Microsoft Project 2010

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Microsoft Project 2010 Manual de usuario Aprenda a gestionar recursos y planificar proyectos con esta potente herramienta. Autor: Ing. Félix Guevara Gamboa http://felixgg.freetzi.com [email protected] Marzo de 2011

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Microsoft Project 2010 Manual de usuario Aprenda a gestionar recursos y planificar proyectos con esta potente herramienta. Autor: Ing. Félix Guevara Gamboa http://felixgg.freetzi.com [email protected] Marzo de 2011

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Indice

Manual de Project 2010 .................................................................................................................... 2

Configurar el Símbolo de Moneda ....................................................................................................... 2

I. Pasos para planificar y gestionar proyectos con Project 2010 ......................................................... 2

1. Establecer nombre al proyecto ................................................................................................ 2

2. Indicar la fecha de comienzo o la fecha de finalización................................................................ 3

3. Crear calendarios laborales .................................................................................................... 3

4. Crear la hoja de Recursos ...................................................................................................... 4

5. Ingresar la lista de Fases y sub tareas asignando dependencias y duraciones de tiempo ................. 5

6. Asignar Recursos .................................................................................................................. 5

7. Imprimir Informes o mostrar Informes en pantalla ....................................................................... 6

8. Verificar camino crítico ........................................................................................................... 6

9. Hacer seguimiento al Proyecto ................................................................................................ 6

Solución del Caso1: ...................................................................................................................... 7

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Manual de Project 2010

Project es un software de aplicación cuyo propósito es ayudar en la planificación y gestión de proyectos, reduciendo el

margen de error al 5 % y por ende la incertidumbre.

Project ha ido evolucionando a través de las diferentes versiones y se puede adaptar a cualquier tipo de realidad . Con

Project podrás obtener con mucha precisión la duración y el costo de un Proyecto. Asimismo, podrá hacer seguimiento

exhaustivo de las diversas fases y sub tareas del proyecto.

Project está diseñado para trabajar con pequeños, medianos o proyectos de gran envergadura.

Configurar el Símbolo de Moneda

Antes de comenzar a trabajar con Project deberá modificar el símbolo de Moneda de S/. a $ por un tema de

incompatibilidad con nuestro de símbolo monetario, de no hacer este cambio no podrá trabajar con recursos de tipo

costo.

Para cambiar el símbolo de moneda haga lo siguiente: Vaya a la ficha Archivo y elija Opciones. En seguida elija del

panel izquierdo la categoría Mostrar. Finalmente cámbie el símbolo S/. por $. Y click en el botón Aceptar.

I. Pasos para planificar y gestionar proyectos con Project 2010

1. Establecer nombre al proyecto

Ficha Archivo, Información

Dar click en el botón Información del Proyecto y elegir Propiedades Avanzadas.

Ingresar el título del proyecto, Autor, Administrador, Organización, Comentarios, etc.

Aceptar

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2. Indicar la fecha de comienzo o la fecha de finalización

Pasar a la ficha "Proyecto", grupo "Propiedades", botón "Información del Proyecto"

Ingresar la fecha de comienzo o la fecha de finalización.

Aceptar.

3. Crear calendarios laborales

Es conveniente recordar que el calendario estándar de Project está configurado de la siguiente forma:

1 día es equivalente a 8 horas

1 semana es equivalente a 5 días y es equivalente 40 horas

1 mes es equivalente a 4 semanas y es equivalente a 20 días y es equivalente a 160 horas

Por eso de hace crucial crear calendarios laborales en caso de que un determinado conjunto de personas

compartan un mismo horario de trabajo; es

decir, si tenemos 10 personas y 6 de éstas

trabajan de lunes a viernes de 9:30 am a 1:30

pm y por las tardes de 4:30 a 8:30 p.m. Los

otros 4 trabajan de lunes a sábado de 9:30

a.m. a 3:30 p.m. (corrido).

En este caso se deberán crear dos calendarios

laborales.

Los pasos para crear calendarios laborales

son:

Ficha Proyecto, grupo Propiedades,

botón Cambiar tiempo de trabajo

Click en el botón "Crear calendario",

escribir el nombre del calendario, Aceptar.

Click en la ficha "Semanas laborales" y click en "Detalles"

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Seleccionar todos los días de la semana y elegir la 3ra opción: "Establecer días en estos períodos

laborables específicos".

Indicar el horario de trabajo (máximo 5 turnos)

Aceptar

Para establecer los días no laborables, vuelva a dar click en el botón "Detalles" y seleccione el día(s) de

la semana que no trabajará y elija la 2da opción: "Establecer días como período no laborable"

Aceptar.

Nota: Los días festivos "no laborales", deberán ser indicados desde la ficha "Excepciones"

4. Crear la hoja de Recursos

Pasar a la ficha "Tarea", dar click en el combo box del grupo "Ver"

y elegir "Hoja de Recursos"

En la columna "Nombre del Recurso", deberá ingresar la lista de

recursos que participarán en el proyecto; en la columna "Tipo"

deberá indicar que tipo de Recurso asigna.

La columna "Etiqueta de Material" permitirá ingresar una

abreviatura o magnitud que represente la unidad del recurso

material.

En la columna "Capacidad Máxima" deberá indicar la cantidad de

personas que van a cubrir una determinada vacante. Tome en

cuenta que la proporcion es: 1 persona = 100%; 50% es sinónimo

de 1/2 tiempo.

En la columna "Tasa Estándar" deberá ingresar el sueldo por hora

"/h", por día "/d" o por mes "/ms" de cada recurso de trabajo;

asimismo deberá ingresar los costos unitarios de los recursos

materiales.

En la columna "Tasa horas extra", deberá asignar el monto de

hora extra a los recursos de trabajo que figuren en planilla.

En la columna "Costo/Uso" debe asignar aquel gasto "extra"

generado por el uso de recursos de trabajo o materiales.

La columna "Acumular" permite indicar el tipo de acumulación de

los diversos recursos. Existen 3 tipos de acumulación (Comienzo,

Prorrateo y Fin)

En la columna "Calendario Base", deberá asignar el calendario respectivo a cada recurso de trabajo.

(Calendarios creados en el paso 3)

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Recursos en Project

o Trabajo .- A toda persona que labore en la empresa y que participe en el proyecto. (personal)

o Material .- Persona ajena a la empresa (3ros, services, etc), materiales o cosas donde

mínimamente se conoce el costo unitario.

o Costo .- Persona ajena a la empresa (3ros, services, etc), materiales o cosas donde se conoce

el costo total.

5. Ingresar la lista de Fases y sub tareas asignando dependencias y duraciones

de tiempo

Pasar a la vista Diagrama de Gantt (Ficha Tarea, botón "Diagrama de Gantt")

En la primera celda de la columna "Nombre de Tarea", deberá escribir el título del proyecto.

En la segunda celda, deberá colocar "Inicio".

A partir de la 3ra celda en adelante, las fases deberán ser ingresadas en Mayúscula y las subtareas

en minúsculas.

Como última tarea asigne "Fin"

A continuación deberá asignar una duración de tiempo estimada para cada sub tarea. No olvide que el

Inicio y Fin debe quedar con 0 días de duración.

Organizar las fases y subtareas. Seleccionar desde la 2da tarea hasta la última tarea, y dar click en el

botón "Aumentar sangria" . Seguidamente seleccionar todas las subtareas (minúsculas) y volver a

dar click sobre el botón "Aumentar sangría"

Asignar duraciones de tiempo a cada una de las subtareas, pero antes debe seleccionar toda la hoja y

marcar la opción "Autoprogramar"

Para asignar dependencias, deberá seleccionar las tareas de par en par y dar click en el botón "Vincular

tareas" . Si desea modificar el tipo de dependencia, deberá dar 2click en la cabeza de flecha

(Diagrama de Gantt) y elija la dependencia correcta.

Para mover el hito final, deberá seleccionar la tarea "Fin" y darle click derecho, elegir "Información".

Pasar a la ficha "Avanzado" y en "Tipo de Restricción", elija "Lo más tarde posible", Aceptar.

Tipos de Dependencia

o Comienzo a comienzo.- Se da cuando dos o más tareas comienzan paralelamente.

o Fin a comienzo.- Se da cuando necesariamente se debe culminar la tarea actual para

comenzar la siguiente tarea. Este botón siempre asignará dependencia fin a comienzo.

o Fin a Fin.- Se da cuando dos o más tareas terminan paralelamente.

Nota: Para asignar dependencias debe tomar en cuenta dos variables: tipo de tarea y cantidad de

recursos de trabajo.

6. Asignar Recursos

La asignación de recursos se debe llevar a cabo en cada una de las sub tareas.

Seleccionar la 1ra sub tarea y pasar a la ficha "Recurso", click en el botón "Asignar Recursos".

Elegir el recurso que asignará; si se trata de un recurso de trabajo, deberá emplear la columna "Unidad" e

indicar el % respectivo. Esta columna también sirve para asignar recursos materiales.

En la columna "Costo" podrá ingresar manualmente el monto que representa cada recurso de tipo costo.

Repetir estos pasos por cada sub tarea.

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7. Imprimir Informes o mostrar Informes en pantalla

Ficha Proyecto, Botón "Informes"

Imprimir los informes que crea conveniente.

Si desea mostrar informes en pantalla, pase a la ficha "Proyecto" y de click en "Informes Visuales"

8. Verificar camino crítico

Pasar a la vista Diagrama de Gantt o Diagrama de Red, desde la ficha "Tarea", Grupo "Ver"

9. Hacer seguimiento al Proyecto

Pasar a la vista Gantt de Seguimiento

Dar click derecho sobre la sub tarea que desea supervisar y elegir "Información"

Ingresar el porcentaje de avance y Aceptar.

En caso de que la tarea no haya sido terminada al 100%, deberá registrar las incidencias en la ficha

"Notas"

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Solución del Caso1:

o Tenemos la siguiente tabla de precedencias:

o Primero que nada cambiamos el símbolo de moneda de S/. a $.

o Luego, ingresamos a la Hoja de Recursos y registramos un recurso Llamado Costo, de tipo

Costo.

o Posteriormente nos vamos a la vista Diagrama de Gantt e ingresamos en la 1ra celda el nombre

del Proyecto.

o En la 2da celda escribimos “Inicio”.

o A partir de la 3ra celda procedemos a ingresar en el orden la lista de tareas e ingresamos al

activi

dad

Actividad

anterior i,j DESCRIPCION DN

D

L CDN CDL

Costo de

aceleración

A - 1,2 Construcción de componentes

2 1 22 23

B - 1,3 Modificación de techos y pisos

3 1 30 34

C A 2,4 Construcción de chimeneas 2 1 26 27

D B 3,5 Instalación de la estructura 4 3 48 49

E C 4,5 Construcción de quemadores

4 2 56 58

F C 4,6 Instalación del sistema de

control 3 2 30 30.5

G D,E 5,6 Instalación de aire

acondicionado 5 2 80 86

H F,G 6,7 Inspección y pruebas 2 1 16 19

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costado la duración respectiva.

o El Inicio y Fin siempre deben tener 0 (cero) días

o Organizamos en niveles seleccionando de Inicio a Fin y damos una sangría; luego

seleccionamos la lista de tareas y damos una sangría más.

o Para asignar dependencias debemos seleccionar las tareas de arriba hacia abajo (de par en

par) y colocar el tipo de dependencia que corresponda.

o Si desea modificar el tipo de dependencia, de 2click en la cabeza de flecha y modifique por el

tipo de dependencia deseado, Aceptar.

o Finalmente seleccione cada una de las tareas y vaya asignando el costo para cada tarea.