Manual de Usuario-movimientos de Bienes Nacionales-gerson Ibarra

Kein3r

System C.A

Manual de Usuarios – Ayuda – Modulo de Movimientos de Bienes Nacionales

Elaborado por: Prof. Gerson Ibarra 2

I. Parte: Especificaciones del Modulo – movimientos de Bienes

Nacionales.

1. Introducción al modulo.

2. Información que contiene.

3. Funciones deberes del encargado del modulo.

II. Parte: Especificaciones del Sistema.

1. Introducción al Sistema.

2. Especificaciones Básicas.

3. ¿Cómo utilizarlo?



I. Parte: Especificaciones del Modulo – movimientos de Bienes

Nacionales.

1. Introducción al modulo.

La Escuela Bolivariana La Victoria, actualmente, presenta una serie de

departamentos que facilitan la buena administración de dicha institución, con

funciones específicas que dan agilidad y eficacia a los trabajos administrativos.

Este modulo, Movimientos de Bienes Nacionales, aporta orden y seguridad

a los entes encargados de dichos bienes en cuanto a sus movimientos internos, es

decir a sus traslados dentro de la institución, estos traslados se expresan como

prestamos internos de equipos, muebles e inmuebles, donde se involucran todos los

departamentos de la institución como también la aulas y el almacén..

2. Información que presenta el modulo.

El modulo contiene información referida a:

Nº de Movimiento: el cual va a ser el campo principal del registro.

Fecha de traslado: fecha en la cual se realizo o realizará el movimiento.

Fecha de retorno: fecha a entregar el bien nacional, y en el cual el

movimiento pasa a ser Inactivo.

Estado del Movimiento: Activo/Prestado; aún en fecha de préstamo,

Inactivo/Entregado; cuando ya se ha entregado el bien y el préstamo ya

ha culminado.

Traslado: sitio a donde se trasladara el bien nacional.

Responsable: personal al que se presta el bien, responsable del bien

mientras este en préstamo.

Para realizar dichos movimientos de estos bienes es necesario que el

modulo también presente información primordial sobre los bienes nacionales como

tal, información como:

Código del bien: código asignado al bien nacional para su manejo

institucional.

Ubicación: departamento, lugar o sitio al que pertenece el bien.



3. Funciones y deberes del encargado del modulo.

Las funciones principales del encargado de este modulo son: administrar

todo tipo de movimiento interno de los bienes existentes en la institución, proveer

información sobre estos movimientos a los usuarios que lo necesiten, por ejemplo;

administrador, director y subdirector de la institución.

Este encargado es el único responsable de las modificaciones que se puedan

presentar en el sistema, y de los problemas que se puedan presentar en el.

II. Parte: Especificaciones del Sistema.

1. Introducción al sistema.

El sistema de movimientos de bienes nacionales de la Escuela Bolivariana

“La Victoria”, es un sistema que lleva el control de todos aquellos movimientos o

traslados internos de bienes nacionales existentes en la institución educativa. Es un

producto elaborado por kein3r system C.A. a partir del generador de Base de Datos

de Access, que permite visualizar detalladamente todos los movimientos de los

bienes nacionales.

Este generador permite la modificación de los registros a través de las tablas

principales y formularios. Todas la información del sistema de movimientos de

bienes nacionales esta almacenada en tablas las cuales son manejadas por medio de

relaciones de esta tabla con la del modulo de bienes nacionales que forma parte del

sistema general de la institución.



La vista de toda la información del sistema es mostrada a través de

formularios, informes y consultas, esto se presentará mas adelante.

El acceso al sistema de movimientos de bienes nacionales es a partir del

sistema general de la institución “MENU PRINCIPAL”, y luego de este se presenta

un submenú el cual presenta el acceso a otro modulo y al inicio del departamento de

bienes nacionales donde se encuentran los movimientos en las siguientes imágenes se

muestran:

Menú principal

Submenú institucional – información de la institución y acceso a diferentes módulos.



Al acceder al departamento de bienes nacionales desde el submenú

institucional te encontraras con la siguiente presentación:

Pantalla Principal del departamento

Esta pantalla nos da acceso tanto al modulo de registro de bienes nacionales

como a los movimientos, en el cual nos centraremos. En el círculo se presenta el

acceso a los movimientos, lo cual mas adelante obtendrán la información de cómo

utilizar este modulo.

El sistema en general obtiene información general de la institución en

cuanto a diferentes aspectos. Nuestro sistema del modulo de movimientos de bienes

nacionales nos ofrece solo la información básica sobre traslados internos de bienes,

en este podemos encontrar diferentes opciones como lo son:

Visualizar registros de los movimientos realizados a través de informes y por

pantalla.

Hacer búsqueda avanzada de movimientos.

Impresión de registros generales o individuales.

Agregar nuevos registros de movimientos.

Eliminar, modificar y actualizar movimientos.

Ver estado, fecha de traslado, sitio de traslado del movimiento



2. Especificaciones Básicas.

Antes de adentrarnos en el manejo del sistema es necesario conocer algunas

especificaciones básicas de el, como lo son algunas “cosas” que presenta el sistema.

A continuación se presentan:

Pantalla

Botones de registro Botones de opción

Cuadro de mensaje Cuadro de verificación



Cuadro de Búsqueda

Selector de opción



3. ¿Cómo utilizar el sistema?

Luego de acceder a través de la pantalla principal del departamento, se

mostrara la siguiente pantalla, la cual da la bienvenida al modulo de movimientos de

bienes nacionales, en la parte inferior derecha, se observa un botón opcional

(“INGRESAR”), el cual al hacer click mostrara un cuadro de verificación para poder

acceder al modulo.

Pantalla de bienvenida al modulo

La contraseña para usuarios por defecto es 1234, esta da acceso a la pantalla

principal de movimientos, en el caso de que la contraseña sea incorrecta, el generador

de la base de datos mostrara la pantalla en blanco. Esto como medida de seguridad y

de resguardar la información. Cualquier información sobre contraseñas contactar con

el proveedor.



Pantalla principal de movimientos

La pantalla principal de movimientos nos presenta información referente a los

movimientos por separado, es decir, uno por uno. Y nos ofrece distintas opciones

para ver, agregar, modificar y eliminar registros de movimientos. Nos vamos a

adentran en ellos y lo que cada uno de ellos nos ofrece:

Botones de desplazamiento de registros Imprime el registro

Búsqueda por

código



El siguiente panel de opciones, es el principal ya que en este podemos acceder

al registro de nuevos movimientos, como también eliminarlos y modificarlos.

También la búsqueda avanzada de ellos. Primero que nada especificaremos a donde

nos lleva cada uno de estos botones de opción para luego explicar su manejo.

Da acceso a la pantalla de “nuevos y modificaciones”

Da acceso a la pantalla de “Búsqueda avanzada”

Da acceso al “Menú de informes y consultas”

Pantalla de “nuevos y modificaciones”

Panel de registros

nuevos y para

modificar

Panel de

opciones



Es importante que al momento de registrar se llenen tos los campos requeridos

por el sistema (*) ya que si no se cumple no se guardara el movimiento registrado o

modificación. El sistema te ofrece selectores con información extra para poder hacer

los registros.

El panel de opciones es el siguiente: presenta al lado izquierdo botones de

desplazamiento de registros iguales a los anteriores, al igual que el de búsqueda por

código o numero de movimiento que el usuario desea ver o modificar.

El botón “nuevo movimiento” nos coloca en blanco las casillas para ingresar

un nuevo registro, luego de llenar las casillas nos vamos al botón de “guardar

movimiento” el cual nos almacenara el registro en nuestra base de datos. Por ultimo

encontramos el botón “eliminar movimiento”, el cual nos eliminara de nuestra base

de datos el movimiento seleccionado.



Pantalla de “Búsqueda avanzada”

Llene alguna de las casillas a través de los selectores, el sistema solo hace búsqueda

avanzada por una sola categoría. Es importante llenar solo una casilla.

Luego presione el botón buscar correspondiente a su criterio de búsqueda, el cual

mostrara la siguiente pantalla:

Información

de ayuda al

usuario



Estas pantallas tienen el nombre de su criterio de búsqueda las cuales son:

movimientos por Nº, por nombre del bien, por sitio de traslado y por estado del

movimiento. Dependiendo del criterio y de la selección mostrar la información solo

de la selección a escoger por el usuario.

Imprime

registro

seleccionado

Nos lleva a la

pantalla de

“nuevos y

modificaciones”

Nos lleva a la

pantalla de

“búsqueda

avanzada”



“Menú de informes y consultas”

En cuanto a el botón “ver individuales”, nos lleva a informes por parámetro en

este caso por número de movimiento a través de los siguientes cuadros:

Muestra un informe

completo de todos los

movimientos o traslados

de bienes nacionales,

estos son mostrados en

orden ascendientes de su

Nº de movimiento.

Muestra informes según

su criterio, puede

consultar informes por:

lugar de traslado, fecha

de traslado, o por estado

del bien.



Aquí se puede observar el modelo de informes que nos ofrece el sistema para

visualizar los diferentes movimientos:

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