Introducción e historiaII

Alain Fernández Alonso Manual de Excel

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Introducción e historia e inconvenientes........................II

Barras de herramientas....................................................III

Tipos de datos y formatos. Formato condicional.........IV

Fórmulas y funciones.......................................................V

Imágenes y gráficos.........................................................VI

Vincular e incrustar documentos...................................VII

Bases de datos...............................................................VIII

Listas................................................................................. IX

Formularios........................................................................X

Tablas y gráficos dinámicos...........................................XI

Macros..............................................................................XII

Ejemplos de uso VBA....................................................XIII

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I. Introducción e historia e inconvenientes

Introducción

Historia

Problemas e incompatibilidades

Alternativas

Introducción:

Microsoft Office Excel, mas conocido como Microsoft Excel, es una aplicación

para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por

Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Historia:

Microsoft comercializó originalmente un programa de hoja de cálculo llamado

Multiplan en 1982, que se convirtió muy popular en los sistemas CP/M, pero en

los sistemas MS-DOS perdió popularidad a Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la

primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows

(numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución

de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3

para Windows y en 1988 Excel había comenzado a vender 1-2-3 y esto ayudó

a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software

para PC. Este logro, destronando al rey del mundo del software, solidificó a

Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo del

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software GUI. Microsoft empujó su ventaja con nuevas versiones regulares,

cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Excel 12,

también denominada Microsoft Office Excel 2007. La versión actual para Mac

OS X es la plataforma Microsoft Excel 2008.

A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra

empresa que ya tenía a la venta de un paquete de software llamado "Excel" en

el sector financiero. Como resultado de la controversia Microsoft estaba

obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus

comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el

tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la

cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa. Microsoft también

alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa, mientras que

éste ya no es común, el icono del programa en Windows todavía consiste en

una estilizada combinación de las dos letras, y la extensión de archivo por

defecto del formato Excel es .xls.

Excel ofrece muchas interfaces de usuario ajustadas a las mas nuevas hojas

de cálculo electrónico, sin embargo, la esencia sigue siendo el mismo que en la

hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas

en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con relativas o

absolutas referencias a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia

de las hojas de cálculo (las fuentes, atributos de carácter y apariencia de las

celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas

dependientes de otra celda que ha sido modificada, se actualizan al instante

(programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos

todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel

tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar la

combinación de correspondencia.

Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft

PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseño las GUIs de las aplicaciones

para la coherencia con Excel, el asesino de aplicación en el PC en el momento.

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Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un

lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad

para automatizar tareas en Excel y para proporcionar las funciones definidas

por el usuario (UDF) para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa

anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo

entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabación de macros puede producir

código VBA para repetir las acciones del usuario, lo que permite la

automatización de simples tareas. VBA permite la creación de formularios y

controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso

del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones

posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de

técnicas de programación básicas orientadas a objetos.

La funcionalidad de la automatización proporcionada por VBA causo a Excel

convertirse en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en

el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar

estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para prevenir el uso indebido

mediante la adición de la capacidad para deshabilitar las macros

completamente, para permitir las macros al abrir un libro o para confiar en

todas las macros firmadas con un certificado de confianza.

Problemas e incompatibilidades:

Uno de los problemas más notorios de este software de hoja de cálculo, es el

hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo

versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de

Fecha anteriores a dicho año (como acontecimientos históricos). Esto viene

desde las antiguas versiones de 16 bits, hasta la actual.

El 22 de Septiembre del 2007 se informó que la hoja de cálculo Excel 2007

mostraba resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para

algunas parejas de números, para los que el producto sea 65535 (tales como

850 y 77.1), Excel muestra como resultado de la operación 100000. Esto ocurre

con alrededor del 14.5% de tales pares. Además, si se suma uno a este

resultado Excel lo calcula como 100001. No obstante, si se resta uno al

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resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534. (También si se

multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5,

respectivamente).

Microsoft informó en el blog de Microsoft Excel, que el problema existe al

mostrar seis puntos flotantes específicos entre 65534.99999999995 y 65535, y

seis valores entre 65535.99999999995 y 65536 (no incluye los enteros).

Cualquier cálculo realizado con uno de estos valores se mostrará de modo

incorrecto. El valor del cálculo almacenado y pasado a otra celda es correcto,

sólo el valor mostrado estaría errado. Sin embargo, en algunas instancias,

como al redondear el valor con cero dígitos decimales, almacenará un valor

incorrecto en memoria. Este error se introdujo con los cambios realizados a la

lógica de información en pantalla de la versión 2007, y que no existe en las

versiones anteriores. El 9 de octubre de 2007 Microsoft lanzó un parche para

este bug. Este problema también queda subsanado con la instalación del

Service Pack 1.

Alternativas:

Microsoft Excel posee varias alternativas abiertas, las cuales están disponibles

para múltiples sistemas operativos y distribuciones, a diferencia de Excel, el

cual solo funciona en los sistemas Windows y Macintosh. La mayor parte de

estas alternativas libres poseen compatibilidad con documentos nativos de

Excel. Algunas alternativas de código abierto para Microsoft Excel, son

OpenOffice.org Calc, Gnumeric, KSpread y Google Docs.

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II. Barras de herramientas

Bajo la barra de menús aparecen una o varias barras de herramientas, que

permiten personalizar y ayudar para realizar algún escrito, tablas…

Nuevo: Es la herramienta que permite crear un nuevo documento

donde podemos realizar alguna acción.

Abrir: Nos permite abrir un documento guardado por nosotros en

nuestro equipo.

Guardar: No permite guardar un documento

Imprimir: Nos permite pasar a papel el documento deseado.

Cortar: Nos corta un trozo o todo el documento

Copiar: Copia parte del documento o entero

Pegar: Añade parte del texto o un texto cortado o copiado

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Autosuma: Suma unos valores automáticamente.

Asistente para gráficos: Es una herramienta muy útil para realizar

gráficos de todo tipo. Ej.: en una empresa te pedirá gráficos y la mejor

forma de realizarlos es usar el asistente para gráficos de Office Excel

Dibujo: Es una herramienta que incrusta otra barra en la que hay

aplicaciones de dibujo.

Estilo moneda y euro: Cambia los valores numéricos estándar a

moneda del euro.

Visto ya algunas herramientas es hora de que os explique las diferentes barras:

La barra de herramientas estándar:

Es una barra que contiene herramientas por defecto y son comunes para casi

todas las aflicciones de Microsoft Office, que incluye algunas herramientas

como: nuevo, abrir, guardar, permisos, correo electrónico, imprimir, vista

preliminar, ortografía y gramática, referencia, cortar, copiar, pegar, copiar

formato, deshacer, rehacer, hipervínculo, dibujo…

La barra de herramientas de formato:

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Es una barra que contiene herramientas para editar la escritura y personalizarla

el contenido que deseemos incluye algunas herramientas como: tipo de letra,

tamaño de letra, negrita, cursiva, subrayado, alineación a la izquierda, centrado

justificado, alineado a la derecha, combinar y centrar, estilo moneda, estilo

porcentual, estilo millares, euro, aumentar decimales, disminuir decimales,

aumentar sangría, disminuir sangría, bordes, color de relleno, color de texto…

La barra de herramientas de dibujo:

Es una barra que contiene herramientas para editar, crear, modificar un dibujo

incluye algunas herramienta como: dibujar, autoformas, línea, flecha,

rectángulo, elipse, cuadro de texto, insertar WordArt, insertar diagrama u

organigrama, insertar imagen prediseñada, insertar imagen, color de relleno,

color de línea, color de texto, estilo de línea, estilo de guión, estilo de flecha,

estilo de sombra, estilo 3D y seleccionar varios objetos.

La barra de herramientas de imagen:

Es una barra que contiene herramientas para editar una imagen, incluye

algunas herramientas como: insertar imagen desde archivo, color, mas

contraste, menos contraste, mas brillo, menos brillo, recortar, girar 90º a la

izquierda, estilo delinea, comprimir imágenes, formato de objetos, definir color

transparente…

La barra de herramientas de gráficos:

Es una barra que contiene herramientas, para crear y definir gráficos, incluye,

algunas herramientas como: objetos del grafico, formato del objeto

seleccionado, tipo de gráfico, leyenda, tablas de datos, por filas, por columna,

ángulo descendente, ángulo ascendente…

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III. Tipos de datos y formatos. Formato condicional

Tipos de datos

Formatos

Formato condicional

Tipos de datos:

Texto:

Contiene valores alfanuméricos, signos de puntuación, símbolos… Un texto

más extenso que la celda en la que se escribe pasara a ocupar la celda de al

lado, siempre que esta se encuentre vacía. Hay métodos para que la celda se

adapte al texto. En ocasione a escribir un texto el ordenador completa

automáticamente usando un texto anterior similar o muy parecido; esta función

se puede desactivar de la siguiente manera desde Herramientas > Opciones >

Modificar y quitar la opción Habilitar Autocompletar.

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Números:

Cualquier cantidad numérica, en la notación científica o tradicional, se permite

números negativos, decimales o porcentuales.

Fecha y hora:

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en

que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas

también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo

será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para

aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente

deberemos introducir el año completo.

Formulas y funciones:

Es un tema interesante y una utilidad importantísima que ofrece Microsoft

Office Excel. Las formulas sirve para realizar cálculos en los que, normalmente,

se usan valores de otras celdas. El resultado se guarda en la propia celda

donde se ha escrito la formula. Las funciones actúan de forma similar,

aprovechando las operaciones matemáticas, aritméticas, estadísticas…, que

ofrece Microsoft Office Excel.

Formatos:

Los formatos de Excel y su aplicación funcionan casi exactamente como en el

Word y otros programas similares. Algunas opciones la s definiré y me

detendré en las mas importantes.

Para aplicar formatos disponemos de dos opciones: la barra de herramientas

Formato y el punto de menú formato.

Vamos a explicar la parte menú formato:

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El menú formato de la barra de menús permite aplicar estilos de forma

individual a una celda, fila o columna. Varias de sus funciones están

disponibles también desde menús contextuales o en la propia barra de

herramientas Formato.

Vamos a ver todas estas funciones:

Celdas: Abre la ventana Formatos de celdas y que consta de varias

pestañas, cada una de ellas permite editar una serie de características de

formato:

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Número: Nos permite elegir el tipo de contenidote la celda entre la lista

que aparece bajo el epígrafe Categoría. En la parte derecha puede

cambiarse varios aspectos del formato escogido.

Alineación: Permite definir la alineación y orientación del texto dentro de

de la celda, tanto horizontal como vertical. También se puede hacer que

las celdas adopten su tamaño al contenido o viceversa.

Fuente: Contiene los típicos elementos de formato de texto: tipo de letra

(fuente), estilo (normal, negrita, cursiva…), tamaño, subrayado, color y

efectos (tachado, superíndice, subíndice).

Bordes: Permite definir los bordes externos e internos de la celda o

celdas seleccionadas: tipo de línea, ubicación y color.

Tramas: Ofrece la posibilidad de aplicar color de fondo a las celdas.

Proteger: Opciones para ocultar y bloquear contenido. El bloqueo evita

cambios en el contenido o en el tamaño de la celda. Para el bloqueo

tenga efecto la hoja debe estar protegida (Menú Herramientas > Proteger

> Proteger hoja).

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Fila, columna, hoja: Hace que podamos editar el tamaño por defecto de

las filas y columnas, definir su capacidad de autoajuste, mostrar y ocultar

filas o columnas y cambiar el nombre a la hoja.

Autoformato: Aplica un formato predefinido a un rango de celdas. Se

puede escoger cualquiera de los formatos por defecto y que

características se aplican, pulsando en el botón Opciones.

Formato condicional:

Permite que un rango de celdas varíe su formato en función de que el

contenido cumpla ciertas condiciones definidas por el usuario.

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IV. Fórmulas y funciones

Formulas

Funciones

Formulas:

Las fórmulas las define el usuario, empleando cualquier operación que permita

Excel, incluyendo las funciones que veremos mas adelante. Se pueden

cambiar referencias a otras celdas con valores constantes, utilizar operadores

aritméticos, de comparación, funciones predefinidas o definidas por el usuario.

En la tabla de abajo se pueden ver los operadores aritméticos y de

comparación. Los menos prioritarios son estos últimos. Los aritméticos

aparecen en la tabla ordenados de menor a mayor prioridad. La utilización de

paréntesis puede forzar que operadores menos prioritarios se calculen en

primer lugar.

Los operadores a aritméticos

Operador Operación

+ Suma

- Resta

* Producto

/ División

^ Potencia

% Porcentaje

Los operadores de

comparación

Operador Operación

= Igualdad

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor igual que

<> Distinto de

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Referencias relativas y absolutas. Copiar y mover celdas.

Referencias relativas

La referencia relativa es la conocida columna o fila. Para referirse a una celda

que esta en otra hoja dentro del mismo libro, la referencia ira precedida del

nombre de la hoja y un signo de exclamación (!). Así, la celda A1 de hoja2 será

hoja2!a1.

Referencia a valores de otro libro

Si la celda a la que se hace referencia en la formula esta en otro libro distinto,

entonces deberemos añadir el nombre del libro entre corchetes al principio de

su referencia, con lo que quedara de esta forma:

[Libro.xls]Hoja2! Columna fila

Esta formula de etiquetar las celdas se denominan referencias relativas, ya que

tiene la capacidad de actualizarse automáticamente si forman parte de una

expresión mayor que cambia de ubicación.

Copiar y mover celdas

Como en cualquier otro programa similar, la información del área de trabajo

puede copiarse y pegarse en otros sitios, o también moverse. Las opciones son

las típicas: Cortar, Copiar, Pegar. A ellas habría que añadir Mover o copiar

hoja, también en el menú Edición, que permite copiar o mover una hoja entera

a otra ubicación dentro del mismo u otro libro distinto.

Referencia absoluta

Las referencias absolutas son una manera de referirse a una celda en una

formula de modo que, aunque la formula cambie de ubicación, la referencia la

referencia a la celda no se altere. Para ello la parte a fijar (filas, columna o

ambas) se precede del signo $.

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Funciones

Además de utilizar formulas, o dentro de ellas, en Excel tenemos la posibilidad

de usar funciones predefinidas, agrupadas por categorías para facilitar su

localización. Una función esta formada por su nombre y los valores con los que

trabajará, denominados argumentos. Estos pueden ser valores constantes,

referencias a celdas e incluso otras funciones.

Las funciones pueden insertarse como cualquier otro contenido, tecleando su

nombre y sus argumentos en la barra de formulas, aunque deben ir precedidas

de un símbolo = para que se reconozcan como funciones. En algún caso, en

concreto para la función SUMA, existe un botón en la berra de herramientas

Estándar.

Funciones disponibles en Excel

En Excel disponemos de un elevado número de funciones y es imposible

recordarlas todas. Para facilitar su uso disponemos de un asistente de

inserción de funciones que aparecen en la berra de herramientas: el botón fx.

Al pulsarlo se abre una ventana en la que podemos escoger la función que nos

interese.

Vemos como, en la barra de formulas, aparecen a la izquierda en el nombre de

la función seleccionada en cada momento. Justo a la derecha se muestran

unos botones para cancelar X o introducir definitivamente V la función, aunque

por lo general solo se usan cuando se esta modificando una celda con una

función ya introducida. El asistente incluye una breve explicación sobre la

sintaxis y la utilidad de la función, en la parte inferior de la lista.

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Al seleccionar la función se abrirá un cuadro de dialogo en el que deberemos

introducir los argumentos necesarios.

Los principales grupos de funciones son:

Financieras. Realizan cálculos relacionados con intereses, inversiones, pagos y

otros temas relacionados con las finanzas.

Fecha y hora. Sirven para realizar todo tipo de operaciones con fechas, y

también para hacer transformaciones entre tipo fecha/hora y otros

Matemáticas y trigonometría. Mas claro no puede decirse, todas las funciones

que realizan cálculos matemáticos y trigonométricos.

Estadísticas: funciones estadísticas como la media, la mediana, etcétera.

Búsqueda referencia: funciones para realizar búsquedas en el documento y

también para trabajar con referencias de todo tipo.

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Base de datos: funciones para trabajar con el contenido de la hoja de cálculo

como si fuera una base de datos. Veremos su utilidad mas adelante.

Texto: realizan operaciones con cadenas de texto, como comparaciones,

extracción de una parte del texto, calcular su longitud, conversiones y

transformaciones.

Lógicas: funciones que corresponden con las operaciones lógicas típicas: SI,

NO, O, Y, VERDADERO, FALSO.

Información: devuelven información sobre el contenido o el formato de una o

varias celdas. También incluyen algunas funciones como conversión.

Definidas por el usuario: el usuario puede definir sus propias funciones,

utilizando métodos y lenguajes externos, o incluidos en la propia aplicación,

aunque es un tema más elevado.

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V. Imágenes y gráficos

Además de los elementos que hemos ido viendo en los puntos anteriores, en

una hoja de cálculo también se puede insertar objetos visuales, como

imágenes, gráficos, diagramas, fotos o ficheros de otras aplicaciones.

Inserción de imágenes

Gráficos

Inserción de imágenes

Es un documento de Excel podemos insertar todo tipo de imágenes, tanto

externas como predefinidas en la propia aplicación. Para ello abrimos la opción

de menú Insertar >Imagen. Se accede al menú que se muestra:

Imágenes prediseñadas. Esto nos permite insertar imágenes de la galería

de Microsoft Office. Se abrirá un asistente en la derecha para poder

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escoger la colección donde buscar, el tipo de imagen, realizar búsqueda

por contenidos, etcétera…

Desde archivo. Ofrece la posibilidad de insertar imágenes externas desde

un cuadro de dialogo de búsqueda y selección.

Desde escáner o cámara. Necesita de una conexión con un proveedor

externo de imágenes, como una cámara de fotos o un escáner. También

puedes necesitar la interfaz TWAIN, software que se utiliza para ese tipo

de capturas, pero con las conexiones USB actuales pueden grabarse el

fichero en disco y posteriormente insertarse como cualquier imagen.

Autoformas. Permite insertar líneas, figuras geométricas, flechas y otras

formas básicas. Al seleccionar esta opción se abre una ventana, que

muestra las diferentes categorías de autoformas que están disponibles.

Haciendo un clic en cada categoría se visualizan las imágenes que

contiene, y al seleccionar una imagen el cursor del ratón se convierte en

una sencilla herramienta de dibujo: simplemente bastara pinchar en un

lugar dentro del área de trabajo, y una vez insertado el dibujo se puede

modificar sus propiedades o incluso insertar texto en su interior.

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WordArt. Permite la inserción de texto en un formato más grafico y artístico

forma de diversas variantes que se muestra al seleccionar esta opción.

Organigrama. Facilita la inserción de un organigrama o diagrama

jerárquico sin tener que utilizar las autoformas correspondientes. Se

muestra un asistente en el que se puede elegir la configuración y otras

características visuales.

Si desplegamos totalmente el menú insertar, veremos que aparecen algunas

opciones mas relacionadas con la inserción de imágenes. Por ejemplo:

Símbolo. Permite insertar algún símbolo especial como letras de

alfabetos distintos al nuestro, abreviaturas, símbolos de moneda,

formatos específicos de numero, etc.

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Diagrama. Ofrece una pequeña galería con algunos diagramas

predefinido.

Gráficos

En muchas ocasiones resulta muy interesante presentar cierto contenido de la

hoja de cálculo en forma de grafico, de manera que visualmente se puede

detectar tendencias o anomalías, entre otras cosas. Crear un grafico es

facilísimo si aprovechamos el asistente que ofrece Excel.

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Si nosotros deseamos que el grafico muestre las ventanas de los tres que

salen en la hoja de cálculo, entonces necesitamos una serie por cada producto.

Los pasos que hay que seguir serán los que se han explicado antes, pero

elegiremos el rango el que va desde A3 hasta M5, hasta este resultado.

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VI. Vincular e incrustar documentos

Con la vinculación de de documentos podemos trabajar con datos externos

como si realmente estuviesen en nuestro propio libro de trabajos. Se puede

vincular datos tanto de Excel como de otras aplicaciones. La incrustación es un

proceso similar a vinculación, pero creando una copia del documento original

en vez de un enlace al mismo.

Vincular documentos

Incrustar documentos

Vincular documentos

La vinculación entre documentos de Excel es muy sencilla, y puede realizarse

de dos maneras diferentes:

1. Manualmente desde la barra de herramientas de formulas. Al incluir

en una formula el contenido de una celda vinculada, tecleamos su

referencia incluyendo el libro entre corchetes seguidos de la hoja

un signo de cierre de exclamación y finalmente la columna y fila de

la celda. Opcionalmente, en caso de que el libro de origen no este

abierto, se debería incluir la ruta completa del mismo. Por ejemplo:

C:\TRABAJO\ [Prueba.xls] Hoja1 !B12

Carpeta original Documento Libro Celda

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2. Copiando y pegando las celdas originales, y en opciones de

pegado seleccionando Vincular.

Si deseamos vincular un documento que no es de Excel, debemos insertarlo

como un objeto externo, mediante el menú Insertar > Objeto. Esta opción

muestra una ventana con diferentes tipos de objeto que pueden incluirse en

nuestra hoja de cálculo.

En la pestaña crear de un archivo se ofrece la posibilidad de elegir cualquier

archivo creado con otra aplicación. El simple hecho de insertar el objeto hará

que al seleccionarlo desde la hoja de cálculo se abra la aplicación original y nos

permita realizar modificaciones. Si además lo vinculamos, marcando la opción

Vincular, cuando el documento original sufra cambios, esto se actualizara

automáticamente en nuestro documento Excel. Esto es así porque, al usar la

opción vincular, lo que en realidad no vemos es una copia, sino el propio

archivo original.

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Incrustar documentos

La incrustación, a diferencia de la vinculación, crea una copia del archivo

original y no un vínculo. La ventaja es que el objeto incrustado puede

modificarse sin que los cambios afecten al original; el inconveniente es que el

objeto incrustado se guarda junto al documento de Excel aumentando su

tamaño. Además, el hecho de trabajar con una copia independiente del original

excluye la posibilidad de visualizar los cambios en el documento origen si fuera

necesario.

La incrustación se realiza de la misma manera que la vinculación, pero sin

marcar la opción Vincular. Si marcamos Mostrar como icono, entonces solo

veremos en nuestro documento Excel una especie de acceso directo, en forma

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de icono, al documento incrustado. Al hacer doble clic en dicho icono se abrirá

el archivo.

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VII. Bases de datos

Lógicamente, una hoja de cálculo no es una base de datos, y no puede

esperarse que se realice las mismas funciones. Sin embargo, la estructura de

una hoja de cálculo es muy similar a la de una base de datos: filas y columnas.

Tanto en Excel como en Calc se aprovecha dicha similitud para ofrecer

funciones de bases de datos.

Bases de datos

Funciones bases de datos

Bases de datos

Excel dispone de una serie de funciones que trabajan con la información de la

hoja de cálculo simulando la gestión de una base de datos. Para ello hay varias

posibilidades: podemos disponer la información normalmente en filas y

columnas, dejando la primera fila para los títulos de los campos, o bien

trabajando con el objeto Lista, una novedad en Excel 2003.

Numero Descripción Precio Venta UDS

1213s Monitor 400 5 20

12321s CPU 1500 5 20

214s Ratón 30 5 20

12321cb PEN-Driver 20 5 20

2321321d Impresora 120 5 20

123d Escáner 90 5 20

213f Altavoces 50 5 20

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Función de bases de datos

Se puede crear una especie de base de datos en Excel simplemente

organizando la información en filas (registros) y columnas (campos). La primera

fila contendrá, en cada columna, el nombre del campo correspondiente.

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VIII. Listas

Listas

Listas

Una vez introducidos los datos y organizados de la forma que se ha visto en el

punto anterior, Excel 2003 ofrece la posibilidad de de crear con ellos una lista,

desde la opción de menú Datos > Lista > Crear Lista. El rango de datos

convertidos en lista queda remarcado y es independiente del resto de la hoja

de cálculo. Sus columnas y filas pueden ordenarse sin que afecte a los datos

externos a la lista. Cada columna dispone de una lista desplegable que facilita

las operaciones de filtrado y ordenación. Además, se activa una nueva barra de

herramientas, Lista, con botones para realizar directamente alguna de las

funciones mas habituales.

LISTA DE LA COMPRA

PATATAS

CEBOLLAS

AJOS

HUEVOS

GALLETAS

CARNE

PESCADO

SUPER MARIO BROS PARA LA

DS

AGUA

LECHE

VERDURA

CHOCOLATE

SOPA

FRUTOS SECOS

JAMON IBERICO

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IX. Formularios

Creación de formularios

Vamos a realizar un formulario en unos pasos muy sencillos:

1. Abrimos un documento ya creado.

2. Seleccionamos, pulsando el botón izquierdo y arrastramos el ratón, todo

el rango de celdas que contienen datos.

3. Ejecutamos la opción de menú Datos > Lista > Crear lista.

4. Marcamos, si no lo esta, la casilla la lista tiene encabezados. Pulsamos

el botón de aceptar. El rango que hemos seleccionado quedará rodeado

de una línea que indica el límite de la lista. Disponemos de una opcion

para que ocultemos el borde de la lista desde Datos > Listas > Ocultar el

borde de las listas no activadas.

5. Si nosotros hacemos clic en la lista, comprobáremos que se muestra

unas flechas al lado del nombre de cada una de las columnas que la

forman. Estas flechas abren una lista de de funciones que pueden

realizarse sobre la columna, tal como se aprecia en la foto. Se pueden

ordenar las filas según uno de los valores que aparecen en la lista.

También aparece una línea de color blanco al final con un asterisco en la

primera columna, que sirve para añadir datos.

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Al crear una lista obtenemos una mayor facilidad para trabajar con los datos

contenidos, independientemente del resto de la hoja. De todas formas,

podemos trabajar con un formulario que nos dará más facilidades todavía para

trabajar con los datos. Para ello simplemente activaremos la lista haciendo clic

en su interior y accederemos a la opción de menú Datos > Formulario. Aparece

una ventana como la de la imagen, en la que a la izquierda aparecen los datos

de la fila, con la opción de ser modificados, y a la derecha se muestran los

botones:

Nuevo. Para añadir una fila de datos.

Eliminar. Para eliminar la fila activa.

Restaurar. Para deshacer los cambios.

Buscar anterior y Buscar siguiente. Moverse al registro anterior y siguiente,

respectivamente.

Criterios. Para definir una condición de búsqueda mediante la introducción de

unos valores en los campos. Al pulsar Buscar siguiente, de formulario se abrirá

con la primera ficha encontrada que cumpla la condición.

Cerrar. Salir del formulario.

Si hacemos clic con el botón derecho sobre la lista, en el menú contextual

aparece la opción lista. Al marcarla se muestra un submenú con diferentes

opciones, entre las que destacamos Fila Total, que permite mostrar, en una fila

al final de la lista, un calculo hecho sobre cada columna. Por defecto aparece la

suma, pero puede cambiarse.

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X. Tablas y gráficos dinámicos

Tablas y gráficos dinámicos

Creación de una tabla dinámica

Tablas y gráficos dinámicos

Otra posibilidad que nos ofrece Excel 2003 es la conversión de tablas normales

en tablas dinámicas, y la obtención de gráficos a partir de su contenido. Una

tabla dinámica facilita el filtrado de los datos, su agrupamiento según

determinados criterios, la obtención de informes, la modificación rápida de los

criterios de búsqueda y la aplicación de funciones de bases de datos en

general.

Creación de una tabla dinámica

Ahora veremos en unos sencillos pasos como se crea una tabla dinámica.

1. Abrir un documento nuevo y tecelar una información. A continuación,

seleccionamos el rango.

2. Ejecutar la opción menú Datos > Informe de tablas y gráficos dinámicos.

Se abre el asistente de tablas dinámicas, y en el primer paso dejaremos

seleccionadas las opciones que vienen marcadas por defecto. A

continuación pulsamos siguiente.

3. Debería mostrarse el rango seleccionado, sino es así, lo seleccionamos

siguiendo el procedimiento ya conocido. A continuación siguiente.

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MES SEMANA PRODUCTO VENTAS

Enero 1 Psp go 526,00 €

Enero 1 Ps3 6.564,00 €



Enero 3 Ps4 2.123,00 €



Febrero 4 Ps5 21,00 €

Febrero 1 Psp go 12,00 €







Marzo 4 Psp go 654,00 €

Marzo 1 Ps8 5.465,00 €

Marzo 1 Psp go 5.646,00 €


Marzo 2 Ps9 54,00 €



Marzo 4 Ps10 543,00 €

Total 22.666,00 €

Utilizando como origen el contenido de la tabla también podemos generar

gráficos dinámicos. Para ello simplemente hay que escoger, en el asiente, la

opción Informe de grafico dinámico.

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XI. Macros

Macros

Crear una macro

Ejecutar una macro

Macros

Las macros son pequeños programas formados por tareas individuales que

pueden realizarse sobre la hoja de cálculo. La función de las macros es

agrupar ciertas tareas que se realizan de manera frecuente y correlativa para

que, simplemente seleccionando y ejecutando la macro correspondiente, se

pongan en marcha de manera automáticamente.

Crear una macro

Para crear una nueva macro disponemos de dos opciones. La primera, desde

la barra de herramientas de menú Herramientas > Macro, que activa a su vez

un submenú. Una de las opciones es Grabar nueva macro.

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La segunda manera es activando, desde el menú Ver > Barra de herramientas

> Visual Basic, cuyo aspecto es este:

En cualquiera de los dos casos se accede a u cuadro de dialogo en el que se

nos pide un nombre para la macro y tenemos la posibilidad de crear un método

abreviado o combinación de teclas para ejecutar rápidamente [Ctrl +…]. Una

vea creada la macro puede guardarse en el mismo libro actual o en otro

distinto. Finalmente, escribiremos un pequeño texto explicativo de la utilidad o

el funcionamiento de la macro.

A continuación, en el caso de una macro sencilla, solo queda realizarlas

operaciones que deseamos agrupar y en el orden correspondiente. Al

ejecutarse la macro, dichas operaciones se volverán a realizar de la misma

manera y en el mismo ordenen que las hemos introducidos al crear la macro.

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Ejecutar una macro

Para ejecutar la macro manualmente podemos acceder al menú Herramientas

> Macro > Macros, o pulsar la combinación de teclas [Alt. + F8], donde se

muestra una lista de las macros guardadas y unos botones para ejecutarlas

bien de una en una o paso a paso, modificarlas, eliminarlas, etcétera. Otra

forma de de ejecutar una macro es desde el botón > de la barra de

herramientas Visual Basic. Finalmente, una tercera es usar la combinación de

teclas o el método abreviado que se le ha asignado a la macro durante su

creación.

Las macros también pueden configurarse para ser ejecutadas

automáticamente, por ejemplo al abrir el libro de Excel que las contiene. En

ocasiones se deshabilita esta facultad por motivos de seguridad.

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XII. Ejemplos de uso VBA

A la vista e los datos que se presentan en el siguiente formato de

factura, obtiene:

El precio bruto, neto y con IVA para cada producto

El importe bruto, neto y con IVA de la factura

Articulo Precio Cantidad Bruto Neto Total

Impresora 29,90 € 2 59,80 € 9,568 69,37 €

CPU 110,00 € 4 440,00 € 70,4 510,40 €

Monitor 52,00 € 4 208,00 € 33,28 241,28 €

Ratón 600,00 € 4 2.400,00 € 384 2.784,00 €

Teclado 1,50 € 4 6,00 € 0,96 6,96 €

TOT BRUTO TOT NETO TOTAL

3.113,80 € 498,208 3.612,01 €

Mantenemos una tabla con los datos correspondientes a las

ventas y sueldos base de un grupo de comerciantes, así como las

comisiones establecidas en la empresa. Se desea elaborar un

informe completo con los datos pendientes.

VENDEDOR VENTAS COMISION BASE TOTALMartín Peña 4.600.000,00 € 92.000,00 € 90.000,00 € 182.000,00 € Gonzalo Suevo 6.000.000,00 € 120.000,00 € 90.000,00 € 210.000,00 € Arana Higueras 3.900.000,00 € 78.000,00 € 90.000,00 € 168.000,00 € Sierra Garzón 7.600.000,00 € 152.000,00 € 90.000,00 € 242.000,00 € Álvarez Justo 8.250.000,00 € 165.000,00 € 90.000,00 € 255.000,00 € Carnicer Heras 3.500.000,00 € 70.000,00 € 90.000,00 € 160.000,00 € López Vara 5.350.000,00 € 107.000,00 € 90.000,00 € 197.000,00 € Hidalgo Jimena 4.200.000,00 € 84.000,00 € 90.000,00 € 174.000,00 € Vargas Cayo 7.900.000,00 € 158.000,00 € 90.000,00 € 248.000,00 € Hoffman Kocinsky 6.780.000,00 € 135.600,00 € 90.000,00 € 225.600,00 € Lisado Hoyos 4.690.000,00 € 93.800,00 € 90.000,00 € 183.800,00 € Gracia Fraile 3.000.000,00 € 60.000,00 € 90.000,00 € 150.000,00 € Castro Suárez 3.100.000,00 € 62.000,00 € 90.000,00 € 152.000,00 € TOTALES 58.270.000,00 € 1.377.400,00 € 1.170.000,00 € 2.547.400,00 €

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A la vista de los siguientes datos:

Completar los datos que faltan en la hoja

Confecciona un grafico en el que se comparen ventas netas y margen bruto de cada

producto

RESULTADOS POR PRODUCTO PROD. A PROD. B TOTAL1. Ventas 50 € 55 € 105,00 € 2. Devoluciones 5,5 € 7,2 € 12,70 € 3. VENTAS NETAS (1 - 2) 41,20 € 38,20 € 79,40 € 4. Amortizaciones 10,5 € 5,0 € 15,50 € 5. Coste de producción 9,0 € 7,3 € 16,30 € 6. MARGEN BRUTO (3 - 4 - 5) 21,70 € 25,90 € 47,60 €

1

4

C1 C2 C3

- €

20 €

40 €

60 €

80 €

100 €

120 €

Margen bruto

Ventas netas

Productos

40


4.

NOMBRE SUELDO BRUTO IRPF SS SUELDO NETO PAGAS

Ruiz 1.200 € 180 € 24,00 € 996,00 € 1.500,00 €

Sandoval 1.250 € 188 € 25,00 € 1.037,50 € 1.562,50 €

Antúnez 1.320 € 198 € 26,40 € 1.095,60 € 1.650,00 €

Melendo 1.100 € 165 € 22,00 € 913,00 € 1.375,00 €

Morales 2.300 € 345 € 46,00 € 1.909,00 € 2.875,00 €

Izquierdo 2.340 € 351 € 46,80 € 1.942,20 € 2.925,00 €

Rovira 3.400 € 510 € 68,00 € 2.822,00 € 4.250,00 €

TOTAL 12.910,00 € 1.936,50 € 258,20 € 10.715,30 € 16.137,50 €

IRPF

- €100 €200 €300 €400 €500 €600 €

Ruíz

Sando

val

Antún

ez

Mele

ndo

Mor

ales

Izquier

do

Rovira

Trabajadores

Eu

ros

Serie2

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5. Diseña una hoja de cálculo que muestre los consumos de cemento en las provincias

andaluzas durante los años 1999 y 2000. Una vez que tengamos la hoja generar los

siguientes gráficos:

Tn 1999 Tn 2000 TOTAL MEDIASAlmería 472.825 469.450 942.275 471.138 Cádiz 635.758 477.031 1.112.789 556.395 Córdoba 391.751 442.085 833.836 416.918 Granada 517.147 517.489 1.034.636 517.318 Huelva 277.792 263.190 540.982 270.491 Jaén 344.387 295.516 639.903 319.952 Málaga 139.051 1.021.136 1.160.187 580.094 Sevilla 1.413.714 1.146.294 2.560.008 1.280.004

TOTAL 4.192.425 4.632.191 8.824.616,00 € 4.412.308,00 €

Gráficos de columnas que compare el consumo de cada provincia en cada año (no

incluir los totales).

Año 1999

- 200.000 400.000 600.000 800.000

1.000.000 1.200.000 1.400.000 1.600.000

Almeria

Cadiz

Cordob

a

Grana

da

Huelva

Jaen

Mala

ga

Sevilla

Comunidades

Cem

ento

Serie1

42


Año 2000

- 200.000 400.000 600.000 800.000

1.000.000 1.200.000 1.400.000

Almeria

Cadiz

Cordob

a

Grana

da

Huelva

Jaen

Mala

ga

Sevilla

Comunidades

Cem

ento

Serie1

Grafico de columnas apiladas que muestre el consumo total de cemento en cada

provincia durante los dos años.

Total 2 años

- 500.000

1.000.000 1.500.000 2.000.000 2.500.000 3.000.000

Almeria

Cadiz

Cordob

a

Grana

da

Huelva

Jaen

Mala

ga

Sevilla

Comunidades

Cem

ento

Serie1

Grafico combinado que muestren comparativamente el consumo de cada provincia por

años (en columnas) y los consumos medios (en líneas)

Comparando 2 años

- 200.000 400.000 600.000 800.000

1.000.000 1.200.000 1.400.000 1.600.000

Almeria

Cadiz

Cordob

a

Grana

da

Huelva

Jaen

Mala

ga

Sevilla

Comunidades

Cem

ento

Serie1

Serie2

43


- 200.000 400.000 600.000 800.000

1.000.000 1.200.000 1.400.000

Cemento

Almeria Cordoba Huelva Malaga

Comunidades

Media

Serie1

6. La empresa XY pretende realizar un estudio estadístico de su fuerza de ventas en

toda España.

VENDEDOR ZONA VENTAS BONUS COMISION REMUNERACION VTAS. NETASPérez Norte 300.000 21.000 45.000 66.000 366.000 López Sur 150.000 10.500 22.500 33.000 183.000 Gómez Norte 360.000 25.200 54.000 79.200 439.200 Pérez Sur 200.000 14.000 30.000 44.000 244.000 López Norte 150.000 10.500 22.500 33.000 183.000 Gómez Sur 250.000 17.500 37.500 55.000 305.000 Pérez Norte 230.000 16.100 34.500 50.600 280.600 López Sur 175.000 12.250 26.250 38.500 213.500

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Ejercicio final del libro

Crear una hoja de calculo para un almacen:

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Introducción e historiaII

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