MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

POLITICA DE INVENTARIOS

VERSION 1.0

MARZO 2015

POLITICA: INVENTARIOS

CONTENIDOPGINA

1OBJETIVO2

2ALCANCE2

3POLITICAS2

4ANEXO6

DISTRIBUCIN DE COPIAS:rea de Ventasrea de Crdito y Cobranza

rea Jurdica

rea Administrativa

rea de Operaciones

ELABORADO POR:

Administracion CorporativoREVISADO POR:

ContraloriaAUTORIZADO POR:

Director General

OBJETIVOProporcionar a los empleados de Grupo Gowan, las normas y procedimientos que rigen el control de inventarios, as como definir las responsabilidades en la administracin y manejo de los mismos.

ALCANCEEsta poltica aplica para todos los empleados del Grupo Gowan, que por cuestiones de su trabajo tengan acceso al rea de inventarios. POLITICASTodo producto para su entrada y salida a los centros de distribucin de la empresa, deber estar soportado documentalmente donde defina su procedencia y la forma de ingreso y egreso (consignacin, compras nacionales e internacionales, muestra, ajuste, traspaso almacenaje), en los formatos establecidos y con las autorizaciones correspondientes. (Formato en Anexo 1)Todos los movimientos de almacn debern tener el soporte siguiente:

Entradas por compra y/o traspaso: Orden de compra. Factura.

Pedimento de importacin. (Cuando aplique).

Carta Porte. (Cuando aplique).

Ticket de bscula. (Cuando aplique).

Confirmacin de recibido en cedis por el encargado de almacn.

Pliza de entrada en sistema.

Salida por venta:

Solicitud de cliente. Orden de salida en sistema. Formato de salida. (BOL) (Anexo 1).

Ticket de bscula. (Cuando aplique).

Factura. Pedimento de exportacin. (Cuando aplique).

Salida por traspaso:

Solicitud justificada del representante de venta.

Orden de salida en sistema.

Formato de salida. (BOL) (Anexo 1).

Ticket de bscula. (Cuando aplique).

Carta porte. (Cuando aplique). Pliza de salida en sistema.

Salida por muestra:

Solicitud justificada del representante de venta.

Correo de autorizacin de Gerente General/Gerentes de Producto en el caso de Mexicana. Orden de salida en sistema.

Formato de salida. (BOL) (Anexo 1).

Ticket de bscula. (Cuando aplique).

Ajustes de inventarios:

Acta de ajuste autorizada por Contralora y Direccin de Finanzas. Pliza de ajuste en sistema.Cuando se presenten diferencias por Inventarios los encargados de inventarios de cada empresa debern de realizar un Acta, la cual deber de estar firmada por el encargado de inventarios, Gerente General, Contador General de cada empresa, VoBo de Contralora y Autorizacin de la Direccin de Finanzas, misma que deber contener justificacin clara. Para salvaguardar y mantener en buenas condiciones los productos del almacn, se deber contar con una construccin cerrada, ventilada y con buena iluminacin para minimizar los efectos de la activacin anticipada de la bacteria, polvos y humedad, as como el espacio suficiente para el debido acomodo de los productos, clasificndolos por tipo de producto y presentacin.Los productos de alto consumo debern contar con fcil acceso y rpida localizacin dentro del almacn.As mismo los productos de alto valor en costo debern estar resguardados en zona segura de acceso controlado por el responsable. Se deber mantener el rea ordenada, despejada y limpia, evitando derrames y manteniendo libres las reas de evacuacin, las destinadas a los extintores y dems sealamientos de seguridad.El encargado de almacn ser el responsable de vigilar que las entregas por ventas a clientes y rdenes de traspasos, se surtan en la forma en que se indica en las salidas.Las salidas de productos debern estar soportadas documentalmente definiendo su destino (consignacin, venta, traspaso muestras), en los formatos establecidos y autorizaciones correspondientes.nicamente el Gerente General de la empresa autorizar las entregas de muestras de producto a Clientes, firmando las salidas de producto correspondientes o anexando correo de autorizacin. Por otra parte los ajustes de inventario que afecten resultados de las empresas sern autorizados de la siguiente manera:

Contador de cada empresa y/o Corporativo Yuma podrn autorizar ajustes cuyo valor no exceda los $1,000 dlls.

Director de Finanzas y Director General de forma mancomunada podrn autorizar ajustes cuyo valor no exceda los $50,000 dlls.

En todos los casos se deber tener el Vo.Bo. por Contralora. El encargado de Compras de cada empresa que solicita el producto, ser el responsable de su traslado entre bodegas, eligiendo el medio de transporte ms adecuado y vigilando las coberturas ptimas contra riesgos posibles.

El encargado de inventarios y costos de cada empresa, llevar un registro actualizado de las existencias de almacn y mercancas en trnsito.Los Gerentes regionales de ventas o de Sucursal que tengan mercanca en consignacin, tienen la obligacin de cuando menos una vez al mes, hacer inventarios fsicos al consignatario.No se surtir producto a los consignatarios, cuando stos no cumplan con las polticas de crdito, establecidas por la compaa.El encargado de almacn ser el responsable de informar al rea de Compras los mximos y mnimos de stock por producto y presentacin, para que dicha rea se encargue de que en ningn momento escasee el producto y esto repercuta en la operacin de venta.As mismo se debern realizar inventarios fsicos de acuerdo a lo siguiente:

Inventario fsico semanal aleatorio se realizara por el encargado de almacn. Inventario fsico mensual se realizara por el encargado de almacn validado por jefe inmediato y/o representante de zonas. (Segn corresponda).

Inventario fsico al 100%, se realizara por el encargado de almacn, encargados de inventarios de cada empresa y validado por Auditoria Interna y/o encargado de inventarios corporativo, mnimo 2 veces por ao. En el caso de Gowan Mexicana ser mnimo 1 vez al ao y en caso especial se realizara una segunda visita. Nota: En el caso de que se presente un cambio de responsable de almacn, cedis, o zona, se deber notificar al rea de Inventarios para que realice un levantamiento de inventario y se elaborara acta de entrega-recepcin a los responsables. Se debern aclarar lo ms pronto posible las diferencias que en ellos resulten y resguardando el documento soporte con las firmas de los involucrados. Todas aquellas diferencias que no sean aclaradas en un periodo mximo de 3 das debern ser cubiertas por el encargado del almacn ya sea interno o externo.Es responsabilidad del Encargado de Inventarios el conciliar mensualmente la informacin del sistema entre mdulos de inventario vs contabilidad. En caso de existir producto daado, derramado o caducado se deber de separar en tarima, flejarla y anexar lista de contenido, as mismo el encargado del almacn deber dar aviso al departamento de embarques y los responsables de inventarios de cada empresa segn corresponda para que se pueda gestionar el destino cumpliendo las normas de calidad y seguridad ambiental.

En el caso de que el producto daado y derramado sea consecuencia de un mal manejo del transportista o encargado del almacn se realizara investigacin y deber ser cubierto por quien resulte responsable. ANEXO 1ESTE FORMATO APLICA PARA GOWAN SEMILLAS, GOWAN MEXICANA Y JCO FERTILIZER IRAPUATO.

ESTE FORMATO APLICA PARA JCO FERTILIZER (ALMACENES QUE NO TIENEN SISTEMA)

(NIVSA, LOGINTEL, MENONITAS, OBREGON)

ESTE FORMATO APLICA PARA JCO FERTILIZER Y DUNE COMPANY (ALMACENES QUE TIENEN SISTEMA)

(JCO MEXICALI, DUNE COMPANY, CORTEZ TRANSFERT)

Este informacin es confidencial y para uso exclusivo de la empresa

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