MANUAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD MUNICIPAL SCM...

MANUAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD MUNICIPAL

SCM 2009 v.1.0

AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN

H. CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN

ÍNDICE

ÍNDICE .............................................................................................................................. 2 INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 4 1. SISTEMA DE CONTABILIDAD MUNICIPAL ................................................................ 5

1.1 Requerimientos de Hardware y Software del Sistema de Contabilidad ................... 5 1.1.2 El Sistema en un Equipo ...................................................................................... 5 1.1.3 Sistema en Red .................................................................................................... 5 1.2 El sistema de Contabilidad ...................................................................................... 6 1.2.1 Claves de Acceso al Sistema de Contabilidad. .................................................... 6 1.2.1.1 Como dar de alta una Usuario. .......................................................................... 6 1.2.2 Menús del Sistema de Contabilidad ..................................................................... 8 1.2.2.1 El Menú principal ............................................................................................... 8 1.2.2.2 Menú de Acceso Rápido ................................................................................. 14

MENÚ CATÁLOGOS ...................................................................................................... 16 2.1 Origen de Recurso ................................................................................................ 16 2.3 Catálogo de Tipo de Documentos Comprobatorios ............................................... 17 2.4 Catálogo de Tipo de Servicios a Proveedores ...................................................... 18 2.5 Catálogo de Proveedores ...................................................................................... 20

MENÚ DE OPERACIÓN ................................................................................................. 22 3.1 Presupuesto de Egresos ....................................................................................... 22 3.1.1 Unidades Responsables ..................................................................................... 23 3.1.2 Programa ............................................................................................................ 24 3.1.3 SubPrograma ..................................................................................................... 25 3.1.4 ¿Como presupuestar una partida? ..................................................................... 27 3.2 Transferencias de Egresos .................................................................................... 30 3.3 Presupuesto de Ingresos ....................................................................................... 35 3.4 Transferencias de Ingresos ................................................................................... 36 3.5 Pólizas ................................................................................................................... 39

MENÚ DE EDICIÓN ....................................................................................................... 43 MENÚ DE PARÁMETROS ............................................................................................. 44

5.1 Datos de la Entidad ............................................................................................... 44 MENÚ DE PROCESOS ESPECIALES ........................................................................... 47

6.1 Respaldo Local ...................................................................................................... 47 6.2 Respaldo de Información a Dispositivo Externo .................................................... 47 6.3 Cierre Mensual ...................................................................................................... 48

MENÚ DE REPORTES ................................................................................................... 50 7.1 Catálogos .............................................................................................................. 51 7.1.1 Origen de Recurso ............................................................................................. 52 7.1.2 Proveedores ....................................................................................................... 52 7.2 Presupuesto Ingresos ............................................................................................ 52 7.2.1 Prepuesto de Ingresos ....................................................................................... 53 7.2.2 Transferencias Ingresos: .................................................................................... 54

7.2.3 Transferencias Ingresos Anuales ....................................................................... 55 7.3 Presupuesto de Egresos ....................................................................................... 55

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7.3.1 Estructura ........................................................................................................... 56 7.3.2 General ............................................................................................................... 56 7.3.3 Por Unidad Programática Presupuestal ............................................................. 56 7.3.4 Por Unidad Responsable .................................................................................... 57 7.3.5 Por Programa ..................................................................................................... 58 7.3.6 Por SubPrograma ............................................................................................... 60 7.3.7 Transferencias Presupuestales .......................................................................... 62 7.3.8 Transferencias Presupuestales Anuales. ........................................................... 62 7.3.9 Analítico Subprograma y Partida ........................................................................ 63 7.4 Contabilidad .......................................................................................................... 66 7.4.1 Cuentas Contables, ............................................................................................ 66 7.4.2 Estado de Situación Financiera .......................................................................... 67 7.4.3 Anexo de cuentas ............................................................................................... 67 7.4.4 Estado de Situación Presupuestal, ..................................................................... 68 7.4.5 Balanza de Comprobación ................................................................................. 68 7.4.6 Relación de Pólizas ............................................................................................ 69 7.4.7 Analítico Mensual ............................................................................................... 70 7.4.8 Analítico Histórico .............................................................................................. 71 7.4.9 Analítico Mensual Por Origen de Recurso .......................................................... 72 7.4.10 Analítico Histórico Por Origen de Recurso ....................................................... 73 7.4.11 Estado de Origen y Aplicación de Recursos .................................................... 74 7.5 Especiales ............................................................................................................. 75

MENÚ AYUDA ................................................................................................................ 76

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INTRODUCCIÓN

En el estado de Michoacán, dentro de la Ley de Fiscalización Superior Del Estado De Michoacán.

En su Decreto 265, Capitulo Segundo. Se establece en el Artículo 6º La Auditoría, en uso de las

facultades y obligaciones que le establezca tanto la Constitución como las demás Leyes del

Estado de Michoacán, tendrá las atribuciones siguientes: Frac. VIII Las reglas técnicas de

instrucción, procedimientos, métodos y sistemas de contabilidad y de archivo de los libros y

documentos justificativos y comprobatorios del ingreso y del gasto público, así como todos

aquellos elementos de convicción que permitan las practicas idóneas de las auditorías, revisiones,

inspecciones, compulsas y confrontaciones que resulten.

Por lo que la Auditoria Superior de Michoacán ha diseñado una herramienta informática que

ayudará a una nueva manera de garantizar que los insumos que utilicemos durante el proceso

presupuestario y contable, sean adecuadamente procesados y que los resultados a los que

lleguemos, sean precisamente los que queremos, tanto en la cantidad como en la calidad que

demandan los ciudadanos. Tanto para el control interno que necesita el municipio, como para

desarrollo eficaz de las metas establecidas en sus planes.

El presente manual permitirá la fácil comprensión y manejo del sistema de contabilidad municipal,

detallando de cada paso a seguir en el orden a la presentación del mismo.

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1. SISTEMA DE CONTABILIDAD MUNICIPAL

1.1 Requerimientos de Hardware y Software del Sistema de Contabilidad

1.1.2 El Sistema en un Equipo

Requerimientos mínimos: Memoria RAM 128 MB

Disco Duro 40GB

Procesador Pentium o equivalente

Sistema Operativo Windows XP Professional

Conexión a Internet 256 Kbps

Requerimientos para un óptimo desempeño:

Memoria RAM 512 MB

Disco Duro 40GB

Procesador Pentium IV o equivalente

Sistema Operativo Windows XP Professional,

Windows Vista Home

Premium

Conexión a Internet 1 Mbps

1.1.3 Sistema en Red El sistema cuando sea configurado en Red es necesario a hacer lo siguiente:

• El equipo que funcione como servidor preferentemente debe tener como sistema operativo

uno propio de servidores como lo es Windows 2003 Server.

• El administrador de red, debe configurar en cada equipo el acceso a la máquina que

funcionará como servidor.

• En caso que no se tenga un sistema operativo propio de servidores, es decir, que se

cuente con Windows XP PRO o Windows Vista, será necesario que todos los equipos que

acceden al equipo que funja como servidor tengan el mismo sistema operativo.

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1.2 El sistema de Contabilidad

1.2.1 Claves de Acceso al Sistema de Contabilidad. El sistema cuenta con claves de seguridad para el control de acceso de los usuarios.

USUARIO CONTRASEÑA ACCESO

Admin Admin Acceso a todo el sistema de contabilidad y a

administrar las claves de acceso

Scm Scm Acceso a todo el sistema excepto a administrar

los usuarios y contraseñas del sistema.

Contralor Contralor Acceso solo a la emisión de reportes.

Capturista Capturista Acceso solo a las opciones de captura,

catálogos, pólizas, presupuestos.

Se recomienda que si usted es usuario único utilice solamente la clave de administrador, y lleve

un control de las contraseñas, debido a la seguridad que este sistema emplea puede perder la

información si no tiene un control de sus usuarios.

1.2.1.1 Como dar de alta una Usuario. Para dar de alta un usuario debe ingresar al sistema con el usuario: Admin.

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Dentro del menú principal seleccione la opción de Seguridad después seleccione la opción de

usuarios

Aparecerla la siguiente ventana, de un click Agregar Usuario

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Nombre.- Nombre del usuario

Apellido.- Apellido del usuario

Usuario.- nombre de acceso del usuario.

Dirección Email.- dirección de correo electrónico del municipio (la que se tiene registrada de

yahoo).

Nivel.- Seleccione el nivel de acceso del usuario.

Supervisor: Operador: Sin Acceso:

Grupo de usuario.- Seleccione el grupo de usuario al que corresponda.

Administradores: Capturistas: Consulta:

1.2.2 Menús del Sistema de Contabilidad

Al abrir el sistema presenta una pantalla donde se debe capturar el año de trabajo o ejercicio fiscal

que corresponde. Una vez capturado de un clic al botón OK (Alt+O).

Fig 1.1 Pantalla de Inicio

El sistema de Contabilidad Municipal tiene un Menú Principal y un Menú de Acceso Rápido, en el

Menú Principal el usuario puede navegar por medio del ratón o por teclado, presionando la tecla

Alt automáticamente se activa el menú principal y se puede navegar a través del uso de flechas de

desplazamiento, cuando se encuentre en la opción deseada puede dar enter sobre el comando

deseado, para tener acceso al menú principal o tradicional con una combinación de teclas, la letra

con la que se activan los comandos esta subrayada

1.2.2.1 El Menú principal

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El Menú Principal tiene se compone de:

• Catálogos: Esta sección del Menú tiene un Submenú con los comandos de: Origen de

Recurso, Tipos de Documentos Comprobatorios, Tipos de Servicios de Proveedores,

Proveedores, Cuentas Contables, Cuentas de Bancos, Configurar Impresora, Salir. Todos

los comandos se describen en la sección de Catálogos.

Fig 1.2 Menú Catálogos

• Operación. El submenú Operación tiene los comandos de: Presupuesto de Egresos, Transferencia de Egresos, Presupuesto de Ingresos,

Transferencias de Ingresos, Pólizas.

Fig 1.3 Menú Operación

• Edición. El Submenú Edición tiene los comandos de: Cortar, Copiar y Pegar.

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Fig 1.4 Menú Edición

10

• Parámetros: El Submenú Parámetros tiene los comandos de: Datos de la Entidad.

Fig 1.5 Menú Parámetros

• Procesos Especiales: El Submenú Parámetros tiene los comandos de: Cierre Mensual,

Cierre Anual.

Fig 1.6 Menú Procesos Especiales

• Reportes: El Submenú Reportes tiene los siguientes comandos:

Fig 1.7 Menú Reportes

o Catálogos. El Submenú Catálogos tiene los comandos de: Origen de Recurso,

Proveedores

Fig 1.8 Menú Reportes- Catálogos

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o Presupuesto de Ingresos. El Submenú Presupuesto de Ingresos tiene los

comandos de: Presupuesto de Ingresos, Transferencia de Ingresos por Periodo,

Transferencia de Ingresos Anuales.

Fig 1.9 Menú Reportes- Presupuesto de Ingresos

o Presupuesto de Egresos. El Submenú Presupuesto de Egresos tiene los

comandos de: General, Por Unidad Programática Presupuestal, Por Unidad

Responsable, Por Programa, Por Subprograma, Transferencias Presupuestales,

Transferencias Presupuestales Anuales.

Fig 1.10 Menú Reportes- Presupuesto de Egresos

o Contabilidad. El Submenú Contabilidad tiene los siguientes comandos: Cuentas

Contables, Estado de Situación Financiera, Anexo de Cuentas, Estado de Situación

Presupuestal, Balanza de Comprobación, Relación de Pólizas, Analíticos

Mensuales, Analíticos Históricos, Analíticos Mensuales por Origen de recurso,

12

Analíticos Históricos por Origen de Recurso y Estado de Origen y Aplicación de

Recursos.

Fig 1.11 Menú Reportes- Contabilidad

o Especiales. El Submenú Contabilidad tiene el siguiente comando: Declaración de

Proveedores

Fig 1.12 Menú Reportes- Especiales

• Ayuda: El Submenú Ayuda: muestra información del Sistema de Contabilidad Municipal.

Fig 1.13 Menú ayuda

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1.2.2.2 Menú de Acceso Rápido

Existe otro Menú el de Acceso Rápido, que se puede tener acceso solo por medio del ratón, al

posicionarnos sobre cada icono nos muestra cual es su comando a ejecutar, a continuación se

describe cada uno de ellos.

Fig 1.14 Menú Acceso Rápido 1ª Parte

Fig 1.15 Menú Acceso Rápido 2ª Parte

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MENÚ CATÁLOGOS

2.1 Origen de Recurso

El catalogo de Origen de Recurso se describe a continuación

Fig 2.1 Menú de Catálogos

En el Catalogo de Origen de Recurso muestra de donde se obtienen los recursos para

administración del Municipio, se pueden dar de alta dando un clic en el boton Insertar (Alt+I).

Fig 2.2 Menú de Catálogos

Para Modificar o Borrar los diferentes tipos de recursos que maneja la Administración Pública

Municipal, de un clic en el botón Modificar (Alt+M) o clic en boton Borrar (Alt+B).

16

Cuando se Inserta un Origen de Recurso, presione el botón Insertar (Alt+I), Capture:

Fig 2.3 Inserción de Origen de Recurso

• Referencia: Siglas o abreviaturas para identificar el Origen de Recurso

• Nombre Recurso: Nombre del Recurso

2.3 Catálogo de Tipo de Documentos Comprobatorios

Es un catálogo donde se pueden dar de alta todos los documentos para la comprobación y

justificación del gasto.

Fig 2.7 Catalogo de Tipos de Documento

Fig 2.4 Catalogo de Tipo de Documentos Comprobatorios

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Para Insertar un Tipo de Documento Comprobatorio deberá dar clic al botón de Insertar (Alt+I), y

abrirá una pantalla donde debe capturar los siguientes datos: • Referencia: Siglas o abreviaturas para identificar el tipo de documento.

• Documento: Nombre del documento.

• Lleva desglose de IVA: Seleccione SI o No según sea el caso.

Fig 2.5 Añadir Documento Comprobatorio

Para modificar el registro, presione el botón Editar (Alt+E) y corrija los datos.

Y si desea dar de baja seleccione cual es el registro que desea dar de baja y presione el botón

Borrar (Alt+B).

2.4 Catálogo de Tipo de Servicios a Proveedores

Dentro del sistema la administración municipal podrá llevar un mejor control de los servicios que

presenta el proveedor al municipio.

El sistema presenta ya un catálogo pero se podrán dar de Alta más Tipos de Servicio según sea

requerido. 18

Fig 2.6 Tipos de Servicio de Proveedores

Para Insertar nuevo Tipo de Servicio a Proveedores deberá dar clic al botón de Insertar (Alt+I), y

abrirá una pantalla donde debe capturar los siguientes datos:

Fig 2.7 Inserción de Tipos de Servicio de Proveedores

• Referencia : Siglas o abreviaturas para identificar el tipo de servicio

• Descripción Servicio: Nombre del servicio que presta el proveedor

Para modificar el, presione el botón Editar (Alt+E) y cambien los datos necesarios si lo desea. Y si

desea dar de baja seleccione el registro y presione el botón Borrar (Alt+B)

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2.5 Catálogo de Proveedores

El sistema proporcionará un catálogo de todos los proveedores que prestan sus servicios en el

municipio.

Fig 2.8 Catalogo de Proveedores

Para Insertar un proveedor, de clic en el botón Insertar (Alt+I) y capture los siguientes datos:

Fig 2.9 Ventana de inserción de registro de Proveedor

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• No. Id Fiscal, • No. Interior, • ID Proveedor;

• Tipo tercero, • Teléfono, • Razón social,

• % IVA, • código postal, • RFC.

• % Retención de IVA, • colonia, • CURP.

• % Retención • Localidad, • Servicio,

• ISR. Exento • Municipio, • Domicilio,

• Entidad Federativa, • No. Exterior,

Para modificar el registro, presione el botón Editar (Alt+E) y modifique los datos. Si desea dar de

baja seleccione cual es el registro que desea dar de baja y presione el botón Borrar (Alt+B).

2.6 Catálogo de Cuentas Contables

Aquí podrá Insertar (Alt+I), Borrar (Alt+B) y Modificar (Alt+M) de las cuentas contables, de

acuerdo a la estructura que el municipio requiera para su control.

Es importante señalar que deberá respetar la estructura básica del mismo para un correcto

funcionamiento del Sistema.

Fig. 2.10 Catalogo de Cuentas Contables

21

Para Insertar una cuenta contable, de un clic en el botón Insertar (Alt+I), capture la cuenta

contable que desee.

Fig. 2.11 Actualización de Cuentas Contables

El sistema utilizara 4 niveles que se muestran en la parte superior de la cuenta:

• Cuenta 1: Cuenta primer nivel. 2: Sub cuenta 3: Sub Sub cuenta y 4: Consecutivo.

• Nombre: Capture el nombre de la cuenta

• Tipo: Seleccione si la cuenta es Acumulativa o de detalle.

• Naturaleza: seleccione si es deudora o acreedora

En el caso de Insertar una cuenta contable que corresponda a bancos deberá capturar el Origen

del Recurso que manejará en la misma, como se muestra en la Figura 2.13, esta ventana aparece

al dar OK para Insertarla:

Fig. 2.12 Origen del Recurso

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• Id Banco: Lo asigna automáticamente el sistema

• Id. Origen de Recurso: Se debe seleccionar el Origen de Recurso que maneja en la

cuenta bancaria. Fig. 2.14

• Descripción: Describir el recurso a controlar.

• No. De Cuenta Bancaria: Proporcionar el número de la cuenta bancaria.

Fig. 2.13 Catalogo de Orígenes del Recurso

Para modificar la Cuenta Contable, presione botón Editar (Alt+E) y modifique los datos. Si desea

Eliminar seleccione cual es el registro que desea Borrar y presione el botón Borrar (Alt+B) No

eliminará cuentas con movimientos, ni tampoco eliminará cuentas de primer nivel.

2.7 Catálogo de Cuentas Bancarias Aquí se mostrarán las cuentas bancarias que utilizará durante el ejercicio fiscal, así como

el Tipo de Recurso que manejará en cada una de ellas, el cual se utilizara en la

elaboración de pólizas de egresos.

Fig. 2.14 Catalogo de Cuentas Bancarias

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2.8 Configurar Impresora A continuación, se incluyen los botones y otras opciones del cuadro de diálogo Imprimir:

• Nombre: En la lista, haga clic en una impresora que haya instalado y desee usar.

• Estado: Para la impresora seleccionada, se indica el estado, como inactiva, no disponible,

o el número de archivos antes de su trabajo de impresión.

• Tipo: Para la impresora seleccionada, se indica el tipo (por ejemplo, láser).

• Ubicación: Para la impresora seleccionada, se indica la ubicación o el puerto al que está

conectada.

• Comentario: Para la impresora seleccionada, se ofrece información adicional que pudiera

ser útil.

• Tamaño: Ajustar al tamaño del papel, en esta lista, haga clic en el tamaño de papel

necesario para la impresión del documento.

• Origen: Indica de que bandeja toma el papel la impresora

• Orientación: Vertical

• Aceptar: Haga clic en este botón para enviar el documento a la impresora.

• Cancelar: Haga clic en este botón para regresar al documento sin imprimirlo

Fig 2.15 Configurar impresión

21

MENÚ DE OPERACIÓN

Fig 3.1 Menú Operación

3.1 Presupuesto de Egresos En este momento el sistema abre la ventana donde nos muestra una viñeta con el concepto

Unidades Programáticas Presupuestales del Municipio.

Fig. 3.2 Presupuesto de Egresos

Para Insertar una unidad programática, seleccione la viñeta con el nombre de Unidades

Programáticas Presupuestales del Municipio, como se muestra en la Fig 3.2.


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Ya seleccionada, da un clic en el botón Insertar (Alt+I) que aparece en la parte inferior derecha de

la ventana y el sistema abrirá la ventana para Insertar el Catálogo de UPP`S(Fig. 3.3):

• Id UPP, lo dará el sistema, en forma consecutiva.

• Referencia: Siglas o abreviaturas de identificación de la unidad programática a presupuestar.

• Descripción. Aquí se capturará el nombre de la unidad programática a presupuestar.

• Al terminar este procedimiento de un clic al botón OK (Alt+O), así quedará dada de alta.

3.1.1 Unidades Responsables Después de Insertar la(s) Unidades Programáticas Presupuestales UPP(s), se Insertan las

Unidades Responsables que correspondan a dicha Unidad Programática Presupuestal. Para

Insertar seleccione la viñeta de la Unidad Programática Presupuestal, que aparece en la ventana.

Seleccionamos la Unidad Programática Presupuestal, damos un clic en el botón Insertar (Alt+I) y

automáticamente, nos despliega el botón con el nombre de Unidades Responsables de la UPP.

Fig 3.4 Presupuesto de Egresos Inserción de Unidades Responsables

Fig 3.5 Inserción de Unidades Responsables

Seleccionamos el recuadro, hacemos un clic, y nos desplegará la mascarilla de captura de la (UR) Unidad Responsable (Fig. 3.6).

• Id UPP: Es el número de identificación de la Unidad Programática, que el sistema lo da

automáticamente.

• Id UR: Es el número de identificación de la Unidad Responsable que el sistema lo da de

manera consecutiva.

• Código: Siglas o abreviaturas de la Unidad Responsable.

• Descripción: Es el nombre de la Unidad Responsable.

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Fig 3.6 Actualización de Unidad Responsable

3.1.2 Programa Una vez dada de alta la UPP (Unidad Programática Presupuestal) y la UR (Unidad Responsable),

se va a Insertar los programas que le corresponden a la Unidad Responsable que se Insertaron

anteriormente. Esto, de la siguiente manera:


Nos ubicamos en la Unidad Responsable y después clic en Insertar (Alt+I), aparece un botón con

el nombre Programas de la UR (Fig 3.7), se da clic y aparecerá una nueva ventana Fig 3.8.

24

Fig. 3.8 Actualización del Programa UR

En la ventana, el sistema ya muestra el número de la Id UPP, Id UR y del Programa, mismos que

el programa le asigna de forma consecutiva, ubicándose en el Campo del Programa le asignara el

Nombre del Programa, después se le indica en el siguiente campo si es de Ingresos o Egresos y

selecciona el correspondiente. De la misma forma se selecciona el Tipo de Programa, primero

dando un clic en el botón de la lupa para que muestre el catálogo correspondiente y seleccione la

opción deseada.

3.1.3 SubPrograma Y para dar de Alta los subprogramas nos ubicamos en el programa y de clic en Insertar (Alt+I),

aparecerá un botón con el nombre de SubProgramas (Fig. 3.9) se selecciona y aparecerá una

nueva ventana (Fig. 3.10).

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Fig. 3.9 Integrando SubProgramas

Fig. 3.10 Ventana para Agregar Subprogramas

Se debe capturar el:

• Código: Siglas o abreviatura del SubPrograma.

• SubPrograma: Es el nombre del Subprograma que se está Insertando.

• Justificación: Descripción del porque se creó ese SubPrograma.

Al terminar de capturar la información cuando se clic en OK aparecerá una nueva ventana

Fig.3.11, aquí solicita le indique al sistema que capítulos utilizara en el SubPrograma que se está

Insertando, seleccione el (los) capítulo(s) a utilizar, da clic en cada uno de ellos, y verifica que son

26

los correctos ahora si presiona clic en el botón OK (Alt+O) que aparece en esa ventana y

automáticamente, este detallará cada una de las partidas presupuestales, señaladas en el

Catálogo de Partidas registradas inicialmente.

Fig. 3.11 Capítulos que utilizara el Programa

Hecho lo anterior, el sistema procesara los capítulos que le indicamos al nuevo programa que se

da de Alta y posteriormente guardara todos los cambios.

Si desea Insertar más programas, realice el mismo procedimiento desde el inicio.

3.1.4 ¿Como presupuestar una partida?

Después de Insertar el subprograma y seleccionar los capítulos de gasto que utilizaran, procederá

a dar de alta el presupuesto en cada una de las partidas presupuestales. Seleccione la partida a

presupuestar como se muestra a continuación:


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Presiona clic al botón Editar (Alt+E) que aparece en la parte inferior izquierda de la ventana de

presupuesto de Egresos, dentro de esta pantalla aparecerá la ventana en donde la UPP (Unidad

Programática Presupuestal), UR (Unidad Responsable), Id Programa (nombre del Programa), y

del SubPrograma que corresponde a la partida que se está presupuestando, así como la

calendarización de la partida a presupuestar

.


Aquí debe capturar las cantidades de la partida a presupuestar, como lo tiene calendarizado. Si

desea ayuda para presupuestar dicha partida selecciona la opción Programar que aparece en el

lado inferior izquierdo de la ventana activa.

La opción programar ayuda a distribuir en los meses la cantidad que desee presupuestar y/o

repetir alguna cantidad en meses seleccionados como aparece en la pantalla que se muestra a

continuación (Fig. 3.14):

Fig. 3.13 Botón de Programar

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Fig. 3.14 Distribución de Asignación del programa

Al terminar de programar la partida presiona el botón OK (Alt+O) y le llevará a la pantalla siguiente

(Fig. 3.15).

Fig. 3.15 Asignación del programa

29

En la pantalla de la Fig. 3.15 ya aparecerá la partida calendarizada. El sistema irá acumulando los

totales por partida, por Sub Programa, Programa, por Unidad Responsable y por Unidad

Programática Presupuestal.

3.2 Transferencias de Egresos Dentro de esta opción podrá realizar todos los movimientos (transferencias) del presupuesto de

egresos.

Fig. 3.16 Transferencia de Egresos

Para realizar una transferencia debe dar clic el botón Insertar (Alt+I) que aparece en la parte

inferior de la ventana, aparecerá una nueva ventana donde deberá capturar la siguiente

información:

• Oficio

• Fecha.

• Acta de Cabildo

• Tipo de movimiento, compensado/liquido

• Codificación, podrá capturar la codificación de la partida presupuestal a realizar el

movimiento.

• UPP (Unidad Programática Presupuestal)

• UR (unidad responsable),

• Programa (programa presupuestal),

• Subprograma y

• Partida presupuestal a ampliar

• Ampliación: cantidad a ampliar.

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• Codificación: podrá capturar la codificación de la partida presupuestal a realizar el

movimiento. UPP (Unidad Programática Presupuestal) UR (unidad responsable), Programa

(programa presupuestal), sub programa y partida presupuestal a disminuir.

• Mes: mes donde se realizará la ampliación

Fig. 3.17 Alta de Transferencia de Egresos

31

Si el tipo de movimiento es compensado deberá realizar otro movimiento para la disminución de

la partida donde tomará el recurso.

Fig. 3.18 Inserción de Disminución

Selección de UPP en el catalogo, para movimiento compensado

Fig. 3.19 Selección en Catalogo de UPP

32

Selección de Unidad Responsable en su Catalogo

Fig. 3.20 Selección en Catalogo de Unidades Responsables

En el caso de seleccionar el tipo de movimiento líquido solo se deberá realizar un solo movimiento.

Fig. 3.21 Selección en Catalogo de Programas de la UR: Dirección de Obras Públicas

Fig. 3.22 Selección de un Subprograma

33

Fig. 3.23 Selección de Partida

Fig. 3.24 Inserción de Disminución Completo

34

3.3 Presupuesto de Ingresos Seleccione la partida a presupuestar como se muestra a continuación: Dar clic al botón Editar (Alt+E) que aparece en la parte inferior izquierda de la ventana de presupuesto de Ingresos.

Fig. 3.25 Actualización de una partida

Fig. 3.26 Inserción de Disminución Completo

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Aquí deberá capturar las cantidades de la partida a presupuestar, como lo tiene calendarizado. Si

desea ayuda para presupuestar dicha partida selecciona la opción Programar (Alt+P) que aparece

en el lado inferior izquierdo de la ventana activa.

Fig. 3.27 Botón de Programar

La opción programar nos ayudara a distribuir en los meses cierta cantidad y /o repetir alguna

cantidad en meses seleccionados como aparece en la pantalla que se muestra a continuación

Fig. 3.28 Distribución de Asignación de Programa

Al terminar de programar la partida presiona el botón OK (Alt+O) y le llevará a la pantalla anterior.

Donde aparecerá la partida ya calendarizada. El sistema irá acumulando los totales por partida,

por Programa, por Unidad Responsable y por Unidad Programática Presupuestal.

3.4 Transferencias de Ingresos Dentro de esta opción podrá realizar todos los movimientos (transferencias) del presupuesto de

Ingresos.

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Fig. 3.29 Transferencias Presupuestales de Ingresos

Para realizar una transferencia deberá presionar el botón Insertar (Alt+I) que aparece en la parte

inferior de la ventana, aparecerá una nueva ventana donde deberá capturar la siguiente

información:

• Id. Transferencia: El sistema le dará un consecutivo del movimiento.

• Oficio: No de oficio donde se autoriza el movimiento al presupuesto

• Fecha: Fecha de elaboración del Acta de Cabildo

• Acta de Cabildo: o. de acta de cabildo donde se autoriza el movimiento presupuestal:

• Justificación: Se escribe el motivo por el cual se está realizando el movimiento

Fig. 3.30 Inserción de Transferencias Presupuestales de Ingresos

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Los datos del Movimientos para la Transferencia son los siguientes

• Tipo de Movimiento: Seleccione el tipo de transferencia compensada/liquida.

• Partida: Seleccione la partida para ampliar y disminuir.

• Ampliación: Capture la cantidad a ampliar.

• Mes: Mes donde se realizara el movimiento.

Fig. 3.31 Movimientos de transferencia

Fig. 3.32 Selección de Partida de Ingresos

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3.5 Pólizas Aquí es donde realizará la captura de las pólizas que alimentaran el sistema para la emisión de los

estados financieros y controles presupuestales, según sea el caso.

Para capturar una póliza: Seleccione el mes a capturar dando un clic en las cejas que aparecen en

la inferior de la ventana (debe estar abierto), una vez seleccionado. Seleccione el botón Agregar Póliza, y desplegará la siguiente pantalla donde seleccionara le tipo de póliza si usted selecciona

un tipo de póliza de egresos deberá capturar el encabezado de la misma con los siguientes datos:

Fig. 3.33 Distribución de Asignación de Programa

• Fecha: Fecha de elaboración de la póliza

• No. de cheque: Número de cheque de la póliza

• Concepto: Concepto del cual se captura la póliza.

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Después de la captura del encabezado seleccione el botón Insertar (Alt+I) donde presentara una

pantalla donde capturara los datos de las cuentas contables a afectar en la póliza:

Fig. 3.35 Actualización de la póliza

• Folio: El folio se lo asigna el sistema por tipo de póliza.

• 1: Capture cuenta.

• 2: Capture Sub Cuenta.

• 3: Capture Sub Sub Cuenta.

• 4: Capture consecutivo.

• OR: Capture el Tipo de Recurso con el cual va a realizar el gasto.

• UPP: Capture la unidad programática presupuestal a la cual le corresponde el gasto

• UR: Capture la unidad responsable presupuestal a la cual le corresponde el gasto

• PRG: Capture el programa presupuestal a la cual le corresponde el gasto

• SBP: Capture el subprograma presupuestal a la cual le corresponde el gasto

• PAR: El sistema presentara la partida presupuestal que le corresponda según la cuenta

contable que capturo.

40

• DEBE: Cantidad a cargar

• HABER: Cantidad a abonar.

Si desea ayuda con el catálogo de cuentas presione la tecla F2. Para capturar otro registro en la

póliza se realiza el mismo procedimiento. Y para terminar la captura o cancelar los movimientos

de Pólizas, presione la tecla “Esc”, o el botón Cancelar Movimiento.



En el caso de las pólizas de egresos, cuando termina de capturar los movimientos de la póliza,

tendrá que Insertar los datos de la factura(s) pagada(s) en la póliza elaborada. Donde deberá

capturar la siguiente información:

41

42

Fig. 3.38 Agregar Facturas

• Tipo de documento: • IVA Retenido: • Importe en el

documento Origen: • Total Erogado: • Proveedor:

• Importe en el

documento sin IVA: • Tipo Pago: • Nombre:

• Concepto: • Fecha Documento: • Importe IVA: • No. Documento: • Importe Antes

Retenciones: • Tasa IVA:

• % IVA Retener: • ISR Retenido: • % ISR Retener:

En el caso que el proveedor este dado de alta, seleccione el botón pagar factura, en la pantalla

puede seleccionar el proveedor, y presione el botón pagar factura

MENÚ DE EDICIÓN

El menú edición contiene lo siguiente:

• Cortar: Ayuda a Quitar un texto lo guarda y si es necesario lo pega en donde desee

el usuario, en caso contrario solo lo corta de su ubicación.

• Copiar: Ayuda a repetir o duplicar un texto seleccionado por el usuario, donde se

desee.

• Pegar: Ayuda al usuario a duplicar el texto seleccionado anteriormente con la

herramienta copiar.

Fig. 4.1 Menú Edición

43

MENÚ DE PARÁMETROS

5.1 Datos de la Entidad Dentro del Menú Parámetros se darán los datos del Municipio, seleccione el comando, Datos de la Entidad.

Fig. 5.1 Menú Parámetros

Aparecerá la ventana, donde seleccionaras dando un clic en el botón Insertar (Alt+I). Para dar de

Alta los datos así:

• Código: El cual será dado de alta con el nuevo sistema de contabilidad.

• Entidad: El nombre oficial del H. Ayuntamiento.

• Ejercicio: Ejercicio que se está elaborando,

• Trienio: Lapso de la administración.

• Logotipo: Aquí se Insertar el logotipo del Municipio.

Fig. 5.2 Pantalla de Captura de la Entidad

Al terminar de capturar la ventana anterior, selecciona la pestaña Firmas Responsables, donde

se darán de Alta, los nombres y los cargos de los funcionaros responsables de Firmar los

documentos.

44

Aparecerá la siguiente pantalla (Fig 5.3), para Insertar los datos de los funcionarios, dando un clic

en Insertar (Alt+I)

Fig. 5.3 Datos de la Entidad

Fig. 5.4 Firmas Responsables

En caso de Modificar (Alt+M) o Insertar Firmas Responsables da un clic en Insertar (Alt+I), En la

pantalla que aparece a continuación capture en:

o Firmante: Nombre completo del funcionario;

o Cargo: Cargo del funcionario.

45

Fig. 5.5 Firma del Funcionario

Verificar que los datos estén correctos y presione el botón OK (Alt+O) Vuelva a realizar la misma

operación para Insertar los datos de otro funcionario.

Para finalizar, verifique que la información del municipio este correcta y de un clic al botón OK

(Alt+O).

46

MENÚ DE PROCESOS ESPECIALES

Fig. 6.1 Menú de Procesos Especiales

6.1 Respaldo Local Para realizar un respaldo local seleccione la opción Procesos Especiales, que aparece dentro del

menú principal y dentro del menú desplegable seleccione la opción de Respaldo Local, al

seleccionarla le generará automáticamente un respaldo dentro de la carpeta

C:\SCM2009\RESPALDOS.

6.2 Respaldo de Información a Dispositivo Externo Realiza un respaldo y lo envía al servidor de la ASM. Seleccione la opción de Procesos Especiales, que aparece dentro de menú principal y dentro del menú desplegable seleccione la

opción de Respaldo de Información a Dispositivo Externo donde generará el respaldo del

sistema y de clic en el botón Enviar, para que sea enviado al servidor de la ASM.

47

6.3 Cierre Mensual

Cuando seleccione esta opción le va a aparecer una pantalla donde debe elegir el mes al cual

desea efectuar el cierre. Ya lo que lo eligió debe de dar un clic en el botón que tiene la leyenda

“Contabilizar Mes”.

Fig. 6.2 Contabilizar el Mes

Si desea cancelar el cierre de clic en el botón cancelar.

48

Enseguida muestra una pantalla la cual indica los valores que tiene los cargos y abonos en ese

mes, para comprobar que las cantidades de los cargos y los abonos sean las mismas y así haya

realizado un cierre correcto. Debe de dar un clic en el botón “Aceptar” para llevar a cabo el proceso

del Cierre Mensual

Fig. 6.3 Contabilizar el Mes

49

MENÚ DE REPORTES

En el menú principal se encuentra la opción de reportes, en esta sección se pueden imprimir los

diferentes tipos de documentos que son generados por el sistema.

Fig. 7.1 Menú de Reportes

Los reportes mandan una ventana en donde se muestra el reporte a imprimir,

Fig. 7.2 Ventana de Reportes

Esta ventana tiene un Menú, File, View, Zoom e Imprimir, la opción de Imprimir es la que se usa

para enviar a imprimir el Reporte.

Fig. 7.3 Menú Imprimir

Para imprimir solo la página donde se está viendo el reporte seleccione Página actual.

50

En caso de que requiera imprimir solo un rango de paginas seleccione la opción de Página Desde/Hasta, en Pagina Desde se indica donde va a iniciar el reporte, en Pagina Hasta se indica

la ultima pagina a Imprimir. Ya seleccionado el rango de un Clic en Imprimir.

Fig. 7.4 Menú Configuración de impresión

La ventana de visualización del reporte tiene un menú de acceso rápido:

Fig. 7.5 Menú de acceso rápido

• Imprimir todo el reporte.

• Cancelar la impresión del reporte.

• Zoom o acercamiento del reporte.

• es para hacer un zoom o acercamiento para tener una mejor

visualización del reporte.

7.1 Catálogos En este menú se pueden imprimir dos reportes Origen de Recuso y Proveedores:

Fig. 7.6 Menú de Catalogo de Reportes

51

7.1.1 Origen de Recurso En el reporte por Origen de Recurso el sistema automáticamente llama a otra ventana mostrando

el reporte deseado, no es necesario capturar ningún parámetro para este reporte.

7.1.2 Proveedores

En el reporte de Proveedores, cuando sea seleccionado aparecerá una ventana donde se debe

indicar de qué tipo de servicio requiere el reporte, estos pueden ser: Servicios, Honorarios,

Arrendamiento, Obra y Otros.

Fig. 7.7 Parámetros para reporte del Catalogo de Proveedores

7.2 Presupuesto Ingresos

En este menú se encuentran los reportes que conciernen al presupuesto de ingresos.

Fig. 7.8 Menú Presupuesto de Ingresos

52

7.2.1 Prepuesto de Ingresos En este reporte se tiene que indicar el mes del cual requiere el reporte de Presupuesto de

Ingresos, ya seleccionado da un clic en Iniciar (Alt+I).

Fig. 7.9 Presupuesto de Ingresos

Nota: PROCESO DE CIERRE PREVIO: Si el mes no se encuentra cerrado en definitivo, el Sistema preguntara si se desea realizar un “Proceso de cierre previo”, si el mes esta cerrado en definitivo, la generación del reporte empezara de inmediato.

Fig. 7.10 Alerta de Cierre para generar Reporte

53

Fig. 7.11 Contabilizar mes

7.2.2 Transferencias Ingresos: En este reporte es necesario que se indique el mes inicial y mes final, para que se pueda imprimir

el reporte, solo de los meses que le indique.

Fig. 7.12 Parámetro Mensual

54

7.2.3 Transferencias Ingresos Anuales

En este reporte no es necesario dar ningún parámetro solo debe dar un clic en Iniciar.

Fig. 7.13 Transferencia de Ingresos Anuales

7.3 Presupuesto de Egresos

Dentro de esta opción están los reportes relacionados al Presupuesto de Egresos

Fig. 7.14 Reporte de Presupuesto de Egresos

55

7.3.1 Estructura

En esta opción automáticamente mandara el Reporte de Estructura del Presupuesto de Egresos,

sin dar ningún parámetro

7.3.2 General

En este reporte se tiene que indicar el mes requerido, ya seleccionado da un clic en Iniciar (Alt+I).

Fig. 7.15 Parámetros para envío de reporte

NOTA: PROCESO DE CIERRE PREVIO

7.3.3 Por Unidad Programática Presupuestal

En este reporte tiene que indicar el mes así como la unidad programática de la que necesite el

reporte.

Fig. 7.16 Selección de UPP

56

Para seleccionarla solo le da un clic en el botón que tiene forma de lupa, y aparecerá un menú con

las Unidades Programáticas para poder seleccionarlas.

Fig. 7.17 Selección de UPP

7.3.4 Por Unidad Responsable

En este reporte tiene que indicar el Mes,

Fig. 7.18 Reporte Control Presupuestal de Egresos Mensual por UPP

La Unidad Programática UPP da un clic en el botón que tiene de forma una lupa, y aparecerá un el

catalogo con las Unidades Programáticas

Fig. 7.19 Reporte Control Presupuestal de Egresos Mensual por UPP

57

La Unidad Responsable UR: necesita el reporte, para seleccionarlas solo le da un clic en el botón

que tiene de forma una lupa, y aparecerá un menú con las unidades programáticas y unidad

responsable para poder seleccionarlas

Fig. 7.20 Datos Adicionales de Reporte

Nota: PROCESO DE CIERRE PREVIO

7.3.5 Por Programa En este reporte debe indicar el mes, la Unidad Programática, la Unidad Responsable y el

Programa, para seleccionarlas solo le da un clic en el botón que tiene de forma una lupa, y

aparecerán los catálogos.

Fig. 7.21 Presupuesto de Egresos por Programa

58

Selección en el Catalogo de UPP

Fig. 7.22 Catalogo de UPPs

Selección en el Catalogo de Unidades Responsables

Fig. 7.23 Catalogo de Unidades Responsables

Selección en el Catalogo de Programas de las Unidades Responsables

Fig. 7.24 Catalogo de Programas

59

7.3.6 Por SubPrograma

En la opción de por SubPrograma, se tiene que indicar de a cual mes corresponde, la Unidad

Programática, la Unidad Responsable, el Programa y el Subprograma que necesita el reporte, para

seleccionarlas solo le da un clic en el botón que tiene de forma una lupa, y aparecerá un menú con

las unidades programáticas, unidad responsable, el programa y el subprograma para poder

seleccionarlas.

Fig. 7.25 Datos por Sub Programa


Fig. 7.26 Catalogo de UPP

60



Fig. 7.27 Catalogo de UR





61

7.3.7 Transferencias Presupuestales

En este reporte es necesario indicar una fecha inicial y una fecha final, con ayuda del botón que

tiene forma de un calendario y ahí seleccionar la fecha deseada, o teclearla directamente.

Fig. 7.30 Datos del reporte

7.3.8 Transferencias Presupuestales Anuales.

En este reporte es necesario indicar la Unidad Programática, la Unidad Responsable, el programa

y el subprograma que necesita el reporte, para seleccionarlas solo le da un clic en el botón que

tiene de forma una lupa, y aparecerá un menú con las unidades programáticas, unidad

responsable, el programa y el subprograma para poder seleccionarlas.

Fig. 7.31 Datos del reporte

62

7.3.9 Analítico Subprograma y Partida Para este, necesita indicar la Unidad Programática, la Unidad Responsable, el programa y el

subprograma que necesita el reporte, para seleccionarlas solo le da un clic en el botón que tiene

de forma una lupa, y aparecerá un menú con las unidades programáticas, unidad responsable, el

programa y el subprograma para poder seleccionarlas.

Fig. 7.32 Datos para Analítico de Subprograma y Partida


Fig. 7.33 Catalogo de UPP

63







64

Selección de Partida Inicial

Fig. 7.37 Catalogo de Partidas Presupuestales de Egresos

Selección de Partida Final

Fig. 7.38 Catalogo de Partidas Presupuestales de Egresos

65

7.4 Contabilidad

Esta opción es para Imprimir los reportes de Contabilidad:

Fig. 7.39 Menú de Contabilidad

7.4.1 Cuentas Contables, Se debe seleccionar la Cuenta Inicial y la cuenta Final para indicar el rango del reporte.

Fig. 7.40 Parámetros del Reporte de Cuentas Contables

66

7.4.2 Estado de Situación Financiera

Seleccione el Mes a imprimir, una vez seleccionado clic en Iniciar, aparecerá el reporte listo para

imprimir.

Fig. 7.41 Parámetros para reporte de Estado de Situación Financiera


7.4.3 Anexo de cuentas

Debe indicar Cuenta Inicial: Seleccione la cuenta donde va a comenzar el reporte Cuenta Final: Ultima Cuenta contable a imprimir.

Fig. 7.42 Reporte de Anexo de Cuentas


67

7.4.4 Estado de Situación Presupuestal,

Seleccione el Mes a imprimir y de clic en Iniciar (Alt+I), aparecerá el reporte listo para imprimir.

Fig. 7.43 Parámetros para reporte de Situación Presupuestal


7.4.5 Balanza de Comprobación

Mes: Mes a imprimir Una vez seleccionado lo anterior de clic en Iniciar, aparecerá el reporte listo

para imprimir.

Fig. 7.44 Parámetros para Balanza de Comprobación

68

7.4.6 Relación de Pólizas

En este reporte debe Capturar los siguientes datos

• Día inicial y Día Final: Rango de fechas

• Tipo de Póliza: Si desea imprimir una póliza en especial, la selecciona , de lo contrario se

hace el reporte con las existentes en ese rango

• Origen de Recurso: Si desea imprimir un recurso específicamente lo selecciona, de lo

contrario lo hará con las existentes en el rango

• Folio Inicial: Rango de inicio de las pólizas a imprimir

• Folio Final: Rango final de las pólizas a imprimir

Una vez seleccionado lo anterior de clic en Iniciar (Alt+I), aparecerá el reporte listo para imprimir.

Fig. 7.45 Parámetros de reporte para Relación de Pólizas

69

7.4.7 Analítico Mensual

En este reporte debe capturar:

• Cuenta inicial y Cuenta Final: Debe Teclear el rango de la cuenta del reporte

• Mes: Seleccione el mes del que necesita el reporte

Una vez seleccionado lo anterior de clic en Iniciar(Al+I), aparecerá el reporte listo para imprimir.

Fig. 7.46 Parámetros de reporte para Analítico Mensual y Analítico Histórico


70

7.4.8 Analítico Histórico







71

7.4.9 Analítico Mensual Por Origen de Recurso




• Origen del Recurso a imprimir



Selección de Origen de Recurso


Fig. 7.49 Selección en Catalogo el Origen de Recurso

72

7.4.10 Analítico Histórico Por Origen de Recurso




• Origen del Recurso a imprimir






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7.4.11 Estado de Origen y Aplicación de Recursos En este reporte solo se debe capturar el Mes a consultar

Fig. 7.52 Parámetros para el reporte Estado de Origen y Aplicación de Recursos




74

7.5 Especiales

En este menú solo se encuentra el reporte de Declaración de Proveedores, automáticamente

manda el reporte sin necesidad de capturar ningún dato.

Fig. 7.54 Menú Especiales

75

76

MENÚ AYUDA El Submenú Ayuda: muestra información del Sistema de Contabilidad Municipal.

Fig 8.1 Menú ayuda

Muestra la información del Sistema

Fig 8.2 Versión del Sistema

MANUAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD MUNICIPAL SCM...

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