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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: GDC-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES PÁGINA: 1 de 19

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Administrar de manera centralizada y normalizada las comunicaciones oficiales con el fin de controlar ágil y oportunamente todas aquellas enviadas y recibidas e internas por las dependencias del Centro Nacional de Memoria Histórica –CNMH, como parte integral del cumplimiento de sus funciones en el marco del proceso de Gestión Documental, de acuerdo con la normatividad archivística vigente.

2. ALCANCE

Aplica a la totalidad de las comunicaciones oficiales recibidas, comunicaciones oficiales enviadas y comunicaciones internas. Inicia con la recepción de las comunicaciones oficiales externas o la proyección de las comunicaciones oficiales emitidas por parte del CNMH y finaliza con la entrega de las comunicaciones a los destinatarios internos o externos, el cierre y archivo de los documentos radicados.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional Especializado en Gestión Documental

4. DEFINICIONES

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. COMUNICACIÓN ANÓNIMA: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido. COMUNICACIONES INTERNAS: Comunicaciones producidas al interior de la entidad. COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS: Es la comunicación que se recibe por entidades públicas, entidades privadas, y personas naturales. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS: Es la comunicación que se envía a entidades públicas, entidades privadas, y a personas naturales. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PÚBLICO: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES CÓDIGO GDC-PR-001 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos y requeridos. REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre, de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita). TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Gestiona la manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. Fuente: Acuerdo 027 del 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Fuente: Acuerdo 060 Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

5. NORMAS LEGALES

Ley 594 de 2000: Ley General de Archivo

Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Unico. Art. 35: Servidor público se le está prohibido ocasionar daño a documentos por razón de sus funciones

Decreto 229 de 1995: “Por el cual se reglamenta el servicio postal”.

Acuerdo AGN 060 de 2001: “Por el cual se establecen las pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.

Acuerdo AGN 027 de 2006: Actualizar el reglamento General de Archivos, en su artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario.


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6. CONDICIONES GENERALES

1. Toda comunicación oficial enviada, recibida e interna por el CNMH debe ser radicada con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.

2. Las sedes regionales de la Dirección de Acuerdos de la Verdad, solo podrán recibir comunicaciones oficiales en el cumplimiento de la Ley 1424 de 2011, las cuales deben estar debidamente radicadas, por ningún motivo se recibirán comunicaciones oficiales fuera del marco de la mencionada Ley. En caso que algún usuario requiera radicar una comunicación oficial, de interés general, se le informará que debe direccionarla al único punto de radicación del CNMH, ubicado en la sede central de Bogotá D.C.

3. En la medida que el CNMH realice la radicación de comunicaciones oficiales, se dejará constancia de fecha, hora y la firma de quien recibe, lo cual se plasmará en el original y en la(s) copia(s) del remitente.

4. La identificación codificada de cada una de las dependencias y regionales del CNMH quedará definida de la siguiente manera:

100-Consejo Directivo

200-Dirección General

210-Oficina Asesora Jurídica

220-Dirección para la Construcción de la Memoria Histórica

230-Dirección de Archivo de los Derechos Humanos

240-Dirección de Museo de Memoria Histórica

250-Dirección de Acuerdos de la Verdad

260-Dirección Administrativa y Financiera

300-Organos de Asesoría y Coordinación

5. Para la identificación y diferenciación de los diferentes tipos de comunicaciones que se incluirán en el radicado de las comunicaciones se establecen los siguientes dígitos:


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Descripción Digito de identificación

Comunicaciones oficiales enviadas 1

Comunicaciones oficiales recibidas 2

Comunicaciones internas (Memorandos) 3

6. El horario de recepción de la documentación física de las comunicaciones oficiales, en el nivel central y regional, son los días hábiles de lunes a viernes de

8:00 am a 1:00pm y de 2:00pm-5:00pm 7. La persona encargada de realizar la radicación debe direccionar las comunicaciones a la Dirección o dependencia competente. Ningún servidor público

podrá recibir a la mano comunicaciones oficiales del público en general, sin que sean radicadas. 8. Los documentos de carácter privado (correspondencia) dirigidos a los servidores públicos de la Entidad, no se deben recibir, ni radicar en el nivel central y

regional del CNMH. 9. Se deben considerar que todas las comunicaciones oficiales, independientemente del medio en que se reciban (fax, correo electrónico, página web), son

de carácter institucional y será necesario que ingresen con el radicado respectivo. Así mismo, las comunicaciones que el CNMH envié por estos medios, deberán cumplir con las condiciones de radicación.

10. En el evento de requerirse la participación de varias dependencias para dar respuesta a una solicitud, se asignará como responsable de consolidar la misma, al funcionario o área que tenga mayor participación o mayor incidencia en el sentido de la respuesta. Las Direcciones o áreas participantes deberán cumplir con el envío de la respuesta en el tiempo previsto por la dependencia responsable de la consolidación y suscripción de la respuesta.

11. Es responsabilidad del radicador verificar la documentación que está dirigida al CNMH, en el entendido que se anexen documentos, publicaciones, CD’s, DVD’s, o cualquier otro elemento al que haga mención la comunicación. En el caso que el anexo esté incompleto o falte en su totalidad, el radicador dejará constancia en la comunicación del remitente y en la base de datos asignada para el registro.

12. En caso que las comunicaciones no sean competencia del CNMH se remitirán al líder de Gestión Documental para que desde allí se informe al peticionario que, atendiendo lo señalado en el artículo 21 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se ha direccionado la solicitud a la entidad respectiva. Será necesario oficiar a la Entidad competente y al solicitante.


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13. Para todos los casos el responsable de radicación verificará que la comunicación oficial contenga datos mínimos como nombre y apellidos de quien suscribe la comunicación, dirección, teléfono y correo electrónico.

14. Todo sobre que llegue a la Entidad será abierto por el radicador, dejando consignada la radicación en la comunicación oficial e impidiendo que la información contenida en ella se dañe o se oculte.

15. Toda la documentación que llegue al CNMH, independiente de la Dirección o dependencia, es considerada de carácter sensible y confidencial, por lo tanto el responsable de radicar las comunicaciones oficiales deberá guardar absoluta discreción en el uso y manipulación de la información que contengan todas las comunicaciones oficiales.

16. En concordancia con lo establecido en el Acuerdo AGN 060 de 2001, cuando una comunicación oficial recibida en el CNMH, no esté firmada, ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y debe ser registrada y remitida, sin radicar, a la dependencia competente. La dependencia competente dará respuesta y será publicada en las carteleras de la institución destinadas para tal fin. Atendiendo lo establecido en el Artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, la respuesta estará publicada durante cinco (5) días hábiles. Es preciso que se publique una fotocopia de la comunicación oficial con el fin de conservar el documento original.

17. Los derechos de petición y las tutelas, deben radicarse en el CNMH. De acuerdo con las competencias de cada una de las dependencias serán asignados a las diferentes direcciones o dependencias para que desde allí se resuelvan de fondo, en los términos y condiciones establecidos por la Ley.

18. Para el caso de las tuteles, aunque la información y contenido sea competencia de alguna de las direcciones o dependencias del CNMH, la responsabilidad de la respuesta estará a cargo de la Oficina Asesora Jurídica. Por lo tanto, paralelamente, el radicador remitirá, por los medios establecidos, el documento a la dependencia competente y a la Oficina Asesora Jurídica.

Nota: La Oficina Asesora Jurídica será responsable de atender los derechos de petición de carácter general, en los cuales se formulen consultas sobre normas que afecten o estén relacionadas con la misión y funciones del CNMH. Así como aquellos referidos a la Defensa Judicial de la Entidad.

19. Las comunicaciones oficiales enviadas que se generen en la entidad, de manera física, deben producirse en original y una copia, el original va para el

destinatario y la copia con el acuse de recibido de la entidad de destino debe ser devuelta a cada Dirección o dependencia para conformar los expedientes de sus respectivas series o subseries documentales. Para los casos en los que la comunicación oficial vaya dirigida con copia a otras instituciones o


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personas naturales, se imprimirá las copias que sean necesarias dejando en la copia de acuse de recibo todos los sellos o radicados de las entidades de destino. Si se utilizan los medios electrónicos, como correo institucional, se crearán carpetas virtuales de acuerdo con las series y subseries documentales plasmados en la Tabla de Retención Documental -TRD en cada una de las dependencias.

20. En caso que no se encuentre el operador logístico, responsable de la entrega de las comunicaciones oficiales enviadas, pueden ser entregadas directamente por las direcciones o dependencias a través de entrega directa, siempre y cuando cumpla con lo establecido en este procedimiento.

21. Cuando se esté dando respuesta a las comunicaciones oficiales, se debe escribir el número de radicación del documento origen en el asunto o referencia del documento con el fin de asociarlas. Independiente de las áreas participantes de la respuesta, se debe generar una única.

22. Cuando la Dirección o área competente requiera enviar comunicaciones masivas, es decir todas aquellas que tienen el mismo texto pero diferentes destinatarios, deberá utilizar un único consecutivo para todas y dejar en el registro la relación de destinatarios a quien va dirigida.

23. Las comunicaciones oficiales deben ir en el respectivo formato institucional y firmado por los Directores, Asesores o Servidores Públicos delegados por estos.

Nota: Todas las comunicaciones de solicitudes o respuestas asociadas a temas de ejecución de decisiones o de simple trámite que no definan una situación jurídica en particular, podrán ser suscritas por los contratistas, invocando tal calidad, previa autorización del Director competente o en cumplimiento de sus obligaciones contractuales. En todo caso dicha facultad no releva de responsabilidad al respectivo Director. 24. Cuando existan errores en la radicación de las comunicaciones oficiales se debe solicitar a Gestión Documental la anulación del radicado, dejando

constancia mediante el documento de acta de anulación de radicados. 25. No se podrán reservar número de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto

orden de recepción de los documentos. 26. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. 27. No se deben realizar anotaciones o escritos de recordación en las comunicaciones oficiales, toda vez que éstas, aunque en estricto sentido no se alteran,

se deterioran. El uso de tintas húmedas (micro puntas, marcadores, etc.) está prohibido por el Archivo General de la Nación, por lo cual, es necesario firmar con bolígrafo de mina negra.


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28. Las comunicaciones de carácter personal no deben ser recibidas por el radicador del CNMH, por lo tanto, es necesario que los servidores públicos eviten dar la dirección laboral para correspondencia de tipo personal.

29. Es necesario que cada dirección o dependencia del CNMH asigne una persona para que reciba las comunicaciones oficiales y realice los controles de recibo y distribución.

30. Cuando la comunicación oficial no sea competencia de la dependencia a quien se asignó, es necesario que sea devuelta, en un día hábil, al radicador para que desde allí se reenvíe al área responsable y se deje registro de la gestión.

31. Cuando una comunicación oficial requiera de una respuesta, es necesario dejar identificado en el asunto el número de radicación de la comunicación a la cual se le está dando contestación. De esta manera se realizará la trazabilidad de los tiempos de respuesta a las comunicaciones oficiales del CNMH.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

1 Identificar el tipo de comunicación oficial a tramitar

Identifica la comunicación oficial a tramitar. Si la comunicación oficial es recibida se continua en la actividad 2 Si la comunicación oficial es enviada se continua en la actividad 11 Si la comunicación es interna se continua en la actividad 17

Técnico en Gestión Documental

No Aplica

2 Recibir comunicación en Ventanilla Única de Radicación

COMUNICACIÓN OFICIAL RECIBIDA Recibe las comunicaciones oficiales entregadas por el ciudadano, usuarios, entidades y público en general. Verifica los siguientes datos: a. Que la comunicación sea competencia del Centro Nacional de Memoria Histórica- CNMH b. Que contenga la identificación del remitente: nombre y apellido. c. Que esté descrita la dirección para respuesta y en lo posible un número telefónico. De lo contrario solicitarlo y dejarlo en el respectivo control. d. Que estén debidamente foliados los anexos, o en su defecto solicitar a la persona que entrega la documentación que realice la foliación o realizarla por parte del radicador.


Comunicación oficial recibida. EXT


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

En caso que se reciba una comunicación anónima es responsabilidad del radicador registrar dicha comunicación y remitirla a la dependencia correspondiente. Estas comunicaciones no se radicarán. La documentación de carácter personal no se recibe en la entidad y no genera ningún tipo de trámite institucional.

3 Registrar y radicar comunicaciones oficiales recibidas

Ingresa datos en el control correspondiente de la Entidad (manual o herramienta tecnológica), como: a. Número radicado. b. Datos del remitente del documento, cuando se trate de una entidad se debe registrar también el nombre del firmante. c. Asunto del documento, el número de folios y las dependencias a donde se envié copias del documento, cuando se indique. d. Medio a través del cual se recibió el documento (correo, fax, correo electrónico, entrega personal, correo postal). e. Dependencia a quien va dirigido el documento. Una vez registrado los datos del remitente, en el respectivo control, se procederá a realizar la radicación en la comunicación oficial.


Planilla de registro y radicación de comunicaciones oficiales recibidas. GDC-FT-001


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

Será obligación del responsable de radicación abrir las comunicaciones que lleguen en sobre cerrado, en caso que presenten algún tipo de faltante dejará constancia de la anomalía presentada en el control de registro y será responsabilidad de la dependencia destinataria informar sobre la inconsistencia al remitente.

4 Separar original y copias según destinatarios

Cuando una comunicación oficial recibida está dirigida a uno o más servidores públicos o dependencias y el remitente entreguen las respectivas copias, de forma física, se procederá a su distribución. Para las comunicaciones oficiales dirigidas a uno o más servidores públicos o dependencias y el remitente entregue un solo original se procederá a escáner el documento y enviarlo mediante correo electrónico a los destinatarios.


No Aplica

5 Clasificar comunicaciones por dependencias

Clasifica las comunicaciones oficiales recibidas para cada dependencia de acuerdo con las rutas internas de distribución.


No Aplica

6 Realizar el reparto y entregar al área o persona destinataria

6. Imprime la planilla de control de entrega de comunicaciones oficiales para su distribución a las diferentes dependencias. Entrega al área responsable la comunicación oficial.


Planilla de control de entrega de comunicaciones oficiales. GDC-FT-002


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

7

Verificar, recepcionar y gestionar la comunicación por parte de las dependencias

7. Verifica que la comunicación oficial sea competencia de la dependencia y que los anexos estén completos. Cuando la comunicación oficial no es competencia del área, la devuelve al funcionario responsable de la distribución (radicador) a más tardar el día hábil siguiente de su recepción, quien re-direccionará al área competente realizando la respectiva modificación en el registro de control. En caso que no se encuentren completos los anexos se escribirá una observación en la planilla de control de entrega de comunicaciones oficiales, se firman y se recibe dicha documentación. Las dependencias registran en su control interno el recibo de la comunicación con el fin de realizar el reparto interno y controlar los tiempos de respuesta. ¿Se necesita proyectar respuesta? SI: Continuar con actividad 9 NO: Continuar con actividad 8

Responsable de cada dependencia Técnico en Gestión Documental

Planilla de control de comunicaciones de la dependencia. GDC-FT-003


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

8 Archivar documentación

Procede archivar en la respectiva serie o subserie documental teniendo en cuenta el procedimiento de “Organización de los Documentos en el Archivo de Gestión” y procede a registrar o informar, en el respectivo control de la entidad, que la comunicación oficial no requiere respuesta, como por ejemplo el caso de invitaciones y documentos informativos.


Planilla de control de entrega de comunicaciones oficiales. GDC-FT-002

9 Proyectar respuesta

Proyecta documento ya sea para dar respuesta a una comunicación oficial recibió en la entidad o para algún trámite institucional que se requiera con una entidad, organismo, persona natural o jurídica, en este caso se continua en la actividad 17. Se seguirán los siguientes pasos: a. Proyecta la comunicación oficial en el formato establecido, sin excepción. Cuando se está dando respuesta a una comunicación se debe citar el número de radicación de entrada en el asunto del documento de respuesta. b. Especifica el destinatario (nombre, entidad, dirección) c. Toda comunicación oficial debe ser radicada. Los consecutivos de radicación solicitados deberán utilizarse una vez el jefe de cada dependencia avale, previamente, la expedición de la comunicación.

Responsable de cada dependencia Técnico en Gestión Documental

Comunicación oficial enviada. GDC-FT-007 Comunicación interna. GDC-FT-008 Acta anulación de consecutivo único de radicación. GDC-FT-004


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

d. Para la anulación de los consecutivos de radicación se debe informar al líder de gestión documental quien elaborará el acta dejando constancia de la anulación. e. En ningún caso se podrá utilizar números consecutivos de radicación con uso diferente al registrado.

10 Aprobar respuesta La comunicación oficial se remite para visto bueno del director responsable de suscribirla, quien la revisará y solicitará los ajustes pertinentes al funcionario asignado para el trámite.

Director de la Dependencia

No Aplica

11 Registrar y radicar comunicaciones oficiales enviadas

COMUNICACIÓN OFICIAL ENVIADA Ingresa datos correspondientes en el control respectivo de la entidad como: a. Número de radicado asignado por el CNMH. b. Fecha del documento, que permita identificar fecha de expedición del mismo. c. Número radicado o referencia de la entidad que remite. d. Datos del remitente del documento. e. Asunto del documento y el número de folios. g. Nombre del usuario, sociedad o entidad a quien va dirigido el documento, dirección y teléfono cuando haya lugar.


Planilla de registro y radicación de comunicaciones oficiales enviadas e internas. GDC-FT-005


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

Una vez registrados los datos del remitente se procederá a realizar la radicación en la comunicación oficial. En caso que se presente algún tipo de faltante, en los anexos, se devuelve la comunicación a la dependencia para que se realice las correcciones correspondientes.

12

Entregar al operador logístico responsable de la entrega de las comunicaciones para su distribución

Entrega al responsable de Gestión Documental para su distribución teniendo en cuenta el tipo de envío: Todos los envíos fuera de Bogotá y envíos masivos dentro de Bogotá se registran en el aplicativo SIPOST para el posterior envío por el servicio de recolección. Los envíos de comunicaciones oficiales se registran en una planilla de control de entrega para ser enviadas por el servicio motorizado. De acuerdo con las necesidades del CNMH se realizarán entregas a través de los servicios de correo certificado y post-express.


Planilla SIPOST. EXT Planilla de control de entrega externa de Comunicaciones Oficiales. GDC-FT-006

13 Verificar y ajustar los documentos enviados

Revisa la documentación que está enviando y realiza los ajustes correspondientes para la entrega oficial al servicio postal.


No Aplica

14 Verificar el estado de Para el servicio de recolección se constata el estado de envío en el Técnico en Gestión Guía de correo


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

envío de las comunicaciones oficiales al destinatario

sistema SIPOST a través del número de orden de servicio. Para el servicio motorizado se recibe la comunicación oficial con la constancia de recibo por parte de la entidad competente, usuario o personal natural o jurídica, en caso de no ser entregada al destinatario, la persona encargada de distribución informa directamente al líder de Gestión Documental. En el caso del servicio certificado, se recibe la guía donde se verifica la entrega o no del documento. ¿La comunicación oficial es entregada? SI: Continuar con actividad 16 NO: Continuar con actividad 15

Documental certificado. EXT

15 Devolver las comunicaciones oficiales a la dependencia

Cuando la comunicación no es entregada al destinatario, se informa a la dependencia el motivo por el cual fue devuelta la comunicación para que realice las correcciones correspondientes y se devuelve a la actividad 7 del presente procedimiento.


No Aplica

16 Archivar comunicación oficial entregada con el recibido del destinatario

Las comunicaciones oficiales entregadas con el recibido, se incorporan en la respectiva serie o subserie documental teniendo en cuenta el “procedimiento de Organización de Documentos en el Archivo de

Responsable de cada dependencia

No Aplica


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

Gestión”.

17 Proyectar comunicación interna

COMUNICACIÓN INTERNA Proyecta documento ya sea para dar respuesta a una comunicación remitida por una dependencia o para algún trámite interno institucional que se requiera, para lo cual se seguirán los siguientes pasos: a. Proyecta la comunicación en el formato de memorando establecido, sin excepción, en original y copia. Cuando se está dando respuesta a una comunicación se debe citar el número de radicación asignado en el asunto de respuesta. b. Especifica el destinatario (nombre y dependencia) y el asunto. c. Radica la comunicación interna.


Comunicación Interna. GDC-FT-008

18 Aprobar respuesta En caso de que la comunicación interna deba ser remitida para visto bueno de quien la suscribe, se entrega para su revisión y ajustes.

Director, Asesor o Servidor Público

No Aplica

19 Entregar comunicación interna a la dependencia correspondiente

El responsable de entregar la comunicación deja constancia de recibo en la copia y en la planilla de control de comunicaciones de la dependencia. Igualmente la dependencia receptora deja constancia de recibido en la planilla.


Planilla de control de comunicaciones de la dependencia. GDC-FT-003


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


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9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

3 Registrar y radicar comunicaciones oficiales recibidas

Verifica que la comunicación oficial recibida cumpla con todos los requisitos establecidos en el procedimiento.

Cada vez que se reciba una comunicación oficial para registrar y radicar

Técnico de Gestión Documental

Planilla de registro y radicación de comunicaciones oficiales recibidas. GDC-FT-001

11 Registrar y radicar comunicaciones oficiales enviadas

Verifica que la comunicación oficial enviada cumpla con todos los requisitos establecidos en el procedimiento.

Cada vez que se reciba una comunicación oficial para registrar y radicar

Técnico de Gestión Documental

Planilla de registro y radicación de comunicaciones oficiales enviadas e internas. GDC-FT-005

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


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12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Elaboración del documento primera versión DD/MM/AAAA 001


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PÁGINA: 1 de 9


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Actualizar el instrumento archivístico fundamental Tabla de Retención Documental – TRD para la normalización de la Gestión Documental, la organización de series y subseries documentales y la institucionalización del ciclo vital de los documentos del CNMH, enmarcado en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo y en las políticas dictadas por el Gobierno Nacional.

2. ALCANCE

El presente procedimiento inicia desde la identificación de la necesidad de actualización de la TRD y finaliza con la actualización, aplicación e implementación, mediante acto administrativo.



4. DEFINICIONES

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continúa utilización y consulta administrativa. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo Asesor de la Alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

CÓDIGO GDC-PR-002 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, identificadas de forma separada por su contenido y sus características específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios documentos formando un expediente. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Fuente: Acuerdo 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación

5. NORMAS LEGALES

Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dictan la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Título V, Art. 24”.

Decreto 2578 de 2012: “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivo, se establece la Red Nacional de Archivo, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos de estado. art. 9 Parágrafo”.

Acuerdo AGN 04 de 2013: “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental.

Acuerdo AGN 039 de 2002: Consejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se fijan las políticas Documentales, se crea el Sistema de Archivo y regulan los Comités de Archivo”.


DOCUMENTAL


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Se debe conocer el Acto Administrativo de creación o reestructuración de la oficina para la cual se actualizará la TRD.

La TRD deben ser revisada y actualizada por cada dependencia cada vez que su estructura organizacional, procesos, procedimientos y funciones presenten cambios.

Los Jefes de las dependencias serán los responsables de solicitar la actualización de la TRD.

La aprobación de la actualización de TRD estará a cargo del Comité Interno de Archivo.

Tanto para la ordenación física como virtual de documentos, es necesario atender las series y subseries documentales definidas en la TRD. Los servidores públicos deberán crear en los equipos de cómputo, carpetas electrónicas identificando cada una de las series, subseries que se registran en la TRD.

Los servidores públicos tienen la obligación de aplicar la TRD.

El líder de Gestión Documental capacitará a todos los servidores públicos de la entidad, para la aplicación de las TRD.


DOCUMENTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Identificar la necesidad y solicitar la actualización de la TRD

Identifica la necesidad de actualización de la Tabla de Retención Documental de acuerdo con los cambios de la estructura organizacional, procesos, procedimientos y/o funciones. Solicita al líder de Gestión Documental, mediante comunicación interna, la necesidad de actualización de la TRD debidamente justificada.

Jefe de cada dependencia

Comunicación interna sobre actualización de TRD. GDC-FT-008

2 Recolectar y analizar información

Recolecta y analiza la información necesaria para la actualización de la TRD, tales como actos administrativos que modifican la estructura organizacional, procesos, procedimientos y/o funciones, identificación de supresión o creación de series, subseries y tipos documentales.


No Aplica

3 Actualizar TRD Ajusta las series, subseries y tipos documentales, revisando o realizando la valoración primaria y secundaria (conservación total, selección, eliminación).


Tabla de Retención Documental actualizada. GDC-FT-009


DOCUMENTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


4 Presentar la TRD a productores documentales

Cita a reunión al productor documental de la respectiva dependencia con el fin de obtener un aval de la TRD actualizada. ¿Tabla de Retención Documental avalada por el productor documental? SI: Continuar con actividad 5 No: Continuar con actividad 2

Profesional Especializado en Gestión Documental Productor Documental

No Aplica

5 Presentar y Aprobar la actualización de TRD

Presenta la actualización de TRD, ante el Comité Interno de Archivo para su aprobación mediante acta. ¿Aprobación de TRD por parte del Comité? SI: Continuar con actividad 6 NO: Continuar con actividad 2

Profesional Especializado en Gestión Documental Comité Interno de Archivo

Tabla de Retención Documental -TRD firmada y aprobada. GDC-FT-009 Acta del Comité Interno de Archivo. SIP-FT-001

6 Informar al Archivo General de la Nación - AGN sobre la actualización de TRD

Envía comunicación oficial dirigida al AGN informando actualización de la TRD, anexando el respectivo ajuste.

Director General Comunicación oficial enviada informando la


DOCUMENTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


actualización de la TRD. GDC-FT-007

7 Divulgar la actualización de la TRD

Da a conocer, a los servidores públicos de la dependencia, la actualización de la TRD.


No Aplica


DOCUMENTAL


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


DOCUMENTAL


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5 Presentar y Aprobar la actualización de TRD

Presenta la actualización de TRD ante el Comité Interno de Archivo para su aprobación mediante acta.

Cada vez que se presente una solicitud de actualización de la TRD

Comité Interno de Archivo

Acta del Comité Interno de Archivo aprobando la TRD

TRD firmada y

aprobada


Tabla de Retención Documental del Centro Nacional de Memoria Histórica.

Mini/Manual N° 4. Tablas de Retención y Transferencias Documentales, Archivo General de la Nación, 2001.

Guía de implementación de un Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación, 2006.

11. ANEXOS

No Aplica


DOCUMENTAL


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VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO

DE GESTIÓN PÁGINA: 1 de 12


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la identificación y agrupación de los documentos producidos o recibidos por la entidad de acuerdo con las series y subseries documentales contenidos en la Tabla de Retención Documental –TRD para organizar los documentos siguiendo la secuencia en la que se originó el trámite, respetando el orden original, con el fin que se conserven y puedan ser consultados de forma oportuna por la Entidad en la toma de decisiones.

2. ALCANCE

Desde recibir y/o producir e Identificar los documentos de Archivo de Gestión hasta la elaboración del Inventario Único Documental, verificando la correcta organización de series y subseries contenidas en la Tabla de Retención Documental.



4. DEFINICIONES

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y de talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos indicados. CARPETA: Carpeta con la que se resguardan los documentos para su conservación. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL

ARCHIVO DE GESTIÓN


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4. DEFINICIONES

DEPURACIÓN: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. FOLIAR: Acción de numerar hojas. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada por su contenido y sus características específicas. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Fuente: Acuerdo No. 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (Glosario).


ARCHIVO DE GESTIÓN


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5. NORMAS LEGALES

Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 4°. Título IV. Administración de archivos. Titulo V. Gestión de documentos. Título VI. Acceso y consulta de documentos. Título VII. Salida de documentos”.

Decreto 2609 de 2012: “Por el cual se reglamenta al título 5 de la Ley 594 de 2004, parcialmente los artículos 58, 59 de la Ley 1439 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del estado”.

Acuerdo AGN 042 de 2002: “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental”.

Acuerdo AGN 05 de 2013: “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación, y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.


ARCHIVO DE GESTIÓN


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La Dirección Administrativa – Gestión Documental - prestará la asesoría técnica a las dependencias para la aplicación del presente procedimiento.

Las solicitudes de la aplicación de la Tabla de Retención Documental, instrumento archivístico base de la organización de los documentos, deberán realizarse de forma escrita y se dejarán los soportes correspondientes de esta asesoría.

La organización de los archivos comprende actividades como identificación, clasificación, ordenación, foliación y descripción.

Los responsables de los Archivos de Gestión en las dependencias, deben clasificar los documentos que generan o reciben en virtud de sus funciones, procesos y procedimientos, para ello se debe consultar la Tabla de Retención Documental – TRD.

En caso de identificar documentos con deterioro (contaminación biológica), estos deberán aislarse y tomar las medidas pertinentes establecidos por el Archivo General de la Nación. En ningún caso se manipularan documentos contaminados sin la debida protección.

Las unidades de conservación que se usarán para la correcta identificación y conservación de los documentos serán las carpetas, cajas y demás implementos diseñados y aprobados por el líder de Gestión Documental en el CNMH.

Los documentos de apoyo o de consulta no son documentos de archivo por lo tanto no se encuentran relacionados en la Tabla de Retención Documental. En caso de requerirse la destrucción física de estos documentos, se deberá elaborar el acta de eliminación, suscrita por el jefe de la dependencia.

Cada vez que se realice una solicitud de unidades de conservación (cajas, carpetas, ganchos, etc.) a Gestión Documental, se debe enviar un correo electrónico al líder de la dependencia para su posterior suministro.

En cumplimiento con la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, cuando un funcionario o contratista se desvincule de la entidad deberá elaborar y presentar un inventario documental de la documentación a su cargo.

Los contratistas o funcionarios de la entidad deben entregar los documentos a los supervisores o interventores o jefe de dependencia quienes expedirán el paz y salvo, el cual se debe entregar a Gestión Documental para dar VoBo y archivarlo en el respectivo expediente, de acuerdo con la guía GDC-GU-006 Guía Entrega de Documentos por parte de los Servidores Públicos del CNMH.

Para los expedientes de Historias Laborales, es necesario realizar la hoja de control, la cual debe relacionar uno a uno los tipos documentales que ésta contiene.

Las carpetas deben contener como máximo 200 folios, acorde con la capacidad del sujetador garantizando su adherencia y adecuada conservación y manipulación. Si el expediente es mayor a este número se dividirá en el número de carpetas que sea necesario y a cada una se le asignará el consecutivo que corresponda por ejemplo 1 de 2, 2 de 2.


ARCHIVO DE GESTIÓN


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Los funcionarios de las dependencias productoras de documentos deben actualizar periódicamente sus inventarios documentales.

Se deben aplicar medidas de conservación preventiva en las unidades de conservación y documentos como retirar el polvo y elementos metálicos, desdoblar pliegues y dobleces, reemplazar las unidades de conservación por las autorizadas por el CNMH.

Todos los documentos producidos por la supervisión e intervención en la ejecución de un contrato, deberán ser parte integral del expediente contractual respectivo.

Los documentos en fax deberán ser fotocopiados toda vez que la información contenida en este tipo de papel se borra con el tiempo.


ARCHIVO DE GESTIÓN


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Recibir y/o producir e Identificar los documentos

Recibe y/o produce documentos en cumplimiento de las funciones e identifica que lo recibido sea competencia de la dependencia, verificando que sean documentos de archivo o de apoyo. Para el caso de las sedes regionales, la documentación será remitida a la Dirección de Acuerdos de la Verdad de Bogotá, teniendo en cuenta la guía GDC-GU-004 Remisión e Incorporación de Documentación a Expedientes Físicos de Certificación de Contribución a la Verdad, diligenciando la respectivo planilla de remisión de documentos de cada sede regional GDC-FT-016

Funcionario responsable de cada dependencia

Planilla de remisión de documentos de cada Sede Regional GDC-FT-016

2 Clasificar la documentación en series y subseries

Clasifica la serie o subserie a la cual pertenece y se procede a conformar unidades documentales (expedientes).


No Aplica

3

Abrir o actualizar el expediente correspondiente a la serie o subserie documental

Verifica en el inventario documental de la dependencia, la existencia o no de una unidad de conservación, cuando no existe expediente se debe realizar la apertura de la unidad de conservación (carpeta) de la serie o subserie, con el documento que da inicio a este trámite.


No Aplica


ARCHIVO DE GESTIÓN


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Cuando existe el expediente, se localiza en el archivo de gestión y se incorporan los documentos atendiendo el trámite y el principio de orden original.

4 Depurar los documentos

Separa fotocopias, duplicados idénticos, hojas en blanco, formatos no diligenciados, y en general todos aquellos documentos de apoyo.


No Aplica

5 Identificar y marcar la carpeta para ordenar los documentos

Identifica y marca las unidades de conservación, en caso de abrir una nueva carpeta con base en las series y subseries documentales contenidas en la TRD se debe hacer en forma clara diligenciando los espacios contenidos en el rótulo de la carpeta. La ubicación física y electrónica de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.


No Aplica


ARCHIVO DE GESTIÓN


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


La ordenación de los documentos contractuales se realizará de acuerdo con la guía GDC-GU-003 Conformación de Expedientes Contractuales, las demás series y subseries documentales se ordenarán teniendo en cuenta la guía GDC-GU-005 para la Ordenación de los Expedientes Físicos.

6

Foliar la documentación verificando que la numeración corresponda con el orden original y diligenciar hoja de control

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Efectúa foliación de los documentos por su cara recta, en la parte superior derecha del folio, utilizando lápiz de mina negra, tipo HB o B y/o bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble. Antes de foliar es necesario revisar que los documentos sean los definitivos y que estén debidamente firmados, para lo cual se hace necesario retirar borradores, copias o fotocopias. A medida que se van incorporando los documentos se va diligenciando la hoja de control de cada expediente las cual se integra al final del expediente.


Hoja de Control. GDC- FT-017


ARCHIVO DE GESTIÓN


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


7 Almacenar la documentación

Almacena las carpetas debidamente organizadas en el mobiliario y en las cajas de archivo aprobadas por el CNMH. Las cajas deben tener debidamente identificado el rotulo.


No Aplica

8 Elaborar el Inventario Único Documental

Diligencia el Formato Único de Inventario Documental, para las series y subseries documentales.


Inventario Único Documental - FUID. GDC-FT-010

9 Verificar la correcta organización de los Archivos de Gestión

Verifica en las dependencias del CNMH que la organización de los archivos corresponda a las series y subseries documentales contenidas en la TRD aplicando el presente procedimiento.


Acta de reunión verificando la organización de Archivo de Gestión. SIP-FT-001


ARCHIVO DE GESTIÓN


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


ARCHIVO DE GESTIÓN


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3

Abrir y/o incorporar documentos en el expediente correspondiente a la serie o subserie documental

Verifica que los expedientes correspondan a las series y subseries contenidas en la TRD de la dependencia respectiva.

Cada vez que se requiere abrir y/o incorporar documentos en el expediente


No Aplica


GDC-GU-003 Guía Conformación de Expedientes Contractuales

GDC-GU-004 Guía Remisión e Incorporación de Documentación a Expedientes Físicos de Certificación de Contribución a la Verdad

GDC-GU-005 Guía Ordenación de los Expedientes Físicos

GDC-GU-006 Guía Entrega de Documentos por parte de los Servidores Públicos del CNMH

Guía de implementación de un Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación, 2006.

11. ANEXOS

No Aplica






ARCHIVO DE GESTIÓN


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VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PÁGINA: 1 de 14


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Garantizar la correcta transferencia de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, de conformidad con los plazos establecidos en la Tabla de Retención Documental -TRD, que garantice la conservación y la disponibilidad de la información de manera rápida y oportuna en todos los procesos del Centro Nacional de Memoria Histórica –CNMH, bajo los lineamientos establecidos por la normatividad archivística vigente.

2. ALCANCE

Inicia con la elaboración del cronograma de transferencias primarias y finaliza con el cumplimiento a la disposición final de series y subseries documentales.



4. DEFINICIONES

ARCHIVO: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma, y soporte materia, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO CENTRAL(semi- activo, intermedio: Unidad administrativa que coordina el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS: Programación que elabora el Archivo Central, para que las dependencias tengan claro las fechas en que se deben entregar los Archivos de Gestión. DEPURACIÓN: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película microfilm, y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID): Formato utilizado para diligenciar las transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central) y las transferencias secundarias (del Central al Histórico).

PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES CÓDIGO GDC-PR-004 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros. SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y características específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL- TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las Tablas de Retención Documental y de Valoración documental vigentes. TRANSFERENCIA PRIMARIA: Remisión de documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central. TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo General de la Nación UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, una carpeta, o un tomo. Fuente: Acuerdo 027 del 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (Glosario)


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5. NORMAS LEGALES

Ley 594 de 2000: “Por medio del cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 4803 de 2011: “Por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica”.

Decreto 1515 del 19 de Julio de 2013: “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo AGN 08 de octubre 18 de 1995: “Por el cual se reglamenta la transferencia histórica de los organismos del orden nacional, ordenada por el decreto 1382 de 1995”.

Acuerdo AGN 042 de 2002: “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 20002”.

Acuerdo AGN 039 de 2002: Consejo Directivo del Archivo General de la Nación “Por el cual se fijan las políticas Documentales, se crea el Sistema de Archivo y regulan los Comités de Archivo”.


Todas las dependencias deberán transferir al Archivo Central aquellas series o subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la Tabla de Retención Documental aprobada.

Las transferencias primarias de las series o subseries de tipo administrativo serán entregadas a la Dirección Administrativa y Financiera – Gestión Documental.

Las transferencias primarias de las series o subseries de tipo misional serán transferidas a la Dirección de Archivo de Derechos Humanos.

De conformidad con la Tabla de Retención Documental, cuando ello aplique, los documentos que son susceptibles de ser transferidos, deben haber cumplido en su totalidad el trámite respectivo, estar fallados, liquidados, cerrados y/o se haya ordenado o decretado su archivo y haber cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión.

Deberán transferirse las series y subseries completas con sus tipos documentales ordenados, teniendo en cuenta el procedimiento de GDC-PR-003 “Organización de Documentos en el Archivo de Gestión”, depurados, foliados e inventariados.

Toda transferencia deberá ir acompañada del Inventario Único Documental.

Para todos los efectos la ordenación de la documentación se realiza de acuerdo con la guía GDC-GU-005 Ordenación de los Expedientes Físicos, se


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aplicarán los principios archivísticos, orden original y principio de procedencia.

Los documentos de apoyo no son objeto de transferencias documentales.

Todas las dependencias deberán cumplir con las fechas estipuladas en el cronograma de transferencias documentales. Cuando se presenten series y subseries documentales que se eliminen en los Archivos de Gestión según la Tabla de Retención Documental se deben seguir los lineamientos dados en la Guía GDC-GU-002 Disposición Final de Documentos.

La documentación contenida en cajas referencia X200, debe ser ubicada en el lugar disponible del Archivo Central, la cual se le asigna la ubicación topográfica, que consiste en registrar en la base de datos y en el inventario documental el lugar exacto en donde quedó ubicada la documentación: zona del Archivo Central, el carro, cara, cuerpo, entrepaño y caja, con el fin de proceder a su posterior localización, para que la consulta sea ágil, eficiente, oportuna y de calidad para los usuarios internos y externos.

Los Servidores Públicos del Archivo Central del CNMH, son responsables por la organización, consulta, conservación, custodia de los documentos y de la restricción de acceso a los archivos que tengan reserva legal y confidencialidad.

En el Archivo Central se deben desarrollar jornadas de limpieza y desinfección para la documentación e instalaciones físicas.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1

Elaborar cronograma de transferencias documentales

Elabora el cronograma de transferencias documentales de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de cada dependencia. Se define la fecha de la transferencia primaria (Archivo de Gestión al Archivo Central).


Cronograma de transferencia documental. GDC-FT-011

2

Notificar a productores documentales el cronograma de transferencias documentales

Informa mediante comunicación interna a las dependencias, las fechas en las que deberán efectuar la transferencia documental primaria. Estas fechas deberán ser cumplidas por las dependencias responsables.


Comunicación interna notificando el cronograma de transferencias documentales. GDC-FT-008

3

Identificar la documentación susceptible a transferir de acuerdo con la TRD

Identifica las series y subseries documentales que han cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión establecido en la Tabla de Retención Documental y que deben ser transferidas al Archivo Central. Las series y subseries documentales que se deban eliminar en las dependencias del Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH que han perdido sus valores primarios (administrativo, legal, jurídico, contable, fiscal y técnico) y que no tienen valores secundarios (históricos), según lo establecido en la TRD, se aplicará los lineamientos establecidos en la guía GDC-GU-001. Eliminación de la documentación.

Funcionario responsable por cada dependencia

No Aplica


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


4 Identificar las unidades de conservación

Numera las carpetas de (1) hasta (n) según la cantidad que se vaya a transferir de cada serie o subserie documental en orden secuencial y diligencia la información faltante en el rotulo pre-impreso en las unidades de conservación.


No Aplica

5 Ubicar las capetas en cajas

Ubica las carpetas en las cajas de archivo referencia X-200 de izquierda a derecha.


No Aplica

6 Elaborar el Inventario Documental

Relaciona uno a uno los expedientes a transferir en el Inventario Único Documental diligenciando la totalidad de los campos. Este se elabora en forma digital y se imprime. Confronta la documentación a transferir contra el Formato Único de Inventario Documental diligenciado, lo presenta ante el Jefe de la Dependencia para su visto bueno, quien aprobará la transferencia al Archivo Central.


Inventario Único Documental. GDC-FT-010

7 Aprobar el Inventario Documental

Aprueba el inventario documental para la transferencia primaria mediante acta de aprobación, firmado por el Jefe de la Dependencia.

Jefe de la dependencia

Acta de reunión aprobando el Inventario Único Documental. SIP-FT-001

8 Realizar la transferencia física al

Entrega personalmente uno a uno los expedientes a transferir en la sede del Archivo Central, de acuerdo con las fechas


Comunicación interna remitiendo


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Archivo Central establecidas en el cronograma de transferencias, mediante comunicación interna. El encargado de recibir la transferencia primaria verifica la información contenida en el Formato Único de Inventario Documental -FUID tanto impreso como en medio magnético, sea igual. Luego se procede a verificar el contenido de las cajas según el FUID, en el evento que la documentación presente alguna inconsistencia, el Archivo Central devuelve la totalidad de la transferencia para que se realicen los ajustes correspondientes, acordando una nueva fecha para la transferencia.


la transferencia física al Archivo Central. GDC-FT-008

9 Clasificar e identificar unidades documentales transferidas

Clasifica e identifica las unidades documentales transferidas, de acuerdo con el principio de procedencia, y la agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la Entidad.

Profesional Especializado en Gestión Documental Técnico en Gestión Documental

No Aplica

10 Asignar ubicación topográfica

Identifica espacios físicos para la asignación topográfica de la documentación, registra en la unidad de conservación los datos del número topográfico con el fin de ubicar y recuperar la unidad de conservación en el depósito y mobiliario del archivo.


No Aplica

11 Ubicar las unidades de conservación en el mobiliario de archivo

Procede a ubicar la documentación en los espacios identificados en el mobiliario de archivo de acuerdo con el número topográfico, de izquierda a derecha.


No Aplica

12 Registrar y actualizar el Inventario Documental

Registra y actualiza la base de datos del Formato Único de Inventario Documental para recuperación y consulta de los


Inventario Único Documental del


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


documentos. Archivo Central registrado y actualizado en la base de datos. GDC-FT-010

13

Confrontar la ubicación topográfica de los documentos contra la base datos

Confronta que la ubicación física de los documentos sea la consignada en la base de datos. En caso de presentarse inconsistencias se realiza la respectiva corrección.


No Aplica

14

Suscribir acta de transferencia documental entre las partes

Suscribir el acta de entrega y recibo de los expedientes mediante acta de transferencia documental suscrita por los respectivos funcionarios, identificando el lugar y fecha en que se realiza, la relación general de la documentación transferida, así como los nombres y cargos de quienes participaron en la entrega y recibo. El FUID formará parte integral del acta de transferencia documental. Entrega a la dependencia que realizó la transferencia, copia del formato Único de Inventario Documental y copia del acta de transferencia documental debidamente suscrita.


Acta de transferencia documental. GDC-FT-012

15 Ingresar información a la base de datos

Ingresa a la base de datos de inventario de Archivo Central, la información correspondiente a la transferencia.


No Aplica


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


16 Archivar soportes de transferencia documental primaria

Archiva los soportes de la transferencia primaria en la serie documental establecida en la TRD.


No Aplica

17

Realizar seguimiento al cumplimiento del cronograma de transferencias documentales

Efectúa seguimiento al envío oportuno de los archivos según cronograma de transferencias. Cuando se presente incumplimiento se debe informar mediante comunicación interna al jefe de la dependencia. En caso de no obtener respuesta se envía reporte a la oficina Asesora de Control Interno para su conocimiento y fines pertinentes.


Comunicación interna informando el cumplimiento del cronograma de transferencias. GDC-FT-008

18

Identificar documentación que ha cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central

Identifica aquellas series y subseries documentales que han cumplido el tiempo de retención para proceder a la aplicación de la disposición final de acuerdo con la TRD.


No Aplica

19

Dar cumplimiento a la disposición final de series y subseries documentales

Procede a aplicar la disposición final (conservación total, selección y eliminación), de acuerdo con lo establecido en la TRD, bajo los lineamientos de la Guía GDC-GU-002 Disposición Final de Documentos. Para las series y subseries documentales que sean de conservación total se procederá de conformidad con el protocolo establecido por el Archivo General de la Nación, Decreto 1515 del 19 de Julio de 2013. Para las series y subseries documentales cuya disposición final es

Profesional Especializado en Gestión Documental Técnico en Gestión Documental Auxiliar en Gestión Documental

Inventario Único Documental. GDC-FT-010 Acta de eliminación de documentos. GDC-FT-013 Acta de transferencia


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


la selección, se aplicará el muestreo especificado en la columna “procedimiento” en la Tabla de Retención Documental. Para aquellas series y subseries documentales que se deban migrar a un medio tecnológico (microfilmación y digitalización) se deberá proceder de conformidad y con el apoyo del proceso de Tecnología.

documental. GDC-FT-012 Acta inicial de microfilmación. EXT Acta final de microfilmación. EXT Certificación de la digitalización. EXT


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


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8 Realizar la transferencia al Archivo Central

Realiza el cotejo de cada uno de los expedientes a transferir de acuerdo con el Formato Único de Inventario Documental-FUID.

Cada vez que se realice la transferencia documental


Inventario Único

Documental.

GDC-FT-010

Acta de

Transferencia

Documental.

GDC-FT-012

19

Dar cumplimiento a la disposición final de series y subseries documentales

Verifica y procede al cumplimiento de las actividades para la disposición final.

Anualmente Profesional Especializado en Gestión Documental

Inventario Único

Documental.

GDC-FT-010

Acta de eliminación documental. GDC-FT-013 Acta de Transferencia Documental. GDC-FT-012 Acta inicial de


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microfilmación. EXT Acta final de microfilmación. EXT Certificación de la digitalización. EXT


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GDC-GU-001. Eliminación de la documentación

GDC-GU-002. Disposición Final de Documentos

GDC-GU-005. Ordenación de los Expedientes Físicos

Guía de digitalización con fines probatorios del Archivo General de la Nación. EXT

Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al Archivo General. EXT

Guía de microfilmación de documentos del Archivo General de la Nación. EXT

Instituto Colombiano de Normas Técnicas, NTC 5238, Micrografía. Microfilmación de series. Procedimientos de Operación. EXT

11. ANEXOS

No Aplica





../../Guías/GDC-GU-001%20Eliminación%20de%20la%20Documentación.docx


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONSULTA Y PRÉSTAMO DE

DOCUMENTOS PÁGINA: 1 de 7


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Atender las necesidades de consulta y préstamo de documentos que requieran los funcionarios, contratistas y personas naturales y/o jurídica externas a la Entidad, poniendo a su disposición la documentación que administra el Archivo de Gestión y Central, bien sea con fines administrativos, académicos, judiciales, o de índole informativo y/o cultural, dando cumplimiento a las normas legales establecidas para tal fin.

2. ALCANCE

Inicia desde la presentación de la solicitud de consulta y préstamo y finaliza con la devolución de la documentación para ser incorporada en el depósito del archivo respectivo.



4. DEFINICIONES

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiera para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: Derecho de los usuarios a obtener copia de los documentos en los términos consagrados por la Ley. REGISTRO DE CONSULTAS: Mecanismos de control para llevar estadísticas de las consultas que se atiende diariamente en los diferentes archivos (Gestión, Central e Histórico).


DOCUMENTOS


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4. DEFINICIONES

REGISTRO DE PRÉSTAMO: Mecanismos de control para llevar estadísticas de los préstamos que se realicen diariamente en los diferentes archivos (Gestión, Central e Histórico). Fuente: Acuerdo 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación (glosario)

5. NORMAS LEGALES

Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo AGN 038 de 2002: “Por el cual se establece la responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos”.

Ley 57 de 1985. Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. Artículo 13 del Código Penal. “La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición”.


En el momento de la devolución de la documentación solicitada en préstamo o consulta, el responsable verificará que la documentación se encuentra en el estado que inicialmente se prestó. Los daños causados a los documentos prestados deben ser atribuidos al usuario solicitante. Por ningún motivo el usuario de la documentación podrá incorporar o retirar documentos al expediente y tampoco deberá alterar el orden de los documentos.

Los responsables de los Archivos de Gestión y Central revisarán que la documentación no esté sometida a reserva o restricción para su acceso. De tener esta limitante se informará al usuario que la documentación requerida presenta la restricción.

La persona responsable de solicitar el préstamo o consulta de la documentación, será responsable de entregarla, no es permitido que éste a su vez preste la documentación a otro funcionario sin dar aviso o entrega oficial al responsable de los Archivos Gestión y Central, respectivamente.

Cuando el solicitante sea una persona natural o jurídica externa a la Entidad, se le solicitará diligenciar el formato y la presentación de un documento de identidad.

En caso que el solicitante sea un funcionario o contratista, será necesario contar con el VoBo, en el formato de solicitud, del jefe de la dependencia.

El horario de atención para consulta y préstamo de documentos, será en la jornada laboral definida por el CNMH (8:00am -12:30m; 1:30pm – 5:00pm).

Los documentos solicitados para consulta y préstamo no podrán ser retirados de las instalaciones del CNMH.

Ningún usuario tendrá acceso directo a los depósitos donde se custodie la documentación.

Toda persona, entes de control, Servidores Públicos del CNMH, tienen derecho a consultar los documentos que reposan en la oficina pública, siempre que dichos documentos no tengan carácter confidencial o reservado conforme a la Constitución, Leyes vigentes y disposiciones del CNMH.


DOCUMENTOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Solicitar el servicio de consulta y préstamo de documentos

Solicita en las instalaciones de los Archivo de Gestión y Central, el servicio de consulta y préstamo de documentos a través de comunicación interna para ser entregado al Administrador del Archivo correspondiente. Verifica que la información aportada por el usuario sea suficiente para iniciar la búsqueda de los documentos en el archivo. De no ser suficientes los datos, se le informa al usuario para que estos sean complementados.

Funcionarios, contratistas, Persona Natural o Jurídica Funcionarios Asignados del Archivo en cada Dependencia

Comunicación interna solicitando la consulta y préstamo de documentos. GDC-FT-008 Planilla de consulta y préstamos de documentos. GDC-FT-014

2 Consultar y buscar la documentación

Consulta la documentación requerida en las respectivas bases de datos para la ubicación física. Retira los documentos de los depósitos, colocando una “Tarjeta Afuera” hasta el momento de su devolución.

Funcionarios Asignados del Archivo en cada Dependencia

Tarjeta Afuera. GDC-FT-015

3 Registrar la identificación de la documentación

Registra fecha del préstamo, identificación completa del documento, número de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término para su devolución.


Planilla de consulta y préstamos de documentos. GDC-FT-014


DOCUMENTOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


4 Entregar documentación

Entrega la documentación, en las instalaciones del Archivo que esté disponible para consulta o préstamo, de lo contrario orienta al usuario sobre posibles fuentes donde se puede ubicar la información solicitada. El usuario solicitante firma los registros de préstamo y consulta evidenciando el recibo de la documentación. Entrega fotocopias cuando las circunstancias lo justifiquen, propendiendo por la conservación de la documentación.


Planilla de consulta y préstamos de documentos. GDC-FT-014

5 Verificar documentación devuelta

Revisa que la información consultada o prestada se encuentre en las condiciones físicas en que se hayan entregado. En caso que la documentación presente daños, el responsable informará al jefe inmediato y a la oficina de control interno para que tome las medidas necesarias. ¿Documentación es devuelta a tiempo? SI: Continuar con actividad 7 NO: Continuar con actividad 6


Comunicación interna informando el daño causado a los documentos por préstamo o consulta. GDC-FT-008

6 Solicitar por escrito la devolución de los documentos

Solicita por escrito la devolución de documentos prestados una vez cumplido el tiempo establecido para la entrega.


Comunicación interna solicitando la devolución de los documentos. GDC-FT-008


DOCUMENTOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


7 Incorporar documentos en el depósito

Incorpora documentos devueltos en los depósitos asignados y retira “tarjeta de afuera”, diligenciando el campo de fecha de devolución.


Tarjeta Afuera. GDC-FT-015


DOCUMENTOS


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


DOCUMENTOS


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5 Verificar documentación devuelta

Verifica el estado de la documentación devuelta. Cada vez que se realice la devolución de la documentación

Funcionarios asignados del Archivo en cada Dependencia

Comunicación

interna

informando el

daño causado a

los documentos

por préstamo o

consulta.

GDC-FT-008


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica





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