REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA CIENCIA Y TECNOLOGÍAINSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”ASIGNATURA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROFESORA: MARÍA FERNANDA MORÓN LÓPEZ

PUNTO FIJO, MAYO 2015.

REALIZADO POR:T.S.U. HÉCTOR GOITÍA

C.I: V-13.554.464

MANUALES

Procedimientos

•Conjunto de pasos secuenciales necesarios para realizar una labor, con el fin de ejecutar en forma lógica y coordinada cada uno de las actividades que se llevan a cabo en la organización.

Norma

•Todas aquellas reglas que establecen las condiciones bajo las cuales se deben efectuar las actividades en cada una de las entidades organizativas.

Manual

•Medio o instrumento que emplea la gerencia para transmitir información o decisiones de carácter administrativo y a través de ella se genera instrucciones para cumplir con su desempeño.

NECESIDAD DE LOS MANUALES EN LAS EMPRESAS

Guía de trabajo a ejecutar.

Clarificación de la estructura de organización y responsabilidad.

Uniformidad de la interpretación y aplicación de las políticas.

Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimiento.

Auditoria Interna.

Coordinación de actividades.

Eliminación de duplicidad innecesarias.

Adiestramiento de supervisión y desempeño ejecutivo.

Flujo de información.

Adoctrinamiento.

CONTENIDO:Enuncia las partes que contiene en la secuencia en que están presentados: - Objetivos del manual . - Instrucciones. - Normas. - Glosario. - Flujogramas.BASE LEGAL:Mencionar las disposiciones legales y normas que sustenten y del validez al procedimiento.ÍNDICE NUMERICO:Descripción detallada de los capítulos, con las especificaciones del número de página. En algunos casos se utiliza la tabla de contenido.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES

INTRODUCCIÓN:Presentación del Manual, explicando el propósito del mismo y la ayuda que se espera del personal a quien va dirigido.INSTRUCCIONES PARA USO DEL MANUAL:Se detalla que se debe observar para la mejor utilización del manual: estructura del manual, fundamentos de los capítulos o secciones en que se divide el contenido.Identificar las revisiones, modificaciones o actualizaciones, así como aclarar a que persona deberá recurrirse para realizar consultas o temas no considerados.

CUERPO PRINCIPAL:Constituye la parte mas extensa e importante del manual, se describen las Normas y Procedimientos de cada parte del proceso o actividad a realizar.Se identifica en forma clara la actividad o acción y el responsable.GLOSARIO:La terminología usada en los Manuales de Normas y Procedimientos puede ser desconocida por los usuarios o estar sujetas a distintas interpretaciones técnicas.

APÉNDICE:Se incluyen las muestras de formularios, ilustraciones y gráficas como una ayuda para el usuario en la interpretación del contenido del cuerpo principal.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:Donde se inicia el procedimiento.NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:En forma clara y precisa.CÓDIGO:Número asignado al procedimiento, tomando como base en código de la dependencia o alusivo al procedimiento.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES

CONCEPTO: Define que es y en que consiste el procedimiento.OBJETIVO: Que se persigue con el procedimiento.BASE LEGAL: Disposiciones legales y normas que sustentan el procedimiento.REQUISITOS: Formalidades (opcional)DESCRIPCIÓN: Considera el nombre de las unidades responsables de la acción, así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes las efectúen.

FLUJOGRAMAS:Permite la visualización en conjunto de un procedimiento, es conveniente graficar el flujo de las operaciones de forma que se muestren las unidades que participan, las operaciones que realizan y las secuencias de las mismas para lo cual pueden utilizarse símbolos convencionales que permitan una fácil interpretación.FORMULARIOS: Formas impresas que se utilizan dentro de un procedimiento para captar, registrar y proporcionar informes, de pueden intercalar en la operación en que se originan o como apéndices del mismo.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES

LOS MANUALES COMO INTRUMENTO DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS

Instruir acerca de los aspectos: Objetivos, Políticas, Funciones, Normas, Procedimientos y Autoridades.Mejoran el desempeño de la organización y la calidad de producción o servicio.Generan comunicación escrita.Ayudan al personal a realizar mejor sus tareas.Visión global del conjunto de todas las operaciones a realizar.Permite considerar las propias responsabilidades individualmente como parte integrante de la organización.

GRACIAS POR SU AMABLE ATENCIÓN