1

Primer semestre 2012

Antonio Robayo Ing. Industrial

CAPITULO 760 IIE

TERCER MODULO EXCEL AVANZADO

Contenido Cambiar entre varios conjuntos de valores mediante el uso de escenarios .............. 1

Conceptos bsicos acerca de los escenarios ...................................................... 1

Crear escenarios ......................................................................................... 1

Combinar escenarios ................................................................................... 3

Informes resumen de escenario ................................................................... 3

Crear un escenario ............................................................................................. 4

Mostrar un escenario ...................................................................................... 5

Combinar escenarios ...................................................................................... 6

Crear un informe resumen de escenario .............................................................. 7

Informacin general sobre informes de tabla dinmica y de grfico dinmico .......... 7

Informes de tabla dinmica ............................................................................. 8

Formas de trabajar con un informe de tabla dinmica....................................... 10

Explorar los datos ...................................................................................... 10

Cambiar el diseo de formulario y la organizacin de campos ........................ 10

Cambiar el diseo de las columnas, las filas y los subtotales .......................... 10

Cambiar la presentacin de las celdas en blanco y de los errores ................... 10

Cambiar el formato .................................................................................... 11

Informes de grfico dinmico ............................................................................ 11

Comparar un informe de tabla dinmica y un informe de grfico dinmico ......... 12

Diferencias entre grficos estndar e informes de grfico dinmico .................... 13

Interaccin ................................................................................................ 13

Tipos de grfico ......................................................................................... 13

Datos de origen ......................................................................................... 13

Formato .................................................................................................... 13

Trabajar con orgenes de datos ...................................................................... 14

Utilizar datos de hojas de clculo .................................................................... 14

Utilizar un rango con nombre ......................................................................... 14

Tablas de Excel .......................................................................................... 14

Incluir totales ............................................................................................ 14

Utilizar orgenes de datos externos ................................................................. 15

Archivos de conexin de datos de Office ...................................................... 15

Datos de origen OLAP................................................................................. 15

Utilizar otro informe de tabla dinmica ............................................................ 15

La memoria cach de la tabla dinmica ........................................................ 15

Requisitos de ubicacin .............................................................................. 16

Los cambios afectan a ambos informes ........................................................ 16

Informes de grfico dinmico ...................................................................... 16

Crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico ........................................ 16

Crear un informe de grfico dinmico a partir de un informe de tabla dinmica existente .......................................................................................................... 19

Convertir un informe de grfico dinmico en un grfico esttico ........ 20

Crear un grfico esttico con los datos de un informe de tabla dinmica ............ 20

Eliminar un informe de tabla dinmica o grfico dinmico .................................... 21

1

Cambiar entre varios conjuntos de valores mediante el uso de escenarios

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Office Excel guarda y puede sustituir

automticamente en la hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores

como escenarios en una hoja de clculo y luego pasar de un escenario a otro para ver los

distintos resultados.

Si hay varias personas que tienen informacin especfica que desea usar en escenarios,

puede recopilar la informacin en libros diferentes y posteriormente combinar los

escenarios de los distintos libros en uno solo.

Una vez que tenga todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen de

escenario que incluya la informacin de todos los escenarios.

Conceptos bsicos acerca de los escenarios

Crear escenarios Supongamos que desea crear un presupuesto pero no sabe con

exactitud cules son sus ingresos. Mediante el uso de escenarios, podr definir diferentes

valores posibles para los ingresos y luego pasar de un escenario a otro para llevar a cabo los

anlisis Y si.

NOTA En esta seccin se explica cmo usar escenarios y se muestran datos de ejemplo y

los resultados que se obtienen al aplicar escenarios que usan esos datos. No se

proporcionan instrucciones paso a paso. Para obtener instrucciones paso a paso, vea la

seccin Crear un escenario ms adelante en este artculo.

Por ejemplo, suponga que el escenario Peor opcin de presupuesto son unos ingresos

brutos de 50.000 y unos costos de productos vendidos de 13.200 , con lo cual quedan

36.800 como ganancia bruta. Para definir este conjunto de valores como un escenario,

primero debe especificar los valores en una hoja de clculo tal como se muestra en la

ilustracin siguiente:

Las celdas cambiantes tienen valores especificados por el usuario.

La celda de resultado contiene una frmula basada en las celdas cambiantes (en esta

ilustracin, =B1-B2).

A continuacin, use el cuadro de dilogo Administrador de escenarios para guardar estos

valores como un escenario, asigne el nombre Peor opcin al escenario y especifique que las

celdas B1 y B2 son valores que cambian de escenario a escenario.

NOTA Si bien este ejemplo contiene solamente dos celdas cambiantes (B1 y B2), un

escenario puede contener hasta 32 celdas.

Ahora imagine que el escenario Mejor opcin de presupuesto son unos ingresos brutos de

150.000 y unos costos de productos vendidos de 26.000 , con lo cual quedan 124.000

como ganancia bruta. Para definir este conjunto de valores como un escenario, cree otro

escenario, asgnele el nombre Mejor opcin y proporcione valores diferentes para la celda

B1 (150.000) y la celda B2 (26.000). Como Ganancia bruta (celda B3) es una frmula (la

diferencia entre Ingresos (B1) y Costos (B2)) , no cambia la celda B3 para el escenario Mejor

opcin.

Una vez que haya guardado un escenario, ste estar disponible en la lista de escenarios

que se pueden usar para los anlisis Y si. Con los valores de la ilustracin anterior, si decide

mostrar el escenario Mejor opcin, los valores de la hoja de clculo cambiaran y seran

similares a la siguiente ilustracin:

Celdas cambiantes

Celda de resultado

Combinar escenarios En algunas ocasiones, toda la informacin necesaria para crear

todos los escenarios que desee considerar se encontrar en una hoja de clculo o en un

libro. No obstante, quizs desee recopilar informacin de escenario de otros orgenes. Por

ejemplo, supongamos que est intentando crear un presupuesto para una compaa ms

grande. Puede recopilar escenarios de distintos departamentos como Nminas, Produccin,

Marketing y Legal, ya que cada uno de estos orgenes usa informacin diferente al crear

escenarios.

Puede reunir estos escenarios en una hoja de clculo mediante el comando Combinar. Cada

origen puede proporcionar tantos o tan pocos valores de celdas cambiantes como desee.

Por ejemplo, es posible que desee que todos los departamentos proporcionen proyecciones

de gastos pero que slo algunos proporcionen proyecciones de ingresos.

Cuando rene diferentes escenarios provenientes de diversos orgenes, debe usar la misma

estructura de celdas en cada uno de los libros. Por ejemplo, Ingresos ira siempre en la celda

B2 y Gastos en la celda B3. Si se usan distintas estructuras de diversos orgenes para los

escenarios, puede resultar difcil combinar los resultados.

SUGERENCIA Primero piense en crear un escenario usted mismo y luego enviar una copia

del libro que contiene el escenario a sus compaeros. Esto ayuda a asegurarse de que todos

los escenarios estn estructurados de la misma manera.

Informes resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un

informe que los resuma en la misma pgina. El informe puede enumerar los escenarios en

paralelo o presentarlos en un informe de tabla dinmica. Un informe resumen de escenario

basado en los dos escenarios de ejemplo anteriores tendra ms o menos el siguiente

aspecto:

NOTA De forma predeterminada, el informe resumen utiliza referencias de celda para

identificar las celdas cambiantes y las celdas de resultado. Para este ejemplo se crearon

nombres para esas celdas para que sea ms fcil leer el informe de resumen. Si crea

nombres para las celdas antes de ejecutar el informe de resumen, el informe incluir los

nombres en lugar de referencias de celda.

Al final del informe de resumen, aparece una nota que explica que la columna Valores

actuales representa los valores de las celdas cambiantes en el momento en que se cre el

Informe resumen de escenario y que las celdas que cambiaron para cada escenario estn

resaltadas en color gris.

Para obtener ms informacin acerca de cmo crear un informe resumen de escenario, vea

la seccin Crear un informe resumen de escenario.

Crear un escenario

Antes de crear un escenario, ya debe tener un conjunto de valores inicial en la hoja de

clculo. Para crear informes resumen de escenario que se puedan leer ms fcilmente,

tambin debe pensar en dar un nombre a las celdas que planea usar en escenarios. Para

obtener ayuda para dar nombres a las celdas, vea el tema Usar nombres para clarificar las

frmulas.

1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a

continuacin, en Administrador de escenarios.

2. Haga clic en Agregar.

3. En el cuadro Nombre del escenario, escriba un nombre para el escenario.

4. En el cuadro Celdas cambiantes, indique las referencias para las celdas que desea

especificar en el escenario. Por ejemplo, si desea ver de qu manera cambiar los

valores de las celdas B1 y B2 afectar al resultado de una frmula basada en esas

celdas, escriba B1,B2.

NOTA Para preservar los valores iniciales de las celdas cambiantes, agregue un

escenario que use esos valores antes de crear escenarios que usen valores

diferentes.

5. En Proteger, seleccione las opciones que desee.

NOTA Estas opciones se aplican slo a las hojas de clculo protegidas. Para

obtener ms informacin acerca las hojas de clculo protegidas

Seleccione Evitar cambios para evitar que se edite el escenario cuando la hoja de

clculo est protegida.

Seleccione Ocultar para evitar que se muestre el escenario cuando la hoja de

clculo est protegida.

6. Haga clic en Aceptar.

7. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, especifique los valores que desea

usar en las celdas cambiantes para este escenario.

8. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.

9. Si desea crear escenarios adicionales, repita los pasos 2 a 8. Cuando termine de

crear los escenarios, haga clic en Aceptar y luego en Cerrar en el cuadro de dilogo

Administrador de escenarios.

Mostrar un escenario

Cuando se muestra un escenario, se pasa al conjunto de valores que estn guardados como

parte de ese escenario. Los valores del escenario se muestran en las celdas que cambian de

escenario a escenario, adems de las celdas de resultado. Por ejemplo, con los escenarios

anteriores, si muestra el escenario Mejor opcin, la celda B1 muestra 150.000, la celda B2

muestra 26.000 y la celda B3 muestra 124.000.

1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a

continuacin, en Administrador de escenarios.

2. Haga clic en el nombre del escenario que desee mostrar.

3. Haga clic en Mostrar.

NOTA Cuando cierra el cuadro de dilogo Administrador de escenarios, los

valores del ltimo escenario que mostr permanecen en la hoja de clculo. Si

guard los valores iniciales como un escenario, podr mostrar esos valores antes de

cerrar el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.

Combinar escenarios

1. Seleccione la hoja de clculo en la que desea almacenar los resultados de los

escenarios combinados.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a

continuacin, en Administrador de escenarios.

3. Haga clic en Combinar.

4. En el cuadro de dilogo Combinar escenarios, haga clic en la flecha junto a Libro y

seleccione un libro que contenga los escenarios que desea combinar en los

resultados.

5. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de la hoja de clculo que contiene los

escenarios que desea combinar.

6. Haga clic en Aceptar para combinar los escenarios de la hoja de clculo seleccionada

en la hoja de clculo actual.

El cuadro de dilogo Combinar escenarios se cierra y los escenarios que ha

combinado aparecen en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.

7. Repita los cuatro pasos anteriores segn sea necesario hasta que se hayan

combinado todos los escenarios que desee.

Cuando termine, todos los escenarios que haya combinado sern parte de la hoja de

clculo actual. Cierre el cuadro de dilogo Administrador de escenarios o djelo

abierto para continuar con el anlisis.

Crear un informe resumen de escenario

1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a

continuacin, en Administrador de escenarios.

2. Haga clic en Resumen.

3. Haga clic en Resumen del escenario o en Informe de tabla dinmica de escenario.

4. En el cuadro Celdas de resultado, indique las referencias para las celdas que hacen

referencia a las celdas cuyos valores han sido cambiados por los escenarios. Separe

varias referencias mediante comas.

NOTAS

Los informes de escenario no se vuelven a calcular automticamente. Si cambia los

valores de un escenario, esos cambios no aparecern en ningn informe de

resumen existente sino que aparecern al crear un nuevo informe de resumen.

Las celdas de resultado no son necesarias para generar un informe resumen de

escenario pero s lo son para un informe de tabla dinmica de escenario.

Informacin general sobre informes de tabla dinmica y de grfico

dinmico

Utilice informes de tabla dinmica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de

resumen. Utilice informes de grfico dinmico para visualizar esos datos de resumen de los

informes de tabla dinmica y ver fcilmente las tendencias, los modelos y las

comparaciones. Los informes de tabla dinmica y los informes de grfico dinmico permiten

tomar decisiones fundamentadas sobre datos crticos de la empresa. En las siguientes

secciones se proporciona informacin general sobre los informes de tabla dinmica y los

informes de grfico dinmico.

Informes de tabla dinmica

Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes

volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar detenidamente

datos numricos y responder a preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de

tabla dinmica est especialmente diseado para:

Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas

para el usuario.

Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y

subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.

Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los

detalles de los datos de resumen de las reas de inters.

Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resmenes de los

datos de origen.

Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos ms

tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa.

Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

A menudo utiliza un informe de tabla dinmica cuando desea comparar totales

relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de nmeros para sumar y desea realizar

comparaciones distintas con cada nmero. En el informe de tabla dinmica mostrado a

continuacin, puede ver fcilmente cmo se comparan las ventas de golf del tercer

trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con las

ventas totales.

Datos de origen; en este caso, de una hoja de clculo

Valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el informe de tabla dinmica

Informe de tabla dinmica

Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen

En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se

convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin. En el

ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de

Golf se resume en un solo elemento Golf.

Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse.

La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos

de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene

Trim3. De forma predeterminada, los datos del rea Valores resumen los datos de origen

subyacentes en el informe de grfico dinmico de la siguiente forma: los valores numricos

utilizan la funcin SUMA, y los valores de texto la funcin CONTAR.

Para crear un informe de tabla dinmica, debe definir los datos de origen, especificar una

ubicacin en el libro y disear los campos.

Para obtener ms informacin, vea Crear o eliminar un informe de tabla dinmica o de

grfico dinmico y Crear y modificar los diseos de campo en una informe de tabla dinmica

o grfico dinmico.

Formas de trabajar con un informe de tabla dinmica

Despus de crear el informe de tabla dinmica inicial definiendo los datos de origen,

organizando los campos en la lista de campos de tabla dinmica y eligiendo un diseo inicial,

podr llevar a cabo las siguientes tareas en un informe de tabla dinmica:

Explorar los datos de la siguiente manera:

Expandiendo y contrayendo los datos, y mostrando los detalles subyacentes de los

valores.

Ordenando, filtrando y agrupando los campos y elementos.

Cambiando las funciones de resumen y agregando clculos y frmulas

personalizados.

Cambiar el diseo de formulario y la organizacin de campos de la siguiente

manera:

Cambiando el formato del informe de tabla dinmica: compacto, esquemtico o

tabular.

Agregando, reorganizando y quitando campos.

Cambiando el orden de los campos o elementos.

Cambiar el diseo de las columnas, las filas y los subtotales de la siguiente manera:

Activando o desactivando los encabezados de campo de las columnas y filas, o bien,

mostrando u ocultando las lneas en blanco.

Mostrando los subtotales encima o debajo de sus filas.

Ajustando los anchos de columna al actualizar.

Moviendo un campo de columna al rea de fila o un campo de fila al rea de

columna.

Combinando o separando las celdas de los elementos de fila y columna externos.

Cambiar la presentacin de las celdas en blanco y de los errores de la siguiente

manera:

Cambiando la forma en que se muestran los errores y las celdas vacas.

Cambiando la forma en que se muestran los elementos y rtulos sin datos.

Mostrando u ocultando las lneas en blanco.

Cambiar el formato de la siguiente manera:

Aplicando formato manual y condicional a las celdas y los rangos.

Cambiando el estilo de formato de tabla dinmica global.

Cambiando el formato numrico de los campos.

Incluyendo el formato de servidor OLAP.

Para obtener ms informacin, vea Disear la presentacin y el formato de un informe de

tabla dinmica.

Informes de grfico dinmico

Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de tabla

dinmica, que en este caso se denomina el informe de tabla dinmica asociado. Para

cambiar el diseo y los datos que se muestran en un informe de grfico dinmico, puede

cambiar el diseo del informe de tabla dinmica asociado.

Un informe de grfico dinmico tiene series, categoras, marcadores de datos y ejes al igual

que los grficos estndar. Puede cambiar asimismo el tipo de grfico y otras opciones como

los ttulos, la ubicacin de la leyenda, las rtulos de datos, la ubicacin del grfico, etc.

Informe de grfico dinmico de las ventas deportivas por trimestre

Puede crear un informe de grfico dinmico cuando primero crea un informe de tabla

dinmica, o bien puede crear un informe de grfico dinmico desde un informe de tabla

dinmica existente.

Para obtener ms informacin, vea Crear o eliminar un informe de tabla dinmica o de

grfico dinmico y Crear y modificar los diseos de campo en una informe de tabla dinmica

o grfico dinmico.

Comparar un informe de tabla dinmica y un informe de grfico dinmico

Al crear un informe de grfico dinmico a partir de un informe de tabla dinmica, el diseo

del informe de grfico dinmico, es decir, la posicin de sus campos, est determinado

inicialmente por el diseo del informe de tabla dinmica. Si se crea primero el informe de

grfico dinmico, se determina el diseo del grfico arrastrando campos de la Lista de

campos de tabla dinmica hasta reas especficas de la hoja de grfico.

Los siguientes informes de ventas de tabla dinmica y grfico dinmico muestran la relacin

entre los dos.

Un rtulo de fila corresponde a una categora

Un rtulo de columna corresponde a una serie

Diferencias entre grficos estndar e informes de grfico dinmico

Si ya conoce los grficos normales, ver que la mayora de operaciones de los informes de

grfico dinmico son las mismas. Sin embargo, hay algunas diferencias:

Interaccin Con los grficos normales, se crea un grfico para cada vista de los datos que

se desea mostrar, pero no son interactivos. Con los informes de grfico dinmico, puede

crear un grfico y ver los datos de diferentes maneras cambiando el diseo del informe o los

detalles que se muestran. Se interacta con los datos.

Tipos de grfico Puede cambiar el informe de grfico dinmico por cualquier tipo de

grfico, menos xy (dispersin), de cotizaciones y de burbuja.

Datos de origen Los grficos normales estn vinculados directamente a las celdas de la

hoja de clculo. Los informes de grfico dinmico se pueden basar en varios tipos de datos

del informe de tabla dinmica asociado.

Formato La mayora del formato, incluidos los elementos, el diseo y el estilo, se guarda

cuando se actualiza un informe de grfico dinmico. Sin embargo, no se guardan las lneas

de tendencia, los rtulos de datos, las barras de error u otros cambios realizados en los

conjuntos de datos. Los grficos normales no pierden estos cambios de formato cuando se

les aplican.

Trabajar con orgenes de datos

Al crear un informe de tabla dinmica o un informe de grfico dinmico, puede utilizar

cualquiera de los diversos tipos de datos de origen.

Utilizar datos de hojas de clculo

Puede utilizar los datos de una hoja de clculo de Microsoft Office Excel como la base de un

informe. Los datos deben estar en formato de lista, con rtulos de columna en la primera

fila. Cada celda de las filas subsiguientes debe contener datos apropiados para su

encabezado de columna. No debe haber ninguna fila o columna en blanco en los datos de

inters. Excel utiliza los rtulos de columna para los nombres de campo en el informe.

Utilizar un rango con nombre

Para facilitar la actualizacin del informe, asigne un nombre al rango de origen y utilice

dicho nombre al crear el informe. Si se ampla el rango con nombre para incluir ms datos,

puede actualizar el informe para que incluya los datos nuevos.

Tablas de Excel Las tablas de Excel ya tienen formato de lista y son buenas candidatas

para los datos de origen de las tablas dinmicas. Cuando se actualiza el informe de tabla

dinmica, se incluyen automticamente los datos nuevos y actualizados de la tabla de Excel.

Para obtener ms informacin, vea Descripcin general de las tablas de Excel.

Incluir totales Excel genera automticamente subtotales y totales generales en un

informe de tabla dinmica. Si los datos de origen contienen subtotales y totales generales

automticos que se crearon mediante el comando Subtotales en el grupo Esquema de la

ficha Datos, utilice ese mismo comando para quitarlos antes de crear el informe.

Utilizar orgenes de datos externos

Puede recuperar datos de un origen que no forma parte de Excel, como una base de datos,

un cubo OLAP o un archivo de texto. Por ejemplo, podra tener una base de datos con

registros de ventas que desea resumir y analizar.

Archivos de conexin de datos de Office Si utiliza un archivo (.odc) de conexin de

datos de Office (ODC) para recuperar datos externos para el informe, puede introducir los

datos directamente en un informe de tabla dinmica. Se recomienda recuperar los datos

externos para los informes mediante archivos ODC.

Para obtener ms informacin, vea Conectarse con datos externos (importar), Crear, editar

y administrar conexiones a datos externos y Propiedades de la conexin.

Datos de origen OLAP Si recupera datos de origen de una base de datos OLAP o de un

archivo de cubo, nicamente podr devolver estos datos a Excel como un informe de tabla

dinmica o como un informe de tabla dinmica que se ha convertido en funciones de hoja

de clculo.

Para obtener ms informacin, vea Conectarse con datos externos (importar).

Datos de origen no OLAP Son los datos subyacentes de un informe de tabla dinmica o de

grfico dinmico que provienen de un origen diferente a una base de datos OLAP. Por

ejemplo, datos de bases de datos relacionales o archivos de texto.

Utilizar otro informe de tabla dinmica

La memoria cach de la tabla dinmica Siempre que cree un nuevo informe de tabla

dinmica o de grfico dinmico, Excel almacenar una copia de los datos del informe en la

memoria y guardar esta rea de almacenamiento como parte del archivo de libro. De este

modo, cada nuevo informe requiere memoria y espacio de disco adicional. Sin embargo,

cuando se utiliza un informe de tabla dinmica existente como el origen de un nuevo

informe en el mismo libro, ambos informes comparten la misma copia de los datos. Al

volver a utilizar la misma rea de almacenamiento, el tamao de ese archivo de libro se

reduce y se mantienen menos datos en la memoria.

Requisitos de ubicacin Para utilizar un informe de tabla dinmica como origen de otro

informe, ambos deben formar parte del mismo libro. Si el informe de tabla dinmica de

origen est en un libro diferente, cpielo en la ubicacin del libro donde desee que aparezca

el nuevo informe. Los informes de tabla dinmica y de grfico dinmico de distintos libros

son informes separados, cada uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los

archivos de libro.

Los cambios afectan a ambos informes Al actualizar los datos del nuevo informe, Excel

tambin actualiza los datos del informe de origen y viceversa. Cuando se agrupan o

desagrupan los elementos de un informe, ambos informes se ven afectados. La creacin de

campos calculados o elementos calculados afecta a ambos informes.

Informes de grfico dinmico Puede basar un nuevo informe de tabla dinmica o de

grfico dinmico en otro informe de tabla dinmica, pero no puede basarlo directamente en

otro informe de grfico dinmico. No obstante, como Excel crea un informe de tabla

dinmica asociado a partir de los mismos datos cuando se crea un informe de grfico

dinmico, puede basar un nuevo informe en el informe asociado. Los cambios realizados en

un informe de grfico dinmico afectan al informe de tabla dinmica asociado y viceversa.

Crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico

Para crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico, debe conectarse a un origen

de datos y especificar la ubicacin del informe.

1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de insercin dentro

de una tabla de Microsoft Office Excel.

Asegrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.

2. Seleccione el tipo de informe que se generar mediante uno de los siguientes

procedimientos:

Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo

Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.

Para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico, en la ficha

Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en

Grfico dinmico.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grfico

dinmico.

3. Seleccione un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos:

Seleccione la tabla que desea analizar

1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango.

2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla, como

=GananciasTrimestrales, en el cuadro Tabla o rango.

Si seleccion una celda en un rango de celdas o si el punto de insercin estaba

en una tabla antes de que se iniciara el asistente, Excel muestra el rango de

celdas o la referencia del nombre de tabla en el cuadro Tabla o rango.

Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en

Contraer cuadro de dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de

dilogo, seleccione el rango en la hoja de clculo y, a continuacin, presione

Expandir dilogo .

SUGERENCIA Considere la posibilidad de usar una referencia de nombre de

tabla en lugar de un rango de celdas, ya que las filas agregadas a una tabla se

incluyen automticamente en el informe de tabla dinmica cuando actualiza

los datos.

NOTA Si el rango se encuentra en otra hoja de clculo en el mismo libro o en

otro, escriba el nombre del libro y de la hoja de clculo con la siguiente

sintaxis: ([nombrelibro]nombrehoja!rango).

Utilizar datos externos

3. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa.

4. Haga clic en Elegir conexin.

Excel muestra el cuadro de dilogo Conexiones existentes.

5. En la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de dilogo,

seleccione la categora de conexiones para la cual desea elegir una conexin o

seleccione Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado).

6. Seleccione una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin y haga

clic en Abrir.

NOTA Si elige una conexin de la categora Conexiones en este libro,

volver a usar o a compartir una conexin existente. Si elige una conexin de

las categoras Archivos de conexin en la red o Archivos de conexin en este

equipo, Excel copia el archivo de conexin en el libro como una nueva

conexin de libro y luego usa ese archivo como la nueva conexin para el

informe de tabla dinmica.

Para obtener ms informacin, vea Administrar conexiones a datos en un libro.

Especifique una ubicacin mediante alguno de los siguientes procedimientos:

Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que

empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.

Para colocar el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente,

seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, especifique la primera

celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinmica.

O bien, haga clic en Contraer cuadro de dilogo para ocultar

temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione la primera celda de la hoja de

clculo y, a continuacin, presione Expandir dilogo .

Haga clic en Aceptar.

Excel agrega un informe vaco de tabla dinmica en la ubicacin especificada y

muestra la Lista de campos de tabla dinmica para que pueda agregar campos, crear

un diseo o personalizar el informe de tabla dinmica.

Para obtener ms informacin, vea el tema sobre cmo crear y modificar los diseos

de campos en un informe de tabla dinmica.

Si crea un informe de grfico dinmico, Excel crea un informe de tabla dinmica

asociado directamente bajo el informe de grfico dinmico. El informe de grfico

dinmico y el informe de tabla dinmica que lo acompaa siempre deben estar en el

mismo libro.

Para obtener ms informacin, vea Descripcin general de la creacin de grficos,

Tipos de grficos disponibles y Crear un grfico.

Crear un informe de grfico dinmico a partir de un informe de tabla

dinmica existente

1. Haga clic en el informe de tabla dinmica de inters.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en un tipo de grfico.

Puede utilizar cualquier tipo de grfico excepto los grficos xy (dispersin), de

burbujas o de cotizaciones.

Para obtener ms informacin, vea los temas de la descripcin general de la creacin de

grficos, de los tipos de grficos disponibles y sobre cmo crear un grfico.

Convertir un informe de grfico dinmico en un grfico esttico

1. Busque el informe de tabla dinmica asociado que tenga el mismo nombre que el

informe de grfico dinmico haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en el informe de grfico dinmico.

2. Para determinar cul es el nombre del informe de tabla dinmica asociado, en

la ficha Diseo, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos para mostrar

el cuadro de dilogo Modificar origen de datos, anote el nombre de la tabla

dinmica asociada, que es el texto que sigue al signo de exclamacin (!) en el

cuadro de texto Rango de datos del grfico y, a continuacin, haga clic en

Aceptar.

3. Para encontrar el informe de tabla dinmica asociado, haga clic en el informe

de tabla dinmica del libro, vaya a la ficha Opciones, en el grupo Tabla

dinmica, haga clic en Opciones hasta que encuentre el mismo nombre en el

cuadro de texto Nombre.

2. Haga clic en Aceptar.

3. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a

continuacin, en Toda la tabla dinmica.

4. Presione SUPR.

Crear un grfico esttico con los datos de un informe de tabla dinmica

Este procedimiento crea un grfico estndar, no interactivo, en lugar de un informe de

grfico dinmico.

1. Seleccione los datos del informe de tabla dinmica que desee usar en el grfico.

Para incluir botones de campo y datos en la primera fila y columna del informe,

comience a arrastrar desde la esquina inferior derecha de los datos que seleccione.

Para obtener ms informacin, vea Seleccionar datos en un informe de tabla

dinmica.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .

3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinmica.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada al lado de

Pegar y, a continuacin, haga clic en Pegado especial.

5. Haga clic en Valores y, a continuacin, en Aceptar.

6. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en un tipo de grfico.

Para obtener ms informacin sobre grficos, vea Descripcin general de la creacin

de grficos, Tipos de grficos disponibles y Crear un grfico.

Eliminar un informe de tabla dinmica o grfico dinmico

Eliminar un informe de tabla dinmica

1. Haga clic en el informe de tabla dinmica.

2. En la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a

continuacin, en Toda la tabla dinmica.

3. Presione SUPR.

NOTA Al eliminar el informe de tabla dinmica asociado de un informe de grfico

dinmico, se crea un grfico esttico que no ser posible modificar.