Manual Back Office C&S ES - Click & Sign · 2019. 10. 8. · Manual de Back Office 5 Pantalla...

Manual Back Office

Manual de Back Office

Índice Acceso

Recogida de datos inicial

Pantalla principal

Nuevo envío

Listado de envíos

Gestión de plantillas

Qué recibe el firmante

Qué recibe la empresa

Documentos

3

4

5

6

16

17

25

31

32


3

Accede al back office de Click & Sign con tu usuario y contraseña

Acceso


4

La primera vez que accedas al back office, se mostrará en pantalla esta ventana de recogida de datos básicos:

· Datos de la empresa· Nombre de la empresa o del contacto· CIF de la empresa

· Idiomas· Idiomas de los envíos:

catalán, español, inglés, francés, portugués.

· Idioma de la evidencia documental (el idioma del documento PDF que recoge los detalles técnicos y comunicaciones del proceso de Click & Sign):

catalán, español, inglés, francés, portugués.· Remitentes

· Nombre o móvil del remitente de los SMS: número de teléfono móvil o nombre remitente para los SMS.

· Remitente de los correos: la dirección de email.

Personaliza el aspecto de la página que verán las personas que han de firmar

· Logotipo de la empresa: arrastra o carga el logotipo.· Color del texto.· Color de fondo.· Color del texto del botón de “Firmar”.· Color de fondo del botón.

· Vista previa a la derecha de la ventana.

Recogida de datos inicial


5

Pantalla principal

En la pantalla inicial visualizas:

Menú lateral:- Nuevo envío- Listado de envíos- Gestión de plantillas

Plantillas disponibles: haz clic sobre la plantilla que prefieras utilizar para el envío.

Existen 3 por defecto:ClickAndSign: para firma mediante clic en botónClickAndSign HW OTP: para combinación de firma manuscrita y firma con OTP (código One Time Password)ClickAndSign OTP: para firma con OTP

Idioma de la plataforma: Español, Catalán, Inglés, Francés, Portugués

Nombre usuario- Soporte: enlace a la web de soporte- Comprar créditos- Salir

Nueva plantilla: puedes crearnuevas plantillas con los ajustes que prefieras.

· Descargar manual· Comprar créditos

Créditos


6

Nuevo envío

1. Selecciona la plantilla

Existen 3 por defecto:ClickAndSign: para firma mediante clic en botónClickAndSign HW OTP: para combinación de firma manuscrita y firma con OTP (código One Time Password)ClickAndSign OTP: para firma con OTP


7

Nuevo envío

Añade los documentos a firmar en formato PDF.

El nombre del archivo PDFse visualiza en pantalla

2. Agregar documentos


8

Nuevo envío

Puedes solicitar la subida de documentación al firmante previo a realizar la firma. Este paso es opcional.

Se le puede solicitar que suba su DNI, carnet de conducir, última nómina, etc.

Solo tienes que clicar en Añadir

Pueden solicitarse hasta un máximo de 5 documentos, que podrán ser obligatorios o no y se da la opción de certificarlos todos.

3. Documentación del firmante


9

Nuevo envío

Escribe directamente en la casilla habilitada el tipo de documento que quieres que el firmante suba antes de acceder al documento y firmarlo.

- Podrán ser obligatorios o no.

- Se da la opción de certificarlos todos.

- El peso total entre todos los documentos es 25 MB.



10

Nuevo envío

· Un solo firmante: solo necesitará la firma de una sola persona.

· Firma en paralelo: los documentos se envían a la vez y se pueden firmar en cualquier orden.

· Firma jerárquica: se firma en el orden establecido, de forma que el segundo nivel no podrá firmar hasta que lo haya hecho el primero. Para cada nivel se puede establecer el número de firmantes que se estimen necesarios.

4. Datos del firmante


11

Nuevo envío

UN SOLO FIRMANTE

Añade el nombre y apellidos del firmante o firmantes. Esto permite personalizar con el nombre tanto los correos como los SMS del envío.

Añade el correo electrónico y el teléfono móvil del firmante.

El firmante recibirá un Correo electrónico certificado con el documento que se añadió en Agregar documentos.

El modo en que firme dependerá de la plantilla que hayaselegido.

En el campo (opcional) Añadir código de acceso (haz clic en la casilla a su izquierda para hacer visible ese campo), puedes definir un código único alfanumérico para cada firmante. El firmante deberá tener este código para poder acceder al documento de firma.



12

Nuevo envío

FIRMA EN PARALELO

Añade el correo electrónico y el teléfono móvil de los 2 firmantes. Puedes añadir más firmantes.

Añade código de acceso para acceder al documento de firma (Opcional).

Los firmantes recibirán un Correo electrónico certificado con el documento que se añadió en Agregar documentos.




13

Nuevo envío

FIRMA JERÁRQUICA

Añade el Correo electrónico y el teléfono móvil de los firmantes del Nivel 1. Puedes añadir más firmantes.

Añade el Correo electrónico y el teléfono móvil de los firmantes del Nivel 2. Puedes añadir más firmantes.

Añade código de acceso para acceder al documento de firma (Opcional).

Los firmantes recibirán un Correo electrónico certificado con el documento que se añadió en Agregar documentos.




14

Nuevo envío

UBICACIÓN DE FIRMAS

Si has seleccionado la firma tipo manuscrita, en esta sección puedes ubicar dónde quieres que aparezcan las firmas en el documento que firmen tus destinatarios. Por ejemplo, al pie de cada página o, en un lateral.

Cuando arrastras una caja solo estás colocando una caja de firma, mientras que con el botón , colocas una caja de firma en cada página.


Las cajas de un mismo firmante que tengan este icono las podrás mover, redimensionar o eliminar a la vez.

Las cajas que tengan este icono son independientes del resto, si las mueves, redimensionas o eliminas, las acciones solo afectarán a esas cajas.


15

Nuevo envío

Desde aquí se puede modificar:

1 - El Circuito de firma: es decir, el modo en que el documento será firmado.

2 - Los Documentos a firmar: si quieres cambiar el documento PDF por otro, este es el momento.

3 - Documentación del firmante: los documentos que quieres solicitar al firmante antes de que firme.

4 - Datos del firmante: modifica los datos del firmante.

Finalmente, haz clic en Enviar.

5. Resumen y enviar


16

Listado de envíos

Aquí se muestran los envíos realizados, su estado y el detalle de cada uno.

FILTROS DE BÚSQUEDA• ID del envío• Plantillas• Estado: Todas / Nuevo / Pendiente / Firmado /

Expirado / Error / Cancelado / Máximo de intentos / Multifirma

• Fecha: permite buscar por rango de horas dentro de las fechas escogidas.

DETALLES DEL ENVÍO• ID del envío• Datos del firmante• Fecha de envío• Fecha de vencimiento• Tipo de firma• Documentos: los documentos originales

adjuntados en PDF. Una vez firmado se añadirán la Evidencia documental y los documentos firmados.

• Acciones

ESTADOS DEL ENVÍO• Firmado• En curso• Error o cancelado

EXPORTARExporta el listado de envíos en formato CSV.

FILTROS DE BÚSQUEDAID del envío | Plantillas | Estado | Fecha

Nuevo envío Exportar


17


Puedes realizar ACCIONES sobre las plantillas existentes, así como crear “Nueva Plantilla”.

Nombre de la plantilla: el nombre que le asignesTipo de firma: Firma con botón Firma con código Firma a manoEmpresa: nombre de la empresa remitenteTiempo de expiración: tiempo de que dispone el destinatario para firmar el documento.Idioma: idioma de la plantilla (español, inglés, catalán o portugués)..Acciones: Detalles Duplicar plantilla Nuevo envío Descargar código fuente Desactivar


18


· Nombre de la plantilla: nombre que ayude a distinguir unas plantillas de otras.· Datos de la empresa o del contacto· CIF de la empresa· Idioma de los envíos

- catalán, español, inglés, francés, portugués.· Idioma de la evidencia documental

- catalán, español, inglés, francés, portugués.· Remitente de los SMS: número de teléfono móvil o nombre remitente para los SMS.· Remitente de los correos: la dirección de email.· Tiempo hasta que expira la firma:

Días / Horas/ Minutos

Personaliza el aspecto de la página de firma· Logotipo de la empresa: arrastra o carga el logotipo.· Color del texto.· Color de fondo.· Color del texto del botón de Firmar.· Color de fondo del botón.

· Vista previa a la derecha de la ventana.

1. Datos básicos


19


¿Cómo quieres avisar a las personas que tienen que firmar?

Avisar por SMS: añade el número para el remitente y el texto del mensaje haciendo uso de las etiquetas disponibles.

Avisar por Correo electrónico: añade el email remitente y el texto del mensaje haciendo uso de las etiquetas disponibles.

Ambas vías pueden certificarse.

Nota: Si quieres redirigir el firmante desde tu web, no selecciones ningún método de aviso. Cuando llames a la API recibirás la URL donde tienes que redirigir el firmante.

2. Cómo avisamos a los firmantes


20


Escoge uno o diversos tipos de firma

· Solo el clic de un botón.

· Un código de un solo uso: decide el número de caracteres del código, número de intentos, y la vía para enviar el código (SMS o Correo electrónico). Escribe el mensaje utilizando las etiquetas facilitadas.

· Firma manuscrita: puedes combinar Firma manuscrita + código o bien solo un tipo de firma.

3. Cómo quieres que firmen


21


Puedes solicitar la subida de documentación al firmante previo a realizar la firma. Este paso es opcional.

Se le puede solicitar que suba su DNI, carnet de conducir, última nómina, etc.

Solo tienes que clicar en Añadir.

Pueden solicitarse hasta un máximo de 5 documentos, que podrán ser obligatorios o no y se da la opción de certificarlos todos.



22


¿Quieres enviar notificaciones y recordatorios a las personas que tienen que firmar?

· Gestión de Recordatorios:Tanto para el envío por SMS como por Correo electrónico debes indicar el Remitente (si se deja vacío se utiliza el valor por defecto) y escribir el mensaje.

Elige cuándo quieres que sea enviado el recordatorio.

Clica en Guardar.

5. Notificaciones y recordatorios


23


¿Quieres enviar notificaciones y recordatorios a las personas que tienen que firmar?

· Gestión de Notificaciones:Notifica al firmante o firmantes ya sea por SMS o por Correo electrónico los siguientes casos (puedes añadir tantos tipo de notificaciones como estimes necesario):

§ Cuando un usuario ha firmado.§ Cuando una firma se ha cancelado.§ Cuando una firma ha expirado.§ Cuando una firma ha generado un error.§ Cuando se ha superado el máximo de intentos permitidos del código.§ Cuando un nivel de firma se ha completado.§ Cuando el proceso de firma ha finalizado correctamente.§ Cuando el proceso de firma NO ha finalizado correctamente.

Notifica al firmante o firmantes

· Opciones avanzadas:

Redirigir al usuario a la URL siguiente al finalizar la firma.

URL de la API que recibirá las notificaciones de cambio de estado de la firma para cada una de las personas que firman.

URL de la API que recibirá la información de los cambios de estado de firma global en los procesos de multisignatura.

5. Notificaciones y recordatorios


24


Revisa las diferentes secciones de un vistazo ymodifica lo que consideres necesario:

Datos básicos

Personalización de la imagen

Cómo notificar a los firmantes: modifica los datos del firmante

Tipo de firma

Notificaciones

Recordatorios

Documentación del firmante

6. Resumen y guardar


25


El firmante recibe un Correo electrónico certificado.Hace clic en el botón Ver documentos que le dirige a la webdonde podrán revisar el/los documento/s y firmar.

Tanto el email como la web de firma están personalizados conel logotipo y colores elegidos por la empresa usuaria de la plataformaClick & Sign.

Cómo firme el destinatario depende de la elección tomada en la elaboración de la plantilla (Punto 3. Cómo quieres que firmen).

1. El firmante recibe un Correo electrónico con enlace a la web de firma


26


2. Web de firma

Si se eligió Añadir código de acceso en el Paso 4Datos del firmante, la primera pantalla que verá el firmante tras clicar Ver documentos es la de Código de acceso.

Si se eligió solicitar subida de documentos antes de firmar en el Paso 3 Documentación del firmante, este es el momento en que se le solicita que facilite esta documentación, que será o no obligatoria dependiendo de lo indicado es ese paso del proceso.

Una vez subidos los documentos, continúa el proceso de firma. Existen 3 posibles formas que se detallan en las siguientes páginas:

A. Firma mediante clic en botónB. Firma mediante código OTPC. Firma mediante firma manuscrita y código OTP


27


2. Web de firma

A. Firma mediante CLIC en BOTÓN

La web de firma muestra el documento y está personalizada con el logotipo de empresa.

El cliente tras revisar el documento clica en Firmar.

Se muestra el mensaje de Firma realizada


28


2. Web de firma

B. Firma mediante código OTP



Recibe vía SMS o email el código único de firma.

Introduce el código en la ventana de la webhabilitada para ello.

Si el código es introducido correctamente,se muestra el mensaje de Firma realizada.

2

1


29


2. Web de firma

C. Firma mediante firma manuscrita y código OTP



El cliente dibuja su firma en la ventana habilitada.

Recibe vía SMS o email el código único de firma.

Introduce el código en la ventana habilitada.

Si el código es introducido correctamente,se muestra el mensaje de Firma realizada.

2

1

3


30


3. Correo electrónico con la confirmación de la firma

El firmante (o firmantes) recibe un segundo email certificado que confirma que el contrato ha sido firmado.

En el correo se adjunta la evidencia documental y el documento o documentos firmados.


31

Qué recibe la empresa

El estado y el detalle de los envíos cambian cuando el destinatario firma el documento.

ESTADOS DEL ENVÍO

• Firmado• En curso• Error o cancelado

Documentos

Descarga la Evidencia documental.Clica el icono Documentos originales para ver la ventana “Documentos” y visualizar:

- Documentos originales.- Documentos firmados.- Documentos de evidencias.


32

Documentos

Muestra de la primera página de los documentos:

• Evidencia documental• Documentos firmados

Los documentos son almacenados por Lleida.net durante 5 años.

Evidencia documental Documento firmado

Parc Científic i TecnològicAgroalimentari de Lleida

Edifici H1, 2a planta B25003 Lleida (Spain)

+34 973 282 [email protected]

www.lleida.net

Lleida · Barcelona · Madrid · London · Miami · Paris · Santiago de Chile · Bogotá · São Paulo · Tokyo · Santo Domingo

Cape Town · Montevideo · Johannesburg · San José · Lima · Beirut · Dubai · Ciudad de México · Gaborone

Manual Back Office C&S ES - Click & Sign · 2019. 10. 8. · Manual de Back Office 5 Pantalla...

Documents

Transcript of Manual Back Office C&S ES - Click & Sign · 2019. 10. 8. · Manual de Back Office 5 Pantalla...