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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN

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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 1

Información General del Documento

Objetivo: Presentar los Procesos y Procedimientos del Instituto de Genética (IGUN), que permiten y facilitan la gestión y así mismo establecer un documento de consulta estandarizado para agilizar tiempos y pronta identificación de actividades a realizar.

Alcance: Instituto de Genética (IGUN)

Desarrollo del contenido

1. CARACTERIZACIÓN GENERAL

MISIÓN Pág.2 VISIÓN Pág.2 UBICACIÓN Pág.2 PROCESOS Pág.2

2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.3 INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.16 GESTIÓN DE LABORATORIOS PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.20 COMUNICACIONES PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.32 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.35

3. PARTES INTERESADAS

CARACTERIZACIÓN DE PARTES INTERESADAS Pág.43



1. CARACTERIZACIÓN GENERAL

INSTITUTO DE

GENETICA

- IGUN -

MISIÓN

El Instituto de Genética de la Universidad Nacional de Colombia está enfocado enfomentar, desarrollar y producir conocimiento científico y tecnológico en el áreaclínica, forense y en biodiversidad, también en promover excelencia académica y enprestar servicios de alta calidad, contando con personal idóneo y tecnologíaapropiada; orientados al interés de la sociedad, la comunidad académica y científicadel orden nacional e internacional.

PROCESOS/SERVICIOS

Gestión de la Extensión

Investigación y Creación Artística

Gestión de Laboratorios

Comunicaciones

Gestión Administrativa y Financiera

VISIÓN

El Instituto de Genética de la Universidad Nacional de Colombia busca ser el centrode referencia para la investigación en el área de la genética a nivel nacional, pormedio de la generación y aplicación de nuevos conocimientos, el asesoramiento yapoyo científico y tecnológico al Estado, la sociedad y el sector productivo. Ademásfomentar la conformación de redes y grupos de trabajo a nivel nacional einternacional para integrarse a la dinámica de la comunidad científica.

UBICACIÓN

Edificio 426

Instituto de Genética



2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:

Proceso / Producto - Servicio

• Gestión de la Extensión / Proyecto de Extensión

Objetivo

• La Extensión tiene como fin el intercambio, la aplicación y la integración, en forma dinámica ycoordinada, del conocimiento científico, tecnológico, artístico y cultural que se produce en laUniversidad Nacional de Colombia, en interacción con el entorno económico, político, cultural y socialdel país. Busca mejorar el bienestar de las comunidades y aumentar la productividad y lacompetitividad del aparato productivo. Para lograr ese fin es necesario articular la docencia, lainvestigación y la extensión.

Lineamiento normativo

• Acuerdo 036 de 2009

Responsable

• Docente, Director de Instituto, Enlace administrativo, Dirección académica, Entidad,Asistente administrativo

Posibles fallas

• Demora en la contratación de personal y adquisicion de insumos• Demoras en la liquidación de proyectos• Presentación de eventos adversos durante la prestación del servicio de salud• Que la atención al usuario no sea óptima por la carencia de insumos, infraestructura o talento

humano• Poca participación en la encuesta de satisfacción del Instituto• Incumplimiento de los requisitos legales para la prestación del servicio

Medios de comunicación interna y externa

• Página web• Teléfono • Correo electrónico

Sistema de Información relacionado

• Hermes • QUIPU• SINSU



Propiedad del Usuario• Resolución 1995 de 1999 (referente a acceso a historia Clínica)• Cadena de custodia a muestras para definición de paternidad.

Mejora Continua• Implementación del sistema SINSU - Historia clínica electrónica• Implementación de programa (propio) para informe clínico • Capacitación del personal en programa de seguridad al paciente y atención al usuario

Flujograma Gestión de la Extensión



FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Docente adscrito o vinculado al Instituto

Requisitos de la convocatoria

Docente adscrito o vinculado al Instituto

Si es vinculado debe traer el aval de la UAB. Propuesta Carta de intensiones

Comité académico Oficio de recomendación

Jurídica Sede Dirección Académica

Aval

Consejo de Instituto Aval

Docente Director del Instituto Enlace administrativo Dirección Académica

Ficha QUIPU Resolución de apertura

Hermes QUIPU

INICIO

Presentación de propuesta al Comité Académico

Estudio de viabilidad del proyecto

Presentación de la propuesta a Consejo de Instituto

Creación del proyecto de Extensión en Hermes y QUIPU

*Contrato o convenio se requiere aval de Jurídica Sede y dirección académica

Presentación a convocatoria



Docente Asistente administrativo

Informes parciales académico y financiero de avance del proyecto Contratación

Hermes QUIPU

Director de Instituto Asistente administrativo

Informes académicos y financieros

Docente Enlace administrativo Dirección académica Director del Instituto Entidad Asistente administrativo

Resolución de liquidación Acta de liquidación

Hermes

QUIPU

FIN

Ejecución del proyecto

Seguimiento interno del proyecto de Extensión

Liquidación del proyecto




(Laboratorio Clínico y Consulta Genética) PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:

Proceso / Producto - servicio

• Gestión de la Extensión - Gestión de labotarotorios - Formación (prácticas) / Laboratorio clínico y consulta genética

Objetivo

• Atención al paciente en la especialidad de Genética Clínica en Laboratorio y Consulta


• Acuerdo 036 de 2009• Resolución 2003 de 2014 Habilitación de la prestación de servicios de salud• Archivo General de la Nación sobre manejo de historia clínica • Ministerio de ambiente sobre residuos peligrosos y hospitalarios • Decreto 1042 Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo

Responsable

• Laboratorista, Coordinador técnico de laboratorio, Docente, Estudiantes, Auxiliar de toma de muestras, Médico genetista

Posibles fallas

• Demora en la entrega de resultados• Error de identificación en los informes• Error en el procesamiento de tipo de muestra• Divulgación de información confidencial del paciente• Reprocesamiento de muestras• Evento adverso al paciente• Diagnóstico erróneo por parte del estudiante




• Hermes • QUIPU• SINSU



Propiedad del Usuario• Información personal • Resultado clínico • Consentimiento informado

Mejora Continua• Implementación del sistema SINSU - Historia clínica electrónica


• Laboratorio Clínico• Consulta genética



FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN (Laboratorio Clínico)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Asistente administrativo

Recibo de caja Consignación física o electrónica Factura

QUIPU

Usuario Auxiliar toma de muestras

Formato de toma o recepción de muestra

Laboratorista

Laboratorista Formato de ingreso al laboratorio

Laboratorista

Coordinador técnico de laboratorio

Formato de conteo de cariotipos

Sistema para lectura digital de muestras en microscopios

No cumple con los estándares de calidad se comunica con el usuario y solicita nueva muestra no máximo a 24 horas

Si los cumple inicia el procesamiento de la muestra

Inicio de procesamiento

INICIO

Información al usuario de costos y tipo de pago (anticipado, contado o convenio)

Toma de muestra en el instituto o traída por el usuario

Revisión de estándares de calidad de la muestra



Coordinador técnico de laboratorio

Reporte de fotográfica de cariotipo

Sistema para lectura digital de muestras en microscopios

Laboratorista Comentario clínico

Laboratorista Informe clínico Software de combinación de correspondencia

Laboratorista Informe clínico Encuesta de satisfacción

*(Entrega satisfactoria del informe no superior a 30 días

calendario)

FIN

Reporte de fotográfica de cariotipo y comentario técnico

Generación de informe clínico teniendo en cuenta el comentario técnico y clínico

Entrega de informe a recepción y archivo, para entrega final al usuario junto con la encuesta de satisfacción

Enviar vía correo electrónico al médico



FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN (Consulta Genética)

ACTIVIDAD RESPONSABLE



APLICATIVO

Usuario Recepcionista

Agenda de citas SINSU

Usuario Recepcionista

Recibo de caja Consignación física o electrónica Factura

QUIPU

Docente Estudiantes de Maestría

Historia clínica

SINSU

Docente Estudiantes de Maestría

Remisión Solicitud de exámenes Historia clínica

SINSU

INICIO

Solicitud telefónica de la cita medica

Pago de la consulta medica Convenio

Solicitud de exámenes clínicos complementarios o remisión a médico especialista o cierre de la atención

Cita médica de control en caso que se requiera. Remitirse a actividad 1.

Atención de la consulta medica

FIN




(Secuenciación y análisis molecular)


Proceso / Producto - servicio

• gestión de la Extensión - Gestión de labotarotorios / Secuenciación y análisis molecular

Objetivo

• Generar insumos para procesos investigativos en genética


• Acuerdo 036 de 2009• Ministerio de Medio Ambiente sobre residuos peligrosos y hospitalarios • Decreto 1042 Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo

Responsable

• Técnico de laboratorio, Coordinador de laboratorio, Usuario

Posibles fallas

• Envío de informe erróneo• Datos de usuario no corresponden • Pérdida de muestra • Reprocesamiento de la muestra




• Hermes • QUIPU



Propiedad del Usuario• N/A


Secuenciación y análisis molecular



FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN (Secuenciación y análisis molecular)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Asistente administrativo Recibo de caja Consignación física o electrónica

QUIPU

Usuario Técnico de laboratorio

Solicitud de tipo de ensayo

Técnico de laboratorio Check list

Técnico de laboratorio Coordinador de laboratorio

Correo electrónico Telefónicamente Formato de procesamiento y uso de equipo


Informe de procedimiento Software ABI 3500 Genemape

Información al usuario de costos y tipo de pago (anticipado o contado)

INICIO

Ingreso de la muestra biológica y solicitud de tipo de ensayo a realizar purificación, secuenciación o fragmentos

Revisión de estándares de calidad para ser procesada

Si los cumple inicia el procesamiento de la muestra

No cumple con los estándares de calidad se comunica con el usuario y solicita nueva muestra

Reporte de purificación, secuenciación o fragmentos




Informe de procedimiento correo electrónico

Software ABI 3500 Genemape

*Entrega satisfactoria del informe no superior a 15 días calendario

Técnico de laboratorio

Almacenamiento de informe y muestra del usuario (por un mes) en caso de reprocesamiento de la muestra

FIN

Envío de informe de procedimiento y encuesta de satisfacción vía correo electrónico al usuario



INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA



• Investigación y Creación Artística/ Proyecto de Investigación

Objetivo

• Realización de actividades investigativas acorde a las lineas de investigación del Instituto,vinculando a estudiantes de programas curriculares de posgrado


• Normas de la DIB• Comité de ética

Responsable

• DIB, Entidad externa, Comité académico, Comité de ética, Jurídica Sede, Director del Instituto, Docente, Enlace administrativo, Dirección académica

Posibles fallas

• Demora en la contratacion de personal y adquisición de insumos• Demoras en la liquidación de proyectos• Deficiencia en infraestructura para realizar las investigaciones




• Hermes • QUIPU



Propiedad del Usuario

• Cláusulas en el contrato o convenio firmado • Consentimiento informado cuando las investigaciones son en humanos

Flujograma Investigación y Creación Artística



FLUJOGRAMA INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO

REGISTROS


APLICATIVO

DIB Entidad externa

Cartas de intenciones Convocatoria

HERMES

Comité académico Comité de ética

Oficio de recomendación

Director del proyecto Comité académico Jurídica Sede

Aval

Docente Director del Instituto Enlace administrativo Dirección Académica DIB

Ficha QUIPU Resolución de apertura

Hermes QUIPU

INICIO

Publicación de convocatorias de Investigación

Aval de la dirección y comité de ética cuando es estudios en animales o humanos

Convocatoria interna Solo docente adscrito y solo se hace la operación desde el instituto. El aval depende de la carga docente del profesor

Convocatoria externa La propuesta pasa a recomendación del comité académico y aval de jurídica

Creación del proyecto de investigación en Hermes y QUIPU



Docente

Informes parciales académico y financiero de avance del proyecto Contratación Vinculación de estudiantes

Hermes QUIPU

Docente

Informes académicos y financieros

Docente Enlace administrativo Dirección académica Director del Instituto Entidad DIB

Resolución de liquidación Acta de liquidación Publicación de resultados

Hermes

QUIPU

Seguimiento interno del proyecto de investigación

FIN


Liquidación del proyecto



GESTIÓN DE LABORATORIOS



• Gestión de Laboratorios

Objetivo

Facilitar la ejecución de actividades relacionadas con los fines misionales del Instituto talescomo la docencia, investigación y extensión.


Resolución 1458 de 2017 de Rectoria


Responsable

• Docentes, Estudiantes de la práctica, Técnico de laboratorio, Coordinador delaboratorio, Funcionaria de caja, Asistente administrativo del servicio, Laboratoristas

Posibles fallas

Falta de presupuesto


Correo electrónico

Oficio

Correo certificado


SIA

Hermes

APPLIED BIOSYSTEMS

LUCIA CITOGENETICS

QUIPU

SARA




N/A

Mejora Continua

Realización mensual de Comité de Laboratorios de la Sede

Flujograma Gestión de Laboratorios



FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LABORATORIOS

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Docente Estudiantes de la práctica Usuario

Programación de asignatura Proyecto de investigación Formato de solicitud de acuerdo con tipo de servicio

SIA Hermes


Base de datos

APPLIED BIOSYSTEMS

LUCIA CITOGENETICS

Funcionaria de caja Asistente administrativo del servicio

Recibo de caja Soporte de consignación Comprobante de pago electrónico Contrato o convenio

QUIPU

Docente Laboratoristas

Formato de uso de equipos Formato de resultados de procesamiento Base de datos de muestras que se procesan

APPLIED BIOSYSTEMS

LUCIA CITOGENETICS

Docentes Estudiantes

Formato de uso de equipos Formato de cronograma de uso de equipos

Estudiantes Formato de uso de equipos Bitácora de laboratorios Formato de cronograma de uso de equipos

Laboratorista Docente

Resultado de procesamiento Resultado de práctica académica Resultado de proyecto de investigación

APPLIED BYOSISTEM

Hermes SIA

SARA LUCIA

CITOGENETICS

Solicitud del usuario

Aprobación de la solicitud

Recibir pago de usuario

Reporte de resultados de laboratorio

Procesamiento de muestra en Laboratorio

Práctica académica

Inicio proyecto de investigación

INICIO



Docente Estudiante Laboratorista

Reporte de aplicativos Formato de procesamiento de muestra

APPLIED BYOSISTEM

LUCIA CITOGENETICS

Docente Formato emisión de reporte

APLIED BOYSISNEM

Hermes LUCIA

CITOGENETICS

NO

SI

Docente Docente

Correo electrónico Oficio Correo certificado Informe de resultados

Verificación de resultados

Emisión de informe para resultado positivo

Caso especial FIN

Enviar a laboratorio de referencia

Recepción de informe de laboratorio de referencia e implementación de sugerencias

FIN



GESTIÓN DE LABORATORIOS

(Seguridad del Paciente) PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:


• Gestión de Laboratorios/ Seguridad del Paciente

Objetivo

Promover, gestionar e implementar prácticas seguras de la atención en salud.


Resolución 2003 de 2014

Responsable

• Profesionales de la salud, Equipo de apoyo, Referente de seguridad del paciente , Reportante que aplique

Posibles fallas

Cantidad de insumos insuficientes para los laboratorios.

Presentación de evento adverso.


Correos electrónicos

Llamadas telefónicas


SINSU

QUIPU




Información médica del paciente es sometida a reserva.

Mejora Continua

Comités de seguridad del paciente mensuales.


Seguridad del Paciente



FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LABORATORIOS (Seguridad del Paciente)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Profesionales de salud Equipo de apoyo

Historia Clínica Informes de laboratorio Formato toma de muestras

SINSU Bases de datos

internas

Referente de seguridad del paciente del IGUN Profesionales de salud Equipo de apoyo

Formato de reporte

Referente de seguridad del paciente del IGUN

Formato de reporte

Referente de seguridad del paciente del IGUN Reportante que aplique

Formato de reporte

SI NO


Correo electrónico (archivo va con contraseña de acceso)

Preclasificación del tipo de evento adverso

Diligenciar formato de reporte

Presentación de evento adverso en la atención al paciente en el IGUN

Implementación de Guía de Reporte de evento adverso

Enviar reporte a Comité Nacional de Seguridad del Paciente

Evento es Leve FIN

INICIO




Formato de reporte Anexos soporte del evento adverso


Formato de reporte


Formato de reporte

Hacer plan de mejoramiento

Presentación de actividades implementadas del plan de mejoramiento

Remitir reporte al Comité de Seguridad del paciente para análisis

FIN



GESTIÓN DE LABORATORIOS (Mantenimiento de Equipos)



• Gestión de Laboratorios/ Mantenimiento de equipos

Objetivo

Garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos utilizados en el Instituto.


Resolución 1459 de 2017

Responsable

Laboratoristas, Técnico de mantenimiento, Talleres externos , Técnico de laboratorio, Asistente administrativo, Coordinador de calidad

Posibles fallas

Falta de presupuesto



Oficios



Hermes

Aplicativo de mantenimiento de sede




.N/A


Mantenimiento de equipos



FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LABORATORIOS (Mantenimiento de equipos)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Laboratoristas

Registro de Hermes Hermes

Técnico de mantenimiento Reporte de aplicativo Hermes

Técnico de mantenimiento Talleres externos

Cronograma Excel. Formato electrónico de solicitud de mantenimiento a Taller de sede.

Aplicativo de mantenimiento

Técnico de mantenimiento Cronograma Excel.

Técnico de laboratorio Asistente administrativo Técnico de mantenimiento

Registro de traslado de bienes Orden de realización de mantenimiento Orden de mantenimiento Orden de salida de equipo Orden de trabajo

Quipu

Técnico de mantenimiento Coordinador de calidad

Registro de Hermes Hermes Aplicativo de

mantenimiento de sede

Solicitud de mantenimiento

Generación y/o recepción de informe de mantenimiento

Definir tipo de laboratorio que ejecuta el mantenimiento

Mantenimiento interno

Mantenimiento en taller de laboratorio de sede

Mantenimiento en laboratorio externo

Realizar programación anual de mantenimiento de equipos

INICIO



Coordinador de calidad Técnico de mantenimiento Laboratoristas

Hermes

Implementación de resultados del informe

FIN



COMUNICACIONES



• Comunicaciones

Objetivo

Potenciar la comunicación como elemento de cohesión de la comunidad universitaria y de articulación con la sociedad en general y con las comunidades especializadas académicas, científicas o de práctica.



Responsable

Docente adscrito Funcionario, Secretaria de la Dirección, Web Master

Posibles fallas

Falla en sistema de red de la Univesidad y de los servidores.



Página Web

Publicaciones


N/A




.N/A

Mejora Continua

Reporte de auditoría web de Unimedios

Flujograma Comunicaciones



FLUJOGRAMA COMUNICACIONES

ACTIVIDAD

RESPONSABLE


SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVO

Docente adscrito a IGUN Funcionario

Correo electrónico Miembros IGUN Correo electrónico Web Master de sede Página Web IGUN

Secretaria de la Dirección Correo electrónico

Web Master IGUN Correos electrónicos y Publicaciones

Web Master IGUN Publicación

Secretaria IGUN Correo electrónico

Web Master IGUN Banner de divulgación

Solicitud por parte de interesado

Correo electrónico

Web master de sede

Publicación Página Web

Enviar correo masivo a miembros

Solicitud a Secretaria General

Publicación en circular de boletín semanal

Subir publicación

Informar a solicitante la publicación de la información

FIN

INICIO



GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA



Gestión Administrativa y Financiera

Objetivo

La gestión financiera y administrativa de la Universidad tiene por objetivo facilitar el quehacerde los procesos misionales de la investigación, la formación y la extensión en la UniversidadNacional de Colombia.


Manual de convenios y Contratos

Acuerdo 036 de 2009

Resolución 1566 de 2011 (viáticos y apoyo a estudiantes auxiliares)

Responsable

Docente, Director del Instituto, Consejo del Instituto, Asistencia Administrativa yFinanciera del IGUN , Ordenador del gasto , Director de proyecto

Posibles fallas

Acompañamiento limitado de las Oficinas Jurídica y de Personal a nivel de Sede yNacional.




Oficios


Hermes

QUIPU




.Cláusulas de confidencialidad de la información en minutas de los proyectos y en las ODS.

Mejora Continua

Realización mensual de Comités de gestión y Comités académicos, lo cual permite organizar procesosde laboratorio, administrativos y financieros. En relación con lo administrativo, se hace seguimiento ala ejecución de proyectos y mejora del gasto. Lo anterior evidenciado con actas y soportes anexos.

Flujograma Gestión Administrativa y Financiera



FLUJOGRAMA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

(Gestión de Proyectos)

GESTIÓN DE PROYECTOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Docente

Director del Instituto Documento con especificaciones del proyecto

Consejo del Instituto

Acta de aprobación del Consejo

Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN

Minuta

Docente Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN

Acta de aprobación Ficha financiera y administrativa del proyecto firmada (Excel)


Código del proyecto para la ejecución

QUIPU

Presentación propuesta de docente a la convocatoria

Presentación de propuesta al Consejo del Instituto

Aprobación del proyecto

Estructuración de ficha técnica del proyecto

Subir información a QUIPU

Establecer contrato con entidad financiadora para ejecución del proyecto

INICIO




Resolución


Acta de aprobación Resolución Ficha financiera y administrativa Copia de contrato Oficio


Solicitud de Factura Factura

QUIPU


Correo electrónico Soportes de cotización Invitación

Hermes


Orden de compra QUIPU

Ordenador del gasto Orden de compra firmada

Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN Director de proyecto

Cumplido

SI NO

Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN Entidad financiadora Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN

Acta de liquidación Formato de solicitud

Resolución de aprobación de presupuesto para ejecución del proyecto

Enviar documentación a Dirección Académica

Solicitud de ejecución del docente

Recepción de orden de compra


Firma de orden de compra

Efectuar pago

Liquidación del proyecto con entidad financiadora

Sobran recursos

Solicitar devolución de recursos a Tesorería de Dirección Académica




Resolución de liquidación


Oficio

Liquidación del proyecto con la Universidad

Enviar acta y Resolución a Dirección Académica

FIN



GESTIÓN DE PROYECTOS CON FINANCIACIÓN INTERNA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE


SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O APLICATIVO

Docente Reporte Hermes Hermes



Director del Instituto Reporte Hermes Hermes



Acta de inicio Ficha administrativa y financiera

Hermes


Código QUIPU QUIPU

Presentación de propuesta de docente

Recepción de aprobación de proyecto

Cargar información de ejecución administrativa y financiera

Emisión acta de inicio y elaboración de ficha administartiva y financiera de proyecto

Cargar información en QUIPU

Remitir aprobacion a director de proyecto

Emisión de Aval del proyecto

INICIO




Resolución


Acta de aprobación Resolución Ficha financiera y administrativa Copia de contrato Oficio


Solicitud de factura Factura

QUIPU


Correo electrónico Soportes de cotización Invitación

Página Web


Orden de compra QUIPU

Ordenador del gasto Orden de compra firmada

Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN Director de proyecto

Cumplido


Resolución de liquidación

SI NO


Formato de solicitud

Liquidación del proyecto con la Universidad

Sobran recursos

Resolución de aprobación de presupuesto para ejecución del proyecto

Solicitar devolución de recursos a Tesorería de Dirección Académica

Enviar documentación a Dirección Académica


Solicitud de ejecución del docente

Recepción de orden de compra

Firma de orden de compra

Efectuar pago




Oficio

Enviar Resolución a Dirección Académica

FIN



3. PARTES INTERESADAS

Partes interesadas

Investigador

Estudiante

Pasante

Practicante

Docente

Funcionario/contratista

Pacientes

Organizaciones privadas/públicas

Sociedad

Entidades Prestadoras de Servicios

de Salud (EPS)

Comisarías de Familia

Entidades reguladoras

Entidades Judiciales

Usuarios



CARACTERIZACIÓN PARTES INTERESADAS Instituto de Genética (IGUN) Sede Bogotá Universidad Nacional de Colombia

Partes interesadas Caracterización

(Perfil) Necesidades y expectativas

del usuario

Medio de comunicación / Como

interactúa

Investigador

Investigador de posgrados de las áreas de las Ciencias Naturales, Medicina e Informática

Realizar investigaciones conjuntas. Acceder a la información suministrada por el Instituto para su investigación

Página web Correo electrónico Teléfono Eventos académicos

Estudiante

Estudiante de pregrado o posgrado de las áreas de las Ciencias Naturales, Medicina e Informática

Realizar la investigación en el Instituto. Realizar actividades prácticas en el instituto. Clases magistrales por los docentes

Página web Correo electrónico Teléfono Personal

Practicantes

Estudiantes de la Maestría en Genética Humana y Especialidades Médicas relacionadas

Realizar la Práctica Clínica en el Instituto.


Pasantes

Estudiantes de Bacteriología y Laboratorio Clínico del Colegio Mayor de Cundinamarca

Realizar las pasantías en los laboratorios del Instituto.

Correo electrónico

Docente

Docente de la Facultad de Medicina, Ciencias, Medicina Veterinaria y de Zootecnia, Ciencias Agrarias, Ingeniería y/o Odontología

Realización de actividades académicas, investigativas o de extensión en el Instituto.


Funcionario/contratista

Técnicos y/o Profesionales en áreas afines a Ciencias, Medicina, Ingeniería, Informática y Administración

Persona que cumpla con el perfil necesario para desempeñarse en el Instituto.


Pacientes

Remitido por un Médico puede ser particular o EPS que tiene sospecha de tener una enfermedad Genética o problemas de fertilidad

Necesidad de Consulta en especialidad Genética, Laboratorio Clínico en Cariologia.




Organizaciones privadas y públicas

Organizaciones dedicadas a la Investigación con interés en Genética

Realización de investigaciones.

Página web Correo electrónico Teléfono Personal Contrato / convenio Convocatorias

Sociedad Interesados en temas relacionados con Genética

Resultados de procesos de Investigación que puedan afectar a las comunidades.


Entidades Prestadoras de Servicios de Salud (EPS)

EPS que tengan cobertura en la región centro oriente

Atención a pacientes que requieran Consulta en Genética o Laboratorio Clínico en Cariologia.

Página web Correo electrónico Teléfono Personal Contrato / convenio

Comisarías de familia Las comisarías de familia de Bogotá

Tener soportes para los procesos de paternidad.


Entidades reguladoras

Secretaria Distrital de Salud Secretaria de Medio Ambiente INVIMA Instituto Nacional de Salud (INS)

Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.


Entidades judiciales

Del Orden Nacional que necesiten conceptos técnicos relacionados con Genética

Tener soportes para los procesos judiciales (Informes técnicos).

Correo electrónico Correo certificado Personal

Usuarios Hombre posible padre Necesidad de definir la paternidad


Elaboró: Mary Sonia Ramírez Rojas Líder Sistema de Gestión de Calidad Centros e Institutos Sede Bogotá Oficina de Planeación y Estadística Colaboradores Instituto de Genética (IGUN)

Revisó: Humberto Arboleda Granados Director Instituto de Genética IGUN.

Aprobó: Humberto Arboleda Granados Director Instituto de Genética IGUN.

Fecha: Mayo 2018 Fecha: Mayo 2018 Fecha: Mayo 2018

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