Manual Microsoft Project 2007 Básico CONTENIDO

Manual Microsoft Project 2007 Bsico

CONTENIDO

INTRODUCCIN .................................................................................................................. 6 Descripcin del Microsoft Office Project Standard 2007 ...................................................... 7 Control de la programacin y las finanzas de los proyectos .............................................. 7 Comunicacin y presentacin de la informacin de los proyectos .................................... 8 Productividad al instante .................................................................................................. 10 Lo Nuevo .............................................................................................................................. 11 Planear eficazmente todos los tipos de trabajo ................................................................. 11 Administrar recursos de manera ms efectiva .................................................................. 12 Obtener visibilidad y conocimientos ................................................................................ 13 Comunicarse y colaborar fcilmente ................................................................................ 14 Mejoras de Microsoft Office Project 2007 ........................................................................... 16 Microsoft Project Standard ............................................................................................... 17 Instrucciones paso a paso y controles ........................................................................... 17 Programar y realizar seguimientos de tareas ................................................................ 17 Ver informacin de proyecto ........................................................................................ 17 Integrarse con otros productos...................................................................................... 18 Administrar un proyecto de colaboracin .................................................................... 18 Colaborar como integrante del equipo ......................................................................... 18 Administrar documentos y problemas .......................................................................... 19 Administrar un proyecto de colaboracin .................................................................... 19 Personalizar Microsoft Project y Microsoft Project Server .......................................... 19 Microsoft Project Professional ......................................................................................... 19 Administracin de recursos de empresa ....................................................................... 20 Personalizacin de la empresa ...................................................................................... 20 Especificaciones de Microsoft Project ................................................................................. 21 Plantillas incluidas en Microsoft Project .............................................................................. 22 Plantilla Construccin comercial ................................................................................. 22 Plantilla Ingeniera ....................................................................................................... 22 Plantilla Mudanza de casa ........................................................................................... 22 Plantilla Implantacin de infraestructuras .................................................................. 22 Plantilla Implantacin corporativa de Microsoft Office ............................................... 22 Plantilla Implantacin de Microsoft Windows ............................................................. 23 Plantilla Desarrollo de la aplicacin MSF .................................................................. 23 Plantilla Nuevo negocio .............................................................................................. 23 Plantilla Nuevo producto ............................................................................................ 23 Plantilla Mudanza de la oficina .................................................................................. 23 Plantilla Oficina de proyectos ..................................................................................... 23 Plantilla Construccin residencial ............................................................................... 23 Plantilla Desarrollo de software .................................................................................. 23 Qu es la administracin de proyectos? .............................................................................. 24 Tringulo del proyecto.......................................................................................................... 24 La estrategia del proyecto ..................................................................................................... 25 En qu ayuda Microsoft Project? ........................................................................................ 25 Planear el proyecto ............................................................................................................... 26 Realizar el seguimiento del proyecto.................................................................................... 27 Comunicar el plan................................................................................................................. 27 [email protected] Pgina 1 de 141


Autor: Ramn Moreno Malav

Colaborar con el equipo........................................................................................................ 27 Ver la informacin necesaria ................................................................................................ 28 10 beneficios para usar Microsoft Office Project Standard 2007. ........................................ 29 Activar Microsoft Project 2007 ............................................................................................ 30 Ventana Principal del MS-Project ........................................................................................ 31 Barra de Ttulo. ................................................................................................................. 32 Barra de Mens. ................................................................................................................ 32 Cuadro del men Control ............................................................................................. 33 Las Barras de Herramientas.............................................................................................. 33 Barra de herramientas Estndar .................................................................................... 34 Barra Formato. .............................................................................................................. 35 Barra de Vistas ................................................................................................................. 36 Barra de entrada ................................................................................................................ 37 Barra de estado ................................................................................................................. 37 Las Barras de Desplazamiento. ........................................................................................ 38 Barra de divisin ............................................................................................................... 38 Barra de divisin horizontal ..................................................................................... 39 Barra de divisin Vertical ......................................................................................... 39 Lista de Tareas y el rea del Diagrama Gantt.................................................................. 39 Botn Seleccionar todo ................................................................................................. 40 Escala Temporal. .......................................................................................................... 40 Ttulo de campo ............................................................................................................ 41 Ttulo de fila ................................................................................................................. 41 Crear un proyecto ................................................................................................................. 42 Guardar Archivos ............................................................................................................. 42 Guardar archivos de Microsoft Project 2002 con una versin anterior ........................ 42 Guardar el proyecto actual ............................................................................................ 43 Guardar una copia de seguridad del plan...................................................................... 43 Guardar un proyecto como una plantilla ...................................................................... 44 Guardar un proyecto con el formato de base de datos de Microsoft Project ................ 45 Cerrar un archivo de proyecto .............................................................................................. 46 Abrir un proyecto existente .................................................................................................. 46 Introducir fecha de Inicio o fecha de Fin del Proyecto......................................................... 47 Informacin del proyecto (cuadro de dilogo) ................................................................. 48 El Ttulo, Administrador y notas del proyecto ..................................................................... 50 Qu son los calendarios?..................................................................................................... 51 Qu son los calendarios base? ........................................................................................ 51 Qu es el calendario del proyecto? ................................................................................. 52 Qu es un calendario de recursos? .................................................................................. 53 Qu es un calendario de tareas? ...................................................................................... 54 Interrelacin entre los calendarios del proyecto, recursos y tareas? ............................... 54 Establecer los Horarios del Proyecto .................................................................................... 55 Establecer Das libres en el Proyecto ................................................................................... 57 Opciones del MS-PROJECT ................................................................................................ 59 Ficha Vista ........................................................................................................................ 60 Ficha General .................................................................................................................... 62 Ficha Edicin .................................................................................................................... 64 Ficha Calendario ............................................................................................................... 65 Ficha Programacin .......................................................................................................... 67 [email protected] Pgina 2 de 141



Ficha Clculo .................................................................................................................... 69 Ficha Ortografa................................................................................................................ 72 Ficha Colaborar ................................................................................................................ 73 Ficha Guardar ................................................................................................................... 74 Ficha Interfaz .................................................................................................................... 76 Ficha Seguridad ................................................................................................................ 78 Ingresar actividades .............................................................................................................. 79 Esquematizar actividades ................................................................................................. 80 Dependencia entre tareas en un proyecto ......................................................................... 81 Crear dependencias de tareas ........................................................................................ 82 Aplicar Vnculos Comienzo a Comienzo ..................................................................... 83 Aplicar tiempo de Adelanto o de Retraso entre tareas ................................................. 84 Aplicar vnculos automticos (Fin Comienzo) .......................................................... 85 Recursos ............................................................................................................................... 87 Recursos de trabajo........................................................................................................... 87 Recursos materiales .......................................................................................................... 88 Informacin de recursos en el plan ............................................................................... 88 Organizar y agrupar recursos ........................................................................................ 89 Asignar un recurso ............................................................................................................ 90 Asignarle recursos a las tareas del proyecto ..................................................................... 92 Hoja de recursos ................................................................................................................... 94 Administracin de costos ..................................................................................................... 95 Campos de la hoja de tareas ............................................................................................. 95 Asignacin de Recursos a todo el proyecto ...................................................................... 98 Costos Fijos .................................................................................................................... 100 Activar Vista Hoja de tareas ....................................................................................... 100 Aplicar Tabla de costos a la Vista Hoja de tareas. ..................................................... 100 Costos variables a los recursos ....................................................................................... 102 Aplicacin de tasas variables ...................................................................................... 102 Asignacin de tablas de Tasas de costos ........................................................................ 104 Crear tasa de costos de recursos ................................................................................. 105 Aplicar tasa de costos de recursos a una tarea ............................................................ 106 Duraciones del proyecto ..................................................................................................... 107 Duraciones PERT ........................................................................................................... 108 Activar barra Anlisis PERT ...................................................................................... 108 Hoja de entradas PERT............................................................................................... 109 Establecer Pesos PERT........................................................................................... 109 Activar Hoja de entradas PERT ............................................................................. 110 Duracin Optimista ............................................................................................ 110 Duracin Esperada.............................................................................................. 110 Duracin Pesimista ............................................................................................. 110 Vistas .................................................................................................................................. 114 Hoja de tareas ................................................................................................................. 114 Vistas de grficas y diagramas (Diagrama de Gantt) ..................................................... 115 Diagrama de red.............................................................................................................. 116 Vistas de formularios (Formulario de tareas) ................................................................. 117 Estilo de barra de la Vista Diagrama de Gantt ............................................................... 118 Personalizar Vista Diagrama de Gantt............................................................................ 122 Eliminar Elemento del Diagrama Gantt ..................................................................... 122 [email protected] Pgina 3 de 141



Insertar un nuevo elemento en el Diagrama de Gantt ................................................ 122 Definir el nuevo elemento en el Diagrama de Gantt .................................................. 123 Agregar elementos al Diagrama de Gantt................................................................... 123 Agregar Texto a las barra del Diagrama de Gantt ...................................................... 124 Aplicar Cuadrcula al Diagrama de Gantt .................................................................. 124 Aplicar Formato al texto de la lista de tareas del Diagrama de Gantt ........................ 126 Cambiar Escala temporal del Diagrama de Gantt ...................................................... 127 Cambiar ubicacin del Periodo no laborable del Diagrama de Gantt ....................... 128 Hito del proyecto ................................................................................................................ 129 Agregar Hitos sin duracin al Proyecto .......................................................................... 129 Desvincular Hito de las tareas del proyecto ................................................................... 130 Desvincular tareas del proyecto del Hito........................................................................ 131 Delimitaciones del project 2007 ......................................................................................... 132 Delimitaciones flexibles ................................................................................................. 132 Delimitaciones inflexibles .............................................................................................. 132 Otros tipos de delimitaciones ......................................................................................... 132 Configuracin de delimitaciones .................................................................................... 133 Delimitaciones y dependencias entre tareas ................................................................... 133 Aplicar delimitacin a un Hito ................................................................................... 133 Agregar Hitos con duracin al Proyecto ........................................................................ 134 Asignar recursos al Hito con duracin ........................................................................... 135 Lneas de base..................................................................................................................... 136 Cundo debo crear una lnea de base y cmo? ............................................................. 136 Qu informacin se guarda en una lnea de base? ........................................................ 137 Cul es la diferencia entre una lnea de base y un plan provisional? ........................... 137 Para qu me servir una lnea de base?......................................................................... 138 Guardar Lnea de base .................................................................................................... 139 Borrar Lnea de base ....................................................................................................... 140 Lneas de progreso .............................................................................................................. 141 Mtodos de seguimiento ..................................................................................................... 143 Qu opcin debera utilizar para seguir el progreso? ................................................... 143 A qu nivel de detalle debe realizarse el seguimiento? ................................................ 143 Qu mtodos de seguimiento se pueden utilizar? ......................................................... 144 Cul es el mejor mtodo para llevar el seguimiento de un proyecto? .......................... 144 Puede integrarse el seguimiento con Microsoft Outlook? ............................................ 144 Barra de herramientas Seguimiento ............................................................................ 145 Ejecutar o actualizar tareas ......................................................................................... 146 Descripcin del cuadro Actualizar tareas ............................................................... 147 Campos de informacin de tarea ........................................................................ 147 Ejecutar o actualizar otras tareas ................................................................................ 148 Filtros .................................................................................................................................. 149 Filtros de tareas y recursos ............................................................................................. 149 Aplicar filtro al proyecto ............................................................................................ 149 Informes .............................................................................................................................. 150 Informes visuales ............................................................................................................ 152 Uso de tareas ............................................................................................................... 152 Uso de recursos ........................................................................................................... 152 Uso de la asignacin ................................................................................................... 152 Resumen de tareas, del recurso y de la asignacin ..................................................... 153 [email protected] Pgina 4 de 141



Ver Informes Visuales ................................................................................................ 153 Detalles ....................................................................................................................... 154 Fichas de plantillas de informes ................................................................................. 154 Botones de comandos ................................................................................................. 154 Utilizar Informes Project ............................................................................................ 155 Agregar un Encabezado de pgina (Logotipo) ............................................................... 157 Agregar un Encabezado de pgina (Titulo) .................................................................... 158

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INTRODUCCINEl trabajo de administrar proyectos es un arte antiguo y honorable. Alrededor del ao 2600 A.C. los egipcios construyeron la gran pirmide del rey Khufu. El historiador griego Herodoto proclamaba que 400.000 hombres trabajaron durante 20 aos para construir esta estructura. Aunque esos nmeros son puestos hoy en duda, no se cuestiona la enormidad del proyecto. El Gnesis dice que la Torre de Babel no se complet debido a que Dios hizo imposible la comunicacin entre los constructores. Este proyecto es de particular importancia puesto que establece el precedente histrico de la prctica siempre popular de citar la intervencin divina para justificar los fracasos. Los proyectos modernos arrancan desde la construccin de un centro comercial suburbano hasta poner un hombre en la luna; son impresionantemente grandes, complejos y costosos. Completar dichos proyectos a tiempo y dentro del presupuesto no es tarea fcil. En particular, veremos que los problemas complicados surgen al programar proyectos que con frecuencia son estructurados mediante la interdependencia de las actividades. Normalmente, alguna de las actividades no pueden realizarse antes de que se hayan terminado otras. Es posible que en el trabajo con proyectos se abarquen miles de tales relaciones de dependencias, por lo que no es sorprendente que los administradores busquen mtodos efectivos de anlisis.Ramn Moreno Malav Informtica Computacin Sistemas

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Descripcin del Microsoft Office Project Standard 2007Microsoft Office Project Standard 2007 ofrece unas slidas herramientas de administracin de proyectos con la dosis adecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podr mantenerse informado y controlar el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto, mantener la sintona entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integracin con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboracin de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.

Control de la programacin y las finanzas de los proyectos

Realice un seguimiento y un anlisis eficaz de los proyectos con una mayor compresin de la programacin y la repercusin de los cambios. Aproveche las ventajas de un mayor control financiero y de anlisis ms exhaustivos. Seguimiento del origen de las incidencias. Determine rpidamente los factores que afectan a las fechas de las tareas y realice fcilmente un seguimiento del origen de las incidencias para mejorar la posibilidad de conocer las etapas del proyecto. Los controladores de tareas le ayudan a determinar el factor (como dependencia de tareas, limitaciones de calendario, fecha de programacin o perodo vacacional) que marca la fecha de inicio de la tarea, de manera que se puede seguir una cadena de factores hasta llegar a la causa inicial de un retraso determinado. Ver la repercusin de un cambio. Office Project 2007 resaltar automticamente todos los elementos afectados como resultado del ltimo cambio realizado. Ahora, con la caracterstica Cambiar resaltado se ofrece una mejor comprensin de la repercusin de las opciones elegidas. Experimentacin con escenarios hipotticos. Haga y deshaga cambios en las vistas, los datos y las opciones con Anulacin de nivel mltiple. Tambin se pueden deshacer acciones o conjuntos de acciones de macros, de manera que se pueden probar e invertir escenarios hipotticos con el fin de comprender totalmente las implicaciones de cada opcin al realizar cambios de alcance.

Con Anulacin de nivel mltiple se puede experimentar de forma segura con distintos escenarios hipotticos "Y si".

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Facilidad de control de las finanzas. Con el campo de presupuesto, puede asignar presupuestos a proyectos y programas. El nuevo tipo de recurso "Costo" mejora la estimacin y el seguimiento de los costos. Otras mejoras financieras son el aumento de campos predefinidos, como el cdigo de costo, correlacionados con los campos financieros registrados en los sistemas de contabilidad de proyectos. Seguimiento y anlisis flexibles de los proyectos. Calcule y realice el seguimiento de las principales variables exclusivas de su proyecto definiendo campos personalizados basados en frmulas. Los indicadores grficos pueden avisarle cuando se cumplen condiciones especficas.

Comunicacin y presentacin de la informacin de los proyectos

Mejore la organizacin de los proyectos y de los usuarios gracias a la gran capacidad de programacin de Office Project Standard 2007. Notifique y comunique fcilmente la informacin en varios formatos segn las necesidades de los participantes. Aprovechamiento de los grficos y los diagramas. La funcin Informes visuales utiliza Microsoft Office Excel y Microsoft Office Visio Professional para generar tablas dinmicas, grficos y diagramas basados en datos de Project. Se pueden definir fcilmente plantillas personalizadas para informes y compartirlas con otros usuarios de Project.

La funcin Informes visuales permite crear plantillas en Excel o Visio Professional. Ver imagen ampliada.

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Agregue resaltados visuales. Puede cambiar el color de fondo de las celdas o las filas con Resaltado de fondo de celda. Sombree las celdas, de forma similar a como se realiza en Excel, para transmitir un significado adicional.

Resaltado del fondo de las celdas.

Uso de las vistas mejoradas. Con las nuevas mejoras en la interfaz del calendario y la adicin de barras de Gantt tridimensionales, se pueden crear informes visualmente ms impactantes. Uso compartido de la informacin. Comparta y administre documentos relacionados con los proyectos utilizando las reas de trabajo de Microsoft Windows SharePoint Services (requiere Microsoft Windows Server 2003 o posterior), que estn integradas en el panel Tareas de la Gua de proyectos.

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Productividad al instante

Office Project 2007 contribuye a organizar mejor el trabajo y permite al personal garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto. Gua de proyectos. Controle rpidamente el proceso de administracin de proyectos con la Gua de proyectos, un asistente interactivo y pormenorizado que ayuda a definir proyectos, administrar tareas y recursos, realizar el seguimiento del estado y comunicar la informacin de los proyectos.

La Vista de Gantt con el panel Tareas de la Gua de proyectos mostrado a la izquierda.

Obtencin de ayuda cuando se necesita. Consulte en la ayuda en lnea incorporada los temas de formacin, artculos, plantillas y recursos ms recientes. Aproveche la asistencia instantnea y pertinente mientras trabaja gracias a las etiquetas inteligentes, que le avisan de las alternativas cuando se realizan cambios en el planeamiento. Ahorro de tiempo con las plantillas. Inicie los proyectos rellenados previamente con una plantilla para ahorrar tiempo. Cree sus propias plantillas personalizadas, utilice una de las mltiples plantillas nuevas y avanzadas de Office Project Standard 2007, o bien, descargue plantillas desde Microsoft Office Online en Internet.

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Lo NuevoPlanear eficazmente todos los tipos de trabajoPlanee eficazmente todos los tipos de trabajo desde simples proyectos a grandes programas. Un aspecto clave de la administracin es el control financiero que proporciona la nueva versin. Propague los procedimientos recomendados para el trabajo del proyecto con las plantillas de empresa para mejorar el proceso de administracin de proyectos en toda la organizacin. Adems de los proyectos activos, ahora puede ver las actividades antes de su iniciacin como propuestas y despus de completarse el proyecto como planes de actividad. Las nuevas y mejoradas caractersticas incluyen: Administrar varios subproyectos como un nico objeto Project Professional le permite administrar fcilmente varios subproyectos como un nico objeto. Esto significa que ahora puede generar indicadores clave de rendimiento y anlisis a travs de varios subproyectos. Importar listas de tareas de Project de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Si desea capturar una idea de un proyecto, puede usar Windows SharePoint Services 3.0 para comenzar a crear la lista de tareas del proyecto. Posteriormente puede importar la lista de tareas del proyecto a Project Web Access o convertirla en un plan de proyecto completo. Crear y administrar propuestas de proyecto Project Web Access ahora incluye propuestas, que le permiten iniciar un nuevo proyecto en el Web. Las propuestas proporcionarn un mejor anlisis de alto nivel y le permitirn aplicar los procesos de negocio para realizar el seguimiento de proyectos potenciales y evaluar los escenarios ms optimistas y ms pesimistas antes de la aprobacin.

Plan para actividades posteriores a la finalizacin de un proyecto Project Web Access admite planes de actividades, que le ayudan a administrar las actividades que suelen ser posteriores a la finalizacin de un proyecto. Identificar a propietarios especficos para cada asignacin de tareas Al identificar a los propietarios de asignacin, las personas que no son los recursos asignados pueden proporcionar actualizaciones de estado en un trabajo o asignacin de recursos materiales. Realizar el seguimiento del presupuesto del proyecto El seguimiento del presupuesto permite a Project admitir el mtodo con el que muchas organizaciones asignan sus presupuestos para especificar la cantidad de recursos y dinero que cada proyecto o programa debera utilizar. Deshacer y rehacer varios cambios Revierta la serie de cambios ms recientes deshacindolos en vistas, datos y opciones con Deshacer de varios niveles. Con esta funcionalidad, tambin puede deshacer acciones o conjuntos de acciones desde macros o aplicaciones de terceros.

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Administrar recursos de manera ms efectiva

La solucin EPM ofrece nuevas caractersticas que le ayudan a asignar de forma eficaz diferentes tipos de recursos a tareas del proyecto. Las nuevas caractersticas incluyen: Asignar recursos de costo en varias tareas y proyectos Los recursos de costo le permiten supervisar con ms precisin los aspectos financieros y sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad. Para cada tarea, puede asignar varios costos arbitrarios (no basados en ningn tiempo de trabajo) y usar campos personalizados para especificar un tipo de costo o cdigo financiero.

Desarrollar planes de recursos de alto nivel Los planes de recursos proporcionan informacin sobre la asignacin de recursos de alto nivel cuando no existen asignaciones de recursos detalladas; por ejemplo, en los proyectos propuestos y previstos, los proyectos de slo tareas, y en los proyectos cuyas asignaciones no reflejan con precisin la distribucin de recursos.

Asignar trabajo a equipos completos de recursos Los recursos del equipo permiten que el trabajo se asigne a un equipo completo en lugar de a un recurso individual. Cualquier integrante del equipo puede aceptar la asignacin y el tiempo del informe en l.

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Obtener visibilidad y conocimientos

Visibilidad significa que puede encontrar, analizar e informar fcilmente de todos los tipos de informacin sobre los proyectos. La nueva versin presenta caractersticas que le ayudan a obtener visibilidad para las entregas, las dependencias, los controladores de programacin y los cambios en datos del proyecto. Las nuevas caractersticas incluyen: Compartir una lista de las entregas del proyecto Las entregas se publican como una lista de SharePoint de fechas confirmadas a las que otros jefes de proyectos pueden vincular sus proyectos o tareas.

Identificar factores que afectan a las programaciones de tareas Los controladores de tareas muestran los factores que afectan a la fecha de comienzo de una tarea. Algunos ejemplos de posibles controladores son predecesoras, delimitaciones y excepciones de calendario. Basta con hacer clic en estos controladores para vincularse a la informacin relevante.

Mostrar el impacto de los cambios Active el resaltado de cambios para ayudar a identificar el impacto de cada cambio sobre el plan del proyecto.

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Crear grficos y diagramas de los datos del proyecto Use Excel y Visio para crear grficos y diagramas basados en datos de Project mediante la caracterstica Informes visuales. Puede usar fcilmente plantillas predefinidas o definir plantillas de informe personalizadas y compartirlas con otros usuarios de Project. Crear informes ms efectivos visualmente con mejoras de calendario y barras de Gantt en 3D Con las mejoras en la vista Calendario y la adicin de barras de Gantt en 3D, puede crear informes an ms efectivos visualmente.

Comunicarse y colaborar fcilmente

La solucin EPM mejora el uso compartido de la informacin y la coordinacin entre los equipos del proyecto para conseguir una mejor participacin, creacin de informes de progreso y colaboracin. Project proporciona una mayor coordinacin entre los equipos mediante sus notificaciones automatizadas, integracin con otros programas y acceso al portal Web, que permite a los usuarios ver, actualizar y analizar fcilmente la informacin del proyecto. La integracin de Office Project Server 2007 con Windows SharePoint Services 3.0 le permite almacenar centralmente, vincular y compartir problemas, riesgos y documentos relacionados con el proyecto para un seguimiento de colaboracin. Las caractersticas nuevas y mejoradas incluyen: Resaltar datos especficos con el sombreado de celdas El resaltado de celdas de fondo permite sombrear las celdas, de manera similar al sombreado de celdas en Excel, para transmitir un significado adicional.

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Realizar el seguimiento de los documentos e informacin relacionados con el proyecto usando los sitios del espacio de trabajo del proyecto La integracin de Project Server y Windows SharePoint Services 3.0 permite a los equipos administrar y realizar el seguimiento centralmente los documentos e informacin relacionados con el proyecto. Crear informes sobre tareas desde el calendario de Outlook o la carpeta Tareas Los integrantes del equipo pueden ver e informar del progreso de las tareas directamente desde la carpeta de Tareas de Outlook o desde el calendario de Outlook. Realizar el seguimiento de tareas administrativas y que no pertenecen al proyecto usando partes de horas Los partes de horas proporcionan la base para esta informacin en Project, pero tambin van ms all al servir como entrada para los sistemas financieros y para analizar el progreso. Los usuarios pueden crear informes sobre a qu dedican el tiempo en actividades del proyecto y de las que no pertenecen a l especificando sus horas con relacin a las tareas del proyecto, tareas de resumen y tareas administrativas que no pertenecen al proyecto. Realizar el seguimiento del estado de la tarea independientemente de las horas de trabajo reales Al realizar el seguimiento del estado de la tarea, los integrantes del equipo pueden crear informes sobre el esfuerzo de sus asignaciones de tareas de forma separada de sus horas de trabajo reales.

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Mejoras de Microsoft Office Project 2007

Copiar imagen en el asistente de Office Microsoft Project Edicin Standard 2007 y Microsoft Project Edicin Professional 2007 proporcionan esta opcin para facilitar sobremanera la muestra de datos de proyecto como imagen esttica en otras aplicaciones de Microsoft Office System, como Microsoft Office PowerPoint 2003. La opcin Copiar imagen en el asistente de Office se encuentra en la barra de herramientas Anlisis. Imprimir una vista como informe Imprimir una vista como se desee es una caracterstica que se ha mejorado y simplificado en Project Edicin Standard 2003 y Project Edicin Professional 2007. Ahora, un asistente le ayudar a imprimir una vista como informe. Lo encontrar en el panel de tareas Informe de la Gua de proyectos. Tipos de reserva de recursos Para especificar asignaciones de recursos segn se propongan (por ejemplo, en proyectos que an estn en la fase de propuesta) o se comprometan, puede asignar tipos de reserva para estos recursos en Project Edicin Professional 2007. Un nuevo campo de recursos contiene los tipos de reserva (comprometida o propuesta) que pueden aplicarse a todas las asignaciones de un recurso en el proyecto. Los tipos de reserva tambin se usan en Microsoft Office Project Web Access 2007, donde un jefe de recurso puede proveer de personal a los proyectos mediante la nueva funcin Generar equipo o bien evaluar la capacidad en contraste con la demanda mediante el grfico Disponibilidad de recursos. Varias cualificaciones para los recursos Project Edicin Professional 2003 proporciona campos Valor mltiple de recursos de empresa (VMRE) que permiten incluir conjuntos de cualificaciones de recurso adicionales. Puede usar estos campos en las vistas de recursos para mantener un inventario de cualificaciones de los recursos de empresa, mediante la caracterstica de generacin de equipos, con objeto de buscar recursos con varias cualificaciones y en el Asistente para la sustitucin de recursos o el Modelador de la cartera de proyectos, tener en cuenta las diferentes cualificaciones de cada recursos. Bloquear informacin de lnea de base En Project Edicin Professional 2003, es posible evitar que otros sobrescriban la informacin de lnea de base. en la pgina Administracin de Project Web Access 2007, un administrador del servidor puede especificar quin puede y no puede guardar una lnea de base en Project Edicin Professional 2003. Complementos de modelo de objetos componentes (COM) instalados Los complementos de modelo de objetos de componentes (COM) que se enumeran a continuacin, y que previamente estaban disponibles mediante descarga, se instalan ahora automticamente con Project Edicin Standard 2003 y Project Edicin Professional 2007:

Asistente para diagramas EDT de Visio Asistente para informes XML Comparar versiones de un proyecto Convertidor de moneda euro Utilidad de actualizacin de bases de datos

El Asistente para diagramas EDT de Visio y el Asistente para informes XML se encuentran en la barra de herramientas Anlisis. Los otros complementos COM disponen de sus propias barras de herramientas independientes.

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Microsoft Project StandardMicrosoft Project Standard contiene las funciones esenciales para admitir la administracin de proyectos a nivel de grupo de trabajo: Programacin de tareas Administracin de recursos Seguimiento, informes Colaboracin de equipo Personalizacin y flexibilidad.

Instrucciones paso a paso y controles Instrucciones de la Gua de proyectos Las instrucciones y controles, como las de un asistente, siempre estn a mano en la seccin izquierda para ayudarle a crear un proyecto nuevo, administrar tareas y recursos, especificar y cambiar el perodo laborable, realizar seguimientos del proyecto y realizar informes del mismo. Etiquetas inteligentes Se pueden recibir comentarios y obtener consejos sobre acciones alternativas mientras se eliminan nombres de tareas o recursos y se cambian asignaciones de recursos, fechas de comienzo y finalizacin, as como trabajo, unidades o duraciones. Men Colaborar Se puede obtener acceso fcilmente a las pginas y funciones de Microsoft Project Server directamente desde Microsoft Project.

Programar y realizar seguimientos de tareas Asignar recursos En el cuadro de dilogo Asignar recursos, busque y filtre los recursos adecuados y trace su disponibilidad. Seguimiento de datos reales Puede utilizar la fecha de estado para ver el progreso de forma ms eficaz. Puede reducir el nmero de pasos a la hora de escribir datos reales, especialmente cuando escriba un porcentaje completado o un porcentaje de trabajo completado. Reprogramar el trabajo restante Cuando se reprograma el trabajo restante, las delimitaciones se mantienen tal y como se establecieron en principio. Puede elegir la fecha de reprogramacin que desee. Varias lneas de base Puede configurar hasta 11 lneas de base en un slo proyecto. Resumen de datos de lnea de base Puede controlar cmo se resumen los datos de lnea de base en las tareas de resumen. Mejoras en el valor acumulado El conjunto de valor acumulado ahora incorpora el ndice de Rendimiento de la Programacin (IRP), el ndice de Rendimiento para Completar (IRPC), el ndice de Rendimiento de Costos (IRC), el porcentaje de Variacin de Costo (%VC) y el Porcentaje de Variacin de la Programacin (PVP). Puede elegir de entre las 11 lneas de base que se utilizan para calcular datos de valor acumulado.

Ver informacin de proyecto Vista de Diagrama de red Puede agrupar tareas y mostrar indicadores grficos. Vistas de usos Puede agrupar asignaciones, resumir informacin agrupada de fase temporal en las vistas de usos e incluir los totales cuando imprima las vistas de usos. Escalas temporales Puede mostrar tres escalas temporales en el Diagrama de Gantt y en otras vistas de grficos y usos.

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Manual Microsoft Project 2007 Bsico Integrarse con otros productos


Importar y exportar a Microsoft Excel Puede importar datos fcilmente a Microsoft Excel y exportar datos a Excel as como a otros tipos de archivos compatibles. Plantilla Lista de tareas de Excel Los jefes de proyecto pueden utilizar la nueva plantilla Lista de tareas de Excel para comenzar las listas de tareas. A continuacin, pueden importar este archivo con formato Excel a Microsoft Project fcilmente sin tener que crear equivalencias entre campos. Microsoft Outlook Puede importar una lista de tareas de Microsoft Outlook a Microsoft Project fcilmente.

Administrar un proyecto de colaboracin Partes de horas simplificados Puede estandarizar el formato del nuevo parte de horas coordinado en Microsoft Project Web Access para elegir cmo prefiere que se le informe sobre las horas y para simplificar la comunicacin para los integrantes del equipo. Pgina Transacciones del jefe Puede revisar, agrupar y filtrar las actualizaciones resumidas y las solicitudes de tareas con Microsoft Project Server mediante la pgina Transacciones del jefe de Microsoft Project Web Access. Varios administradores Permite que varios jefes de proyecto realicen el seguimiento de tareas y recursos de un slo proyecto. Listas de tareas Puede crear y administrar una nica lista de tareas con Microsoft Project Server a travs de la pgina de tareas de Microsoft Project Web Access y abrir dicha lista en Microsoft Project. Comentarios de recursos Recopile un historial exhaustivo de los comentarios de recursos, compilados a partir de las notas de tareas de Microsoft Project.

Colaborar como integrante del equipo Comandos Puede utilizar las instrucciones y controles de la seccin izquierda relacionadas con el asistente para recibir ayuda a la hora de administrar listas de tareas, delegar tareas, realizar informes y ver la informacin del proyecto. Pgina de transacciones Puede administrar notificaciones y avisos con Microsoft Project Server a travs de la pgina Transacciones de Access en Microsoft Project Web Access. Ver mejoras Los integrantes del equipo y otros participantes que utilicen Microsoft Project Web Access pueden guardar una vista con grupos o filtros. Tambin pueden agrupar por varias jerarquas, aplicar colores a grupos, mostrar divisiones en las vistas de Gantt y usar Autofiltros adicionales. Cambiar indicadores Los indicadores aparecen cuando los datos de un campo han cambiado desde la ltima actualizacin. Actualizar a los jefes de proyecto Cuando trabajen en varios proyectos, los integrantes del equipo pueden enviar actualizaciones de tareas por separado para cada proyecto. Delegacin de tareas Puede utilizar las mejoras en el rea de delegacin de tareas para la seleccin y la notificacin de tareas. Integracin de Outlook Puede actualizar las vistas y los informes de estado de Microsoft Project Server desde Outlook. Puede incluir elementos Web en los escritorios digitales de Outlook.

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Manual Microsoft Project 2007 Bsico Administrar documentos y problemas


Administracin de documentos Implantada con Microsoft SharePoint Team Services, la biblioteca de documentos es una valiosa ubicacin de almacenamiento de Microsoft Project Server para documentos generados a lo largo del proyecto. Puede obtener acceso a la biblioteca de documentos a travs de la pgina Documentos de Microsoft Project Web Access. Seguimiento de problemas Puede definir problemas, asignar propiedad, realizar un seguimiento del progreso, registrar resoluciones y crear informes relacionados y almacenarlo todo en Microsoft Project Server. Puede obtener acceso al seguimiento de problemas a travs de la pgina Problemas de Microsoft Project Web Access.

Administrar un proyecto de colaboracin Administracin La administracin de Microsoft Project Server es ms flexible, con funcionalidad, vistas, funciones y permisos adicionales. Equilibrio de carga Se incluye una configuracin de servidores muy sofisticada que abarca varios servidores.

Personalizar Microsoft Project y Microsoft Project Server Controles Microsoft ActiveX para Microsoft Project Server Los controles ActiveX para Microsoft Project Server proporcionan mejores interfaces de programacin y ms oportunidades para extender y personalizar Microsoft Project Web Access. Proveedor de DB OLE El proveedor DB OLE de Microsoft Project tambin contiene mejoras: datos de fase temporal, tablas adicionales y propiedades ms extensas para pginas de acceso a datos. Formato XML Ahora se puede utilizar el formato XML como formato de archivo para importar, exportar y guardar archivos.

Microsoft Project ProfessionalCon Microsoft Project Professional, la administracin de proyectos se puede dividir entre varios departamentos y grupos de una corporacin u otro tipo de empresa, mediante capacidades de informacin, anlisis y administracin de recursos de gran eficacia. Adems de las funciones de Microsoft Project Standard, con Microsoft Project Professional, podr: Estandarizar y personalizar el uso de Microsoft Project para adaptarlo a la manera especfica de trabajar de una empresa. Toda la informacin se rene, organiza y se comunica coherentemente en toda la organizacin, para as proporcionar una visin exacta de todos los proyectos. Analizar el rendimiento de proyectos y la utilizacin de recursos mediante datos estandarizados de todos los proyectos. Mediante una clara visibilidad de los proyectos de la empresa, se podrn tomar decisiones con fundamento segn las prioridades e iniciativas de la misma. Obtener acceso, asignar y distribuir recursos para compartir los numerosos recursos y cualificaciones disponibles por toda la empresa. Se proporciona informacin actualizada sobre la disponibilidad y la utilizacin de miles de recursos en una empresa. Se puede sacar el mximo partido de los recursos informativos de la empresa mediante la eleccin de varios servidores de Microsoft Project, para distintos conjuntos de proyectos y recursos de empresa.

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Manual Microsoft Project 2007 Bsico Administracin de recursos de empresa


Recursos de empresa Los jefes de proyecto, jefes de recursos y otros participantes autorizados pueden ver todas las asignaciones de recursos de la empresa. Esto proporciona informacin exacta respecto a la disponibilidad de recursos. Los recursos se pueden desproteger, modificar y proteger de nuevo. Asistente para la sustitucin de recursos Esta funcin analiza las cualificaciones que necesita un proyecto, incluidas las de los recursos genricos, las empareja con las cualificaciones que poseen los recursos de la empresa y determina la disponibilidad de los mismos. As se crea un equipo optimizado para las asignaciones del proyecto. Generar equipo desde la empresa Puede buscar recursos por toda la empresa que tengan las cualificaciones apropiadas as como la disponibilidad para trabajar en el proyecto. Puede filtrar y consultar la base de datos de recursos para ajustar el proyecto con los recursos apropiados. Grficos de disponibilidad Los grficos de disponibilidad de recursos permiten a los jefes de proyecto identificar rpidamente cundo y por qu se produce una infraasignacin o sobreasignacin de recursos.

Personalizacin de la empresa Plantilla de la informacin global de empresa Los campos, calendarios, vistas y mdulos adaptados, as como otros elementos coherentes de Microsoft Project se aplican a todos los proyectos de la empresa mediante la plantilla de la informacin global de la empresa. Las plantillas de los proyectos individuales tambin estn disponible en la base de datos de la empresa. Campos personalizados de empresa El administrador del proyecto de la organizacin puede utilizar campos personalizados de empresa para crear frmulas, esquemas y listas de seleccin (por ejemplo, para los cdigos de cualificacin). Los esfuerzos realizados para la administracin del proyecto se pueden adaptar a los procesos especficos de la organizacin. Definir escenarios hipotticos Puede utilizar el Modelador de la cartera de proyectos para crear varias versiones de un mismo plan y as poder comparar, analizar y experimentar con las distintas versiones.

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Especificaciones de Microsoft ProjectLas especificaciones y los lmites siguientes son los admitidos al usar Microsoft Office Project 2007 en Microsoft Windows 2000 Professional SP3 o Windows XP, aunque los lmites y la velocidad de ejecucin real dependern de la configuracin del equipo utilizado. Pueden producirse errores de memoria insuficiente antes de alcanzar los lmites reseados.

AtributoTareas por archivo de proyecto Recursos por proyecto Unidades de recurso por asignacin Fechas de disponibilidad de recursos Dependencias de tareas por archivo de proyecto Predecesoras por tarea Sucesoras por tarea Niveles de esquema por proyecto Proyectos consolidados Archivos de proyecto abiertos por proyecto consolidado Ventanas abiertas Calendarios base Excepciones de calendario por calendario Tareas imprimibles en el calendario mensual Tablas de tasas para diferentes escalas y tasas de pago Tasas variables por tabla de tasas para aumentos y reducc Valor de costo en un campo de moneda Valor de trabajo Valores de trabajo de asignacin para: Asignaciones de trabajo Asignaciones de material variables Asignaciones de material fijas Celdas y barras de Gantt a las que se puede aplicar formato direct. Porcentaje del intervalo de ajuste de la escala de impres. Texto del encabezado de pgina Texto del pie de pgina Texto de la leyenda de pgina Ancho del cuadro de texto de la leyenda de pgina Criterios de filtro por filtro Criterios de filtro por Autofiltro Fecha ms temprana permitida para el clculo ltima fecha permitida para el clculo Selecciones discontinuas en una vista de hoja Lneas de base Caracteres en un campo de texto Caracteres en un campo de cdigo de esquema Valor y caracteres en un campo Valor mltiple de recursos de emp. Dgitos en un campo numrico

Mximoun milln un milln 60.000.000 unidades 100 sin lmite sin lmite sin lmite 65.535 998 998 50 sin lmite 1.400 4.000 cinco por recurso 25 999.999.999.999,99 1.666.666.667 horas 999.999.999 minutos 999.999.999 unidades 60.000.000 unidades 64.000 entre 10% y 500% cinco lneas tres lneas tres lneas 12,7 centmetros (5 pulg.) 40 dos por columna 1 de enero de 1984 31 de diciembre de 2049 9 11 255 255 255 valores de 255 caracteres c/u 999.999.999.999,99

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Manual Microsoft Project 2007 BsicoPlantilla Construccin comercial Plantilla Ingeniera Plantilla Mudanza de casa Plantilla Implantacin de infraestructuras Plantilla Implantacin corporativa de Microsoft Office Plantilla Implantacin de Microsoft Windows Plantilla Desarrollo de la aplicacin MSF Plantilla Nuevo negocio Plantilla Nuevo producto Plantilla Mudanza de la oficina Plantilla Oficina de proyectos Plantilla Construccin residencial Plantilla Desarrollo de software


Plantillas incluidas en Microsoft Project

Plantilla Construccin comercial Los constructores comerciales, incluidas las empresas auxiliares generales y los subcontratistas especializados, pueden beneficiarse de la aplicacin de las tcnicas de administracin de proyectos para controlar sus operaciones. La gama de proyectos puede abarcar desde pequeos quioscos hasta supermercados gigantes, grandes centros comerciales y edificios especializados, como hoteles, hospitales y aeropuertos. El proceso utilizado para la construccin comercial es metdico y est relativamente normalizado para amplias categoras de estructuras. Este proceso de construccin se modela fcilmente mediante la programacin de un mtodo de ruta crtica. La siguiente afirmacin es fundamental: la programacin es un modelo del plan del constructor para el proyecto. Esta plantilla incluye las tareas bsicas necesarias para construir un centro comercial de varias plantas y muestra las relaciones entre dichas tareas. Puede utilizar la plantilla de forma rigurosa como una herramienta de formacin o como gua para el desarrollo de programaciones personalizadas de los proyectos, o bien, modificarla y utilizarla como base para la programacin inicial de un proyecto. Plantilla Ingeniera El proceso tcnico de transformar una oportunidad de negocio en una instalacin que se pueda construir se denomina frecuentemente fase de ingeniera de un proyecto. La disposicin y los vnculos de las actividades necesarias para realizar un diseo de ingeniera tienen una forma estndar. El objetivo de esta plantilla es identificar las actividades normales necesarias para conseguir un proyecto de ingeniera efectivo y vincularlas en un formato de programacin tpico. Puede utilizar esta programacin de forma rigurosa como una herramienta de formacin, o bien, modificarla y utilizarla como base para la programacin inicial de un proyecto. Plantilla Mudanza de casa El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para realizar una mudanza. La plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos necesarios para realizar con eficacia un traslado de domicilio. Plantilla Implantacin de infraestructuras El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida til total del proyecto de un proceso de desarrollo de infraestructuras. La plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar, disear y desarrollar satisfactoriamente una infraestructura nueva. Plantilla Implantacin corporativa de Microsoft Office El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida til total del proyecto relacionado con el proceso de implantacin de un software en trminos de instalacin (por ejemplo, Microsoft Project, Microsoft Office Suite XP o Microsoft Exchange). La plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar, disear e implantar satisfactoriamente un nuevo software.

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Plantilla Implantacin de Microsoft Windows El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida til total del proyecto relacionado con el proceso de implantacin de un software en trminos de instalacin (por ejemplo, Microsoft Project, Microsoft Office Suite XP o Microsoft Exchange). La plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar, disear e implantar satisfactoriamente un nuevo software. Plantilla Desarrollo de la aplicacin MSF La plantilla Desarrollo de la aplicacin Microsoft Solutions Framework (MSF) se basa en el modelo del proceso para desarrollo de aplicaciones (Process Model for Application Development), que es un componente clave de MSF. Este modelo flexible se ha utilizado satisfactoriamente en la industria del software para mejorar el control del proyecto, reducir los riesgos al mnimo, mejorar la calidad del producto y aumentar la velocidad del desarrollo. El modelo del proceso se desarrolla como parte del curso Principios de desarrollo de aplicaciones (Principles of Application Development) de Microsoft. La plantilla se ha diseado como ayuda en la aplicacin del modelo del proceso en situaciones prcticas; sin embargo, no sustituye al propio curso. Plantilla Nuevo negocio En esta plantilla, el proceso de desarrollar una oportunidad empresarial en un nuevo negocio de operaciones se divide en tareas y se programa siguiendo una secuencia lgica. La plantilla se puede personalizar para utilizarla en una amplia gama de situaciones de negocio especficas. Plantilla Nuevo producto El desarrollo de nuevos productos requiere un enfoque disciplinado. Esta disciplina procede de la generacin de datos confiables y de su revisin en puntos regulares de decisin para reafirmar el compromiso de la organizacin con el desarrollo continuado del nuevo producto. Esta plantilla se ha diseado para proporcionar el marco para el desarrollo de un nuevo producto utilizando un enfoque disciplinado que debe aumentar su probabilidad de xito. Plantilla Mudanza de la oficina El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para realizar una mudanza. La plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos necesarios para realizar con eficacia un traslado de oficina. Plantilla Oficina de proyectos El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida til total del proyecto relacionado con la conceptuacin, desarrollo y creacin de una oficina de proyectos. La plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar, controlar y establecer satisfactoriamente la oficina de proyectos de una organizacin. Plantilla Construccin residencial Los pequeos constructores de viviendas, incluidos los contratistas generales y los subcontratistas especializados, pueden beneficiarse de la aplicacin de las tcnicas de administracin de proyectos para controlar sus operaciones. El proceso que los constructores utilizan para la construccin residencial es metdico y est relativamente normalizado. Este proceso de construccin, ya sea para una vivienda unifamiliar de una planta o para un grupo de apartamentos, se modela fcilmente mediante la programacin de un mtodo de ruta crtica. La siguiente afirmacin es fundamental: la programacin es un modelo del plan del constructor para el proyecto. Esta plantilla incluye las tareas bsicas necesarias para construir una vivienda unifamiliar y las relaciones lgicas entre dichas tareas. Se puede utilizar de forma rigurosa como una herramienta de formacin o para el desarrollo de programaciones personalizadas de los proyectos, o bien, modificarla y utilizarla como base para la programacin inicial de un proyecto. Plantilla Desarrollo de software El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida til del proyecto de un proceso de desarrollo de software. La plantilla se ha diseado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar satisfactoriamente un proceso de desarrollo de software. Puede utilizar la plantilla tal cual est diseada, o modificarla para un desarrollo recurrente.

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Qu es la administracin de proyectos?Se denomina administracin de proyectos al proceso de planeacin, organizacin y administracin de tareas y recursos para cumplir un objetivo definido, normalmente con unas limitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y de fin escritas en un bloc de notas. O bien puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y de recursos interdependientes con un presupuesto de un milln de dlares. Sea simple o complejo, un proyecto siempre consta de cuatro fases principales: Crear el plan Administrar recursos Realizar el seguimiento del proyecto Cerrar el proyecto

Cuanto ms satisfactorias sean estas fases, mayor ser la posibilidad de xito del proyecto.

Tringulo del proyectoSi se pudiera prever el futuro de un proyecto... En cierto modo puede, si comprende los tres factores que conforman cada proyecto: Tiempo: El tiempo para completar el proyecto tal y como aparece reflejado en la programacin del proyecto. Dinero: El presupuesto del proyecto, basado en el costo de los recursos, es decir, el personal, el equipamiento y los materiales necesarios para realizar las tareas. mbito: Los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.

Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede poner en prctica. Si sabe dnde se encuentran las limitaciones y dnde la flexibilidad le resultar ms fcil planear y administrar el proyecto.

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La estrategia del proyectoAntes de considerar las tareas del proyecto o los recursos que va a necesitar, debe preparar la estrategia. La estrategia del proyecto le ayuda a crear el panorama general del proyecto, de manera que tanto usted como otros participantes sepan claramente la direccin que va a tomar. Rena o desarrolle los datos siguientes:

Objetivos. Los objetivos y resultados del proyecto deben entenderse claramente. Suposiciones. Si realiza alguna suposicin que apoye los objetivos y el resultado con xito del proyecto, necesita especificar estas suposiciones por adelantado. Limitaciones. Los factores restrictivos o limitaciones del proyecto deben estar muy claros. La identificacin de las limitaciones y restricciones puede ayudarle a planear las contingencias para posibles problemas. mbito. El mbito define las tareas y los resultados del proyecto.

Esta informacin le ayudar a usted y a otras personas a entender el proyecto. Tambin puede resultarle eficaz cuando necesite responder a los cambios que podran ocurrir una vez comenzado el proyecto.

En qu ayuda Microsoft Project?Como jefe del proyecto, tiene que estar al corriente de numerosos detalles a la vez que no pierde de vista el objetivo final del proyecto. En qu ayuda Microsoft Project? En primer lugar, Microsoft Project almacena los detalles del proyecto en la base de datos. A continuacin, Microsoft Project utiliza esta informacin para calcular y mantener la programacin y los costos, creando as el plan de proyecto. Cuanta ms informacin proporcione, ms exacto ser el plan. Microsoft Project coloca la informacin que se define y la que calcula en campos que contienen tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna. Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los resultados de los clculos inmediatamente. Cuando haya especificado toda la informacin de las tareas, podr averiguar las fechas tope de comienzo y de fin de las tareas, los requisitos de recursos y la fecha de finalizacin del proyecto.

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Planear el proyectoA medida que va creando el plan del proyecto, Microsoft Project calcula y crea una programacin de trabajo basada en la informacin que se proporciona sobre las tareas se han de realizar, las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y suministros utilizados para llevarlos a cabo y los costos ocasionados. Cuando se crea un plan del proyecto, se definen los siguientes tipos de informacin:

Tareas: Actividad con una fecha de Comienzo y fecha de Fin. Todos los proyectos se componen de Tareas Duracin: Perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y del recurso. La Duracin transcurrida es la cantidad de tiempo que necesita una tarea para finalizar, contando 24 horas diarias, 7 das por semana, incluidos los das no laborables y los festivos. En la duracin transcurrida se pueden especificar minutos, horas, das y semanas. Dependencias: Naturaleza de la relacin entre dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea Contactar servicios de restauracin debe finalizar antes de que comience la tarea Determinar mens. Microsoft Project dispone de cuatro tipos de dependencias entre tareas: Recursos: Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Costos: Costo total programado de una tarea, recurso o asignacin, o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina costo actual. En Microsoft Project, los costos previstos se denominan normalmente "presupuesto".

Con esta informacin, Microsoft Project puede calcular la programacin, los costos y la carga de trabajo de los recursos.

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Realizar el seguimiento del proyectoDespus de crear un plan del proyecto, hay que administrar y realizar el seguimiento del mismo. Mediante la revisin peridica del progreso del proyecto, puede realizar los cambios necesarios para mantener el proyecto dentro de la programacin y del presupuesto. Cuando administra un proyecto, puede utilizar funciones como: Campos personalizados para identificar informacin especfica. Vistas y tablas para mostrar la informacin exacta que desee revisar. Filtros y grupos para centrarse en la informacin que requiere su atencin.

Puede escribir el progreso real de las tareas, comparar la informacin real con el plan original y ver cmo est distribuida la carga de trabajo de los recursos. As podr evitar posibles problemas de manera eficiente.

Comunicar el planDespus de crear el plan del proyecto y durante la fase de administracin, es posible que necesite comunicar informacin del proyecto a otras personas, por ejemplo, a los participantes o a las personas a las que haya asignado que realicen el trabajo. Para comunicarse, puede utilizar funciones como: Impresin y generacin de informes para presentar informacin del proyecto en papel a otras personas. Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para que otros puedan tener acceso a la informacin del proyecto en un sitio Web. Microsoft Project Server o un sistema de correo electrnico para comunicar informacin del proyecto a otras personas.

Colaborar con el equipoPuede coordinar y automatizar los esfuerzos de seguimiento y de comunicacin con los recursos del proyecto mediante la colaboracin del equipo en lnea que puede utilizar para conectarse y comunicarse electrnicamente con los recursos. Tambin puede incorporar la informacin actualizada al proyecto, lo que facilita mantener el plan al da. Hay dos mtodos de colaboracin en lnea para Microsoft Project. Microsoft Project Server y el componente Web, Microsoft Project Web Access, son productos complementarios de Microsoft Project que puede utilizar para una colaboracin en lnea ms completa entre los integrantes del equipo, los jefes de proyecto y otros participantes.

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Con Microsoft Project Server y Microsoft Project Web Access, los integrantes del equipo pueden ver su propia lista de tareas e el proyecto en su totalidad. Pueden crear tareas nuevas para el plan del proyecto y delegar tareas en otras personas. Como jefe del proyecto, podr recibir actualizaciones de las tareas e informes de estado en formato de texto. Los participantes pueden obtener acceso a la informacin del proyecto y revisar el panorama general. Correo electrnico: Si los requisitos para la colaboracin de equipo son sencillos, puede utilizar el sistema existente de correo electrnico de 32 bits compatible con MAPI para intercambiar informacin bsica sobre las tareas y el estado con los integrantes del equipo. Una vez conectados electrnicamente, usted y su equipo pueden utilizar mensajes de correo electrnico especiales que genera Microsoft Project para asignar tareas, enviar actualizaciones de tareas y enviar informes de estado en formato de texto.

Ver la informacin necesariaHoy, su inters se centra en las fechas lmite. Maana, en los costos. La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en un momento dado slo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la informacin, utilice las herramientas siguientes: Vistas, que presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin bsica de tareas en columnas y un grfico de barras. Tablas, que definen las columnas mostradas. Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos especficos.

Como los canales de televisin, cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan la informacin. As como el cambio de canales no significa su eliminacin, el cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no la elimina. Seguir estando en la base de datos y seguir actualizndose. Tambin puede agrupar y ordenar la informacin para ver la informacin del proyecto clasificada u ordenada de una manera determinada.

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Manual Microsoft Project 2007 Bsico 200


10 beneficios para usar Microsoft Office Project Standard 200 2007.Con el paso de los aos, Microsoft Office Project se ha convertido en la herramienta principal de administracin de proyectos para quienes pretenden lograr un impacto en el trabajo, siendo capaces de mejorar la planificacin, la administracin y la comunicacin de sus proyectos. Microsoft Office Project Microsoft Standard 2007 le brinda slidas herramientas de administracin de proyectos con la adecuada combinacin de funcionalidad, potencia y flexibilidad, que le permite permiten administrar sus desde su PC. Las principales razones para utilizar Project par Standard 2007 incluyen:Estimaciones reales de tiempos. Establecer estimaciones reales con sus equipos de trabajos, los administradores de proyectos y sus clientes a menudo dependen como se estimen los calendarios, los recursos necesarios y los dependen presupuestos. Project Standard 2007 no solo lo ayuda a administrar los procesos construccin de calendarios y previsin de gastos sino que tambin lo ayuda a entender como los cambios y los retrasos en reas especficas los afectan al proyecto en su totalidad. Planificacin y administracin guiadas. La gua de Project, un interactivo asistente de planificacin paso por paso, lo ayuda rpidamente a administrar los procesos del proyecto. Con la gua de Project, puede fcilmente establecer nuevos proyectos, administrar tareas y recursos, seguir calendarios y reportar informacin de los proyectos, para lograr productividad productivid rpidamente. Seguimiento y reporte sobre sus proyectos. Optimizar la exactitud y la puntualidad de los reportes de sus xactitud proyectos, eligiendo de reportes personalizados y listos para usar. Generando reportes claros puede mejorar la informacin sobre so el status del proyecto para su equipo y su administracin; mientras realiza un seguimiento de la performance a travs de una base de clculos mltiple y una direccin especfica. Mejor asignacin de recursos. Con Project Standard 2007, puede asignar tareas a sus recursos fcilmente y ajustar , como son asignadas para resolver conflictos y superposiciones. Esto le brinda un mayor control y flexibilidad en el manejo de conflictos recursos, calendarios de proyectos y costos. Presentacin efectiva de informacin de proyecto. Los administradores de proyectos pueden presentar informacin en una gran variedad de formatos de manera fcil y rpida. Mediante un nuevo asistente, es posible dar formato e ran imprimir calendarios en una sola pgina. Tambin es posible exportar datos del proyecto a Microsoft Word para documentos formales, a Microsoft Excel para grficos personalizados o planillas de clculo, a Microsoft PowerPoint para presentaciones o ra a Microsoft Visio para realizar diagramas. Integracin de datos sin problemas. Project Standard 2007 est totalmente integrado con los dems programas de Microsoft Office System. Con unos pocos atajos de teclado, es posible convertir una lista de tareas existente en Microsoft Office Of Excel y Microsoft Office Outlook en una planificacin de proyecto. Los recursos tambin pueden ser adicionados a los proyectos desde Microsoft Active Directory un servicio de directorio de la libreta de direcciones de Microsoft Exchange Server. Utilidad mejorada. Una interfase optimizada para el usuario, uniforme con Microsoft Office 2007 Editions, hace ms Microsoft fcil la comprensin de Project Standard 2007 y el acceso funcional a las herramientas necesarias. Barras de tareas, mens y dems caractersticas permiten dominar rpidamente los fundamentos de la administracin de pro proyectos an siendo un usuario novato de Project Standard. Asistencia inmediata. Project Standard 2007 brinda una slida asistencia tanto para usuarios novatos como para experimentados. Project Standard 2007 incluye un potente motor de bsqueda para la ayuda, smart tags y asistentes. Esto es uda, optimizable mediante una conexin a Internet para acceder a cursos de entrenamiento, plantillas, artculos y ms. Personalizacin. Un amplio rango de caractersticas personalizables convierten a Project Standard 2007 en un programa a al medida que resuelve las necesidades especficas de cada proyecto. Elija de una lista los campos personalizables que pueden ser se parte del cronograma de su proyecto. Adems es posible modificar barras de tareas, formulas, indicadores grficos y reportes. gr Para una mayor flexibilidad, los mdulos adicionales para el formato de archivos Extensible Markup Language (XML), el Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA) y el Component Object Model (COM) facilitan la coparticipacin de datos y la creacin de soluciones personalizadas. Una amplia comunidad de usuarios y proveedores de soluciones. Microsoft Office Project tiene una amplia comunidad de usuarios y cientos de proveedores independientes altamente calificados que se especializan en soluciones personalizadas, mdulos adicionales, consultara y entrenamiento en linea. A travs de estos grupos de usuarios y proveedores de soluciones, es posible aprovechar al mximo la inversin realizada en Project 2007.

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Activar Microsoft Project 20071. Haga clic en el men Inicio de la barra de tarea del Windows

2. Haga clic en la opcin Todos los Programas

3. Haga clic en el icono del Microsoft Project

Se presentar en la pantalla el cuadro de identificacin del MS-Project.

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Ventana Principal del MS-ProjectEn la parte superior se encuentran la barra de ttulo y las barras de herramientas. A la izquierda se encuentra la barra de vistas. En el centro se encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por una lnea. A la derecha de la lnea se encuentra el Grfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del mismo. A la izquierda de la lnea se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.1 11 2 3 4 12

13

7 5 9

10 8

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1.- Barra de Ttulo 2.- Barra Men 3.- Barra Estndar 4.- Barra Formato 5.- Barra de Vistas 6.- Barra de Estado 7.- Lista de Tareas 8.- Barra Desplazamientos Lista de Tareas 9.- Diagrama Gantt 10.- Barras Desplazamientos Diagrama Gantt 11.- Botones Minimizar, Restaurar, Maximizar 12.- Barra de Frmulas 13.- Escala Temporal Diagrama Gantt

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Barra de Ttulo.Muestra el nombre de la Aplicacin (Microsoft Project) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se encuentran los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

Barra de Mens.

La barra de mens se utiliza para seleccionar mens y comandos con el fin de realizar acciones en Project. Es posible agregar, eliminar y modificar los mens de la barra de mens y los comandos de los mens. Tambin es posible crear barras de mens personalizadas que mostrar. La barra de mens aparece bajo la barra de ttulo en la ventana de Project.

Cuando se selecciona un nombre de men en la barra de mens, se muestra un men que contiene una lista de los comandos relacionados con l. Para seleccionar un nombre de men en la barra de mens, haga clic en l o presione ALT+ la letra subrayada del nombre. Los comandos que aparecen en los mens pueden cambiar segn la vista en que se encuentre y las acciones que haya realizado en Project. Los nombres de los comandos seguidos de puntos suspensivos muestran un cuadro de dilogo. Los nombres de los comandos seguidos de una flecha muestran un men en cascada que contiene una lista de comandos relacionados. Algunos nombres de comando van seguidos de una combinacin de teclas que se puede utilizar para seguidos ejecutar ese comando rpidamente. Para buscar un comando que no aparece, haga clic en las flechas que se encuentran al final del men o haga doble clic en el nombre del men. El men se ampliar para mostrar ms comandos. ampliar

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Manual Microsoft Project 2007 BsicoCuadro del men Control


El cuadro del men Control est situado en la esquina superior izquierda de la ventana de Project y en la esquina superior izquierda de todas las ventanas de archivo de proyecto. Cuando se hace clic en el cuadro del men Control, se muestra el men Control de la ventana activa. Use el men Control para modificar el tamao, cerrar y manipular de cualquier otra manera la ventana.Men Control

En una ventana de proyecto maximizada, el cuadro del men Control aparece a la izquierda de la barra de mens. En los dems casos, aparecer en la esquina superior izquierda de la ventana. El cuadro del men Control de Project aparece a la izquierda de la barra de ttulo del programa. El cuadro del men Control y sus comandos de men funcionan en Project. Por ejemplo, si hace clic en el comando Cerrar del men Control de Project, se cerrar Project y todos los dems proyectos y ventanas abiertos. Haga doble clic en el cuadro del men Control para cerrar la ventana. Si hace doble clic en el cuadro del men Control de Project, se cerrar el programa. Cada ventana abierta en Project incluye un cuadro del men Control que aparecer cuando se active dicha ventana. Para mostrar el men Control de Project, haga clic en el cuadro del men Control o presione ALT+BARRA ESPACIADORA. Para mostrar el men Control de la ventana activa, haga clic en el cuadro de men Control o presione ALT+SIGNO MENOS.

Las Barras de Herramientas.

Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera ms rpida. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estndar. La Barra de herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. La Barra de Herramientas de FormatoNota: Si desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las que estn disponibles, haga clic en el men Ver, seleccione Barras de Herramientas y luego Personalizar.

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Manual Microsoft Project 2007 Bsico 200 Barra de herramientas Estndar


La barra de herramientas Estndar proporciona las herramientas utilizadas con ms frecuencia, que pueden utilizarse para llevar a cabo un amplio abanico de tareas comunes de administracin de proyectos.Icono NombreNuevo Abrir Guardar Buscar Imprimir Vista preliminar Ortografa Cortar Copiar Pegar Copiar formato Deshacer Insertar Hipervnculo ipervnculo Vincular tareas Desvincular tareas Dividir tarea

ParaAbrir un nuevo archivo de proyecto. Mostrar el cuadro de dilogo Abrir, que permite abrir un archivo de , proyecto existente. Guardar los cambios efectuados en el archivo de proyecto activo. Buscar archivos, pginas Web y elementos de Outlook basndose en los criterios de bsqueda especificados. Imprimir la vista activa del proyecto actual. Mostrar cmo ser el aspecto, una vez impresa, de cada pgina de la vista activa. La barra de estado situada en la parte inferior de la pantalla indica el nmero de la pgina actual y el nmero total de pginas. Revisar la ortografa del texto del proyecto. Eliminar la seleccin y colocarla en el Portapapeles. Copiar la seleccin y colocarla en el Portapapeles. Pegar el contenido del Portapapeles en el punto de insercin. Copiar el formato de los campos seleccionados y aplicarlo a los campos especificados por el usuario. Deshacer el efecto del ltimo comando que se haya ejecutado (si es posible) o eliminar los ltimos datos que se hayan escrito. Mostrar el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, que permite asociar hipervnculo un hipervnculo a la tarea o al recurso actual. nadas Vincular las tareas seleccionadas con una dependencia de fin a comienzo. Desvincular las tareas seleccionadas. Dividir una tarea. El puntero se transforma en un puntero de divisin , que puede situar en la barra de tareas que desee dividir. Arrastre la barra de tareas hacia la derecha para dividir la tarea. Mostrar la informacin de las tareas, recursos o asignaciones que el usuario pueda modificar. Mostrar la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin de la tarea, recurso o asignacin, en la que el usuario puede escribir una nota relativa a la tarea, el recurso o la asignacin. Mostrar el cuadro de dilogo Asignar recursos que permite agregar, recursos, cambiar y quitar asignaciones de recursos. Mostrar el nombre de la agrupacin aplicada a la ventana activa as como una lista de las agrupaciones disponibles para la vista. Mostrar un incremento de tiempo menor en la escala temporal. Mostrar un incremento de tiempo mayor en la escala temporal. Mostrar el rea de la vista Diagrama de Gantt que contenga la barra correspondiente a la tarea seleccionada. Copiar la informacin seleccionada como una imagen o un archivo de imagen .gif. Mostrar el Ayudante de Office.

Informacin Notas Asignar recursos Agrupar por Acercar Alejar Ir a la tarea seleccionada Copiar imagen Ayuda de Ms Project s

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Barra Formato. La barra de herramientas Formato proporciona herramientas para cambiar el aspecto del texto en las vistas.

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NombreAnular sangra Sangra Mostrar subtareas Ocultar s

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