Instructivo Anexo Gastos Personales Enero 2016

7/25/2019 Instructivo Anexo Gastos Personales Enero 2016

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Anexo de Gastos Personal es en Lnea / I nstructivo (Versin1.0.0)

INSTRUCTIVOANEXO DE GASTOS PERSONALES EN LNEA

ENERO 2016


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Anexo de Gastos Personal es en Lnea / I nstructivo (Versin1.0.0)

Contenido1. INTRODUCCIN .......................................................................................................... 1

2. ELEMENTOS GENERALES (LLENADO DE CAMPOS) .......................................... 1

2.1.

Campos de Texto ..................................................................................................... 1

2.2.

Lista de Seleccin .................................................................................................... 1

3.

OPCIONES DEL SISTEMA .......................................................................................... 2

3.1. Ingreso al sistema ..................................................................................................... 2

3.2. Elaboracin del anexo de gastos personales en lnea............................................... 3

3.2.1.

Registro de dependientes .................................................................................. 3

3.2.2. Generar Anexo .................................................................................................. 7

3.2.3. Anexo de gastos Personales ............................................................................ 22

4. GLOSARIO Y TRMINOS ......................................................................................... 25

5. ANEXO ........................................................................................................................ 26


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1Anexo de Gastos Personal es en Lnea / I nstructivo (Versin1.0.0)

INSTRUCTIVO DEL ANEXO DE GASTOS PERSONALES EN LNEA

1. INTRODUCCIN

El Anexo de Gastos Personales en Lnea es una herramienta destinada a facilitarel cumplimiento de este deber formal, incorporando nuevas funcionalidades enlnea que permite elaborar el anexo de forma simplificada por medio del registrode facturas fsicas y electrnicas. Adicionalmente se facilita la elaboracin delanexo mediante el almacenamiento temporal que se vaya registrando lo quepermitir al contribuyente elaborar el anexo en cualquier momento.

2. ELEMENTOS GENERALES (LLENADO DE CAMPOS)

En la herramienta existen campos que debern ser llenado de acuerdo al tipo deinformacin solicitada, entre los tipos de campo se cuenta con:

2.1. Campos de Texto

Los campos de texto permiten el ingreso de informacin y en el caso de que elcampo sea obligatorio el sistema presentar una alerta:

2.2. Lista de Seleccin

Lista de datos para seleccionar un solo tem, para ver el listado simplemente

se realiza un clic sobre y el lista aparecer, a continuacin se selecciona eltem que considere.


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3. OPCIONES DEL SISTEMA

3.1. Ingreso al sistema

Para utilizar la herramienta de gastos personales se debe ingresar a Servicios enLnea y colocar el nmero de identificacin y la contrasea.

Nota:la contrasea corresponde a un cdigo alfanumrico entregado previamentepor la Administracin la misma que debe ser cambiada por los contribuyentes alingresar por primera vez a Servicios en lnea. La clave personal debe contener almenos 8 caracteres: 4 nmeros y 4 letras.

Una vez que ha ingresado a Servicios en Lnea se debe seleccionar en el mendel lado izquierdo la opcin Anexos:

Posteriormente seleccionar Anexo de Gastos Personales en Lnea


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Al seleccionar Anexo de gastos Personales en lnea se mostrarn dos opciones

Registro de dependientes y

Generar Anexo

3.2. Elaboracin del anexo de gastos personales en lnea

3.2.1. Registro de dependientes

En este men registrar todos los dependientes que se encuentren a cargo delcontribuyente, el tipo de identificacin, nmero de identificacin, y Apellidos ynombres completos.


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Tipo de Dependientes: se registrar el tipo de dependiente de acuerdo al listadoque se muestra a continuacin

Por cada dependiente deber seleccionar el tipo de identificacin segn elsiguiente listado:

Cuando se registre la cdula se presentar automticamente los apellidos ynombres del contribuyente. Cuando seleccione pasaporte se registrar de formamanual los apellidos y nombres del Dependiente.

Si no est de acuerdo con registrar la informacin de dependiente o losdatos registrados no son correctos deber presionar el botn Cancelar.

Si est de acuerdo con el registro de dependientes y la informacin seencuentra correcta deber presionar el botn Guardar

El sistema presentar un menjaje informativo:


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Adicionalmente la informacin almacenada se presentar en la parte inferior de lapantalla y cuenta con una opcin para eliminar el registro previamentealmacenado. Si ha eliminado el registro del dependiente el sistema presentar unmensaje informativo

El sistema presentar mensajes de alerta cuando la informacin registrada no seacorrecta:

El nmero de cdula registrado no es vlido o no consta en la base de lainstutucin correspondiente.

La identificacin del contribuyente que se encuentre autenticado enServicios en Lena no puede ser colocada como su propio dependiente.


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Si se presiona el botn guardar sin que se haya ingresado la informacin elsistema presentar un mensaje de advertencia.

Si la identificacin seleccionada al tipo Pasaporte, deber registrar losapellidos y nombres del dependiente de forma manual y sin caracteresespeciales.

El sistema valida que exista solamente el registro de un dependiente tipoConyuge o Conviviente.

El sistema vlida que el registro de un dependiente no se duplique.

Una vez que ha registrado la informacin de los dependientes deber ingresar a laopcin Generar Anexo

Nota:Las facturas electrnicas de los dependientes registrados se presentarn enla opcin Generar Anexo


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3.2.2. Generar Anexo

Mediante esta opcin el contribuyente podr elaborar el anexo de gastospersonales usando informacin de facturas fsicas por medio del registroindividual, o por medio del uso de plantillas de hojas de clculos o de facturaselectrnicas propias o de sus dependientes previamente registrados.

Al ingresar a esta opcin por primera vez el sistema indicar que no existenregistros:

3.2.2.1. Nuevo anexo

Al presionar el botn Nuevo se presentar la siguiente pantalla de registro deinformacin:


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Seleccione el ao: Deber seleccionar el periodo fiscal al que correspondeel anexo, para ello se presenta un combo de los aos de formadescendente comenzando desde el ao mas reciente hasta el ao 2008

Calle: se registrar el nombre de la calle principal de su domicilio, no seaceptan caracteres especiales, el campo es obligatorio.

Numero: se registrar el nmero de casa del domicilio, no se aceptancaracteres especiales, el campo es obligatorio.


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Interseccin:se registrar el nombre de la interseccin de su domicilio, nose aceptan caracteres especiales, el campo es obligatorio.

Provincia: se seleccionar la provincia correspondiente del listado quepresenta e sistema, el campo es obligatorio.

Cantn: se seleccionar el cantn correspondiente a la provinciaseleccionada. campo es obligatorio.

Telfono: se registrar el nmero de telfono correspondiente, el campodebe contener nueva caracteres lo dos primeros corresponden al cdigo dela provincia seleccionada, el campo es opcional.

Cuando se haya registrado la informacin correctamente se deber presionar elbotn Guardar, caso contrario se presionar el botn Cancelar para borrar lainformacin regiitrada.

Cuando se haya guardado la informacin el sistema presentar la pantalla paraeditar el anexo con las facturas electrnicas y/o fsicas.


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Nota: Las facturas electrnicas se presentarn del contribuyente que se encuentreen Servicios en Lnea y de los dependientes registrados previamente.

3.2.2.2. Editar Anexo

Cuando se haya registrado los datos de periodo y ubicacin del contribuyente seproceder a ingresar los datos de las facturas electrnicas y fsicas delcontribuyente como de los dependientes registrados.

Periodo: Se presentar el periodo seleccionado previamente.

Informacin del contribuyente; Editar informacin del contribuyente: alingresar a esta opcin se persentar la pantalla con los datos de ubicacindetallados anteriormente.


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3.2.2.3. Facturas Electrnicas

Dentro de Facturas electrnicas existen las facturas electrnicas del contribuyente

y de los dependientes:

3.2.2.3.1. Mis facturas electrnicas:

Al seleccionar esta opcin el sistema mostrar el listado de los proveedores quehayan emitido las facturas electrnicas a nombre del contribuyente, la informacindel proveedor se mostrar con el siguiente detalle:

o RUCo Razon Socialo Total comprobantes

En caso que no se hayan emitido facturas electrnicas para el periodoseleccionado el sistema presentar un mensaje de advertencia.

Al presionar el botn aceptar el sistema volver a la pantalla de edicin del anexo.

Cuando exista informacin el sistema presentar la informacin con el detalledescrito anteriormente.


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Para seleccionar la factura electrnica emitida por el proveedor se deberpresionar sobre el nmero de RUC, a continuacin se desplegarn las facturaselectrnicas emitidas para que puedan ser utilizadas como deducibles para los

diferentes tipos de gastos.

Adicionalmente, el sistema presentar los siguientes mensaje informativos:

Adicionalmente, el sistema mostrar el valor de deducible utilizado por cada tipode gasto.

Cuando se haya superado el monto de deducible por cada ao el sistema alertaral usuario mediante el cambio de color del tipo de gasto que haya superado elvalor.

El sistema presenta un filtro para consulta de facturas electrnicas por mes.

Cada factura contiene el siguiente detalle

Tipo de comprobante

establecimiento

Punto de emisin,

Secuencial

Subtotal,

Deducible

Fecha de emisin

Acceso a RIDE


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Al presionar la opcin RIDE se desplegar el formato de la factura electrnica.

Se mostrarn todas las facturas emitidas en un nmero mximo de 15 facturas porpgina, el sistema mostrar la cantidad de pginas generadas.

Cada factura contiene una funcin para desplegar expander o contraer la

informacin, se incluye esta funcin para expandir o contraer a todas las facturasal mismo tiempo con la opcin Expandir todo, Contraer todo:

Al expandir los datos se muestra cada tipo de gasto para que pueda ser utilizadocomo deducible por factura:

Los campos de tipo de gasto pueden ser editados de forma muanal, cada tipo de

gasto contiene el icono Copiar que trasladar el valor total de la factura altipo de gasto seleccionado sin la necesidad de escribir el valor total del deducible.

Al colocar la informacin de deducible en el cualquier tipo de gasto, el sistemadisminuir el valor del campo Deducible hasta llegar a cero


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No se podr colocar un valor de deducible mayor al valor de la factura, el sistemapresentar un mensaje de error:

Nota:cada factura puede sustentar ms de un tipo de gasto.

Cuando se haya terminado de registrar los gastos personales por el proveedor sepresionar el botn aceptar que se encuentra al final de las facturas y el sistemavolver al listado de proveedores para seleccionar otro proveedor, al finalizar el

registro de las facturas electrnicas se deber presionar el botn Aceptar paravolver a la pantalla de edicin del archivo

3.2.2.3.2. Registro de facturas electrnicas de dependientes

El sistema mostrar el listado de facturas electrnicas de los dependientesregistrados anteriormente, el sistema mostrar el tipo de dependiente (conyuge oconviviente, hijos, discapacitados) y el nombre de cada uno de ellos.

El contribuyente podr utilizar las facturas de sus dependientes como susdeducibles para su anexo.

Si una factura electrnica se encuentra siendo utilizada por el dueo de la facturao por otro contribuyente el sistema presentar un mensaje de error:

3.2.2.4. Facturas Fsicas

El contribuyente puede complementar la informacin de su anexo por medio de lasfacturas fsicas, para lo cual podr ingresar las facturas de forma individual omasivamente por medio de una plantilla de una hoja de clculo en Excel.


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3.2.2.4.1. Registro de facturas mediante plantilla de Excel

El Servicio de Rentas Internas pone a disposicin del contribuyente una plantillapara el registo de facturas fsicas de forma masiva por medio de una hoja declculo en Excel, para que el sistema pueda importar el archivo la plantilla deExcel debe ser elaborada en la versin hasta 2003, este formato puede sereditado en el programa Open Office y para su envo debe ser almacenada conextensin .xls

La plantilla contiene la siguiente estructura:

1. Detalle de gastos con Proveedor: en esta hoja la plantilla contiene lossiguientes campos

RUC PROVEEDOR, el nmero de ruc deber ser un nmero registradoen la base de la Administracin, deber contener 13 dgitos y 001 alfinal.

CANTIDAD DE COMPROBANTES, se registrar el nmero decomprobantes del proveedor solo se registrar numero de enteros.

BASE IMPONIBLE, se registrar el valor del deducible sibn considerarIVA y/o ICE, se podr registrar nmeros enteros y dos decimales.

TIPO DE GASTO, se deber seleccionar el tipo de gasto al quecorresponde las facturas ingresadas, el tipo de gasto se presentar encombo.


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2. Detalle de gastos sin Proveedor:

PENSIONES ALIMENTICIAS, se registrar el valor del deducible poreste concepto el cual incrementar el valor de Gastos Dedicibles por

Alimentacin. En caso de no tener este rubro se deber registrar 0.00.

VALORES NO CUBIERTOS POR ASEGURADORAS, se registrar elvalor del deducible por este concepto el cual incrementar el valor deGastos Dedicibles por Salud.

En caso de no tener este rubro se deber registrar 0.00

Consideraciones generales para la elaboracin de la plantila:

La plantilla no debe estar vaca para su importacin, a cotninuacin se detallan losmensajes que el sistema presenta cuando la plantilla no est correcta:

Mensaje de error con plantillas vacas:

El sistema validar que la plantilla se encuentre llena por fila, si un campono se encuentra el sistema presentar un mensaje de error:

No se podr colocar como proveedor a la identificacin del contribuyentelogueado:


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Si ha registrado facturas de forma individual, el sistema presentar unmensaje de advertencia, si presiona el botn aceptar, el sistema eliminarel registro de las facturas fsicas:

La importacin del archivo permite unicamente a extensiones .xls, en casode importar un archivo de otro formato el sistema presentar elo mensajede error:

La plantilla agrupar el RUC del proveedor, numero comprobantes, base imopnibley tipo de gasto en caso que se haya registrado duplicados.

Cuando la plantilla se haya generado correctamente se deber presionar el botnSeleccionar archivo, al presionar el botn se deber buscar la ubicacin delarchivo en el computador.

Posteriormente se deber presionar el botn Importar, el sistema presentar unresumen de la informacin del archivo en caso de estar de acuerdo se presionarel botn Guardar, caso contrario se presionar Cancelar y no se ejecutar laimportacin del archivo.


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El sistema permitr editar o eliminar la informacin de los rubros que fueron

importados. Al presionar editar se podr modifcar el RUC del proveedor, nmerode comprobantes de venta, Total Base Imponible o Tipo de Gasto.

3.2.2.4.2. Registro de Facturas con Proveedor.

Se podr registrar las facturas de forma individual, para ello se deber presionar elbotn Nuevo y se presentar campos para RUC del proveedor, nmero decomprobantes de venta, Total Base Imponible o Tipo de Gasto.


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Cuando se haya registrado la informacin se deber presionar el botn Guardar, elsistema validar:

No debe existir registros duplicados.

El nmero de RUC debe ser vlido y que no pertenezca al contribuyente.

Los campos no debern estar vacios.

Los campos de base imponible y nmero de comprobantes deben sermayores a cero.

3.2.2.4.3. Registro de Facturas sin Proveedor

Mediante esta opcin se podr registrar aquellos valores de deduciblescorrespondientes a Pensiones alimenticias y/o Valores no Cubiertos por

Aseguradoras.

Para el registro de informacin se presionar en el enlace denomidado SinProveedor y posteriormente se presionar el botn Nuevo.


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Se registrar unicamente los valores correspondientes y se presionar el botnGuardar.

La informacin podr ser modificada o eliminada con las funciones Editar oEliminar, que se encuentran en la opcin operaciones ubicada al lado derecho dela pantalla.

3.2.2.5. Resumen

Cuando se haya terminado de registrar las facturas fsicas y electrnicas, se podr

consultar un resumen de la informacin registrada por medio del enlace Resumendel Anexo.

El resumen del anexo contendr la siguiente estructura:

Facturas Electrnicas

Contendr la informacin de las facturas electrnicas usadas para el anexo con elsiguiente detalle:

Proveedor

Identificacin

Nor de comprobantes

Tipo de gasto

Total

Facturas Fsicas

Contendr la informacin de las facturas fsicas usadas para el anexo con elsiguiente detalle:


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Con proveedor

o Proveedor

o Identificacino Nor de comprobanteso Tipo de gastoo Total

Sin proveedor

o Valores No cubiertos por aseguradoraso Pensiones Alimenticiaso Tipo de gastoo Total

Total de Gastos Personales

Sumatoria de Gastos de fcaturas electrnicas y fsicas

Cuando se haya verificado la informacin se deber presionar el botn Regresarpara volver a la pantalla de Edicin del anexo.


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3.2.2.6. Declaracin de Renta

Se ha colocado una funcin para que el contribuyente registre los gastos quepodrn ser utilizados en la declaracin del Impuesto a la Renta.

Nota: esta informacin es opcional.

Para registrar la informacin se deber presionar el enlace Total de gastos para ladeclaracin de renta.

Cuando se haya registrado la informacin y se presionar el botn Guardar, si norequiere registrar los datos podr volver a la edicin del anexo mediante el botnRegresar.

Al finalizar el registro de informacin se presionar el botn Regresar, el sistemapresentar la pantalla para el envo del anexo.

3.2.3. Anexo de gastos Personales


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En esta pantalla se mostrar las funciones para enviar el anexo, recuperar el talnresumen, recuperar archivo de errores, o archivo xml adicionalmente mostrar elestado del anexo.

3.2.3.1. Periodo.

Corresponde al periodo fiscal previamente seleccionado.

3.2.3.2. Estado

Se mostrar el estado del anexo de acuerdo a la fase en que se encuentre:

Borrador: Cuando el anexo se encuentra en elaboracin. La informacinregistrada se almacenar en tablas temporales.

Procesando: este estado se presenta cuando se ha enviado el anexo parala revisin y validacin del sistema. El proceso de validacin puede serejecutado durante 48 horas posteriores al envo.

Carga definitiva: Estado que se presenta cuando las validaciones delsistema han terminado y el anexo se encuentra elaborado correctamente.

Recarga Definitiva: este estado se presenta cuando el anexo se ha enviadoen ms de una ocasin y ha cumplido con las respectivas validaciones.

Fallido: Estado que se presenta cuando el anexo no cumple con lasespecificaciones o contiene errores.

3.2.3.3. Editar Anexo

Esta opcin permite volver a la pantalla de edicin del anexo para cambiar lainformacin del anexo previo a su envo.

3.2.3.4. Enviar Anexo

Esta opcin permite enviar el anexo que se haya elaborado, al presionar el botnde envo de anexo el sistema presentar una advertencia para confirmar el envo.


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Al presionar el botn cancelar el sistema regresar a la pantalla de Anexo para suedicin o envo.

Al presionar el botn Aceptar, el sistema presentar la confirmacin de recepcindel anexo.

Para regresar a la pantalla principal del anexo se deber presionar el botnAceptar.

3.2.3.5. Descargar XML

Esta funcin permite descargar el archivo xml nicamente cuando el proceso delanexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Carga definitiva.

3.2.3.6. Descargar Taln de Resumen

Esta funcin permite descargar el taln resumen nicamente cuando el procesodel anexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Carga definitiva.

3.2.3.7. Descargar Archivo de errores


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Esta funcin permite descargar el archivo de errores nicamente cuando elproceso del anexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Fallido.

4. GLOSARIO Y TRMINOS

Archivo de errores: archivo que contiene los campos que no fueronaceptados por el sistema por contener una estructura errnea

Base imponible:Valor deducible sin IVA ni ICE

Dependientes:Cnyuge o conviviente, menores de edad o discapacitados,que no perciban ingresos gravados y que dependan del contribuyente.

Factura Electrnica: Comprobante de venta emitido electrnicamente.

Proveedor: Persona Natural o jurdica que proporcion el bien o servicioutilizado para la deduccin gastos personales

RIDE:Representacin Impresa del Documento Electrnico.


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5. ANEXO

ANEXO 1: PASOS PARA REALIZAR EL ANEXO

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