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Organiza tu archivo… - Idea
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Organiza tu archivo… Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA
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Organiza tu archivo…Tablas de retención documental del
Instituto para el Desarrollo de AntioquiaIDEA
Tablas de retención documental delInstituto para el Desarrollo de AntioquiaIDEA
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Tablas de retención documental delInstituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA -
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Contenido
1. Objetivos 41.1 Objetivogeneral 41.2 Objetivosespecíficos 4
2. Alcance 43. Normatividad 54. Programadegestióndocumental 55. Ciclovitaldeldocumento 66. TablasderetencióndocumentalTRD 77. Metodologíapararealizarlaidentificación,clasificación,
ordenacióneinventariodelosdocumentosdearchivo 97.1 Archivodegestión 97.2 Archivocentral 107.3 Archivohistórico 117.4 Identificaciónyclasificacióndocumental 117.5 OrdenaciónDocumental 127.6 Foliación 137.7 Marcacióndedocumentosdearchivoenmedios
digitalesyalmacenamientodentrodelosexpedientesdedocumentosenotrossoportesdiferentesalpapel 14
7.8 Elaboracióndeseparadoresdelasseries 167.9 Marcacióndelascarpetasyordenacióndelos
expedientesdentrodecadaarchivador 177.10Marcacióneidentificacióndelosarchivadoresenlaparte
frontal. 198. Inventarioytransferenciasdocumentales 209. Documentosdeapoyo 2310.Seguimiento,ajustesyactualizacióndelasTRD. 2411.Eliminacióndedocumentos 25
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1. Objetivos
1.1 Objetivo general Proporcionar a los servidores públicos del Instituto para el Desarrollo
deAntioquia–IDEA, los lineamientosgeneralesparalaaplicacióndelasTablasderetencióndocumentalenlosarchivosdegestión,conelfindeorientarlalabordeorganizacióndedocumentosdeunaformaeficiente,eficazyoportuna.
1.2 Objetivos específicos•Regularlosprocedimientos,actividadesytareasparalaaplicacióndelasTablasderetencióndocumentalenlosarchivosdegestión.
•Establecer los mecanismos para la identificación de archivadores,unidadesdeconservaciónyrotulacióndelasunidadesdocumentales.
•Definir los parámetros para la realización de las transferenciasdocumentalesprimarias.
2. Alcance
El presente instructivo aplica para todos los documentos producidosorecibidosporel InstitutoparaelDesarrollodeAntioquia– IDEA,enelmarcodesusfunciones,hastasudisposiciónfinal,incluyendolosprocesosenmarcadosenlareglamentacióndelagestióndocumentalcolombiana.
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3. Normatividad
•LeyGeneraldeArchivos594de2000ylosAcuerdosReglamentariosinherentesalaelaboracióneimplementacióndelasTRD.
•Decreto2578dediciembre13de2012MinisteriodeCultura.“PorelcualsereglamentaelSistemaNacionaldeArchivos,seestablecelaRedNacionaldeArchivos,sederogaelDecreto4124de2004ysedictanotrasdisposicionesrelativasalaadministracióndelosarchivosdelEstado”
•Decreto2609del14dediciembrede2012,delMinisteriodeCultura,“PorelcualsereglamentaelTítuloVdelaLey594de2000,parcialmentelosartículos58y59delaLey1437de2011ysedictanotrasdisposicionesenmateriadegestióndocumentalparatodaslasentidadesdelEstado”.
•Resolución 1645 del 7 de octubre de 2005 “Pormedio de la cual seadoptanlasTablasderetencióndocumentaldelIDEA”.
•ResolucióndeGerencia0420del11dejuliode2013“PormediodelacualseadoptaelmanualdelProgramagestióndocumentaldelInstitutoparaelDesarrollodeAntioquia–IDEA”.
•ResolucióndeGerencia0575del2deseptiembrede2014“PormediodelacualseadoptalasegundaactualizacióndelasTablasderetencióndocumentaldelInstitutoparaelDesarrollodeAntioquia–IDEA”.
•Plandeconservación,seguridadycustodiadelainformacióntantofísicacomoelectrónica.21deenerode2014.
4. Programa de gestión documental.
ElProgramadegestióndocumentaleselconjuntodeinstruccionesenlasquesedetallanlasoperacionesparaeldesarrollodelosprocesosdelagestióndocumentalalinteriordelInstituto.
ParaasegurarunaadecuadagestióndocumentalenelInstitutoparaelDesarrollodeAntioquia– IDEA,sedebentenerencuenta lassiguientesetapas:
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Difusión:Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.
Administración:
Gestion DocumentalGestion Documental
Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, ó cualquier sistema de información.
Creación:Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características.
Mantenimiento:Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos.
5. Ciclo vital del documento
El ciclo vital del documento son las etapas sucesivas por las queatraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta sudisposiciónfinal,esdecir,queelciclovitalpermitelatríadaenlasedadesdeldocumento:producciónytrámite,consultayconservaciónyvaloraciónydisposiciónfinal,talcomoseobservaenelsiguientegráfico:
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transferenciaPrimaria
transferenciaSecundaria
Archivo Central
2. Ciclo SemiactivoConservición entre 6 y 20 años
Valores Primarios Administrativo
LegalFiscal
Contable
Valores SecundariosHistorico Cultural
InvestigaciónCientífico
Testimonial
Custodia de los documentos recibidos de los archivos de gestión,
que siguen siendo vigentes y aún son consultados
Archivo Historico
3. Ciclo Inactivode 21 años a Conservición total
Custodia de los documentos del archivo central para su conservación permanente
1. Ciclo Activo
Archivo de Gestión
Conservición entre 1 y 5 años
Documentos en trámite, son de continua utilización y
consulte Puestos de Trabajo
AcuerdoAGN027de2006.PorelcualsemodificaelAcuerdoNo.07del29dejuniode1994.
6. Tablas de retención documental TRD
LasTablasderetencióndocumentalenelInstitutoparaelDesarrollodeAntioquia,fueronconcebidascomouninstrumentoarchivísticoatravésdecuyaimplementaciónsebuscagarantizarlaproteccióndelainformaciónpúblicayelpatrimonioinstitucional,ysinlascualesnoesposibledisponerdearchivostécnicamenteorganizados.
Las TRD por tanto, reflejan el valor primario y secundario de losdocumentos del IDEA, con miras a su conservación definitiva o sueliminación,buscandosiemprelarecuperacióndelainformacióndeuna
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formaágilyoportuna,peroademás,facilitandolaadecuadaorganizaciónde losarchivosyporconsiguienteelaccesociudadanoa la informaciónpública.
Las TRD son aplicadas a cada uno de los grupos de documentosproducidosporcadaunadelasdependenciasdelInstituto.
FONDO.TotalidaddeladocumentaciónproducidaporelIDEA,envirtuddesusfunciones.
SECCIÓN. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto dedocumentosgenerales,enrazóndeesasubdivisiónorgánico-funcional.
Ejemplo:Sección–DirecciónTécnicaContractualyAdministrativa
República de Colombia Departamento de Antioquia
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA Tablas de Retención Documental
Tercera Actualización ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN TÉCNICA CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA
CONVENCIONES CT = Conservación Total M/D = Microfilmación/Digitalización Firma del Responsable Director Administrativo :________________________ E = Eliminación S = Selección Fecha:___________________________________________________________
Firma del Responsable Subgerente Servicios Administrativos:______________________ Firma Responsable Oficina Productora:_______________________________ Fecha:____________________________________ __ Fecha:___________________________________________________________
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CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL FORMATO
PROCEDIMIENTO Archivo Gestión
Archivo Central CT E M/D S Papel Electrónico
2.9.1-01 2.9.1-01-01
ACCIONES CONSTITUCIONALES ACCIONES DE GRUPO •Presentación de la demanda. Artículo 142. •Anexos de la demanda. Artículo 139. •Inadmisión o rechazo de la demanda. Artículo 143. •Auto que ordena Admisión de la demanda. Artículo 207. •Auto que ordena fijación en lista del proceso. Artículo 207. •Aclaración o adición de la demanda. Artículo 208. •Contestación de la demanda. Artículo 144.
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Cumplido el tiempo de retención en el archivo central, realizar selección mediante muestreo selectivo conservando por año, la acción de grupo que implicó mayor gestión institucional en materia judicial. El documento conservado debe reproducirse en un medio digital para garantizar su consulta y conservación. Normatividad: Ley 1437 de 2011. Ley 1564 de 2012. Ley 1712 de 2014. Decreto 410 de 1971
SECCIÓNFONDO
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7. Metodología para realizar la identificación, clasificación, ordenación e inventario de los documentos de archivo
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los funcionariosdel Instituto conformarán y organizarán sus archivos de gestión, centrale histórico, aplicando la Tabla de retención documental propuesta yteniendoencuentalosprincipiosdeprocedenciayordenoriginaldelosdocumentos.
7.1 Archivo de gestión:Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativapor las oficinas productoras u otrasque la soliciten. Sucirculacióno trámite se realizaparadar respuestaosoluciónalosasuntosiniciados.
Paralaorganizacióndelosarchivosdegestiónserealizaránlosprocesosde clasificación teniendo en cuenta las agrupaciones documentalespresentadas en la Tabla de retención documental de cada oficinaproductoradedocumentos.
En cuanto a la ordenación documental se considerará que el sistemade ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilite lalocalizaciónyrecuperacióndelainformación.Lossistemasdeordenaciónqueseimplementaránsegúnlasnecesidades,podránatenderalasiguienteclasificación:alfabético,numérico,cronológicootemático.
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2.1 ARCHIVO DEGESTIÓN
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
2.1 ARCHIVO DEGESTIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productoraa partir de la implementación de la Tabla de retención documental,apareceránalgunosdocumentosquenoesposibleubicardentrode lasseries.DichosdocumentosseconstituyenenlosllamadosDOCUMENTOSDEAPOYO.
7.2 Archivo centralEnelArchivocentralseagrupandocumentostransferidosporlosdistintos
archivosdegestióndelInstituto,cuyaconsultanoestanfrecuente.
EnelInstituto,laorganizacióndelArchivocentralobedecealoestipuladoenlastablasderetenciónyalcuadrodeclasificacióndocumental,porlotanto,cadadependenciatieneunespaciodestinadoparalaubicacióndesusdocumentosenlasestanterías,iniciandoconlaGerenciageneral.
Conestesistemasedebenreservarespaciosparaelcrecimientonaturaldelasseriesdocumentales.
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7.3 Archivo histórico EsaquelalquesetransfierendesdeelArchivocentrallosdocumentosde
archivodeconservaciónpermanente.
7.4 Identificación y clasificación documental Cadagrupodedocumentos,esdecir,cadaserieosubseriedocumental,se
relacionadirectamenteconlodispuestoenelCUADRODECLASIFICACIÓNDOCUMENTALDESERIESYSUBSERIES,enelquesetienenidentificadosloscódigosynombredelasseries,porejemplo,enelcasodelaSubgerenciaFinanciera,setienenclasificadoslossiguientesdocumentos,loscualessonlosdocumentosdearchivoproducidosenestadependencia:
República de Colombia Departamento de Antioquia
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA IDEA Tablas de Retención Documental
Cuadro de Clasificación de Series y Subseries por Oficina Productora Tercera Actualización
OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA FINANCIERA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA: 2.7
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL
02 ACTAS 02 ACTAS DE COMITÉS Actas de Comité Financiero Actas de Comité Grupo Primario
04 CIRCULARES 01 CIRCULARES
INFORMATIVAS
02 CIRCULARES NORMATIVAS
16 INFORMES 04 INFORMES A LA CALIFICADORA DE RIESGOS
06 INFORMES DE DEUDA PÚBLICA
19 INVERSIONES 02 INVERSIONES DE RENTA FIJA
Cartera Colectiva Abierta
CDT
Cuentas de Ahorro TES
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Por lo tanto, se deben identificar y agrupar en expedientes todos losdocumentospertenecientesaunadependencia, teniendoencuenta lasseriesysubseriesdefinidasenlaTabladeretencióndocumental.
ActasCirculares
InformesProyectos
ComprobantesInversiones Contratos
Certificados
ACTAS CIRCULARES INFORMES INVERSIONES
7.5 Ordenación documentalLa ordenación es la operación archivística que consiste en establecer
secuenciasnaturalescronológicasoalfabéticas,dentrodelascategoríasogruposdefinidosenlaclasificación,porlotanto,laordenaciónlepermitiráestructurarlosexpedientesdeunaformanormalizadaestableciendocuáldocumentovaprimeroycuálesvandespués.
Talcomosemencionóenlaordenacióndelosexpedientes,estosreflejanlostrámitesdelInstituto,porlotanto,sedebenutilizarcarpetasadecuadas,rotularlosdeconformidadconloestablecidoenlaTRDyfoliarlosunavezsecierreeltrámite.
Enero 30 de 2000
1Enero 30 de 2000
2Enero 30 de 2000
3Enero 30 de 2000
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1.3
1. Actas
Actas de ComitéAdministrativo
Documentos quela conforman
subserieDocumental
SerieDocumental
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7.6 FoliaciónLa foliacióneselprocedimientoestablecidoparacontrolar lacantidad
de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) ycontrolar la calidad,entendidaestaúltimacomo respetoalprincipiodeordenoriginalylaconservacióndelaintegridaddelaunidaddocumentalounidadarchivística.
Procedimientosgeneralesparafoliar:
1. Sedebenumerardemaneraconsecutiva,esdecir,sinomitirnirepetirnúmeros.
2. NosedebefoliarutilizandonúmerosconelsuplementoA,B,Cobis.
3. Sedebeescribirelnúmeroenlaesquinasuperiorderechadelacararectadelfolioenelmismosentidodeltextodeldocumento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendadurassobreunespacioenblanco,ysinalterarmembretes, sellos, textosonumeracionesoriginales.
5. Nosedebenfoliarlaspastasnilashojas-guardaenblanco.
6. Siexistenerroresenlafoliación,éstaseanularáconunalíneaoblicua,evitandotachones.
Losexpedientesdebenestarconformadosmáximopor200folios:
correcto volumen documentalentre 150 y 200 folios
Exceso de volumen documentalmás de 200 folios
Escaso volumen documentalmenos de 50 folios
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7.7 Marcación de documentos de archivo en medios digitales y almacenamiento dentro de los expedientes de documentos en otros soportes diferentes al papel
Paraelcasodetiposdocumentalesrelacionadosconunasunto,queseconservenenmediosdigitalesdebenidentificarsedeunaformaunívocay siempre integrado y vinculado a la unidad documental, es decir, quehaycasosen losqueun informede interventoríadeuncontrato“X”esentregadoenundiscoóptico(CD,DVD).Estedebenodebeserubicadoenelexpedientefísicoyportanto,debeestarubicadoenunmuebleespecíficoparaestetipodematerialesoenunespaciodentrodelarchivadordestinadoexclusivamente,yensulugardejaruntestigooreferenciacruzada.
Lamarcaciónde losdocumentosdearchivoenmediosdigitalesdeberespetar la misma estructura de la marcación de las carpetas, peroregistrandoademáselfolioalquecorrespondeneneltrámitemismodelexpediente.
Sección: Oficina Control Interno Código: 2.3
Serie: INFORMES Código: 16
Subserie: Informes de Auditorias Código: 01
UNIDAD DOCUMENTAL: Informes de Auditorías
Externas Contraloría General de Antioquia
Tipo documental: Análisis financiero IDEA 2013
Fecha: 22 de noviembre de 2013
Número de folio al que corresponde: 104
Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que apareceenotro lugardeundocumento,porejemplo,debencrearsereferenciascruzadasparaplanos,publicacionesseriadas,mediosópticosydemás.Porlotanto,deberádiligenciarseelformatodereferenciacruzadaysedejaráconstanciadetalefectoenelinventariodocumentalyenelfolioalquecorrespondeeldocumento.
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Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEASoportes adicionales al expedienteCentro de administración documental
Nombreunidaddocumental:Codigo2.9.1-07-11Contratodesuministro0230de2014
Tipodesoporte Marque(x)
Fotografia
Materialaudiovisual(cd,dvd,disquette) X
Materialcartográfico(plano)
Piezapublicitaria
Otro.Cuál?Propuestatecnicaselecciónabreviadademenorcuantia010de2014-Invergraficasjdltda.Asoconsereat
X
Nombredequienrealizalareferenciacruzada:AndrésSaénzGiraldo
Fechadeelaboración:agosto20de2014
Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEAReferencia cruzadaCentro de Administración Documental
Soportedocumental Cantidad Contenidoy/o
asunto
Folioalqueperteneceenlaunidaddocumental
Oficinayfechaquerealizalatransferencia
Justificación
Cd 1
Contiene:PropuestatécnicaInvergráficasjdLtda.Selecciónabreviadademenorcuantia010de2014Contrato0110de2014suscritoconPublicidadCreativaVélezS.A.S.-CarlosMarioVélezSerna-
38delaCarpeta2De3
DirecciónTécnicaContractualyAdministrativael15dejulio
Seretiradelexpedienteestesoporteyseubicaenelarchivodemediosaudiovisuales
Nombredequienrealizalareferenciacruzada:AndrésSáenzGiraldoFechadeelaboración:agosto20de2014
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7.8 Elaboración de separadores de las series Esnecesario,conelfindeorganizarlosarchivosdegestióndelInstituto
deunaformatécnicayfuncional,elaborarlosseparadoresparacadaunade las series, de conformidad con la Tabla de retención documental decadadependencia,conelfindefacilitarlaidentificaciónyubicaciónfísicadelosdocumentosenlosarchivadores.
La serie documental es el conjunto de unidades documentales deestructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órganoo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funcionesespecíficas.Ejemplos:actas,historias,contratos,procesos.
De igual forma, la subserie documental es el conjunto de unidadesdocumentales que forman parte de una serie, identificadas de formaseparada de ésta por su contenido y sus características específicas.Ejemplos:Actasde JuntaDirectiva,contratosdeprestacióndeservicios,procesosjudiciales.
Por lo tanto, se debe registrar en cada separador el código de ladependencia,laserieysubseriedocumentaldeacuerdoalaTRD,así:
2.9.
1 –
23 P
ROCE
SOS
Nombre seriedocumental
Separador deserie documental
Código seriedocumental
Códigodependencia
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2.9.
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-05
PRO
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SJU
DIC
IALE
S
Nombresubseriedocumental
Separador desubserie documental
Código seriedocumental
Código dependencia
Códigosubserie
documental
7.9. Marcación de las carpetas y ordenación de los expedientes dentro de cada archivador
Unavezse identifiquen lasseriesysubseriesdocumentales,sedebenrotularlasunidadesdeconservación,esdecir,lascarpetas.Éstassemarcanenlacarátulaconelfindefacilitarlarápidaubicaciónyrecuperacióndelasunidadesdocumentalesespecíficas.
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Esta actividad permite evidenciar la unión de los documentosrelacionados conunmismo trámite, por lo que es importante tener encuentaelprincipiodeordenoriginal.
Elprincipiodeordenoriginalesaquelqueestablecequeladisposiciónfísicade losdocumentosdeberespetar lasecuenciade lostrámitesquelosprodujo,porlotanto,losdocumentosdebenordenarsedesdeelmásantiguoalmásreciente.
Finalmente, la ordenación de cada unidad de conservación en elarchivador se establecerá según el sistema de ordenación apropiadoy consecuente con cada unidad documental, es decir, si son contratosdebemosordenarlosporconsecutivoyfecha(ordinal-cronológico),osiesprocesojudiciallopodemosordenaralfanuméricamente.
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2
Para el caso de las series o subseries documentales que son deconservación total, éstas se deben ubicar en carpetas desacificadas decuatroaletas(libresdeacidez),ysedebenrotularsiguiendolosmismosparámetrosdemarcación.
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Desacidificada o libre de ácidos
7.10 Marcación e identificación de los archivadores en la parte frontal.
2.9.1-23 PROCESOS2.91-23-05 Procesos
Judiciales
2.9.1-23 PROCESOS2.91-23-05 Procesos
Judiciales
En el extremo izquierdo de cada
entrepaño se deben identificar las series y
subseries documentales que contienen, según el
respectivo orden establecido en las TRD
2.9.1-23 PROCESOS2.91-23-05 Procesos
Judiciales
2.9.1-23 PROCESOS2.91-23-05 Procesos
Judiciales
2.9.1-23 PROCESOS2.91-23-05 Procesos
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8. Inventario y transferencias documentales
Unavezagotadoslostérminosdepermanenciaencadaarchivosegúnlos tiempos establecidos en la Tabla de retención documental se debeproceder a realizar la transferencia documental primaria, es decir, latransferenciadelarchivodegestiónalarchivocentral.
Paraesteprocesosediligenciaelformatoúnicodeinventariodocumentaldonde se registran las series y subseries documentales a transferir alArchivo central, de conformidad con el cronograma de transferenciasqueapliqueparacadadependenciaduranteelaño. Paraelcasode losdocumentos relacionados con contratos, éstos deberán ser transferidosalCentrodeadministracióndocumentallosdíasmartesyjuevesde7:30a.m.a9:00a.m.,conelfinderealizarlarespectivarendicióndecuentas,registrandoenel formatoúnicode inventariodocumentalelnombredecadatipodocumental.
Todas las dependencias del Instituto remitirán al Archivo central losdocumentosyatramitados,deconformidadconloestipuladoenlaTabladeretencióndocumental,delasiguientemanera:•Retirarlascopiasyfotocopiasdedocumentos,siempreycuandoexistaeloriginal.
•NormalizarladenominacióndetiposdocumentalescomoloplantealaTabladeretencióndocumental,paraconstruirlasseriesdocumentales.
•LosdocumentosseenviaránalArchivocentralordenadosyclasificadosporseriesdocumentales,aligualquelosexpedientesconsusrespectivostiposdocumentalesalinterior,debidamenterotuladalacarpeta.
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•DiligenciarenelFormatodeúnicodeinventariodocumentallasseriesysubseriesdocumentalesatransferir.
El Formato de Inventario será firmado por la persona que recibe latransferenciaylaqueactualizalainformaciónenelArchivocentral.
AÑO MES DIA2014 3 17
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro
1 2.2-02-02ACTAS DE COMITÉ DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD.
27/10/2013 27/12/2013 1 55
2 2.2-02-02 ACTAS DE COMITÉ GRUPO PRIMARIO. 01/10/2013 31/10/2013 1 12
3 2.2-02-08 ACTAS DE REUNIONES 01/10/2013 31/10/2013 1 198
4 2.2-04-01 CIRCULARES INFORMATIVAS 27/10/2013 27/12/2013 1 55
5 2.2-14-03 ESTUDIOS DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE 01/10/2013 31/10/2013 1 12
6 2.2-16-09 INFORMES DE GESTIÓN 01/10/2013 31/10/2013 1 198
7 2.2-16-12INFORMES DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
27/10/2013 27/12/2013 1 215
8 2.2-21-03 MANUAL DE IDENTIDAD CORPORATIVA 01/10/2013 31/10/2013 1 60
9 2.2-21-05MANUAL INSTITUCIONAL DE COMUNICACIONES, MEDIOS Y POLITICAS
01/10/2013 31/10/2013 1 120
10 2.2-22-09PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES Y MERCADEO
27/10/2013 27/12/2013 1 45
11 2.2-23-02PROCESO CONCURSO PREMIO IDEA A LA INVESTIGACIÓN HISTÓRICA DE ANTIOQUIA
01/10/2013 31/10/2013 1 215
12 2.2-25-01 PROYECTO DE FOMENTO A LA CULTURA 01/10/2013 31/10/2013 1 60
13 2.2-25-02 PROYECTO DE FOMENTO AL DEPORTE 27/10/2013 27/12/2013 1 120
Juan Guillermo Bedoya JiménezRecibido por:
Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Cargo:Firma:
Medellín, 3 de marzo de 2015 Lugar y fecha:
OBJETO: Transferencia primaria Anual Convencion NT= Numero de transferencia
FORMATO ÚNICO DE TRANSFERENCIA Y/O INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE: IDEA Hoja 1 de 1ENTIDAD PRODUCTORA: IDEA REGISTRO DE ENTRADA
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA NT: 001OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DECOMUNICACIONES
No. De orden CODIGO Nombre de las series, subseries o asuntosFechas Extremas Unidad de Conservación
Nro. De Folios Soporte Frecuencia de consulta Notas
Revisado por: Elaborado y entregado por:
Diana Carolina Bustamante Abad
Cargo: Cargo: SecretariaFirma: Firma:Lugar y fecha Lugar y fecha: Medellín, 3 de marzo de 2015 Medellín,
Lastransferenciasseharándeacuerdoalcronogramaestablecidoparacadaunadelasdependencias.
Enel casode serieso subseriesdocumentaleselectrónicas, losdiscosópticos(CD,DVD)uotrosmedios,enelquesealmacenelainformación,deberárotularsedelasiguienteforma:•EsquemacarátulaCDoDVD
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA2014
ARCHIVO ELECTRÓNICO
DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
TRANSFERENCIA PRIMARIA (ANUAL)14 DE AGOSTO DE 2014
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•EsquemacarátuladelacajadelCDoDVD
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA2014
ARCHIVO ELECTRÓNICO
DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
TRANSFERENCIA PRIMARIA (ANUAL)14 DE AGOSTO DE 2014
•Esquemacontra-carátuladelCDoDVD
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA2012
CONTENIDO
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9. Documentos de apoyo
Los documentos de apoyo son aquella información que necesita elInstitutoparael cabal cumplimientode sus funciones,peroqueno sonproducidos ni generados en virtud de lasmismas, es decir que no sondocumentosdearchivoyesnecesariodiferenciarlosparaevitarmezclardocumentosoficialesdelInstitutocondocumentosdeapoyo.
Porejemplo:el InstitutorequieresoportarsusfuncionesenlaCircularExterna 034 de 2013 de la Superintendencia Financiera de Colombia“Régimen especial de control y vigilancia para los INFIS”, sin embargo,los documentos resultantes de las funciones se soportan a través deResoluciones de gerencia, informes, manuales de riesgos y demás, porlo tanto, la primera es un documento de apoyo, y las segundas SI sondocumentosdearchivo.
LosdocumentosdeapoyonodebensertransferidosalArchivocentralydebenserorganizadosyreguladosenelArchivodegestión,ubíquelosencarpetasespecíficas(carpetasdeplásticoanaranjadas)ydiferéncielosfísicamente de la gaveta o gavetas que contienen los documentos dearchivo.
Documento de apoyo
Documento de Archivo
FUNCIONARIOSDocumentos
De apoyo
Documento de inversión ycooperación20 / 11 / 2014
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10. Seguimiento, ajustes y actualización de las TRD.
Para efectuar un seguimiento a las Tablas de retención documentalcon el fin de llevar control de ajustes y actualización de lasmismas, esnecesarioestableceruncronogramade seguimientopara la verificacióndelaaplicaciónenlosarchivosdegestión,conelapoyodelaOficinadecontrol interno,quienesdebenrealizarunplandeauditoríasyasuvez,losplanesdemejoramientosparacumplirconlosprocedimientoslegalesestablecidosparaactualizarlasTRD.
Tanto el Centro de administración documental como la Oficina decontrol interno,deben verificarque las Tablasde retencióndocumentaldelInstituto,seanactualizadasenlossiguientescasos:•Cuandoexistancambiosenlaestructuraorgánica.•Cuandoexistancambiosenelmanualdefunciones.•Cuando el Instituto tenga procesos de supresión, fusión, escisión oliquidación.
•Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país, enespecial,loconcernientealsistemadesalud.
•Cuandosetransformendocumentosfísicosenelectrónicos.•Cuandosegenerennuevasseriesysubseriesdocumentales.
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La actualización de las Tablas de retención documental deberánsurtir elmismo trámite de aprobación por parte del Comité interno dearchivo y gestióndocumental, yde convalidaciónporpartedelConsejodepartamentaldearchivosdeAntioquia.
De las actualizaciones deberá dejarse un completo registro con loscambiosquepermitanestablecerlatrazabilidadycontrolsobrelasTablasderetencióndocumental.
11. Eliminación de documentos
Cumplidos los tiempos establecidos en las Tablas de retencióndocumentaldelInstitutoparaelDesarrollodeAntioquia–IDEA-,losjefesdecadaáreaenconjuntoconelcentrodeadministracióndocumentalyelcomité internodearchivoygestióndocumental,deberánefectuar lostrámiteslegalesparalaeliminacióndelasseriesysubseriesdocumentales.
Enelartículo25delDecreto2578de2012yelAcuerdoreglamentarioAGN004de2013, seestablecenclaramente losprocedimientosestablecidospara laeliminacióndedocumentos,por lo tanto,cualquierprocesoqueinfiera o concluya con la supresión de documentos, tanto físicos comoelectrónicos,debenseguirlossiguientespasos:
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•AúncuandoenlaTRDladisposiciónfinaldealgunasseriesosubseriessea la eliminación, ésta deberá ser aprobada además por el Comitéinternodearchivoygestióndocumentaldel Instituto,oquiencumplasusfuncionesencasodemodificaciones.
•Losdocumentos aeliminardeberánestar registradosenel respectivoFormatoúnicodeinventariodocumentaldeladependencia.
•Porunperíododetreinta(30)díassedeberápublicarenelportalwebdelInstituto,elinventariodelosdocumentosquehancumplidoeltiempoderetención.
•Si producto de esta publicación, se presentasen observaciones a laeliminacióndedocumentos,sedeberáesperaraqueelComitéinternodearchivoygestióndocumentalavaleelconceptodadoporelArchivoGeneraldelaNación.Posteriormente,podráserpublicadonuevamenteportreinta(30)días.
•El acta de eliminación de documentos, que deberá estar suscrita porel Presidente y Secretario del Comité interno de archivo y gestióndocumental,deberáserpublicadopermanentementeenelportalwebdelInstituto,aligualqueelinventariodocumentaldeeliminación.
•El acta de eliminación que se suscriba, tanto para los documentosfísicos como electrónicos, deberá indicar de manera específica losnombresde las series yde losexpedientes, las fechas,el volumendedocumentos(númerodeexpedientes)aeliminar,asícomolosdatosdelactoadministrativodeaprobacióndelarespectivatabladeretenciónovaloracióndocumental.
•Porningúnmotivopodráneliminarsetiposdocumentales,exceptoquesetratedecopiasidénticas,oduplicados.Laeliminacióndedocumentossehaceaniveldeseriesysubseriesdocumentales.
Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA Subgerencia de Servicios Administrativos
Dirección AdministrativaCentro de Administración Documental
2014
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