INFORME DE AUDITORIA -...

INFORMACION Y DOCUMENTO CONFIDENCIAL PROPIEDAD DE ATR FDAC-05 Rev.00 PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL

American Trust Register, S. C. Paseo de la Hacienda de Echegaray No. 40, Col. Bosque de Echegaray, Naucalpan de Juárez, Estado de México, CP 53310 Tel: (0155)5236-7383 y 84

www.americantrust.com.mx

INFORME DE AUDITORIA

CLAVE DE AUDITORIA NÚMERO DE

CLIENTE

MACA-01 UAEM-120

NORMAS DE REFERENCIA

NMX-CC-9001-IMNC-2008 (ISO 9001:2008)

NMX-SAA-14001-IMNC-2004 (ISO 14001:2004)

NMX-SAST-001-IMNC-2008 (OHSAS 18001:2007)

NMX-F-CC-22000-NORMEX-IMNC-2007 (ISO 22000:2005)

NMX-I-041/05-NYCE-2009 (ISO 27001:2005)

LISTADO DE LOS PRINCIPALES DOCUMENTOS DE REFERENCIA UTILIZADOS EN LA AUDITORIA Leyes, Normas Oficiales, Normas Técnicas internacionales, nacionales o del cliente, Regulaciones, etc.

Legislacion y Normatividad aplicable a La UAEM,

CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO DE AUDITORÍA

Se cumplió de acuerdo a lo establecido en el plan de Auditoría.

No se cumplió debido a:

CUMPLIMIENTO DEL ALCANCE DE AUDITORÍA

Se cumplió de acuerdo a lo establecido en el plan de Auditoría.

No se cumple debido a:

Áreas/Procesos/Sitios o Instalaciones no auditados:

CUMPLIMIENTO DE MARCA Y LOGOTIPO

Se cumple con lo establecido en la guía de uso de marca y logotipo GDCC-01 del Organismo.

No lo utiliza

No se cumple debido a:




CONFIRMACIÓN RELACIONADA CON LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL CLIENTE FDCO-02

(Solo aplica en auditorias de Certificación, Recertificación y/o Cambio de alcance) Existen diferencias

Información correcta

Diferencias en la información proporcionada:

Acciones tomadas derivadas de la diferencia:

SE CONFIRMA EL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN ESTABLECIDO EN EL PROGRAMA

Si

No (ver descripción en la parte inferior).

DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN (En auditorias de Certificación, Recertificación y/o Cambio de alcance)

Alcance del Certificado: ANEXO I ALCANCE DEL CERTIFICADO

Indique procesos o actividades determinados en el SG:

ANEXO I ALCANCE DEL CERTIFICADO

Indique producto/servicio: ANEXO I ALCANCE DEL CERTIFICADO

Confirmación de Instalaciones dentro del alcance:

ANEXO II SITIOS E INSTALACIONES DEL ALCANCE DE LA CERTIFICACION

Confirmación de sitios dentro del alcance:

ANEXO II SITIOS E INSTALACIONES DEL ALCANCE DE LA CERTIFICACION

REVISIÓN Y CIERRE DE LOS HALLAZGOS DETECTADOS EN LA AUDITORÍA ANTERIOR

Tipo Criterio Descripción Acciones realizadas Status

Cerrada Abierta

O1 4.2.4

No se cumple con el tiempo de retención de los registros de preinscripción que es de 3 meses ya que los registro del proceso de 2010-2011 tienen desde Mayo. Plantel Netzahualcóyotl Preparatoria

Folio 1686 se realiza un oficio dirigido a la directora del plantel para ordenar su destrucción (cedulas de preinscripción) se realiza capacitación del procedimiento con los responsables de control escolar para eliminar la causa que era desconocimiento del procedimiento

x

O2 5.4.1, 8.2.3

No se muestran evidencia de los resultados del objetivo de proceso por ejemplo Admisión Logística y Aplicación de Exámenes, Diagnostico de Salud Animal, Campañas Institucionales, Movilidad Laboral. Varias dependencias

Folios 1687 Admisión logística y aplicación de exámenes en Netzahualcóyotl se localiza el ofidio de envió del análisis del objetivo Folio 1688 para diagnostico en salud animal facultad de veterinaria laboratorio modifica el objetivo y su forma de medición Folio 1799 para dirección de imagen institucional rediseño del instrumento de medición y sus indicadores y folio 1690 para movilidad laboral proceso no tenia medición pero ya existe y se empieza a controlar

x




O3 5.4.1

Los resultados del cumplimiento de los objetivos de calidad de los procesos de Diseño de Impresos, Edición de Libros y Diagnostico de Sanidad Acuícola, no corresponden con lo que se establece que se mide.

Folio 2113 diseño de impresos 2114 edición de libros y publicaciones periódicas y 1693 para diagnostico en sanidad acuícola se replantearon las formulas de los indicadores y se obtiene mejores resultados del desempeño del proceso

x

O4 7.1

En la biblioteca de la Facultad de Antropología se observa en el proceso de selección y adquisición de material documental que no se cuentan con los formatos de Sugerencias de material documental y solicitud de adquisiciones como lo establece el procedimiento.

Folio 1694 si existían no se mostraron y se dio capacitación para evitar recurrencia

x

O5 7.1 c)

En el Proceso de Seguimiento a Convenios de Extensiones CELe se detectó que existen criterios para considerar vigente las Certificaciones Internacionales que poseen los Maestros de Idiomas, sin embargo dichos criterios aún no han sido integrados en el Proceso.

Folio 1695 se modifico el procedimiento de seguimiento a convenios de extensiones CELe incluyéndose dichos criterios versión 3 del 29/10 /2011 en el apartado 5 de las políticas

x

O6 7.2.2

Del muestreo que se hizo a los servicios prestados por el Laboratorio de Materiales de la Facultad de Ingeniería, se observó que para el servicio con la orden de trabajo 249_cha, no se cuenta con el presupuesto como lo establece su Tabla de Requisitos del Servicio.

Folio 1696 modificar la tabla de requisitos del servicio versión 2 del 9/02/2011 y proporcionar capacitación al personal para conocimiento y aplicación de estos cambios-

x

O7 8.2.4

La libreta del control de número de registro del certificado tiene del 765 al 783 sin datos y se desconoce su estatus. Netzahualcóyotl preparatoria

Folio 1697 El departamento de control escolar llevara una bitácora de registro de folios para la elaboración de certificados para identificar cuales fueron inutilizados (En archivo de Excel) y firma de recibido de la copia del certificado

x

O8 7.3.4 No se evidencian registros formales de las etapas de revisión del diseño de materiales educativos en línea.

Folio 1698 se desarrollo sistema para el control del proceso plan de calidad versión 02 del 30/10/11, procedimiento de desarrollo de materiales educativos en línea versión 5 de 17/11/11

x

09 7.3.5, 7.3.6

No se presentó evidencia de la validación en el formato de verificación y validación de la etapa de desarrollo del día 25/05/2010 y de la etapa de liberación del día 28/05/2010 por parte del cliente, del proyecto ACD-089 SICE (control Escolar) Tercera Versión “Modulo de Trámites en línea de cedula profesional”.

Folio 1669 Se implementa un repositorio de planes de proyectos en el cual se agendan todas las etapas del proyecto y el propio sistema envía mensajes de recordatorios sistematizado esta actividad (Herramienta SharePoint)

x

O10 7.5.1

En la biblioteca de la Facultad de Antropología en el proceso de préstamo de servicios bibliotecarios se suspendió el servicio de préstamo en sala negando el servicio a los usuarios sin notificar con anticipación.

Folio 1700 se retoma la política No. 5.31 del proceso préstamo de servicios bibliotecarios y se proporciona capacitación al personal para su aplicación

x

O11 7.5.1

En el Proceso de Otorgamiento de Becas se detecta que el alumno número de Registro 198901 es candidato a beca de movilidad estudiantil, se cuenta con el expediente de soporte sin embargo no se mostraron evidencias que muestren que dicho candidato ha sido registrado en el Sistema Integral de Becas para la beca mencionada.

Folio 1701 se adecuo el sistema de becas dándole la oportunidad de tramitar dos modelos de becas en el caso de movilidad estudiantil que se aplica en el siguiente semestre de cuando se solicita

x




O12 7.5.3

De la evaluación a los expedientes de los pacientes en el proceso de atención a usuarios del CESPI, se detectó que hay algunas notas de evolución por parte del terapeuta que no indican los datos generales del paciente.

Folio 1827 se modifica el formato y se proporciona capacitación a los terapeutas y se establece un proceso de revisión periódica de expedientes

x

O13 7.5.3

En el Proceso de Auditoría al Otorgamiento del estímulo anual por área de conocimiento se detectó que en el Informe que rinde la Contraloría Universitaria sobre la Auditoría al Otorgamiento del estímulo anual por área de conocimiento 2010, se presenta que la Dra. Yulia Nikolaevna fue acreedora al estímulo en el área de Ciencias de la Salud, sin embargo en la inscripción la Doctora se encuentra registrada en el área de Ingeniería.

Folio 1653 se modifica la política No. 26 del procedimiento de auditoria al otorgamiento del estimulo anual versión 6 de Diciembre de 2010 incluyendo una revisión por parte del auditor y el director de auditoria académica antes de remitir el informa para firma

x

O14 7.5.5

En el Proceso de Registro, Acopio y Entrega de Obra Plástica, la preservación del producto se han considerado la identificación y embalaje que permiten la preservación del producto, sin embargo no se considera el almacenamiento y la manipulación durante el proceso interno y la entrega.

Folio 1905 se modifica la forma en que se embalan o empacan para su almacenamiento, manipulación y resguardo modificándose el plan de calidad versión 3 del 10/10/2011

x

O15 7.6

Del muestreo que se hizo de los equipos de seguimiento y medición utilizados en el Laboratorio de Materiales de la Facultad de Ingeniería, se observó que la bascula mecánica con plataforma número de inventario 271418 su periodo de vigencia de calibración venció el 5 de noviembre de 2010 conforme lo establece el certificado de calibración (EMAMAS0407/09) y su programa de calibración 2010-2011, además de no contar con la identificación de “equipo fuera de uso”.

Folio 1705 se calibro la bascula 2/dic./2010 y se proporciona capacitación al personal del laboratorio para aplicar el procedimiento correspondiente servicio de extensión de laboratorio de materiales.

x

O16 8.2.1

En el Proceso de Elección de consejero Profesor o Alumno de Organismo Académico, Centro Universitario UAEM y Plantel de la Escuela Preparatoria, Movilidad Laboral, Cumplimiento a Ordenes Jurisdiccionales y Administración de Recursos Representante ante el H. Consejo Universitario, no se tiene la medición de la percepción del cliente.

Folio 1705 Se elaboran formatos de encuestas de la satisfacción del cliente para los procesos mencionados, se aplican y se obtiene información que permite determinar el nivel de satisfacción del cliente

x

O17 8.2.3

En la biblioteca de la Facultad de Antropología se observa en el proceso de préstamo de servicios bibliotecarios que los datos reportados en el informe mensual de consultas no coinciden con las papeletas de registro.

Folio 1710 se sistematiza la captura del servicio de préstamo en biblioteca siendo piloto esta facultad de antropología, se proporciona capacitación al personal para su aplicación y uso (sistema institucional de información universitaria/ sistema de control de acceso a las bibliotecas de la UAEM)

x

O18 8.2.4

No se muestra evidencia del control del paquete de los últimos folios de los formatos para la elaboración del certificado recibidos, considerando que cuentan con un folio y que son documentos oficiales. Netzahualcóyotl preparatoria

Folio 1713 se identifica espacio para resguardo seguro de estos documentos, lugar adecuado, bajo llave. Se incluye el resguardo y protección en las responsabilidad en el procedimiento de validación de certificados e historias académicas de nivel medio superior y licenciatura versión 7 del 27/11/2011

x




O19 8.3

En los proceso de Revisión, Análisis y Validación de Convenios, Emisión de Certificados a Nivel Medio Superior, Gestión de Recursos Financieros, Registro Acopio y Entrega de Obra Plástica se observa que se han presentado servicios no conformes en los últimos 4 meses y no se registraron en el sistema como lo menciona las tablas de servicio no conforme. Varias dependencias

Folios 1714, 1715,se están implementado los planes de calidad, se ha redefinido en términos generales el concepto de producto no conforme y se esta en proceso de identificación en cada área documentando lo correspondiente en caso de que les aplique dicho control

x

O20 8.4

En el Proceso de Gestión Integral de Convenios se cuenta con 1 Objetivo de Calidad, el cual presenta un nivel de cumplimiento del 49.4%, sin embargo no se presentó el análisis derivado de dicho incumplimiento ni las acciones que se realizarían para mejorar la eficacia en el cumplimiento del objetivo.

Folio 1716 existe un error en la interpretación del objetivo mencionado ya que no es el de porcentaje del nivel de satisfacción del cliente sino de porcentaje de avance en instrumentos legales formalizados e instrumentos legales evaluados Formalizados a dic. del 2010 debe ser 40 % y se obtuvo 50.10 % Evaluados a dic. de 2010 debe ser el 30 % y se obtuvo el 29.60 % Y en cuanto al nivel de satisfacción del cliente se tenia 86 % y se obtuvo 90.38 %

x

O21 8.4

En el Proceso de Control Presupuestal se mostró el resultado de la medición del Objetivo de Calidad, indican que se logró el -4% en el tercer trimestre de 2010, sin embargo el Reporte de Cuentas se detecta que existe un error en el cálculo, ya que se evidenció que el resultado real del -13% lo cual está fuera de lo establecido.

Folio 1685 se reviso el error y se corrigió para esto se hizo la solicitud al SIIA del reporte del estado de la situación presupuestal para cotejar con la información propia y en su caso hacer los ajustes correspondientes, se modifico el plan de calidad de “Control presupuestal” Versión 6 del 18/Oct/2011 para incluir la modificación del objetivo

x

Responsable Entrevistado : A de C A Alejandra Ivonne Ordoñez Sánchez

HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO O MEJORA DETECTADOS EN LA AUDITORÍA

Tipo Criterio Evidencias Descripción del requisito

incumplido Nivel de Criticidad del

Hallazgo NC - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

O-1 7.1

Se encuentran 2 reactivos fuccina básica y tetranito blue tetrazolium sin identificación de riesgos, la identificación de riesgos del Ethyl acetate es diferente a la del J.T. Baker, además no se cuenta con la hoja de seguridad del bromuro succinamida.

Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente: d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos.

Se determina como una observación ya que los demás reactivos cuentan con la identificación de riesgos y con la hoja de seguridad.

O-2

4.2.4

Unidad Académica Profesional Cuautitlán Izcalli. En el proceso de calificaciones en línea se mostró de manera electrónica la norma ISO 9000:2000 siendo esta una versión obsoleta.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios

Se considera una observación debido a que la escuela cuenta con la versión actual ISO 9000:2005 (se mostró en el proceso de Selección de Personal Docente de Asignatura) pero durante el ejercicio de auditoría en




para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

este proceso se mostró una versión no vigente.

O-3 6.2.2

--En el proceso de Selección y Contratación de la Dirección de Recursos Humanos, no se mostraron los registros que evidencian la experiencia de los candidatos. ---Durante la auditoria al proceso de Edición de Libros y Publicaciones Periódicas, Comercialización del Fondo Editorial y Diseño de Impresos (Dirección de Divulgación Cultural) se detecta que la Competencia para los participantes en los procesos de edición de libros y Diseño de Impresos no están claramente definidas con base en la educación, experiencia, habilidades y formación (cursos). ---Durante la auditoria al proceso de Selección, Programación y Evaluación del Elenco Artístico Universitario (Dirección de Promoción Artística) se detecta que participa en dicho proceso un Comité de Evaluación cuyas competencias para ejercer la selección y evaluación del Elenco artístico no están claramente definidas con base en la educación, experiencia, habilidades y formación (cursos) ---En el proceso de actos de educación continua no se tiene claramente definida la competencia de los instructores

La organización debe: e) mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia

--Se considera como observación debido a que en los resultados de su desempeño demuestran su capacidad. --Se considera como Observación debido a que en el expediente se mantienen registros de competencia del personal pero en el procedimiento de edición de libros y publicaciones periódicas no se define la competencia de acuerdo a educación, experiencia, habilidades y formación (cursos) --En el documento de perfil de puesto del Comité de Evaluación no se definen claramente los requisitos de competencia con base en la educación, experiencia, habilidades y formación (cursos). --- se considera observación porque cuentan con en currículo del instructor y una evaluación del mismo que se realiza en una presentación que el mismo hace ante el personal de la dirección de educación continua Son Cuatro Hechos diferentes relacionados con soporte documental la eficacia de los procesos mencionados y la capacidad del personal que los opera es adecuada.

O-4 7.1 En el proceso de Ingreso a Residencia Clínica en su

Durante la planificación de la realización del producto, la

Se considera como observación ya que en la




procedimiento se establece que se realiza una entrevista al aspirante; sin embargo no se mostraron registros de dichas entrevistas.

organización debe determinar, cuando se apropiado: d) los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen con los requisitos (véase 4.2.4).

Tabla de Parámetros se identifican las calificaciones obtenidas en dichas encuestas y se complementan con las calificaciones de los otros exámenes.

05

8.2.2

y

6.2.2

En el proceso de auditoria interna no se ha dado de forma completa el proceso de evaluación de los auditores como lo describe el procedimiento

----Se deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodología. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no Deben auditar su propio trabajo. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar de los resultados….. -----. La organización debe: a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con……., b) cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria, c) evaluar la eficacia de las acciones tomadas, d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y e) mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (véase 4.2.4).

La evaluación se ha realizado de manera parcial

06

5.4.1

Objetivos de calidad se cumplen en la mayoría de los procesos sin embargo en la mayoría de los casos son mediciones de cumplimiento, o fueron ya rebasados por los resultados y de esta manera no aportan valor al proceso

La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto [véase 7.1 a)], se establecen en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.

Los objetivos están en proceso de revisión y en su caso actualización y los que ya están definidos o actualizados no tienen en este momento información suficiente para poder evaluar su nivel de cumplimiento

OM1

8.2.3

Unidad Académica Profesional Cuautitlán Izcalli, en el Proceso de Evaluación del Profesor es conveniente definir en el anexo “Instrumento Evaluador” un plan de acción para los profesores que no obtienen un nivel satisfactorio




ACCIONES DE SEGUIMIENTO CUANDO EXISTEN OBSERVACIONES Y/O NO CONFORMIDADES

OBSERVACIONES: Se verificará la implementación de las acciones tomadas para la atención de los hallazgos por la Organización, en la siguiente auditoría.

NOTA: En caso de no evidenciar la eficacia de las acciones tomadas de la(s) Observación(es) en la próxima auditoría, ésta(s) será(n) declarada(s) como No Conformidad(es).

NO CONFORMIDADES:

La Organización deberá enviar al Organismo Certificador, las evidencias documentadas de las correcciones específicas y acciones correctivas planificadas o realizadas para eliminar la(s) causa(s) de la(s) No Conformidad(es) en un plazo no mayor a 90 días naturales a partir de la fecha de este informe.

NOTA: En caso de no enviar al Organismo Certificador la información requerida en el período establecido:

Será necesario re-iniciar el proceso de su Certificación. (Aplica en Certificación o Recertificación)

Se iniciará el proceso de suspensión de su Certificación. (Aplica en Mantenimiento o/y Cambio de Alcance)

Se realizará la revisión de las evidencias documentada enviadas en las instalaciones del Organismo Certificador, para determinar si son aceptables. En caso que las evidencias enviadas dentro del plazo establecido, no aseguren eliminar la(s) causa(s) de la(s) No Conformidad(es), será necesario programar una auditoría In Situ, lo cual será comunicado a la Organización. La eficacia de las acciones tomadas será confirmada en la próxima auditoría programada.

ASPECTOS RELEVANTES DERIVADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA A CONSIDERAR DURANTE LA SIGUIENTE AUDITORÍA:

REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN:

C A ST IA SI

1. Aplicación después de la transición de los planes de calidad que están en proceso de implementación con Mediciones de Objetivos, Procesos y Productos.

X - - - - - - - - - - -

2. El control sobre el Producto No Conforme en los proceso que les aplique clarificando el concepto de lo que es considerado “Producto No Conforme”

X - - - - - - - - - - -

3. Verificar las mejoras realizadas en el proceso de auditoria interna X - - - - - - - - - - -

4. Aplicación de acciones correctivas y preventivas X - - - - - - - - - - -

5. La mejora en la interacción de procesos (Momento de madurez) X - - - - - - - - - - -

ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO, MEJORA E INDIQUE EN SU CASO FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Estado del Sistema:

El sistema se encuentra implementado con un buen nivel de ejecución en los procesos ya certificados, en los nuevos también se esta aplicando y en estos caso en particular se cuenta aun con deficiencias propias del proceso de implementación mismas que han sido atendidas adecuadamente por lo que no ponen en riesgo la operación del sistema. Se refuerza la interacción de las diferentes áreas con el enfoque de procesos.




Descripción de las mejoras y fortalezas:

Se esta simplificando la documentación de los procesos con la implementación de los planes de calidad. El compromiso y actitud del personal que opera los procesos ha sido muy positivo para el desempeño y mejora de los mismos. Se ha realizado un proyecto de círculos de calidad en los cuales se generan proyectos de mejora que son totalmente compatibles con el SGC. Las directrices que se han dado por parte de la DODA han sido adecuadas y orientadas a mejorar tanto la eficacia como la eficiencia del SGC El compromiso y participación del Rector en el SGC es evidente y le da uso al mismo como una herramienta de administración y mejora de la Institución.

OPINIONES DIVERGENTES

¿Existen opiniones divergentes?

Si Se aplicará el Procedimiento de Apelaciones PDGE-X (Ver Descripción)

No

Descripción de la Opinión Divergente:

MUESTREO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Se ha realizado la auditoría con base en un muestreo y en consecuencia, pueden existir otras desviaciones que no fueron identificadas en este ejercicio. Cabe recordar que toda la información a la que tuvo acceso el equipo auditor se maneja con carácter confidencial.

AGRADECIMIENTO

En nombre de American Trust Register S.C. agradecemos a la Organización y al personal auditado las facilidades otorgadas, información proporcionada y atenciones recibidas durante la presente Auditoría.

CONCLUSIÓN

Aceptable Se concluye que el Sistema de Gestión de Calidad de la Organización cumple con lo establecido en la Norma INDICAR NORMA DE REFERENCIA por lo que el auditor líder recomienda:

Condicionado La organización requiere enviar la documentación solicitada para eliminar la(s) causa(s) de la(s) No Conformidad(es) en el plazo establecido para su revisión y determinar si son aceptables.

Otorgar

Mantener

Ampliar

La Certificación del (los) Sistema(s) de Gestión.

Nota: Si existen No Conformidades, Observaciones u Oportunidades de Mejora se verán reflejadas en el apartado de hallazgos de incumplimiento




Exclusiones del sistema de Gestión de Calidad Res

7.5.2 Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio debido a que en todos los procesos se realizan actividades de verificación, inspección y monitoreo para el cumplimiento de los requisitos.

Se acepta las exclusiones las cuales son adecuadas con base a lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad ya que dichas exclusiones no afectan a la capacidad o responsabilidad de la Organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables

C

EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN

Descripción del proceso de análisis de la Política Resultado de la Evaluación realizada a la política de

gestión

Se ha considerado adecuada aun y se promueve su conocimiento y entendimiento en todos los procesos certificados

Es correcta la estrategia para su difusión y conocimiento con un proceso permanente previendo los cambios de

personal

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Fecha de la última Revisión

Descripción del Proceso de Revisión por la Dirección

Resultado de la Evaluación del proceso de Revisión

25/11/11

Se han realizado y alineado diferentes revisiones durante: ---Las comparecencias década una de las secretarias con el rector. ---Informe de actividades anuales en los espacios académicos ---Las revisiones programadas en el manual de calidad. Todas ellas orientadas hacia los lineamientos y objetivos establecidos en el (PRDI) Plan Rector de Desarrollo Institucional, integrando los diferentes mecanismos de seguimiento de la propia universidad y corroborando e integrando estos resultados con la agenda estadística.

---Con estos ejercicios se ha simplificado y fortalecido el proceso de revisión por la dirección ya que no se ven como actividades distintas la administración cotidiana y el SGC ---Le brinda mayor dinamismo y entendimiento a los requerimientos administrativos la da alta dirección en los diferentes procesos ---Simplifica y complementa el proceso de redefinición de objetivos para realizar el despliegue de los mismos en los procesos operativos clarificando su comprensión medición y cumplimiento.

OBJETIVOS

No. Descripción del(os) objetivo(s), meta(s) o

programa(s) Resultados obtenidos y

periodo analizado Resultado de la Evaluación de

los objetivos

Definidos en el manual de calidad, para cada uno de ellos se definido a que proyecto pertenece y de que eje rector se deriva alineando así el Plan Rector de Desarrollo Institucional

Seguimiento y resultados adecuados reportados en diferentes minutas de reunión y la revisión por la dirección

Se han revisado y se les de seguimientos a través de la

diferentes reuniones directivas mencionadas en el apartado de

revisión por la dirección




AUDITORIA INTERNA Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Fecha de la última Auditoría

Evidencias presentadas de la Auditoría interna

Resultado de la Evaluación del cumplimiento de la auditoria interna

17 al 21 de Oct. 2011-12-01 del 14

0ct al 7 nov. 11 14 0ct 10 al 18

oct.

Cuatro Programas de Auditorias internas, planes de auditorias , informes de auditoria Listas de verificación, entre otros. A 1.-Incuadoras de negocio, A 2.-nuevos procesos a certificar, A 3.-secretaria de difusión cultural, A 4.- PIFI Responsable del proceso Sergio Fernández Álvarez Jefe de SGC Marcia Beltrán Cuevas

Se cuenta con 70 auditores internos Realizadas Cuatro auditorias Internas en la mayoría de los casos se aplicaron: Evaluación del auditor por el auditado Evaluación pro parte del RD Evaluación del líder por el equipo auditor Evaluación del equipo por el auditor líder

Números de AC y AP generadas

Evidencias presentadas de las Correcciones y/o Acciones Correctivas

Resultado de la Evaluación del cumplimiento de las AC y AP

1.- 66 2.- 45 3.- 7 4.- 2

Sistema de no conformidades y acciones correctivas y preventivas Ivonne Ordoñez Sánchez

Cumplimiento adecuado de acuerdo con los planes de acciones para cada caso y documentado en su

sistema de acciones correctivas y preventivas.

PROCESO AUDITADO Selección y Contratación Entrevistado(s): Ing. Francisco Sandoval Figueroa

Sistema: SGC Criterios:

4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4

Instalación o Sitio:

Edificio Administrativo UAEM

DESCRIPCIÓN BREVE DEL PROCESO/ACTIVIDAD/ELEMENTO AUDITADO

Procedimiento(s) y/o instructivos aplicado(s):

Procedimiento Reclutamiento y Selección de personal administrativo Procedimiento de Contratación Personal Administrativo Procedimiento de Contratación de Personal Académico Procedimiento de Renovación de Contrato Manual de Descripción de Puestos

Muestra analizada:

El inicio del proceso comienza al recibir la requisición de personal (administrativo, docente y sindicalizado) por parte de las dependencias de la Universidad; en esta también manifiestan el motivo por el cual quedo vacante el puesto. La persona que requiere personal debe revisar el Manual de Descripción de Puestos Tipo, en el cual se tiene definida la competencia general que se requiere para cubrir la vacante. La requisición de personal se pasa para su evaluación, posteriormente al candidato se le realiza una entrevista y se aplican pruebas psicométrica y técnicas. Los resultados de estas pruebas se analizan y se elabora un Reporte de Entrevista, si paso todas las pruebas se proceden a su contratación. En la etapa de contratación se procede a solicitar el resto de los documentos que son requeridos para su contratación. Se revisó la requisición No. 072, se identifica que se requiere un auditor. En este caso se tiene propuesta del candidato que ocupará la vacante, por lo cual solo se realiza las evaluaciones psicométricas, técnicas, entrevista. Se tiene el sistema psicosoft en el cual




se registran los candidatos que son evaluados, identificados por el número de cédula y se registran los resultados de las pruebas, se obtienen las graficas de cleaver, (comportamiento de la persona en condiciones de trabajo); y finalmente se realiza un análisis de todas las pruebas para tener un reporte de entrevista, en el cual se determina si cumple o no con los requisitos del puesto. En la requisición que envía la dependencia solicitante no se describe el perfil que debe tener el candidato, por lo cual el área de contratación revisa el manual de descripción de puestos para revisar el puesto tipo. El perfil indica que debe tener de 2 a 3 años de experiencia sin embargo en el CV refleja que tiene solo 11 meses en actividades relacionadas, por lo cual no se cumple con lo establecido en el perfil, cabe hacer mención en el procedimiento de reclutamiento selección y contratación versión 00 del 10-10-11 en la política 5.15. Se revisó la evidencia que el candidato presenta en relación a su competencia; sin embargo no se tiene evidencia de la experiencia que declara el candidato en su CV. Requisición 030: Puesto secretaria. Se realizó la prueba cleaver y se aplicó las evaluaciones técnicas de un puesto de secretaria, esta prueba abarca ortografía, uso de Excel, aptitud numérica, redacción, uso de orden, captura de documentos en office, su dominio, el manejo de Excel con formatos. Calificación aprobatoria de examen técnico secretarial es 6 y se sugiere las necesidades de capacitación. En caso de que no se apruebe las pruebas se tiene una política de que las evaluaciones tienen una vigencia de 6 meses, porque en las pruebas psicométricas es un periodo en el cual tu personalidad puede cambiar y en la técnica periodo para capacitarse. Una vez que está contratado el personal, se genera una base de datos con las fechas para la renovación del contrato, las cuales son 31 de Mayo y 30 de Noviembre. Se obtienen el nombre del personal para enviar un oficio a las dependencias para dar el Vo. Bo. Y se renueve el contrato.

Controles aplicados para obtener los resultados esperados:

Respuesta que se dio al servicio Reporte de Entrevista

Seguimiento y/o Indicadores del Proceso

El 95% del personal contratado debe cubrir el perfil, Contratar al personal idóneo seleccionado para los puestos universitarios en un plazo no mayor a 15 días hábiles.

PROCESO AUDITADO Control Asistencial Entrevistado(s): C.P. Gabriela Estrella Naime Átala


4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4





Proc. Control Asistencial del personal administrativo sindicalizado del rectoría y edificio administrativo. Prco. Evaluación para el pago del estimulo por puntualidad y asistencia del personal advo sindicalizado. Proc. Evaluación para el pago del estimulo por puntualidad y asistencia académico (clausula 88).




Proc. Evaluación para el pago del estimulo por productividad académica.

Muestra analizada:

Entradas Listas de Asistencia para personal administrativo y académico; y tarjetas para personal sindicalizado. 6 retardos aplica una inasistencia. La colocación de tarjetas se realiza el último día de cada mes, estas tarjetas registran las incidencias del personal de manera mensual, al final del mes se recogen y se procede a su análisis a través del SPARH. El área de nóminas tiene establecido un Calendario de Nominas para que el personal de Control Asistencial realice movimientos de incidencias en el SPARH en las fechas establecidas. En la tarjeta de asistencia del empleado 21097 se presentaron solicitudes de permiso del 3, 5 y 9 de Agosto 2011. Del 3 de Agosto se presenta la solicitud firmada por el Director. Del 5 de Agosto se presenta solicitud por el día 18 de Julio que por contrato colectivo para descanso. Una vez que se realiza el análisis de las incidencias del personal, si todo esta correcto se genera la relación de premios por puntualidad, productividad académica. Productividad académica Por Contrato colectivo de trabajo UEAM-FAAPAUAEM se tiene establecido las siguientes fechas a las que son acreedoras los trabajadores. 20 de enero, 2 y 5 de Mayo 18 de Julio 15 de Septiembre 12 de Octubre Y en este año solo aplico para el 5 de Mayo Cada área o unidad, facultad elabora el oficio y la lista de los académicos que asistieron. Se pasa a su análisis se realiza filtro y se procede a cargar en el sistema los que si se beneficiaron. Se revisaron registros del DRH/COP/003/2011, DRH/COP/004/2011, DRH/COP/005/2011.


Cada espacio envía un oficio con el nombre del personal que ha requerido el estimulo, caratula de control de asistencial y se propone al personal que pueden recibir el premio y adjuntan las tarjetas y los justificantes por inasistencia justificada. Se pasan a la base de datos y se genera el reporte de manera trimestral para el pago correspondiente.


Objetivo: Atender el 90% de las solicitudes correspondiente al pago del estimulo de puntualidad y asistencia del personal administrativo sindicalizado En un plazo no mayor a 30 días naturales, desde su recepción en el departamento hasta su aprobación para la aplicación.

PROCESO AUDITADO Nóminas Entrevistado(s): Personal del Área de R. H.


4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4








Procedimiento de Pago de nomina Procedimiento de Descuentos por inasistencia Procedimiento Pago de Aguinaldos Procedimiento de Descuentos de terceros

Muestra analizada:

Demandas que generan las dependencias, 70 conceptos Solicitud de las dependencias, recepcionan y turna Se analizan criterios de pago (contratos colectivos de trabajo, LFT) Si procede se va a otra etapa, se calcula, se analiza, captura y movimiento que procede. Recepción por calendario interno para que el personal debe hacer movimientos. Externo, las dependencias conozcan hasta cuándo deben entregar documentación Se revisan 15 solicitudes del mes de Octubre:

- Facultad de Contaduría Administrativa. - Museo Universitario “Leopoldo Flores” - Dirección de Seguridad protección universitaria y al ambiente - Dirección de infraestructura académica - Centro de Investigación en Ciencias Médicas - Centro de Innovación Des Inv. Educ. CIDIE - Cambios de plantillas (Agosto y Septiembre) a partir de la 8va. Semana se

realiza a través de la Secretaría - CU UAEM AMECAMECA

Posteriormente se registra en el SPARH de cada uno de los analistas las solicitudes de baja u alta. Pago que por única vez de un servicio Una demanda de la dependencia, solicitud para pagar un servicio por única vez Se paga conforme a los criterios. SIIA se registro, la solicitud, si no esta dado de alta se habla a tesorería para su alta y en el sistema se ve el estatus de liberación y se libera el pago después de una aprobación y autorización. Entregan a control y presupuestal Y después recibe el contra recibo. Aguinaldos En el año fiscal, en la quincena del 30 de Octubre se hace una corrida para que a todas las personas de 10 meses se les entregue aguinaldo, y se le considere también a los profesores que se incorporaron. Se consideran los criterios de los contratos. El analizados de manera manual. Hoy se termina el cálculo de aguinaldos y se revisa y se aprueba para que se libere el pago. Integración de plantillas de cada dependencia Solicitud de apertura de sistema, Para dar apertura del sistema para que la dependencia registre su plantilla pero siguiendo los criterios del procedimiento. Se integra a inicios del semestre, hoy se captura la integración de plantillas de personal


Los controles de pre oferta, retención cancelación y/o liberación de cheques. Formatos de integración de plantillas Solicitud de comprobante de pago (servicio única vez)


Objetivo: Emitir la nomina quincenal al 99.5% de eficacia de pago, teniendo un margen de error del 0.5% Cada uno de los compañeros presenta el concentrado de los movimientos que tienen en cada quincena. Diagnostico En el mes de Octubre de 2011 se obtuvo un dato de 99.97% teniendo un erro del 0.03%




PROCESO AUDITADO Planeación y Desarrollo Entrevistado(s): Carlos Sierra


4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4





Administración de los instrumentos de la planeación de la dirección de RH Planeación interna del RH

Muestra analizada:

Entradas POA y Objetivos Resultados POA, Informe anual del rector, Agenda estadística anual y revisiones por la dirección Oficio de elaboración del Informe del Rector, La Secretaría de Administración les envía un correo solicitándoles el texto que incluirá el informe anual del rector…. Mail “avances POA-PRDI” del 17 de Noviembre de 2011. Se requiere que a más tardar el 24 de nov. se requiere el registro de información del 4to trimestres de 2011. El avance que se tiene del registro de información es del 100% ya que se automatizo 1 proceso de RH. Se cumplió: Se automatizo pago de asistencia, expediente del personal universitario, Población beneficiada 5938 Formulación del POA de RH 2012 Seguimiento del POA de RH 2012 de manera trimestral como se solicita Qué nuevos proyectos se pueden obtener del análisis de la información de los resultados de los instrumentos de planeación,. Planeación interna del RH Requieren información de los resultados por proceso del 2011, para poder realizar los proyectos de innovación. Plan de Ambiente de Trabajo por lo cual se realizará la entrega de los reconocimientos. Y Mejorar la comunicación. La trazabilidad del servicio se realiza a través de la evaluación del cumplimiento de los objetivos de manera trimestral Control de Requerimientos de instrumentos de planeación (se da el seguimiento de la integración de la información que requiere el área). Se maneja el calendario de entrega de información. Análisis de la información, se reporta si se entrega o no los resultados. Determinan el tiempo como característica del servicio


Calendario de Entrega de Información


Objetivo: “Entregar 2 días hábiles antes de la fecha compromiso la información solicitada por el usuario”. Se tiene en el 3er trimestre 2 trámites y de los cuales la mayoría entrego en la fecha limite el 30 de Septiembre (poa) y Rev. Por la Dirección el 6 de Octubre.




PROCESO AUDITADO

Actualización de la Estructura Orgánica

Funcional de la Administración Universitaria

Entrevistado(s): Jefa de Departamento de Organización y Métodos


4.1, 6.3, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Edificio Central



Proceso de Actualización de la Estructura Orgánica Funcional de la Administración Universitaria vigente 18 de Noviembre Rev. 01 (Plan de Calidad) Procedimiento de Actualización de la Estructura Orgánica Funcional de la Administración Universitaria vigente 18 de Noviembre Rev. 01 Ley de la Universidad Estatuto Universitario Manual de Organización

Muestra analizada:

Se revisó el Plan de Calidad y Procedimiento de Actualización de la Estructura Orgánica Funcional de la Administración Universitaria para revisar la planificación por ser proceso nuevo en el Sistema de Calidad no se han presentado requerimientos para este proceso, sin embargo estas actividades se realizaban con anterioridad y se evidenció la recepción de solicitudes por medio de oficios, justificación, propuesta de estructura organizacional y funciones de puesto en relación a la modificación de la Estructura Organizacional, así mismo se evidenció el seguimiento de reuniones en Minutas y correos electrónicos para la revisión del avance de la solicitud y oficio de liberación por parte del Departamento de Organización y Métodos.


Cronograma de Actividades Rev.01 Bitácora de Actividades

Seguimiento y/o indicadores del proceso:

Plazo no mayor a 30 días hábiles del 2012, evaluación de forma trimestral.

PROCESO AUDITADO Administración del

Servicio para Salas de Cómputo

Entrevistado(s):

Jefe del Departamento de

Atención a Usuarios Responsable de Capacitación Responsable del Sistema de Gestión de Calidad de TIC


4.1, 6.3, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Ciudad Universitaria



Proceso de Administración del Servicio para las Salas de Cómputo (Plan de Calidad) Proceso de Arrendamiento de Cómputo




Muestra analizada:

Se mostró evidencia del cronograma de actividades para la implementación de SASSACW en las diferentes salas de cómputo de las Facultades para la automatización de los servicios web. Software SASSACW implantado de forma local en las salas del cómputo del Departamento de Atención a Usuarios para los servicios de arrendamiento, digitalización, préstamos de equipos e impresión. Las solicitudes de software para las salas de cómputo se solicitan registrando las programaciones de los cursos en un pizarrón donde los responsables realizan las actualizaciones de las salas de cómputo conforme a sus requerimientos.


Cronograma de actividades de la implementación del SASSACW en las Facultades.

Seguimiento y/o indicadores del proceso:

Implementación SASSACW al 30% Diciembre 2012 en las salas de cómputo, evaluación de forma trimestral. Evaluación de la Satisfacción al usuario por parte de la Responsable del Sistema de Gestión de Calidad de TIC

PROCESO AUDITADO Curso Taller Entrevistado(s):

Director del Centro Juvenil Coordinador Planeación

Coordinadora de Desarrollo Humano


4.1, 6.3, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Centro Juvenil Universitario



Proceso Curso Taller (Plan de Calidad) Procedimiento de Curso Taller

Muestra analizada:

Se presentaron registros de los cursos realizados a Noviembre del 2011, solicitados por oficios o mediante del envío de la Carpeta informativa a los Directores para la impartición de cursos de acuerdo a las necesidades detectadas por los Directores en las diferentes facultades o prepas. Se mostró evidencia de los registro de cursos, ejemplo curso del 3 de Noviembre para la Prepa 12 Matutino y Vespertino mediante solicitud del curso por medio de oficio, registro del curso con el número de participantes, nombre del curso y firma y sello de la Dirección solicitante, así como la Evaluación de Satisfacción por parte del solicitante. Los Instructores son seleccionados por parte de la Dirección de Fortalecimiento de los valores conforme a las necesidades de los cursos. Los ponentes son responsables de la elaboración del material para la presentación de los cursos de forma libre.





Cronograma o programación del curso taller Medición de la satisfacción del usuario mediante Evaluación de Satisfacción por parte de los Directores de las Facultades quienes realizan las solicitudes de los cursos a través de la medición lógica borrosa.

Seguimiento y/o indicadores del Proceso:

25 cursos anuales, evaluación de forma trimestral 80% de Satisfacción al usuario, evaluación trimestral, resultados de Noviembre 99.3%

PROCESO AUDITADO Acceso a la Información, Datos Personales y/o su

corrección Entrevistado(s):

Lic. Alejandro Gómez Ibarra, Lic. Raonel Vences Díaz, Lic. Irma Cortés (Directora)


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Dirección de Información Universitaria



Ley de Transparencia del Estado de México, Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Procedimiento de Solicitud Electrónica de Información y Plan de Calidad.

Muestra analizada:

Solicitud Electrónica de Información del 13 de Noviembre sin respuesta del cliente para semáforo rojo, con el plazo establecido de 5 días hábiles como tiempo máximo de respuesta. El solicitante no respondió sobre el cuestionamiento sobre el esclarecimiento de la dependencia sobre la que solicita información. El estado de la solicitud es: finalizada. El objetivo del proceso es atender un 90% de las solicitudes en un tiempo promedio de 15 días. Los resultados demuestran que el Objetivo se ha alcanzado, se tiene un tiempo promedio de 11 días como periodo de respuesta. Se revisó el plan de calidad donde se establece la recepción de información, la forma en que se entrega dicha información hasta la interposición de recurso de revisión y deliberación por parte del Comité del INFOEM. Se mostraron registros de educación, formación, habilidades y experiencia que soportan la competencia necesaria de acuerdo al descriptor de puestos. Se muestran registros de evaluación de satisfacción del cliente clasificadas en tres rubros: cumplimiento del producto, trato del personal y calidad del servicio. La acción derivada del análisis de las encuestas aplicadas señala que algunas Facultades y Unidades Administrativas solicitan capacitación para fungir como Unidad de Enlace de Información con evidencia de listas de asistencia a talleres y nombramientos para fungir como Unidad de Enlace. El ambiente laboral se gestiona con reuniones que los empleados llevan cada fin de mes por cumpleaños. Se cumple con un programa de mantenimiento a Infraestructura, se mostró evidencia de Reportes de Mantenimiento. Se excluye el requisito 7.5.4 y 7.6


Seguimiento por semáforos que indican el estado de la solicitud y el tiempo total en que se dio la respuesta.

Seguimiento y/o indicadores del Proceso

Se tienen indicadores de respuesta por solicitud de corrección de Datos y Solicitud de información pública las cuales se responden antes de los 15 días promedio.




PROCESO AUDITADO Caja de Ahorro Entrevistado(s):

Lic. Ignacio Jiménez Bueno (Secretario de Administración y Finanzas, FAAPOEM), Rocío Silva Martínez, José Eduardo Almanza Mercado y Magali Camacho Pérez responsables del proceso de Caja de Ahorro


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Federación de Asociaciones Autónomas de Personal

Académico de la Universidad Autónoma del Estado de México



Plan de Calidad Caja de Ahorro, Tabla de Requisitos, Reglamento de Caja de Ahorro.

Muestra analizada:

Se revisaron dos solicitudes: una de Préstamo y otra para Retiro, la primera de ellas, con fecha de solicitud del 15 de Noviembre y respuesta al 25 de Noviembre de acuerdo al Calendario de entrega de cheques y recepción de información. La segunda con folio 5775 y fecha del 11 de Noviembre con fecha de entrega del cheque al 25 de Noviembre, ambas solicitudes dentro de los tiempos establecidos en el calendario. Se revisó el cumplimiento del Objetivo relativo al Aumento en un 5% de los Préstamos otorgados al cliente con respecto al año anterior, se muestra un comparativo de 2010 con lo que va del 2011 los resultados indican que se alcanza entre 10% y 11% de acuerdo a fórmula de indicador. Se revisaron las encuestas de satisfacción sobre conocimiento del servicio de Caja de Ahorro con resultados positivos. La identificación de Solicitudes es a través de número de Folio. Se tienen un registro sobre los tiempos en que existen más retiros por meses. Toda solicitud es verificada de acuerdo a la Tabla de requisitos. Para Préstamos se determina indispensable un Aval. El ambiente laboral se gestiona con reuniones que los empleados llevan cada fin de mes por cumpleaños. Se cumple con un programa de mantenimiento a Infraestructura, se mostró evidencia de Reportes de Mantenimiento.


Aprobación de la solicitud del área de Nómina y Planes de Ahorro con tasa de interés entre el 11% y 12% anualizado, superiores a los bancos. No existe capital de riesgo debido a que los fondos de la Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico de la Universidad Autónoma del Estado de México son inversiones en CETES sin riesgo de comprometer el capital del personal académico.


Número de solicitudes recibidas por día contra número de solicitudes atendidas mediante cheque y número de folio.

PROCESO AUDITADO

Préstamo de Servicios Bibliotecarios (Dirección

de Infraestructura Académica)

Entrevistado(s):

Clemente Ruiz Alanís, Xavier Romero Miranda, Guadalupe Ibarra Olvera, Rocío Sandoval García y Luis Daniel Cruz Monroy.


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Biblioteca Central






Préstamo de Servicios Bibliotecarios

Muestra analizada:

Se verifica la atención a la Observaciones 4, 10 y 17 detectada durante la Auditoria de recertificación anterior, O4 relativa al 7.1.- se observa en el proceso de selección y adquisición de material documental que no se cuentan con los formatos de Sugerencias de material documental y solicitud de adquisiciones como lo establece el procedimiento, O10 7.5.1 En la biblioteca de la Facultad de Antropología en el proceso de préstamo de servicios bibliotecarios se suspendió el servicio de préstamo en sala negando el servicio a los usuarios sin notificar con anticipación, O17 8.2.3 En la biblioteca de la Facultad de Antropología se observa en el proceso de préstamo de servicios bibliotecarios que los datos reportados en el informe mensual de consultas no coinciden con las papeletas de registro. Se presenta plan de acción con fecha del 11 de Febrero de 2011, Oficio No. 330/2010. Se dan por cerradas los observaciones correspondientes. Se muestra registro de formato de Sugerencias de material documental y solicitud de adquisiciones, se sistematiza avisar con dos días de anticipación cierre de Biblioteca y Aplicación de Software para control de consultas.


Seguimiento a control de consultas, entradas y salidas de libros.


Control Estadístico del Proceso. No de Libros Prestados. Días de prestamos por libro Libros o Títulos Mas Solicitados

PROCESO AUDITADO

Elaboración del Programa de

Fortalecimiento de la Gestión Institucional

Entrevistado(s): Directora del Planeación /

Responsable de la Unidad de Planeación


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Dirección de Planeación



Procedimiento del mismo nombre, Plan de la Calidad del Proceso (mejora establecida septiembre 2011)

Muestra analizada: Programa del ejercicio 2010-2011, Guía oficio 094/10 de fecha 28-ene-10, 5 Proyectos (PROGES) oficio SA/92/2010 fecha 23-abr-10 con fecha compromiso del 26-abr, Evaluación PIFI 2010-2011


Mediante los indicadores de entrega a tiempo de la documentación de cada espacio educativo a la Dirección y ésta a la Secretaría de Administración y enviada a la dependencia respectiva de la SEP.





Para los tres indicadores días de retraso en la fecha de entrega

DES (cantidad 12), resultado 4 fuera de tiempo

DAC (cantidad 9), resultado 4 fuera de tiempo

PROGES, resultado se entrego 3 días antes de la fecha compromiso

PROCESO AUDITADO Consolidación de la

Estadística Básica de la UAEM

Entrevistado(s): Directora de Desarrollo / Jefe de

Departamento / Analista.


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Dirección de Desarrollo Institucional



Procedimiento y Plan de Calidad con el mismo nombre del proceso

Muestra analizada:

Consolidado Estadístico Básico 2010, Estadística Institucional 911 y 912, Anexos y Agenda Estadística 2011, 911 oficio 20520100 de fecha 13-oct-2011, oficio de entrega No. 637/11 de fecha 16-nov-2011, Minuta Elaboración de Agenda Estadística de fecha 10-ago-2011 y lista de asistencia Secretario de Planeación.


Programa de Trabajo para Estadística Institucional 911 y 912, Anexo y Agenda Estadística con el Seguimiento del Producto por parte de la Dirección de Desarrollo Institucional. Además se está gestionando por oficio la validación tripartita de la información recopilada por cada espacio educativo.


Mediante su objetivo alineado al PRDI (Plan Rector de Desarrollo Institucional) Cuadros liberados del total de cuadros, resultado del 2011 100%. Se tiene en desarrollo el siguiente objetivo determinado en sep-11; “Consolidar la precisión, fiabilidad y oportunidad de los datos e indicadores de la estadística básica de la UAEM para abril 2012” el cual está por determinarse su magnitud.

PROCESO AUDITADO Auditoria Integral Entrevistado(s): M.A. Alejandra Dávila Leiva Rosa María Ramírez Hernández Luz María Fernández Piña


Matriz de planeación Plan de control

legislación universitaria y normatividad aplicable


Dirección de auditorias a espacios académicos



Programa operativo anual, plan de calidad versión 07 del 26 de octubre de 2011 procedimiento de auditoria integral vigente la auditoria integral incluye: Académico. Administrativo, Informático, Financiero y Legal en los diferentes Espacios Académicos,

Muestra analizada: Las 11 auditorias realizadas de enero a mayo y de septiembre hasta la fecha


Se atendió a la contraloría general de la federación solo once auditoria hasta mayo de un total de 21 programadas Oficio del 7 de mayo de 2011 reprogramando actividades. Seguimiento del POA




Seguimiento y /o Indicadores del Proceso

Auditorias programadas VS auditorias realizadas 33 %

PROCESO AUDITADO Auditoria Administrativa y

Financiera Entrevistado(s):

C.P Antonio Hernández López, L.A, Claudia Santin Alarcón, C. P Efrén Jesús Bernal Zúñiga, L. C Leticia Sandoval Flores

Sistema: SGC Criterios: Legislación UAEM y

normatividad aplicable Instalación o

Sitio: Contraloría



Plan de calidad versión 4 del 26/10/2011 Procedimiento de auditoria Administrativa Financiera vigente en administración central

Muestra analizada: Programa anual de 2011, enero - mayo cuatro direcciones auditadas: dirección de estudios profesionales, dirección de cooperación académica nacional e internacional, dirección de instituciones incorporadas, y dirección de protocolo y relaciones publicas.


Observaciones Información para solventarla y recomendaciones como oportunidades de mejora Apego a la normatividad de referencia considerada en el plan de calidad Se cumple en el momento en que no hay observaciones de impacto Capacitación en la ejecución de las auditorias, no fueron auditados es año internamente Se atendió a la contraloría general de la federación solo cuatro auditoria hasta mayo de un total de 9 programadas


Como se desarrollo el proceso de auditoria 98 % de 100% Como se comporto el auditor 99 % de 100 % Encuestas y graficas con resumen de esta información

PROCESO AUDITADO Otorgamiento de Becas

institucionales Entrevistado(s):

Lic. En T. Crishtian Jonathan Guarneros Vázquez


4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Rectoría



Proc. Elaboración, publicación y difusión de convocatorias de becas institucionales

Muestra analizada:

Periodo A: Febrero Julio; periodo B : Agosto Enero. Presupuesto autorizado de manera anual: $97 millones 080 764.58 Publicación de Convocatoria periodo A se realizó en Febrero 2011. 8 al 21 de febrero, las fechas se distribuyen de la siguiente manera: 23 y 24 entregan documentos 15 de marzo se dan resultados 15 de abril se emite pago. Comité General de Becas realiza la aprobación de becas a través del núm. de acta




UAEM/CGB/ACTA-ORD/20.01.11 en el cual en el punto V se menciona que de manera unánime se aprobó la convocatoria para el periodo 2011A. La publicación de la convocatoria la realizan a través del portal universitario (centro virtual de becas). Se publican las diferentes modalidades de becas que se ofrecen. También por oficios a los coordinadores de becas de cada unidad. Ferias de estudiantes donde se les proporciona díptico de la información de becas conforme al reglamento de becas institucionales. Las solicitudes se realizan a través de los responsables de becas pero los alumnos realizan el registro de su solicitud vía internet en el sistema de becas de la UAEM. Responsable de becas valida la solicitud conforme a los requisitos que debe de cubrir para el tipo de beca. La solicitud contiene los datos del alumno, domicilio, datos académicos y finalmente la percepción económica mensual, Esta validación se realiza a través del comité interno técnico de cada espacio a través del acta de comité interno de becas del plante ángel Ma.Garibay kintana. Lal validación de becas de modalidad económica, escolaridad, bono alimenticio. Otorgamiento de Becas le informa a los Diferentes espacios administrativos el presupuesto asignado al plantel de DR. ANGEL MA. Garibay Kinatan Escolaridad 440 934.15 Económica 376001.61 Bono alimenticio 81 527 Presupuesto 2011A se tiene un importe de 688, 656.36 y se ejerció 313, 646.35. Este sobrante se informa al Comité General de Becas, esto se realizo a partir del año pasado. Esto se informo en el acta UAEM/CGB/ACTA-ORD/08.09.10. Se realiza la gestión de recurso financiero a través de un lay out para que se envíe a la tesorería para la generación de cheques. Administración central solo se le informa el número de becas que puede ser otorgadas. En las convocatorias se indica que el alumno deberá tarjeta TUI Credencial universitaria Inteligente para que se garantice el pago. Esta situación el depto. del departamento de becas emitió la circular No. 02 de México 6 de Enero de 2011. En la que se informa a los directores de organismos académicos, planteles de la escuela preparatoria, encargados de despachos universitarios y coordinadores de los centros de investigación se les informa que de estar interesados en obtener alguna beca institucional en el periodo 2011ª deberá contar con la Credencial. El alumno con numero 0912323 se corrobora que puede ser acreedor a una beca económica y se tiene la solicitud de beca de movilidad.


Presupuesto asignado. Fechas de cumplimiento de la entrega, recepción, resultados y fechas de pago. Resultados del Comité Interno de Becas


Objetivo: incrementar al cierre del 2011 el 0.5% con respecto al año anterior en el número de alumnos beneficiados, a través de un proceso transparente y equitativo en la asignación de becas tanto de programas institucionales como del sector externo. Año 2010: 35460 becados que corresponde al 64.7% para 65.2 Año 2011: 37564 becados al día 29 de noviembre, aún falta agregar las becas que se otorguen hasta el mes de enero. Esto reflejado en el corte al 29 de noviembre de 2011.




PROCESO AUDITADO Gestión Integral de

Convenios Entrevistado(s): Personal de Área


4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4





Procedimiento Gestión Integral de Convenios

Muestra analizada:

Solicitud (oficio o mail) de los organismos académicos, centros de estudio, de investigación, secretarias y dependencias. Con la propuesta de un mecanismos legal de vinculación ha elaborar. Se realiza la evaluación de la propuesta con respecto a los requisitos y se tiene un periodo de evaluación y posteriormente se envía al abogado jurídico para que evalúe si procede o no. Y finalmente realiza una impresión final del convenio para que se firme y se obtenga la validación. Cuando el convenio termina su vigencia se da un proceso de seguimiento para enviarles formatos para ver como se opero el convenio. Se puede renovar el convenio se decide a través de la evaluación. Se revisaron los expedientes del convenio específico de colaboración celebran la Facultad de lenguas y el instituto educativo David Paul Ausubel S.C.; se recibió el oficio EXVIN 884/ 09 por parte del director I.I.S Manuel Alfredo Garduño Oropeza, para elaborar la propuesta de convenio especifico de colaboración entre el Jardín de niños “David Paul Ausubel para la prestación del servicio social y prácticas profesionales. Adjunto a este oficio viene evidencia de la personalidad jurídica que tiene la contraparte. Se presento el acta constitutiva. Posteriormente se envía la propuesta de convenio específico de colaboración entre ambas partes y se le solicita sea revisada y realizas comentarios. Una vez revisado se emite un oficio de autorización del documento siempre y cuando se realicen algunas modificaciones a la propuesta de convenio Oficio FACLENG/270/10. Se remite la propuesta con la modificación y una vez autorizada se emite oficio de autorización para imprimir los ejemplares originales del convenio. OFICIO FACLENG/420/10. Posteriormente se envía al Abogado General de la UAEM para revisar el convenio. Una vez aprobado por el abogado envía oficio AG 548/10 adjunto con los dos ejemplares originales del documento, y se solicita que se obtenga el mandato especial correspondiente otorgado por el Rector. Se envía oficio a la facultad para que proceda a recabar las firmas de las partes, DVU/622/2010. Posteriormente se envía el mandato especial (formato) para que el abogado recabe la autorización y firma del rector. El abogado envía el listado de los mandatos otorgados. Finalmente se envía el original del convenio de colaboración para su resguardo por parte del Abogado General. Se realiza la Evaluación de los convenios, que tiene el objetivo de conocer el beneficio en los alumnos del convenio, tanto de aprendizaje como económico, aún cuando no tienen facultad para investigarlo. Conocer la satisfacción de la contraparte para celebrar el convenio. Los representantes de vinculación informan del resultado obtenido de los convenios a




través de los responsables operativos de las contrapartes. Cédula Evaluación, se envía por correo electrónico la evaluación para que informen si ha sido efectivo el convenio en cuanto alumnos beneficiados. Convenio de colaboración y celebra la Facultad de medicina, veterinaria y zootecnología y la Secretaría de desarrollo agropecuario del Gobierno del Estado de México 187/011 En este expediente está pendiente la evaluación del convenio, se tiene una tabla de periodos de evaluación de convenios que identifican el tipo de convenio y con base en esto se realiza el periodo de evaluación. Periodos de evaluación; al termino de la vigencia, cada 6 meses, anualmente.


Las diferentes etapas de revisión y autorización son controles para emitir una propuesta que cumpla con las especificaciones legales que se requiere.


Objetivo: Promover la eficacia y la eficiencia del proceso de gestión y evaluación de convenios, cumpliendo con la suscripción de 984 instrumentos legales y la evaluación y difusión de 750 durante la administración 2009-2013. Resultados del cumplimiento del objetivo:

a) Suscripción de los instrumentos legales: Objetivo POA 2011 fue 374 a. 2009 434 b. 2010 330 c. 2011 al 15 de Noviembre 323 y el cumplimiento se tiene 1087

suscripciones de instrumentos legales cumpliendo b) Evaluación y difusión

a. Al 25 de noviembre de 2011 se tiene 188 evaluaciones y su meta son 250.

b. En la administración del 2009-2013 se tiene 571 del cual se debería se tiene un avance del 76.13%

PROCESO AUDITADO Liberación del servicio

Social Entrevistado(s): Eliseo Valdez Nava


4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4





Plan de Calidad de Liberación de Servicio Social Procedimiento de Liberación de Servicio Social

Muestra analizada:

Elaboración de los certificados para que los alumnos puedan titularse y para obtener la cédula profesional. El espacio académico revisa que el alumno tenga el % de créditos que se establece, se da un curso de inducción para que el alumno ingrese a realizar el servicio social.

1) Se da curso al alumno para que no tenga problemas para obtener el certificado, para tratar que todos tenga la información y estén sujetos a los formatos.




Se establecen tiempos para la realización del procedimiento y es en 15 días y se tiene un proyecto para automatizar el proyecto y se espera que se menos de 15 días. -Fotografías con especificaciones (no con ropa obscura, no digitalizadas, no con pelos parados. Para áreas de salud, quién se vuelve responsable de emitir el certificado de liberación de servicio social

2) Se utilizan los formatos para registrar su servicio social en el lugar aceptado 3) 50% de créditos, la dependencia debe ser avalada por la facultad o espacio

académico o bien los alumnos deben presentar el formato 1 para validar que puede hacer el SS en esa dependencia, proyecto que elija debe ser coherente con su formación, y autorización del tutor. Cuando las dependencias solicitan prestadores de SS se solicita el plan de trabajo con la finalidad de que salvaguardar

4) Se abre el expediente y se está al pendiente de su avance del SS 5) Cuando Concluir 480 horas y en un periodo no menor de 6 meses, la institución

entrega la carta de termino, el responsable de SS solicita información, carta, fotos, pago correspondiente.

6) Se genera la solicitud para la elaboración del certificado y se integra los expedientes.

7) Se revisa la documentación que se entrega, se verifica los doctos. Y se genera el certificado.

Solicitud extemporánea: Cuando el alumno dejo el tramite y luego lo retomo, tiene de 6 meses a 2 años para concluir el certificado. Se revisa la solicitud de la Facultad de Arquitectura y Diseño del 19 de Enero de 2011, se recibieron 3 expedientes de alumnos que requieren el certificado de liberación. La entrega de los certificados se realizó a través del anexo 12 Relación de entrega de certificados de servicio social. Se considera cuantos se recibieron


Dentro del formato de recepción de solicitudes, se ha identificado el tipo de devolución para identificar el motivo por el cual se rechazo Anexo 9 “Relación de solicitudes de certificados de servicio Social” El alumno tiene 90 días para tramitar su certificado, sino se genera se cancela automáticamente.


Objetivo: Elaborar anualmente 7 100 certificados de servicio social por todos los 48 espacios académicos registrados en el sistema, que validen el cumplimiento de dicha prestación y entregar el producto final a los responsables de servicio social en un tiempo no mayor de 15 días. Sistema de Emisión de Certificado de Servicio Social 7249 certificados al día 29 de Noviembre de 2011

PROCESO AUDITADO Selección, Programación y Evaluación del Elenco

Artístico Universitario Entrevistado(s):

Lic. Francisco Javier Flores Calderón (Director de Promoción Artística) Psic. Marco Antonio Almazán Rodríguez





4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Dirección de Promoción Artística



Procedimiento para Selección, Programación y Evaluación del Elenco Artístico Universitario

Muestra analizada:

Se revisó la Base de Datos del Elenco Artístico Universitario, la Dirección de Promoción Artística cuenta con 97 Grupos artísticos, previamente seleccionados y evaluados. Se revisó el Anexo 8.1 Criterio para Evaluación del Elenco Artístico, y los Criterios de Competencia del Comité evaluador, se detecta que no se tienen establecidos claramente los criterios de competencia con los que debe contar el Elenco Artístico para la selección, programación y evaluación del Elenco Artístico Universitario. Ver Observación (O2).


Se da seguimiento al Sistema por número de solicitudes recibidas contra número de solicitudes atendidas.


Se tiene indicadores establecidos relacionados con la aplicación de la encuesta de satisfacción del cliente. Los Indicadores del proceso son relativos y se encuentran agrupados y ponderados (Factor de Ponderación 0.05) de la siguiente manera: Atención personal 20%, Información 20%, desempeño de grupo 40% (con criterios como: atención respetuosa, complació al público, Si recomendaría). Se sigue método de Lógica Borrosa para interpretar resultados.

PROCESO AUDITADO

Edición de Libros y Publicaciones

Periódicas, Comercialización del

Fondo Editorial, Diseño de Impresos

Entrevistado(s):

Maestro Jorge Ramírez (Revista Ciencia Ergo Sum), Claudia Tapia (Fondo Editorial), L.D.G Liliana Hernández (Diseño de Impresos), Javier Paredes (Revista Colmena) José Luis Ornelas y Eva Laura Rojas (Auxiliar Depto. Editorial)


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Dirección de Divulgación Cultural



Procedimiento para Edición de Libros y Publicaciones Periódicas, Comercialización del Fondo Editorial, Diseño de Impresos

Muestra analizada:

Se revisó el procedimiento de Edición de Libros, se revisó expediente de Daniela Arellano Bautista y Myrna Flores Mercado, ambas correctoras de estilo para el proceso de Edición de Libros y el expediente de Liliana Hernández Vilchis (Diseño de Impresos), Se detecta que nos están claramente definidos los criterios de Competencia del




Personal. Ver Observación 1 (O1). El proceso se lleva bajo situaciones controladas, se mantiene registros de revisión de las obras y aceptación final del Autor. Para el Diseño de Impresos se revisó Expediente con folio 728-5178 relativo Hoja Membretada en 10,000 copias, con fecha de solicitud de asignación de Proyecto del 17 de Octubre.


Se da seguimiento al Sistema por número de solicitudes recibidas contra número de solicitudes atendidas hasta la publicación del Libro, para reedición verifica existencias del Libro. Para Publicaciones Periódicas (Revista Colmena y CIENCIA ergo sum) se somete a Dictamen por parte de Arbitro y Consejo Editorial y se da seguimiento por número de expediente. Para el Caso de Diseño de Impresos se mostraron los registros de Diseño desde la recepción de la solicitud con especificaciones del Cliente Hoja de Características (Anexo I), Asignación del Proyecto (7.3.2) Anexo II, Visto Bueno del solicitante (7.3.3), (7.3.4) revisión del Diseño, envío al proveedor diseño en USB para impresión, con firma de recepción del proveedor confirmando características (7.3.5.- Verificación con firma de recepción del Proveedor) y Validación del Cliente con fecha de aceptación. Se excluye propiedad del usuario (7.5.4). Se da seguimiento a la Observación O3 de la Auditoria de Certificación anterior, se verifica que se da seguimiento a la medición del objetivo mediante indicadores de cumplimiento.


Seguimiento a Edición de Libros mediante Control de Bitácora de Seguimiento y Hoja de registro de 1era galera, 1era. Lectura para Corrección y Formador, por número de expediente hasta publicación final, El objetivo es la asignación en los años 2011 y 2012 con prioridad de edición de libros y publicaciones periódicas. Cumplimiento de Objetivo de Calidad para Diseño de Impresos tiempo de entrega no mayor 20 días, cumpliendo. Comercialización de Libros incremento en participación en Ferias de Libro.

PROCESO AUDITADO Registro, Acopio y

Entrega de Obra Plástica en Dependencias UAEM

Entrevistado(s):

Dr. En H. del A. Juan Arturo Ocaña Ponce (Director Patrimonio Cultural), Patricia Ruiz, Julio César de Jesús García y Carlos Víctor Pérez Sánchez


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Dirección de Patrimonio Cultural



Procedimiento para Registro, Acopio y Entrega de Obra Plástica en Dependencias UAEM

Muestra analizada:

Se revisó el procedimiento de Registro, Acopio y Entrega de Obra Plástica en Dependencias UAEM. Se da seguimiento a la Observación O14 relativa a la Preservación de la Obra Plástica, se verifica plan de acción y se da por cerrada. Derivado del Plan de Acción se determina un Proyecto de Mejora para Exposiciones Itinerantes para 27 escenarios. El proyecto incluye mamparas para protección de Obra Plástica


Se da seguimiento al Sistema por entrada y salida de Colecciones, se tiene un Inventario de Obra Plástica actualizado.





Se tienen registros de visita semestral a cada espacio académico de la UAEM que tenga Obra Plástica en resguardo, así mismo se tiene resguardo de más de 20 obras plásticas en hule con burbuja de protección de acuerdo al inventario. Se estimula y gestiona la donación de Obra Plástica de otros artistas como José Luis Cuevas 13 obras y Rafael Coronel quien donó 16 obras.

PROCESO AUDITADO

Adjudicación de Obra Universitaria,

Construcción de Obra Universitaria, Gestión de Recursos Financieros.

Entrevistado(s):

Responsables de Adjudicación, Construcción y gestión de

recursos financieros con sus auxiliares


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Dirección de Obra Universitaria



Procedimientos y Planes de Calidad de los tres procesos involucrados.

Muestra analizada:

ADJUDICACIÓN.-Programa de Obra 2010 con 24 obras y se elige la No. 11 para los tres “Mantenimiento a Instalaciones Deportivas Fase I, Universiada 2011”. Oficio DPCPL/012/ 2010 Autorización de recursos de fecha 26-oct-2010, Convocatoria Publicación DO Local y Nacional Licitación Pública de fecha 28-oct-2010, Constancia de visita al lugar de los trabajos (2 contratistas) de fecha 5-nov-2010, Minuta de junta de aclaraciones de fecha 5-nov-2010, Acta recepción de apertura de propuesta de fecha 12-nov-2010, Acta de dictamen de adjudicación de fecha 18-nov-2010. Nota hasta aquí no deben de pasar de 15 días hábiles. Acto de fallo de fecha 19-nov-2010, Contrato No. UAEM/RP/GEM/005/LP/2010. CONSTRUCCIÓN.- Copia del contrato, Apertura Bitácora 22-nov-2010 con fecha de inicio de obra 22-nov-2010 y término 15-feb-2011, Oficio de inicio de obra y asignación de residente de fecha 22-nov-2010, Oficio No. DOU/106/2011 para dar a conocer el proceso de construcción y comunicación al beneficiario, Reportes de avance semanal los cuales fueron 20 el No. 1 (26-nov-2010) el No. 20 (30-mar-2011), Convenio Adicional de fecha del 15-mar-2011 con endoso modificatorio de la fianza de cumplimiento, Estimaciones cantidad 15, primera 22-nov-2010 al 31-dic-2010 la quinceava 13-feb-2011 al 15-feb-2010, Una estimación del convenio adicional del 15-mar-2011 al 15-abr.2011, Acta de entrega recepción de fecha 11-nov-2011. GESTIÓN.- Copia contrato y factura original No. 3079, Techo presupuestal, Ingreso de la factura al SIIA con No. de proyecto 109020005, Envío de factura original a Presupuesto, Generación del No. de control S11051128, Recepción de estimaciones con No. de control hasta la estimación finiquito de factura.


Mediante el seguimiento de los requisitos de entrada plasmados en sus planes de calidad y del resultado de desempeño mediante sus objetivos.


ADJUDICACIÓN.- Realizar al 100% y con apego a la normatividad vigente a las obras autorizadas en su programa, resultado del 100%, 6 licitaciones adjudicadas. CONSTRUCCIÓN.- Supervisión al 100% el desarrollo de las obras autorizadas con personal competente, resultado 100%, 25 obras supervisadas. GESTIÓN.- Realizar gestión del pago al 100%, reduciendo a 5 días, 697 facturas ingresadas.




PROCESO AUDITADO Mantenimiento de la Infraestructura Física

Educativa Entrevistado(s):

Responsable del proceso y Supervisora


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Dirección de Obra Universitaria



Procedimiento y Plan de calidad Mantenimiento de la Infraestructura Física Educativa.

Muestra analizada:

Servicios con la bolsa de Mantenimiento: 1. Requisición folio 10804111170, mantenimiento de edificios, pintura para pasillo y

escaleras. 2. Vale de material 5/10/2011, pintura según muestra. 3. Factura GEI4507 fecha 8/10/2011 firmada de conformidad y sellada.

Mantenimiento con recursos del centro de costo “Facultad de Ciencias Agrícolas” 1. Requisición folio 21301110089, mantenimiento de edificios, limpieza de

sanitarios, pasillos, aulas y auditorios. 2. Vale de material del 20-sep-2011, limpieza. 3. Factura No. 44 de fecha 27/09/2011, material para limpieza, sellada y firmada de

conformidad por la Facultad nombrada. Trabajos vigentes, mantenimiento con recursos del centro de costo No. 10911 “Residencia Universitaria”

1. Requisición Folio 1911110013, mantenimiento de edificios, reparación de fugas de agua.

2. Vale de material de fecha 14-jul-2011, material de plomería. 3. Factura No. 0931 de fecha 15-jul-2011, firmada y sellada de conformidad por la

Residencia.


Requisiciones y facturas firmadas por los solicitantes y supervisión de los servicios.


Cumplir con el 100% de las solicitudes autorizadas y viables técnicamente, resultado del 100%, 1316 servicios atendidos.

PROCESO AUDITADO Control Presupuestal

Entrevistado(s):

Subdirector Administrativo del Centro de Costo; Jefe del Departamento de Control Operativo; Jefe del Departamento de Control Presupuestal; Analistas


4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.


Edificio Administrativo Calle Ignacio López Rayón No.510 sur, Col. Cuauhtémoc. C.P. 50130.






“Plan de Calidad de Control Presupuestal ” “Procedimiento de Control Presupuestal” “Guía de Afectación Contable”

Muestra analizada: Control presupuestal en el periodo de Enero a Noviembre de 2011.


Se realiza el seguimiento de las asignaciones presupuestales por Centro de Costo. Se presenta evidencia de las asignaciones presupuestales registradas en el SIIA (Sistema Integral de Información Administrativa). Se presenta evidencia de las solicitudes de recursos con el soporte documental correspondiente en cumplimiento a las políticas y guía de afectación contable. Se realiza la revisión de las pólizas por las adquisiciones efectuadas y/o los servicios proporcionados a los Centros de Costos. Se realiza la revisión de las pólizas por los servicios contratados de mantenimiento y realización. Se realiza la revisión de las pólizas por las adquisiciones efectuadas y/o los servicios proporcionados a los Centros de Costo, con los recursos etiquetados. Se realiza la revisión de los comprobantes de pago por los sueldos o prestaciones a los empleados de los centros de costo o fuera de la nómina. Se presenta evidencia de la emisión de los contra recibos correspondientes emanados del SIIA


Mantener la eficiencia del Ejercicio presupuestal en un 90% mediante el control de cuentas estratégicas de gasto corriente a Diciembre de 2010. Se presenta evidencia de cumplimiento de manera trimestral para el 2011 con base a 9.74 para el tercer trimestre del 2011. Se genera análisis del objetivo de calidad y se establece nuevo objetivo para el cuarto trimestre del 2011 con ejecución permanente para el 2012.

PROCESO AUDITADO Presupuestación

Entrevistado(s):

Subdirector Administrativo del Centro de Costo; Jefe del Departamento de Programación, Analistas


4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.








“Plan de Calidad de Presupuestación” “Procedimiento de Presupuestación”

Muestra analizada:

Elaboración de Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Egresos para el 2012. Presupuesto de Ingresos y Egresos. Asignaciones Presupuestales por Unidad Responsable y Proyectos.


Se realiza la revisión de las solicitudes de recursos para proyectos de desarrollo. Se realiza la Apertura de nuevos programas o unidades académicas. Se realiza la revisión de las Solicitudes de recursos para proyectos de investigación y proyección de becas de posgrado. Se realiza la proyección de becas a espacios académicos para el siguiente ejercicio. Se realiza la revisión de los Recursos para proyectos de desarrollo autorizados por SEP. Se realiza la Apertura de nuevos programas o unidades académicas. Se realiza la revisión de los recursos para proyectos de investigación autorizados por SEP y proyección de becas de posgrado. Se realiza la proyección de becas a espacios académicos para el siguiente ejercicio. Se realiza la revisión de los proyectos formulados por los Centros de Costo en su POA (Programa Operativo Anual). Se realiza la revisión de la proyección de becas a espacios académicos para el ejercicio por unidad responsable. Base de datos de plantillas de Centros de Costos y mapeo de categorías de plazas de asignatura contra proyectos de la NEP Información del ejercicio de recursos del año en curso y anterior (ingresos y egresos) para elaboración de techos presupuestales. Lineamientos para Presupuestación de artículos de almacén. Sistema en Web para la Presupuestación por proyectos y apoyo en asesoría técnica a usuarios. Programa de obra universitaria para el ejercicio.


Asegurar que el 100% de los centros de costos entreguen el presupuesto por proyectos del Ejercicio 2012, 5 días antes del 30 de Noviembre. Se presenta evidencia de cumplimiento al 97.01%, se tiene establecido acciones para evidenciar cumplimiento con la meta.

PROCESO AUDITADO Recursos Extraordinarios

Entrevistado(s):

Director de Presupuesto, Jefe del Departamento de Proyectos Específicos, Jefe de la Unidad Administrativa del Centro de Costos.





4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.





“Plan de Calidad de Recursos Extraordinarios” “Procedimiento de Recursos Extraordinarios”

Muestra analizada:

Administración de los Recursos Extraordinarios como son: Recursos Federales. Recursos Estatales. Recursos Municipales. Ingresos Propios (Servicio Externo). Donaciones.


Se realiza la recepción y revisión de los oficios para su registro y validación. Se presenta evidencia de la asignación de recurso en el SIIA. Se realiza la realización del trámite y afectación en el SIIA. Se realiza la revisión del oficio de solicitud con base en el cumplimiento de la identificación del Centro de Costo, Nombre y Clave del Proyecto, Fondo, Cuenta Contable, Importe y/o Presupuesto del Egreso, Nombre y Clave de la Cuenta origen y cuenta destino. Como criterio de control se debe de anexar la validación de Ingresos y la validación realizada por la Dirección de Recursos Financieros.


Atender Durante el último trimestre del 2011 y hasta el tercer trimestre del 2012, el 80% de los Oficios de Apertura de proyecto y/o ampliación presupuestal (con información completa) en un plazo no mayor a 8 días Hábiles. Se presenta evidencia de cumplimiento en el tercer trimestre del 2011 de 9 días hábiles de atención, se presentan evidencia de acciones implementadas para lograr la meta establecida.

PROCESO AUDITADO Capacitación del Sistema de Gestión de Calidad

Entrevistado(s):

L.S.C.A. Maritza Martínez Malacon Directora de la DODA Y Encargado de Capacitación del SGC.


4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.








“Plan de Calidad de Capacitación del Sistema de Gestión de Calidad” “Procedimiento de Capacitación del Sistema de Gestión de Calidad”

Muestra analizada:

Programa de Capacitación 2011. Programa de Capacitación 2012 Programación mensual de Cursos a realizar. 1er. Foro de Calidad 2011.


Se elabora el Programa Anual de Capacitación, el cual se publica en la página web de la UAEM. Los usuarios solicitan la inscripción a cursos talleres vía electrónica, se determina si reúnen los requisitos de conocimientos previos para tomar el curso. El material didáctico que se proporcionará en los cursos es diseñado, revisado entre el instructor y la DODA. Se realiza la evaluación del Curso, evaluación del Instructor y se realiza seguimiento de la capacitación a través del seguimiento en asesoría personalizada o grupal a traves de visitas a los centros o vía telefónica que realiza el usuario a la DODA. Se presenta evidencia de 7 cursos durante el año referentes a la difusión de los temas de Acciones correctivas, preventivas, servicio no conforme, conocimiento de la norma ISO 9001:2008, como recibir una auditoría, Calidad en el servicio, Plan de Calidad. Se presenta evidencia del seguimiento de los asistentes a la capacitación en cada centro de costos, se identifica que personal no ha recibido capacitación en el año y se notifica a las autoridades del centro para su programación en la siguiente capacitación.


Se da seguimiento a través del objetivo de calidad “Lograr el 90% de la Satisfacción del usuario en la capacitación del SGC-UAEM trimestral”. Se presenta evidencia de cumplimiento al 95% para el primer trimestre, 96% para el segundo trimestre y 94.7% para el tercer trimestre del 2011.

PROCESO AUDITADO Gestión y administración de recursos financieros y

subsidios Entrevistado(s):

Felipe de Jesús García Sánchez Madelin Camacho Garduño


Procedimiento, plan de calidad, ley general de la UAEM, , reglamento

de ingresos extraordinarios y

normatividad


Dirección de recursos financieros



Procedimiento dela gestión y administración de recursos financieros y subsidios, versión 2 de 25/06/2010, plan de calidad versión 1 de 28/10/11

Auditado internamente desde el 2009, auditado el año anterior externamente




Muestra analizada: El rector negocia el subsidio con la federación y el estado El periodo de los meses del

año hasta septiembre ya que es trimestral,


Calendarización del gobierno federal para los depósitos, calendario de aportaciones estatal de forma quincenal,


Obtener el mayor rendimiento el tiempo que duren en la cuenta mínimo el 90% el valor del cete a 28 días tabla de objetivos versión 6 del 25 de junio del 2010 Generar un ingreso adicional del dinero que se tiene en las cuentas,

PROCESO AUDITADO Emisión de estados

financieros Entrevistado(s): C. P. Eliel Domínguez Pérez

Sistema: SGC Criterios: Normas de información financiera, legislación

universitaria


Dirección de recursos financieros departamento de

contabilidad



Se concentra toda la información de todas la áreas y dependencias de la universidad pasando por diferentes áreas filtros que complementan hasta llegar para emitir los estados financieros

Plan de calidad versión 00 de 4/11/11

Muestra analizada: Se emiten mensualmente para el rector y máximas autoridades gobierno del estado

gobierno federal para proporcionar subsidios, sistema con implementación de 1 año y medio seguimiento de acciones por medio del propio sistema


Seguimiento de los errores por cada área, mediante el formato de devolución de documentos, control de implementación de banca electrónica

Se retroalimenta a las áreas y usuarios para que se vayan disminuyendo errores balance general mensual


Disminuir en un 90% el numero de correcciones contables mensuales en la emisión de estados financieros para el año en curso comparado con el año anterior

Enero 97.84 %, Febrero 98.45 %, Marzo 99.51%, Abril 99.26 %, Mayo 99.23 %, junio 99.11 %, julio 98.75 %, Agosto 98.95 %, septiembre 99.48 %, Octubre 97.14 %

PROCESO AUDITADO Emisión de Cheques y /

o Transferencias Entrevistado(s):

C. P Luz Del Carmen García Carrasco

Sistema: SGC Criterios: Normas de información financiera, legislación

universitaria


Cuentas por pagar de la dirección de recursos

financieros



16 procedimientos versión 1 12 agosto 2009 Plan de calidad versión 00 de 04/11/11

Muestra analizada: Información del año en curso contra el año anterior de los rubros pago a proveedores





Revisión de documentos que este correcto sellada autorizada para poder emitir el cheque o transferencia correspondiente

Realizar la póliza contable Satisfacción del cliente a través de tesorería, retroalimentación


Incrementar en 2 % la cantidad de cheques y/o transferencias elaboradas de forma correcta para el ultimo mes del año en curso

Numero de cheques cancelado por causas internas de 65 en 2010 a 15 en 2011-11-30 tiempo utilizado entre la fecha de emisión del contrarecibo y el pago de los cheque y/o transferencias en proceso de completar un reporte dentro del sistema de información

administrativa

PROCESO AUDITADO Pagos en tesorería Entrevistado(s): Felipe de Jesús García Sánchez Madelin Garduño Camacho

Sistema: SGC Criterios: Normatividad y ley de la

UAEM Instalación o

Sitio: Dirección de recursos

financieros



Procedimiento de pagos en tesorería, versión 3 de 4/5/2011, plan de calidad versión 1 del 29/10/2011

Muestra analizada: Mediciones Trimestrales del año en curso


Al emitir el plan de calidad quedan obsoletas las tablas de enfoque de procesos, tabla de objetivos de calidad, y tabla de producto no conforme recepción de cheques y ordenes de transferencia del área de contabilidad y los cheques de nomina recursos humanos


Atender al 90 % de los usuarios externos o internos en el servicio de ventanilla en un tiempo no mayor de 8 minutos

Abril 2011 93 %, junio 2011 80 % y septiembre 2011 92 % Nivel de satisfacción del cliente,

PROCESO AUDITADO Ingreso a Residencia

Clínica Entrevistado(s):

Dra. Sandra Díaz González Vierya


4.1,6.2, 6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3,

8.2.4, 8.3, 8.4


Instalaciones del HVPE



Procedimiento de Ingreso a Residencia Clínica Plan de Calidad Ingreso a Residencia Clínica

Muestra analizada:

Se revisó la Convocatoria para el Programa de Especialización en Medicina y Cirugía en Perros y Gatos que se publica en Abril para ingresar en Agosto. En esta convocatoria se tienen establecido los tiempos de cada una de las etapas del proceso conforme a la convocatoria. Recepción de Solicitud de Castro Bárcena Alejandro, en la cual se registran datos generales, antecedentes académicos, dominio de inglés, experiencia profesional en el




área, contribuciones importantes del área, referencias personales. La Facultad de lenguas realiza la prueba de comprensión de lectura de inglés el aspirante obtuvo 7.6, la calificación min. Es 7 establecida por la metodología de la Facultad. El Centro de Investigación en Ciencias Médicas realiza pruebas psicométricas (histórica clínica, cuestionario de cuadros depresivos de calderón, test htp, test de freses incompletas de sacks y tes de la familia) y examen médico. Se solicita un CV así como la evidencia que respalde lo declarado, principalmente los cursos relacionados con perros y gatos con enfoque a cirugía, anestesia, medicina, radiología, laboratorio, traumatología, ortopedia, medicina preventiva y urgencias. Se tiene su carta de aceptación en el oficio POSG/087/2011. Que se informa que el Comité Académico de Selección dictaminó aceptarlos como estudiante para el Periodo Otoño 2011 – Primavera 2013 Recepción de Solicitud de Chávez Monteagudo Julio Raúl, presento su CV y evidencia de cursos como en de perros y gatos, Congreso mundial de medicina Veterinaria y Zootecnia FCM – FCI 2010, Hipotiroidismo Canino, Piodermias, Terapia Tópica. Dentro del procedimiento establecen que realizarán entrevistas al aspirante y se registra en los formatos de evaluación de entrevista y en el formato de entrevista a aspirantes de ingreso al Programa de EMCPG. Cuando el aspirante ha cumplido con los requisitos solicitados, se reúne el Comité de Evaluación de Especialidad quienes emiten la minuta con el listado de los alumnos que fueron seleccionados por el Comité y se envía a Coordinación de Posgrado de la FMVZ-UAEM para que se emita la carta aceptación y los aspirantes realicen los trámites necesarios para su inscripción. Se revisó la minuta del 20 de Junio de 2011.


Fechas establecidas en la Convocatoria Se tiene una tabla de Parámetros de Evaluación, en el cual se evalúan los conocimientos de examen, promedio de licenciatura, entrevista, Estancia, comprensión de textos, Promedio de los parámetros, Examen físico, examen psicométrico.


Objetivo de Calidad: Atender las solicitudes que cumplieron los requisitos (examen médico, examen psicométrico, examen de lectura de comprensión del idioma inglés, examen general de conocimiento en perros y gatos, entrevista) en un plazo no mayor a 15 días hábiles después de concluir dichos exámenes. Se ha cumplido al 100% la atención de solicitudes en un plazo no mayor a 15 días hábiles después de concluir dichos exámenes.

PROCESO AUDITADO Servicios Veterinarios

para pequeñas especies Entrevistado(s):

Dra. Sandra Díaz González Vierya


4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Instalaciones del HVPE






Procedimiento Servicios Veterinarios para Pequeñas Especies Plan de Calidad Servicios Veterinarios para Pequeñas Especies

Muestra analizada:

Cuando un paciente (mascota) solicita atención médica se agenda su cita para medicina preventiva, en caso de que requiera atención inmediata se canaliza a urgencias. Si es un paciente nuevo se abre un expediente, se llena el formato de historia clínica donde se identifican datos generales además se registra la valoración y el diagnostico físico que se le realiza. Si es un paciente que ya tiene expediente se procede a registrar su cita considerando el nombre del paciente, núm. De expediente, motivo y la programación de vacunas. Se realiza un examen físico general, si no tienen ninguna patología o enfermedad se procede a dar la vacuna, si es un cachorro se maneja las 4 vacunas con tiempos intervalos de tiempo. Cada vez que vienen se realiza un diagnostico para valorar si puede darse la vacuna. Se reviso el expediente SS1368 en el cual existe registro del historial clínico y una vez que se ha diagnosticado sano se aplicaron las vacunas distemper, hepatitis, parvovirus, parainfluenza canina. Se entregó el documento que avala la vacunación junto con la etiqueta del lote de la vacuna. La aplicación se realizó el 30 de nov. y la próxima aplicación es el 15 de dic. No necesariamente se agenda la visita sin embargo se tiene controlado la capacidad de brindar el servicio. Bitácoras de atención: se realiza la base de datos considerando información como año, expediente especie, sexo, raza, edad peso, talla, condición corporal, motivo de consulta. Se elabora por cada residente pero es independiente, ya que la información se tiene en los expedientes. Expediente SS1318 presentó una problemática de salud en relación al vomito y se re agenda la cita ya quedo en observación Expediente SS0883 se identificó la necesidad de ser valorado por cardiólogo, y después de la aplicación de los exámenes se genera un reporte electro cardiográfico, eco cardiografía, reporte radiológico. Para la aplicación de todos estos exámenes se requiere la autorización del propietario, por lo cual se debe firmar la hoja de autorización. Expediente SS1328 Moka .Para entrar al quirófano debe tener pruebas de laboratorio que esté dentro de rangos se tienen hojas de autorización de anestesia y cirugía, y para su seguimiento se tiene orden clínica y terapéutica.


Seguimiento a través del expediente médico en el cual se determina el diagnostico y la aplicación de medicamentos que contribuya a la salud del paciente.


Objetivo: Ofrecer atención médica y quirúrgica para perros y gatos de la comunidad universitaria y del público en general. Para el mes de Noviembre se cumplió con el objetivo al 100% Objetivo: Mantener durante el 2011 un nivel de satisfacción del usuario no menor del 80% Resultados de la evaluación del primer semestres es de 91.0




PROCESO AUDITADO Histórico Laboral Entrevistado(s): Personal de R. H.


4.1,6.3,6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4





Procedimiento de Recepción y Clasificación Procedimiento de Integración de documentos Procedimiento de Actualización digitalización Procedimiento de Depuración y Transparencia Procedimiento de Consulta de documentos o transferencia

Muestra analizada:

Se registra el archivo para recepcionar y clasifica la información del exp. Del personal. Se selecciona de acuerdo a una lista de doctos. Se integra la información de la siguiente manera: Académica -Financiera -Fiscal; un requerimiento legal, declaraciones de hacienda por parte de la Universidad -Legal Los expediente están clasificados alfabéticamente y conforme a la información que debe contener. Dentro de la actualización y digitalización se coteja la información y se determina si procede una actualización o se digitaliza la documentación para que en la liquidación contribuya a que se aplique. Se tiene un código de barras para identificar el historial del trabajador por digitalización. Dónde se tienen los documentos digitalizados. Provisionalmente se deja en la computadora del área y quincenalmente se respaldan por parte del área de sistemas. Expediente completo de acuerdo a la hoja de control “Relación de Documentos Remitidos al Histórico Laboral” y la cual será una hoja viajera Expediente Guevara González María del Rosario Núm. empleado: 3227, Arévalo García Edilberto 29310, Del Rio Díaz Arlette Yesenia 33759, Sánchez Valdez Jorge Alberto 33381 Oficio DRH/HL/2283/2011 sobre la transferencia de expedientes.


Resultados de las encuestas de satisfacción, los cuales han sido muy positivos. Sin reflejar quejas: cotejo de información, del servicio


Objetivo: analizar la documentación en base a la relación de documentos solicitados a personal de nuevo ingreso, contenida en 1626 exp, de los trabajadores de la UAEM durante 2011. Actualizando 135 expedientes por mes y 141 en el último mes. MES OCTUBRE Sección de recepción: 11365 Integración: 3200 Exp. Depurados 210 exp., bajas 15 Digitalizados d125 Altas 126 Elaboración de 125 códigos Se rotularon en estantería 125




Exp actualizados 70 Ex. Consultado 720 Seg. De oficios 37 Atención a 92 usuarios externos en ventanilla A la fecha se da cumplimiento al objetivo, se revisaron el seguimiento y medición de los meses de Agosto, septiembre y octubre.

PROCESO AUDITADO Selección de Personal Docente de Asignatura

Entrevistado(s): Dr. Rolando Heredia Dominico

Sistema: SGSGCSGC SGX

Criterios:

4.1; 6.2.1; 6.2.2; 6.3; 6.4; 7.1; 7.2.1; 7.2.2;

7.2.3;7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3;

8.4


Unidad Académica Profesional Cuautitlán Izcalli



Procedimiento: Selección del personal docente de asignatura Vigencia No.1 Fecha 28/06/2011. Programa de desarrollo 2010-2014

Muestra analizada: 2010-2011 A y B.(postulados) Expediente de: Laura Elena Díaz Jiménez., Francisco Gabriel Quijano.


Empieza con una vacante Anexo 1, Base de datos de docentes de asignatura (postulan) Certificado médico y de antecedentes no penales.(Procuraduría). Curriculum de la Universidad, Acta de nacimiento, soportes de formación. Copia fiel de la original, Solicitud de empleo., CURP, alta en hacienda. Formato de competencias del personal (mínimo de puntos alcanzados 60 puntos). Anexo 3 Formato de guía de clase metodológica (clase muestra). Anexo 4 Formato de evaluación del desempeño profesional docente. Comité de evaluación para el candidato postulado. Anexo 5 Aceptación como personal docente de asignatura. Anexo 6 Formato de satisfacción de usuario. Se solventaron las observaciones de la auditoría interna y se muestra oficio del 16 de Noviembre, 2011. Elaborado por el administrados del proceso y jefe del departamento académico. Curso de didáctica de la educación superior y trabajo en equipo. Integrando fortalezas para el logro de objetivos. Se muestra calendario de cursos 2011.

Seguimiento o Indicadores del Proceso

Hasta el próximo mes de Agosto, 2012 se tiene un resultado de medición.

PROCESO AUDITADO Evaluación del Profesor Entrevistado(s): Maribel Chávez


Criterios:

4.1; 6.2.1; 6.2.2; 6.3; 6.4; 7.1; 7.2.1; 7.2.2;

7.2.3;7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3;

8.4








Plan de Calidad: Proceso evaluación del profesor Procedimiento: Evaluación del Profesor Lista Maestra de Documentos: Proceso evaluación de profesor.

Muestra analizada: Período 2011 B 53 PROFESORES EVALUADOS. Se revisa y se muestra el desempeño del maestro Fernando Molleda Ruíz, Gustavo Palacios Escamilla, Edgar Rafael Torres


Auditoría Interna 14 de Octubre, Interacción con Selección del personal. Anexo 4: Cronograma del proceso de evaluación del profesor, para hacer esta evaluación tiene que ir acompañada de subdirector académico, director u otro maestro especialista.(Política). Anexo 2 Instrumento evaluador., anexo 1: Guía de clase metodológica demostrativa. Anexo 3 Formato de acta de la comisión. Obteniendo de 75 a 100 puntos la evaluación se hace hasta los 3 años. Acta de Observación a Clases. Se levantó una oportunidad de mejora para este proceso en su auditoria interna de Octubre la cual fue considerada en los cambios de su procedimiento.


El 75% de los maestros obtengan satisfactorio. 47 obtienen una calificación satisfactoria de 53. Resultado es de 89% Medición: Semestral.

PROCESO AUDITADO Calificaciones en Línea Entrevistado(s): Juan Carlos Aguilar Macías


Criterios:

4.1; 6.3; 6.4; 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3;7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4;

8.3; 8.4





Plan de Calidad: Calificaciones en Línea Procedimiento: Calificaciones en Línea

Muestra analizada: Calificaciones Firmadas de Junio y Julio, 2011 Microeconomía I grupo A1.


Comprobante de reinscripción, recibo de pago, listas de asistencia, listas de calificaciones. Fecha de aplicación de examen, fecha de captura y fecha de cierre (para control de captura) En la auditoría interna se detectó una observación para este proceso la cual ya fue atendida.


Lograr un 95% de eficiencia en la captura en el sistema de información de calificaciones de las unidades de aprendizaje por semestre, con el fin de agilizar el trámite de inscripción y reinscripción de los alumnos en línea. No se tiene resultado hasta la terminación de este semestre (Marzo de 2012) .

PROCESO AUDITADO Servicios de Geomática

para la Planeación Territorial y Ambiental

Entrevistado(s):

Director de Facultad, Coordinador de Laboratorio de Geomática, Responsable de Proyectos





4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.2.3,

8.2.4, 8.3, 8.4,


Facultad de Planeación Urbana y Regional



Procedimiento y Plan de Calidad de Servicios de Geomática para la Planeación Territorial y Ambiental

Muestra analizada:

Convenio de Curso-Taller Manejo de Datos Espaciales con Sistemas de Información Geográfica para SEMARNAT, cedula de inscripción de los participantes, curriculum y acta de nacimiento, evaluación del desarrollo de curso por parte de los participantes,

análisis de resultados de diplomado para la contratación de los siguientes, encuesta de satisfacción del usuario, lista asistencia, lista de calificaciones por módulos, estructura académica temario por modulo, perfil de aspirante al ingresar y al egresar, bibliografía

por modulo, presupuesto, licencias del software argis.


Seguimiento al desarrollo y atención a situaciones que se presentan en el desarrollo.


Cursos o diplomados realizados en el año meta 3, 1ro Oct-10 a May-11, 2do Feb-11, 3ero Jul-11

Calificación mínima de 90%, 1ro 9.3, 2do 9, 3ero 9.

PROCESO AUDITADO Control y Abastecimiento

de Reactivos Entrevistado(s):

Jefe de Servicios y Mantenimiento, Técnico Laboratorista


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4,


Facultad de Química



Procedimiento y Plan de Calidad de Control y Abastecimiento de Reactivos.

Muestra analizada:

10 laboratorios de prácticas de docencia, solicitud de inventario intersemestral L1, 2, 5 y 6, inventario laboratorio 10 y 11 de biología, laboratorio 5 y 6 de química, se revisa en 8 reactivos la identificación de la peligrosidad, el almacenamiento, el manual J.T. Becker,

hojas de seguridad, base de datos de almacén.


Inventario entradas y salidas, necesidades de reactivos, solicitud de reactivos para practica, almacenados por colores.


Mínimo el 80% en los resultados de la satisfacción de los usuarios en cada semestre, mediante las encuestas. Resultado del semestre 2011 B 82.9.




PROCESO AUDITADO Diagnóstico y Evaluación

del Aprendizaje Entrevistado(s):

Responsable del Área de Diagnostico, Representante de la Dirección


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4,


Facultad de Arquitectura



Procedimiento de Bajas Académicas, Diagnóstico Estudiantil, Evaluación Académica, Diagnóstico para el Plan de Estudios y Plan de Calidad de Diagnóstico y Evaluación del

Aprendizaje.

Muestra analizada:

Licenciatura Administración y Promoción de la Obra Urbana 1er semestre periodo 2011 B, Arquitectura 5to semestre periodo 2011 B, formato de bajas académicas, registro de

pre-oferta vs inscripción, registro del diagnóstico estudiantil, registros de análisis de competencias, registro de apreciación de la unidad de aprendizaje, registro de apreciación tutorial, registros de apreciación docente, registros de diagnóstico

estudiantil.


Seguimiento a la aplicación de las evaluaciones de acuerdo a los periodos de evaluación.


APOU 5 bajas de 3 unidades de aprendizaje, Arq. 77 bajas de 21 unidades de aprendizaje.

Incrementar en 1% eficiencia terminal en relación al semestre anterior que obtuvo 66.7%.

PROCESO AUDITADO

Desarrollo de Sistemas, Redes y

Telecomunicaciones, Videoconferencia y

Multimedios (Desarrollo de Sistemas,

Redes y Telecomunicaciones)

Entrevistado(s):

Mitzi.- Servicio Audio y Video, Armando.- Transmisión y Gabriela Multimedios, Roxane Trevilla (Desarrollo de Sistemas) Ing. Roger Milton (Redes), Heger Javier Ramírez (Advo)


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Desarrollo de Sistemas, Redes y Telecomunicaciones)



Procedimiento para Desarrollo de Sistemas, Redes y Telecomunicaciones, Videoconferencia y Multimedios

Muestra analizada:

Se revisó el control aplicado por Tickett para cada servicio: Operaciones, Hardware, Comunicaciones y Seguridad con cada uno de los responsables. Se tiene un Objetivo de dar respuesta al 70% de las solicitudes en un plazo no mayor a 5 días hábiles para Hardware, Operaciones en 1 día, Comunicaciones atender el 80% solicitudes en menos de 5 días hábiles y el 88% en los primeros 5 días hábiles para Seguridad. Con controles establecidos para cada proceso. Para Video Conferecnia y Multimedios atender el 90% de solicitudes de asignación de servicio.





Mediante Planes de Calidad se define control de tiempo de respuesta para cada Unidad.


Se da seguimiento mediante Sistema de asignación de Tickett y respuesta de acuerdo a objetivos de Unidad. Videoconferencia y Multimedios abatir respuesta de 48 horas a 38.8 horas de Julio a Septiembre.

PROCESO AUDITADO

Atención a Usuario del CESPI (Centro de

Estudios y Servicios Psicológicos Integrales)

Entrevistado(s): Dc. Psic. Sonia Yolanda Rocha Reza, Wendy Loly Garduño Uribe


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Directora CESPI



Procedimiento Atención a Usuario del CESPI

Muestra analizada:

Se verifica la atención a la Observación 12 detectada durante la Auditoria de recertificación anterior, se modifica el formato de Nota de Evolución del Paciente para evitar duplicidad de los datos generales del Paciente. Se retira del formato referido datos de Sexo, Domicilio y Teléfono debido a que estos datos se llenan en la Preconsulta cuando se integra expediente se analizó expediente con registro de terapias por terapeuta hasta la terminación de dicha terapia.


Registro de la Historia del paciente: Control de Expediente para Preconsulta, Asignación de Terapeuta, Estudio Socioeconómico, Hoja de evolución. Se cumple con el objetivo establecido relativo a permanencia del 75% de los pacientes en la atención psicológica hasta resolver problemática y pueda ser dado de alta. Forma de medir: Suma de % de respuestas x 100/ No de Cuestionarios y Asistencia x 100 / Número de Sesiones.


Se da seguimiento semestralmente promedio 560 consultas durante la presente administración.

PROCESO AUDITADO Control y Seguimiento de

Recursos Etiquetados Entrevistado(s):

Representante de la Dirección / Jefes de Departamento


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Coordinación de Recursos Etiquetados



Procedimiento con el mismo nombre del proceso.




Muestra analizada:

1. Oficio 219/10-2228, Autorización de la Apertura Programática, Proyecto OP/PIFI2010-15MSVOOW-06-03, Meta 4 Línea de acción 4 NRI Rubro servicios $7000.

00

2. Oficio para Informar el Techo presupuestal se encuentra en SIIA. 3. Entrega de solicitud No. 511015367 de la Facultad de Ingeniería. De fecha 6-

abr-11. 4. Contra recibo C11011929 fecha 12-may-11. 5. Integrado en la partida No. 20 FOMES PIFIS 2010 fecha 17-may-11. 6. Cheque No. 14583 fecha 20-may-11. 7. Integrado en la comprobación No. 3 PIFI 2010 FOMES en la cédula de

comprobación por concepto de gasto (servicios). 8. Oficio No. SA/089/2001 de envío a la SP y DI, fecha 20-jun-11


Ingresos de requisiciones, techo presupuestal y oficio de envío.


Reducir 5% el tiempo de atención a los usuarios en relación al año anterior del 80% de las requisiciones ingresadas a la coordinación, resultado al 27 –nov-2011 el 80% fueron 1077 atendidas con un promedio de 26 días es decir 25% por arriba de lo establecido

PROCESO AUDITADO Diagnóstico de Sanidad Acuícola. Diagnostico de

Sanidad Animal Entrevistado(s):

Coordinador CIESA / Jefes de Departamento


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4,

8.3, 8.4


Centro de Investigación y Estudios Avanzados en Salud

Animal



Procedimientos y planes de calidad con el mismo nombre de los procesos.

Muestra analizada:

SANIDAD ACUÍCOLA 1. Recepción de muestra asignación del No. de Caso P-295-11 registro en bitácora

y DI-SAC-01 con fecha 11-05-2011. 2. Eutanasia, medición y pesado de los peces, registro en DI-SAC-02. 3. Toma de la muestra e identificación de los tubos para virología en DI-SAC-02,

(tubo No. 146,147). 4. Entrega de resultados de virología en DI-SAC- 03 (muestra 146, 147: positivo a

IPNV) 5. Revisión de resultados virológicos DI-SAC-03 6. Copilar resultados de DI-SAC-01, 02, 03, 04. 7. Captura e impresión de resultados. 8. Aprobación, impresión y copia de informe de resultados. 9. Entrega al cliente del Informe de Resultados fecha 10-06-2011.

SANIDAD ANIMAL (solicitud para inmunoperoxidasa (IPX) para la enfermedad de aujezky en cerdos, muestras a procesar suero congelado de cerdo No. de casos asignado LP-001471-11 fecha de recepción 04-11-11, número de muestras remitidas, dando como resultado negativas el día 17-11-11, se emite




constancia de resultados el 18-11-11, y se recibe constancia impresa con número de folio 1385 el día 28-11-11 por el MVZ que llevo la muestra a analizar.


Cumplimiento de Normativa de SAGARPA para Sanidad Vegetal, para Sanidad Acuícola los tiempos de entrega y para los dos procesos la supervisión de los jefes de los departamentos.

Seguimiento y/o Indicador del Proceso

ACUÍCOLA.- Lograr el 80% de satisfacción en el servicio, resultado actual del 100% ANIMAL.-mantener la satisfacción del cliente en cuanto a la entrega de resultados en un 80% durante 2011, resultados de enero-julio 2011 del 93% satisfacción del cliente y entrega de resultados, 97% de satisfacción en servicio otorgado, 100% de satisfacción en calidad de diagnóstico.

PROCESO AUDITADO Compras

Entrevistado(s):

Jefe del Departamento de Compras, Subdirector Administrativo y personal operativo


4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.





“Plan de Calidad de Compras” “Procedimiento de Compras”

Muestra analizada:

Gestión de las compras con base a los recursos Federales o Etiquetados en el periodo de Enero a Noviembre 2011.


Se realiza la revisión de la Requisición de compra que emite el centro de Costos o Unidad Administrativa. Se realiza la revisión del cumplimiento del recurso que esté etiquetado Las Requisiciones deben estar debidamente en registrado en el sistema SIIA, en cumplimiento con todos los requisitos de especificación de la compra, entrega, características de calidad. Se revisa la factura que este debidamente requisitada a nombre de la universidad y en cumplimiento con los requisitos fiscales.


Atender las Solicitudes de Recursos Materiales en un promedio de 15 días hábiles para el año 2011. Se presenta evidencia de cumplimiento de 16 días hábiles para el segundo y tercer trimestre del año, se realizan acciones correctivas para evidenciar cumplimiento y en el




cuarto trimestre se presenta tendencia de cumplimiento.

PROCESO AUDITADO Almacenes

Entrevistado(s):

Jefe del Departamento de Almacén General y de Reconstrucción, personal operativo.


4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.





“Plan de Calidad de Almacenes” “Procedimiento de Almacenes”

Muestra analizada:

Gestión del almacén con base al ingreso y egreso de materiales durante el periodo de Enero a Noviembre de 2011.


Se presenta evidencia del ingreso del Activo Fijo (Cuenta 53) para la identificación de los materiales que se ingresan en almacén, se realiza el cotejo de la factura, contrato, pedido, y vale de entrega. El espacio Académico realiza la solicitud de los artículos solicitados. Se presenta evidencia de la actualización de los inventarios de los materiales. Se presenta evidencia de los documentos con las especificaciones de entrega de los materiales. Se presenta evidencia de la identificación de los bienes a través de la tarjeta con la descripción del artículo, así como su respectiva clave.


Atender al 90% de los Usuarios registrados en un tiempo máximo de 18 minutos, en el suministro de los bienes y servicios. Se presenta evidencia de cumplimiento al 96% para el segundo trimestre del 2011.

PROCESO AUDITADO

Contratación y Seguimiento de Adquisiciones

Entrevistado(s):

Jefe del Departamento de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones, Jefe del departamento de Compras, personal operativo

Sistema: SGC Criterios: 4.1; 6.3; 6.4


Edificio Administrativo Calle Ignacio López Rayón




7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.

No.510 sur, Col. Cuauhtémoc. C.P. 50130.



“Plan de Calidad de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones” “Procedimiento de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones”

Muestra analizada:

Se realiza el ingreso, alta y actualización de Padrón de Proveedores. Participación de los proveedores en los distintos procedimientos adquisitivos Seguimiento a los contratos-pedidos celebrados entre los proveedores y la UAEM, y en su caso la sanción correspondiente.


Se realiza la recepción de las solicitudes de los proveedores para ser considerados en el padrón, se notifican cuales son los requisitos fiscales que debe cumplir el proveedor para su integración. Se presenta evidencia de la Licitación Pública referente a la Adquisición “Equipo audiovisual, video y fotográfico”, se revisa el expediente de licitación, se identifican cada una de las etapas, Publicación de la Bases de Licitación, Reunión de Aclaración de las Bases, Reunión de Apertura de Propuestas Económicas y Técnicas, Emisión de Fallo. Se realiza el seguimiento a las sanciones de los proveedores que incumplen con lo establecido en el contrato, si se detecta que hay dolo se aplica la sanción y eliminación del Padrón de Proveedores.


Dar respuesta en un 95% de manera trimestral a los requerimientos generados por parte del Departamento de Compras y la Coordinación de Recursos Etiquetados. Se presenta evidencia de Cumplimiento al 100% para el primer trimestre, 100% para el segundo Trimestre y 91% para el tercer trimestre, se presentan acciones para su cumplimiento.

PROCESO AUDITADO Ingreso

Entrevistado(s):

Jefe del Departamento de Ingreso, Jefe del Departamento de Control Escolar, Personal Operativo


4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.





“Plan de Calidad de Ingreso” “Procedimiento de Ingreso”




Muestra analizada:

El proceso de Ingreso de los Alumnos desde la ADMISIÓN (Logística y aplicación de Exámenes). Validación de la Inscripción Revalidación parcial de estudios de Estudios de Nivel Superior


Se presenta evidencia de la Planificación de la logística de aplicación del examen, Se realiza la capacitación para el personal que participara en la aplicación del examen Se realiza el levantamiento de los registros de la aplicación , asistencia, incidencias, cierre y entrega de exámenes. Se presenta evidencia de la validación de la inscripción de los alumnos con base a la aprobación del examen y su presentación a la inscripción Se presenta evidencia de las actividades para la validación de la información para la revalidación de estudios de los solicitantes.


Obtener el índice de 75% de la evaluación anualmente de la instrumentación e implementación de la logística para la preinscripción de aspirantes. Se presenta cumplimiento al 75% para el ejercicio del 2010, está en proceso la inscripción del 2011.

PROCESO AUDITADO Servicio y Gestión

Entrevistado(s): Jefe de la Unidad de Autenticación de Documentos Oficiales, Personal Operativo


4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.





“Plan de Calidad de Servicio y Gestión” “Procedimiento de Servicio y Gestión”

Muestra analizada:

Se realiza la revisión de la Autenticación de los documentos, Digitalización de Documentos y la Gestión de Cédula Profesional en el periodo de Enero a Noviembre de 2011.


Se presenta evidencia de la realización de la Autenticación de los Documentos Oficiales, con base a las solicitudes de las Dependencias y Empresas solicitantes. Se realiza la verificación y validación de los documentos Oficiales para emitir el dictamen. Se presenta evidencia de la Digitalización de los Documentos oficiales de los alumnos con base al proceso de Inscripción. Se presenta evidencia de la gestión de la cédula profesional una vez que el solicitante




cumple con los requisitos para su tramitación.


Autenticación de Documentos Oficiales Atender al 85% las solicitudes de autenticación en un plazo no mayor a 10 días hábiles. Se presenta evidencia de cumplimiento al 97% para el segundo trimestre y del 99% para el tercer trimestre del 2011. Digitalización de Documentos Oficiales Digitalizar los documentos Oficiales para la conformación de 10,000 archivos electrónicos de manera semestral Se presenta evidencia de cumplimiento al 100% para el primer semestre del 2011.

Gestión de Cédula Profesional.

Atender las solicitudes de cédulas profesionales en un tiempo no mayor a 40 días hábiles.

Se presenta evidencia de cumplimiento al 100% en el segundo y tercer trimestre del 2011.

PROCESO AUDITADO Egreso

Entrevistado(s): Jefe del Departamento de Egreso, Jefe de Control Escolar y/o Jefe de Titulación


4.1; 6.3; 6.4 7.1; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4.





“Plan de Egreso” “Procedimiento de Egreso”

Muestra analizada:

Emisión de Título, grado o diploma de especialidad. Certificado e Historia Académica de Estudios validado.


Se presenta evidencia de la solicitud para la emisión del título profesional, Se presenta evidencia de la emisión del certificado y la Historia Académica de Estudios Validados. Se presenta evidencia de la emisión de los títulos con base a la integración de los expedientes, revisión y validación de los documentos soporte.





Atender las Solicitudes de emisión de títulos, grados y diplomas de especialidades en un tiempo no mayor a 100 días hábiles. Presentan evidencia de cumplimiento al 100% en el periodo, se realiza proyecto de mejora para bajar a 75 días hábiles y se estará buscando concluir a mediados del siguiente año.

PROCESO AUDITADO Desarrollo de materiales

educativos en línea Entrevistado(s): Se Anexa Lista de Asistencia


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.2.3,

8.2.4, 8.3, 8.4


Dirección de Educación Continua y a Distancia Continua



Se desarrollan materiales educativos en línea para educación a distancia Se ha desarrollado un programa denominado “Sistema de flujo de trabajo”

Desarrollo de materiales educativos en línea Versión 05 del 17/11/11 Sistema de flujo de trabajo ayuda a controlar de manera efectiva el proceso de la

elaboración de materiales Se utiliza la Rubrica de valoración materiales con semáforo de resultados

Muestra analizada: Solicitud No. 897 Maestría en administración, para la facultad de contaduría para 2º

semestre de 2011


Control de semaforizacion en el sistema , no se avanza a la siguiente actividad si no se ha concluido la anterior


Nivel de satisfacción del cliente Valoración de rubricas durante el proceso de desarrollo

PROCESO AUDITADO Desarrollo de actos

académicos presenciales de educación continua

Entrevistado(s):

Lic. Judith Eunice Fabián Salazar Ing. Verónica Patricia Aguilera Ortega Lic. Aline Gómez Ángel


4.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.2.3,

8.2.4, 8.3, 8.4


Dirección de educación Continua y a Distancia Continua



Impartición de cursos en modalidad presencial Plan de calidad versión 2 del 25/11/11 Procedimiento de actos académicos de educación continua versión 03 del 24/11/11 Programa anual de eventos

Muestra analizada: Eventos del año 2011





Revisión del curriculum del instructor para cada candidato nuevo Se imparte un curso para personal de la dirección para evaluarlo y se genera registro de su evaluación que se integra en su expediente. No se cuenta con perfiles de competencia de los instructores por área de conocimiento Evaluación trimestral 1= 91.74 % 2= 87.15 % 3= 73.24 % 94.17 %


Desarrollar anualmente 70 actos académicos de educación continua Obtener el 85 % de satisfacción del cliente 68 actos y 91.02 %

Procedimientos de la norma de referencia

Sistema: SGC Criterios: 4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.2 y 8.5.3

Descripción

Estos procedimientos se encuentran en una fase de revisión general para una posible actualizacion, En términos generales se esta haciendo una aplicación adecuada de estos elementos del Sistema de Gestión de

Calidad y se observa un grado de cumplimiento congruente con la operación.

Documentos relacionados al Informe según aplique:

Manual del Sistema de gestión

Plan de auditoría FDAC-06

Listado de la normatividad aplicable

Listado de la documentación del Sistema de Gestión.

Clasificación del resultado C Cumple

O Observación

NC No Conformidad

OM Oportunidad de Mejora

NA No Aplica

Nombre y Firma del Auditor Líder Nombre y Firma del representante del cliente

Ing. Víctor Hugo Calzada Alarcón Auditor Líder

LCSA. Maritza Martínez Malacón Representante de la Dirección

INFORME DE AUDITORIA -...

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