PLANIFICACIÓN - ALCANCE

AGENDA

• Planificación

• Definir el Alcance (Documento de Visión)

• Crear el EDT

• Crear el Diccionario de la EDT

Conocer ¿Cómo se construye el EDT –

GANTT? Para la fase de planificación.

OBJETIVO

¿QUE ES LA PLANIFICACION?

Etapa en la que se reúne información sobre

el proyecto y se decide qué, cómo, quién y

cuándo se hará para producir cada

entregable.

¿QUE ES LA PLANIFICACION?

EDTEstructura de Desglosé de Trabajo

• ¿Qué es un EDT?

• ¿Para qué sirve teóricamente?

• ¿En realidad para que sirve?

• El mapa mental es una técnica que permite la organización y la manera de representar la información de la forma natural como la concibe nuestro cerebro.

• A traves de la lluvia de ideas se va desarrollando el concepto central de forma irradiada para luego relacionarse a traves de palabras, frase, imágenes o iconos con otras ideas que la complementan.

• El WBS es una forma de mapa mental estructurado.

MAPAS MENTALES ORIGEN DE LOS WBS

EDTEstructura de Desglosé de Trabajo

• ¿Quién lo invento?

El EDT es una de las principales aportaciones a la

administración de proyectos por parte del Project

Management Institute (PMI) que es considerado la

principal asociación profesional para la gestión de

proyectos.

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• ¿Para que se utiliza?

EDTEN EL CICLO DEL PROYECTO

INICIOINICIO EJECUCIÓNEJECUCIÓN

PLANEACIÓNPLANEACIÓN

CIERRECIERRE

CONTROLCONTROL

Acta de Acta de ConstituConstitución del ción del ProyectProyectoo

1. A partir de la Definición del Alcance se construye WBS2. El WBS determina el “QUE” del cual sale el Cronograma que determina el

“Cuando” y el “Quien”3. Empieza la etapa de

Construcción (Fase Ejecución)

4. Se realizan los controles respetivos.

5. Si surgen cambios se debe actualizar la línea base del WBS.

6. Por ultimo se actualiza el Cronograma

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• ¿Qué es?

La EDT es una especie de organigrama jerárquico del proyecto donde se

sub-divide el mismo en menores componentes.

El nivel más bajo de cada división se denomina “paquete de trabajo”.

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposición

jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el

equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los

entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT

representando una definición cada vez más detallada del trabajo del

proyecto.

EDTEstructura de Desglosé de Trabajo

EDTEstructura de Desglosé de Trabajo

• ¿Cómo se construye? Usar una técnica de planificación conocida como

“descomposición”.

Se comienza con el primer nivel y se divide sucesivamente A las

cajas del último nivel se les denomina “paquetes de trabajo”.

Una vez que las actividades se han definido, se deben secuenciar

y analizar qué actividades se pueden hacer concurrentemente.

*Secuenciar: ¿Qué actividad se realizara primero? ¿Qué actividad se realizara después? ¿Qué actividad o actividades se pueden iniciar juntas ¿Qué actividad no se puede realizar sin antes terminar la anterior?

EDTEstructura de Desglosé de Trabajo

El primer nivel se coloca el nombre del proyecto o del producto final.

Descomposición dela tarea padre entareas hijas.

En algunos casos estas tareas padres serán los entregables del proyecto y la gestión de dicho proyecto

En otros casos el primer nivel de descomposición viene determinado por las fases del ciclo de vida del proyecto.

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Identificar los elementos que constituyen el entregable.Los elementos constituyentes deberán ser descritos en términos de resultadostangibles y verificables en orden a facilitar medidas de la ejecución, y de cómo eltrabajo del proyecto se realizará realmente.

Paquete de trabajo

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El primer nivel jerárquico de la EDT podría ser el ciclo de vida del

proyecto.

Cada componente de la EDT tiene como mínimo 2 paquetes de trabajo o en su defecto ninguno.

En la EDT no se incluyen tareas, sólo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo..

Divida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea posible y necesario para su mejor gestión.

La creación de la EDT es una excelente actividad para el desarrollo de equipos de trabajo.

Un paquete de trabajo es una descripción cuantitativa y cualitativa de una operación que va a llevarse a cabo en el proyecto, por ejemplo, el trabajo que se ha de realizar y el resultado que se desea obtener en una tarea claramente definida dentro del proyecto.

Guías para la Construcción - III

Los WBS pueden ser :

1. Por Fases

EJEMPLOS DE EDT

EN EL EDT NO SE INCLUYEN TAREAS, SOLO ENTREGABLES, SUB-ENTREGABLES Y PAQUETES DE TRABAJO

EJEMPLOS DE EDT

¿En cuántos niveles debo descomponer el proyecto? Deberías subdividirlo hasta aquel punto en que los costos y el cronograma puedan estimarse con precisión para cada paquete de trabajo.

EDTEstructura de Desglosé de Trabajo

EDTEstructura de Desglosé de Trabajo

EDTEstructura de Desglosé de Trabajo

DICCIONARIO DE LA EDTAdemás del diagrama con la descomposición, también se produce un documento

llamado Diccionario de la EDT.

El Diccionario de la EDT

Describe el contenido detallado de los componentes que se incluyen en una

EDT, incluidos los paquetes de trabajo.

▫ Para cada componente de la EDT (cada caja), incluye:

un identificador,

un enunciado del trabajo,

la persona/grupo responsable,

una lista de hitos del cronograma,

información sobre contratos (opcional),

requisitos de calidad (opcional), y

referencias técnicas (opcional).

Además de lo anterior, para los paquetes de trabajo puede incluir también:

lista de las actividades del cronograma relacionadas,

recursos necesarios, y

una estimación de costos.

DICCIONARIO DE LA EDT

PARA HACER EL EDT

• El hacer el WBS es responsabilidad última del Administrador de

Proyecto. Debe definirse de tal manera que pueda él pueda

administrarlo.

• Convoque a todo su equipo de trabajo que va a participar en el

proyecto, en caso de no ser posible, invite a los actores claves del

mismo.

• Avise con anticipación sobre el tema a tratar, para que lleven material,

apuntes y la mente abierta para participar.

PARA HACER EL EDT¿POR DÓNDE EMPEZAR?

Si ya esta en la junta y no

tiene por donde empezar,

haga una lluvia de ideas con

todo su equipo sobre lo

que se tiene que hacer en

el proyecto.

Luego le da orden.

PARA HACER EL EDT¿CUÁNDO TERMINAR?

• Cuando para cada caja se puedan

realizar estimaciones más exactas.

• Hasta que la última caja tenga un

responsable, fecha de inicio y fin, así

como recursos asignados y no dure

más de una quincena.

• Cuando un solo tipo de competencia ó

recurso es requerido para cada paquete

de trabajo.

• Ya no existe algún valor significativo al

tratar de separar los tiempos dentro de

las actividades de un paquete de trabajo

PARA HACER EL EDTREVISARLO

• Ya pasado en “limpio”, revise el WBS

nuevamente con el equipo de trabajo

para verificar que esta completo.

• Posteriormente comparta el WBS con

sus superiores o colaboradores del

proyecto para verificar que todo mundo

este esperando lo mismo.

¿PORQUE ES IMPORTANTE EL EDT?

Cada caja de trabajo del WBS es la base para construir:

MONITOREO Y CONTROL

El EDT sirve para irverificando el avance ypoder mostrarlo.

GUÍAS PARA LA CONSTRUCCIÓN - I

Bottom Up

1. Usa la lluvia de ideas.

2. El equipo completo divide el primer nivel

3. Cada equipo elabora la lista de componentes en que debería estar dividido el nivel que obtuvieron.

4. Cada miembro del equipo presenta tareas que involucran el componente sobre el cual tienen mayor experiencia.

5. Se debe cumplir la Regla 100%.

META

Entregable Entregable

GUÍAS PARA LA CONSTRUCCIÓN - II

Top down

1. Inicia del nivel 0 y se divide hasta el nivel donde se tiene el mayor detalle (Paquetes de Trabajo).

2. El detalle obtenido permite saber tiempos y costos de las actividades.

3. Demanda menos tiempo.

4. Se debe crear tantos niveles como se requieran. Se recomienda no exceder de 7 ramas por nivel.

5. Los paquetes de trabajo deben ser exclusivos para no causar ambigüedad y duplicar el trabajo

META

Entregable Entregable

PARA HACER EL EDT¿DÓNDE CREARLO?

www.criticaltools.com

WBS Chart Pro

• Visio descargando el siguiente componente

EDT Modeler complemento para Visio 2010

http://www.softpedia.es/programa-Visio-WBS-Modeler-201735.html

•Free Mind Map .- Herramienta para construir Mapas Mentales Free Mind Map .- Herramienta para construir Mapas Mentales