Los archivos en busca de su hueco en los medios sociales… ¿realidad o ficción?

@JulianMarquinajulianmarquina.es

Los archivos en busca de su hueco en los medios sociales…¿realidad o ficción?

27 de marzo de 2014


¿Quién soy?


¿Qué vamos a ver hoy?

• Introducción y datos de la sociedad online

• Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

• Posibles utilidades de los medios sociales en los archivos

• Habilidades y funciones del archivero 2.0

• Creación cuenta en Twitter• Conclusiones


¿Qué objetivo me marco?


Ver la importancia de los medios sociales en archivos y la labor del archivero 2.0

¿Qué objetivo me marco?


Introducción y datos de la sociedad

online


Introducción y datos de la sociedad online

¿Qué es un archivo?



“Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o

actividades”

¿Qué es un archivo?



“Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o

actividades”

¿Qué es un archivo?Se quedaalgo corta

esta definición



Lo mismo que pasa con los

medios sociales



Se quedan cortos si falla la planificación o hay trabas

administrativas



Recopilando datos sobre archivos en España:



Recopilando datos sobre archivos en España:

35.718 archivos (públicos / privados)

Archivos de Titularidad Estatal (2012):• + 105.000 metros cuadrados• + 260.000 metros lineales de documentación• 35 millones de imágenes digitalizadas• 18 millones de imágenes microformadas• 23 millones de páginas visitadas en Internet


Muchísima información en nuestro poder




Está claro que el principal usuario

es el usuario presencial



Pero no hay que perder de vista datos como los 23 millones de páginas visitas en Internet




Acceso cadavez más

importantepara los usuarios




Acceso cadavez más

importantepara los usuarios

Facilitar el acceso yel descubrimiento de

documentosde valor para ellos


¿Qué es lo bueno de todo esto?




El ADN del archivero



ILUSIÓN



INNOVACIÓN



INTERACCIÓN



COLABORACIÓN



COMUNICACIÓN



COOPERACIÓN



¿Se estaráaprovechando todo esto en los medios sociales?



El 83% consideran adecuadas las herramientas 2.0, pero solo el 25% hace uso de ellas.

Entre las razones principales de no usarlas: falta de tiempo (52%) y desconocimiento (14%)

Informe del Grupo de trabajo de difusión de los archivos a través de la web 2.0. (Conferencia de

Archiveros de las Universidades Españolas)


Aún así…




Las razones principales para usarlas: comunicación (54%) y difusión (27%)

Se señalan como herramientas más ventajosas: Facebook (66%), blogs (46%), Youtube (29%), Linkedin (29%) y Twitter (21%)

Informe del Grupo de trabajo de difusión de los archivos a través de la web 2.0. (Conferencia de

Archiveros de las Universidades Españolas)


Turno para conocer datos sociales



2.640 millones de internautas y el 70% estáen redes sociales de manera activa



1.230 millonesde usuarios activos al mes



359 millonesde usuarios activos



277 millonesde usuarios



241 millonesde usuarios activos al mes



200 millonesde usuarios activos al mes



45 millones de usuarios 1,6 millones de negocios



+1.000 millonesde usuarios únicos al mes



+75 millones de blogs, vistos al mes por más de 409 millones

de personas




¿Y en España qué datos se manejan?


25 millones de internautas y el 70% está en redes sociales de manera activa



1 de cada 4 minutos en la Red se invierte en redes sociales



España es el primer país europeo en el uso de las redes sociales dentro de las organizaciones



18 millonesde usuarios



7,5 millonesde usuarios



3,2 millonesde usuarios activos



Factores por los que los archivos

deben estar en los medios

sociales


Rápida difusión del mensaje

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales


Comunicación bidireccional



Cercanía entre organización y usuarios



Marketing y promoción




Pero además hay otra serie de factores que

también se tienen que tener en cuenta:


Acceso a la información

¡y en tiempo real!



Retroalimentación

Conocer opiniones y ver qué hacen otros



Atención y servicio al usuario



Socialización / Fidelización del usuario

Cercanía y atención personalizada



Compartir y difundir

Conocimiento, información y promoción



Dinamización / Interacción / Participación



Colaboración

En la puesta en marcha de servicios



Búsqueda de nuevos usuarios



Imagen y reputación



Visibilidad y posicionamiento

Para llegar lo más lejos posible



Sencillez y gratuidad

(camuflada: tiempo y recursos)



Posibles utilidades de los medios sociales en

archivos


Posibles utilidades de los medios sociales en archivos


Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Blog

Difusión y comunicación de información a usuarios del archivo: noticias, actividades, enlaces, eventos,

tendencias de actualidad en el sector…


Crear imagen y mostrar al archivo como un espacio cercano con sus usuarios y de difusión de los temas

de interés y actualidad.



Escuchar e interactuar con la comunidad de usuarios del archivo, tratar de ver qué temas les

interesan más para ser tratados posteriormente en el blog.



Difusión de resultados de actividades, estadísticas del archivo, y del sector, y cualquier caso que puede

ser considerado de éxito dentro del archivo.



Hacer una lista de temas interesantes a tratar desde la perspectiva del archivo y del sector. Hacer

rankings y listados de recomendaciones.



Elaboración de un listado de blogs (blogroll) que muestre cuales son los sitios web de referencia para

el archivo.



Analizar los fondos y servicios que se ofrecen desde el archivo. Destacar las utilidades de cada uno de

ellos.



Mostrar el lado humano del archivo a través de entrevistas, post, vídeos o imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en el blog.

Mostrar que el archivo está vivo y no pensar en el blog como solo texto, sino incorporar vídeos, imágenes, presentaciones… que

hagan más animada y visual la exposición de los temas tratados.



Hacer menciones a los documentos destacados presentes en el archivo.



Realizar encuestas para saber la opinión de los usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad

del archivo.



Dar difusión al resto de medios sociales en los cuales se esté presente a través de iconos o de los

widgets proporcionados por cada plataforma.



Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Twitter

Difusión, dinamización y comunicación de información rápida, precisa y sencilla a usuarios del

archivo: noticias, enlaces, vídeos, fotografías, nuevas adquisiciones, exposiciones,

presentaciones…


Creación de identidad digital y posicionamiento en el sector.



Escucha e interacción con los usuarios. Mostrarse cercano a ellos (de tú a tú), creación de vínculos y

fidelización de estos hacia el archivo.



Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón de sugerencias.



Marketing viral. Buscar la participación de la gente a través de tus campañas de marketing y que giran

alrededor del archivo.



Búsqueda de nuevos usuarios con ayuda de hashtags, temas de interés, búsquedas y la

geolocalización.



Buscar y compartir conocimiento a través de Twitter. Difusión de actividades, fondos y servicios.



Posicionamiento en Twitter a través de hashtags en actividades y eventos organizados o en los que

participe el archivo.



Potenciar otros medios sociales: Youtube, Instagram, SlideShare, blog…



Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos e imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a

participar en cualquier actividad del archivo.



Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Redes Sociales

Difusión, dinamización y comunicación de información a usuarios del archivo: noticias,

actividades, enlaces, vídeos, fotografías, eventos, nuevas adquisiciones, exposiciones,

presentaciones…


Crear imagen y posicionamiento en el sector. Mostrar al archivo como un espacio de cercanía con sus usuarios y de difusión de los temas de interés y

actualidad.



Crear grupos, fan pages, comunidades, páginas…en las distintas plataformas de redes sociales para unir a personas alrededor del archivo. Participar en

dichos espacios y en otros espacios que puedan ser del interés del archivo.



Escuchar e interactuar con la comunidad de usuarios del archivo. Conectar con los usuarios del archivo y con potenciales usuarios. Búsqueda de la

fidelización de los usuarios.



Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos e imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a

participar en cualquier actividad del archivo.



Realizar encuestas para saber la opinión de los usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad

del archivo.



Plantear preguntas y dar respuestas. Hay altas posibilidades de encontrar la respuesta que se estábuscando a través de la ayuda en la respuesta de

los usuarios.



Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón de sugerencias.



Buscar y compartir conocimiento a través de Facebook. Difusión de actividades, productos y

servicios, y de contenido exclusivo para los seguidores.



Realizar concursos acordes con los objetivos del archivo.



Añadir eventos sobre nuestro sector profesional o actividad social en el archivo.



Dar difusión al archivo a través de diferentes anuncios de pago en las redes sociales.



Realizar videoconferencias o hangouts con los usuarios del archivo en actividades o eventos

programados.



Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Youtube

Difusión, dinamización y comunicación de información a usuarios del archivo a través de

vídeos o presentaciones dinámicas.


Difusión de vídeos relacionados con el archivo, los fondos, las tareas del archivero, sus usuarios y la

comunidad.



Creación y difusión de una imagen visual a los usuarios sobre lo que es el archivo, sus instalaciones, servicios y actividades.



Espacio de difusión de buenas prácticas y experiencias de los usuarios en el archivo.



Interacción con los usuarios a través de vídeos y comentarios. Usar las plataformas de vídeos como

un servicio más de atención al usuario dando respuesta a las consultas más comunes de los

usuarios.



Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos de las personas que trabajan dentro o de

personas a las cuales se les invitan a participar en cualquier actividad del archivo.



Realizar videoconferencias o hangouts con los usuarios del archivo en actividades o eventos

programados.



Contar historias con su presentación, nudo y desenlace. Buscar la originalidad, la creatividad, la

interactividad y la conexión con otros medios.



Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: Pinterest / Instagram

Creación y difusión de una imagen visual a los usuarios sobre lo que es el archivo, sus instalaciones, servicios y actividades.


Compartir y etiquetar imágenes relacionados con el archivo, los fondos, las tareas del archivero, sus

usuarios y la comunidad.



Conectar con los usuarios del archivo y obtener opiniones sobre las imágenes compartidas, fomentar

su participación. Crear comunidad a través de la participación y la interacción.



Crear colecciones y álbumes de imágenes en conjunto entre el archivo y sus usuarios.



Difusión de los fondos, documentos e imágenes antiguas y especiales.



Realizar exposiciones virtuales y concursos de fotografías.



Enlazar con otros medios sociales (blog, Twitter, Facebook...) para apoyar la campaña visual.



Geolocalizar imágenes (siempre que se pueda) para que los usuarios sepan dónde están tomadas las

imágenes.



Mostrar el lado humano del archivo a través de imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en

cualquier actividad del archivo.



Posibles utilidades de los medios sociales en archivos: SlideShare

Difusión y comunicación de información a usuarios del archivo a través de presentaciones o

documentos.



Difusión de material informativo y tutoriales de uso de los recursos del archivo, por ejemplo del

catálogo.



Difusión de servicios, informes, reglamentos y actividades.



Difusión del material formativo de actividades realizadas en el archivo.



Difusión de la política de uso y plano de localización de secciones del archivo.



Compartir la actividad científica o divulgativa del archivo.



Como repositorio de documentos públicos del archivo.



Para embeber documentos en los post del blog del archivo.


Habilidades del archivero

2.0


Habilidades del archivero 2.0

Conocimiento del sector y la profesión


Entender los objetivos del archivo



Una clara orientación hacia las personas



Buena redacción, comunicación y conversación



Originalidad y creatividad



Gusto por las nuevas tecnologías, Internet y la web 2.0



Capacidad de aprendizaje



Usuario activo en los medios sociales



Conocimiento de los canales adecuados para la comunicación online y las distintas herramientas de

análisis y monitorización



Tener «cultura 2.0»



Buen selector de información



Ser resolutivo y perfecto trabajador en equipo



Incentivar la participación



Capacidad de escucha



Empatía



Asertividad y comprensión con las opiniones y comentarios



Funciones del archivero 2.0



Desarrollar la estrategia online


Creación de la presencia en los medios sociales



Elaborar un plan de creación y estrategias de contenido



Monitorizar las conversaciones



Escuchar lo que de dice del archivo



Lectura y seguimiento de blogs a través del canal de RSS



Creación de contenidos



Creación de lazos de unión con los usuarios



Comunicar y difundir mensajes



Interactuar / Dinamizar



Localizar a posibles líderes o entusiastas



Involucrar al personal del propio archivo



Revisar la lista de blogueros, herramientas, plan editorial y de dinamización



Medir: Actividad, tamaño de la comunidad, visibilidad, interacción y difusión



ROI (Retorno de la inversión): visibilidad, imagen e impacto social



Analizar resultados y conclusiones



Innovar. Vigilar la aparición de buenas ideas, internas y externas a la organización, y tratar de aplicarlas



Archiveros 2.0 en Twitter



Llegó el momento de

crearnos nuestro perfil

en Twitter



Vamos a conocer un poco más Twitter


Red de información en tiempo real que permite enviar pequeños mensajes de texto de hasta 140

caracteres llamados tuits y en los cuales se pueden integrar enlaces, vídeos e imágenes



241 millones de usuarios activos al mes en el mundo

7,5 millones de usuarios en España



Al día se mandan más de 500 millones de tuits

El 75% de los usuarios accede a través de dispositivos móviles



¿Para qué?



• Estar informado de temas de interés y actualidad.• Canal de comunicación dentro del archivo.• Compartir contenido.• Interacción de tú a tú y conocer gente nueva.• Construir la propia marca personal / profesional. • Movilidad. Multidispositivo.• Posicionarnos profesionalmente.• Inmediatez y «viralidad». • Herramienta simple, intuitiva y gratuita.



Los 7 términos clave



• Tuit (o tweet). Mensaje de hasta 140 caracteres creado por cada usuario de Twitter.

• ReTuit (RT). Redistribuir el tuit de un usuario de Twitter entre tus seguidores.

• Hashtag (#hashtag). Etiquetas (o palabras clave) que nos facilita la búsqueda temática y la etiquetación de contenido.



• Timeline (TL). Apartado principal donde aparecen todos los tuits y ReTuits de las personas que seguimos (followings)

• Siguiendo (followings). Usuarios de Twitter a los que sigues.

• Seguidores (followers). Usuarios de Twitter que te siguen.

• Mensaje directo (DM). Mensaje privado que le mandas a un usuario de Twitter..



Y unas recomendaciones



• Elige bien el nombre • Conoce la jerga de Twitter• Evita el autobombo• Interactúa• Menciona fuentes • No hagas spam• Usa menos de 140 caracteres• Incluye hashtag y acorta enlaces• Incluye imágenes



• Sigue a la gente adecuada• Utiliza la búsqueda• Usa las listas• Atención a los horarios• Monitoriza acciones• Delimita tu público• Se tu mismo• No abandones a la primera




Ahora sí… llegó el momento



Nos damos de alta en Twitterhttps://twitter.com



Nos ponemos foto y bio



Lanzamos nuestro primer tuit



Seguimos a gente del sector



Creamos listas en Twitter



Lanzamos tuits con el hashtag #archivosCyL



Aprendemos el uso del buscadorhttps://twitter.com/search-home



Y de la búsqueda avanzadahttps://twitter.com/search-advanced



Generamos conversación

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