Organizacion de Arcgivos

8/16/2019 Organizacion de Arcgivos

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Gestión DocumentalOrganización de Archivos


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PASOS PARA ORGANIZAR

LOS DOC!"N#OS D"ARC$I%O


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PASO No& '( Clasi)cación

Identifque los documentos que se reciben,

producen y tramitan en la organización, identifquelas agrupaciones documentales y elabore un cuadrode clasifcación

IN*OR!"S

'(+'(+,'((

In-orme

de"stados

IN*OR!"S

'(+'(+,'((

In-orme

de"stados

AC#AS'(+'(+,'((Actas

deComit.

AC#AS'(+'(+,'((Actas

de

Comit.de


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FONDO

• *ondo0 Totalidad de las seriesdocuméntales de la mismaprocedencia ó parte de un archioque es ob!eto de conseracióninstitucional "ormada por el mismoarchio, una institución o persona#


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$e clasifcan en

• *ondo Acumulado0 Documentación reunida por unaentidad en el transcurso de su ida institucional sinning%n criterio archi&stico de organización yconseración

• *ondo A1ierto' (quellos cuya produccióndocumental sigue actia# Documentación deentidades administratiamente igentes#

• *ondo Cerrado' (quellos cuya produccióndocumental ha cesado# Documentación de entidadessuprimidas#


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Fondo

Sección

Subsección


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S"CCI2N

• $ubdiisión del "ondo, integrada porun grupo de documentos generales,en razón de esa subdiisiónorg)nico*"uncional#

• Dependencia de mayor !erarqu&adentro de un "ondo


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$+$-..I/N

• -s una diisión de la sección# +nidadm)s peque0a

• Dependencia u ofcina de menor !erarqu&a dentro del "ondo


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$-1I-

• .on!unto de unidades documéntales deestructura y contenido homogéneos,emanadas de un mismo órgano o su!eto

productor como consecuencia del e!erciciode sus "unciones especifcas#

• 2as "unciones determinan las series quecorresponden a cada agrupacióndocumental, ya que éstas son el resultadode las actuaciones reguladas por normas

de procedimiento, en cumplimiento de losob etios encomendados a cada


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$+$-1I-

• .on!unto de unidades documentalesque "orman parte de una serie y se

!erarquizan e identifcan en "orma

separada del con!unto de la serie porlos tipos documentales que ar&an deacuerdo con el tr)mite de cada

asunto o por presentar contenidos ycaracter&sticas especifcas#


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+NID(D DO.+3-NT(2

• +nidad de an)lisis en los procesos deidentifcación y caracterizacióndocumental# 4uede ser simple

cuando esta constituida por un solodocumento o comple!a cuando laconstituyen arios "ormando un

e5pediente&


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Tipo documental

• 6ace re"erencia a la especiedocumental que reela tanto elcontenido como la estructura "&sica

del documento# 4ueden ser entreotros tipos documentales, actas,contratos, "acturas#


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En Colombia los Cuadros de

Clasificación “son esquemas que

reflejan la jerarquización y

clasificación dada a ladocumentación producida por una

institución. En ellos se registran

jerárquicamente

las Secciones Subsecciones las Seri

es ySubseries !ocumentales" #Godoy &

López, 2001$.

http://f/Evidencias%20de%20producto%20Norma%20240201044%20(pedagog%C3%ADa)/Capacitacionhttp://f/Evidencias%20de%20producto%20Norma%20240201044%20(pedagog%C3%ADa)/Capacitacionhttp://f/Evidencias%20de%20producto%20Norma%20240201044%20(pedagog%C3%ADa)/Capacitacionhttp://f/Evidencias%20de%20producto%20Norma%20240201044%20(pedagog%C3%ADa)/Capacitacionhttp://f/Evidencias%20de%20producto%20Norma%20240201044%20(pedagog%C3%ADa)/Capacitacionhttp://f/Evidencias%20de%20producto%20Norma%20240201044%20(pedagog%C3%ADa)/Capacitacionhttp://f/Evidencias%20de%20producto%20Norma%20240201044%20(pedagog%C3%ADa)/Capacitacionhttp://f/Evidencias%20de%20producto%20Norma%20240201044%20(pedagog%C3%ADa)/Capacitacion


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(ctiidad


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• (ntes de continuar obseraremoseste ideo con la pretensión deampliar la in"ormación sobre la

organización de los documentos dearchio'

http'77youtu#be7$em8pe9Om:

http://youtu.be/Sem9vpe8Omwhttp://youtu.be/Sem9vpe8Omw


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PASO No& ', Ordenación


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3( de Octu1rede ,'((

• 2a ordenación puede ser interna para el con!unto dedocumentos que con"orman el e5pediente o e5terna para elcon!unto de unidades documentales que con"orman la serie

documental

'3 de !arzode ,'((

'( de "nero

de ,'((


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(ctiidad.ada pare!a deber) ordenar sistem)ticamente los

documentos entregados siguiendo las indicacionese5puestas por el instructor y el documento gu&a# -staordenación comprender) la preparación "&sica de losdocumentos y su "oliación#

Par4metros0• -n la ordenación .ronológica' 2os documentos con la "echa

mas antigua, ser)n los primeros que se encontraran al abrirel e5pediente, y los que tengan la "echa mas reciente seencontrar)n al fnal del mismo

• -n la ordenación Numérica' se ordenaran en "ormaascendente, donde el primer n%mero corresponde al primerdocumento almacenado en la unidad de conseración#

• .ada e5pediente debe tener una capacidad m)5ima de ;


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PASO No& '3 Descri5ción

INSTRUMENTOS DE

DESCRIPCIÓN• Fondos y secciones >

?uias• $eries * inentarios• +nidad documentales

> .atalogo 7 1otulos• Tipolog&as * indice


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?u&a


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Inentario


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1otulo .arpeta


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1otulo .a!a


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@ndice


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(ctiidad

Describir adecuadamente las nueas carpetas producto de laclasifcación y la ordenación siguiendo los par)metrosindicados por el instructor y los pasos del documento gu&a#2a descripción documental comprender) diligenciar el"ormato de la carpeta, el "ormato de la ca!a y el "ormato

%nico de inentario documental

Par4metros0• Diligencie los "ormatos de 1ótulos para carpeta y ca!a para

identifcar el e5pediente y "acilitar la ubicación de lain"ormación#

• 1egistre las carpetas como serie en la base de datos deinentario documental#


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NO31- .O342-TO D-4(2O 4I.($$O

4ablo Diego AoséFrancisco de 4aula Auan

Nepomuceno 3ar&a de los1emedios .rispiniano de

la $ant&sima Trinidad RuizPicasso


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Actividad

Dato IndicadorCliente

*echaingreso

*echaRetiro

; 6istoria .liente(.-B-DO D+C+-,

$onia 3arcela

=;E7=7;<

=;7=87G

6istoria .liente(2HO341(1

==87=E7=9

=;7=E7=8

E 6istoria .liente

.O3-1.I(2I(DO1(,$helter

=;=7;=7;

;

(ctualment

e

6istoria .liente;=E


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DOC!"N#OS "N LA CARP"#A D" CLI"N#"S *olios

*ormulario de registro Clientes Certi)cado de "6istencia 7 Re5resentación Legal E*otoco5ia del Registro 8nico #ri1utario 9 R#& ;*otoco5ia de la Declaración de Renta del :ltimoa;o

;

#res udicial ;Certi)cación 1ancaria Resumen de com5ras mensuales


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Instructor

Guillermo A& Alvarez !olina-*mail'

gaalarezGMmisena#edu#co #@itter0 M?uillermo(la3

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]

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