MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE …

CENTRALES DE LA COSTA ATLÁNTICA S.A.

CENTRAL NECOCHEA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES

2

Tabla de Contenido

CAPÍTULO I: .............................................................................................................. 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROLES ....................... 1

GESTIÓN COMPRAS .................................................................................................. 1

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ................................................................................. 2 INICIO DEL PROCESO DE COMPRA ...................................................................................................... 2 ADJUDICACION DE LAS OFERTAS ........................................................................................................ 3 EMISIÓN Y NOTIFICACIÓN DEL PEDIDO DE MATERIAL Y/O SERVICIO................................................. 5 SEGUIMIENTO DE LAS ÓRDENES DE COMPRAS .................................................................................. 6

FORMULARIOS ................................................................................................................ 8

FORMULARIO Nº 1: REQUISICIÓN INTERNA ...................................................................... 9

FORMULARIO Nº 2: PEDIDO DE COTIZACIÓN .................................................................. 11

FORMULARIO Nº3: CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS ............................................... 13

FORMULARIO Nº4: PEDIDO DE MATERIALY/O SERVICIO ................................................. 15

CAPÍTULO II: ............................................................................................................. 1


CUENTAS A PAGAR ................................................................................................... 1

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ................................................................................. 2 ADQUISICIONES MAYORES A $ 2.000 MÁS IVA.................................................................................. 2 A. COMPRA AL CONTADO CONTRA ENTREGA ............................................................................... 2 B. COMPRA A CRÉDITO .................................................................................................................. 3 ADQUISICIONES MENORES A $ 2.000,00 MÁS IVA ............................................................................. 5 A. COMPRA A CRÉDITO .................................................................................................................. 5 B. PAGO CONTADO ........................................................................................................................ 9 RENDICIONES DE CAJA CHICA ........................................................................................................... 10 RENDICIÓN DE VIÁTICOS ................................................................................................................... 11 ADELANTOS DE CAJA CHICA. ............................................................................................................. 14 ARQUEO DE CAJA CHICA ................................................................................................................... 15 CONCILIACIÓN BANCARIA ................................................................................................................. 16

FORMULARIOS .............................................................................................................. 17

FORMULARIO N° 1: PLANILLA DE RENDICIÓN DE CAJA CHICA .......................................... 18

FORMULARIO N° 2: PEDIDO DE ADELANTOS DE VIÁTICOS ............................................... 21

FORMULARIO N° 3: RENDICIÓN DE VIÁTICOS .................................................................. 23

FORMULARIO N° 4: PLANILLA DE RENDICIÓN DE VIÁTICOS ............................................. 25

FORMULARIO N° 5: COMPROBANTE DE CAJA CHICA ....................................................... 27

FORMULARIO N° 6: PLANILLA ARQUEO DE CAJA CHICA ................................................... 29

FORMULARIO N° 7: PLANILLA DE CONCILIACIÓN BANCARIA ............................................ 31

CAPÍTULO III: ............................................................................................................ 1


3


GESTIÓN PERSONAL ................................................................................................. 1

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ................................................................................. 2 CONTROL DE ASISTENCIA .................................................................................................................... 2 LICENCIAS ............................................................................................................................................ 4 ACCIDENTES DE TRABAJO ................................................................................................................... 7 TAREAS VARIAS ................................................................................................................................... 9

FORMULARIOS .............................................................................................................. 11

FORMULARIO Nº 1: CONTROL DE SALIDAS ..................................................................... 12

FORMULARIO Nº 2: CONTROL DE INGRESOS ................................................................... 14

FORMULARIO Nº 3: REGISTRO HORAS EXTRAORDINARIAS .............................................. 16

FORMULARIO Nº 3.1: REGISTRO HORAS EXTRAORDINARIAS TURNO ROTATIVO .............. 18

FORMULARIO Nº 4: SOLICITUDES VARIAS ....................................................................... 20

FORMULARIO Nº 5: SOLICITUD DE LICENCIA ................................................................... 22

FORMULARIO Nº 6: RECONOCIMIENTO MÉDICO ............................................................ 24

FORMULARIO Nº 7: DENUNCIA DE ACCIDENTE DE TRABAJO ........................................... 26

FORMULARIO Nº 8: CERTIFICADO DE ALTA MÉDICA ........................................................ 28

CAPÍTULO IV: ............................................................................................................ 1


GESTIÓN ALMACENES ............................................................................................... 1

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ................................................................................. 2 RECUENTOS DE INVENTARIO .............................................................................................................. 4 TRANSFERENCIA DE MATERIALES ....................................................................................................... 5

FORMULARIOS ................................................................................................................ 6

FORMULARIO Nº1: Nº 41 ADQUISICIONES ...................................................................... 7

FORMULARIO Nº2: Nº 51 CONSUMO ............................................................................... 9

FORMULARIO Nº3: Nº 44 AJUSTE INVENTARIO ............................................................. 11

FORMULARIO Nº4: Nº 54 AJUSTE INVENTARIO (SALIDA) .............................................. 13

FORMULARIO Nº5 : Nº 58 CAMBIO ESTADO MATRÍCULA REZAGO (SAL) .......................... 15

FORMULARIO Nº 6: Nº 48 CAMBIO ESTADO MATRÍCULA REZAGO................................... 17

FORMULARIO Nº7: Nº52 TRANSFERENCIA (SALIDA) ........................................................ 19

FORMULARIO Nº8: Nº 42 TRANSFERENCIAS (ENT) .......................................................... 21


SECTOR COMPRAS - NECOCHEA

I-1

CAPÍTULO I:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

DE CONTROLES

GESTIÓN COMPRAS



I-2

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

INICIO DEL PROCESO DE COMPRA

1. SECTOR COMPRAS

1.1) Recibe, una vez autorizada por el Gerente de Planta, mediante Mpac requisición

interna (FORMULARIO Nº 1) del Sector solicitante. Controla integridad de

datos (fecha, matricula, descripción, costo estimado y motivo de la compra)

1.2) Analiza la naturaleza del contenido de las Requisiciones internas y las agrupa en

Stock o Repuesto, Directas y de Servicios

1.3) Si el pedido de cotización contiene ítems que no es posible agrupar y/o que por

los plazos es conveniente que sean adquiridos con fondos de la caja chica

(importes hasta la suma de $ 2000,00 + IVA) se realiza la compra en forma

directa. Continua en el punto 1.7) y siguientes

1.4) Si el costo estimado del Pedido de Compra es superior a $ 10.000,00 más IVA

envía el Legajo con antecedentes a la Gerencia de Contrataciones y Pagos de

Administración Central para la prosecución del trámite

1.5) Si el costo estimado del Pedido de Compra es superior a $ 2000,00 más IVA e

inferior a $ 10.000,00 más IVA, comunica vía e-mail dentro de las 24 horas a la

Gerencia de Contrataciones y Pagos de Administración Central el inicio de la

Gestión, informando Nº de Pedido de Compra, fecha, material o servicio

requerido, plazo de entrega, condición de pago e importe final estimado con

IVA. Continua en el punto 1.7) y siguientes

1.6) Recibe de la Gerencia de Contrataciones y Pagos de Administración Central

respuesta a la comunicación.

1.7) Asigna número a la Solicitud de cotización y asienta en cuaderno especial

interno.

1.8) Selecciona los proveedores inscriptos en el Registro de Proveedores de la

Empresa que provean el o los rubros a comprar o contratar



I-3

1.9) Confecciona Solicitudes de Cotización en Formulario Oficial (FORMULARIO

Nº 2), detallando en caso de corresponder, los seguros necesarios que deben ser

presentados por los Proveedores antes del comienzo de los trabajos. Asimismo

detalla cuando así lo requiera la naturaleza de la contratación documentación a

presentar por el proveedor relacionada a Medio Ambiente o Seguridad

1.10) Envía Solicitud de cotización a un número de 3 proveedores como mínimo,

salvo que se especifique a un proveedor determinado por ser marca exclusiva o

único representante, dejando constancia escrita y firmada por el Gerente de

Planta en el Legajo las razones que justifique proceder de tal forma

1.11) Envía al Inspector de Obra copia de la Solicitud de cotización con

documentación que debe presentar el proveedor

1.12) En caso de enviar el Formulario Solicitud de Cotización vía Fax, anexa al

Formulario de Cotización, reporte de Fax como constancia de envío o solicita al

proveedor suscriba el Formulario en el caso de que se entregue personalmente

1.13) Recibe cotizaciones de los proveedores en Formulario Solicitud de Cotización

1.14) Si el proveedor no efectúa la cotización, solicita al mismo envíe constancia de

no cotización

1.15) Confecciona Legajo que contiene la siguiente documentación:

• Pedido de compra

• Pedidos de Cotización

• Cotizaciones recibidas

• Comunicaciones con los proveedores

ADJUDICACION DE LAS OFERTAS

2. SECTOR COMPRAS

2.1) Efectúa análisis de las cotizaciones recibidas en el apartado 1.15)

2.2) De corresponder, envía el Legajo para su análisis técnico al Sector solicitante.



I-4

3. SECTOR SOLICITANTE

3.1) Recibe Legajo indicado en el punto 2.2) del Sector Compras

3.2) Analiza, efectúa análisis técnico, emite un Informe Técnico y suscribe.

3.3) Suscribe las cotizaciones en caso de estar de acuerdo

3.4) Remite Legajo al Sector Compras

4. SECTOR COMPRAS

4.1) Recibe Legajo del Sector Solicitante, indicado en el punto 3.4)

4.2) Confecciona cuadro comparativo de precios (FORMULARIO Nº 3),

considerando los proveedores aptos según Informe Técnico, procede a

recomendar la oferta más conveniente. Firma, incorpora fecha de confección al

cuadro y lo adjunta al Legajo

4.3) Si la compra resulta ser mayor a $ 10.000 se envía el Pedido de Compra a

Administración Central para la confección de la Orden de Compra, (que luego se

recibirá en Necochea para descargar del sistema MPAC y poder certificar

Almacenes o inspector )

4.4) Emite Pedido de Material y/o Servicios ( FORMULARIO Nº 4), indicando plazo

de entrega en días hábiles, lugar de entrega, flete, y que no aceptarán facturas

parciales

4.5) Si la adquisición supera el importe de $2.000 más IVA, comunica la

formalización del contrato vía e-mail dentro de las 24 horas a la Gerencia de

Contrataciones y Pagos e incorpora al Legajo.

4.6) Recibe e-mail de la Gerencia de Contrataciones y Pagos autorizando la

contratación. Imprime comunicación y añade al Legajo.

4.7) Numera y suscribe el Pedido de Material y/o Servicios. Incorpora al Legajo



I-5

4.8) Legajo con Pedido de Material y/o Servicio intervenido es remitido al Gerente

de Planta o Gerente Área Técnica para su análisis

5. GERENTE DE PLANTA

5.1) Recibe Legajo. Procede a su análisis. En caso de aprobar la compra, firma el

Pedido de Material y/o Servicio y remite Legajo al Sector Compras.

5.2) En caso de expedirse negativamente emite un informe, lo incorpora al Legajo y

procede según lo indicado

5.3) Remite al Sector Compras Legajo con Pedido de Material y/o Servicio

intervenido para la prosecución del trámite

EMISIÓN Y NOTIFICACIÓN DEL PEDIDO DE MATERIAL Y/O SERVICIO

6. SECTOR COMPRAS

6.1) Recibe Legajo de la Gerencia de Planta.

6.2) Envía Pedido de Material y/o Servicios al proveedor vía fax y luego es enviado

por correo con aviso de retorno

6.3) Adjunta al Pedido de Material y/o Servicio constancia de envío al proveedor

6.4) Si se trata de un Pedido de material de stock o compra directa se emiten 4 copias

y se distribuyen:

• Proveedor

• Cuentas a Pagar

• Almacenes

• Archiva en el Sector

6.5) Si se trata de la contratación de un servicio se emiten 3 copias y se distribuyen:



I-6

• Proveedor

• Cuentas a Pagar

• Archiva en el Sector

6.6) Envía mediante e-mail a la Gerencia de Contrataciones y Pagos de

Administración Central:

• Listado de los Pedidos de Materiales y/o Servicios

confeccionados

• Copia de los Pedidos de Materiales incluidos en el Listado.

6.7) Recibe de Cuentas a Pagar:

• Factura, controla suscripciones y sellos fechadores

• Certificado de Recepción de Material y/o Servicios

• Recibo del pago efectuado, en caso de corresponder

6.8) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las

operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma

consecutiva.

6.9) Archiva el Legajo de Compra en forma definitiva.

SEGUIMIENTO DE LAS ÓRDENES DE COMPRAS

7. SECTOR COMPRAS

7.1) Con periodicidad semanal:

• Verifica los Pedidos de Material y/o Servicio cuyo plazo de

vencimiento opera esa semana, y envía correo electrónico al

proveedor. Adjunta constancia de la gestión efectuada.



I-7

• Verifica los Pedidos de Material y/o Servicio con demora en la

entrega. Envía correo electrónico al Sector Cuentas a Pagar y de

ser necesario se comunica con el proveedor. Adjunta al Legajo

constancia.

7.2) Informa al Gerente de Planta los Pedidos de Material y/o Servicios pendientes a

través de un listado actualizado, archiva copia suscripta por el gerente de Planta



I-8

FORMULARIOS



I-9

FORMULARIO Nº 1: REQUISICIÓN INTERNA



I-10



I-11

FORMULARIO Nº 2: PEDIDO DE COTIZACIÓN



I-12



I-13

FORMULARIO Nº3: CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS



I-14



I-15

FORMULARIO Nº4: PEDIDO DE MATERIALY/O SERVICIO



I-16



I-17


SECTOR CUENTAS A PAGAR - NECOCHEA

II-1

CAPÍTULO II:


DE CONTROLES

CUENTAS A PAGAR



II-2


ADQUISICIONES MAYORES A $ 2.000 MÁS IVA

1. SECTOR CUENTAS A PAGAR

1.1) Recibe del Sector Compras Legajo con la siguiente documentación:

• Pedido de Material y/o Servicio firmado por Jefe del Sector Compras y

Gerente de Planta

• E-mail autorizando la adquisición por la Gerencia de Contrataciones y

Pagos de Administración Central

A. COMPRA AL CONTADO CONTRA ENTREGA

1.2) Recibe del proveedor factura original escaneada o proforma.

1.3) Envía Legajo a Administración Central con la información detallada en el Punto

1.1) y factura escaneada o proforma para gestionar el pago.

1.4) Recibe cheque de Administración Central, en caso de corresponder y obtiene

copia

1.5) Solicita al proveedor D.N.I o poder en caso de no ser el titular, previo a la

entrega del cheque

1.6) Efectuado el pago, recibe:

• Del Sector Almacenes, Certificado de Recepción de Materiales, o

• Del Jefe de Área correspondiente, Certificado de Recepción de Servicios

1.7) Envía a Administración Central el Certificado de Recepción de Materiales y/o

Servicios correspondiente para cerrar el circuito



II-3

1.8) Archiva en el Sector copia de la documentación enviada

B. COMPRA A CRÉDITO

1.9) Elabora Legajo con documentación indicada en el punto 1.1), archiva a la

espera del ingreso del material o la prestación del servicio

1.10) Recibe factura, coloca sello fechador de ingreso al sector y archiva en el Legajo

correspondiente

1.11) Recibe Certificado de Recepción de Material suscripto por el Jefe de Almacenes

y Gerente de Planta y/o Certificado de Recepción de Servicios suscrito por Jefe

del Área que recibió el Servicio y Gerente de Planta y/o Aviso Interno de Obra

en caso de corresponder suscripto por el Inspector de Obra.

1.12) Controla firmas de los documentos recibidos en el punto 1.11) y coteja

correspondencia de cantidad e importe entre lo solicitado y lo recibido. Si el

resultad no es satisfactorio, solicita información y/o documentación faltante.

Archiva en Legajo.

1.13) Completada la documentación de respaldo, procede a su foliatura y eleva el

Legajo al Gerente de la Central


2.1) Recibe Legajo del Sector Cuentas a Pagar

2.2) Controla y firma factura

2.3) Envía Legajo al Sector Cuentas a Pagar


3.1) Recibe el Legajo intervenido



II-4

3.2) Obtiene copia del Legajo de Pago

3.3) Envía Legajo a Administración Central

3.4) Archiva en el Sector copia de la documentación enviada a Administración

Central



II-5

ADQUISICIONES MENORES A $ 2.000,00 MÁS IVA

A. COMPRA A CRÉDITO

1. CUENTAS A PAGAR


• Pedido de Material y/o Servicio suscripto por el Jefe del Sector

Compras y por el Gerente de Planta

1.2) Controla integridad de autorizaciones

1.3) Confecciona legajo de pago y archiva documentación, aguardando la recepción

de Certificado de Recepción de Materiales o Certificado de Recepción de

Servicios, Factura y Recibo para completar la documentación de respaldo

perteneciente al Legajo de acuerdo a la Resolución Nº003/12 –Normas para las

Contrataciones-

1.4) Recibe Certificado de Recepción de Materiales o Certificado de Recepción de

Servicios y Factura, a la que coloca sello fechador de ingreso al sector

1.5) Completa la documentación de respaldo, coteja correspondencia de cantidad e

importe entre lo solicitado y lo recibido. Si el resultado no es satisfactorio,

solicita información y/o documentación faltante.

1.6) Si el importe de la Factura se encuentra sujeto a Retención de Ingresos Brutos,

envía Legajo a Administración Central para que el Sector Impuestos elabore

Certificado de Retención, previo control de validez de comprobantes por el

Sector Cuentas a Pagar de Administración Central

1.7) Si el importe de la Factura no se encuentra sujeta a Retención de Ingresos Brutos

procede según los puntos 1.8) a 1.10)

1.8) Incorpora al Legajo constancia de inscripción en AFIP ingresando a la página:

https://seti.afip.gob.ar/padron-puc-constancia-internet/ConsultaConstanciaAction.do



II-6

1.9) Antes de efectuar el pago controla validez de los comprobantes recibidos,

ingresando a la página de la AFIP:

http://www.afip.gob.ar/genericos/imprentas/facturas.asp . (Ley Nº 25.795 art 33)

e imprime constancia de control efectuado.

1.10) Si el proveedor posee autorización electrónica para emitir comprobantes (CAE)

envía por e-mail al Sector Impuestos de Administración Central factura

escaneada para control de validez.

1.11) El control de validez de comprobantes no se efectúa en el caso de que el

Proveedor sea responsable monotributo, o cuando la fecha de emisión del

comprobante coincida con la fecha del vencimiento del código de autorización

de impresión (CAI).

1.12) En caso que se detecte algún error en los controles impositivos, el Sector se

comunica con el proveedor para que proceda a solucionar el inconveniente que

permita continuar con el circuito de pago

1.13) Producto de la documentación remitida en el Punto 1.6), recibe del Sector

Impuestos de Administración Central constancia de retención de ingresos brutos

y Orden de Pago o e-mail que indique la no retención, y adjunta al Legajo.

1.14) Controla la traba de embargos por ARBA al proveedor, siempre que el importe

bruto a pagar sea igual o superior a $1.000, ingresando a:

https://orion.arba.gov.ar/Login/login?service=http%3A%2F%2Forion.arba.gov.a

r%2FWebCautelares%2F.

• Si arroja la leyenda – el contribuyente no registra deuda sujeta a

embargos- adjuntar esa impresión al Legajo y realizar el pago de manera

habitual

• Si arroja la leyenda – Nº de juicio, CUIT y razón social

comunicar dicha situación al Sector Impuestos de Administración Central

y archiva legajo en forma transitoria a la espera de su resolución. Al

recibir copia impresa del oficio electrónico, adjuntar al Legajo



II-7

1.15) Efectuado los controles con resultados satisfactorios, y en caso que el importe a

cancelar sea superior a $ 1.000 (o el importe que indique la normativa vigente),

confecciona cheque conteniendo los siguientes requisitos:

• Nombre y Apellido del beneficiario

• Leyenda No a la orden

• Cruzado

1.16) Interviene cheque con la primera firma e incorpora al Legajo de Pago

1.17) Remite Legajo de Pago a la Gerencia de Planta para la segunda intervención

2. GERENCIA DE PLANTA

2.1) Recibe Legajo indicado en el punto 1.17)

2.2) Analiza y firma

2.3) Remite Legajo al Sector Cuentas a Pagar para prosecución del trámite.


3.1) Recibe el Legajo intervenido y archiva en forma transitoria

3.2) En caso de efectuar el pago mediante depósito:

3.2).1. Si el proveedor posee cuenta en el Banco Provincia (interdepósito) el

cheque debe reunir las siguientes características:

• Cruzado

• No a la Orden ( nominativo)

• A nombre del proveedor

Endosado con la leyenda “para ser acreditado en la cuenta corriente…de

la sucursal…”



II-8

3.2).2. Si el proveedor no posee cuenta en el Banco Provincia seguir una de estas

dos metodologías o la que el Banco indique:

Transferencia Interbancaria:

• Confeccionar cheque a nombre del Proveedor

• Endosado con la leyenda “para aplicar al pago de

transferencias interbancarias”

• Adjuntar boleta de transferencia con número de cuenta, CUIT

y CBU

Mediante Nota:

• Con la leyenda autorizo a debitar….

• Adjuntar boleta de transferencia con número de cuenta, CUIT

y CBU

3.3) Obtiene firma y aclaración del proveedor en la constancia de retención de

ingresos brutos y en la Orden de Pago. Si el proveedor no reside en la ciudad,

envía por correo electrónico al proveedor el Certificado de Retención de

Ingresos Brutos y Orden de Pago. Adjunta al Legajo

3.4) Efectúa el pago con cheque, depósito y/o efectivo.

3.5) A la factura se la interviene con el sello fechador con leyenda Pagado y firma y

fecha del proveedor de recibido en caso de no poseer recibo oficial

3.6) Si el Proveedor posee Recibo, solicita Recibo oficial y archiva en legajo.

3.7) Entrega ejemplar del Certificado de Recepción de Materiales y/o Servicios,

copia de Factura intervenida y/o copia del Recibo Oficial al Sector Compras

3.8) Comunica a Administración Central – Gerencia de Contrataciones y Pagos – los

pagos efectuados en un plazo de 24 horas



II-9

3.9) Legajo con la documentación de respaldo, forma parte de la Rendición de Caja

Chica. Continúa en el apartado Rendiciones de Caja Chica

B. PAGO CONTADO



• Pedido de Material y/o Servicio

4.2) Recibe Factura del proveedor

4.3) Coloca a la Factura sello fechador de ingreso al sector. Archiva en forma

transitoria

4.4) Efectúa los controles y pases previstos en los Puntos 1.2) a 3.9) de la Sección

Compra a Crédito



II-10

RENDICIONES DE CAJA CHICA


1.1) Se confecciona Planilla de Rendición de Caja Chica (FORMULARIO Nº 1),

donde se describe Orden de Pago, número de Pedido de Material, número de

Certificado de Recepción, número de factura, fecha, nombre del proveedor,

importe neto, IVA, importe total pagado, retención de Ingresos Brutos, Nº de

solicitud, Nº de Pedido de Compra, e importe total . Suscribe.

1.2) Ordena la documentación de respaldo de acuerdo a la secuencia lógica de las

operaciones, asigna numeración a la totalidad de la documentación en forma

consecutiva. Adjunta a la Planilla de Rendición de Caja Chica (FORMULARIO

Nº 1).

1.3) Remite documentación indicada en el punto 1.2) para su intervención al Gerente

de Planta


2.1) Recibe Rendición de Caja Chica

2.2) Analiza y suscribe

2.3) Envía rendición suscripta al Sector Cuentas a Pagar


3.1) Recibe Rendición de Caja Chica suscripta

3.2) Obtiene copia de la Rendición de Caja Chica y archiva en el Sector

3.3) Envía original de la Rendición de Caja Chica a Administración Central para su

reintegro



II-11

RENDICIÓN DE VIÁTICOS


1.1) Recibe del empleado el Formulario Pedido de Adelantos de Viáticos

(FORMULARIO Nº 2), intervenido por el Sector Personal y firmado por el

empleado y por el Gerente de Planta

1.2) Si el viatico se solicita con 10 días de anticipación, recibe del Gerente de Planta

memorando indicando el importe solicitado a Administración Central para realizar

el viático

1.3) Verificado el depósito de la Gerencia de Contrataciones y Pagos de Administración

Central en la Cuenta Bancaria, se confecciona cheque y se cobra.

1.4) Si el viatico se solicita con una anticipación menor a 10 días, el importe

correspondiente al anticipo se afronta con la Caja Chica de la Central

1.5) De acuerdo a la cantidad de días solicitados, y al importe depositado en 1.3) en caso

de corresponder, se adelanta importe del viático de acuerdo a la resolución de

viáticos vigente aprobada por Directorio. Los señores Gerentes y Subgerentes

tendrán una sobre asignación del 30% del valor del viático diario. Entrega:

• Formulario Rendición de Viáticos (FORMULARIO Nº 3)

• Constancia de Inscripción en AFIP

1.6) Confecciona recibo interno numerado, que es firmado por el empleado, al momento

de entregar a éste el Adelanto del Viático.

1.7) Recibe del empleado Formulario Rendición de Viáticos (FORMULARIO Nº 3) con

datos de la comisión, adjuntando comprobantes de gastos del viático realizado

1.8) Efectúa control de integridad de datos del Formulario Nº3 y de los comprobantes

presentados.

1.9) Controla coincidencia entre el importe total de gastos informado en Formulario

Rendición de Viáticos con los comprobantes rendidos.



II-12

1.10) Controla los conceptos de las erogaciones, debiendo ser para su reconocimiento

gastos de desayuno, almuerzo, merienda, cena y alojamiento. En caso que no surja

claramente el concepto de la factura o ticket solicita aclarar el objetivo del gasto.

1.11) Controla que los comprobantes rendidos sean facturas tipo A, C y/o Ticket Factura,

y se encuentren extendidos a nombre de Centrales de la Costa Atlántica S.A,

cumpliendo con los requisitos vinculados a las normas de facturación establecidas

en la Resolución Nº 1.415 de la AFIP, sus modificatorias y complementarias.

1.12) En caso de extravío de los comprobantes respaldatorios o en caso de que no

cumplan con los requisitos de los apartados 1.9) y/o 1.10) el empleado soportará el

gasto.

1.13) Liquida viático teniendo en cuenta si hubo un anticipo de fondos previo. En caso

afirmativo lo descuenta de la liquidación, dando origen ésta operación a un importe

definitivo.

• Se reconocerá el pago del 25% del viático cuando el inicio de la comisión

sea anterior a las 12 horas y el regreso exceda en una hora la jornada horaria

habitual del agente en comisión.

• Asimismo tendrá derecho al 25% cuando el inicio sea anterior a las 20 horas

y el regreso posterior a las 22 horas.

• Las comisiones de un día que finalicen dentro del horario administrativo, no

generarán compensación de gastos.

• El día de regreso de las comisiones que por su extensión obliguen a

pernoctar, se liquidará de la siguiente manera: 25% si se llega antes de las 22 horas

y 50% si se produce la llegada después de dicha hora.

• Durante los días intermedios se reconocerá el 100% de la compensación.

• Si se utilizan medios de transporte público, los pasajes serán reconocidos

mediante la presentación de los comprobantes respectivos, adjuntados a la

correspondiente liquidación.

• Si el medio de transporte es un vehículo oficial o particular se liquidará el

gasto en combustible y peajes individualizados en la liquidación.



II-13

1.14) Confecciona Planilla de Rendición de Viáticos ( FORMULARIO Nº 4) numerada y

no reintegrable

1.15) Eleva Planilla de Rendición de Viáticos al Gerente de Planta para su intervención


2.1) Recibe Planilla de Rendición de Viáticos, analiza y suscribe

2.2) Conforma comprobantes mediante firma. Si el importe de gasto supera el importe de

viatico definido en la resolución vigente, analiza y en caso de aprobar el exceso,

incorpora leyenda autorizando el pago.

2.3) Remite Planilla de Rendición de Viáticos intervenida al Sector Cuentas a Pagar


3.1) Recibe documentación indicada en el punto 2.3)

3.2) Si se entregó anticipo, quita firma del Recibo extendido en el punto 1.5)

3.3) En el caso que la liquidación arroje que el importe del gasto efectuado por el

empleado es inferior al importe del viático asignado adelantado solicita al empleado

el reintegro de los fondos, que deberá efectivizarse dentro de las 48 horas hábiles.

3.4) Deposita en cuenta bancaria de Administración Central el sobrante de anticipo del

apartado 3.3). Adjunta boleta de depósito a la Rendición de Viático

3.5) En el caso que la liquidación arroje que el importe del gasto efectuado por el

empleado es superior al importe del viático asignado adelantado, previa autorización

del Gerente de la Central, convoca al empleado y efectúa el pago.

3.6) Obtiene copia de la Rendición de Viático no reintegrable y archiva en forma

definitiva.

3.7) Envía original de Rendición de Viáticos a Administración Central



II-14

ADELANTOS DE CAJA CHICA.


1.1) Para adelantos de Caja, completa un comprobante de Caja Chica

(FORMULARIO Nº 5) y solicita la firma del empleado

1.2) El empleado es convocado por personal de Sector Cuentas a Pagar para firmar el

comprobante de adelanto de efectivo y entregar constancia de inscripción de la

Sociedad.

2. EMPLEADO

2.1) Efectúa los gastos con el adelanto de caja recibido

2.2) Entrega los comprobantes de gastos válidos a Cuentas a Pagar, los que deben

cumplir con los requisitos detallados en el punto 1.10) del apartado Rendición

de Viáticos

3. CUENTAS A PAGAR

3.1) Recibe los comprobantes de gastos

3.2) Efectúa control impositivo de los comprobantes de gastos de acuerdo a lo

detallado en los Puntos 1.6) a 1.10) de la sección A. compra a crédito del

apartado Adquisiciones menores a $2.000 más IVA.

3.3) En caso de que el empleado extravíe un comprobante o que el comprobante no

cumpla con los requisitos detallados en el punto 1.10) del apartado Rendición de

Viáticos, el empleado soportará el gasto

3.4) Anula el Comprobante de Caja Chica, sustrayéndole la firma y entregándosela al

empleado que solicitó el adelanto



II-15

ARQUEO DE CAJA CHICA

1. CUENTAS A PAGAR

1.1) Diariamente realiza arqueo de Caja Chica

1.2) Se confecciona Planilla de Arqueo de Caja Chica ( FORMULARIO Nº 6)

1.3) Suscribe y envía al Gerente de Planta para su aprobación


2.1) Recibe Planilla de Arqueo Diario

2.2) Controla y suscribe

2.3) Envía Planilla de Arqueo suscripta a Cuentas a Pagar

3. CUENTAS A PAGAR

3.1) Recibe Planilla de Arqueo Diario Suscripta

3.2) Archiva



II-16

CONCILIACIÓN BANCARIA


1.1) El primer día hábil de cada mes solicita extracto bancario al Banco y efectúa

Conciliación Bancaria

1.2) Cotejando el Libro Banco con los movimientos bancarios del extracto bancario

1.3) Confecciona Planilla de Conciliación Bancaria ( FORMULARIO Nº 7), y

suscribe

1.4) Eleva Planilla de Conciliación Bancaria al Gerente de Planta para su suscripción


2.1) Recibe Planilla de Conciliación Bancaria Mensual

2.2) Controla y suscribe

2.3) Envía Planilla de Conciliación Bancaria intervenida al Sector Cuentas a Pagar

3. CUENTAS A PAGAR

3.1) Recibe Planilla de Conciliación Bancaria suscripta

3.2) Archiva Planilla de Conciliación Bancaria suscripta en el Sector, junto con

extracto bancario y copia del Libro Banco utilizado como papel de trabajo.



II-17

FORMULARIOS



II-18

FORMULARIO N° 1: PLANILLA DE RENDICIÓN DE CAJA CHICA



II-19



II-20



II-21

FORMULARIO N° 2: PEDIDO DE ADELANTOS DE VIÁTICOS



II-22



II-23

FORMULARIO N° 3: RENDICIÓN DE VIÁTICOS



II-24



II-25

FORMULARIO N° 4: PLANILLA DE RENDICIÓN DE VIÁTICOS



II-26



II-27

FORMULARIO N° 5: COMPROBANTE DE CAJA CHICA



II-28



II-29

FORMULARIO N° 6: PLANILLA ARQUEO DE CAJA CHICA



II-30



II-31

FORMULARIO N° 7: PLANILLA DE CONCILIACIÓN BANCARIA



II-32


SECTOR PERSONAL - NECOCHEA

III-1

CAPÍTULO III:


DE CONTROLES

GESTIÓN PERSONAL



III-2


CONTROL DE ASISTENCIA

1. SECTOR PERSONAL

1.1) Diariamente se cargan las novedades en el sistema FENIX y se crea un archivo

denominado Informe de Ausentismo.

1.2) Remite vía Internet Informe de Ausentismo al Sector Personal de

Administración Central.

1.3) Recibe de la Guardia FORMULARIO Nº 1 - Control de Salidas -.

1.4) Recibe de la Guardia FORMULARIO Nº 2 - Control de Ingreso -. Se archiva.

1.5) Recibe FORMULARIO Nº 3 - Registro de horas extraordinarias -y/o

FORMULARIO Nº 3.1 - Registro de horas extraordinarias - Turno Rotativo

1.6) Controla que la documentación recibida en el apartado 1.5) contenga las firmas

del Jefe de Sector y Jefe de Área, Jefe de Turno y empleado.

1.7) Coteja FORMULARIO Nº 1 - Control de Salidas -, punto 1.3) con permiso de

salida. Analiza firmas intervinientes (Empleado, Gerente/ Jefe de Área), motivo

y si la salida es oficial o particular. Se archiva.

1.8) Coteja FORMULARIO Nº 3, punto 1.5) con fichaje de reloj. Realiza la carga en

el sistema y transcribe en la ficha del Empleado las horas que corresponden en

franco.

1.9) Firma y aclara Registro de oras Extraordinarias (FORMULARIO Nº3) Y

Registro de Horas Extraordinarias –Turno rotativo (FORMULARIO Nº3.1)

1.10) Eleva al Gerente de Planta para aprobación.




III-3

2.1) Recibe del Sector Personal Registro de Horas Extraordinarias (FORMULARIO

Nº3) y Registro de Horas Extraordinarias – Turno Rotativo (FORMULARIO

Nº3.1)

2.2) Analiza y firma

2.3) Envía a Sector Personal Registros aprobados



III-4

LICENCIAS

1. SECTOR PERSONAL

1.1) Recibe FORMULARIO Nº 4 - Solicitudes Varias - del Sector que

corresponda.

1.2) Controla las autorizaciones correspondientes:

• Jefe de Sector

• Jefe de Área

• Empleado interesado

1.3) Si el motivo del FORMULARIO N° 4 - Solicitudes Varias - es Descanso

Compensatorio: carga los datos al Informe de Ausentismo y en Ficha de

Descanso. Controla confección, verificando cantidad de horas solicitadas, día,

firma y aclaración del empleado solicitante y aclaración del Jefe del Sector.

1.4) Si el motivo de la ausencia es: Solicitud de Licencia: el empleado debe

acompañar FORMULARIO Nº 5 - Solicitud de Licencia – firmado por

Empleado, Jefe de Sector y Jefe de Área.

1.5) Con la información recibida en el punto 1.4) verifica mediante consulta en

Tarjeta o Ficha del Personal, que los días solicitados sean los que correspondan

y estén de acuerdo a las normas vigentes. Se carga a la ficha de licencia.

1.6) Luego de efectuado los controles, se suscribe FORMULARIO Nº 5 y se envía al

Gerente de Planta para su autorización.

1.7) En caso de existir diferencias, devuelve la solicitud de licencia al empleado, con

la aclaración pertinente, quien realiza las correcciones necesarias.

1.8) Si el motivo del FORMULARIO Nº 4 es Permiso por Carpeta Médica /

Atención Familia comunica verbalmente a Auditoría Médica.



III-5

1.9) Recibe por teléfono comunicación del empleado por motivo de enfermedad,

Informa a Auditoría Médica.

1.10) Con la información recibida en 1.3) actualiza Planilla de Licencia e Inasistencias

del Personal.


2.1) Recibe FORMULARIO N° 5 - Solicitud de Licencia-. Procede a su aprobación

mediante firma.

2.2) Remite FORMULARIO N° 5 - Solicitud de Licencia- al Sector Personal.

3. AUDITORIA MEDICA

3.1) Recibe comunicación verbal indicada en el punto 1.9).

3.2) Completa FORMULARIO N° 6 - Reconocimiento Médico -, el cual contiene

firma del empleado, por enfermedad/atención familiar. Asignación numeración

correlativa.

3.3) Para los casos indicados en los puntos 1.8) y 1.9) recibe Certificado médico del

empleado indicando diagnóstico. Procede a firmar el FORMULARIO N° 6 -

Reconocimiento Médico -.

3.4) Otorga, en caso de corresponder, días de licencia. Completa diagnóstico y

troquel, separa troquel del formulario y archiva en el Sector.

3.5) Envía FORMULARIO N° 6 - Reconocimiento médico - al Sector Personal.

4. SECTOR PERSONAL

4.1) Recibe FORMULARIO Nº 6 - Reconocimiento Médico -.

4.2) Archiva en el legajo del empleado.

4.3) Recibe FORMULARIO Nº 5 - Solicitud de Licencia -, indicado en el punto 2.2).



III-6

4.4) Distribuye 4 copias del FORMULARIO N° 5 - Solicitud de Licencia - de la

siguiente manera:

• 1 copia al Empleado

• 1 copia se archiva de Legajo del empleado

• 1 copia se envía a Administración Central

• 1 copia se envía a la Central 9 de Julio de Mar del Plata

4.5) Actualiza Planilla de Licencias e Inasistencias del Personal

4.6) Al finalizar el mes, confecciona Listado con Solicitud de Licencias para ser

enviado a Administración Central.



III-7

ACCIDENTES DE TRABAJO

1. SECTOR PERSONAL

1.1) Recibe verbalmente comunicación del empleado o familiar del accidente de

trabajo

1.2) Completa FORMULARIO N° 7 - Denuncia de Accidente de Trabajo o

enfermedad profesional - y envía al Gerente de Planta para su firma y en caso de

ausencia lo remite al Jefe Área o quién se encuentre a cargo

1.3) Comunica a Auditoría Médica

2. GERENTE DE PLANTA / JEFE DE ÁREA

2.1) Recibe FORMULARIO N° 7 - Denuncia de Accidente de Trabajo o enfermedad

profesional - procede a su firma y lo remite al Sector Personal

3. SECTOR PERSONAL

3.1) Recibe FORMULARIO N° 7 - Denuncia de Accidente de Trabajo o enfermedad

profesional - intervenido.

3.2) Envía a la ART y a la ciudad de La Plata, por fax, adjuntando: nota a la ART y

nota al prestador médico

• 2 copias FORMULARIO N° 7 - Denuncia de Accidente de Trabajo o

enfermedad profesional - una copia es sellada por el prestador que vuelve a

Personal

• FORMULARIO N° 8 - Certificado de Alta Médica -

3.3) Una copia de los FORMULARIOS N° 7 - Denuncia de Accidente de Trabajo o

enfermedad profesional - y FORMULARIOS N° 8 - Certificado de Alta Médica



III-8

- es archivado en el Legajo del empleado y una copia es remitida al Ingeniero en

Seguridad.

4. AUDITORIA MÉDICA

4.1) Recibe comunicación verbal indicada en el punto 1.3).

4.2) Completa FORMULARIO N° 6 - Reconocimiento médico - el cual contiene

firma del empleado.

4.3) Realiza reconocimiento médico.

4.4) Otorga días de Licencia. Completa diagnostico, separa troquel del formulario y

archiva en el Área.

4.5) Firma y envía FORMULARIO N° 6 - Reconocimiento médico - al Sector

Personal.

5. SECTOR PERSONAL

5.1) Recibe FORMULARIO N° 6 - Reconocimiento médico -

5.2) Archiva en el Legajo del empleado



III-9

TAREAS VARIAS

1. SECTOR PERSONAL

1.1) Envía a la Administración Central y a la Central 9 de Julio de Mar del Plata los

siguientes listados:

• Planilla Resumen de horas extraordinarias (mensualmente)

• Planilla horas extra de Permiso Gremial

• Planilla horas extra de Accidentes de Trabajo

• Descuentos de Turno y de Refrigerio

• Liquidación de vacaciones

• Todo otro listado que se genere por motivo de una novedad

1.2) Realiza programación de Guardias por Cargo

1.3) Distribuye la Programación de la siguiente manera:

• Jefe de Turno

• A cada Sector, el correspondiente al mismo

• Se archiva en el Área Personal

1.4) Confecciona Listados con las novedades del mes. Envía los mismos al Gerente

de Planta para su firma.


2.1) Recibe Listado de Novedades del mes. Procede a su análisis y firma

2.2) Remite al Sector Personal

3. SECTOR PERSONAL

3.1) Recibe Listado Autorizado. Envía a Administración Central y a la Central 9 de

Julio de Mar del Plata.



III-10

3.2) Mensualmente se realiza listado de los descansos compensatorios y las llegadas

tarde.

3.3) Listado generado en el punto 3.2) se informa el Gerente de Planta y se envía a

Administración Central.

3.4) Semanalmente, los días lunes se informa al Gerente de Planta los descansos

compensatorios acumulados hasta el viernes anterior y un informe de horas extra

por día y por Sector al viernes próximo pasado y asimismo con frecuencia

semanal.

3.5) Mediante programa se informa diariamente al Gerente de Planta los descansos

compensatorios y las horas extras generadas en el día.



III-11

FORMULARIOS



III-12

FORMULARIO Nº 1: CONTROL DE SALIDAS



III-13



III-14

FORMULARIO Nº 2: CONTROL DE INGRESOS



III-15



III-16

FORMULARIO Nº 3: REGISTRO HORAS EXTRAORDINARIAS



III-17



III-18

FORMULARIO Nº 3.1: REGISTRO HORAS EXTRAORDINARIAS TURNO

ROTATIVO



III-19



III-20

FORMULARIO Nº 4: SOLICITUDES VARIAS



III-21



III-22

FORMULARIO Nº 5: SOLICITUD DE LICENCIA



III-23



III-24

FORMULARIO Nº 6: RECONOCIMIENTO MÉDICO



III-25



III-26

FORMULARIO Nº 7: DENUNCIA DE ACCIDENTE DE TRABAJO



III-27



III-28

FORMULARIO Nº 8: CERTIFICADO DE ALTA MÉDICA



III-29


SECTOR ALMACENES NECOCHEA

IV-1

CAPÍTULO IV:


DE CONTROLES

GESTIÓN ALMACENES



IV-2


1. SECTOR ALMACENES

1.1) Recibe Pedido de Material y/o Servicios del Sector Compras y Órdenes de

Compra de Administración Central.

1.2) Recibe del Proveedor los materiales, coteja Remito y/o Factura con Pedido de

Material y/o Servicios u Ordenes de Compra controlando cantidad y material

correspondiente al Pedido.

1.3) Adjunta Orden de Compra y/o Pedido de Materiales y/o Servicios al Remito y

archiva.

1.4) Para el control de las especificaciones técnicas y calidad se solicita concurra al

almacén el responsable que dio origen al requerimiento interno de materiales y

al técnico especializado en caso de repuestos.

1.5) Si se trata de un ítem de stock, ingresa al Almacén luego de la inspección si la

requiere.

1.6) Si se trata de un ítem Directo, permanece en el Sector Ítems Directos Aprobados

o Inspeccionados para ser remitido luego al Sector que realizó el pedido.

1.7) Procede a asignar matrícula a los materiales ingresados y número de stock Mpac

si no existiera.

1.8) Ingresa al sistema Mpac y Cpaq el alta de materiales con su correspondiente

matrícula.

1.9) Si la entrega es parcial se certifica con FORMULARIO Nº 1 (Código 4.1 Parcial

Cpaq) y se archiva en bibliorato especial, esperando las entregas subsiguientes.



IV-3

1.10) Cuando se completa la entrega, se certifica por Mpac y Cpaq con el Formulario

4.1.

1.11) Envía Certificado de Recepción (FORMULARIO Nº 1) al Gerente de Planta.


2.1) Recibe Certificado de Recepción, procede a su firma.

2.2) Remite Certificado de Recepción al Sector Almacenes.

3. SECTOR ALMACENES

3.1) Recibe el Certificado de Recepción firmado, procede a su distribución

• Original: Sector Cuentas a Pagar

• Duplicado: Sector Compras

• Triplicado: se archiva en el Sector Almacenes

3.2) Cuando se produzca una salida de materiales, se emite FORMULARIO N° 2,

(código 51 –egresos-) el cual debe ser intervenido por el responsable del Sector

Solicitante.

3.3) Se archiva copia en Almacenes.



IV-4

RECUENTOS DE INVENTARIO

4. SECTOR ALMACENES

4.1) Con frecuencia semestral, se realiza un control de stock por Sistema. Se procede

a emitir listados con resultados del recuento.

4.2) Se recuentan muestras tomadas al azar. Luego se compara la Planilla con detalle

del recuento.

En caso de existir diferencias en el recuento se procede de la siguiente manera:

• Ajuste en más: se emite FORMULARIO Nº 3 (código 44 -Ajuste

entrada-)

• Ajuste en menos: se emite FORMULARIO Nº 4 (código 54 –Ajuste

salida-)

4.3) En caso de que del recuento surja el cambio de matrícula de un material se

procede de la siguiente manera:

• Cambio de matrícula (salida): se emite FORMULARIO Nº 5 (código 58)

• Cambio de matrícula (entrada): se emite FORMULARIO Nº 6 (código

48)



IV-5

TRANSFERENCIA DE MATERIALES

5. SECTOR ALMACENES

5.1) En caso de producirse transferencia de materiales (salida) a la Central de Mar del

Plata se emite FORMULARIO Nº 7 -código 52-. En caso de de producirse

transferencia de materiales (entrada) a la Central de Mar del Plata se emite

FORMULARIO Nº 8 –código 42-.

5.2) Formularios indicados en los puntos 3.2), 3.5), 3.6) y 3.7) deben ser

intervenidos por el Jefe de Almacén.

5.3) Se remiten Formularios indicados en el punto 3.8) al Gerente de Planta para su

firma.


6.1) Recibe Formulario indicados en el 3.9), analiza y firma.

6.2) Remite Formularios indicados en el punto 4.1) al Sector Almacenes.

7. SECTOR ALMACENES

7.1) Recibe FORMULARIO Nº 2 ( código 51 – egresos) en Original y Duplicado,

son distribuidos de la siguiente manera:

• Original: Sector Almacén

• Duplicado: Sector Solicitante

7.2) Recibe FORMULARIOS Nº 3 al Nº 7 y procede a archivar el Original.

7.3) Diariamente el almacenista corre proceso nocturno. De la comparación entre

stock y punto de pedido surge la requisición de Material, el cual luego de

aprobado desde el sistema con perfil de usuario se remite por sistema Mpac al

Sector Compras para la prosecución del trámite.



IV-6

FORMULARIOS



IV-7

FORMULARIO Nº1: Nº 41 ADQUISICIONES



IV-8



IV-9

FORMULARIO Nº2: Nº 51 CONSUMO



IV-10



IV-11

FORMULARIO Nº3: Nº 44 AJUSTE INVENTARIO



IV-12



IV-13

FORMULARIO Nº4: Nº 54 AJUSTE INVENTARIO (SALIDA)



IV-14



IV-15

FORMULARIO Nº5 : Nº 58 CAMBIO ESTADO MATRÍCULA REZAGO (SAL)



IV-16



IV-17

FORMULARIO Nº 6: Nº 48 CAMBIO ESTADO MATRÍCULA REZAGO



IV-18



IV-19

FORMULARIO Nº7: Nº52 TRANSFERENCIA (SALIDA)



IV-20



IV-21

FORMULARIO Nº8: Nº 42 TRANSFERENCIAS (ENT)



IV-22

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE …

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