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Outlook 2003 Ing. Karla Marlen Quintero Alvarez Lic. José Ricardo Fernández Ruíz Microsoft Office
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Outlook 2003
Ing. Karla Marlen Quintero Alvarez
Lic. José Ricardo Fernández Ruíz
Microsoft Off i ce
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DIRECTORIO
Ing. José María Leal Gutiérrez
Rector
Lic. Joel Vásquez Ibarra
Director
Lic. Ma. Lourdes González Vargas
Secretaria Académica
Lic. Juan Carlos Rea Anguiano
Secretario Administrativo
2
PRESENTACIÓN
El uso de Internet se ha expandido drásticamente en las últimas dos décadas y
con ello los servicios que ofrece. De estos, el que ha tenido más impacto en la
sociedad es el correo electrónico.
El correo electrónico como herramienta de comunicación ofrece grandes
ventajas a quienes lo usan, ya que transmite un mensaje en cuestión de
segundos a través de agrandes distancias. Actualmente es fácil crear una
cuenta ya que hay páginas de Internet que ofrecen este servicio de forma
gratuita.
Al igual, hay programas que además de manejar el correo electrónico
administran información personal que permiten a los usuarios la organización
de las actividades que realizan. La suite de Microsoft Office incluye un
programa con todas estas ventajas, Outlook. Y es, uno de los programas más
utilizados a nivel mundial.
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ÍNDICE
Página
1. Introducción al correo electrónico ………………………… 5
1.1 Historia del Correo electrónico ………………………… 5
2. Fundamentos de Outlook ………………………… 6
2.1 Área de trabajo de Outlook ………………………… 6
2.2 Configurar cuentas de correo electrónico ………………………… 7
2.3 Agregar ó cambiar carpetas ………………………… 9
2.4 Activar ó desactivar Panel de exploración ………………………… 10
2.5 Vistas de Outlook ………………………… 10
2.6 Organización automática ………………………… 12
2.7 Crear, renombrar ó eliminar carpetas ………………………… 13
2.8 Opciones de Outlook ………………………… 14
3. Crear y leer mensajes ………………………… 17
3.1 Nuevo mensaje ………………………… 17
3.1.1 Adjuntar archivos y elementos ………………………… 18
3.1.2 Enviar mensaje ………………………… 19
3.2 Leer mensaje ………………………… 20
3.2.1 Responder, Responder a todos y Reenviar
………………………… 21
3.3 Cambiar formato de los mensajes ………………………… 21
4. Crear y administrar contactos ………………………… 23
4.1 Crear un contacto ………………………… 23
4.2 Agregar contactos de la misma organización ………………………… 24
4.3 Definir una categoría para un contacto ………………………… 25
4.4 Libreta de direcciones ………………………… 25
4.5 Lista de distribución ………………………… 26
4.6 Exportar e importar lista de contactos ………………………… 27
5. Tips para el uso de correo electrónico ………………………… 28
6. Administración de mensajes ………………………… 29
6.1 Copiar ó mover mensajes ………………………… 29
6.2 Guardar un mensaje ………………………… 29
6.3 Imprimir ………………………… 30
6.4 Opciones de mensaje ………………………… 30
6.5 Bloquear mensajes no deseados ………………………… 31
7. Calendario ………………………… 32
7.1 Opciones de calendario ………………………… 32
7.2 Agregar cita al calendario ………………………… 32
7.3 Crear categorías ………………………… 34
7.4 Programar reuniones ………………………… 36
7.5 Programar evento ………………………… 36
7.6 Crear una cita, reunión o evento
………………………… 37
7.7 Activar diario ………………………… 38
4
ÍNDICE
Página
8. Crear y administrar tareas y notas ………………………… 39
8.1 Tareas ………………………… 39
8.2 Solicitar una tarea ………………………… 39
8.3 Crear una tarea periódica ………………………… 40
8.4 Nota ………………………… 41
8.5 Opciones de Nota ………………………… 41
8.6 Opciones de vista de Nota ………………………… 42
Bibliografía ………………………… 43
5
1. Introducción al correo electrónico
Que es el correo electrónico? Es un servicio de Internet que permite
comunicarnos a cualquier parte del mundo y, es conocido comúnmente como
e-mail.
Es una herramienta moderna que de forma fácil, rápida y económica nos
permite enviar mensajes instantáneamente. Estos mensajes pueden ir
acompañados de archivos, imágenes u otro tipo de documentos. Para ello solo
es necesario tener una computadora con acceso a Internet.
Los correos electrónicos pueden ser públicos o privados; los primeros
regularmente son gratuitos y sólo es necesario crear una cuenta para poder
accederlos. Mientras que los privados son programas bajo licencia en donde
tienes que pertenecer a una empresa para poder tener derecho a trabajar con
ellos.
1.1 Historia del correo electrónico
1971: Ray Tomlinson crea un programa de correo electrónico.
1972: Ray Tomlinson elige el símbolo de @ (en tal lugar), para señalar el
destinatario del mensaje.
1975: Steve Walter crea la primera lista de distribución de correo electrónico de
ARPANET, MsgGroup.
1977: Crea el RFC 733 (Standard for the format of ARPA Net-work Text
Messages) en donde se definen las normas para enviar y recibir correos
electrónicos.
1990: Aparece Eudora.
1994: Crea el RFC 1725 (Post Office Protocol –ver. 3) destinado al protocolo de
correo electrónico POP 3.
1996: Aparece Outlook de Microsoft, que anteriormente era conocido como
Internet Mail and News 1.0.
1999: Se utiliza el correo electrónico como medio de propagación del virus
Melissa.
Índice
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2. Fundamentos de Outlook
Outlook es un programa de la suite de Microsoft Office que se encarga de organizar
información, administrar tiempo y enviar y recibir correos electrónicos.
Ofrece varias opciones de trabajo como: automatizar y programar tareas, calendarios,
lista de contactos, mensajería instantánea, seguridad y privacidad, notas y diario entre
otros más.
Acceder a Microsoft Outlook
Inicio-Programas-Microsoft Outlook
Inicio-Ejecutar-Outlook-aceptar
2.1 Área de trabajo de Outlook
Panel de
exploración
Barra de herramientas
estandar
Barra de menú
Panel de lectura
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Barra de menú: ejecuta los comandos de Outlook, de forma precisa muestra solo los
comandos más importantes y los que esta utilizando el usuario.
Barra de herramientas estándar: permite ejecutar de manera rápida a través de sus
iconos los comandos más utilizados por el usuario.
Panel de exploración: incluye los accesos directos a las opciones usadas
frecuentemente.
Correo electrónico: enviar y leer mensajes de texto.
Calendario: programar actividades, citas ó reuniones.
Contactos: crea una lista de las personas con que se tiene comunicación.
Tareas: programar actividades personales.
Notas: se puede utilizar como post-it en el escritorio como recordatorio.
Lista de carpetas: muestra las carpetas creadas por el usuario.
Accesos directos: agrega ó elimina carpetas en el panel de exploración.
2.2 Configurar cuentas de correo electrónico
En Outlook pueden configurarse varias cuentas de correo tanto de servidores públicos
como privados.
Pasos:
1. Ejecutar Outlook.
2. Escribir el nombre del perfil (personal, empresa).
Nota: En instalaciones nuevas de Outlook este paso puede no ser necesario. 3. Se inicia el asistente de Outlook. Desde aquí se pueden configurar nuevas cuentas de correo electrónico, ó bien, crear ó importar listas de distribución.
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Para iniciar Outlook escogemos la opción Agregar una nueva cuenta de correo electrónico.
4. Escoger el tipo de servidor donde se entra la cuenta de correo. Seleccionar HTTP y siguiente. 5. Configurar correctamente con los datos personales de la cuenta y presionar siguiente.
6. En la última venta presionar Finalizar.
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Configurara botones
2.3 Agregar ó cambiar carpetas
La lista de las carpetas que aparecen al final del panel de exploración pueden
cambiarse y dejar así solo las más utilizadas.
Pasos:
1. Ir al icono Configurar botones.
1.1 Mostar más botones: expande las carpetas configuradas en el panel de
exploración.
1.2 Mostrar menos botones: oculta de una por una las carpetas del panel.
1.3 Opciones del panel de exploración: organiza y activa ó desactiva las carpetas que
estarán visibles.
1.4 Agregar ó quitar botones: acceso directo para activar ó desactivar carpetas.
Opción del menú: Ir
En el menú podemos encontrar las opciones para movernos de carpeta. Ejecutando
desde el menú Ir, las opciones deseadas como: Correo, calendario, contactos, tareas,
notas.
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2.4 Activar ó desactivar el panel de exploración Menú Ver-Panel de exploración.
Cambiar panel de lectura
El panel de lectura es la
ventana donde se
mostrarán las acciones e
información a manejar.
Puede configurarse a la
derecha, inferior ó bien
desactivarlo.
2.5 Vistas de Outlook
Las carpetas como correo, calendario, contactos, notas, tareas, etc., pueden
personalizar la vista del área en donde se va a trabajar. Para ello, es necesario
seleccionar el elemento con que se desee. A la vez, permite al usuario personalizar
sus vistas de acuerdo a sus gustos y necesidades.
Pasos:
1. Seleccionar el elemento en donde se modificará la vista.
2. Menú-Ver-Organizar por-Personalizar la vista actual.
3. Se habilita la ventana de trabajo con diferentes opciones a escoger como: Campos,
agrupar por, ordenar, filtrar, más opciones, formato automático, formato de columnas,
Índice
11
reestablecer vista actual. Cabe señalar que para las diferentes carpetas, algunas de
estas opciones estarán habilitadas ó deshabilitadas.
Ejemplo: Cambio de vista de
un elemento de las Carpetas
personales- Bandeja de
Entrada.
Campos: Modifica las opciones que aparecen en la vista (mensaje), agrega ó
elimina los campos que desee el usuario. Por ejemplo: Importancia, datos
adjuntos, de, asunto, recibido, entre otros. También puede modificarse el orden
de aparición de cada campo.
Agrupar por: Permite crear grupos dependiendo de ciertos elementos en
común de los datos. Por ejemplo: De (quien lo envía) ó Asunto (tema a tratar).
Ordenar: Ordena los datos de forma ascendente ó descendente según la
característica seleccionada.
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Filtrar: Define que elementos pueden verse en la vista actual.
Más opciones: Modifica el tipo de letra de las columnas, filas y vista previa
automática.
Formato automático: Define las característica del tipo de letra que se
mostrará en cada mensaje.
Formato de columnas: Configura el formato de las columnas.
2.6 Organización automática
En Outlook cada carpeta que se encuentra en el panel de exploración puede
personalizar la vista. Pero, también hay para cada una de ellas opciones automáticas
de vista de diseño que se encuentran en el Menú ver-Organizar por.
Por ejemplo: Cambio de la
vista actual a vista de citas
activas del calendario.
Pasos:
1. Ir a Calendario.
2. Menú Ver-Organizar por-
Vista actual.
3. Seleccionar Citas activas.
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2.7 Crear, renombrar ó eliminar carpetas
Podemos crear subcarpetas dentro de las diferentes opciones que tenemos en el
panel de exploración.
Por ejemplo: Crear una carpeta dentro de la Bandeja de entrada.
Crear:
1. Menú Archivo-Carpeta- Nueva
carpeta
2. Escribir el nombre: personales
3. En contenido de la carpeta,
seleccionar el tipo de carpeta que
será. Escoger: elementos de correo y
elementos para exponer.
4. Aceptar.
Renombrar:
1. Seleccionar la carpeta.
2. Menú archivo-carpeta-cambiar
nombre a ….
3. Escribir el nuevo nombre.
4. Aceptar.
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Eliminar:
1. Seleccionar la carpeta.
2. Menú archivo-carpeta-eliminar.
2.8 Opciones de Outlook
Desde el Menú Herramientas-Opciones, Outlook permite configurar como
predeterminadas algunas de las opciones de sus carpetas principales.
Preferencias:
Correo electrónico: Administra los mensajes y pueden habilitar ó deshabilitar
correos no deseados.
Calendario: Configura las
opciones principales del
calendario como la alerta y
delimitaciones de horarios y
días de trabajo.
Tareas: Cambia la vista de las
tareas y establece horarios
para avisos.
Contactos: Administra y
configura las opciones que
estarán disponibles a la hora
de agregar ó modificar un
usuario.
Notas: Configura el color y
letra de las notas.
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Configuración de correo:
Administra las cuentas de
correo electrónico permitiendo
agregar ó modificar algún
dato de la cuenta del usuario.
Así como también configura la
ruta del archivo de datos
donde se guardarán toda la
información que el usuario
maneje en esta cuenta
mediante Outlook.
Formato de correo:
Configura la apariencia del formato del mensaje. Además permite cambiar las
opciones de la vista de diseño del fondo y fuentes del mensaje.
En esta ventana en la parte
inferior, se encontrará las
Firmas. Aquí el usuario puede
configurar diferentes firmas
según sus cuentas ó
mensajes que envíe.
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Ortografía:
Opciones para modificar el lenguaje del diccionario y habilitar ó deshabilitar
sugerencias de ortografía.
Seguridad:
Configura opciones de restricción para los mensajes entrantes ó salientes.
Además de la autentificación de documentos originales.
Otros:
Pueden modificarse opciones del panel de exploración, panel de lectura y
configurar el tamaño del buzón.
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3. Crear y ver mensajes 3.1 Nuevo mensaje Para crear un nuevo mensaje en Outlook se requiere de una serie de pasos sencillos
que se verán a continuación.
Pasos:
1. Estar dentro de la carpeta de correo.
2. Menú Archivo-Nuevo-Mensaje.
3. Trabajar con la nueva ventana Mensaje sin título.
Nota: Esta ventana del mensaje es una ventana de Word pero con las opciones de
habilitadas de la barra de herramientas de correo electrónico.
Elementos del mensaje:
Para: Destinatario (s) principal (es) del mensaje.
CC: Con Copia hacia otros destinatarios.
CCO: Este campo se habilita en el botón Opciones-CCO, sirve para enviar una
copia oculta del mensaje, es decir, los demás destinatarios desconocen que
también se les envío una copia a estos usuarios.
Asunto: Si se desea puede escribirse un título al mensaje.
Adjuntar archivos
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3.1.1 Adjuntar archivos y elementos
Dentro de los mensajes a enviar pueden insertarse archivos (texto, imagen,
audio, etc.) ó elementos (tareas, citas, eventos, etc).
Pasos:
1. Localizar el botón de Insertar en la barra de herramientas de correo
electrónico.
1.1. Insertar un archivo.
1.1.1 Seleccionar el botón Insertar- Archivo.
1.1.2 Buscar el archivo a insertar dentro de la ventana de exploración.
1.1.3 Seleccionar el archivo y dar clic en Insertar.
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1.2. Insertar un elemento.
1.2.1 Seleccionar el Insertar-Elemento.
1.2.2 Buscar el elemento a insertar. Cabe señalar que, antes de tratar de
seleccionar este elemento es necesario crearlo previamente.
1.2.3 Seleccionar el elemento y dar clic en Aceptar.
3.1.2 Enviar Mensaje
Pasos:
1. Localizar el botón Enviar que se encuentra en la barra de herramientas de correo
electrónico.
2. Presionar Enviar.
Enviar
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3.2 Leer un mensaje
Pasos:
1. Entrar a la carpeta de correo.
2. Seleccionar el elemento que desea revisarse. Por ejemplo: Revisar el Buzón de
entrada.
3. Si se desea puede cambiarse la vista del panel de lectura en Ver-Panel de lectura-
Inferior, para que se vea como en la siguiente figura.
En la parte superior se aprecia la lista de correos que tiene el usuario y esta misma
ventana en la parte inferior se puede leer el mensaje.
En el momento que se selecciona un correo la barra de herramientas actual cambia
para mostrar las opciones que se pueden realizar con este mensaje. Y son: Eliminar,
Responder, Responder a todos, Reenviar y Enviar y Recibir.
Otra forma de leer el
correo, es dar doble clic
en el mensaje que desee
leerse. Automáticamente
se abrirá una nueva
ventana con las opciones
mencionadas
anteriormente.
Índice
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3.2.1 Responder, Responder a todos y Reenviar
Responder: Se utiliza para enviar al emisor del mensaje una respuesta,
automáticamente pone la dirección de correo del emisor.
1. Entrar al mensaje recibido.
2. Menú Acciones-Responder
Responder a todos: Sirve para enviar a todos los destinatarios adjuntos una respuesta
del mensaje.
1. Entrar al mensaje recibido.
2. Menú Acciones-Responder a todos.
Reenviar: Se utiliza para volver a enviar el mensaje a otros destinatarios.
1. Entrar al mensaje recibido.
2. Menú Acciones-Reenviar.
3.3 Cambiar el formato de los mensajes
Podemos determinar el formato deseado para nuestros futuros mensajes ya sea como
texto enriquecido ó como formato HTML.
Estas opciones pueden modificarse desde:
Menú Herramientas-Opciones-Formato de Correo.
Formato del mensaje.
Existen tres formas de configurar el formato de texto: HTML, para incluir etiquetas
de este lenguaje usados principalmente en páginas web; Texto enriquecido, puede
cambiar el formato de texto en forma básica (color, tipo de letra, tamaño, etc.) y
Texto sin formato, escribe el mensaje sin poder realizar cambios en las fuentes.
Diseño de fondo y fuentes.
En diseño de fuentes puede cambiarse para cada tipo de acción a realizar, por
ejemplo: al enviarse, recibir, reenviar, etc. Puede haber un formato de letra
diferente para cada una de ellas.
En Selector de diseño de fondo, se elige una plantilla para que sea fondo del
mensaje. También puede utilizarse un archivo de imagen para este fondo.
Firmas.
Cada cuenta de usuario que se configure en Outlook puede tener su tipo de firma
de mensaje.
En el botón firmas en la parte inferior se puede crear, modificar ó eliminar una
firma.
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Pasos:
1. Seleccionar el botón de firmas.
2. Dar clic en el botón nuevo.
3. Escribir el nombre de la firma a crear. Por ejemplo: Personal
4. Seleccionar la opción: Elegir una firma en blanco.
5. Esta nueva ventana se
escribe el contenido de la
firma y se puede modificar
el tipo de fuente,
interlineado ó eliminar el
contenido.
6. Al terminar de redactar la
firma se presiona finalizar y
aceptar.
Una vez creada la firma se puede define que tipo de mensajes cubrirá.
Firmas para mensajes nuevos.
Firmas para respuestas ó reenvíos.
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4. Crear y administrar contactos
El contacto es un usuario que brinda datos elementales para pertenecer a una lista de
empleados, familiares, conocidos, etc. Outlook permite administrar esta lista y tomarla
para usarla en el envío de mensajes, en la creaciones de citas ó reuniones, entre otras
cosas.
4.1 Crear un contacto
Pasos:
1. Entrar a la carpeta de contactos.
2. Menú Archivo-Nuevo-Contacto.
3. Llenan los datos principales del contacto: Nombre, dirección, correo electrónico, etc.
5. Es posible también agregar una fotografía al contacto. En el icono de imagen, este
archivo debe tener tamaño en disco moderado.
4. Por último, dar clic al botón Guardar y cerrar.
Nota: Si se desea hacer una modificación de un contacto sólo es necesario entrar a los
datos del usuario y cambiar la información, por último dar clic en Guardar y cerrar.
Existen otras opciones que pueden dar más datos del contacto como: Detalles,
Actividades, Certificados y Todos los campos.
Guardar
y cerrar
Icono de
imagen
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4.2 Agregar contactos de la misma organización Si se desea agregar contactos de la misma organización que contenga los mismos datos de la empresa hay que seguir estos pasos: 1. Seleccionar el contacto con la información adecuada. 2. Ir al Menú Acciones- Agregar contacto de la misma organización. 3. Se llenan el nombre, correo electrónico y si se desea más datos personales.
Eliminar un contacto
Pasos:
1. Seleccionar el contacto.
2. Ir a Menú Edición- Eliminar.
Buscar un contacto
Pasos:
1. Localizar en la barra de herramientas el icono Buscar.
2. Escribir en el recuadro blanco el dato del contacto a buscar.
3. Presionar la tecla enter.
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4.3 Definir una categoría para un contacto
1. Localizar el botón Categoría que se encuentra en la parte inferior del contacto, dar
clic.
2. En la nueva ventana seleccionar la categoría a que pertenece el contacto.
3. Aceptar y Guardar y cerrar.
4.4 Libreta de direcciones
De forma automática Outlook crea una libreta de direcciones, esta es una lista de
contactos que pueden utilizarse para localizar nombres ó direcciones de correo
electrónico.
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4.5 Lista de distribución
Para enviar un mensaje a un grupo de personas, se puede crear una lista de
distribución que es, un conjunto de contactos. Para crear la lista es necesario
realizar:
1. Ir a Menú Archivo-Nuevo-Lista de distribución.
2. En la pestaña Nombre, escribir el nombre del grupo. Por ejemplo: compañía
3. Dar clic en el botón Seleccionar integrantes.
4. De la lista, seleccionar el ó los contactos haciendo clic en el botón Integrantes.
5. Dar clic en Aceptar.
6. Guardar y cerrar.
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4.6 Exportar e importar una lista de contactos
Exportar:
1. Menú Archivo- Importar y exportar.
2. Seleccionar Exportar un archivo-Siguiente.
3. Seleccionar Valores separados por comas (Windows)-Siguiente.
4. Seleccionar la carpeta a exportar-Siguiente. Por ejemplo: Contactos
5. Dar clic en el botón Examinar para guardar el archivo exportado. Es
necesario tener una ubicación en la unidad de almacenamiento y dar un
nombre. Dar clic en Exportar.
6. Seleccionar Finalizar.
Importar:
1. Menú Archivo- Importar y exportar.
2. Seleccionar Importar de otro programa o archivo-siguiente.
3. Seleccionar Valores separados por comas (Windows)-Siguiente.
4. Seleccionar en el botón examinar la ruta del archivo donde a importar.
5. Seleccionar las Opciones deseadas por el usuario.
6. Seleccionar la carpeta destino-Siguiente.
7. Seleccionar Finalizar.
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5. Tips para el uso de correo electrónico
Cuando se maneja una cuenta de correo electrónico en donde hay información
personal de suma importancia, es necesario tomar en cuenta ciertas medidas
para un manejo correcto y seguro de las cuentas. Entre las más importantes
son:
Usar una contraseña confidencial y que no sea fácil de adivinar.
Revisar el correo regularmente, a fin de evitar un almacenamiento de
información que nos impide ver lo realmente importante.
No se puede revisar la información dirigida hacia otra persona.
La persona que envía los mensajes es responsable del contenido del
mismo.
Procurar ser claro en el texto del mensaje.
Incluir siempre una firma al final del mensaje.
Revisar los archivos que se anexan, procurando que sea de un tamaño
moderado que permitan el envío rápido del mensaje. Además, revisar de
virus todos estos archivos antes de anexarse.
Usar letra legible.
Si se usa emoticons (símbolos que representan emociones) que sea de
manera que ayude a un mejor entendimiento del mensaje.
No utilizar el correo electrónico de una empresa para enviar mensajes
personales como: postales, música, etc. En este caso, es mejor habilitar
una cuenta gratuita de Internet.
Organizar los destinatarios de un correo a través de grupos ó listas de
distribución permitirá una mejor uso correo, aprovechando las
herramientas de CC y CCO.
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6. Administración de mensajes
6.1 Copiar ó mover mensajes
Pasos:
1. Seleccionar el mensaje a mover ó copiar.
2. Ir a Menú Edición-Copiar en una carpeta.
3. Seleccionar la carpeta donde se copiara el mensaje.
4. Dar clic en Aceptar.
Nota: Utilizar la opción Mover a una carpeta cambiará de lugar el mensaje, es decir, lo
quitará de el origen y lo pondrá en la carpeta destino.
6.2 Guardar un mensaje
Pasos:
1. Abrir con doble clic el mensaje a
guardar.
2. Ir a Menú Archivo-Guardar
como.
3. Seleccionar la ubicación destino
del mensaje.
4. Escribir el nombre del archivo.
5. Dar clic en Guardar.
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6.3 Imprimir
Pasos:
1. Seleccionar el mensaje a imprimir.
2. Ir a Menú Archivo-
Imprimir.
3. Seleccionar la
impresora.
4. Escoger el número
de copias.
5. Dar clic en el botón
Aceptar.
6.4 Opciones del mensaje
Antes de enviar un mensaje pueden activarse algunas opciones para una
adecuada administración de los mensajes.
Pasos:
1. Crear el mensaje.
2. Dar clic en el botón Opciones que se encuentra en la barra de herramientas
de correo electrónico. Se pueden configurar las siguientes opciones:
Configurar importancia: permite definir el nivel de importancia que
tiene el correo.
Opciones de votación y
seguimiento: ayuda a
configurar si quiere recibir
notificación de que el
mensaje a llegado a su
destinatario y sí ha sido
leído.
Opciones de entrega:
Verifica el tiempo de
caducidad del mensaje.
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6.5 Bloquear correos no deseados
Pasos:
1. Ir a Menú Acciones-Correo electrónico no deseado.
2. Seleccionar la opción Opciones para el correo no deseado.
3. Ir a la pestaña remitentes bloqueados.
4. Dar clic al botón Agregar. Se
puede escribir una dirección de
correo electrónico ó bien un
nombre de dominio de Internet.
5. Dar clic en Aceptar.
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7. Calendario
El Calendario de Outlook permite programar y planificar correos, reuniones,
eventos. Además de poder administrar la jornada laboral con que se trabajará.
7.1 Opciones de calendario
Pasos:
1. Ir a Menú Herramientas-Opciones.
2. Dar clic al botón de opciones de calendario.
Configurar semana laboral: Se habilitan los días que están disponibles para
realizar las actividades de la empresa. Además de fijar las horas de inicio y fin
del día.
Opciones de calendario: Se configura para que el usuario puede proponer
horarios para algún evento ó reunión. Además de poder modificar el diseño de
fondo del calendario.
Opciones avanzadas: Aquí se configura las opciones para enviar
convocatorias por Internet. También, puede configurarse la zona horaria.
7.2 Agregar una cita al calendario
En Outlook, las actividades que se programan son llamadas citas.
Pasos:
1. Seleccionar la carpeta de Calendario.
2. Ir a Menú Archivo-Nuevo-Cita.
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3. Se llenan los datos que pide la cita.
Asunto: Descripción de la cita.
Ubicación: Lugar donde se realizará.
Comienzo: Específica fecha y hora de inicio de la cita.
Fin: Específica fecha y hora de termino de la cita.
Aviso: Configura un mensaje que avisa previamente de la cita programada.
4. Dar clic al botón Guardar y cerrar.
Modificar una cita
Pasos:
1. Abrir el calendario y buscar la cita.
2. Seleccionar la cita.
3. Ir al Menú Archivo-Abrir-Elementos seleccionados.
Vincular a un contacto
Pasos:
1. Abrir desde el menú archivo la cita a vincular.
2. Localizar en la ventana de la cita el botón de Contactos que se encuentra en
la parte inferior.
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Apuntes:
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3. Dar clic al botón.
4. Seleccionar el (los) contacto (s), dar clic en Aceptar.
5. Guardar y cerrar.
7.3 Crear Categorías
Pasos:
1. Seleccionar la carpeta de calendario.
2. Ir a Menú Herramientas-Organizar.
3. Se habilita la sección Organizar.
4. En el recuadro blanco que pertenece a opción Crear una nueva categoría llamada,
escribir el nombre de la categoría.
5. Dar clic al botón Crear.
Nota: Crear categorías también pude realizarse en otras carpetas del panel de
exploración.
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Apuntes:
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Otra forma de agregar categorías en Outlook es:
1. Ir al Menú Edición-Categorías.
2. Escribir en el recuadro el nombre
de la categoría.
3. Dar clic al botón Agregar a la lista.
4. Pueden activarse otras categorías
de la lista que se encuentra
disponible.
5. Dar clic en Aceptar.
7.4 Programar reuniones
La reunión, es una cita pero a la cual se invitan a varias personas por lo que es
necesario contar con varios recursos.
Pasos:
1. Ir al Menú Archivo-Nuevo-
Convocatoria de reunión.
2. En la ventana de la convocatoria en
el botón Para, seleccionar los
integrantes de la reunión. Según el
grado de importancia de cada
asistente se acomoda en los espacios:
Necesario, Opcional, Recursos. Dar
clic en Aceptar.
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Apuntes:
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3. Llenar los datos de la reunión (Asunto, fecha, hora, ubicación, etc.)
4. Dar clic al botón Enviar.
7.5 Programar un evento
Un evento dura 24 horas y en algunos casos estos son repetitivos. Para
programar un evento es necesario:
1. Ir a Menú Acciones-Nuevo evento todo el día.
2. Llenar los datos necesarios.
3. Habilitar la invitación a los asistentes.
4. Escribir la dirección correspondiente.
5. Dar clic al botón Enviar.
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Apuntes:
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7.6 Crear una cita, reunión o evento de forma periódica Pueden programarse citas periódicas que sean fijadas para un cierto tipo de
personas.
Pasos:
1. Crear la cita.
2. Seleccionar el botón Periodicidad que se encuentra en la barra de
herramientas.
3. Configurar las fechas de las citas.
Hora de la cita: Programa la hora de inicio y fin de la cita.
Frecuencia: Se puede configurar por día, semana, mes ó año.
Intevalo de repetición: Indica la fecha de inicio y fin de la repetición.
4. Dar clic en Aceptar.
5. Guardar y cerrar.
Imprimir Calendario
Pasos:
1. Activar el calendario.
2. Ir a Menú Archivo-Imprimir.
3. Seleccionar la impresora.
4. Fijar el número de copias.
5. Dar clic al botón imprimir.
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7.7 Activar el diario
Un Diario es un conjunto de anotaciones diarias de los eventos realizados.
Outlook ofrece el diario como opción para registrar las actividades diarias
dentro del programa.
Pasos:
1. Menú Ir-Diario.
2. Responder Sí a la ventana que pregunta si se desea activar el diario.
3. Activar las casillas que contengan la información que se desea guardar.
4. Dar clic en el botón Aceptar.
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8. Crear y administrar tareas y notas
8.1 Tareas
Una tarea es el seguimiento de una actividad a realizar desde el inicio hasta el fin.
Para crear una tarea se requieren de una serie de pasos como los siguientes:
Pasos:
1. Menú Ir a-Tareas.
2. Menú Archivo-Nuevo-Tarea.
3. Llenar la ventana con los datos de la nueva tarea.
Asunto.
Vencimiento.
Inicio.
Estado: o comenzada, en curso, completada, etc.
Prioridad: Alta, normal, baja.
Aviso: mensaje de alerta de la tarea a realizar.
4. Guardar y cerrar.
8.2 Solicitar una tarea
A través de Outlook podemos asignar una tarea a determinadas personas.
Pasos:
1. Ir a Menú archivo-nuevo-solicitud de tarea.
2. Llenar los datos de la tarea.
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Apuntes:
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3. En el espacio Para, poner la dirección destino ó bien, buscar en la lista de
distribución el contacto asignado.
4. Dar clic al botón Enviar.
8.3 Crear una tarea periódica
1. Crear la tarea
2. Seleccionar el botón Periodicidad que se encuentra en la barra de
herramientas.
3. Configurar las fechas de las citas.
Hora de la cita: Programa la hora de inicio y fin de la cita.
Frecuencia: Se puede configurar por día, semana, mes ó año.
Intervalo de repetición: Indica la fecha de inicio y fin de la repetición.
4. Dar clic en Aceptar.
5. Guardar y cerrar.
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Apuntes:
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8.4 Notas
Las notas son un tipo de papel adhesivo electrónico. Sirven principalmente
para escribir datos importantes que recordar.
Pasos:
1. Menú Ir-Notas.
2. Menú Archivo-Nuevo-Nota.
3. Aparece un recuadro, generalmente de color amarillo. Aquí se puede escribir
el texto que se desee.
Nota: el texto que se escriba en la primera línea será el título de la nota.
4. Para cerrar dar clic en la X de la parte superior derecha de la nota.
8.5 Opciones de Notas
Pasos:
1. Ir a Menú Herramientas-Opciones.
2. Dar clic al botón Opciones de Notas que se encuentra en la parte inferior.
3. Cambiar las opciones de:
Color: Azul, Verde, Fucsia,
Amarillo, Blanco.
Tamaño: Pequeño,
Mediano, Grande.
Fuente: Color, tipo, tamaño
de la letra.
4. Dar clic en Aceptar.
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Eliminar una nota
Pasos:
1. Seleccionar la nota a eliminar.
2. Ir a Menú Edición-Eliminar.
8.6 Opciones de vista de nota
El icono de notas que se encuentra en la parte superior izquierda, sirve también
para desplegar una lista de opción disponibles para las notas.
Desde aquí se puede crear una nueva nota ó bien hasta agregar una categoría
ó contactos.
Icono de notas
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Bibliografía
Empresarios del Futuro 2003. Certificación Microsoft Office Specialist. Unidad
Outlook. (2005). Educational Technology Consulting.
Referencias
http://www.microsoft.com
http://empleo.universia.es/contenidoshtml/emprendedores/universidades_empr
endedoras/images
