CONCEPTO

Es la modalidad por medio de la cual una empresa contrata y delega la gerencia así como la operación de ciertas actividades , que no forman parte de sus habilidades principales , a empresas (outsourcer) altamente especializadas que puedan dar garantía de experiencia y seriedad en el área de operación de dichas funciones , para que se hagan cargo de parte del negocio , realizando actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos propios de la compañía .

Mediante el outsourcing la empresa espera conseguir hacer uso de estrategias , recursos y tecnologías de dichos terceros especializados , en una mayor efectividad y agilidad de las operaciones , funciones y procesos, optimizar su calidad y reducir sus costos, obtener mayor flexibilidad para adaptarse a nuevas condiciones de mercado y controlar riesgos . ello permitirá orientar los mejores esfuerzos de la compañía a sus necesidades neurálgicas concentrando sus recursos a la actividad básica de su negocio, con lo cual la empresa puede centrarse en lo que mejor sabe hacer, en aquello que lo diferencia de sus competidores , las que se tiene ventaja competitiva y mejorar las relaciones con sus clientes.

DEFINICION

Podemos definir el outsourcing como la incorporación a la empresa de aquellas competencias que no ha escogido como centrales o nucleares mediante la colaboración con otra empresa. Así el outsourcing puede aplicarse a todo proceso o función de negocio que no sea estratégico para una empresa y que, consecuentemente, no debe ocupar tiempo de gestión por parte de la dirección.

Entendemos por competencias centrales o nucleares aquellas que definen la razón de ser de la compañía y que hacen que se diferencien de la competencia, mientras que las no nucleares son las que sirven como soporte para el negocio

CARACTERISTICAS

El contrato de outsourcing es un contrato de colaboraciones.

El outsourcing es una herramienta de gestión.

El outsourcing desarrolla su “core business” en las funciones que ha adquirido de la empresa que acomete el proceso de outsourcing. De esta forma la empresa cliente dispone de un “expertise” que mejora el servicio ofrecido por la organización.

El mismo volumen de negocio pasa a ser gestionado por menos personas, con lo que la empresa cliente gana en flexibilidad y en capacidad y recursos para dedicarse a asuntos relacionados con el “core business” de su organización.

Durante el proceso de outsourcing se tiene que convenir una serie de estándares de calidad y niveles de servicio entre la persona cliente y el outsourcer.

El outsourcing permite a las compañías potenciar sus recursos para afianzar su ventaja competitiva.

CONTRATOS DE OUTSOURCING

RELATIVAS AL CONTRATO DELAS PARTES

Su elaboración es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no solo del nivel de servicio actual sino también del nivel de servicio futuro.

Suele tener duración de varios años. En el sector privado tiene una duración no menor a 5 o 7 años, siendo habitual un periodo de 10 años.

Uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su resolución (finalización), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, así como los periodos de preaviso en caso de reversión del servicio.

El alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio como lo deseen las partes contratantes.

Debe ser flexible para que la administración pueda cambiar los requisitos del servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da. Mientras que en un contrato de outsourcing se firma para que sea válido durante años, los requisitos de tecnología están en constante evolución.

RELATIVAS A LA EMPRESA DE OUTSOURCING

Es una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing.

Permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de actividades de mayor valor para la organización.

Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de operación y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura.

APLICACIONES

OUTSOURCING LOGISTICO

PROCESO DE MEDICIÓN

Las empresas proveedoras del servicio de outsourcing logístico, para poder tomar decisiones encaminadas a mejorar su servicio y rentabilidad, deben conocer correctamente sus operaciones y los resulta valorar los resultados de las estrategias que ya se han dos que está obteniendo, por ello

medir con el fin de evaluar la gestión que se está realizando es un factor muy importante. Al medir es posible identificar puntos eficientes, tomar decisiones sobra las prioridades de trabajo y valorar los resultados de las estrategias que ya se han implementado. Al conocer los puntos críticos de desempeño se pueden generar planes de trabajo sobre las fortalezas y debilidades, permitiendo a la empresa adaptarse ante oportunidades de amenazas.

INDICADORES

Son relaciones de datos numéricos que hacen posible evaluar el desempeño y los resultados en cada componente de gestión clave para la organización. Permiten determinar qué tan cerca se está del cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Los indicadores pueden estar expresados en unidades de medida como las horas, los días, los porcentajes, etc. Los indicadores logísticos buscan evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión logística de la organización, así como la utilización de la tecnología y el manejo de información.

CLASIFICACION DE LOS INDICADORES LOGISTICOS DE ALMACENAMIENTO

A. Indicadores de servicio: Este grupo de indicadores mide el nivel de servicio que la empresa presta a sus clientes, tantos internos como externos. Incluye:

a. Nivel de servicio: Numero de pedidos recibidos sobre número de pedidos enviados.

b. Pedidos entregados a tiempo: Mide el nivel de cumplimiento de la compañía para realizar la entrega de los pedidos, en la fecha o periodo pactado con el cliente.

c. Pedidos entregados completos: Mide el nivel de cumplimiento de la compañía en la entrega de pedidos completos al cliente.

d. Pedidos devueltos: Conocer el número de devoluciones que se efectúan en los pedidos entregados.

e. Documentación sin problemas: Mide el porcentaje de facturas generadas sin ningún error. Es importante que la compañía, además de calcular, este indicador, documente las causas de problemas de facturación, por ejemplo:

Errores en los precios Lo despachado es diferente a los facturado Problemas en descuentos Errores de digitación

B. Indicadores de gestión de inventarios: Este grupo de indicadores evalúa la eficiencia y exactitud de los inventarios. Incluye:

a. Exactitud de inventarios: Este permite que la compañía mida el grado de coherencia entre el inventario físico y teórico(en libros o en los sistemas de información)

b. Días de inventario: Determina el periodo de tiempo promedio que la empresa mantiene sus inventarios.

c. Faltantes y sobrantes de inventario: Mide la ruptura del inventario por defecto o exceso de mercadería en la confrontación de lo disponible físicamente frente a lo registrado en las fichas o base de datos respectivos.

OUTSOURCING CONTABLE Y FINANCIERO

ASESORIA CONTABLE Y TRIBUTARIA

Asesoría personalizada integral que abarca no solo la organización de la información contable en archivo físico, sino también su optimización mediante la implementación de un archivo digital; de igual forma asesoría en el manejo contable de las operaciones dependiendo de la actividad económica de cada empresa, soporte permanente en el registro de información contable con el propósito de reflejar en tiempo real el movimiento de las actividades de la empresa en forma clara, veraz, confiable y precisa que cumpla con las normas legales vigentes aplicables al ámbito contable y tributario.

PLANEACION TRIBUTARIA

Trazabilidad continua que permita proyectar el pago de los impuestos nacionales y locales, de tal forma que mediante la aplicación de las normas legales vigentes se pueda realizar una planeación tributaria estratégica que impacte positivamente la rentabilidad de la empresa

CONTROL Y AUDITORIA

Control y seguimiento permanente de la información contable y financiera de la empresa, analizando mes a mes el vencimiento de proveedores y clientes, plazos para presentación de impuestos y de seguridad social

Control de auditoria en la utilización delos recursos físicos y de los flujos de efectivo, mediante el análisis de cifras y la aplicaciones de arqueos efectivos, seguimiento de las entradas y salidas de dinero en efectivo, cheque, tarjetas débito o crédito.

EL OUTSOURCING DE RECURSOS HUMANOS

EVOLUCION DE LA FUNCION DE RECURSOS HUMANOS

Los recursos humanos han pasado a ser el “departamento de personal” a constituir un área que se empeña un papel fundamental en el desarrollo de las organizaciones y la estrategia del negocio.

El outsourcing de las funciones de RRHH es una de esas fórmulas a las que los Directores de RRHH de las empresas españolas están acudiendo cada vez más a la hora de replantearse el valor añadido de sus propias funciones y las de su departamento.

DEFINICION DEL OUTSOURCING DE RRHH

Desplazamiento de las funciones y/o procesos de RRHH, y, en su caso, los medios para su ejecución (especialmente el personal), a otra empresa cuyo ‘core business’ es precisamente el

ejercicio de dichas funciones, la cual se encargará de suministrar los productos y servicio derivados de ellas y aportará conocimiento especializado. Así mismo, asesorará en la innovación y desarrollo de tales funciones con el objetivo de generar valor añadido a la línea ejecutiva del negocio.

FUNCION DE RECURSOS HUMANOS EN OUTSOURCING

Reclutamiento y selección: Son aquellos contratos en los que el outsourcer lleva a cabo todo el proceso hasta que los candidatos realizan la última entrevista con la empresa ‘core’, en la que se toma la última decisión. Cada vez más empresas están optando por realizar su reclutamiento y preselección de personal a través de un ‘site de empleo’ o a través de su página web corporativa.

o Ventajas del eRecruitment: Al igual que ocurre con otros servicios on-line como es el caso del eLearning, las ventajas de eRecruiting frente al reclutamiento tradicional son evidentes. En el siguiente cuadro, observamos los resultados del estudio al que acabamos de hacer alusión: ahorro de tiempo en la gestión de currícula, filtrado inicial; ahorro en coste de reclutamiento, disponibilidad para recibir currícula y acceder a la información referente a los candidatos 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. Además, disponibilidad para recibir curricula y acceder a la información referente a los candidatos de cualquier lugar del mundo, procesamiento automático de la información, accesibilidad para candidatos pasivos, posibilidad de dirigirse de manera efectiva a los candidatos target y dar una imagen moderna de la organización. Finalmente, oportunidad para empresas pequeñas y medianas de tener acceso a un ‘pool’ de candidatos muy amplios a un coste razonable.

Administración de personal o Payroll: La gestión de nóminas está siendo objeto de outsourcing. Dado que muchas organizaciones encuentran cada vez más difícil estar al día en aspectos fiscales y legales relacionados con las nóminas, y teniendo en cuenta que se trata de una actividad que requiere mucha dedicación, el outsourcing de esta función es cada vez más común

o ePayroll: Es la gestión de nóminas online. Gracias a estos servicios, los empresarios y los empleados pueden obtener las ventajas de una comunicación y gestión online para centrar sus esfuerzos en las áreas fundamentales de su negocio.La faceta del “self-service” de las nóminas online permite una comunicación rápida y fluida entre los empleados y la empresa de outsourcing que gestiona el servicio. Con este sistema, el empleado puede disponer de un “centro de atención al cliente” que le permite comunicar sus incidencias y comentarios durante las 24 horas del día. El valor añadido que ofrece este tipo de sistemas sería: el concepto de “self-service” o “self-help”, ahorro de intermediarios, obtención inmediata de los datos, backups automáticos y personal especializado y permanente.

o Ventajas del outsourcing : Acceso a un sistema de gestión de nóminas superior en términos de

calidad al que se podía haber desarrollado internamente.

Reducción de costes Acceso a “mejores prácticas” y conocimientos de gestión de recursos

humanos constantemente actualizados. Acceso a una gama de servicios de RRHH más amplia El dpto. de RHH queda liberado de tareas transaccionales y puede asumir

el rol de socio estratégico. Acceso a un sistema más fiable y con un mejor servicio de mantenimiento

Formación / e-learning: La formación se ha convertido recientemente un target primordial para el outsourcing. La formación aparece como una de las funciones de RRHH que más suele contratarse en outsourcing.Ante esta situación, y debido a la evolución tecnológica se está produciendo un cambio en la forma en las que las empresas están llevando a cabo sus procesos de formación con la aparición del eLearning.

o El eLearning es el aprendizaje adquirido a través del uso de alguna tecnología, ya sea a través de la red o en otros formatos. La información se basa en la entrega de contenidos mediante un esquema estructurado, ejercicios prácticos, casos prácticos, casos de estudio, evaluaciones, consultorías o simulaciones.El eLearning se da con mayor asiduidad en compañías con personal geográficamente disperso.

o Ventajas del eLearning: Mayor flexibilidad y accesibilidad de la formación para todos los

empleados de la organización. Reducción muy importante de los gastos de información. Se estima que el

coste de la formación equivale al 30% del coste de la formación tradicional. Se eliminan los costes de los formadores.

Disponibilidad de recursos para resolver las dudas de los usuarios. Permite adaptar el servicio de formación ágilmente a un entorno

cambiante. Compensación y beneficios: Cada vez más se están desarrollando fórmulas que permitan

que una empresa experta en la materia se encargue de diseñar planes retributivos atractivos que permitan a las empresas retener y fidelizar su talento. La retribución a la carta es un sistema retributivo que ofrece alternativas según las circunstancias personales de cada empleado, como son los seguros de vida y salud, los planes de pensiones ordenadores, automóvil de empresa e incluso formación.Un aspecto negativo es su administración que puede consumir gran cantidad de tiempo y recursos.

Salud e higiene laboral: La propia tendencia al outsourcing y a la subcontratación, está desembocando en la aparición de grandes áreas de tejido empresarial para las que se hace especialmente necesario integrar las relaciones de terceras sociedades con los procesos de retención. La dirección de la empresa tiene que tomar partido en las decisiones oportunas para tomar las decisiones de riesgos laborales en los procesos de la empresa,

independientemente de si estos servicios se contratan en outsourcing o se mantienen en la empresa.

Outplacement: Las empresas que realizan el outsourcing de outplacement son, en la mayoría de los casos, compañías multinacionales.El outplacement aparece en momentos de cambios y crisis, como política de apoyo y asesoramiento a los profesionales que han sido separados de la empresa por motivos de cambio organizacional, como pueden ser las reestructuraciones de plantilla, funciones, adquisiciones, etc. El objetivo es que esos profesionales asuman la nueva situación y encuentren, en el menor tiempo posible, un nuevo puesto de trabajo de características similares, e incluso mejores a las de su antiguo puesto y que ajuste a sus capacidades, experiencia de objetivos profesionales. Es decir, deben proporcionar un apoyo en el terreno humano de forma que dichos profesionales mantengan su autoestima y emprendan una nueva etapa con ánimo positivo. Los planes individuales consisten en un análisis de competencias y programas de reorientación laboral para cada persona. También existe la posibilidad de programas colectivos o, incluso, los denominados Centros de Recolocación de Trabajadores Industriales.La compañía ‘core’ gana en imagen, preserva un adecuado clima laboral y consigue que se minimice el impacto negativo en su cuenta de resultados.

Otras funciones de RRHH : Lo que está claro es que las empresas buscan cada vez más fórmulas que le permitan, no solamente recortar los costes del departamento de RRHH, si no también obtener una serie de ventas que otorgue valor añadido a gestión de sus personas

TRANSFORMATIONAL OUTSOURCING O BTO

El BTO busca transformar la forma de trabajar de la empresa para conseguir una profunda mejora del rendimiento de toda la organización. El planteamiento estratégico del outsourcer es fundamental. Esa transformación implica un cambio radical del negocio que trasciende a una serie de consecuencias a largo plazo como son: el crecimiento de la cuota de mercado, el incremento en la facturación y un cambio en la manera de enfrentarse a la competencia.

PRINCIPALES RAZONES PARA IMPLEMENTAR EL OUTSORCING

REDUCE Y CONTROLA COSTOS OPERATIVOS

1. los costos operativos de una organización son más altos que los costos de contratar proveedores externos.

2. en términos de gestión, es más sencillo y económico identificar los costos de un proveedor externo que los costos de transacción internos.

3. deben tenerse en cuenta los costos de supervisión y administración internos que los propios ejecutivos realizan sobre todas las actividades

4. una vez hecha el análisis de los costos, deben compararse con el proveedor externo en su materia.

BRINDA ESTABILIDAD EN LA GESTIONContratar personal para realizar actividades no centrales pero que forman parte del proceso productivo genera pérdidas para la empresa cuando el personal se retira, se lleva consigo los recursos dedicados a su capacitación.Con el sistema de outsourcing la contratación un proveedor permita un mayor control de la actividad externalizada y una mayor garantía de su nivel de calidad.LIBERA RECURSOS INTERNOS PARA OTROS PROPOSITOSPermite reasignar recursos humanos a otras funciones más estratégicas para la empresa, lo que da lugar a una mayor flexibilidad en los costos y posibilita agregar valor a las actividades claves de la empresa.COMPARTE EL RIESGOEl riesgo del negocio se comparte, pero también se reduce, porque se contrata un especialista para realizar una actividad que antes desempeñaba un no especialista.MEJORA EL ENFOQUE ESTRATEGICO DE LA ORGANIZACIÓNTeniendo en cuenta que las actividades determinadas son las que agregan valor a la propuesta de negocio, se logra importantes ventajas competitivas al utilizar el outsourcing para aquellas actividades que no fueron identificadas como relevantes.Es decir por medio del outsourcing se mejora el enfoque estratégico de la organización.Para implementar el outsourcing es necesario un profundo análisis de procesos internos de una organización con la finalidad de poner en marcha los cambios necesarios para lograr un cambio en la gestión.IMPORTANCIA DEL OUTSOURCINGEn un mundo globalizado el outsourcing adquiere gran importancia para ser competitivo ya que constituye, junto con las tecnologías de la información, una de las principales herramientas de gestión.Por ejemplo:Cuando se desarma una computadora marca COMPAQ, se observa que una pieza es hecha en Tailandia, otra en Singapur, el diseño es hecho en Canadá, se fabrica en México, se distribuye en Sudamérica y finalmente es comprada en Perú.Este ejemplo ilustra que en este nuevo milenio el outsourcing cobrara mayor importancia, ya que los responsables de conducir las empresas no piensan en hacer todo ellos solos, sino que realizar las negociaciones en busca de especialistas para gestionar cada área de la organización así mejorar el producto y el servicio final.En esta misma competitividad hace que las empresas tengan que replantearse hacia nuevas estrategias y procesos, sean estos realizados dentro de la misma empresa o fuera de esta.MOTIVOS DE MEJJORA DEL VALOR FINALPermite mejorar ante el cliente la credibilidad, imagen. Calidad de servicio y operatividad de una actividad en la que la empresa pudiera no ser competitiva y existen en el mercado otros que son competitivos en dicha actividad...Por ejemplo:Traslado el despacho a la mercadería a un outsourcing que lo hace mejor.

MOTIVOS DE COSTOEs posible reducir costos a través de un mejor servicio y operatividad del producto de un proveedor outsourcing. Se pueden reducir costos si al comparar los costos propios de la empresa por actividades frente el que se ofrece al mercado de outsourcings resultara que el costo de la empresa es mayor que el outsourcing, en el sector o industria en que se ubica la empresa. Se reducen los costos y el personal pues el valor monetario que significa dicha nomina ya no forma parte de la empresa contratante del servicio outsourcing.Permite convertir los costos fijos en costos variables. Por ejemplo: no se necesita un almacén a una tarifa variable de acuerdo el volumen.Facilidad para identificar los costos, Ya que el costo de outsourcing se puede manejar con una sola factura.MOTIVOS FINANCIEROS Se reducen los costos financieros porque no se financian la compra de activos.Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnológico.Se libera recursos para otros propósitos ya que cuentan con mayor liquidez.MOYIVOS DE FUERZA DE VENTAS Permite ganar mercado, acceso y oportunidades de negocio a través del outsourcing se puede vender bienes o servicios, por medio de un tercero especialista el cual cuente con una cartera de clientes y vendedores con relaciones.Ahorro de inversión en representantes de la empresa mediante el empleo de un tercero distribuidor en la región determinada en un lugar de invertir en propios representantes.DIFICULTADES QUE EL OUTSOURCING PUEDE GENMERARQue la lealtad de los empleados que siguen en la empresa baje, debido a la reducción de puestos de trabajo.Baja de la moral de los empleados en general. (No solo para los que fueron reemplazados).Perder el control sobre el proveedor del outsourcing (servicio).Perder la confidencialidad.Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del proveedor de servicios con lo cual la empresa puede perder contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar productos y procesos.El proveedor de servicio al aprender y tener conocimiento del producto o proceso en cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una empresa propia y se convierta proveedor servicio en competidor.Alto costo en el cambio de proveedor de servicio de outsourcing en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.VEMTAJAS Abarata los costos de producción.Facilita la obtención de productos de mejor calidad.Reduce la obtención de productos de mejor calidad.Permite a la organización a dedicarse a las tareas de mayor rentabilidad.

DESVENTAJASGenerar poca lealtad hacia la organización a la cual se presta el servicio.Fomenta irregularidades en la contratación de los trabajadores.Elimina puestos de trabajo en el país de origen del contratante, especialmente cuando se aplica la deslocalización.

CONCLUSIONESAl contratar un servicio de outsourcing, las organizaciones pueden enfocarse más en la principal actividad de su negocio.El outsourcing se lo debe realizar siempre y cuando la empresa tenga la certeza de tener el menor costo y maximizando los beneficios.El outsourcing se da en un ambiente de cooperación entre dos empresas, es decir, dos organizaciones con distintos objetivos y planteamientos estratégicos, se fusionan para poder compartir un mismo ideal, en servir al cliente y obtener un mayor beneficio o utilidad.

RECOMENDACIONESEs recomendable el planteamiento de comenzar cualquier proceso de outsourcing de forma escalonada y en fases independientes, para poder ir midiendo el impacto y corregir cualquier desviación.Es recomendable, el mantener un contacto continuo con la empre en la que se ha contratado el servicio, evaluando continuamente el funcionamiento del área en el que se ha prestado el servicio y comparando los resultados continuamente, para verificar si esta cumple con los objetivos planteados inicialmente.