Martín Guillermo Jiménez Paredes

Capital Humano

Índice

INTRODUCCIÓN

La recepcionista es la persona encargada de

recibir a los visitantes que llegan a la oficina o

la empresa por alguna causa o motivo.

También es la persona encargada de manejar

los registros de entradas de la sucursal.

Es la persona con quien un visitante conversa

cuando llega a la oficina o cuando llama por

teléfono.

Es la que debe procurar que el visitante se lleve

una buena impresión a favor de la empresa.

La recepcionista debe vivir con la Misión de

Conserva, la debe conocer al derecho y al revés, y

no sólo eso, debe entenderla y transmitirla con su

ejemplo hacia los demás.

MISIÓN.- Contribuimos en la lucha contra

la pobreza y la desigualdad acercando a

las familias los servicios que les permitan

alcanzar una mejor calidad de vida y un

desarrollo sustentable.

Recibir visitas y arreglar entrevistas

Causar buena impresión de la empresa

Saber distinguir entre las personas que

visitan la empresa de manera cotidiana

a las que llegan por primera vez

Ser cómplice de todas las actividades

tanto del jefe como de la empresa

Voz agradable y bien articulada;

Buena memoria de las voces, mucho tacto y

discreción;

Memoria general y control, suficiente

paciencia;

Sonrisa a flor de labios y la capacidad de

interesarse en los demás;

Dedicación personal y a su trabajo.

Tener buena apariencia y disposición, esto

significa que cuida su apariencia personal;

Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su

área de trabajo en orden y limpia;

Tener exactitud, es decir que la recepcionista

debe concentrarse siempre en su trabajo y

nunca confundir exactitud con velocidad;

No tener quejas de los clientes y evitar

conflictos;

Manejo de la línea telefónica

- No deje que suene dos veces el teléfono. Atienda

rápidamente

- Responda a las llamadas telefónicas siempre con un:

Buen día, Conserva, le atiende (su nombre), en que le puedo

ayudar?

Nunca diga: Bueno?, Aló? Diga?

- Siempre sonría, del otro lado de la línea lo sabrán

Control de llamadas para cuando no se encuentre

la persona, para mantener siempre una imagen de

buen servicio, por lo que se utilizará el siguiente

reporte:

NOMBRE

DE LA

PERSONA

QUE

LLAMÓ

TELÉFON

O

HORA DE

LA

LLAMADA

A QUIÉN

SE DIRIGÍA

ASUNTO RECADO DIJO QUE

IBA A

LLAMAR

De esta manera, siempre se va a atender a todas

las personas que nos visiten.

La organización interna de la Sucursal

Tanto del organigrama para saber quiénes son los

que se encuentran en esa sucursal y poder definir

líneas de acción

Como de la sucursal en sí, dónde se

encuentra las áreas de oficina, quiénes se

encuentran allí, donde se ubican los

baños, etc.

Las políticas, reglamentos y normas de la empresa

A fin de no violentar los procedimientos

que se deben realizar en la empresa.

Los nombres de todos los colaboradores que están

dentro de la sucursal y los nombres de los

Gerentes de las demás sucursales

SOY JUAN

SOY ALEXSOY

SOY JESÚS SOY LUISA

SOY JAIME

SOY GIL

SOY ELI

SOY DIANA

SOY

MIGUEL

No es lo mismo que frente a los clientes,

candidatos, o proveedores nos llamen por nuestro

nombre, a que lo hagan con un: “Oye, disculpa…”,

o un: “Déjeme averiguar el nombre del gerente

para…”

Para esto se propone que todas las sucursales tengan una agenda

donde se tenga impresa la información de todas las demás sucursales:

Dirección y teléfono de la sucursal, del Gerente de sucursal, y

coordinadores, además de la misma información de las demás

Sucursales y Corporativo.

Presupone además buena imagen ante

las clientas, al dar sensación de que

nuestra comunicación entre sucursales

es ágil y rápido

Los nombres de los clientes y relacionados con la

empresa que nos visitan

Para esto se utilizará que en todas las sucursales se lleve un

control de registro de visitantes, como el que se muestra:

Nombre De

La Persona

De Que

Empresa Nos

Visita

A Quien

Visita

Fecha De

Entrada

Fecha De

Salida

Firma

Lo anterior servirá, además, para

cumplir con uno de los requisitos

que establece la STPS en

cuestión de seguridad e higiene.

Además, de poner énfasis en la atención a

los visitantes al ofrecerles, primero, un

asiento, enseguida un vaso con agua o café

(lo que haya) y luego preguntarles sobre su

asunto de manera muy cortés y cordial.

Para el caso de que los visitantes sean personas interesadas en

cubrir alguna vacante, además que dejen ellos los documentos

correspondiente, les vamos a pedir que llenen la solicitud de

empleo de la empresa

Documentos todos, que se van a escanear y

enviar vía correo electrónico al área de

capital humano

Las extensiones correspondientes a cada

departamento de la empresa (Corporativo y

Sucursales)

Eso de buscar en que línea

telefónica podemos encontrar a

alguna persona se ve mal y

genera mala imagen al cliente

Hagamos de nuestra tarea,

nuestro placer