PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

DIRECTIVA N 005-2003-CONSUCODE/PRE

ANEXO 1

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO

DEL FORMATO DEL PLAN ANUAL

DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO

Versin 6.0.0

19 de Diciembre de 2005

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Indice

A. REQUERIMIENTOS TECNICOS .............................................................. 3

B. PASOS PARA TRABAJAR CON EL DOCUMENTO ............................... 3

C. INGRESO AL DOCUMENTO.................................................................... 5

D. PASOS PARA INGRESO DE DATOS EN EL DOCUMENTO.................. 9

E. PASOS PARA EL ENVIO A CONSUCODE ........................................... 16

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A. REQUERIMIENTOS TECNICOS

Para poder trabajar con el documento, se debe considerar los siguientes

requerimientos de software:

Sistema Operativo Windows 95 o superior. Microsoft Excel 95 o superior. Soporte de Excel para trabajar con macros y formularios.

Adems, en lo referente al hardware, se recomienda:

32 MB de RAM mnimo. 90 MB de disco duro mnimo. (Para cargar el programa Excel) Resolucin de vdeo de 800 x 600.

B. PASOS PARA TRABAJAR CON EL DOCUMENTO

1. Descargar el documento PlanAnual2006.zip desde la direccin Internet: http://www.consucode.gob.pe/descarga/PlanAnual2006.zip

Fig. 1 Descarga de Archivos

Si se tiene el documento en diskette, luego de desempaquetarlo, se recomienda copiarlo en un directorio del disco duro de su computadora.

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2. Abrir el documento PlanAnual2006.zip y extraer los archivos:

Plan2006.xls Instructivo para el llenado del Plan Anual de Adquisiciones y

contrataciones.pdf

Fig. 2 Archivos del Plan Anual

El archivo Plan2006.xls, es el archivo de trabajo sobre el que se ingresar la informacin del Plan Anual. El segundo archivo sirve como manual de ayuda.

3. Luego de ingresar la informacin en el archivo Plan2006.xls, grabar los

cambios en el archivo, imprimiendo si se desea el Plan Anual.

4. Exportar el Plan Anual al formato DBF, usando las teclas CTRL + Q.

5. Enviar el Plan Anual, desde la opcin Upload Plan Anual, ubicado en la pgina Web del sistema SEACE: http://www.seace.gob.pe, para lo cual necesitar un usuario y contrasea proporcionados por Consucode a partir del envo de la solicitud del mismo. El formato de solicitud de usuario se puede descargar desde la pgina web del sistema.

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C. INGRESO AL DOCUMENTO

Esta gua est diseada para facilitar al usuario el manejo de las diversas opciones del fomato Excel : " Plan2006.xls".

Al abrir el archivo Plan2006.xls se mostrar el siguiente mensaje en la pantalla de su computador:

Fig. 3 Ingreso al documento

Deber de escoger la opcin Habilitar macros haciendo click en el botn respectivo.

NOTA IMPORTANTE SI TRABAJA CON OFFICE XP 2003 Si trabaja con Microsoft Office XP o 2003, cuando abra el archivo Excel, no le pedir habilitar macros y las macros se iniciarn deshabilitadas. Para habilitarlas debe seguir los siguientes pasos: Ir al Men Herramientas / Macros / Seguridad. Seleccionar nivel de seguridad Medio. Cerrar el Excel y luego abrir el archivo nuevamente.

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A continuacin se presenta el siguiente mensaje inicial:

Fig. 4 Mensaje al abrir el documento

Si presiona el botn S, ver este mensaje la prxima vez que abra el archivo Excel y se ver la informacin correspondiente al Listado de Bienes Comunes.

Fig. 5 Listado de Bienes Comunes

Si se presiona el botn No no ver el mensaje la siguiente vez que abra dicho documento. Para trabajar con el documento es necesario que ubique la pantalla principal del documento. (Hoja de clculo PlanPrint) Puede ayudarse de la barra de navegacin que se encuentra en la parte inferior izquierda de su pantalla.

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La pantalla principal del documento es la que se muestra a continuacin:

Fig. 6 Pantalla principal del archivo del Plan Anual

Esta pantalla es la hoja de clculo en la que se llenarn los datos del Plan Anual, as como tambin es la pantalla de impresin del Plan Anual. Para esto debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

El orden de ingreso de datos para los procesos programados es

comenzando por la columna N Ref., Item nico y las columnas subsiguientes. Debe recordar que si no se selecciona un valor en la columna Item nico no podr registrar datos en el resto de las columnas.

Los procesos de seleccin se empezarn a llenar desde la fila 12, es decir

inmediatamente debajo de los encabezados, sin dejar espacios entre los procesos.

En cada columna con encabezado azul, se debe llamar a un formulario de

seleccin, usando las teclas CTRL + H, que le ayudar a seleccionar entre los valores correctos posibles. Estos buscadores, retornarn a la celda un texto que comienza por el cdigo del elemento, seguido por un guin ( - ), y luego la descripcin.

Las columnas donde se debe usar CTRL + H son:

Item nico Precedente Tipo de Proceso Cdigo del CIIU Objeto N de Item Catlogo de Bienes y Servicios Unidad de Medida Tipo de Moneda

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Fuente de Financiamiento Fecha probable de Convocatoria Modalidad de Adquisicin Tipo de Convocatoria Nombre de la Entidad Convocante de la Compra Corporativa o

Encargada Cdigo de Ubicacin Geogrfica NOTA: Para registrar el nombre de la Entidad en la cabecera del documento tambin se debe presionar las teclas CTRL + H.

Si se ingresa una Licitacin Pblica como tipo de proceso, slo podr

ingresar el valor Bienes como objeto del proceso.

Si se ingresa una Licitacin Pblica Nacional/Internacional como tipo de proceso, slo podr ingresar el valor Obras como objeto del proceso.

Si se ingresa un Concurso Pblico como tipo de proceso, slo podr

ingresar alguno de los valores Consultora de Obras, Servicio de Consultora, Servicio en General, Arrendamiento de Bienes Seguros como objeto del proceso.

Si se ingresa Bienes como objeto del proceso, el cdigo del catlogo de

Bienes y Servicios debe empezar con la letra B. Si se ingresa Obras como objeto del proceso, el cdigo del catlogo de

Bienes y Servicios debe empezar con la letra O. Si se ingresa Consultora de Obras, Servicio de Consultora, Servicio

en General, Arrendamiento de Bienes Seguros como objeto del proceso, el cdigo del catlogo de Bienes y Servicios debe empezar con la letra S.

En cada columna se llenarn los valores necesarios del Plan Anual,

siguiendo los pasos descritos en la siguiente seccin.

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D. PASOS PARA INGRESO DE DATOS EN EL DOCUMENTO Ingreso de Datos Generales del Documento

1. Ingrese Nombre de la Entidad: Para ingresar el nombre de una entidad

presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:

Fig. 7 Ingreso de la Entidad

Digite en la casilla Entidad o Cdigo, parte del nombre de su Entidad y luego pulse el botn Buscar; aparecer una lista con los nombres de entidades coincidentes, seleccione el correcto y pulse Aceptar.

2. Ingrese Ao 3. Ingrese las Siglas de la Entidad 4. Ingrese la Unidad Ejecutora 5. Ingrese el nmero de RUC de la Entidad 6. Ingrese el Pliego 7. Ingrese el Instrumento que aprueba o modifica el PAAC

Ingreso de Datos para los Procesos de Seleccin

8. Ingrese N de Referencia: Se llenar con un nmero correlativo por cada proceso de seleccin.

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9. Ingrese datos en la columna Item nico: Para ingresar datos en esta columna presione las teclas CTRL + H. Aparecer la siguiente ventana:

Fig. 8 Indicador de Item nico

La columna Item nico puede contener el valor 1 - SI (El proceso consta de un solo tem) o el valor 0 - NO. (El proceso consta de al menos 2 tems) 10. Ingrese datos en la columna Precedente: Para ingresar datos en esta

columna presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar una ventana similar a la de la figura 8 Indicador de Item nico.

La columna Precedente tiene tambin dos valores: 1 - SI (El proceso fue convocado el ao fiscal anterior y sigue en curso) el valor 0 - NO. (El proceso es nuevo)

11. Ingrese Antecedentes: En caso que la columna Precedente contenga el

valor 1 - SI, se debe ingresar una breve descripcin referencial acerca del proceso anterior.

12. Ingrese Tipo de proceso: Presione las teclas CTRL + H y observar la

siguiente ventana:

Fig. 9 Tipo de Proceso

Seleccione el tipo de proceso correcto y pulse Aceptar.

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13. Ingrese CIIU: Presione las teclas CTRL + H para que aparezca la siguiente

ventana:

Fig. 10 CIIU

Para Buscar un CIIU, digite en la casilla CIIU o Desc, una palabra relacionada al CIIU buscado y luego pulse el botn Buscar, aparecer una lista con los cdigos CIIU y descripcin coincidentes; seleccione el correcto y pulse Aceptar.

14. Ingrese Objeto del Proceso: Para ingresar el objeto del proceso presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:

Fig. 11 Objeto del Proceso

Seleccione el objeto del proceso correcto y pulse Aceptar.

15. Ingrese N de Item: Si el proceso est conformado por varios tems, esta columna permite agregar una fila para registrar un nuevo tem en dicho proceso programado.

16. Ingrese Sntesis de Especificaciones Tcnicas: La sntesis es la descripcin

del proceso o del tem que se est programando en el Plan Anual.

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17. Ingrese Cdigos en el Catlogo de Bienes y Servicios: Para ingresar datos

en estas columnas presione las teclas CTRL + H. Aparecer la siguiente ventana:

Fig. 12 Catlogo de Bienes y Servicios

Para Buscar un cdigo de catlogo, digite en la casilla catlogo, una palabra relacionada a la familia del catlogo buscado y luego pulse el botn Buscar, aparecer una lista con los nombres de las familias del catlogo coincidentes, seleccione el correcto y pulse Aceptar.

18. Ingrese Unidad de Medida: Presione las teclas CTRL + H y observar la siguiente ventana:

Fig. 13 Unidad de Medida

Seleccione la unidad de medida correcta y pulse Aceptar.

19. Ingrese Cantidad: Los datos ingresados deben contener slo valores

numricos y, de ser necesario, el punto decimal. 20. Valor Estimado: Los datos ingresados deben contener slo valores numricos

y, de ser necesario, el punto decimal. La nica palabra aceptada en la columna Valor Estimado es RESERVADO.

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21. Seleccione Tipo de Moneda: Para seleccionar el Tipo de Moneda presione

las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:

Fig. 14 Tipo de Moneda

Seleccione la moneda correcta y pulse Aceptar.

22. Seleccione Fuentes de Financiamiento: Previamente debe haber ingresado el nombre de su Entidad. (Ver paso 1) Presione las teclas CTRL + H y observar la siguiente ventana:

Fig. 15 Fuentes de Financiamiento

Seleccione la(s) fuente(s) de financiamiento para el proceso y pulse Aceptar. En este caso se pueden seleccionar varias fuentes.

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23. Seleccione Fecha Probable de Convocatoria: Presione las teclas CTRL + H

para que aparezca la siguiente ventana:

Fig. 16 Fecha probable de Convocatoria

Seleccione el mes correcto y pulse Aceptar.

24. Seleccione Modalidad de Adquisicin: Para ingresar la modalidad de adquisicin presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:

Fig. 17 Modalidad de Adquisicin

Seleccione la modalidad de adquisicin correcta y pulse Aceptar.

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25. Seleccione Tipo de Convocatoria: Presione las teclas CTRL + H y observar

la siguiente ventana:

Fig. 18 Tipo de Convocatoria

Seleccione el tipo de convocatoria correcto y pulse Aceptar.

26. Ingrese Nombre de Entidad Convocante de Compra Corporativa o Encargada: Si la Modalidad de Adquisicin es Compra Corporativa Facultativa, Por Encargo o Compra Corporativa Obligatoria es obligatorio ingresar el nombre de la entidad. Para esto presione las teclas CTRL + H. La ventana que ver es similar a la de la figura 7 Ingreso de la Entidad y se encuentra ubicada en el paso nmero 1.

27. Ingrese rgano Encargado de la Compra o Adquisicin: Es el rgano que

se encarga de la realizacin de la Compra. Es opcional. 28. Seleccione Cdigo de Ubicacin Geogrfica: Para ingresar datos en estas

columnas presione las teclas CTRL + H. Aparecer la siguiente ventana:

Fig. 19 Ubicacin Geogrfica

Seleccione primero el Departamento, luego la Provincia, y finalmente el Distrito; luego pulse Aceptar.

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29. Ingrese Observaciones: Registrar algn detalle adicional del proceso de

seleccin. Si el objeto principal de dicho proceso se determina en funcin a la prestacin que represente la mayor incidencia porcentual en el costo, deber contener la palabra "Articulo 78".

Al finalizar el llenado de los datos del plan anual, use las teclas CTRL + Q para, que se graben los datos y se genere un archivo con el nombre Plan2006.dbf. NOTA: El archivo Plan2006.dbf estar ubicado en el mismo directorio donde est el archivo Plan2006.xls.

E. PASOS PARA EL ENVIO A CONSUCODE

Una vez que se ha terminado con el llenado del Plan Anual en el archivo Excel se deben seguir los siguientes pasos:

1. En el archivo Excel presionar las Teclas CTRL + Q, esto har que El Excel

revise la informacin registrada y pinte de rojo oscuro las celdas con error, en caso de xito se generar un archivo llamado Plan2006.dbf, el cual se usar para realizar la transferencia al Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado ubicado en la Pgina Web del Consucode.

2. Ingresar al Sistema por la pgina web del SEACE www.seace.gob.pe con

su usuario y contrasea, una vez dentro ingresar a la opcin "Plan Anual / Upload Plan Anual", y ah seleccionar el archivo "Plan2006.dbf" que se gener en el paso 1, pulsar el botn "Upload".

3. Si existiera algn problema con el formato el sistema mostrar un reporte

de errores, en caso de estar correcto, se le mostrar la consola de Plan Anual con sus procesos cargados.

4. Ingresar los datos que se piden sobre el documento de aprobacin

(Resolucin de aprobacin del Plan Anual), el aprobador y la fecha de la resolucin.

5. Adjuntar el archivo conteniendo el instrumento que aprueba el Plan Anual. 6. Finalmente, una vez revisados los procesos y llenada la informacin

requerida, usar el botn "Publicar en Web" para terminar con el envo del Plan al sistema.

NOTA: Para cualquier consulta puede contactarse al Consucode, telf. 613-5555 a los anexos de consulta de: 227, 261, 228, 270, 294, 232.