Manual General de Procedimientos€¦ · recepción del exhorto, carta rogatoria, solicitud de...

Versión No. 01

Fecha: 30 / 08 / 13

Paginación de 15 Proceso: Control y Seguimiento de Acuerdos y Asuntos

Varios.

Procedimiento:

Cali ficación, Registro y Trámite de Exhortos, Cartas Rogatorias, Solicitudes de Reestitución de Menores e Incompetencias)

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PRESIDENCIA SECRETARÍA GENERAL DE ACUERDOS DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS

Manual General de Procedimientos

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1. Objetivo Controlar el despacho de exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias dirigidas al Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura; mediante la calificación, registro y trámite de éstos, de acuerdo a la diligencia solicitada o la razón de incompetencia planteada, en razón de territorio y cuantía.

2. Alcance Aplica a todos los servidores públicos adscritos a la Subdirección de Seguimiento de Acuerdos que tengan a su cargo la recepción, calificación, registro y despacho de exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias dirigidas al Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de México; así como dependencias jurisdiccionales de los Estados de la República Mexicana en su carácter de autoridades solicitantes.

3. Referencia normativa Constitución Política del Estado Libre y Soberano d e México : Título cuarto, capítulo cuarto, sección primera. Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Méxic o: Título cuarto, capítulo tercero, art. 42, fracc. VI. Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura de l Estado de México: Capítulo VI, art. 14, fracc. I, art. 16, fracc. I, y art. 17. Manual General de Organización del Consejo de la Ju dicatura del Estado de México: 3010201100 Subdirección de Seguimiento de Acuerdos.

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4. Responsabilidades La Subdirección de Seguimiento de Acuerdos es la unidad administrativa responsable de supervisar la recepción, trámite y despacho de los exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias dirigidas al Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de México, a fin de cumplir con las actividades asignadas.

Director de Seguimiento de Acuerdos:

• Supervisar el proceso de control de gestión de la correspondencia para su atención.

Subdirector de Seguimiento de Acuerdos:

• Supervisar la recepción, trámite y despacho de los exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias.

• Verificar que los datos del oficio de seguimiento coincidan con el exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores o incompetencia.

• Firmar oficio de seguimiento para su envío a la Oficialía de Partes Común, órgano jurisdiccional o dependencia competente.

Personal del área de exhortos:

• Actualizar el listado de órganos jurisdiccionales del Estado de México, conforme a la emisión de acuerdos del Consejo de la Judicatura referentes a la fusión, creación, transformación y cambio de denominación.

• Solicitar al Instituto de Información e Investigación Geográfica, Estadística y Catastral, proporcione la última actualización del Libro Nomenclátor de Localidades del Estado de México.

• Calificar los exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e

incompetencias dirigidas al Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura, de acuerdo a la diligencia solicitada o a la razón de incompetencia planteada; asignar a la Oficialía de Partes Común, órgano jurisdiccional o dependencia que corresponda en razón de territorio, materia y cuantía.

• Registrar y dar seguimiento a través del Sistema de Gestión Judicial los exhortos, cartas

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rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias.

• Obtener del Sistema de Gestión Judicial la impresión de la factura -Seguimiento de Oficios-.

• Elaborar oficio de seguimiento dirigido al órgano jurisdiccional o dependencia competente.

• Realizar la gestión para el envío de los exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias a la Oficialía de Partes Común, órgano jurisdiccional o dependencia que corresponda.

• Mantener coordinación con el responsable de la recepción y distribución de exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias de la Subdirección de Correspondencia, a fin de que los mismos se atiendan de manera ágil y oportuna.

• Archivar los acuses que soportan el envío de exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias.

5. Lineamientos de Operación

• Cuando en el exhorto solicita expresamente el envío a dos o más autoridades distintas o el mandamiento judicial viene en más de un original, se deberán colocar en el oficio de solicitud, después del número de folio de seguimiento las siglas BIS, TER según sea el caso, y para su envío se utilizará la factura –Control de Distribución Directa-.

• Se deberán transmitir mediante comunicación telegráfica los informes solicitados de manera oficial por las autoridades judiciales de los Estados de la República (jueces o magistrados) sobre la diligenciación efectuada a los exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias.

• Invariablemente el personal del área de exhortos recuperará el acuse de recibo de la

oficina de telégrafos, para su resguardo en la carpeta identificada como Telegrama.

• Cuando la solicitud sea mediante llamada telefónica el personal del área de exhortos, únicamente informará la fecha en que fue remitido el exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores e incompetencia; el número de factura; folio de seguimiento, y el órgano jurisdiccional al que se remitió. En caso de que la autoridad solicitante o el interesado requiera de información más detallada deberá presentar solicitud por escrito.

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• Cuando la autoridad solicitante o el interesado requiera el despacho del exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores e incompetencia de manera inmediata, por ser él quien realizará el traslado al órgano jurisdiccional donde se debe de determinar, y de no existir impedimento legal para ello, el Subdirector de Seguimiento de Acuerdos autorizará su calificación y entrega inmediata, tomando en cuenta:

Que la entrega del exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores e incompetencia debe realizarse dentro del horario de atención de la Oficialía de Partes Común u órganos jurisdiccionales que corresponda. Que el interesado sea una de las partes o abogado autorizado en el exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores e incompetencia, para ello deberá entregar original y copia simple de su identificación oficial o cedula profesional según sea el caso. Los exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias en materia penal no se entregarán personalmente. Se elaborará una razón de comparecencia a través de la cual conste la entrega-recepción del exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores e incompetencia; misma que deberá contener la descripción de la identificación, fecha, hora y generales del interesado.

• Cuando los exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias no sean competencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado y pesen más de 1 kg, se gestionará su envío a través de la compañía logística DHL.

• Enviar cada 6 meses al Archivo General los acuses que ya han sido revisados por la Dirección de Auditoría.

• En caso de que el Sistema de Gestión Judicial no funcione por la interrupción de los servicios de comunicación, se mantendrá un registro por escrito de los exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias a través del formato de -Registro de Exhortos, Cartas Rogatorias, Solicitudes de Restitución de Menores e Incompetencias-. Se deberá reportar la falla del Sistema de Gestión Judicial a la Dirección de Tecnologías de Información del Poder Judicial del Estado de México. El oficio de seguimiento para el envío del exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores e incompetencia a la Oficialía de Partes Común, órgano jurisdiccional o dependencia que competa, deberá tener el folio de seguimiento que de acuerdo al

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registro en el formato -Registro de Exhortos, Cartas Rogatorias, Solicitudes de Restitución de Menores e Incompetencias- le corresponda. La factura –Control de Distribución Directa- hará las veces de la factura –Seguimiento de Oficios-. Al restablecerse el Sistema de Gestión Judicial se deberá capturar la información contenida en el formato -Registro de Exhortos, Cartas Rogatorias, Solicitudes de Restitución de Menores e Incompetencias- y generar la factura –Seguimiento de Oficios-. La factura –Seguimiento de Oficios- se deberá archivar junto con la factura –Control de Distribución Directa-.

6. Insumos

• Factura –Control de Correspondencia-: Elaborada con base al oficio de solicitud para la diligencia del exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores o incompetencia, dirigido al Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de México.

• Exhortos, Cartas Rogatorias, Solicitudes de Restitu ción de Menores e Incompetencias. Remitidos para su diligenciación o determinación.

7. Diagrama de bloque del procedimiento

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CALIFICACIÓN, REGISTRO Y TRÁMITE DE EXHORTOS, CARTAS ROGATORIAS, SOLICITUDES DE RESTITUCIÓN DE MENORES E INCOMPETENCIAS

SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOSEXHORTOS

PERSONAL DEL ÁREA

SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOSSUBDIRECTOR

SUBDIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIARECEPCIÓN

PERSONAL DEL ÁREA

Fase

VIENE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE EXHORTOS, CARTAS ROGATORIAS, SOLICITUDES DE RESTITUCIÓN DE MENORES E INCOMPETENCIAS

1

RECIBE DE LA SUBDIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA FACTURA -CONTROL DE CORRESPONDENCIA- (0) CON EXHORTOS/ CARTAS ROGATORIAS/ SOLICITUDES DE RESTITUCIÓN DE MENORES/ INCOMPETENCIAS.

¿DE LA COMPETENCIA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE

JUSTICIA?

2

ANALIZA EXHORTOS/ CARTAS ROGATORIAS/ SOLICITUDES DE RESTITUCIÓN DE MENORES/ INCOMPETENCIAS. DETERMINA.

NO

3

CALIFICA LOS EXHORTOS/ CARTAS ROGATORIAS/ SOLICITUDES DE RESTITUCIÓN DE MENORES/ INCOMPETENCIAS, DE ACUERDO A LA DILIGENCIA SOLICITADA O A LA RAZÓN DE INCOMPETENCIA PLANTEADA. ASIGNA EL JUZGADO COMPETENTE EN RAZÓN DE TERRITORIO, MATERIA Y CUANTÍA.

4

INGRESA A LA OPCIÓN EXHORTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN JUDICIAL, BUSCA NÚMERO DE FOLIO ASIGNADO POR LA SUBDIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA Y DETERMINA.

A

SÍ

D

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Procedimiento:


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PERSONAL DEL ÁREA



PERSONAL DEL ÁREA

¿ERROR EN LOS CAMPOS DEL

SISTEMA?

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INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA EL ERROR Y ESPERA MODIFICACIÓN.

SÍ

6

SE ENTERA, CORRIGE EN EL SISTEMA DE GESTIÓN JUDICIAL, Y COMUNICA LA MODIFICACIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS.

7

NO

REGISTRA EN LA PESTAÑA SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTÓN JUDICIAL EL DELITO Y JUZGADO DE DESTINO -ATENDIENDO-EL RESULTADO QUE ARROJÓ LA CALIFICACIÓN DEL EXHORTO/ CARTA ROGATORIA/ SOLICITUD DE RESTITUCIÓN DE MENORES/ INCOMPETENCIA.

8

INGRESA EL NÚMERO DE USUARIO QUE LE CORRESPONDE COMO RESPONSABLE DE LA CAPTURA, ACTUALIZA, Y OBTIENE NÚMERO DE FOLIO DE SEGUIMIENTO.

A

9

INGRESA A LA OPCIÓN FACTURACIÓN DE EXHORTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN JUDICIAL, ASIGNA E IMPRIME FACTURA -SEGUIMIENTO DE OFICIOS-(0-3). LA (0) PARA LA SUBDIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA; (01) PARA LA OFICIALÍA DE PARTES CORRESPONDIENTE; (02) PARA EL ÓRGANO JURISDICCIONAL COMPETENTE; (03) COMO CONTROL INTERNO.

B

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PERSONAL DEL ÁREA



PERSONAL DEL ÁREA

¿ERROR EN FACTURA?

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SÍ

INGRESA A LA OPCIÓN FACTURACIÓN DE EXHORTOS EN LA PESTAÑA MODIFICACIÓN FACT. DEL SISTEMA DE GESTIÓN JUDICIAL, BUSCA, AGREGA O ELIMINA FOLIO Y REIMPRIME FACTURA -SEGUIMIENTO DE OFICIOS- (0-3)

12

ELABORA OFICIO DE SEGUIMIENTO (0-1), DIRIGIDO AL ÓRGANO JURISDICCIONAL COMPETENTE, Y TURNA AL SUBDIRECTOR DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS.

NO

COTEJA QUE LA DESCRIPCIÓN DE LA FACTURA -SEGUIMIENTO DE OFICIOS-COINCIDA CON LOS DATOS Y FOLIOS DE LOS EXHORTOS/ CARTAS ROGATORIAS/ SOLICITUDES DE RESTITUCIÓN DE MENORES/ INCOMPETENCIAS QUE LA CONFORMAN, Y DETERMINA.

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B

13

RECIBE, VERIFICA QUE LOS DATOS DEL OFICIO DE SEGUIMIENTO, COINCIDAN CON EL EXHORTO/ CARTA ROGATORIA/ SOLICITUD DE RESTITUCIÓN DE MENORES E INCOMPETENCIA, Y FIRMA OFICIO DE SEGUIMIENTO (0); (01).

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RECIBE Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE ENVÍO (0-1) DIRIGIDO AL SUBDIRECTOR DE CORRESPONDENCIA.

C

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PERSONAL DEL ÁREA



PERSONAL DEL ÁREA

Fas

e

C

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FIN

CONJUNTA CON EL OFICIO DE SOLICITUD DE ENVÍO (0), FACTURA -SEGUIMIENTO DE OFICIOS- (0) PARA LA SUBDIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA; (01) PARA LA OFICIALÍA DE PARTES COMÚN; (02) PARA EL ÓRGANO JURISDICCIONAL, OFICIO DE SEGUIMIENTO (0) Y EXHORTO/ CARTA ROGATORIA/ SOLICITUD DE RESTITUCIÓN DE MENORES/ INCOMPETENCIA, Y ACUDE A LA SUBDIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA.

16

RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE ENVÍO (0) CON FACTURA -SEGUIMIENTO DE OFICIOS- (0); (01); (02), OFICIO DE SEGUIMIENTO (0) Y EXHORTO/ CARTA ROGATORIA/ SOLICITUD DE RESTITUCIÓN DE MENORES/ INCOMPETENCIA, RUBRICA Y SELLA DE RECIBO EN EL OFICIO DE SOLICITUD DE ENVIO (01).

17

RECUPERA OFICIO DE SOLICITUD DE ENVÍO (01), Y ARCHIVA EN ORDEN PROGRESIVO: FACTURA -CONTROL DE CORRESPONDENCIA (0), FACTURA -SEGUIMIENTO DE OFICIOS- (03), OFICIO DE SEGUIMIENTO (01), Y OFICIO DE SOLICITUD DE ENVÍO (01). RESGUARDA POR SEIS MESES, Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL.

RECEPCIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

(ACT. 7-18)

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PERSONAL DEL ÁREA



PERSONAL DEL ÁREA

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ELABORA OFICIO (0-1) DIRIGIDO A LA DEPENDENCIA REMITENTE, INDICANDO LA INCOMPETENCIA DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO DE MÉXICO, Y TURNA AL SUBDIRECTOR DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS.

INGRESA EL NÚMERO DE USUARIO QUE LE CORRESPONDE COMO RESPONSABLE DE LA CAPTURA. ACTUALIZA, Y OBTIENE NÚMERO DE FOLIO DE SEGUIMIENTO.

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22

RECIBE Y VERIFICA QUE LOS DATOS DEL OFICIO COINCIDAN CON EL EXHORTO/ CARTA ROGATORIA/ SOLICITUD DE RESTITUCIÓN DE MENORES E INCOMPETENCIA, Y FIRMA OFICIO (0); (01).

19

REGISTRA EN LA PESTAÑA SEGUIMIENTO, EL DELITO Y DEPENDENCIA REMITENTE, «SEÑALANDO» EN EL APARTADO DE OBSERVACIONES EL MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN.

18

D

INGRESA A LA OPCIÓN EXHORTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN JUDICIAL Y CAPTURA EL NÚMERO DE FOLIO ASIGNADO POR LA SUBDIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA.

E

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PERSONAL DEL ÁREA



PERSONAL DEL ÁREA

E

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REQUISITA LA FACTURA (SEPOMEX), QUE AMPARA EL ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN DE CARÁCTER OFICIAL (0-1), ENSOBRETA OFICIO (0) CON EXHORTO/ CARTA ROGATORIA/ RESTITUCIÓN DE MENORES/ INCOMPETENCIA. ENVÍA SOBRE Y FACTURA (0) A LA OFICINA DE LA ADMINISTRACIÓN DE CORREOS (SEPOMEX) QUE CORRESPONDA.

24

OBTIENE FACTURA (01) CON GUÍAS COMO ACUSE DE RECIBO Y ARCHIVA EN ORDEN CRONOLÓGICO OFICIO (01), Y FACTURA (01). RESGUARDA POR 6 MESES Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL.

FIN

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8. Resultados

• Calificación y envío de exhortos, cartas rogatorias , solicitudes de restitución de menores e incompetencias a la Oficialía de Partes C omún, órgano jurisdiccional o dependencia competente.

• Factura –Seguimiento de Oficios-: Como acuse de recibo que ampara el envío del exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores o incompetencia, a la Oficialía de Partes Común u órgano jurisdiccional que competa.

• Factura de envío: Con guía que ampara el envío del exhorto, carta rogatoria, solicitud de restitución de menores o incompetencia a los Tribunales Superiores de Justicia de la República Mexicana o dependencias jurisdiccionales.

9. Medición Indicador para medir capacidad de respuesta:

Calificación y envío de exhortos, cartas rogatorias , solicitudes de restitución de menores e incompetencias a la Oficialía de Partes Común, ór gano jurisdiccional o dependencia competente.

Número mensual de exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias calificados y enviados a la oficialía de Partes, órgano

jurisdiccional o dependencia competente

────────────────────────────── X 100 =

Porcentaje mensual de exhortos, cartas

rogatorias, solicitudes de restitución de menores e

incompetencias calificados y enviados para su diligenciación

Número mensual de solicitudes recibidas para la diligenciación de exhortos, cartas rogatorias, solicitudes

de restitución de menores e incompetencias

La Calificación y envío de exhortos, cartas rogatorias, solicitudes de restitución de menores e incompetencias a la Oficialía de Partes Común, órgano jurisdiccional o dependencia competente, queda registrado en el Sistema de Gestión Judicial y en la Factura “Seguimiento de Oficios”.

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10. Interacción con otros procedimientos

• Recepción y Distribución de Exhortos, Cartas Rogatorias, Solicitudes de Restitución de Menores e Incompetencias.

• Recepción y Entrega de Documentación Administrativa.

11. Registros

• Factura –Seguimiento de Oficios-: Que emite el Sistema de Gestión Judicial.

• Facturas de Envío

• Registro de Exhortos, Cartas rogatorias, Solicitude s de Restitución de Menores e Incompetencias.

12. Definiciones Exhorto, carta rogatoria y solicitud de restitución de menores: medios de comunicación escritos que un juez dirige a otro de diversa competencia territorial o del extranjero, para pedirle su colaboración en la ejecución de alguna diligencia o cumplimiento de alguna resolución judicial.

Diligencia: es el acto procesal de los funcionarios judiciales por medio del cual se ejecuta o se lleva a cabo una resolución judicial. Incompetencia: falta de jurisdicción de un Tribunal o Juez para conocer de un juicio determinado. Sistema de Gestión Judicial: Software para controlar el envío y recepción de documentación de las unidades administrativas y jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado de México.

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CONTROL DE CAMBIOS

DECIA DEBE DECIR

N/A

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