UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Contaduría Pública y Auditores CURSO: Auditoría en Sistemas de Información. Extensión: Cuilapa, Santa Rosa.

“Manual Importar un Archivo de Texto IDEA”

CARNÉ: NOMBRE:

3213-11-8889 Yesenia Magaly Rodríguez Samayoa

PASOS PARA IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO

1. Acceder al Asistente de Importación

1.1 Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA.

1.2 Aparecerá en Asistente de Importación.

2. Seleccionar el Archivo a Importar

2.1 En el diálogo principal del Asistente de Importación, seleccione la opción ASCII o

EBCDIC (Texto).

2.2 Haga click en el botón Examinar ubicado al lado del cuadro Nombre. Aparecerá el

diálogo Seleccionar Archivo.

2.3 Seleccione el archivo Ventas.txt de la Carpeta de Trabajo C:\Archivos de

programa\IDEA\Tutorial.

2.4 Si lo desea puede modificar el filtro Tipo de archivos para ver sólo los archivos *.txt en

la lista de archivos.

2.5 Haga click en Abrir.

Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro del

cuadro Nombre en el Asistente de Importación.

2.6 Haga click en Siguiente.

2.7 Asistente de Importación – Paso Tipo de archivo

Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de importación analizará los

datos del archivo y tratará de determinar su tipo.

En este caso IDEA identificará correctamente el formato Longitud fija.

Haga click en Siguiente.

2.8 Asistente de Importación – Paso Especificar longitud de registro

Durante este paso, IDEA identificará la longitud de cada registro, en este caso 42 bytes

(caracteres). Esta longitud incluye los delimitadores de registro que pueden verse al

desplazarse hacia la derecha a las posiciones 41 y 42. IDEA excluirá los delimitadores

de la importación en forma automática.

2.8.1 Verifique el archivo en la sección vista previa ubicada en la parte inferior del

diálogo. Navegue a lo largo de los registros y verifique que las columnas de

datos (campos) se encuentren alineadas.

2.8.2 Haga click en Siguiente.

2.9 Asistente de Importación – Paso Especificar Delineadores de Campo

En este paso puede identificar la posición de inicio y finalización de cada campo en los

registros. El Asistente de Importación insertará líneas para un mejor ajuste en la

presentación de los datos dentro de los registros.

Podrá agregar, mover o quitar líneas de campos de la siguiente manera:

• Agregar – Haga click con el mouse en la posición deseada.

• Mover – Marque la línea de campo requerida y arrástrela hasta la posición

deseada.

• Quitar – Haga doble click con el mouse sobre la línea de campo.

Nota: Posicione el cursor sobre los datos para ver el número de columna

correspondiente.

2.13 Identifique cada campo, verificando su selección con el diseño de registro tal

como se detalla a continuación:

2.13.1 Seleccione el campo en el área de datos.

2.13.2 En el cuadro Nombre de campo, ingrese un nuevo nombre para el campo

2.13.3 Opcionalmente, en el cuadro Descripción, ingrese una breve descripción para

el campo.

2.13.4 En el cuadro Tipo, acepte o modifique el tipo de campo. Observe que en la

sección Ejemplo convertido se proporciona el valor convertido del primer

registro de acuerdo al tipo de campo seleccionado. Si esto no es correcto,

haga click en el botón de la lista del cuadro Tipo y seleccione el tipo de campo

apropiado.

2.13.5 Pulse aceptar o corrija o agregue información adicional al tipo de campo:

• Campos numéricos: cantidad de decimales

• Campos fecha: Ingrese una máscara de fecha que describa el formato

de fecha del archivo Ventas.txt, en este caso, AAAAMMDD.

Continúe definiendo cada campo realizando el mismo procedimiento.

Nota: Si no desea importar algunos de los campos marque la opción No

importar este campo.

2.14 Una vez actualizados todos los campos, haga click en Siguiente.

3. Asistente de Importación – Paso Crear Campos

Durante éste paso podrá agregar campos virtuales, editables (no disponible en IDEA

Express), booleanos, o multi-estado al archivo a importar.

Deje los campos vacíos ya que para éste ejercicio no es necesario agregar campos al

archivo, y haga click en Siguiente.

4. Asistente de Importación – Paso especificar nombre de archivo de IDEA.

El paso final consiste en especificar las opciones de importación, guardar la definición de

registro creada usando el Asistente de Importación (para volver a utilizarla en futuras

auditorías) y especificar el nombre de la base de datos resultante.

4.1 Acepte la opción importar base de datos (preferible a enlazar).

IDEA se ejecuta más rápido cuando importa un archivo en lugar de enlazarlo.

4.2 Acepte la opción predeterminada Generar estadísticas de Campo.

Las estadísticas de campo pueden ser usadas para Conciliación de datos.

4.3 IDEA guardará automáticamente la definición de registros como ventas.rdf (IDEA MB

usa la extensión de archivo “.rdm”) en la Carpeta de Trabajo. Posteriormente, de ser

necesario, podrá utilizar ésta definición para importar archivos de datos de similares

características, o para realizarle alguna modificación.

4.4 En el cuadro Nombre Base de Datos, ingrese Detalle de ventas.