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OFICIALÍA MAYOR ADMINISTRATIVA

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GOBIERNO MUNICIPAL DE SAN PEDROTLAQUEPAQUE, JALISCO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACIÓN

Oficialía Mayor Administrativa

MP-OMA-700

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2. Índice

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PÁG.

1. Portada 2

2. Índice 3- 4

3. Presentación 5- 6

4. Propósitos del Manual de Procedimientos y Operación y Operación yOperación 7-8

5. Normatividad 9-18

6. Filosofía de la Dependencia 196.1 Misión y Visión 20-21

7. Objetivo General 22–238. Herramientas de organización y control 24

8.1 Inventario de Procesos 25--468.2 Descripción Narrativa de los Procedimientos 47-1378.3 Diagramas de flujo 138 -207

9. Autorizaciones 208 - 209

10.Historial de Cambios 210-211

11.Glosario 212- 216

12.Formatos 217-23713.Equipo responsable de la documentación del 238-239Manual de Procedimientos y Operación

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3. Presentación

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La Constitución Política del Estado de Jalisco, en su Art. 77, fracción II inciso a),establece que los Ayuntamientos tendrán facultades para aprobar, de acuerdocon las leyes en materia municipal que expida el Congreso del Estado, losreglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia generaldentro de sus respectivas jurisdicciones, con el objeto de organizar laadministración pública municipal.

En este sentido, el Reglamento del Ayuntamiento y de la Administración Públicadel Municipio de Tlaquepaque, en su Titulo Cuarto de la Toma de Decisiones delAyuntamiento, Capitulo II de la Presentación de Iniciativas, Artículo 114,-señala:Las circulares internas, instructivos, manuales y formatos que regulan elfuncionamientoadministrativo del Ayuntamiento, no pueden constituirse enactos legislativos autónomos, ni desvirtuar, modificar o alterar el contenido deun ordenamiento municipal;serán formulados por conducto de lasdependencias de la Administración Municipal que para tal efecto sonfacultadas por este Reglamento y ajustándose a lo previsto por las normascorrespondientes.Los instructivos, manuales y formatos a que hace referencia el párrafo anterior,deberán ser aprobados por los titulares de área, los titulares de lasdependencias, el titular del área facultado por éste ordenamiento para definirsus lineamientos y por el titular de la Oficialía Mayor Administrativa; aprobadoséstos, deberán remitirse a la Secretaria General para efectos de su certificacióny emisión de la constancia correspondiente.

Bajo este orden, el Artículo 181, Capítulo VIPárrafo IV), faculta a la OficialíaMayor Administrativa, para: “Estudiar y establecer los sistemas de organizaciónadministrativa que generan eficiencia de los recursos y en el desempeño de lasactividades de los Servidores Públicos Municipales”.

El contenido del presente documento, se sustenta en la necesidad de fortalecerla relación, articulación e interacción que tiene que prevalecer entre el marcofuncional básico, el método y la forma de concretar una actividad, laoportunidad y suficiencia de la información para promover la ejecución y ellogro de los resultados; dentro de una dinámica de mejora continua.

Su utilidad práctica, consiste en que permite conocer detallada ysecuencialmente la forma en que se desarrollan las tareas y actividades quetienen asignadas las áreas de trabajo; además de facilitar la consulta en laoperación de los servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalización de losprocedimientos en el marco de un proceso sostenido de consolidaciónoperativa.

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4. Propósitos delManual de Procedimientos y

Operación

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Este Manual de Procedimientos y Operación y Operación y Operación encalidad de instrumento administrativo tiene como propósitos los siguientes:

Incrementar la productividad del Gobierno Municipal disminuyendo oeliminando demoras, los errores y los retrabajos.

Servir de guía para llevar a cabo las actividades, orientadas a laconsecución de los objetivos institucionales enmarcados bajo los criteriosy ordenamientos legales.

Brindar a la Administración Municipal una metodología que, en formasencilla y práctica, concrete los procesos y procedimientos,contribuyendo al mejoramiento de la gestión ya la modernización delGobierno Municipal.

Ofrecer transparencia en la gestión administrativa a través delconocimiento del quehacer municipal y de la adecuada distribución delas cargas de trabajo, que permitan la eficiencia en los servicios para laciudadanía en general.

Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal denuevo ingreso a las diferentes áreas que conforman el GobiernoMunicipal, facilitando su incorporación a la misma

Fortalecer la cultura en la organización orientada a la mejora continúa.

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5. Normatividad

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5.1 Fundamento Legal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Constitución Política del Estado de Jalisco

Ley para los Servidores Públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco

Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco

Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco

Reglamento del Ayuntamiento y de la Administración Pública del Municipio deTlaquepaque

Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del H. Ayuntamiento deTlaquepaque, Jalisco

5.2 Atribuciones

ARTÍCULO 138.- Para el cumplimiento de las funciones administrativas, secontará con una Oficialía Mayor Administrativa a cargo de un titular, dichadependencia será la encargada de administrar eficientemente los recursoshumanos y materiales de la Administración Pública Municipal, así como aplicary velar por el cumplimiento de la Ley para los Servidores Públicos del Estado ysus Municipios y el Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo ydemás ordenamientos de aplicación Municipal, y tiene a su cargo las siguientesatribuciones:I. Participar en la formulación del presupuesto de egresos y establecer en

estrecha coordinación con la Hacienda Municipal, los mecanismos yprocedimientos para el control del gasto público;

II. Coordinar previo acuerdo con el Presidente Municipal la asignación ydesarrollo de las labores de los Servidores Públicos de base del GobiernoMunicipal;

III. Promover el respeto a la dignidad humana de los servidores públicos;IV. Estudiar y establecer los sistemas de organización administrativa que

generan eficiencia de los recursos y en el desempeño de las actividades delos servidores públicos municipales;

V. Aplicar sistemas modernos para el control administrativo del personal;VI. Promover la celebración de convenios de coordinación y con los tres

órdenes de Gobierno, tendientes a lograr un desarrollo organizacional yadministrativo acorde a los requerimientos del Municipio;

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VII. Solicitar la iniciación del procedimiento administrativo a que se hacereferencia en el artículo 23 de la Ley para los Servidores públicos del Estadode Jalisco y sus Municipios a pedimento ciudadano y por reporte escritocon los antecedentes del caso que le remita cualquier Director o Jefe delDepartamento;

VIII.Elaborar los nombramientos de los Servidores Públicos, definitivos, interinos,provisionales, por tiempo determinado y por obra determinada a que serefieren los artículos 16 y 17 del citado ordenamiento legal;

IX. Intervenir procurando que las prestaciones que deban percibir los ServidoresPúblicos Municipales sean proporcionados con celeridad y sin demora;

X. Emplear sistemas modernos en la selección y clasificación de personal;XI. Organizar el banco de recursos humanos;XII. La asignación de pasantes que presten servicio social a las diferentes

dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, y quepropongan para dicho efecto las diversas instituciones universitariaslegalmente establecidas;

XIII.En general, procurar el aprovechamiento al máximo de los recursoshumanos en todas las áreas de la Administración Municipal;

XIV. Planificar, dirigir y coordinar en general la capacitación de todo elpersonal del Gobierno Municipal;

XV. Establecer normas y técnicas de administración que estén en concordanciacon la política dictada por el Gobierno Municipal;

XVI. Representar al Gobierno Municipal ante el Sindicato de los ServidoresPúblicos y establecer las políticas y normatividad sobre la planeación ycontrol de los recursos humanos que integran la Administración Municipal;

XVII. Integrar, analizar y controlar el ejercicio del presupuesto de ServiciosPersonales, de conformidad con los programas autorizados a lasDependencias Municipales;

XVIII. Coordinar la asesoría a las Dependencias Municipales en materia deadministración de personal y relaciones laborales;

XIX. Establecer los lineamientos para la ejecución de programas deevaluación de desempeño de los trabajadores municipales; así comoinstrumentar los sistemas de estímulos e incentivos;

XX. Instrumentar y actualizar el sistema de tabulación de sueldos;XXI. Realizar los estudios correspondientes a la vigencia y equidad del

Tabulador de Sueldos, así como de la aplicación del mismo;XXII. Dar cumplimiento a las cláusulas del contrato colectivo vigente, en lo

referente a festividades y estímulos;XXIII. Instrumentar el sistema de atención y trámite sobre prestaciones, para los

empleados municipales; como préstamos personales, trámites con laDirección General de Pensiones del Estado y el IMSS;

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XXIV. Atender y dar seguimiento a las observaciones generadas por lasauditorias practicadas a la Oficialía Mayor Administrativa, por la ContraloríaMunicipal;

XXV. Establecer y evaluar los mecanismos de comunicación y colaboracióncon las Dependencias Municipales involucradas en el proceso deadquisición de bienes y contratación de servicios;

XXVI. Dirigir la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, encoordinación con las Dependencias municipales y de conformidad con loslineamientos emitidos al respecto;

XXVII.Definir los lineamientos correspondientes a la asignación, guarda ycustodia de los vehículos que integran el parque vehicular municipal; yverificar que se realicen las correspondientes acciones de difusión ycumplimiento de la misma;

XXVIII. Administrar, controlar y asegurar la conservación y mantenimientode los bienes muebles e inmuebles del patrimonio municipal fijar las basesgenerales para el control administrativo y mantenimiento de los mismos;

XXIX. Participar en la Comisión de Adquisiciones en la determinación de lasbases generales para las adquisiciones de bienes o servicios que requieranlas dependencias municipales; así como programar y llevar a cabo dichasadquisiciones y suministros;

XXX. Elaborar e instrumentar el programa de acciones preventivas ycorrectivas en materia de salud, higiene y prevención de riesgos de trabajo,del personal municipal;

XXXI. Establecer el sistema de escalafón y ascensos de personal, dentro delpropio Gobierno Municipal;

XXXII.Desarrollar programas y sistemas de computo para las dependencias yáreas del Gobierno Municipal;

XXXIII. Implementar, realizar y coordinar las acciones y programas demantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de computopropiedad del Gobierno Municipal;

XXXIV. Fijar bases generales a las que deben sujetarse las diversasdependencias del Gobierno Municipal para la adquisición de equipos decomputo; así como recibir dicho equipo de los proveedores, adecuarlos yentregarlos a la dependencia correspondiente;

XXXV. Autorizar las requisiciones de las dependencias municipales encuanto a equipo de computo se refiere, antes de que ingresen aProveeduría;

XXXVI. Enviar al Órgano de Control Interno, un informe periódico de losbajas y altas que se presenten respecto de los titulares que están a cargode la dependencias y entidades de la administración municipal;

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XXXVII. Presentar al Órgano de Control Interno las quejas que se motivenpor presuntas responsabilidades administrativas en el desempeño de lasatribuciones de los servidores públicos; y

XXXVIII. Las demás que establezca el presente ordenamiento.

ARTÍCULO 139.- La Oficialía Mayor Administrativa esta integrada por lassiguientes Direcciones de Área:

a) Dirección de Desarrollo Organizacional;b) Dirección de Recursos Humanos;c) Dirección de Proveeduría;d) Dirección de Mantenimiento y Conservación; ye) Dirección de Informática.

ARTÍCULO 140.- La Dirección de Desarrollo Organizacional tiene las siguientesatribuciones:I. Elaborar y actualizar los organigramas correspondientes a la estructura

actual de las Dependencias del Gobierno Municipal;II. Emitir opinión técnica sobre las propuestas de adecuación y modificación

de las estructuras orgánicas, presentadas por las DependenciasMunicipales;

III. Proporcionar las herramientas para la evaluaciones del desempeño de losempleados municipales;

IV. Definir la metodología para la elaboración y actualización de los manualesadministrativos de las Dependencias que integran la Administración PúblicaMunicipal;

V. Organizar y controlar la elaboración, implantación y seguimiento deproyectos y estudios, encaminados al análisis, diagnóstico y rediseño de losprocedimientos y estructuras administrativos, de las Dependencias de laAdministración Pública Municipal;

VI. Asesoría y asistencia técnica que requieran las Áreas Municipales, en ladefinición e instrumentación de medidas de modernización administrativarequeridas en el desarrollo de sus procesos de trabajo;

VII. Establecer los mecanismos de coordinación con las Dependencias yentidades de la Administración Municipal, en la instrumentación deacciones de organización y procedimientos; y

VIII.Gestionar y organizar cursos de capacitación para el personal.

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La Dirección de Desarrollo Organizacional tiene a su cargo los Departamentosde Evaluación y Seguimiento, Análisis y Propuestas y Capacitación y DesarrolloHumano

ARTÍCULO 141.- La Dirección de Recursos Humanos tiene las siguientesatribuciones:I. Instrumentar el sistema de recepción, registro y aplicación de la información

correspondiente a los movimientos relacionados con las incidencias delpersonal, así como tramitar la autorización respectiva;

II. Abrir expediente personal para cada uno de los Servidores Públicos una vezque ingresen a laborar al Gobierno Municipal;

III. Llevar un expediente de control y asignación de los prestadores de serviciosocial;

IV. Supervisar y controlar los certificados de incapacidad médica que seextiendan a los servidores públicos;

V. Organizar la bolsa de trabajo municipal, atender las solicitudes de empleoprocedente y supervisar los procesos de reclutamiento, contratación ycontrol del personal de las Dependencias de la Administración Municipal;

VI. Mantener contacto permanente con las Dependencias respecto de losproblemas laborales;

VII. Auxiliar al Oficial Mayor Administrativo de acuerdo a las instrucciones deéste en la tramitación del procedimiento administrativo a que hacereferencia el inciso anterior;

VIII.Promover el respeto a la dignidad humana de los servidores públicos;IX. Vigilar la generación, cálculo y pago de la nómina de los trabajadores;X. Turnar la información derivada del cálculo y generación de la nómina a las

áreas encargadas de realizar, los registros correspondientes;XI. Efectuar los trámites de pagos relacionados con prestaciones de los

empleados;XII. Coordinar las negociaciones sindicales y las revisiones del Contrato

Colectivo de Trabajo, así como verificar la aplicación de los acuerdospactados con el Sindicato de Trabajadores;

XIII. Instrumentar acciones para la difusión de las prestaciones de seguridadsocial y de los logros y negociaciones sindicales, a los empleadosmunicipales;

XIV. Verificar la realización de los programas de carácter social, cultural yrecreativo, a que tienen derecho los trabajadores del Gobierno Municipal;

XV. Autorizar los trámites de pagos derivados de finiquitos, liquidaciones yprestaciones de los trabajadores;

XVI. Recibir, analizar y registrar las solicitudes de permisos y licencias, de losempleados del Municipio;

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XVII. Llevar un registro y control de las vacaciones del personal del Municipiode Tlaquepaque;

XVIII. Integrar y resguardar los expedientes e historial de los trabajadores delMunicipio;

XIX. Coordinar y ejecutar el programa de seguridad e higiene para losempleados del Municipio;

XX. Determinar y actualizar la base fiscal y laboral en la utilización de factoresbase de retenciones y aportaciones derivadas del pago de nómina;

XXI. Generar los lineamientos para el establecimiento de convenios decolaboración y participación con instituciones educativas, para laprestación de servicio social de sus alumnos en las diferentes Dependenciasdel Gobierno Municipal; y

XXII. Operar el sistema de ascensos y escalafón, para beneficio de losempleados del Gobierno Municipal;

La Dirección de Recursos Humanos tiene a su cargo los Departamentos deRelaciones Laborales, Reclutamiento y Selección de Personal, Seguridad Socialy Vinculación Universitaria; así como la Jefatura de Área de Nóminas.

ARTÍCULO 142.- La Dirección de Proveeduría tiene las siguientes atribuciones:

I. Apoyar al Titular de la Oficialía Mayor Administrativa en la determinación delas bases generales para las adquisiciones de bienes o servicios querequieran las dependencias municipales;

II. Programar las adquisiciones de bienes materiales y la contratación deservicios y seguros, que requieren las Dependencias Municipales, con el finde llevar a cabo los mecanismos para su licitación a tiempo;

III. Instrumentar el programa de recepción y seguimiento de requisiciones parala adquisición de artículos y servicios solicitados por las DependenciasMunicipales; proporcionando en todo momento información del estadoque guardan las requisiciones de cada Dependencia;

IV. Tramitar y resolver las requisiciones de las diferentes Dependencias delGobierno Municipal, a través de un procedimiento establecido para laentrega de los artículos o bienes, materia de la requisición;

V. Recepción de requisiciones, a través de las cuales las Dependenciasformalizan la solicitud para la adquisición, el arrendamiento o lacontratación de un determinado bien o servicio, señalando cantidades,unidades de medida y características de los bienes o servicios;

VI. Concentrar la información y realizar los informes y estadísticas derivados dela recepción, trámite y control de las solicitudes de requerimientos, así comode la adquisición de bienes y contratación de servicios;

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VII. Supervisar que las requisiciones de compra y la prestación de los servicios,solicitados por las Dependencias Municipales, se apeguen a lasdisposiciones emitidas, en tiempo y forma;

VIII.Establecer las políticas de integración y actualización del Padrón Generalde Proveedores del Municipio, para la adquisición de artículos ycontratación de servicios, manteniendo actualizados los catálogos deartículos y servicios;

IX. Tramitar el pago de facturas a los proveedores del Gobierno Municipal,vigilando que los documentos comprobatorios cumplan con los requisitosestipulados por la Hacienda Municipal y la Contraloría Municipal;

X. Revisar los expedientes de compra y verificar que cumplan con ladocumentación determinada en las normas respectivas;

XI. Realizar las reclamaciones, ante los proveedores, cuando existan anomalíasen la adquisición de bienes o contratación de servicios;

XII. Participar, coordinar y verificar la celebración de concursos por invitaciónrestringida y licitaciones públicas nacionales, de adquisiciones,arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios y seguros, deconformidad con la normatividad establecida en la materia;

XIII.Coordinar la integración y formalización de los contratos de seguros yprestación de servicios, y de adquisición de bienes materiales que requieranlas Dependencias, en apego a las disposiciones legales aplicables; y

XIV. Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra turnadas a losproveedores, así como solicitar y resguardar las garantías otorgadas por losmismos.

La Dirección de Proveeduría tiene a su cargo las jefaturas de áreas deCompras, Cotizaciones y Almacenes.

ARTÍCULO 143.- La Dirección de mantenimiento y Conservación, tiene lassiguientes atribuciones:

I. Gestionar la autorización y asignación de recursos para proyectos demantenimiento y conservación de la infraestructura de los edificios queintegran el Patrimonio Municipal;

II. Gestionar la autorización y asignación de recursos para elDepartamento de Intendencia y Vigilancia;

III. Cotejar con la Hacienda Municipal, la suficiencia presupuestal de lapartida correspondiente a los mantenimientos, con el fin de realizar laplaneación financiera anual;

IV. La elaboración del programa general de mantenimiento preventivo delparque vehicular municipal, proyectando las adquisiciones de equipo,

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herramientas y materiales necesarios; de acuerdo al historial del añoanterior;

V. Llevar el control de todo el parque vehicular, registrando las incidenciasde cada uno, tales como mantenimientos, reparaciones, verificaciones,siniestros, consumo de lubricantes y combustibles, etc., con el fin decontar con un historial completo de cada unidad;

VI. Llevar el control del material solicitado a la Dirección de Proveeduríapara no exceder el presupuesto anual de los Departamentos de a sucargo;

VII. Establecer las normas de registro y asignación de talleres externos parael mantenimiento del parque vehicular;

VIII.Autorizar el envío de unidades a talleres externos, cuando la reparaciónno pueda ser realizada por el Taller Municipal; y realizar las gestionesnecesarias para el pago de dichos servicios, de conformidad con laspolíticas determinadas al respecto;

IX. Controlar la asignación de combustibles y lubricantes de los vehículosoficiales, sujetándose a los ordenamientos que para dicho efectoestablezca la Oficialía Mayor Administrativa;

X. Coordinar con la Dirección de Patrimonio, el pago y actualización de losdocumentos del parque vehicular, tenencias, verificaciones, etc.;

XI. Elaborar dictámenes técnicos para solicitar la baja de las unidadesvehiculares, que por sus condiciones no estén aptas para el uso oficial;

XII. Participar como órgano técnico consultivo, para la adquisición devehículos y equipo adicional, para el uso oficial; y

XIII.Supervisar y controlar el manejo de los Departamentos deMantenimiento de Edificios Públicos, Vehículos e Intendencia yVigilancia.

La Dirección de Mantenimiento y Conservación tiene a su cargo losDepartamentos de Mantenimiento de Edificios Públicos, Vehículos eIntendencia y Vigilancia.

ARTÍCULO 144.- La Dirección de Procesos e Informática, es la encargada deasesorar a las demás dependencias del Gobierno Municipal en el manejo detecnología, sistemas de información y programas, así como proporcionar elsoporte técnico que éstos requieran para operar, por lo que tiene a su cargo lassiguientes atribuciones:

I. Proponer y establecer políticas y normas de sistematización de procesosadministrativos y operativos de las dependencias municipales:

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II. Proponer y establecer políticas de crecimiento y homologación del equipode computo, software, bases de datos y sistemas de comunicación,supervisando el buen uso y aprovechamiento de estos equipos;

III. Administrar la red de voz y datos, intranet y el sitio Web municipal, así comolos equipos de radiocomunicación y telecomunicación propiedad delGobierno Municipal;

IV. Procesar la información de las Dependencias Municipales para laverificación de datos, contabilidad, ingresos y egresos, y demás informaciónprioritaria para la Autoridad Municipal;

V. Dar asesoría en materia de computación a las dependencias del GobiernoMunicipal;

VI. Dar el mantenimiento técnico a los equipos de computo de propiedadMunicipal; y

VII. Vigilar en coordinación con Sindicatura, que la infraestructura tecnológicaopere de manera legal en sus licencias, marcas y patentes.

La Dirección de Procesos e Informática tiene a su cargo los Departamentos deDesarrollo de Sistemas, Redes y Telecomunicaciones y Mantenimiento y SoporteTécnico.

5.3 Alcance

La aplicación del presente manual en lo general queda establecido para losServidores Públicos que laboran en este Gobierno Municipal, ya sean de base,confianza y honorarios y en lo particular para aquellas Direcciones queperteneciendo a la Oficialía Mayor Administrativa, tienen que realizar algúntramite ante la misma o recibir algún servicio.

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6. Filosofía

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6.1 Misión, Visión y Valores del Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque

Misión:Somos un Gobierno responsable, preparado y honesto que trabaja de maneraconstante para satisfacer las necesidades de la sociedad Tlaquepaquense,mediante la prestación de servicios realizados con certeza, eficiencia ycalidad, a través de la participación activa de los ciudadanos.Visión:Ser un municipio seguro, moderno y competitivo, el cual se gobierna de manerahonesta, transparente e incluyente, donde el gobierno y la sociedad sefortalecen para mejorar el nivel y la calidad de vida de todos los habitantes deSan Pedro Tlaquepaque.

Valores: Transparencia

Sensibilidad Social Honestidad Responsabilidad Solidaridad

6.2 Misión y Visión de la Dependencia

Misión

Establecer sistemas administrativos y de control de los Recursos del GobiernoMunicipal de San Pedro Tlaquepaque para los servidores públicos,dependencias y proveedores; mediante la prestación de servicios eficaces,comprometidos y apegados a la legalidad que impacten de manera directa ala ciudadanía

Visión

Una OMA ordenada administrada que facilita a las dependencias los recursosnecesarios para el logro de sus objetivos.Una dependencia confiable que busca permanentemente el desarrollopersonal y el respeto a la dignidad humana de los servidores públicos delGobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque.

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7.3 Valores

Compromiso.- atender dentro de nuestro marco de competencia las peticionesde los solicitantes.

Eficacia.- Dar respuesta en tiempo y forma los requerimientos recibidos.

Legalidad.- Actuar conforme a los Marcos Legales establecidos.

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7. Objetivo Generaldel Área

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La administración clara y eficiente de los suministros de recursos humanos,bienes y/o servicios, requeridos por las dependencias, para su desempeñoóptimo; así como también contar con el registro de un padrón de proveedoresconfiables donde sus productos garanticen la calidad de los serviciosprestados por este Gobierno Municipal.

Desarrollo Organizacional

La Dirección de Desarrollo Organizacional es la encargada de ordenar ypromover la ejecución de programas de simplificación y modernización de losprocesos administrativos; así como la capacitación del recurso humano, encoordinación con las Dependencias del Gobierno Municipal de San PedroTlaquepaque.

Recursos Humanos

Contar con un sistema Administrativo de control moderno que facilite lacontratación y asignación del Recurso Humano a las diferentes áreas delGobierno Municipal; mismo que se verá reflejado en la calidad de los serviciosrequeridos por los Tlaquepaquense.

Informática Asesorar a las dependencias del Gobierno Municipal en elmanejo de tecnología, sistemas de información y programas; así comoproporcionar el soporte técnico que éstos requieran para operar de formaeficiente.

Mantenimiento y ConservaciónAdministrar y supervisar el manejo de los recursos para proyectos demantenimiento y conservación de la infraestructura de los edificios que integranel Patrimonio Municipal; así como el cuidado y control general del parquevehicular municipal.

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8. Herramientas de Organización yControl

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8.1 Inventario de Procesos

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Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa

INVENTARIO DE PROCESOS3. NOMBRE DEL PROYECTO: Manual de Procedimientos y

Operación4. NOMBRE DELPROYECTO MP-OMA-700

5. LIDER DE PROYECTO: Oficial Mayor Administrativo

6. RESPONSABLE DEL SERVICIO: Oficial Mayor Administrativo

7. SERVICIOS 8. PROCESOS 9. PROCEDIMIENTOS

No. DENOMINACIÓN CÓDIGO DENOMINACIÓN No. DENOMINACIÓN

01 Administrativos

OMA /01 /01 Atención al Público ycorrespondencia

1 Recibir correspondencia y público en general

2 Atender conforme a la solicitud y canalizarla correspondencia

3 Registra en sistema el seguimiento dado acada asunto

4 Archivar

OMA /01 /02 Fondo Revolvente

1 Solicitar a la Hacienda Municipal mediante oficioFondo Revolvente

2 Recibir cheque

3 Resguardar y manejar el Fondo Revolvente

4 Entregar Fondo Revolvente

OMA /01 /03

Planeación.Ejecución y control

de programas yproyectos

1 Elaborar Plan de Trabajo

2 Asignar actividades conforme al programa y lasáreas

3 Establecer calendario

4 Ejecutar programas y Supervisar avances

5 Elaborar reporte general de actividades

02 Desarrollo Organizacional OMA /02/01 Caja Chica


2 Recibir cheque

3 Resguardar y manejar el Fondo Revolvente

4 Entregar Fondo Revolvente

14.FECHA DE ELABORACIÓN: Septiembre 2014 15. REVISIÓN No. 0 HOJA: 1 DE: 21

FORMATO DO-PRO-02

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Operación4. NOMBREDELPROYECTO

MP-OMA-700





02 Desarrollo Organizacional

OMA /02/02 Capacitación yDesarrollo Humano

1 Elaborar programa de trabajo (Cursos, taller,conferencias)

2 Difundir temas y programación de capacitación alas diferentes áreas del Ayuntamiento

3 Realizar evento

4 Elaborar constancias de participación

5 Entregar constancias y elaborar reporte

OMA /02/03 Control decorrespondencia

1 Recibir y registrar documentación

2 Revisar y dar instrucciones

3 Elaborar respuesta y entregar.

OMA /02/04 FormaciónBásica/Profesional

1 Contactar instituciones educativas

2 Informar a los servidores que deseen realizar,concluir o continuar con sus estudios

3 Realizar trámites de inscripción e ingreso al planteldonde cursará sus estudios

4 Dar seguimiento a cada nivel conforme anecesidades

5Elaborar resumen o reporte de resultados y darapoyo en el trámite de constancias o certificado detérmino del curso.


FORMATO DO-PRO-02

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02 Desarrollo Organizacional

OMA /02/05 ManualesAdministrativos

1 Programar actividades

2 Visitar las áreas donde se recabará información

3 Registrar información en formatos

4 Editar manual

5 Recabar Visto Bueno y autorización del manual

OMA /02/06 Mobiliario

1 Recibir inventario y cotejar con los bienes físicos

2 Recibir inventario actualizado, posterior a larevisión

3 Actualizar resguardos conforme a inventariorecibido actualizado

OMA /02/07 ProyectosEmergentes

1 Recibir solicitud de apoyo

2 Desarrollar proyecto y recabar información

3 Elaborar informe general del proyecto

4 Presentar informe para Visto Bueno y archivar

5 Archivar toda la documentación recabada en elproceso para futuras consultas


FORMATO DO-PRO-02

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6. RESPONSABLE DELSERVICIO: Oficial Mayor Administrativo



03 Informática

OMA /03/01Administración e

Instalación de Red deComunicación Municipal

1 Recibir solicitud y concertar cita

2 Identificar problemática actual y programarnecesidades

3 Formular proyecto e instala red

4 Elaborar informe de actividades

OMA /03/02 Administración y Control deRecursos

1Formular actividades de la dirección a finelaborar programa de trabajo y conocernecesidades, (Recursos Humanos, RecursosEconómicos, Recursos Materiales y Técnicos)

2 Notificar a la OMA las necesidades y solicita suVisto Bueno

3Entregar solicitud de recursos a las áreascorrespondientes (Dirección de RecursosHumanos, Proveeduría, Hacienda Municipal)

4 Asignar actividades a su personal, conforme alo programado y a las solicitudes recibidas.

5 Elaborar informe de actividades y estadísticasde los servicios cubiertos.

OMA /03/03 Control de copias de lasdiferentes dependencias

1Recibir la o las facturas del servicio defotocopiado de las diferentes áreas quecuentan con el servicio de Copiadora

2 Verificar facturas contra reporte de consumo delas áreas

3 Validar facturas y solicitar pago

4 Entregar paquete de facturas y oficio

5 Dar seguimiento al pago


FORMATO DO-PRO-02

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5. LIDER DE PROYECTO: Oficial Mayor Administrativo6. RESPONSABLE DELSERVICIO: Oficial Mayor Administrativo



03 Informática

OMA /03/04 Desarrollo de aplicaciones

1Consultar el inventario de software general de losequipos asignados a las diferentes dependencias,para conocer las capacidades y necesidades

2Presentar propuesta de desarrollo de sistemas,programas y aplicaciones en los equipos,conforme a la carga de trabajo de cada una de lasáreas.

3Generar un ambiente de desarrollo de base dedatos para probar el nuevo equipo involucrandoal personal

4 Autorizar la funcionalidad e instalar el sistema o laaplicación en el servidor del área en cuestión

5 Notificar proyecto aplicado y listo.

OMA/ 03/05 Formulación de Proyectos

1 Recibir solicitud para la adquisición e instalaciónde nuevas tecnologías

2Analizar los procedimientos que se siguen paradar los servicios que ofrecen las áreas eidentificar los recursos de hardware y softwarecon lo que cuenta

3 Elaborar y presentar propuesta al área

4 Presentar presupuesto junto con el proyecto parasu aprobación y Visto Bueno

5Participar en las gestiones correspondientes parala licitación, adquisición, instalación y capacitacióndel las nuevas tecnologías.

OMA/03/06 Mantenimiento de aplicaciones

1 Recibir solicitud de mantenimiento y/o servicio alos sistemas asignados a las áreas

2 Asignar actividades a su equipo de trabajo yacudir a dar el servicio

3 Registrar en sistema el servicio prestado

4 Elaborar informe mensual de servicios paraconsultas posteriores.


FORMATO DO-PRO-02

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MP-OMA-700





03 Informática

OMA/03/07 Mantenimiento Preventivo

1 Elaborara Programa de Trabajo y calendariode visitas

2 Asignar actividades el personal

3Informar a las dependencias del programa demantenimiento preventivo a los equipos decómputo

4 Dar mantenimiento a los equipos y registrafirma de conformidad

5 Elaborar reporte de actividades y deconsumibles utilizados

OMA/03/08 Página WEB

1 Recibir información y revisar

2 Digitalizar la información y generar página

3 Verificar paginas e informa al área que suinformación ya quedo en línea

4 Archivar borradores para consultas posteriores

5Actualizar la información de la página,conforme se den las modificaciones en lainformación que se maneja en el GobiernoMunicipal

OMA/03/09 Respaldo de Información

1Recibir solicitud para espaldar informaciónde las diferentes áreas que integran elGobierno Municipal de Tlaquepaque.

2 Elaborar programa de servicios y dainstrucciones al personal

3 Acudir al área y preparar la información

4Entregar copias de la información medianteoficio de entrega y recabar firma deconformidad


FORMATO DO-PRO-02

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INVENTARIO DE PROCESOS3. NOMBRE DEL PROYECTO:

Manual de Procedimientosy Operación

4. NOMBRE DELPROYECTO MP-OMA-700

5. LIDER DE PROYECTO: Oficial Mayor Administrativo6. RESPONSABLE DELSERVICIO: Oficial Mayor Administrativo



03 Informática

OMA/03/10 Seguimiento y Atención asolicitud de servicio

1 Recibir solicitud vía oficio o vía telefónica

2 Registro de asignación del servicio

3 Proporcionar el servicio y recabar Visto Bueno

4 Archivar órdenes de servicio

OMA/03/11 Soporte a Usuarios

1 Recibir reporte vía telefónica del problema que sepresenta en el equipo de computo (software)

2 Solicitar información respecto a la falla y diagnostica lafalla

3 Elaborar orden de servicio y acudir al área

4 Verificar equipo y resolver problemática presente

5 Notificar a la dependencia resultado , elaborar reportey archivar

04 Mantenimiento yConservación

OMA/04/01 Administración y entregade material de limpieza

1 Recibir solicitud de material de las diferentesáreas del Gobierno Municipal


3 Entregar material a las áreas.

4 Requerir material por requisición

OMA/04/02 Atención y seguimiento desiniestros

1 Recibir reporte de siniestro

2 Verificar si el siniestro genera pago de deducible

3 Solicitar a la Hacienda Municipal el chequecorrespondiente al deducible

4 Informar a la aseguradora pase a recoger su pago yarchiva


33





MP-OMA-700






OMA/04/03 Atención deServicios

1 Recibir solicitud de servicio

2 Registrar y programar

3 Prestar el servicio

4 Archivar

OMA/04/04 Control de Almacéndel Taller Municipal

1 Verificar diariamente el stock de material yherramientas del taller

2 Recibir solicitudes de los mecánicos y surtir material

3 Registrar en sistema la salida de material

4 Elaborar reporte de movimientos al final del día

OMA/04/05 Control deCombustible

1 Clasificar los vehículos (Utilitarios y de servicio)

2 Asignar combustible conforme al servicio que prestael vehículo

3Solicitar a los proveedores de combustiblepapeleta, talonario, recibo s o resguardos queservirá de canje para cargar combustible

4 Elaborar contra - recibos conforme a facturasrecibidas por combustible surtido

5 Solicitar pago a la Hacienda Municipal y archiva

OMA/04/06 Control de Personalde Intendencia

1 Elaborar programa de supervisión de personal

2 Corroborar y registrar la asignación del personal enlas diferentes áreas

3 Mantener contacto con las áreas

4 Reasignar área al personal y registrar en sistemapara control


34










OMA/04/07 Control de Seguro(Parque Vehicular)

1 Enlistar los vehículos activos e inactivos

2 Envía listado a los posibles proveedores,solicitando el aseguramiento de los vehículos

3 Enviar la información necesaria para la promociónde la licitación

4 Recibir las pólizas correspondientes por cadavehículo

5 Enviar pólizas de cada vehículo a las diferentesdependencias mediante oficio y archiva

OMA/04/08 CorrespondenciaGeneral

1 Recibir y registrar correspondencia general

2 Revisa correspondencia y da instrucciones

3 Contestar correspondencia

4 Archivar correspondencia recibida y enviada

OMA/04/09Fondo Revolvente

(Compra derefacciones)

1 Revisar diariamente las solicitudes de refacciones

2 Elaborar lista de refacciones para compra

3 Enviar facturas a revisión y visto bueno al Órganode Control para recuperar fondo

4 Recibir cheque del fondo y archivar

OMA/04/10 Incidencia

1 Registrar incidencias de personal asignado alárea

2 Firmar oficio y entregar

3 Recibir respuesta y archivar


FORMATO DO-PRO-02

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OMA 04/11 Mobiliario


2 Recibir inventario actualizado

3 Actualizar resguardos conforme a inventario recibidoactualizado

OMA 04/12

Planeación deActividades (Plan deTrabajo General de

la Dirección)

1 Elaborar Plan de Trabajo

2 Asignar actividades conforme al programa y lasáreas

3 Establecer el Calendario

4 Ejecutar programa y supervisar avances

5 Elaborar reporte general de actividades

OMA 04/13Recepción de

Vehículos para elTaller (Jefe de Patio)

1 Recibir formato de Hoja Múltiple

2 Diagnosticar falla y solicitar refacciones

3 Reparar el vehículo y registrar en sistema

4 Entregar el vehículo reparado y archivadocumentación

OMA 04/14 Resguardo Vehicular

1 Recibir instrucciones de asignación de vehículo

2 Registrar datos generales del vehículo, resguardantey área de asignación

3 Entregar vehículo, verificando estado físico delmismo

4 Dar de alta la asignación del vehículo y archiva


FORMATO DO-PRO-02

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INVENTARIO DE PROCESOS3. NOMBRE DEL PROYECTO: Manual de Procedimientos

y Operación4. NOMBRE DELPROYECTO MP-OMA-700





04 Mantenimiento yConservación OMA/04/15 Taller Externo

1 Recibir formato de Hoja Múltiple

2 Diagnosticar falla y autorizar reparación.

3 Seleccionar taller y llevar el vehículo a reparar

4 Tramitar pago correspondiente

05 Proveeduría

OMA/05/01 Compras a través deAdquisiciones

1 Recibir la requisición.

2 Revisar, autorizar y entregar requisiciones alárea de compras

3 Elaborar las bases e investigar en el padrón deproveedores

4 Citar a la Comisión de Adquisiciones

5 Elaborar orden de compra y enviarla alproveedor

6 Recibir mercancía en almacén

7 Integrar expediente y entregar orden de compraoriginal a la proveeduría

OMA/05/02 Compra de Contado

1 Recibir solicitud de requisición.

2 Revisar, autorizar y entregar requisiciones alárea de compras.

3 Cotizar material y elaborar tabla comparativa.


5 Integrar expediente

6 Entregar contra-recibo para trámite del pagocorrespondiente


FORMATO DO-PRO-02

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05Proveeduría

OMA/05/03 Compra directa

1 Recibir solicitud de requerimiento

2 Revisar, autorizar y entregar requisiciones al áreade compras

3 Cotizar material y elaborar tabla comparativa

4 Acordar lugar de entrega de la mercancía

5 Integrar expediente.

6 Entregar contra-recibo para pago correspondientey archiva

OMA/05/04

Compra por FondoRevolvente (De la

Dirección deProveeduría)

1 Recibir solicitud de requisición.

2 Revisar y autorizar requisición

3 Cotizar material

4 Recibir material y pagar proveedores

5 Integrar expediente

6 Reponer Fondo Revolvente

OMA/05/05 Control de almacén

1 Revisar inventario y elaborar requisición internadel almacén

2 Revisar, autorizar y entrega requisiciones

3 Cotizar material y elaborar tabla comparativa


5 Registrar entrada de mercancía

6 Entregar contra-recibo para pago correspondientey archiva


FORMATO DO-PRO-02

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INVENTARIO DE PROCESOS

3. NOMBRE DEL PROYECTO: Manual de Procedimientos yOperación

4. NOMBRE DELPROYECTO MP-OMA-700





05 Proveeduría

OMA/05/06 Generar Garantía

1 Recibir solicitud de garantía a respecto a un bien oservicio adquirido

2 Contactar al proveedor

3 Registrar garantía cubierta

OMA/05/07 Mobiliario



3 Actualizar resguardos conforme a inventariorecibido actualizado

OMA/05/08 Surtir requisición de material

1 Recibir requisición

2 Revisar peticiones de material en las requisiciones

3 Entregar material

4 Integrar al expediente las órdenes de salida

06 Recursos Humanos

OMA/06/01 Contratos

1 Recibir solicitud, registrar y canalizar


3 Registrar movimiento y recabar firmas

4 Entregar contrato y archiva

OMA/06/02 Credencialización

1 Elaborar calendario de visitas y notifica a lasdependencias

2 Realizar las visitas a las dependencias

3 Elaborar credencial


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06 Recursos Humanos

OMA/06/02 Credencialización4 Elaborar relación de credenciales listas a entregar

5 Archivar acuses de credenciales entregadas

OMA/06/03 Elaboración y Pago deNómina

1 Validar movimientos registrados en sistema

2 Elaborar solicitud para traspaso de fondos

3 Entregar, enviar por Internet información y confirmadepósito

4 Realizar asignación de números a los cheques yverificación de los mismos

5 Generar el reporte de recibos para el cobro dequincena

OMA/06/04 Elaboración de chequesde retención

1 Recibir la relación para aplicar descuentos

2 Elaborar reporte verificar descuentos

3 Elaborar cheques y recabar firmas

4 Generar y enviar archivo electrónico al Banco

5 Elaborar solicitud de traspaso, recabar firmas yarchiva

OMA/06/05 Elaboración de chequesindividuales 1 Recibir oficio de petición


FORMATO DO-PRO-02

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06 Recursos Humanos

OMA/06/05 Elaboración de chequesindividuales

2 Elaborar hoja de cálculo

3 Elaborar documentos y recabar firmas

4 Traspasar fondos y recabar firmas

5 Integra documentos en expediente y canalizar alárea de Glosa

OMA/06/06 Fondo Revolvente


2 Recibir cheque

3 Resguardo y manejo de Fondo Revolvente

4 Entregar fondo Revolvente a final de año

OMA/06/07 Gestión del Convenio

1 Elaborar y entregar oficio de solicitud de convenio adiferentes instituciones educativas

2 Recibir contestación y llevar a cabo reunión

3 Remitir convenio para Visto Bueno

4 Preparar documento final y firmar convenio

5 Firmar convenio y archivar


FORMATO DO-PRO-02

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06 Recursos Humanos

OMA/06/08 Incidencia del personal dela dirección

1 Registrar incidencias de personal asignado alárea

2 Notificar situación a dirección

3 Elaborar oficio, permiso o memorandoconforme a instrucciones

4 Revisa, firma oficio o da Visto Bueno alDocumento

5 Entregar al área correspondiente y esperarespuesta

OMA/06/9 Incidencias del personalen general

1 Recibir y registrar oficio

2 Aplicar incidencia

3 Notificar del movimiento aplicado yarchiva

4 Archivar

OMA/06/10Instauración delProcedimientoAdministrativo

1 Recibir y revisar actas enviadas por lasdiferentes dependencias

2 Recibir información y elaborar oficio denotificación a la Presidencia

3 Solicitar información y elaborar proyecto

4 Recaba firmas de visto bueno al proyecto ynotifica


FORMATO DO-PRO-02

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MP-OMA-700





OMA/06/10Instauración delProcedimientoAdministrativo

5 Elaborar acta de notificación y emplazamiento parael servidor público

6 Realizar audiencia y solicitar información general alÁrea del servidor involucrado

7 Elaborar proyecto de resolución y ficha técnicainformativa

8Recabar firma del Oficial y entregar a la Direcciónde lo Contencioso Administrativo para su revisión yautorización

9 Elaborar y entregar notificación con la resolucióndefinitiva

10 Elaborar oficio para notificar a Recursos Humanos yarchivar expediente

OMA/06/11 Liquidación

1 Recibir y registrar solicitud

2 Revisar petición y da instrucciones

3 Elaborar oficio para el cálculo y pago proporcionalde acuerdo a la petición

4 Enviar oficio a nóminas para su seguimiento yarchivar

OMA/06/12 Mobiliario

1Recibir, registrar y cotejar inventario de BienesMuebles enviando por la Dirección de PatrimonioMunicipal


3 Firmar de conformidad el inventario actualizado

4 Actualizar resguardos conforme a inventarioRecibido Actualizado


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06 Recursos Humanos

OMA/06/13 Movimientos ante el IMSS(Altas, Bajas, Modificaciones)

1 Recibir oficio de movimiento a aplicar

2 Enviar documentos al IMSS

3 Esperar respuesta

4 Registrar en Programa, entrega y archiva

OMA/06/14 Movimientos de Personal

1 Recibir y registrar petición

2 Verificar si procede la petición

3 Modificar plantilla

4 Notificar el movimiento aplicado y archiva

OMA/06/15 Préstamo de expedientes

1 Recibir y registrar solicitud

2 Elaborar vale de salida con Visto Bueno de laDirección

3 Recibir expediente, registra y archiva

OMA/06/16 Prestamos (Pensiones delEstado de Jalisco)

1 Proporcionar información al empleado

2 Entregar y recibir solicitud con los datosregistrados del empleado

3 Tramitar el préstamo en la Dirección de Pensionesdel Estado,

4 Entregar cheque, registra el tramite y archivaacuse de cheque entregado


FORMATO DO-PRO-02

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06 Recursos Humanos

OMA/06/17

Recepción y Asignaciónde Prestadores de servicio

social y prácticasprofesionales

1 Realizar formatos

2 Solicitar necesidades de prestadores a lasdiferentes áreas del ayuntamiento

3 Informar a las universidades de los programasexistentes y recibir información

4 Entrevistar y recibir documentación

5 Elaborar carta de aceptación y oficio deasignación

6 Recibir reportes de horas y contabilizar

7 Elaborar, firmar y entregar carta

OMA/06/18 Registro de movimientosen Plantilla

1 Recibir oficio de solicitud

2 Ingresar al sistema y aplica movimientos

3 Realizar movimiento en hoja de liquidación

4 Separar documentos, elaborar relación yarchivar

5 Archivar

OMA/06/19 Selección y Contrataciónde Personal

1 Recibir petición de propuesta

2 Realizar entrevista


FORMATO DO-PRO-02

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06 Recursos Humanos

OMA/06/19Selección y

Contratación dePersonal

3 Notificar y esperar indicaciones

4 Elaborar formato, lo canaliza para su alta enel sistema de nómina o plantilla

5 Firmar y entregar formato a nóminas y archiva

OMA/06/20 Seguro de VidaPersonal

1 Calendarizar visita a las dependencias

2 Recabar información del empleado e impresión dela cédula de seguros

3 Recabar firmas y entregar

4 Archivar

OMA/06/21 Trámite de licencia osuspensiones

1 Recibir solicitud y registrar

2 Efectuar el movimiento en el sistema

3 Elaborar documento y recabar firmas

4 Entregar copia de movimientos para su archivo ycontrol

OMA/06/22 Trámite de Pagoelectrónico

1 Recibir solicitud y documentación

2 Entregar copias de identificación al Banco

3 Recibe tarjetas enviadas por el Banco y lasentregas a los servidores

4 Activar las tarjetas o plásticos en el sistema yentrega copias de recibido al banco


FORMATO DO-PRO-02

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06 Recursos Humanos

OMA/06/23 Trámite de PagosGenerales

1 Recibir solicitud del movimiento a realizar

2 Registrar en el sistema el movimiento

3 Imprimir y recabar firmas

4 Archivar

OMA/06/24 Trámite para cobrode Seguro de Vida

1 Recibir a los beneficiarios con documentación

2 Llenar formatos y fotocopiar

3 Elaborar Oficio

4 Entregar documentación a la Aseguradora

5 Entregar cheque, recaba acuse y archiva

OMA/06/25 Vacaciones

1 Elaborar y enviar circular con la fecha previstapara el disfrute del Período Vacacional

2 Recibir oficio de las dependencias solicitando eldisfrute del período vacacional

3 Registrar información en sistema

4 Responder solicitud y archivar


FORMATO DO-PRO-02

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8.2 Descripción Narrativa deProcedimientos y Operación

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Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2.DIRECCIÓN DE ÁREA: Oficialía Mayor Administrativa

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS Y OPERACIÓN3. NOMBRE DELPROYECTO:

Manual de Procedimientos yOperación

4. CODIGOPROYECTO: MP-OMA-700

5.NOMBRE DELPROCESO: Atención al Público 6. TIPO DE

SERVICIOS: Administrativos7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Oficial Mayor Administrativo

8.PROCEDIMIENTO 9.No 10.DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11.PUESTOY/O AREA 12.INSUMO 13.SALIDA

Recibir correspondencia ypúblico en general 1

1.1 Recibe al público en general, además de lacorrespondencia general para toda la OMA; estoes documentos para las direcciones de D.O.; R.H.,Informática, Proveeduría, Mantenimiento yconservación.

Secretaria/Asistente Ciudadanía

Solicitud deapoyo y/oInformación

12 Registra en sistema, y/o bitácora losdocumentos recibidos o el nombre de laspersonas que acuden a la Oficialía MayorAdministrativo.

Secretaria/Asistente

Solicitud deapoyo y/oInformación

Bitácora/Sistema

Atender conforme a lasolicitud y canalizar lacorrespondencia

2 2.1 Enlistado los pendientes y canaliza al OficialMayor


Bitácora/Sistema

Lista dependientes

2.2 Revisa pendientes y Da indicacionesespecíficas por cada situación en particular.

Oficial MayorAdministrativo Listado Instrucciones

2.3 Recibe a la ciudadanía que acudieron deforma personal y conforme fueron llegando.(Cabe señalar que se hace una excepción conaquellos que tenía cita previa agenda .)Pasa act.3.1

Oficial MayorAdministrativo Listado Atención

personalizada

2.4 Deriva los asuntos que son propios de otrasáreas mediante oficio, conforme a lasinstrucciones dadas por el Oficial Mayor y/ocanaliza a las personas al área correspondientesegún su asunto; Así mismo canaliza lacorrespondencia dirigida a las diferentesdirecciones que conforman la OMA.


Instrucciones

Oficios,correspondenciao personasderivadas aotras áreas

Registra en sistema elseguimiento dado a cadaasunto

33.1 Asentar en el registro previo la solución o elseguimiento que fue dado a cada asunto enparticular.


Oficios opersonasderivadas aotras áreas

Seguimientoregistrado

3.2 Informa al Oficial Mayor el seguimiento a laspeticiones o solicitud conforme a susinstrucciones


Seguimientoregistrado Informe

3.2.1 Si hay alguna observación o indicación enespecífico para alguna solicitud le da elseguimiento indicado por el Oficial Mayor


Seguimientoregistrado

Nuevasindicaciones

Archivar 44.1. Archiva la documentación que resulto de cadapetición para consultas posteriores de asírequerirse.


Seguimientoa lassolicitudes

Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Manejo Fondo Revolvente 6. TIPO DE

SERVICIOS: Administrativos7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Oficial Mayor Administrativo


Solicitar a la HaciendaMunicipal (Fondo Revolvente) 1

1.1 Elabora oficio en el cual se solicita a laHacienda Municipal se otorgue al área FondoRevolvente (Recursos para solventar gastosinmediatos que requiera el área en cuestión)

Secretaria Solicitud Oficio

1.2 Revisa y firma oficio Oficial MayorAdministrativo Oficio Acuse en oficio

1.3 Da seguimiento a la petición vía telefónicapreguntando si ya está autorizado el Fondo Secretaria

Solicitud deasignaciónde fondo

Fondo Asignadopor la HaciendaMunicipal

Recibir cheque 2

2.1 Recoge el cheque y entrega copia decredencial de elector y firma de responsable delFondo (Cabe señalar que el control y buen manejodel Fondo Revolvente se sujeta a la guía denormas y/o políticas de operación establecidas porla Hacienda Municipal).

Oficial MayorAdministrativo

Fondoasignadopor laHaciendaMunicipal

Cheque

2.2 Cambiar cheque en banco Secretaria/Mensajero Cheque Dinero en

efectivo

Resguardar y manejar FondoRevolvente 3

3.1 De acuerdo a las necesidades del área serealiza las compras con previa autorización deldirector del área, solicitando factura por cadacompra


Dinero enefectivo Compras

3.3 Elabora formato de comprobación de gastos yanexa las facturas, al igual que oficio derecuperación, señalando el monto del gastorealizado

Secretaria Compras Justificación yoficio

3.3 Sella las facturas y recaba la firma del OficialMayor autorizando la compra en cada una de lasfacturas así mismo recaba la firma en el oficio yen la justificación

Secretaria Compras

Sello y Firma enoficio,justificación yfacturas

3.4 Presenta paquete de facturas y oficios alÓrgano de Control Interno para que este envíe loenvíe posterior a su revisión a la HaciendaMunicipal., para que ésta emita del cheque convalor total al de las facturas presentadas.Nota: Si hay observaciones de la Contraloría,estas deberán corregirse partiendonuevamente de este punto.

MensajeroOficio,Justificacióny Facturas

Paquete defacturas

3.5 Verifica vía telefónica si el cheque ya estálisto, pasa a recogerlo entregando copia decredencial de elector

Secretaria Paquete defacturas Cheque

Entregar Fondo Revolvente alfinal del año 4

4.1 Al final del año se recupera el monto otorgadocomo Fondo Revolvente (Dinero en efectivo Y/ofacturas)

Secretaria Dinero,Facturas

Recuperacióndel vale firmadopor elresponsable


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5.NOMBRE DELPROCESO:

Planeación, Ejecución, Control de Programas yProyectos.

6. TIPO DESERVICIOS: Administrativos



Elaborar Plan de Trabajo 11.1 Reunir a su equipo de directores de área a finde elaborar el Programa de trabajo de laDependencia conforme a los lineamientos yobjetivos del Plan Municipal de Desarrollo.


Plan Municipalde Desarrollo Reunión

1.2 Plantear conforme a su área propuesta dePlan de Trabajo, donde manifiestan lasnecesidades de recursos para cubrir lo planteadopara la Oficialía Mayor Administrativa

Director deÁrea

Plan Municipalde Desarrollo Propuesta y

necesidades

1.3 Elaboran anteproyecto General de la OficialíaMayor

Oficial MayorAdministrativoDirector deÁrea

Propuestas Anteproyecto

Asignar actividades conformeal programa y las áreas 2

2.1 Revisa con sus directores el Anteproyecto,haciendo el planteamiento situacional de lapropuesta para las direcciones, verificandocubran los puntos registrados en el Plan Municipalde Desarrollo

Oficial MayorAdministrativo Anteproyecto Revisión

2.2 Sugieren actividades alternativas paracompletar el o los proyectos

Director deÁrea

Revisión alanteproyecto Alternativas

2.3 Seleccionar las alternativas que considereideales para el Plan de Trabajo


Propuesta dealternativas

Selección deAlternativas

Establecer el Calendario 3 3.1 Elaboran el programa de trabajo definitivo ycalendario de actividades

Oficial MayorAdministrativo/Director deÁrea

Alternativas Programa deTrabajo

3.2 Asignación de actividades específicas a susdirectores de área, conforme al objetivo de cadauna

Oficial Mayor Programa detrabajo

Actividadesasignadas

Ejecutar programa ysupervisar avances 4 4.1 Ejecutar programa, realizando actividades

operativas, administrativas y técnicasDirector deÁrea

Asignación deactividades

Programaejecutado

4.2 Supervisar los trabajos de las diferentesdirecciones, verificando se cumpla en tiempo yforma con lo establecido.

Oficial MayorAdministrativo Programa Supervisión y

seguimiento

Elaborar reporte general deactividades 5 5.1 Recibir mensualmente informe de actividades

de parte de las diferentes direccionesOficial MayorAdministrativo

Programa detrabajo

Informe deactividades

5.2 Revisa cada informe y Elabora reportegeneral de actividades de la OMA (Trimestral,Semestral o Anual)


Informe deactividades Reporte

5.4 Entrega reporte y archiva para consultasposteriores

Director deÁrea Reporte Reporte


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Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2.DIRECCIÓN DE ÁREA: Desarrollo Organizacional




5.NOMBRE DELPROCESO: Caja Chica 6. TIPO DE

SERVICIOS: Desarrollo Organizacional7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director de Área




TécnicoEspecializado

Solicitud Oficio

1.2 Revisa y firma oficio Director deÁrea Oficio Acuse en oficio

1.3 Da seguimiento a la petición vía telefónicapreguntando si ya está autorizado el Fondo


Solicitud deasignación defondo


Recibir cheque 2


Director deÁrea/Jefe deDepartamento

Fondoasignado porla HaciendaMunicipal

Cheque

2.2 Cambiar cheque en bancoJefe deDepartamento

Cheque Dinero enefectivo

Resguardo y manejo delFondo Revolvente 3


Jefe deDepartamento


3.3 Elabora formato de comprobación de gastos yanexa las facturas, al igual que oficio derecuperación, señalando el monto del gastorealizado


Compras Justificación yoficio

3.3 Sella las facturas y recaba la firma del OficialMayor autorizando la compra en cada una de lasfacturas así mismo recaba la firma en el oficio yen la justificación


Compras


3.4 Presenta paquete de facturas y oficios alÓrgano de Control Interno para que este envíe loenvíe posterior a su revisión a la HaciendaMunicipal., para que ésta emita del cheque convalor total al de las facturas presentadas.Nota: Si hay observaciones de la Contraloría,estas deberán corregirse partiendonuevamente de este punto.


Oficio,Justificación yFacturas

Paquete defacturas



Paquete defacturas Cheque

Entregar Fondo Revolvente alfinal del año 4

4.1 Al final del año se recupera el monto otorgadocomo Fondo Revolvente y deberá entregarse a laHacienda Municipal (Dinero en efectivo y/ofacturas)

Dir.de Área/Jefe deDeptoTécnicoEspecializado

Dinero,Facturas

Recuperacióndel vale firmadopor elresponsable


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5.NOMBRE DELPROCESO: Capacitación y Desarrollo Humanos 6. TIPO DE



Elaborar Programa de Trabajo 11.1 Elaborar Programa de Trabajo semestral; estoes, enlistar nombre de talleres, conferencias,capacitación en general para los servidores deeste Gobierno Municipal.

Jefe deDepartamento/Director deÁrea

Necesidadesdecapacitación ydesarrollohumano delpersonal

Programa deTrabajo deCapacitación

1.2 Recabar autorización al programa del OficialMayor Administrativo

Director deÁrea


Firma deautorización

1.3 Conforme al Programa de Capacitaciónprevista contacta instructores/ maestros:Internos. Solicita mediante oficio autorización delárea a la cual está adscrito el empleado que darála capacitación.Externo: Solicitar CV, para hacer entrevista yselección y contratar al posible instructor.

Jefe deDepartamento


Instructores

1.3.1 Elabora oficio solicitando contrato y alta delinstructor

Jefe deDepartamento

Selección deinstructores Oficio

Difundir temas y programaciónde capacitación a las

diferentes áreas del GobiernoMunicipal

2 2.1 Elaboración circular para difundir el programacon los cursos calendarizados mensualmente



Circular

2.2 Recaba el firmas de Visto Bueno de laDirección de Desarrollo Organizacional y OficialíaMayor Administrativa

Jefe deDepartamento Circular Firmas de

Visto Bueno

2.3 Entrega circular a las dependencias DepartamentoCapacitación

Circular confirmas

Acuse encopia

2.4 Elabora lista de asistencia conforme a lainscripción previa de los interesados a cadaevento programado


Copia conacuse

Lista deasistencia

2.4.1 Cabe señalar que la difusión e invitación alos talleres y conferencias se sigue dando víacelular y/o correo electrónico

AuxiliarTécnico/AuxiliarAdministrativo

Lista deasistencia

Mensaje deinvitación

2.5 Confirma asistencia vía telefónica días previosal inicio del curso o taller

TécnicoEspecializado,AuxiliarAdministrativo

Lista deasistencia Asistencia

Realizar l evento 3 3.1 De acuerdo al curso/taller/conferenciadetermina generalidades del mismo (Protocolo)

Jefe deDepartamento

Eventoprogramado

Generalidadesdel evento

3.2 Verifica que el lugar donde se programó elevento cuente con el mobiliario y equiponecesario. Pasa act. 3.3


Eventoprogramado

Confirmacióndegeneralidadesdel evento


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5.NOMBRE DEL PROCESO: Capacitación y Desarrollo Humanos 6. TIPO DESERVICIOS: Desarrollo Organizacional

7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director de Área


3.2.1 En caso de que el lugar no cubra elrequerimiento necesario, se da a la tarea de solicitarel mobiliario y equipo para que el evento se lleve acabo


EventoProgramado Mobiliario listo

3.3 El día del evento, curso o taller, solicitanregistren su asistencia a cada participante

DepartamentoCapacitación

Eventoprogramado

Registro deasistencia

3.4 Entregar formatos específicos para que al finaldel evento lo evalúen de forma general

TécnicoEspecializadoAuxiliarTécnico

Eventoprogramado

Formatos deevaluación

3.5 Supervisar el desarrollo del evento, verificandoque el sonido, las luces y el equipo técnico nofallen.

Jefe deDepartamento

Eventoprogramado

Evento sincontratiempos

Elaborar constancias departicipación y elaborarreporte

4 4.1 Recabar los formatos y revisar las evaluacionesa fin de conocer el resultado de las evaluaciones.


Eventorealizado Formatos

4.2 Elaboran estadísticas de resultados departicipación a los eventos, calificación a los puntosde referencia marcados en los formatos.

Cuando en las evaluaciones califican algún punto enparticular como malo, se trabaja en ello paramejorarlo en las presentaciones siguientes.


Formatos coninformación Estadísticas

4.3 Conforme a listas de asistencia elaboramos lasconstancias de participación, a fin de que existaevidencias o muestras de la capacitación recibidapor el servidor público y en las cuales se manifiestannombre del curso, taller o conferencia, fecha delevento y en su caso nombre del instructor.

TécnicoEspecializadoAuxiliarAdministrativoAuxiliarTécnico

Formatos coninformación Constancias

Entregar constancias yelaborar informe general 5

5.1 Recaban firmas del Presidente Municipal ySecretario General, dándole la formalidadcorrespondiente al documento.

DepartamentoCapacitación Constancias Firmas

5.2 Enlistan y entrega las constancias a losparticipantes. Cabe mencionar que la entrega puedeser: De forma individual o enviar las constancias alas diferentes áreas y éstas, las entregan a loscompañeros.


Constanciasfirmadas

Constanciasentregadas

5.3Registrar en sistema las constancias que yafueron entregadas

AuxiliarTécnico

Entrega deconstancias Sistema

5.4 Elabora informe general de actividades yarchivar.

Jefe deDepartamento

Actividadesgenerales deldepartamento

Informe


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5.NOMBRE DELPROCESO: Control de Correspondencia 6. TIPO DE



Recibir y registrardocumentación 1 1.1 Recibir la documentación general, anotando la

fecha, hora de registro y nombre de quién recibeTécnicoEspecializado

Correspondencia Folio asignado

1.2 Registro en sistema de la documentaciónrecibida


Correspondenciarecibida

Registro ensistema

1.3 Canaliza a Dirección TécnicoEspecializado

Correspondenciaregistrada

Correspondencia derivada

Revisar y dar instrucciones 2 2.1 Revisa la documentación y de acuerdo a cadadocumento da instrucciones

Director deÁrea

Correspondencia Instrucciones

2.2 Elabora oficio de acuerdo a instrucciones,relacionando asunto


Correspondencia Oficio

Firmar oficios y entregar 3 2.3 Firma oficio Director deÁrea

Correspondencia

Firma en o losoficios derivados

2.4 Sella los oficios y turna para su entrega TécnicoEspecializado

Oficios confirma

Oficios con sellolistos para suentrega

3.1 Entrega correspondencia y recaba firma derecibido


Oficios sonsello listospara suentrega

Copias deoficios conacuses

3.2 Recibe copias de oficio con firma de recibido TécnicoEspecializado


Copias con firmade acuse

Archivar correspondenciarecibida y enviada 4 4.1 Archiva documentación recibida y enviada Técnico

Especializado

Copias deoficiosrecibidos

Archivo

4.2 Posterior elabora informe de actividades encaso de ser requerido


Documentosen archivo Informe


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5.NOMBRE DELPROCESO: Formación Básica y Profesional 6. TIPO DE



Contactar InstitucionesEducativas 1

1.1 Contactar con las instituciones educativas queofrezcan alternativas para cursar o concluir laformación básica (Primaria, Secundaria,Preparatoria y/o continuar su preparaciónprofesional).


Programadecapacitación

Institucionescontactadas

1.2 Acuerdan lineamientos de formación degrupos así como costo de inscripción y asistenciaa los módulos

Director ÁreaJefeDepartamento

Escuelasseleccionadas

Acuerdos olineamientos

Informar a los servidores quedesean realizar o concluir susestudios básicos y a aquellosque deseen continuar oadquirir nuevas competenciasprofesionales.

22.1 Informar mediante oficio el convenio celebradocon las instituciones educativas y la oportunidadque ofrecen a los servidores para concluir orealizar sus estudios básicos


Acuerdoestablecidos Oficio

2.2 Reciben a los servidores y les informan todolo referente a la formación de su interés


Programadecapacitación

Información paraServidores

Realizar los trámites deinscripción e ingreso paracursar la competencia de susinterés

3 3.1 Registrar el nombre de los servidoresinteresados


Servidorespúblicos

Lista denombres

3.2 Formar grupos conforme a las solicitudes DepartamentoCapacitación

Lista connombres Grupos

3.3 Realizar plática donde informan generalidadesde cada nivel a cursar

DepartamentoCapacitación Información Información

Dar seguimiento a cada nivelde acuerdo a las necesidadesde cada servidor o cada grupo

44.1 Recaban documentos necesarios paraenviarlos a cada institución (Acta de Nacimiento,Certificado de Primaria o Secundaria o constanciade estudios)


Gruposformados

Documentaciónentregada

4.2 Entregar documentos mediante oficio a cadaescuela o institución para ver si son aceptados acursar el nivel de su interés


Documentación

Oficio con acusede documentosentregados

4.3 Informan a los servidores fecha y lugar dondese realizarán entrevistan previas para saber sifueron aceptadas. Pasar act. 4.4


Documentosentregados

Confirmación dealumnosaceptados

4.3.1 En el caso de Preparatoria se solicita poroficio a la Hacienda Municipal financien medianteun préstamo personal el costo de la inscripción yprimer módulo


Servidoresaceptados Oficio


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5.NOMBRE DELPROCESO: Formación Básica y Profesional 6. TIPO DE



4.4 Dar seguimiento contactando con las escuelasla asistencia y avance de los servidores quecursan cualquiera de los niveles hasta término


Gruposformados

Comunicacióncon las escuelas

Elaborar resumen deresultados y dar apoyo en eltrámite de constancia ocertificado de término de curso

5

5.1 Realizar los trámites necesarios para que lasescuelas expidan los certificados correspondientesde cada participante.Recabar documentos necesarios y entregarlos alas escuelas


Termino decurso

Documentosnecesarios paraconstancias

5.2 Al término de los cursos que acreditan alservidor que su formación ha sido concluidasatisfactoriamente, elaboran resumen deresultados y archivan documentación general

DepartamentoCapacitación Documentos Informe final


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5.NOMBRE DELPROCESO: Manuales Administrativos 6. TIPO DE



Programar actividades 11.1 Revisar información actual de actividadesgenerales de las Dependencias, sus direcciones,departamentos y áreas.


Actividadesgeneralesde las áreas

Revisión

1.2 Detección de información no registrada endocumento (Ejemplo: Dependencias, Direccioneso Áreas de nueva creación) y establece objetivos


Programade Trabajo

Informaciónnueva

1.3 Programar calendario de actividades para laelaboración de Manuales administrativos deacuerdo a las necesidades actuales.

Jefe deDepartamento

Calendario deactividades

Visitar las áreas donde serecabará información 2

2.1 Visitar las áreas explicar el motivo de la visita,entregamos formato específico para recabarinformación

TécnicoEspecializado Calendario Formato

2.2 Recibir formatos y analizar y revisarinformación

Jefe deDepartamento Información Instrucciones

de llenado

Registrar información 3 3.1 Registrar en sistema la información recabada TécnicoEspecializado Formato Información

recabada3.2 Conforme al tema del manual la informaciónse ajusta a la normatividad que faculte al o lasáreas involucradas en el documento a elaborarse

TécnicoEspecializado/Jefe de Depto

Información Revisión a lainformación

Editar el manual 44.1 Ya con toda la información se edita el manual,realizando los ajustes necesarios (Paginación,forma en general, ortografía)

TécnicoEspecializado Información Registro en

sistema

4.2 Listo el documento se imprime para revisión TécnicoEspecializado

Modificacióna lainformacióndel manual

Manualactualizado ensistema

Recabar Visto Bueno yautorización del manual 5

5.1 Envía mediante oficio a o las áreasinvolucradas para el visto bueno y autorización almanual

Director deÁrea

Manualactualizado

Impresión de lasmodificaciones

5.1.1 Si hay observaciones al documento, estasse aplican y se envía nuevamente al Área

TécnicoEspecializado Impresiones

Firmas de VistoBueno yAutorización.

5.2 Recibe el manual con firma de autorización delo las Áreas

Jefe deDepartamento Impresiones

Acuse demodificacionesefectuadas yentregadas

5.3 Recaba firma de autorización (Oficial MayorAdministrativo y Director de DesarrolloOrganizacional)

Jefe deDepartamento

Manualactualizado Archivo

5.4 Enviar copia del manual debidamenteautorizado las Áreas que corresponda

Director deÁrea Manuales Programa de

Trabajo5.5 Archivar documentación general que sirvieronde base para la elaboración del Manual y acusede recibido de las Áreas


Programade Trabajo Calendario


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5.NOMBRE DELPROCESO: Mobiliario 6. TIPO DE



Recibir inventario y cotejarcon los bienes físicos 1 1.1 Recibir inventario de Bienes Muebles asignados a

la dirección y sus diferentes áreas o departamentosTécnicoEspecializado Inventario Inventario

1.2 Registra el documento recibido y canaliza adirección

TécnicoEspecializado Inventario Registro del

documento1.3 Revisa inventario y lo regresa con instrucciones dequien se hará responsable de verificar que loregistrado en el inventario sea lo existente en el área

Director deÁrea Inventario Instrucciones

1.4 Recibir al personal de la Dirección de PatrimonioMunicipal y cotejan inventario contra:* Existencia de Bienes no registrados en elinventario,*Mobiliario en mal estado y/o mobiliario sin uso enel área,*Cambio de resguardo de algún bien,*Registro de algún bien en el inventario, más no laexistencia del bien físico en el área.Cabe señalar que las 2 partes (Área revisada ypatrimonio) se quedan con el borrador del inventariorevisado.

TécnicoEspecializado Inventario

Cotejo deinventariocontra bienesfísicos

1.5 Entregar inventario con observaciones o VistoBueno al mismo


Cotejo deinventariocontra bienesfísicos

Inventario

Recibir inventarioactualizado 2 2.1 Recibe inventario actualizado de acuerdo a la

revisión realizadaTécnicoEspecializado

Correccionesal inventario

Inventarioactualizadoconforme a lasobservaciones

2.2 Revisa que el Inventario contenga la informaciónque se obtuvo con la visita de Patrimonio



Revisión alinventario

2.3 Si hay observaciones las registra en formamanual y regresa el inventario. Regresa paso 2.3Si esta correcto recibe el inventario.


Inventarioactualizado

Correccionesal inventarioy/o registro

2.4 Registra inventario recibido y canaliza al director TécnicoEspecializado

Correccionesal inventario y/o registro delinv actualizado

Registro deldocumentorecibido

Actualizar resguardosconforme a inventarioRecibido Actualizado

3 3.1 Recibir al personal de Patrimonio Municipal yfirmar resguardo de los bienes asignados al área

Director deÁrea

Documentorecibido

Firma deresguardo

3.2 Recibe copia del resguardo firmado TécnicoEspecializado Resguardo Copia de

resguardo

3.3 Archiva copia del resguardo en carpeta TécnicoEspecializado

Copia deresguardo Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Proyectos Emergentes 6. TIPO DE



Recibir solicitud de apoyo 1 1.1 Recibe la solicitud de parte de la OficialíaMayor Administrativa

Dirección deÁrea Solicitud Solicitud

1.2 De acuerdo a la solicitud de apoyo seestablecen objetivos y elaboran plan de acción

Director deÁrea/ Jefe deDepartamento

SolicitudObjetivosestablecidos yplan de acción

Desarrollar proyecto y recabarinformación 2

2.1 De acuerdo a objetivos se inicia actividadesrecabando la información necesaria y realizandovisitas a las Áreas


Objetivosestablecidos

Información yvisitasrealizadas

2.2 Registran diversas situaciones, recopilaninformación


Diligencias ovisitas

Registro deinformación

2.3 Analizan información recabada TécnicoEspecializado

Informaciónrecabada

Análisis de lainformación

Elaborar informe general delproyecto 3

3.1 Ya con la información se elabora propuestasde acuerdo a los objetivos planteados, así comoalternativas y planes de solución

TécnicoEspecializado/Jefe deDepartamento

Información Propuesta deProyecto

3.2 Ya con la información completa se elabora uninforme general del proyecto


Información Informe General

Presentar informe para VistoBueno y archivar 4 4.1 Presenta el informe a la Oficialía Mayor

Administrativa para revisión y Visto BuenoDirector deÁrea

InformeGeneral delProyecto

Acuse

4.2.1 Si hay indicaciones de modificación alproyecto se aplican y se entrega nuevamente a laOficialía Mayor Administrativa



Modificacionesaplicadas

Archivar la documentaciónrecabada en el proceso paraconsultas

5 5.1 Archivar acuse y documentos que generaronel informe



Archivo


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Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2.DIRECCIÓN DE ÁREA: Dirección de Procesos e Informática





Administración e Instalación de Red deComunicación Municipal

6. TIPO DESERVICIOS: Informática



Recibir solicitud y concertarcita 1

1.1 Recibe las solicitudes de las diferentesdependencias, requiriendo la actualización a lossistemas de cómputo y/o mantenimiento a losmismos

SecretariaNecesidades de lasáreas

Solicitud

1.2 Registra las solicitudes y canaliza a dirección Secretaria Solicitud Sistema

1.3 Revisa solicitudes y conforme a cada una,asigna actividades al departamento responsable

Director deÁrea Sistema Actividades

Asignadas

Identificar problemática actualy programar necesidades 2 2.1 Recibe indicaciones, revisa necesidades y

distribuye el trabajo a su personalJefe deDepartamento

Instrucciones

Actividadesasignadas alpersonal

2.2 Contacta a los interesados o a las diferentesáreas para establecer fecha y horario de atención.


Orden detrabajo Cita concertada

2.3 Acudir al área, revisa sistema, programas eidentifica la problemática o la necesidad decableado.


Citaconcertada

Revisión alsistema

2.3.1 Cuando el área ya cuenta con la instalaciónnecesaria sólo revisa que la misma funcione enperfectas condiciones y/o identifica el problema.


Citaconcertada

Identifica elproblemapresente

2.3.1.1 Si la reparación puede realizarse por quecuenta con los consumibles, equipo y materialnecesario la realiza. (Pasa a la Actividad 4)


Citaconcertada

Problemaresuelto

2.3.1.2 Cuando no cuenta con e equipo, material yherramientas necesarias, queda pendiente lareparación, hasta que el área requiera la compramediante requisición (Pasa actividad 3.3).


Citaconcertada

Situaciónpresente

2.4 Cuando el área No cuenta con el cableado,determinan los requerimientos de software yhardware para la nueva instalación, en función delas características específicas del área (Equiposexistentes, infraestructura del edificio, tráfico deinformación y demanda de servicios.)(Pasa act. 3.3)


Problemáticaidentificada

Material y/oequipo faltanteidentificado

Formular proyecto e instalared 3 3.1 Elaborar proyecto con forme a las necesidades

y recaba Visto Bueno del área solicitanteJefe deDepartamento

Necesidades detectadas Proyecto

3.2 Canaliza proyecto a Dirección de Informáticapara su revisión y aprobación

TécnicoEspecializado Proyecto Visto Bueno al

proyecto


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3.2.1 Revisa proyecto y de ser necesario haceobservaciones y/o sugerencias de aplicación.

Director deÁrea Proyecto Observaciones

3.3 Requieren al área solicitante, requieramediante formato de requisición el materialnecesario a la Proveeduría.

Jefe deDepartamento

Observaciones

Solicitud dematerial

3.4 Ya con la requisición departamento de Redesy telecomunicaciones aprueba y sella la misma


Solicitud dematerial

Firma de Vo.Bo.a la requisición

3.5 Firma requisición (Cabe mencionar que todasolicitud de material, equipo y/o herramientasnecesarias en cuanto a sistemas, programas.Software/hardware indiscutiblemente requieren laaprobación de la Dirección de Informática, paraque la proveeduría pueda adquirirlas)

Director deÁrea

Firma deVo.Bo. a larequisición

Sello y firma deautorización a lasolicitud dematerial

3.6. Entregan requisición a la Proveeduría y danseguimiento a la misma


Sello y firmadeautorizacióna la solicitudde material

Hoja rosa deformato derequisición

3.7 Recibe material, revisa que vaya de acuerdo alas especificaciones de la requisición


Hoja rosa deformato derequisición

Material yequipoentregado

3.8 Acude al área solicitante e instala el equipo,componentes y software


Material yequipoentregado

Solicitudrealizada

3.9 Verifica pruebas de instalación y uso,verificando la correcta operación de la red


Solicitudrealizada

Pruebas deinstalación y uso

Elaborar informe deactividades 4 4.1 Elabora ficha informativa resumiendo el

trabajo realizadoTécnicoEspecializado

Pruebas deinstalación yuso

Ficha

4.2 Entrega ficha y archiva copia TécnicoEspecializado Ficha Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Administración y Control de Recursos 6. TIPO DE

SERVICIOS: Informática7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director de Área


Elabora programa de trabajoconforme a los lineamientosmarcados por la OMA

1 1.1 Reunión de trabajo con los jefes dedepartamento

Director deÁrea

Programade trabajo Reunión

1.2 Elabora Plan de trabajo de la dirección,previendo la asignación de recursos (Material,equipo y personal), conforme a la naturaleza desus funciones, así mismo revisando los recursoscon los que actualmente cuenta toda la dirección.


Reunión Plan de trabajo

Solicitar recursos a las áreascorrespondientes 2

2.1 Solicitar mediante oficio a la Dirección deRecursos Humanos, Proveeduría y la HaciendaMunicipal los recursos que le competen a cadauna para llevar a cabo el programa de Trabajoplanteado


Plan detrabajo Oficio

2.2 Recabar firma de Visto Bueno del OficialMayor Administrativo Secretaria Oficio con

solicitud Visto Bueno

2.3 Entregar oficios a las dependenciascorrespondientes Secretaria Visto Bueno Copia con acuse

Recibir los recursos yasignarlos 3 3.1 Dar seguimiento a las peticiones y pasar a

recoger los recursos otorgados


Oficioentregado Seguimiento

3.1 .1 Pasar a la Hacienda Municipal a recoger elcheque que se otorga como Fondo Revolventepara cubrir los gastos emergentes con valor menora $500.00; Así mismo recibir el material que laProveeduría surtió conforme a la petición; encuanto al personal, este es canalizado por ladirección de recursos humanos.


Seguimiento Cheque

3.2 Registro en sistema de los recursos otorgadospara llevar control administrativo

Jefe deDepartamento Recursos Sistema con

información

Asignar a cada departamentoconforme a sus necesidades 4 4.1 Distribuir los recursos conforme a las

necesidadesDirector deÁrea Recursos

Recursosdivididos yentregados

4.2 De acuerdo a tipo de recursos establecesistemas de control a fin de mantener el equilibrioentre las actividades a realizarse, equipo detrabajo, necesidades de las áreas.

Director deÁrea Recursos

Sistemas decontrolestablecidos

Supervisar el desempeñolaboral 5

5.1 Conforme al programa de trabajo observa lacorrecta aplicación de los recursos, verificandoque el fondo revolvente se haya aplicadoconforme a la normatividad establecida, que losmateriales utilizados en la reparación omantenimiento de equipo se haya realizado demanera transparente y con las autorizacionescorrespondientes


Sistemas decontrolestablecidos

Supervisión

5.1.1 Registra el consumo y adquisición demateriales Secretaria Supervisión Registro


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5.NOMBRE DELPROCESO: Control de copias 6. TIPO DE



Recibir la o las facturas delservicio de fotocopiado de lasdiferentes áreas que cuentancon el servicio de Copiadora

11.1 Recibe las facturas de parte del proveedor,misma que ampara el uso de las diferentescopiadoras instaladas en las diferentes áreas queforman parte del Gobierno Municipal

Secretaria Fotocopiadoras Facturas

1.2 Sella las facturas y registra fecha, hora ynombre a fin de dar por hecho su recepción Secretaria Facturas Sello y registro

en facturas

1.3 Registra en sistema el documento y canaliza aldepartamento de mantenimiento y soporte técnico Secretaria Sello y registro

en facturas Sistema

Verificar facturas contrareporte de consumo de lasáreas

22.1 Revisa el desglose de las facturas a fin deverificar que coincida el costo/cobro contra el usode cada equipo de fotocopiado


Registro deFacturas ensistema

Revisión defacturas

2.2 Ingresa al archivo correspondiente las lecturasindicadas de cada factura


Revisiónfacturas

Archivos ensistema

Validar facturas y solicitarpago 3 3.1 Recibe y revisa las facturas con su desglose

respectivo y válida dando su Visto BuenoJefe deDepartamento

Facturasdesglosadas Visto Bueno

3.2 Elabora oficio, solicitando elaboren chequeque cubra pago respectivo que ampare el costo deuso de las fotocopiadores


Facturas conVisto Bueno Oficio

3.3 Revisa y firma oficio Directorde Área Oficio Firma

3.4 Fotocopia facturas y oficio a fin de conservarcopias de los documentos

TécnicoEspecializado Facturas Fotocopias

Entregar paquete de facturasy oficio 4 4.1 Arma paquete de oficio con facturas y copias Técnico

Especializado

FacturaOriginal,

copias y oficio

Paquetearmado

4.2 Entrega paquete al Órgano de Control Internoa fin de que revisen y autoricen el pago de lasfacturas correspondientes que amparen el mismo.


Paquete defacturas

Acuse encopia

Dar seguimiento al pago 55.1 Archivan de manera momentánea a fin de darel seguimiento correspondiente a la solicitud depago


Copia conacuse Archivo

5.2 Notifica al proveedor acuda a recoger su pagoTécnicoEspecializado/Secretaria

Solicitud depago defacturas

Aviso de pasara cobrarcheque

5.3 Confirmado el pago archiva documentaciónpara fines de control administrativo


Solicitud depago defacturas

Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Desarrollo de Aplicaciones 6. TIPO DE



Consultar el inventario desoftware general de los equiposasignados a las diferentesdependencias, para conocer lascapacidades y necesidades

11.1 Detectar la necesidad de equipo nuevo osistemas informáticos en áreas del GobiernoMunicipal

Jefe deDepartamento

Programade Trabajo Necesidades

1.2 Revisa las necesidades de las áreas y lasequipara con los sistemas y equipos existentes

Jefe deDepartamento/TécnicoEspecializado

Necesidades Comparativo

1.3 Analiza los requerimientos de lasdependencias

TécnicoEspecializado Comparativo Análisis de

necesidades

.

1.4 Consulta el inventario de hardware de ladependencia para tener en cuenta la capacidadexistente y los requerimientos de acuerdo aldesarrollo


Análisis denecesidades Inventario

Presentar propuesta dedesarrollo de sistemas,programas y aplicaciones en losequipos, conforme a la carga detrabajo de cada una de las áreas

22.1 Determina los recursos que podríaninvolucrarse en el desarrollo de la aplicación deacuerdo a las cargas de trabajo.


Inventario Recursosdeterminados

2.2 Genera propuesta de desarrollo, procurandocubrir las necesidades de las dependencias,incluyendo tiempos estimados de desarrollo.


Recursosdeterminados

Propuesta

2.3 Presenta la propuesta de desarrollo al líder oencargado del área

Jefe deDepartamento/Director deÁrea

Propuesta Propuesta

2.4Revisar los proyectos, verificando se cubranlas necesidades del proyecto o los proyectos


Propuesta Proyectorevisado

2.4.1 Realiza modificaciones a la propuesta encaso de existir


Proyectorevisado

Modificacionesaplicadas

Generar un ambiente dedesarrollo de base de datospara probar el nuevo equipoinvolucrando al personal

3 3.1 Genera ambiente de desarrollo de base dedatos para probar el sistema nuevo


Proyectorevisado

Ambiente depruebas

3.2 Así mismo genera pruebas, donde involucraal personal del área que utilizará el sistema deaplicación


Ambiente depruebas

Aplicación depruebas


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5.NOMBRE DELPROCESO: Desarrollo de Aplicaciones 6. TIPO DE



3.2 Así mismo genera pruebas, donde involucra alpersonal del área que utilizará el sistema deaplicación


Ambiente depruebas

Aplicación depruebas

3.3 Desarrollar el sistema conforme a loestablecido en la propuesta y corregir fallas encaso de haberlas


Aplicaciónde pruebas Sistema creado

Autorizar la funcionalidad einstalar el sistema o laaplicación en el servidor delárea en cuestión

4 4.1 Autoriza la funcionalidad del sistema o de laaplicación

Director deÁrea sistema Sistema

autorizado

. 4.2 Capacitar al personal debidamente y entregarel manual de usuario


Sistemaautorizado

Personalcapacitado

4.3 Instalar el sistema o la aplicación en elservidor donde va a radicar y se traslada elambiente de desarrollo a un ambiente deproducción


Personalcapacitado

Sistema enproducción

Notificar proyecto aplicado ylisto 5

5.1 Elabora oficio para el área, notificando que elsistema o la aplicación está en producción y listapara ser utilizada

Secretaria Sistema enproducción Oficio

5.2 Entrega oficio al área TécnicoEspecializado Oficio Acuse en copia

5.3 Archivan documentación general resultante delproceso, para consultas posteriores. Secretaria Oficio Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Formulación de Proyectos 6. TIPO DE



Recibir solicitud para laadquisición e instalación denuevas tecnologías

1 1.1Recibir las solicitudes de modernizar las áreasaplicando nuevas tecnologías Secretaria Solicitud Oficio con

solicitud recibido

1.2 Registra el tipo de solicitud y canaliza adirección Secretaria Oficio Registro en

sistema1.3 Revisa cada solicitud y da instrucciones paraestablecer comunicación con el área solicitante

Director deÁrea Sistema Instrucciones

1.4 Acudir al área para profundizar en lasnecesidades y expectativas de las solicitudesplanteadas. Esto es verificar y conocer si lapetición es parte de un proyecto o solo esactualizar el equipo de trabajo.


Instrucciones

Visita al área y/onecesidadespecífica de lasolicitud

Analizar los procedimientos eidentificar los recursos dehardware y software

2 2.1 Revisar los servicios que ofrece el área TécnicoEspecializado Visita Servicios

identificados

2.2 Conforme a los procedimientos que realiza elárea, coteja si existe relación con procedimientode otras áreas y que éstos a su vez secomplementen para brindar servicios


Serviciosidentificados

Procedimientoregistrado

2.3 Identifica el equipo y los programas con losque cuenta el área para desarrollar susactividades (Conocer el hardware y software)


Procedimientos

Hardware ysoftwareidentificados

2.4 Conforme a la información recabadaestablecen programa de trabajo y realizan estudiode tiempos y movimiento, comparan la capacidadde respuesta contra la demanda de servicios


Hardware ysoftwareidentificados

Programa detrabajo

Elaborar Diagnóstico deresultados y propuesta 3 3.1 Elaboran diagnóstico e informe con la

información recabada


Programade Trabajo

Diagnóstico/Informe

3.2 Presentan informe a dirección Jefe deDepartamento Diagnóstico Informe

presentado

3.3 Determinar la necesidad de actualizar oadquirir nueva tecnología

Director deÁrea

Informepresentado

Instruccionesconforme aldiagnóstico

3.4 Elaboran propuesta conforme a lasnecesidades detectadas y petición específica delárea.

Director deÁrea/TécnicoEspecializado

Instrucciones Propuesta

Presentar presupuesto juntocon el proyecto para suaprobación y Visto Bueno

4 4.1 Preparan el presupuesto estimado conforme ala propuesta

Dirección deÁrea Propuesta Presupuesto


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5.NOMBRE DELPROCESO: Formulación de Proyectos 6. TIPO DE



4.2 Establecen las herramientas y/o serviciosnecesarios; así como el cronograma de trabajo yel personal que participará en la ejecución delmismo

Director deÁrea, Jefe deDepartamentoTécnicoEspecializado

Presupuesto

Cronograma detrabajo yrecursosnecesarios

4.3 Integran expediente con la información delproyecto conforme a la solicitud, y el cual éstaintegrada por: Justificación del proyecto, susobjetivos y meta; el diagnóstico de necesidades,los requerimientos para su aplicación y losbeneficios esperados.

Director deÁrea, Jefe deDepartamentoTécnicoEspecializado

Cronogramade trabajo yrecursosnecesarios

Expediente

4.4 Presenta el proyecto al área solicitante paraVisto Bueno y aprobación.

Director deÁrea Expediente Proyecto

Participar en las gestionescorrespondientes para lalicitación, adquisición,instalación y capacitación delas nuevas tecnologías.

55.1 Recibe proyecto con Visto Bueno de parte delárea solicitante (Pasa actividad 5.2) y/o conobservaciones.

Director deÁrea

Proyectopresentado

Visto Bueno alproyecto

5.1.1 Cuando existen observaciones ésta seaplican y el proyecto se ajusta a las necesidadesmarcadas por el área solicitante.

Jefe deDepartamento Visto Bueno Observaciones

aplicadas

5.2 Listo el proyecto, la dirección participa en lasgestiones de autorización al proyecto de parte delPresidente Municipal. (Enviar el expediente aPresidencia Municipal para su aprobación final)

Dirección deÁrea

Observaciones aplicadas

Colaboracióncon el áreasolicitante

5.2.1 Reciben vía oficial la respuesta al proyecto,donde posterior a un análisis de costo-beneficioéste es autorizado o rechazado

Dirección deÁrea

Colaboración con elárea

Oficio derespuesta

5.3 Si es aprobado se realizan las modificacionesen su caso y vuelve a presentarse, ( Pasaactividad 5.4).Cuando el proyecto es rechazado se resguardapara consulta o presentación posterior Direcciónde Área.


Oficio conrespuesta

Proyecto conmodificacionesy/o resguardodel mismo

5.4 Aprobado el proyecto notifica al áreasolicitante y colabora en la gestión (licitación,adquisición, instalación, capacitación) órganoconsultor y de apoyo en el desarrollo y aplicacióndel mismo hasta las pruebas de uso y aplicación.

Dirección deÁrea

ProyectoListo aaplicarse

Gestiones paraaplicar recursosal proyecto

5.5 Supervisar de forma constante elfuncionamiento y operatividad del proyecto,verificando y corrigiendo situaciones que mermenla funcionalidad del mismo.

Director deÁrea

Gestionesrealizadas Supervisión


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Mantenimiento de Aplicaciones (Reparación deprogramas y equipos de cómputo)




Recibir solicitud demantenimiento y/o servicio alos sistemas asignados a lasáreas

11.1Recibir las solicitudes (Vía telefónica o porescrito) de reparación y mantenimiento especificoal o los equipos y programas de las diferentesáreas. Cuando es vía oficio pasa act. 1.2

Secretaria Solicitud Oficio consolicitud recibido

1.1.1 Cuando el reporte es vía telefónica, registrasolicitud y canaliza la llamada al departamentoencargado de dar solución y apoyo al área

Secretaria Oficio Registro ensistema

1.1.2 Generan ambiente de pruebas para simularel problema presente y ver la posible solución almismo.


RegistroLlamada ysimulación depruebas

1.1.3 Solucionado el problema con lasinstrucciones vía telefónica el servicio quedacompleto de lo contrario fijan fecha y hora parapasar al área y revisar el equipo y/o programa


Simulaciónde pruebas

Servicioatendido

1.1.4 Registra en sistema que el servicio seatendió satisfactoriamente vía telefónica y terminaproceso


Servicioatendido Sistema

1.2 Registra el tipo de servicio requerido ycanaliza a dirección o al departamento

Secretaria/TécnicoEspecializado

Oficio Registro ensistema

Asignar actividades a suequipo de trabajo y acudir adar el servicio

2 2.1 Revisa las solicitudes y asigna s conforme a laproblemática presentada

Director deÁrea Sistema Instrucciones

2.2 Revisan las solicitudes y se comunican con elárea solicitante verificando la solicitud y fijandofecha de visita

Jefe deDepartamento

Solicitudesrevisadas

Fecha y horaestablecida deatención alservicio

2.3 Acuden al área y realizan pruebas paraidentificar y corregir la falla.


Solicitud deservicio

Visita yproblemadetectado

2.4 Elaboran formato de servicio y solicita la firmadel responsable y sello del área


Visita alárea

Formato firma ysello deconformidad

Registrar en sistema elservicio prestado 3 3.1 Entrega hoja de servicio para control Técnico

EspecializadoFormato confirma y sello

Formato deservicio

3.2 Registran en sistema la solución al problemareportado


Formato deservicio Sistema

Elaborar informe mensual deservicios para consultasposteriores.

4 4.1 Archivan hoja de servicio para posiblesconsultas. Secretaria Sistema Archivo

4.2 A final del mes elabora informe de serviciosrealizados para control administrativo Secretaria Archivo Informe


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5.NOMBRE DELPROCESO: Mantenimiento Preventivo 6. TIPO DE



Elaborar Programa de trabajoy calendario de visita 1

1.1 Elaborar Programa de Trabajo conforme alinventario de equipos rdecomputo e impresiónregistrados en las diferentes direcciones queconforman el Gobierno Municipal

Departamentode SoporteTécnico

Proyecto deMantenimientoPreventivo

Programa deTrabajo Anual,Semestral

1.2 Revisa y da su aprobación al Plan de Trabajo Director deÁrea

Programade TrabajoAnual,Semestral

Visto Bueno

Asignar actividades alpersonal 2

2.1 Distribuye las áreas y da instrucciones a supersonal, a fin de cubrir las dependencias con susdirecciones, departamento y oficinas

Jefe deDepartamento

Programaautorizado Instrucciones

2.2 Elaboran oficio (Circular) notificando fecha devisita a las diferentes áreas, mencionando en queconsiste el mantenimiento preventivo, programadoa sus equipos de cómputo e impresoras


Instrucciones Oficio

2.3Recaban firma de visto bueno para su entrega.(Firma del director y del Titular de ladependencia (Oficial Mayor Administrativo)

Jefe deDepartamento Oficio Firma de

autorización

Informar a las dependenciasdel programa demantenimiento preventivo alos equipos de cómputo

3 3.1 Entregan oficio a las diferentes dependencias,direcciones, áreas. Recaban acuse

TécnicoEspecializado Firmas Acuse en copia

3.2 Entregan acuse para su archivo y control TécnicoEspecializado


Dar mantenimiento a losequipos y registra firma deconformidad

4

4.1Conforme al calendario realizan las visitas a lasáreas y proceden a dar el mantenimiento, el cualconsiste : Limpieza de los equipos (Retirar el polvodel interior de la máquina); revisión de losreguladores y/o voltaje de energía, capacidad delas máquinas y programas instalados en lasmismas

Jefe deDepartamentoTécnicoEspecializado

ProgramaVisitas a lasáreas y serviciorealizado

4.2 Llenar formato de servicio realizado,incluyendo las anomalías encontradas y/o si sehizo reparación alguna.

Jefe de DeptoTécnicoEspecializado

Visitas aLas áreas Formato

4.3 Solicitan firma del responsable del área yrequieren el sello de la misma

TécnicoEspecializado Formato Firma y sello del

áreaElaborar reporte deactividades y de consumiblesutilizados

5 5.1 Entregan hojas o formatos de servicio, al finalde la jornada para su captura


Firma y selloen formato

Formatos deservicio

5.2 Registra en sistema el resultado de cadavisita, registrando el uso de material utilizado encada servicio realizado en las áreas

Secretaria Formatos deservicios

Sistema coninformación devisitas

5.3 Elabora reporte general de servicios paracontrol y administración de consumibles.


Informaciónrecabada Reporte


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5.NOMBRE DELPROCESO: Página WEB (Internet) 6. TIPO DE



Recibir información y revisar 1

1.1 Recibe la solicitud vía oficio solicitando seactualice y/o modifique la información contenidaen la página web del Gobierno Municipal. (Anexanal oficio recibe vía electrónica o documento con lainformación a actualizar, modificar o agregar).

Secretaria

Informacióngenerada enGobiernoMunicipal

Oficio coninformación

1.2 Registra en sistema la petición y canaliza adirección Secretaria Información Sistema

1.3 Revisa la información, válida y entrega aldepartamento de Desarrollo de Sistemas.(Pasa act.2.1)

Director deÁrea Sistema Visto Bueno a la

información

1.3.1 Si al revisar la información, ésta tuvieraobservaciones o hiciera falta complementarla,solicita vía oficio al área, para que ésta completela misma. (Pasa act. 1.3) para Visto Bueno.

Director deÁrea Visto Bueno

Observacionesy/oadecuaciones ala misma

Digitalizar la información ygenerar página 2

2.1 Registrar la información en la página web,verificando, sea tal cual, al documento donde serequirió la actualización de la página.


Informacióncon VistoBueno

Información enpágina

2.2 Ya con la información digitalizada procede adarle el formato oficial y genera las páginas queserán publicadas


Informaciónen página

Información enformatoespecifico

2.3 Monta las páginas en el ambiente de pruebas,corrigiendo los errores que pudiesen existir,


Informaciónen formatoespecifico

Ambiente depruebas

Verificar paginas e informa alárea que su información yaquedo en línea

3 3.1 Verifica que contengan la informaciónsolicitada.


Ambiente depruebas

Revisión a lainformación

3.2 Sube la información de desarrollo al servidorde producción y notifica a dirección


Revisión a lainformación

Servidor con lainformación

Archivar borradores paraconsultas posteriores 4 4.1 Informa mediante oficio que la información ya

está contenida en la página WEB MunicipalDirector deÁrea

Servidor conlainformación

Oficio

4.2 Archiva documentación general para futurasconsultas

TécnicoEspecializado Oficio Archivo

Actualizar la información de lapágina, conforme a solicitudy modificaciones deinformación que se maneja enel Gobierno Municipal

55.1 Actualizar constantemente la informacióncontenida en la página, verificando vigencia de lamisma

TécnicoEspecializado Archivo sistema


71






5.NOMBRE DELPROCESO: Respaldo de Información 6. TIPO DE



Recibir solicitud de respaldarinformación de las diferentesáreas que integran elGobierno Municipal deTlaquepaque

1 1.1 Recibe oficio con solicitud de respaldarinformación importante del área Secretaria Solicitud Oficio

1.2 Registra en sistema y canaliza aldepartamento de soporte técnico Secretaria Oficio con

solicitud Sistema

Conforme a las solicitudeselabora programa de serviciosy da instrucciones al personal

22.1 Revisa solicitudes y programa visitas a lasáreas para llevar a cabo los respaldos deinformación

Jefe deDepartamento Sistema Programa de

Trabajo

2.2 Da instrucciones a su personal y los cualesprevienen el material que pudieran utilizar (CD´s)para llevar a cabo el respaldo

Jefe deDepartamento

Programade trabajo Instrucciones

Acudir al área y preparar lainformación 3 3.1 Acudir al área correspondiente Técnico

EspecializadoInstrucciones Visita al área

3.2 Identificar la información y comprime datos(Pasa act. 3.3)

TécnicoEspecializado Visita

Informaciónidentificada ycomprimida

3.2.1 Cuando el equipo no cuenta con quemadorde CD, procede a enviar por la red la informacióncomprimida a un equipo de la Dirección deInformática Y/o al más cercano del lugar donde seencuentre.

TécnicoEspecializado Información Información

comprimida

3.3 Lista la información, procede a realizar doscopias en CD (Quema la información en CD)


Informacióncomprimida

CD coninformación

Entregar copias de lainformación mediante oficio deentrega y recabar firma deconformidad

44.1 Ya con la información comprimida, la quemaen CD, elabora formato donde hace entrega delmismo. (Cabe señalar que un juego es para elárea y el otro para la Dirección de Informática)


CD coninformación

Formato coninformacióngeneral delserviciorealizado

4.2 Recaba firma de recibido de parte del área TécnicoEspecializado

Formato coninformacióngeneral delserviciorealizado

Firma

4.3 Entrega acuse al departamento para controladministrativo y CD


Formato confirma

Acuse y Copiade CD

4.4 Resguarda acuse y el CD de respaldo enarchivo


Acuse yCopia de CD

Archivocorrespondiente


72







Seguimiento y atención a solicitudes deservicio




Recibir solicitud vía oficio o víatelefónica y registrar 1

1.1 Recibe y registra los oficios con solicitud deservicios diversos requeridos para reparación y/orevisión de equipos de cómputo e impresoras, asícomo de la red.

Secretaria Solicitud Oficio

1.2 Canaliza las solicitudes a dirección para surevisión Secretaria Oficio Solicitudes

1.3 Analiza cada solicitud, da recomendacionespara su atención y conforme a su naturaleza laasigna al departamento correspondiente.

Director deÁrea Solicitudes

Asignación deservicios a lodepartamento

Registro de la asignación delservicio 2

2.1 Registra en bitácora de servicio cada solicitudanotando el departamento al que se le asignocada solicitud

AuxiliarAdministrativo

Asignaciónde servicios Bitácora

2.2 Recibe y revisa las solicitudes y asigna alresponsable que dará el servicio

Jefe deDepartamento Bitácora Responsable del

servicio

Proporcionar el servicio yrecabar Visto Bueno 3 3.1 Acuden al área solicitante y proporciona el

servicio (Ver proceso Soporte a Usuarios)TécnicoEspecializado

Responsable delservicio

Serviciorealizado

3.2 Elabora orden de servicio y solicita firma deconformidad de parte del área solicitante


Serviciorealizado

Orden deservicioejecutado

Archivar órdenes de servicio 4 4.1 Conforme a las ordenes de servicio, verificanvía telefónica los servicios atendidos


Orden deservicioejecutado

Verificación delservicio

4.2 Registra generales de la hoja de servicio ensistema y archiva.


Verificacióndel servicio

Sistema yarchivo


73






5.NOMBRE DELPROCESO: Soporte a Usuarios 6. TIPO DE


8.PROCEDIMIENTO 9.No 10.DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11.PUESTO Y/OAREA 12.INSUMO 13.SALIDA

Recibir reporte vía telefónicadel problema que sepresenta en el equipo decómputo (software)

1 1.1 Recibe reporte vía telefónica AuxiliarAdministrativo

Solicitud deapoyo Llamada

1.2 Registra motivo del reporte el cuál puede ser:Problemas del software instalado y canaliza aldepartamento de Soporte Técnico

AuxiliarAdministrativo Llamada Sistema/Bitác

ora

Solicitar informaciónrespecto a la falla ydiagnostica la falla

2 2.1 Atiende la llamada solicitando informaciónsobre la falla


Sistema/Bitácora Información

2.2 Realiza diagnóstico preliminar y determina si elproblema se puede resolver vía telefónica por loque da instrucciones paso a paso para que elusuario resuelva situación (Termina elproceso)


Informaciónrecabada

Diagnóstico/Instrucciones

2.2.1 Cuando el problema no se solucionaacuerdan fecha y hora de visita al área.


Diagnóstico/Instrucciones

Fecha deatenciónacordada

Elaborar orden de servicio yacudir al área 3

3.1 Elabora orden de servicio para se autorice eltraslado del equipo /herramienta y asistenciapersonal para solucionar el equipo reportado


Fecha deatención

Orden deservicio

3.2 Recaba visto bueno a la orden y se trasladade forma mediata y/o programa la visita conformea la carga de trabajo prevista


Orden deservicio

Visita oprograma detrabajo confecha

Verificar equipo y resolverproblemática presente 4

4.1 Acude al área y procede a identificar la falladel equipo y si es el software realiza las siguientesactividades: Ver act. 4.1.1; Cuando la falla es elhardware: Ver act. 4.2.


Visita oprograma detrabajo confecha

Fallaidentificada

4.1.1 Realiza tareas de corrección, Respalda lainformación para formatear el equipo e instala elsoftware necesario. (Pasa act. 5.1)


Fallaidentificada

Reparacionesen general

4.2. Realizamos verificación desde el sistema yotra de forma física, para identificar el origen delproblema. Contamos con la herramientay Tiene solución? Reparamos.Tiene solución y no contamos con las piezanecesarias, solicitamos al área solicite víarequisición las mismas. Continúa actividad 4.3


Fallaidentificada

Sistemaverificado conalternativas desolución


74






5.NOMBRE DELPROCESO: Soporte a Usuarios 6. TIPO DE



4.2.1 Si el equipo no tiene solución o esta escostosa; elaboramos diagnóstico registrando lasanomalías y la situación física del equipo, el cuálserá nuestra base para el Dictamen Técnico querecomienda la Baja del Equipo.


Sistemaverificadoconalternativasde solución

Diagnóstico

4.2.2 Elaboramos dictamen técnico con resultadosde la revisión al equipo

Jefe deDepartamento Diagnóstico Dictamen

Técnico

4.2.3. Revisa diagnóstico y en base a lainformación registrada firma el Dictamen, losellan.(Pasa actividad 5.1)

Director deÁrea Dictamen Firma en

dictamen

4.3 Recibe las piezas y procede a la reparación,realiza pruebas verificando que el problema sehaya solucionado


Sistemaverificadoconalternativasde solución

Equipo reparado

Notificar a la dependenciaresultado, elaborar reporte yarchivar

5

5.1 Informa mediante oficio al área solicitante queel problema ya se resolvió, anexando la Hoja deservicio y/o notifica mediante Dictamen lasituación del equipo para que se proceda a laBaja

Director deÁrea

Dictamenfirmado y/oEquiporeparado

Oficio

5.2 Entregan al área solicitante el Oficio con Hojade servicio o en su caso dictamen, recaban acuse.


Oficio yanexos

Acuse en copiade oficio odictamen

5.3 Entregan Acuse a dirección para controladministrativo


Copia deoficio y/odictamencon acuse

Acuse

5.4 Elabora informe mensual de actividadesconforme a los servicios cubiertos por el área

Jefe deDepartamento

Acuse dedocumentosentregados

Informe


75


Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2.DIRECCIÓN DE ÁREA: Mantenimiento y Conservación





Administración y entrega de Material deLimpieza

6. TIPO DESERVICIOS:

Mantenimiento yConservación



Recibir solicitud de material delas diferentes áreas delGobierno Municipal

1 1.1 Recibe solicitudes de material de limpieza delas diferentes áreas Secretaria Programa

de trabajo Solicitud

1.2 Registra en sistema petición y canaliza al jefe Secretaria Solicitud Sistema

Revisar y dar instrucciones 2 2.1 Revisa cada solicitud y autoriza material quedeberá surtirse por cada área

Jefe deDepartamento Sistema Autorización

2.2 Elabora folio de salida de material (Juego deun original con 2 copias) Secretaria Autorización Folio o vale de

salida

2.3 Arma paquete de material y lo junta con el foliosellado y firmado, listo para entregarse

AyudanteGeneral

Folio o valede salida

Material listo aentregarse

Entregar material a las áreas 3 3.1 Traslado a las diferentes áreas para hacerentrega del material

AyudanteGeneral

Material listoa entregarse

Materialentregado

3.2 Recaba firma de recibido en folio, AyudanteGeneral

Materialentregado Firma

3.2 Entrega acuse para su registro AyudanteGeneral

Firma enfolio Folios con acuse

3.3 Registra en sistema el material entregado paracontrol de almacén y stock Secretaria Folios con

acuse Sistema

Requerir material porrequisición 4

4.1 Elaborar requisición, solicitando el materialnecesario para cubrir las necesidades de lasdiferentes áreas

Secretaria Sistema Requisición

4.2 Recabar firmas que autorizar las solicitudes dematerial (Dirección de Mantenimiento yConservación y Oficial Mayor Administrativo).

Secretaria Requisición Firmas

4.3 Entregar requisición a la proveeduría y estaren espera de que el material se entregue en elalmacén

AyudanteGeneral Firmas Requisición y

material

4.4 Archivar documentación resultante del procesopara control y consultas. Secretaria Requisición

y material Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Atención y Seguimiento de Siniestros 6. TIPO DE

SERVICIOS:Mantenimiento yConservación



Recibir reporte de siniestro 1 1.1 Recibir reporte de siniestro de parte de laDirección de lo Contencioso Administrativo Secretaria Accidente

Vial Reporte Jurídico

1.2 Registro en sistema y canaliza para surevisión y atención Secretaria Reporte Sistema

1.3 Revisa reporte y da su visto bueno para quese dé el seguimiento correspondiente

Jefe deDepartamento

Registro ensistema Visto Bueno

Verificar si el siniestro generapago de deducible 2

2.1 Verifica si el reporte, conforme a lascaracterísticas descritas, genera pago dededucible, si es así pasa act. 2.2.

AuxiliarTécnico Visto Bueno Revisión para

pago

2.1.1 Si no se tiene que pagar el deducible, soloqueda informado y se está al tanto de que elvehículo vuelva a circular normalmente. Terminael proceso.

AuxiliarTécnico

Reporte deaccidentevial

Oficioinformativo

2.2 En caso de que se tenga que pagar eldeducible; elabora oficio, solicitando el pago a laDirección de Egresos.

AuxiliarTécnico

Verificaciónpara eldeducible

Oficio

2.2.1 Si el servidor involucrado en el siniestro,tiene responsabilidad, recabamos firma del mismoen documento, donde garantiza el pago deldeducible, y el cuál se remititirá mediante oficio aDirección de Recursos Humanos, para que seefectúe el descuento correspondiente vía nómina,hasta cubrir el total de los gastos.

AuxiliarTécnico


Documento/Oficio(Pagaré)

2.2.1.1 Si el servidor público no acepta suresponsabilidad y se niega a firmar su responsiva,el caso se canaliza al área de Jurídico laboral víaoficio; quienes se encargarán de la situación.

AuxiliarTécnico


Oficio

2.3 Revisa y firma los oficios Director deÁrea Oficios Oficio con firma

2.4 Prepara paquete completo de documentos(Oficio de petición, reporte de accidente de laaseguradora, oficio de la dirección jurídica,..) Paraentregar a la Hacienda Municipal; así mismo,pagaré y oficio para Recursos Humanos.

AuxiliarTécnico

Oficio confirma Paquete


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5.NOMBRE DELPROCESO: Atención y Seguimiento de Siniestros 6. TIPO DE




Entregar oficios 33.1 Entrega oficio a la Dirección Egresos,

requiriéndole elaboren el cheque correspondientepara pago del deducible y a la Dirección deRecursos Humanos.

Mensajero Paquete Paqueteentregado

3.2 Recaba acuse en copia del o los oficios. Mensajero Paqueteentregado

Copia conAcuse

Pagar a la aseguradora yarchiva 4

4.1 Da seguimiento al asunto; estando alpendiente, para recoger el cheque y poder pagar ala aseguradora

AuxiliarTécnico

Copia conacuse Cheque

4.2 Informa a la aseguradora que ya se tiene elcheque, para que pasen en tiempo a recogerlo,así mismo les requiere la orden de liberación de launidad y/o factura de pago del deducible.

AuxiliarTécnico Cheque

Orden deliberación/Factura

Nota: Cabe señalar que el departamentoJurídico Laboral, forma parte de la Direcciónde Recursos Humanos.


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5.NOMBRE DELPROCESO: Atención de servicios 6. TIPO DE




Recibir petición de servicios 11.1 Recibe solicitud de petición de apoyo paracubrir eventualidad o incidencia de personal deintendencia (La solicitud puede ser Vía oficio,telefónica o personal)

Secretaria Solicitud Petición

1.2 Canaliza a jefatura Secretaria Solicitud Solicitud

1.3 Revisa solicitud y a instrucciones programa Jefe deDepartamento Solicitudes Instrucciones

Registrar y programar 2 2.1 Conforme a las instrucciones se programacubrir el servicio requerido

Jefe deDepartamento

Instrucciones Programación

2.2 Registra en sistema nombre de la o laspersonas que cubrirán el servicio Secretaria

Programación deactividades

Sistema

2.3 Elabora oficio donde notifican al personal quecubrirá el servicio Secretaria Sistema Oficio

2.4 Firma oficio y canaliza para su entrega Jefe deDepartamento Oficio Firma

Prestar el servicio 33.1 El día del evento este se cubre en tiempo yforma; Cuando el servicio es cubrir incidencias,ésta se cubre el tiempo estimado en la petición.

Intendente/Vigilante/Velador

Oficio confirma

Necesidadcubierta

3.2 Da seguimiento al proceso supervisando lasactividades del personal. (Supervisa el eventos omantiene comunicación con los encargados de lasáreas, donde personal de intendencia ha sidoasignado).

Jefe deDepartamento

Necesidadcubierta Supervisión

Archivar 4 4.1 Elabora informe general de actividades Jefe deDepartamento

Necesidadcubierta


4.2 Entrega informe a dirección de mantenimientoy conservación Secretaria Informe Acuse en copia

de informe

4.3 Archiva SecretariaAcuse encopia deinforme

Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Control de Almacén del Taller Municipal 6. TIPO DE




Verificar diariamente el stockde material y herramientasdel taller

11.1 Revisión al inicio de actividades diariamentedel stock de herramientas y refacciones delalmacén (Hay 2 turnos).

AlmacenistaProgramade trabajodiario

Primera revisión

1.2 Registro en sistema y bitácora el resultado dela revisión al inicio de actividades Almacenista

Programade trabajodiario

Sistema

1.3 Solicita las refacciones y/o herramientasnecesarias para la reparación y mantenimiento devehículos al jefe del área

OficialMecánico Sistema Solicitud

Recibir solicitudes de losmecánicos y surtir material 2

2.1 Verifica en el almacén si se cuenta con larefacción solicitada y autoriza su salidaNota: Cuando no se encuentra en existencia larefacción, proceden a su compra mediante loslineamientos de compra por Fondo Revolvente

Jefe de Área Solicitud dematerial

Visto bueno a lasolicitud

2.2 Entrega la refacción al mecánico, mediantevale de salida Almacenista Visto bueno

a la solicitud Vale de salida

2.3 Recaba acuse de parte del mecánico Almacenista Vale Firma derecibido

Registrar en sistema la salidade material 3

3.1 Captura en sistema vale de salida, ingresandonombre del mecánico, tipo de refacción y/oherramienta, fecha y hora de salida

Almacenista Vale firmado Sistema

3.2 Archiva vale Almacenista Sistema Archivo

Elaborar reporte demovimientos al final del día 4

4.1 Al final de la jornada hace un resumen de losmovimientos generados en el almacén,registrando salida de refacciones y/o ingresos dematerial.(Compra de refacciones, herramientas ymateriales)

Almacenista Sistema Control deinventarios

4.2 Antefirma el reporte y canaliza al jefe del área Almacenista Control deinventarios

Antefirma enreporte

4.3 Firma el reporte y regresa al almacén para queeste sea capturado en el sistema general delDepartamento de Vehículos.

Jefe de Área Reporte Reporte

4.4 Ingresa información en sistema para controladministrativo.

Secretaria/AuxiliarTécnico


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5.NOMBRE DELPROCESO: Control de Combustible 6. TIPO DE




Clasificar los vehículos(Utilitarios y de servicio) 1

1.1 Clasifica el Parque vehicular en utilitarios yoperativos para control y asignación decombustible


Parquevehicularexistente

Clasificación

1.2 Enlista los vehículos de acuerdo a laclasificación, número económico y pordependencia (Pasa act. 3.1)

TécnicoEspecializado Clasificación Listado

1.3 Elabora oficio en el cuál anexa la relación delos vehículos que habrán de surtir combustible yque será enviado a los proveedores decombustible (Gasolina o Gas).

AuxiliarTécnico Listado Oficio

1.4 Revisa oficio y listado, firma el mismo para queeste sea entregado a los proveedores

Director deÁrea Oficio Firma

Asignar combustible conformeal servicio que presta elvehículo

22.1 Elabora los vales, asignando la cantidad decombustible conforme a la necesidad y naturalezade las áreas de asignación


Distribucióndecombustible

Vales

2.2 Sella vales y recaba firma de dirección TécnicoEspecializado Vales Vales

autorizados

Solicitar a los proveedores decombustible papeleta, talón,recibo o dispositivo electrónico(Chip) que servirá para cargarcombustible

33.1Requiere mediante oficio a los proveedores decombustible elaboren el control necesario con elque ellos surtirán el combustible a los vehículosconforme a la relación entregada.



Oficio depetición

3.2 Recabar firmas de autorización (Director deÁrea/Oficial Mayor Administrativo).

TécnicoEspecializado Oficio Firmas

Recibir facturas para pago 4 4.1 Recibe facturas de parte de las gaseras ygasolineras

AuxiliarTécnico


Facturas

4.2 Elabora contra recibo conforme a las facturasy total presentado por los proveedores. (Datosregistrados: Folio, ticket, número económico,kilometraje, fecha y cantidad de combustiblesurtido).

AuxiliarTécnico Facturas Contra recibos

4.3 Realiza concentrado general, verificando si elmonto de la factura coincide con el del ticket.


Total defacturas Concentrado


81






5.NOMBRE DELPROCESO: Control de Combustible 6. TIPO DE




Requerir el pagocorrespondiente y archiva 5

5.1 Solicita mediante oficio la elaboración delcheque, para el pago correspondiente delcombustible.

Director deÁrea

Combustiblesurtido Oficio

5.2 Lleva el oficio y las facturas a revisión deGlosa Hacendaria (Hacienda Municipal).


Oficio yfacturas Acuse en copia

5.3 Archiva documentos resultantes y daseguimiento al proceso; hasta que se efectúe, elpago correspondiente




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5.NOMBRE DELPROCESO: Control de Personal de Intendencia 6. TIPO DE



8.PROCEDIMIENTO 9.No 10.DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11.PUESTO Y/OAREA

12.INSUMO 13.SALIDA

Elaborar programa desupervisión de personal 1

1.1 Elabora calendario de visita a las diferentesáreas que conforman el Gobierno Municipal ytienen asignado personal del departamento

Jefe deDepartramento

Programade trabajo Calendario

1.2 Realizan diligencia (s), a fin de supervisar lasáreas, verificando que las actividades asignadasal personal intendente, vde vigilante o veladoresse cubran

Jefe deDepartamento Calendario Visitas

realizadas

Corroborar y registrar laasignación del personal en lasdiferentes áreas

22.1 Revisar el total de personal asignado aldepartamento (Intendentes, Vigilantes, velador);verificando y actualizando su asignación en lasdistintas áreas.

Jefe deDepartamento

Control depersonal

Registroactualizado

2.2 Registrar en sistema la información recabada Secretaria Personal Sistema

Mantener contacto con lasáreas 3

3.1 Entablar comunicación con los encargados delas diferentes áreas a fin de tener conocimientodel comportamiento del personal de intendencia.(Intendente, velador, vigilante) Actitud y/o,comportamiento; faltas, retardos, permisos, etc.

Auxiliar Técnico,Secretaria

Control depersonal Comunicación

3.2 Registrar las observaciones que reciba departe de las áreas; a fin de aplicar acciones deconducta y corregir cualquier situación que sepresente o solo llevar un record del personal

Auxiliar Técnico,Secretaria

Control dePersonal Registro

3.3 Revisa observaciones, peticiones ocomentarios y da instrucciones

Jefe deDepartamento Registro Instrucciones

Reasignar área al personal yregistrar en sistema paracontrol

44.1 Elabora oficio en el que se asigna el área,donde el personal deberá acudir y prestar susservicios

Secretarai Instrucciones Oficio

4.2 Revisa y firma oficio Jefe deDepartamento

Oficio deasignación Firma

4.3 Entregan el oficio al interesado y al áreaSecretaria/AuxiliarAdministrativo

Oficio confirma Copia con acuse

4.4 Archivan copia Secretaria Copia Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Control de Seguros (Parque Vehicular) 6. TIPO DE




Enlistar los vehículos activos einactivos 1

1.1 Revisa el parque vehicular (Autos activos einactivos)


ParqueVehicular Listado

1.2 Enlista de forma separada los generales decada vehículo (Relación de vehículos activos yrelación de vehículos inactivos).

AuxiliarTécnico Listado Lista por

separado

Enviar listado a los posiblesproveedores, solicitando elaseguramiento de los mismos

2 2.1 Elabora oficio para enviar los listados a losproveedores (Aseguradoras)

AuxiliarTécnico

Lista porseparado Oficio

2.2 Revisa oficio, listado y firma. TécnicoEspecializado Oficio Firma

Enviar información necesariapara la promoción de lalicitación

33.1 Envía mediante oficio los requisitos y lasnecesidades de aseguramiento, para que laDirección de Proveeduría realice el proceso.

Director deÁrea Firma Paquete

enviado

3.2 Recibe de la proveeduría los datos delproveedor ganador


Paqueteenviado

Informaciónrecibida

3.3 Comunicarse con el proveedor paracoordinarse el programa de trabajo que iniciaránaseguramiento de los vehículos. (Entrega depólizas, cartas de cobertura,…)



Fecha deentrega dedocumentos

Recibir las pólizascorrespondientes por cadavehículo

44.1 Recibe pólizas y revisa que los datos quecontienen las mismas sean los correctos deacuerdo a las generalidades de cada vehículo.


Fecha deentrega dedocumentos

Pólizas recibidas

4.1.1 En caso de existir una alta por adquisición obaja por incosteabilidad, solicitamos según sea elcaso, a la aseguradora


Paqueteenviado


4.2 Clasifica las pólizas conforme a la distribuciónpor dependencia

AuxiliarTécnico Pólizas Pólizas

clasificadasEnviar pólizas de cadavehículo a las diferentesdependencias mediante oficioy archiva

5 5.1 Elabora oficio para enviar las pólizas a lasdependencias

AuxiliarTécnico Pólizas Oficio

5.2 Entrega oficio y paquete de pólizas a lasdependencias, recabando acuse en copia deloficio

TécnicoEspecializado Oficio

Paquete depólizas lista paraentregar

5.3 Recaba acuses de resguardantes( Servidores a los que se les asigna vehículo yfirman una carta compromiso)


Paquete depólizas listaparaentregar

Acuses en copiade pólizas

5.3 Integra acuse en expediente por vehículo yarchiva

AuxiliarTécnico

Acuse encopia depólizas

Archivo


84






5.NOMBRE DELPROCESO: Correspondencia General 6. TIPO DE




Recibir y registrarcorrespondencia general 1 1.1 Recibir la documentación general, anotando la

fecha, hora de registro y nombre de quién recibe


Correspondencia

Folio asignado alacorrespondencia

1.2 Registro en sistema de la documentaciónrecibida


Correspondenciarecibida

Registro ensistema

1.3 Canaliza a la DirecciónSecretaria/AuxiliarTécnico

Correspondenciaregistrada

Correspondencia derivada

Revisar y dar instrucciones 2 2.1 Revisa la documentación y de acuerdo a cadadocumento da instrucciones

Director deÁrea

Correspondencia Instrucciones

2.2 Conforme a instrucciones canaliza lacorrespondencia a las áreas correspondientes(Vehiculos, Intendencia, Mantenimiento a edificios)


Correspondencia

Correspondencia

Contestar correspondencia 3 3.1 Elabora oficio de acuerdo a instrucciones,relacionando asunto


Correspondencia Oficio

3.2 Revisa y firma oficio Director deÁrea Oficio Firma

3.3 Sella los oficios y turna para su entregaSecretaria/AuxiliarTécnico

Oficios confirma

Oficios son sellolistos para suentrega

3.4 Entrega correspondencia y recaba firma derecibido Mensajero

Oficios sonsello listospara suentrega


3.4 Recibe copias de oficio con firma de recibidoSecretaria/AuxiliarTécnico


Copias con firmade acuse

Archivar correspondenciarecibida y enviada 4 4.1 Archiva documentación recibida y enviada


Copias deoficiosrecibidos

Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Fondo Revolvente (Compra de refacciones) 6. TIPO DE




Solicitar a la HaciendaMunicipal mediante oficioFondo Revolvente


Director deÁrea Solicitud Oficio

1.2 Entrega oficio a la Hacienda Mensajero Oficio Acuse en oficio

1.3 Da seguimiento a la petición vía telefónicapreguntando si ya está autorizado el Fondo Secretaria Solicitud

De fondoFondo Asignadopor

Recibir cheque 2


Director deÁrea


Cheque

2.2 Cambiar cheque en blanco y entregar efectivoal departamento de vehículos

Director deÁrea Cheque Dinero en

efectivo

Recibir solicitudes de comprade refacciones 3

3.1 Recibe y revisa solicitudes diariamente paracompra de refacciones necesarias para el arregloo compostura de vehículo.

Jefe de Área Dinero Solicitudes decompra

3.2 Compra la refacción y requiere factura OficialMecánico Solicitudes Compra

3.3 Entrega refacción y factura al almacén para suregistro en sistema

OficialMecánico Compra Refacción y

factura3.4 Relaciona las compras semanales y entrega ajefatura Almacenista Refacción y

factura Listado

Enviar facturas y recogercheque 4

4.1 Elabora oficio para enviar facturas pararevisión y posterior para comprobación de gastosy recuperación del fondo

Jefe de Área Listado Oficio

4.2 Integra paquete de facturas con oficio Jefe de Área Oficio Paquete

4.3 Revisa paquete de documentos y firma eloficio

Jefe deDepartamento Paquete Firma

4.4 Entregar paquete al Órgano de Control Internopara revisión y visto bueno al paquete

AuxiliarTécnico Paquete Acuse en copia

4.4.1 Cuando el paquete tiene observaciones dela contraloría, éstas se aplican y se envíannuevamente para su revisión.

Jefe de Área Acuse encopia Observaciones

4.5 Ya con el visto bueno de la contraloría, elpaquete se entrega a la Hacienda Municipal

AuxiliarTécnico Paquete Paquete

entregado4.6 Da seguimiento hasta que la Dirección deEgresos elabora el cheque y pasar a recogerlo.

AuxiliarTécnico Seguimiento Fondo

recuperado14.FECHA DE ELABORACIÓN: Septiembre 2014 15. REVISIÓN No. 0 HOJA: 1 DE: 1

86






5.NOMBRE DELPROCESO: Incidencias 6. TIPO DE




Registrar incidencias depersonal asignado al área 1 1.1 Registrar toda situación personal que registre

los servidores asignados a la direcciónAuxiliarTécnico

Control depersonal Registro

1.2 Elabora mediante oficio cualquier situación delpersonal (Permisos, falta, vacacionesincapacidades, licencias, solicitud de cambio denombramiento, áreas, comisiones y solicitud deincremento de sueldo).

AuxiliarTécnico

Registro depersonal Oficio

Firmar oficio y entregar 2 2.1 Revisa y firma petición o notificación Director deÁrea Oficio Firma en oficio

2.2 Entrega oficio a la Dirección de RecursosHumanos Mensajero Oficio Folio de acuse

2.3 Archiva copia con acuse AuxiliarTécnico

Oficioentregado Archivo

Recibir respuesta y archivar 3 3.1 Recibe respuesta al oficio, si éste fue dealguna petición en particular

AuxiliarTécnico

Oficio deSolicitud

Oficio derespuesta

3.2 Entrega respuesta al Director AuxiliarTécnico Información Documentación

recibida

3.3 Revisa y da instrucciones o canaliza para suarchivo

Director deÁrea

Documentación recibida Instrucciones

3.4 De acuerdo a las instrucciones archiva oelabora oficio.

AuxiliarTécnico

Instrucciones Archivo u oficio


87










Recibir inventario y cotejar conlos bienes físicos 1

1.1 Recibir inventario de Bienes Mueblesasignados a la dirección y sus diferentes áreas odepartamentos

AuxiliarTécnico Inventario Inventario

1.2 Registra el documento recibido y canaliza adirección para su revisión Secretaria Inventario Registro del

documento

1.3Recibir al personal de la Dirección dePatrimonio Municipal y cotejan inventario contra:* Existencia de Bienes no registrados en elinventario,*Mobiliario en mal estado y/o mobiliario sinuso en el área,*Cambio de resguardo de algún bien,*Registro de algún bien en el inventario, másno la existencia del bien físico en el área.Cabe señalar que las 2 partes (Área revisada ypatrimonio) se quedan con el borrador delinventario revisado.

AuxiliarAdministrativo Inventario

Cotejo deinventario contrabienes físicos

Recibir inventario actualizado 2 2.1 Recibe inventario actualizado de acuerdo a larevisión realizada Secretaria

Correcciones alinventario


2.2 Revisa que el Inventario contenga lainformación que se obtuvo con la visita dePatrimonio


Inventarioactualizadoconforme alasobservaciones



AuxiliarAdministrativoy/o Secretaria


Correcciones alinventario y/oregistro


88














2.4 Registra inventario recibido y canaliza aldirector Secretaria

Correcciones alinventario y/o registrodelinventarioactualizado


Actualizar resguardosconforme a inventario recibidoactualizado y archiva


Director deÁrea

Documentorecibido

Resguardo confirma

3.2 Recibe copia del resguardo firmado Director deÁrea Resguardo Copia de

resguardo

3.3 Archiva copia del resguardo en carpeta Director deÁrea



89







Planeación yEjecución de actividades

6. TIPO DESERVICIOS:




Elaborar Plan de Trabajo 11.1 Reunir a su equipo de directores de área a finde elaborar el Programa de trabajo de laDependencia conforme a los lineamientos yobjetivos del Plan Municipal de Desarrollo.

Director deÁrea

Plan detrabajo Reunión

1.2 Plantear conforme a su área propuesta,donde manifiestan las necesidades de recursospara cubrir lo planteado.

Jefe deDepartamento

PlanMunicipal deDesarrollo

Propuesta ynecesidades

1.3 Elaboran proyecto General de la Dirección deMantenimiento y Conservación

Director deÁrea/ Jefe deDepartamento

Propuestas Proyecto

Asignar actividades conformeal programa y las áreas 2

2.1 Revisa con sus Departamento el proyecto,haciendo el planteamiento situacional de lapropuesta verificando cubran los puntosregistrados en el Plan de trabajo

Director deÁrea Proyecto Revisión

2.2 Sugieren actividades alternativas paracompletar el o los proyectos

Jefe deDepartamento

Revisión alanteproyecto

Alternativas

2.3 Seleccionar las alternativas que considereideales para el Plan de Trabajo

Director deÁrea

Propuestadealternativas

Selección deAlternativas

Establecer el Calendario 3 3.1 Elaboran el programa de trabajo definitivo ycalendario de actividades

Director deÁrea/ JefeDepartamento

Alternativas Programa deTrabajo

3.2 Asignación de actividades específicas a susdirectores de área, conforme al objetivo de cadauna

Director deÁrea

Programade trabajo

Actividadesasignadas

Ejecutar programa ysupervisar avances 4 4.1 Ejecutar programa, realizando actividades

operativas, administrativas y técnicasJefe deDepartamento

Asignacióndeactividades

Programaejecutado

4.2 Supervisar los trabajos de las diferentesdepartamentos, verificando se cumpla en tiempoy forma con lo establecido.

Director deÁrea Programa Supervisión y

seguimiento

Elaborar reporte general deactividades 5 5.1 Recibir mensualmente informe de actividades

de parte de las diferentes direccionesDirector deárea

Programade trabajo


5.2 Revisa cada informe y Elabora reportegeneral de actividades de la OMA (Trimestral,Semestral o Anual)

Director deÁrea

Informe deactividades Reporte

5.4 Entrega reporte y archiva para consultasposteriores Secretaria Reporte Reporte


90






5.NOMBRE DELPROCESO: Recepción de Vehículos 6. TIPO DE




Recibir formato de HojaMúltiple 1 1.1 Recepción de la hoja múltiple de parte del

responsable del vehículo a ingresar al tallerAuxiliarTécnico Solicitud Hoja Múltiple

1.2 Confirma en sistema la información registrada,verificando el historial del vehículo y registrando lafalla por lo que ésta ingresando al taller

AuxiliarTécnico

HojaMúltiple

Registro ensistema

1.3 Valida ingreso y asigna mecánico Jefe de Área Sistema Ingreso validado

Diagnosticar falla y solicitarrefacciones 2 2.1 Revisa el vehículo a fin de diagnosticar el

problema presente del vehículo

OficialMecánico/Jefe de Área

Ingreso Diagnostico

2.2 Evaluado el problema, requiere las refaccioneso equipo necesario para resolver el problema quepresenta el vehículo

OficialMecánico Diagnostico Refacciones

solicitadas

2.3 Autoriza le reparación del vehículo (Esto es,que las refacciones salen de almacén o de locontrario autoriza su compra).

Jefe de Área Refaccionesrequeridas

Autorización dereparación

Reparar el vehículo y registraren sistema 3 3.1 Reparar el vehículo Oficial

Mecánico Autorización VehículoReparado

3.2 Registra en la hoja múltiple los arreglosrealizados en el vehículo y canaliza formato parasu control al área administrativa

OficialMecánico

VehículoReparado

Registro en hojamúltiple

3.2 Asigna número de folio a la reparación,registra en sistema y recaba firma de Visto Bueno Secretaria Registro en

hoja múltiple Folio

3.3 Revisa información de hoja múltiple, firma yregresa

Jefe deDepartamento Folio Firma

Entregar el vehículo reparadoy archiva documentación 4 4.1 Listo el vehículo, contactan al resguardante,

para que pase a recoger el mismo Secretaria Firma Vehículoreparado

4.2 Recaban firma de conformidad, registran ensistema salida del vehículo reparado. Secretaria Vehículo

reparado Sistema

4.3 Integra formato al expediente y archiva Secretaria Sistema Expediente


91






5.NOMBRE DELPROCESO: Resguardo Vehicular 6. TIPO DE




Recibir instrucciones deasignación de vehículos 1

1.1 Recibe indicaciones vía oficio/telefónica, laindicación de asignar vehículo a un área enespecífico, departamento o dirección.

AuxiliarTécnico Solicitud Instrucciones

1.2 Establece comunicación con el áreasolicitante, requiriéndole Copia de licencia vigentede acuerdo al tipo de vehículo a asignarse.


Instrucciones

RequisitosSolicitados

Registrar datos generales 22.1 Registra en sistema la información del procesode asignación. Nombre del servidor responsabledel vehículo, área de asignación, tipo de vehículo,datos de la licencia de conducir, etc.

TécnicoEspecializado Solicitud Sistema

2.2 Impresión del recibo o vale con lasgeneralidades de la asignación.

TécnicoEspecializado Sistema Recibo/Vale

Verificar vehículo y Entregarlo 3 3.1 Recaba información general del vehículo; estoes, situación del estado físico del bien

TécnicoEspecializado Recibo Información del

vehículo

3.2 Elabora formato (carta compromiso) que seentrega al servidor.


Informacióndel vehículo

Formato(Resguardo)

3.3 Entrega el vehículo y recaba la firma delservidor

TécnicoEspecializado Resguardo Vehículo

entregado

3.4 Entrega copia del resguardo de asignación devehículo, al servidor solicitante


Vehículoentregado

Copia deresguardoentregada

Dar de alta la asignación yarchivar 4 4.1 Asienta en sistema la nueva asignación, fecha

de la misma y observaciones.TécnicoEspecializado

Copia deresguardo

Sistema con lanuevaasignación

4.2 Integra los formatos al expediente AuxiliarTécnico Sistema Expediente

4.3 Archiva expediente AuxiliarTécnico Expediente Archivo


92






5.NOMBRE DELPROCESO: Taller Externo 6. TIPO DE




Recibir formato de HojaMúltiple 1 1.1 Recepción de la hoja múltiple de parte del

responsable del vehículo a ingresar al taller.AuxiliarTécnico Solicitud Hoja Múltiple

1.2 Confirma en sistema la información registrada,verificando el historial del vehículo y registrando lafalla por lo que ésta ingresando al taller.

AuxiliarTécnico

HojaMúltiple

Registro ensistema

1.3 Valida ingreso y asigna mecánico. Jefe de Área Sistema Ingreso validado

Diagnosticar falla y autorizarreparación. 2 2.1 Revisa el vehículo a fin de diagnosticar el

problema presente del vehículo.

OficialMecánico/Jefe de Área

Ingreso Diagnostico

2.2 Autoriza le reparación del vehículo. Jefe de Área Diagnóstico Autorización

2.3 Convoca a los talleres para cotizar el serviciorequerido (Vía telefónica).

Jefe de Área/Secretaria Autorización Convocatoria

Seleccionar taller y llevar elvehículo a reparar 3 3.1 Conforme al diagnóstico y a la cotización elige

la opción adecuada

Jefe deDepartamento/Jefe de Área

Convocatoria Taller elegido

3.2 Notifica al resguardante del vehículo, para quelleve el mismo al taller seleccionado el vehículo areparar.

Secretaria Taller Tallerseleccionado

3.3 Recibe comunicado del taller que el vehículoha sido reparado y posterior notifican víatelefónica al resguardante pase a recoger elvehículo ya reparado

SecretariaTallerseleccionado

Vehiculoreparado

3.4 Reciben vehículo reparado y factura, registrael movimiento en hoja múltiple y en sistema a finde mantener el control

Jefe de Área/Secretaria

Vehiculoreparado

Formato hojamúltiple

3.5 Revisan las facturas y hojas múltiples dandosu visto bueno a todas las reparaciones,

Jefe deDepartamento

Formatohoja múltiple Visto bueno

Tramitar pagocorrespondiente 4

4.1 Elabora oficio para enviar paquete de facturasa la hacienda municipal para el pagocorrespondiente

Secretaria Formatohoja múltiple Oficio

4.2 Revisa y firma oficio y paquete de facturas Jefe deDepartamento Oficio Oficio con firma

4.3 Entrega paquete al Órgano de control internopara su revisión y posterior pago Mensajero Oficio con

firmaPaqueteentregado

4.4 Archivan documentos Secretaria Paqueteentregado Archivo


93


Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2.DIRECCIÓN DE ÁREA: Proveeduría





Compra a través del Comité deAdquisiciones

6. TIPO DESERVICIOS: Proveeduría



Recibir la requisición 1 1.1 Recibir la requisición en la recepción deproveeduría de lunes a jueves de 9 a 14 horas Secretaria Requisición Requisición

recibida

1.2 Revisar que la requisición cumpla con losrequisitos de llenado y que lleve las firmas ysellos de autorización de la dependencia

Secretaria Requisiciónrecibida

Requisiciónrevisada

1.3 Sellar de recibido la requisición y asignarle unnúmero de folio consecutivo a los tres tantos,entregándose la copia rosa, a la dependenciasolicitante

Secretaria Requisiciónrevisada

Requisición confolio

1.4 Registrar en formato de Excel, la relación derequisición recibida en el día. La informacióncapturada es: fecha, número de requisición,dependencia solicitante, material solicitado,comprador asignado.

Secretaria Requisiciónsellada Base de datos

1.5 Imprimir la relación diaria de requisiciones yentregar junto con las requisiciones del día a laDirección.

Secretaria Base dedatos

Relación derequisiciones

Revisar, autorizar y entregarrequisiciones al área decompras

22.1 Revisar las requisiciones: verificando si sejustifica la compra, si la cantidad que se solicita esrazonable y están dentro del Proyecto de Egresos

Director deÁrea


Revisión derequisición

2.2 Firma requisición Director deÁrea

Revisión derequisición Firma

Elaborar las bases e investigaren el padrón de proveedores 3 3.1 Elaborar las bases de acuerdo al Reglamento

de Adquisiciones en su Artículo 7Comité deAdquisiciones

Requisiciones

Bases delReglamento deAdquisiciones

3.2 Realizar el concurso, invitación o licitaciónsegún proceda de acuerdo a la solicitud

Comité deAdquisiciones

Bases delReglamentodeAdquisiciones

Evento realizado


94











3.3 Investigar en el padrón de proveedores losque pudieran participar según las necesidades (elpadrón de proveedores es regido por el CapituloSegundo del Reglamento de Adquisiciones)

Comitédeadquisiciones

Selección deproveedores

Informacióninterna deproveedores

Citar a la Comisión deAdquisiciones 4

4.1 Cita mediante oficio a la Comisión deAdquisiciones (previa evaluación del Encargadode la Hacienda Municipal y Agenda delPresidente)

Presidente delComité deAdquisiciones

Oficio deinvitación ala reunión

Oficio

4.2 Una vez recibidas las cotizaciones por partede los proveedores, son presentadas ante lacomisión para evaluarlas, esto en base al artículo12 del Reglamento de Adquisiciones

Comité deadquisiciones

Recepcióndecotizaciones

Revisión decotizaciones

4.3 Elaborar el acta de hechos, conforme acuerdode la comisión (Selección del Proveedor)


Aprobacióndecotizaciones

Acta deHechos

4.4 Firma de los integrantes Comité deadquisiciones

Acta deHechos

Firma en acta dehechos

4.5 Elabora el oficio informativo sobre el resultadode la sesión y se anexar la documentaciónpresentada para su participación


Firma enacta dehechos

Oficioinformativo

Elaborar orden de compra yenviarla al proveedor 5 5.1 Prepara órdenes de compra correspondiente a

lo autorizadoÁrea deCompras

Elaboraroficio

Órdenes decompra

5.2 Enviar vía fax a los proveedores las órdenesde compras

Área deCompras

Órdenes decompra

Órdenes decompraenviadas

Recibir mercancía en almacén 66.1 Recibir la mercancía en el almacén de lunes aviernes de 9 a 14 horas. La mercancía debeacompañarse de la factura original así como decopias de la orden de compra y la requisición

Área deAlmacén

Órdenes decompra Mercancía

6.2 Verificadas las cantidades entregadas y elproducto corresponda a lo especificado tanto en lafactura como en la orden de compra, es sellado yfirmada la factura de recibido

Área deAlmacén

Facturaoriginal ydocumentos

Factura selladay recibida


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Integrar expediente y entregarorden de compra original alproveedor

7 7.1 Entregar orden de compra al proveedor delunes a jueves de 9:00 14:00 hrs. Secretaria

Facturasellada yrecibida

Orden decompra yrequisición

7.2 Entregados el original de la orden de compra yla copia azul de la requisición, archivar pordependencia un juego de documentosconsistentes en: requisición original concotizaciones, copia azul de la orden de compra,copia simple de la factura. En caso de habersegenerado más de una orden de compra porrequisición, adjuntar copia simple de requisición ycotizaciones por cada factura

SecretariaOrden decompra yrequisición

Orden decompra ydocumentos

Comisión de Adquisiciones Integrada por las siguientes personas: C. Presidente Municipal o persona que él designe, que fungirá como Presidente de la Comisión; Regidor de la Comisión de Hacienda; C. Tesorero Municipal, un Regidor designado por cada uno de las Fracciones representadas en el H. Ayuntamiento; Representante de la Cámara Nacional de Comercio de Tlaquepaque; Representante de un Club de servicio que opere en el Municipio, Representante del Sector Empresarial del Municipio;

Titulares de las Dependencias, cuando se ejerza el presupuesto de egresos por programas y se trate de adquisiciones debienes y servicios de la dependencias


96






5.NOMBRE DELPROCESO: Compra de contado 6. TIPO DE

SERVICIOS: Proveeduría7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director de Área


Recibir solicitud de requisición 1 1.1 Recibir la requisición en la recepción deproveeduría. Secretaria Solicitud Requisición


Secretaria Requisición Requisiciónrevisada



Requisición consello y folio

1.4 Registrar en formato de Excel, la relación derequisición recibida en el día. La informacióncapturada es: fecha, número de requisición,dependencia solicitante, material solicitado,comprador asignado.

Secretaria Requisiciónsellada Base de datos

1.5 Imprimir la relación diaria de requisiciones yentregar junto con las requisiciones del día a laDirección.

Secretaria Base dedatos



22.1 Revisar las requisiciones que se van a cotizar,si se justifica la compra, si la cantidad que sesolicita es razonable, de ser así,

Director deÁrea

Requisiciones en relación Revisión



Cotizar material y elaborartabla comparativa 3 3.1 Invitar a cotizar a un mínimo de 3 proveedores

por requisiciónÁrea deCompras

Requisiciones Invitación

3.2 Recibir cotizaciones y completar la tablacomparativa con los datos de cada proveedor,tiempos de entrega, condiciones de pago, preciosunitarios y montos totales

Área deCompras Cotizaciones Tabla

comparativa

3.3Seleccionan el proveedor / proveedores, seentrega la requisición a la Dirección

Área deCompras

Tablacomparativa

Proveedorseleccionado


97









3.4 Revisa cotización, firma y la regresa al áreade compras.

Director deÁrea Cotización

Cotización confirma deautorización

3.5 Ingresa la requisición en el sistema paragenerar órdenes de compra.

Área deCompras

Requisiciónautorizada Base de datos

3.6 Revisa que los datos en el sistemaconcuerden con los de la requisición, e imprime laorden de compra, canalizando a firma.

Área deCompras

Captura enbase dedatos

Orden decompra

3.7 Revisa orden y firma. Director deÁrea

Orden decompra Firma en orden

3.8 Entrega copia al proveedor, ya sea por fax,correo electrónico o de manera personal.

Área deCompras

Ordenfirmada

Acuse de ordenentregada

3.9 Registra en el archivo de control derequisiciones, el número de orden de compra y elnombre de proveedor que le corresponda a cadarequisición.

Secretaria Orden decompra Base de datos

Recibir mercancía en almacén 44.1 Recibir la mercancía en el almacén, ésta debeacompañarse de la factura original, así como decopias de la orden de compra y la requisición.

Área deAlmacén Requisición Mercancía

4.2 Corrobora que la mercancía recibida contra laorden de compra, verificando que coincidancantidades entregadas y el producto correspondaa lo especificado tanto en la factura como en laorden de compra, es sellado y firmada la facturade recibido. Firmar y sellar facturas

Área deAlmacén Mercancía Factura sellada

y firmada

Integrar expediente 5 5.1 Integra expediente con la documentacióngenerada en el proceso de compra Secretaria

Facturasellada yfirmada

Expediente

5.2 Entrega orden de compra original y la copiaazul de la requisición al proveedor al presentaréste la factura original, sellada y firmada derecibido

Secretaria Expediente Orden decompra original


98









5.3 Integra en el expediente un juego dedocumentos consistentes en: requisición originalcon cotizaciones, copia azul de la orden decompra, copia simple de la factura(Cabe señalar que existe un expediente por cadadependencia)

Secretaria Orden decompra

Expediente pordependencia

Entregar contra-recibo paratramite del pagocorrespondiente

66.1 Recibe copia del contra-recibo que la direcciónde egresos entrego al proveedor para que segenere el pago correspondiente

SecretariaExpedientepordependencia

Copia de contrarecibo

6.2 Elaborar oficio para la Dirección de Egresossolicitando el pago en un plazo corto, haciendoreferencia al nombre del proveedor, número defactura, número de contra recibo, y copia delcontra recibo

SecretariaCopia decontrarecibo

Oficio

6.3 Revisa y firma oficios Director deÁrea Oficio Oficio firmado

6.4 Entrega oficio a la Dirección de egresosrecaba acuse Secretaria Oficio

firmado Acuse

6.5 Archiva oficio Secretaria Oficioentregado Archivo


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5.NOMBRE DELPROCESO: Compra Directa 6. TIPO DE



Recibir solicitud derequerimiento 1 1.1 Recibir la requisición en la recepción de

proveeduría Secretaria Solicitud Requisición


Secretaria Requisición Requisiciónrevisada



Requisición consello y folio

1.4 Ingresa en formato de Excel, la relación derequisición recibida en el día. La informacióncapturada es: fecha, número de requisición,dependencia solicitante, material solicitado,comprador asignado. Imprimir la relación diaria derequisiciones y entregar junto con lasrequisiciones del día a la Dirección.

Secretaria Requisiciónsellada Sistema


22.1 Revisar que las requisiciones que se van acotizar, se justifica la compra, si la cantidad que sesolicita es razonable

Director deÁrea

Requisiciones en relación Revisión





Requisiciones

Invitación aproveedores



comparativa


Área deCompras/Dependenciasolicitante

Tablacomparativa



100













Área deCompras



Área deCompras


Orden decompra




Área deCompras

Ordenfirmada

Acuse pororden entregada



Acordar lugar de entrega de lamercancía 4

4.1 Informa al proveedor el lugar de entrega de lamercancía:(Que puede ser el almacén del área solicitante,o lugar donde se utilizará el bien o serviciorequerido por la dependencia) La mercancíadebe acompañarse de la factura original así comode copias de la orden de compra y la requisición

Área deCompras Requisición Lugar de

entrega

4.2 Recepción de la mercancía, verificando quelas cantidades entregadas y el productocorresponda a lo especificado tanto en la facturacomo en la orden de compra

Dependenciay/o áreasolicitante

Requisicióny orden decompra

Mercancía

4.3 Sella y firma facturaDependenciay/o áreasolicitante

Mercancía Sello y firma enfactura


101









Integrar expediente 5 5.1 Integra expediente con la documentacióngenerada en el proceso de compra Secretaria

Facturasellada yfirmada

Expediente



5.2.1 En caso de haberse generado más de unaorden de compra por requisición, adjuntar copiasimple de requisición y cotizaciones por cadafactura


Documentaciónpor cada ordende compra

5.3 Entregados el original de la orden de compra yla copia azul de la requisición, archivar pordependencia un juego de documentosconsistentes en: requisición original concotizaciones, copia azul de la orden de compra,copia simple de la factura

Secretaria Integrarexpediente Archivo

Entregar contra-recibo parapago correspondiente yarchiva




6.2 Elaborar oficio para la Dirección de Egresos,haciendo referencia al nombre del proveedor,número de factura, número de contra recibo, ycopia del contra recibo


Oficio


6.4 Entrega oficio al área correspondiente yentrega acuse a dirección

AuxiliarAdministrativo Oficio Copia con acuse



102






5.NOMBRE DELPROCESO: Compra por Fondo Revolvente 6. TIPO DE



Solicitar a la HaciendaMunicipal mediante oficioFondo Revolvente


Director deÁrea Solicitud Oficio

1.2 Entrega oficio a la Hacienda Mensajero Oficio Acuse en oficio

1.3 Da seguimiento a la petición vía telefónicapreguntando si ya está autorizado el Fondo Secretaria


Fondo Asignadopor

Recibir cheque 2


Director deÁrea


Cheque

2.2 Cambiar cheque en banco Director deÁrea Cheque Dinero en

efectivo

Resguardar y manejar elFondo Revolvente 3

3.1 De acuerdo a las necesidades del área serealiza las compras con previa autorización deldirector del área, solicitando factura por cadacompra (cada factura debe ir respaldada por unarequisición y no debe sobrepasar el monto queestablezca la tesorería).

ÁreaCompras


3.2 Entrega mercancía adquirida a la dependenciaque la requirió y se recaba el sello y firma derecibido en las facturas

ÁreaCompras Compras Justificación y

oficio

3.3 Elabora relación de facturas y anexa lasfacturas originales, al igual que oficio derecuperación, señalando el monto del gastorealizado

Director deÁrea Compras


3.4 Presenta paquete de facturas y oficios a laContraloría para que este envíe el mismo a laHacienda Municipal, para la emisión del chequecon valor total al de las facturas presentadas.

Nota: Si hay observaciones de la Contraloría,estas deberán corregirse partiendonuevamente de este punto.

Director deÁrea

Oficio,Justificacióny Facturas

Paquete defacturas


103






5.NOMBRE DELPROCESO: Compra por Fondo Revolvente 6. TIPO DE




Secretaria Paquete defacturas Cheque

Entregar Fondo Revolvente afinal del año 4


Director deÁrea

Dinero,Facturas

Recuperacióndel vale firmadopor el directordel área, comoresponsable delFondo


104






5.NOMBRE DELPROCESO: Control de Almacén 6. TIPO DE



Revisar inventario y elaborarrequisición interna delalmacén

1 1.1 Revisar el sistema para ver que material hacefalta.

Jefe deAlmacén

Archivo demercancía

Stock dematerial

1.2 Elaborar la requisición interna. Jefe deAlmacén

Stock dematerial Requisición


2 2.1 Entregar requisición a la Dirección Jefe deAlmacén Requisición Requisición

2.2 Revisa y firma requisición Director deÁrea Requisición Requisición

autorizada



Requisiciones Invitación



comparativa


Área deCompras

Tablacomparativa






Área deCompras



Área deCompras


Orden decompra




Área deCompras

Ordenfirmada

Acuse de ordenentregada


105






5.NOMBRE DELPROCESO: Control de Almacén 6. TIPO DE





Recibir mercancía en almacén 44.1 Recibir la mercancía en el almacén, ésta debeacompañarse de la factura original, así como decopias de la orden de compra y la requisición.

Área deAlmacén Requisición Mercancía

4.2 Corrobora que la mercancía recibida contra laorden de compra, verificando que coincidancantidades entregadas y el producto correspondaa lo especificado tanto en la factura como en laorden de compra, es sellado y firmada la facturade recibido. Firmar y sellar facturas

Área deAlmacén Mercancía Factura sellada

y firmada

Registrar entrada demercancía 5 5.1 Registra en sistema de almacén la mercancía

entranteÁrea deAlmacén Factura Sistema Base

de Datos



5.2.1 En caso de haberse generado más de unaorden de compra por requisición, adjuntar copiasimple de requisición y cotizaciones por cadafactura


Documentaciónpor cada ordende compra

Entregar contra-recibo parapago correspondiente yarchiva




6.2 Elaborar oficio para la Dirección de Egresos,haciendo referencia al nombre del proveedor,número de factura, número de contra recibo, ycopia del contra recibo


Oficio


6.4 Entrega oficio al área correspondiente yentrega acuse a dirección

AuxiliarAdministrativo Oficio Copia con acuse



106






5.NOMBRE DELPROCESO: Generar Garantía 6. TIPO DE



Recibir solicitud de garantíarespecto a un bien o servicioadquirido

11.1 Recibe la solicitud requiriendo la garantíacorrespondiente sobre un bien o servicio requeridode parte de un área del Gobierno Municipal enparticular

Dirección deProveeduría

Bien oServicio enmal estado

Solicitud deGarantía

1.2 Requiere número de requisición para dartrámite a la garantía del bien o servicio y/o solicitamediante oficio a la Dirección de Patrimonio lafactura correspondiente sobre el bien para darcontinuidad al proceso

Dirección deProveeduría


Solicitud derequisición uoficio

Contactar al proveedor 2

2.1 Contacta al proveedor, manifiesta la necesidadexistente y recibe indicaciones para llevar a caboel procedimiento de garantíaNota: El procedimiento de garantía de cadaproducto varía de acuerdo a las políticas decada proveedor; por lo tanto, este procesopuede variar en tiempo y en pasos oactividades.

Área deCompras Solicitud Proveedor

contactado

2.1.1 Cuando el producto fue un bien se procedede 3 formas:a) El proveedor recoge el equipo ya sea en ladependencia o en la Dirección de Proveeduría;b) El usuario lleva el equipo con el proveedor o alcentro de serviciosc) El usuario debe comunicarse a un númerotelefónico de atención al cliente del fabricante (encaso de HP) para hacer pruebas y hacerindicaciones paso a paso

ÁreasolicitanteCabemencionarque éstaactividaddetermina eltiempo quetarde elproceso


Proceso degarantía

2.2 Da seguimiento al proceso de garantíaCuando el bien fue reparado y/o servicio fuemodificado de acuerdo a las necesidades

Área deCompras


Garantíarespetada

Registrar garantía cubierta 33.1 De acuerdo al resultado del proceso seregistra y se da por concluido el procedimiento degarantía

Área deCompras

Garantíarespetada

Sistema y/oLibro de registro

3.2 Informa a la Dirección que el proceso degarantía concluyo

Área deCompras

Garantíarespetada

Mercancía y/oServiciorecuperado


107









Recibir inventario y cotejar conlos bienes físicos 1


Secretaria Inventario Inventario

1.2 Registra el documento recibido y canaliza adirección Secretaria Inventario Registro del

documento

1.3 Revisa inventario y lo regresa coninstrucciones de quien se hará responsable deverificar que lo registrado en el inventario sea loexistente en el área


1.4 Recibir al personal de la Dirección dePatrimonio Municipal y cotejan inventario contra:* Existencia de Bienes no registrados en elinventario,*Mobiliario en mal estado y/o mobiliario sinuso en el área,*Cambio de resguardo de algún bien,*Registro de algún bien en el inventario, másno la existencia del bien físico en el área.Cabe señalar que las 2 partes (Área revisada ypatrimonio) se quedan con el borrador delinventario revisado.

AuxiliarAdministrativo Inventario


Recibir inventario actualizado 2 2.1 Recibe inventario actualizado de acuerdo a larevisión realizada Secretaria

Correcciones alinventario




Inventarioactualizadoconforme alasobservaciones







108









2.3 Si hay observaciones las registra en formamanual y regresa el inventario. Regresa paso 2.1

Si esta correcto recibe el inventario.



Correcciones alinventario y/o

registro


Correcciones al

inventario y/o registro

delinventario

actualizado

Registro deldocumento

recibido

Firmar los resguardosconforme a inventario recibido

actualizado3 3.1 Recibir al personal de Patrimonio Municipal y

firmar resguardo de los bienes asignados al áreaDirector de

ÁreaDocumento

recibidoResguardo con

firma

3.2 Recibe copia del resguardo firmado Director deÁrea Resguardo Copia de

resguardo

3.3 Archiva copia del resguardo en carpeta Director deÁrea



109






5.NOMBRE DELPROCESO: Surtir Requisición de Material del Almacén 6. TIPO DE



Recibir requisición 11.1 Recibe requisiciones, verifica que venga conlas firmas y sellos correspondientes, registra folioy sello de recepción

Dirección deproveeduría Requisiciones

Hojas blancas yazules derequisiciones ylistado

1.2 Canaliza requisiciones recibidas a la direcciónpara su Visto Bueno

Dirección deproveeduría

Hojas blancasy azules derequisiciones ylistado

Requisiciones

1.3 Recibe de dirección las requisiciones con elVo.Bo. y listado de las mismas.

Área deAlmacén Requisiciones

Lista yrequisicionescon Vo.Bo.

Revisar peticiones de materialen las requisiciones 2 2.1 Revisar contra sistema la existencia del

material solicitadoÁrea deAlmacén

Hojas blancasy azules derequisiciones

CotejoExistencia dematerial

2.2 Notifican vía telefónica a las diferentes áreasque pueden pasar por su material al almacén

Área deAlmacén

Revisión alalmacén Aviso

Entregar material 3 3.1 Entrega material requerido al solicitante Área deAlmacén

Existencia dematerial

Entrega dematerial

3.2 Elaborar a través del sistema la orden desalida del material que se entrega

Área deAlmacén

Entrega dematerial

Orden de salidade material

3.3 Recaba acuse en la orden de salida, donde seanota el puesto y nombre completo de quienrecibe

Área deAlmacén

Orden desalida dematerial

Orden de salidafirmada

Integrar al expediente lasórdenes de salida 4 4.1 Integra a él o los expedientes las órdenes de

salida de materialÁrea deAlmacén

Orden desalida firmada Expediente

4.2 Archiva expediente Área deAlmacén Expediente Archivo


110


Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2.DIRECCIÓN DE ÁREA: Recursos Humanos




5.NOMBRE DELPROCESO: Contratos 6. TIPO DE

SERVICIOS: Recursos Humanos7. RESPONSABLE DELSERVICIO: Director de Área


Recibir solicitud, registrar ycanalizar 1 1.1 Recibe solicitud de elaboración de contrato,

por parte de la dependencia que lo requieraAuxiliarTécnico Solicitud Solicitud

recibida

1.2 Revisa y canaliza al Director de RecursosHumanos para su Vo.Bo.

AuxiliarTécnico

Solicitudrecibida

Solicitud conVo.Bo

Revisar y dar instrucciones 2 2.1Revisa peticiones y de acuerdo a cadasituación da indicaciones

Director deÁrea Solicitud Indicaciones

2.2 Recibe indicaciones y elabora el contrato,especificando las condiciones laborales en las quese contratará (Puesto, carga de trabajo, sueldo,etc.)

AuxiliarTécnico Indicaciones Contrato

elaborado

2.3 Registra el movimiento en el control interno deinicio y términos de contrato

AuxiliarTécnico Contrato Control Interno

Registrar movimiento yrecabar firmas 3 3.1 Recaba la firma del interesado y del Oficial

Mayor AdministrativoAuxiliarTécnico Contrato Contrato firmado

3.2 Envía mediante oficio los contratos para firmade los representantes legales del Ayuntamiento,(Presidencia Municipal, Sindicatura, SecretariaGeneral, Hacienda Municipal)

AuxiliarTécnico Contrato Oficio

3.3 Recibir los contratos debidamente firmados AuxiliarTécnico Contratos Firmas en

contratos

Entregar contra to y archiva 44.1 Entrega contrato al interesado, al Área denóminas, para que se genere el pagocorrespondiente y al archivo para su expedientelaboral

AuxiliarTécnico

Contratofirmado

Contratoentregado yarchivado


111






5.NOMBRE DELPROCESO: Credencialización 6. TIPO DE



Elaborar calendario de visitasy notificar a las dependencias 1 1.1 Elabora calendario de visitas para toma de

fotografía y registro de datosAuxiliarAdministrativo Programa Registro de

datos

1.2 Revisa para renovación los datos y completarla información necesaria


Registro dedatos

Registrocompleto

1.3 Notifica mediante oficio a las dependenciasacerca del programa, para la toma de fotografías

AuxiliarAdministrativo Oficio

Oficioinformativoentregado conacuse

Realizar las visitas 2 2.1 Llena formatos con datos generales delempleado

AuxiliarAdministrativo Formato Formato lleno

2.2 Toma fotografía AuxiliarAdministrativo Empleado Fotografía

Elaborar credencial 3 3.1 Escaneo de firmas AuxiliarAdministrativo

Fotografía yfirma

Fotografía yfirma escaneada

3.2 Edición de fotografía AuxiliarAdministrativo

Fotografía yfirma

Fotografía yfirma editada

3.3 Revisa datos generales del servidor pararegistrarlos en el formato de la credencial

AuxiliarAdministrativo Datos Información

completa

3.4 Imprime credencial, la cual debe de contenerfotografía e información

AuxiliarAdministrativo Plástico Credencial

impresa

Elaborar relación decredenciales listas paraentregar

4 4.1 Elabora listado con relación de credenciales AuxiliarAdministrativo Datos Listado de

personal

4.2 Anexa vale donde el servidor firma que recibiósu credencial

AuxiliarAdministrativo Vale

Vale con firma yfecha derecepción

4.3 Entrega al Área relación de credenciales,credenciales y vales


Listado ycredenciales

Listado ycredencialesentregadas

Archivar acuses decredenciales entregadas 5 5.1 Recibe acuse de recibo de listado y

posteriormente los vales de recibidoAuxiliarAdministrativo Recibo Recibo con

acuse

5.2 Archiva listado y vale firmado AuxiliarAdministrativo

Recibo conacuse

Documentaciónarchivada


112






5.NOMBRE DELPROCESO: Elaboración y Pago de Nómina 6. TIPO DE



Revisar movimientosregistrados en sistema 1 1.1 Revisa movimientos efectuados a la plantilla

que genera la nómina quincenalÁrea deNominas

Archivodigital Revisión

1.2 Genera el archivo para dispersión de pagoelectrónico, validando los movimientos aplicados

Área deNominas Revisión Validación de

movimientos

Elaborar solicitud paratraspaso de fondos y entregaral Área de bancos

2 2.1 Elabora solicitud de traspaso de fondos pornómina por pago de tarjeta Jefe de Área Solicitud

Solicitudentregada albanco

2.2 Recaba firmas de solicitud (nóminas) yautorización de la Dirección de RecursosHumanos, Dirección de Egresos y HaciendaMunicipal.

Área deNominas Solicitud

Solicitud confirmasrecabadas

2.3 Entrega a bancos para generar el pagocorrespondiente, dando suficiencia a las cuentas


Formato conacuse derecibido

Validar y Enviar 33.1 Se valida y envía vía Internet la información(listado de depósito a aplicar) al bancocorrespondiente, un día antes del pago antes delas 17:00 horas

Jefe de Área Software Softwareenviado

3.2 Confirmación de envió vía Internet, recepcióne impresión de folio y listado de depósitos aaplicar.

Área deNominas

Folio devalidación

Confirmación deenvío

Realizar asignación denúmeros de cheque y verificar 4

4.1 Corre el proceso de asignación de número acada cheque para impresión, verificando lanumeración con que iniciara

Área deNominas

ProgramanominasAntareslabón

Númeroasignado

4.2 Verifica el número con que iniciará laimpresión de cheques

Área deNominas


Númeroverificado

4.2.1 Si hubiera algún error en la impresión secorrerá el proceso de reasignación de folio onúmero de cheque, y se procederá a terminar laimpresión de los mismos

Área deNominas


Corrección

Generar el reporte de recibospara el cobro de quincena ylista de raya

5

5.1 Ingresa al sistema eslabón y seleccionarmenú, eligiendo el de recibo de pago electrónico,seleccionando el tipo de pago tarjeta o depósito,para la impresión de la lista de raya se selecciónel grupos “todos” para que se impriman tanto elpersonal de cheque como de deposito

Área deNominas


Información


113






5.NOMBRE DELPROCESO: Elaboración y Pago de Nómina 6. TIPO DE



5.2 Impresión de recibos de pago y lista de raya Área deNominas Información

Informaciónimpresa

Exportar la nómina y firmarcheques 6

6.1 Exporta la nómina para los acumulados de laquincena del mes, con la nómina base, contrato,fortalecimiento, Seguridad Pública, primer nivel,honorarios, etc. Tanto percepciones comodeducciones

Área deNominas Nómina

Nominaexportada aExcel

6.2 Firma y sella los cheques Área deNominas Cheque

Chequesfirmados ysellados

6.3 Identifica aquellos, que no llevarán el sello deNO NEGOCIABLE, el resto se marca con lamáquina firmado

Área deNominas

Chequefirmados ysellados

Chequesverificados

Enviar el archivo de protección 77.1 Envía archivo de protección, con el programadel banco, para cotejar el número de cheque y lacantidad a pagar

Área deNominas Información Archivo de

protección

Separar cheques, recibos ylista de raya 8 8.1 Separa cheques, recibos y listas de raya por

dependencia.Área deNominas Documentos Separación de

documentos

Generar listados y entregarnómina 9 9.1 Elabora listado por dependencia Área de

Nominas Información Listado

9.2 Entrega de nómina a persona autorizada porla dependencia cada quincena

Área deNominas Nómina Nómina

entregada

Recibir nómina con firmas yelaborar póliza 10

10.1 Recibe la nómina debidamente firmada porlos empleados, certificada por el titular de ladependencia y sello de la misma

Área deNominas

Nominaentregada Nomina recibida

10.2 Elabora póliza correspondiente verificandoque cuadre con los totales de la nómina, y seimprime su orden de pago

Área deNominas Póliza Impresiones

Relacionar y canalizarrelación de pago a GLOSA 11 11.1 Relaciona y envía información a glosa,

impresa en dos tantosÁrea deNominas Listados Acuse de

recibido

11.2 Recibe nómina debidamente revisada y sinninguna observación y archiva

Área deNominas Nomina Nómina revisada

11.3 Archiva nóminas Área deNominas

Nóminarevisada Archivo


114






5.NOMBRE DELPROCESO: Elaboración de Cheques de Retención 6. TIPO DE



Recibir relación para aplicardescuentos 1

1.1 Recibe la relación para hacer los descuentoscorrespondientes, y se captura antes de laprenómina

Nominas Archivodigital

Relación dedescuentos

1.2 Señala a que concepto se realiza eldescuento, que actualmente son: Dirección dePensiones del Estado, Fonacot, Muebles América,Sindicato de Servidores Públicos, Sindicato delRastro Municipal, FAMSA, Seguro de Vida,Seguro de Vehículos, Pensión alimenticia,Retenciones al partido

Nominas Descuentos Descuentosaplicados

Elaborar reporte y verificardescuentos 2

2.1 Realiza el pago de la segunda quincena decada mes, se elabora reporte de los descuentosaplicados en el mes por los conceptos de: Pensiónalimenticia, Fonacot, Muebles América, FAMSA,Seguro de vida, Seguro de vehículo

Nominas ReporteReporte condescuentosaplicados

2.2 Revisan los cheques devueltos no cobrados(empleados con licencia, bajas, suspensión, etc.)si alguno tiene algún descuento de estosconceptos se ignora para la elaboración delcheque retenedor

Nominas Cheques Chequesrevisados

Elaborar cheques y recabarfirmas 3

3.1 Elabora cheques y los recibos para Fonacot,Muebles América, FAMSA, Aseguradoras, y a lasbeneficiarias de las pensiones alimenticias

Nominas Cheques yrecibos

Cheques yreciboselaborados

3.2 Recaba firmas autógrafas en el cheque, delDirector de Egresos, y del Encargado de laHacienda Municipal

Nominas ChequeCheque confirmasautorizadas

Generar y enviar archivoelectrónico al banco 4

4.1 Genera y envía archivo para la protección decheques en el programa CASH del Banco paracotejar los importes a pagar

Nominas Archivoelectrónico

Archivoelectrónicoentregado

Elaborar solicitud de traspasoy recabar firmas 5 5.1 Elabora solicitud de traspaso de fondos por el

importe de los cheques Nominas Documento Solicitudelaborada

5.2 Recaba las firmas de solicitud (Área denóminas) Nominas Solicitud

ElaboradaSolicitud confirma

5.3 Entrega esta solicitud al Departamento debancos encargado de los traspasos de las cuentasde los recursos del Gobierno Municipal al banco ya la Hacienda Municipal para dar suficiencia a lascuentas fuente, antes del día 5 de cada mes.

Nominista Solicitud

Solicitud conacuse derecibido encopia


115






5.NOMBRE DELPROCESO: Elaboración de Cheques Individuales 6. TIPO DE



Recibir Oficio de petición 1

1.1 Recibe oficio por parte de la Dirección deRecursos Humanos o de Oficialía MayorAdministrativa solicitando el pago individual,(Diferencia de sueldo, Adelanto, finiquito, apoyopara gastos funerarios, etc.)

Área deNominas Oficio Oficio recibido

Elaborar hoja de cálculo 22.1 Elabora hoja de cálculo individual paradeterminar el pago neto: Si se trata de algúnadelanto se realiza el cálculo de pago.Pasa a 3.1

Área deNominas

Hoja decálculo

Verificarconceptos

2.1.1 Si se tratara de algún finiquito, checa que notenga ningún adeudo y posteriormente se hacecálculo de pago

Área deNominas Oficio Calculo a pagar

Elaborar documentos yrecabar firmas 3 3.1 Imprime el cheque, recibo u orden de pago,

según sea el casoÁrea deNominas Cheque Cheque impreso

3.2 Se recaban las firmas autógrafas en el chequedel Director de Egresos y del Encargado de laHacienda Municipal

Área deNominas Cheque Cheque con

firmas

Traspasar fondos y recabarfirmas 4 4.1 Elabora solicitud de traspaso de fondos por el

importe de los chequesÁrea deNominas Solicitud Solicitud

elaborada

4.2 Recaba firmas de solicitud (Nóminas) yautorización de la Dirección de RecursosHumanos, Dirección de Egresos, Encargado de laHacienda Municipal


Solicitud confirmasautorizadas

4.3 Entrega solicitud al departamento de bancos,para dar suficiencia a las cuentas fuente


Solicitudentregada a losbancos

Integra documentos enexpediente y canalizar al áreade Glosa

55.1 Integra con los demás recibos de chequesindividuales, se ordenan por número de cheque,se relacionan y envían a glosa

Área deNominas Relación

Relaciónenviada aGLOSA


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5.NOMBRE DELPROCESO: Manejo Fondo Revolvente 6. TIPO DE





Dirección deÁrea Solicitud Oficio

1.2 Entrega oficio a la Hacienda Dirección deÁrea Oficio Acuse en oficio

1.3 Da seguimiento a la petición vía telefónicapreguntando si ya está autorizado el Fondo

Dirección deÁrea



Recibir cheque 2


Director deÁrea


Cheque

2.2 Cambiar cheque en banco Dirección deÁrea Cheque Dinero en

efectivo

Resguardo y manejo delFondo Revolvente 3


Dirección deÁrea


3.3 Elabora justificación y anexa las facturas, aligual que oficio de recuperación, señalando elmonto del gasto realizado

Dirección deÁrea Compras Justificación y

oficio

3.3 Sella las facturas y recaba la firma delDirector autorizando la compra en cada una de lasfacturas así mismo recaba la firma en el oficio yen la justificación

Dirección deÁrea Compras


3.4 Presenta paquete de facturas y oficios a laContraloría para que este envíe el mismo a laHacienda Municipal., para la emisión del chequecon valor total al de las facturas presentadas.Nota: Si hay observaciones de la Contraloría,estas deberán corregirse partiendonuevamente de este punto.

Dirección deÁrea

Oficio,Justificacióny Facturas

Paquete defacturas


Dirección deÁrea

Paquete defacturas Cheque

Entregar Fondo Revolvente alfinal del año


Dirección deÁrea

Dinero,Facturas

Recuperacióndel vale firmadopor elresponsable dela Dirección


117






5.NOMBRE DELPROCESO: Gestión de Convenio 6. TIPO DE



Elaborar y entregar oficio desolicitud de convenio a laInstitución Educativa

1 1.1 Elabora oficio de solicitud a la Universidad conla que se pretende realizar el convenio

Departamentode VinculaciónUniversitaria

Información Documento

1.2 Entrega oficio de solicitud y recaba acuse,mismo que entrega para su archivo


Oficioentregado Oficio con acuse

1.3 Recibe y fotocopia documentos para firma deconvenio


Documentos Documentoslistos para firma

Recibir fecha y Llevar a caboreunión 2

2.1Recibe respuesta de la Universidad donde seconvoca al Ayuntamiento para ultimar detalles delconvenio


Respuesta Convenio enproceso

2.2 Realizar la reunión con funcionarios delayuntamiento y de la Institución educativa, dondeconvienen los detalles para celebrar Convenio


Convenio enproceso

Minuta de lareunión

Elaborar Propuesta deConvenio 3 3.1Elaboran convenio de acuerdo a los detalles

previstos


Remitir paraVo.Bo. a laSecretariaGeneral

Convenioelaborado

Remitir Convenio para VistoBueno 4 4.1Envía convenio para Vo.Bo. de la Sindicatura

Secretaria General


Convenioelaborado

Copia de oficiocon acuse

4.2Solicita mediante oficio al Secretario Generalproponer en sesión de Ayuntamiento la firma delConvenio


Convenioenviado Oficio

4.3Recibe respuesta de la Secretaria General y sedetermina fecha y hora para la firma del convenio


Conveniorecibido

Fecha fija parafirma deconvenio

4.4 Informa mediante oficio a la Universidad día yhora de la firma del convenio


Información Oficio

Preparar documento final yfirmar convenio 5 5.1Prepara Convenio


Oficio paralaUniversidad

Convenio finalelaborado

5.2Organiza ceremonia de protocolo dondeparticipan Presidente Municipal, SindicaturaSecretario General y el Vinculación Universitaria


Conveniofinalelaborado

Documento confirmas oficiales

Firmar convenio y archivar 6 6.1Enviar convenio a la Secretaria GeneralDepartamentode VinculaciónUniversitaria

DocumentoOficio con acusede convenioentregado

6.2Archiva la documentación generada del trámiteDepartamentode VinculaciónUniversitaria

Conveniocon firmas Archivo


118






5.NOMBRE DELPROCESO: Incidencias 6. TIPO DE



Registrar incidencias depersonal asignado al área 1 1.1 Registrar toda situación personal que

presenten los servidores asignados a la direcciónDirección deÁrea

Control depersonal

Registro desituaciones

Notificar situación a dirección 2 2.1 Notifica a dirección de la situación depersonal y espera instrucciones

Dirección deÁrea Personal Instrucciones

Elaborar oficio, permiso omemorando conforme a lasinstrucciones

3

3.1 Elabora mediante oficio cualquier situacióndel personal (Permisos, falta, vacacionesincapacidades, licencias, solicitud de cambio denombramiento, áreas, comisiones y solicitud deincremento de sueldo).

Dirección deÁrea

Registro depersonal Oficio

Revisar, firma oficio o da VistoBueno al documento 4 4.1 Revisa y firma documento Director de

Área Oficio Firma en oficio

4.2 Entrega oficio a la Dirección de RecursosHumanos

Dirección deÁrea Oficio Folio de acuse

Entregar al áreacorrespondiente y esperarespuesta

5 5.1 Recibe respuesta al oficio si éste fue dealguna petición en particular

Dirección deÁrea Oficio Documentación

recibida

5.2 Entrega respuesta al Director Dirección deÁrea

Documentación recibida

Documentaciónrecibida

5.3 Revisa y da instrucciones o canaliza para suarchivo

Director deÁrea

Documentación recibida Instrucciones

5.4 De acuerdo a las instrucciones archiva oelabora oficio.

Dirección deÁrea

Instrucciones Archivo u oficio


119






5.NOMBRE DELPROCESO: Incidencias al Personal en General 6. TIPO DE



Recibir y registrar oficio 1 1.1 Recibe oficio de solicitud de movimiento enplantilla Secretaria Solicitud Oficio recibido

1.2 Registra y canaliza al área correspondiente Secretaria Oficio Registro

Aplicar incidencia 2 2.1 Recibe oficio y conforme a la incidencia aplicael movimiento en sistema

TécnicoEspecializado/Nominista

Registro deoficiorecibido

Sistema

2.1.1 Baja información del programa tiempos yaccesos Nominista Información Sistema

2.1.2 Consulta con los encargados de personal decada área y posterior aplica incidencia en elsistema

Nominista Información Consulta ysistema

2.2 Verifica que los movimientos aplicados seancorrectos conforme a la solicitud, ya que estos severán reflejados en la Nómina quincenal

TécnicoEspecializado/Nominista

Sistema Prenómina

Notificar del movimientoaplicado y archiva 3 3.1 Elabora oficio informando del movimiento

aplicado a la plantilla (Solo en caso de licencia)Auxiliartécnico

Incidenciasregistradas Oficio

3.2 Revisa y firma los documentos Director deÁrea Oficios Firma

3.3 Entrega documento que soporta la incidenciaaplicada, al área de Nóminas.

Auxiliartécnico

Oficio confirma

Copia con firmade recibido

Archivar 4 4.1 Archiva acuses de recibido Auxiliartécnico

Copia confirma derecibido

Archivar


120






5.NOMBRE DELPROCESO: Instauración del Proceso Administrativo 6. TIPO DE



Recibir y revisar actasenviadas por las diferentesdependencias

1 1.1 Recibe el acta administrativa Abogado Acta Acta recibida

1.2 Revisa las actas y determina el seguimiento dela misma Abogado Revisión Actas revisadas

Recibir información y elaboraroficio de notificación a laPresidencia

2 2.1 Elabora oficio para turnar a Presidencia Abogado Oficio Oficio elaborado

2.2 Recaba firma de la Oficialía MayorAdministrativa Abogado Oficio

elaborado Oficio firmado

2.3 Recibe oficio de Presidencia donde autoriza alDirector de Recursos Humanos a instaurarprocedimiento

Abogado Oficio Autorización

Solicitar información yelaborar proyecto 3

3.1 Realiza la elaboración de proyectos de:- Acuerdo de avocamiento- Acuerdo del jurídico

Abogado Proyectos Proyectoselaborados

3.2. Deja asentada la fecha y horario para laaudiencia de defensa Abogado Agenda Fecha

determinada

Recabar firmas de Vo.Bo. alproyecto y notifica 4 4.1 Turnar a revisión y Visto Bueno de Dirección

de Recursos Humanos Abogado Proyecto Proyectorecibido

4.2 Recibe acuerdo con Vo.Bo. o en su defectocon observaciones Abogado Proceso Proceso

4.2.1 Hace las modificaciones y recaba Vo.Bo. Abogado Documentorecibido

Documento conmodificaciones

Elaborar acta de notificación yemplazamiento para elServidor Público

5 5.1 Elabora acta para que el servidor acuda a laaudiencia de defensa Abogado Acta Acta elaborada

5.2 Elabora citatorios para los involucrados en elproceso (Jefe superior inmediato, Sindicato ytestigos de cargo), firma documento

Abogado Citatorios Citatoriosentregados

5.3 Recaba firmas en los documentos Abogado Documentos Documentosfirmados


121






5.NOMBRE DELPROCESO: Instauración del Proceso Administrativo 6. TIPO DE



5.4 Entrega de acta de notificación yemplazamiento

AbogadoMensajero Acta Acta con acuse

Realizar audiencia y solicitarinformación general al Áreadel servidor involucrado

6 6.1 Lleva a cabo audiencia de defensa Abogado Audiencia Audienciarealizada

6.2 Elabora oficio solicitando datos del historiallaboral del Servidor Público Abogado Oficio Datos completos

6.3 Recaba firma del Director de RecursosHumanos Abogado Oficio Oficio con firma

Elaborar proyecto deresolución y ficha técnicainformativa

7 7.1 Recibe información Abogado Información Fichainformativa

7.2 Elabora proyecto de resolución definitiva, lacual consta de declaraciones de testigos, historiallaboral e informes generales

Abogado Proyecto Tarjetainformativa

Recabar firma del Oficial yentregar a la Dirección de loContencioso Administrativopara su revisión y autorización

8 8.1 Revisa y recaba firma de la Oficialía MayorAdministrativa Abogado Tarjeta

Informativa

Tarjetainformativa confirma

8.2 Entrega expediente completo a la PresidenciaMunicipal para revisión y firma Abogado Expediente Expediente

Elaborar y entregarnotificación con la resolucióndefinitiva

9 9.1 Recibir resolución definitiva Abogado Expediente Resolución

9.2 Elabora notificación para el Servidor Públicodonde se informa la resolución y se iniciaprocedimiento instaurado en su contra

Abogado Resolución Documento denotificación

9.4 Entregar resolución al servidor Mensajero NotificaciónAcuse denotificaciónentregada

Elaborar oficio para notificar aRecursos Humanos y archivarexpediente

1010.1 Elabora oficio para la Dirección de HaciendaMunicipal, Nóminas, Seguridad Social ydependencia donde este asignado donde seseñala el sentido de la resolución definitiva

Abogado/Director deÁrea

ResoluciónOficio con lanotificación de laresolución.

10.2 Archivar expediente Abogado Oficio Oficio Archivado


122






5.NOMBRE DELPROCESO: Liquidación 6. TIPO DE



Recibir y registrar solicitud 1 1.1 Recibe formato con la solicitud e informaciónnecesaria Secretaria Oficio Oficio recibido

1.2 Registra solicitud y canaliza a dirección Secretaria Solicitud Solicitudregistrada

Revisar petición y dainstrucciones 2

2.1 Revisa cada solicitud recibida y daindicaciones de acuerdo a cada asunto enparticular

Director deÁrea

Solicitudregistrada Instrucciones

2.2 Conforme a las indicaciones los canaliza parasu seguimiento Secretaria Instruccione

s Oficio entregado

Elaborar oficio para el cálculoy pago proporcional deacuerdo a la petición

3 3.1 Elabora oficio para trámite de pago de partesproporcionales

AuxiliarTécnico Oficio Oficio elaborado

3.2 Revisa y firma oficio Director deÁrea

Oficioelaborado

Oficio revisado yfirmado

3.3 Realiza el cálculo de acuerdo al oficio TécnicoEspecializado Información Cálculo

realizado

3.4 Recaba firmas de Dirección de RecursosHumanos y Oficialía Mayor Administrativa

AuxiliarTécnico Documento Documento con

firmas

Enviar oficio a nóminas parasu seguimiento y archivar 4 4.1 Envía a nómina para trámite de cheque


Documentocon firmas

Cheque entrámite

4.2 Registra movimiento en el sistema AuxiliarTécnico Sistema Captura de

datos

4.3 Archiva en expedienteSecretaria/AuxiliarTécnico

Documentos Archivo


123









Recibir inventario y cotejarcon los bienes físicos 1


Secretaria Inventario Inventario

1.2 Registra el documento recibido y canaliza adirección Secretaria Inventario Registro del

documento

Revisar y cotejar inventariode bienes contra mobiliarioexistente en la dirección

2.1 Revisa inventario y lo regresa coninstrucciones de quien se hará responsable deverificar que lo registrado en el inventario sea loexistente en el área


2.2 Recibir al personal de la Dirección dePatrimonio Municipal y cotejan inventario contra:* Existencia de Bienes no registrados en el inventario,*Mobiliario en mal estado y/o mobiliario sin uso en elárea,*Cambio de resguardo de algún bien,*Registro de algún bien en el inventario, más no laexistencia del bien físico en el área.Cabe señalar que las 2 partes (Área revisada ypatrimonio) se quedan con el borrador del inventariorevisado.

AuxiliarTécnico Inventario


2.3 Entregar inventario con observaciones o VistoBueno al mismo Secretaria


Inventario

Recibir inventarioactualizado 3 3.1 Recibe inventario actualizado de acuerdo a la

revisión realizada Secretaria Correcciones alinventario



Secretaria




Secretaria Inventarioactualizado



Correcciones alinventario y/ oregistro delinventarioactualizado


Actualizar resguardosconforme a inventarioRecibido Actualizado


Director deÁrea

Documentorecibido

Firma deresguardo

4.2 Recibe copia del resguardo firmadoSecretariay/o Directorde Área

Resguardo Copia deresguardo

4.3 Archiva copia del resguardo en carpeta Secretaria Copia deresguardo

Archivo


124







Movimientos de Altas, Bajas y Modificacionesante el IMSS

6. TIPO DESERVICIOS: Recursos Humanos



Recibir oficio de movimiento aaplicar 1 1.1 Recibe oficio especificando el tipo de

movimiento a generarseAuxiliarAdministrativo Oficio Oficio recibido

1.2 Verifica datos de la solicitud en base de datosdel IMSS.

Alta: Número de afiliación en documento queproporcione el trabajador

Modificación de salario: Verifica sueldo y/oincremento.

Baja: Número de afiliación contra Liquidación(Documento con información de movimientosaplicados, que envía el IMSS cada mes alAyuntamiento).

AuxiliarAdministrativo Solicitud Verificación para

modificación

Enviar los documentos alIMSS 2 2.1 Envío de información ingresada en por medio

del programa IDSE a el IMSS (Subdelegación)AuxiliarAdministrativo

Programaconmovimientosaplicados

Envío víaINTERNET

2.2 Recepción o impresión de Recibo de acuseque hace constar el envío de la información

AuxiliarAdministrativo Información Recibo

Esperar respuesta 33.1 De acuerdo al envío se espera de 24 a 48horas para recibir respuesta y verificar que losmovimientos se hayan aplicado

AuxiliarAdministrativo Envío Revisión al

Programa idse

3.2 Bajar la información en Formato conmovimientos aceptados y movimientos conobservaciones

AuxiliarAdministrativo Envío Formatos

3.2.1 Cuando hay alguna observación o no fueaceptado algún movimiento verificamos el porquéy nos regresamos a la actividad 1.2 repitiendo lasactividades que le siguen hasta el envíonuevamente de la información

AuxiliarAdministrativo Respuesta Revisión

Registrar en programa,entregar y archivar 4

4.1 Ya con la información aceptada procedemosa Registrar movimiento en programa SUA(Movimientos aplicados)


Informacióncorrecta Programa

4.2 Esperar a que llegue la liquidación mensualpara checar movimientos aplicados

4.2 Archiva movimientos conforme a losexpedientes


Movimientosaplicados yregistrados

Expedientearchivado

Nota: Idse programa utilizado para realizar y/overificar movimientos aplicados en el sistema delIMSS


125






5.NOMBRE DELPROCESO: Movimientos de Personal 6. TIPO DE



Recibir y registrar petición 1 1.1 Recibe oficio de solicitud de movimiento enplantilla Secretaria Solicitud Oficio recibido

1.2 Registra y canaliza a la Dirección deRecursos Humanos para su seguimiento Secretaria Oficio Oficio

Revisar y dar instrucciones 2 2.1 Verifica en la plantilla autorizada si elmovimiento solicitado procede

Director deÁrea Plantilla Plantilla

verificada

2.2 Determina qué tipo de movimiento se va aefectuar; Alta, Baja, cambio de nombramiento ocambio de Área de adscripción, etc.

Auxiliartécnico Plantilla Movimiento

determinado

Modificar la plantilla 3 3.1 Realiza el movimiento en la plantilla actual,bajo los lineamientos establecidos

Auxiliartécnico Plantilla Plantilla

modificada

3.2 Envía oficio informando del movimiento a laJefatura de Selección de Personal, SeguridadSocial, y una copia para el archivo de RecursosHumanos

Director deÁrea Oficio Oficio recibido

Notificar del movimientoaplicado 4 4.1 Elabora oficio informando del movimiento

aplicado a la plantillaAuxiliartécnico Oficio Oficio recibido

4.2 Entrega copia del oficio a Seguridad Social, yarchivo

Auxiliartécnico

Copia deoficiorecibido

Acuse en oficio

4.3 Archiva acuses de recibido en expediente Auxiliartécnico

Acuse enoficio Archivo


126






5.NOMBRE DELPROCESO: Préstamo de Expedientes 6. TIPO DE



Recibir y registrar solicitud 1 1.1 Recibe solicitud verbal o por oficio, de lasdependencias o Áreas del Gobierno Municipal

AuxiliarTécnico Oficio Oficio recibido

1.2 Registra la solicitud AuxiliarTécnico

Oficiorecibido

Registro enbitácora

Elaborar vale de salida yrecabar firma de autorización 2 2.1 Recaba firma de la Dirección de Recursos

Humanos, para autorizar salida del expedienteAuxiliarTécnico Documento Documento con

firma

2.2 Elabora vale y entrega expediente al Áreasolicitante

AuxiliarTécnico Vale Expediente

entregado

Recibir expediente, registra yarchiva 3 3.1 Recibe expediente y registra fecha de recibido

y archivaAuxiliarTécnico Expediente

Expedienterecibido yarchivado


127






5.NOMBRE DELPROCESO: Préstamos 6. TIPO DE



Proporcionar información alempleado 1

1.1 Proporciona información sobre los préstamosde acuerdo a la cotización del empleado y losrequisitos necesarios para solicitar algún beneficio

AuxiliarAdministrativo Información Hoja de

información

Entregar y recibir solicitud conlos datos registrados delempleado

22.1 Entrega solicitud de préstamo a corto plazo(Formato específico que otorga pensiones paraotorgar un préstamo) con la información completa

AuxiliarAdministrativo Documento

FormatoespecificoSolicitud dePréstamo

2.2 Recibe la solicitud junto con los requisitosnecesarios para el trámite


FormatoDIPE Formato lleno

Tramitar el préstamo en laDIPE 3

3.1 Traslada a la DIPE y entrega solicitud con lascopias de documentos necesarios para elpréstamo

Copia IFE Recibo nómina Comprobante domicilio Clave bancaria


Solicitud ydocumentos

DocumentosRecibidos

Entregar cheque, registrar eltrámite y archivar acuse decheque entregado

4 4.1 Entrega cheque al empleado, con acuse derecibido

AuxiliarAdministrativo Cheque Cheque

entregado

4.2 Registra el cheque en el control interno AuxiliarAdministrativo Cheque Cheque

registrado

4.3 Archiva el documento firmado paraelaboración del informe


Chequeregistrado

Documentosarchivados


128







Recepción y Asignación de prestadores deServicio Social




Realizar formatos 1

1.1 Realiza formatos de criterios y procedimientospara petición de prestadores de Servicio Social yPrácticas Profesionales, a todas las Dependenciasdel Gobierno Municipal, con la finalidad deconocer sus necesidades

DepartamentoVinculaciónUniversitaria

Formato Formatoelaborado

Solicitar necesidades a lasdependencias 2 2.1 Realiza la difusión del formato, en las

diferentes Dependencias del Gobierno Municipal


Formato Formatodifundido

2.2 Recibe peticiones de las necesidades de lasÁreas en cuanto a prestadores de servicio social yprácticas profesionales


Formato Formato depeticiones

Informar a las Universidadesde los programas existentes yrecibir información

3

3.1 Mediante oficio se informa a las unidades deservicio social de las Universidades acerca de losprogramas existentes en las dependencias delGobierno Municipal, para prestadores de serviciosocial y prácticas profesionales


Oficio Oficio entregado

3.2 Recibe oficio con acuseDepartamentoVinculaciónUniversitaria

Oficioentregado Oficio recibido

3.3 Recibe el listado de las plazas otorgadas alGobierno Municipal


Listado Listado recibido

3.4 Proporciona información verbal o telefónica alos alumnos interesados en los programas queproporciona el Gobierno Municipal


Información Informacióndifundida

Entrevistar y recibirdocumentación 4

4.1 Entrevista al prestador, con la finalidad deinformar las generalidades del programa, yestablecer horario de servicio


Entrevista Entrevistarealizada

4.2 Recibe documentación del alumno y se armael expediente personal, al que se le asigna unnúmero determinado


Documentos Documentosnúmero de folio

Elaborar carta de aceptación yoficio de asignación 5 5.1 Elabora carta de aceptación (Oficio) para que

el prestador la entregue en su Escuela


Carta Carta elaborada

5.2 Recibe acuse de la Institución EducativaDepartamentoVinculaciónUniversitaria

Cartaelaborada Carta con acuse


129







Recepción y Asignación de prestadores deServicio Social




5.3 Elabora oficio de asignación para ladependencia a la que fue asignado y remite parafirma


Oficio Oficio firmado

Recibir reportes de horas ycontabilizar 6

6.1 Entrega oficio, así como los formatos dereportes mensuales que deberá presentar en eldepartamento al que fue asignado para su llenado


Documentos Documentosrecibidos

6.2 Reciben los reportes mensuales con las horascubiertas por el prestador, mismo que debe estarfirmado por el responsable del Área


Reporte Reporte confirma de recibido

6.3 Se contabilizan las horas de cada prestador enconcentrado general

DepartamentoVinculación

UniversitariaDocumento Concentrado

General

6.3 1Cuando el alumno NO se presente durante 2meses se elabora oficio de baja al servicio social.Pasa act. 7.4


UniversitariaOficio Oficio de baja

6.4 Archiva el reporte en expedienteDepartamentoVinculación

UniversitariaReporte Archivo

Elaborar, firmar y entregarcarta 7

7.1 Al final del período en que el prestador dio suServicio Social, se elabora carta de términodirigida a la Institución Educativa


UniversitariaDocumento Carta de término

7.2 Firma carta y entrega al prestadorDepartamentoVinculación

Universitaria

Carta confirma Carta entregada

7.3 Recibir carta con acuse de recibido por partede la Institución Educativa


Universitaria

Cartaentregada Carta con acuse

7.4 Cierra expediente anexando copia del oficio detérmino y se archiva.


UniversitariaExpediente

Expediente condocumentacióncompleta


130






5.NOMBRE DELPROCESO: Registro de Movimientos en el Sistema 6. TIPO DE



Recibir oficio de solicitud 1 1.1 Recibe oficio de solicitud, anexandoindicaciones (Vo.Bo. de Director de Área)

AuxiliarTécnico Oficio Oficio recibido

Ingresar al sistema y aplicamovimientos 2

2.1 Ingresa con contraseña al Programa denóminas Antar Eslabón, para realizar la captura delos movimientos a la plantilla

AuxiliarTécnico

Ingreso alsistema

Captura demovimientos

2.2 Ingresa al módulo de empleados donde seencuentra registrados los tipos de movimientosque puede realizar el programa Eslabón, mismosque pueden ser (Altas, Bajas, Cambios Nómina oDependencia, ampliaciones, incrementos,disminuciones)

AuxiliarTécnico

Capturamovimientos

Captura deMovimientos

2.3 Inicia la captura, ingresando el número deempleado o el nombre e inicia el registro de losgenerales del mismo

AuxiliarTécnico

Capturamovimientos Captura final

2.4 Genera documento por cada movimientorealizado a la plantilla

AuxiliarTécnico Documento Documento

impreso

2.4.1 En caso de requerirlo canaliza la petición,para que se realice el formato y pasarlo a firmapara su autorización

AuxiliarTécnico Petición Hoja de

liquidación

Realizar movimiento en hojade liquidación 3

3.1 Canaliza los documentos a la Dirección deRecursos Humanos y Oficialía MayorAdministrativa para firma

AuxiliarTécnico Documentos Documentos

firmados

Separar documentos, elaborarrelación y archivar 4

4.1 Separa los documentos firmados (Original yCopias) para entregarlos a su proceso en lanómina quincenal de pago

AuxiliarTécnico Documentos Documentos

entregados

4.2 Elabora relación de los movimientos paracontrol interno

AuxiliarTécnico

Informaciónde nóminas

Relación demovimientos

4.3 Entrega una copia al departamento deSeguridad Social y Dirección de DesarrolloOrganizacional

AuxiliarTécnico Relación Copias

entregadas

Archivar 55.1 Entrega copias de oficios con acuse derecibido al Área del Archivo para que se anexen alexpediente

AuxiliarTécnico

Copias demovimientos

Expedientepersonal


131






5.NOMBRE DELPROCESO: Selección y Contratación de Personal 6. TIPO DE



Recibir petición de propuesta 1 1.1 Recibe propuesta y registraDepartamentoReclutamientoy Selección

Solicitud Indicaciones

1.2 De acuerdo a su agenda cita al o loscandidatos para entrevistar

DepartamentoReclutamientoy Selección

Indicaciones Candidatos

Realizar entrevista 2 2.1 Realiza la entrevista a prospectosDepartamentoReclutamientoy Selección

Candidatos Formato deentrevista

2.2 Aplica baterías de examen a las personascitadas(Baterías= Diferentes cuestionarios o testutilizados para conocer capacidades,conocimientos y habilidades de las personas.)


FormatoEntrevista

Bateríasaplicadas

2.3 Analiza y evalúa de acuerdo a resultadosDepartamentoReclutamientoy Selección

Baterías yentrevista

Análisis y/oevaluación

2.4 Elabora diagnóstico o ficha informativaDepartamentoReclutamientoy Selección

Análisis FichaInformativa

Notificar y esperarindicaciones 3 3.1Notifica los resultados de entrevistas a la

dirección e integra resultados al expediente


FichaInformativa Expediente

3.2 Recibe respuesta de parte de la direcciónDepartamentoReclutamientoy Selección

Fichainformativa Respuesta

3.3 Notifica al candidato la respuesta ya seapositiva o negativa


Respuesta Información alcandidato

3.3.1 Cuando es negativa la solicitud se resguardaen el Banco de Expediente (Bolsa de Trabajo).

Departamentode Selecciónde Personal.

Respuesta Bolsa deTrabajo

Elaborar formato, lo canalizapara su alta en el sistema denómina o plantilla

44.1 Elabora formato con información general delcandidato: Nombre, área , fecha de ingreso,nombramiento


Solicitud Formato

4.2 Integra documentación al formatoDepartamentoReclutamientoy Selección

Formato Paqueteintegrado

Firmar y enviar formato anóminas y archiva 5 5.1 Revisa y firma el formato u oficio


Paqueteintegrado

Firma enformato

5.2 Entrega formato a nóminas y archivaDepartamentoReclutamientoy Selección

Paqueteintegrado yautorizado

Acuse en copiay Archivo


132






5.NOMBRE DELPROCESO: Seguro de Vida del Personal 6. TIPO DE



Calendarizar visitas a lasdiferentes Áreas 1 1.1 Se elabora un calendario de visitas a las

diferentes Áreas del Gobierno Municipal

Jefe deDepartamento/AuxiliarAdministrativo

Formato Calendarioelaborado

1.2 Realiza visitas a las Áreas, y se levantaregistro de actualización de datos


Calendarioelaborado Inicio de visitas

Recabar información delempleado e imprimir pólizadel seguro

22.1 Captura los datos del empleado: nombre,nombramiento, dependencia, R.F.C, nombre delos beneficiarios porcentaje asignado y parentescode estos.

AuxiliarAdministrativo Formato Captura de

datos

2.2 Imprime la pólizasolicitando al empleado que la firme

AuxiliarAdministrativos

Captura dedatos

Impresión dedatos

Recabar firmas y entregar 3 3.1 Recibe póliza firmada AuxiliarAdministrativo

Impresiónde datos Póliza firmada

3.2 Entrega original al empleado y recibir acuse enla copia

AuxiliarAdministrativo Póliza Documento con

acuse

Archivar 4 4.1 Canaliza copia al archivo general de RecursosHumanos para su expediente laboral


Acuse derecibido Archivo


133






5.NOMBRE DELPROCESO: Trámite de Licencias y Suspensiones 6. TIPO DE



Recibir solicitud y registrar 1 1.1 Recibe solicitud de suspensión o licencia porparte de la Oficialía Mayor Administrativa Secretaria Solicitud Solicitud

recibida

1.2 Registra, informa a dirección de losmovimientos a aplicar y canaliza al áreacorrespondiente

Secretaria Formato demovimientos

Registro paracontrol

Efectuar el movimiento en elsistema 2 2.1 Recibe solicitud

AuxiliarTécnico/TécnicoEspecializado

SolicitudFormato demovimientosrecibido

2.2 Aplica movimiento en el sistema y canaliza

AuxiliarTécnico/TécnicoEspecializado

Captura deinformación

Sistema coninformación

Elaborar documento y recabarfirmas 3 3.1 Elabora documento final Auxiliar

técnico Documento Documentoimpreso

3.2 Recaba firma de la Dirección de RecursosHumanos

Auxiliartécnico Documento Documento con

firma

3.3 Turna al Área de nóminas Auxiliartécnico Documento Copia con acuse

Entregar copia demovimientos para su archivo ycontrol

44.1 Entrega copia de los oficios al archivo paraanexarlo al expediente y al área de Seguridadsocial

Auxiliartécnico Documento

Expediente yControl deSeguridadSocial

4.2 Archiva copias en expediente AuxiliarTécnico Documento Archivo


134






5.NOMBRE DELPROCESO: Trámite de Pago Electrónico 6. TIPO DE



Recibir y relacionardocumentación 1

1.1 Recibir copia de identificación oficial de todoaquel servidor que solicite su pago de nómina víaelectrónica

TécnicoEspecializado Solicitud

Copias deidentificaciónoficial

Entregar documentos al bancoy recibe del mismo loscontratos y tarjetas

22.1 Envía relación por Internet a la página NóminaWEB de Banorte quién efectúa el trámite de alta oreposición

TécnicoEspecializado Relación

Copia deinformaciónrecibida

2.2 Recibe los plásticos de lote que proporcionael banco


Relaciónenviada albanco

Plásticos

Separar por áreas las tarjetasy entrega a los servidores 3 3.1 Entrega la tarjeta y recaba la firma en el

contrato que envía el banco de cada servidoTécnicoEspecializado Plásticos

Documentoslistos para suentrega

Activar las tarjetas en sistemay entrega contratos yafirmados al banco y a archiva

44.1 Conforme a los plásticos entregados procedea activarlos en el sistema, para que los servidorespuedan hacer uso de los cajeros automáticos.,


Firmas derecibido encopia orecibo decontrato

Sistema yplástico activado

4.2 Entrega los contratos firmados al banco TécnicoEspecializado

Sistema yplásticoactivado

Documentosentregados

4.3 Archiva copia de los trámites realizados parael pago electrónico


Documentosentregados Archivo


135






5.NOMBRE DELPROCESO: Trámite de Pagos Generales 6. TIPO DE



Recibir solicitud delmovimiento a realizar 1 1.1 Recibe instrucción para que se trámite el pago Auxiliar

Técnico Solicitud Solicitudrecibida

1.2 Analiza tipo de pago AuxiliarTécnico

Solicitudrecibida Pago analizado

1.3 Selecciona el movimiento a efectuarse AuxiliarTécnico Movimiento Movimiento

seleccionado

Registrar en el sistema 2 2.1 Ingresa al sistema de nóminas Antar Eslabón yal módulo de empleados

AuxiliarTécnico

Solicitudseleccionada

Solicitudcapturada

Imprimir y recabar firma 3 3.1 Imprime formato AuxiliarTécnico

Solicitudcapturada Impresión final

3.2 Canaliza a firma de la Dirección de RecursosHumanos

AuxiliarTécnico Solicitud Solicitud firmada

Archivar 4 4.1 Entrega copia con firma de recibido al archivo,para integrar al expediente

AuxiliarTécnico

SolicitudFirmada

Documentoarchivado enexpediente


136






5.NOMBRE DELPROCESO: Trámite para cobro de Seguro de Vida 6. TIPO DE



Recibir a los beneficiarios condocumentación 1

1.1 Recibe de los beneficiarios la documentaciónrequerida y es la siguiente:

Designación de beneficiarios de laCompañía aseguradora (certificado)

Acta de defunción Copia certificada del certificado de

defunción Acta de nacimiento del difunto y de los

beneficiarios (con fecha posterior a ladel fallecimiento)

Copia de la identificación de lacredencial de elector del afiliado y desus beneficiarios

Copia del CURP Acta de Matrimonio (con fecha posterior

a la del fallecimiento) Comprobante de domicilio (Recibo de

teléfono, agua o luz) Los dos últimos recibos de nómina Cédula de solicitud de indemnización Actuaciones del Ministerio Público. En

caso de fallecimiento accidental

Jefe deDepartamento

Solicitud detrámite

Documentosrecibidos

Llenar formatos y fotocopiar 22.1 Recaba información en formato dereclamación de Seguro de Vida, una por cadabeneficiario

Auxiliaradministrativo

Solicitud decobro condocumentos

Formato coninformación

2.2 Fotocopia todos los documentos AuxiliarAdministrativo

Formatolleno

Copias dedocumentos

Elaborar Oficio 33.1 Elaborar oficios, uno para entregar el formatode reclamación del seguro de vida y otro dondese relacionan los documentos que se entregarán ala aseguradora

AuxiliarAdministrativo Oficio Oficios

4.1 Revisa y firma los oficios Director deÁrea

Oficioelaborado

Oficio revisado yfirmado

Entregar documentación a laAseguradora 4

4.1 Entrega documentación completa a laAseguradora, para tramitar el cheque de finiquito alos beneficiarios

AuxiliarAdministrativo Documentos

Copia con acusede trámiteiniciado

Entregar cheque, recabaacuse y archiva 5 5.1 Recibe el cheque por parte de la Aseguradora Auxiliar

AdministrativoSolicitud detrámite Cheque

5.2 Entrega el cheque a los beneficiariosDirección deRecursosHumanos

Cheque Firma derecibido

5.3 Archiva acuse recabar AuxiliarAdministrativo

Chequeentregado Archivo


137






5.NOMBRE DELPROCESO: Vacaciones 6. TIPO DE



Elaborar y enviar circular devacaciones 1 1.1 Elabora circular informando el periodo oficial

de vacaciones a disfrutar Secretaria Documento Circular

1.2 Envía la información a todo el personal delGobierno Municipal para su conocimiento Secretaria Circular

recibidaCirculardifundida

Verificar si procede 22.1 Recibe contestación por parte de lasdirecciones Generales, con listado del personalautorizado para disfrutar del periodo vacacional

Secretaria Documento Oficio

2.2. Registra la solicitud de cada servidor para eldisfrute del periodo vacacional Secretaria Sistema Sistema

Elaborar oficio de respuesta 33.1 Elabora documento de autorización y recabafirma de autorización del Director de RecursosHumanos

Secretaria Oficio Oficio

3.2 Revisa cada oficio y firma Director deÁrea Oficios Oficio con firma

Responder solicitud y archivar 44.1 Envía oficio cada una de las Direcciones oáreas que solicitaron la autorización para eldisfrute de períodos vacacionales

Secretaria Oficio Oficio enviado

4.2 Recibe acuse de recibido y canaliza copia alarchivo para el expediente del empleado y al áreade captura para control interno

Secretaria Oficioenviado

Acuse derecibido

Recibir y capturar 5 5.1 Recibe copia de oficios de vacaciones ycaptura en sistema para control administrativo

AuxiliarTécnico

Copia deoficio Sistema

5.2Archiva documento capturado AuxiliarTécnico

Copia deoficiocapturado

Archivo


138


8.3 Diagramas de Flujo

139


Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2. DIRECCIÓN: Oficialía Mayor Administrativa

DIAGRAMA DE FLUJO3. NOMBRE DELPROYECTO:


4. CÓDIGOPROYECTO: MP-OMA-700

5. NOMBRE DELPROCESO:

6. NOMBRE DELSERVICIO: Administrativos

7. RESPONSABLE DELPROCESO:

Oficial Mayor Administrativo

08. REPRESENTACIÓN GRAFICA

9. FECHA DE ELABORACIÓN: Septiembre 2014 10. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1

140







Manejo Fondo Revolvente 6. NOMBRE DELSERVICIO: Administrativos





141







Planeación, Ejecución y Control deProgramas y Proyectos

6. NOMBRE DELSERVICIO: Administrativos





142


Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2. DIRECCIÓN: Desarrollo Organizacional





Caja Chica 6. NOMBRE DELSERVICIO: Desarrollo Organizacional


Director de Área



143







Capacitación y Desarrollo Humano 6. NOMBRE DELSERVICIO: Desarrollo Organizacional


Director de Área



144







Control de Correspondencia 6. NOMBRE DELSERVICIO: Desarrollo Organizacional


Director de Área



145







Formación Básica/Profesional 6. NOMBRE DELSERVICIO: Desarrollo Organizacional


Director de Área



146







Manuales Administrativos 6. NOMBRE DELSERVICIO: Desarrollo Organizacional


Director de Área



147







Mobiliario 6. NOMBRE DELSERVICIO: Desarrollo Organizacional


Director de Área



148







Proyectos Emergentes 6. NOMBRE DELSERVICIO: Desarrollo Organizacional


Director de Área



149


Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2. DIRECCIÓN: Procesos e Informática






6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área



150







Administración y Control de Recursos 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área



151







Control de Copias 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área



152







Desarrollo de Aplicaciones 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área



153







Formulación de Proyectos 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área



154







Mantenimiento de Aplicaciones 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área



Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque

155


1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2. DIRECCIÓN: Procesos e Informática





Mantenimiento Preventivo 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área




156







Página WEB 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área




157







Respaldo de Información 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área




158







Seguimiento y Atención a solicitud deservicio

6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área




159







Soporte a Usuarios 6. NOMBRE DELSERVICIO: Informática


Director de Área




160


1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2. DIRECCIÓN: Mantenimiento y Conservación





Administración y entrega de material delimpieza

6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




161







Atención y Seguimiento de Siniestros 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




162







Atención de Servicios 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




163







Control de almacén (Taller Municipal) 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




164







Control de Combustible 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




165







Control de personal de Intendencia 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




166







Control de Seguro (Parque Vehicular) 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área


Inicio

Recibir instrucciones deasignación de vehículos

Registrar datos generales

Verificar vehículos y entregarlos

Fin

Auxiliar Técnico

Dar de alta la asignación yarchivar

Técnico Especializado



167







Correspondencia General 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




168







Fondo Revolvente (Compra deRefacciones)




Director de Área




169







Incidencias 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




170







Mobiliario 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área




171







Planeación de Actividades (Plan deTrabajo General de la Dirección)




Director de Área




172







Recepción de Vehículos para el taller(Jefe de Patio)




Director de Área




173







Resguardo Vehicular 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área


Inicio

Recibir instrucciones deasignación de vehículos

Registrar datos generales

Verificar vehículos y entregarlos

Fin

Auxiliar Técnico

Dar de alta la asignación y archivar

Técnico Especializado



174







Taller Externo 6. NOMBRE DELSERVICIO:



Director de Área


Inicio

Recibir formato (HojaMúltiple) y valida en

sistema

Diagnosticar falla y autorizar reparación

Seleccionar taller y llevar vehículo areparar

Fin

Auxiliar Técnico

Tramitar pago correspondiente

Jefe deDepartamentoJefe de áreaOficial

Mecánico



175


1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2. DIRECCIÓN: Proveeduría






6. NOMBRE DELSERVICIO: Proveeduría


Director de Área




176







Compra de contado 6. NOMBRE DELSERVICIO: Proveeduría


Director de Área




177







Compra directa 6. NOMBRE DELSERVICIO: Proveeduría


Director de Área


Inicio

Recibir solicitud derequerimiento

Revisar, autorizar y entregarrequisiciones al área de

compras

Cotizar material yelaborar tablacomparativa

Fin

Secretaria

Acordar lugar deentrega de la

mercancía

Integrar expediente

Director de ÁreaÁrea de

Compras

Entregar contra-reciboy archiva



178







Compra por Fondo Revolvente (De laDirección de Proveeduría)

6. NOMBRE DELSERVICIO: Proveeduría


Director de Área




179







Control de Almacén 6. NOMBRE DELSERVICIO: Proveeduría


Director de Área




180







Generar Garantía 6. NOMBRE DELSERVICIO: Proveeduría


Director de Área




181







Mobiliario 6. NOMBRE DELSERVICIO: Proveeduría


Director de Área




182







Surtir Requisiciones de Material 6. NOMBRE DELSERVICIO: Proveeduría


Director de Área




183


1. DEPENDENCIA: Oficialía Mayor Administrativa2. DIRECCIÓN: Recursos Humanos





Contratos 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




184







Credencialización 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




185







Elaboración y Pago de Nómina 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




186







Elaboración de cheques de retención 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




187







Elaboración de cheques individuales 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




188







Fondo Revolvente 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




189







Gestión de Convenio 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




190







Incidencias del personal de la dirección 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




191







Incidencias del personal en general 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




192







Instauración del Proceso Administrativo 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




193







Liquidación 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




194







Mobiliario 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




195







Movimientos ante el IMSS (Altas, bajas,modificaciones)

6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




196







Movimientos de personal 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




197







Préstamo de expedientes 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




198







Préstamos (Pensiones) 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




199







Recepción y asignación de prestadoresde servicio social y prácticasprofesionales



Director de Área




200







Registro de movimientos en sistema paraplantilla



Director de Área




201







Selección y Contratación de personal 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




202







Seguro de vida del personal 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




203







Trámite de Licencia o Suspensión 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




204







Trámite de Pagos electrónico 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




205







Trámite de Pagos Generales 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




206







Trámite para cobro de Seguro de Vida 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área




207







Vacaciones 6. NOMBRE DELSERVICIO: Recursos Humanos


Director de Área



208


9. Autorizaciones

209


ELABORACIÓN

LIC. ROSINA RIOS VEGANOMBRE

OFICIALIA MAYOR ADMINISTRATIVA

FIRMANOMBRE

OFICIAL MAYOR ADMINISTRATIVO

FECHA DE ELABORACIÓN: Septiembre 2014

SUPERVISIÓNLIC. ENRIQUE ARTURO MENDOZA TACHIQUIN

NOMBREDIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

FIRMADIRECTOR DE ÁREA

FECHA DE SUPERVISIÓN: Septiembre 2014

AUTORIZACIÓNLIC. ROSINA RIOS VEGA

NOMBREOFICIALIA MAYOR ADMINISTRATIVA

FIRMAOFICIAL MAYOR ADMINISTRATIVO

FECHA DE AUTORIZACIÓN: Septiembre 2014

210


10. Historial de Cambios

211



1. DEPENDENCIA:

2. DIRECCIÓN:

HISTORIAL DE CAMBIOS3. ÁREAESPECÍFICA: 4. CÓDIGO:

5. FECHA: 6. NÚMERO:

7. ORIGEN DELCAMBIO:

8. ACCIONES

9. RESPONSABLE (S) DEL CAMBIO:10. NOMBRE: 11. PUESTO:

12. NOMBRE: 13. PUESTO:

14. NOMBRE: 15. PUESTO:

16. AUTORIZACIÓN (ES)17. NOMBRE: 18. PUESTO: 19. FIRMA:

20. NOMBRE: 21. PUESTO: 22. FIRMA:

23. NOMBRE: 24. PUESTO: 25 FIRMA:

212


11. Glosario

213


Actividades: Conjunto de actos o labores específicas (operativas) a realizar porun individuo, departamento o unidad. También puede definirse como una omás operaciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimientoejecutado por una misma persona o una misma unidad administrativa. Ej.Cotizar materiales.

Área: Unidad de trabajo que se hace responsable de un proceso o fase deproceso.

Análisis de Puestos: El proceso de estudio, e identificación de todos loscomponentes Del puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones, hasta Elestablecimiento de los requisitos de capacidad que demanda su ejecuciónsatisfactoria.

Autoridad: Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla conciertos deberes. Este derecho se ve representado en los modelos de estructurasorganizacionales formales es decir la autoridad moral. Es importante que lapersona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal yaque esta permite que los subordinados acepten ambas.

Ayuntamiento:Corporación compuesta de un alcalde y varios concejales parala administración de los intereses de un municipio.

Canaliza: Orientar o encauzar actividades, iniciativas o corrientes de opinión enuna dirección o hacia un fin determinado.

Capacitación:Habilitar. Tener aptitud o disposición para hacer algo.

Ciudadano:Perteneciente o relativo a la ciudad o a los ciudadanos. Natural ovecino de una ciudad.

Comunicación: Acción y efecto de hacer a otro participe de lo que uno tiene;descubrir, manifestar o hacer alguna cosa. Consultar o conferir con otros unasunto, tomando en cuenta su opinión.

Definiciones: Son las explicaciones a los términos, abreviaturas o símbolosutilizados en los documentos controlados, con el propósito de estandarizar ellenguaje utilizado dentro de la institución. Debe ser desarrollada en consensocon los usuarios de los términos o conceptos correspondientes.

214


Denuncia:Acto mediante el cual se pone en conocimiento de la autoridad, lacomisión de un delito o infracción legal.

Departamento: Es el área responsable de coordinar y controlar determinadosprocesos. Es el conjunto de operaciones que forman parte de un procesodentro de una estructura orgánica.

Dependencia: Es aquella institución pública subordinada en forma directa alTitular del Gobierno Municipal, en el ejercicio de sus atribuciones y para eldespacho de los negocios del orden administrativo que tienen encomendados.Estas dependencias son: las Secretarías, las Coordinaciones Generales, laTesorería, la Oficialía Mayor Administrativa y las Direcciones Generales.

Descripción de Funciones: Una vez establecidos los niveles jerárquicos y losdepartamentos del organismo social, es necesario definir con toda claridad, lasactividades y los deberes que habrán de desarrollarse en cada una de lasdependencias.

Descripción funcional: Exposición detallada de las operaciones; convieneexponer cada una en un párrafo separado, de ser posible con numeraciónordinal, debe procurarse la separación de actividades continuas, de lasperiódicas o eventuales.

Descripción general: Explicación del conjunto de actividades del puesto,considerado como un todo. (Debe ser breve)

Diagrama de Flujo: Representación gráfica de los procedimientos.

Dirección:(Como estructura): Unidad directiva, la cual va en la parte superiordentro del ordenamiento de las unidades en una estructura administrativa.

Estructura: Es una actitud metodológica, un método al cual se le recurre paradescribir marcos normativos, es decir, modelos formales por medio de los cualesse busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones yresultados.

Estructura organizacional: Modelo que representa y describe las relaciones quese establecen entre los miembros de la organización y que a la vez sirve paralimitar, orientar y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito deelevar la efectividad en las operaciones y resultados.

215


Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias paraalcanzar los objetivos de un organismo social. Con la función se identifican lasatribuciones que se confieren a un órgano y consiste en una trascripción textualy completa de las facultades conferidas a la entidad o a su dependencia deacuerdo con las disposiciones jurídicas que dan base legal a sus actividades.

Manual: Compendio con información sustancial de un tema o materia.

Manual de Organización: Un manual de organización, completa con masdetalles la información que bosqueja un organigrama. Los manuales deorganización exponen con detalle, los objetivos, los antecedentes, la base legalen su caso, el organigrama y explican la estructura funcional entre otros.

Manual Procedimiento:Documento que permite conocer detalladamente ysecuencialmente la forma en que se desarrollan las tareas y actividades quetienen asignadas las áreas de trabajo; además de facilitar la consulta en laoperación de los servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalización de losprocedimientos en el marco de un proceso sostenido de consolidaciónoperativo.

Método: Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente lasactividades que sigue una persona para realizar un trabajo.

Notificar:Comunicar formalmente a su destinatario una resolución administrativao judicial.

Organización: Es la estructura orgánica planeada para establecer patrones derelación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos.

Organigrama: Es una grafica que muestra la estructura orgánica interna de laorganización formal de una institución, sus relaciones, sus niveles de jerarquía ylas principales funciones que se desarrollan.

Política: Es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un tema enparticular.

Proceso:Conjunto de pasos o actividades que se realizan alternativos osimultáneamente con un fin determinado.

216


Procedimiento:Acción de proceder. Forma de realizar, proceder o ejecutaralgunas cosas. Cause formal de una serie de actos en que se concreta para larealización de un fin.

Puesto: Conjunto de, cualidades, responsabilidades y condiciones que formanuna unidad de trabajo específica e impersonal.

Requisitos: Son todas aquellas especificaciones cuantitativas y cualitativas queel ciudadano o el usuario requiere específicamente para ser dotado de unproducto o servicio.

Resolución:Decreto o providencia. Auto o fallo de autoridad gubernativa ojudicial. Acción y afecto de resolver o resolverse.

Responsable: Es la persona encargada de editar, revisar, y actualizarperiódicamente el documento controlado que le fue asignado.

Ubicación: La ubicación expresará la dirección, departamento y coordinaciónen que se desarrolle el trabajo, esto sirve para localizarlo y observarlo.

217


12. Formatos

218


Gobierno Municipal de San Pedro Tlaquepaque1. DEPENDENCIA:

INVENTARIO DE PROCESOS2. NOMBRE DEL PROYECTO: 3 NOMBRE DEL

PROYECTO

4. LIDER DE PROYECTO:

5. RESPONSABLE DELSERVICIO:

6 SERVICIOS 7. TIPO DE PROCESOS 8. PROCEDIMIENTOS


9.FECHA DEELABORACIÓN: 10. REVISIÓN No. HOJA: DE:

219



1. DEPENDENCIA:

2. DIRECCIÓN:


4. CÓDIGOPROYECTO:





9. FECHA DE ELABORACIÓN: 10. REVISIÓN No.: HOJA: DE:

220



2. DIRECCIÓN:


4. CODIGOPROYECTO:

5.NOMBRE DEL PROCESO: 6. TIPO DESERVICIOS:

7. RESPONSABLE DELSERVICIO:

8.PROCEDIMIENTO 9.No. 10.DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 11.PUESTO Y/OAREA 12.INSUMO 13.SALIDA

14.FECHA DEELABORACIÓN: 15. REVISIÓN No. HOJA: DE:

221



2. DIRECCIÓN:

CATÁLOGO DE PUESTOS FECHA:3. NOMBRE DELPROYECTO: Manual de Organización 4. CÓDIGO

PROYECTO:

5. ID DEDEPENDENCIA 6. ÁREA DE ADSCRIPCIÓN 7. NOMBRE DEL PUESTO

8. CATEGORÍA

CONFIANZA BASE

9. FECHA DEELABORACIÓN: 10. REVISIÓN No.: HOJA: DE:

222


GOBIERNO MUNICIPAL DE SAN PEDRO TLAQUEPAQUE

Dependencia:

Modificación de Puesto

Características del PuestoPuesto Actual Puesto 2009

Se solicita de:Área Actual Área Propuesta

Objetivo del Puesto

Objetivo Puesto ActualObjetivo del Puesto

solicitado

Descripción Genérica

Actividades que realiza actualmenteBeneficios del

Cambio

Nombre Servidor Público: FIRMA:

Departamento:________________________ Dependencia_____________________________________

Desarrollo Organizacional________________ Oficial Mayor Administrativo_________________________

Dore-04

223


Tlaquepaque Jal., a de del

c.Oficial Mayor AdministrativoP r e s e n t e.-

El suscrito C. ___________________________________________________, por este conducto acepto (a) serealice el cambio de Puesto, Plaza y/o área de adscripción que actualmente tengo asignado; ya que por lanaturaleza de las funciones y actividades desarrolladasse requiere el cambio de ____________________________________________________________________________________________________________________________________________

A el área de _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Cabe señalar que dicho movimiento no deberá afectar las condiciones laborales que hasta el día de hoyconservo.

Sin otro en lo particular, me despido.

A T E N T A M E N T E

_________________________________________C.

Dore-03

224


I.- DATOS GENERALES.

g SECRETARIO GENERALTipo:Dependencia:Adscripción:Reporta a:

Objetivo general del puesto.

II.- DESCRIPCIÓN GENÉRICA.

III.- DESCRIPCIÓN ANALÍTICA.

IV.- ESPECIFICACIÓN O REQUERIMIENTOS DEL PUESTO.

1.- Conocimientos.2.- Experiencia.3.- Criterio.4.- Complejidad de los trabajos.5.- Esfuerzo.6.- ResponsabilidadSerá responsable por:

FORMATO SIN VALOR

225


Dirección de Mantenimiento y Conservación.(Intendencia)

MATERIAL POR DEPENDENCIARESPONSABLE: JOSE BENEDICTO SARABIA MUROFOLIO 0000/12

FECHA CANTIDAD CONCEPTO DEPENDENCIANOMBRE, FIRMA Y/O SELLO DE

RECIBIDOdía/mes/año

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227


228


Vehículos

229


230


231


232


233


234


235


Dirección Recursos Humanos

236


Rol de Vacaciones folio__________Dependencia_______________________________Area_____________________________________

fechahoja

_____de_____

NombrePeriodo deVacaciones Guardia

ObservacionesFirma

Solicito Vo.Bo. Autorización

Jefe del ÁreaDirección de laDependencia Recursos Humanos

Dirección de Informática

237


238


13. Equipo responsable de ladocumentación del Manual de

Procedimientos y Operación

El Presente Manual, es elaborado con la participación conjunta entre laDependencia propia de la información a través de su Titular, Directores y Jefes

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de Departamento y de la Oficialía Mayor Administrativa por conducta de laDirección de Desarrollo Organizacional y su equipo de trabajo, mencionandoal personal que colaboró en la realización de estos:

LIC. Rosina Ríos Vega; Oficial Mayor Administrativo,

Lic. Enrique Arturo Mendoza Tachiquín: Director Desarrollo Organizacional.

LAE. María de los Ángeles Cantero Villanueva; Técnico Especializado.

ING. Juan Carlos Santiago Alegría; Desarrollo Organizacional

Lic. Patricia S. Miranda Islas; Desarrollo Organizacional.

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