Manual Configuración ADVISER - Sistema de Alertas ...€¦ · El aplicativo le mostrará la lista...
17
Manual Configuración ADVISER - Sistema de Alertas Tempranas y Seguimiento Estudiantil Bogotá D.C. 2014
Transcript of Manual Configuración ADVISER - Sistema de Alertas ...€¦ · El aplicativo le mostrará la lista...
Manual Configuración
ADVISER - Sistema de Alertas Tempranas y
Seguimiento Estudiantil
Bogotá D.C.
2014
ADMINISTRACIÓN DEL MÓDULO DE CONFIGURACIÓN
En el siguiente instructivo se le mostrará cómo podrá:
1. Administrar los programas
2. Administrar los usuarios
3. Administrar los perfiles
4. Administrara los drivers
5. Carga estudiantes matriculados
6. Carga de alertas académicas
7. Administrar preguntas, repuestas y alertas de la caracterización.
A continuación haremos la explicación de las funcionalidades mencionadas
anteriormente.
1. Administración de programas académicos
El aplicativo le mostrará la lista de programas creados como se puede ver a
continuación. En esta lista deben estar todos los programas que ofrece la
institución, se debe crear un nuevo programa cada vez que haya un nuevo código
definido para este.
1.1. Crear programa
Para crear un programa se deben registrar 2 datos obligatorios, estos se ven
reflejados en el aplicativo porque tiene el símbolo (*) que indica que el campo es
de obligatorio registro. El registro de cada uno de estos datos es importante
porque por medio del registro se hará la evaluación del riesgo en el componente
académico.
Este símbolo le permitirá ver la descripción de la información que se solicita en el
campo.
Este módulo permitirá básicamente 2 acciones sobre las instituciones creadas
1.2. Editar programa
El aplicativo permitirá modificar los códigos o las selecciones que se hayan
hecho de un programa si este programa no está relacionado a algún estudiante
que se haya cargado o estudiante que haya realizado la caracterización, de no ser
así permitirá modificar el programa.
1.3. Eliminar programa
El aplicativo permitirá eliminar un programa si este programa no está
relacionado a algún estudiante que se haya cargado o estudiante que haya
realizado la caracterización, de no ser así permitirá eliminar el programa.
2. Administración de usuarios
Este administrador de usuarios le permitirá realizar y gestionar 4 elementos
claves para la administración de los usuarios:
Servicio: Es un componente del aplicativo que tiene una funcionalidad en
específico. Estos se ven reflejados los items que componente el menú superior del
aplicativo.
Derecho: Es el permiso a usar o no los servicios que componen el aplicativo.
Perfiles: Los perfiles son los diferentes tipos de usuarios que pueden acceder al
aplicativo. Cada perfil es diferente a otro porque tiene derecho sobre unos
servicios específicos. Ejemplo: Perfil configuración tiene derecho a utilizar el
sección administración de usuarios.
Usuario: Es una cuenta asociada a una persona la cual es responsable de la
trazabilidad que este usuarios generé. Un usuario está asociado a un perfil y
hereda todos los derechos que tiene dicho perfil.
2.1. Crear usuarios
Por medio de este botón se podrá crear un nuevo usuario para el aplicativo.
Al crear los usuarios se podrán definir los siguientes campos:
Nombres
Correo: Este servirá para notificación y como usuario para el ingreso al
aplicativo.
Contraseña
Cargo
Sede
Perfil
Área
Acciones sobre los usuarios
El aplicativo me permite crear nuevos usuarios y realizar dos acciones sobre los
usuarios creados como se ve a continuación.
2.2. Modificar un usuario
Por medio de este botón se podrán actualizar la información básica de la
cuenta del usuario. A continuación se mostrará el formulario que permite editar la
información del usuario:
2.3. Eliminar un usuario
Por medio de este botón se podrá se habilitara un usuario creado. No se
eliminan los usuarios debido a toda la trazabilidad que ha dejado en el aplicativo
como ejemplo, seguimientos, creación de alertas, creación de eventos y demás
funcionalidad que implicaron una trazabilidad. A continuación se mostrará el
formulario que permite habilitar la cuenta del usuario:
3. Administración de perfil
Por medio del siguiente servicio podrá hacer la administración del perfil
3.1. Crear perfil
Este ser permitirá hacer la definición de un nuevo perfil, como se puede ver a
continuación.
3.2. Derecho – Perfiles
Este servivio permitirá asociarle a un perfil previamente creado accesos a los
diferentes servicios que ofrece la aplicación. Para habilitar estos permisos se
debe hacer clic en los checks y finalmente hacer clic en el boton “finalizar
permisos” como se muestra a continuación:
4. Administrara los drivers
Este servicio le permite administrar los drivers/parametros del aplicativo. Para
actualizar estos campos deberá hacer el cambio y hacer clic en actualizar drivers.
Tenga en cuenta que no se debe permitir el registro de espacios en blanco.
Driver que se deben actualizar:
SEMESTRE_ACTUAL: Este driver se debe cambiar cada vez que haya un cambio
de semestre o cada vez que se requiera que la caracterizacion o un seguimiento
queden en un semestre especifico. FORMATO: “2015-1”
NOTA_MINIMA: Esta nota corresponde a la nota minima con la cual se emieza a
generar alerta academica. FORMATO:0 a 5
NUMERO_REPITENCIA_ALERTA: Este numero corresponde a numero de
repitencias desde el cual se empiezan a generar alertas: FORMATO:0 a 5
CORTE_ACTUAL: Define en que corte se encuetra actualemnete la universidad y
una vez este definido si hacer la sincronizacion academica para que el sistema
cree las alertas con respecto a la informacion de este nuevo corte.
FORMATO:1,2,3,4 (siendo 4 la nota final)
5. Carga de las bases de datos estudiantes
5.1. Sección carga
La primera sección permitirá realizar la carga de los estudiantes.
La carga de estudiantes al aplicativo se realiza por medio del formato en Excel
con nombre “CARGA_ESTUDIANTES.csv”.Para garantizar que el registro de la
información en este formato se cargue de forma exitosa se deberán tener en
cuentas las siguientes condiciones:
Se debe cargar información valida en los campos obligatorios que exige el
aplicativo para la creación de un estudiante. Aunque todos los campos son
importantes los siguientes obligatorios son:
o CODIGO
o CODIGO_PROGRAMA
o JORNADA
o CORTE_INGRESO
o PRIMER_APELLIDO
o SEGUNDO_APELLIDO
o PRIMER_NOMBRE
o SEGUNDO_NOMBRE
o DOCUMENTO
o GENERO
Los campos deben cumplir con los tipos de datos que exige el formato. Los
formatos de los campos son los siguientes
o PRIMER_APELLIDO, SEGUNDO_APELLIDO, PRIMER_NOMBRE,
SEGUNDO_NOMBRE: Estos campos deberán registrarse en
mayúscula sin tildes o caracteres diferentes de las lertas.
o JORNADA: Estos campos solo permites los siguientes dos valores
DIURNA, NOCTURNA
o CORTE INGRESO: Este campo deberá tener el formato yyyy-ss, el
siguiente es un ejemplo del formato 2013-2
o FECHA NACIMIENTO: Este campo deberá tener el formato yyyy-
mm-dd, el siguiente es un ejemplo del formato 2013-09-12
o GENERO: Este campo deberá tener la letra M para MASCULINO F
para FEMENINO
El formato debe mantener la estructura de campos que se solicita en el
archivo de carga, es decir NO se pueden:
o Agregar columnas,
o Borrar la fila de nombres de los campos
o Intercambiar las posiciones de las columnas.
o Registrar información más allá de la columna “P”.
El formato debe cargarse .csv.
Los siguientes son los campos que se subirán por medio de la interfaz de carga:
En el campo CODIGO_PROGRAMA se debe diligenciar el mismo código
del programa que fue registrado en el aplicativo cuando se hizo la
parametrización de los programas.
Antes de subir el archivo se debe abrir en block de notas y con la
herramienta de buscar y reemplazar se deben eliminar todas las comillas
dobles y sencillas que contenga el archivo.
Al momento de guardar el archivo de carga de estudiantes desde block de
notas se debe escoger la opción de codificación UTF-8.
5.2. Sección reporte de carga
La segunda sección de la interfaz de carga mostrar un resumen de la carga.
Desplegara un resumen de:
REGISTROS CARGADOS: Mostrará la líneas (filas) cargados.
REGISTROS YA EXISTENETES: Mostrará los registros que no se
cargaron porque ya existía el estudiante.
REGISTROS DATOS INCOMPLETOS: Mostrara las líneas que no se
pudieron cargar porque alguno(s) de los campos obligatorios no se
pudieron registrar.
REGISTROS DATOS INVALIDOS: Mostrara las líneas que no se
pudieron cargar porque alguno(s) de los campos del formato no
cumplen con el formato indicado
El siguiente es un ejemplo de un reporte de carga
Se intentaron cargar dos registros pero las línea 2 y 3 tiene errores en la columna
de Excel D, E, P lo que implica revisar estos campos en estas líneas e intentar de
nuevo.
6. Carga de alertas académicas.
Este proceso se lleva a cabo por medio de una interfaz de carga que permitirá
cargar la información de las materias y las notas de los estudiantes.
El siguiente es la interfaz de carga:
Esta interfaz tiene dos secciones que están señaladas en el grafico anterior.
6.1. Sección carga
La primera permitirá realizar la carga de los estudiantes.
Adjunto a este formato se debió envió un archivo de Excel con nombre
“CARGA_NOTAS.csv” este es el formato que permitirá realizar el cargue de notas
al aplicativo.
Para garantizar que el registro de la información en este formato se cargue de
forma exitosa se deberán tener en cuentas las siguientes condiciones:
Se debe cargara información valida en los campos obligatorios que exige el
aplicativo para el registro de la nota del estudiante,:
o CODIGO_ESTUDIANTE
o NOMBRE
o MATERIA
o CODIGO_MATERIA
o NOTA_MATERIA
o PESO_NOTA
o TIPO_MATERIA
Los campos deben cumplir con los tipos de datos que exige el formato. Los
formatos del campo deben ser los siguientes:
NOMBRE
MATERIA: Este campos deberán registrarse en mayúscula sin tildes o
caracteres diferentes de las letras.
NOTA_MATERIA: Si la nota tiene componente decimal debe ir separada
por punto ejemplo 2.4
PESO_NOTA: El peso de la nota es un número entero de 1 a 100.
Tienen que mantener la estructura de campos que se solicita en el archivo
de carga, es decir no se pueden
agregar columnas,
debe verificarse que no hayan datos mas alla de la fila “P”.
No puede borrase la fila de nombres
No se pueden intercambiar las posiciones de las columnas.
El formato debe cargarse .csv.
Los siguientes son los campos que se subirán por medio de la interfaz de carga:
6.2. Sección resumen carga
La segunda sección de la interfaz de carga mostrara un resumen de la carga.
Desplegara un resumen de:
REGISTROS SE CARGARON: Mostrará las líneas (filas) cargados.
REGISTROS NO VALIDOS: Mostrará los registros que no se
cargaron debido a que no tienen un formato valido.
7. Administracion de nuevas preguntas
Para crear nuevas preguntas o modificar las que ya se encuentran se debe
ingresar a la base de datos y e ingresar y gestionar las siguientes 3 tablas que son
las que configuran la caracterizacion. A continuación mostramos cuales son:
1_PREGUNTAS: Esta tabla contiene la información y la definición de las
preguntas que compoenen la caracterización. Las preguntas de estas tabla:
NO se pueden borrar
Se puede actualizar
Se pueden crear nuevas
1_RESPUESTAS:
NO se pueden borrar
Se puede actualizar
Se pueden crear nuevas
1_ALERTAS
NO se pueden borrar
Se puede actualizar
Se pueden crear nuevas
