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PROCESO: ADQUISICIONES

LINEAMIENTO: RECONOCIMIENTO AL DESGASTE DE ELEMENTOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 2

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................... 2

3. ALCANCE ................................................................................................................... 2

4. VIGENCIA ................................................................................................................... 2

5. MARCO CONCEPTUAL .............................................................................................. 3

5.1 MARCO TEÓRICO ...................................................................................................... 3

5.1.1 Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing –ABC–) ................................. 3

5.1.2 Costo vs. Gasto ........................................................................................................... 3

5.2 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................ 11

6. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 17

7. ANTECEDENTES ..................................................................................................... 17

8. NORMATIVIDAD ....................................................................................................... 18

9. PRINCIPIOS.............................................................................................................. 19

10. ÁREAS O EJES TEMÁTICOS DEL LINEAMIENTO O POLÍTICA INTERNA. ............ 20

11. EVALUACIÓN DEL LINEAMIENTO .......................................................................... 20

12. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS ........................................................... 21

13. ADMINISTRACIÓN DEL LINEAMIENTO ................................................................... 21

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1. OBJETIVO GENERAL

Fijar los criterios que se deben tener en cuenta para el cálculo del rubro reconocimiento al

desgaste, el cual hace parte de la estructura de costos, en el marco del proceso de

adquisiciones y proceso de gestión de bienes y servicios en la Secretaría Distrital de

Integración Social (SDIS).

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Unificar el concepto del rubro reconocimiento al desgaste dentro de una estructura de costos para la adquisición de un bien o servicio.

Identificar las variables que permiten la estimación de costo por reconocimiento al desgaste sufrido por determinadas condiciones de trabajo a los que son sometidos.

Establecer criterios para determinar la participación de asignación del reconocimiento al desgaste por elemento.

Identificar la vida útil de los elementos por grupos de costeo, para realizar el cálculo del rubro reconocimiento al desgaste.

Fortalecer el seguimiento en el componente de operación como costo directo y en el componente de gastos administrativos como costo indirecto de los servicios prestados por la SDIS.

Presentar una herramienta para el cálculo del valor del rubro reconocimiento al desgaste de elementos como soporte anexo a la estructura de costo de servicios de la entidad.

Mejorar la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos destinados al rubro “reconocimiento al desgaste”.

3. ALCANCE

Este lineamiento pretende establecer criterios para determinar el valor de asignación del

reconocimiento al desgaste por el uso de elementos en el marco de un servicio.

4. VIGENCIA

El uso del lineamiento aplica a partir de su oficialización en el Sistema Integrado de Gestión

(SIG) de la Entidad, hasta que sean realizadas actualizaciones al mismo.



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5. MARCO CONCEPTUAL

5.1 MARCO CONCEPTUAL

5.1.1 Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing –ABC–)1

Sistema de distribución de costos, que se basa en la asignación de los recursos de acuerdo a

las actividades realizadas por la organización, y de éstas últimas a los productos o servicios

desarrollados por la misma.

Bajo este sistema, se asigna a los productos tanto las acciones administrativas como

operativas, por lo que se tienen en cuenta tanto los costos operacionales como los gastos

adicionales en los que incurre la entidad para el desarrollo de su objeto social.

Por lo anterior, el sistema de costeo ABC ha sido el de mayor aceptación y credibilidad para

el manejo y estimación de los costos, tanto para fines internos y gerenciales como para el

reporte de información a organismos de control y regulación en Colombia.

Es por ello que la Contaduría General de la República considera que el sistema de costeo ABC

“(…) debe ser la metodología de costeo utilizada para efectos administrativos y

contables por los entes públicos, que les permita una mejor gestión de sus procesos y

actividades y redunde en beneficio no sólo de las empresas sino de la comunidad en

general”2.

5.1.2 Costo vs. Gasto

El Costo se define como la erogación monetaria (o equivalente) surgida por el consumo de

los elementos incorporados en una actividad económica, en el marco de la producción de un

bien o servicio.

Constituyen las erogaciones y cargos, directamente relacionados con la producción de bienes

y la prestación de los servicios individualizables, que surgen del desarrollo de funciones de

cometido estatal de la entidad contable pública, con independencia de que sean suministrados

de manera gratuita, o vendidos a precios económicamente no significativos, o a precios de

mercado.3

La estimación y manejo adecuado de la información de los costos es vital en materia gerencial,

para que las organizaciones tomen decisiones en materia de definición de presupuesto,

1 Contaduría General de la Nación (Sin año). Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público. Bogotá: Contaduría General de la Nación. 2 Ibídem, p. 40. 3 Plan General de Contabilidad Pública. Año 2001



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rentabilidad, ventas, entre otros. Es por ello que los costos se vuelven esenciales en los

sistemas de información financiera.

Por otra parte, es importante tener en cuenta el concepto “Gasto”, pues si bien consiste

también en una erogación, ésta se enfoca a la realización de actividades de tipo administrativo,

estratégico o logístico, que sirven de apoyo a la producción del bien o la prestación del servicio.

De este modo, se tiene que en el marco de los Sistemas de Contabilidad Pública, para las

Entidades del gobierno (ya sea del orden nacional, departamental, territorial, etc.), todas las

erogaciones son contabilizadas como gastos, excepto aquellas asociadas a la producción de

bienes o servicios individualizables (como los servicios sociales).

No obstante, existen casos (especialmente en las empresas industriales y comerciales

privadas o estatales), en las que una misma erogación puede ser un costo o gasto, lo cual

depende del área, lugar o tipo de empresa que la genere.

Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad contable

pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y hechos no

transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector público; se clasifican en:

administrativos, operativos, gastos estimados, transferencias, gasto público social,

operaciones interinstitucionales y otros gastos.4

Clasificaciones de Costos

Los costos (e incluso los gastos) son clasificados de múltiples formas, que dependen de

algunas características particulares y de las decisiones que surgen de dicha clasificación. En

la Figura No. 1, se encuentran las categorías de clasificación más utilizadas, las cuales

asimismo son descritas a continuación:

4 Plan General de Contabilidad Pública Año 2001



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Grafico No. 1. Categorías de clasificación de costos

Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, con base en el Marco de referencia para la implantación del sistema de

costos en las entidades del sector público de la Contaduría General de la Nación.

De acuerdo a su relación con el producto u objeto de costo

- Directo: Aquel que puede ser identificado de forma plena en el área o proceso en el

que se genera (producción, Servicio, actividad, etc.).

- Indirecto: .Aquellos que no pueden ser asociados fácilmente al lugar o área en el que

fueron generados (actividades, procesos, productos, servicios, etc.). Para su

asignación, se requiere la aplicación de un criterio de distribución, este criterio se

calcula sobre la base de los factores que generaron el costo o gasto, es decir su

relación de causa y efecto.5

De acuerdo al control que se tenga sobre su consumo

- Controlables: Aquellas erogaciones sobre las cuales la administración de la

organización tiene facultades de incrementarlos, reducirlos o eliminarlos, es decir, para

controlarlos.

- No controlables: Aquellos sobre los cuales no es posible evitar su generación, pues

son externos a las facultades de la administración de la entidad.

5 Marco de referencia para la implantación del sistema de costos en las entidades del sector público Bogotá: Contaduría General de la Nación. Extraído el 21 de julio de 2014 desde: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414/ MarocRefencia_SistCostos.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=f6178d42-abf3-4a9f-a78e-52470d242414.

Según área de generación

Producción

Distribución

Administración

Financiamiento

Según relación con el producto

u objeto de costo

Directos

Indirectos

Según información

histórica

Históricos o reales

Predeterminados

Según momento de

afectación

Del período

Del producto

Según control

Controlable

No controlable

Según desembolso

incurrido

Desembolsable

De oportunidad

Según nivel de operación

Fijos

Variables

Mixtos



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Estructura de Costos

Tabla resumen que muestra los conceptos de gasto involucrados en el servicio social o el

suministro de elementos a ser contratado, indicando los valores unitarios y subtotales por

concepto, así como los costos totales por grupo y el gran total de los costos. Asimismo,

clasifica el porcentaje de aportes de la Secretaría Distrital de Integración Social y el de las

Entidades con las que se asocia. Es generada por la Matriz de Costos definida y aprobada por

la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico y la Subdirección de Diseño, Evaluación y

Sistematización.

Gastos administrativos

Son aquellos que se originan en el área administrativa y abarcan básicamente los gastos

relacionados con la dirección general de la empresa, los cuales no están vinculados de manera

directa con la producción o prestación del servicio.

Estos gastos a su vez tienen la característica de fijos, es decir que permanecen constantes

durante un período, inclusive si existiere una baja en la producción, o en la generación de un

servicio.

No sobra reiterar que los gastos administrativos están directamente asociados con la gestión

administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización y control para el logro de

las metas fijadas por el ente económico en desarrollo de su actividad social.

De acuerdo a la guía metodológica de contabilidad pública el reconocimiento de los gastos

administrativos se deben hacer con sujeción a los principios de:

- Medición: Teniendo en cuenta que los hechos financieros, económicos, sociales y

ambientales, deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los

originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas.

- Prudencia: Este principio también consagra que cuando existan diferentes

posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar

por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los

ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

Y en los atributos de:

- Causa: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la

cual ocurrió la condición (situación actual-“lo que es”), o el motivo por el que no se

cumplió el criterio (unidad de medida o norma aplicable- “lo que debe ser”).

- Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La



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diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial

cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observación, indispensable para establecer

su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones

requeridas para corregir la condición.

Bien

Un bien se define como "(...) artículo inventariarle o activo de cualquier clase, incluyendo el

efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción."6

Bien Fungible

Son aquellos bienes que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos.

Bien de Consumo Controlado

Bienes que no tienen las características de bienes de consumo final o fungibles, que no se

extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, que no tienen el carácter de

permanencia y están sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es

representativo, razones para que su registro contable se haga en la cuenta Cargos Diferidos

o Gastos y en la subcuenta que corresponda a cada bien de acuerdo con la clasificación

contable. 7

Desgaste y Gasto

Se han logrado identificar distintos tipos de desgaste, así8:

- Desgaste por fatiga de contacto: Este tipo de desgaste ocurre cuando piezas son

sometidas a elevados esfuerzos, los cuales provocan la aparición y Propagación de

grietas bajo la acción repetitiva de estos

- Desgaste abrasivo: Es la pérdida de masa resultante de la interacción entre partículas

o asperezas duras que son forzadas contra una superficie y se mueven a lo largo de

ella.

- Desgaste erosivo y erosivo-corrosivo: Según [ZUM GAHR, 1978], el desgaste erosivo

se presenta en la superficie de los cuerpos, resultado del impacto de partículas sólidas,

líquidas o gaseosas que los impactan. Estas partículas pueden actuar solas o de

manera combinada. La erosión afecta muchos materiales de ingeniería, especialmente

elementos que componen maquinaria usada en la industria minera y en general toda

pieza que sea impactada por cualquier tipo de partícula.

6 Resolución 001 de 2001 emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital 7 Resolución 001 de 2001 emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital Tomado de la página www.utp.edu.co/~dhmesa/pdfs/desgaste.pdf Fecha 11-09-2015, Hora: 9:16


http://www.utp.edu.co/~dhmesa/pdfs/desgaste.pdf


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- Desgaste por fretting: Este desgaste ocurre entre dos superficies en contacto, las

cuales experimentan pequeñas oscilaciones cíclicas .Cuando algunas vibraciones

aparecen en las superficies en contacto, ocurren pequeños deslizamientos en la

dirección del movimiento relativo, esos pequeños deslizamientos son causa de

desgaste por fretting.

Desgaste por deslizamiento: Esencialmente, el desgaste por deslizamiento es aquel en el

cual hay un movimiento relativo entre dos superficies en contacto con una carga

aplicada, donde el daño de la superficie no ocurre por riscado debido a la penetración

de las asperezas o por partículas externas.

Como se puede evidenciar, existen múltiples tipos de desgaste, es por esto que se hace

necesario establecer su estimación como un gasto, en el Plan General de Contabilidad emitido

por la Contaduría General de la república, Numeral 2.9.1.4.2 Gastos; en donde se establece:

“2.9.1.4.2 Gastos……………………… 283. El reconocimiento de los gastos debe

hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación y medición, de modo que

refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública en el período

contable. Tratándose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el

principio de prudencia y estar soportados en criterios técnicos que permitan su medición

confiable. El reconocimiento de las operaciones interinstitucionales debe efectuarse por

el valor entregado tratándose de fondos y, en el caso de las operaciones de enlace y las

operaciones sin flujo de efectivo, por el valor de la operación que las genere.

…………………………………..287. Los gastos estimados corresponden a montos

determinados para cubrir previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de

contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público,

así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso

de los bienes, su consumo, o extinción.” 9

Depreciación Amortización10

Por regla general la depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y

sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la

contribución de estos activos a la generación de productos o servicios del ente público. No

obstante, aquellos activos considerados de menor cuantía, podrán depreciarse totalmente en

el período en el cual fueron formados o adquiridos. La determinación de la depreciación debe

efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando aquel que mejor refleje el

equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo

correspondiente.

9 Decreto 2649 de 2003- Plan General de Contabilidad Pública, Año 2001. 10 Resolución 001 de 2001 emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital.



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Son depreciables aquellos bienes que pierden su capacidad normal de operación durante su

vida útil, tales como, edificaciones, plantas, ductos y túneles, redes, líneas y cables,

maquinaria y equipo, equipo médico y científico, muebles, enseres y equipo de oficina, equipos

de comunicación y computación, equipo de transporte, tracción y elevación, equipo de

comedor, cocina, despensa y hotelería.

Se consideran como no depreciables los terrenos. Por su parte, no son objeto de depreciación,

las construcciones en curso, la maquinaria y equipo en montaje, los bienes en tránsito y las

propiedades, planta y equipo no explotadas, en mantenimiento, mientras permanezcan en esta

situación.

Cálculo de la Depreciación11

La depreciación y la amortización corresponden a la distribución sistemática del costo ajustado

por inflación, de un activo depreciable, en los períodos que conforman su vida útil, de acuerdo

con el método de reconocido valor técnico adoptado, entre los cuales se encuentran: línea

recta, número de unidades de producción u horas de trabajo, suma de los dígitos de los años

y doble tasa sobre saldo decreciente.

Por regla general la depreciación se aplica a los bienes que se encuentran en cuentas de

servicio y no se aplica a los bienes que se encuentran en cuentas de bodega.

Método de Línea Recta: Este método se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular

y uniforme en cada período contable, y consiste en determinar una alícuota periódica constante

que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre la vida útil estimada. 12

Precio de Mercado – Valor Residual = Depreciación Anual

Vida Útil

Vida Útil

La vida útil es la duración estimada que un objeto puede tener, cumpliendo correctamente con

la función para el cual ha sido creado.13

En circunstancias normales se considera como vida útil para los activos depreciables, cuando

se utilizan los métodos de depreciación de línea recta, Suma de los dígitos de los años o saldos

decrecientes, la siguiente:

11 Resolución 001 de 2001 emitida por la Secretaria de Hacienda Distrital 12 Tomado de la página http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=33707 Fecha 14-09-2015, Hora: 9:16 13 Tomado de la página https://es.wikipedia.org/wiki/Vida_%C3%BAtil Fecha 14-09-2015, Hora: 9:16


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=33707

https://es.wikipedia.org/wiki/Vida_%C3%BAtil


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Fuente: Procedimientos Contables-Contaduría General de la Nación-

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=33707:

Disponibilidad de Uso

Es una magnitud que mide el número de repeticiones por unidad de tiempo de cualquier

fenómeno o suceso periódico14.

Depreciación Anual

Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil

estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de

manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público.15

Valor Residual

El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría obtener actualmente

por la enajenación o disposición por otra vía del activo, después de deducir los costes

estimados por tal enajenación o disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y

las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.16De acuerdo al Concejo Técnico

de la Contaduría Pública, en la CTCP Nº 003 / 2009:

14 https://es.wikipedia.org/wiki/Frecuencia 15Tomado de la página https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/AB-L01%20Lineamientos%20para%20la%20administracion%20de%20bienes.Pu.pdf Fecha 14-09-2015, Hora: 9:16 16 Tomado de la página http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC16.pdf Fecha 14-09-2015, Hora: 9:16

DENOMINACIÓN AÑOS DE VIDA ÚTIL

Edificaciones 50

Embalses, represas y canales-Obras civiles 50

Embalses, represas y canales-Obras control 25

Equipos y accesorios de generación, transmisión,

distribución, producción, conducción, tratamiento, etc25

Torres, postes y accesorios 25

Redes, líneas y cables aéreos y sus accesorios 25

Redes líneas y cables subterráneos y sus accesorios 25

Plantas y Ductos 15

Maquinaria y Equipo 15

Barcos, trenes, aviones y maquinaria 15

Equipo médico y científico 10

Muebles, enseres y equipos de oficina 10

Equipos de comunicación y accesorios 10

Equipo de transporte, tracción y elevación 10

Equipo de Comedor, cocina, despensa y hotelería 10

Equipo de Computación y accesorios 5


https://es.wikipedia.org/wiki/Frecuencia

https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/AB-L01%20Lineamientos%20para%20la%20administracion%20de%20bienes.Pu.pdf

https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/AB-L01%20Lineamientos%20para%20la%20administracion%20de%20bienes.Pu.pdf

http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/NIC16.pdf


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“Es de observar que la estimación del valor residual, se debe establecer mediante un

cálculo técnico, que determine el costo del activo tomando en cuenta las condiciones del

bien en determinado momento, de acuerdo con la clase, las condiciones reales en que se

encuentra y el tiempo de vida útil que le resta en la empresa,. Dicha valoración debe ser

efectuada por una persona o ente especializado en este tipo de cálculos, de forma que

mediante un procedimiento técnico debidamente soportado se determine el valor residual

del bien al término de su vida útil inicialmente determinada”17

5.2 CONCEPTOS ESPECIFICOS DEL LINEAMIENTO

De acuerdo con lo planteado anteriormente, es preciso considerar que en la SDIS, el sistema

de costos se debe crear bajo la metodología de Costeo Basado en Actividades (Activity Based

Costing –ABC–), el cual se basa en la asignación de los recursos con base en las actividades

realizadas por la Entidad y que, por tanto, debe asignar a los productos o servicios tanto las

acciones administrativas como operativas, por lo que se tiene en cuenta tanto los costos

operacionales como los gastos administrativos en los que incurre la entidad para el desarrollo

de su objeto social.

Así, entre los costos y gastos que son estimados se establece que para la SDIS se reconocerá

el desgaste de elementos a través del rubro “reconocimiento al desgaste de elementos”.

Reconocimiento al desgaste de elementos

Retribución o reconocimiento racional que se le entregará a un agente externo u operador de

los servicios de la Secretaría Distrital de Integración Social – SDIS, por el uso de determinados

elementos de los cuales el dispone para la prestación del servicio contratado, y los cuales

están sujetos a sufrir un daño superficial por los materiales después de determinadas

condiciones de trabajo a los que son sometidos y que así mismo pueden llegar a incurrir en la

disminución de su capacidades, tolerancias e incluso en su pérdida material.

Esta erogación es necesaria para cumplir con los compromisos asumidos en virtud del

convenio o acuerdo, pero en ningún caso, constituye utilidad a favor de la persona jurídica o

natural con la que la Entidad realiza el convenio o contrato.

De acuerdo a lo anterior, el cálculo del rubro reconocimiento al desgaste de elementos para

todas las estructuras de costos que soporten procesos de contratación en las modalidades de:

Convenio Interadministrativo, Convenio de Asociación, Convenio de Cooperación y

adquisición de bienes, u otros que involucren este componente manejarán una matriz de

cálculo denominada “Matriz de cálculo reconocimiento al desgaste” la cual tiene como finalidad

la cual tiene como finalidad establecer un valor razonable de reconocimiento a través de un

17 Concejo Técnico de la Contaduría Pública, CTCP Nº 003 / 2009. Consulta 09 de septiembre de 2015.



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proceso de depreciación utilizando el método de línea recta en el cual se calcula el desgaste

que será igual a la depreciación constante del elemento, de acuerdo a su vida útil y a su

disponibilidad de uso (la disponibilidad de uso y valor residual deberá ser suministrada cuando

sea el caso, por el área técnica que lleve a cabo el proceso de costeo).

La matriz de cálculo es creada con el fin de establecer en la SDIS un único criterio de cálculo

del rubro en mención, y para su aplicación por parte de los equipos técnico-administrativos

encargados de estructurar costos para la adquisición de bienes y servicios al interior de cada

uno de los proyectos de inversión. Su actualización siempre estará a cargo de la Subdirección

de Diseño, Evaluación y Sistematización (Gráfico No. 1).

Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico-Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización-Equipo de

análisis de costos y presupuesto – Matriz de cálculo de reconocimiento al desgaste de elementos.

Manejo de la herramienta de reconocimiento al uso del Predio

Ingrese al menú de la herramienta al instructivo matriz de cálculo reconocimiento al desgaste

para conocer el manejo de la herramienta y seguir el paso a paso, una vez revisado debe

volver al menú e ingresar a la matriz de cálculo para iniciar.

A continuación se explican cada una de las variables:

Plazo del contrato: tiempo estimado de operación del servicio.

Nombre del Bien: Palabra o palabras que permite identificar y distinguir el bien

Descripción del bien: Explicación de forma detallada y ordenada de las características

de cada bien o servicio.

Unidad de medida: Corresponde a la cantidad estandarizada de la magnitud física en

la que son entregados los bienes o servicios.



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Cantidad: cantidades requeridas de cada elemento por cada uno de los proyectos de

inversión social.

Precio de referencia: Precio establecido para ser incorporado en los procesos de

contratación, calculado con la metodología establecida por la DADE.

Grupo de costeo: Clasificación de los elementos de suministro que tienen

características y usos similares., para el caso de la matriz de cálculo de reconocimiento

al desgaste se contemplan los siguientes según tabla No.1.

Tabla No.1. Grupos de costeo

GRUPO DE COSTEO AÑOS DE VIDA ÚTIL

Equipos industriales y semi-industriales 15

Equipos Médicos 10

Muebles y enseres 10

Audio y Video 10

Menaje de cocina 10

Equipos de cómputo, comunicación y redes 5

Ayudas de Locomoción 1

Colchonetas 1

Elementos Deportivos, material didáctico 1

Materiales y suministros 1

Vestuario 1

Elementos de Aseo Institucional 1

Papelería, impresos, publicación, divulgación 1

Telas, lencería y Ropa de Cama 1

Dotación 1

Instrumentos Musicales 1 Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico-Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización-Equipo de análisis de

costos y presupuesto – Matriz de cálculo de reconocimiento al desgaste de elementos.

A continuación se realiza la descripción de cada grupo de costeo:

Ayudas de Locomoción: Elementos destinados para el apoyo y desarrollo de

actividades que requieran participantes con algún tipo de discapacidad.

Colchonetas: Elementos necesarios para el descanso o reposo de los participantes.

Elementos Deportivos, material didáctico y juegos: Elementos destinados para el uso

de actividades deportivas o para el ejercicio físico de participantes. De igual manera se

hace referencia al grupo destinado a cubrir el material necesario para la realización de



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actividades regulares de carácter recreativo, lúdico, terapéutico y pedagógico dirigido

a los usuarios (as) de los servicios de la SDIS; también incluye a juguetes que se

utilizan en la prestación de servicios sociales.

Equipos de cómputo, comunicación y redes de servicios: Elementos que pertenecen

a Tecnologías de Información y Comunicaciones. Grupo destinado a cubrir los gastos

ocasionados por la adquisición o alquiler de equipos de comunicación, redes de

computación, hardware, software, partes y repuestos, servicios de comunicación y

mantenimiento de los mismos.

Equipos industriales y semi-industriales: Elementos necesarios para dotar las unidades

operativas que prestan servicios a participantes, y que tengan un uso extenso.

Instrumentos Musicales: Elementos requeridos para el desarrollo de actividades

artísticas musicales.

Materiales y suministros: Agrupa los elementos destinados a la adquisición de toda

clase de insumos y suministros requeridos para la prestación de bienes y servicios y

para el desempeño de actividades administrativas (esto incluye el vestuario para los

prestadores de servicios sociales). Son los elementos básicos que se transforman en

productos terminados a través del uso de la mano de obra en el proceso de producción

Muebles y enseres: Equipo mobiliario en madera, plástico o metálico, mecánico y

electrónico, utilizado para el desarrollo de operaciones, por parte de las personas que

prestan servicios sociales. Grupo destinado a cubrir los gastos ocasionados por la

compra o alquiler de bienes muebles relacionados con labores operativas y

administrativas de la gestión de la Secretaría. No incluye el mantenimiento y reparación

de los mismos.

Vestuario: Conjunto de prendas de vestir, requeridas por los participantes.

Elementos de Aseo Personal: Elementos de uso personal e intransferible para la

higiene de cada participante.

Elementos de Aseo Institucional: Grupo destinado para la adquisición de elementos

requeridos para cubrir las necesidades de higiene y aseo de las instalaciones de la

Secretaría.

Menaje de cocina: Elementos necesarios para dotar los espacios destinados a cocina

y que son necesarios para la elaboración y preparación de alimentos.

Equipos Médicos: Insumos, equipos, o contratación de servicios relacionados con la

conservación de la salud de los ciudadanos(as) participantes de los proyectos.

Papelería, impresos, publicación, divulgación: Agrupa los elementos de papelería y

promoción en medios masivos de comunicación, permanentes o temporales, fijos o

móviles, o en actividades destinadas a llamar la atención de la ciudadanía a través de

leyendas o elementos visuales o auditivos en general, como dibujos, letreros,

fotografías o cualquier otra forma de imagen y/o sonido cuyo fin sea institucional.

Telas, lencería y Ropa de Cama: Las telas pueden ser las obras tejidas en el telar o

semejantes. En este grupo se incluirán también todos los accesorios o elementos de

lencería requeridos para cubrir una cama.

Dotación: Comprende los gastos ocasionados por la adquisición de zapatos o vestuario



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de los colaboradores de la SDIS, necesario para la identificación o caracterización de

los participantes o los prestadores de servicios sociales que se requiera.

Audio Y Video: Instrumentos y aparatos de fotografía o cinematografía, herramientas

que permiten el intercambio de mensajes, que utilizan el lenguaje que combina

información sonora y visual, dentro de ellas se en encuentran: cámaras de video y

fotográficas, proyectores de video, Video Beams, equipos de reproducción MP3 y MP4,

reproductores digitales, pantallas, telones entre otros.

Porcentaje Valor Residual: Fracción del precio de referencia que se estima recuperar al

concluir la vida útil estimada de forma técnica, atendiendo las características del bien en un

momento determinado, y el cual debe estar acorde al grupo de costeo.

Es de aclarar que el valor residual es determinado por el equipo técnico administrativo, debe

mantenerse en el rango del 10% al 50% del precio del mercado actual y soportarse dentro de

las siguientes variables:

El uso del activo una vez finalizada su vida útil: Este se refiere a una proyección

estimada de cuáles pueden ser las condiciones del activo al cumplir su vida útil y que

uso se le podrá dar en ese momento18.

o Ejemplo: Si se reconoce el desgaste a un computador portátil que va a ser

utilizado en oficina, se podría esperar que al finalizar su vida útil pudiera tener

más posibilidades de seguir siendo usado que un portátil que fue adjudicado

para trabajo de campo.

Frecuencia de uso en la operación del servicio: En este ítem se debe analizar el número

de veces que se utiliza y desgasta el bien dentro de la operación en el servicio.

o Ejemplo: En este factor se debe estimar el número de veces que se utiliza el

bien, ya que no es el mismo desgaste en los bienes si se utiliza en jornadas de

4, 8 y 12 horas.

Características del bien: Se pueden identificar aspectos inherentes al activo como los

materiales de los cuales está compuesto.

o Ejemplo: En esta variable se debe estimar el material con el cual está hecho el

bien, ya que puede tener un mayor tiempo de funcionamiento un archivador en

acero que un archivador en madera.

Factores Ambientales: Son denominados aspectos o vectores ambientales (agua,

atmósfera, fauna, flora, paisaje, residuos, medio urbano, movilidad y transporte, entre

otros) que en algún momento por la destinación del bien podría. Generar un mayor o

menor desgaste y de esta forma influir en su valor residual.

o Ejemplo: Elementos de uso exterior o interiores.

Para el cálculo del valor residual debe dar clic en el botón pertinente señalado en la gráfica

No.2, este a su vez lo llevara a la hoja de cálculo de la variable donde se realiza una encuesta

18 Tomado de la página www.utp.edu.c/~dhmesa/pdfs/desgaste.pdf Fecha 11-09-2015, Hora: 9:16


http://www.utp.edu.c/~dhmesa/pdfs/desgaste.pdf


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con el fin de establecer los factores de riesgo que pueden afectar el elemento evaluado para

reconocimiento al desgaste (ver gráfica No.3).

Grafica No.2 Matriz de cálculo reconocimiento al desgaste de elementos

Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico-Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización-Equipo de análisis de


Grafica No.3 Cálculo Valor residual

Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico-Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización-Equipo de análisis de


¿Estime de 0 a 100, que tanto se afectarán los elementos del grupo de costeo por el uso que usted dara a los

mismos durante la operación del servicio? 100

¿Valore de 0 a 100, de que manera la frecuencia de uso afecta el desgaste de los elementos del grupo de

costeo en la operación del servicio? 100

¿Valúe de 0 a 100, en que grado estarán afectadas las características fisicas de los bienes al finalizar la

operación del servicio? 100

¿Considere de 0 a 100, en que grado afectan los factores ambientales afectarán los bienes en uso? 100

TOTAL 10%

¿Estime de 0 a 100, que tanto se afectarán los elementos del grupo de costeo por el uso que usted dara a los

mismos durante la operación del servicio? 50

¿Valore de 0 a 100, de que manera la frecuencia de uso afecta el desgaste de los elementos del grupo de

costeo en la operación del servicio? 50

¿Valúe de 0 a 100, en que grado estarán afectadas las características fisicas de los bienes al finalizar la

operación del servicio? 100

¿Considere de 0 a 100, en que grado afectan los factores ambientales afectarán los bienes en uso? 100

TOTAL 20%

CON EL FIN DE PROCEDER ACORDE AL LINEAMIENTO, SE DEBEN ESTABLECER LOS SIGUIENTES VALORES. ESTAS

PREGUNTAS SE DEBEN ASOCIAR AL SERVICIO OBJETO DE LA PRESENTE ESTRUCTURA

Y TENIENDO EN CUENTA LOS GRUPOS DE COSTEO DESCRITOS EN EL TITULO

CALCULO VALOR RESIDUAL

Equipos industriales y semi-industriales

Equipos Médicos



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Porcentaje Disponibilidad de Uso: Este factor determinará una fracción de tiempo de

permanencia del bien en las instalaciones donde se presta el servicio. Este se debe calcular

según el tiempo de permanencia que debe tener el elemento en el sitio donde se presta el

servicio, generando una relación entre tiempo de operación del servicio y tiempo de

disponibilidad requerid, emitiendo como resultado de esta operación un porcentaje que estar

entre un rango porcentual de 1 y 100

Valor mensual a reconocer: Representa el valor de la retribución mensual por elemento

según la metodología de cálculo aplicada en la Matriz de cálculo.

Valor a reconocer en el contrato: Representa el valor a reconocer por el elemento , de

acuerdo a su disponibilidad de uso , su valor mensual a reconocer , la cantidad del elemento

y el plazo del contrato, emitiendo el valor final a reconocer del elemento solicitado ajustado a

las variables mencionadas..

Valor Total a Reconocer: Representa la sumatoria de los valores de “Valor a reconocer en el

contrato” por cada uno de los elementos sujetos al cálculo.

Esta matriz al contemplar las anteriores variables inicia un proceso de cálculo de la

depreciación utilizando el método de línea recta en el cual se reconoce el desgaste, que será

igual a la depreciación constante del valor del elemento durante el plazo del contrato y de

acuerdo con su porcentaje de disponibilidad de uso.

Nota: Si se considera un elemento como “fungible”, o su vida útil es inferior al periodo en el

cual se desarrolló el contrato este no será susceptible de realizar el costeo definido en este

documento, ya que en este caso no obedecería a un reconocimiento si no una adquisición.

6. JUSTIFICACIÓN

El desarrollo de este lineamiento permite orientar a los equipos técnico-administrativos en la

estructuración de costos de los bienes o servicios sujetos a la estimación de un reconocimiento

al desgaste por su uso y disponibilidad todo en el marco del Proceso de Adquisiciones y el

Proceso de Gestión de Bienes y Servicios.

7. ANTECEDENTES

La SDIS asume como propósito fundamental de su misión, liderar el diseño, implementación,

seguimiento y evaluación de políticas públicas sociales, dirigidas a mejorar la calidad de vida

de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá y la realización de sus derechos, a través de la

gestión social integral desde los territorios.



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Dentro de la Gestión Social Integral, la SDIS plantea como uno de sus pilares la prestación de

servicios sociales de prevención y promoción de derechos, y de protección y restablecimiento

de los mismos, de acuerdo a lo planteado en el Decreto 607 de 2007. Para ello, es necesario

que la Entidad cuente con herramientas y metodologías para facilitar la planeación económica,

financiera y operacional de los servicios sociales, que garantice su prestación de forma integral

y con altos estándares de calidad.

Así, para el desarrollo de estas herramientas la Subdirección de Diseño, Evaluación y

Sistematización (SDES) establece el sistema de costos precisando actividades que permitan

el desarrollo de lineamientos, herramientas, procedimientos e instructivos, entre otros, para

brindar mayores elementos que faciliten la elaboración y análisis de costos, de los recursos

destinados a la adquisición de bienes o servicios de la entidad.

Es por ello que surge el lineamiento para la definición y cálculo del reconocimiento al desgaste

de elementos de la SDIS, que se constituye como el soporte técnico que precisa los conceptos

básicos, rubros y acciones específicas empleadas en el manejo del rubro reconocimiento al

desgaste el cual hace parte de la estructura de costos establecida para la adquisición de

determinado bien o servicio.

Por lo anterior, la DADE ha trabajado en realizar una investigación ardua en cuanto al rubro

“reconocimiento al desgaste” para la evaluación socioeconómica que debe ser aplicada en la

Entidad, basándose en el siguiente Marco de referencia.

8. NORMATIVIDAD

Ley 1150 de 2007

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley

80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos

Públicos

Decreto 4170 de noviembre 3 de 2011.

Se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se

determinan sus objetivos y estructura

Decreto ley 1421 de 1993

Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá

Decreto 714 de 1996

Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el

Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.



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Ley 80 de 1993

Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

Resolución 001 De 2001 del 20 de Septiembre de 2001

“Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el

Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital.”

Decreto 1929 de 2007

Uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas por el artículo 189 numeral

11 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el

artículo 26 de la Ley 962 de 2005

Estatuto Tributario Nacional:

Artículo 617. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo

615 consiste en entregar el original de la misma

9. PRINCIPIOS

Planeación de las adquisiciones de la Entidad: se refiere a las directrices impartidas

por la Entidad, para la proyección de las necesidades y objetivos, que para su

cumplimiento requieren de la adquisición de bienes o servicios.

Principios Presupuestales: se refieren a los principios del presupuesto público de la

nación, donde se regula y se definen los criterios básicos con los cuales se deben

planear los recursos y su respectivo uso, en cada vigencia fiscal.

Principios de Contabilidad Pública: constituyen pautas básicas o macro reglas que

dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del

SNCP (Sistema Nacional de Contabilidad Pública) y de los objetivos de la información

contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de

procedimientos y la doctrina contable Pública.

Principio de transparencia19: Se refiere a la necesidad de que todo el proceso de

selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona

interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas

de dicho proceso.

Como consecuencia de lo anterior, cualquier decisión que sea adoptada en el proceso

19 Artículo 24, Ley 80 de 1993.



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debe estar debidamente motivada y cualquier persona debe tener la posibilidad de

verificar y cuestionar esa motivación. Debe garantizarse claridad absoluta sobre los

fundamentos que tiene la administración en su actuación20, desde que decide

comprometer recursos a un determinado proyecto hasta que el destinatario recibe los

bienes o servicios contratados.

Principio de eficiencia del gasto: Es un aspecto esencial de la política fiscal, y un

elemento indispensable para alcanzar los objetivos de desarrollo económico, social e

institucional, tales como la aceleración del crecimiento, la reducción de la pobreza y el

fortalecimiento de la legitimidad del estado.

Principio de racionalización del gasto: Proceso y resultado de organizar., se refiere

a la optimización de tiempos, costos o esfuerzos en base a una planificación; o a la

reducción de algún concepto a una noción racional.

10. ÁREAS O EJES TEMÁTICOS DEL LINEAMIENTO

Proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes, servicios y obra pública de

manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo establecido por la ley, con el fin de realizar

las actividades necesarias para el funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de las metas

de los proyectos de la SDIS.

Procedimiento de viabilidad de estructuras de costos: forma de establecer los pasos para

la emisión del concepto de viabilidad económica de las estructuras de costos, de acuerdo con

el Lineamiento Metodológico de Costeo, el Instructivo Viabilización Estructura de Costos y la

Matriz de Costos.

Lineamientos asociados.

11. EVALUACIÓN DEL LINEAMIENTO O POLÍTICA INTERNA

La evaluación de esta política se realizará a través de dos mecanismos principalmente:

Autoevaluación por el proceso de adquisiciones: consiste en adquirir los bienes,

servicios y obra pública de manera eficaz (efectiva), oportuna y de acuerdo a lo

establecido por la ley, con el fin de realizar las actividades necesarias para el

20 El Consejo de Estado, respecto del principio de transparencia establece que el mismo "persigue la garantía que en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la actuación administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político, económico o familiar.



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funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de las metas de los proyectos de la

SDIS.

La evaluación y seguimiento del lineamiento se realizará cada vez que se proyecten

gastos administrativos dentro de una estructura de costos.

12. RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS

Es responsabilidad de las áreas garantizar el conocimiento y desarrollo de actividades

relacionadas con este lineamiento, es responsabilidad del equipo de análisis de costos y

presupuesto de la SDES prestar asistencia técnica y realizar cualquier actualización, mejora o

ajuste.

13. ADMINISTRACIÓN DEL LINEAMIENTO

El lineamiento Reconocimiento al desgaste de elementos hace parte de los documentos

asociaos al lineamiento Metodológico de costeo, a cargo de la Subdirección de Diseño,

Evaluación y Sistematización (SDES) al interior de la Dirección de Análisis y Diseño

Estratégico – DADE y se mantendrá actualizado, identificado, correctamente aplicado y en

conocimiento de la SDES cada vez que cambie su versión oficial.

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre

Diego González Angélica Sierra Ricardo Vargas Ricardo Marrugo

Alex Herrera

Francia Liliana Segura

Martha Ligia Prado

Hernández

Audrey Álvarez Bustos

Isabel Eugenia

Belalcazar Peña

Carlos Vladimir

Cobo Ramírez

Audrey Álvarez Bustos

Cargo Profesionales SDES (Equipo Análisis de

Costo y Presupuesto)

Líder Equipo Análisis de

Costo y Presupuesto

Subdirectora de Diseño,

Evaluación y Sistematización

Subdirectora Administrativa y Financiero

Subdirectora de

Contratación

Director de Análisis y Diseño

Estratégico

Directora de Gestión

Corporativa (E)


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