MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y SISTEMA

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FECHA: Noviembre 2011

GESTION ESTRATEGICA EVALUACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTIÒN

EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTIÒN

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

1. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Calidad, busca presentar de forma clara y coherente, el Modelo Gerencial, fundamentado en el Sistema Integrado de Gestión y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, los cuales están soportados en el Modelo de operación por Procesos del Municipio de San José de Cúcuta, con estándares de calidad que aseguran la prestación de todos los servicios resultantes de la interacción de los procesos definidos al interior de la misma, con el fin de que San José de Cúcuta sea una ciudad “Humana, Solidaria y Competitiva”. El compromiso adquirido por la Alta Dirección y sus servidores públicos, sigue siendo fundamental en la adopción y puesta en marcha del Modelo de Operación por procesos, basado en los principios de aprendizaje, la práctica de toma de decisiones fundamentadas en los principios de autorregulación, autocontrol y autogestión, dando cumplimiento a las directrices emanadas por el Gobierno Nacional, consagradas en la Ley 872 de 2003 y en el Decreto reglamentario 4110 de 2004, que adopta la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004, actualizada por la NTCGP 1000:2009.

Este Manual contiene generalidades sobre el Municipio, la plataforma estratégica, normatividad, objetivos, alcance y exclusiones del Sistema Integrado de Gestión, el Sistema de planificación institucional, Requisitos de la documentación, Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. Los anteriores son componentes importantes para el logro de la Política de Gestión Institucional y enmarca la forma en que la administración Municipal cumple con los requisitos exigidos por el cliente mediante la implementación del Sistema Integral de Gestión, y su interrelación con el Modelo Estándar de Control Interno MECI.


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2. OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD

El presente Manual de Calidad tiene como objetivo establecer las pautas para el sistema de Gestión Integrado de Gestión de la alcaldía de San José de Cúcuta, basándose en la norma ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, y el Modelo Estándar de Control Interno

3. GENERALIDADES 3.1. Reseña histórica: La capital del Departamento Norte de Santander, se inició oficialmente como aldea el 17 de Junio de 1733 en las 782 hectáreas de terrenos de donadas por doña Juana Rangel de Cuellar, en su finca de El Carmen de Tonchalá, ante el alcalde ordinario de Pamplona, Juan Antonio Villamizar y los 17 residentes en los predios vecinos en la margen izquierda del Rió Pamplona que los dividía del Pueblo de Cúcuta, donde ya contaban con parroquia y sacerdote. El 21 de Septiembre de 1850 don Juan Atalaya, oriundo de Cádiz, España, donó 967 hectáreas, que previo paso por cuatro anteriores propietarios éstos los adquirieron a doña Juana Rangel de Cuellar. La ciudad fue escenario de importantes hechos históricos que enmarcaron la creación de Colombia, como lo fue el Congreso de Cúcuta, en el cual se redactó la Constitución de Cúcuta en la que se crea la Gran Colombia uniendo la Nueva Granada (Colombia y Panamá) y Venezuela. Más adelante Quito (Ecuador) pasó a ser parte de esta enorme nación. Aún se conservan todos los lugares donde se desarrollaron los hechos anteriormente mencionados: la Casa de Santander . También destaca la Batalla de Cúcuta, que fue la primera parte de la Campaña Admirable, con la que Simón Bolívar libertó a Venezuela. En los dos primeros siglos tras el descubrimiento de América se dan las primeras incursiones de los conquistadores en la región de los Santanderes, batallas entre los europeos y los indios, y establecimiento de poblaciones cercanas en antesala a la fundación de Cúcuta en 1744. Para comienzos del siglo XVII gran parte de los valles de Cúcuta pertenecieron al capitán


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don Cristóbal de Araque Ponce de León cuyas tierras pasaron por herencia a su hijo don Fernando de Araque Ponce León, que fue dueño de todas las tierras que hay desde el Valle de Cúcuta hasta el pueblo de San José, jurisdicción de la ciudad de San Faustino, las cuales habían sido donadas como merced al capitán Araque por el Gobernador de la Nueva Provincia de Mérida de la Grita mediante titulo del 9 de septiembre de 1630. La constante hostilidad de los indios Motilones del Pueblo de Cúcuta para con los blancos habitantes del valle y las ambiciones económicos de estos fueron factores claves para que los últimos solicitaran la erección de una parroquia que tuviera el nombre de San José y poblarla si obtenían licencia. Considerando que los vecinos blancos de la agregación del pueblo de Cúcuta iban a solicitar la erección de una parroquia y que habían escogido el sitio de Guasimal, en las márgenes del río Pamplona, doña Juana Rangel de Cuellar donó el 17 de Junio de 1733, media estancia de ganado mayor (782 hectáreas) en el sitio Tonchalá, que tenia un valor de 50 patacones, para la construcción de una iglesia y una plaza para que familias españolas se establecieran en lo que es hoy el Barrio San Luís. Dicha estancia era el asiento agroganadero más notable de los Rangel Cuellar, prominente familia pamplonesa descendiente del capitán Alonso Rangel, fundador de Salazar de la Palmas, en 1583. Conforme con la juridicidad y costumbres de las época, doña Juana Rangel de Cuellar, tuvo que afirmar que la donación cumplía con lo establecido en el ordenamiento real en el sentido que se incluía en la décima parte de sus bienes y que por lo tanto no afectaba mayormente lo que debía dejar como herencia, ni quedaba tampoco en una ruina, ni existía ninguna duda sobre la naturaleza y el carácter de la propiedad y finalmente que estaba "libre de censo, empeño e hipoteca general ni especial" por lo que la donación se hacia con todas las formalidades. La Batalla de Cúcuta fue uno de los hechos más importantes del siglo XIX ya que encuadra en el marco de la Independencia de Colombia. Dio inició a la Campaña Admirable de Simón Bolívar. Comenzó a las 9 de mañana del 28 de febrero de 1813 y terminó al medio día. Los combatientes: 400 hombres al mando de Simón Bolívar y 800 a órdenes del general español Ramón Correa. El coronel Simón Bolívar, emprendió una gran ofensiva contra las fuerzas españolas de la margen oriental del río Magdalena y rápidamente logró resonantes triunfos que le llevar a realizar una jornada para liberar los Valles de Cúcuta en poder de los realistas a mando del coronel Ramón Correa. El 28 de Febrero de 1813, domingo de carnaval, Correa asiste a misa muy de mañana, mientras las tropas de Bolívar, desde el alba de este histórico día, se movilizaban por las colinas occidentales que dominan la Villa de San José de Cúcuta.


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Avisado Correa parte al encuentro de los patriotas con más de 800 hombres bien provistos. Se sitúa a tiro de fusil de las colinas que ocupan los insurgentes y comienza la acción guerrera. Una partida de 100 fusileros del Rey intenta dominar el flanco derecho del ejército de Bolívar, pero un cambio rápido de posición deja sin efecto el movimiento. La lucha es encarnizada y reñida. Lleva cuatro horas sin decidirse, pues el combate ha comenzado a las nueve de la mañana y solo hasta la una de la tarde una carga a la bayoneta ordenada por Bolívar dio la victoria a los patriotas. Correa entonces, emprende la retirada hacia San Antonio del Táchira y luego a La Grita con sus tropas diezmadas. Bolívar y sus tropas entran a Cúcuta vencedores y en el cuartel general de Cúcuta liberada, a las tres de la tarde del mismo día triunfal 28 de febrero de 1813, el caudillo de la Independencia da el parte de la victoria. La Batalla de Cúcuta tuvo un balance de bajas de 2 muertos y 14 heridos de las tropas libertadoras y 20 muertos y 40 heridos de las tropas realistas. Tras el conflicto los patriotas y simpatizantes de la causa de la Emancipación llenos de regocijo, celebran entusiasmados y felices la liberación de Cúcuta, cooperando abiertamente con Bolívar. Mercedes Reyes, decidida partidaria de la libertad de su patria, al tener noticias del triunfo de Bolívar, se apresura a manifestarle su complacencia por tan señalada victoria. Como habitualmente residía en su predio de Urimaco, prontamente se traslada a la Villa y ofrece al coronel Bolívar bordarle una casaca para lucirla en sus acciones guerreras de la Campaña Admirable que liberará del dominio español a Venezuela. 3.2. Datos Generales de San José de Cúcuta

Año de fundación del Municipio de San José de Cúcuta

1733

Extensión en kilómetros 2 1176 Kms2

Temperatura media

28º C

Altura sobre el nivel del Mar 320 metros

Población estimada Norte de Santander según CENSO 2005.

1.208.520

Población de San José de Cúcuta, según CENSO 2005

742.689

Municipios Limítrofes: Norte Oriente

Tibú

Venezuela y Puerto Santander


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Sur Occidente

Villa del Rosario, Bochalema y los Patios

El Zulia y San Cayetano

3.3. Presentación de la Entidad La Alcaldía de San José de Cúcuta, es una entidad territorial fundamental de la división político administrativa del Estado, con autonomía política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que le señalen la Constitución y la ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo territorio. Conforme a lo señalado en el artículo 115 de la Constitución Política de Colombia, la Alcaldía de San José de Cúcuta, forma parte de la Rama Ejecutiva del Poder Público, en el nivel subnacional local (municipal) y le corresponde ejercer la competencia administrativa señalada por la Constitución (artículo 311) y la (Ley 136 de 1994, Ley 715 de 2001, Ley 1176 de 2007), y está constituida por la relación de funciones y servicios por ellas asignados, de acuerdo a la categoría en que se clasifique. 3.4 Sistema Integrado de Gestión y Control

El Sistema Integrado de Gestión y Control para la Alcaldía de San José de Cúcuta, fue establecido mediante Resolución 0412 del 29 de Octubre de 2008, con el fin de lograr sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento continuo de los servicios a cargo; entendido este como el conjunto articulado de herramientas de Gestión: Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, bajo la norma NTCGP-1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. 3.5 Administración del Manual El presente manual se administrará y controlará de acuerdo con el procedimiento de Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión y los lineamientos asociados en la NTCGP 1000:2009, este manual es una herramienta para consulta de


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todas las personas involucradas en el sistema y debe ser conocido por los servidores públicos en todos sus niveles jerárquicos de la Administración Municipal. 3.6 Términos y definiciones Las siguientes definiciones son tomadas de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, que deben ser conocidos y aplicados por todos los servidores públicos involucrados en el sistema:

Acción Correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción Preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Adquisición de bienes y servicios: cualquier modalidad de contratación, Convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la misión de la entidad.

Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto Nivel una entidad.

Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. La entidad debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio.

Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna.

Autoridad: Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación.

Calidad: Grado en que un conjunto de características (procesos o productos) inherentes cumple con los requisitos propuestos.


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Capacidad de una entidad: Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para eses producto o servicio.

Cliente: organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Control de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. (Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva).

Documento: Información y su medio de soporte.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Enfoque basado en los procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos servidor públicos en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos".

Entidades: Entes de la rama ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.

Equipo de medición: Instrumento de medición, software, patrón de medición, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.

Especificación: Documento que establece requisitos.


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Estructura de la entidad: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal.

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y coordinar una entidad.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad. La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio.

Macroproceso: Se define como la agrupación de procesos en una entidad, según niveles definidos como ESTRATEGICO, MISIONAL, DE APOYO, EVALUACION Y CONTROL.

Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir con los requisitos y optimizar el desempeño. La entidad debe mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías internas, el análisis de datos, el sistema de evaluación para seguimiento y medición, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una entidad.

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Objetivo de la calidad: algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluidos aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto y/o servicio literal a, se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la entidad. Los objetivos de la calidad deben ser mensurables y coherentes con la política de la calidad. Cuando una entidad establezca y revise sus objetivos de calidad, debe considerar el


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marco legal que lo circunscribe y los recursos financieros, humanos y operacionales con los que cuenta.

Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad.

Política de la Calidad: Orientación que indica la dirección de la calidad en la Organización Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.

Procedimiento: Es la forma como se desarrollan las actividades que componen un proceso indicando la secuencia y respondiendo a las preguntas ¿QUÉ?,¿QUIÉN?, ¿PARA QUÉ?, ¿CÓMO? Y ¿DÓNDE? se desarrollan las operaciones y tareas.

Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos en la prestación de un servicio.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.


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Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Responsabilidad: derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

NOTA: En el contexto de la NTCGP, los términos conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia se refieren a: a. Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales b. Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos. c. Riesgo toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas.

NOTA 1. Las quejas y reclamos son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfacción de aquel. NOTA 2. Aún cuando los requisitos del cliente se han acordado con él mismo y éstos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfacción de su parte.

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

Sistema de Gestión de la Calidad: Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.


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Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

3.7 Plataforma Estratégica Política de Gestión Institucional Somos la Alcaldía de San José de Cúcuta, entidad territorial con una posición geográfica privilegiada, que presta servicios básicos integrales a través de la participación ciudadana, la inversión pública estratégica y el cumplimiento de los derechos y deberes de los habitantes de la ciudad. Para ello contamos con el liderazgo de la administración y un equipo humano competente comprometido con:

El cumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos en el plan de desarrollo institucional, enmarcados en lo social, económico, urbano-ambiental y de gestión pública.

El cumplimiento de los compromisos adquiridos con las partes interesadas.

La optimización de los recursos y el mantenimiento de la infraestructura y,

El mejoramiento continuo del sistema a través de evaluación, seguimiento y control de la gestión, y la administración del riesgo, aplicando los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.

Con la aplicación de esta política garantizaremos una Cúcuta Humana, Solidaria y Competitiva, contribuyendo al logro de los fines definidos constitucionalmente y bajo los lineamientos del proceso de globalización del estado. Principios Éticos Los principios éticos tienen como función primordial desarrollar hábitos y actitudes positivas en los servidores públicos, que permitan el cumplimiento de los fines institucionales para beneficio de la comunidad.


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Los siguientes son los principios que rigen el actuar de los servidores públicos:

1. La función primordial del servidor público es atender eficaz, eficiente y oportunamente la comunidad.

2. La fidelidad a la institución, jefes, compañeros y comunidad es imperativo del

servicio público.

3. Las decisiones y actividades del servidor público, garantizan que prevalezca el interés general, sobre el interés particular.

4. La imagen pública está reflejada en la consideración y el aprecio que cada uno de

los servidores públicos muestra por la institución.

5. Es imperativo del servidor publico, obrar con equidad en todas sus formas y circunstancias.

6. El servicio publico conforta un alto nivel de paciencia, comprensión y transigencia

con los seres humanos.

7. El capital mas valioso de la entidad es su talento humano.

8. Los ciudadanos tienen derecho a participar en las decisiones públicas que los afecten.

9. Los bienes públicos son sagrados.

10. La administración de recursos públicos implica rendir cuentas a la sociedad sobre

su utilización y los resultados de la gestión.

11. El cuidado de la vida en todas sus formas es un imperativo de la función pública.

12. La principal finalidad del Estado es contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de toda la población.

Valores Éticos Estos son los valores básicos que guiaran la conducta y las actividades de los servidores públicos del municipio de SAN JOSÉ DE CÚCUTA, hacia el logro de su misión:


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Servicio. Prestamos servicios con calidad y humanismo para satisfacer las necesidades de la comunidad.

Responsabilidad. Cumplimos a cabalidad las obligaciones y deberes frente a la familia, la comunidad, la institución y el Estado, con capacidad para asumir las consecuencias de nuestras propias acciones.

Lealtad. Somos fieles al ejercicio de la función pública al dar cumplimiento al mandato constitucional, legal e institucional, orientando nuestras actuaciones al servicio de la comunidad y los fines del Estado.

Honestidad. Actuamos con rectitud, transparencia y coherencia con lo que se piensa, se expresa y se hace; anteponiendo los fines e intereses de la entidad y de la comunidad sobre los propios.

Respeto. Consideramos y estimamos los derechos propios y los de los demás, entendiendo que mi libertad termina donde comienzan los derechos del otro.

Participación. Generamos espacios para que los habitantes de manera individual, ejerzan el control social en las distintas etapas de la gestión pública.

Solidaridad. Actuamos con unión, sintiendo como propias las causas, intereses y responsabilidades del otro, de manera desinteresada y oportuna.

Pertenencia. Hacemos propios los objetivos institucionales, actuando con disposición permanente y entregando lo mejor de cada uno.

Justicia. Estamos en disposición de actuar con equidad y rectitud en relación con las personas, los procesos y las decisiones.

Tolerancia. Estamos en capacidad de escuchar, observar y respetar las acciones y diferencias de los demás para poder interrelacionarse en forma armónica. Transparencia. Actuamos con objetividad, rectitud, claridad y decoro, sin asomo de duda, dando ejemplo de rectitud ante los demás servidores públicos y ante los equipos de interés.

Políticas Éticas


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En el municipio de SAN JOSÉ DE CÚCUTA se identificaron los siguientes grupos de interés, para los cuales se enuncian las políticas que definirán nuestro proceder con cada uno de ellos: Con servidores públicos Respetar el derecho a la vida pública y privada de los demás servidores sin hacer distinción de edad, raza, sexo, orientación sexual o preferencia religiosa o política, ofreciendo un trato justo y laborando con equidad y mutua cooperación dentro del marco del código de ética.

Promover la autoestima, reconociendo su valor como ser humano y como funcionario, procurando la superación personal y profesional que le permita incrementar sus conocimientos, experiencias y solidez moral. Con Ciudadanía en general Generar resultados en la gestión con el objeto de contribuir con los derechos e intereses de los ciudadanos, buscando un mejor posicionamiento de la entidad, traducido en credibilidad, confianza y buena imagen frente a la comunidad.

Garantizar la prestación de servicios y el desarrollo de sus competencias con calidad, oportunidad, eficacia y eficiencia a través de un equipo de trabajo idóneo, capacitado y con compromiso institucional y social.

Fortalecer los procesos de participación comunitaria y control social en el desarrollo de las líneas de acción de la entidad, de tal manera que se propenda por espacios de libre expresión de la comunidad. Con otras instituciones Mantener una constante interacción con organizaciones y entidades descentralizadas para hacer posible el apoyo en sus gestiones ante el gobierno departamental y nacional. Con Contratistas y Proveedores


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Adelantar los procesos contractuales con transparencia y responsabilidad en procesos debidamente planeados y económicos dando plena aplicación a las normas contractuales y aplicando el código de ética.

Con el Medio Ambiente Velar por el uso racional de los diferentes recursos, reducir los costos de combustibles, materiales, papel, agua potable y energía eléctrica. Procurar un manejo ambiental responsable de todos los recursos que nos han sido suministrados para el cumplimiento de las funciones. 4 NORMATIVIDAD 4.1. Aplicación General

Ley 872 de 2003, “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

Decreto 4110 de 2004, “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004”, que establece los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

Circular 006 de 2005, “Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en Las entidades del Estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004”.

4.2. Aplicación Específica Decreto No.071 de Febrero 16 de 2006, “Por el cual se modifica los Decretos 023 de 2003, 005 de 2004, 0225 de 2004, 053 de 2005 y los demás que otorgan funciones a los empleados del Municipio, se compilan todos los decretos de transformación de manual de funciones y se consolida el nuevo manual de funciones de la Administración Central del Municipio de San José de Cúcuta”.

Resolución 0412 del 29 de Octubre de 2008, por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión y Control “SIGC”, se crean y reglamentan los grupos de trabajo


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institucional y se definen sus autoridades y responsabilidades en el diseño, implementación y evaluación del sistema.

Conformación, funciones y funcionamiento del Grupo Directivo del Sistema Integrado de Gestión y Control “SIGC”. Art. 4, 5 y 6 Resolución 0412 del 29 de Octubre de 2008.

Determinación de los niveles de responsabilidad en el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del “SIG”. Art. 2 Resolución 0412 del 29 de Octubre de 2008.

Designación de Responsable de la Alta Dirección. Art. 11 de la Resolución 0412 del 29 de Octubre de 2008.

Conformación y funciones del Grupo Operativo o Grupo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión y Control. Art. 8 y 9 Resolución 0412 del 29 de Octubre de 2008.

5. OBJETIVO, ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 5.1. Objetivo Establecer los principios y procedimientos de los servicios prestados por la Alcaldía de San José de Cúcuta, que permitan dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social. 5.2. Alcance El Sistema Integral de Gestión está implementado en los diecisiete (17) subprocesos de La Alcaldía de San José de Cúcuta requeridos para la “prestación de servicios básicos integrales (Educación, Salud, Bienestar, Desarrollo Social, Crédito y Progreso, Movilidad, Infraestructura, Medio Ambiente, Convivencia y Seguridad Ciudadana) a través de la participación ciudadana, la inversión pública estratégica y el cumplimiento de los derechos y deberes de los habitantes del municipio de San José de Cúcuta” y cumple con los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 y la norma ISO 9001:2008.


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5.3. Exclusión No se efectúa ninguna exclusión de los numerales de las normas ISO 9001: 2008 y NTC GP 1000:2009, en el Sistema Integral de Gestión de la Alcaldía de San José de Cúcuta 6. SISTEMA DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL 6.1. Plan de Desarrollo Municipal – PDM El Departamento Nacional de Planeación a través de la Dirección de Desarrollo Territorial Sostenible apoya los procesos de planificación a nivel territorial, mediante guías sobre temas de programas de gobierno, procesos de empalme, formulación de planes de desarrollo y capacitaciones a nuevos mandatarios. El Plan de Desarrollo local permite plasmar lo prometido por los gobernantes en programas de gobierno, dar cumplimiento a preceptos constitucionales en materia de planeación territorial estipulados en el titulo XII, Cap. 2 de los planes de desarrollo, y en particular de la Ley Orgánica de Planeación (Ley 152/1994), impulsando una adecuada gestión del desarrollo y el fortalecimiento del capital social e institucional donde se expresa la equidad y sostenibilidad social, ambiental, territorial, cultural y económica. Plan de Desarrollo del Municipio de San José de Cúcuta 2008-2011 Elaborado según la ley 152 de 1994, aprobado por el Honorable Concejo Municipal de San José de Cúcuta por Acuerdo No. 011 del 10 de Junio de 2011, “Por medio del cual se adopta el Plan de desarrollo Municipal. Cúcuta: Humana, Solidaria y Competitiva periodo 2008 – 2011”.

Ejes estratégicos 1. Eje Social y Superación de Pobreza. - La situación de pobreza y de la población vulnerable. - La situación de la población desplazada. - Equidad social - Salud - Educación - Vivienda


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- Recreación y Deporte - Cultura y Turismo 2. Eje Económico - Políticas económicas para la competitividad - Crecimiento económico, generación de empleo, desarrollo industrial y empresarial

sostenible. - Economía y desarrollo social sostenible. - Cúcuta integrada, al mundo, al país y a la frontera binacional. - Banca, financiamiento y oportunidades. 3. Eje Urbano Ambiental - El medio ambiente - Agua potable y saneamiento básico. - Movilidad y transporte. - Espacio Público. - Proyectos estratégicos urbano-ambientales. 4. Eje de la Gestión Pública para la Transparencia - Calidad gestión pública. - Transparencia. - Organización comunitaria. - Seguridad. - Cultura ciudadana.

Plan Indicativo Plurianual Instrumento para la ejecución del Plan de Desarrollo, que permite resumir y organizar por anualidades los compromisos asumidos en la Administración Municipal, en el cual se precisan resultados y productos que se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el periodo de gobierno, es elaborado por el Departamento Administrativo de Planeación definiendo responsabilidades en las diferentes dependencias.

Plan de Acción


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Instrumento de programación anual de metas en la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal 2008-2011, que sirve para cumplir con el compromiso del gobierno local de impulsar una gestión eficaz y transparente para recuperar la confianza y credibilidad en nuestras instituciones públicas y acrecentar el capital social, se articula el Plan de Acción anualmente, como instrumento mediante el cual todas y cada una de las dependencias responsables del nivel central y descentralizado, ordenan y organizan las acciones, proyectos y recursos a desarrollar en la vigencia correspondiente para dar cumplimento a las metas previstas en el Plan y hacer posible mediante el trabajo colectivo que San José de Cúcuta se convierta en “Una ciudad Humana, Solidaria y Competitiva”.

Plan Operativo Anual de Inversiones – POAI Instrumento de gestión y planificación financiera que le permite a la Administración Municipal integrar el presupuesto anual con las prioridades definidas en la matriz plurianual de Inversiones del Plan de Desarrollo Municipal, el Plan Indicativo y los Planes de Acción, asegurando la articulación en la programación y en la ejecución, guardando concordancia con el nivel local, departamental y nacional. Su elaboración es responsabilidad de los Departamentos Administrativos de Planeación y Hacienda. Este reporte contempla el grado de cumplimiento de las metas de producto programadas en el PDM y ajusta las metas por programas en el plan de acción de cada nueva vigencia, teniendo en cuenta el marco fiscal de mediano plazo, los proyectos de inversión clasificados por sectores, secretarías, departamentos administrativos e Institutos descentralizados, formulados y viabilizados en el Banco de Programas y Proyectos, y la disponibilidad de recursos de inversión en cada dependencia de la Administración Municipal. 6.2 Política de Gestión Institucional Somos la Alcaldía de San José de Cúcuta, entidad territorial con una posición geográfica privilegiada, que presta servicios básicos integrales a través de la participación ciudadana, la inversión pública estratégica y el cumplimiento de los derechos y deberes de los habitantes de la ciudad. Para ello contamos con el liderazgo de la administración y un equipo humano competente comprometido con:

El cumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos en el plan de desarrollo institucional, enmarcados en lo social, económico, urbano-ambiental y de gestión pública.



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La optimización de los recursos y el mantenimiento de la infraestructura y,

El mejoramiento continuo del sistema a través de evaluación, seguimiento y control de la gestión, y la administración del riesgo, aplicando los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.

Con la aplicación de esta política garantizaremos una Cúcuta Humana, Solidaria y Competitiva, contribuyendo al logro de los fines definidos constitucionalmente y bajo los lineamientos del proceso de globalización del estado.


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6.3 Estructura Organizacional


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6.4. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS


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La Alcaldía de San José de Cúcuta, define los procesos y subprocesos mediante El MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS, que identifica la interrelación entre los procesos, su aplicación y funcionamiento en la Administración, este modelo permite definir, documentar y mantener el Sistema Integrado de Gestión de acuerdo a las normas NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009. El Modelo de operación por Procesos se describe mediante la identificación de Macroprocesos, procesos y subprocesos, que garantizan una ejecución eficiente, y armonizando la Política de Gestión Institucional para el logro de los objetivos de la Administración Municipal: 1. MACROPROCESO GESTION ESTRATÉGICA. Formula y revisa el direccionamiento estratégico de la Alcaldía enmarcado en los objetivos de los ejes estratégicos y las políticas del Plan de Desarrollo Municipal. Este Macro proceso contiene los procesos: Gestión de Direccionamiento Estratégico, y Evaluación, Seguimiento y Control de la Gestión. 2. MACROPROCESO MISIONAL DE LA GESTION MUNICIPAL Los procesos y subprocesos definidos en este macro proceso contribuyen con el cumplimiento de las funciones que establecen la Constitución y la Ley de acuerdo a su nivel y naturaleza jurídica. Este Macro proceso contiene los procesos: Gestión Social y económica, Gestión Urbana Ambiental. 3. MACROPROCESO DE APOYO A LA GESTION INSTITUCIONAL Los procesos identificados en este macro proceso contribuyen con la gestión de los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos que son necesarios para el cumplimiento de la Política de Gestión Institucional.


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Los procesos establecidos en este macro proceso son: Gestión Administrativa y gestión Financiera. 6.5. LINEAS DE ACCION DE LA CALIDAD Líneas de Acción de la Calidad.

Las Líneas de Acción de la Calidad, se constituyen para la Administración del municipio de San José de Cúcuta como la forma de articular la Política de Gestión Institucional con los Macro procesos, procesos y subprocesos del Modelo de Operación por Procesos. En este sentido para cada uno de ellos esta definida una Línea de Acción de la Calidad, así:

Línea de Acción de la Calidad. (Política) de Direccionamiento Estratégico.

El Direccionamiento Estratégico en la Administración del municipio de San José de Cúcuta, considera al ciudadano el eje central de la gestión Municipal, por lo cual sus objetivos, estrategias y acciones, estarán orientados en la obtención de resultados para la satisfacción de las necesidades identificadas de la ciudadanía, que permitan el mejoramiento de la calidad de vida, el desarrollo integral, sostenible y competitivo del Municipio, a través de una adecuada utilización de los recursos. Para ello fomentara el ejercicio del control social, propiciara la visibilidad y la transparencia de la gestión e implementara el Sistema de Medición que le permita tanto a la administración como a la comunidad comprobar los resultados alcanzados y evaluar el desempeño de la gestión institucional.

Línea de Acción de la Calidad. (Política) de Gestión Ética

La Gestión Ética en la Administración Del municipio de San José de Cúcuta, se realiza en un contexto social y democrático orientada a establecer una relación clara y transparente con los ciudadanos, pilar filosófico y programático que será el eje articulador de un ejercicio de gobierno incluyente, amplio, abierto y participativo. Para lo cual cumplirá con las formas de expresión del comportamiento del servidor público y la consolidación de una cultura institucional propia fundamentada en los valores y principios que guiarán las actuaciones en el ejercicio de la función pública orientando una gestión integra y transparente frente a todos sus grupos de interés.


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Línea de Acción de la Calidad. (Política) de Comunicación Pública

Con el fin de garantizar el logro de los fines misionales y la transparencia de la Administración, la comunicación en la Alcaldía de San José de Cúcuta tendrá un carácter estratégico y estará orientada a la construcción de identidad institucional y al fortalecimiento de la disposición organizacional para la apertura, la interlocución y la visibilidad en sus relaciones con los públicos internos y externos, para lo cual las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos comunicacionales y el Plan de Comunicación de la entidad.

Línea de Acción de la Calidad. (Política) de Control

Con el propósito de contribuir con el mejoramiento del desempeño institucional, detectar desviaciones al cumplimiento de los objetivos institucionales e implementar los ajustes pertinentes, el Control en la Administración del municipio de San José de Cúcuta, tendrá un carácter estratégico de tipo gerencial y será diseñado con una Estructura que garantice la generación de la cultura del autocontrol, la autoevaluación y la evaluación independiente, bajo los principios de autorregulación, autocontrol y autogestión, para lo cual estará armonizado con el Modelo Estándar de Control Interno y articulado con el Sistema de Gestión de la Calidad.

Línea de Acción de la Calidad. (Política) de Desarrollo Social

La Administración Municipal, se orientara hacia el bienestar social de manera integral, para lo cual propenderá por el mejoramiento de la calidad de vida de la población – especialmente de la mas vulnerable – estimulando la participación ciudadana, estableciendo políticas de mejoramiento de los Servicios en salud, Educación, Vivienda Social, Cultura y Turismo, Deporte y Recreación y los Servicios Públicos, y garantizando la igualdad y equidad en el acceso a los mismos, así como la protección de los derechos fundamentales, salvaguardando los principios rectores de protección a la vida, a la libertad, a la igualdad, a la dignidad humana, al libre desarrollo de la personalidad, a la solidaridad entre otros.

Línea de Acción de la Calidad. (Política) de Desarrollo Integral del Territorio

La Administración del municipio de San José de Cúcuta, orientará su gestión hacia el desarrollo económico, el incremento de los niveles de competitividad, mantenimiento y


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crecimiento ordenado de la infraestructura física de la ciudad, que le permitan el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, mediante el establecimiento de estrategias que contribuyan con la movilidad urbana y una adecuada estructura espacial, conservando el patrimonio histórico de la ciudad y la sostenibilidad y protección del ecosistema.

Línea de Acción de la Calidad. (Política) de Convivencia y Seguridad

La Administración Del municipio de San José de Cúcuta esta comprometida con la promoción de acciones que estimulen la solidaridad social y fortalecimiento de la cultura ciudadana fundamentada en el respeto a los derechos humanos, la convivencia pacifica, la seguridad y la recuperación ambiental, mediante la realización de acciones efectivas para la Formación Ciudadana, la Regulación, Inspección y control, contribuyendo al bienestar, la seguridad y la satisfacción de la comunidad.

Línea de Acción de la Calidad. (Política) de Participación Social

La Administración Del municipio de San José de Cúcuta, considera la participación Social un imperativo tanto en la definición de las decisiones que afectan su bienestar como en el ejercicio del control social. Por ello estimulará en la ciudadanía en general, la utilización de los mecanismos de participación, en busca del ejercicio de la democracia directa, establecerá canales de comunicación que le permitan acceder a la información sobre la utilización de los recursos destinados para la satisfacción de sus necesidades y expectativas y que le proporcione certeza de la atención y solución a sus sugerencias y reclamos.

Línea de Acción de la Calidad (Política) de Gestión del Talento Humano

El Desarrollo de las competencias, habilidades y aptitudes e idoneidad de los servidores públicos, es prioritario en la Administración Del municipio de San José de Cúcuta, para lo cual orientara practicas de gestión humana que incorporen los principios constitucionales y legales de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, promoción y evaluación del desempeño. En este sentido se diseñaran estrategias que faciliten el desarrollo humano atemperándose al código de ética, al cumplimiento de la ley de Carrera Administrativa y una función publica en un contexto de gestión al servicio de la comunidad.


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Línea de Acción de la Calidad (Política) Jurídico Administrativa.

Con el fin de contribuir en la generación de confianza y credibilidad, la gestión Jurídica y Administrativa, de la Administración Municipal, estará enmarcada en el cumplimiento de los principios de encomia, eficiencia, eficacia y efectividad. Para su logro establecerá estrategias orientadas a garantizar que las actuaciones estén soportadas en lo que dispone la normatividad vigente, implementara estrategias y políticas para que el proceso de contratación sea transparente y con amplia participación social.

Línea de Acción de la Calidad (Política) de Gestión de Hacienda Municipal

La Política Fiscal del Municipio de San José de Cúcuta, estará orientada al aseguramiento de la financiación para el desarrollo económico, social, físico y ambiental, a través una adecuada Planificación Financiera, soportada en estrategias de gestión para la obtención y optimización de los recursos, el saneamiento de las finanzas publicas que permitan el desarrollo de los programas y proyectos de inversión publica en un contexto de incrementar la visión social, económica y ambiental y a la vez el financiamiento de los Gastos autorizados para el normal funcionamiento de la administración municipal.

Línea de Acción de la Calidad (Política) de Gestión Tecnológica y de la Información.

En la Administración del municipio de San José de Cúcuta, la implementación del Gobierno en Línea es prioritario para la transparencia de la Gestión Institucional, para lo cual definirá y realizara las acciones necesarias para mantener actualizada la pagina WEB, con la mas completa información sobre los resultados de la gestión, el desarrollo de los diferentes procesos, la información financiera, los concursos para proveer cargos, los bienes-obras-servicios que la administración presta a la ciudadanía y la forma de acceder a ellos, fomentando la utilización del Sistema de Quejas y Reclamos y la aplicación de la Gestión Documental en la Institución.

7. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno

La Administración Municipal planifica la implementación del Sistema Integral de Gestión, con el establecimiento de los objetivos de calidad, así como el modelo de operación por procesos adoptando un enfoque basado en procesos. Este enfoque permite evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos empleando en cada uno de ellos el ciclo PHVA.


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Dentro del marco del sistema integral de gestión, se han documentado los procesos y subprocesos mediante las caracterizaciones, en los cuales se identifican los recursos necesarios para la prestación del servicio, los parámetros de medición y los parámetros de seguimiento que aplican., así mismo cuando se requiere desarrollar una planificación para realizar un cambio que pueda afectar el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, se documenta el plan a desarrollar, indicándose las acciones, los responsables, las fechas y recursos, lo anterior siguiendo las directrices del macroproceso de Direccionamiento Estratégico.


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7.1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

PREMISA POLITICA OBJETIVOS ESTRATEGICOS INDICADOR Y META

Somos la Alcaldía de San José de Cúcuta, entidad territorial con una posición geográfica privilegiada, que presta servicios básicos integrales a través de la participación ciudadana, la inversión pública estratégica y el cumplimiento de los derechos y deberes de los habitantes de la ciudad.

1. Incrementar el nivel de confiabilidad y grado de Satisfacción en la prestación de servicios básicos integrales a través de la participación ciudadana y la inversión pública estratégica

Cumplir con el 100% de las metas establecidas en los planes, proyectos y programas del Plan de Desarrollo


2. Lograr la Satisfacción de los Usuarios

80% de Satisfacción en la Percepción de la Gestión en la prestación de los servicios básicos Integrales

La optimización de los recursos y el mantenimiento de la infraestructura y, El mejoramiento continuo del sistema a través de evaluación, seguimiento y control de la de gestión, y la administración del riesgo, aplicando los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.

3. Incrementar la eficiencia y eficacia de los procesos de la administración municipal

10% de Variación del presupuesto ejecutado Vs. % de avance de Programas con Inversión.

(5% de Variación de las actividades planificadas / Actividades Ejecutadas)*100 - Para los procesos sin programas de Inversión


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Para ello contamos con el liderazgo de la administración y un equipo humano competente y comprometido con:

4. Incrementar el nivel de competencia de los Funcionarios Públicos

Mantener un Cumplimiento de los Compromisos laborales en un Nivel >= 80%

5. Incrementar el nivel de percepción del clima Organizacional de los Funcionarios Públicos

Mantener una escala de Calificación >= 70% en los Aspectos Evaluados en la Encuesta de Clima Organizacional

8. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION Generalidades El presente Manual de Calidad incluye Política de Gestión Institucional y los respectivos objetivos; de la misma manera forman parte integral de él, los procedimientos que son requeridos por la norma y aquellos que aseguran la planificación, la operación, el control y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. Procedimientos Obligatorios de la Norma La alcaldía de San José de Cúcuta ha definido los seis procedimientos básicos de obligatorio cumplimiento de la NTCGP1000:2009 diseñados para controlar la documentación y la mejora continua del sistema mediante los siguientes documentos: Procedimiento Control de Documentos y Registros


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Procedimiento de Evaluación, control y mejora del Sistema integrado de gestión. Procedimiento de Auditorías Internas Procedimiento Control de Producto o Servicio no conforme Control de Documentos. Son los requerimientos que se aplicarán a todos los documentos creados y/o modificados en la Administración Municipal, con el fin de normalizar la elaboración, aprobación, revisión, distribución y control de los mismos. Se puede considerar pertinente la conservación o la actualización de los documentos, bien sea por razones de conservación del conocimiento o trazabilidad de los procesos, en este caso éstos se archivan en sitios debidamente identificados de acuerdo con lo definido en el procedimiento Control de Documentos y Registros, y los lineamientos del Archivo Central, el cual velará por el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y los requisitos definidos por la norma de calidad con base en disposiciones establecidas a través de manuales e instructivos. Cada líder de proceso es responsable por garantizar el control de los documentos y registros aplicables al proceso, su control está centralizado en el subproceso de gestión documental, en donde se contribuye a la conservación de los documentos internos y externos. De igual manera el procedimiento de Control de Documentos y Registros, define los criterios que se deben aplicar para administrar y controlar los registros de la documentación generada en la Alcaldía de San José de Cúcuta, estableciendo los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros. Asegurando la administración y manejo de los registros en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, a la NTCGP 1000:2009 y a los lineamientos del Archivo Central. Procedimiento de Evaluación, control y mejora del Sistema integrado de gestión. Este procedimiento define las actividades y responsabilidades que permitan tomar acciones de mejora con el fin de fortalecer el sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía de San José de Cúcuta. Procedimiento de Control de Producto o Servicio No Conforme. Definir las actividades que se deben llevar a cabo para garantizar y asegurar la identificación y


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control de los productos y/o servicios no conformes con los requisitos, para prevenir su uso o entrega no intencional Procedimiento de Auditoría Interna. Este procedimiento establece las disposiciones para la planificación y realización de las auditorías internas de gestión y auditorías a la contratación y auditorias de seguimiento, que verifiquen y evalúen el cumplimiento y la eficacia del Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía. Esta actividad es sistemática e independiente, con el fin de obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva permitan determinar la extensión en que se cumplen las normas y criterios del Sistema Integrado de Gestión. La Administración Municipal cuenta con servidores públicos debidamente capacitados para la realización de las auditorías internas, con base en el programa y plan de auditorías definido para cada vigencia, la oficina de Control interno realizara la asignación de auditores cumpliendo con los requisitos establecidos en el documento Competencias del Auditor Interno.

9. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

La Administración Municipal, mediante Resolución 0412 del 29 de Octubre de 2008, estableció el Sistema Integrado de Gestión y Control, creando y reglamentando los grupos de trabajo institucional, definiendo las autoridades y responsabilidades en el diseño, implementación y evaluación del Sistema. De igual manera la administración hace el nombramiento del Representante de la Alta Dirección, quien mediante acto administrativo comunica las autoridades y responsabilidades en la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.

SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGC El Representante de la Alta Dirección, es el encargado de liderar el sistema de Gestión de Calidad en la Alcaldía de San José de Cúcuta, debe generar estrategias para realizar consultas periódicas (semestral o anual), dirigiéndose a usuarios y puestos de trabajo, con el fin de comprobar si se han conseguido los objetivos propuestos o si están produciéndose desviaciones en el sistema, todo esto debe quedar consignado en el Informe de Revisión por la Dirección.


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Igualmente se deben recopilar datos para asegurar que se tiene el trámite, proceso o procedimiento bajo control, resolviendo los problemas que hayan ocasionado desajustes y estandarizando finalmente el proceso; todo esto se realiza con el acompañamiento de un servidor público de Control Interno, respaldado por la Alta Dirección, con el fin de lograr la interiorización de la cultura de la calidad en todas sus áreas, entendiendo que sólo mediante esta acción es posible que la entidad genere procesos de calidad enfocados a satisfacer el cliente. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA MODIFICACIÓN

1 Junio 2011 Especificación del objetivo, alcance y exclusión del

sistema integrado de gestión.

Política de gestión institucional

Objetivos estratégicos Modelo de operación por procesos.

2 Noviembre 2011 Alcance.

CONTROL DE FIRMAS

Emitido por: Revisado Por: Aprobado Por:

___________________________ LUZ MARINA PEÑA BRICEÑO

Jefe de Control Interno de Gestión

_____________________________ Dra. LUZ MARINA PEÑA BRICEÑO

Jefe Oficina Control Interno

____________________________ Dra. MARIA EUGENIA RIASCOS

RODRIGUEZ

Alcaldesa

Fecha: Fecha: Fecha:

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