Fases para la organización de un evento exitoso
Lic. Manuel Valeriano
INTRODUCCION
Griegos y Romanos visitaban ciudades para participar en eventos deportivos, políticos y comerciales Primeros eventos formales:
1169Feria de Leipzig (Alemania) Feria de Champagne, Frankfurt, Brujas, Canterbury1814 Congreso de Viena: I Internacional Convocado por Napoleón para acordar mapa de Europa Constatación histórica : los eventos son espacios de
confraternidad entre pueblos y herramientas de intercambio de
conocimientos, productos y servicios
Origen histórico de los eventos
Parte de nuestra cultura
Medios para invertir mejor el tiempo de “ocio”
Gobiernos los apoyan y promueven: estrategia para desarrollo económico y mercadeo del destino Corporaciones: estrategia de mercadeo y promoción de imagen
Entusiasmo de grupos e individuos por sus
propios intereses y pasiones: diversidad de temas
Por qué hoy parecen más frecuentes?
Tres perspectivas:
Cómo se evalúa el éxito de un evento? :
Perspectiva “macro”
Impacto social y
cultural: Compartir vivencias, fortalece orgullo local,
ampliación de horizontes culturales. Mejoría, ampliación o construcción de infraestructura
Respuesta efectiva y esperada de participantes
Apoyo decidido de instituciones y empresas
Cumplimiento (tiempo y calidad) de los programas
Resultados financieros positivos
Alcance de objetivos trazados
Satisfacción de los participantes
Expectativa por un evento similar en el futuro
Perspectiva del organizador y patrocinadores:
Cumplimiento de objetivos formativos
Mejoramiento profesional, prestigio, reconocimiento
Conocer el mercado; relaciones de negocios, alianzas estratégicas Integración a redes de información
Intercambio cultural y ampliación de horizontes; actividades sociales
Perspectiva del participante
No hay eventos creados por una sola persona, el éxito depende del esfuerzo colectivo de un equipo.
Proceso sinérgico del grupo
ETAPAS PARA LA ORGANIZACION
P L A N E A M I E N T O
O R G A N I Z A C I Ó N
E J E C U C I Ó N
E V A L U A C I Ó N Y C O N T R O L
I ETAPA:
PLANEAMIENTO
1. Definición de estructura de trabajo: Comités, equipo de apoyo, jerarquía, modalidad
de organización, reuniones Características del evento: Tipo, fecha, lugar, emblema, logo, objetivos, fin estratégico de la entidad organizadora
Plan de trabajo: Cronograma y responsables Presupuesto: Listado total de requerimientos reales Determinación de costos, punto de equilibrio,
cuotas de participación, sistemas de pago Temario básico y definición del perfil de
conferencistas a invitar: primer contacto
Programa social y cultural Base de datos: definir potenciales participantes
(público meta) Patrocinios y auspiciadores: focalización de
empresas del segmento de actividad Estrategia de promoción y divulgación
Primer Aviso (brochure): Impresión, envío y seguimiento
ORGANIZACION
II ETAPA:
Confirmación conferencistas (II contacto); definición programa científico, académico, técnico
Contratos de proveedores: preparación y firma al final de etapa
Control de venta de stands, adjudicación de patrocinios
Revisión de presupuesto: fuentes adicionales de financiamiento.
Depuración de base de datos Estrategias de promoción: implementación
programada
Definición de servicios para participantes: línea aérea, hoteles alternativos, visas restringidas, depuración programa social.
Recepción de ponencias de conferencistas: Memorias.
Revisión final de requerimientos para evento: técnicos y humanos.
II Aviso, Afiche: impresión, envío y seguimiento.
III ETAPA:
EJECUCIÓN
Preparación de documentos Inscripción y acreditación de participantes:
definición de rutinas Recepción en aeropuerto y hoteles Verificación final de actividades Montaje en la sede del evento Análisis de Imprevistos Normas de protocolo Montaje de Secretaría y personal de apoyo:
inscripción y acreditación de delegados
Control de ingresos Coordinación de salas y requerimientos
audiovisuales Puesta en marcha del Evento Implementación del Programa académico y social Evaluación de la actividad por parte de los
participantes Entrega de Certificados y Memoria
IV ETAPA:
CONTROL -EVALUACIÓN
Desalojo de la sede del eventoDevolución de equiposPago de serviciosCierre de cuentasAnálisis de la evaluaciónCartas de agradecimientoElaboración de informes finales
Punto de partida que nos permite ver la realidad de los recursos de los que disponemos y los que será necesario obtener.
Estrategia que permite controlar financieramente el desarrollo de un evento, desde el principio hasta el fin.
ASPECTOS FINANCIEROS
Factores Determinantes en la Elaboración del Presupuesto
GASTOS FIJOS: Son los que, independientemente del
número de asistentes al evento deberán ser
cubiertos. Ejemplo: Conferencistas
GASTOS VARIABLES: Dependen del número de participantes.
Ejemplo: Alimentos y bebidas
RECOMENDACIONES GENERALES PARA UN EVENTO MEMORABLE
“El objetivo del organizador es idear un medio creativo para optimizar el proceso de comunicación
Fracaso de eventos: se debe, en la mayoría de casos, al no
reconocer o dirigir bien la expectativa de los participantes, a veces no congruentes con las
de la organización: NECESIDAD DE ENFOCAR A LA
AUDIENCIA
Algunas reflexiones finales sobre el éxito
Atención: de delegados de principio a fin “Clímax”: mantenerlo durante todo el
evento Excelentes locaciones/efectividad
mensajes Balance entre teoría de organización de
eventos y cómo llevarla a la práctica. Concentración en todos los elementos del
evento
EMOTIVIDAD: Factor de impacto en la producción de eventos
Emotividad = Cualidad de Emotivo Emotivo = Relativo a la EmociónEmoción = Del latin emotio ,
“Alteración del ánimo intensa y pasajera, agradable o penosa, que va acompañada de cierta conmoción somática”
“Interés expectante con que se participa en algo que está ocurriendo”
Marco Conceptual
Evento =Herramienta de comunicación en vivo, en
situación, en tiempo real.Los asistentes participan en algo que está
ocurriendo, que experimentan aquí y ahora
Experiencia Sensorial
Experiencia Emocional
ComunicaciónNiveles de Experiencia
Experiencia Sensorial
OIR / ESCUCHAR
V E R
DEGUSTAR
OLER
TOCAR
Emoción “Alteración del ánimo intensa y pasajera,
agradable o penosa, que va acompañada de cierta conmoción somática”
Experiencia Emocional
Asombro
Alegría
Sorpresa
Tristeza
Empatía
Rechazo
No tiene palabras No se llama Se logra a través de: Empatía Observación participante activa
del interlocutor y el entorno
Eliminar SUBJETIVIDADES Lograr un ENCUENTRO EMPATICO
Realizar una ESCUCHA ACTIVA Obtener INFORMACION útil
Con el fin de Alinear los eventos dentro del programa
de comunicación comercial e institucional de la empresa
Entrevista Preliminar
EXPERIENCIA SENSORIALEXPERIENCIA EMOCIONALINFORMACION
(entrevistas, briefs, observaciones participantes, encuestas, estudios de opinión, evaluación de resultados obtenidos)
Base Tripartitade la Comunicación en eventos
Experiencias emocional y sensorial son particulares y subjetivas
Estudio de la sociedad o grupo involucrado
Medición previa de la propuesta creativa
Llamar emocionalmente - Convocar Modificar un vínculo - Transformar Atravesar al participante -Trascender Generar incorporación - Recordar
Idea Creativa
Convocar Transformar
Trascender – Tas-cendere Recordar – Re-cordis
Éxito
Conclusión
GRACIAS
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