Manual Gastos Reembolsables Corporación de Servicios GDC

7/22/2019 Manual Gastos Reembolsables Corporacin de Servicios GDC

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOSPG

VERSIN I

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZASFECHA MAR-2012

CDIGO MNYP-GAF-GAF-01

GASTOS REEMBOLSABLES

Realizado por: Unidad de Organizaciny Mtodos Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y PresupuestoLic. Marcos Garca. Gte. Admn y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora DelgadoPresidenta

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HOJA DE CERTIFICACION DEL MANUAL

TITULO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS GASTOS REEMBOLSABLES VERSIN: IEste Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacinpor parte de las autoridades correspondientes

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACION

REVISION

APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA

NOMBRE DELREPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA


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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

PROCEDIMIENTO MODIFICADO,SUSTITUIDO O ELIMINADO

DESCRIPCION DELCAMBIO CAUSA

AUTORIZADOPOR FECHA


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INDICE GENERAL

D E S C R I P C I N PAG.

Hoja de Certificacin Manual 2Hoja de Vida del Manual 3

ndice general 4Introduccin 5

Objetivos del Manual 5Unidades que Intervienen 6

Instrucciones de uso 6Base Legal 7

Normas Generales 8-10Descripcin del Proceso N1: Ejecucin de Gastos Reembolsables 11-14

Formularios 15-17Flujogramas 18-21

Glosario 22-23


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INTRODUCCIN

La ejecucin de los distintos objetivos y tareas de la Corporacin, requiere de toma de decisiones rpidas y efectivas. Para salvaguardarel desempeo de misiones de gran importancia operativa, se ha instrumentado la posibilidad de los gastos reembolsables. Estos seoriginan con la autorizacin que se le otorga a uno o ms Funcionarios para cancelar de su propio peculio la o las facturascorrespondientes a gastos no previstos o urgentes, cuyos montos le sern reembolsados en apego a la normativa y procesos aquestablecidos.

Queda expresamente indicado que estos reembolsos son de carcter excepcional.

El presente manual tiene como objetivo exponer normas y procedimientos que regulen el proceso del manejo de Gastos Reembolsables

a los Funcionarios (as) autorizados por parte de la Corporacin de Servicios, a fines de orientar, fortalecer y proporcionar con exactitud,legalidad y veracidad de los trmites de pagos atendidos a travs de este recurso, amparndose en las disposiciones legales yreglamentarias vigentes.

Queda bajo la responsabilidad de las unidades administrativas el cumplimiento de las normas y procedimientos indicados, as comotambin vigilar por su ejecucin y continua actualizacin.

OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUALObjetivos:

Proporcionar una herramienta que permita establecer parmetros necesarios para ejecutar en forma adecuada y sencilla el proceso delos gastos reembolsables con el objeto de controlar la asignacin de recursos a Funcionarios y Funcionarias de la Corporacin deServicios.

Unificar los procesos inherentes a Gastos Reembolsables, garantizando el cumplimiento de las leyes y dems normativas.

Alcance:El presente manual es de obligatorio cumplimiento por todas las dependencias de La Corporacin, con especial atencin a aquellasUnidades y/o Gerencias que sean responsables de administrar fondos de caja chica.


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UNIDADES QUE INTERVIENEN

Presidencia

Gerencias solicitantes

Gerencia de Administracin y Finanzas.

Unidad de Tributos y Pagos.

Unidad de Tesorera.

Gerencia de Planificacin y Presupuesto.

INSTRUCCIONES DE USO

El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una informacin clara y precisa, tanto de lasunidades que intervienen en el procedimiento, sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo delmismo hasta el nivel de detalle.

A los fines del presente Manual, la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S. A., ser denominada: La Corporacin.

Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia dePlanificacin y Presupuesto.

Este Manual, podr ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos de laelaboracin de manuales de normas y procedimientos de La Corporacin.


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BASE LEGAL

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial N 36.860 de fecha 30-12-1999.Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Gaceta Oficia l N 37.305 de fecha 17-10-2001.Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.437 de fecha 07-04-2003.Reglamento N 01 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico , Sobre el SistemaPresupuestario. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.781 de fecha 12-08-2005.Cdigo de Conducta de los Servidores Pblicos. Gaceta Oficial N 36.496 de fecha 15-07-1998. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico , publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivarianade Venezuela N39.147 de fecha 26 de marzo de 2009.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en GacetaOficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.Decreto 6.265 con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos publicada en GacetaOficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.891(Extraordinario) de fecha 31 de julio de 2008.Decreto N 6.649. Instructivo Presidencial para la eliminacin del gasto suntuario o superfluo en el Sector Pblico Nacional,publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.146 de fecha 25 de marzo de 2009.Providencia Administrativa N 0257 de fecha 19 de agosto de 2008, emanada del Servicio Nacional Integrado de

Administracin Aduanera y Tributaria, (SENIAT).Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designan a los Entes Pblicos como Agentes de Retencin delImpuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial 38.136 de fecha 28 de febrero deClasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Ministerio de Economa y Finanzas, Oficina Nacional de Presupuesto(ONAPRE). Vigente en el ejercicio econmico financiero.


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Realizado por: Unidad de Organizaciny Mtodos

Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y PresupuestoLic. Marcos Garca. Gte. Admn y Finanzas

Aprobado por: Ing. Nora DelgadoPresidenta

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NORMAS GENERALES

La Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., autorizar, a travs de su Presidencia, el reembolso por el pago de facturascanceladas por las Gerencia y/o Unidades, con recursos del propio peculio de los Funcionarios (as), slo en casos excepcionales,de estricta emergencia y de acuerdo a la normativa aprobada.

El monto total del reembolso no podr exceder de cien (100) Unidades Tributarias (UT).

Las variaciones de los montos mximos para los Gastos Reembolsables sern autorizados por la Presidenta o el Presidente de laCorporacin y/o por los miembros de la Junta Directiva.Los Gastos Reembolsables solo podrn generarse para cubrir Gastos de Funcionamiento (Partida 4.02) y de Servicios (Partida4.03), slo en casos excepcionales y que no puedan ser cubiertos por los Fondos de Caja Chica.

Antes de proceder a sufragar gastos de recursos propios, el funcionario o funcionaria debe estar debidamente autorizado por susuperior inmediato o Gerente, segn sea el caso, y debe conocer las normas y los procedimientos a seguir para GastosReembolsables.

El Supervisor inmediato velar porque los Funcionarios a su cargo conozcan en detalle las normas y procedimientos de GastosReembolsables.

Las Gerencias y/o Unidades solicitantes presentarn ante la Gerencia de Administracin y Finanzas Formato de GastosReembolsables donde se justifican y autorizan por el supervisor inmediato reintegros y sern corresponsables por los errores quepuedan existir en la documentacin que impide el reembolso.

La Gerencia de Administracin y Finanzas evaluar la solicitud, solicitando los soportes adicionales que considere convenientes ala Gerencia y/o Unidad Solicitante.

La Gerencia de Planificacin y Presupuesto realizar el o los Apartado (s) Presupuestario (s) que corresponda(n), encumplimiento de esta normativa.


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A los fines de controlar las solicitudes los Gastos Reembolsables aprobados, a cada trmite se le asignar una nomenclatura

compuesta por cuatro tems que identifican la ubicacin administrativa de la misma. Ej. GAF-2011-GR-01, significa que esGerencia de Administracin y Finanzas, del ejercicio fiscal 2011, las iniciales del proceso: Gastos Reembolsables (GR) y nmerocorrelativo de solicitud nmero uno (01). Se actualizar al inicio de cada ejercicio fiscal, con el cambio del ao y el inicio delcorrelativo con el N 01.

Todo Gasto Reembolsable debe estar soportado por el original de la (s) factura (as), Formulario de Gastos Reembolsables, Copiade la Cdula de Identidad del Beneficiario y Hoja de Ruta.

La Unidad de Auditora Interna podr auditar todos los procedimientos de Reembolsos que considere conveniente.

Las Facturas originales que se presenten debern tener las siguientes caractersticas: 1-. Factura legal, segn normativa delSENIAT, 2-. Debe estar a nombre de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., 3-. Debe contener el Registro deInformacin Fiscal (RIF) de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., 4-.Fecha actualizada al momento de presentarla factura, 5-. Direccin de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., 6-. Telfono de la Corporacin de Servicios delDistrito Capital, S.A., 7-. Monto total legible, 8-. Debe especificar claramente el concepto del gasto, 7-. Especificacin del montodel IVA, discriminado segn la alcuota indicando el porcentaje.

No se aceptarn reintegros despus de 20 das hbiles a partir de la emisin de la fecha de la factura.

Queda terminantemente prohibida la utilizacin de Gastos Reembolsables, para los siguientes fines:a) Hacer adelantos a proveedores o contratistas a cuenta de entregas de futuras.b) Licores y/o cigarrillos.c) Usufructo personal y/o prestamosd) Partida Presupuestaria correspondiente a Gastos de Personal. (Partida 401)

Las Gerencias o Unidades slo podrn realizar un (1) proceso de Gastos Reembolsables al mes, para realizar dos (2) o msprocesos tendr que ser autorizado por la presidencia.

El fraccionamiento de los gastos y/o facturas queda expresamente prohibido.


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Formularios:

N DE FORMULARIO DESCRIPCIN

F.GAF-GR-01FORMULARIO GASTOS REEMBOLSABLES

F.GAF-GR-02HOJA DE RUTA


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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N1: EJECUCIN DE GASTOS REEMBOLSABLES

RESPONSABLE ACCIN

UNIDAD ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE

Determina necesidad de Gastos Reembolsables segn normativa.Llena el formulario de Gastos Reembolsables. (Ver Formulario N F.GAF-GR-01).

Anexa la (s) factura (s) originales, de ser pequeas se pegarn en hojas tamao carta.De ser necesario alguna aclaratoria adicional, podr realizarse en las hojas donde se peganlas facturas.

Firma y sella el Formulario.Firma y sella cada una de las facturas evitando que no se cubran datos bsicos.

Anexa Hoja de Ruta.Remite a Gerencia de Administracin y Finanzas.

GERENCIA DE ADMINISTRACIN YFINANZAS

Recibe el Formulario de solicitud de Gastos Reembolsables con sus anexos.Registra entrada en Hoja de Ruta.(Puede usar libro o realizar memorndum para dejar constancia de recibido).Revisa el Formulario de solicitud y sus anexos.

- No hay conformidad: Anota observacin en la hoja de ruta y remite a la UnidadAdministrativa Solicitante para que sea subsanado el problema.

- Si hay conformidad :Suscribe, sella y firma el Formulario de solicitud, en la casilla correspondiente.

Anota y firma en la hoja de ruta el procedimiento realizado.Remite a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.


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GERENCIA DE PLANIFICACIN YPRESUPUESTO

Recibe expediente de Gastos Reembolsables.

Registra entrada en hoja de ruta.Revisa el Formulario de solicitud de Gastos Reembolsables y sus anexos.-No hay conformidad: Anota observacin en la hoja de ruta y remite a la Unidad

Administrativa Solicitante para que sea subsanado el problema.- Si hay conformidad :Realiza asignacin de partida (s) y cuenta (s) presupuestaria (as)0020de cada gasto.Llena el Formulario de Resumen por Partidas.Realiza el Compromiso Presupuestario.Firman y sellan documentos, el analista y el Gerente donde consta la previsin solicitadaRegistra la accin en hoja de ruta y enva a Tributos y Pagos.

UNIDAD DE TRIBUTOS Y PAGOS

Recibe expediente de solicitud de Gastos Reembolsables.Registra entrada en Hoja de Ruta.

Verifica que el expediente tenga todos los recaudos.Realiza la Orden de Pago.Firma y sella Orden de Pago, el analista y el Jefe de Unidad.Registra salida en hoja de ruta.Remite a Tesorera.

UNIDAD DE TESORERA

Recibe expediente de Gastos Reembolsables.Registra entrada en Hoja de Ruta.Elabora cheque por el monto indicado a nombre de la persona autorizada.Relaciona en libro Control de Salida y Entrada de Cheque.El Analista de Tesorera elabora dos ejemplares de Comprobante de Pago.Firma y sella los dos ejemplares de Comprobante de Pago, el analista y Jefe de Unidad.Registra entrada en hoja de ruta.Remite :

- Una copia a Contralora Interna.


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- Una copia a Contabilidad.

- Una copia a Gerencia de Administracin y Finanzas.Archiva el expediente.Registra salida en hoja de ruta.Remite a Gerencia de Administracin y Finanzas.


Registra entrada en Hoja de Ruta.Revisa monto, fecha y titularidad del cheque.Firma y sella Cheque y los dos ejemplares de Comprobante de Pago.Registra salida en hoja de ruta.

Remite a Presidencia.

PRESIDENCIA

Registra entrada en Hoja de Ruta.Verifica el expediente de Gastos Reembolsables.Firma cheque.Registra salida en hoja de ruta.Remite a la Gerencia de Administracin y Finanzas.


Registra entrada en Hoja de Ruta.Recibe expediente de Gastos Reembolsables.Registra salida en hoja de ruta.Enva a Tesorera expediente de Gastos Reembolsables.

TESORERA

Registra entrada en Hoja de Ruta.Recibe expediente de Gastos Reembolsables.Relaciona en el libro Control de Salida y Entrada de Cheques.Registra salida en hoja de ruta.


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Saca copia al cheque y lo guarda en carpeta Caja Chica y Reembolso para pago.

UNIDAD ADMINISTRATIVASOLICITANTE

Recibe cheque.Llena datos del Formulario de Comprobante de Pago.Procede al cobro del mismo.

FIN DEL PROCESO


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FORMULARIOS


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FORMULARIO GASTOS REEMBOLSABLES


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HOJA DE RUTA


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FLUJOGRAMAS


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FLUJOGRAMA EJECUCIN DE GASTOS REEMBOLSABLES 1/3


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GLOSARIO


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Cheque: es un papel comercial privado que contiene una orden de pago que se le da a una institucin bancaria y a la vez una

promesa unilateral de pago dirigida al beneficiario del cheque.

Compromiso presupuestario: es aquella obligacin que asume la Administracin con terceros, en un determinado perodo, depagar una suma de dinero, imputable, por su monto y concepto, al presupuesto de ese mismo perodo.

Factura: es el documento o recibo entregado por el vendedor al comprador, como prueba de que ste ha adquirido unamercanca determinada o recibido un servicio a un precio dado, y que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor delvendedor.

Formulario: es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones.

Flujograma: es una representacin grfica de la secuencia de actividades de un proceso

Gastos: son las erogaciones efectuadas con motivo de las operaciones de administracin, produccin, distribucin y venta deuna empresa u organizacin.

Hoja de Ruta: es un documento diseado para efectuar el seguimiento evaluacin y control de las diferentes operaciones oprocedimientos (ingresos, contratos, ventas, pago de facturas, produccin, etc.,), realizadas en una o varias dependencias,relacionando las reas y los funcionarios participantes, el tiempo del trmite respectivo y las recomendaciones y observacionesrealizadas al mismo.

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