

funcionalidades del aplicativo SIGEPRE

2.1 Fallas en la utilización del aplicativo SIGEPRE

1. Incumplimiento de la ley 872 de 2003


3. Perdida de imagen y/o credibilidad de la entidad

frente a los servicios prestados

1.1 No Conformidades mayores de la auditoria

externa efectuada por el ente certificador por control

Reporte de productos y/o servicios No conformes

Formulación y seguimiento a planes correctivos,

preventivos y/o mejora

4Zona de riesgo bajaMenorImprobable

Reducir el riesgo

NoNo

30/Nov/2016 23:5921/Jan/2016 08:31

Inoportunidad en la gestión de

recursos de cooperación

internacional


Desarticulación de los recursos de cooperación frente

a actividades de planes de acción

Desconocimiento de los lineamientos en materia de

cooperación internacional

Establecimiento de lineamientos para la gestión de

recursos de cooperación internacional al interior de la

6Zona de riesgo moderadaMenorModeradaMyriam Ernestina Cespedes

Castillo

No

Para la vigencia 2015 se tiene 12 proyectos de

inversión, la Oficina de Planeación viene realizando

los controles registrados en el riesgo, igualmente

realiza mensualmente una retroalimentación de la

calidad, oportunidad y resultado de cada proyecto

con los siguientes resultados:

• Fondo Paz – Distribución: 5,00

• Fondo Paz – Actividades: 4,92

• Minas PGN: 4,67

• Juventud: 4,46

• Minas UE: 4,33

• Equidad Genero: 4,29

• Sistemas: 4,20

• Progra. Especiales: 4,17

• Transparencia: 4.17

• Sedes: 4

• DDHH: 3,63

• Reclutamiento: 3,54

El promedio de septiembre es de 4,30, frente a estos

12 proyectos.

La materialización del riesgo se determinará al cierre

del seguimiento a los proyectos de inversión en el

aplicativo SPI que será el día 4 de febrero de 2016.

Sin embargo se puede precisar que los posibles

proyectos que podrían quedar con metas rezagadas

15/ene/2016 19:05

- Pérdida de credibilidad de la entidad ante los

cooperantes

- Pérdida de recursos de cooperación internacional

Desconocimiento de la normatividad que regula la

cooperación internacional.

AC: Realizar la gestión de las iniciativas de

cooperación internacional del DAPRE aprobadas con la

Agencia Presdencial para la Cooperación APC

ACC: Gestionar y aprobar recursos de cooperación

internacional no reembolsable

Se podría presentar falta de oportunidad en la

gestión y aprobación de recursos de cooperación

internacional no reembolsable al no observarse los

lineamientos y directrices establecidos generando

Acompañamiento a las dependencias en la desarrollo

de las iniciativas de cooperación

Socialización de los lineamientos de cooperación


Gestión General -

Las políticas de manejo asumidas son para

evitar y/o reducir el riesgo.

No

Se realiza alcance al monitoreo ya que la tabla

dinámica estaba calculando diferente los promedios.







ProyectosPromedio de Calidad, Oportunidad y

Resultado

DDHH4,48

Equidad Genero3,84

Fondo Paz - Actividades4,62

Fondo Paz - Distribución5,00

Minas UE4,41

Progra. Especiales4,40

Reclutamiento4,72

Sedes4,70

Sistemas4,89

Transparencia3,89

Minas PGN3,97

Juventud4,76

Total general4,47

No todos los proyectos llevan un avance coherente

en el cumplimiento de las metas. Por lo que se va a

solicitar a los gerentes de proyectos que tiene un

21/jul/2015 18:43

Se solicitara a las dependencias responsables

de los indicadores de proyecto de inversión

que no pudieron cumplir sus metas, el plan de

mejoramiento para evitar la materialización y

poder asociar estos planes al riesgo.

16/feb/2016 09:36Si









• Minas PGN: 4,67

• Juventud: 4,64

• Sistemas: 4,50

• Minas UE: 4,44


• Transparencia: 4,39

• Sedes: 4,22



• DDHH: 3,92

El promedio del trimestre es de 4,43.

Se presentó materialización del riesgo en 2 proyectos

de inversión:

• Adecuación y mantenimiento de las Sedes de la

Presidencia de la República

16/feb/2016 09:36

No







ProyectosResultado

DDHH4,9

Equidad Genero4,7



Minas UE5,0


Reclutamiento5,0

Sedes5,0

Sistemas4,6

Transparencia5,0

Minas PGN5,0

Juventud5,0

Total general4,8

Todos los proyectos llevan un avance coherente en el

cumplimiento de las metas, sin embargo la calificación

que se le dio al proyecto de Fondo Paz – Actividades,

es baja debido a que llevan un avance en los

indicador “Proyectos de Infraestructura Vial y Social

Atendidos” el cual cumplió su meta programada, pero

15/abr/2015 09:45

No

Para la vigencia 2015 se tienen 12 proyectos de

inversión. La Oficina de Planeación viene realizando


realiza mensualmente una retroalimentación con

unos resultados totales de calidad, oportunidad y

resultado en septiembre de 2015 frente a los 12

proyectos es:


• Minas UE: 3,56



• Sedes: 4,89


• Transparencia: 3,67

• DDHH: 3,83


• Minas PGN: 4,22

• Juventud: 4,56

• Sistemas: 4,44

El promedio de septiembre es de 4,21, frente a estos

12 proyectos.

15/oct/2015 19:25

No

Se realiza monitoreo preliminar del incumplimiento a

las metas de los proyectos, ya que el sistema de

seguimiento a proyectos de inversión SPI, cierra el

mes de diciembre del 2014 el día 5 de febrero de

2015, por lo que hasta esa fecha se sabe qué

proyectos incumplieron con la ejecución de sus metas

14/ene/2015 16:42

No







ProyectosResultado

DDHH4,3

Equidad Genero3,3



Minas UE3,8


Reclutamiento5,0

Sedes4,7

Sistemas4,7

Transparencia2,7

Minas PGN2,2

Juventud4,3

Total general3,9

No todos los proyectos llevan un avance coherente

en el cumplimiento de las metas. Por lo que se va a

solicitar a los gerentes de proyectos que tiene un

avance bajo, la formulación de planes de

mejoramiento para mejorar la calidad, la oportunidad

15/jul/2015 19:41

No

Con corte al primer semestre de 2014 de las 32

dependencias del DAPRE 5 dependencias tienen

indicadores de cumplimiento de metas por debajo del

80% de cumplimiento, estas dependencias son:

Alta Consejería Presidencial: El indicador del índice de

proactividad quedó en un 50% lo que repercutió en la

medición del cumplimiento de metas de la

dependencia el cual quedo en 75%

Secretaria Jurídica: El indicador del índice de




Secretaria de Transparencia: No se establecieron

Oportunidades de mejora y Acciones preventivas

para el primer semestre, adicionalmente presentan

atrasos en los indicadores Avance en la ejecución del

plan de comunicación para la divulgación e

implementación de la Política Integral y Eficiencia en

la utilización de los recursos asignados ST,

obteniendo un porcentaje de cumplimiento de metas

de 63.36%

Programa Presidencial para el Desarrollo Espacial: No

realizó el registro del índice de proactividad de la

10/sep/2014 10:38

Se realiza monitoreo del incumplimiento a las

metas de los proyectos, se detalla a

continuación el análisis.

De los 18 proyectos que se realiza

seguimiento en el SPI 4 de estos proyectos

quedaron con metas rezagadas, los cuales

están en el adjunto "monitoreo riesgo". Con

base en lo anterior se solicitó a cada

responsable de proyecto, la formulación de un

plan de mejoramiento para cumplir con las

05/feb/2015 00:00Si

Se realiza monitoreo del incumplimiento a las metas

de los proyectos, se detalla a continuación el análisis.

De los 18 proyectos que se realiza seguimiento en el

SPI 4 de estos proyectos quedaron con metas

rezagadas, los cuales están en el adjunto "monitoreo

riesgo". Con base en lo anterior se solicitó a cada

responsable de proyecto, la formulación de un plan

de mejoramiento para cumplir con las metas previstas

del 2014, y realizar acciones para que esto no vuelva

a ocurrir. Se adjunta como soporte las

retroalimentaciones realizadas a cada proyecto.

10/feb/2015 09:41

No

Con corte al 31 de Agosto de 2014 de los 18

proyectos de inversión registrados en el SPI, 14

proyectos tienen indicadores de cumplimiento de

metas por debajo del 50% de avance, los proyectos e

indicadores se encuentran en el cuadro que se

adjunta.

Teniendo en cuenta lo anterior la Oficina de

Planeación remitió comunicación a los Enlaces

Técnicos de los proyectos el día 12 de septiembre con

el fin de priorizar el cumplimiento de estas metas y

15/sep/2014 11:39

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

Con el fin de evitar el incumplimiento de las

metas de los proyectos de inversión, la

Oficina de Planeación contempló dentro su

planeación operativa una estrategia para

Impulsar el cumplimiento de metas de los de

proyectos de inversión. Adicionalmente

para cuatro proyectos formulo tres planes de

mejoramiento con el fin de reducir el riesgo y

dar cumplimiento con las metas de rezago

asociadas a los proyectos de inversión.


Incumplimiento de las Metas de

los proyectos de inversión del

DAPRE

MayorImprobable16Zona de riesgo extremaMayorJavier Andres Patarroyo Villalba

1. El proyecto no va dar solución a las necesidades

planteadas

2. Los beneficiarios se ven afectados por los

resultados esperados

3. Pérdida de credibilidad de la dependencia frente a

la capacidad de ejecución del proyecto

4. Pérdida de Credibilidad de la Institución frente a

las necesidades de recursos de inversión solicitados

para la ejecución del proyecto

5. Posibles hallazgos de auditorías internas y

externas

6. Saldos en la ejecución presupuestal del proyecto

ACC: Ejecutar y realizar seguimiento a los proyectos

de inversión.

AC: - Coordinar capacitación de formulación de

proyectos de inversión 2016 con el DNP

- Realizar reunión presencial con los gerentes de los

proyectos sobre los resultados de los proyectos de

inversión

El incumplimiento de las metas se debe a la falta de

compromiso del Gerente del proyecto y su Equipo de

trabajo para realizar una correcta formulación y

actualización de proyecto debido a que no tienen en

cuenta los lineamientos, guías, manuales, etc., por

parte del DNP y la Oficina de Planeación del DAPRE,

generando inconsistencias en la programación del

proyecto en su cadena de valor y particularmente en

sus metas, estos aspectos generan una pérdida de

credibilidad frente a la capacidad de ejecución del

proyecto y posibles hallazgos de auditorías internas

y externas.

Probable



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




DE Evitar el riesgo

Revisión de las necesidades y montos solicitados por

parte de las dependecias

Identificación las necesidades teniendo en cuenta los

gastos de funcionamiento y de inversión

Revisión y retroalimentación de la programación y

ejecución del Plan Anual de Adquisiciones

Comité de ordenación del gasto

Correos de seguimiento a la ejecución del Plan Anual

de Adquisiciones

DE Evitar el riesgo

Ejecución de los Subcomites de Control Interno

No

Durante el último cuatrimestre de 2013, se

presentaron 2 modificaciones a los planes operativos,

1 de las cuales corresponde al Programa Presidencial

para el Desarrollo de la Población Afrocolombiana,

referente al a cambio en el nombre del responsable y

a la fecha de terminación de una actividad.

La otra modificación corresponde al Área

Administrativa y se refiere a la eliminación de la

Estrategia 3 y traslado de las 2 actividades a la

Estrategia 1. En este caso, se debió considerar la

normatividad vigente (Decreto 2609 del 14 de

diciembre de 2013) para la formulación de las

actividades relacionadas con Gestión Documental en

el Plan Operativo 2013.

16/ene/2014 16:38

Presentación en los Comités Sectorial e institucional

de Desarrollo Administrativo

1.4 Existe desinteres para formular la planeación

estrategica y operativa

Actualizar y socializar los procedimientos y

herramientas internas aplicables

1. 2 No hay lineamientos claros por parte de los jefes

de las dependencias hacia su equipo de trabajo

No

Durante el segundo cuatrimestre, se presentaron 14

modificaciones a los planes operativos, 3 de las

cuales corresponden a ajustes en los indicadores y

las demás corresponden a: descripción de

actividades, fechas de inicio y finalización, cambio de

responsables. Las modificaciones que se presentaron

no afectaron el cumplimiento del Plan Nacional de

Desarrollo ni de los proyectos de inversión, por lo

tanto NO se materializó el riesgo.

13/nov/2013 18:30

4.1 Desconocimiento de la normatividad aplicable al

proceso de planeación

3.3 El responsable de reportar la información de

seguimiento de los resultados esperados tiene

asignadas multiples actividades

3.1 No se realiza seguimiento al cumplimiento de los

resultados esperados por parte de las dependencias

1.1 No se identifican claramente los resultados y

metas esperadas por parte de los funcionarios de la

1.3 No se generan espacios de retroalimentación

entre el jefe de la dependencia y el equipo de trabajo

para verificar que lo planeado permita cumplir con los

3.2 Descordinación del equipo de trabajo para

reportar la información de seguimiento de los

2.3 Se asigno la responsabilidad al enlace de la

2.2 No se realizó la planeación de manera

2.1 Desconocimiento de los resultados esperados por

parte del equipo de trabajo

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

CGR-Hallazgo No. 01:

Proceso Planificador

Planes: Estratégico y


Estratégico



No

Asesoria en la formulación metodológica de los planes

en cada una de las dependencias

Elaborar y comunicar los lineamientos para la

formulacion de la planeacion estratëgica y operativa

Correos preventivos frente a la oportunidad y calidad

del registro de la información de la planeación

estrategica y operativa

Revisión y aprobación de la formulación de la

Realizar ajustes a la Planeación Institucional y

Sectorial de acuerdo con los cambios en los

lineamientos de la entidad y del Gobierno

Durante el año 2012 no se presentaron decisiones

erróneas al formular la planeación institucional. Sin

embargo, se presentaron 92 modificaciones a los

planes operativos como se muestra a continuación:

Entre el 1 de enero y 31 de marzo de 2012 se

recibieron 31 solicitudes de modificación a Planes

Operativos:

- Catorce (14) solicitudes finalizadas (aprobadas)

- Dieciséis (16) solicitudes canceladas

Entre el 1 de abril y el 29 de junio de 2012 se

recibieron 24 solicitudes de modificación al Plan

Operativo:

- Nueve (9) solicitudes finalizadas (aprobadas)

- Tres (3) solicitudes aprobadas por registrar en el

aplicativo

- Nueve (9) solicitudes que están en las

dependencias para realizar ajustes.

- Tres (3) solicitudes canceladas

Entre el 1 de julio y el 30 de septiembre de 2012 se

recibieron 26 solicitudes de modificación al Plan

Operativo:

- Nueve (9) solicitudes finalizadas (aprobadas)

- Tres (3) solicitudes que están en los jefes de

18/abr/2013 10:22

31/Jan/2016 09:5506/Aug/2014 14:33OFICINA DE PLANEACIÓN

Zona de riesgo altaModeradoProbableMaria del Rocio Lesmes Rubio

1. No se contribuye con el cumplimiento de los

objetivos y metas institucionales

2. Se incumplen las prioridades y metas de gobierno

3. Perdida de oportunidad en la utilización de

recursos.

4. Perdida de credibilidad e imagen de la entidad

5. Hallazgos de auditoria por parte de los organos de

control

Con el fin de evitar el incumplimiento en los

resultados de la planeación estrategica y

operativa, la Oficina de Planeación continuará

implementando los controles que quedaron

documentados en la etapa de valoración y

adicionalmente contempla en su plan

operativo 2015 una estrategia que permite

Afianzar el seguimiento a la planeación

estratégica y operativa, asi como una mejora

para fortalecer los controles establecidos en

cuanto al seguimiento trimestral por parte de

los jefes de las dependencias.


2.4 La planeación no se considera un tema prioritario

AC: Fortalecer la retroalimentación de los correos

preventivos de la Planeación Operativa con enfoque a

resultados.

ACC: Ejecutar y realizar seguimiento al Plan Sectorial

de Desarrollo Administrativo, Plan Estratégico

Institucional y Plan Operativo.En caso de ser

requerido se realizan modificaciones a los Planes.

Se podría presentar incumplimientos a la planeación

estrategica y operativa si no se tienen en cuenta en

la formulación de los resultados los elementos de

direccionamiento estratégico: DOFA, Valores,

Principios, estructura, misión, visión, políticas,

objetivos, metas e indicadores alineados con las

bases del Plan Nacional de Desarrollo y las directrices

de la Presidencia de la República. lo que puede

ocasionar una desarticulación de los resultados de la

entidad frente a los objetivos y metas del gobierno.

Incumplimiento de los resultados

previstos en la planeación

estratégica y operativa


No

Con corte a 31 de Diciembre del 2015 se tienen

programados en el PAA 873 ítems y se efectuaron 55

modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones PAA

aprobadas por el Subdirector de Operaciones las

cuales han permitido incluir, eliminar o modificar los

ítems del PAA de acuerdo con las necesidades de las

dependencias del DAPRE.

Para el cuarto trimestre se presentaron 58 solicitudes

de modificación del PAA las cuales se agruparon en

18 modificaciones aprobadas por el Subdirector de

Operaciones las cuales fueron atendidas

oportunamente así: 4 en Octubre, 6 en Noviembre y

8 en Diciembre.

Durante el último trimestre se aplicaron los controles

asociados al riesgo así:

• Revisión y retroalimentación de la programación

y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones: los

integrantes de la oficina de planeación registraron

semanalmente el cargue de la ejecución del PAA

acorde con los reportes generados en el SIIF

• Comité de ordenación del gasto: se verifica que

los bienes y/o servicios estén programados y cuenten

con los recursos para su adquisición y que en caso de

no ser así, se solicitaran las modificaciones

respectivas.

15/ene/2016 17:36

12

No

Con corte a 30 de Septiembre de 2015 se tienen







Para el tercer trimestre se presentaron 44 solicitudes

de modificación del PAA las cuales se agruparon en

13 modificaciones aprobadas por el Subdirector de

Operaciones las cuales fueron atendidas

oportunamente así: 4 en julio, 5 en Agosto y 4 en

Septiembre.44

15/oct/2015 18:29

No

Con corte a 30 de Junio de 2015 se tienen







Para el Segundo trimestre se presentaron 34

solicitudes de modificación del PAA las cuales se

agruparon en 11 modificaciones aprobadas por el

Subdirector de Operaciones las cuales fueron

atendidas oportunamente así: 4 en Abril: 3 en Mayo

y 4 en Junio

Es importante precisar que en los Comités de

Ordenación del Gasto se verifica que los bienes y/o

servicios estén programados y cuenten con los

recursos para su adquisición y que en caso de no ser

así, se solicitaran las modificaciones respectivas.

15/jul/2015 19:10

No

Con corte a 31 de Marzo de 2015 se tienen







Para el Primer trimestre se presentaron 14

modificaciones las cuales fueron atendidas

oportunamente así: 4 en Enero: 6 en Febrero y 4 en

Marzo






15/abr/2015 15:04

No

Con corte a 31 de diciembre de 2014 se tienen







Para el cuarto trimestre se presentaron 17

modificaciones las cuales fueron atendidas

oportunamente así: 5 en Octubre: 4 en noviembre y

8 en diciembre. Se redujo el número de solicitudes

por parte de las dependencias acorde con el cierre de

la vigencia fiscal y los tiempos de contratación. Se

adjunta archivo en el cual se lleva el consecutivo.




09/ene/2015 18:01

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

Con corte a 31 de Agosto de 2014 se tienen

programados en el PAA 922 ítems. A la fecha se han

efectuado 043 modificaciones al Plan Anual de

Adquisiciones PAA aprobadas por el Subdirector de

Operaciones las cuales han permitido incluir, eliminar

o modificar los ítems del PAA de acuerdo con las

necesidades de las dependencias del DAPRE.






Teniendo en cuenta lo anterior a la fecha no se han

adquirido bienes y/o servicios para el DAPRE que no

estén incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones. Se

15/sep/2014 21:22

31/Oct/2015 23:5902/Jan/2015 00:00Direccionamiento

Estratégico



Con el fin de evitar que se adquieran bienes

y/o servicios que no se encuentren incluidos

en el Plan Anual de Adquisiciones del DAPRE,

la Oficina de Planeación continuará

implementando los controles que se

documentaron en la etapa de valoración. Asi

mismo en su plan Operativo 2015 incluyo la

estrategia Fortalecer la Administración del

Plan Anual de Adquisiciones. Lo anterior con

el objetivo de que el riesgo no se materialice.


Comunicación informando los lineamientos para la

elaboración del Plan Anual de Adquisiciones

16Zona de riesgo extremaMayorProbablePedro Pablo Ariza Castillo

Comités de seguimiento a la Gestión de la

Subdirección de Operaciones

1. La programación del Plan Anual de Adquisiciones

No corresponde con la ejecución del SIIF

2. Se presentan hallazgos por auditoria externa e

interna

3. Se pueden presentar acciones administrativas y

disciplinarias

Autorización y ejecución del proceso contractual sin

estar contemplado en el Plan Anual de Adquisiciones

ACC: Ejecutar, realizar seguimiento y tramitar

modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones. En

caso de ser necesario se realizan modificaciones al

PAA de acuerdo con las prioridades.

AC: Realizar capacitaciones sobre la programación y

modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones

El Plan Anual de Adquisiciones es la herramienta

mediante la cual el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Republica formula, ejecuta y hace

seguimiento a la adquisición de bienes y/o servicios y

a la ejecución presupuestal de manera coordinada

con las dependencias involucradas, en procura de

ejercer control a los items programados y con el fin de

evitar situaciones administrativas y disciplinarias en la

entidad derivadas de su manejo.

Adquisición de bienes y/o

servicios No Incluidos en el Plan

Anual de Adquisiciones del DAPRE


Desconocimiento de la normatividad vigente para la

adquisición de bienes y/o servicios

La dependencia No acato los lineamientos para la

programación del Plan Anual de Adquisiciones

Inadecuada programación del Plan Anual de

Adquisiciones por parte de las dependencias

Solicitudes de contratación de bienes y servicios No

incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones

No








Se adjuntan los reportes de planes de mejoramiento

del aplicativo SIGEPRE - módulo de mejoras.

Durante el cuarto trimestre se aplicaron los


• Aplicativo SIGEPRE para gestionar y controlar los


reportes de productos y/o servicios no conformes:

para todos los elementos anteriormente

mencionados se utiliza el aplicativo, lo que no está

registrado en SIGEPRE no existe.

• Revisión metodológica y técnica de los

documentos previo a su aprobación y liberación: todo

nuevo documento o actualización pasa por esta

revisión por parte de los asesores de la Oficina de

Planeación.

15/ene/2016 16:53

No










Durante el tercer trimestre se aplicaron los siguientes

controles:

• Aplicativo SIGEPRE para gestionar y controlar los


reportes de productos y/o servicios no conformes:

para todos los elementos anteriormente

mencionados se utiliza el aplicativo, lo que no está

registrado en SIGEPRE no existe.

• Revisión metodológica y técnica de los

documentos previo a su aprobación y liberación: todo

nuevo documento o actualización pasa por esta

revisión por parte de los asesores de la Oficina de

Planeación.

• Revisión y aprobación técnica de los documentos

15/oct/2015 20:35

No

La auditoría externa de seguimiento por parte del

Icontec está planteada el mes de Octubre de 2015

(primer seguimiento) en la cual se evaluara el

cumplimiento de los requisitos del SIGEPRE








Durante el primer semestre de 2015 no se presentó


15/jul/2015 18:57

No

La auditoría externa de seguimiento por parte del

Icontec está planteada el mes de Octubre de 2015

(primer seguimiento) en la cual se evaluara el

cumplimiento de los requisitos del SIGEPRE








Durante el primer trimestre de 2015 no se presentó


de los requisitos de la NTC GP 1000



16/abr/2015 12:21

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

Con el fin de evitar el riesgo la Oficina de

Planeación cuenta con una estrategia en su

plan operativo orientada a Fortalecer el

SIGEPRE desde su administración la cual

contempla acciones como el seguimiento a la

calidad y oportunidad de los indicadores, la

formulación de planes de mejoramiento, la

agenda de socialización y comunicación del

SIGEPRE, la ejecución de la semana del

SIGEPRE, el monitoreo de riesgos, entre

otros.


ACC: Administrar y controlar los documentos del

SIGEPRE.

Este riesgo se presenta en la revisión de los

requisitos técnicos de la NTC GP 1000 presentados en

los ejes transversales del Sistema de Gestión de la

Calidad como son documentos, registros, productos

yo servicios no conformes, auditorias internas,

acciones preventivas, correctivas y manejo de

riesgos, ya que este incumplimiento y hallazgos de

auditorías externas pueden ocasionar la pérdida del

certificado de calidad de la entidad.

Perdida del certificado de calidad

por incumplir requisitos de la

NTCGP 1000

16Zona de riesgo extremaMayorProbableEdgar Urrego Martinez

1. Incumplimiento de la ley 872 de 2003


3. Perdida de imagen y/o credibilidad de la entidad

frente a los servicios prestados



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AUCapacitaciones frente a productos y/o servicios no

conformesEvitar el riesgo

Fortalecer el Sistema

Integrado de Gestión de la

Presidencia de la

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00

No

De acuerdo con el resultado obtenido, se observa

que el 95% de las 20 dependencias que debían

reportar productos y/o servicios no conformes

presentados o no, durante el tercer trimestre del año

2013, enviaron la información correspondiente así:

a) 17 dependencias informaron a través de correo

electrónico, que no se presentaron en sus oficinas,

productos y/o servicios no conformes durante el

tercer trimestre del año 2013.

b) 2 dependencias, registraron en el aplicativo

SIGEPRE el reporte de los productos y/o servicios no

conformes presentados en el periodo reportado.

El 5% restante corresponde a una (1) dependencia

(Secretaría de Prensa) que no envió o reportó,

información correspondiente al tercer trimestre del

año 2013.

Comparado con el periodo anterior, se observa que

se pasó del 67% de las dependencias que no

cumplían con el reporte de productos y/o servicios no

conformes, a solo el 5% en el presente periodo,

cumpliendo así la meta establecida para el tercer

trimestre (29%).

El Grupo de Atención al Usuario y Servicios

Compartidos, realiza el seguimiento correspondiente

al cumplimiento de lo establecido en el procedimiento

para la planificación, identificación y control de

productos y/o servicios no conformes, así mismo,

brinda el acompañamiento permanente a las

dependencias para la identificación y reporte de

productos y/o servicios no conformes, lo que ha

permitido cumplir con las metas establecidas.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

31/Dec/2015 00:0002/Jan/2015 00:00

02/Jan/2015 00:00No

Se ajusta la fecha de Monitoreo, teniendo en cuenta

que por las disposiciones internas de la Entidad para

los turnos de descanso de fin de año, no se contará

con todos los funcionarios del Grupo de Atención al

Usuario y Servicios Compartidos, que permitan

realizar esta actividad.




Zona de riesgo moderadaModerado

15/nov/2013 14:33

31/Dec/2015 00:0002/Jan/2015 00:00

31/Dec/2015 00:0013/dic/2012 12:41

Javier Sanabria Salazar

Seguimiento trimestral a las disposiciones

establecidas en el Manual de Servicios Misionales

Desconocimiento de la normatividad aplicable y de los

lineamientos internos



Presidencia de la




Se realiza actualización del riesgo de acuerdo

con los nuevos lineamientos para la

administración del riesgo, la política de

administración del riesgo es evitar, por lo

tanto se aplicarán los controles establecidos

para evitar su materialización y la acción

transversal establecida para el reporte de los

productos y/o servicios no conformes.

6

Aplicativo SIGEPRE para la identificación y reporte del

producto y/o servicio no conforme

Improbable12Zona de riesgo altaModeradoProbable

Procedimiento PS No Conforme

Designación de servidores públicos, sin las

competencias para la aplicación de los lineamientos

internos para la identificación de los sub-servicios

1. No se controla los productos y/o servicios no

conformes al interior de los procesos misionales.

2. No se cuenta con información para la mejora

continua de los productos y/o servicios que brindan

los procesos misionales.

3. Hallazgos de Auditorías.

4. Pérdida de imagen

Falta de compromiso de los servidores públicos en la

aplicación de los procedimientos

ACC: Coordinar y hacer seguimiento al Tratamiento

de los Servicios No Conforme. Incumplimiento de

compromisos en el reporte de productos y/o servicios

no conformes por parte de las oficinas que integran

los Procesos Misionales


en el reporte de productos y/o

servicios no conformes por parte

de las oficinas que integran los

Procesos Misionales

Atencion al Usuario

Es necesario que las siguientes dependencias

formulen planes de mejoramiento: Consejería

Presidencial para la Equidad de la Mujer,

Dirección para el Posconflicto y Área

Administrativa, por lo que se les hará la

solicitud formal desde la Oficina de

Planeación.

04/feb/2016 08:21Si

Se realiza monitoreo definitivo correspondiente a

diciembre de 2015.

Con corte a 31 de diciembre y durante el último

trimestre se aplicaron los siguientes controles

establecidos para evitar la materialización del riesgo

durante la etapa de ejecución de los planes:

1. Presentación en el Comité institucional de

Desarrollo Administrativo. El último comité

institucional de Desarrollo Administrativo se realizó el

29 de octubre de 2015. Se presentó el estado de los

planes de acción con corte a 30 de septiembre en los

cuales se evidenció el incumplimiento de metas en

las siguientes dependencias: Consejería Presidencial

para la Primera Infancia, Dirección para la Acción

Integral contra Minas Antipersonales y Área

Administrativa.

2. Realizar ajustes a la Planeación Institucional y


lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante el

cuarto trimestre se hicieron 7 solicitudes de

modificaciones a los planes de las dependencias

acorde con sus necesidades.

3. Ejecución de los Subcomités de Control Interno.

La Oficina de Control Interno programa 2 subcomités

al año para hacer seguimiento y dar

04/feb/2016 08:22

No

Con corte a 31 de diciembre y de acuerdo con el

reporte de Sigepre generado el día de hoy, las

siguientes dependencias presentan resultados en

sus indicadores por debajo del 80%:

Dirección para el Sector Privado: 90% en indicadores

y 20% en Planes; Consejería Presidencial para los

DDHH: 0% en indicadores y 0% en planes; Dirección

de seguridad: 0% en indicadores y 0% en planes;

Área Administrativa: 44,63% en Indicadores y

89.81%; Atención al Usuario: 0% en indicadores y

46.27% en Planes

Teniendo en cuenta que las dependencias están en

proceso de registro de la información, ésta es

preliminar.

15/ene/2016 19:08

No

Con corte a 31 de diciembre y de acuerdo con el




Dirección para el Sector Privado: 90% en indicadores

y 20% en Planes; Consejería Presidencial para los

DDHH: 0% en indicadores y 0% en planes; Dirección

de seguridad: 0% en indicadores y 0% en planes;

Área Administrativa: 44,63% en Indicadores y

89.81%; Atención al Usuario: 0% en indicadores y

46.27% en Planes



preliminar.

15/ene/2016 18:58

Se solicitará la formulación de planes de

mejoramiento a las siguientes dependencias

en las que se materializó el riesgo:

Consejería Presidencial para la Primera

Infancia, Dirección para la Acción Integral

contra minas antipersonales y Área

Administrativa.

15/oct/2015 20:59Si

Con corte a 30 de septiembre y durante el trimestre

se aplicaron los siguientes controles establecidos

para evitar la materialización del riesgo durante la

etapa de ejecución de los planes:

1. Presentación en los Comités Sectorial e

institucional de Desarrollo Administrativo. El último

comité institucional de Desarrollo Administrativo se

realizó el 17 de septiembre. Se presentaron entre

otros temas, el seguimiento a los riesgos

materializados en las siguientes dependencias:

Dirección para la Estrategia de Comunicaciones, Área

Administrativa, Dirección para Asuntos Políticos y


Antipersonales, las cuales formularon planes de

mejoramiento. El seguimiento con corte a 30 de

septiembre se presentará en el comité a realizarse el

29 de septiembre.

2. Realizar ajustes a la Planeación Institucional y


lineamientos de la entidad y del Gobierno. Durante el

trimestre se hicieron 26 solicitudes de modificaciones

a los planes de las dependencias acorde con sus

necesidades.

3. Ejecución de los Subcomités de Control Interno.

La Oficina de Control Interno programa 2 subcomités

26/oct/2015 16:34

No

Con corte a 30 de septiembre y de acuerdo con el




Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer:

72,50% en indicadores y 0% en Planes; Consejería

Presidencial para la Primera Infancia: 72,05% en

indicadores; Dirección para la Acción Integral contra

minas antipersonales: 59,91% en indicadores y

77,27% en planes; Área Administrativa: 44,63 en

Indicadores; Dirección para el Sector Privado 10% en

indicadores.



preliminar.

Se realizará nuevamente el monitoreo a 30

de septiembre previo a la realización del Comité

Institucional de Desarrollo Administrativo.

14/oct/2015 19:57

Se solicitará a las dependencias en las que se

materializó el riesgo, la formulación de planes

de mejoramiento.

23/jul/2015 17:48Si

Con corte a 30 de junio y de acuerdo con el reporte

de Sigepre generado el día de hoy, las siguientes

dependencias presentan resultados en sus

indicadores por debajo del 80%:

Dirección de Asuntos Políticos: 0% en planes;


Antipersona: 42,43% en indicadores y 64,29% en

planes; Área Administrativa: 68,75% en planes y no

se evidencia registro de la información de

indicadores. La Dirección para la Estrategia de

Comunicación no ha reportado la información de

indicadores correspondiente al segundo trimestre.

Estos resultados indican que el riesgo se materializó

en las dependencias mencionadas.

23/jul/2015 17:40

No

Con corte a 30 de junio y de acuerdo con el reporte



indicadores por debajo del 80%: Dirección de Asuntos

Políticos, Dirección de Políticas Públicas, Dirección

para la Acción Integral contra Minas Antipersonal,

Área Administrativa y Grupo de Atención al Usuario.

De otro lado, las siguientes dependencias no han

registrado información de los indicadores: Área

Administrativa, Grupo de Atención al Usuario,

Dirección de Asuntos Políticos, Consejería Presidencial

para los Derechos Humanos, Dirección para la

Estrategia de Comunicaciones.



preliminar.

Se realizará nuevamente el monitoreo a 30 de junio

previo a la realización del Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo.

15/jul/2015 18:11

El riesgo se materializó en la Secretaría de

Transparencia y en la Dirección para la

Ejecución de Gobierno y Áreas Estratégicas

debido entre otras causas a que

el responsable de reportar la información de

seguimiento de los resultados esperados

tiene asignadas multiples actividades; no se

generan espacios de retroalimentación entre

el jefe de la dependencia y el equipo de

trabajo para verificar que lo planeado permita

cumplir con los resultados esperados; no se

realiza seguimiento al cumplimiento de los

resultados esperados por parte de las

dependencias y se presenta desconocimiento

de la normatividad aplicable al proceso de

31/mar/2015 23:59Si

Con corte a 31 de marzo y de acuerdo con el reporte

de Sigepre generado el día de hoy el Dapre

presenta 94,07% de avance en indicadores y 92,31%

en planes. Sin embargo, a nivel de dependencias, 2

presentan resultados por debajo del 80%: la

Secretaría de Transparencia cuyo porcentaje de

avance es del 28,38% correspondiente al indicador

de ejecucióni de recursos, y la Dirección para la

Ejecución de Gobierno cuyo porcentaje de avance es

del 50% en indicadores y 0% en actividades, debido

a que en la estrategia 2 algunas actividades

vencieron y no se han cerrado.

Se adjuntan las presentaciones de Sigepre con los

avances por Despacho y dependencia.

23/abr/2015 09:29

No

Con corte a 31 de marzo y de acuerdo con el reporte



indicadores por debajo del 80%: Secretaría de

Transparencia, cuyo porcentaje de avance es del

28,38% correspondiente al indicador de ejecucióni de

recursos, el cual es el único indicador con periodicidad

trimestral.

De otro lado, las siguientes dependencias no han

registrado información de los indicadores con corte

trimestral: Secretaría Privada, Dirección de Eventos,

Secretaría para la Seguridad Presidencial, Casa

Militar, Secretaría Jurídica, Dirección para la ejecución

de Gobierno, Dirección de Políticas Públicas, Dirección

para el Sector Privado, Dirección para la Estrategia de

Comunicaciones, Grupo de Atención al Usuario.



preliminar.

15/abr/2015 15:16

No

De acuerdo con la información registrada en el

aplicativo Sigepre con corte a 31 de diciembre, el

riesgo "Incumplimiento de los resultados previstos en

la planeación estratégica y operativa", no se

materializó. Las dependencias presentaron

resultados por encima del 80% en su gestión de

indicadores y planes.

23/ene/2015 17:32

No

De acuerdo con la información registrada por las

dependencias en el aplicativo Sigepre con corte a 8

de enero, las siguientes dependencias presentan

resultados por debajo del 80% teniendo en cuenta

que no han registrado información de avance en sus

planes y/o indicadores: Dirección de Asuntos Políticos

50% en planes y 60%(D)* en indicadores, Fondo de

Programas Especiales para la Paz 46,42% en planes

y 92,11%(D)* en indicadores, Consejería Presidencial

para la Primera Infancia 73,55%(D)* en indicadores,

Consejería Presidencial del Sistema de

Competitividad e Innovación 100%(D)* en

indicadores, Consejería Presidencial de Derechos

Humanos 72,08%(D)* en indicadores, Dirección para

la Acción contra Minas Antipersonales 31,81% en

planes y 50% en indicadores, Dirección de Seguridad

74,21% (D)* en indicadores y Dirección para la

Relación con los Medios 57,93% en planes y

49,72%(D)* en indicadores.

*No se han registrado datos de indicadores, por lo

tanto el sistema no puede calcular el resultado

09/ene/2015 08:11

No

Con corte al primer semestre de 2014 de las 32

dependencias del DAPRE 5 dependencias tienen

indicadores de cumplimiento de metas por debajo del

80% de cumplimiento, estas dependencias son:

Alta Consejería Presidencial: El indicador del índice de




Secretaria Jurídica: El indicador del índice de




Secretaria de Transparencia: No se establecieron

Oportunidades de mejora y Acciones preventivas

para el primer semestre, adicionalmente presentan

atrasos en los indicadores Avance en la ejecución del

plan de comunicación para la divulgación e

implementación de la Política Integral y Eficiencia en

la utilización de los recursos asignados ST,

obteniendo un porcentaje de cumplimiento de metas

de 63.36%

Programa Presidencial para el Desarrollo Espacial: No

realizó el registro del índice de proactividad de la

15/sep/2014 11:38

No

Durante el primer cuatrimestre de 2014, se

presentaron 2 modificaciones a los planes operativos,

la primera corresponde a la modificación del Plan

Operativo de la Oficina de Control Interno Estrategia

2, referente a la ampliación de la fecha de la actividad

Socializar la guía para el fortalecimiento del Control

Interno Institucional PEA-SGC para el 30 de junio de

2014, la segunda corresponde a la modificación del

Plan Operativo del Grupo de Atención al Usuario y

Servicios Compartidos Estrategias 1 y 3, referente a

la modificación de las fechas de las actividades

Elaborar el portafolio de servicios misionales, trámites

y otros procedimientos administrativos del DAPRE,

Socializar a través de la página web de la Entidad, el

portafolio de servicios misionales, trámites y otros

procedimientos administrativos del DAPRE, a los

ciudadanos, Aplicar la(s) encuesta(s) diseñada(s)

para medir la satisfacción de los clientes en relación

con los trámites y otros procedimientos

administrativos que presta el DAPRE, Consolidar y

analizar trimestralmente los resultados de la

encuesta aplicada, Socializar trimestralmente a los

responsables de los trámites y otros procedimientos

administrativos que presta el DAPRE, los resultados

de la encuesta aplicad, Actualizar el procedimiento

para la atención de peticiones, sugerencias, quejas y

reclamos y Socializar el procedimiento para la

02/may/2014 17:00

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSiZona de riesgo altaModeradoProbableMaria del Rocio Lesmes Rubio

1. No se contribuye con el cumplimiento de los

objetivos y metas institucionales

2. Se incumplen las prioridades y metas de gobierno

3. Perdida de oportunidad en la utilización de

recursos.

4. Perdida de credibilidad e imagen de la entidad

5. Hallazgos de auditoria por parte de los organos de

control

Con el fin de evitar el incumplimiento en los

resultados de la planeación estrategica y

operativa, la Oficina de Planeación continuará

implementando los controles que quedaron

documentados en la etapa de valoración y

adicionalmente contempla en su plan

operativo 2015 una estrategia que permite

Afianzar el seguimiento a la planeación

estratégica y operativa, asi como una mejora

para fortalecer los controles establecidos en

cuanto al seguimiento trimestral por parte de

los jefes de las dependencias.


AC: Fortalecer la retroalimentación de los correos

preventivos de la Planeación Operativa con enfoque a

resultados.

ACC: Ejecutar y realizar seguimiento al Plan Sectorial

de Desarrollo Administrativo, Plan Estratégico

Institucional y Plan Operativo.En caso de ser

requerido se realizan modificaciones a los Planes.

Se podría presentar incumplimientos a la planeación

estrategica y operativa si no se tienen en cuenta en

la formulación de los resultados los elementos de

direccionamiento estratégico: DOFA, Valores,

Principios, estructura, misión, visión, políticas,

objetivos, metas e indicadores alineados con las

bases del Plan Nacional de Desarrollo y las directrices

de la Presidencia de la República. lo que puede

ocasionar una desarticulación de los resultados de la

entidad frente a los objetivos y metas del gobierno.

Incumplimiento de los resultados

previstos en la planeación

estratégica y operativa

12



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?






Presidencia de la

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00



Presidencia 2015

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00



Presidencia de la

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00



Presidencia de la

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00




02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00



Presidencia de la

02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2015 00:00

AU Utilización del aplicativo de servicios compartidos Evitar el riesgo

AU Aplicativo SIGOB para la atención de las PSQR's Reducir el riesgo

Interrupción de terminos para la respuesta de las

PSQRInformación sobre el estado del tramite de PSQR

Aplicación del procedimiento de PSQR

02/sep/2013 11:30

No

De un total de 18.429 peticiones recibidas durante el

primer trimestre del año 2013, se atendieron

oportunamente un total de 18.263, presentandose

un incumplimiento del 0,9%, esto se debe a que se

respondieron extemporaneamente un total de 29

peticiones, adicionalmente se han identificado errores

en la clasificación de las PSQR’s al momento de su

radicación por parte del Grupo de Gestión Documental

- Correspondencia y/o en el manejo del SIGOB por

parte de los funcionarios de las dependencias, al no

relacionar la respuesta con la petición recibida.

En este sentido se materializó el riesgo, a pesar de

los esfuerzos realizados por el Grupo de Atención al

Usuario y Servicios Compartidos en el marco del Plan

de Mejoramiento "AU -Atención Oportuna a las PQR".

17/may/2013 15:20

Último registro

de monitoreo

a tiempo

NoSi

No

Frente al trámite en la atención de las PSQR's, se

observa que en el segundo trimestre del 2013, se

atendio el 98,04% de las peticiones, con un 89,57%

de peticiones atendidas dentro de los términos

establecidos y el 8,46% a peticiones atendidas fuera

de términos. El 1.96% de peticiones que aparecen sin

responder, corresponden a peticiones recibidas a

través del Link de Escríbale al Presidente y

reportadas sin respuesta a la fecha de corte, por

parte de la Secretaría Privada.

A la fecha se encuentra en ejecución la mejora AU -

No







13/dic/2012 12:47

31/Dec/2016 23:1201/Jan/2015 08:00Atencion al Usuario

PA-2015-2018 Grupo de

Atención al Usuario -

Estrategia 3




administración del riesgo es reducir, por lo


para evitar su materialización y las

acciones establecidas en la estrategia

"Mejorar la eficacia en la respuesta a las

peticiones recibidas en la Presidencia de la

República".

10Zona de riesgo extremaCatastróficoImprobable20Zona de riesgo extremaCatastróficoProbableJavier Sanabria Salazar

Generación de reportes preventivos semanales por

parte del Grupo de Atención al Usuario y Servicios

Acompañamiento y/o capacitación para el trámite de

1. Sanciones legales

2. Demandas en contra de la Entidad

3. Pérdida de credibilidad e imagen

4. Investigación disciplinaria

Falta de compromiso de los servidores publicos para

responder oportunamente las PSQR

ACC: Coordinar y Atender las peticiones, sugerencias,

quejas y reclamos que se reciban en la Entidad a

través de los canales de atención establecidos.

Vencimiento de los términos legales en la atención

(Respuesta, Información del Trámite y Notificación por

Aviso) de peticiones, sugerencias, quejas o reclamos.

Vencimiento de los términos

legales en la atención

(Respuesta, Información del

Trámite y Notificación por Aviso)

de peticiones, sugerencias,

quejas o reclamos

Atencion al Usuario

Desconocimiento de la normatividad externa e interna

aplicable al trámite del Derecho de Petición, asi como

del procedimiento para la atención de peticiones,

sugerencias, quejas y reclamos y el manual del

Sistema de Gestión de correspondencia

Asignación de PSQR a personal que se encuentra de

comisión de servicios

Falta de capacitación al interior de las dependencias

de la normatividad aplicable a la atención de PSQR's

Desconocimiento del uso del aplicativo SIGOB frente

al tramite y documentación de la PSQR

No

El monitoreo del riesgo se realizará con base en la

verificación de la eficacia de los controles y los

resultados obtenidos en el indicador "Satisfacción

Cliente Interno" con corte al 31 de diciembre de

2015, toda vez que el indicador se mide de manera

trimestral.

Este riesgo no se materializó en el periodo reportado,

teniendo en cuenta que el nivel de satisfacción de los

usuarios internos para el cuarto trimestre de 2015,

fue del 99.06%, cumpliéndose la meta establecida

15/ene/2016 09:30

No




Cliente Interno" con corte al 30 de Septiembre de

2015, toda vez que el indicador se mide de manera

trimestral.



usuarios internos para el tercer trimestre de 2015,

fue del 98.72%, cumpliéndose la meta establecida

13/oct/2015 11:06

No




Cliente Intero" con corte al 31 de diciembre de 2014,

toda vez que el indicador se mide de manera

trimestral.



usuarios internos para el periodo fue del 97,21%,

cumpliendose la meta establecida (90%) para el

periodo reportado. Es decir, los Acuerdos de Nivel de

Servicio durante la prestación de los servicios

compartidos del DAPRE, se cumplieron

satisfactoriamente.

23/ene/2015 21:30

No




Cliente Interno" con corte al 30 de junio de 2015,


trimestral.



usuarios internos para el segundo trimestre de 2015,

fue del 97,96%, cumpliendose la meta establecida

(90%) para el periodo reportado. Es decir, los

Acuerdos de Nivel de Servicio durante la prestación

de los servicios compartidos del DAPRE, se cumplieron

21/jul/2015 22:23

No

Con corte a 31 de marzo de 2015, se observa que no

se materializó el riesgo del incumplimiento de los

Acuerdos de Nivel de Servicio, durante la prestación

de los servicios internos o compartidos del DAPRE, ya

que el 1.5% (clientes insatisfaccion) no es

representativo de la prestación del

17/abr/2015 17:11

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

El monitoreo del riesgo se realiza con base en la


resultados obtenidos en la encuesta de Satisfacción

del cliente interno con corte al 30 de junio de 2014,


trimestral.

04/sep/2014 12:09

31/Dec/2016 23:3602/Jan/2015 08:00Atencion al Usuario



Estrategia 1

La política de administración del riesgo es

evitar, por lo que se dará aplicación a los

controles y capacitaciones a los usuarios

internos, sobre Servicio y Atención al Cliente.

8Zona de riesgo altaMayorImprobable16Zona de riesgo extremaMayorProbableJavier Sanabria Salazar

Asignación de recurso humano para la prestación de

los servicios compartidos

Encuesta de satisfacción

Reuniones con los clientes beneficiados de la

prestación de los servicios

1. Se puede presentar la interrupción de otros

procesos al interior de la entidad

2. Se pueden presentar quejas y/o reclamos por

parte de los usuarios internos y/o externos

3. Se puede perder credibilidad o imagen de los

prestadores de los servicios internos

4. Se pueden generar sanciones de tipo disciplinario

Baja disponibilidad de recurso humano para atender

los servicios solicitados

ACC Coordinar la prestación de los servicios internos

establecidos bajo el esquema de Servicios

Compartidos. Incumplimiento de compromisos

durante la prestación de los servicios compartidos,

por parte de las dependencias responsables de

brindar dichos servicios.

Incumplimiento de los Acuerdos

de Nivel de Servicio durante la

prestación de los servicios

compartidos del DAPRE

Atencion al Usuario

Baja disponibilidad de stock de inventarios para

atender los servicios solicitados

Prioridad a usuarios de alto nivel, en la prestación de

los servicios internos

Alto nivel de solicitudes de servicios por parte de las

dependencias

Fallas o interrupciones del aplicativo Altiris para

registrar las solicitudes de servicios compartidos.

No



resultados obtenidos en el indicador "Porcentaje de

dependencias que incumplen el compromiso de

reportar los productos y/o servicios no conformes"

con corte al 30 de Diciembre de 2015, toda vez que el

indicador se mide de manera trimestral.


teniendo en cuenta que el 100% de las 25

dependencias misionales que debían reportar los

productos y/o servicios no conformes, lo realizaron de

acuerdo con los lineamientos establecidos en el

Manual de Servicios Misionales vigente, cumpliéndose

15/ene/2016 10:00

No






con corte al 30 de Septiembre de 2015, toda vez que

el indicador se mide de manera trimestral.



dependencias misionales que deben reportar los

productos y/o servicios no conformes, lo realizaron

oportunamente y de acuerdo con los lineamientos

establecidos en el Manual de Servicios Misionales

13/oct/2015 09:20

No






con corte al 30 de junio de 2015, toda vez que el

indicador se mide de manera trimestral.



dependencias misionales que deben reportar los

productos y/o servicios no conformes, lo realizaron

oportunamente y de acuerdo con los lineamientos

establecidos en el Manual de Servicios Misionales

vigente, cumpliendose así la meta establecida (90%)

para el segundo trimestre del año 2015.

31/jul/2015 10:30

No

Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el indicador

"porcentaje de dependencias que incumplen el

compromiso de reportar los productos y/o servicios

no conformes", con corte al 31 de marzo de 2015.


teniendo en cuenta que el 100% de las dependencias

que debían reportar la información correspondiente al

primer trimestre del año 2015, lo hicieron dentro de la

fecha establecida para presentar el reporte,

cumpliendose la meta establecida para el periodo

reportado.

Se anexa el archivo de seguimiento realizado por el

11/may/2015 08:50

No




no conformes", con corte al 31 de diciembre de 2014.


teniendo en cuenta que el 94% de las dependencias

reportaron oportunamente la información

correspondiente al cuarto trimestre del año 2014,

cumpliendose la meta establecida (90%) para el

periodo reportado.

No obstante, a la fecha se encuentra en ejecución

el plan de mejoramiento: Reporte de Producto y/o

21/ene/2015 19:28

No

se realiza monitoreo teniendo en cuenta el indicador



no conformes", con corte al 30 de junio de 2014. Este

riesgo se materializó en el periodo reportado, se

formuló plan de mejoramiento: Reporte de Producto

y/o Servicio No Conforme.

29/ago/2014 10:44

02/Jan/2015 00:00




NoSe actualiza este riesgo, acorde a los nuevos

lineamientos para la Administración del Riesgo.25/ago/2014 17:01

31/Dec/2015 00:0002/Jan/2015 00:00

No




presentados o no, durante el tercer trimestre del año





tercer trimestre del año 2013.

b) 2 dependencias, registraron en el aplicativo

SIGEPRE el reporte de los productos y/o servicios no

conformes presentados en el periodo reportado.

El 5% restante corresponde a una (1) dependencia

(Secretaría de Prensa) que no envió o reportó,

información correspondiente al tercer trimestre del

año 2013.

Comparado con el periodo anterior, se observa que

se pasó del 67% de las dependencias que no

cumplían con el reporte de productos y/o servicios no

conformes, a solo el 5% en el presente periodo,

cumpliendo así la meta establecida para el tercer

trimestre (29%).



al cumplimiento de lo establecido en el procedimiento

para la planificación, identificación y control de

productos y/o servicios no conformes, así mismo,

brinda el acompañamiento permanente a las

dependencias para la identificación y reporte de

productos y/o servicios no conformes, lo que ha

permitido cumplir con las metas establecidas.

No

31/Dec/2015 00:00

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi




presentados o no, durante el último trimestre del año





último trimestre del año 2013.

b) 3 dependencias, que son la Alta Consejería

Presidencial, la Alta Consejería para la Competitividad

y el Programa Presidencial para el Desarrollo Espacial

creadas en ´mediante los Decretos 2069 del 24 de

septiembre, decreto 2612 del 20 de noviembre y

2516 del 15 de noviembre todos del año 2013 no

reportaron producto o servicio no conforme, toda vez

que son nuevas en la estructura de la entidad y a 31

de diciembre de 2013 no tenían identificado el

subservicio misional al cual se asocia el tratamiento

del producto o servicio no conforme, el cual se

realizará durante el primer trimestre de 2014.



30/ene/2014 09:49

No

De acuerdo con el resultado obtenido en el indicador

asociado, se observa que únicamente el 68% (15) de

las 22 dependencias que debían reportar productos

y/o servicios no conformes presentados o no, durante

el primer trimestre del año 2014, enviaron la

información correspondiente así:




primer trimestre del año 2014.

b) 1 dependencia, que fue el Programa para la Acción

Integral contra Minas Antipersonal reportó a través

del SIGEPRE, el producto o servicio no conforme

presentado durante el primer trimestre del año 2014,

el cual quedó registrado en el sistema con el código

RPS-16.

El 32% (7) de las 22 dependencias que no reportaron

ninguna información correspondiente a productos y/o

servicios no conformes o no, fueron: Alta Consejería

para Asuntos Políticos, Alta Consejería para la

Equidad de la Mujer, Casa Militar, Programa de

Derechos Humanos, Secretaría de Transparencia,

Secretaría Jurídica y la Secretaría para la Seguridad

del Presidente.

Teniendo en cuenta los resultados anteriores y que al

30/may/2014 16:12




Zona de riesgo moderadaModerado

15/nov/2013 14:33

Javier Sanabria Salazar




administración del riesgo es evitar, por lo


para evitar su materialización y la acción

transversal establecida para el reporte de los

productos y/o servicios no conformes.

6Improbable12Zona de riesgo altaModeradoProbable

1. No se controla los productos y/o servicios no

conformes al interior de los procesos misionales.

2. No se cuenta con información para la mejora

continua de los productos y/o servicios que brindan

los procesos misionales.

3. Hallazgos de Auditorías.

4. Pérdida de imagen

ACC: Coordinar y hacer seguimiento al Tratamiento

de los Servicios No Conforme. Incumplimiento de

compromisos en el reporte de productos y/o servicios

no conformes por parte de las oficinas que integran

los Procesos Misionales


en el reporte de productos y/o

servicios no conformes por parte

de las oficinas que integran los

Procesos Misionales



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




AU Aplicativo SIGOB para la atención de las PSQR's Reducir el riesgo

Interrupción de terminos para la respuesta de las

PSQRInformación sobre el estado del tramite de PSQR

Aplicación del procedimiento de PSQR

No

se realiza monitoreo correspondiente al segundo

cuatrimestre, basado en la medición del indicador

"Atención oportuna a las peticiones, sugerencias,

quejas y reclamos, con corte a 30 de junio de 2014.

Este riesgo se materializó en el periodo reportado. Se

generaron los planes de mejoramiento:

1. Manejo aplicativo SIGOB

2. Respuesta y traslado oportuno de PSQRs

3. Tiempo límite das respuestas en el aplicativo

29/ago/2014 09:59

No

De acuerdo con la gestión realizada por las diferentes

dependencias de la Entidad, durante el primer

trimestre del año 2014 para la atención de las

peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos

recibidos, se observa lo siguiente:

1. Frente al mismo periodo del año 2013, se presentó

una disminución del 3,04% en la recepción de

peticiones presentadas ante la Presidencia de la

República durante el primer trimestre del año 2014,

pero con una tendencia hacia arriba en el periodo

reportado.

2. Con respecto al trámite oportuno a las PSQR's por

parte de la Entidad, se observa que frente al último

trimestre del año 2013 (98,73%) de peticiones

atendidas dentro de los términos establecidos, hubo

una mejora en el periodo reportado, presentándose

el 99,43% de peticiones atendidas dentro de los

términos de respuesta.

3. Igualmente, se bajó del 0,28% de peticiones

atendidas fuera de los términos en el último trimestre

del año 2013, al 0,23% de peticiones atendidas fuera

de los términos en el primer trimestre del año 2014.

4. De acuerdo con estos resultados, se puede

17/jun/2014 17:44

Desconocimiento de la normatividad externa e interna

aplicable al trámite del Derecho de Petición, asi como

del procedimiento para la atención de peticiones,

sugerencias, quejas y reclamos y el manual del

Sistema de Gestión de correspondencia

Generación de reportes preventivos semanales por

parte del Grupo de Atención al Usuario y Servicios

Asignación de PSQR a personal que se encuentra de

comisión de servicios

No

Se observa que frente al tercer trimestre del año

2013, la recepción de peticiones disminuyó en un

12,07%.


observa que en el cuarto trimestre del 2013, se

atendió el 99,01% de las peticiones, con un 98,73%



de términos, el 0,99% (183) de peticiones pendientes

por atender, se encuentran dentro de los términos

establecidos para responder.

De acuerdo con estos resultados, se puede

evidenciar que las acciones establecidas en el Plan de

Mejoramiento han permitido reducir el porcentaje de

peticiones con respuesta extemporánea, no obstante

y teniendo en cuenta que el 100% de las PSQR's

debe estar respondidas dentro de los términos

establecidos, se ha formulado el Plan de

Mejoramiento "ATENCIÓN OPORTUNA A PSQR's 2014"

el cual se asocia como evidencia a éste reporte.

Igualmente y de acuerdo con el seguimiento que

viene realizando el Grupo de Atención al Usuario y

Servicios Compartidos, donde se evidencia que

algunas dependencias continúan gestinando las

30/ene/2014 10:05

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

Falta de capacitación al interior de las dependencias

de la normatividad aplicable a la atención de PSQR's

Desconocimiento del uso del aplicativo SIGOB frente

al tramite y documentación de la PSQR

No

De un total de 18.429 peticiones recibidas durante el

primer trimestre del año 2013, se atendieron

oportunamente un total de 18.263, presentandose

un incumplimiento del 0,9%, esto se debe a que se

respondieron extemporaneamente un total de 29

peticiones, adicionalmente se han identificado errores

en la clasificación de las PSQR’s al momento de su

radicación por parte del Grupo de Gestión Documental

- Correspondencia y/o en el manejo del SIGOB por

parte de los funcionarios de las dependencias, al no

relacionar la respuesta con la petición recibida.

En este sentido se materializó el riesgo, a pesar de

los esfuerzos realizados por el Grupo de Atención al

Usuario y Servicios Compartidos en el marco del Plan

de Mejoramiento "AU -Atención Oportuna a las PQR".

17/may/2013 15:20

Atencion al Usuario


observa que en el segundo trimestre del 2013, se

atendio el 98,04% de las peticiones, con un 89,57%



de términos. El 1.96% de peticiones que aparecen sin

responder, corresponden a peticiones recibidas a

través del Link de Escríbale al Presidente y

reportadas sin respuesta a la fecha de corte, por

parte de la Secretaría Privada.

A la fecha se encuentra en ejecución la mejora AU -

02/sep/2013 11:30

Acompañamiento y/o capacitación para el trámite de

No










República".


No







13/dic/2012 12:47

31/Dec/2016 23:1201/Jan/2015 08:00






quejas o reclamos

Atencion al Usuario

Este riesgo se materializó en el cuarto

trimestre del año 2015, teniendo en cuenta

que el 0,16% de las peticiones recibidas se

respondieron extemporáneamente por parte

de las dependencias en dicho periodo, es

decir, solo el 99,84% de las peticiones se

respondieron oportunamente, incumpliéndose

así, la meta establecida (100%) para el

periodo reportado.

Por lo anterior, el Grupo de Atención al

Usuario y Servicios Compartidos formuló el

plan de mejoramiento "AU Plan de

Mejoramiento Integral PSQR's 2015", a través

del cual se establecieron actividades que

buscan garantizar la respuesta oportuna por

parte de las dependencias, a las peticiones

recibidas en la Entidad y así controlar la

20Zona de riesgo extremaCatastróficoProbableJavier Sanabria Salazar







Estrategia 3

No

Una vez obtenidos los resultados del indicador para

el tercer trimestre del año 2015, el siguiente es el

análisis de dicho resultado:

1. Se observa que frente al mismo periodo del año

2014, se presentó una disminución del 52.537% de


República durante el tercer trimestre del año 2015.


parte de la Entidad, se observa que frente al mismo

periodo del año 2014 (99.81%) de peticiones

atendidas dentro de los términos establecidos, se

presentó una disminución de peticiones lo que

género que se respondieran un porcentaje de

99.29% en el tercer trimestre del año 2015.

3. En relación con el trámite extemporáneo de

peticiones y comparado con el primer trimestre del

año 2014 (0.19%), se presentó una disminución de

peticiones atendidas fuera de los términos en el

tercer trimestre del año 2015 (25.26%).

De acuerdo con estos resultados, se puede concluir

que a pesar de las acciones establecidas en los

Planes de Mejoramientos formulados por el Proceso

de Atención al Usuario, no se ha podido reducir el

13/oct/2015 10:26

Falta de compromiso de los servidores publicos para

responder oportunamente las PSQR







30/dic/2015 17:45Si

Se realiza monitoreo teniendo en cuenta el resultado

del indicador "Atención oportuna a las Peticiones,

Sugerencias, Quejas y Reclamos", con corte al 31 de

diciembre de 2015.

Este riesgo se materializó en el cuarto trimestre del

año 2015, teniendo en cuenta que el 0,16% de las

peticiones recibidas se respondieron

extemporáneamente por parte de las dependencias

en dicho periodo, es decir, solo el 99,84% de las

peticiones se respondieron

oportunamente, incumpliéndose así, la meta

establecida (100%) para el periodo reportado.

Por lo anterior, el Grupo de Atención al Usuario y

Servicios Compartidos formuló el plan de

mejoramiento "AU Plan de Mejoramiento Integral

PSQR's 2015", a través del cual se establecieron

20/ene/2016 18:42

31/mar/2015 18:19SiSe programa próxima revisión.29/may/2015 18:26









periodo reportado.









31/dic/2015 18:20Si




diciembre de 2015.













20/ene/2016 17:00

No

se realiza monitoreo correspondiente al segundo

cuatrimestre, basado en la medición del indicador

"Atención oportuna a las peticiones, sugerencias,

quejas y reclamos, con corte a 30 de junio de 2014.

Este riesgo se materializó en el periodo reportado. Se

generaron los planes de mejoramiento:

1. Manejo aplicativo SIGOB

2. Respuesta y traslado oportuno de PSQRs

3. Tiempo límite das respuestas en el aplicativo

29/ago/2014 09:59

Este riesgo se materializó en el segundo








periodo reportado.








30/jun/2015 17:00Si




junio de 2015.

Este riesgo se materializó en el segundo trimestre del











31/jul/2015 18:00

El riesgo se materializó en el primer trimestre

del año 2015, teniendo en cuenta que

algunas dependencias respondieron

extemporáneamente peticiones. El mayor

número de peticiones que se respondieron

fuera de los términos durante dicho periodo,

No

Se observa que frente al tercer trimestre del año

2013, la recepción de peticiones disminuyó en un

12,07%.


observa que en el cuarto trimestre del 2013, se

atendió el 99,01% de las peticiones, con un 98,73%



de términos, el 0,99% (183) de peticiones pendientes

por atender, se encuentran dentro de los términos

establecidos para responder.

De acuerdo con estos resultados, se puede

evidenciar que las acciones establecidas en el Plan de

Mejoramiento han permitido reducir el porcentaje de

peticiones con respuesta extemporánea, no obstante

y teniendo en cuenta que el 100% de las PSQR's

debe estar respondidas dentro de los términos

establecidos, se ha formulado el Plan de

Mejoramiento "ATENCIÓN OPORTUNA A PSQR's 2014"

el cual se asocia como evidencia a éste reporte.

Igualmente y de acuerdo con el seguimiento que

viene realizando el Grupo de Atención al Usuario y

Servicios Compartidos, donde se evidencia que

algunas dependencias continúan gestinando las

30/ene/2014 10:05

Este riesgo se materializó durante el cuato


que las dependencias respondieron

extemporáneamente peticiones durante los

meses de octubre, noviembre y diciembre de

2014.

El 0,29% de las peticiones recibidas se


de las dependencias, durante el cuarto

trimestre del año 2014, es decir, solo el

99,71% de las peticiones se respondieron


establecida (100%) para el periodo

reportado.

31/dic/2014 08:00Si


"Atención oportuna a las Peticiones, Sugerencias,

Quejas y Reclamos", con corte al 31 de diciembre de

2014. Este riesgo se materializó en el periodo

reportado, teniendo en cuenta que el 0,29% de las


extemporáneamente por parte de las dependencias,

durante el cuarto trimestre del año 2014, es decir,

solo el 99,71% de las peticiones se respondieron




varias mejoras, las cuales se asocian al presente

monitoreo. Igualmente, se anexa el archivo donde se

detalla el análisis de los datos correspondientes a las

PSQR's recibidas en el cuarto trimestre del año 2014

a través de los diferentes canales habilitados por

parte de la Entidad.

22/ene/2015 22:34

No

De acuerdo con la gestión realizada por las diferentes

dependencias de la Entidad, durante el primer

trimestre del año 2014 para la atención de las

peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos

recibidos, se observa lo siguiente:

1. Frente al mismo periodo del año 2013, se presentó

una disminución del 3,04% en la recepción de


República durante el primer trimestre del año 2014,

pero con una tendencia hacia arriba en el periodo

reportado.


parte de la Entidad, se observa que frente al último

trimestre del año 2013 (98,73%) de peticiones

atendidas dentro de los términos establecidos, hubo

una mejora en el periodo reportado, presentándose

el 99,43% de peticiones atendidas dentro de los

términos de respuesta.

3. Igualmente, se bajó del 0,28% de peticiones

atendidas fuera de los términos en el último trimestre

del año 2013, al 0,23% de peticiones atendidas fuera

de los términos en el primer trimestre del año 2014.

4. De acuerdo con estos resultados, se puede

17/jun/2014 17:44

Último registro

de monitoreo

a tiempo

NoSi










República".

10Zona de riesgo extremaCatastróficoImprobable20Zona de riesgo extremaCatastróficoProbableJavier Sanabria Salazar
















quejas o reclamos



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




BSLlevar control de las carpetas prestadas a los

funcionarios Evitar el riesgo

Elaborar Inventario documental

Solicitar original y copia de las Ofertas presentadas

en los procesos de selección.

No

La "Perdida de los expedientes de los procesos

contractuales, es un riesgo en el Área de Contratos,

razon por la cual y con el fin de evitar que se

materialice el riesgo, se han establecido controles al

interior de la Dependencia para evitar el extravio de

algún expediente.

Los controles establecidos y aplicados son: Listados

de control de prestamo de carpetas, Escanear todos

los documentos de las carpetas de los contratos,

Elaborar Inventario documental y Solicitar original y

copia de las Ofertas presentadas en los procesos de

selección.

La aplicacion de estos controles ha sido efectivo y

consecuencia de esto, no se materializo el riesgo en

el segundo trimestre del año.

Adicional a esto, se cuenta con un indicador para

medir el porcentaje de carpetas extraviadas de una

muestra del total de carpetas en el inventario

documental.

Las variables del indicador son:

03/jul/2015 17:14

No


• Número de carpetas de contratos perdidas de

una muestra

• Número total de carpetas en Inventario

documental

-El Número de carpetas de contratos perdidas de una

muestra: Hace referencia a una verificación aleatoria

de las carpetas de los contratos relacionadas en el

Inventario documental que realizará la jefe del área

de contratos.

-El Número total de carpetas en el invetario

documental: Hace referencia al total de carpetas de

los contratos relacionadas en el formato F-GD-07 del

Área de Contratos

La causas identificadas que podrían generar la

perdida de una carpeta son:

• falta de control en el prestamo de las carpetas

del Archivo

• Falta de actualización del Inventario Documental

del Área

09/ene/2015 16:03

No

La "Perdida de los expedientes de los procesos


razon por la cual y con el fin de evitar que se


interior de la Dependencia para evitar el extravio de

algún expediente.

Los controles establecidos y aplicados son:

Listados de control de prestamo de carpetas,

Escanear todos los documentos de las carpetas de

los contratos,

Elaborar Inventario documental y

Solicitar original y copia de las Ofertas presentadas


La aplicacion de estos controles ha sido efectivo y


el tercer trimestre del año.

Se adjunta una muestra de la aplicación de los

controles: copia del listado de prestamo de carpetas,

05/oct/2015 09:33

No

Monitoreo: 30 abril de 2014

Se realiza revisión al riesgo identificado y se

encuentra que este debe continuar tal cual fue

identificado, valorado, así mismo las opciones de

manejo han sido efectivas por lo cual se deben

continuar aplicando.

Durante el primer cuatrimestre del año no se

materializó el riesgo. En el inventario documental

reposan 1294 carpetas de contratos de la vigencia

2011 a 2014.

06/may/2014 11:20

No

Durante el primer trimestre del año 2015 se han

venido apicando los controles establecidos para

evitar la materialización del riesgo, los controles son:

- Llevar control de las carpetas prestadas a los

funcionarios

- Escanear todos los documentos de las carpetas de

los contratos

- Elaborar Inventario documental

- Solicitar original y copia de las Ofertas presentadas


La aplicación de los mismos se puede verificar en el

Area de Contratos.

Con corte a 30 de Junio de 2015 se efectuara

14/abr/2015 11:51

No

Monitoreo: 31 Diciembre de 2013.

Se realiza revisión al riesgo identificado y se

encuentra que este debe continuar tal cual fue

identificado, valorado, así mismo las opciones de

manejo han sido efectivas por lo cual se deben

continuar aplicando.

Durante el ultimo cuatrimestre del año no se

22/ene/2014 11:07

No

Teniendo en cuenta que el Proceso de Adquisición de

bienes y servicios, estableció como uno de los riesgos

del proceso el “Incumplimientos de compromisos en la

custodia del archivo del área de contratos que

genere la perdida de carpetas de los contratos”, se

formuló el indicador: “Porcentaje de perdida de

carpetas de los contratos” con el fin de poder realizar

el análisis de datos.

Con este indicador se mide el porcentaje de carpetas

extraviadas con relación al total de carpetas en el

inventario documental, así las cosas, se materializaría

el riesgo cuando si se incumple alguno de los

compromisos en la custodia del archivo y se tendría

como consecuencia la perdida de alguna carpeta.


•Número de carpetas de contratos perdidas de una

muestra

•Número total de carpetas en Inventario documental





de contratos.

31/ago/2014 11:11

No

Monitoreo de fecha 30 de agosto de 2013.

Teniendo en cuenta que el Proceso de Adquisición de

bienes y servicios, estableció como uno de los riesgos

del proceso el “Incumplimientos de compromisos en la

custodia del archivo del área de contratos que

genere la perdida de carpetas de los contratos”, se

formuló el indicador: “Porcentaje de perdida de

carpetas de los contratos” con el fin de poder realizar

el analisis de datos.

Con este indicador se mide el porcentaje de carpetas

extraviadas con relación al total de carpetas en el

inventario documental, así las cosas, se materializaría

el riesgo cuando si se incumple alguno de los

compromisos en la custodia del archivo y se tendría

como consecuencia la perdida de alguna carpeta.


• Número de carpetas de contratos perdidas de una

muestra

• Número total de carpetas en Inventario documental





24/sep/2013 09:45

Escanear todos los documentos de las carpetas de

los contratos

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNo

No

Durante los meses de enero a abril de 2013 se

realizo una efectiva custodia de las carpetas del

archivo del Área de Contratos. El inventario

Documental se encuentra actualizado.

Se remitieron al Archivo Central del DAPRE 48

contratos de la vigencia 2009.

Lo que demuestra que el riesgo no se materializó, sin

29/abr/2013 09:27

10/May/2015 13:5506/Apr/2015 10:49

Nathaly Delgado Ballesteros

Falta de Organización por parte de los funcionarios

responsables

Falta de actualización del Inventario Documental del

Adquisición de Bienes y

Servicios

Actualización Formatos

Proceso de Adquisicion

Bienes y Servicios


deben aplicar los controles establecidos por el

Área de Contratos.


1. Perdida de informacion

2. Posibles sanaciones disciplinarias.


externas.

4. Posibles demandas.

Falta de control en el prestamo de las carpetas del

ACC: Revisar los soportes del contrato y efectuar

digitalización: Los funcionarios encargados revisan

que los soportes esten completos, adicionalmente el

funcionario encargado de la digitalización verifica

nuevamente. El funcionario encargado del archivo

efectua el control sobre el prestamo.

Perdida de los expedientes de los

procesos contractuales


Raro12Zona de riesgo extremaMayorModerada









periodo reportado.









30/dic/2015 17:45Si




diciembre de 2015.













20/ene/2016 18:42









periodo reportado.









31/dic/2015 18:20Si




diciembre de 2015.













20/ene/2016 17:00

No

Una vez obtenidos los resultados del indicador para

el tercer trimestre del año 2015, el siguiente es el

análisis de dicho resultado:

1. Se observa que frente al mismo periodo del año

2014, se presentó una disminución del 52.537% de


República durante el tercer trimestre del año 2015.


parte de la Entidad, se observa que frente al mismo

periodo del año 2014 (99.81%) de peticiones

atendidas dentro de los términos establecidos, se

presentó una disminución de peticiones lo que

género que se respondieran un porcentaje de

99.29% en el tercer trimestre del año 2015.

3. En relación con el trámite extemporáneo de

peticiones y comparado con el primer trimestre del

año 2014 (0.19%), se presentó una disminución de

peticiones atendidas fuera de los términos en el

tercer trimestre del año 2015 (25.26%).

De acuerdo con estos resultados, se puede concluir

que a pesar de las acciones establecidas en los

Planes de Mejoramientos formulados por el Proceso

de Atención al Usuario, no se ha podido reducir el

13/oct/2015 10:26

Este riesgo se materializó en el segundo








periodo reportado.








30/jun/2015 17:00Si




junio de 2015.

Este riesgo se materializó en el segundo trimestre del











31/jul/2015 18:00

El riesgo se materializó en el primer trimestre

del año 2015, teniendo en cuenta que

algunas dependencias respondieron

extemporáneamente peticiones. El mayor

número de peticiones que se respondieron

fuera de los términos durante dicho periodo,

31/mar/2015 18:19SiSe programa próxima revisión.29/may/2015 18:26

Este riesgo se materializó durante el cuato


que las dependencias respondieron

extemporáneamente peticiones durante los

meses de octubre, noviembre y diciembre de

2014.

El 0,29% de las peticiones recibidas se


de las dependencias, durante el cuarto

trimestre del año 2014, es decir, solo el

99,71% de las peticiones se respondieron


establecida (100%) para el periodo

reportado.

31/dic/2014 08:00Si


"Atención oportuna a las Peticiones, Sugerencias,

Quejas y Reclamos", con corte al 31 de diciembre de

2014. Este riesgo se materializó en el periodo

reportado, teniendo en cuenta que el 0,29% de las


extemporáneamente por parte de las dependencias,

durante el cuarto trimestre del año 2014, es decir,

solo el 99,71% de las peticiones se respondieron




varias mejoras, las cuales se asocian al presente

monitoreo. Igualmente, se anexa el archivo donde se

detalla el análisis de los datos correspondientes a las

PSQR's recibidas en el cuarto trimestre del año 2014

a través de los diferentes canales habilitados por

parte de la Entidad.

22/ene/2015 22:34

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi










República".







quejas o reclamos

20Zona de riesgo extremaCatastróficoProbableJavier Sanabria Salazar













(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




BS Evitar el riesgo

Definición de los criterios de evaluación previamente

establecidos

No

MONITOREO PROCESOS DECLARADOS DESIERTOS

JULIO A SEPTIEMBRE 2015.

Durante el trimestre de Julio a Septiembre de 2015

no se materializó el riesgo "Declaratoria de desierta

de un proceso de selección por decisiones erróneas

en la evaluación. ".

Se han ejecutado correctamente los controles

establecidos.

Se han declarado algunos procesos deciertos, pero

ninguno de ellos atribuible a decisiones erroneas en

la evaluación por parte de funcionarios del DAPRE., a

continuación se detallan los procesos declarados

desiertos, señalando su correspondiente causal de

declaratoria.

LICITACIÓN PÚBLICA

LIC 2/15 - SE DECLARA DESIERTO PORQUE

NINGUNO DE LOS PROPONENTES CUMPLIÓ LOS

REQUISITOS HABILITANTES ESTABLECIDOS EN EL

PLIEGO DE CONDICIONES

LIC 3/15 - DECLARADO DESIERTO POR FALTA DE

OFERENTES

SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA (LEY

05/oct/2015 17:06

No

Se realizó actualización del Riesgo. Se continuan

aplicando los controles, los cuales han sido efectivos.

Durante el primer trimestre del año 2015, se

declararon desiertos los siguientes (7) procesos, sin

embargo ninguno de ellos, por evaluaciones

erroneas, Po lo cual no se materiualizó el riesgo

Selección Abreviada de Menor Cuantía 33-14

“Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y

correctivo con suministro de repuestos, con destino a

los vehículos marca Ford que se encuentran al

servicio del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República, acorde con las

especificaciones técnicas requeridas por la entidad¿”

ÚNICO OFERENTE NO CUMPLIÓ LAS CONDICIONES

FINANCIERA

Mínima cuantía 01-15 “Contratar la adquisición de

una suscripción al Diario El Informador y una

suscripción al Diario del Huila para las diferentes

dependencias del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República”

NO SE PRESENTAN OFERENTES

Mínima cuantía 04-15 “Contratar la prestación del

servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con

suministro de repuestos para las plantas eléctricas y

subestaciones ubicadas en la Casa de Huéspedes

15/abr/2015 15:02

No

Durante el segundo cuatrimestre de 2014, fueron

declarados desiertos (12) procesos de selección, pero

ninguno de ellos como consecuencia de decisiones

erróneas en la evaluación jurídica de los oferentes, a

continuación se relacionan todos los procesos de

selección declarados desiertos con sus respectiva

justificación.

Esta información puede ser corroborada en la pagina

del SECOP www.contratos.gov.co

Contratación Mínima Cuantía 51-14 - No se recibieron

propuestas.

Contratación Mínima Cuantía 48-14 –N o se recibieron

propuestas.

Contratación Mínima Cuantía 43-14 - No se recibieron

propuestas.

Selección Abreviada de Menor Cuantía 11-14 -

Oferentes rechazados técnicamente



Selección Abreviada de Menor Cuantía 10-14

Oferente rechazado financieramente



Selección Abreviada de Menor Cuantía 08-14 - No se

31/ago/2014 11:03

No

Uno de los riesgos del proceso de Adquisicio de

bienes y servicios, es la Declaratoria de desierta de

un proceso de selección por decisiones erróneas en

la evaluación.

Con el fin de verificar la materializacion del riesgo, se

consulta en la página web del SECOP, se evidencia

que fueron declarados desiertos los siguientes

procesos:

Menor cuantía 06-15 Único Oferente incurre en

causal de rechazo.

Menor cuantía 03-15 Único Oferente incurre en

causal de rechazo.

Mínima Cuantía 38 -15 Oferentes incurren en causal

de rechazo

Mínima Cuantía 18-15 ninguna oferta cumple

técnicamente

Mínima Cuantía 26-15 Proponentes rechazados

técnica y económicamente.

Mínima Cuantía 27-15 No se recibieron ofertas

Mínima Cuantía 27 -15 No se recibieron ofertas

03/jul/2015 16:27

No

Se vuelven a manejar el riesgo, con la finalidad de

excluir como opcion de manejo "Reducir el riesgo".

Durante el ultimo cuatrimestre de 2013, fueron

declarados desiertos (18) procesos de selección, pero

ninguno de ellos como consecuencia de decisiones

erróneas en la evaluación jurídica de los oferentes, a

continuación se relacíonan todos los procesos de

selección declarados desiertos con sus respectiva

justificación..

Esta información puede ser corroborada en la pagina

del SECOP www.contratos.gov.co

1.INVITACION PÚBLICA Nº 78-13 - la propuesta

presentada no se encuentra habilitada de

conformidad con el informe de verificación jurídico”.

2.INVITACION PÚBLICA Nº 73-13 - Ausencia de

proponentes.

3.INVITACION PÚBLICA Nº 72-13 - Único proponente

no cumplió con los requisitos habilitantes

establecidos en el proceso.

4.INVITACIÓN PÚBLICA Nº 84-13 La propuesta

presentada no se encuentra habilitada de

10/ene/2014 15:56

No

En el último cuatrimestre del año 2014, se declarados

de desierta (12 ) procesos de selección, los cuales se

relacionan a continuación, Sin embargo NINGUNA DE

ELLAS FUE DECLARADA DESIERTA POR DECISIONES

ERRONES EN LA EVALUACION JURIDICA. Esta

información puede corroborarse en el portal SECOP.

Licitaciones – ninguna

Subasta - Ninguna

1. Selección Abreviada de Menor Cuantía 24-14 -

La única propuesta recibida incurrió en causal de

rechazo.


NO SE PRESENTARON PROPONENTES


único proponente que se presentó resulto rechazado

técnicamente


ningún proponente resulto habilitado técnicamente

5. Contratación Mínima Cuantía 71 -14 - Único

proponente incumplió requisitos habilitantes técnicos

6. Contratación Mínima Cuantía 77-14 - no se

presentaron ofertas

7. Contratación Mínima Cuantía 72-14- no se

08/ene/2015 17:33

Durante el primer cuatrimestre fueron declaradas

desiertas 7 procesos de Minima cuantia y 1 de

subasta, así

No. 21 de 2013 oferta no cumple con los requisitos

habilitantes

No. 22 de 2013 Rechazado tecnicamente

No. 07 de 2013 "incurrió en la causal de rechazo, ya

que la oferta superó

el presupuesto oficial"

N° 16-13 incurre en causal de rechazo por cuanto la

actividad económica en la cual se encuentra

clasificado en el CI/U

N° 05-13 causal de rechazo por presentar

información que no comlsponde a la realidad y

N° 01-13 ausencia de oferentes.

N° 06-13 ausencia de oferentes.

Subasta 13-13 ausencia de oferentes.

Sin embargo NINGUNA DE ELLAS FUE DECLARADA

29/abr/2013 09:58

No

Se realiza Monitoreo a los riesgos,

Durante el primer cuatrimestre del año, no fue

declarado de desierta ningún proceso de selección

como consecuencia de una evaluación jurídica

errónea. La información puede ser validada en el

portal de Colombia compra

https://www.contratos.gov.co/

FUERON DECLARADOS DESIERTO LOS SIGUIENTES

PROCESOS.

Mínima 05-14 No se presentaron oferentes

Mínima 14-14 Oferentes incurren en causal de

rechazo

Mínima 21-14 No se presentaron oferentes

Menor 05-14 Oferente no habilitado

Menor 20-13 Oferente rechazo técnicamente

Subasta 07-14 Oferentes incurren en causal de

rechazo

Subasta 10-14 No se presentaron oferentes

y durante el primer cuatrimestre se dio apertura a los

siguientes procesos

LICITACIÓN.

0114 CCTV - El proceso fue descartado.

0214 Servicio de vigilancia - El proceso se encuentra

06/may/2014 10:52

Una vez modificado la denominacion del riesgo:

"Desiciones erroneas en la evaluación juridica que

genera la declaratoria de desierta de un proceso de

selección ", con el fin delimitar las causas (acciones y

omisiones por parte de la Entidad) excluyendo causas

atribuibles a terceros. Se evidencia que las causas y

los efectos continuan siendo los mismos, y los

controles aplicados son coherentes y adecuados.

Durante este periodo de tiempo no se han

materializado el presente riesgo, por todo lo anterior

este continua sion modificaciones.

21/ene/2013 10:12

Interpretación errónea o aplicación inadecuada de la

normatividad de contratación estatal

Desconocimiento de la normatividad de contratación

No

Durante los meses de Mayo a Agosto 2013 se han

declarado de desierta los siguientes procesos de

selección, sin embargo ninguna fue declara desierta

por causas atribuibles a los funcionarios del Área -

Aplicación inadecuada de la normatividad sobre

contratación estatal -Interpretación errónea de la

normatividad sobre contratación estatal -

Desconocimiento de la normatividad sobre

contratación estatal - Aplicación errónea de criterios

de evaluación al momento de revisar las ofertas.

RELACION DE PROCESOS DE SELECCIÓN CON

DECLARATORIA DE DESIERTA

1. SUBASTA N° 12-13 - Único oferente rechazado por

no cumplir requisitos técnicos mínimos.

2. MINIMA CUANTIA 40-13 -Ausencia de proponentes.

3. SUBASTA 07-13 el único proponente habilitado, no

se presentó para realizar la audiencia de negociación

4. SUBASTA 15-13 – Oferente incurre en causal de

rechazo

5. CONCURSO DE MERITOS 05-13 - Ausencia de

proponentes.

6. SUBASTA 19-13 - Ningún proponente resultó

habilitado para participar en la subasta.

7. MINIMA 51-13 - Oferente incurre en causal de

rechazo

8. SUBASTA 22-13- Oferente incurre en causal de

03/sep/2013 17:16

No

No

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

No

Se realizaron ajustes al riesgo de conformidad con el

Lineamiento de administración del riesgo y la nueva

version del Manual de Contratación.05/oct/2012 10:48

15/Dec/2016 23:1820/Jan/2015 00:00Adquisición de Bienes y

Servicios


Contratos - Estrategia 1

Con el fin de evitar la ocurrencia del riesgo, el

Área de Contratos aplica los controles

establecidos, adicionalmente a ello, realiza

periódicamente capacitaciones a los

responsables que intervienen en el proceso

de adquisición de bienes y servicios.


Revisión de todo proceso de contratación por parte

del Comité de Ordenación del Gasto

Revisión previa por parte del abogado a los estudios

previos, y elaboración de pliegos de condiciones o

Revisión del pliego de condiciones o invitación a

ofertar por parte del Jefe Área de Contratos

ACC: Llevar a cabo los procesos de selección de

acuerdo a la modalidad y las orientaciones definidas

en el Manual de Contratación M-BS-01

AC: - Realizar un Taller práctico sobre la elaboración

del documento de insumos técnicos para la

elaboración de estudios previos para las modalidades

de selección: Licitación Pública y la Menor Cuantía -

Realizar un Taller práctico sobre elaboración de

estudios y documentos previos para las modalidades

de contratación Directa y Mínima cuantía.

La ocurrencia de esta situación se debe a

desconocimiento en los funcionarios encargados de

realizar la evaluación de las ofertas en los procesos

de selección que generan una incorrecta evaluación,

lo cual puede generar una declaratoria de desierta y

con ellos el reproceso en la contratación.

Declaratoria de desierta de un

proceso de selección por

decisiones erróneas en la

evaluación.


13/ene/2016 16:35

16Zona de riesgo extremaMayorProbableNathaly Delgado Ballesteros


2. Perdida de recursos por no ejecución del

presupuesto

3. Demora o interrupción en la prestación de servicios

de la dependencia solicitante

4. Posibles sanciones disciplinarias, penales o

fiscales.

Aplicación eronea de criterios de evaluación al

momento de revisar las ofertas.

No

La "Pérdida de los expedientes de los procesos


razón por la cual y con el fin de evitar que se


interior de la Dependencia para evitar el extravío de

algún expediente.

• Los controles establecidos y aplicados son:

• Listados de control de préstamo de carpetas,

• Escanear todos los documentos de las carpetas

de los contratos,

• Elaborar Inventario documental y

• Solicitar original y copia de las Ofertas

presentadas en los procesos de selección.

La aplicación de estos controles ha sido efectivo y


el cuarto trimestre de 2015.

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoNoNathaly Delgado Ballesteros


deben aplicar los controles establecidos por el

Área de Contratos.


1. Perdida de informacion

2. Posibles sanaciones disciplinarias.


externas.

4. Posibles demandas.

ACC: Revisar los soportes del contrato y efectuar

digitalización: Los funcionarios encargados revisan

que los soportes esten completos, adicionalmente el

funcionario encargado de la digitalización verifica

nuevamente. El funcionario encargado del archivo

efectua el control sobre el prestamo.

Perdida de los expedientes de los

procesos contractualesRaro12Zona de riesgo extremaMayorModerada



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


N.ASiSi




Entidad.




ADMINISTRATIVA


inmuebles






e inmuebles

Riesgo

Proceso


¿Se

materializó

el riesgo?




BS Evitar el riesgo

Revisión previa por parte del Jefe del Área de

Contratos.

No

El proceso de Adquisición de Bienes y Servicios,

contemplo como riesgo de corrupción "Beneficiar a un

oferente por incumplimientos legales en la

elaboración estudios previos, pliegos de condiciones

o invitaciones a ofertar de un proceso de selección".

Para lo cual se aplican los controles establecidos,

esto es la revision por parte del abogado, del Jefe del

Área de Contratos, el Comité de Ordenación de gasto

y se reciben las observaciones de los proponentes e

interesados en los procesos de selección.

Durante el cuarto trimeste del año, no se materializó

el riesgo, para realizar la medición se cuenta con un

indicador que mide la cantidad de fallos

condenatorios, a la fecha la entidad no ha sido

08/ene/2016 07:17

No

El proceso de bienes y servicios, contemplo como

riesgo de corrupción "Beneficiar a un oferente por

incumplimientos legales en la elaboración estudios

previos, pliegos de condiciones o invitaciones a

ofertar de un proceso de selección".


esto es la revision por parte del abogado, del Jefe

del Área de Contratos, el Comite de Ordenación de

gasto y se reciben las observaciones de los

proponentes e interesados en los proceso de

selección.

Durante el tercer trimeste del año, no se materializó

el riesgo, para realizar la medicion se cuenta con un


05/oct/2015 17:55

No











selección.

Durante el segundo trimeste del año, no se

materializó el riesgo, para realizar la medicion se

cuenta con un indicador que mide la cantidad de

fallos condenatorios, a la fecha la entidad no ha sido

03/jul/2015 16:43

No

Durante el primer trimestre del año 2015, el Área de

Contratos no ha sido notificada de la existencia de

alguna investigación o proceso en curso de las

Jurisdicciones Penal o Disciplinaria, por lo cual no

existen Fallos condenatorios sobre algún hecho de

Corrupción en el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República. Se deja constancia que

no se han materializado las posibles causas que

podrían beneficiar a un oferente en particular, las

cuales son:

1. Omisión de requisitos legales para beneficiar a un

oferente en particular

2. Desconocimiento de la normatividad sobre

contratación estatal

3. Exigencia de requisitos adicionales para beneficiar

a un oferente en particular

4. Desconocimiento de los términos legales en un

proceso de selección.

14/abr/2015 11:30

No

Durante el ultimo cuatrimestre del año 2014,

(Septiembre a Diciembre) el Área de Contratos no ha

sido notificado de la existencia de alguna

investigación o proceso en curso de las Jurisdicciones

Penal o Disciplinaria, por lo cual no existen Fallos

condenatorios sobre algún hecho de Corrupción en el


República. Se deja constancia que no se han

materializado las posibles causas que podrían

beneficiar a un oferente en particular, las cuales son:









08/ene/2015 16:59

No

Durante el segundo cuatrimestre del año 2014, (Mayo

a Agosto) el Área de Contratos no ha sido notificado

de la existencia de alguna investigación o proceso en

curso de las Jurisdicciones Penal o Disciplinaria, por lo

cual no existen Fallos condenatorios sobre algún

hecho de Corrupción en el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República.

Se deja constancia que no se han materializado las

posibles causas que podrían beneficiar a un oferente

en particular, las cuales son:









No existen cambios en la identificación, análisis,

valoración, ni manejo del riesgo. Se programa

29/ago/2014 10:56

No

Durante el primer cuatrimestre del año 2014, el Área

de Contratos no ha sido notificado de la existencia de





Presidencia de la República.













05/may/2014 11:11

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

SiSi

Durante este periodo, Ningun funcionario del Área de

Contratos ha sido notificado de la existencia de


Jurisidcciones Penal o Disciplinaria, por lo cual no

existen Fallos condenatorios sobre algun hecho de

Corrupcion en el Departamento Administrativo de la


Así mismo, se deja constancia que no se han

materializado las posibles causas que podrian


Omisión de requisitos legales para beneficiar a un

oferente en particular, Desconocimiento de la

03/sep/2013 17:18

No

Insumos técnicos con requisitos que restrinja la

pluralidad de oferentes, direccionado a beneficiar a

un oferente en particular.

Revisión previa de los estudios previos y pliego de

condiciones por el comité de ordenación del gasto

Exigencia de requisitos adicionales en los estudios

previos para beneficiar a un oferente en particular

Durante el utlimo cuatrimestre del año, el Área de

Contratos no ha sido notificado de la existencia de











normatividad sobre contratación estatal, Exigencia de

requisitos adicionales para beneficiar a un oferente

en particular, Desconocimiento de los términos

10/ene/2014 16:03

Observaciones por parte de los oferentes al proyecto

de pliegos de condiciones, Pliego Definitivo o

Invitación Pública y a los informes de evaluación y

No

No

Desde el mes de enero a la fecha se han suscrito 150

contratos y se han aceptado 14 ofertas (Minima

cuantía), en ninguno de estos se ha materializado el

riesgo.

29/abr/2013 09:18

15/Dec/2016 23:1820/Jan/2015 00:00Adquisición de Bienes y

Servicios

Beneficiar a un oferente por

incumplimientos legales en la

elaboración estudios previos,

pliegos de condiciones o

invitaciones a ofertar de un

proceso de selección


ModeradaNathaly Delgado Ballesteros



Para evitar el riesgo el Área de contratos se

aplican los controles establecidos,

adicionalmente a ello el área de contratos

realiza capacitaciones periódicas.


1. Desgaste Administrativo (duplicidad y aumento en

las tareas u objetos a desarrollar)

2. Pérdida de credibilidad detrimento de la imagen

institucional

3. Perdida de Recursos

4. Sanciones Disciplinarias, penales y fiscales

Desconocimiento u Omisión de requisitos legales para

beneficiar a un oferente en particular

ACC: Elaborar estudios previos de acuerdo con la

modalidad de selección y las orientaciones definidas


AC: - Realizar un Taller práctico sobre elaboración de


de contratación Directa y Mínima cuantía. - Realizar un

Taller práctico sobre la elaboración del documento de

insumos técnicos para la elaboración de estudios

previos para las modalidades de selección: Licitación

Pública y la Menor Cuantía

La elaboración estudios previos, pliegos de

condiciones o invitaciones a ofertar se efectua con

base en las necesidades reales identificadas por las

dependencias en el Plan Anual de Adquisiciones

Revisión previa por parte del Abogado responsable

de elaborar el contrato.


No

Uno de los riesgos del proceso de Adquisicio de

bienes y servicios, es la Declaratoria de desierta de

un proceso de selección por decisiones erróneas en

la evaluación.

Se han definido 4 causas por las cuales pueda

declararse desierto un proceso de seleccion,

consecuencia de decisiones errones en la evalucion

de las ofertas, estas son:

1.Desconocimiento de la normatividad de contratación

estatal

2.Interpretación errónea de la normatividad de


3. Aplicación inadecuada de la normatividad de


4.Aplicación errónea de criterios de evaluación al

momento de revisar las ofertas.

Con el fin de verificar la materializacion del riesgo por

alguna de las causas descritas anteriormente, se

consulta en la página web del SECOP los procesos

que fueron declarados desiertos en el cuarto

trimestre del año, lo cual arrojó los siguientes

resultados: 5 procesos declarados desiertos, por las

siguientes causas

08/ene/2016 07:21

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

NoSi

Con el fin de evitar la ocurrencia del riesgo, el

Área de Contratos aplica los controles

establecidos, adicionalmente a ello, realiza

periódicamente capacitaciones a los

responsables que intervienen en el proceso

de adquisición de bienes y servicios.


ACC: Llevar a cabo los procesos de selección de

acuerdo a la modalidad y las orientaciones definidas


AC: - Realizar un Taller práctico sobre la elaboración

del documento de insumos técnicos para la

elaboración de estudios previos para las modalidades

de selección: Licitación Pública y la Menor Cuantía -

Realizar un Taller práctico sobre elaboración de


de contratación Directa y Mínima cuantía.

La ocurrencia de esta situación se debe a

desconocimiento en los funcionarios encargados de

realizar la evaluación de las ofertas en los procesos

de selección que generan una incorrecta evaluación,

lo cual puede generar una declaratoria de desierta y

con ellos el reproceso en la contratación.

Declaratoria de desierta de un

proceso de selección por

decisiones erróneas en la

evaluación.

16Zona de riesgo extremaMayorProbableNathaly Delgado Ballesteros


2. Perdida de recursos por no ejecución del

presupuesto

3. Demora o interrupción en la prestación de servicios

de la dependencia solicitante

4. Posibles sanciones disciplinarias, penales o

fiscales.



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO

Mantenimiento Correctivos de los bienes muebles e

inmueblesAdquisición de Polizas de seguros para los bienes e

instalaciones

Hojas de Vida de los bienes muebles e inmuebles

Adquisición del Servicio de Vigilancia

TI Evitar el riesgo

Políticas de Seguridad aprobada

Cifrado de Información

TH Evitar el riesgo

Aplicar el procedimiento para selección y vinculación

de personal

TH Evitar el riesgo

Mantener actualizada la normatividad disciplinaria y

procesalRealizar seguimiento permanente a los expedientes

Anexo 3 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNDepartamento Administrativo de la Presidencia de la República

Sin proceso

E

Proceso

Riesgo Descripción Causas Efectos Responsable


Controles

Después de los controles Plan de manejo de riesgos Avance

Nombre Fecha de monitoreo Comentario de monitoreo

¿Se

materializó

el riesgo?

Fecha de materialización Comentario de monitoreo Fecha de próximo monitoreo

Activo



ADMINISTRATIVA


Entidad.



e inmuebles



Adriana Paola Andrade Jaimes Probable Mayor Zona de riesgo extrema 16


inmuebles

Moderada Moderado Zona de riesgo alta 9 Si


Si N.A

Atentado terrorista que afecte los bienes muebles e

Protestas violentas o manifestaciones que afecte los

bienes muebles e inmuebles

Mal manejo, custodia o administración de los bienes

muebles e inmuebles Ubicación de Extintores y Gabinetes de Extinción de

Incendios en los bienes muebles e inmueblesManipulación inapropiada de los bienes muebles o

deficiencias en la prestación de los servicios de Control de Flota

Incendio generado por fallas mecánicas, técnicas,

eléctricas, tecnológicas y humanas

Herramienta prevención de perdida de información

Autenticación de dos factores

Activo


Hurto, Perdida o fuga de

Información pública reservada o

clasificada en la gestión de la

plataforma

ACC. Soporte, mantenimiento y apoyo logístico de la

Plataforma informática de TIC y ACC. Asegurar la

plataforma informática de TICs.

Hurto, Perdida, alteración o fuga de Información

AC Implementar ciclo PHVA del SGSI.

ARC: Implementar ciclo PHVA del SGSI.

En caso de que exista hurto, fuga o perdida de

información se genera perdida de imagen de la

Entidad, es por lo cual que la entidad a través del

área de TIC´s genera controles que blinden y eviten

la materialización del riesgo

Usuarios sin cultura Informática.

1. Retrasos en los procesos de los funcionarios.

2. Problemas de Seguridad Nacional (perdida de

Información privada y reservada)

3. Perdida de credibilidad de las herramientas

informaticas.

4. Sanciones legales y disciplinarias.

Falta de Verificación de vulnerabilidades de la

Usuarios inconformes

Con el fin de evitar el Hurto, Perdida, robo o

fuga de Información Publica, Confidencial o

reservada en las actividades de gestión,

soporte, mantenimiento, aseguramiento de la

plataforma. El área de información y Sistemas

tiene incluido dentro de la Estrategia No 2




William Alejandro Onofre Diaz Moderada Catastrófico Zona de riesgo extrema 15


configuración de SAN y Servidor de Archivos

Seguimiento a Incidentes

Análisis de Logs de Actividades de los Archivos


y Comunicaciones01/Sep/2015 07:57 30/Dec/2016 13:06

19/mar/2013 15:41

Se realiza la validación de los controles evidenciando

la realización de eventos como la seguridad

informática la cual contribuye a la disminución de

usuarios sin cultura Informática y el desconocimiento

del manual de políticas de seguridad. De igual forma

se evidencia la realización de contratos de

mantenimiento que permiten a la entidad contar con

el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.

No

Si Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

Fallas Técnicas de Hardware.Divulgación de Políticas de Seguridad de la

Conflicto armadoCapacitación al personal en temas de TICs

Vandalismo Informático.

06/sep/2013 18:20

Durante el periódo no se presentaron eventos con

Hurto, Perdida, robo o fuga de Información privada o


mantenimiento y aseguramiento de la plataforma.

No

Obsolescencia de la plataforma

Falta de conocimiento técnico en el personal que

administra la plataforma informáticaEstudios de Seguridad

15/ene/2014 17:04

Durante el cuatrimestre de Septiembre a diciembre de

2013 se presentó un evento el día 5 de noviembre en

el cual se observó un ataque de la red Anonymous, el

cual fue solventado satisfactoriamente gracias a los

controles existentes como el AntiDDos, y el grupo

CSIRT. No se evidenció durante el periodo Hurto,

Perdida, robo o fuga de Información privada o


No

Desconocimiento del manual de políticas de seguridadVerificación de vulnerabilidades de la plataforma TICs

Errores humanosEntrega de roles

Incumplimiento de las políticas de seguridad


30/abr/2014 16:59

Durante el cuatrimestre de Enero a Abril de 2014 se

presentó un evento el día 9 de marzo en el cual se

observó un ataque de la red Anonymous, el cual fue

solventado satisfactoriamente gracias a los controles

existentes como el AntiDDos, y el grupo CSIRT. No se

evidenció durante el periodo Hurto, Perdida, robo o

fuga de Información privada o reservada en las

actividades de gestión, soporte, mantenimiento y

aseguramiento de la plataforma.

Las evidencias se pueden consultar en el área de

información y sistemas . plataforma radware

No

31/ago/2014 14:50







De igual forma se evalúa con el proveedor Microsoft la

realización de unas pruebas de vulnerabilidad es a la

plataforma a través de la herramienta PADs la cual se

proyecta realizar en el ultimo cuatrimestre

Se realiza capacitación en temas de Microsoft al

personal del área de sistemas

No

30/dic/2014 21:01







De igual forma se contrato con el proveedor Microsoft

la realización de el servicio de PADs el cual realiza la

revisión de la plataforma, se adjunta contrato.

Se realiza semana de la seguridad, se adjuntan

soportes y contrato.

Se actualiza el Manual de Política de Seguridad

informatica, el cual se encuentra disponible en el

No

31/mar/2015 19:10


Administración del Riesgo, se realiza el Monitoreo del

Riesgo Hurto, Perdida o fuga de Información pública

reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

se realizó con el proveedor Microsoft pruebas de

vulnerabilidad a través de la herramienta PADs la cual

reposa en el área de sistemas para consulta.

No se presentó materialización del riesgo. Se

continua con los controles establecidos

No

30/jun/2015 09:33





Presidencia de la Republica cuenta con









No

14/oct/2015 13:40


















soportes.



seguridad, en la inducción a funcionarios.


realizó capacitación en formación como Auditores

Internos en la norma ISO 27001:2013, Capacitación

en Lync)

Seguimiento a Incidentes, (se realizó seguimiento a

No

Mario Ricardo Mendez Corredor Probable

31/dic/2015 09:04


















soportes.



seguridad, en la semana de la seguridad - La

Seguridad Soy Yo..


realizó capacitación en formación de temas como

ciberacoso, grooming, sexting, phubbing, nomofobia,

phishing )

No

Raro Catastrófico Zona de riesgo alta 5

Activo

Talento Humano

Trafico de influencias durante la

selección de personal

ACC: Proveer los servidores públicos de la entidad de

acuerdo con las necesidades y requisitos exigidos

AC: Mantener actualizada la información de los

funcionarios de la entidad en el aplicativo SIGEP y

Proyectar los actos administrativos relacionados con

los asuntos propios de la dependencia, de acuerdo a

los procedimientos establecidos.

Se pueden tomar decisiones erroneas en la selección

de personal por el no cumplimiento de los requisitos

exigidos.

Errores en la información que soportan las hojas de

vida de los aspirantes.

1. Perdida de credibilidad y confianza por no cumplir

con los requisitos del Manual.


3. Personal no idoneo

3. Perdidas económicas por reprocesos

administrativos al interior de la Entidad.

Catastrófico Zona de riesgo extrema 20

Solicitar a la Secretaría de Seguridad realizar el

respectivo estudio de seguridad del aspirante a

Improbable Catastrófico Zona de riesgo extrema 10

Se adjunta Plan de Contingencia para reducir

el impacto de la materialización del riesgo,

actividades del plan operativo que permiten

su control; así como el indicador.


Talento Humano - Talento Humano 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

15/ene/2013 15:43

Mediante los controles y requisitos exigidos no se

evidencio materialización del riesgo, se continua la

revisión y cumplimiento de lo establecido.

No

Si Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

Aplicación errónea de los criterios definidos en el

Manual de Funciones, competencias y requisitos y la

normatividad aplicable.


posesión legal del cargo

TH-PLAN DE

CONTINGENCIA 2016

RIESGO TRAFICO DE

INFLUENCIAS DURANTE LA

Talento Humano 01/Jan/2016 08:00 30/Dec/2016 23:59

15/may/2013 09:49

De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con

corte 30 abril Decisiones erróneas en la selección de

personal - por trafico de influencias RC, se evidencia

que este no se ha materializado, por cuanto los

controles se han aplicado con resultados

NoVerificar la idoneidad del personal

Falsedad en documentos que soportan la decisión.Solicitud de aplicación de pruebas de meritocracia

Presiones por terceros para la vinculación del Revisión jurídica a las resoluciones de nombramiento

03/dic/2013 08:49

En el monitoreo realizado el 06 de septiembre se

evidencio que no se habia materializado el riesgo,

teniendo en cuenta que se identifico como un riesgo

de corrupción se documentaron y adicionaron otros

controles y se fija proxima fecha de revisión para el

No

15/ene/2014 15:51

Para proveer los cargos requeridos se han venido

cumpliendo con los controles y revisión de requisitos,

para la posesión legal del cargo, como: publicación

hoja de vida y pruebas de meritocracia si aplica,

realización del estudio de seguridad para cada uno

de los aspirantes, revisión minuciosa del control de

documentos para la posesión. Esto nos ha dado un

resultado del 100% de funcionarios que cumple con

los requisitos de acuerdo con el manual de funciones

No

02/may/2014 23:59

Se ha dado cumplimiento a cada uno de los controles,

evidenciando la efectividad de los mismos, sin

embargo en el monitoreo se realizaron ajustes en

cuanto al estudio de seguridad y uso del formato

control de documentos para el retiro del cargo.

Después de la revisión y análisis se pudo establecer

No

03/sep/2014 11:56

Se continua con la verificación de requisitos y

controles para evitar decisiones erróneas para el

ingreso de funcionarios a la Entidad, teniendo en

cuenta que cumpla con cada uno de los requisitos

exigidos de acuerdo con el cargo, con corte a 31 de

agosto se pudo evidenciar que los funcionarios

activos han cumplido con cada unp de los requisitos

No

07/ene/2015 10:43

Durante el proceso de selección y vinculación de los

funcionarios, el Área de Talento Humano aplica los

controles establecidos de tal forma que el personal

que ingresa a la Entidad cumple con los requisitos

exigidos para el cargo que va a ocupar. Se realizan

los estudios de seguridad, pruebas de meritocracia

para los niveles Profesional, Asesor y Directivo,

revisión de experiencia y eduación academica de

acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-TH-04

No

15/abr/2015 16:35




No

16/abr/2015 08:57




No

15/jul/2015 11:14

Se viene dando estricto cumplimiento a los controles

establecidos, adicionalmente se hizo una

actualización del Procedimiento P-TH-04 Selección y

Vinculación de personal, los funcionarios que han

ingresaron durante la vigencia 2015, cumplieron con

No

07/oct/2015 09:27

Para el tercer trimestre de 2015, no se materializó el












No

14/ene/2016 09:13

Para el cuarto trimestre de 2015, no se materializó el












No

Activo

Talento Humano










Desconocimiento de la norma




delito.



judicatura.


Miryam Quintero Bocanegra Moderada Catastrófico Zona de riesgo extrema 15

Realizar reunión cuatrimestral de retroalimentación de

los expedientes recibidos en la dependencia. 31/Dec/2016 23:4816/ene/2013 17:24 No se ha materilaizado el riesgo No










Control Interno

Disciplinario - Estrategia 1

Si Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

Tráfico de influencias

17/may/2013 17:19

Con corte al 30 de abril de 2013 no se ha

materializado el riesgo "Decisiones erróneas en

adelantar los procesos disciplinarios", sin embargo la

Oficina viene adelantando actividades preventivas

No

Capacitar a los funcionarios públicos de la entidadNegligencia del funcionario público en el recaudo de

material probatorio que sustente la decisión

02/sep/2013 08:15

Dentro de los procesos adelantados por este

Despacho, no sé evidencia la materialización del

riesgo, toda vez que las decisiones de fondo emitidas

por la Oficina, se ajustan a lo que en Derecho

No

Talento Humano 02/Jan/2015 11:47

02/ene/2014 16:57

Las decisiones proyectadas en el año 2013, fuero

argumentadas según lo estipulado en el CUD, normas

concordantes, jurisprudencia vigente y respetando

los derechos procesales, con base en esto, no se

evidencia materialización del riesgo.

No

30/abr/2014 08:19

En el periodo comprendido, entre 03 de Enero a 30

de Abril de 2014, las sustanciaciones expedidas por

este Despacho, no contienen decisiones erróneas,

dado que, se proyectaron garantizando lo

No

01/sep/2014 09:20

Analizadas las decisiones emitidas por los

Operadores Disciplinarios de este Despacho, se

determina que son conforme a los mandatos de la

Ley disciplinaria y demás normas.

No

05/ene/2015 08:55

En reunión realizada por los funcionarios de la Oficina

de Control Interno Disciplinario, se discutieron las

decisiones tomadas y las proyecciones de corto

plazo, en las que se evidencia que las actuaciones

emitidas por los operadores se adecuan a los

No

14/abr/2015 10:15

Una vez se ha registrado el dato en el indicador y

teniendo en cuenta la reunión realizada por los


Disciplinario, se discutieron las decisiones tomadas y

las proyecciones de corto plazo, en las que se

evidencia que las actuaciones emitidas por los

operadores se adecuan a los mandatos legales. A la

fecha el riesgo no ha sido materializado.

No

02/jul/2015 08:50

Una vez se ha reportado en el indicador cero

decisiones erróneas en adelantar los procesos

disciplinarios y de acuerdo a los controles aplicados

para evitar el riesgo: Realizar reunión cuatrimestral

de retroalimentación de los expedientes recibidos en

la dependencia, Capacitar a los funcionarios públicos

de la entidad, Mantener actualizada la normatividad

disciplinaria y procesal y Mantener actualizada la

normatividad disciplinaria y procesal, pudimos

No



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


Sin proceso

E

Proceso



Controles



¿Se

materializó

el riesgo?


GJ Reducir el riesgo

GF Revisión de los documentos soportes de pago Evitar el riesgo


GF Aplicativo SIIF Nación Evitar el riesgo

Activo













delito.



judicatura.


Miryam Quintero Bocanegra Moderada Catastrófico Zona de riesgo extrema 15 Raro Catastrófico Zona de riesgo alta 5








Si Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

13/oct/2015 10:00

Se realizó monitoreo al riesgo, y obtenido en el



aplicados para evitar el riesgo como son:

Se llevó a cabo una reunión el 10 de agosto de 2015

en la Oficina de Control Interno Disciplinario para

revisar los expedientes.

Se efectuó una capacitación en junio de 2015 sobre a

Derechos, Deberes y Prohibiciones a los funcionarios

de la entidad.

Se encuentra actualizada la normatividad disciplinaria

y procesal, pudimos determinar que los controles han

sido efectivos para evitar que el riesgo se materialice.

No

31/dic/2015 15:00

Se realizó monitoreo al riesgo y obtenido en el



aplicados para evitar el riesgo como son: realizar

reuniones con el fin de revisar los procesos que se

llevan en la dependencia, capacitar a los funcionarios

públicos de la entidad, mantener actualizada la

normatividad disciplinaria y procesal, Informes sobre

los procesos, pudimos determinar que los controles

No

Activo

Gestión Jurídica

Deficiencia en el momento de

revisar y aprobar proyectos de

actos normativos

ACC: Estudiar, anlizar, conceptuar y/o preparar los

Proyectos de Actos Normativos (Leyes, decretos,

resoluciones, directivas presidenciales).

AC: Efectuar análisis de legalidad y constitucionalidad

de todos los decretos objeto de trámite

de acuerdo con las prioridades de Gobierno y del

Departamento Administrativo de Presidencia de la

República. Se pueden tomar decisiones erróneas al

aprobar actos normativos con vicios de

inconstitucionalidad y/o ilegalidad.

Errores en la información remitida por Ministerios y

otras entidades como soporte con el proyecto de acto

1. Nomatividad aprobada con vicios de

inconstitucionalidad y/o ilegalidad

2. Sanciones legales (penal, fiscal, disciplinaria)

Desconocimiento de la normatividad aplicable.

Tiempo insuficiente para realizar la revisión previa.

Con miras a blindar al Señor Presidente de la

Republica frente a la aprobación de actos

normativos es necesario reducir el margen de

error que se pueda presentar en la revisión

de los mismos.

PA-2015-2018 SECRETARÍA


Adriana Paola Rodriguez Sandoval Casi certeza Catastrófico Zona de riesgo extrema 25

Revisión con la entidad competente y al interior de la

Secretaría Jurídica

Contratación de personal calificado con conocimientos

en derecho constitucional y legislación vigente

Gestión Jurídica 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59 30/sep/2013 17:22 No se materializó el riesgo con corte a 31 de agosto No

Expedición de actos normativos para corrección de

No Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

22/ene/2014 16:26No se materializó el riesgo con corte a 31 de

diciembre de 2013.No

08/may/2014 10:55No se materializó el riesgo ya que se aplicaron los

controles de manera efectiva.No

02/sep/2014 15:28



cuatrimestre del año 2014

No

07/ene/2015 15:51

Realizando el estudio de los riesgos se evidencia que

no hubo materialización del mismo, pues se efectuó

análisis de legalidad y de constitucionalidad para

cada uno de los actos normativos objetos de revisión

No

21/abr/2015 16:04

Una vez monitoreado el riesgo y aplicados los

controles necesarios, se determina que el riesgo no

se logró materializar.

No

05/jun/2015 15:23

Una vez implementados los controles estipulados

para el riesgo, se determinar que no hubo

materialización del riesgo. De igual forma, se efectuó

actualización en la etapa de valoración, con el fin de

No

02/jul/2015 17:14











periodo de enero a junio de 2015, un total de 1544

actos normativos.

No

13/oct/2015 09:58











periodo de enero a septiembre de 2015, un total de


No

Alvaro Ramírez Rodriguez Probable

13/ene/2016 16:53











periodo de enero a diciembre de 2015, un total de


No

Moderada Catastrófico Zona de riesgo extrema 15

Activo

Gestión Financiera

Efectuar un pago a una persona

natural o juridica que no

corresponda por vacios de

información en la ejecución de la

cadena presupuestal y otros

pagos

ACC: Realizar pagos.

La Entidad efectua los pagos a través del aplicativo

SIIF, con abono en cuenta a los proveedores, por

tanto se debe verificar que la cuenta bancaria

corresponda al tarcero beneficiario del pago,

certificada por cada una de las entidades bancarias,

asi mismo se debe verificar que cumpla con todos los

soportes necesarios para efectuar el pago

establecidos en el contrato y la normativa vigente.

AC.: Registrar las cuentas pagadas en el mes para

comparar lo ejecutado contra lo solicitado.


momento de efectuar los pagos.


2. Pérdida de credibilidad en el procedimiento de

pago.


Catastrófico Zona de riesgo extrema 20 Improbable Catastrófico Zona de riesgo extrema

Control y verificación de la información ordenando la


10


Presidencia de la República, con el fin de




que definen los controles a aplicar en el

momento de efectuar pagos, adicionalmente


constituyendo anualmente las pólizas que

amparan estos recursos.

PA-2015-2018 Área


09/oct/2012 18:02

Se actualizo el riesgo en todas sus etapas de

acuerdo con los lineamientos actualizados para la

administración de los riesgos. Se programa una

nueva revisión para el 17 de enero de 2013

No

Si

14/may/2013 09:25

Corte 30 de abril: De acuerdo con los lineamientos

para la administración de riesgos actualizados se

efectúa monitoreo.







Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

Confrontación de la información del sistema SIIF

contra documentos físicosCompartir o transferir

Error en la información que soporta el pago.

Desconocimiento o mala interpretación de la

normatividad aplicable

Cumplir con las medidas de seguridad establecidas en

el sistema SIIF 30/ene/2013 12:30

No se materializó el riesgo, por tanto las medidas de

control existentes se mantienen, el monitoreo de

este riesgo se efectuara semestralmente

No

No

09/sep/2013 08:44Se programa el monitoreo del riesgo para el 8 de

enero de 2014, teniendo en cuenta que no se ha No

09/ene/2014 15:50


cuentas pagadas en el tercer cuatrimestre del año




No

30/abr/2014 11:11







No

30/abr/2014 15:43


cuentas pagadas en el primer cuatrimestre del año




No

15/sep/2014 14:44

No se ha materializado el indicador en el segundo

cuatrimestre de 2014, teniendo en cuenta los

controles que se tienen establecidos en ejecución

presupuestal y la verificación de los soportes de cada

No

05/ene/2015 12:54

Corte 31 de diciembre de 2014: De acuerdo con los

lineamientos para la administración de riesgos

actualizados se efectúa monitoreo. Durante el tercer

cuatrimestre del año se revisaron las cuentas antes

de efectuar el pago las cuales contaban con toda la

documentación soporte exigida en los contratos y

normatividad aplicable, adicionalmente todas las

cuentas se verificaron en el sistema SIIF revisando

No

31/mar/2015 19:53









Para el primer trimestre del año 2015, la Coordinación


cuentas de Pago (enero: 1.344, febrero: 388,

marzo:372) realizando la efectiva revisión de los



No

03/jul/2015 18:22











pagos de 2104 cuentas de Pago (abril: 456, mayo:

442, junio: 362) realizando la efectiva revisión de los



No

02/oct/2015 09:43











pagos de 1465 cuentas de Pago (julio: 502, agosto:

424, septiembre: 539) realizando la efectiva revisión

de los documentos soporte y confrontación de los

mismos contra la información registrada en el SIIF, así

No

30/dic/2015 14:39

COMENTARIO RIESGOS PERIODO OCTUBRE –

DICIEMBRE 2015









Para el cuarto trimestre del año 2015, la Coordinación


cuentas de Pago (octubre: 459, noviembre: 466,

diciembre: 733) realizando la efectiva revisión de los



ejerciendo control y verificación de la información de

las transferencias de recursos a las entidades

financieras, cumpliendo con las medidas de seguridad

establecidas por el SIIF, estando amparados estos

No

Activo

Gestión Financiera






presupuestal






presupuestales.




información

Desconocimiento o incumplimiento de los

procedimientos internos, relacionados con la

expedición de los certificados de disponibilidad y

PA-2015-2018 Área





4. Hallazgos de Auditoria Interna o ExternasNelly Soler Probable Catastrófico Zona de riesgo extrema 20

Gestión Financiera 01/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

05/sep/2013 11:43

Con el fin de evitar la materialización del riesgo

"Decisiones erroneas en el momento de efectuar los

registros presupuestales (RC)" se formuló plan de

contingencia con el fin de dar a conocer la

normatividad presupuestal vigente relacionada con

las imputaciones presupuestales, la cual se llevó a

No

Si Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

Conciliación entre los reportes de ejecución


del Área Financiera y FONDO PAZ

No

22/ene/2014 16:23

Desconocimiento de la Ley General de Presupuesto y

la reglamentación establecida por el Ministerio de

Hacienda - Dirección General del Presupuesto Público Revisión del perfil de los funcionarios que ingresen al

Area FinancieraFalta de revisión de los registros presupuestales Revisión de la solicitud de CDP acorde con el Plan


09/sep/2013 14:46






firma estos documentos, durante el periodo de mayo

a agosto de 2013, no se ha materializado este riesgo

por lo tanto es resultado es Cero (0), en este lapso

de tiempo se han expedido 356 certificados de

disponibilidad y 566 registros presupuestales

Solicitud Disponibilidad Presupuestal F-GF-23 que no

estén bien diligenciadas o con errores de digitación Revisión de todos los CDPs y Registros

Presupuestales expedidosVinculación de personal que no cuente con criterios

Improbable

Durante el periodo comprendido entre el 1o. de

septiembre al 31 de diciembre de 2013, se efectuaron

424 certificados de disponibilidad presupuestal y

1408 registros presupuestales incluyendo los

efectuados por el Fondo de Programas Especiales

para la Paz, con el autocontrol tanto de la persona

que elabora el C.D.P. y registro presupuestal y con la

revisión en el momento de la firma el indicador del

No

02/may/2014 06:43










gasto esté amparando; durante el periodo de enero

1o. a abril 30 de 2014, no se ha materializado este

riesgo por lo tanto es resultado es Cero (0), en este

lapso de tiempo se han expedido 709 certificados de

disponibilidad incluyendo las adiciones y reducciones

a los mismos y 1352 registros presupuestales

igualmente contando las adiciones y reducciones a

los mismos e incluyendo los expedidos por el Fondo

No

15/sep/2014 13:46

Teniendo en cuenta que durante el segundo

cuatrimestre de la vigencia 2014 es decir del 1 de

mayo al 31 de agosto del presente año, se puede

evidenciar que este riesgo no se materializó por lo

No

31/dic/2014 23:59










gasto esté amparando; durante el periodo de 1 de

septiembre al 31 de diciembre de 2014, no se ha

materializado este riesgo por lo tanto es resultado es

Cero (0), en este lapso de tiempo se han

expedido 788 certificados de disponibilidad

incluyendo las adiciones y reducciones a los mismos

y 2003 registros presupuestales igualmente

No

31/mar/2015 17:18












encuentre amparado en dicho Plan y con recursos

suficientes, de tal manera que durante el primer

trimestre de la vigencia 2015, se expidieron 517

certificados de disponibilidad, acorde con este

control.






firma, con corte a marzo 31 de 2015, se revisaron los


realizados.


presupuestales son elabortados a través del Sistema

No














(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


Sin proceso

E

Proceso



Controles



¿Se

materializó

el riesgo?


GA Evitar el riesgo

Invitación para el levantamiento de Especificaciones

TécnicasVisitas Técnicas

BS Evitar el riesgo

Revisión previa por parte del Jefe del Área de

Contratos.

Activo






presupuestal






presupuestales.




información




4. Hallazgos de Auditoria Interna o ExternasNelly Soler Probable Catastrófico Zona de riesgo extrema 20 Si Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

Improbable

01/abr/2015 12:07





materialización del riesgo, adicionalmente se

emplea los principios de autocontrol y autogestión.

Los controles establecidos son los siguientes:


Anual de Adquisiciones: Una vez allegadas las

solicitudes de cdps se revisa que el gasto esté

amparado en el Plan Anual de Adquisiciones y que

exista disponibilidad de recursos, así durante el

primer trimestre de la vigencia 2015 se expidieron

517 certificados de disponibilidad.


Presupuestales expedidos: una vez expedidos tanto

los cdp como registros presupuestales son revisados

tanto por la persona que los elabora como de la

persona que firma.

3. Aplicativo SIIF Nación: Todos los CDP y los registro

presupuestales son elaborados en el Sistema

Interado de Información Financiera S.I.I.F, aplicativo

oficial para las Entidades que ejecutan recursos del

Presupuesto de la Nación.

4. Conciliación entre los reportes de ejecución


No

06/jul/2015 11:41














manera que durante el segundo trimestre de la








firma, con corte a junio 30 de 2015, se revisaron los


realizados.



No

30/sep/2015 23:59














manera que durante el tercer trimestre de la vigencia

2015, se expidieron 262 certificados de







firma, con corte a septiembre 30 de 2015, se

revisaron los 262 cdp expedidos y 616 registros




No

Adriana Paola Andrade Jaimes Probable

30/dic/2015 16:26














manera que durante el cuarto trimestre de la








firma, con corte a diciembre 30 de 2015, se revisaron

los 481 cdp expedidos y 1361 registros




No












Activo


Demoras en la elaboración del

documento de análisis del sector

y de oferentes.

ACC: Recibir y administrar los bienes y servicios: (Ver.

Proceso Adquisición de Bienes y Servicios y Manual de

Contratación): La no elaboración del documento de

análisis del sector y de oferentes afectará la

adquisición de bienes y servicios.

Desconocimiento de las especificaciones técnicas del

bien, obra o servicio

1. Incumplimiento de los plazos establecidos en el

Plan Anual de Contratación.

2. Incumplimiento las metas de ejecución

presupuestal.

3. No contratación de un bien o servicio.


5. Denuncias Penales

6. Detrimento Patrimonial

Mayor Zona de riesgo extrema 16

Seguimiento al cronograma establecido en el Plan

Anual de Adquisciones.

Probable Moderado Zona de riesgo alta 12

La opción de manejo es reducir el riesgo, para

lo cual se formula el indicador para su

seguimiento.

PA-2015-2018 Area

Administrativa Estrategia 7Gestión Administrativa 02/Jan/2015 00:00 31/Dec/2016 23:59

30/ene/2014 18:41

Al día 31 de diciembre de 2013 la todos los contratos

se vienen cumpliendo a satisfacción, sin que sean

reportado algún requerimiento de audiencia, que

implicara la declaratoria de incumplimiento del

contrato.

Sin embargo en el mes de diciembre, el Grupo de

Infraestructura reportó un presunto incumplimiento

que fue debidamente reportado a el Área de

Contratos realizándose la correspondiente audiencia

de descargos el día 9 de Enero, donde se impusieron

las sanciones y la declaratoria de incumplimiento,

cabe anotar que a la fecha no existe acto

No

No Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

Ofertas Técnica y Económicas mal formuladas.

Desconocimiento de las modalidades de contratación

establecidas en el Decreto 1510 de 2013Base de Datos de oferentes de bienes y servicios.

Por considerar que la acción, omisión del documento

de análisis del sector y de oferentes podría afecta la

selección objetiva al momento de la contratación

Desconocimiento en la programación del Plan Anual

de Adquisiciones.

30/abr/2014 17:57

Al día 30 de Abril de 2014 todos los contratos se

vienen cumpliendo a satisfacción, a la fecha no se ha

efectuado audiencia de descargos para verificar el

cumplimiento parcial o el incumplimiento de algunos

de los contratos a cargo del Área Administrativa.

Dentro del cuatrimestre, se efectúo la audiencia de

declaratoria de incumplimiento, para el contrato que

se había reportado a 30 de enero, sin embargo, como

a la fecha el acto administrativo no ha sido suscrito

por el ordenador del gasto competente, no se

reportara dentro del indicador del riesgo, con corte a

esta fecha. Una vez en firme la declaratoria de

No

17/sep/2014 17:38

Se identifico el presente riesgo, catalogado de

corrupción, elaborándose el respectivo plan de

contingencia, en caso de materialización,

Adicionalmente, se adjunto el plan de mejora que

busca reducir la probabilidad del ocurrencia del

No

14/ene/2015 11:11

Se realizan los controles para el manejo del riesgo, lo

que a permitido la no materializacion del riesgo. Se

adjuntan los soportes correspondientes.

No

10/abr/2015 15:33

De acuerdo al seguimiento realizado en el primer

trimestre al indicador del riesgo “Demoras en la

elaboración del documento de análisis del sector y de

oferentes”, se evidencia que no se ha materializado

el riesgo ya que la información de análisis del sector

se realiza a tiempo y es entregada al técnico

encargado de cada proceso. Se realizaron actividades

de control como fueron el seguimiento al cronograma

establecido en el Plan Anual de Adquisiciones, las

visitas técnicas realizadas por parte de los oferentes

y la actualización continua de la base de datos de

oferentes de bienes y servicios.

Se anexan las evidencias respectivas a las

No

16/jun/2015 15:11




se evidencia la ejecución de controles: 1.Seguimiento

al cronograma establecido en el Plan Anual de

Adquisiciones. 2. Invitación para el levantamiento de

Especificaciones Técnicas. 3. Visitas Técnicas. 4. Base

de Datos de oferentes de bienes y servicios. Lo que

No

16/jul/2015 13:29

Se revisó la información reportada por el Grupo de

Mercadeo, no se reporta ni se evidencia la

materialización del riesgo, la ejecución de los

controles se llevó a cabo al inetrior del grupo, De lo

anterior, se adjunta el informe correspondiente al

segundo trimestre del año con fecha de corte 30 de

No

30/sep/2015 10:30

De conformidad con el reporte del tercer trimestre de






materialización del riesgos, así:

Base de datos de bienes y servicios

Durante el trimestre se realizaron ingresos de

información de nuevos proveedores a la base de

datos aumentando numerosamente en proveedores

de servicios en número de 319 y en productos en un

numero de 65 para un total de 384 proveedores en la

base de datos del grupo de Mercadeo y Análisis del

Sector de los cuales se han obtenido por medio de

búsquedas en la red, proveedores que se presentan

a los procesos de contratación publicados por la

entidad y de búsqueda en el SECOP de proveedores

que prestan servicios o productos a otras entidades

del Estado Colombiano.

En la presente Base de Datos se puede encontrar de

qué forma se hace contacto con los posibles

proveedores ya sea por medio electrónico o

telefónico.

Nota: Se anexa Archivó en Excel de la base de Datos

del Grupo de Mercadeo y Análisis del Sector.

Invitacion para el levantamiento de especificaciones

No

08/ene/2016 00:00

De conformidad con el reporte del cuarto trimestre de






materialización del riesgos, asi: a. Seguimiento al

cronograma. b. Invitación para el levantamiento de

especificaciones técnicas. c. Visitas Técnicas. d. Base

de datos de oferentes de bienes y servicios. Se

adjuntan los documentos con el analisis

correspondientes, el cual deja como evidencia que

No

Activo






















Desconocimiento u Omisión de requisitos legales para

beneficiar a un oferente en particular




institucional









Nathaly Delgado Ballesteros Moderada Catastrófico Zona de riesgo extrema 15

Revisión previa por parte del Abogado responsable

de elaborar el contrato.

Adquisición de Bienes y

Servicios20/Jan/2015 00:00 15/Dec/2016 23:18

29/abr/2013 09:18

Desde el mes de enero a la fecha se han suscrito 150

contratos y se han aceptado 14 ofertas (Minima

cuantía), en ninguno de estos se ha materializado el

riesgo.

No

Si Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida

Exigencia de requisitos adicionales en los estudios

previos para beneficiar a un oferente en particular Revisión previa de los estudios previos y pliego de

condiciones por el comité de ordenación del gastoInsumos técnicos con requisitos que restrinja la

pluralidad de oferentes, direccionado a beneficiar a

un oferente en particular.

03/sep/2013 17:18

Durante este periodo, Ningun funcionario del Área de

Contratos ha sido notificado de la existencia de











Observaciones por parte de los oferentes al proyecto

de pliegos de condiciones, Pliego Definitivo o

Invitación Pública y a los informes de evaluación y

10/ene/2014 16:03

Durante el utlimo cuatrimestre del año, el Área de

Contratos no ha sido notificado de la existencia de











normatividad sobre contratación estatal, Exigencia de

requisitos adicionales para beneficiar a un oferente

en particular, Desconocimiento de los términos

No


No

05/may/2014 11:11

Durante el primer cuatrimestre del año 2014, el Área

de Contratos no ha sido notificado de la existencia de


















No



(Fecha Inicial)



De

corrupción

CUMPLIMIENTO

DEL

MONITOREO


Sin proceso

E

Proceso



Controles



¿Se

materializó

el riesgo?


Activo
























institucional







Nathaly Delgado Ballesteros Moderada Catastrófico Zona de riesgo extrema 15 Si Si

Fecha de

próxima

revisión no

vencida


29/ago/2014 10:56

Durante el segundo cuatrimestre del año 2014, (Mayo

a Agosto) el Área de Contratos no ha sido notificado

de la existencia de alguna investigación o proceso en

curso de las Jurisdicciones Penal o Disciplinaria, por lo

cual no existen Fallos condenatorios sobre algún

hecho de Corrupción en el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República.













valoración, ni manejo del riesgo. Se programa

No

14/abr/2015 11:30

Durante el primer trimestre del año 2015, el Área de

Contratos no ha sido notificada de la existencia de





Presidencia de la República. Se deja constancia que

no se han materializado las posibles causas que

podrían beneficiar a un oferente en particular, las

cuales son:









No

05/oct/2015 17:55











selección.

Durante el tercer trimeste del año, no se materializó

el riesgo, para realizar la medicion se cuenta con un


No

08/ene/2015 16:59

Durante el ultimo cuatrimestre del año 2014,

(Septiembre a Diciembre) el Área de Contratos no ha

sido notificado de la existencia de alguna

investigación o proceso en curso de las Jurisdicciones

Penal o Disciplinaria, por lo cual no existen Fallos

condenatorios sobre algún hecho de Corrupción en el


República. Se deja constancia que no se han

materializado las posibles causas que podrían










No

08/ene/2016 07:17

El proceso de Adquisición de Bienes y Servicios,

contemplo como riesgo de corrupción "Beneficiar a un

oferente por incumplimientos legales en la

elaboración estudios previos, pliegos de condiciones

o invitaciones a ofertar de un proceso de selección".


esto es la revision por parte del abogado, del Jefe del

Área de Contratos, el Comité de Ordenación de gasto

y se reciben las observaciones de los proponentes e

interesados en los procesos de selección.

Durante el cuarto trimeste del año, no se materializó

el riesgo, para realizar la medición se cuenta con un


condenatorios, a la fecha la entidad no ha sido

No

03/jul/2015 16:43











selección.

Durante el segundo trimeste del año, no se

materializó el riesgo, para realizar la medicion se

cuenta con un indicador que mide la cantidad de

fallos condenatorios, a la fecha la entidad no ha sido

No


Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados

1.1

Revisar y validar propuesta de ajuste a la politica de

administración de riesgos del DAPRE vigente R-PAAPC-

2016

Politica de riesgos

aprobadaOficina de Planeación

Edgar Urrego

Martinez20/01/2016 00:00 15/02/2016 23:59 -$

1.2Actualizar el Lineamiento para la Administración de

riesgos del DAPRE R-PAAPC-2016

Lineamiento para la

Administración de

Riesgos aprobado

Oficina de PlaneaciónEdgar Urrego

Martinez01/02/2016 00:00 31/03/2016 23:59 -$

2.1Analizar e identificar actividades críticas para la creación

de riesgos R-PAAPC-2016

Lineamiento para la

Administración de

Riesgos aprobado

Oficina de PlaneaciónEdgar Urrego

Martinez01/01/2016 19:15 31/01/2016 19:15 -$

2.2

Analizar e identificar los mecanismos para la creación,

modificación o eliminación de los riesgos en el SIGEPRE R-

PAAPC-2016

Lineamiento para la

Administración de

Riesgos aprobado

Oficina de Planeación Andres Ramirez Pino 13/10/2015 19:21 29/01/2016 19:21 -$

2.3

Aplicar las acciones para controlar la creación,

modificación o eliminación de los riesgos en el SIGEPRE R-

PAAPC-2016

Presentación Oficina de PlaneaciónEdgar Urrego

Martinez25/01/2016 19:23 29/04/2016 19:23 -$

2.4Actualizar el Mapa de Riesgos de Corrupción del DAPRE R-

PAAPC-2016

Mapa de riesgos de

corrupción actualizadoOficina de Planeación

Edgar Urrego

Martinez01/04/2016 00:00 30/06/2016 23:59 -$

Subcomponente 3: Consulta y divulgación 3.1Diseñar y enviar volante virtual de la administración de

riesgos R-PAAPC-2016Volante virtual Oficina de Planeación

Edgar Urrego

Martinez16/02/2015 19:10 31/03/2016 19:11 -$

4.1Brindar acompañamiento para monitoreo de riesgos R-

PAAPC-2016Listados de Asistencia Oficina de Planeación

Edgar Urrego

Martinez01/03/2016 19:05 30/06/2016 23:05 -$

4.2Administrar los riesgos a cargo de la dependencia R-

PAAPC-2016

Riesgos monitoreados

en el SIGEPREÁrea Administrativa

Heiner Wbeimar

Aldana Pérez01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2017


en el SIGEPRE

Consejería Presidencial

del Sistema de

Competitividad e

Innovación

Angélica

Santodomingo Pulido01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2018


en el SIGEPRECasa Militar

Adriana Margoth

Melo Portilla01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2019


en el SIGEPRE


para los Derechos

Humanos

Hans Jiménez

Martínez01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2020


en el SIGEPRE


para la Primera Infancia

Jennifer Andrea

Gutierrez Sanchez01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$

Actividades

Subcomponente 1: Política de Administración de

riesgos

Subcomponente 2: Construcción del mapa de riesgos

Riesgos de corrupción materializados

(Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados/Total de riesgos de corrupción)*100

(Número de riesgos de corrupción materializados/ Número total de riesgos de corrupción)*100

Anexo 3 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de riesgos de corrupción

Meta

100%

0%

Formula del indicadorIndicador

Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados

Subcomponente 4: Monitoreo y revisión.


Subcomponente Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos ProgramadosActividades


riesgos






Meta

100%

0%




PAAPC-2021


en el SIGEPRE

Dirección para la

Relación con los Medios

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2022


en el SIGEPREDirección de Discursos

Diana Marcela

Jiménez Moncada01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2023


en el SIGEPREDirección de Eventos

Angela Maria Pardo

Mahecha01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2024


en el SIGEPRE

Dirección para la

Estrategia de

Comunicación

Juliana Duque Torres 01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2025


en el SIGEPRE

Dirección para el

Posconflicto

Luz Amparo Guzman

Arias01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2026


en el SIGEPREDirección de Seguridad Nicolás Campo Patiño 01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2027


en el SIGEPRE

Dirección para Asuntos

Políticos

Paola Jimena

Hernández01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2028


en el SIGEPRE

Dirección para

Proyectos Especiales

Lilian Carol

Bohórquez Olarte01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2029


en el SIGEPRE

Dirección para la

Coordinación de

Infraestructura

Luis Fernando

Rodríguez Yepes01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2030


en el SIGEPRE

Dirección para la

Coordinación de

Vivienda

Carlos Raul Castro

Pedraza01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2031


en el SIGEPRE

Dirección para las

Regiones

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2032


en el SIGEPRE

Fondo de Programas

Especiales para la Paz

Catalina Sotelo

Gaviria01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2033


en el SIGEPRE

Oficina de Control

Interno

Ingrid Johanna

Velasco Martinez01/01/2016 00:59 31/12/2016 23:59 -$

4.20Administrar los riesgos a cargo de la Oficina de Control

Interno Disciplinario R-PAAPC-2016


en el SIGEPRE

Oficina de Control

Interno Disciplinario

Jose Saul Rodriguez

Vargas04/01/2016 00:16 31/12/2016 23:17 -$






riesgos






Meta

100%

0%




PAAPC-2031


en el SIGEPREOficina de Planeación

Edgar Urrego

Martinez01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2032


en el SIGEPRE

Oficina del Alto

Comisionado para la

Paz

Diana Andrea

Camacho Correa01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2033


en el SIGEPRESecretaría Jurídica

Adriana Paola

Rodriguez Sandoval01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2034


en el SIGEPRESecretaría Privada

Miguel Angel

Corredor Vanegas01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2035


en el SIGEPRE

Secretaría para la

Seguridad Presidencial

Jhon Wilmans

Gongora Plazas01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$

4.26Administrar los riesgos a cargo del Área de Contratos R-

PAAPC-2016


en el SIGEPREÁrea de Contratos

Diana Fernanda

Gutierrez Moreno04/01/2016 00:59 31/12/2016 23:59 -$

4.27 Administrar los riesgos a cargo del Área de Talento

Humano R-PAAPC-2016


en el SIGEPRE

Área de Talento

Humano

Mario Ricardo

Mendez Corredor01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2016


en el SIGEPRE

Área de Tecnologías y

Sistemas de

Información

William Alejandro

Onofre Diaz04/01/2016 23:43 30/12/2016 23:44 -$

4.29Administrar los riesgos a cargo de la Secretaría de

Transparencia R-PAAPC-2016


en el SIGEPRE

Secretaría de

TransparenciaOscar Rene Arias Diaz 01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2016


en el SIGEPRE

Dirección para la Acción

Integral Contra Minas

Antipersonales

Olga Alejandra

Pantoja01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2016


en el SIGEPRE

Dirección de Gobierno y

Áreas Estratégicas

Julia Monica Peña

Camacho01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2017


en el SIGEPREDirección General

Myriam Ernestina

Cespedes Castillo01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$

4.33Administrar los riesgos a cargo del Grupo de Atención a

la Ciudadanía R-PAAPC-2016


en el SIGEPRE

Grupo de Atención a la

Ciudadanía

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/01/2016 23:43 30/12/2016 23:44 -$






riesgos






Meta

100%

0%




PAAPC-2016


en el SIGEPRE


para la Equidad de la

Mujer

Oscar Julian Guevara 01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2016


en el SIGEPRE

Dirección para el Sector

Privado

Pablo Roberto Bernal

López01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2017


en el SIGEPREÁrea Financiera Lilian Patricia Morales 01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$


PAAPC-2018


en el SIGEPRE

Dirección del Sistema

Nacional de Juventud

Colombia Joven

Maria Claudia Piñeros 01/01/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$

Subcomponente 5: Seguimiento 5.1Evaluar la Política para la Administración del Riesgo de la

Entidad. R-PAAPC-2016

Documento de

Evaluación

Oficina de Control

Interno

Martha Ines Chaparro

Vega01/02/2016 00:03 31/03/2016 23:04 -$

-$ TOTAL



Orden:

Año vigencia:

INICIO

dd/mm/00

FIN

dd/mm/00

1 CAMPAÑAS PUBLICITARIAS Automatización

Implementar una plataforma digital

(brand center) para la aprobación de

materiales publicitarios del Gobierno

Nacional T-PAAPC 2015

EN DESARROLLO

Anteriormente se recibian las solicitudes

de aprobacion de las Campañas

publicitarias en fisico, con carta radicada

en correspondencia. Con la

automatizacion del tramite se ahorrara

papel y se agilizara el tramite en cuanto a

que la respuesta sera expedita y se podra

proceder con una mayor agilidad.

Disminucion en tiempos de

respuesta, ahorro en

papeleria y mensajeria.

Dirección para la Estrategia

de Comunicación01/01/2015 31/12/2016

2 VISITAS GUIADAS Optimización

Realizar la inducción al personal que

actualmente se desempeñan como Guias

de la Casa de Nariño. T-PAAPC-2016

EN DESARROLLO

Debido a los resultados que se han

obtenido en la capacitación del personal

encargado de realizar las funciones de

como guías de la Casa de Nariño, esta

una actividad que se debe realizar

durante la vigencia para los nuevos

integrantes, así se garantiza un optimo

servicio para la realización efectiva de las

visitas al Palacio.

Optimización del servicio

que prestan los guias para

los visitantes a la Casa de

Nariño

CASA MILITAR 01/01/2016 31/12/2016

3 VISITAS GUIADAS Optimización

Verificar y validar la informacion que

recibe la Casa Militar (Libretos) para

ejecutar los Toures a la Casa de Nariño. T-

PAAPC-2016

EN DESARROLLO

Debido que el número de visitas

realizadas a la Casa de Nariño es alto,

esto influye que de deba realizar

frecuentemente la verificar y validar la

información en los contenidos de los

libretos para la realización de los toures a

la Casa de Nariño, es por ello que se

optimiza la calidad de la información a

presentar a los visitantes.

Optimización en la calidad

de la información a

presentar a los visitantes a

la Casa de Nariño

CASA MILITAR 01/01/2016 31/12/2016

Nombre de la entidad:

Sector Administrativo:

Departamento:

Municipio:


PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE RACIONALIZACIÓN

BENEFICIO AL CIUDADANO

Y/O ENTIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A

REALIZAR AL TRÁMITE, PROCESO O

PROCEDIMIENTO

SITUACIÓN ACTUAL

ACCIÓN ESPECÍFICA DE

RACIONALIZACIÓN

(Acción incluida en plan de acción)

TIPO DE

RACIONALIZACIÓN

(Elegir lista desplegable)

NOMBRE DE TRÁMITE, PROCESO O

PROCEDIMIENTO

FECHA REALIZACIÓN

DEPENDENCIA

RESPONSABLE


Componente 2: Racionalización de trámites

Meta

2


Trámites y/o servicios racionalizados Número de trámites y/o servicios racionalizados

Nacional

2016

Presidencia

Cundinamarca

Bogotá

N°


Orden:

Año vigencia:

INICIO

dd/mm/00

FIN

dd/mm/00

Nombre de la entidad:

Sector Administrativo:

Departamento:

Municipio:


PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE RACIONALIZACIÓN

BENEFICIO AL CIUDADANO

Y/O ENTIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A

REALIZAR AL TRÁMITE, PROCESO O

PROCEDIMIENTO

SITUACIÓN ACTUAL

ACCIÓN ESPECÍFICA DE

RACIONALIZACIÓN

(Acción incluida en plan de acción)

TIPO DE

RACIONALIZACIÓN

(Elegir lista desplegable)

NOMBRE DE TRÁMITE, PROCESO O

PROCEDIMIENTO

FECHA REALIZACIÓN

DEPENDENCIA

RESPONSABLE


Componente 2: Racionalización de trámites

Meta

2


Trámites y/o servicios racionalizados Número de trámites y/o servicios racionalizados

Nacional

2016

Presidencia

Cundinamarca

Bogotá

N°

Número de teléfono

Fecha de aprobación del

Plan:

Nombre del responsable:

Correo electrónico:

5629300

04/03/2016

Adriana Herrera Beltrán

[email protected]

NA

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN (CADENAS DE TRÁMITES - VENTANILLAS ÚNICAS)


mailto:[email protected]

Subcomponente Actividades Producto Dependencia Responsable Fecha Inicial Fecha Final Recursos Programados

1.1

Realizar el diseño, implementación y seguimiento a la

estrategia de comunicación a favor de la primera

infancia. II CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.

Piezas de

comunicación.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Luisa Fernanda Juliá

Gallo01/may/2016 00:00 31/ago/2016 22:59 105.146.800,00$

1.2



infancia. III CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.

Piezas de

comunicación.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Gallo01/sep/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 105.146.800,00$

1.3



infancia. I CUATRIMESTRE. PCRC-PAAPC-2016.

Piezas de

comunicación.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Gallo02/ene/2016 00:00 30/abr/2016 23:59 105.146.800,00$

1.4

Diseñar e implementar estrategias de comunicación y

sensibilización contra las Minas Antipersonal. PCRC-

PAAPC-2016

Campañas diseñadas e

implementadas.

Documentos diseñados,

diagramados e

impresos a través del

contrato con la

Imprenta Nacional.

Piezas comunciativas

en temas de AICMA

desarrolladas y

divulgadas.

DIRECCIÓN PARA LA

ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero02/01/2016 08:00 31/12/2016 23:59 60.000.000,00$

1.5

Revisar y mantener actualizada la información a cargo del

Grupo de Atención al Usuario y publicada al servicio de la

ciudadanía a través de los canales de comunicación que

corresponda, durante el año 2016. AC-PAAPC2016 PCRC-

PAAPC-2016.

Información actualizada

y publicada

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:42 15/dic/2016 23:42 -$

2.1

Realizar talleres de socialización con las comunidades

beneficiarias para dar a conocer los avances sobre los

proyectos de infraestructura. PCRC-PAAPC-2016.

Informe de visita o acta

de los talleres de

socialización.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Ivan Dario Quiñones

Sanchez01/may/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 73.096.800,00$

2.2

Priorizar temáticas, validarlas y generar contenidos para

la construcción de la estrategia de posicionamiento de

los temas de juventud en la agenda pública con

participación de diferentes grupos de interés. PCRC-

PAAPC-2016

Informe

DIRECCION S.

NACIONAL DE

JUVENTUD COLOMBIA

JOVEN

Gustavo Alonso Niño

Furnieles04/ene/2016 10:58 31/ene/2016 23:59 36.050.000,00$

2.3

Socializar en la Pagina Web y Redes Sociales, los logros

de la gestión que realiza el Director para las Regiones y

su equipo de trabajo. PCRC-PAAPC-2016

Publicaciones en la

Página Web

Publicaciones en Redes

Sociales

DIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez04/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 97.879.000,00$


Componente 3: Participación ciudadana y Rendición de Cuentas

Meta

100%


Acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana ejecutadas

Subcomponente 1: Información de calidad y en

lenguaje claro

(Número de acciones de rendición de cuentas y Participación ciudadana ejecutadas / Total de

acciones de rendición de cuentas y participación ciudadana)*100

Subcomponente 2: Diálogo de doble vía con la

ciudadanía y sus organizaciones





Meta

100%




lenguaje claro



2.4

Realizar espacios de interacción, Diálogo Público,

Agendas Regionales, Consejos de Ministros Regionales

y/o Rendición de Cuentas en las regiones del país. PCRC-

PAAPC-2016

Informe de la actividadDIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez04/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 1.069.691.040,00$

2.5Elaborar y hacer seguimiento a los informes de ley,

primer trimestre. PCRC-PAAPC-2016

Reporte Informes de

Ley

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/ene/2016 00:05 31/mar/2016 23:05 -$

2.6Efectuar seguimiento a la publicación de la Información

en la Página Web, primer semestre. PCRC-PAAPC-2016

Documento de

Seguimiento

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/ene/2016 00:22 30/jun/2016 23:22 -$

2.7Producción y emisión del programa de TV Agenda

Colombia (Primer trimestre) PCRC-PAAPC-2016

Reporte de programas

transmitidos

DIRECCION PARA

RELACION CON LOS

MEDIOS

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/ene/2016 00:00 31/mar/2016 23:58 866.041.667,00$

2.8

Identificar mediante talleres de diseño participativo las

características requeridas para el desarrollo de las

propuestas arquitectónicas. PCRC-PAAPC-2016.

Informes de visita o

actas de los talleres de

diseño participativo.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Sanchez01/may/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 73.096.800,00$

2.9Socializar las acciones, programas y proyectos necesarios

para la operatividad del Sistema. PCRC-PAAPC-2016Informe

DIRECCION S.

NACIONAL DE

JUVENTUD COLOMBIA

JOVEN

Gladys Angelica

Asprilla04/ene/2016 11:05 31/dic/2016 23:05 86.932.000,00$

2.10

Divulgar los contenidos informativos realizados sobre la

gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (cuarto

trimestre) PCRC-PAAPC-2016

Reporte de Noticias,

audios, videos y

fotografías publicadas

en la página web

DIRECCION PARA

RELACION CON LOS

MEDIOS

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/oct/2016 00:00 31/dic/2016 23:58 -$

2.11Coordinar la realización Audiencia de rendición de

cuentas DAPRE PCRC-PAAPC-2016

informe Técnico de

Rendición de Cuentas

Video de Audiencia

Pública

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Paola Andrea Fierro

Sanchez01/sep/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$


segundo trimestre. PCRC-PAAPC-2016

Reporte Informes de

Ley

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/abr/2016 00:07 30/jun/2016 23:07 -$

2.13


gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (Primer



audios, videos y


en la página web

DIRECCION PARA

RELACION CON LOS

MEDIOS

Guillermo Alfredo

Tovar Añez02/ene/2016 00:00 31/mar/2016 23:59 -$

2.14


gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (Segundo



audios, videos y


en la página web

DIRECCION PARA

RELACION CON LOS

MEDIOS

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/abr/2016 00:00 30/jun/2016 23:59 -$







Meta

100%




lenguaje claro



2.15

Coordinar o participar en actividades de socialización de

la Estrategia de Cero a Siempre. II CUATRIMESTRE. PCRC-

PAAPC-2016.

Consolidado de

espacios de

socialización para el

posicionamiento de la

Estrategia “ De Cero a

Siempre” realizados.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Gallo01/may/2016 00:00 31/ago/2016 23:59 358.966.743,35$

2.16

Mantener informada a la comunidad sobre la ejecución

de los proyectos de infraestructura intervenidos para la

atención integral a la primera infancia en el marco de la

estrategia De Cero a Siempre. PCRC-PAAPC-2016.

Informes de visita o

actas sobre la ejecución

de los proyectos de

infraestructura

intervenidos para la

atención integral a la

primera infancia.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Sanchez01/may/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 73.096.800,00$


Colombia (Segundo trimestre) PCRC-PAAPC-2016


transmitidos

DIRECCION PARA

RELACION CON LOS

MEDIOS

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/abr/2016 00:00 30/jun/2016 23:59 866.041.667,00$

2.18

Identificar espacios estratégicos para el posicionamiento

de la estrategia De Cero a Siempre. III

CUATRIMESTRE.PCRC-PAAPC-2016.

Agendas de espacios de

posicionamiento

acompañados.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Natalia Quinones

Andrade01/sep/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 36.596.273,33$

2.19


de la estrategia De Cero a Siempre. I CUATRIMESTRE.

PCRC-PAAPC-2016.


posicionamiento

acompañados.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Natalia Quinones

Andrade02/ene/2016 00:00 30/abr/2016 23:59 36.596.273,33$


Colombia (Cuarto trimestre) PCRC-PAAPC-2016


transmitidos

DIRECCION PARA

RELACION CON LOS

MEDIOS

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/oct/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 866.041.667,00$

2.21

Socializar en la Página Web y Redes Sociales, las

actividades realizadas por el Director y el equipo de

trabajo. PCRC-PAAPC-2016

Publicaciones en la

Página Web

Publicaciones redes

sociales

DIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez04/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 97.879.000,00$

2.22

Elaboración, publicación y socialización del Plan

Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

PCRC-PAAPC-2016

Plan Anticorrupción,

Atención y

Participación Ciudadana

aprobado

Publicación en pagina

web

Presentación y correos

de socialización

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Paola Andrea Fierro

Sanchez02/ene/2016 00:00 31/mar/2016 23:59 -$


cuarto trimestre. PCRC-PAAPC-2016

Reporte Informes de

Ley

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado03/oct/2016 00:09 31/dic/2016 23:10 -$







Meta

100%




lenguaje claro




Colombia (Tercer trimestre) PCRC-PAAPC-2016


transmitidos

DIRECCION PARA

RELACION CON LOS

MEDIOS

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/jul/2016 00:00 30/sep/2016 23:59 866.041.667,00$

2.25Elaborar mensualmente los Estados Financieros. PCRC-

PAAPC-2016

Estados Financieros

publicadosÁREA FINANCIERA

Lilian Patricia Morales

Rojas01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

2.26


gestión del Presidente y del Gobierno Nacional (tercer



audios, videos y


en la página web

DIRECCION PARA

RELACION CON LOS

MEDIOS

Guillermo Alfredo

Tovar Añez01/jul/2016 00:00 30/sep/2016 23:59 -$

2.27

Cumplir las funciones de Secretaria Tecnica del Consejo

Nacional de Paz de acuerdo a lo establecido en la Ley 434

de 1998. Primer Semestre PCRC-PAAPC-2016

Informe Semestral y

Actas

OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Diana Andrea

Camacho Correa01/ene/2016 00:00 30/jun/2016 23:59 -$

2.28


de la estrategia De Cero a Siempre. II CUATRIMESTRE.

PCRC-PAAPC-2016.


posicionamiento

acompañados.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Natalia Quinones

Andrade01/may/2016 00:00 31/ago/2016 23:59 36.596.273,33$

2.29


la Estrategia de Cero a Siempre. III CUATRIMESTRE. PCRC-

PAAPC-2016.

Consolidado de

espacios de





CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Gallo01/sep/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 358.966.743,35$

2.30


la Estrategia de Cero a Siempre. I CUATRIMESTRE. PCRC-

PAAPC-2016.

Consolidado de

espacios de





CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Gallo02/ene/2016 00:00 30/abr/2016 23:59 358.966.743,35$

2.31Elaborar y hacer seguimiento a los informes de ley, tercer

trimestre. PCRC-PAAPC-2016

Reporte Informes de

Ley

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/jul/2016 00:08 30/sep/2016 23:08 -$

2.32

Realizar talleres de socialización de los diseños

arquitectónicos con la comunidad beneficiaria sobre los

proyectos de infraestructura para la atención integral a la

primera infancia. PCRC-PAAPC-2016.

Informe de visita o acta

de los talleres de

socialización.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA


Sanchez01/05/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 73.096.800,00$

2.33

Informes de seguimiento sobre las actividades para

informar acerca de los avances de la mesa de

conversaciones y difundir material de la mesa tanto a

nivel nacional como regional. PCRC-PAAPC-2016

Informe de seguimientoOFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZDiana Andrea Camacho Correa 01/04/2016 00:00 31/12/2016 23:59 -$







Meta

100%




lenguaje claro



2.34 Socializar y divulgar el conocimiento en enfoque

diferencial y de género PCRC-PAAPC-2016

Memorias del

encuentro impresas

CONSEJERÍA


EQUIDAD DE LA MUJER

Oscar Julián Guevara

15/02/2016 00:00

31/12/2016 5.500.000,00$

2.35 Socializar y divulgar el conocimiento en enfoque

diferencial y de género PCRC-PAAPC-2017

Publicaciones del OAG

CONSEJERÍA


EQUIDAD DE LA MUJER


15/02/2016 00:00

31/12/2016 8.500.000,00$

2.36

Sensibilizar a las comunidades y/o actores en prevención

y promoción de comportamientos seguros. PCRC-PAAPC-

2016

Informe de acciones

adelantadas (de

acuerdo con lo

convenido en las

contrataciones)

DIRECCIÓN PARA LA

ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero26/02/2016 08:00 31/12/2016 23:59 140.276.224,00$

2.37 Realizar intervenciones con pueblos indígenas que

permitan transferir y fortalecer capacidades técnicas en

materia de AICMA. PCRC-PAAPC-2016 VICT-2016

Informe de acciones

adelantadas (de

acuerdo con lo

convenido en las

contrataciones)

DIRECCIÓN PARA LA

ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero26/02/2016 08:00 31/12/2016 23:59 309.000.000,00$

2.38

Capacitar a funcionarios públicos, enlaces territoriales

organizaciones civiles y sectores en gestión de

información, en planificación territorial, en el proceso de

priorización y ley de victimas. PCRC-PAAPC-2016

Informe de acciones

adelantadas (de

acuerdo con lo

convenido en las

contrataciones)

DIRECCIÓN PARA LA

ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero26/02/2016 08:00 31/12/2016 23:59

3.1

Elaborar el Plan Institucional de Capacitación 2016, de

acuerdo con las necesidades informadas por las

dependencias.

Resolución de adopción

del PIC

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

John Alexander

Romero Rozo02/01/2016 02/03/2016

-$

3.2Ejecutar las actividades de Capacitación y realizar la

evaluación de las mismas. T1

Informe de Actividades

de capacitación

realizadas

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Claudia Fernanda

Molano Romero01/03/2016 15/04/2016 96.670.000,00$




de capacitación

realizadas

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Claudia Fernanda

Molano Romero01/04/2016 15/07/2016 96.670.000,00$




de capacitación

realizadas

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Claudia Fernanda

Molano Romero01/07/2016 15/10/2016 96.670.000,00$

Subcomponente 3: Incentivos para motivar la

cultura de la rendición y petición de cuentas





Meta

100%




lenguaje claro



Subcomponente 3: Incentivos para motivar la

cultura de la rendición y petición de cuentas3.5

Ejecutar las actividades de Capacitación y realizar la



de capacitación

realizadas

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Claudia Fernanda

Molano Romero01/10/2016 31/12/2016 96.670.000,00$

4.1

Ejecutar el Programa Anual de Auditorias Internas de

Gestión e Internas al SIGEPRE, segundo semestre 2016.

PCRC-PAAPC-2016

Auditorias

documentadas

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna

Velasco Martinez01/jul/2016 00:36 31/dic/2016 23:36 50.000.000,00$

4.2

Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan

Anticorrupcción y de Atención al Ciudadano, primer

cuatrimestre. PCRC-PAAPC-2016

Documento de

Seguimiento

OFICINA DE CONTROL

INTERNO


Vega02/may/2016 00:17 31/may/2016 23:17 -$

4.3Efectuar seguimiento a la publicación de la Información

en la Página Web, segundo semestre. PCRC-PAAPC-2016

Documento de

Seguimiento

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

John William

Martinez Dorado01/jul/2016 00:23 31/dic/2016 23:23 -$

4.4

Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción

del cliente de tramites y servicios TPAAPC2016 PCRC-

PAAPC-2016

Reporte de encuestas

diligenciadas

Informe de resultados

encuestas de

percepción de tramites

y servicios

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Javier Sanabria

Salazar01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

4.5

Ejecutar el Programa Anual de Auditorias Internas de

Gestión e Internas al SIGEPRE, primer semestre 2016.

PCRC-PAAPC-2016

Auditorias

documentadas

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna

Velasco Martinez01/ene/2016 01:34 30/jun/2016 23:34 -$

4.6

Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción

del cliente interno y externo y el analisis de sus datos

ACPAAPC2016 PCRC-PAAPC-2016


diligenciadas

Informe de resultados

encuestas de

percepción

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Javier Sanabria

Salazar01/feb/2016 00:00 31/oct/2016 23:59 -$

4.7Evaluar la Estrategia de Rendición de Cuentas del DAPR.

PCRC-PAAPC-2016

Documento de

Evaluación

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Eduardo Sanguinetti

Romero15/oct/2015 00:29 31/dic/2016 23:29

-$

4.8

Verificar el seguimiento a las estrategias del Plan

Anticorrupcción y de Atención al Ciudadano, segundo

cuatrimestre. PCRC-PAAPC-2016

Documento de

Seguimiento

OFICINA DE CONTROL

INTERNO


Vega01/sep/2016 00:19 30/sep/2016 23:20

-$

4.9Elaborar y publicar el Informe de resultados 2015 y

memorando de planeación 2016. PCRC-PAAPC-2016

Documento

memorando de

planeación 2016

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Eduardo Sanguinetti

Romero15/ene/2016 00:05 31/mar/2016 23:59

-$

7.607.070.582,04$ TOTAL

Subcomponente 4: Evaluación y retroalimentación

a la gestión institucional



1.1

Solicitar al Área de Tecnologías y Sistemas de

Información, el Registro Público de PSQRD's recibidas en

la Entidad durante el tercer trimestre de 2016. AC-PAAPC-

2016

Registro de solicitud en

aplicativo de Servicios

Comparidos

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano03/oct/2016 00:27 14/oct/2016 23:27 -$

1.2



la Entidad durante el primer trimestre de 2016. AC-

PAAPC-2016



Comparidos

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/abr/2016 00:14 15/abr/2016 23:14 -$

1.3

Identificar funcionarios del Grupo de Atención a la

Ciudadanía que puedan brindar orientación a la

ciudadanía a través del chat. AC-PAAPC-2016

Listado de personal

seleccionado y su

justificación

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/mar/2016 00:47 30/abr/2016 23:48 -$

1.4


Ciudadanía que puedan brindar orientación al ingreso del

Edificio Administrativo. AC-PAAPC-2016

Listado de personal

seleccionado y su

justificación

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/mar/2016 00:54 30/abr/2016 23:55 -$

1.5

Generar y enviar durante el primer semestre a los

Enlaces de cada dependencia, reporte semanal de

seguimiento al trámite de peticiones. AC-PAAPC-2016

Reportes enviados a

través de correo

electrónico

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:10 30/jun/2016 23:10 -$

1.6

Definir los protocolos y horarios de atención para el

servicio orientación al ingreso del Edificio Administrativo.

AC-PAAPC-2016

Manual de Atención a

la Ciudadanía

actualizado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/may/2016 00:56 30/jun/2016 23:56 -$

1.7

Generar y enviar durante el segundo semestre a los



Reportes enviados a

través de correo

electrónico

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/jul/2016 00:11 31/dic/2016 23:12 -$

1.8

Diseñar y difundir mensajes internos durante el año

2016, para fortalecer la cultura del servicio a la

ciudadanía por parte de los servidores públicos de la

Presidencia de la República. AC-PAAPC-2016

Mensajes internosSUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano12/ene/2016 00:40 30/nov/2016 23:40 -$

1.9Definir los protocolos y horarios de atención para el

servicio de chat. AC-PAAPC-2016


la Ciudadanía

actualizado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/may/2016 00:49 30/jun/2016 23:50 -$

2.1Habilitar el servicio de chat en la página web de la

Entidad. AC-PAAPC-2016

Reporte Servicio de

chat habilitado y

funcionando

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/ago/2016 00:52 31/dic/2016 23:52 -$

2.2


Información, el desarrollo de chat para servicio a la

ciudadanía a través de la página web de la Entidad. AC-

PAAPC-2016

Comunicación interna

en SIGOB

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:43 12/feb/2016 23:43 -$


Componente 4: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano

Meta

80%

80%


Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos que presta el DAPRE

Nivel de satisfacción de los usuarios, frente a la atención recibida a través de los canales de atención

Subcomponente 2: Fortalecimiento de los canales de

atención

(Número de usuarios de trámites y otros procedimientos administrativos del DAPRE que calificaron con 4 -

5 / Número de usuarios que responden la encuesta de satisfacción) * 100

(Número de usuarios que calificaron con 4 - 5 la atención recibida a través de los canales / Número de

usuarios que responden la encuesta a través de los canales de atención) * 100

Actividades

Subcomponente 1: Estructura administrativa y






Meta

80%

80%








Actividades



Subcomponente 2: Fortalecimiento de los canales de

atención2.3

Coordinar el desarrollo de servicio de chat para el

servicio a la ciudadanía. AC-PAAPC-2016

Reporte Chat

desarrollado y

funcionando

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/mar/2016 00:45 31/jul/2016 23:45 -$

3.1

Solicitar al Área de Talento Humano, capacitaciones y/o

entrenamientos para los funcionarios de la Entidad. AC-

PAAPC-2016

Comunicación interna

en SIGOB y Formato F-

TH-25

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:32 31/dic/2016 23:32 -$

3.2

Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención al

Usuario y Servicios Compartidos que brindarán

orientación a través del servicio de chat. AC-PAAPC-2016

Actas de sesiones de

trabajo

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/may/2016 00:51 29/jul/2016 23:51 -$

3.3

Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención a la

Ciudadanía que brindarán orientación al ingreso del



trabajo

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/may/2016 00:57 30/jul/2016 23:58 -$

4.1

Socializar las actualizaciones realizadas a la

documentación interna que reglamenta el trámite de

peticiones ante la Presidencia de la República. AC-PAAPC-

2016

Listados de asistencia

Registros de

publicación en página

web

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:08 15/dic/2016 23:29 -$

4.2

Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos,

manuales, lineamientos, guías y formatos a cargo de la

dependencia AC-PAAPC-2016

Documentos

actualizados

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:33 31/dic/2016 23:33 -$

4.3

Revisar y actualizar la documentación interna que

reglamenta el trámite de peticiones ante la Presidencia

de la República. AC-PAAPC-2016

Documentación

actualizada en el

SIGEPRE

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/ene/2016 00:07 15/dic/2016 23:07 -$

4.4Evaluar el trámite, control y respuesta a las PSQR, II S

2015. AC-PAAPC-2016

Documento de

Evaluación

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Abel Eduardo

Quicasaque Leon02/may/2016 00:26 30/jun/2016 23:27 -$

4.5Evaluar el trámite, control y respuesta a las PSQR, I S

2016. AC-PAAPC-2016

Documento de

Evaluación

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Abel Eduardo

Quicasaque Leon02/nov/2016 00:28 31/dic/2016 23:28 -$

4.6



la Entidad durante el segundo trimestre de 2016. AC-

PAAPC-2016



Comparidos

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/jul/2016 00:19 15/jul/2016 23:22 -$

Subcomponente 5: Relacionamiento con el ciudadano 5.1

2.Atender audiencias con los sectores públicos y privados

relacionados con la politica de vivienda y sus respectivos

programas y proyectos Semestre II AC-PAAPC-2016

Instrumento de

seguimiento a

audiencias realizadas

DIRECCION PARA LA

COORDINACION DE

VIVIENDA

Carlos Raul Castro

Pedraza01/jul/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

Subcomponente 4: Normativa y procedimental

Subcomponente 3: Talento Humano





Meta

80%

80%








Actividades



5.2

Validar el Registro Público de PSQRD's recibidas durante

el primer trimestre de 2016 y solicitar al Área de

Tecnologías y Sistemas de Información, la publicación en

la página web de la Entidad. AC-PAAPC-2016

Solicitud en aplicativo

de Servicios

Compartidos

Confirmación de

publicación del Registro

Público de PSQRD´s

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/abr/2016 00:16 31/may/2016 23:16 -$

5.3

Publicar los resultados de las encuestas de satisfacción

aplicadas en el año 2016 a los usuarios externos, frente a

las respuestas de las peticiones remitidas a la Presidencia

de la República. AC-PAAPC-2016

Informes de resultados

de las encuestas de

satisfacción publicados

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:37 28/dic/2016 23:38 -$

5.4

1. Realizar reuniones de seguimiento a los proyectos

PINES de Infraestructura, y de las TIC's con los ejecutores

de los proyectos y atender las audiencias solicitadas

Semestre I AC-PAAPC-2016

Bitácora de reuniones y

mesas de trabajo

DIRECCION PARA

PROYECTOS ESPECIALES

Lilian Carol

Bohórquez Olarte01/ene/2016 00:00 30/jun/2016 23:59 -$

5.5

1. Atender audiencias con los sectores públicos y

privados relacionados con la politica de vivienda y sus

respectivos programas y proyectos Semestre I AC-PAAPC-

2016

Instrumento de

seguimiento a

audiencias realizadas

DIRECCION PARA LA

COORDINACION DE

VIVIENDA

Carlos Raul Castro

Pedraza01/ene/2016 00:00 30/jun/2016 23:59 -$

5.6


el tercer trimestre de 2016 y solicitar al Área de




de Servicios

Compartidos

-Confirmación de



SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/oct/2016 00:29 30/nov/2016 23:29 -$

5.7

Elaborar el informe pormenorizado de peticiones

recibidas en el cuarto trimestre de 2015 y solicitar al Área

de Sistemas, su publicación en la página web. AC-PAAPC-

2016

Informe elaborado y

publicado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:13 29/feb/2016 23:13 -$

5.8

3. Coordinar la aplicación de las encuestas de percepción

del cliente interno y externo y el analisis de sus datos AC-

PAAPC-2016 PCRC-PAAPC-2016


diligenciadas

-Informe de resultados

encuestas de

percepción

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Javier Sanabria

Salazar01/feb/2016 00:00 31/oct/2016 23:59 -$

Subcomponente 5: Relacionamiento con el ciudadano





Meta

80%

80%








Actividades



5.9


recibidas en el segundo trimestre de 2016 y solicitar al

Área de Sistemas, su publicación en la página web. AC-

PAAPC-2016

Informe elaborado y

publicado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/jul/2016 00:25 31/ago/2016 23:25 -$

5.10


el segundo trimestre de 2016 y solicitar al Área de




de Servicios

Compartidos

confirmación de



SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/jul/2016 00:24 31/ago/2016 23:24 -$

5.11


recibidas en el tercer trimestre de 2016 y solicitar al Área

de Tecnologías y Sistemas de Información, su publicación

en la página web. AC-PAAPC-2016

Informe elaborado y

publicado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano14/oct/2016 00:30 30/nov/2016 23:30 -$

5.12


recibidas en el primer trimestre de 2016 y solicitar al

Área de Tecnologías y Sistemas de Información, su

publicación en la página web. AC-PAAPC-2016

Informe elaborado y

publicado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/abr/2016 00:17 31/may/2016 23:17 -$

5.13Establecer el servicio de orientadores al ingreso del


Reporte de Servicio de

orientadores habilitado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/ago/2016 00:59 31/dic/2016 23:59 -$

5.14

2. Realizar reuniones de seguimiento a los proyectos

PINES de Infraestructura, y de las TIC's con los ejecutores

de los proyectos y atender las audiencias solicitadas

Semestre II AC-PAAPC-2016

Bitácora de reuniones y

mesas de trabajo

DIRECCION PARA


Lilian Carol

Bohórquez Olarte01/jul/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

5.15

Revisar y mantener actualizada la información a cargo del

Grupo de Atención al Usuario y publicada al servicio de la

ciudadanía a través de los canales de comunicación que

corresponda, durante el año 2016. AC-PAAPC-2016

Información actualizada

y publicada

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:42 15/dic/2016 23:42 -$

5.16

5. Atender las reuniones solicitadas por las Entidades

públicas y privadas vinculadas a los proyectos de

Infraestructura de Transporte. AC-PAAPC-2016

Informes de Reuniones

con temas clave

Listas de asistencia a

reuniones

DIRECCION DE

COORDINACION DE

INFRAESTRUCTURA

Luis Fernando

Rodríguez Yepes01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$






Meta

80%

80%








Actividades



5.17

Consolidar la información y presentar los resultados de

las encuestas de satisfacción aplicadas en el año 2016 a

los usuarios externos, frente a las respuestas de las

peticiones remitidas a la Presidencia de la República. AC-

PAAPC-2016

Informes de resultados

de las encuestas de

satisfacción

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:36 31/dic/2016 23:36 -$

5.18

Coordinar la aplicación de encuestas para medir la

satisfacción de los usuarios externos frente a las

respuestas de las peticiones remitidas a la Presidencia de

la República durante el año de 2016. AC-PAAPC-2016

Comunicaciones

internas

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:34 31/dic/2016 23:34 -$

-$ TOTAL




1.1Realizar campañas de socialización de los requisitos de la

ley 1712 y su decreto reglamentario AI1712-PAAPC-2016

Campaña de

socialización

OFICINA DE

PLANEACIÓNAndres Ramirez Pino 01/feb/2016 00:00 30/nov/2016 23:59 -$

1.2

Mantener actualizada en la página web los requisitos de

la Ley 1712 y su Decreto reglamentario. AI1712-PAAPC-

2016

Requisitos ley 1712

publicados

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna

Velasco Martinez04/ene/2016 00:47 31/dic/2016 23:47 -$

1.3

Mantener actualizada en la pagina web los requisitos de

la Ley 1712 y su Decreto reglamentario (Si aplica) AI1712-

PAAPC-2016

Requisitos ley 1712

publicadosÁREA ADMINISTRATIVA

Heiner Wbeimar

Aldana Pérez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

1.4

Realizar seguimiento a la publicación y actualización de

los requisitos de la Ley 1712 de 2014 y su Decreto

reglamentario AI1712-PAAPC-2016

Matriz de requisitos de

Ley 1712 actualizada

OFICINA DE

PLANEACIÓNAndres Ramirez Pino 02/ene/2015 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

1.5

Mantener actualizada en la página web los requisitos de

la Ley 1712 y su Decreto reglamentario. AI1712-PAAPC-

2016

Requisitos ley 1712

publicados

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Mario Ricardo

Mendez Corredor01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

1.6


la Ley 1712 y su Decreto reglamentario (Si aplica) AI1712-

PAAPC-2016

Requisitos ley 1712

publicados

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Edgar Urrego

Martinez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

1.7


la Ley 1712 y su Decreto reglamentario AI1712-PAAPC-

2016

Requisitos ley 1712

publicadosÁREA DE CONTRATOS

Diana Fernanda

Gutierrez Moreno28/ene/2016 00:05 28/dic/2016 23:05 -$

1.8


la Ley 1712 y su Decreto reglamentario AI1712-PAAPC-

2016

Requisitos ley 1712

publicados

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:38 31/dic/2016 23:38 -$

2.1


el primer trimestre de 2016 y solicitar al Área de


la página web de la Entidad. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016


de Servicios

Compartidos

Confirmación de



SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/abr/2016 00:16 31/may/2016 23:16 -$

2.2


el tercer trimestre de 2016 y solicitar al Área de



PAAPC-2016


de Servicios

Compartidos

Confirmación de



SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/oct/2016 00:29 30/nov/2016 23:29 -$

Subcomponente 2:Lineamientos de Transparencia

Pasiva

Actividades

Resultado del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano

Subcomponente 1: Lineamientos de

Transparencia Activa


Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información

Meta

85%


Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del Furag








Meta

85%



Subcomponente 2:Lineamientos de Transparencia

Pasiva2.3


el segundo trimestre de 2016 y solicitar al Área de



PAAPC-2016


de Servicios

Compartidos

confirmación de



SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/jul/2016 00:24 31/ago/2016 23:24 -$

3.1Mantener actualizada la Tabla de Retención Documental

de la dependencia AI1712-PAAPC-2016

-Tabla de Retención

Documental

DIRECCION PARA LA

COORDINACION DE

VIVIENDA

Carlos Raul Castro

Pedraza01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

3.3Mantener actualizada la calificación de la información de

la dependencia AI1712-PAAPC-2016

-Calificación de la

Información de la

dependencia

OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Luz Amparo Guzman

Arias01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




DocumentalSECRETARÍA JURÍDICA

Adriana Paola

Rodriguez Sandoval01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$


de la Control Interno Disciplinario AI1712-PAAPC-2016


Documental

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

DISCIPLINARIO

Jose Saul Rodriguez

Vargas04/ene/2016 00:23 31/dic/2016 23:23 -$


la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.


Información de la

dependencia

SECRETARÍA PRIVADAMiguel Angel

Corredor Vanegas01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

3.7

Mantener actualizada la Tabla de Retención Documental

del Grupo de Atención a la Ciudadanía AI1712-PAAPC-

2016


Documental

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:37 31/dic/2016 23:37 -$




Documental

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Edgar Urrego

Martinez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

SECRETARÍA JURÍDICAAdriana Paola

Rodriguez Sandoval01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

DIRECCION DE

SEGURIDADNicolás Campo Patiño 01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

SECRETARÍA PARA LA

SEGURIDAD

PRESIDENCIAL

Jhon Wilmans

Gongora Plazas01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

Subcomponente 3: Elaboración de Instrumentos

de Gestión de la Información








Meta

85%






Información de la

dependencia

CONSEJERIA P. PARA LA

EQUIDAD DE LA MUJER


Bedoya01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

DIRECCION PARA

ASUNTOS POLÍTICOS

Paola Jimena

Hernández01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia.

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jennifer Andrea

Gutierrez Sanchez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$



-Clasificación de la

Información de la

dependencia

OFICINA DE

PLANEACIÓN

Edgar Urrego

Martinez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$


de la dependencia. AI1712-PAAPC-2016.


Documental

CONSEJERIA


PRIMERA INFANCIA

Jennifer Andrea

Gutierrez Sanchez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

SECRETARÍA PARA LA

SEGURIDAD

PRESIDENCIAL

Jhon Wilmans

Gongora Plazas01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

DIRECCION DE

COORDINACION DE

INFRAESTRUCTURA

Luis Fernando





Información de la

dependencia

ÁREA DE TECNOLOGÍAS

Y SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

William Alejandro

Onofre Diaz04/ene/2016 23:58 30/dic/2016 23:58 -$




Documental

ÁREA DE TECNOLOGÍAS

Y SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

William Alejandro

Onofre Diaz04/ene/2016 23:59 30/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION PARA EL

POSCONFLICTO

Luz Amparo Guzman

Arias01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION DE

COORDINACION DE

INFRAESTRUCTURA

Luis Fernando


3.23Mantener actualizada la calificación de la información del

Grupo de Atención a la Ciudadanía AI1712-PAAPC-2016


Información de la

dependencia

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:36 31/dic/2016 23:36 -$




Información de la

dependencia

DIRECCION PARA LA

COORDINACION DE

VIVIENDA

Carlos Raul Castro

Pedraza01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$












Meta

85%






Información de la

dependencia

CONSEJERIA P. PARA

LOS DERECHOS

HUMANOS

Hans Jiménez

Martínez01/ene/2016 00:00 18/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION DE

DISCURSOS

Diana Marcela

Jiménez Moncada01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

CONSEJERIA P. PARA

LOS DERECHOS

HUMANOS

Hans Jiménez

Martínez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia.

DIRECCION DE

EVENTOS

Angela Maria Pardo

Mahecha01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$



-Calificacion de la

información

DIRECCION S.

NACIONAL DE

JUVENTUD COLOMBIA

JOVEN

Martha Lucia Garzon

Farfan01/ene/2016 15:37 31/dic/2016 15:37 -$


de la Secretaría de Transparencia AI1712-PAAPC-2016


Documental

SECRETARIA DE

TRANSPARENCIAOscar Rene Arias Diaz 04/ene/2016 00:14 31/dic/2016 23:14 -$




Información de la

dependencia

DIRECCION PARA EL

POSCONFLICTO

Luz Amparo Guzman

Arias01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




DocumentalCASA MILITAR

Adriana Margoth

Melo Portilla01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

DIRECCION PARA


Lilian Carol

Bohórquez Olarte01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$


de la Oficina de Control Interno AI1712-PAAPC-2016


Documental

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna





Información de la

dependencia

DIRECCION DE

DISCURSOS

Diana Marcela

Jiménez Moncada01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

DIRECCION DE

GOBIERNO Y AREAS

ESTRATEGICAS

Julia Monica Peña

Camacho01/ene/2016 08:00 31/dic/2016 23:59 -$

3.37

Mantener actualizada la calificación de la información de

la Oficina de Control Interno Disciplinario AI1712-PAAPC-

2016


Información de la

dependencia

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

DISCIPLINARIO

Jose Saul Rodriguez

Vargas04/ene/2016 00:21 31/dic/2016 23:21 -$










Meta

85%






Documental

C. PRESIDENCIAL DEL S.

COMPETITIVIDAD E

INNOVACIÓN

Angélica

Santodomingo Pulido01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

OFICINA DEL ALTO

COMISIONADO PARA

LA PAZ

Diana Andrea

Camacho Correa01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$


la Oficina de Control Interno AI1712-PAAPC-2016


Información de la

dependencia

OFICINA DE CONTROL

INTERNO

Ingrid Johanna



del Área de Talento Humano AI1712-PAAPC-2016


Documental

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Mario Ricardo





Información de la

dependencia

DIRECCION PARA LAS

REGIONES

Zuleima Esperanza

Caviedes Meléndez01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$



-Clasificación de la

Información de la

dependencia

ÁREA ADMINISTRATIVAHeiner Wbeimar



del Área de Contratos AI1712-PAAPC-2016


DocumentalÁREA DE CONTRATOS

Diana Fernanda





DocumentalÁREA ADMINISTRATIVA

Heiner Wbeimar





Documental

DIRECCION DE

GOBIERNO Y AREAS

ESTRATEGICAS

Julia Monica Peña

Camacho01/ene/2016 08:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

DIRECCIÓN PARA EL

SECTOR PRIVADO


López04/ene/2016 23:59 30/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION DE

SEGURIDADNicolás Campo Patiño 01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

FONDO DE

PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA

PAZ

Catalina Sotelo

Gaviria01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

FONDO DE

PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA

PAZ

Catalina Sotelo

Gaviria01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION PARA

ASUNTOS POLÍTICOS

Paola Jimena

Hernández01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$










Meta

85%




Área de Contratos AI1712-PAAPC-2016


Información de la

dependencia

ÁREA DE CONTRATOSDiana Fernanda





DocumentalSECRETARÍA PRIVADA

Miguel Angel

Corredor Vanegas01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$


Área de Talento Humano AI1712-PAAPC-2016


Información de la

dependencia

ÁREA DE TALENTO

HUMANO

Mario Ricardo





Documental

DIRECCION PARA LA A.I

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$



-Tabla de retención

documental

DIRECCIÓN PARA EL

SECTOR PRIVADO


López04/ene/2016 23:59 30/dic/2016 23:59 -$


la Secretaría de Transparencia AI1712-PAAPC-2016


Información de la

dependencia

SECRETARIA DE

TRANSPARENCIAOscar Rene Arias Diaz 04/ene/2016 00:12 31/dic/2016 23:13 -$




Información de la

dependencia

DIRECCION PARA LA A.I

CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

Olga Alejandra

Pantoja Romero01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION S.

NACIONAL DE

JUVENTUD COLOMBIA

JOVEN

Martha Lucia Garzon

Farfan01/ene/2016 15:40 31/dic/2016 23:40 -$




Información de la

dependencia

DIRECCIÓN DE GESTIÓN

GENERAL

Myriam Ernestina

Cespedes Castillo01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

ÁREA FINANCIERA Lilian Patricia Morales 01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia.

CASA MILITARAdriana Margoth

Melo Portilla01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCIÓN PARA LA

RELACIÓN CON LOS

MEDIOS

Guillermo Tovar 01/ene/2016 15:40 31/dic/2016 23:40 -$




Documental

DIRECCIÓN PARA LA

ESTRATEGIA DE

COMUNICACIÓN

Juliana Duque 01/ene/2016 15:40 31/dic/2016 23:40 -$




Documental

CONSEJERIA P. PARA LA

EQUIDAD DE LA MUJER


Bedoya01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$










Meta

85%






DocumentalÁREA FINANCIERA Lilian Patricia Morales 01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION DE

EVENTOS

Angela Maria Pardo

Mahecha01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia.

DIRECCION

PARA LA

ESTRATEGIA DE

COMUNICACION

ES

Juliana Duque 01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia.

DIRECCION

PARA LA

RELACIÓN CON

LOS MEDIOS

Guillermo Tovar 01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Información de la

dependencia

C. PRESIDENCIAL DEL S.

COMPETITIVIDAD E

INNOVACIÓN

Angélica

Santodomingo Pulido01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$




Documental

DIRECCION PARA


Lilian Carol

Bohórquez Olarte01/ene/2016 00:00 31/dic/2016 23:59 -$

3.72Elaborar el Programa de Documentos Vitales o Esenciales

AI1712-PAAPC-2016

Programa de

Documentos Vitales o

Esenciales

ÁREA ADMINISTRATIVAHeiner Wbeimar

Aldana Pérez01/07/2016 00:00 30/09/2016 23:59 35.640.884,00$

4.1Habilitar el servicio de chat en la página web de la

Entidad. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016

Reporte Servicio de

chat habilitado y

funcionando

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/ago/2016 00:52 31/dic/2016 23:52 -$

4.2


Ciudadanía que puedan brindar orientación a la

ciudadanía a través del chat. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016

Listado de personal

seleccionado y su

justificación

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/mar/2016 00:47 30/abr/2016 23:48 -$

4.3

Coordinar el desarrollo de servicio de chat para el

servicio a la ciudadanía. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-

2016

Reporte Chat

desarrollado y

funcionando

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/mar/2016 00:45 31/jul/2016 23:45 -$

4.4

Preparar a los funcionarios del Grupo de Atención al

Usuario y Servicios Compartidos que brindarán

orientación a través del servicio de chat. AC-PAAPC-2016

AI1712-PAAPC-2016


trabajo

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/may/2016 00:51 29/jul/2016 23:51 -$

4.5Definir los protocolos y horarios de atención para el

servicio de chat. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016


la Ciudadanía

actualizado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano02/may/2016 00:49 30/jun/2016 23:50 -$



Subcomponente 4: Criterio diferencial de

Accesibilidad








Meta

85%



5.1

Generar y enviar durante el primer semestre a los



AI1712-PAAPC-2016

-Reportes enviados a

través de correo

electrónico

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:10 30/jun/2016 23:10 -$

5.2


recibidas en el cuarto trimestre de 2015 y solicitar al Área

de Sistemas, su publicación en la página web. AC-PAAPC-

2016 AI1712-PAAPC-2016

-Informe elaborado y

publicado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano04/ene/2016 00:13 29/feb/2016 23:13 -$

5.3

Generar y enviar durante el segundo semestre a los



AI1712-PAAPC-2016

-Reportes enviados a

través de correo

electrónico

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano01/jul/2016 00:11 31/dic/2016 23:12 -$

5.4


recibidas en el segundo trimestre de 2016 y solicitar al

Área de Sistemas, su publicación en la página web. AC-

PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016


publicado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/jul/2016 00:25 31/ago/2016 23:25 -$

5.5


recibidas en el tercer trimestre de 2016 y solicitar al Área

de Tecnologías y Sistemas de Información, su publicación

en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-PAAPC-2016


publicado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano14/oct/2016 00:30 30/nov/2016 23:30 -$

5.6


recibidas en el primer trimestre de 2016 y solicitar al

Área de Tecnologías y Sistemas de Información, su

publicación en la página web. AC-PAAPC-2016 AI1712-

PAAPC-2016


publicado

SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIONES

Oscar Javier Ortiz

Lozano15/abr/2016 00:17 31/may/2016 23:17 -$

35.640.884,00$

Subcomponente 5: Monitoreo del Acceso a la

Información Pública

TOTAL


PLAN ANTICORRUPCIÓN, ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN …...PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2016 Versión N° 1...

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