P012-GFPI Certificacion

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI

Responsable: •

Grupo de Administración Educativa de la Dirección

General o quien haga sus veces

• Subdirección de Centro

• Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa

y Promoción y Relaciones Corporativas

* Grupo de Gestión de Administración Educativa

del Centro o quien haga sus veces

* Grupo de Formación Profesional, Empleo y

Sistema Nacional de Formación y Promoción y

Relaciones Corporativas de la Regional

8. La validación del contenido y/o la firma de los documentos académicos, se realiza mediante la consulta en línea en el aplicativo disponible

para tal fin, en caso de persistir las dudas sobre la legalidad de los documentos se presenta la solicitud de validación en el Centro de

Formación o en el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General o quien haga sus veces, según corresponda.

Verificación de documentos académicos, certificados de competencia laboral y Contenidos programáticos: Es una comprobación en el

registro académico administrativo que el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General del SENA o quien haga sus veces, avala

mediante firma autorizada sobre documentos académicos expedidos por la entidad con destino a tramites de legalización o apostilla ante la

entidad competente.Generalidades:

1. Las actividades determinadas en este procedimiento se deben ejecutar estrictamente para asegurar la oportunidad y seguridad en la

expedición de los documentos académicos de los aprendices o egresados, tanto para la formación presencial como para la virtual y otros

documentos resultantes de la certificación.

2. Los documentos académicos se deben expedir con el documento de identificación vigente. Cuando a los Aprendices de los programas

especiales del Estado se les haya registrado un Número de Identificación SENA debido a carencia o retención del documento de identidad, el

SENA y la Entidad líder del programa se encargarán de la unificación del documento de identificación antes de la expedición del

correspondiente certificado, título o constancia.

3. El registro en notaría o en los aplicativos y la debida utilización de las firmas manuscrita, electrónica escaneada o digital que aparecen en

los documentos académicos y en los certificados de competencias laborales expedidos por la entidad, es responsabilidad directa del

funcionario autorizado para la firma.

5. El formato, tamaño, texto, contenido y firmas de los documentos académicos está determinado y descrito en la normatividad relacionada

y vigente.

6. Los documentos académicos son generados en el aplicativo únicamente cuando se encuentren completos los requisitos académicos

(registro de los juicios evaluativos) y administrativos (datos básicos del aprendiz). la configuración de la citación y la verificación de los

requisitos consignados en dicha citación.

7. Cuando se requiera anular un documento académico expedido por la Entidad, es imprescindible presentar al Director de Formación

Profesional la debida justificación con los soportes de los juicios evaluativos y la autorización del Subdirector de Centro. El Grupo de

Administración Educativa de la Dirección General o quien haga sus veces, será el responsable de los ajustes correspondientes en el aplicativo

e informar lo realizado.

Alcance: Inicia con la administración de la firma, la expedición de documentos

académicos, la expedición de duplicados ó la verificación de los documentos académicos

y finaliza con la presentación de informes del procedimiento. Este procedimiento aplica

en los Centros de Formación

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO CERTIFICACION ACADÉMICA

PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION ACADEMICA

Objetivo: Establecer las actividades para Expedir Documentos Académicos (Certificados de formación profesional, Títulos, Actas de Grado,

Certificados de aprobación y/o participación, duplicados de los mismos y constancias) de los aprendices que concluyeron satisfactoriamente

su formación en la Entidad, asi como constancias de estudios y/o de notas de aprendices en formación; y aquellos que no concluyeron o

aplazaron la formación.

4. El SENA ha adoptado los medios electrónicos para los mensajes de datos y la firma digital, por lo anterior, los documentos académicos

correspondientes a la Formación Profesional Integral y los Certificados de Competencia Laboral, son firmados digitalmente por el Subdirector

de Centro.

Definiciones

Aprendiz del SENA: Toda persona que se encuentre matriculada en un programa de formación profesional de la entidad, en cualquier tipo de

formación:Titulada o complementaria , desde las diferentes modalidades Presencial , virtual o combinada.

Constancia: Una constancia (de participación, estudios o de notas, de no finalización) es el documento que constata que una persona es o ha

sido Aprendiz regular del SENA, es decir, que asiste o asistió regularmente a su proceso de formación y está o estuvo registrado en el

aplicativo o en los libros de registro, de los cuales es posible extraer los registros académicos y notas del Aprendiz.

Certificado (Certificado de Formación Profesional, Título, Certificado de aprobación): Es el reconocimiento que la Entidad otorga a los

aprendices que culminan satisfactoriamente la formación profesional

Certificado de aprobación: Es el reconocimiento que la Entidad otorga a los aprendices que culminan satisfactoriamente las acciones de

formación complementaria que permiten la actualización o el desarrollo de competencias.

Acta de Grado: Documento en el cual se detalla la información referida a un Título expedido por la Entidad para confirmar el cumplimiento

de los requisitos y la legalidad de su expedición.

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI




PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION ACADEMICA

Reglamento del aprendiz SENA

Formulario Solicitud certificado digital

Plantilla Solicitud de revocación reasignación certificado digital

Plantilla Recepción con destino apostille

Resolución 3139 de 2009

Documentos asociados:

Formato Acta (procedimiento control de Registros)

Normatividad

Presentación Power Point Video conferencia certificación

Calendario académico y de labores 2013 Resolución 1945 de 2012

9. La validación del contenido y/o la firma de los documentos académicos expedidos antes del año 2000, se realiza en cada centro de

formación con base en la información que debe reposar en los archivos de los registros académicos, gestionando la conservación, custodia,

preservación y sistematización de los siguientes registros:

o Archivo de participantes.

o Archivo de fichas acumulativas.

o Archivo de reportes de evaluación y novedades de alumnos.

o Archivo de libros de registro certificados expedidos

o Reporte Individual de evaluación o deserción.

o Reporte de novedades de datos personales o de empresa.

o Resolución de condicionamiento o cancelación de matrícula y su revocatoria o rectificación.

o Resolución de aplazamiento de matrícula.

o Reporte de novedades por grupo.

o Informe a las empresas sobre asistencia y evaluación en la etapa lectiva, de alumnos patrocinados

o Evaluación de alumnos en etapa productiva o pasantías

o Soportes de inscripción y seguimiento a la evaluación por competencias laborales

o Actas de evaluación y certificación por competencias laborales.

Para efectos de la aplicación de éste procedimiento, se considera falta grave cualquier comportamiento orientado a modificar el contenido o

firma de los documentos académicos expedidos por la Entidad, a copiar el formato, tamaño, texto, contenido y firmas de los documentos

académicos para ser utilizados en la impresión de documentos académicos de una persona que no ha sido certificada por la Entidad y a la

utilización de estos documentos para inducir o mantener en error a una persona, evaluador o institución. Estas faltas se legislan de acuerdo

con la normatividad vigente.

1. Los documentos Académicos pueden ser generados, consultados e impresos en el aplicativo, tanto por los funcionarios autorizados en la

Entidad como por el aprendiz quien puede descargar y conservar los archivos de los mismos para los fines contemplados en las leyes y

normas nacionales e internacionales.

2. Las constancias de estudios, de aprendices en formación y/o notas pueden ser generados en el aplicativo con la información registrada

desde la matricula del aprendiz hasta la fecha de la consulta. La constancia de notas incluye las competencias y resultados aprobadas por el

Aprendiz.

3. En caso que el Aprendiz haya aplazado o se haya retirado de la formación, el aplicativo generará constancias de aplazamiento o de no

conclusión de la formación según corresponda. Dichas constancias, incluyen las competencias y resultados aprobados hasta el momento de la

novedad.

4. En el caso de formaciones adelantadas con un conviniente , el centro certificara la formación previo el cumplimiento de las exigencias de la

formación SENA y las acordadas previamente en el convenio repectivo. Estos casos se regiran por la normatividad particular vigente.

5. Para la consulta externa de los documentos académicos expedidos por la Entidad, se dispone de un aplicativo en línea.

1. Los documentos académicos se solicitan, generan e imprimen en el Centro de Formación o en las dependencias que manejan el Registro y

Certificación en cada regional, según corresponda al archivo institucional histórico.

2. El monto, incremento y consignación del costo de los duplicados está descrito y regulado en la normatividad vigente.

3. Los duplicados de los documentos académicos serán solicitados y entregados únicamente al Aprendiz ó egresado que aparezca en el

registro académico. Cuando por algún inconveniente personal no pueda ser solicitado directamente por el Aprendiz ó egresado, éste podrá

designar a otra persona mediante carta original del Aprendiz ó el egresado dirigida al Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión

Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas del Centro.

4. Las solicitudes de constancias de notas, de aplazamiento y de no conclusión de la formación, intensidad horaria, certificaciones y

contenidos curriculares de los programas de formación no tienen costo.

5. Para la expedición de duplicados para los cuales no existe el original físico, microfilmado, digitalizado o migrado a alguna herramienta

tecnológica, los Centros de Formación deben tener presente la normatividad vigente para esta gestión.

10. Para la validación del contenido y/o la firma de los documentos académicos que deben ser legalizados o apostillados por la Cancillería se

requiere la presentación de los originales en el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General o a quien haga sus veces.

Para vigencias anteriores a 2010:

Desde el año 2010:

Este procedimiento describe:

Administración de Firmas.

Expedición de Documentos Académicos.

Expedición de Duplicados.

Validación del contenido y firmas en documentos académicos.

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Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Determinar cuál firma registrará inicialmente el centro en el aplicativo para

iniciar el procedimiento.Para registrar la firma digital, el Subdirector realiza la

actividad 4. Si para la firma escaneada, ambos realizan la Actividad 2.

Subdirector de Centro.

Coordinador del Grupo de

Formación Integral, Gestión

Educativa y Promoción y

Relaciones Corporativas

Identificación de

responsables firmas

autorizadas

Digitalizar por medio de escáner, la firma manuscrita, tal como aparece en su

documento de identidad vigente y conservar la imagen en un archivo con formato

jpg.






Firma escaneada en el

aplicativo

Registrar en los aplicativos de certificación vigentes en la Entidad, la imagen de la

firma (s) escaneada(s), las cuales se utilizarán para la generación de constancias

de estudio, de formación, de aplazamiento y de no conclusión de la formación

cuando no se encuentre sistematizada la información.Se realiza la actividad 4






Registro de la firma

escaneada en los

aplicativos institucionales

Envíar mediante correo interno al Grupo de Administración Educativa de la

Dirección General, el formato de datos personales y firmas manuscritas, para que

sean tenidas en cuenta para atender las solicitudes de validación de firmas.Se

realiza la actividad 8






Correo certificado con el

formato de datos básicos

y firma manuscrita

Diligenciar y enviar formato para la administración de la firma. De acuerdo con

el protocolo de Administración de usuarios y roles, diligencia los formularios de

solicitud de certificado digital de la función pública y Tarjeta Registro de Firma,

con sus datos y la respectiva firma manuscrita, adjunta copias del acto

administrativo de nombramiento en propiedad, del Acta de posesión y de la

cédula de ciudadanía ampliada al 150% y envía estos documentos mediante un

correo interno a la Coordinación del Grupo de Administración Educativa de la

Dirección General para la asignación de la responsabilidad sobre el proceso de

certificación digital.

Subdirector de Centro Formularios diligenciados

Revisar la información registrada en los formularios enviados por el Subdirector

de Centro para verificar que cumplan con todos los requerimientos y estén

completos, en tal caso, realiza la actividad 7. En caso contrario realiza la actividad

8.

Grupo de Administración

Educativa de la Dirección

General

Datos verificados

Enviar un correo electrónico al Subdirector de Centro solicitando los documentos

faltantes. Al recibirlos se realiza la actividad 8.



General

Correo electrónico

Enviar por correo certificado a la empresa certificadora de firmas los soportes

requeridos para solicitar la firma digital, el dispositivo firmador y los medios de

configuración.



General

Solicitud de firma digital

para el Subdirector de

Centro

Hacer el seguimiento ante la empresa certificadora del otorgamiento de la firma

digital, el dispositivo firmador y los medios para la instalación del mismo. En caso

de inconsistencias, el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General

se encarga de su solución ante la empresa certificadora. Al terminar esta labor

satisfactoriamente, la empresa certificadora, entrega únicamente al Subdirector

del Centro, el dispositivo y los medios para su instalación.



General. Subdirector de

Centro

Correo certificado con el

otorgamiento de la firma

digital, dispositivo

firmador y medios de

instalación y configuración



PROCEDIMIENTO CERTIFICACIÓN ACADÉMICA

(Administración de Firmas)

1. Determinar la firma que se

va a registar

La firma es digital?

5. Digilenciar y enviar formato para la

administracion de la firma

2. Escanear la Firma

Si

No

6. Recibir y verificar los datos del

Subdirector

3. Registrar la firma escaneada en el

aplicativo

Los documentos estan Completos

7. Solicitar documentos faltantes

8. Enviar la documentación del subdirector

a la empresa certifiacdora de firma

9. Realizar seguimiento al tramite de la

firma

4. Enviar correo interno

SI

NO

Act. 5

Inicio

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI





(Administración de Firmas)

Enviar instructivo para la instalación y administración del dispositivo firmador.

De acuerdo con las orientaciones del protocolo de Administración de usuarios y

roles, envía al Subdirector de Centro, el instructivo para la configuración del

dispositivo firmador.



General

Orientaciones sobre la

instalación y

administración del

dispositivo firmador

Recibir e instalar dispositivo firmador. Con el acompañamiento de la Oficina de

Sistemas, garantiza la configuración del aplicativo y del dispositivo firmador y la

generación de la clave pública del certificado digital.

Subdirector de Centro

Dispositivo firmador

correctamente

configurado

Verificar el funcionamiento de la firma. Garantizar el funcionamiento de sus

firmas (digital o escaneada) en los aplicativos correspondientes.Si las firmas se

encuentran correctamente configuradas en el aplicativo y funcionales para la

certificación se realiza la actividad 12.En caso contrario se realiza la actividad 13.






Firmas funcionales

Realizar los ajustes correspondientes. Verificar (instructivos y manuales) las

actividades realizadas para el registro de las firmas digitales y escaneadas ,

determinando las correcciones necesarias. Cuando lo consideren pertinente

solicitan el apoyo a la Oficina de Sistemas y/o al Grupo de Administración

Educativa de la Dirección General, según corresponda. Realizar la actividad 12

hasta lograr la funcionalidad esperada en los diferentes tipos de firma






Verificación de

procedimiento

Informar a las instancias interesadas la disponibilidad de las firmas para la

certificación.






Firma digital y escaneada

actualizadas en el

aplicativo

10. Enviar instructivo para la instalacion y

administracion del dispositivo firmador

11. Recibir e instalar dispositivo firmador

12. Verificar el funcionamiento de la firma

La firma está funcionando

correctamente

13. Realizar los ajustes correspondientes

14. Informar disponibilidad de la firma

Si No

Fin

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI


Generar en el aplicativo de la Entidad, el listado de fichas que han

terminado la formación y se encuentran disponibles para certificar, así

mismo, el listado de los Aprendices que fueron notificados para

presentar requisitos de certificación.





Listado de fichas por

certificar

Enviar mediante un correo electrónico al Coordinador de Formación

Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas el

Formato de novedades de certificación con la información de los

aprendices a los cuales no se les deben generar los documentos

académicos




Relaciones Corporativas,

Coordinador académico,

Instructor

Formato con las novedades

de certificación

Determinar si las fichas listadas corresponden a una titulación o a

formación complementaria.

Si la Formación es Complementaria realiza la Actividad 4.

Si la Formación es Titulada realiza la Actividad 5.





Reporte de formación

Certificar Formación Complementaria (presencial y virtual). Consultar

el listado de aprendices por certificar en una ficha determinada y con

base en las novedades de certificación reportadas, marca en el

aplicativo de la entidad, cuáles documentos académicos pueden ser

generados y cuáles no.

Realizar Actividad 6.





Certificados Generados ,

certificados No generados

Validar los requisitos de certificación en el aplicativo (presencial y

virtual). Confirmar en el aplicativo el cumplimiento de los requisitos

establecidos en la citación para certificación, para cada uno de los

Aprendices a quienes se les va a generar los documentos académicos

(Titulo, acta de grado según corresponda y constancia de notas). Una

vez confirmados estos registros, los valida en el aplicativo.

En el caso que el Coordinador no apruebe los requisitos ingresa un

motivo de rechazo.

Realiza la Actividad 6.

Coordinador de Formación

Integral, Gestión Educativa y

Promoción y Relaciones

Corporativas

Validación de requisitos

para la certificación por

aprendiz en formación

titulada

Solicitar la carga de registros en el aplicativo firmador. Una vez

finalizadas las actividades 4 y/o 5 solicita al Subdirector de Centro la

carga de los documentos académicos en el aplicativo firmador

Subdirector de CentroDocumentos académicos

cargados

Generar firma de los Documento Académicos. Una vez finalizada la

carga de los documentos, registrar la clave necesaria para que el

aplicativo los firme electrónicamente.

Subdirector de CentroDocumentos académicos

firmados electrónicamente

Una vez realizada la firma electrónica, transferir los documentos

académicos al aplicativo de la Entidad para la consulta de los mismosSubdirector de centro

Documentos en PDF para la

consulta nacional

Solicitar al Subdirector del Centro la generación del archivo de errores

y verifica si se presentan errores. Si el archivo reporta errores de firma

realizar la actividad 10, en caso contrario realizar la actividad 12.






Archivo de errores

verificado

Solicitar al Grupo de Administración Educativa de la Dirección

General, el ajuste de los datos del Subdirector en el aplicativo de la

Entidad y en el aplicativo firmador, para lo cual debe tener en cuenta

el protocolo de administración de usuarios.





Solicitud de ajuste de

firmas




(Expedición de Documentos)

2. Recibir novedades de certificacion

3. Determinar tipo de formación a

certificar

La formación es titulada?

4. Certificar formación

Complementaria

5. Validar los requisitos de certificación en

el aplicativo

Si

No

6. Cargar documentos academicos al

aplicativo firmador

7. Generar documento academico

8. Transferir los documentos academicos

firmados al aplicativo de la entidad

9. Consultar archivo resultante del

procedimiento

El archivo reporta errores de firma?

10. Solicitar la corrección del error

Si

No

1. Consultar el listado de fichas

pendientes por certificar

Inicio

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI





(Expedición de Documentos)

Verificar y actualizar en los aplicativos los datos del Subdirector de

Centro, para asegurar la firma electrónica.


Educativa de la Dirección General

Firmas actualizadas y

habilitadas

Generar reporte de aprendices certificados. Producir en el aplicativo

de la Entidad el listado de aprendices certificados en un periodo

determinado



Educativa y Promoción y Rel.

Corporativas

Reporte de aprendices

certificados

Determinar si los documentos académicos generados corresponden a

los aprendices listados en el reporte de aprendices certificados, así

como los documentos esperados a partir de las fichas pendientes por

certificar.

Si todos los registros de los reportes coinciden y se expidieron todos

los documentos académicos, realizar la actividad 22, en caso contrario

realizar la actividad 14.





Relación de documentos

faltantes de expedición

Confirmar en el aplicativo de la entidad, si alguno de los datos

básicos de los aprendices por certificar, requeridos para la expedición

de documentos académicos, se encuentran pendientes por registrar.

En tal caso realiza la actividad 15, en caso contrario realiza la actividad

16





Relación de aprendices con

datos básicos incompletos

Solicitar al aprendiz la actualización de sus datos básicos. Requerir

mediante correo electrónico al aprendiz para que realice en el

aplicativo de la entidad la actualización de sus datos básicos e informe

el cumplimiento de dicha actividad.Una vez realizados los ajustes,

realizar la actividad 6.





Datos básicos actualizados

Enviar al Grupo de Administración Educativa de la Dirección General

el listado de números de documentos de identidad de los aprendices a

los cuales el aplicativo firmador no les elaboró los documentos

académicos, para su respectiva revisión y corrección.





Listado de documentos de

identificación para

verificación

Verificar en los aplicativos de la entidad y firmador, los números de

documentos de identificación para los cuales no se expidieron los

documentos académicos y corrige el error según el caso


Educativa de la Dirección GeneralErrores corregidos

Enviar un correo electrónico al Subdirector del Centro para que

realice el cargue de los documentos académicos pendientes por

expedir.Una vez recibido el correo, el Subdirector de Centro realiza la

actividad 6.



General. Subdirector de Centro

Correo Electrónico

Generar trimestralmente reportes sobre la certificación y realizan el

seguimiento a la funcionalidad del procedimiento.



General. Subdirector de Centro.





Reportes de Seguimiento

Presentar informes sobre el seguimiento a los compromisos

institucionales sobre el tema y proponer estrategias de mejoramiento.



General. Subdirector de Centro.





Informes de resultados

11. Realizar corrección e informar al Centro

12. Generar reporte aprendices certificados

13. Comparar los reportes de aprendices en

aplicativo firmador

Todos los registro coinciden?

14. Verificar en el aplicativo de la entidad los

datos básicos del aprendiz

15. Solicitar al aprendiz la actualización de

sus datos basicos

16. Enviar solictud de verificación de

documentos faltantes

17. Identificar y corregir el error segun

corresponda

18. Informar al Centro para que se realice

el cargue de registros

19. Realizar analisis de reportes y seguimiento a la Certificación

20. Presentar informes de resultado del

procedimiento

No

Faltan datos basicos?

Si

No

No

Si Act 19

Act 6

Act 6

Act 6

Fin

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI


Recibir solicitudes de certificación o constancias. Recibir

las solicitudes de expedición de Títulos, Actas de Grado

(según corresponda), Certificados de aprobación o

participación o Constancias de notas que correspondan a

vigencias anteriores al 2010.

Si el documento solicitado No es un título o un certificado,

se realiza la Actividad 2. En caso contrario realiza la

Actividad 3

Coordinador del Grupo

de Formación Integral,

Gestión Educativa y


CorporativasRegistro o Planilla de

solicitudes

Expedir la constancia de Notas. Expedir e imprimir la

constancia de notas (no corresponde expedir constancias

de estudios) para la firma.Realizar la Actividad 8.





Corporativas

Constancia de Notas

Verificar requisitos académicos. Buscar el número del

documento de identificación del Aprendiz en el aplicativo

correspondiente o en los registros físicos disponibles, para

verificar en la ficha acumulativa si cumple los requisitos

académicos para la expedición del documento solicitado.

Si el Aprendiz No cumplió los requisitos académicos para

la expedición del duplicado del título o certificado, realizar

la Actividad 4. En caso contrario, realiza la Actividad 5.

Coordinador de

Formación Integral,



CorporativasRequisitos básicos

verificados

Dar respuesta a solicitudes. Registrar en el formato de la

solicitud la novedad y orienta al interesado sobre el

procedimiento que debe seguir.Con esta respuesta

concluye la atención a la solicitud.





Corporativas

Registro de la

Novedad y respuesta

a la Solicitud

Solicitar al interesado el pago del duplicado. Al verificar

los datos académicos requeridos para expedir el

documento solicitado por el Aprendiz, solicitar al

interesado el pago del valor del duplicado de dicho

documento y le informa el sistema de pago.

Coordinador de

Formación Integral,



Corporativas

Recibir comprobante de pago. Recibir el comprobante de

pago y lo adjunta a la solicitud del Aprendiz para darle

trámite e informa el tiempo previsto para la entrega del

documento académico.





Corporativas

Comprobante de

pago, Actualización

del Registro o Planilla

de solicitudes




(Duplicados)

Inicio

1. Recibir solicitudes de

certificación o constancias

El Documento solicitado es un

titulo o certificado?

2. Expedir la constancia de notas

Act 8

3. Verificar requisitos academicos

Cumplio los requisitos ?

4. Orientar al interesado sobre la

gestion de su solicitud

5. Solicitar al interesado el pago del

duplicado

6. Recibir comprobante de pago

No

Si

No

Si

Fin

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI





(Duplicados)

Generar e Imprimir Documento Académico para la firma.

Generar e imprimir los documentos académicos en el

aplicativo correspondiente, para que sean firmados por el

funcionario correspondiente (Subdirector, Coordinador de

Formación).

Para los documentos académicos correspondientes a

formaciones recibidas antes del año 2000, elaborar el

documento correspondiente, a partir de las planillas

existentes.

Subdirector.





CorporativasDocumentos

académicos impresos

Firmar Documento. Entregar al Subdirector de Centro o al

Coordinador de Formación, según corresponda, el

documento académico para la firma manuscrita

Subdirector y





Corporativas

Documentos

Académicos firmados

Entregar al interesado. Registrar en el formato de

solicitud la disponibilidad de los documentos para la

entrega.

Cuando se presente el interesado a recoger su documento

se le solicita la firma de recibido de los documentos en el

formato de solicitud y se concluye la atención.





Corporativas

Registro o Planilla de

entrega de

documentos

académicos

Elaborar reportes de seguimiento a la certificación de

vigencias anteriores a 2010. Generar anualmente, reportes

que permitan hacer el seguimiento a la certificación para

las vigencias anteriores y proponen estrategias de

mejoramiento.

Grupo de

Administración

Educativa de la

Dirección General y

elCoordinador del

Grupo de Formación

Reportes de

seguimiento al

procedimiento

7. Generar e imprimir documentos

para la firma

8. Firmar los documentos

9. Entregar al interesado

10. Elaborara reportes de seguimiento a

la certificacion de vigencias anteriores a 2010

Fin

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI


Recepción, radicación y entrega de solicitudes para verificación y/o autenticación

de contenido y firma de documentos académicos expedidos por un Centro de

formación. Registro en la planilla de solicitudes para su seguimiento. Si el

documento es presentado en original debe hacerse entrega de un comprobante

para la devolución del mismo una vez culminado el trámite.

Grupo Administración de

documetos (radicación y entrega)

y Grupo de Administración

Educativa de la Dirección General.




Relaciones Corporativas.

Radicado y Registro de

solicitudes

Revisar el documento para determinar el aplicativo en el cual se generó y decidir

cuáles serían los pasos a seguir para verificar la información.

Si el documento por revisar fue expedido en los aplicativos vigentes se realiza la

actividad 3. En caso contrario realiza la actividad 4.







Verificación en

aplicativo, notificación a

la regional

correspondiente.

Verificar en el aplicativo correspondiente, el contenido y la firma registrada en el

documento para determinar la validez del mismo. Si se confirma el contenido y la

firma, se realiza la actividad 9. Si el contenido y/o la firma no se encuentran en los

aplicativos vigentes, se presume que el documento ha sido alterado y se realiza la

actividad 6.







Regsitrar respuesta

Trasladar la solicitud a Registro y Certificación Regional. Trasladar la solicitud de

verificación del documento a la dependencia que conserve el archivo histórico de

Registro y Certificación de la regional para la correspondiente verificación o

reconstrucción de la información.







Registro del Traslado de

la solicitud

Verificar la información en los archivos institucionales. La dependencia que

conserve el archivo histórico de Registro y Certificación de la regional, coordina la

búsqueda o reconstrucción de información en los archivos regionales, para

constatar la validez del contenido y firma de los documentos en revisión.

Si se confirma el contenido y la firma, se realiza la actividad 9.En caso contrario se

realiza la actividad 6





Registro del Traslado o

respuesta a la solicitud

Cuando se verifique que el contenido y/o la firma del documento se encuentran

alterados o no correspondan con los registros físicos ó digitales de la Entidad, el

documento se retiene, registrando la observación en la planilla de solicitudes. Se

realiza la actividad 7.







Registro en la Planilla

de solicitudes

Se elabora constancia de la anomalía presentada con presunción de falsedad al

interesado. Se reporta a la oficina juridica. Realizan la actividad 8.

Dirección de formación

profesional.






Registro en la Planilla

de solicitudes

Remitir los documentos a la Entidad Competente para la investigación. Según

corresponda la responsabilidad y de acuerdo con el procedimiento para el manejo

de las comunicaciones institucionales,envíar el documento a la Entidad Competente

para la correspondiente investigación. Se realiza la actividad 13.


Educativa en Dirección General.


Director Regional

Comunicación escrita a

la Entidad competente

Confirmar el contenido y la firma. Registrar en la planilla de solicitudes la

verificación del documento. Si es una verificación para viajar al exterior, se realiza

la actividad 11. En caso contrario se realiza la actividad 10.







Registro respuesta ,

registro de situación




(Verificación Contenido)

1. Recibir solicitudes de verificacion de

contenido y/o firma

2. Determinar el aplicativo a traves del cual

se expidió el documento

3. Verificar el contenido y la firma del

documento en los aplicativos

4. Trasladar la solicitud a Registro y

Certificación Regional

El documento fue expedido en aplicativos vigentes?

5. Verificar el contenido y la firma en los

archivos institucionales

Se confirma el contenido y la

Firma?

6. Retener el documento

7. Enviar comunicación informando la

anomalía presentada en el documento

8. Remitir los documentos a la entidad

competente para investigación

9. Confirmar el contenido y la firma

Si

No

Si

No

Act. 13

Inicio

Versión: 01

Fecha: 11-10-2013

Código: P012-GFPI





(Verificación Contenido)

Enviar comunicación confirmando la validez del documento académico. Según

corresponda a responsabilidad, informar al interesado la validez del documento y

registran la observación en la planilla de solicitudes.



Subdirector de Centro





Comunicación escrita o

correo electrónico

Sellar y gestionar la firma autorizada. Sellar la leyenda correspondiente en los

documentos académicos y gestionan la firma manuscrita del Funcionario Autorizado

y la fecha de revisión. Si el documento original ha sido laminado, el Grupo de

Administración Educativa de la Dirección General ó el encargado de Registro y

Certificación de la Regional Distrito Capital expiden una certificación de la validez

del mismo. Se realiza la actividad 12.



Encargado de Registro y

Certificación regional

Documento académico

validado

Entregar los documentos verificados. Solicitar el comprobante del trámite de

verificación para entregar al interesado los documentos originales. En el caso de los

originales laminados, entrega al interesado el original y la certificación de validez.

En la planilla correspondiente debe quedar el registro de entrega de documentos







Registro de entrega de

documentos originales

Elaborar reportes de seguimiento a las solicitudes de verificación. Generar

anualmente reportes que permitan hacer el seguimiento a las solicitudes de

verificación del contenido y la firma en los documentos académicos y definen

mecanismos y normatividad que permita llevar un control más eficiente







Encargado de Registro y

Certificación regional.

Reportes de

seguimiento a las

solicitudes presentadas.

La validación es para viajar al

10. Enviar

comunicación confirmando la validez

11. Sellar y gestionar la firma autorizada

12. Entregrar los documentos validos

13. Elaborar reportes de seguimiento a las

solicitudes de validación

Si

No

Act. 13

Fin

P012-GFPI Certificacion

Documents

Transcript of P012-GFPI Certificacion