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Planificacin de eventos

Secretariado ejecutivofacilitadora: Piedceli Rodrguez Modulo 12. Eventos corporativosTema de exposicin: pasos para montar un evento.

1: para montar eventosDetermina el objetivo del evento:Tener en mente una o dos frases te ayudar a llevar el evento en la direccin correcta. Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, para homenajear a una persona o grupo en especfico? Limita tu objetivo lo ms que puedas. 2: la planificacin del evento

3:establecer la metasEstablece metas:Qu esexactamentelo que quieres lograr? No se trata de la cantidad de personas que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevar a cabo el evento; qu quieres obtener de todo esto? 5 personas para que formen parte de tu organizacin?, una recaudacin de $ 1000?, un cambio de mentalidad?, que la gente se entusiasme?Piensa en las tres cosas ms importantes que te gustara que ocurran como resultado de este evento y piensa en ellas hacindose realidad. Quizs tu objetivo sea financiero, social y personal. Depende de ti!

4:Planificarlo con antelacin

5: voluntariosRene voluntarios.Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparacin de programas y presupuestos, la creacin de invitaciones y carteles, recepcin de los invitados y con la limpieza al trmino del evento. En otras palabras, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, consigue voluntarios de confianza!5: el presupuest para el evento

6:para no gastar tanto o no pasarteDebes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminars con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vaca y sin tener idea de lo que sucedi. S realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el da del evento! Encuentra maneras de reducir los costos. Puedes conseguir personal que trabaje gratis? Consideraste conseguir un lugar ms econmico para tu evento (como la casa de un amigo)? Recuerda: una fiesta pequea y sencilla que salga bien siempre ser ms impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.

7:lugar y hora del evento

8:Tener la hora el lugar y el daEsto eslo ms importanteal momento de organizar un evento. Qu hora y qu lugar har que la gente diga S, claro que asistir!? Deber ser una hora en la que todos estn disponibles y un lugar al que todos puedan llegar. Adems tiene que ser algo que puedas reservar! Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de pblico que invitars. Si tu objetivo es invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el da y en el vecindario es tu mejor opcin (quizs con algn servicio de cuidado de nios incluido.119:la lgica

10:sientate contigo mismo Piensa en la logstica.La logstica es necesaria para todo. Cul ser tu sistema de estacionamiento?, cules son las vas de acceso para los discapacitados?, qu puedes hacer con las dimensiones del lugar?, qu equipos necesitars?, qu elementos adicionales agua potable para los oradores, distintivos, folletos demandarn un gasto extra?, cuntas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos los aspectos del asunto. Hay algn obstculo que puedas anticipar y evitar?, algn invitado especial que tengas que hospedar?, algunas excepciones que debas hacer?

11:para promocional mis evento

Presentado por: Milix cordero