LINEAMIENTO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS...

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PROCESO: Gestión de Bienes y Servicios

LINEAMIENTO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES

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TABLA DE CONTENIDO

1 Objetivo General ..................................................................................................... 3 2 Objetivos Específicos ............................................................................................. 3 3 Alcance .................................................................................................................... 3 4 Vigencia ................................................................................................................... 3 5 Marco Conceptual ................................................................................................... 3 6 Justificación ............................................................................................................ 9 7 Antecedentes ........................................................................................................ 10 8 Normatividad ......................................................................................................... 11 9 Principios ............................................................................................................... 13 10 Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna .................................. 13 10.1 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN ................................................................. 13 10.1.1. Principios básicos y responsabilidades para la organización de los archivos de gestión ...... 14 10.2 CODIFICACIÓN ORGÁNICO- FUNCIONAL. ......................................................................... 15 10.3 Tablas de Retención Documental - TRD ................................................................................ 16 10.3.1. Control para la actualización documental de la TRD ............................................................. 18 10.4 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES ......................................................... 19 10.4.1. Organización de Archivos de Gestión. ................................................................................... 19 10.4.2. Definición de Expediente (Serie o Subserie documental) ...................................................... 20 10.4.3. Codificación de series y subseries documentales .................................................................. 21 10.4.4. Metodología para la conformación de expedientes ................................................................ 22 10.4.4.1. Clasificación Documental ........................................................................................................ 22 10.4.4.2. Ordenación documental .......................................................................................................... 23 10.4.4.3. Descripción documental (inventario documental) ................................................................... 24 10.4.5. Documentos de apoyo ............................................................................................................ 25 10.4.6. Actividades para la organización del archivo de gestión: ....................................................... 25 10.5 ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES (ejemplos) .................................................................. 26 10.5.1. Historias Laborales (Circular 004 de 2003 DAFP-AGN): ....................................................... 26 10.5.2. Expedientes Contractuales (generalidades) ........................................................................... 27 10.5.2.1 Organización, manejo y responsabilidad. ............................................................................... 28 10.5.3. Procesos Disciplinarios ........................................................................................................... 28 10.5.4. INSCRIPCIÓN A SERVICIOS (criterios: no cumple ó queda en lista de espera) .................. 28 10.5.5. HISTORIAS SOCIALES .......................................................................................................... 28 10.5.5.1. Historias Sociales ( Infancia) .................................................................................................. 29 10.5.5.2. Historias Sociales (Atención integral y especializada adolescentes vinculados al sistema de

responsabilidad penal – RPA (forjar)) ..................................................................................... 29 10.5.5.3. Historias Sociales (VIEJOS Y VIEJAS PROTEGIDOS) ......................................................... 30 10.5.5.4. Historias Sociales (PROSTITUCIÓN) ..................................................................................... 30 10.5.5.5. Historias Sociales (HABITANTE DE CALLE) ......................................................................... 31 10.5.5.6. Historias Sociales (ADULTO CON LIMITACIONES) .............................................................. 32 10.5.6 ACCIONES POR VIOLENCIA INTRAFAMILIAR (Medidas de Protección- Comisarias) ....... 32 10.6 Identificación de las Unidades de Conservación (carpetas y cajas) ...................................... 33 10.6.1. Identificación de archivadores en las oficinas ........................................................................ 35 10.7 ORGANIZACIÓN DE OTROS SOPORTES DOCUMENTALES ............................................ 35 10.7.1. Recomendaciones Generales................................................................................................. 35 10.7.2. Archivos Electrónicos Desorganizados .................................................................................. 36 10.7.3. Clasificación documentos electrónicos ................................................................................... 36 10.7.4. Ordenación documentos electrónicos .................................................................................... 37


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10.8 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS ........................................................... 37 10.8.1 Depuración documental .......................................................................................................... 37 10.8.2 Foliación documental (Fuente: AGN. La Foliación en Archivos. 2009) ................................. 38 10.8.3 Requisitos previos para efectuar una transferencia al Archivo Central: ................................. 42 10.8.3.1 Procedimiento para recibir documentos transferidos por parte de las dependencias

(transferencias primarias) al archivo central: .......................................................................... 42 10.8.4 Documentación NO transferible al Archivo Central ................................................................ 42 10.9 PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO Y CONSULTA .............................................................. 43 10.9.1. Procedimiento para los servicios de consulta en los ARCHIVOS DE GESTIÓN: .................. 43 10.9.2. Procedimiento para los servicios de consulta que presta el ARCHIVO CENTRAL ............... 44 10.10 ORGANIZACIÓN DEL DEPÓSITO DE ARCHIVO CENTRAL ............................................... 45 10.11 RECOMENDACIONES GENERALES. ................................................................................... 45 11. Evaluación del lineamiento o política interna ..................................................... 47 12. Responsabilidades y competencias .................................................................... 47 13. Administración de la política interna ................................................................... 47


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1 Objetivo General

Garantizar la adopción y aplicación de políticas normalizadas para el manejo, la radicación y distribución de la correspondencia y procurar la adecuada conservación y organización de los Archivos de Gestión en las dependencias y en el Archivo Central de la entidad teniendo como base las Tablas de Retención y Valoración Documental avaladas por parte del Archivo de Bogotá y adoptadas mediante acto administrativo, de manera que facilite a los usuarios internos y externos la recuperación, el acceso y la oportunidad en la consulta, de los documentos de archivo y la preservación de la memoria institucional. 2 Objetivos Específicos

a) Definir las disposiciones internas para la adecuada organización física de los

archivos de gestión basados en la aplicación de la Tabla de Retención Documental- TRD.

b) Reducir los riesgos respecto a la posible pérdida de información y malas prácticas en la organización, conformación y custodia cada uno de los archivos

3 Alcance

Con la implementación del presente lineamiento se establecen las principales actividades relacionados la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos (conservación, eliminación, digitalización o microfilmación y selección) de los archivos de la entidad, de manera tal que los funcionarios y contratistas conozcan las funciones y responsabilidades frente al manejo de los documentos. 4 Vigencia

Este lineamiento tendrá vigencia según la normatividad aplicable a la fecha, impartida por las entidades reguladoras como lo son El Archivo General de la Nación y la Dirección de Archivo Bogotá. 5 Marco Conceptual

Glosario (Fuente: AGN. Acuerdo 027 de 2006)

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

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acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.


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Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Disposición final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Foliar: Acción de numerar hojas.


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Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Muestreo. Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.


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Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Sistema integrado de conservación - SIC: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas


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de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tiempos de retención: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.

Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Usuarios Externos. Son usuarios externos la ciudadanía en general y los servidores públicos de otra entidad y organismos de control.

Usuarios Internos. Son usuarios internos los servidores públicos y contratistas de la SDIS.


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Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

6 Justificación

El desarrollo de la gestión documental está directamente relacionado con los procesos y procedimientos de la Secretaría Distrital de Integración Social - SDIS. Los documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades adelantadas entre las dependencias de la Secretaría y otras entidades, constituyéndose en elementos probatorios de aquellos casos en donde se presentan eventos que alteran el normal desarrollo de los procesos internos y externos de la organización, y lo más importante es que se consolidan como fuentes de conocimiento al adquirir un valor administrativo, legal, fiscal, contable, cultural e histórico. La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, en su Título V Gestión de Documentos, establece “la obligación que tienen las Entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones públicas en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su misión o del objeto social para el que fueron creadas”.

La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos Asimismo el Decreto 514 de 2006 “Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del

Sistema de Información Administrativa del Sector Público”; dicho Subsistema estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad.


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Por lo anterior, es necesario que los funcionarios de SDIS, desarrollen una cultura documental que permita optimizar la aplicación de los principios y procesos archivísticos en la Secretaría para asegurar la conservación, integridad y facilidad de consulta de la información. Basados en esta necesidad se ha diseñado el presente lineamiento el cual pretende dar a conocer fundamentos teórico - prácticos sobre la organización del Archivo de Oficina, denominado técnicamente Archivo de Gestión y del Archivo Central teniendo presente las Tablas de Retención Documental de conformidad con la normatividad archivística vigente. Este documento define las normas y procedimientos que rigen la clasificación, organización, conservación, consulta y servicios de archivo. Se constituye además, en un instrumento de capacitación y actualización para los empleados responsables de la gestión documental en cada dependencia. 7 Antecedentes

En la actualidad existen los siguientes instructivos, protocolos, guías y manuales que se encuentra vigentes desde el 2009 y en los cuales se han evidenciado que los mismos no se ajustan a las necesidades actuales de la SDIS, por lo cual se está evaluando la conveniencia de actualizarlos y/o unificarlos con el fin de facilitar a los usuarios su manejo integral. Es importante recordar que seguirán vigentes hasta tanto se produzca la aprobación y oficialización por parte de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico en cuanto a la metodología aplicada.

1 Gest ión de b ienes y serv ic ios - documentos asoc iados

h t tp: / / int ranetsd is . in tegrac ionsoc ia l .gov.co/modulos /conten ido/defau l t .asp? idmodulo=1350 [Consul tado e l 15 de abr i l )

Ítem Código Herramienta1 Proceso Aprobado por

Folios

1 Sin Código- Versión 1

Instructivo de archivo GBS Circular 16 , 31/08/2009

7

2 Sin Código Protocolo para embalaje y traslado de archivos de la SDIS

GBS Circular 16, 31/08/2009

18

3 Sin Código Instructivo para catalogar técnicamente los fondos documentales


4

4 Sin Código Instructivo para digitalización de documentos GBS Circular 16 , 31/08/2009

2

5 Sin Código Protocolo para la eliminación de documentos de archivo


2

http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=1350


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8 Normatividad

Ley 80 de 1993 Estatuto de Contratación.

Ley 527 de 1999 reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.

Ley 1150 de 2007 Disposiciones generales sobre contratación.

Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario.

Ley 962 de 2005 Disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos

2 D i recc ionamiento est ra tég ico - caracter izac ión procedim ientos.

h t tp: / / int ranetsd is . in tegrac ionsoc ia l .gov.co/modulos /conten ido/defau l t .asp? idmodulo=1293 [Consul tado e l 15 de abr i l ]

6 Sin Código Instructivo de entrega y recepción de documentos en archivo de gestión


4

7 Sin Código- Versión 0

Instructivo de fondos documentales acumulados GBS Circular 16 31/08/2009

7

8 Sin Código Versión 0

Instructivo para implementar y monitorear políticas y reglas de gestión documental

GBS Circular 16 31/08/2009

6

9 Sin Código Guía de manipulación de documentos para los archivos de la SDIS


14

10 Sin Código Instructivo para las transferencias primarias de documentos


2

11 PCD-BS-ED-521 Formulación de Estándares Documentales 2 SG

Circular 16 26/ 07/2011

10

12 M-BS-100 version1

Manual de Conservación Preventiva en los Archivos

GBS Enero 2013

77

13 F-BS-100 Versión 0

Ficha Plan Conservación Preventiva GBS Enero 2013

2

14 PCD-BS-EC-520

Versión 2 Recepción, radicación y distribución de comunicaciones externas


18

15 PCD-BS-RD-522

Versión 2 Recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas


2

16 PCD-DO-OD-069

Versión 1 Conservación preventiva

GBS

Circula 16, 31/08/2009

6



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Decreto 1073 de 2004 AMB se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental

Decreto 019 de 2012 se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios

Decreto 734 de 2012 se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

Decreto 2578 de 2012 se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004

Decreto 2609 de 2012 se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado

Decreto 1515 de 2013 se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales

Resolución 1999 de 1995 organización de Historias Clínicas

AGN. Acuerdo 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 047 de 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de conservación".

Acuerdo 056 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos”.

Resolución 1422 de 2010 “Por medio de la cual se adopta el reglamento para el servicio de préstamo y consulta de documentos de los archivos de gestión y del archivo central en la Secretaría Distrital de Integración Social”.

AMB Decreto 514 de 2006 “Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público”

Resolución 1543 de 2008 “Por la cual se adopta el SIGA en la Secretaría Distrital de Integración Social”.

Circular 036 de Noviembre 1 de 2011 “Sobre consulta y préstamo de expedientes contractuales”.

DAFP. AGN. Circular 004 de 2003 Organización de Historias Laborales

ADB. Circular 001 de 2013 ADB lineamientos para la elaboración e implementación de las TRD de las entidades del Distrito Capital.

ADB. Circular 002 de 2013presentación de la TVD ante el Consejo Distrital de Archivos para su revisión, evaluación, convalidación y posterior implementación.

AGN. Circular Externa No 005 de 2011 - Prohibición para enviar los originales de Documentos de Archivo a otro tipo de Unidades de Información.

Fuente: Archivo General de la Nación - Normatividad



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9 Principios

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Probidad: se fundamenta en actuar con rectitud en el ejercicio de lo público, en particular en el manejo de los recursos públicos, fortaleciendo los mecanismos de rendición de cuentas, veeduría y control ciudadano para garantizar la mayor cercanía de quienes habitan la ciudad a las acciones y resultados de la gestión del Estado.

Efectividad: es resultado eficaz y eficiente que se busca en el ejercicio cotidiano de la labor institucional, en concordancia con los principios de economía, celeridad, imparcialidad y publicidad definidos para la función administrativa en la Constitución Política.

10 Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna

10.1 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. Definición de Archivo de Gestión o de Oficina “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Funciones:

- Responder por la adecuada aplicación y actualización de la Tabla de Retención Documental – TRD de la dependencia.

- Velar por la correcta organización, consulta y custodia de los documentos en la

dependencia de acuerdo con los lineamientos expedidos por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.

- Apoyar la ejecución del cronograma de Transferencias Documentales Primarias de la

documentación señalada en la TRD de todas las dependencias al Archivo Central.


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10.1.1. Principios básicos y responsabilidades para la organización de los archivos de

gestión El Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, en su Artículo 4°. Criterios para la organización de los archivos de gestión:

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental – TRD debidamente aprobada.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

RECUERDE: La responsabilidad en el manejo de la documentación es de todos los servidores públicos o contratistas, se recomienda asignar en cada Despacho, Oficina, Dirección, Subdirección Local, Unidad Operativa, un servidor público que coordine la recepción de correspondencia, la organización, custodia y prestación de servicios de consulta de su archivo de gestión y las correspondientes transferencias documentales.

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2020


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10.2 CODIFICACIÓN ORGÁNICO- FUNCIONAL.

CODIGO DEPENDENCIA ESTRUCTURA ORGÁNICA

10000 DESPACHO DEL SECRETARIO Decreto 149 de 2012 art. 3

10010 Oficina Asesora jurídica Decreto 149 de 2012 art. 3

10020 Oficina Asesora De Comunicaciones Decreto 149 de 2012 art. 3

10030 Oficina Asesora de Control Interno Decreto 149 de 2012 art. 3

10040 Oficina Asesora de asuntos disciplinarios Decreto 149 de 2012 art. 3

12000 SUBSECRETARIA Decreto 149 de 2012 art. 3

Sistema Interno De Atención A La Ciudadanía S.I.A.C

Área de Inspección y Vigilancia

12100 DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA Decreto 149 de 2012 art. 3

12110 Subdirección de Contratación Decreto 149 de 2012 art. 3

12120 Subdirección Administrativa Y Financiera Decreto 149 de 2012 art. 3

Oficina Asesora De Talento Humano

Grupo de Nominas

Asesoría De Apoyo Logístico

Almacén E Inventarios

Asesoría De Recursos Financieros

Presupuesto

Cuentas

Contabilidad

Gestión Documental (SIGA)

Correspondencia

Gestión Ambiental (SGA)

12130 Subdirección de Plantas Físicas Decreto 149 de 2012 art. 3

12200 DIRECCIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO Decreto 149 de 2012 art. 3

12210 Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización Decreto 149 de 2012 art. 3

12220 Subdirección de Investigación e Información Decreto 149 de 2012 art. 3

12300 DIRECCIÓN TERRITORIAL Decreto 149 de 2012 art. 3

12310 Subdirección de Gestión Integral Local Decreto 149 de 2012 art. 3

12320 Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración Decreto 149 de 2012 art. 3

12330 Subdirecciones Locales (16) para la Integración Social. Decreto 149 de 2012 art. 3

123301 Usaquén Decreto 149 de 2012 art. 3

123302 Chapinero Decreto 149 de 2012 art. 3

123303 Santafé – Candelaria Decreto 149 de 2012 art. 3

123304 San Cristóbal (La Victoria, San Blas) Decreto 149 de 2012 art. 3

123305 Usme – Sumapaz Decreto 149 de 2012 art. 3

123306 Tunjuelito Decreto 149 de 2012 art. 3

123307 Bosa Decreto 149 de 2012 art. 3

123308 Kennedy (Timiza , Britalia y Patio Bonito) Decreto 149 de 2012 art. 3

123309 Fontibon Decreto 149 de 2012 art. 3

123310 Engativa Decreto 149 de 2012 art. 3

123311 Suba Decreto 149 de 2012 art. 3


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123312 Barrios unidos – Teusaquillo Decreto 149 de 2012 art. 3

123313 Los Mártires (Refugio) Decreto 149 de 2012 art. 3

123314 Antonio Nariño – Puente Aranda Decreto 149 de 2012 art. 3

123315 Rafael Uribe (Samoré, Molinos y Gustavo Restrepo) Decreto 149 de 2012 art. 3

123316 Ciudad Bolivar (Arborizadora Alta) Decreto 149 de 2012 art. 3

12340 Subdirección para Asuntos LGBTI Decreto 149 de 2012 art. 3

12400 DIRECCIÓN POBLACIONAL Decreto 149 de 2012 art. 3

12410 Subdirección para La Infancia Decreto 149 de 2012 art. 3

Jardines Cofinanciados

Casas Vecinales

Jardines Sociales

Jardines SDIS

12420 Subdirección Para La Juventud Decreto 149 de 2012 art. 3

C.A.C.M.A Casa Del Joven

Casa de La Juventud Restrepo

Casa de La Juventud Fontibon

Casa de La Juventud Mártires

12430 Subdirección Para La Adultez Decreto 149 de 2012 art. 3

Hogares de paso

Hogar El Camino

Hogar De Paso La 35 ( Via Libre)

12440 Subdirección Para La Vejez Decreto 149 de 2012 art. 3

C.P.S. Bosque Popular

C.P.S. Bello Horizonte

12450 Subdirección Para la Familia Decreto 149 de 2012 art. 3

Comisarias de Familia

Centro de Integración de Protección - CIP La Maria

Centro de Integración de Protección - CIP Álvaro López Pardo

Centro de Integración de Protección - CIP Jairo Aníbal Niño

Centro de Integración de Protección - CIP Camilo Torres

Centro de Integración de Protección - CIP Renacer

Centro de Integración de Protección - CIP Antonia Santos

Centro Único de Recepción de Niños y Niñas - C.U.R.N

Nota: Codificación propuesta y pendiente de aprobación por parte del Comité de Gestión

Documental Correspondencia y Archivo institucional.

10.3 Tablas de Retención Documental - TRD Formato que registra el listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (archivo de gestión y archivo central).


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Las Tablas de Retención Documental (TRD), presentan la lista codificada de las series, sus correspondientes subseries y tipos documentales producto del desarrollo de las funciones de cada dependencia o unidad administrativa. A cada serie o subserie se le asignó el tiempo que estas deben permanecer ya sea en el Archivo de Gestión una vez finalizado su trámite o en el Archivo Central durante un tiempo precaucional para seguir atendiendo como antecedente de la gestión administrativa o para la consulta (Valores primarios y Secundarios) De igual forma, en la TRD se establece la disposición final de los documentos, que puede ser la transferencia a un Archivo Histórico para su conservación permanente o la selección o eliminación. La codificación de series y subseries documentales, se consolidara en el Cuadro de Clasificación Documental – CCD. Las Tablas de Retención Documental, permiten el manejo integral de los documentos, sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos, facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados en la TRD, ayudan a controlar la producción y trámite documental, identifican y reflejan las funciones institucionales. A continuación se ilustra un ejemplo del formato de TRD.


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SERIE SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES

Dependencia Serie Subserie SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Proceso ProcedimientoArchivo de

Gestion

Archivo

CentralCT E MT S

12120 Novedades de Nómina TH-PRO-9 1 0

Novedades (vacaciones, horas extras, reajuste de prima

técnica, descuentos por cooperativa, sindicatos,

embargos, incapacidades (EPS o ARL), licencias,

nombramientos, encargos, comisiones, retiros,

sanciones, multas, libranzas, ejecutivos singulares o

mandamiento de pago)

APORTES A SEGURIDAD SOCIAL TH-PRO-9 2 78 X Una vez la documentación pierda todos

su valores primarios, se puede

proceder a su eliminación, siguiendo

los protocolos establecidos por el

Archivo de Bogotá para este

procedimiento

Planilla integral de liquidación de aportes PILA

APORTES PARAFISCALES TH-PRO-9 2 78 X Una vez la documentación pierda todos

su valores primarios, se puede

proceder a su eliminación, siguiendo

los protocolos establecidos por el

Archivo de Bogotá para este

procedimiento

PLANES

Plan Institucional de Capacitación TH-PRO-9 TH-1-PR-0 2 10 X

Formato para la identificación de necesidades de

conocimientos y competencias comportamentales

Pensum general de necesidades de capacitación

Formato priorización necesidades de capacitación

Plan de capacitación por dependencia

Resolución

Ficha técnica actividad de capacitación

Formato de evaluación capacitación

Informe de evaluación de capacitación

Ficha ADB (6). Una vez la

documentación pierda sus valores

primarios, se puede proceder a su

eliminación, siguiendo los protocolos

establecidos por el Archivo de Bogotá

para este procedimiento

DISPOSICION

FINAL

Una vez se ingresen y liquiden las

novedades en aplicativo de nómina, se

deben transferir los documentos a la

respectiva historia laboral de cada

funcionario bajo inventario

OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Financiera - Talento Humano Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:

PROCEDIMIENTOS

Formato Tabla de Retencion Documental

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL Hoja No. 5 de

CODIGOSUBSISTEMA DE

GESTION DE CALIDADRETENCION

CT = Conservación Total

E = Eliminación

MT = Medio Tecnológico

S = Selección

NOMBRE JEFE DEPENDENCIA: __________________________________________ FIRMA _____________________________________

RESPONSABLE SIGA __________________________________________________ FIRMA _____________________________________

A LC A LD ÍA MAYORD E B OGOTÁ D .C .

Integración SocialSecretaría

Para el perfeccionamiento del presente lineamiento es importante que el respectivo directivo, por medio de su referente documental o responsable del archivo de gestión de cada dependencia de la Secretaría, realice las observaciones pertinentes una vez se le entregue copia de la TRD actualizada por parte del área de Gestión Documental. Con el fin de facilitar el manejo y consulta, en la actualidad se está consolidando en un solo archivo la TRD, lo cual facilitará la consulta y la verificación de la o las dependencias responsables de su conformación, conservación y transferencia al archivo central. Nota: Con el fin de facilitar a los productores y custodios, la identificación de la normatividad que rige la conformación, conservación y disposición final de los expedientes institucionales, se deberá mantener actualizado el NORMOGRAMA de cada proceso, el cual está a cargo de la Oficina Asesora Jurídica. 10.3.1. Control para la actualización documental de la TRD Una vez implementada las TRD en cada dependencia de la Secretaría y en caso tal de existir la necesidad de actualizar dicho instrumento, la dependencia deberá solicitar por escrito al área de Gestión Documental justificando la inclusión, creación o supresión de alguna serie o subserie o tipo documental, estableciéndose un plazo de quince (15) días


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calendario para su correspondiente revisión por parte de los responsables de estandarización. Si la dependencia no realiza ninguna observación al respecto se realizará una visita por parte de funcionarios de Gestión Documental, para verificar la correcta implementación de las series o subseries consignadas en la respectiva TRD. Es conveniente tener presente las siguientes situaciones administrativas:

Cambios en la estructura orgánica de la Secretaría;

Cambios en las funciones asignadas a la dependencia;

Cambio en el marco normativo;

Creación de nuevas series, subseries y tipos documentales; transformación de tipos documentales físicos por electrónicos o

Cambios en los criterios de valoración y disposición final de la documentación. Ajustada la TRD, se pondrá en consideración del Comité de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia (Comité Interno de Archivo) y posteriormente se remite al Archivo de Bogotá, de conformidad con el Art. 14 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

10.4 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES La organización de los archivos institucionales se realizará aplicando las Tablas de Retención y Valoración Documental aprobadas por el Archivo de Bogotá. Téngase en cuenta que la implementación de las TRD se realiza mediante acto administrativo interno. 10.4.1. Organización de Archivos de Gestión. Los archivos de gestión son responsabilidad de sus productores y se organizar de acuerdo con la TRD vigente y elaborada para cada una de las dependencias definidas en la estructura orgánica-funcional por acto administrativo, tal como lo establece el Acuerdo 042

3 Gest ión de bienes y serv ic ios - documentos asoc iados

h t tp: / / int ranetsd is . in tegrac ionsoc ia l .gov.co/modulos /conten ido/defau l t .asp? idmodulo=1350 [Consul tado e l 15 de abr i l ) 4 D i recc ionamiento est ra tég ico - caracter izac ión procedim ientos.

h t tp: / / int ranetsd is . in tegrac ionsoc ia l .gov.co/modulos /conten ido/defau l t .asp? idmodulo=1293 [Consul tado e l 15 de abr i l ] 5 Proceso de Direccionamiento estratégico

Ítem Código Herramienta3 Proceso Aprobado por

Folios

8 Sin Código Versión 0

Instructivo para implementar y monitorear políticas y reglas de gestión documental


6

11 PCD-BS-ED-521 Formulación de Estándares Documentales 4 SG

5

Circular 16 26/ 07/2011

10






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de 2002 del Archivo General de la Nación que en su Art. 3 dice: “Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.”

10.4.2. Definición de Expediente (Serie o Subserie documental) El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o por personas jurídicas, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor. La serie documental está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las dependencias, generalmente están formados por las mismas unidades documentales (tipos documentales). Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen documental que se deben dividir ubicándolos en diferentes unidades de conservación.

Son ejemplos de expedientes: los contratos de arrendamiento, los convenios interadministrativos, las órdenes de pago, las historias laborales, las historias clínicas, los procesos disciplinarios, los procesos jurídicos, los expedientes pensiónales, etc. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos producidos por cada una de las dependencias en el cumplimiento de las funciones asignadas en actos administrativos. Las series reflejan las funciones asignadas a cada dependencia. Ejemplos: CONTRATOS, ACTAS; INFORMES, HISTORIAS SOCIALES, PROGRAMAS, PLANES Subserie Documental: División de las series documentales de acuerdo con contenidos y características específicas. Ejemplos:

Contratos de Prestación de Servicio

Actas del Consejo Directivo

Informes a Organismos de Control

Historias Sociales de Vejez

Programa de Bienestar Social

Plan de Compras


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Tipo Documental: Hace referencia a la unidad documental simple con formato y contenido distintivo. Cada documento es una tipología documental, que integrado a otros conforman una serie o subserie documental. Ejemplos:

SERIE ACTAS DE CONSEJO, COMITÉ, COMISIÓN O GRUPO

SUBSERIE Actas de Consejo Directivo Tipologías Citación a Comité

Tipologías Acta del Comité original

Tipologías Anexos documentales

10.4.3. Codificación de series y subseries documentales

Las series documentales que han sido identificadas deben ser debidamente codificadas de acuerdo con las funciones específicas de la dependencia6, para lo cual el líder del SIGA o el profesional de archivo que designe elabora un listado alfabético para la totalidad de las agrupaciones documentales de la entidad a fin de unificar criterios y normalizar los nombres asignados a las series y subseries documentales que se registran en la TRD, mediante la asignación de un código único.

6 Colombia, Archivo General De La Nación. Gestión Documental: Bases para la elaboración de un programa. Santafé de

Bogotá: El Archivo, 1996. p. 19


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NOTA: hasta tanto no se cuente con la totalidad de las series producidas en la SDIS no se podrán asignar códigos a las series documentales. En igual caso se procederá para las subseries documentales. 10.4.4. Metodología para la conformación de expedientes De manera general los expedientes deben reflejar en su interior el principio de orden original. En la respectiva TRD para cada serie o subserie documental se identifican los respectivos tipos documentales que las conforman; los cuales se listan en orden secuencial de acuerdo al procedimiento establecido. La apertura de carpetas debe obedecer a la conformación de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales. 10.4.4.1. Clasificación Documental Se define como la fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales (series y subseries) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, subsección, series y/o subseries).


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Los documentos se clasifican teniendo en cuenta la tabla de retención documental aprobada para cada dependencia la cual debe responder a las funciones asignadas y los procedimientos establecidos para dirimir trámites. A continuación se ilustra un ejemplo del formato de Cuadro de Clasificación Documental- CCD.

10.4.4.2. Ordenación documental Se define como la fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales (series y subseries) definidas en la fase de clasificación. En consecuencia, debe seguirse el orden original; se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Ordenación Cronológica: Hace referencia a la ubicación en el tiempo que debe tenerse en cuenta en el momento de organizar los tipos documentales de una serie o subserie. De manera tal que el primer documento es el más antiguo y el último el de fecha más reciente.


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Ordenación Numérica: Algunas series y/o subseries documentales pueden ordenarse en forma numérica ascendente. Ejemplo: Contratos, Resoluciones, Actas de Junta Directiva. Ordenación Alfabética: La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos.

10.4.4.3. Descripción documental (inventario documental) El inventario documental es la herramienta adecuada como instrumento de control que “describe las unidades de un fondo, sección, o subsección siguiendo la organización de las series y/o subseries”; además sirve de referente para atender consultas respecto a la información que producen las dependencias. De manera específica el inventario documental:

Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las dependencias.

Permite controlar la producción documental específica por dependencias.

Determina las fechas reales de cada asunto o serie.

Registra la frecuencia de consulta (Alta, media y baja) que indicará el carácter de cada asunto o serie.

Registra los soportes de la información de cada serie o asunto.

Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie o asunto.

Identifica el número y tipo de unidades de conservación para cada serie o asunto. El inventario debe incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las dependencias de la Secretaría. La Ley General de Archivos establece en su Art., 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

A continuación se ilustra el Formato Único de Inventario Documental – FUID, elaborado por el Archivo General de la Nación y recomendado para la SDIS.


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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL

No. de

FoliosNOTAS

Estante Entrep. Caja Dep. S Sb DD/MM/AA DD/MM/AA Caja Carpeta Tomo Otro

Historias Laborales Valderrama Carlos CC 16584921 25/01/2010 20/12/2010 1 1 185 papel baja

Asprila Faustino CC 14521789 15/02/2007 25/11/2008 1 2 1-195 papel media carp 1 de 2

Asprila Faustino CC 14521789 02/01/2009 31/12/2009 1 3 196-402 papel media carp 2 de 2

Rincon Fredy CC 8521364 12/06/2011 11/06/2012 1 4 124 papel baja anexa CD

Higuita Rene CC 70841235 15/03/2010 20/08/2012 1 5 1-201 papel media carp 1 de 3



Iguaran Arnoldo CC 4587985 20/08/2007 25/10/2009 2 1 1-150 papel baja

Fajardo Alfonso CC 71254873 20/03/2009 05/12/2009 2 2 1-144 papel baja

Redin Bernardo CC 12547268 20/01/2008 22/12/2008 2 3 1-138 papel baja anexa album

Herrera Luis CC 2548921 12/02/2009 15/12/2009 2 4 1-188 papel baja

Angel Juan CC 74521874 13/01/2010 02/12/2010 2 5 1-164 papel baja

Maturana Francisco CC 14254879 23/02/2008 12/11/2008 2 6 1-105 papel baja

Cargo Firma

Cargo Firma

Cargo Firma

Entregado por: Sonia Rincón Subdirectora Local Bosa

Revisado por: Luis Morato Encargado Archivo Central

Unidad de conservacion

Soporte

Frecuencia

de consulta

Elaborado por: Heydy Orjuela Auxiliar administrativo

UBICACIÓN FISICA CÓDIGO No.Nombre de la Serie, Subserie o Asunto

Fechas extremas

OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Fianciera - Talento Humano

1OBJETO: Transferencia primaria NT

ENTIDAD REMITENTE:

FECHA

30/07/2013UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Corporativa (dd/mm/aa)

10.4.5. Documentos de apoyo Se definen así: “Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas”. Ejemplos: Resolución 1999 de 1995 Ministerio de Salud archivo de historias clínicas, Decreto 514 de 2006 establecimiento del SIGA; Circular cumplimiento de horario, Invitación al Festival Iberoamericano de Teatro, Manual del Comité Paritario de Salud Ocupacional, instructivo de foliación. 10.4.6. Actividades para la organización del archivo de gestión:

Conocer las funciones asignadas a la dependencia mediante actos administrativos.

Importante verificar si las series y subseries documentales están completas respecto a su tipología documental, según procedimiento establecido o lista de chequeo si aplica.

Clasifique los documentos de acuerdo a cada una de las series y subseries registradas en la Tabla de Retención Documental vigente, luego ordene los tipos documentales respetando el orden original, es decir que se aprecie la secuencia del tramite iniciado. El primer documento es el de fecha más antigua y el último el de fecha más reciente.


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Las “Comunicaciones Externas” dirigidas a otras entidades o particulares se deben clasificar de acuerdo a las series o subseries de la TRD, o si fuese el caso por asuntos. si existe duda consultar el caso con el área de Gestión Documental.

Al archivar la documentación debe verificarse que los tipos documentales pertenezcan a cada serie y/o subserie documental registrada en la TRD, procurando no mezclar los documentos de una serie con otra diferente.

No archivar documentos en papel químico (FAX), en su lugar se debe tomar una fotocopia y colocarlo al lado del original, asignándole el mismo número de foliado.

Importante perfilar todos los documentos de un mismo expediente a tamaño oficio, evitando hacer mas de dos (2) perforaciones en cada folio. No dejar documentos sueltos por fuera del gancho plástico legajador.

El almacenamiento de cada agrupación documental (serie o subserie documental) se deberá realizar en carpeta tapa-yute las cuales deben contener máximo 200 - 220 folios a excepción de las historias laborales que deben contar con máximo 200 folios. Cuando un expediente contenga más folios del máximo permitido, se procederá a almacenar dichos documentos en una segunda carpeta, escribiendo en el rotulo la misma información y en el ítem de número de carpeta anotar 1/2, 2/2, o 1/3, 2/3, 3/3, etc. En la medida que se integren documentos lo prudente es ir foliando cada expediente en su parte superior derecha (ver numeral foliación).

10.5 ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES (ejemplos) Debido a la necesidad prioritaria de la entidad en definir los criterios mínimos requeridos para la organización e identificación de las Series, Subseries y sus correspondientes tipologías tomando o asuntos en áreas administrativas o misionales, se considera pertinente tomar como base de su conformación algunas de las siguientes fuentes:

Procesos y procedimientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión - SIG institucional.

Tabla de retención documental – TRD.

Información suministrada por los productores basados en la experiencia y el conocimiento de sus funciones (Encuesta documental)

10.5.1. Historias Laborales (Circular 004 de 2003 DAFP-AGN):

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola.


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Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

Documento de identificación

Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

Acta de posesión

Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales

Certificado de Antecedentes Fiscales

Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Declaración de Bienes y Rentas

Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

Evaluación del desempeño

Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

10.5.2. Expedientes Contractuales (generalidades) El expediente de contratación debe evidenciar las etapas precontractual (en relación con el proponente ganador), contractual y postcontractual. Importante tener presente lo establecido específicamente en el manual de contratación (Memo INT 21036 de 14/04/2013) y los veintitrés (23) procedimientos establecidos para el proceso de Adquisiciones - Documentos asociados y la Circular 004 de 2013. Si existen dudas lo pertinente es tratar el tema con la Subdirección de Contratación, Líder de este proceso. En caso tal que existan reuniones con el contratista e interventor o supervisor del contrato, las actas que se suscriban formarán parte del respectivo contrato, al igual que las comunicaciones que se generen durante la ejecución del mismo. Por ninguna razón se deben desglosar del expediente los informes de gestión y financieros presentados periódicamente por el contratista. Generalmente el primer documento de estos expedientes corresponde a la solicitud de Contratación (formato MC-1), y el último documento será el acta de liquidación de contrato (MC-13).

http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/3.2_proc_adminis_adquisiciones/(24042013)MANUAL-CONTRATACION-DEFINITIVO-20-12-2012.pdf



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Nota: Los documentos que evidencian la ejecución de un contrato o convenio forman parte integral del respectivo expediente y comprueban el cumplimiento de obligaciones específicas establecidas y soportan, en algunos casos, los informes consolidados presentados por el contratista, supervisor o interventor. 10.5.2.1 Organización, manejo y responsabilidad. La totalidad de expedientes contractuales originales de la entidad, desde el momento de radicación de la solicitud de contratación y hasta la liquidación del contrato, reposen bajo la custodia exclusiva de la SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN. La custodia debe realizarse en un solo espacio físico, donde puedan consultarse la totalidad de expedientes, sin que medie desplazamiento adicional al que implica el acceso a dicho espacio. Bajo ninguna circunstancia, la SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN autorizará la extracción de ningún folio del expediente, ni la extracción del expediente del espacio de archivo, ni la consulta no supervisada del mismo, controlando permanentemente sus contenidos. Preferiblemente, se dará acceso al expediente escaneado, mediante los medios electrónicos disponibles en la entidad. Cumplido el tiempo de retención del expediente en el archivo de gestión, este será transferido de manera inmediata por la SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN al archivo central institucional, cumpliendo con el procedimiento o lineamiento establecido por el SIGA, asignado a la Subdirección Administrativa y Financiera.

10.5.3. Procesos Disciplinarios De conformidad con la Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario, la apertura del expediente se puede realizar a partir de una queja, un informe, un anónimo o de oficio por parte de la Oficina de Asuntos Disciplinarios y finaliza con el auto de archivo o inhibitorio; o fallo de primera o segunda instancia. 10.5.4. INSCRIPCIÓN A SERVICIOS (criterios: no cumple ó queda en lista de espera)

Formato de solicitud de servicio.

Ficha SIRBE

Fotocopia del documento de identidad

Fotocopia recibo servicio público

Puntaje SISBEN

10.5.5. HISTORIAS SOCIALES Los expedientes de Historias Sociales se abren a partir de la solicitud del servicio o ficha SIRBE a la cual se anexan los siguientes documentos. A manera de ejemplo se describen


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algunas de las subseries documentales que según los productores y la revisión física de los mismos conformarían de manera ideal los expedientes respectivos: 10.5.5.1. Historias Sociales ( Infancia)

Ficha SIRBE

Hoja de matrícula

Registro civil de Nacimiento

Formato Valoración Curva de Crecimiento y Desarrollo Psicomotor

Valoración visual y Auditiva

Certificado médico de la EPS

Constancia o carnet de Afiliación a la EPS o ARS

Carnet de vacunas

Fotocopia cédula de ciudadanía de progenitora y/o del padre

Constancia laboral de la progenitora y/o del padre

Puntaje SISBEN

Fotocopia recibo servicio público

Carta de Desplazados (Cuando aplique)

Acta de Visita domiciliaria (opcional)

Acta egreso

10.5.5.2. Historias Sociales (Atención integral y especializada adolescentes vinculados al sistema de responsabilidad penal – RPA (forjar))

Fotocopia documento de identidad del adolescente

Certificado vinculación al Sistema de Seguridad Social en Salud

Ficha SIRBE

Formato de remisión de la Defensoría de Familia u oficio remisorio del Centro de Servicios Judiciales CESPA.

Acta de la verificación de la garantía de derechos de Defensoría de Familia

Remisiones Defensoría de Familia a otros servicios para la garantía y restablecimiento de derechos

Fotocopia cedula de ciudadanía del acudiente o familiar

Fotocopia recibo de servicio público de residencia

Citación a inducción Centro Forjar

Análisis de la situación de derechos y estado del proceso administrativo/judicial.

Acuerdos del Centro Forjar

Reporte de Valoración Inicial

Valoración psicológica inicial

Valoración de trabajo social inicial

Valoración de enfermería

Valoración psiquiatría inicial

Valoración de Medicina General EPS

Valoración Odontológica EPS

Valoración Nutricional EPS

Visita socio familiar


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PAI (Plan de Atención Integral)

Registro de citación a Atención Integral Especializada.

Certificaciones de gestiones para la garantía y restablecimiento de derechos

Reporte de Seguimientos

Seguimientos multidisciplinarios

Seguimientos Psicosociales

Formato de acuerdos de prestación de servicios a la comunidad

Seguimiento psicosocial de prestación de servicios a la comunidad.

Registro de asistencia del adolescente a los escenarios de prestación de servicios a la comunidad

Actas de equipos técnicos de Defensoría de Familia o equipo de seguimiento del CSJ

Informe de vinculación

Informe concepto integral es concepto o informe integral

Informe de seguimiento

Informe extraordinario

Informe final

10.5.5.3. Historias Sociales

(VIEJOS Y VIEJAS PROTEGIDOS)

Solicitud de servicio y anexos: formato de solicitud de ingreso para radicar, fotocopia de la cedula, fotocopia del documento que soporta la vinculación al sistema de seguridad social en salud, certificación de catastro de no tenencia de propiedad, certificación del Seguro Social de no recibir pensión, resumen actualizado de historia clínica, Epicrisis. Si viene de subdirección local ficha SIRBE diligenciada e informe social.

Ficha de identificación de la persona mayor

Acta de visita domiciliaria, o en calle (opcional)

Acta de ingreso

Acta de ingreso cuando la persona llega directamente al CDS por policía, extraviado o particular

Acta de compromiso para el cumplimiento del manual de convivencia

Acta de transitoriedad en los CDS

Solicitud y autorización de permisos para usuarios (anexa boleta de salida)

Acta de egreso


(PROSTITUCIÓN)

Solicitud de ingreso al proyecto

Documento de identificación (Fotocopia)

Carnet de salud (Fotocopia) o Certificación población especial.

Recibo público lugar de residencia (Fotocopia)"

Concepto de ingreso

Ficha SIRBE

Hoja de Seguimientos atención

Solicitud de servicio profesional

Citación a asesoría legal o psicológica

Memorando remisorio de documentos al proceso


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Acta cierre de proceso legal

Acta de compromiso (opcional)

Acta de cierre de historia o programa

Formulario de entrevista

Hoja de Evolución Pedagógica

Certificado de capacitación


(HABITANTE DE CALLE)

Solicitud de Ingreso al proyecto

Ficha SIRBE

Valoración Médica

Valoración Psiquiátrica

Carnet de afiliación al sistema de seguridad social en salud del adulto(a)(Fotocopia) o Certificado de Servicios de Salud

Formato de seguimiento de enfermería

Medicamentos con formula

Certificado de población especial

Concepto de ingreso

Hoja de Seguimientos atención

Inventario elementos de alojamiento

Planilla kit de aseo

Contrato pedagógico

Contrato terapéutico

Evaluación pedagógica

Valoración y diagnóstico Pedagógico

Hoja de atención y recomendaciones pedagógicas

Hoja de Evolución pedagógica

Memorando

Valoración y diagnóstico Ocupacional

Hoja de atención y recomendaciones ocupacionales

Hoja de Evolución ocupacional

Modelo Integral de Evaluación ocupacional

Hoja de exploración vocacional

Valoración y diagnóstico Social

Hoja de atención y recomendaciones sociales

Hoja de Evolución social

Informes del habitante de calle a otras entidades (opcional)

Acta de visita domiciliaria

Acta de compromiso (opcional)

Ficha de intervención

Ficha de Interrupción del programa

Solicitud de retiro voluntario (opcional)

Hoja de inclusión social (opcional)

Informe estudio de caso

Certificado de capacitación


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(ADULTO CON LIMITACIONES)

Solicitud de Ingreso al proyecto remitida por el adulto

Fotocopia del Documento de Identidad

Fotocopia del Carnet de afiliación al sistema de seguridad social Diagnóstico emitido por un especialista del área de la salud (psicología, psiquiatría o neurología) y con firma y sello del

Registro profesional (Fotocopia).

Comunicación Oficial

Concepto de ingreso

Ficha Clasificación

Ficha SIRBE

Hoja de Seguimiento

Formulario de entrevista

Acta de visita

Informe estudio de caso

Respuesta a solicitud

Comunicación Oficial

Memorando remisorio

10.5.6 ACCIONES POR VIOLENCIA INTRAFAMILIAR (Medidas de Protección- Comisarias)

Solicitud de atención para Medida de Protección.

Anexos: (Registro Civil de Nacimiento, Afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud, Información Escolar, Carné de vacunas, Crecimiento y desarrollo, Certificado médico (Si aplican).

Registro Único de Gestión (RUG).

Orden administrativa.

Oficio Apoyo Policivo.

Informe secretarial.

Auto avocando conocimiento, inadmitiendo o rechazando.

Notificación Personal o por aviso del auto avocando conocimiento (señalando hora y fecha de audiencia).

Notificación por estado del auto de inadmisión o rechazo (Si aplica).

Auto señalando nueva fecha y hora de audiencia por excusa de las partes o corrección de dirección (Si aplica).

Acta de audiencia.

Acta de conciliación e imposición de medida de protección (Si aplica).

Auto de práctica de pruebas.

Solicitud de Entrevista, valoración o evaluación psicológica.

Consentimiento informado para la realización de entrevistas, valoraciones o evaluaciones psicológicas.

Valoración Psicológica.

Informe de entrevista.

Informe Psicosocial (Opcional).


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Orden de Visita Domiciliaria.

Informe de Visita Domiciliaria

Acta de Conciliación.

Sentencia o fallo.

Notificación (Por estrados).

Comunicación por telegrama o aviso.

Recurso de apelación.

Comunicación del fallo por telegrama o por aviso a la parte no compareciente.

Oficio remisorio expediente al Juez de familia para estudio.

Constancia secretarial de aporte copia de expediente al juez de familia.

Auto de estarse a lo dispuesto por el superior.

Notificación Personal para informar del fallo.

Citación a las partes para el seguimiento de caso.

Informe de seguimiento de caso.

Solicitud de levantamiento o cancelación de medida de protección.

Auto cancelando o levantando la medida de protección por el ministerio público o defensor de familia.

Notificación (Personal o por aviso).

Auto de archivo del expediente.

Nota: si existen dudas sobre la conformación documental, lo adecuado es consultar a la Dirección Territorial o Dirección Poblacional, dependencias a cuyo cargo está el procedimiento y la ejecución de los proyectos, respecto al servicio social (Infancia, Juventud, Adultez, Discapacidad, Vejez o Familia). 10.6 Identificación de las Unidades de Conservación (carpetas y cajas)

Las carpetas se identifican con el rotulo para la tapa-yute que tiene el logo de la Secretaría, teniendo en cuenta el siguiente ejemplo:

FONDO SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

SECCIÓN DIRECCIÓN POBLACIONAL

UNIDAD DOCUMENTAL:*

SUBDIRECCIÓN PARA LA INFANCIA. Convenio No. 5121 / 2012 ESCNNA (Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes) Centro de Atención Rafael Uribe.

SERIE HISTORIA SOCIAL

SUBSERIE Explotación Sexual Comercial de Niños Niñas y Adolescentes

NOMBRE CARPETA: GAMBOA HERNANDEZ DEISSI MILENA

UBICACIÓN Carpeta: 1 Caja: 1

FECHAS EXTREMAS INICIAL: 04/01/10

FINAL: 20/12/12

TOTAL DE FOLIOS: 123 Elaborado por: Marcela Cuadros, Yuri Paola Díaz, Bibiana Peña

*Entiéndase por unidad documental la oficina o dependencia productora de documentos.


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Las cajas se identifican con el rotulo para la caja que tiene el logo de la Secretaría, teniendo en cuenta el siguiente ejemplo:

Nota: Es indispensable garantizar los espacios mínimos requeridos y el mobiliario adecuado para el almacenamiento de archivos en su dependencia. El Articulo 34 de la Ley 734 de 2002, en su numeral 5° establece: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.


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10.6.1. Identificación de archivadores en las oficinas Importante rotular el mobiliario (archivadores), estantería metálica con las series que allí se guardan; para ubicación de la información en caso de consulta.

Para atender consulta y préstamos respecto a documentación en los archivos de gestión y según la Ley 594 de 2004 Art. 26 Inventario Documental, cada dependencia de la Secretaría deberá levantar inventarios documentales de las carpetas organizadas, por series y/o subseries documentales, y se mantendrán actualizados en cada dependencia de acuerdo con el formato que figura en el procedimiento de Transferencias Documentales (FUID).

10.7 ORGANIZACIÓN DE OTROS SOPORTES DOCUMENTALES 10.7.1. Recomendaciones Generales Archivo electrónico Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.


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10.7.2. Archivos Electrónicos Desorganizados

En esta gráfica se observa un ejemplo de desorden de documentos electrónicos que es posible encontrar en equipos de cómputo; es por ello que resultan dificultoso recuperar algún documento que se ha guardado a criterio propio y en muchas ocasiones no se conoce el nombre que se le dio inicialmente al archivo ni en que carpeta se guardó; en muchos casos nunca aparecen los documentos. 10.7.3. Clasificación documentos electrónicos Los diferentes sistemas informáticos permiten manejar subdirectorios o carpetas, que corresponden a su vez a categorías que pueden ser prefijadas antes de guardar los documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se pueden asimilar a las series documentales asignadas a cada área. Para clasificar los documentos en formato papel y/o electrónico se elabora la Tabla de Retención Documental. Siendo una herramienta que nos permite codificar e identificar cada una de las series, subseries y tipologías documentales, en el Archivo de Gestión u Oficina.


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10.7.4. Ordenación documentos electrónicos Operación archivística que consiste en establecer la secuencia de los documentos, es decir cuál es primero y cual después, de acuerdo con las formas naturales cronológicas y/o numéricas. Esta facilidad permite que un directorio de una Serie y/o Subserie pueda tener tantos subdirectorios como se requiera

10.8 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS 10.8.1 Depuración documental Antes de transferir la documentación que se encuentra almacenada, es conveniente realizar proceso de depuración documental el cual consiste en retirar los duplicados de documentos idénticos, hojas o formatos en blanco o documentos de apoyo tales como invitaciones, sobres manila, copia de alguna resolución, decreto o ley, por citar ejemplos. Igualmente es

Ordenación Cronológica: Ubicación de los documentos electrónicos en el tiempo con relación a este, los documentos deben ser colocados en forma ascendente por año

Disco Duro C: Directorio raíz

Nombre de la Dependencia

1.1 Subdirectorio

Nombre de la Serie

1.1 Carpeta Nombre de la

Subserie


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pertinente eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. 10.8.2 Foliación documental (Fuente: AGN. La Foliación en Archivos. 2009)

Dentro del desarrollo cotidiano del manejo de documental, la foliación es un proceso requerido que permite garantizar la conformación documental del expediente y evidenciar la cantidad de folios existentes al momento de recibirlo, prestarlo o transferirlo. Por esta razón recomendamos especialmente lo siguiente: En el caso de que el expediente NO esté completo en su contenido y se encuentra en gestión y con el fin de evitar las múltiples foliaciones en su parte superior derecha, se deberá realizar la foliación provisional al respaldo del folio en su parte inferir izquierda. Deberá, cuando el productor considere que está completo en su contenido y que ya realizo la depuración documental definido por el Archivo General de la Nación como el “retirar de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.).” foliara en la margen superior derecha en sentido de la escritura del texto.

Materiales

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la

mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. Procedimiento general La documentación deberá numerarse consecutivamente al interior de cada carpeta, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

2. Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se

numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas.



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3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada, ordenada y depurada.

4. Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde (1) a (n), Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números en la esquina superior derecha de la hoja en el mismo sentido del texto del documento, de manera legible y sin enmendaduras.

5. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden

original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico.

6. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio el

expediente en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

7. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

8. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

9. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al

soporte papel.

10. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

11. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.

12. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se

numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

13. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja,

a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.7

7 Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido.


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14. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

15. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben

colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

16. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

17. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se

dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.

18. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando

tachones.

19. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

20. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en

Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.

21. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que

se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.


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22. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.

23. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos

digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

A partir del año 2013 como lineamiento para el caso de archivo de Historias Sociales de beneficiarios egresados y que no superan los 40 folios de promedio, finalizado el tiempo de retención en archivo de gestión para transferir dichos expedientes al archivo central y en aras de optimizar los insumos de archivo (carpetas y ganchos plásticos), se podrán agrupar varias en una misma carpeta, foliando individualmente cada Historia Social previendo la inclusión de nuevos folios. En el inventario se registrara cada expediente anotando el número de folios de cada expediente. Por ejemplo:

Código Serie o subserie Fechas extremas Unidad de conservación

Folios F. inicial F. final Caja Carpet. tomo otro

Historia Social de Infancia. Sandro Lopez. TI. 153084

30/09/2010 25/07/2012 1 1

1 - 35

Escolástica Paredes. TI. 190279

20/05/2009 06/12/2012 1 1

1 - 28

Pomponio Rincón. TI. 15692

25/08/2008 29/12/2011 1 1

1 - 40

Domitila Suárez. TI. 1034785421

10/01/2010 30/10/2012 1 1

1 - 20

Transito Vega TI 1030001201

10/03/2009 28/11/2011 1 1

1 - 39

Petronila Rosas TI 584260

12/02/2008 30/06/2011 1 1

1 - 27

Jacinto Torres TI 201547 01/07/2010 30/06/2013 1 1 1 - 30

Historia Social de Vejez. Juana Ramirez. CC. 20034101

14/02/2007 28/11/012 4 2

1 - 40

Anatolio Medina. CC. 1054981

20/06/2008 12/05/2012 4 2

1 - 39


15/04/2008 16/07/2012 4 2

1 - 29


30/10/2007 29/01/2011 4 2

1 - 30

Gumercindo Plazas CC 254879

10/08/2005 12/12/2011 4 4

1 - 24

Cristobal Rivera CC 7879542

10/05/2004 01/07/2013 4 4

1 - 42

Dolores Pradera. CC. 6254321

11/05/2007 31/10/2010 4 2

1 - 40


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Síntesis de pasos a seguir: tener en cuenta el cronograma de transferencias propuesto por el SIGA para cada dependencia, diligenciar formato único de inventario documental (FUID), elaborar memorando informando la transferencia y anexando el respectivo FUID totalmente diligenciado, revisión previa de la documentación a transferir por parte de los funcionarios del SIGA, remitir respuesta al solicitante y formalizar la transferencia por medio del acta de transferencia, adjuntando FUID en original (archivo central) y copia (dependencia que transfiere), totalmente diligenciados y copia en medio electrónico.

10.8.3 Requisitos previos para efectuar una transferencia al Archivo Central:

- Revisar en la TRD que las series y/o subseries documentales ya cumplieron el tiempo de retención establecido para archivo de gestión y los expedientes están completos.

- Revisar la ordenación al interior de cada expediente a remitir al archivo central.

- Alistar la documentación a transferir, proceso de depuración documental y retiro de material metálico.

- Realizar el proceso de foliación definitivo.

- Elaborar el respectivo inventario documental en el Formato Único de Inventario Documental (FUID).

10.8.3.1 Procedimiento para recibir documentos transferidos por parte de las

dependencias (transferencias primarias) al archivo central:

- Verificar el cronograma de transferencias si la dependencia cumple con la fecha programada.

- Realizar cotejo por parte de funcionarios del SIGA de la documentación física contra el inventario (FUID) y si es del caso hacer las observaciones para posteriormente dar aviso al remitente de manera tal que se ajuste el inventario.

- Ubicar las unidades de almacenamiento en la estantería.

- Actualizar la base de datos del inventario general del archivo central.

- Rendir informe sobre la transferencia recibida. 10.8.4 Documentación NO transferible al Archivo Central


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En ningún caso las dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social podrán remitir al Archivo Central como transferencia primaria series y/o subseries no registradas en la respectiva TRD. Tampoco se deben transferir expedientes que no hayan finalizado tramite y que no han cumplido con el tiempo de retención establecido en archivo de gestión según TRD vigente. No es pertinente remitir documentación sin el respectivo inventario documental. 10.9 PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO Y CONSULTA Todas las dependencias de la SDIS incluido el archivo central pueden prestar los servicios de consulta y préstamo, teniendo presente llenar la planilla dispuesta para este fin. 10.9.1. Procedimiento para los servicios de consulta en los ARCHIVOS DE GESTIÓN: Metodología para préstamo de documentos en archivo de gestión (dependencia).

- El usuario interno debe diligenciar el formato de solicitud de préstamo. (ver formato anexo)

- En caso de no tener la documentación objeto de consulta, la respuesta se enviara vía mail institucional al peticionario.

- El tope máximo de expedientes diarios a solicitar por usuario se fija en diez (10) expedientes. Cualquier otra cantidad debe ser autorizada por el Jefe de la dependencia solicitante y líder SIGA.

- El plazo para las devoluciones de expedientes es de (3) días hábiles contados a partir de la fecha de préstamo y en casos especiales (10) días hábiles para funcionarios del Despacho, de la Subsecretaría, Subdirección de Contratación, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Asuntos Disciplinarios o de la Oficina de Control Interno.

- Asimismo es de advertir que los expedientes deben devolverse en el mismo estado en que fueron prestados (ordenados, sin sustracción o adición de documentos) y como evidencia del proceso se registrará la fecha de recepción, nombre del usuario que devuelve, funcionario que recibe quién debe verificar el número de folios de cada carpeta prestada.

- La dependencia responsable del servicio de préstamo deberá registrar en una base de datos o en una hoja de cálculo (Ej. Excel) y como control día a día los expedientes prestados y numero de folios de cada carpeta a fin de hacer seguimiento a los plazos establecidos. En caso de que la devoluciones de


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expedientes presenten demoras, es importante remitir mail al solicitante y Jefe de la dependencia o área para su devolución inmediata o renovación si es del caso, el incumplimiento a los plazos establecidos dará lugar a apertura de proceso disciplinario. Queda prohibido para los funcionarios y/o contratistas quedarse con custodia de expedientes prestados en fechas posteriores al inicio de las vacaciones y terminación del contrato.

10.9.2. Procedimiento para los servicios de consulta que presta el ARCHIVO CENTRAL Metodología para préstamo de documentos en archivo central.

- El usuario interno debe diligenciar el formato de solicitud de préstamo.

- La respuesta en caso de no tener la documentación objeto de consulta se enviara vía mail corporativo al peticionario.

- El tope máximo de expedientes diarios a solicitar por usuario se fija en 10 expedientes. Cualquier otra cantidad debe ser autorizada por el Jefe de la dependencia solicitante y líder SIGA.

- El archivo central deberá registrar en base de datos y como control día a día los expedientes prestados y numero de folios de cada carpeta a fin de hacer seguimiento a los plazos establecidos. En caso de demora es importante remitir mail al solicitante y Jefe de la dependencia o área para su devolución inmediata o renovación si es del caso, el incumplimiento a lo plazos establecidos dará lugar a apertura de proceso disciplinario.

- El plazo para las devoluciones de expedientes es de (3) días hábiles contados a partir de la fecha de préstamo y en casos especiales (10) días hábiles para funcionarios del Despacho, de la Subsecretaría, Subdirección de Contratación, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Asuntos Disciplinarios o de la Oficina de Control Interno. Asimismo es de advertir que los expedientes deben devolverse en el mismo estado en que fueron prestados (ordenados, sin sustracción o adición de documentos) y como evidencia del proceso se registrará la fecha de recepción, nombre del usuario que devuelve, funcionario que recibe quién debe verificar el número de folios de cada carpeta prestada.

- Mensualmente el responsable del servicio de consulta y préstamos en archivo central presentará informe al líder de SIGA respecto a expedientes prestados sin devolución por parte de usuarios del nivel central cuyo plazo supera los quince (15) días calendario para lo pertinente.

Nota: ver Lineamiento para préstamo, consulta y entrega de documentos en archivo de gestión y archivo central.


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10.10 ORGANIZACIÓN DEL DEPÓSITO DE ARCHIVO CENTRAL Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Se encarga de recibir las transferencias de las diferentes dependencias en virtud de la aplicación de TRD finalizados los tiempos de retención establecidos en el archivo de gestión y en las fechas establecidas en el respectivo cronograma. Adicional custodia los archivos de las entidades antecesoras a la Secretaría Distrital de Integración Social, como son el Departamento Administrativo de Bienestar Social- DABS (1968 – 2006) y Departamento Administrativo de Protección y Asistencia Social- DAPAS (1959 – 1968); dichos acervos documentales se organizan aplicando las Tablas de valoración Documental aprobadas por el Archivo de Bogotá. En el caso de los fondos acumulados (DABS y DAPAS) la organización debe surtir los procesos de clasificación, ordenación, depuración documental y foliación, de manera tal que se reemplace el inventario en su estado natural por el inventario final. Teniendo en cuenta la importancia de identificar las cajas y las carpetas según los asuntos o series registrados en la respectiva TVD. Formalizar las transferencias documentales al Archivo de Bogotá de conformidad con la aplicación de TRD o TVD aprobadas. El archivo central debe elaborar un inventario general documental que incluya las transferencias primarias de las dependencias y los inventarios en su estado natural de los fondos documentales DABS y DAPAS. 10.11 RECOMENDACIONES GENERALES.

- Si usted dentro de las Series documentales asignadas, identifica documentación que no está en la Tabla de Retención Documental - TRD de su dependencia, deberá informar a la Subdirección Administrativa y Financiera - SIGA, adjuntando el formato de Actualización de la TRD que permitirá analizar si es responsabilidad de su dependencia o proceso el custodiarla y así incorporarlo a su TRD.

- Controle los inventarios de expedientes utilizando el formato único de Inventario Documental – FUID.

- Elabore el índice documental de manera alterna al trámite para la transferencia documental (de tal manera que cuando culmine el trámite éste ya está elaborado)


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- Conserve en una carpeta e identifíquela como TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, donde conservaran las copias firmadas de las planillas con que se realizaron las transferencias Documentales mediante el FUID.

Ej. 10000.05.01 Transferencias documentales 2006 -2011

- Identifique e integre cada documento en su correspondiente expediente (SERIE, SUBSERIE o ASUNTOS) desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo, resulta más difícil hacerlo adecuadamente.

- Evite la extracción de documentos de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros, sin realizar un control adecuado de salida, identificando el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, cargo la fecha y las indicaciones que permitan identificar, para su posterior recuperación.

- La actividad que pueden realizar los productores con sus archivos de gestión Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.

- Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

- No se podrá eliminar documentación hasta tanto no se cumpla con el PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS siempre y cuando identifiquemos la dependencia que custodia los originales según la Tabla de Retención Documental y/o el procedimiento administrativo o misional correspondiente.

- La Selección o depuración documental se realizara en expedientes administrativos o misionales que se encuentren en los archivos de gestión y que por sus características permitan retiran documentación que no afecte su contenido y por consiguiente los aspectos probatorios del mismo.

- La selección o depuración documental NO podrá efectuarse en las indagaciones preliminares, en los procesos disciplinarios, después de que esta documentación haga parte integral del mismo y haya sido transferido al archivo central.

- Dicha actividad únicamente se podrá llevar a cabo, cuando el proceso se encuentre en trámite procesal, previa verificación por parte del abogado sustanciador y


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aprobación del Director del área correspondiente, donde curse la actuación procesal.

- Insumos de archivo. Se recomienda que las dependencias misionales a cuyo cargo este la ejecución de proyectos dentro del respetivo rubro presupuestal se deje reserva para suplir las necesidades de las unidades operativas que tienen a cargo las distintas historias sociales.

11. Evaluación del lineamiento o política interna La evaluación del cumplimiento de este lineamiento lo realizara el referente documental asignado para el área bajo la supervisión del jefe, basados en los lineamientos y políticas dadas por el SIGA. El presente lineamiento pretende consolidar e implementar criterios para la organización de archivos institucionales mediante unas políticas claras que ayude al usuario en el manejo documental producto de las funciones de la SDIS. 12. Responsabilidades y competencias La responsabilidad de cumplir el presente lineamiento es de todos y todas los funcionarios y contratistas de la entidad, para lo cual el SIGA realizara un seguimiento periódico que permita garantizar la correcta organización de los archivos con base en la normatividad y políticas vigente para el tema de Gestión Documental. 13. Administración de la política interna La administración de lineamiento “Organización de archivos institucionales” estará a cargo del SIGA de la Subdirección Administrativa y Financiera.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Mayra Alejandra Fajardo, Gustavo Rey García, John Fredy Garzón Caicedo, Daniel Andrés Rincón

Oscar Hernán Serrato González Luis Javier Cleves González

Carlos Arturo Rey Parra Jorge Alberto Blanco Duarte

CARGO

Técnico-Contratista, Profesional-Contratista, Profesional-

Contratista, Técnico-Contratista Área de Gestión Documental

Asesor SIGA

Subdirector Administrativo y Financiero

Director de Gestión Corporativa Director de Análisis y Diseño

Estratégico

LINEAMIENTO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS...

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