Oficina Enlace USM AEXA - Red de Ex Alumnos USM...Contáctenos en: [email protected] Redes...

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Oficina Enlace

USM – AEXA

Departamentos Académicos

UTFSM

CONFIDENCIAL



NOS ENFOCAMOS EN POTENCIAR EN 2008-2010.

Breve resumen sobre los 11 ejes de la Oficina de enlace…



Ex alumnos

Conocerlos & Comprometerlos

Departamentos

Trabajo colaborativo.

Partner de Enlace con ExAlumnos

Información, Marketing y

Transparencia

Comunicaciones

Alumnos

Beneficios y Apoyo a

Iniciativas

Empresas

Convenios Donaciones

(cultura, identidad, formación y

reencuentro)

Colocación LaboralNetworking

Desarrollo de R.S.EAlianzas de largo plazo y

apoyo a la Colocación Laboral

Memoria, valores e Identidad. Plan de Comunicaciones 2008-2009

Partner de Enlace y mantención de

Información con Ex Alumnos

Metas y compromisos. Presupuestos en regla.

Renovación de toda la base de

Datos y portal de EgresadosURGENTE

Convenios.

Potenciaremos el

concepto de:“BE CONNECTED”,

con la educación,

con la empresa,

con los

contactos, con

las actividades,con tu USM!

• Apoyo en el contacto con

nuestros egresados para

todos los programas que

lo deseen en la USM.

Unidad facilitadora.

• Establecer un vinculo

con cada departamento

permanentemente.

Desarrollo de compromiso y renovación de espiritu SansanoApoyo a iniciativas estudiantiles y más Becas para estudiantes.

Oficina Enlace

USM-AEXA

Financiamiento

Actividades y Eventos

Tecnología y Sistemas de

Gestión Competitivos.

Educación Continua

Beneficios de la USM para los ex

alumnos

Convenios.



EGRESADOS SE VAN….El problema



El problema

• Exalumnos se titulan y sus datos pierden valides por:

– Cambio de Dirección.

– Cambio de Correo por el de su empresa…

– Cambio de Teléfono o de Celular…

– Las Bases de datos institucionales no estan centralizadas.

– Exalumnos no leen su correo institucional…



Qué interesa

• Datos de contacto, vital para:

1. Continuidad de estudios (ofrecer postgrados u otras carreras para formación en la USM).

2. Hacer estudios… es necesario saber acerca del producto N° 1 de la USM, sus egresados.

3. Invitaciones: A eventos, encuentros, proyectos, etc…

4. Cobranzas del crédito universitario… si, es feo que lo agregue aquí, pero es una necesidad.



Eje estratégico de la USM

• Relación de largo plazo con los ex – alumnos.

Seremos una Universidad que desarrolla permanentemente relaciones de largo plazo con los ex-alumnos, las que permitirán a la USM conocerlos y comprometerlos, generando oportunidades para la co – creación valor.



¿Solución?

• Necesidades:

– Datos de contacto actualizados de más de 15.000 personas…

– Comunicación efectiva con esas personas.

– Conocer y comprometer…

– Generar valor a los ex alumnos…

Bases de datos pierden poder si no se actualizan



Modelo

BD Institucional Centralizada

Políticas de Uso de Información de Egresados

Portal(Fomulario, Encuesta, Otro…)

Egresados Sansanos

¿Es esto un valor

para el Ex Alumno?

NO…



Concepto de Portales Personales

• Dependiendo del perfil de usuario, este tiene acceso a servicios a los que puede suscribirse o a otros que son inherentes por su calidad dentro de la USM.

• Ver plataforma Igoogle.com



Ejemplo: Egresados – Concepto de portales.

• Un egresado podrá suscribirse a servicios de la USM como:

– USMEmpleo.cl el cual ofrecerá ofertas laborales según los intereses del egresado (ejemplo: Carreras del rubro de la Ingeniería Informática).

– USMPeriódico en línea: Con información del acontecer universitario nacional e Internacional.

– SIGA para egresados: Con posibilidad de obtención de todos los documentos que actualmente se gestionan en Dirección de Estudios. (Todas las solicitudes de certificados debieran ser a través del portal de egresados ).

– Programas de Formación Continua: Con posibilidad de ver en detalle los links que sean de su interés (al igual que con USMEmpleo, pero con conexión al portal de Educación Continua de la USM).

– Boletines e información de cada Departamento: Como los boletines de la Unidad de Egresados (VER), del Departamento de Comunicaciones u otros que desarrolle cada Departamento académico, etc.

– Entre otros…

http://www.exalumnos.utfsm.cl/noticias



Modelo



Concepto Portales

Personales

Egresados Sansanos

Servicios USM(por suscripción)

Servicios de Colocación LaboralUSMEmpleo.cl

SIGA para egresados

Servicios de Comunicación USMPeriodico.cl

Promoción y Marketing Programas de Postgrado

www.formacioncontinua.usm.cl

Suscripción a Noticias y Boletines de Departamentos

Otros…

¿Es esto un valor

para el Ex Alumno?

Mejor.…

Pero mm

no es sostenible

en el tiempo

Ej: un ex alumno que ya

encontró trabajo, no ingresará

muy seguido al portal… en

el futuro…



Redes Sociales: La solución más interesante para mantener vínculos…

¿Dónde están los Ex Alumnos Sansanos…? En todas partes…

Sus amistades son un gran POTENCIAL!!!!



Teoría de los 6 grados de separación

Cualquier persona puede ser vincula con cualquier otra

Solo a través de 6 vínculos o niveles

Ejemplo: Conversación entre egresados de Ing. Civil.



Plataformas de Redes Sociales.

¿Competimos….. O nos Unimos….?



Modelo



Concepto Portales

Personales

Egresados Sansanos



SIGA para egresados





Otros… Otros Servicios (por suscripción)

Modulo de Redes Sociales

Compañeros de Generación

Buscador de Amigos

Otros…

Otros Modulos externos

¿Es esto un valor

para el Ex Alumno?

Posiblemente si…



El valor agregado para la USM

• Obtener información de los ex alumnos.

• Generar comunidad.

• Saber acerca de los: EGRESADOS SANSANOS.– Estudios…

– Análisis institucional.

– Invitaciones a agrupaciones de Ex alumnos…

– Vinculación permanente con la USM

– Permite encontrar en sus necesidades, oportunidades para la USM (postgrados, continuidad de estudios, etc…)

– Otros…



¿Otro?

Herramientas para estudios…

FORM

¿Desarrollo Propio?

¿Competimos….. O nos Unimos….?



¿LOS CONOCEMOS! …. EJEMPLO

¿Qué pasa si sabemos datos de nuestros ex alumnos?



Esto es para buscar arriendos… pero si por concepto

fuera un buscador de ex Alumnos….



Saber donde estan nuestros egresados, facilita el contacto

Y los estudios acerca de ellos…

En este caso son arriendos, en nuestro caso serían Ex alumnos,

Empleos, Empresas… etc…



DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS…Comunicaciones corporativas…

El enlace más fuerte de un ex alumno es con sus compañeros, profesores y por supuesto, Departamento…



¿Por qué un Sistema Centralizado?

• Porque así un prospecto de egresado solamente llenará una ficha de contacto, la que quedará inmediatamente actualizada desde el SIGA hacia los Departamentos Académicos.

SIGA >> Sistema Egresados >> Actualización antes de Titulación >> Datos OK Institucionalmente

• Porque se asegura que a nivel institucional cada uno de los departamentos tendrán acceso al último dato que se gestione de sus egresados. (Acá en la oficina de Enlace tenemos datos de contacto de sus egresados, y probablemente tengamos la versión más actual y usted aún no…, o viceversa).

• Porque evita replicar esfuerzos por N, siendo N la cantidad de departamentos interesados en mantener contacto con egresados… o sea todos los departamentos y evita tener versiones de la información de un egresado.

• Porque sirve para asuntos estratégicos de Planificación Institucional, lo que de manera desagregada dificulta el accionar y la toma de decisiones. (Ejemplo: índices de colocación laboral… y muchos otros que cuesta obtener! ).

• Porque somos una Universidad Técnica, y aún no contamos con un Sistema adecuado para el manejo de información de nuestros egresados.



Pero el Ex Alumno se identifica mucho mejor con su Departamento…



¿Prohibe esto que existan portales propios para egresados por cada Departamento?

• ¡No, de ninguna manera!.

• Que tengamos un sistema que transversalmente provea de una arquitectura eficiente a la Institución no implica que no se pueda crear una interfaz adecuada para cada departamento (idea de portales), y por tanto el sentimiento de pertenencia a su propio Departamento.

• Al igual que en el Paradigma de las capas en programación: Es la capa de presentación la que cambia y no el núcleo. Y por tanto, si en el futuro un egresado quiere ver qué pasa en la USM desde su Iphone… o actualizar sus datos en esta interfaz, ese dato debiera estar en linea inmediatamente…





Modelo




Concepto Portales

Personales

Egresados Sansanos

Crédito Universitario



SIGA para egresados





Otros… Otros Servicios (por suscripción)



Buscador de Amigos

Otros…

Otros Modulos externos



COMPONENTES Y RELACIONES DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO

Pero este modelo anterior tiene que conectarse de alguna forma…



Modelo Institucional de Seguimiento de Egresados y Opinión de Empleadores


CORE

Concepto Portales

Personales

Crédito Universitario

CRM: Socios

Egresados Sansanos


Plataformas de apoyo a la Colocación Laboral Sansana

SIGA para egresados





Otros…



Buscador de Amigos

Opiniones sansanas acerca de sus empleadores


www.exalumnos.utfsm.cl

CMS

Sistema de SeguimientoTrayectoria Profesional de Egresados

USMEmpleo.clBolsa de Empleos

USM EmpleadoresDirectorio de Empresas

Red de Contactos Sansanos



AEXA: Plan de apoyo laboral para ex alumnos.



USMEmpleo.cl : Bolsa de empleos de la USMRegistro de Empresas empleadoras.Registro de Ex AlumnosRegistro de Ofertas Laborales para Sansanos.Registro de prácticas laborales

•Estadísticas:•Número de ofertas laborales por dia/mes/año.•Resumen de ofertas activas por tipo, carrera, área, sector productivo, etc.•Cantidad de postulantes por periodo•Cantidad de postulantes por tipo de oferta laboral (sector productivo, región, tipo contrato, etc).

•Datos de Currículos•Cantidad de CV ingresados y por carrera.•Cantidad de CV (con trayectoria profesional) al dia.•Cantidad de ofertas visitadas. Páginas vistas por usuario.•Cantidad de CV actualizados durante el último año.•Cantidad de CV por carrera.•Cantidad de CV por sexo.•Cantidad de CV por rango de edad.•Cantidad de CV por regiones.

•Datos de personas (situación actual ):•Cantidad de personas por situación contractual•% ex alumnos con Años de experiencia por tramos y por carreras.•% ex alumnos con trabajo por rubro de la empresa (por carrera y total).•% ex alumnos con trabajo por tipo de cargo.•% ex alumnos con trabajo dividido por tramos de ingreso.•Cantidad de Personas por Nivel de Idioma Ingles•Cantidad de Personas por Nivel Computacional

•Datos de Avisos•Avisos publicados: avisos v/s vacantes•Listado por tipo de jornada



USMEmpleadoresDirectorio de Empresas



Datos de Empresas

Registro de Empresas Empleadoras (a través de USMEmpleo.cl)

•Empresas registradas.•Cantidad de empresas que han publicado avisos Exclusivos en USMEmpleo.cl•Rubros de empresas que más demandan profesionales en la universidad•Carreras más demandadas por las empresas que publican ofertas exclusivas para la universidad•Cantidad de Ex Alumnos sansanos por Empresa Empleadora.

•Ranking de empresas del tipo “Great Place to Work® Institute Chile”, pero hecha por ex alumnos sansanos (versión simplificada para guiar a los nuevos ex Alumnos).









Sistema de seguimiento para la ubicación y trayectoria laboral

Fuentes: AEXA USM: Sistema de mantención de datos de contacto de la Asociación de Ex alumnos de la Universidad Santa María.USMEmpleo.cl: Registro de CV Ex Alumnos.

• Obj. A: Tiene como objetivo el análisis de la trayectoria laboral de un grupo de muestra representativo con un X% de confianza y ver su cambio en el tiempo, trazando no solo su cambio en empresas y localización geográfica sino que índices de éxito laboral: Nivel de ingreso, nivel de satisfacción personal y aspiraciones cumplidas.

• Obj. B: Tiene como objetivo evaluar la movilidad geográfica de los ex alumnos en instante s de tiempo por carreras. (instantáneas calculadas por las empresas en las que los profesionales están trabajando).








Sistema de seguimiento para la ubicación y trayectoria laboral

Obj. A: Tiene como objetivo el análisis de la trayectoria laboral de un grupo de muestra

representativo con un X% de confianza y ver su cambio en el tiempo, trazando no solo su cambio en

empresas y localización geográfica sino que índices de éxito laboral: Nivel de ingreso, nivel de

satisfacción personal y aspiraciones cumplidas.

Exalumnos de la Carrera deIng. Civil Informática – USMInformación del periodo: 2006-2008

Confianza: 90%CLIC AQUÍ para ver detalles

electrónica informática industrias Arquitectura

En PPTs siguientes detalles de indicesque gestionará la plataforma.



Localización de los Ingenieros Civiles trabajando por año.

2001 - 2002 2003 - 2004

2005 - 2006 2007 - 2008

Obj. B: Tiene como objetivo evaluar la movilidad geográfica de los ex alumnos en instantes de tiempo por carreras.

(instantáneas calculadas por las empresas en las que los profesionales están trabajando).



Ejemplo vista de empresas que contrataron sansanos

Sueldos :

Estabilidad :

Ingreso Laboral :

Ambiente Laboral :

Requiere Experiencia :

Nota Final :

Empresa: CONAFE S.A.Sansanos Totales: 74Altos Ejecutivos: 12Fem.: 32% Masc.: 68%Periodo: 2007-2008

Ranking Sansano sobre empresas en las que

han trabajado



Tipos de Estudios

1. Nivel de empleo de recién egresados.

2. Trayectoria profesional:

a) De egresados de nivel licenciatura.

b) De egresados de nivel maestría.

3. Egresados en el sector público.

4. Egresados en el sector privado.

5. Opinión de empleadores.



• Los estudios recopilan información sobre el desarrollo profesional, personal y social de los egresados. Hacen preguntas principalmente sobre las siguientes áreas:

❖ Los antecedentes de educación superior.

❖ El mercado laboral.

❖ La situación laboral.



A continuación se presentan algunos objetivos que pueden cumplir dichos estudios

❖ Evaluar la pertinencia y la calidad de los planes de estudios.

❖Mejorar el diseño de los planes de estudio.

❖ Ayudar a los estudiantes a elegir una carrera.

❖ Comunicar a los ex-alumnos.

❖ Obtener indicadores de la calidad de la educación.

❖ Evaluar el nivel de satisfacción de los egresados con su formación.

❖ Tomar mejores decisiones de mercadeo.

❖ Conocer el nivel de inserción de los egresados en el mercado laboral y en sus carreras profesionales.

❖ Satisfacer las necesidades de los empleadores.

❖ Diseñar programas ad hoc de capacitación, de postgrado y de educación continua.

❖ Evaluar la precisión de la educación de los egresados con respecto a su trabajo.

❖ Verificar si la misión de la universidad se refleja en la realización personal de los egresados y su compromiso.



Objetivos del proyecto de seguimiento

• Acreditación/Evaluación❖ Los estudiantes futuros deben elegir entre diversas instituciones con

respecto a sus direcciones futuras. Es necesario asegurar y garantizarles calidad en la formación y el valor de los títulos otorgados en las diversas instituciones.

❖Muchas veces, las instituciones se ven obligadas a buscar la acreditación no sólo para ganar credibilidad en el mercado educativo, sino también para beneficiarse de los subsidios públicos o privados (fideicomisos).

❖ Para los empleadores, la acreditación garantiza las competencias de las personas y la calidad de los estudiantes egresados de una institución dada.




• Desarrollo curricular❖ Los estudios de seguimiento representarían un medio para desarrollar

programas de grado, no sólo de acuerdo con los deseos y comportamientos del profesorado, sino también en cuanto a los resultados académicos y la transformación de las situaciones de empleo, tales como el contexto local.

• Por lo tanto, tanto la información sobre el éxito profesional (profesión, estatus, ingresos) de los egresados como la información sobre la pertinencia de los conocimientos y las habilidades (la relación entre los conocimientos y habilidades y los requisitos de trabajo, área de empleo y posición profesional) son necesarias. A los egresados se les podría pedir que evaluaran las condiciones temporales de estudio que experimentaron de manera retrospectiva (evaluación en un sentido limitado).

• Las encuestas de seguimiento diseñadas para contribuir a las reformas del plan de estudios no deben limitarse a la medición de los indicadores del éxito profesional de los egresados. Para contribuir a la innovación en las universidades, también podrían incluir los procesos de las mismas en la medida que pueden ayudar a explicar tanto los rendimientos como los resultados. Las preguntas sobre el efecto de la educación superior así como las formas deseables de enseñanza y estudio podrían ser cuestiones claves en una encuesta de seguimiento.




• Información para los grupos de interés (estudiantes, padres de familia, empleadores)

❖ Por lo general, los estudios y encuestas de seguimiento de egresados proporcionan a los estudiantes y sus padres quienes suelen estar preocupados por el empleo después de terminar algún nivel educativo, datos sobre: el empleo definido como un sector empresarial, un estatuto, una función, una profesión, un ingreso, movilidad geográfica, etc.

❖ Los empleadores también se interesan por conocer los resultados de los estudios de seguimiento de egresados. El conocimiento de las carreras profesionales de los estudiantes también es pertinente para establecer vínculos con entidades externas. Para los empleadores, el conocimiento de los resultados de los estudiantes representa uno de los elementos de la evaluación universitaria.




• Vinculación con la Universidad

❖ Un objetivo de las encuestas de seguimiento de egresados también podría ser la recopilación de datos para renovar, fomentar y fortalecer los vínculos entre los egresados y la universidad. Esto se puede lograr y mantener a través de la comunicación así como con la construcción y actualización de una base de datos para que dichas relaciones continúen después de egresar.

❖ Es esencial recordar a los exalumnos de su alma máter y mantenerlos informados de las actividades y ofertas actuales de la universidad. Desde la perspectiva de la administración de recursos humanos, las redes de egresados, establecidas y consolidadas por medio de los estudios de seguimiento de egresados, ayudan a mantener los vínculos con las empresas y a facilitar la inserción laboral de los recién egresados.




• Un instrumento para la política social❖ El principio de igualdad de oportunidades ha resultado en la creación de la compensación estudiantil, tales

como becas y préstamos estudiantiles tanto públicos como privados. Esta política incorpora a los jóvenes estudiantes a quienes, debido a sus grupos sociales y orígenes geográficos, se les dificulta tener acceso a una educación universitaria. De este modo se plantea la cuestión de la evaluación de esta política de ayuda y su efectividad.

❖ Por lo general los estudiantes becados responden a características que les ubican en grupos étnicos, socio económicos o geográficos que probablemente sin una política de apoyo a sus estudios, jamás habrían podido estudiar… es por lo tanto relevante determinar el desempeño en el mercado laboral de los estudiantes que fueron becados.



Etapas

• Producción de datos sobre los estudiantes y sus carreras.

• Estandarizar la heterogeneidad de datos y generar un protocolo común que permita comparar datos.

• Establecer estadísticas que permitan calcular la empleabilidad a lo largo de un proceso de transición desde la etapa de formación al empleo.

• Generar un resultado bien explicado acerca de las estadísticas obtenidas a las autoridades universitarias.

• Generar una estrategia para la vinculación entre la educación y el empleo.



Temas principales en el seguimiento de egresados

• Perfil del egresado

• Situación de los egresados en el mercado de trabajo

• Relación con la institución de egreso

• Ver Manual.



Técnicas sugeridas para obtener datos

A. Bases de datos de las bolsas de trabajo de la universidad.

B. Otras bases de datos de la Universidad. Como pueden ser las de la biblioteca, de los centros de formación, del postgrado y del sistema financiero contable.

C. Bases de datos de instituciones gubernamentales.

D. Colegios profesionales.

E. Asociaciones de estudiantes y de egresados.

F. Técnica de bola de nieve. Partiendo de un número reducido de sujetos, se puede obtener información de un número mucho más amplio a partir de los contactos y datos que proporcionan cada uno de ellos.

G. Otras técnicas. Existe otro tipo de métodos para obtener la información de los egresados que van desde acudir a buscadores de Internet o empresas especializadas en la localización de personas, a contactar con los empleadores o a poner anuncios en los medios de comunicación informando del estudio.

Si no existen bases de datos adecuadas o alguna asociación a la que se pueda contactar, otra posibilidad es organizar eventos que llamarán la atención de los egresados (conferencias, talleres, etc.). Esto no sólo ayuda a generar datos de contacto, sino también involucra y motiva a los egresados.



Datos que se debieran obtener en el primer contacto.

El primer instrumento para hacer contacto por primera vez con los egresados podría incluir únicamente los siguientes datos:

a) Dirección.

b) Estudios actuales.

c) Empleo actual.

d) Información sobre la institución educativa/laboral.

e) Expectativas relacionadas con su institución educativa/laboral.



Aspectos esenciales para implementar el seguimiento.

❖ Es imprescindible que el nivel máximo de decisión de la institución tome conciencia de la importancia estratégica que tiene para la universidad conocer el destino posterior de sus egresados y asumir el compromiso institucional de llevar a cabo los estudios requeridos para ello.

❖ La alta dirección deberá crear las condiciones que permitan la colaboración entre aquellas unidades que puedan proporcionar o requerir información relativa al seguimiento de los egresados.

❖ Si bien la ubicación en la organización del órgano ejecutor del seguimiento de egresados se relaciona con el origen antes señalado, lo recomendable es que se ubique en una posición cercana a la alta dirección para que tenga influencia en todos los sectores de la institución.

❖ La existencia de una cultura de evaluación en la universidad potencia o facilita la aceptación e incorporación por parte de la comunidad universitaria de los procesos de seguimiento a egresados.



Aspectos esenciales para implementar el seguimiento.

❖ Es necesario que la institución defina claramente el órgano responsable de llevar a cabo el trabajo de seguimiento y le asigne los recursos adecuados para ese fin (financieros y humanos).

❖ Se deben establecer procedimientos, darlos a conocer y asegurar su aceptación en todos aquellos involucrados en el seguimiento de los egresados.

❖ La organización debe conocer experiencias exitosas de otras instituciones universitarias y adaptarlas a su contexto.

❖ Es conveniente realizar un análisis de costo-beneficio de las actividades de seguimiento y no excluir la contratación de terceros para la ejecución de ciertas partes del proceso.



Qué hacer para incorporar y difundir los resultados

– Involucrar a los docentes en la recolección y análisis de los resultados.

– Vincular los resultados del seguimiento con procesos de mejora continua de las unidades académicas.

– Utilizar la información recopilada en las campañas de comunicación de la universidad.

– Usar los resultados para los análisis que sirvan para el financiamiento de los estudiantes (préstamos bancarios).

– Utilizar los resultados para los procesos de acreditación.

– Utilizar estos resultados para acceder a financiamiento público y de otras fuentes.



¿ES ESTA PROPUESTA DE SU INTERÉS?

Formalicemos una reunión para apoyar su trabajo con el Egresado…



Datos de Contacto

[email protected]

Coordinador Oficina de Enlace USM-AEXA

– 032 265 4542

– www.exalumnos.utfsm.cl

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