Fases para la organización de un evento exitoso

Lic. Manuel Valeriano

INTRODUCCION

Griegos y Romanos visitaban ciudades para participar en eventos deportivos, políticos y comerciales Primeros eventos formales:

1169Feria de Leipzig (Alemania) Feria de Champagne, Frankfurt, Brujas, Canterbury1814 Congreso de Viena: I Internacional Convocado por Napoleón para acordar mapa de Europa Constatación histórica : los eventos son espacios de

confraternidad entre pueblos y herramientas de intercambio de

conocimientos, productos y servicios

Origen histórico de los eventos

Parte de nuestra cultura

Medios para invertir mejor el tiempo de “ocio”

Gobiernos los apoyan y promueven: estrategia para desarrollo económico y mercadeo del destino Corporaciones: estrategia de mercadeo y promoción de imagen

Entusiasmo de grupos e individuos por sus

propios intereses y pasiones: diversidad de temas

Por qué hoy parecen más frecuentes?

Tres perspectivas:

Cómo se evalúa el éxito de un evento? :

Perspectiva “macro”

Impacto social y

cultural: Compartir vivencias, fortalece orgullo local,

ampliación de horizontes culturales. Mejoría, ampliación o construcción de infraestructura

Respuesta efectiva y esperada de participantes

Apoyo decidido de instituciones y empresas

Cumplimiento (tiempo y calidad) de los programas

Resultados financieros positivos

Alcance de objetivos trazados

Satisfacción de los participantes

Expectativa por un evento similar en el futuro

Perspectiva del organizador y patrocinadores:

Cumplimiento de objetivos formativos

Mejoramiento profesional, prestigio, reconocimiento

Conocer el mercado; relaciones de negocios, alianzas estratégicas Integración a redes de información

Intercambio cultural y ampliación de horizontes; actividades sociales

Perspectiva del participante

No hay eventos creados por una sola persona, el éxito depende del esfuerzo colectivo de un equipo.

Proceso sinérgico del grupo

ETAPAS PARA LA ORGANIZACION

P L A N E A M I E N T O

O R G A N I Z A C I Ó N

E J E C U C I Ó N

E V A L U A C I Ó N Y C O N T R O L

I ETAPA:

PLANEAMIENTO

1. Definición de estructura de trabajo: Comités, equipo de apoyo, jerarquía, modalidad

de organización, reuniones Características del evento: Tipo, fecha, lugar, emblema, logo, objetivos, fin estratégico de la entidad organizadora

Plan de trabajo: Cronograma y responsables Presupuesto: Listado total de requerimientos reales Determinación de costos, punto de equilibrio,

cuotas de participación, sistemas de pago Temario básico y definición del perfil de

conferencistas a invitar: primer contacto

Programa social y cultural Base de datos: definir potenciales participantes

(público meta) Patrocinios y auspiciadores: focalización de

empresas del segmento de actividad Estrategia de promoción y divulgación

Primer Aviso (brochure): Impresión, envío y seguimiento

ORGANIZACION

II ETAPA:

Confirmación conferencistas (II contacto); definición programa científico, académico, técnico

Contratos de proveedores: preparación y firma al final de etapa

Control de venta de stands, adjudicación de patrocinios

Revisión de presupuesto: fuentes adicionales de financiamiento.

Depuración de base de datos Estrategias de promoción: implementación

programada

Definición de servicios para participantes: línea aérea, hoteles alternativos, visas restringidas, depuración programa social.

Recepción de ponencias de conferencistas: Memorias.

Revisión final de requerimientos para evento: técnicos y humanos.

II Aviso, Afiche: impresión, envío y seguimiento.

III ETAPA:

EJECUCIÓN

Preparación de documentos Inscripción y acreditación de participantes:

definición de rutinas Recepción en aeropuerto y hoteles Verificación final de actividades Montaje en la sede del evento Análisis de Imprevistos Normas de protocolo Montaje de Secretaría y personal de apoyo:

inscripción y acreditación de delegados

Control de ingresos Coordinación de salas y requerimientos

audiovisuales Puesta en marcha del Evento Implementación del Programa académico y social Evaluación de la actividad por parte de los

participantes Entrega de Certificados y Memoria

IV ETAPA:

CONTROL -EVALUACIÓN

Desalojo de la sede del eventoDevolución de equiposPago de serviciosCierre de cuentasAnálisis de la evaluaciónCartas de agradecimientoElaboración de informes finales

Punto de partida que nos permite ver la realidad de los recursos de los que disponemos y los que será necesario obtener.

Estrategia que permite controlar financieramente el desarrollo de un evento, desde el principio hasta el fin.

ASPECTOS FINANCIEROS

Factores Determinantes en la Elaboración del Presupuesto

GASTOS FIJOS: Son los que, independientemente del

número de asistentes al evento deberán ser

cubiertos. Ejemplo: Conferencistas

GASTOS VARIABLES: Dependen del número de participantes.

Ejemplo: Alimentos y bebidas

RECOMENDACIONES GENERALES PARA UN EVENTO MEMORABLE

“El objetivo del organizador es idear un medio creativo para optimizar el proceso de comunicación

Fracaso de eventos: se debe, en la mayoría de casos, al no

reconocer o dirigir bien la expectativa de los participantes, a veces no congruentes con las

de la organización: NECESIDAD DE ENFOCAR A LA

AUDIENCIA

Algunas reflexiones finales sobre el éxito

Atención: de delegados de principio a fin “Clímax”: mantenerlo durante todo el

evento Excelentes locaciones/efectividad

mensajes Balance entre teoría de organización de

eventos y cómo llevarla a la práctica. Concentración en todos los elementos del

evento

EMOTIVIDAD: Factor de impacto en la producción de eventos

Emotividad = Cualidad de Emotivo Emotivo = Relativo a la EmociónEmoción = Del latin emotio ,

“Alteración del ánimo intensa y pasajera, agradable o penosa, que va acompañada de cierta conmoción somática”

“Interés expectante con que se participa en algo que está ocurriendo”

Marco Conceptual

Evento =Herramienta de comunicación en vivo, en

situación, en tiempo real.Los asistentes participan en algo que está

ocurriendo, que experimentan aquí y ahora

Experiencia Sensorial

Experiencia Emocional

ComunicaciónNiveles de Experiencia

Experiencia Sensorial

OIR / ESCUCHAR

V E R

DEGUSTAR

OLER

TOCAR

Emoción “Alteración del ánimo intensa y pasajera,

agradable o penosa, que va acompañada de cierta conmoción somática”

Experiencia Emocional

Asombro

Alegría

Sorpresa

Tristeza

Empatía

Rechazo

No tiene palabras No se llama Se logra a través de: Empatía Observación participante activa

del interlocutor y el entorno

Eliminar SUBJETIVIDADES Lograr un ENCUENTRO EMPATICO

Realizar una ESCUCHA ACTIVA Obtener INFORMACION útil

Con el fin de Alinear los eventos dentro del programa

de comunicación comercial e institucional de la empresa

Entrevista Preliminar

EXPERIENCIA SENSORIALEXPERIENCIA EMOCIONALINFORMACION

(entrevistas, briefs, observaciones participantes, encuestas, estudios de opinión, evaluación de resultados obtenidos) 

Base Tripartitade la Comunicación en eventos

Experiencias emocional y sensorial son particulares y subjetivas

Estudio de la sociedad o grupo involucrado

Medición previa de la propuesta creativa

Llamar emocionalmente - Convocar Modificar un vínculo - Transformar Atravesar al participante -Trascender Generar incorporación - Recordar

Idea Creativa

Convocar Transformar

Trascender – Tas-cendere Recordar – Re-cordis

Éxito

Conclusión

GRACIAS