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LINEAMIENTO PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES INSTITUCIONALES.

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Contenido 1 Objetivo General..........................................................................................................................2 2 Objetivos Específicos..................................................................................................................2 3 Alcance.........................................................................................................................................2 4 Vigencia........................................................................................................................................2 5 Marco Conceptual: ......................................................................................................................2 6 Justificación..................................................................................................................................4 7 Antecedentes...............................................................................................................................5 9. Principios......................................................................................................................................6 10.1 Consecutivos de Correspondencia ............................................................................................6 10.2 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS (ENT)........................7 10.2.2 Radicación:..........................................................................................................................7 10.3 Registro de las Comunicaciones:...............................................................................................9 10.4 RADICACION Y REGISTRO DE COMUNICACIONES EXTERNAS ENVIADAS (SAL).....10 10.5 RADICACION Y REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS (INT) ...................12 10.6 ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES..............................................13 10.6.1 RECORRIDO DE MOTORIZADOS.................................................................................14 10.6.2 CASILLEROS DE CORRESPONDENCIA......................................................................14 10.6.3 PRUEBAS DE ENTREGA DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS. .......16 10.7 MENSAJE DE DATOS..............................................................................................................18 10.8 IMAGEN CORPORATIVA ........................................................................................................19 10.9 FIRMAS RESPONSABLES......................................................................................................19 11. EVALUACIÓN DEL LINEAMIENTO. ........................................................................................20

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1 Objetivo General Determinar las pautas y los principios mínimos que regulan el manejo de las comunicaciones en la SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL y establecer los criterios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, su organización física, al igual que las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las comunicaciones de la Entidad. 2 Objetivos Específicos

− Adoptar las normas generales para la administración de las comunicaciones oficiales, en el marco del Subsistema Interno de Gestión Documental Archivo y Correspondencia.

− Capacitar a todos los servidores públicos de la Secretaria Distrital de Integración Social en el manejo y control de las comunicaciones.

− Apoyar la Implementación del sistema de gestión de calidad de la Secretaria Distrital de Integración Social, en lo referente al manejo, control y servicio de las comunicaciones.

− Mejorar el trámite de las comunicaciones, garantizando una respuesta oportuna a los ciudadanos y ciudadanas que requieren los servicios de la Secretaria Distrital de Integración Social.

3 Alcance Este lineamiento de carácter interno práctico, orienta y regula la administración de las comunicaciones oficiales en la Entidad desde su recibo, hasta la entrega final al destinatario INTERNO Y EXTERNO para el trámite correspondiente. 4 Vigencia El presente lineamiento entra en vigencia a partir de su adopción oficial por parte de la Secretaria Distrital de Integración Social. 5 Marco Conceptual: En el desarrollo de sus funciones las Entidades producen y reciben comunicaciones, documentos por medio de los cuales fluye la información internamente entre las distintas dependencias y equipos de trabajo y externamente con todos aquellos usuarios que dinamizan el servicio que presta la entidad, las comunicaciones internas y externas son útiles en la planeación, programación, organización, dirección y avance de los procesos de Direccionamiento, Misionales, Administrativos y de Control de la Entidad. Definiciones: Para los efectos del presente lineamiento deben entenderse como:

− Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del

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productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

− Asignación de correspondencia: procedimiento mediante el cual, el jefe de la dependencia responsabiliza a una persona de su equipo de trabajo para que proyecte la respuesta, o lleve a cabo el trámite de un requerimiento, petición, queja o reclamos enviado por otras entidades o la ciudadanía y debe ser registrado en el aplicativo de correspondencia.

− Comunicación anónima: Comunicación que llega y no presenta firma ni nombre del responsable o responsables de su contenido.

− Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

− Comunicaciones oficiales externas de Entrada (ENT): Comunicaciones que se reciben, en el nivel central, local y en comisarías de familia, provenientes de otras entidades o particulares que requieren trámite por parte de la Entidad.

− Comunicaciones oficiales externas de Salida (SAL): Comunicaciones que se producen en las dependencias en el nivel central, local y en comisarías de familia, dirigidas a otras entidades o particulares.

− Comunicaciones Oficiales internas (INT): Son las comunicaciones de entrada o salida, que se generan y tramitan entre las dependencias de la Secretaria Distrital de Integración social tanto del nivel local como central.

− Comunicación Reservada o Confidencial: Son las comunicaciones que ingresan a través de las Unidades de correspondencia, dirigidas a la Secretaría Distrital de integración Social, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Estas comunicaciones sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explicita la categoría de confidencial o reservado.

− Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para la Entidad.

− Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

− Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

− Documento público: Documento producido o tramitado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. (Acuerdo 027 de 2006 AGN)

− Mensaje de Datos: Son las comunicaciones que ingresan a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas a la Secretaría Distrital de integración Social, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales.

− Patinador: Personal que cumple las funciones de entregar y/o recibir las comunicaciones oficiales como notificador, mensajero, motorizado o dependiente.

− Planilla de asignación: es el documento que genera el aplicativo de correspondencia, una vez se ha asignado un radicado al responsable de proyectar la respuesta.

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− Planilla de recolección: es un formato que genera el aplicativo de correspondencia, mediante el cual se relaciona todas las comunicaciones que son entregadas al centro de recepción, radicación y distribución de correspondencia

− Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

− Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

− Reasignación de correspondencia: procedimiento mediante el cual él o la funcionaria a quién se le ha asignado el tramite o respuesta de un requerimiento, petición, queja o reclamos enviado por otras entidades o la ciudadanía, redirecciona la comunicación y sus anexos a otra persona de la dependencia o hacia otra dependencia.

− Sistema de información de correspondencia: sistema interno de comunicaciones Oficiales, mediante el cual se administra de manera automatizada, a través de la red interna, la recepción, radicación, asignación, distribución y novedades de las comunicaciones oficiales de la Secretaria Distrital de Integración Social.

− Unidad de Correspondencia: es la dependencia encargada de recepcionar, radicar y distribuir, todas las comunicaciones que se reciben y se generan en la Entidad. En el Nivel central como en cada Subdirección Local, existirá una unidad de correspondencia

− Valija: Carpeta para depositar las comunicaciones que son objeto de traslado entre las diferentes dependencias y a personas naturales y jurídicas.

6 Justificación LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y el desarrollo de políticas de promoción, prevención, protección, restablecimiento y garantía de los derechos de los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, con especial énfasis en la prestación de los servicios básicos para quienes enfrentan una situación de vulnerabilidad de sus derechos fundamentales. La Secretaría genera y recibe grandes cantidades de comunicaciones, las cuales deben ser entregadas a sus destinatarios en tiempos límites, de tal manera que se obtengan las respuestas oportunas y agilidad en los trámites. Teniendo en cuenta que la oportunidad en las comunicaciones es fundamental para lograr la eficacia, eficiencia y efectividad en el desarrollo de los procesos de la Secretaría, se

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hace necesario implementar un lineamiento que facilite el cumplimiento del procedimiento de Recepción, Radicación y distribución de Comunicaciones Internas y Externas. 7 Antecedentes Inicialmente la Secretaría Distrital de Integración manejaba el trámite de las Comunicaciones internas y externas a través de un aplicativo que se ha ido ajustando en la medida en que se han identificado sus debilidades y fortalezas, pero no contaba aún un procedimiento caracterizado y oficializado. En el año 2009 se caracterizan los procedimientos y se inicia un proceso de mejora continua en todo lo relacionado con el trámite de las Comunicaciones internas y externas en la Entidad. Actualmente la Secretaría tienen contratados los servicios de Mensajeria Express mediante un proceso de mínima cuantia que nos ofrece recurso humano necesario para la radicación, entrega interna y externa de las comunicaciones del nivel central y subdirecciones locales. Mediante un convenio Interadministrativo con servicios Postales Nacionales (472) se tiene contratado el correo certificado que en su mayoria es utilizado por las comisarías de familia, de acuerdo a la naturaleza de las comunicaciones que producen. El aplicativo de correspondencia que se maneja en el nivel central y Sibdirecciones locales también es contratado por la Subdirección de Investigación e Información de la Secretaría. Cada Subdirección Local opera como una Unidad de correspondencia desconcentrada y el nivel central cuenta con una unidad de correspondencia que se encarga de tramitar y entregar las comunicaciones que le entregan las dependencias, las Subdirecciones Locales y las Comisarias de familia. Diariamente se maneja un alto volumen de comunicaciones recibidas y enviadas, en desarrollo de los procesos estratégicos, administrativos y misionales. Sin embargo, aun se encuentran algunas debilidades relacionadas con la falta de información del destinatario, con inconsistencias en los anexos y con otras causales asociadas al deficiente seguimiento del procedimiento por parte de los usuarios del servicio, generando la necesidad de elaborar e implementar este lineamiento. 8. Normatividad

− Artículos Nos.8,15,20,23,27,70,71,72,74,94,95,112 y 313 de la Constitución

Política.

− Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), establece las reglas y principios

generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del

Archivo General de la Nación.

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− Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001, por el cual se establecen pautas

para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y

las privadas que cumplen funciones públicas.

− Ley 527 DE 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,

del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de

certificación y se dictan otras disposiciones.

− Decreto 514 de 2006, Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel

Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos

(SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

− Decreto 173 de 2004, Por el cual se establecen normas para la protección de la

memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en

el Distrito Capital

− Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites

innecesarios existentes en la Administración Pública.

− Ley 962 de 2005 dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los

particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios

públicos.

9. Principios. La gestión documental estará al servicio de los intereses y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. 10. Areas o Ejes tematicos

10.1 Consecutivos de Correspondencia Teniendo en cuenta la que la Secretaria está conformada por diferentes dependencias administrativas y varios puntos de atención a la ciudadanía, los cuales no cuentan con la tecnología requerida para un sistema de información único que permita el control de las comunicaciones al interior de la Entidad, se tienen identificados diversos tipos documentales para el control de la gestión de las comunicaciones las cuales son utilizadas de acuerdo a la estructura y equipamiento de cada unidad funcional como se indica a continuación : Para el Nivel central y subdirecciones locales que cuentan con el aplicativo de correspondencia, se llevará el registro de en la base de datos que nos brinda el consecutivo de acuerdo al tipo de comunicación (Entrada, Interno y Salida).

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Para las unidades que no cuentan con la infraestructura para el manejo del aplicativo se llevará el libro Radicador es decir en: Jardines Infantiles, Comisarias de familia, Hogares de paso, Albergues, Centros Amar, Centros Crecer, Centros Integrales y Casas Vecinales y podrán utilizar como apoyo un cuadro en Excel. (Alcaldía mayor de Bogotá Secretaría General Dirección Archivo de Bogotá, Guía para la Gestión Normalizada de los documentos generados en el proceso de gestión de comunicaciones-Año 2009). 10.2 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS (ENT) 10.2.1 Funciones de las unidades de Correspondencia: Recibir, radicar y distribuir todas las comunicaciones oficiales internas y externas que se generen por parte de la Entidad en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales. No está permitido el ingreso de personas no autorizadas a las unidades de correspondencia. Horario de Atención: en el horario de 7:00 AM a 7:00 PM de lunes a viernes. Las Subdirecciones locales atenderán en los horarios de labores establecidos para cada una de ellas. 10.2.2 Radicación: Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Secretaría Distrital de integración Social, deben ser radicadas y registradas por el aplicativo de correspondencia, en las unidades de correspondencia, área que identificará y asignará tanto el trámite como la dependencia responsable de iniciar y orientar el proceso con el fin de dirigirlas correctamente y se cumplirá el siguiente procedimiento:

1) Comprobar que las comunicaciones sean de competencia de la Secretaría.

2) Que la comunicación sea legible

3) Que contengan las copias y anexos indicados.

4) Que este especificado la dependencia y el nombre del servidor público al que va dirigido.

5) Verificar que la cantidad de anexos que acompañan la comunicación estén cosidos y debidamente foliados de acuerdo con lo indicado en la misma o en su defecto solicitar a la persona que entrega el documento que realice la foliación.

6) Que este descrita la dirección para respuesta y en lo posible un número telefónico.

7) Será obligación del responsable de radicación abrir las comunicaciones que lleguen en sobre cerrado.

8) Se tomaran medidas especiales con aquellas comunicaciones que presenten, entre otras, las siguientes señales sospechosas:

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• Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.

• Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.

• Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.

• Correspondencia en la cual solo figura como destinatario el cargo, sin nombre.

9) Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario.

10) Revisar la(s) firma(s) del documento y la copia idéntica al original presentado,

cuando fuere el caso.

11) Asignar un Número de consecutivo Interno (INT) o externo (ENT-SAL), con fecha y hora de recibo.

La correspondencia personal extractos bancarios, telegramas, notificaciones judiciales, invitaciones, etc., los folletos, las publicaciones periódicas (revistas) y el material bibliográfico (libros) que no constituyan una suscripción institucional no darán lugar a ningún tipo de trámite por parte de la Secretaría Distrital de integración Social. Los funcionarios o contratistas encargados de recibir correspondencia están facultados para abrir los sobres que no lleven oficio remisorio y verificar su contenido para poder direccionar correctamente (no se pueden recibir hojas de vida). Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido se considerará anónima, no obstante, se radicará en el sistema y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir. Está prohibido realizar la reserva de números de radicación, así mismo cuando se detecten números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados se anularán, realizando la anotación correspondiente por escrito y se le asignará un nuevo número con la respectiva justificación y firma del Coordinador de Correspondencia, asegurando de esta forma, la aplicación del principio de transparencia en la actuación administrativa.

LAS SIGUIENTES COMUNICACIONES, SE DEBEN TRAMITAR Y ENTREGAR DE FORMA PRIORITARIA PARA EVITAR EL VENCIMIENTO DE TÉRMINOS:

1. Las comunicaciones oficiales recibidas del Concejo de Bogotá, la Personería, Contraloría, Procuraduría y Veeduría, se entregarán en tiempo real al despacho de la Secretaria.

2. Las comunicaciones oficiales recibidas de las Juntas de Acción Comunal, Concejo de Bogotá y Concejales se deben enviar en archivo digital a los encargados del Control Político en la Subsecretaria y el documento original se entregará de inmediato al despacho de la Secretaría.

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3. Comunicaciones judiciales, cuyo trámite debe darse directamente a través de la Oficina Asesora Jurídica. (Tutelas), se entregarán en tiempo real a la Oficina Asesora Jurídica.

4. Comunicaciones de procesos contractuales (licitaciones y Observaciones), cuyo trámite debe darse directamente a través de la Subdirección de Contratación, se deben entregar de forma urgente e inmediata a esta Subdirección.

5. Los derechos de petición que se les debe dar trámite a través del SIAC. Teniendo en cuenta que según el código contencioso Administrativo toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo.

El jefe de cada dependencia debe garantizar que exista el recurso humano y tecnológico que garantice la radicación y distribución de las comunicaciones en el nivel central, Subdirecciones Locales y Comisarías de Familia.

Es responsabilidad del jefe inmediato verificar que los documentos asignados a través del aplicativo de correspondencia a cada funcionario o contratista que se traslade, ausente o retire queden tramitados o reasignados, para inmediatamente solicitar al administrador del aplicativo la inactivación o traslado del usuario a través del correo institucional.

Todas las comunicaciones oficiales externas que lleguen a través de buzones de sugerencias y fax, deben imprimirse y radicarse.

Los correos electrónicos externos que lleguen de personas naturales o jurídicas y que sean de carácter institucional, deben ser impresos y radicados en el aplicativo. Adicionalmente se deben conservar copias de seguridad de las comunicaciones vía correo electrónico clasificándolas en carpetas virtuales debidamente indexadas.

Las comunicaciones oficiales externas recibidas por las unidades de correspondencia locales o por las Comisarías de Familia, cuyo destinatario sea el nivel central, deben remitirse a la unidad de correspondencia del nivel central y no directamente a la dependencia destinataria. La radicación manual solo se utilizará con previo permiso del – la coordinador/a de la Unidad de correspondencia del nivel central y cuando la red o el aplicativo no se encuentren en funcionamiento. Una vez restablecidas la red y el aplicativo, deben actualizarse en el sistema informático las radicaciones manuales que fueron autorizadas, dejando registro en el aplicativo de dicha autorización así como de los números de radicación manual utilizados. 10.3 Registro de las Comunicaciones: Todas las comunicaciones oficiales recibidas deben ser registradas en el aplicativo de radicación, ingresando los siguientes datos:

a) Nombre e identificación de la persona o entidad remitente b) Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s) para su trámite. c) Fecha de emisión del documento. d) Número de anexos. e) Número de radicación en el origen.

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f) Asunto de que trata el documento detallado para facilitar su posterior consulta. g) Forma de recibo. h) Dirección y teléfono del remitente

Antes de REGISTRAR UN NUEVO REMITENTE en el aplicativo de correspondencia el funcionario de la ventanilla del la unidad de correspondencia o el encargado de radicar en cada subdirección local o Dependencia de la Secretaría, debe verificar en el aplicativo de Correspondencia, si ya se encuentra creado, caso en el cual, debe realizar la búsqueda en el aplicativo para asociar al remitente de la nueva comunicación externa en el proceso de registro.

10.4 RADICACION Y REGISTRO DE COMUNICACIONES EXTERNAS ENVIADAS (SAL) Todas las comunicaciones oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de la Secretaria Distrital de Integración Social, deberán ser radicadas con el número de consecutivo externo (SAL), con constancia de fecha y hora para ser remitidas a su destino. Para el efecto, la dependencia responsable de su contenido y la unidad de correspondencia deberán:

a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos ACTUALIZADOS del (los) destinatario(s): nombre, cargo, entidad, dirección sin omitir las palabras Este o Sur, piso, apartamento, bloque, etapa, ciudad, departamento y país.

b) Confrontar el número de anexos, los cuales deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen a la unidad de correspondencia en el número indicado. En la parte inferior izquierda de las comunicaciones, de debe citar la cantidad de anexos que debe ser igual al mencionado en el radicado. Por ningún motivo se debe colocar como anexos una Carpeta, esta debe ser foliada e indicar el número de folios que contiene.

c) Constatar que se proporcionen copias del original para el consecutivo general de

correspondencia y para la serie documental en la dependencia solicitante.

d) Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copias.

e) Verificar que la comunicación este debidamente firmada.

f) Sin excepción, cuando se esté dando respuesta a una comunicación oficial, se debe citar el número de radicación del documento origen en el asunto del documento respuesta y se debe cruzar en el aplicativo de correspondencia.

g) Ninguna comunicación debe ser fechada ni numerada por la dependencia que la

produce. La fecha y el número de radicación lo asignará el sistema en el rotulo correspondiente. No se deben colocar consecutivos diferentes al de la radicación oficial, ya que estos causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de las comunicaciones.

h) Cuando en una comunicación se utiliza más de una hoja, se deben coser los juegos correspondientes.

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i) Debe citarse en la parte inferior izquierda de las comunicaciones, (actos

administrativos, cartas, memorandos, etc.) la cantidad de folios y anexos que las acompañan, las iniciales de quien las elaboró y la fecha de su elaboración.

j) En las copias extras de las comunicaciones, se deben enunciar los nombres, cargos, entidades y direcciones completas.

k) Cuando se envíen invitaciones, citaciones o notificaciones masivas, se debe tener

en cuenta la fecha y hora de la misma, y enviar estas comunicaciones a la Unidad de Correspondencia mínimo con cinco (5) días hábiles de antelación para evitar contingencia en la entrega.

l) Las NOTIFICACIONES de ingresos, egresos y suspensiones de los servicios a los

ciudadanos, se enviarán primero a través de la mensajería especializada y solo aquellos que no puedan ser entregados se reenviarán por correo certificado.

El COBRO COACTIVO y actos administrativos que el jefe de cada dependencia estime conveniente se deberán enviar a través de correo certificado.

m) Para el envío a través de correo certificado, se debe enviar a la Unidad de correspondencia del nivel central la comunicación en sobre de manila cerrado, y colocar el rotulo del radicado tanto en el documento como en el sobre, teniendo precaución de que los datos del destinatario y el remitente, estén completos y sean los correctos. En la parte superior izquierda los datos del remitente y centrado los datos del destinatario como se indica a continuación:

n) La dirección del destinatario registrada en el aplicativo debe ser igual a la de la comunicación física a enviar.

REMITENTE: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL Subdirección para la Infancia Carrera 7 No. 32-16 piso 10 Tel. 327-9797 Ext. 1008 Ciudad. DESTINATARIO Carlos Andrés Sarmiento Diaz Delegado para Acción Social Personería de Bogotá Carrera 7 No. 21-24 Ciudad.

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Las comunicaciones que no cumplan con estas normas, serán devueltas, sin excepción, a la dependencia correspondiente por parte de la unidad de Correspondencia en los recorridos establecidos para la entrega y recepción de comunicaciones.

En caso de que una comunicación oficial requiera para su respuesta la intervención de dos (2) o más responsables, se debe consolidar ésta en un sólo documento, con un único radicado de salida. El responsable de consolidación del documento debe ser asignado por el jefe de la dependencia que recibe el documento, quien debe asignar tiempos de respuesta a cada una de las personas que intervienen en el trámite, dependiendo del tiempo de respuesta designado para la comunicación.

Será responsabilidad del designado a proyectar y consolidar la respuesta, verificar que la comunicación se envíe oportunamente, de acuerdo con los tiempos estipulados con anterioridad, sin dejar vencer los términos.

Las comunicaciones oficiales con destino a LAS UNIDADES OPERATIVAS como: Jardines Infantiles, Albergues, Centros Amar, Centros de Integración, Centros Crecer, Comedores Comunitarios, casas Vecinales y en general aquellos diferentes a Subdirecciones Locales, Comisarías de familia y Nivel Central se deben radicar como Salidas.

Es responsabilidad de la dependencia remitente, específicamente del encargado de la correspondencia (funcionario o contratista), realizar el seguimiento a las comunicaciones enviadas, verificando con la Unidad de Correspondencia, si fue entregado al destinatario final y en caso de devolución verificar el motivo de la misma, para proceder a su corrección y nuevo tramite. 10.5 RADICACION Y REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS (INT) Todas las dependencias de la Secretaria que elaboran comunicaciones con destinos internos, deberán utilizar el siguiente procedimiento:

a) Seleccionar el formato oficial del documento (carta o memorando) ubicado en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

b) No se debe producir documentos en formatos o estilos distintos a los normalizados y controlados dispuestos en el módulo del Sistema Integrado de gestión (Intranet).

c) Citar el nombre completo, cargo y dependencia del destinatario de la comunicación.

d) Describir el asunto de la correspondencia. e) Definir el grado de reserva que se le desea otorgar (ordinaria o confidencial). f) Definir su grado de prioridad (media, baja alta o urgente: tutela o derecho de

petición). g) Determinar si requiere respuesta y la fecha estimada, lo que permite controlar

toda aquella correspondencia que tiene vencimiento de términos. h) La firma debe ser la autorizada en cada Dirección, Subdirección o

Dependencia. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel se elaborarán de la siguiente manera:

− Un (1) original y (1) una copia con sus respectivos anexos,

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− el original para el destinatario y la copia a la serie documental respectiva de la oficina que genera el documento.

− En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales con sus respectivos anexos.

− Serán distribuidas por la unidad de correspondencia.

Así mismo, la dependencia receptora o destinataria tendrá la responsabilidad de decidir que comunicaciones oficiales internas que no se reciban físicamente, debe ser impresas.

Las comunicaciones oficiales masivas internas enviadas por el Outlook institucional, que no se imprimen son:

− Convocatorias a eventos institucionales,

− Reuniones,

− Revisión de documentos borrador o proyecto de éstos tales como procedimientos,

− Minutas de contrato,

− Resoluciones, entre otros,

− Comunicaciones Informativas Estas comunicaciones Internas de carácter masivo deben radicarse utilizando como dependencia de destino Secretaria Distrital de Integración Social. Las comunicaciones internas con destino a las Subdirecciones Locales y Comisarias de familia se deben radicar como Internos. Las comunicaciones oficiales radicadas para la Secretaria, deben utilizar la dependencia creada en el sistema Despacho-Secretaria. Las comunicaciones oficiales internas enviadas en virtud DE PROCESOS DISCIPLINARIOS deberán ser direccionadas a la Oficina de Asuntos Disciplinarios. 10.6 ENTREGA Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES Los mensajeros internos (patinadores) y motorizados de correspondencia recogen y entregan los documentos en cada una de las dependencias cumpliendo con este reglamento: 1. No entregarán ni recogerán las comunicaciones en las dependencias, a menos que una persona responsable o delegada esté presente cuando el mensajero haga el recorrido. 2. Al momento de la entrega por parte del mensajero o del responsable de la dependencia remitente, la persona que recibe debe verificar que lo entregado o recibido esté completo y así proceder a firmar con sus nombres legibles la planilla correspondiente (planilla de recolección o formato control de despacho), en señal de aceptación, de no ser así se aplazará la entrega para el próximo recorrido.

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En caso de que un documento relacionado en la planilla no sea para su dependencia deberá devolverlo de inmediato con el mensajero o máximo en el siguiente recorrido, para redireccionarlo al área correspondiente. 3. Para facilitar la revisión de los documentos éstos deben estar organizados en el mismo orden que se relacionan en las planillas de Recolección y Entrega. 4. Los documentos que no han sido radicados por cualquier motivo también deben relacionarse en la planilla, informando destinatario, número de copias y anexos, de lo contrario no se recogerán. 10.6.1 RECORRIDO DE MOTORIZADOS Para la recolección de comunicaciones en las Dependencias que están fuera del Nivel Central, como Subdirecciones Locales, Comisarías, Asuntos Disciplinarios, etc., Los recorridos de mensajería externa de motorizados se realizarán diariamente a partir de las 7:30 AM hasta las 1 PM. El responsable (funcionario ó contratista) deberá entregar la carpeta o valija de la correspondencia generada durante el día anterior debidamente relacionada en la planilla de Recolección y devolver firmada la planilla de entrega de comunicaciones enviada con el mensajero. La valija con la correspondencia de las dependencias ubicadas fuera del nivel central deben quedar listas desde el día anterior, para optimizar el tiempo de los motorizados. 10.6.2 CASILLEROS DE CORRESPONDENCIA Una vez recibido el formato de recolección en el sistema de radicación, se imprimen los formatos de control de despacho para las dependencias destinatarias y se realiza la distribución por parte de la unidad de correspondencia, para tal efecto, se utiliza un casillero general en el cual se identifican todas las dependencias de la Entidad. Allí se ubica las comunicaciones de entrada, copias de salidas, internos y devoluciones que luego son guardadas en carpetas (valijas), identificadas con el código de las oficinas, para luego ser entregadas por el motorizado o patinador a cada dependencia en los recorridos establecidos que son: Para el nivel central: En la mañana: 9:00 AM – 10.00 AM y de 11:00 -12:00 M En la tarde: 2:30 PM - 3:30 PM Los anteriores recorridos se podrán modificar si el volumen documental es alto o si se reciben comunicaciones que se establecen como prioritarias o urgentes para la Entidad. Para Subdirecciones Locales, Comisarias y demás dependencias ubicadas fuera del nivel central es de 7.30 AM a 1:00 PM. En caso de que la comunicación externa de salida requiera ser entregada por la dependencia productora directamente a su destinatario (A LA MANO), será

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responsabilidad de la dependencia que la origino efectuar el registro de la entrega en el aplicativo. Las comunicaciones oficiales que emitan las diferentes dependencias con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en el mismo horario y frecuencia establecida en este lineamiento, evitando así el desplazamiento de funcionarios a la Unidad de Correspondencia Por ningún motivo se debe entregar correspondencia a la mano.

Las comunicaciones oficiales internas y externas radicadas o tramitadas a través de las unidades de correspondencia deben ser entregadas, en el siguiente recorrido o a más tardar el día hábil siguiente.

Cuando la dependencia no pueda producir el adhesivo de radicación, debe enviar el original y la copia de la dependencia, con el número de radicado anotado en lápiz, en la esquina superior derecha y esta le será devuelta una vez sea etiquetada en los recorridos internos establecidos. Las comunicaciones oficiales que deban ser entregadas el mismo día que se radican deben traer la anotación “Urgente” o informar verbalmente a la unidad de Correspondencia que coordinará la vía de entrega. La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizará la Secretaría a través de un operador de correo cuando su destino sea Bogotá D.C, una ciudad del territorio nacional o internacional y con mensajeros urbanos cuando el destino sea Bogotá con carácter urgente. LAS DEPENDENCIAS DEBEN INDICAR A LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA EL TIPO DE ENVIÓ A UTILIZAR POR PARTE DEL OPERADOR DE CORREO. Las clases de servicio de correo utilizadas son las siguientes:

− Correo Express: Consiste en el envió de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional CON prueba de entrega, que consiste en copia de la guía de entrega establecida por la empresa de mensajería contratada por la Secretaría, el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 4 días hábiles a algunas ciudades intermedias.

− Correo Certificado: Consiste en el envió de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesos judiciales (Servicios Postales Nacionales 472). El tiempo de entrega es de 1 a 3 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 4 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas. La certificación de entrega es remitida después de 5 días hábiles de solicitada.

− Correo Nacional: Consiste en el envió de toda clase de comunicaciones a las distintas ciudades o regiones del país, y el tiempo de entrega es de 48 horas.

La correspondencia urbana se entregará por los servicios de mensajería, observando el siguiente procedimiento:

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Las comunicaciones oficiales a entregar en las horas de la mañana, deben llegar a la Unidad de Correspondencia del nivel central y ser radicada en el horario de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. del día inmediatamente anterior. Las comunicaciones oficiales con carácter URGENTE a entregar en las horas de la tarde, deben llegar a la Unidad de correspondencia del nivel central y ser radicadas en el horario de 7:00 a.m. a 12:00 m. del mismo día. 10.6.3 PRUEBAS DE ENTREGA DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS. Los envíos se relacionarán en la planilla Control de Entrega de Comunicaciones urbanas y la prueba de entrega la constituye la nota de recibido dada por la entidad destinataria o la firma y cédula de la persona natural según sea el caso.

La unidad de correspondencia, recibe las pruebas de entrega correspondientes a cada servicio (correo certificado- planilla de imposición con radicados de servicios postales nacionales, guías de entrega de la mensajería exprés debidamente firmadas o planilla control de entrega de comunicaciones oficiales externas debidamente firmadas), las organiza y archiva y conserva de acuerdo al estándar documental.

La unidad de correspondencia registra en el aplicativo el estado de entrega de las comunicaciones indicando el motivo de la devolución cuando haya lugar.

La dependencia que solicite una prueba de entrega de un radicado interno o externo debe enviar su solicitud a través del correo institucional a dcubillos@sdis.gov.co, y a través de este medio será envida la correspondiente prueba de entrega. Se debe tener en cuenta que las comunicaciones oficiales enviadas a través de correo certificado, se solicitan a la unidad de correspondencia del nivel central, la cual a su vez debe solicitar con la planilla de imposición al operador Servicios Postales Nacionales, que tiene unos tiempos establecidos para la entrega de las respectivas certificaciones de 10 a 15 días hábiles. La unidad de correspondencia verifica que los formatos control de despacho interno entregados por el patinador o motorizados estén firmadas por el funcionario o contratista encargado de recibir en cada dependencia de la Secretaria, las digitaliza y guarda en carpetas digitales por dependencia y fecha para su posterior consulta. Estas planillas son guardadas según la tabla de retención documental por tres (3) años y luego son eliminados. Los originales de las planillas de control de entrega de comunicaciones, se archivarán un (1) año en la Unidad de correspondencia y dos (2) años en el archivo central, según lo establecido en la en la Tabla de Retención Documental de la Entidad. Para luego ser eliminados. Las planillas de Imposición de envíos por correo certificado se guardan dos (2) años en el archivo de gestión de la unidad de correspondencia del nivel central y tres (3) años en el archivo central, cumplido este tiempo se eliminan.

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NO ENTREGA POR ESTAFETA, PATINADOR O MOTORIZADO. Cuando no se puedan entregar las comunicaciones oficiales externas por alguna circunstancia, será responsabilidad del patinador o motorizado, reportar la anomalía en el formato de devoluciones establecido, quien bajo gravedad de juramento se registrará la causa de la no entrega. Las Unidades de correspondencia están encargadas de reportar y realizar la devolución a las dependencias remitentes DEVOLUCIÓN DE CORREO. Una comunicación oficial que haya sido emitida por la SDIS y sea devuelta por el servicio de correo, esta se remitirá a la dependencia correspondiente, quienes deberán verificar el motivo de la devolución y documentar el trámite al que corresponde y determinar si solicita su reenvió o se archiva. De volverse a enviar debe ser radicada nuevamente ya que el número anterior ya ha sido descargado del sistema y no se puede dar seguimiento al nuevo envío, Se dejará constancia de la devolución en el aplicativo de correspondencia y en la planilla de control de despacho interno. PROHIBICIONES El funcionario que subraye, tache, haga marcas, altere, mutile, deteriore o sustraiga indebidamente documentos contenidos en los expedientes a su cargo o facilitados para su consulta, deberá responder disciplinariamente de acuerdo a lo preceptuado por el numeral 5 del artículo 34, numerales 13 y 21 del artículo 35 y el numeral 48 del artículo 43 de la ley 734 de 2002. El usuario externo, será denunciado ante la autoridad competente para que se investigue y se apliquen las sanciones a que haya lugar. Por ningún motivo se debe eliminar del sistema el consecutivo de radicación, en caso de que la comunicación radicada no se tramite, la respectiva dependencia de origen informará por correo electrónico o por medio escrito el motivo por el cual se debe anular, para que la Coordinación de Correspondencia elabore el acta correspondiente informando que esta anulado. MALAS PRÁCTICAS A continuación se enumeran algunas de las prácticas incorrectas que se evidencian en el manejo de las comunicaciones oficiales en la Entidad.

MALAS PRÁCTICAS PRÁCTICAS CORRECTAS Entregar correspondencia a la mano entre dependencias sin informar a esta oficina

Entregar planilla de recolección en correspondencia y firmar el formato control de despacho interno, antes de entregarlo a la dependencia.

Los Adhesivos de radicación vienen incompletos (folios y anexos).

Llenar todos los campos del adhesivo de radicación.

Colocar como anexos UNA CARPETA Se debe foliar y colocar el número exacto de anexos que contiene la carpeta.

Radicar correspondencia con fecha muy anterior (hasta 15 días).

Las comunicaciones deben tener un máximo de 48 horas de radicado

Invitaciones masivas sobre la fecha del evento a realizar.

Enviar mínimo con 5 días hábiles de anticipación.

La correspondencia que no pertenece a la dependencia se devuelve días después.

Devolver de Inmediato la correspondencia que no le compete.

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Solicitar apartar números de Radicados.

No se reservan números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. La numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; dando cumplimiento a los principios de transparencia y oportunidad establecidos en el artículo 5 del acuerdo 060 de AGN

Volver a enviar un sobre devuelto con el mismo radicado.

Radicar nuevamente para poder hacer seguimiento en el aplicativo.

Imprimir las comunicaciones por una sola cara en papel nuevo.

Imprimir por ambas caras el original y las copias en papel reciclado (Directiva No. 003 de Noviembre 4 de 2009).

No se coloca claramente la ubicación del destinatario y sus respectivas copias.

Colocar claramente la ubicación o dirección del destinatario y sus copias (Interior, Etapa, Apartamento, Entidad, Dependencia, cargo)

La dirección del aplicativo (SICO), es muy diferente a la impresa en la comunicación.

La dirección del documento a tramitar debe ser igual a la digitada en el sistema de Información.(Sico)

No actualizar las direcciones de los ciudadanos y Entidades.

Actualizar constantemente las direcciones para evitar devoluciones.

Se tachan las direcciones anteriores y simplemente se colocan a mano con lapicero de cualquier color.

El funcionario que subraye, tache, haga marcas, altere, mutile, deteriore o sustraiga indebidamente documentos contenidos en los expedientes a su cargo o facilitados para su consulta, deberá responder disciplinariamente de acuerdo a lo preceptuado por el numeral 5 del artículo 34, numerales 13 y 21 del artículo 35 y el numeral 48 del artículo 43 de la ley 734 de 2002

10.7 MENSAJE DE DATOS Cuando un funcionario de una dependencia de la Secretaria Distrital de Integración Social, reciba una comunicación oficial por correo electrónico, medios magnéticos, fax, etc. deberá, remitir copia mediante el correo electrónico interno al funcionario competente para su información, mientras se procede a radicar en correspondencia. El manejo de las comunicaciones relacionadas con derechos de petición, independiente de su medio de recepción, normas y procedimientos aprobados y vigentes para tal fin al interior de la Entidad. En los mensajes de datos recibidos por los correos electrónicos institucionales será obligatorio verificar referencia, asunto y contenido, esto con el fin de garantizar que corresponden a solicitudes relacionadas con las funciones administrativas o misionales de la SDIS.

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Con el fin de garantizar un correcto seguimiento a éste tipo de comunicaciones, para dar respuesta por el mismo medio electrónico se deberá remitir al área de correspondencia copia física de la respuesta con el fin de unirlo al número de radicación asignado en su ingreso, dejar una copia física en el consecutivo del área de correspondencia y así cumplir con lo establecido:

a) Nombre de la persona o entidad destinataria b) Nombre de la dependencia de origen c) Nombre del funcionario que firma el documento d) Asunto del que trata el documento e) Forma de envío (correo electrónico) f) Número de archivos adjuntos. g) Número de radicación del antecedente.

Estará a cargo de la Subdirección de Investigación e información la asignación de cuentas de correo electrónico, apoyo técnico para su correcto funcionamiento y de identificar los funcionarios que serán responsables del manejo y ejecución del procedimiento establecido. 10.8 IMAGEN CORPORATIVA La Secretaria Distrital de Integración Social, adoptará mediante Circular Interna de la Secretaría General las formas para la presentación y el manejo de las comunicaciones que emitan las diferentes dependencias de la Secretaría. Los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales de la Entidad, son los responsables de la aplicación y estricto cumplimiento de las normas aquí establecidas. Toda modificación o actualización que se deba hacer a las formas o plantillas adoptadas, se realizará mediante acto administrativo, previa divulgación y oficialización del nuevo documento, labor que coordinará la Dirección de Análisis y Diseño. 10.9 FIRMAS RESPONSABLES Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos, sólo podrán ser firmadas por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos dentro de la planta de la Secretaria Distrital de Integración Social, Secretaria (o) Subsecretario (a) Directores Subdirectores Jefes Asesores del Despacho Coordinadores Comisarios Funcionarios que cumplan funciones de supervisión o interventoria. En casos excepcionales, solamente podrán firmar en representación del titular los profesionales que por autorización escrita o por funciones específicas de su cargo lo requieran.

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Para el control respectivo, se diligenciará un listado con los nombres y firmas de los funcionarios autorizados por cada dependencia. La unidad de Correspondencia radicará y tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios relacionados en el artículo anterior. 11. EVALUACIÓN DEL LINEAMIENTO. Para facilitar la medición del cumplimiento e impacto del lineamiento de correspondencia el aplicativo informático (SOLREDES) permite observar la trazabilidad de cualquier comunicación que ingrese al sistema, como herramienta de control, administración y ajuste.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Dolly Marleny Cubillos, John Fredy Garzon Caicedo, Brayan David Villamil

Francisco Rubiano Muñoz Monica del Pilar Rubio

Alvaro Jose Arrieta Consuegra Carlos Vladimir Cobo Ramirez

CARGO Profesional, Profesional-Contratista,

Técnico-Contratista Área de Gestión Documental

Asesor SIGA Subdirectora Administrativa y

Financiera

Director de Gestión Corporativa- Líder del Proceso de Gestión de

Bienes y Servicios Director de Análisis y Diseño

Estratégico- Líder del proceso de Direccionamiento Estratégico