INFORME DE SEGUIMIENTO Subsecretaría del Interior...el Informe de Seguimiento al Informe Final N...

DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVAUNIDAD DE SEGUIMIENTO

INFORMEDE SEGUIMIENTO

Subsecretaría del Interior

Número de Informe: 1261201422 de julio de 2015

www.contra lo ri a .cI

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UNIDAD DE SEGUIMIENTO

DM N° 1.806/2015REF.: N° 160.110/2015

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUEINDICA.

Adjunto remito a Ud., para su conocimiento yfines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N° 126, de 2014, sobreauditoría relativa a las transferencias de capital efectuadas por la Subsecretaría delInterior a la Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos de Chile.

AL SEÑORJORGE BURGOS VARELAMINISTRO DEL INTERIOR Y SEGURIDAD PÚBLICA

PJIE1ANTECED

SANTIAGO, zz.JuLis*O~8172

Saluda atentamente a Ud.,

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


DAA N° 1.807/2015REF.: N° 160.110/2015


SANTIAGO, Z2.JUL15*058173

fines pertinentes,auditoria relativaInterior a la Junta

Adjunto remito a Ud., para su conocimiento yel Informe de Seguimiento al Informe Final N° 126, de 2014, sobrea las transferencias de capital efectuadas por la Subsecretaria delNacional de Cuerpos de Bomberos de Chile.


e

RICARDO PROVOSTE ACEVEDOSubjefe División de Auditoria Administrativa

AL SEÑORAUDITOR MINISTERIALMINISTERIO DEL INTERIOR Y SEGURIDAD PÚBLICAPRESENTE

RTEANTECED



DPA N° 1.808/2015REF.: N° 160.110/2015


SANTIAGO, Z2.JUL 15*058174

Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y

fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N° 126, de 2014, sobreauditoría relativa a las transferencias de capital efectuadas por la Subsecretaría delInterior a la Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos de Chile.

AL SEÑORSUBSECRETARIO DEL INTERIORPRESENTE

f


RICARDO PROVOSTE ACEVEDOSubjefe División de Auditoría Administrativa



DAA N° 1.809/2015REF.: N° 160.110/2015


SANTIAGO, Z2JUL 15*058175


fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N° 126, de 2014, sobreauditoría relativa a las transferencias de capital efectuadas por la Subsecretaria delInterior a la Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos de Chile.


RICARDO PROVOSTESubjefe División de Auditoría

ACEVEDOAdministrativa

A LA SEÑORAJEFA DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNASUBSECRETARIA DEL INTERIORPRESENTE

RT EANTECED

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÜBLICADIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


DAA N° 1.827/2015REF.: N° 160.110/2015


AL SEÑORPRESIDENTE DE LA JUNTA NACIONALDE CUERPOS DE BOMBEROSPRESENTE

RICARDO PROVOSTE ACEVEDOSubjefe Djvisión de Auditoria Administrativa

RTEANTECED

fines pertinentes,auditoría relativaInterior a la Junta

SANTIAGO, Z2.JUL15*058176

Adjunto remito a Ud., para su conocimiento yel Informe de Seguimiento al Informe Final N° 126, de 2014, sobrea las transferencias de capital efectuadas por la Subsecretaría delNacional de Cuerpos de Bomberos de Chile.

Saluda atentamente a Ud..

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10~ 24 JUL flb 1,,;

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DAA N° 1.810/2015REF.: N° 160.110/2015


SANTIAGO, 22,JUL1S*058171


fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N° 126, de 2014, sobreauditoria relativa a las transferencias de capital efectuadas por la Subsecretaría delInterior a la Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos de Chile.

Jefe tkided Tém*a de Comd ExternoØtwfs~6n de Audtoda AdmhlISfrflB


AL SEÑORJEFE DE LA. UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNODIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVACONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICAPRESENTE

r~Erfl1 ANTECED

RICARDO PROVOSTE ACEVEDOSubjefe División de Auditoria Administrativa

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


USEG N° 160/2015 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N° 126,REF. N° 160.110/2015 DE 2014, SOBRE AUDITORÍA A LAS

TRANSFERENCIAS DE CAPITALEFECTUADAS POR LA SUBSECRETARÍADEL INTERIOR A LA JUNTA NACIONAL DECUERPOS DE BOMBEROS DE CHILE.

SANTIAGO, 22 JUL. 2015

De acuerdo con las facultades establecidas enla ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de laRepública, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe FinalN° 126, de 2014, sobre auditoría al macroproceso de rendición de las transferencias decapital efectuadas por la Subsecretaría del Interior a la Junta Nacional de Cuerpos deBomberos de Chile, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidasrequeridas por este Órgano de Control. La funcionaria que ejecutó esta fiscalización fuela señora Bárbara Nifure Abarca.

El proceso de seguimiento consideró el referidoInforme Final N° 126, de 2014, y la respuesta del servicio al preinforme deobservaciones remitida mediante oficio N° 20.602, de 2015. Al respecto, se debeconsignar que la entidad no remitió la documentación solicitada en el aludido informefinal dentro de los plazos allí señalados.

Los antecedentes aportados fueron analizadoscon el objeto de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas,arrojando los resultados que en cada caso se indican.

A LA SEÑORITAPATRICIA ARRIAGADA VILLOUTACONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (5)PRESENTE

Conq~or Gen de la Repúblicarogante

1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICADIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


De conformidad con el articulo 7° de la ley N° 20.564, queEstablece la Ley Marco de los Bomberos de Chile, la JuntaNacional de Cuerpos de Bomberos, JNCB, y los cuerpos debomberos deberán rendir cuenta a la Subsecretaria delInterior de la inversión de los fondos que les sean aportados,en virtud de lo consignado en las leyes de presupuestos delsector público.

Sobre el particular, cabe precisar que si bien la circular W 12,de 2013, que Imparte Instrucciones para la CorrectaAplicación, Uso y Rendición de Cuentas de los RecursosPúblicos Contenidos en la Ley de Presupuestos del SectorPúblico, para los Cuerpos de Bomberos de Chile y la JuntaNacional de Cuerpos de Bomberos, contiene regulacionesacerca de la rendición de cuentas, ella carece de instruccioneso manuales que detallen la forma en que ese organismoprocederá a efectuar la revisión de tales estados financieros.

La situación expuesta infringe los principios de eficiencia yeficacia funcionales previstos en los articulos 3° y 5° de la leyW 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de laAdministración del Estado. Asimismo, implica una vulneracióndel principio de control jerárquico consagrado en su articulo11, por cuanto no aparece que la autoridad competente hayarequerido la regularización de la citada omisión.

Se evidenció que la unidad de auditoria interna no babiapracticado revisiones a la materia auditada, situación quepugna con el articulo primero de la resolución N° 7,499, de2001, que Crea la Unidad de Auditoria Interna de laSubsecretaria del Interior, que señala que esa unidad prestaráasesoría técnica especializada al subsecretario en materia decontrol interno, informando sobre los resultados y

La entidad indicó que la subsecretaria ha dadocumplimiento a la normativa vigente relacionada conla revisión de rendiciones de cuentas de recursospúblicos, contenida en la resolución N° 759, de 2003,que Fija Normas de Procedimientos sobre Rendiciónde Cuentas, de esta Contraloria General.

Agregó, que la circular N° 12, de 2013, establecia,entre otras cosas, procedimientos para la rendición defondos y su posterior revisión.

No obstante lo anterior, añadió, que se encontraba enproceso la revisión y actualización de esta circular y eldiseño de un manual de procedimientos para la unidadde bomberos, el que entrará en vigencia durante elaño2OlS.

La institución manifestó que se solicitó al jefe de ladivisión de administración y finanzas que oficiara alauditor ministerial, pidiendo la inclusión, en el plan deauditoria interna del año 2015, a la unidad decoordinación nacional de bomberos en alguno de susprocesos de auditoria.

Se constató la circular N° 9, de 4 de febrero de2015, que Imparte Instrucciones para la CorrectaAplicación, Uso y Rendición de Cuentas de losRecursos Públicos Contenidos en la Ley dePresupuestos del Sector Público, para losCuerpos de Bomberos de Chile y la Junta Nacionalde Cuerpos de Bomberos. instaura las directricesen relación con el uso, destino, oportunidad yforma de cursar las transferencias de fondos envirtud de gastos de operación, inversión, ayudasextraordinarias, reparaciones y mantenciones deCuerpos Bomberos y recursos destinados a laJunta Nacional de Cuerpos de Bomberos, entreotros.

Por su parte, en su apartado VIII, regula la formaen que deben ser realizadas las rendiciones decuentas y los antecedentes de respaldo que estasdeben contener, además de disponer que será laSubsecretaria del Interior el organismoresponsable de la revisión de tales estadosfinancieros, verificando en terreno la correctautilización y aplicación de los recursostransferidos.

Se tuvo a la vista el oficio Res. N° 31, de 27 deabril de 2015, que comunica al Consejo deAuditoria Interna General de Gobierno, sobre lamodificación del Plan Anual de Auditoria de laSubsecretaria del Interior, que contempla larevisión de la unidad de bomberos.

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIONVERIFICACIONES REALIZADAS

1-3.Procedimientos

inexistentes para larevisión de larendición de

cuentas

Las medidas adoptadaspermiten dar por subsanadas lasobservaciones.

1-4.1.Omisión de examen

por parte de launidad de auditoria

interna

y-2

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN

conclusiones de sus análisis, inspecciones o auditorias yproponiendo las medidas y recomendaciones que de ello sederiven, además de infringir la resolución exentaN° 1485, de1996, de este origen, que establece Normas de ControlIntemo, en cuanto requiere la mantención de una estructurade control interno adecuada a fin de proporcionar una garantíarazonable de que se cumplan los objetivos fijados por ladirección.

Se determiné que la rendición de cuentas presentada por la La subsecretaria manifestó que corroboró lo Se constaté que con fecha 5 de noviembre de En mérito de lo expuesto, se daJNCB por los fondos transferidos mediante la resolución consignado en el Informe Final N° 126, de 2014, de 2014, el Jefe de Auditores de Bomberos de Chile por subsanada la observación.N°2.691, de 27 de noviembre de 2013, fueron registrados este origen, evidenciando que por error se contabilizó emitió un certificado que acredita el estado actualmediante comprobante contable N° 008105, de 31 de mayo la mencionada rendición de cuentas por recursos que, de las rendiciones de cuentas del ítemde 2014, en la cuenta de gastos N° 5420103 “Adquisiciones y a la fecha indicada, si bien habían sido rendidos por la “Adquisiciones y Compromisos en MonedaCompromisos en Moneda Nacional para Cuerpos de Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos, no hablan Nacional para Cuerpos de Bomberos”, el queBomberos” por $ 1.531.453.000, en circunstancias que dichos sido debidamente aprobados por la respectiva unidad precisa que la citada rendición de cuentas porrecursos, a pesar de estar rendidos por la Junta, aún no de bomberos. $ 1.531.453.000, fue aprobada en su totalidad,habían sido aprobados por el departamento de finanzas de la . . . . . . . por lo que no procede efectuar ajuste contable alreferida subsecretaría. Sin perjuicio de lo anterior, agregó que esa rendición respecto, dado que la situación objetada

111-4 . de cuentas fue ?o5t~orm~1te aprobada por la aludida constituyó un error involuntario.Lo señalado precedentemente implico una anotación errónea unidad a traves del oficio ordinario N° 19.656, deContabilizacion delas rendiciones de en los registros contables, toda vez que tales transferencias 2013.

cuentas no aún representaban derechos por cobrar y no gastos para laaprobadas entidad. En tal sentido, los activos del servicio, en el rubro

circulante, se encontraban subvaluados, contraviniendo eloficio circular N° 60.820, de 2005, sobre Normativa delSistema de Contabilidad General de la Nación, de este EnteFiscalizador, en relación con los principios de contabilidadgeneralmente aceptados.

Además, vuinera lo dispuesto en el acápite E-06, del oficiocircular N° 54.900, de 2006, de esta Contraloria General,sobre Procedimientos Contables para el Sector Público.

A

3



Mediante el decreto N° 939, de 18 de julio de 2012, delMinisterio de Hacienda, la Superintendencia de Valores ySeguros, SVS, traspasó a la Subsecretaria del Interior ladeuda flotante correspondiente a recursos no transferidos ensu oportunidad a los Cuerpos de Bomberos, que ascendía a$ 1.073.650.000, para el periodo presupuestario 2012.

Sobre el particular, se verificó que, a través del oficio ordinarioN° 897, de 14 de enero de 2013, el Jefe de la División ControlEntidades No Aseguradas, de la SVS, informó una deuda alos Cuerpos de Bomberos por un valor de $ 1.050.540.517,cuyo detalle corresponde a aquellos que a esa fecha nohablan recibido los recursos fiscales provenientes de los años2004 a 2010, los que fueron entregados en el periodo 2013,lo que se presenta en el anexo N°2, del Informe Final N° 126,de 2014, de este origen.

Lo indicado, permite determinar una diferencia de$ 23.109.483, cuyos antecedentes no fueron aportados por laSVS a la Subsecretaria del Interior, informándole que dichosrecursos corresponderían a un saldo final de caja.

Además, lo manifestado no guarda armonía con el principiode control establecido en los artlculos 3°, 5°y 11 de la referidaley N°18.575.

La repartición argumentó que al momento de sertraspasada la coordinación de los actores del SistemaNacional de Bomberos, desde la Superintendencia deValores y Seguros hacia la Subsecretaria del Interior,fue recepcionado el oficio ordinario N°897, de 2013,del Jefe de la División Control Entidades NoAseguradas de dicha repartición, por medio del cual sedio a conocer el detalle de los montoscorrespondientes a cada Cuerpo de Bomberos, enrelación a los recursos denominados “deuda flotante”.

Añadió, que el total del monto ascendió a$1.050.540.517, los que fueron transferidos en sutotalidad durante el año 2013, a los Cuerpos deBomberos en cuestión.

Finalmente, señaló que en relación a la diferencia de$23.109.483, en su oportunidad la subsecretaríasolicitó a la Superintendencia de Valores y Segurosantecedentes de respaldo y este organismo, medianteel oficio ordinario N° 16.309, de 2012, Informó que elanálisis de la deuda flotante que ese ente registraba,arrojaba el monto en cuestión, el que corresponderíaa “un arrastre desde el año 2003 hacia atrás”.

Se constató que por el oficio ordinario N° 16.309,de 2012, de la Superintendencia de Valores ySeguros, se comunicó que el análisis de la deudaflotante correspondía a un arrastre desde el año2003 hacia atrás y que la suma detectada comodiferencia, había quedado a disposición de laDirección de Presupuestos.

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN

VERIFICACIONES REALIZADAS

111-7.Carencia de

antecedentes de ladeuda flotante

traspasada desde laSuperintendencia

de Valores ySeguros

En mérito de lo expuesto, se dapor subsanada la observación.

2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN



Se verificó que la Subsecretaria del Interiorinstauró una dependencia denominada Unidad deBomberos, para dar cumplimiento a lo previsto enel articulo tercero transitorio de la ley N° 20.564,que Establece la Ley Marco de los Bomberos deChile, el cual prescribe que las atribuciones que sedisponen para la Superintendencia de Valores ySeguros en las glosas de la partida presupuestariaN° 08-08-02 “Apoyo a Cuerpos de Bomberos,serán asumidas por la mencionada subsecretariapara todos los efectos jurídicos, administrativos ycontractuales, a partir de la entrada en vigencia deese texto legal.

No obstante, la creación de esa dependencia, queentró en funcionamiento en el año 2012, a la fechade la auditoria no habla sido formalizada, auncuando se encontraba incluida en el organigramade la Subsecretaria del Interior como un programadependiente, tal como aparecla en la página webdel servicio, nfringiéndose con ello el articulo 3° dela ley N° 19.880, que Establece Bases de losProcedimientos Administrativos que Rigen losActos de los Órganos de la Administración delEstado, que señala que las decisiones que adoptala Administración deben expresarse por escrito,por medio de actos administrativos.

La entidad manifestó que con el fin deimplementar la Ley Marco de Bomberosya nombrada, se constituyó una unidaddependiente de la división deadministración y finanzas, denominada“Coordinación Nacional de Bomberos”,que actualmente está compuesta por unacoordinadora nacional y sieteprofesionales, quienes desempeñanlabores de revisión, auditoria, diseño deproyectos y gestión administrativa delprograma.

Agregó, que mediante la resoluciónexenta N° 9.674. de 30 de octubre de2014, se incorporó la CoordinaciónNacional de Bomberos al organigrama dela Subsecretaria del Interior y lasfunciones de cada uno de sus integrantesse encuentran detalladas en susrespectivas fichas de descripción decargos.

Se tuvo a la vista la resolución exentaN°9.674, de 30 de octubre de 2014, quemodifica y aprueba el organigrama de laSubsecretaria del Interior del Ministerio delInterior y Seguridad Pública, corroborando laincorporación de la Coordinación Nacionalde Bomberos al organigrama de la referidasubsecretaria.

Sin embargo, la institución no acreditó laformalización de la citada unidad como fuerequerido en el Informe Final N° 126, de2014, de este origen.

La formalización medianteacto administrativo de launidad de bomberos, seráverificada en una futuraauditoria a realizar por esteOrganismo Superior deControl.

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA

VERIFICACIONES REALIZADAS

En virtud de lo expuesto, semantiene la observación.

1—1.1.Omisión en la

formalización de lacreación de la

unidad debomberos

[5



-2.Falta de

procedimientosque cautelen la

coordinación entrelas diversas

entidades de laAdministración del

Estado quetransfieren fondos

públicos a lasinstituciones de

bomberos

Se constaté la inexistencia de un instrumento quedetallara las actividades que le correspondedesarrollar a la unidad de bomberos y a susfuncionarios, con la descripción de sus cargos.

Lo anterior, vulnera los principios de eficiencia yeficacia funcionales consagrados en los articulos30 y 5° de la ley N° 18.575, Orgánica

Constitucional de Bases Generales de laAdministración del Estado.

Asimismo, transgrede lo establecido en el numeral44 de la resolución exenta N°1.485, de 1996, deeste Organismo Fiscalizador, ya nombrada, queconsigna que una institución debe tener pruebasescritas de su estructura de control interno,incluyendo sus objetivos y procedimientos decontrol, y de todos los aspectos pertinentes, de lastransacciones y hechos significativos.

Si bien el artIculo 40 de la anotada ley N° 20.564,ordena que “El Ministerio del Interior y SeguridadPública será el encargado de coordinar lasacciones de la Junta Nacional de Cuerpos deBomberos y los Cuerpos de Bomberos que tenganrelación con los órganos de la Administración delEstado’, esta Contralorla General no encontróevidencia que muestre que la aludidasubsecretaria haya previsto procedimientos quepermitan ejercer el control integral de los recursospúblicos que han sido transferidos a lasinstituciones de bomberos por parte de otrosorganismos públicos, como los gobiernosregionales y as municipalidades.

Ella resulta especialmente relevante, atendido quela existencia de tales mecanismos permitiria

La institución manifestó que estátrabajando en la descripción de funcionesy cargos, los que se encuentran enproceso de visación de la jefatura.

Añadió, que una vez aprobados losperfiles, se terminará de elaborar elmanual correspondiente.

El servicio comunicó que ha dadocumplimiento cabal a lo señalado en elarticulo de la mencionada Ley Marco deBomberos, en tanto ha desarrollado,oportuna y eficazmente, acciones decoordinación con los distintos entesexternos, tales como la Dirección dePresupuestos, la Contralorla General, laSuperintendencia de Valores y Seguros yotros órganos de la administración delEstado que tienen relación con la gestiónde los Cuerpos de Bomberos y la JuntaNacional.

Sin perjuicio de ello, y en aras a mejorarlos sistemas actualmente vigentes, ladivisión de administración y finanzas de la

La entidad indicó que si bien al mes de abrilde 2015, habla finalizado el manual deprocedimientos con las descripciones defunciones y cargos, este se encuentra a laespera de aprobación por parte de lajefatura respectiva.

La repartición no acredité la elaboración deprocedimientos formales de control ycoordinación respecto de los recursospúblicos transferidos a las instituciones debomberos por parte de otros organismospúblicos acorde a lo requerido en el InformeFinal N° 126, de 2014, de este origen,

En mérito de lo expuesto, semantienen las observaciones.

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YN° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADAVERIFICACIONES REALIZADAS

1-1.2.Inexistencia demanuales defunciones y

descripción decargos

La formalización delmanual de la unidad debomberos será verificadaen una futura auditoria arealizar por esteOrganismo Superior deControl.

4—

La implementación deprocedimientos de control ycoordinación entre lasinstituciones quetransfieren fondos públicosa bomberos serácomprobada en unapróxima auditoria aejecutar por este EnteFiscalizador.

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diferenciar la inversión de los recursos al llevar a subsecretaria se encuentra trabajando encabo el examen de las respectivas rendiciones de el diseño de un sistema de información,cuentas, especialmente por cuanto, en ocasiones, consistente en una plataforma delos fondos entregados por diversos servicios rendición de cuentas de los Cuerpos depi:iblicos, como son los gobiernos regionales y la Bomberos, que permitirá integrar lasubsecretaría en examen, son invertidos en bienes rendición de los distintos fondos que estosde la misma naturaleza e incluso en los mismos reciben, ya sean municipales, de losprocedimientos de adquisición, presentando el gobiernos regionales, de la Subsecretariariesgo de eventuales dobles rendiciones. del Interior, del Fondo Social, de

Subvención Presidencial, o de otroLo descrito no guarda armonia con los principios organismo público.de eficiencia, eficacia y coordinación consagradosen el articulo 3° de la apuntada ley N° 18.575, nitampoco con lo previsto en la aludida leyN° 20.564.

Se constató que la Unidad de Auditoria Interna de La repartición no se refirió en su respuesta La subsecretaría no acreditó la adopción de En mérito de lo expuesto, se La implementación de unla Subsecretaria del Interior no llevaba un control a esta observación, medidas sobre la materia en cuestión, mantiene la observación, sistema de control de lasde las observaciones cursadas por este observaciones formuladasOrganismo de Control, que permitiera verificar que por esta Contraloriase hayan realizado o estén en desarrollo las General, que permitacorrecciones derivadas de ellas. comprobar que la entidad

ha materializado o estáLo anterior contraviene lo establecido en la letra i) llevando a cabo las

1-4.2. del articulo 2° de la citada resolución N° 7.499, queFalta de correcciones derivadas deencomienda a la unidad en estudio practicar los aquellas, serán validadasseguimiento de las

observaciones seguimientos de las recomendaciones y en una futura auditoria aefectuadas por observaciones que organismos del Estado, dentro realizar por esta Institución

esta Contraloría de la esfera de su competencia, hagan a la Superior de Control.General administración sectorial y promover la asimilación

de estas por la organización; así como efectuar elseguimiento de las medidas preventivas ycorrectivas emanadas de los informes de auditoríaaprobados por la autoridad.

7



Se determinó que la revisión documental quehacia la subsecretaria examinada se limitaba alanálisis de los antecedentes que respaldaban elgasto, sin que existiera evidencia de efectuarse elestudio de la correcta inversión de dichosdesembolsos, situaciones que se abordan en elpunto Facturas electrónicas aceptadas por elservicio yen el numeral 2, del acápite Examen dela materia auditada del Informe Final N° 126, de2014.

Lo señalado infringe el inciso primero del articulo70 de la apuntada ley N° 20.564, de conformidad

con el cual incumbe a la subsecretaría auditadaconfirmar la correcta inversión de los respectivoscaudales, y pugna con lo precisado en el numeral5.3 de la resolución N° 759, de 2003, que FijaNormas de Procedimientos sobre Rendición deCuentas, de esta Contraloria General.

Se comprobó que la subsecretaria no mantenía unsistema de información integrado que le permitieragestionar los recursos otorgados a nivel nacional alas instituciones de bomberos, y practicar elseguimiento de los aportes fiscales pendientes derendición y, por ende, administradosdiferenciadamente por institución y por cadaproyecto, para lo cual no resulta suficiente la solainclusión de los antecedentes de las rendicionesen planillas de procesamiento de datos.

Lo anterior no se condice con lo previsto en losartículos 30 y 50 de la citada ley N° 18.575, deconformidad con los cuales los organismos de laAdministración del Estado deben someter elejercicio de sus funciones a los principios de

La institución informó que con fecha 23 deoctubre de 2014, se notificó al Presidentede la Junta Nacional de Cuerpos deBomberos, del inicio de un proceso deauditoria a la ejecución de los recursosinvertidos en los procesos de licitaciónllevados a cabo por ese organismo,durante el año 2014.

La entidad manifestó que la división deadministración y finanzas, se encuentratrabajando en el diseño de un sistema deinformación más eficiente, consistente enun sistema integrado de rendición decuentas de los Cuerpos de Bomberos, quepermitirá integrar la rendición de losdistintos fondos que reciben los Cuerposde Bomberos, sean estos Municipales, delos Gobiernos Regionales, de laSubsecretaria del Interior, del FondoSocial, de Subvención Presidencial, o deotro organismo público.

Agregó, que esta plataforma busca, poruna parte, estandarizar y ordenar lasrendiciones de documentos de gastos y

La repartición no acreditó la instauración deprocedimientos para la revisión de lacorrecta inversión de los fondos según lodispuesto en el Informe Final N° 126, de2014, de este origen.

Se corroboró que está en proceso de diseñoun sistema de rendición de cuentas de losCuerpos de Bomberos, teniendo a junio de2015 un primer avance de su desarrollo.

La implementación yefectividad deprocedimientos para elexamen de la inversión delos fondos de las JuntasNacionales de Cuerpos deBomberos será validada enuna próxima auditoria arealizar por este Ente deControl.

La aplicación del sistemade rendición de cuentas delos Cuerpos de Bomberos,será verificado en unafutura auditoria que ejecuteeste Organismo Superiorde Control.


11—1.Deficiencias en el

examen de lacorrecta inversión

de los fondos

En mérito de lo expuesto, semantienen las observaciones.

111—1.Falta de un sistema

de información

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eficiencia y eficacia, sin perjuicio de la omisión delcontrol jerárquico previsto en su artIculo 11.

egresos, integrando las rendiciones queestos realizan a los diferentes fondos queotorgan los recursos y/o subvenciones, através de una plataforma electrónica quesea de fácil manejo para los distintos tiposde usuarios, y que mantenga actualizadoel estado de la propia rendición y de unbanco de imágenes de los documentosque la componen.

Asimismo, comunicó que los objetivos dedicho sistema dicen relación con agilizar yfacilitar el proceso de revisión de lasrendiciones por parte de los auditores dela unidad de bomberos, disminuir lostiempos de transferencia de los recursosde la subsecretaria, verificar que no sepresenten en más de una rendición undocumento de respaldo de pago ocompra, en particular los documentoselectrónicos y generar indicadores decontrol y estadisticas de las rendicionespara los auditores de la unidad debomberos. Añadió, que el diseño de estesistema busca, además, garantizar yresguardar el uso y destino de losrecursos púbicos otorgados a los Cuerposde Bomberos.

N° OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADAVERIFICACIONES REALIZADAS

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W OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA

Se constató que el ente auditado no exigía a la La entidad comunicó que para los La repartición no acreditó la emisión de los En virtud de lo señalado, se Las medidas que seJNCB el informe mensual sobre ingresos, gastos y recursos en cuestión, la Subsecretaria del informes mensuales sobre ingresos, gastos mantiene la observación, instauren para evitar la

111-3. saldos del periodo, antecedente requerido Interior estimó que en la tramitación de y saldos, acorde a lo solicitado en el Informe ocurrencia de lo detectado,Informes expresamente en la resolución N° 1.389, de 24 de estos para el periodo 2015, no le serian Final W 126, de 2014, de este origen, así serán verificadas en una

:r~~:e:~ mayo de 2013, de la Subsecretaría del Interior, que exigibles los informes mensuales, en tanto como tampoco proporcionó antecedentes futura aud~oria a realizar

entid~d exa~ninada Aprueba Transferencia de Recursos año 2013 a la es requisito en la administración de los que den cuenta de la medida que deja sin por este OrganismoJunta Nacional de Cuerpos de Bomberos. recursos la total rendición de estos antes efecto la elaboración de estos, como Superior de Control.

de una nueva transferencia. argumenta en su respuesta.

Se determinó la tardl a contabilización de los La institución manifestó que ha dispuesto Sin perjuicio que la repartición informa que En mérito de lo expuesto, se La implementación dehechos económicos respecto de las rendiciones las medidas pertinentes para registrar de en coordinación con el departamento de mantiene la observación, controles que permitande cuentas, constatándose que la rendición de los manera oportuna, la contabilización de las finanzas, se han adoptado medidas sobre la contabilizar oportunamenterecursos entregados mediante la resolución rendiciones de cuentas aprobadas por la materia; no se acreditó la elaboración de los recursosy obligaciones,NC 2.780, de 2011, de la Subsecretaria del Interior, unidad de bomberos. procedimientos formales de control que con independencia de quefue contabilizada en el SIGFE el 26 de marzo de . . permitan contabilizar oportunamente los hayan sido percibidos o2014, a través del comprobante contable Agregó, que ha considerado ademas la recursos y obligaciones, de acuerdo con lo pagados, será examinadaN° 003695, no obstante que el certificado que la previsión de reflejar, ,de manera consignado en el Informe Final N° 1 26, de en una futura auditoria aaprobaba estaba fechado el 6 de diciembre de actualizada y fidedigna, la situación sobre 2014, de este origen, ejecutar por este111-6. . . . los recursos otorgados a los Cuerpos de

F It d 2012, evidenciándose un retraso de 475 dias . . Organismo Superior de. Bomberos, con especial énfasis en la

oportunidad en la corridos. .. . Control.fecha de registro . . comprobacion de que las referidas

de las rendiciones Lo anterior, no guarda armonia con las rendiciones hayan sido previamentede cuentas en el instrucciones impartidas por este Ente Fiscalizador aprobadas de manera formal por elsistema contable a través del citado oficio circular W 60.820, de organismo correspondiente, ello en un

2005, que establece el principio del devengado contexto de continua y efectivapara el reconocimiento de los hechos económicos, coordinación entre el departamento deen virtud del cual todos los recursos y obligaciones finanzas y la unidad de bomberos.deben contabilizarse en la oportunidad que segeneren u ocurran, independientemente de que Finalmente, indicó que a la fecha sehayan sido percibidos o pagados. encuentra actualizado el año 2014,

función a cargo de un profesional de launidad de bomberos.



CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, cabe concluir que laSubsecretaría del Interior realizó gestiones que permitieron subsanar las observacionescontenidas en el cuadro N° 1 del presente informe.

No obstante lo anterior, se mantienen lassituaciones informadas en el cuadro N° 2, con las acciones derivadas que se indican,dándose por concluido el proceso de seguimiento.

Finalmente, en relación con la observación delacápite III, Examen de la Materia Auditada, numeral 5, sobre inexistencia de análisis delas cuentas contables Nos 121060202 y 121060203, “Importancias y Compromisos enMoneda Extranjera para Cuerpos de Bomberos” y “Adquisiciones y Compromisos enMoneda Nacional para Cuerpos de Bomberos”, respectivamente, la efectividad de lasmedidas adoptadas para dar cumplimiento a lo requerido en el Informe Final N° 126, de2014, de este origen, será verificada en una próxima fiscalización que efectúe esteÓrgano Superior de Control.

Transcríbase al Ministro de Interior y SeguridadPública y al Auditor Ministerial de esa cartera de Estado, al Subsecretario y a la Jefa delDepartamento de Auditoría Interna de la Subsecretaría del Interior, al Presidente de laJunta Nacional de Cuerpos de Bomberos y a la Unidad Técnica de Control Externo dela División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General.

Saludé atentamente a Ud.,

ROSA MORALES CAMPOSJefe Unidad de Seguimiemo

División de Auditoria Adniinistrabva

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