ORGANIZACION DE LA EMPRESA

• Concepto e Importancia• Elementos básicos• Principios Generales• Clases o tipos de Organización-

Características de los tipos de organización Ventajas y Desventajas de cada una

• Departamentalización • Tipos-Ventajas y desventajas de cada uno

Centralización, descentralización descongestión Diseño Organizacional

CONTENIDOS

• Tipos de organigramas Normas para su diseño Presentación: organigramas

• Normativas: manuales• Instructivos• Proceso paras establecer una organización• Ciclo de vida organizaciones• Lección escrita

CONTENIDOS

D

Que es estructura organizacional?

Conjunto de funciones y relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

(Strategor).

Conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.

(Mintzberg).

ORGANIZACIÓN

D

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar de manera conjunta de forma optima para alcanzar las metas fijadas en la planificación.

ORGANIZACIÓN

D

Elementos de la organización:

Objetivos verificables (cualitativos), precisos (cuantitativos) y realizables.

Clara definición de deberes, derechos y actividades de cada persona.

Fijar el área de autoridad de cada persona. Saber como y donde obtener la información

necesaria para cada actividad.

ORGANIZACIÓN

D

Identificar y clasificar actividades a realizar en la empresa.

Agrupar las actividades. Asignar un director con autoridad para

supervisar y tomar decisiones Coordinar vertical y horizontalmente la

estructura resultante

QUE ES ORGANIZAR?

D

Eficacia: logro de los objetivos Eficiencia: obtención de los objetivos con el

mínimo costo posible.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

D

Formal (agrupamiento social que se establece de forma elaborada, se caracteriza por reglas, procedimiento y estructura jerárquica que ordenan relaciones entre sus miembros);

Informal (relaciones sociales que surgen en forma espontánea entre personal de la empresa).

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

D

Especialización (se crean unidades en función a la división de tareas);

Coordinación y áreas de mando; Formalización (existencia de normas,

procedimientos escritos y burocratización)

CARACTERISTICAS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

D

Tamaño Tecnología Entorno sectorial y social

FACTORES QUE DETERMINAN COMO ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

D

Integrar objetivos y planes Definir autoridad y establecer jerarquía Establecer las premisas de la jerarquía Definir necesidades de información y de flujo Personal de acuerdo a los objetivos a cumplir.

ACTIVIDADES PARA CREAR UNA ORGANIZACIÓN

D

Organización Funcional , reúne en un departamento a todos los que se dedican a una actividad o varias relacionadas, que se llaman funciones.

Organización por Producto , organización por división reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto, a todos los que están en cierta área geográfica o tratan a cierto tipo de cliente.

D

Organización Matricial , “sistema de mando múltiple” combina los beneficios de los dos tipos de diseño, al mismo tiempo que pretende evitar sus inconvenientes; cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo

D ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTALIZACION

La departamentalización es un medio para organizar las actividades de la empresa, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos, consiste en la coordinación en la combinación y/o agrupación adecuada de las actividades necesarias para la organización en departamentos específicos.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION

POR FUNCIONE S POR PRODUCTO S POR ÁREA GEOGRAFIC A POR CLIENTELA POR PROCESOS POR PROYECTOS

POR FUNCIONES

También denominada como departamentalización funcional, la cual consiste en agrupar actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan en la empresa. La división del trabajo hace que la organización se departamentalice de acuerdo con el criterio de similitud de funciones, en actividades agrupadas e identificadas por la misma clasificación funcional, como por ejemplo tenemos: producción, ventas y finanzas.

VENTAJAS

Es un reflejo lógico de las funciones.

Se conserva tanto la autoridad como la responsabilidad de las funciones principales.

Se sigue el principio de la especialización profesional. Se simplifica la capacitación.

Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima.

Se resta importancia a los objetivos generales de la empresa. El punto de vista del personal clave se especializa en exceso y se limita. Se reduce la coordinación entre funciones. La responsabilidad de las utilidades se concentra exclusivamente en la cima. Hay lenta adaptación a los cambios. Se limita el desarrollo de gerentes generales.

DESVENTAJAS

POR PRODUCTOS

La departamentalización por productos, tiene como piedra angular a los productos; es por ello que es necesario agrupar las actividades de acuerdo con el producto o servicio que ofrece la empresa. La base de este tipo de departamentalización es que para suplir un producto o servicio, deberán agruparse áreas (aunque sean diferentes) en un mismo departamento esta. En las empresas no industriales se denomina departamentalización por servicios. La diferencia está en que la agrupación de las actividades se basa en los servicios prestados en lugar de productos. (Ejemplo: los hospitales).

VENTAJAS

Dirige la atención y los esfuerzos a la línea de productos.

Facilita el uso del capital, las instalaciones, las habilidades y los conocimientos especializados.

Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios.

Mejora la coordinación de las actividades funcionales.

Asigna la responsabilidad de las utilidades al nivel divisional.

Proporciona una capacitación firme y perceptible para los gerentes generales.

• Requiere de más personas con capacidades en la gerencia general.

• Tiende a dificultar el control financiero de los servicios generales.

• Presenta un problema creciente de supervisión desde la alta gerencia.

DESVENTAJAS

POR AREA GEOGRAFICA

Se denomina departamentalización territorial o registral o por ubicación geográfica. Requiere diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo con la ubicación donde el trabajo se desempeñara, o con un área de mercado a ser servida por la empresa. La departamentalización territorial es bastante común en empresas que operan en amplias áreas geográficas. En este caso, puede ser importante que las actividades en una determinada área del territorio se agrupen y se asignen a un gerente.

VENTAJAS

Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.

Da importancia a mercados y problemas locales.

Mejora la coordinación de una región.

Aprovecha las economías de las operaciones locales.

Mejora la comunicación directa con los interesados en la localidad.

Proporciona una capacitación firme y perceptible para los gerentes generales.

• Requiere de más personas capacitadas en la gerencia general.

• Tiende a hacer difícil la conservación de los principales servicios financieros y puede requerir de otros servicios, como personal o compras, en la región.

• Dificulta el control a la alta gerencia

DESVENTAJAS

POR CLIENTELA

Involucra la diferenciación y la agrupación de las actividades según el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo.

Las características que se deben tener en cuenta son: edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor, etc.).

La departamentalización por clientes refleja en la organización, la importancia que esta le da al cliente, es decir el cliente es rey de la organización, es un criterio importante cuando las organizaciones tratan con diferentes clases de clientes, con diferentes características y necesidades.

VENTAJAS

Alienta el enfoque en las necesidades de los clientes.

Da a los clientes la sensación de que tienen un proveedor comprensivo (el banquero).

Desarrolla experiencias en las áreas de clientes.

• Puede ser difícil coordinar las operaciones entre las demandas de competitividad de los clientes.

• Requiere de gerentes y personal especializados en los problemas de los clientes.

• Es posible que los grupos de clientes no siempre estén bien definidos (p. ej., grandes empresas corporativas frente a otras empresas corporativas).

DESVENTAJAS

POR PROCESOS

También es conocida como departamentalización por etapas del proceso, por procesamiento o aun por equipo.

Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones.

En esta clase de departamentalización se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular.

VENTAJAS

Logra ventaja económica, usa tecnología especializada, utiliza habilidades especiales, simplifica la capacitación. Sin embargo, también detectaron desventajas, entre las que se encuentran:

Es difícil la coordinación de los departamentos, la responsabilidad de las utilidades está en la alta dirección y es inadecuada para el desarrollo de los gerentes generales.

• Es difícil la coordinación de los departamentos, la responsabilidad de las utilidades está en la alta dirección y es inadecuada para el desarrollo de los gerentes generales.

DESVENTAJAS

POR PROYECTOS

La agrupación u organización en la base de proyectos implica la diferenciación y la agrupación de las actividades en relación con las salidas y los resultados a uno o varios proyectos de la empresa.

Permite lograr un elevado grado de coordinación entre las partes involucradas, que abandonan sus posiciones anteriores para dedicarse temporalmente a determinado proyecto, que las absorbe por completo.

PRINCIPIOS QUE PERMITEN ADECUAR EL PROBLEMA DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

• Permite de mayor uso. El departamento que más se utiliza una actividad debe tenerla bajo su jurisdicción.

• Principio de mayor interés. El departamento que presente el mayor interés por una actividad debe supervisarla, pues se hace proficiente en ella..

• Principio de separación del control. Las actividades de control deben ser autónomas.

• Principio de supresión de la competencia. Se debe eliminar la competencia entre departamentos agrupando diversas actividades en un único departamento.


Como toda actividad debe trabajar secuencialmente, la departamentalización debe tener ciertas características básicas para aprovechar todas las oportunidades y ventajas con las que cuenta el servicio o producto, logrando de esta manera la culminación de cada uno de los objetivos establecidos, para ello se detallan a continuación una secuencia de actividades:


• Se debe clasificar y detallar cada una de las áreas y funciones que se desempeñan en las mismas.

• Organizar las actividades según su importancia y jerarquía.• Determinar los niveles de mando según las responsabilidades

y actividades que se desarrollan dentro la empresa. • Definir los canales de comunicación entre departamentos.• Delegar tareas en función a las diferentes capacidades de los

empleados. • Coordinar y relacionar todas las actividades para llegar a un

fin común.

CENTRALIZACION, DESCENTRALIZACION Y CONCENTRACION

La Centralización es una tendencia a concentrar la autoridad de toma de decisiones en un grupo reducido de personas, por ejemplo el estado administra y toma decisiones de un país.


• VENTAJAS

•Menores costos, por tener que disponer de menor cantidad de personal de apoyo repartido en

las actividades primarias.

•Unidad de manejo y de criterios en la organización y

mayor control.

• DESVENTAJAS

•La demora en la toma de decisiones y en la atención a las necesidades de las actividades

primarias.

•Por los bajos niveles de• autonomía y bajos niveles de

autocontrol.


La utilidad que la centralización brinda dentro de la empresa es trabajar como cerebro o dirección mediante el poder de donde parten ordenes y decisiones las cuales ponen en funcionamiento a cada una de las partes de la organización.

CENTRALIZACION - VENTAJAS

• La organización funciona con pocos jefes.• Uniformidad en la toma de decisiones y en la

aplicación de políticas y métodos.• Las decisiones son tomadas por la gente más

entrenada y preparada.• La dirección es ejercida por aquellos que

tienen una visión global de la organización.

CENTRALIZACION - DESVENTAJAS

• Los decisores no tiene contacto estrecho con las personas y situaciones involucradas.

• Se incrementa el grado de distorsión en la información dado la cantidad de personas involucradas en su generación y transmisión.

• No permite el desarrollo de los niveles más bajos de la organización.

• Puede ocasionar demoras en la llegada de la orientación a los niveles inferiores.

CENTRALIZACION - DESVENTAJAS

• Puede ocasionar demoras en la llegada de la orientación a los niveles inferiores.

• Es generadora de sobrecarga en el trabajo de los directivos superiores.

• No se toman las mejores decisiones porque, generalmente, se carece del conocimiento directo del que realiza el trabajo.

• Disminuye la motivación debido a la poca participación en las decisiones.

• Los ejecutores realizan una labor reactiva (responden ante el hecho y no proactivamente), limitando así el éxito.

UTILIDAD DE LA CENTRALIZACION

La utilidad que la centralización brinda dentro de la empresa es trabajar como cerebro o dirección mediante el poder de donde parten ordenes y decisiones las cuales ponen en funcionamiento a cada una de las partes de la organización.

TIPOS DE CENTRALIZACION

CENTRALIZACIÓN DE DESEMPEÑO CENTRALIZACIÓN DEPARTAMENTAL CENTRALIZACIÓN COMO ASPECTO DE LA

ADMINISTRACIÓN.

LA DESCENTRALIZACION

La administración descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de decidir, y conserva sólo los controles necesarios en los altos niveles.El grado en que conviene centralizar o descentralizar depende de muchos factores, entre los que cabe destacar: a) El tamaño de la empresa b) La capacidad y experiencia de los jefes

con los que se cuenta c) La cantidad de controles que puedan

establecerse

LA DESCENTRALIZACION - VENTAJAS

• Los jefes están más cerca del punto donde deben tomarse las decisiones.

• Disminuye los atrasos causados por consultas.• Permite aumentar la eficiencia aprovechando tiempo y aptitud de

funcionarios.• Permite mejorar la calidad de las decisiones aliviando a jefes del

exceso de trabajo decisorio.• La cantidad de papel debido al trámite de documentación del

personal de las oficinas centrales puede reducirse.• Los gastos de coordinación pueden ser reducidos debido a la

mayor autonomía para tomar decisiones.

LA DESCENTRALIZACION - DESVENTAJAS

• Alta de uniformidad en las decisiones, insuficiente aprovechamiento de los especialistas (están concentrados en las oficinas centrales),

• Falta de equipo apropiado o de funcionarios en el campo de actuación (al descentralizar se debe capacitar).

LA DESCENTRALIZACION

La descentralización distribuye la autoridad por departamentos o secciones, es decir, basándose en la organización funcional.

DESCENTRALIZACIÓN POLÍTICA DESCENTRALIZACIÓN ADMINISTRATIVA : La Desconcentración La Delegación La DevoluciónDESCENTRALIZACIÓN FISCAL

LA CONCENTRACION

Concentración es la acción y efecto de concentrar o concentrarse (reunir en un punto lo que estaba separado, reducir en ciertas sustancias el líquido para disminuir su volumen, reflexionar profundamente). La concentración mental, por otra parte, es el proceso de la mente que consiste en centrar voluntariamente la atención sobre un objetivo. A través de la concentración, la persona deja momentáneamente de lado todo aquello que puede interferir en su capacidad de atención.

LA CONCENTRACION - VENTAJAS

• Mejor posición en los mercados locales por su trato mas directo con el cliente.

• Mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios.• Menor conflictividad laboral.• Mayor adaptabilidad para satisfacer las demandas

del mercado.• Menor inversión inicial.

LA CONCENTRACION - DESVENTAJAS

• Recursos financieros escasos y caros.• No tiene economías de escala.• Poco poder de negociación con proveedores y

clientes.• Escala de cualificación y competencia técnica de

sus trabajadores.• No poder utilizar grandes medios publicitarios.

NORMATIVAS: MANUALES

• El término normativa designa a la agrupación de normas que son plausibles de ser aplicadas a instancias de una determinada actividad o asunto. En tanto, una norma es aquel precepto que demanda un cumplimiento ineludible por parte de los individuos, es decir, no solamente deberemos cumplir las normas sino que la no observación de una supondrá un concreto castigo que puede acarrear el cumplimiento de una pena ya sea económica o penal.


• Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.


• El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.


• En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.


• También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa.

• Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.


• A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

• Tratamiento de No Conformidades• Auditoría Interna• Sistema de Mejora• Control de la documentación.

INSTRUCTIVOS

Un instructivo es un texto que tiene como finalidad dar cuenta del funcionamiento de algo en particular. Así, por ejemplo puede hacerse referencia a instructivos para el uso de un determinado dispositivo, o para la ejecución de un programa determinado, etc.; en este caso, el término se utiliza con asiduidad, pero existen otros en donde existe un mismo proceder pero se omite la expresión.

INSTRUCTIVOS

El instructivo da pautas que deben ser llevadas a cabo por aquel que las lee a efectos de tener algún resultado determinado. La longitud de un texto de estas características puede ser variada; en efecto, en algunas ocasiones alcanza una sola página y en otras puede requerir todo un libro.

http://definicion.mx/instructivo/

PROCESOS PARA ESTABLECER UNA ORGANIZACION

Un buen inicio es comenzar platicando con tu grupo el nombre que le darán a la organización. DECIDE EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN Recuerda que el nombre, también llamado “razón social” para fines legales, es muy importante pues será lo primero que se conozca de la asociación.


Debe ser corto o de lo contrario pensar en la posibilidad de usar siglas. De ser posible, el nombre debe describir a grandes rasgos la misión, las características o el trabajo de la organización. Sugerimos que prepares tres opciones de nombres, por si otra organización está utilizando ya alguna de las opciones que hayas elegido


REGISTRA EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ANTE LA SECRETARÍA DE RELACIONES EXTERIORESPara la constitución de una asociación, es necesario obtener un permiso de la Superintendencia de Compañías. Este mismo trámite permite también registrar la denominación o razón social (nombre de la asociación), de modo que sea exclusivo de tu organización y ningún otro grupo la pueda utilizar.


DECIDE EL OBJETO SOCIAL DE LA ORGANIZACIÓN. El objeto social debe ser suficientemente breve y específico para dejar en claro el propósito de la organización, ya que será la referencia futura de los miembros de la organización, los simpatizantes, los beneficiarios y los donantes de financiamiento.


Pero, también, deberá ser lo suficientemente amplio y flexible para abarcar distintas actividades y formas en las que la organización pueda desarrollarse con los años. Te recomendamos que no exceda de 10 frases, organizadas en párrafos cortos y claros. El objeto social es la misión de la organización, la razón de su existencia.


EL PERFIL DE LOS SOCIOS. Es decir las categorías de personas afiliadas a la organización, así como sus derechos y obligaciones dentro de la misma. Las membresías tendrán que especificarse en documentos legales públicos (como los estatutos) e internos (como el reglamento), pero también definirán la identidad de la organización.


En este momento, necesitas especificar el perfil general de los miembros de la organización, cómo se incorporarán nuevos miembros y cómo dejarán de serlo. Tú puedes establecer todos los tipos de membresías que consideres conveniente y diferenciarlas en derechos y obligaciones tanto como desees, pero te sugerimos en esta primera etapa esbozar una distribución de membresías sencilla.


ESTABLECE LOS ÓRGANOS DE GOBIERNO DE LA ORGANIZACIÓN Los órganos de gobierno son la autoridad legal última y responsable de todas las actividades y recursos de la organización. Esto quiere decir que sus integrantes deben cumplir con las obligaciones legales que se deriven de las actividades que lleve a cabo la organización, y en caso de que hubiera algún problema legal, ellos deberán enfrentarlo como responsables, estén o no involucrados directamente.


Al igual que las membresías, los órganos de gobierno se definen por las necesidades y el tipo de actividades que lleva a cabo la organización. La forma que tomen dependerá de si consideras importante involucrar a los ejecutores y beneficiarios en la toma de decisiones y de las fuentes de recursos financieros que necesitarás para llevar a cabo tus actividades. Aunque hay un modelo que la mayoría de las organizaciones utilizan, tú puedes definir las facultades y funciones de los órganos de gobierno dentro de la organización, sus vínculos con los otros órganos y los miembros que participarán en ellos.


DESIGNA AL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN El representante legal será la persona autorizada de llevar a cabo trámites y actividades a nombre de la organización. Los poderes serán lo que le permita a una persona física fungir como una persona moral (la organización). Con estos poderes, el representante legal podrá abrir una cuenta bancaria y firmar contratos bajo el nombre de la organización, entre las actividades más importantes.


ELABORA LOS ESTATUTOS y es también la forma básica de asignar responsabilidades dentro de la organización. Entre las características de la organización que se definen en los estatutos están el representante legal, los órganos de gobierno y las membresías, así como sus facultades, derechos y obligaciones. Por eso es fundamental, haber tomado todas estas decisiones previamente


PROTOCOLIZA LOS ESTATUTOS Una vez elaborados los estatutos necesitas acudir con un notario público para protocolizarlos.

Aunque puedes acudir con cualquier notario público, te sugerimos que busques uno cercano a tu domicilio, en quien puedas confiar y que te pueda asesorar a lo largo del proceso.


Debes buscar también que los servicios de esa notaría sean económicos, y hablar personalmente con el notario para explicarle las actividades no lucrativas que realiza la organización, así como informarle que ya has avanzado bastante en el trabajo que se requiere realizar.


INSCRIBE EL ACTA CONSTITUTIVA EN EL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD La función de este registro es permitir que la sociedad en general tenga acceso al acta constitutiva de la organización,para que conozca el propósito y la forma en la que se constituyó, así como las personas que intervinieron en ella.


TRAMITA EL RUC DE LA ORGANIZACIÓN. De hecho tienes treinta días a partir de la firma del acta constitutiva para iniciarlo, y para ello el notario deberá entregarte un acta constitutiva con el sello original de la notaría.


Las asociaciones civiles, como las instituciones de asistencia o beneficencia, entre muchas otras, son también personas morales pero con fines no lucrativos, pues su propósito no es obtener ganancias económicas sino cumplir con el objeto social que definieron en su acta constitutiva. Hay dos caminos para darte de alta en el Registro Único de Contribuyentes del Servicio de Rentas Internas.


DECIDE LA ESTRATEGIA DE FINANCIAMIENTO DE TUS ACTIVIDADES En este paso no pretendemos describir estrategias específicas de cómo solicitar recursos para financiar tus actividades.


CONVIERTE A LA ORGANIZACIÓN EN DONATARIA AUTORIZADA Tu organización puede estar constituida legalmente, sin ser donataria autorizada, y aún así estar cumpliendo todos los requisitos que le impone la ley.


Es decir, este paso es opcional, pues no es obligatorio que las organizaciones civiles sean donatarias autorizadas. Por ello, te sugerimos leer el inicio de este apartado, y junto con tu grupo decidir si les conviene o no hacer este trámite. Si decides no hacerlo, recuerda que con haber cumplido los Pasos 1 al 9 ya eres una organización legalmente constituida.


INSCRIBE EN EL REGISTRO DE ORGANIZACIONES DE ESTE TIPO.

Es imprescindible para que las operaciones estén enmarcadas en la Ley, registrar la organización.


ELABORA EL REGLAMENTO. El reglamento es un “contrato” interno entre los miembros de la organización que fija las reglas por las que habrán de guiarse las actividades. Es un documento más específico que define las funciones de los órganos de gobierno y los procesos de toma de decisiones entre los miembros de la organización. No es un documento público como los estatutos, por lo que puede ser modificado más fácilmente sin tener que protocolizarlo con un notario ni inscribirlo en el Registro de la Propiedad.


Aunque no se exigen tantos requisitos formales para elaborar el reglamento, debes tener en mente que es un documento muy importante pues establece las reglas que harán predecibles las actividades de la asociación, permitirá llegar a acuerdos entre sus miembros y evitará el conflicto interno. Así como los


DEFINE LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN Las políticas institucionales son herramientas que te ayudarán a alcanzar el objeto social de la organización pues reflejan su esencia. No son reglas inflexibles sino normas y lineamientos que establecen los principios bajo los cuales se rigen los miembros de la asociación, así como la relación ideal de la asociación con el resto de la sociedad, las empresas o el gobierno.


Las políticas son uno de los documentos más específicos de la organización, por lo que aquí sólo te presentamos algunas sugerencias que pueden ayudarte a ti y a tu grupo a elaborar las políticas de la organización.


ELABORA UN ACTA DE ASAMBLEA Al formar una asociación civil se adquieren ciertas responsabilidades, entre ellas tener Asambleas periódicas. Los estatutos establecen que la Asamblea es el órgano de gobierno superior de la asociación y el único que puede tomar decisiones sobre modificaciones a los estatutos, el reglamento, los asociados, los informes y rendición de cuentas de sus miembros y su disolución.


Debes realizar una Asamblea por lo menos una vez al año para que la organización se mantenga vigente y los asociados y miembros honorarios se mantengan al tanto de las actividades, del patrimonio y de los ingresos y gastos que hayan realizado

CICLO DE VIDA DE LAS ORGANIZACIONES

1. Concepción o noviazgo2. Nacimiento o Fase de Arranque de la

Organización.3. La infancia o Fase de Crecimiento de la

Organización. 4. Fase de Adolescencia de la Organización o Etapa

Go-go. 5. Fase de la Organización Estable o Edad Mediana. 6. Fase de la Organización Plena.


La Organización está recién nacida, los sistemas y procedimientos o políticas son casi nulos, hay poco personal y todos se conocen bien, el énfasis es vender/producir/ sobrevivir pueden necesitarse aportaciones de nuevo capital. El trabajo es multifuncional.


Los socios fundadores se creen incapaces de cometer errores. Se involucran en todas las decisiones. Ocupan su tiempo en ir de una reunión a otra ya que se dedica más tiempo a planear y coordinar reuniones; la parte administrativa aumenta en importancia se introducen políticas y se empiezan cursos de entrenamiento al personal, sin embargo se tienen grandes dificultades en delegar el control.


A alguien se le ocurre una idea sobre negocios que encuentra emocionante, considera las posibilidades, las analiza desde distintos ángulos y luego se compromete con ella. Hay mucha actividad y muchos sueños, se tienen las dificultades que se encuentran al llevar a una idea en algo concreto y funcional. La concepción termina cuando el empresario asume el riesgo; es decir, cuando la empresa nace.


El interés principal ya no son las ideas sino como lograr resultados. La necesidad más urgente es la de vender y producir. Se buscan, arrebatadamente, oportunidades para aumentar los ingresos.Nadie se preocupa demasiado por los sistemas, el papelerío o los procedimientos. Todos trabajan horas extras todos los días para aumentar las ventas.


Comienzan a aparecer divisiones en la organización cuando los más veteranos, que atravesaron la caótica etapa de la infancia, intentan adecuarse a los recién llegados que buscan traer sistematización y orden a la empresa. Los conflictos internos distraen a la organización de la verdadera labor.La etapa "go-go" concluye cuando se determina que alguien debe poner orden en la empresa.


Se caracteriza por una claridad de visión y de misión, y un equilibrio entre la flexibilidad y el control. La organización continúa creciendo por medio de la satisfacción de las necesidades de los clientes y la creación de nuevos productos o servicios. Los nuevos productos son descentralizados para formar nuevas empresas o unidades de negocios.


Las organizaciones, al igual que todo lo que nace en este mundo tienen un ciclo de vida, por supuesto es que el propósito es hacer que la organización crezca la mayor cantidad de tiempo, el ciclo de vida de las organizaciones tiene las siguientes etapas:


Se caracteriza por un crecimiento constante y una concentración cada vez mayor en los resultados financieros a corto plazo. Hay un tenue cambio de énfasis, de la innovación al control y la integración. El marketing y el desarrollo pasan a ser objeto de la reducción de costos.

Se tiene posición estable en el mercado y hay atmósfera de seguridad y orden.


7. Fase de la Organización Aristocrática o de la Vejez. 8. Fase de Burocracia Temprana o Retiro.La organización comienza a centrarse cada vez más en las formas y menos en los contenidos.Para desenvolverse bien dentro de la organización resulta necesario complacer al jefe y no hacer olas. La organización comienza a perder su fuerza empresarial.


Se expande a través de adquisiciones en lugar de desarrollar nuevos negocios.

El espíritu innovador y el deseo de producir y/o vender han disminuido, llegará finalmente una época donde las ventas o las utilidades o ambas empezarán a disminuir.

Todos buscan sobrevivir y quedar bien parados. Comienzan las batallas territoriales. La agonía de la organización se puede leer en la caída del valor de sus acciones.


9. Fase de la Organización Burocrática (Senilidad)

La organización trata de aislarse del mundo exterior y quienes hacen negocio con ellas pueden sentirse frustrados de llenar formas y no obtener resultados. Se mantiene viva en aquellos sectores donde existe un mercado cautivo.


La gerencia se olvida de sus clientes, dado que está demasiado ocupada en construir su imperio. Los clientes se quejan de los prolongados tiempos de respuesta. Los gastos crecen más rápido que los ingresos.


10. Fase de Desaparición o Muerte. Fase que no necesariamente es momentánea, puede tener una armonía (agonía) prolongada caracterizada por un sentimiento de derrota, los inteligentes o ambiciosos abandonaron la organización desde hace mucho tiempo, se quedan los débiles, los que no se pueden ir y los recién contratados. La organización se pasa recordando los buenos tiempos y trata de analizar no el cómo mejorar sino el porqué fracasó.

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