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COLEGIO COOPERATIVO COMFENALCO ÁREA GESTIÓN EMPRESARIAL – ASIGNATURA: ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO GRADO

9º Fecha de elaboración : Febrero 13

Fecha de ejecución : M.C. N° 1

NOMBRE:

CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN Wilburg Jiménez Castro define la administración como: Ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, por medio de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales. Por su parte, Fremont E. Kast dice que la administración es la coordinación de hombres y recursos materiales para el logro de objetivos organizativos, lo que se logra a partir de cuatro elementos: 1. Dirección hacia objetivos. 2. Por medio de gente. 3. Mediante técnicas. 4. Dentro de una organización. La mayoría de los autores definen administración como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar para lograr objetivos organizacionales preestablecidos. LA ADMINISTRACIÓN Y SU RELACIÓN CON OTRAS DISCIPLINAS El trabajo del administrador profesional se nutre de la teoría, técnicas y prácticas administrativas, así como de la experiencia personal. Tiene íntima relación con otros campos del saber humano. Con las ciencias sociales, su formación requiere de conocimientos de la conducta humana: individual, grupal y social. De ahí la necesidad de que se aplique al estudio de la psicología y sociología, básicamente en el área industrial y organizacional. Su relación con la teoría contable y financiera es estrecha, ya que la toma de decisiones de los administradores, sobre todo cuando ocupan cargos de alta dirección, se apoya en los resultados económicos de su gestión y de las áreas que él coordina. También requiere de conocimientos matemáticos, estadísticos e informáticos, puesto que las técnicas modernas de la administración se basan, en gran parte, en la aplicación de la estadística en todas las áreas del trabajo administrativo. Las matemá-ticas se utilizan tanto en las finanzas como en la producción e investigación de mer-

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cados. La informática permite sistematizar los procesos productivos, comerciales y administrativos en general. La relación con la economía es íntima. En la actualidad, marcada por la globalización de los mercados, se exige que el administrador adquiera una visión mundial del fenómeno económico. El derecho como campo del conocimiento del administrador es fundamental ya que la empresa actúa en un medio normado por leyes mercantiles, laborales, ecológicas, fiscales, civiles, del país donde opera. La empresa como organismo social se desenvuelve en sociedades con normas que regulan la vida de los organismos sociales, tanto en su actividad mercantil como en su relación con los trabajadores. Así, por medio del derecho se regulan contratos con otros organismos y personas; a su vez, existe una normatividad ecológica que impone restricciones y obligaciones a las actividades industriales. LA ADMINISTRACIÓN Y EL MÉTODO CIENTÍFICO El método científico se considera una herramienta básica del administrador ya que por medio de él aprende a observar y manejar las variables y las constantes que intervienen y determinan los resultados de la empresa. La ciencia es: Conjunto de principios de valor universal en el tiempo y el espacio. Una clase de actividad humana orientada hacia la formulación sistemática de las posibilidades de repetición, hipotética y real de determinados fenómenos que para sus fines se consideran idénticos. Principio y ley: Las leyes y los principios científicos son verdades fundamentales que se tienen por tales en un momento dado; explican la relación entre dos o más conjuntos variables. Mientras que el principio y la ley son rígidos, el principio administrativo es una guía general orientadora. La ley de la gravitación universal obedece a principios exactos, y aunque el principio de unidad de mando en administración no es rígido, ambos cumplen con la universalidad de la ciencia. Descartes, por su "Discurso del Método", ocupa un lugar distinguido en la historia de los métodos de investigación. Formuló claramente lo que debe ser el método científico y lo redujo a las cuatro reglas siguientes: 1. No se puede tener jamás una cosa como verdadera sin que conste evidentemente lo que ella es.

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2. Dividir cada una de las dificultades que se examinan en tantas partes como sea posible. 3. Llevar orden en los propios pensamientos comenzando por los objetos más simples y fáciles de conocer, para subir poco a poco y por grados, hasta conocimientos más complejos. 4. Hacer simples divisiones tan generales que quede seguro de no omitir nada. Francis Bacon dijo: "lo que distingue a las ciencias del conocimiento empírico es el método". Para él la investigación científica es independiente del principio de autoridad y del razonamiento escolástico. Comenta: "la información es poder". Método es: Secuencia de acciones específicas sistemáticas ordenadas para llegar a un objetivo. El método científico experimental: "consiste en la determinación de ciertos hechos o resultados por medio de la OBSERVACIÓN de los fenómenos (no sólo en el sentido de ver detenidamente sino de registrar de manera sistemática los hechos), en la VERIFICACIÓN con base en la observación continua. Una vez que los hechos se analizan y se clasifican, la ciencia busca relaciones causales para explicarlos. Estas generalizaciones se llaman HIPÓTESIS y son explicaciones preliminares con un grado de credibilidad científica sujetas a comprobarse mediante la EXPERIMENTACIÓN". Administrativamente a la empresa le interesa conocer el mercado y su comportamiento (sus variables y sus constantes). Todo esto para hacer los cálculos de producción y las estimaciones financieras de los resultados esperados. El administrador debe aprender los principios, los métodos, la teoría administrativa y comprender el funcionamiento de los procesos productivos de las empresas. En la medida que los comprenda podrá dirigirlos y reorganizarlos; de ahí que si trabaja en un rancho porcino requiera conocer el proceso productivo, si trabaja en una empresa telefónica está obligado a conocer el proceso completo hasta su comercialización. LA ADMINISTRACIÓN, LA TÉCNICA Y EL ARTE La técnica, según el diccionario, es: (De Techne: arte manual) conjunto de procedimientos en los que se basa un arte o una ciencia. De esta definición se deduce que la ciencia y la técnica no son excluyentes, sino complementarias. El conocimiento de las causas de los fenómenos no implica su manipulación, por lo que debe desarrollarse un procedimiento práctico para lograrlo (tarea de la técnica). Arte es: Hacer bien las cosas con creatividad y sensibilidad.

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El trabajo administrativo, sobre todo el directivo, requiere de la capacidad para solucionar problemas en forma diferente, es decir de manera creativa, estableciendo nuevas formas. La administración es más que una técnica mecánica; el administrador requiere mucha imaginación, obviamente nutrida por un fundamento teórico-práctico. Teoría: Síntesis comprensiva de una ciencia o un arte, expresada en principios generales. Es la base del conocimiento profundo de una disciplina. LA UNIVERSALIDAD DE LA TEORÍA E IDIOSINCRASIA REGIONAL La administración se rige por el principio de la universalidad y sus técnicas tienen aplicación en cualquier organismo social del mundo. Sin embargo, muchas teorías administrativas se crearon en países desarrollados, con recursos, legislación y capacidad económica diferente; no es aconsejable aplicarlas indiscriminadamente, sino hacer las adecuaciones necesarias, lo que implica una buena preparación profesional. La idiosincrasia regional es definitiva en la forma del comportamiento de los individuos y grupos sociales, por ejemplo, el comportamiento de un directivo japonés es diferente al de un estadounidense o al de un colombiano.

JAPÓN ESTADOS UNIDOS COLOMBIA

La cultura, idioma y fuerza de trabajo son homogéneos. Hay lealtad a la institución. Reciben entrenamiento para la cooperación desde niños. La toma de decisiones involucra a todos los niveles. Se enfatiza la selección con base en la calificación técnica.

La fuerza de trabajo es heterogénea. La lealtad es relativa. Reciben entrenamiento para la competencia desde niños. La toma de decisiones se hace en el primer y segundo nivel. Poca importancia en la selección, pues siempre es posible prescindir de las personas.

Las clases sociales y las religiones marcan las homogeneidades. Lealtad al jefe o a la persona (no a la institución). Reciben entrenamiento para la dependencia desde niños. El presidente o director general toma las decisiones. Selección por amistad previa.

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ESPECIALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN La división del trabajo organizacional determina en alto grado los campos de trabajo de las profesiones, tanto del contador como del administrador y del ingeniero de sistemas. Sin embargo, dado que estas carreras están íntimamente relacionadas, estos profesionales se mueven en las diferentes áreas funcionales: producción, finanzas, recursos humanos o personal, comercialización e informática. Los profesionales de la administración también trabajan en el área de consultoría y asesoría, cuando en forma independiente analizan, por cuenta de sus clientes, problemas específicos y proponen soluciones. Los consultores y asesores ofrecen servicios externos a las empresas, analizan y proponen soluciones. ROLES Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE EMPRESAS ROLES DEL ADMINISTRADOR Concepto de rol: Rol significa el papel esperado socialmente. Esto es, la expectativa que tienen terceros sobre lo que debe ser y hacer una persona la cual ocupa una posición o desempeña una profesión, por ejemplo, el papel de mamá está asociado con ternura, sacrificio, abnegación, protección, entre otros. En el caso del administrador, cualquiera que sea su profesión, se le asocia con una persona que sabe hacer negocios, generar utilidades legales, aprovechar los recursos de las empresas, planear correctamente el futuro de las mismas, entre otras cosas. Tradicionalmente, son tres los roles más comunes asociados con ellos: 1. Maximizador de utilidades. Implica que el administrador sabe cómo mejorar la eficiencia financiera y económica de las empresas. 2. Equilibrador del capital económico y los trabajadores. Significa que no tiene compromiso parcial con ninguna de las partes enunciadas y que sabe negociar para que todas las partes se beneficien por medio de las acciones y habilidades del administrador. 3. Organizador técnico de los procesos productivos. Por lo tanto, la sociedad espera que sea un experto en crear sistemas de organización, políticas y normas de trabajo de alta calidad. NIVELES GERENCIALES Las empresas establecen niveles de autoridad y responsabilidad denominadas jerarquías. La administración se ejerce por medio de niveles gerenciales que varían de acuerdo a la capacidad otorgada o delegada al administrador en relación a su jerarquía organizacional. Tradicionalmente, el trabajo administrativo en las organizaciones se ha clasificado en tres niveles: Alta dirección, Gerencia media y Supervisor de operaciones.

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ALTA DIRECCIÓN Cuando el administrador profesional se encuentra en el nivel de alta dirección, con la capacidad delegada para "gerenciar" (management) con autonomía, determinar las metas, las políticas, los procesos, tomar decisiones con libertad, sólo con la condición de que la empresa cumpla con la misión, sus objetivos y resultados estimados, convenidos con los propietarios o los consejos administrativos (asamblea de accionistas); será evaluado por los resultados que logre durante su gestión. Algunos propietarios contratan un experto profesional en administración de negocios para que ellos gestionen-gerencien, conviniendo con éstos obtener buenos resultados. Por desgracia, en muchos casos los dueños intervienen de tal forma que entorpecen la dirección del negocio, sin esperar a que durante el periodo convenido se alcancen las metas. En la pequeña y mediana empresa, se da el caso de que el propietario es su propio administrador lo cual limita el crecimiento de la empresa en razón de que gran parte de su tiempo lo ocupa en asuntos que puede delegar a profesionales del ramo; no con esto descartamos que hay muchos casos extraordinarios de propietarios que logran el crecimiento sin ayuda externa. La alta dirección se apoya en la gerencia media, coordina a los titulares de las áreas para que no se generen "feudos" aislados que luchan por el poder contra los titulares de otras áreas; a su vez tiene como tarea fundamental hacer que la empresa se desempeñe de manera correcta en el ambiente empresarial, encontrando oportunidades que apoyen las fuerzas de la empresa, por lo tanto, tiene la tarea principal de formular la estrategia de mercado, además de representar a la empresa legalmente, convenir y negociar con los principales clientes y proveedores. GERENCIA MEDIA La alta dirección se apoya en los gerentes de funciones claves de los negocios, como lo son finanzas, producción, comercialización o mercadotecnia, recursos humanos o personal, también conocidas como áreas funcionales. Cada una de éstas tiene funciones especiales del trabajo del administrador, por lo que las empresas delegan todo lo relacionado a ellas. Las áreas deben coordinarse entre sí, con una visión común, pero por diversos factores no sucede de esa manera y la alta dirección actúa coordinándolas, "liderando", dándole seguimiento a los acuerdos tomados en común. Cuando los titulares de las áreas se coordinan entre sí, haciendo equipo, permiten que la alta dirección se concentre en la negociación y la estrategia. La gerencia media debe lograr la efectividad, esto es, que se cumplan los resultados y se observen los métodos, por ello este nivel tiene un grado de dificultad; primero debe seguir los lineamientos de la alta dirección orientados a resultados y segundo, darle orden a las operaciones.

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SUPERVISIÓN DE OPERACIONES El nivel operativo gerencial es el encargado de realizar técnicamente los procesos de producción, comercialización, finanzas, recursos humanos o personal. En este nivel, la toma de decisiones es limitada, en realidad se aplican las políticas y los procedimientos con rigidez, lo que en ocasiones genera problemas burocráticos, deteniendo el crecimiento de la organización y de las personas que ocupan los puestos. Este nivel busca más la eficiencia (uso correcto de los métodos, procedimientos de las operaciones), que la eficacia (resultados),

EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD La eficiencia es el uso ordenado y correcto de los métodos (procedimientos administrativos) establecidos para lograr los resultados programados: los medios. En el caso de la administración es el uso de los procedimientos autorizados para administrar la empresa. El administrador es un experto en eficiencia, pero no puede descuidar la eficacia y por ende la efectividad de los negocios. La eficacia se mide por los resultados (fines), sin importar los métodos o medios con que se logran. La efectividad es la habilidad administrativa para lograr los fines (resultados), respetando los procedimientos con los medios. REFLEXIONES SOBRE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD La alta dirección en su necesidad por lograr resultados, continuamente decide con base en la eficacia, sin fijarse en la necesidad de la eficiencia, deja de observar las políticas

1. ALTA DIRECCIÓN. Formación y experiencia en liderazgo con visión integral

estratégica

2. MANDOS MEDIOS. Áreas funcionales. Finanzas, Recursos

Humanos, Mercadotecnia, Producción.

3. NIVEL OPERATIVO. Supervisores técnicos de auxiliares, como trabajadores en lìnea, entre otros.

3. Destreza administrativa y

directiva

2. Toma decisiones estratégicas,

liderazgo, coordinación y

generación de trabajo en equipo

2. Capacidad teórico- práctica

profesional en el área.

Destreza administrativa:

motivación, integración del

personal a la empresa.

Trabajo en equipo con otras

áreas.

1. Experto en área funcional

1. Habilidad técnica.

Motivación

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y procedimientos, obligando así a la gerencia media a encausar dichas decisiones dentro del orden establecido. Esto genera conflictos entre la alta dirección y las áreas administrativas. Teóricamente, la dirección debe ser la primera en respetar la eficiencia para lograr la efectividad, sin embargo, la búsqueda y el logro de resultados implica negociar, ceder, crear, aprovechar las oportunidades que pocas veces se presentan. Paradójicamente, el administrador de alta dirección requiere de recursos humanos expertos en eficiencia, que por desgracia carecen de la visión de negocios, son buenos para organizar pero no para gerenciar, es decir, para negociar y dirigir a la empresa. Los niveles operativos deben apegarse cien por ciento a los procedimientos, ya que de otra forma cada individuo haría las cosas a su criterio, lo cual genera inconsistencias en la formulación e interpretación de la información y en el cumplimiento de los productos y servicios al cliente. En materia fiscal se debe ser eficiente porque la ley no permite que se dejen de observar las obligaciones tributarias. La administración también requiere fomentar la creatividad de los niveles operativos, por medio de permitirles hacer sugerencias que sean tomadas en cuenta, previos análisis de las bondades o limitaciones de las mismas. HABILIDADES TÉCNICAS DE LOS NIVELES GERENCIALES Por habilidades se entiende las competencias laborales que debe poseer quien ejerce una profesión u ocupa un puesto en una organización. En la actualidad los puestos de trabajo están diseñados con relación a las competencias laborales que debe poseer quien los ocupa. A continuación se puede observar un decálogo de habilidades y competencias básicas del administrador.

Eficiencia, eficacia y Efectividad administrativa

LOGRO DE METAS

AP

LIC

AC

IÓN

DE

LOS

PR

OC

EDIM

IEN

TOS

EFICIENCIA (ORDEN)

EFECTIVIDAD ADMINISTRATIVA

EFICACIA (RESULTADOS)

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1. Liderazgo

El término líder significa guía, autoridad moral. Aunque no todos los seres humanos son líderes por nacimiento, el administrador sin esa cualidad innata debe cultivar sus habilidades de liderazgo, inspirar a sus colaboradores para que se cumplan los objetivos. El líder es inspiración y entusiasmo fundamentalmente, así que el administrador funda su autoridad técnica en sus conocimientos, sin embargo, debe fomentar la participación y la iniciativa de sus colaboradores, mediante escucharlos y permitiéndoles que se responsabilicen de sus propias áreas, de sus puestos; dejándolos que tomen sus propias decisiones. Obviamente, es un proceso de maduración.

2. Negociación

El administrador debe saber convenir con otros puntos de vista, intereses de clientes y proveedores, terceros, entre otros., y buscar acuerdos que generen que todas las partes salgan beneficiadas al resolver situaciones conflictivas y en ocasiones, antagónicas. Lo cual requiere mucha creatividad, motivación, liderazgo, paciencia, templanza, etcétera.

3. Logro de Objetivos

Lo que más fortalece al administrador son los hechos, sus logros, su coherencia; no sólo sus promesas y sus planes, sino los resultados. Por lo tanto, debe centrar su acción para que las cosas se hagan como se planearon.

4. Ejecutividad

Capacidad de respuesta inmediata para desahogar tareas y cumplir a tiempo compromisos adquiridos en juntas de trabajo o en programas de acción, es por ello que en muchas empresas a los niveles medios se les denomina ejecutivos.

5. Tomar Decisiones

Implica riesgos, no existe la solución perfecta a los problemas, por lo que tiene que evaluar muy bien pros y contras de cada decisión. No tomar decisiones paraliza la organización y a sus subordinados al no saber cómo actuar ante problemas. "Poder que no se ejerce, se ejerce"; esto quiere decir que si un ejecutivo es débil, la autoridad que él no ejerce, otro lo hará. Puede ser un colaborador quien poco a poco será reconocido como líder informal del grupo de trabajo.

6. Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control

El proceso administrativo es la base para desarrollar habilidades de administración y dirección superior.

7. Mantener Sistemas de Información

Los procedimientos de trabajo administrativo tienen por objeto dar orden a la secuencia con que se transforma la creación de un producto, un servicio, una contabilidad, una selección de personal, entre otros., cada proceso documentado, ya sea en forma impresa o con datos sistematizados, genera la información acumulada que permitirá dar a conocer los resultados y los estados en que se encuentran cada una de las operaciones centrales de la empresa. También, permitirá analizar la

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información contable, financiera, comercial, de producción entre otros. La dirección toma las decisiones fundamentales o claves del negocio con base en la información recibida. Francis Bacon dijo:"La información es poder."

8. Selección de Personal

El administrador debe elegir a la persona adecuada para el puesto adecuado. Cada puesto de trabajo requiere ciertas habilidades, destrezas, responsabilidades, motivaciones; por lo que el administrador de cualquier nivel debe cuidar que las personas que ocupan los puestos a su cargo sean las adecuadas, tanto en aptitudes como en actitudes.

9. Capacitación

El administrador requiere estar capacitado y actualizado continuamente, y tener la habilidad de capacitar a su personal. Es una tarea continua.

10. Identificar la Necesidad del Cambio

Heráclito de Éfeso, prominente filósofo griego presocrático, dijo: "Nadie puede bañarse dos veces en el mismo río, porque las aguas nuevas continuamente fluyen."También dijo: "El sol es nuevo cada día." Con ello, Heráclito señaló metafóricamente que en realidad no hay nada perenne. Directivo que no se renueva es como el agua estancada que apesta y luego se pudre.

PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS Una de las responsabilidades profesionales de los administradores radica en hacer más productivas y competitivas a las empresas: Responsabilidad social de los profesionales en las organizaciones; sin embargo, para comprender la función de la administración en las empresas es necesario conocer los términos productividad y competitividad, previamente. La productividad es el resultado de la correcta utilización de los recursos, en relación proporcional a los productos y servicios generados; las empresas para generarlos utilizan recursos económicos, materiales o técnicos, conforme a diversos sistemas de producción establecidos por las mismas. En la búsqueda de la competitividad, cada vez requieren utilizar mejor sus recursos (insumos), por lo que el administrador debe conocer y saber medir la productividad, ello le permitirá, junto con la medición de la rentabilidad financiera del negocio, lograr dicha competitividad, que no es otra cosa que la capacidad de la empresa para competir en un mercado altamente concurrido, exigente de calidad y de servicio. La globalización de la economía permite que compitan productos de cualquier parte del mundo, haciendo cada vez más difícil la administración y la competitividad de las empresas. Productividad es: La relación entre el producto obtenido y los recursos e insumes utilizados. Se calcula de la siguiente forma:

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Con base en esta fórmula, la productividad se mide al comparar los recursos utilizados con el producto logrado. Si se produce más al mismo costo o si se obtiene la misma cantidad de producción a un precio inferior, la sociedad en conjunto obtiene beneficios porque una mayor productividad, según la OIT (Organización Internacional del Trabajo), ofrece posibilidades de elevar el nivel general de vida mediante: a) mayores cantidades, tanto de bienes de consumo como de bienes de producción, a un costo menor y a un precio menor; b) mayores ingresos reales; c) mejores condiciones de vida y de trabajo, con inclusión de una menor duración de la jornada de trabajo; d) en general, un refuerzo de las bases económicas del bienestar humano. La productividad se puede medir en relación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno en particular. Genéricamente, los insumos se dividen en materiales, máquinas y mano de obra.