GUIA DE SISTEMATIZACIÓN

Gua de Sistematizacin

Programa FORTALECE (MINEC/GTZ) Calle El Mirador y 91 Avenida Norte #4709 San Salvador, El Salvador, C.A. Telefax: (503) 2263- 2244 E-mail: [email protected]

Gua de Sistematizacin

Gua de sistematizacin

Coordinadora Regina Bauerochse-Barbosa Asesora Principal Programa FORTALECE MINEC/GTZ Gua elaborada por: Anja Nina Kramer Asesora GTZ Desarrollo Econmico Local y Empleo Validacin Katrin Kasischke Asesora Principal GTZ Maritza Majano-Rivas Asesora tcnica GTZ Urania Morales Asesora tcnica GTZ Guadalupe de Razeghi Asesora tcnica GTZ Mirna Janete Bulnes Consultora Carmen de Pereira Consultora Amanda Mndez Consultora Edicin Anja Nina Kramer Asesora Silvia Rubio Asesora tcnica GTZ


Indice

Introduccin ........................................................................................................................................1

0. Documentacin durante la experiencia (archivo)....................................................................5

1. Diseo del perfil de la sistematizacin......................................................................................7

2. Descripcin de la experiencia (ficha).........................................................................................9

3. Recuperacin del proceso (memoria) ......................................................................................12 3.1 Estudio tcnico......................................................................................................................13 3.2 Anlisis institucional............................................................................................................14 3.3 Anlisis financiero ................................................................................................................16

4. Anlisis y reflexin .......................................................................................................................17 4.1 Evaluacin de impactos......................................................................................................17 4.2 Lecciones aprendidas..........................................................................................................21

Anexos



IntroduccinSe reconoce que el conocimiento es un elemento clave para los procesos de desarrollo sostenible en los pases. En un contexto de globalizacin de la economa, en el que los cambios ocurren con mucha rapidez, el conocimiento contribuye a que las personas, empresas, las instituciones y las naciones, puedan prepararse, aprovechar, producir y orientar dichos cambios de manera exitosa. El foco principal de la cooperacin tcnica alemana GTZ est centrado en la generacin de conocimientos tcnicos y prcticos para soluciones adaptadas a las necesidades locales, que permitan a las personas transformar su propio presente y futuro. La sistematizacin es un proceso generador de conocimiento. Entendiendo el conocimiento como todo lo que un actor (persona o institucin) utiliza para generar comportamientos, actitudes y acciones dirigidas hacia un objetivo. De hecho, podemos considerar que el conocimiento es todo lo que se tiene y ayuda a interpretar el entorno y, como consecuencia, a actuar. El conocimiento generado por las personas, como individuos o como parte de una organizacin (conocimiento implcito), puede ser sistematizado para ser compartido con otros (conocimiento explcito). Cuando este conocimiento sistematizado, es adecuadamente gestionado, es decir, se encuentra con un contexto en el cual puede ser transmitido y aplicado, ocurre un proceso de socializacin del conocimiento, que a su vez permite la generacin de nuevo conocimiento, puesto que los nuevos conocimientos siempre parten del conocimiento anterior.

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Objetivo de la guaEl objetivo de esta gua es facilitar el proceso de sistematizacin de experiencias de programas y proyectos de desarrollo. Se dirige a instituciones del gobierno, alcaldas municipales, cooperantes, ONGs, organizaciones comunitarias y otros actores interesados en compartir sus experiencias con otros tcnicos, instituciones y beneficiarios.

Para una aplicacin efectiva de la gua se requiere de conocimientos prcticos en la gestin e implementacin de programas y proyectos de desarrollo, as como una formacin y experiencia en procesos de investigacin. La gua propone una serie de pasos metodolgicos, criterios, instrumentos y formatos para la realizacin de sistematizaciones. No es auto-didctica, se recomienda una induccin y un acompaamiento del proceso por expertos en sistematizacin. Esta gua de sistematizacin se basa en instrumentos de gestin de conocimiento, y los procedimientos para la documentacin de productos de la GTZ, as como en un primer borrador para la documentacin de procesos, propuesto por la consultora Amanda Mndez. Adems, incorpora elementos de las guas metodolgicas, elaboradas por la consultora Carmen de Pereira, que fueron aplicadas por las instituciones de la Red para la generacin del empleo juvenil para sistematizar sus experiencias seleccionadas, en el marco de la medida propia Integracin social y econmica de jvenes en Egipto, Vietnam y El Salvador, ejecutada por GET/ICON Institute. La metodologa empleada fue desarrollada por la CEPAL y es utilizada por el ICAP de Costa Rica, tiene como fundamento el ciclo de vida de los proyectos. Fue revisada y validada por un equipo de asesoras tcnicas de GTZ y consultoras independientes durante la aplicacin de varias experiencias de programas y proyectos de la GTZ en El Salvador.

ConceptosLa sistematizacin es un proceso de reconstruccin y reflexin analtica sobre una experiencia vivida. Implica un proceso de investigacin, anlisis y documentacin.

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La sistematizacin sirve para... Presente Aprender de las experiencias Indagar los problemas, las medidas de solucin y los factores de xito Evaluar impactos Comparar la prctica con la teora Acumular conocimientos generados desde y para la prctica Futuro Transferir de la experiencia y compararlas con otras Analizar y adaptar metodologas de trabajo Disear enfoques futuros y redisear proyectos Generar la memoria institucional Iniciar y promover la cooperacin y el trabajo en redes

Requisitos para una sistematizacinPara que se puedan realizar sistematizaciones es necesario en primer lugar que haya un compromiso institucional. Desde la gerencia hasta las personas que efectan la sistematizacin se requiere un cambio en el estilo de trabajo y en las prioridades del que hacer diario como expresin de su apropiacin del proceso. En si, el proceso de sistematizacin demanda los mismos elementos que la ejecucin de proyectos: Planificacin del perfil de la sistematizacin Asignacin de recursos (humanos y financieros) Aplicacin de metodologas e instrumentos de investigacin Para que las instituciones y las personas se fortalezcan del proceso y generen aprendizajes es necesario proveer espacios de intercambio durante el proceso de sistematizacin e investigacin. De tal forma se contribuye a una cultura de aprendizaje grupal.

Pasos de la sistematizacinAntes Durante 0. 1. Paso 2. Paso 3. Paso Documentacin durante la experiencia (archivo) Diseo del perfil de la sistematizacin Descripcin de la experiencia (ficha) Donde y cuando se realiz, que actores participaron, con que objetivos, que resultados se obtuvo Recuperacin del proceso (memoria) Visualizacin completa de lo sucedido, no solo de lo programado, considerando los puntos de vista de los diversos actores en el proceso (equipo, contrapartes, grupo meta), delimitar la experiencia Anlisis y reflexin Evaluacin de impactos, problemas, medidas de solucin, factores de xito (lecciones aprendidas) Publicacin y divulgacin3

4. Paso Despus 5. Paso


Modelo para la sistematizacinEste modelo refleja los pasos del proceso de investigacin propuesto. Para cada paso la gua presenta un apartado con igual numeracin (nmero de paso = nmero de apartado). Adems la estructura propuesta del documento final de la sistematizacin prev los mismos pasos como captulos.

TIP!

Al concluir la sistematizacin se sugiere vaciar la informacin en la ficha de sistematizacin, no antes (ver anexo 6).

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0. Documentacin durante la experiencia (archivo)Para poder realizar una sistematizacin efectiva es necesario que ya durante la experiencia, en cada fase del ciclo de proyecto se establezca y se mantenga un sistema de documentacin cronolgica que facilita la realizacin posterior de la sistematizacin. TIP! Se sugiere llevar una carpeta electrnica y un archivo fsico por proceso o producto que permita realizar la recopilacin de la documentacin requerida para la sistematizacin. Las informaciones que debe llevar la carpeta son... Descripcin del producto y planes de trabajo, as como organigrama de gestin Directorio o listado de personas participantes en cada fase del proceso (nombres, instituciones con direccin y telfono) Documentos conceptuales y de planificacin entregados al inicio, esquema de implementacin Ayudas memorias de reuniones de trabajo, de coordinacin o de planificacin, detallando los principales acuerdos y resultados obtenidos Documentos para la implementacin, por ej. instrucciones de procedimiento y manuales de formacin Informes de talleres de planificacin, formacin o evaluacin (lista de participantes, agenda, plan metodolgico, transcripciones, pasos a seguir) Publicaciones del proyecto u otros relevantes para la ejecucin del proceso, por ej. estudios del tema y experiencias similares Indicadores de impacto1: desde la lnea de base hasta la documentacin de los resultados de medicin peridica, por ej. recopiladas en tablas de resumen, descripcin del sistema y planes de monitoreo, instrumentos de medicin, por ej. cuestionarios, cadena de impacto Memoria fotogrfica y audiovisual (en una base de fotos electrnica se pueden abrir diferentes carpetas segn proceso o tema) Materiales de promocin e informacin, por ej. folletos Artculos de la prensa, entrevistas propias con beneficiarios del proceso o en radio o televisin

Esta lista sirve como inventario del sistema de documentacin.

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Para ms informacin ver apartado 4.1 Evaluacin de impactos.

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En el caso de que no se cuente con una documentacin sistemtica o se quiera revisar la informacin archivada, es recomendable hacerse la siguientes preguntas generadoras: Con qu informacin de mi trabajo cuento? (informacin existente) Dnde se encuentra esa informacin? (lugar donde se encuentra) Para qu sirve esa informacin? (uso de la informacin) Cul considero que es la mnima informacin que necesito para planificar en mi trabajo? (estndar) Cul es la informacin que me falta? (necesidades) Cmo voy a conseguir la informacin que me falta? (estrategia)

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1. Diseo del perfil de la sistematizacinPara disear el perfil de la sistematizacin hay que plantearse las siguientes preguntas: I. Para qu se quiere sistematizar esa experiencia? Qu conocimientos se espera obtener, qu producto se pretende lograr, a quin se quiere que le sirva, qu riqueza contiene que amerita realizar el esfuerzo de sistematizar? II. Qu se quiere sistematizar? Un proyecto en su conjunto, una etapa del mismo, el tratamiento de un cierto tema, la interrelacin generada de un determinado grupo, etc. III. Cmo se va a realizar la sistematizacin? Definir el mtodo de investigacin: herramientas o tcnicas de investigacin y las estrategias que se utilizarn para obtener la informacin pertinente. Planificar el proceso de la sistematizacin: quines participan y de qu manera, en qu plazos se realizar, qu recursos se necesitan, etc. TIP! Se sugiere formular el perfil de la sistematizacin en un documento que contesta las preguntas anteriores para dimensionar y delimitar la experiencia que se quiere sistematizar. Mientras mayor sea la dimensin de la experiencia que se quiere sistematizar, la extensin del anlisis ser mayor. La opcin adecuada depende de los objetivos que nos proponemos obtener con la sistematizacin: Si se desea abarcar la experiencia en su conjunto, asumiremos conscientemente que el anlisis no podr ser muy profundo. Si optamos por alguna dimensin de la experiencia, tendremos que asumir que no nos podremos dar cuenta de la totalidad de la experiencia.

Esquema del perfil de la sistematizacinTtulo: buscar un nombre del documento final de la sistematizacin que sea relevante, novedoso y atractivo para los destinatarios de la investigacin, destacando tiempo y ubicacin de la experiencia sistematizada Justificacin: explicar brevemente en qu consisti la experiencia y justificar la importancia que tiene sistematizarla Objetivos: exponer lo que se espera alcanzar, tanto en trminos de productos como de procesos, aprendizajes, etc. y establecer una jerarqua de los objetivos

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-

Metodologa: presentar y fundamentar el mtodo de investigacin; describir ordenada y brevemente las principales tareas que se van a llevar a cabo y de que manera se piensa hacerlo; definir responsabilidades, etc.

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Recursos: realizar un clculo de los tiempos, materiales y recursos financieros que se requerirn Plan de trabajo: determinar los plazos adecuados para cada paso de la sistematizacin, establecer la secuencia bsica de las tareas a realizar y los momentos claves en que se convocar la participacin de otros, definir productos intermedios

TIP!

Ttulo, justificacin y objetivos del perfil de la sistematizacin servirn al mismo tiempo para introduccin del documento final de la sistematizacin (ver Estructura del documento en el anexo 1).

TIP!

Metodologa, recursos y plan de trabajo del perfil de la sistematizacin servir al mismo tiempo para describir la metodologa aplicada como captulo del documento final de la sistematizacin (ver Estructura del documento en el anexo 1).

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2. Descripcin de la experienciaLa descripcin de la experiencia en s, consiste en a) la descripcin del proyecto o programa, b) la descripcin del producto a sistematizar y c) de la descripcin del proceso de implementacin segn fases definidas. Las descripciones necesarias dependern del perfil de la sistematizacin: Si se quiere sistematizar un proyecto con todos sus productos o solamente un producto finalizado o una fase de implementacin de un producto. Para describir donde y cuando se realiz la experiencia, que actores participaron, con que objetivos e impactos deseados, se parte de los documentos iniciales de un proceso como es la descripcin del proyecto o del producto, planes de trabajo, documentos conceptuales elaborados y reas de impacto transversal del proyecto.

EXCURSO Qu es un proceso? Un proceso... - es un conjunto actividades para realizar una meta; - tiene un comienzo y un final; - requiere de insumos y - genera un valor agregado.

a) Descripcin del proyectoUn proyecto es un conjunto de intervenciones que busca un cambio positivo en la situacin del grupo meta. La descripcin de un proyecto usualmente contiene los objetivos, indicadores, grupo meta, instituciones involucradas, plan de trabajo, etc. dependiendo de los documentos de base del proyecto.

b) Ficha de productoCada proyecto consiste en subprocesos, los cuales tienen como resultados productos concretos. Por ejemplo la ejecucin de un curso de capacitacin es un proceso definido. Tiene como productos los materiales de capacitacin y los facilitadores formados. Ver Ficha del producto en el anexo 2.

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c) Descripcin del proceso de implementacin1. Proceso productivo: Definir y disear el proceso para elaborar el producto o servicio del proyecto: -Mencionar y describir brevemente las metodologas e instrumentos aplicados -Seleccionar y describir el proceso y la tecnologa para el proyecto -Elaborar el flujograma respectivo (grfico que define el proceso de implementacin y prestacin de servicios) 2. Ingeniera del proyecto2: Especificar y cuantificar las obras de infraestructura fsica Especificar y cuantificar el equipo y maquinarias 3. Aspectos administrativos: Plantear la estructura y funcionamiento del equipo del proyecto, por ejemplo un organigrama TIP!!! Se propone hacer un flujograma o grfico que facilite la reconstruccin del proceso en su totalidad y de sus elementos.

Una descripcin del proceso de implementacin requiere de la definicin de sus fases para una buena documentacin del mismo:

Definicin de fases del procesoConsiste en descomponer el proceso en los elementos, pasos o fases que lo constituyen para poder descubrir la lgica interna y comprender las relaciones que se han establecidos entre los diversos elementos del proceso. Es necesario identificar los hitos que sealan los cambios, las etapas o fases del proceso. Cada una de estas fases debe tipificarse, explicando cules con sus principales rasgos y que las distingue de la anterior y de la siguiente. Es til ponerles un nombre que resalte su caracterstica. Ver ejemplo de definicin de fases del proceso en el anexo 3. TIP! Se sugiere llevar una tabla segn fases del proceso como resumen de la documentacin recopilada, despus o de forma continua durante la experiencia que se va actualizando peridicamente.

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La ingeniera de un proyecto solamente es relevante para proyectos que tienen elementos de construccin de infraestructura fsica o inversiones en equipos y maquinaria, por ejemplo un proyecto de reconstruccin despus de un terremoto. En caso contrario se omite.

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Documentacin del procesoPerodo Recursos Nombre de Perodo de ejecucin, la fase fechas segn etapas del duracin, horas proceso invertidas, costos de actividades Fase Objetivos Resultados Qu se esperaba obtener? Qu resultados intermedios se obtuvo al final de cada fase? Por ej. plan estratgico Actividades realizadas Cuales fueron las actividades realizadas Metodologas Instrumentos Qu metodologa e instrumentos se aplicaron? Participantes Tipo y No. de organizaciones (OG, ONGs, empresas privada) Nombre de las instituciones Grupo meta: No., sexo, edades, municipios

Ver ejemplo de documentacin del proceso en el anexo 4 Como es necesario documentar lo sucedido y los resultados que se obtuvieron, y no solamente lo planificado, se requiere de otros documentos como son las ayudas memorias, informes y listas de participantes de forma cronolgica y sintetizada que se resumen en esta tabla propuesta. Por lo cual se reitera la importancia vital de la documentacin sistemtica durante la experiencia en archivos fsicos y electrnicos (ver paso 0). La descripcin de la experiencia se entiende como una preparacin y organizacin de la informacin necesaria para hacer la recuperacin posterior de la experiencia (ver siguiente paso 3).

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3. Recuperacin del proceso (memoria)La recuperacin del proceso de la experiencia vivida consiste en la visualizacin completa de lo sucedido, no solo de lo programado, considerando los puntos de vista de los diversos actores en el proceso (equipo, contrapartes, grupo meta). No basta con presentar las actividades que el proyecto haba programado, ni las acciones desarrolladas por el equipo del proyecto, sino todo lo que realmente sucedi, incluyendo lo que hicieron las personas o grupos con los que se trabaj, para lo que es necesario hacer una reflexin progresiva del proceso: como, cuando, con quien, con que recursos se trabaj. Se trata de explicar porque se incluy algo no programado o no se ejecuto algo programado. A diferencia de la etapa anterior (descripcin de la experiencia), la recuperacin del proceso necesitar una capacidad de anlisis de los actores participantes, sistematizador y responsables del proyecto. En la etapa anterior el mtodo es descriptivo, en este paso un mayor nivel de razonamiento y compresin es imprescindible. Reiteraremos que la sistematizacin es un proceso de reconstruccin y reflexin analtica sobre una experiencia vivida, que implica un proceso de investigacin y documentacin. Lo cual denota su carcter de abstraccin y no de descripcin. Hay que diferenciar una recopilacin sintetizada en base de la informacin obtenida de los documentos (descripcin de la experiencia), de la sistematizacin que adems consiste en razonar, comparar y medir los conocimientos prcticos adquiridos durante la experiencia. La recuperacin del proceso o la memoria colectiva de la experiencia vivida es el paso de la sistematizacin que requiere de una metodologa de investigacin definida (ver paso 1 perfil de la sistematizacin). Las herramientas usualmente aplicadas son entrevistas individuales (estructuradas, semi-estructuradas o abiertas), grupos focales y talleres de formulacin colectiva de las lecciones aprendidas.

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3.1 Estudio tcnicoEl estudio tcnico contempla una introduccin en las bases conceptuales, el enfoque y principios del proyecto o producto, as como la estrategia de intervencin del proyecto o producto. Este es el marco referencial con el cual se contrasta la experiencia vivida. Revisin terica Uno de los objetivos de la sistematizacin es contrastar la prctica con la teora para generar un aprendizaje desde y para la prctica, por lo tanto debe partir de los conceptos tericos que fundamentaron la intervencin. La sistematizacin debe contemplar un breve resumen de los conceptos, a lo mejor una visualizacin grfica. Reconstruccin de la hiptesis de impacto Cada proyecto tiene una estrategia de intervencin que se basa en una hiptesis de impacto: Se implementa un proceso determinado para obtener resultados e impactos esperados.

Ejemplo punto de partida

Proceso de cambioPROYECTO

situacin futura

Alta incidencia de diarreas en una comunidad

Planificacin participativa y organizacin de comits comunales Mejora del abastecimiento con agua potable en la comunidad Sensibilizacin y capacitacin de lderes comunales para la prevencin de la diarrea

Menos casos de diarrea en la comunidad

Hiptesis de impacto: La alta incidencia de diarrea en la comunidad se da por falta de acceso a agua potable y falta de conocimientos sanitarios. Con la intervencin del proyecto se reducirn los casos de diarrea.

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Todo proceso intencionado como lo son los proyectos de desarrollo se basa en determinadas apuestas o hiptesis de impacto que los diversos actores pretenden lograr a travs de su participacin en l. Es necesario reconstruir estas hiptesis de impacto y los cambios que ha sufrido la estrategia de intervencin. Se articula en tres dimensiones: 1. el problema que se pretende resolver. 2. los objetivos que se persiguen (la situacin deseada que se pretende alcanzar a travs de la intervencin) 3. las estrategias que se han establecido para lograr los objetivos Los contenidos de cada una de estas dimensiones deben ser explicados y conceptualizados.

Reconstruccin de la visin completaEl momento del anlisis tcnico consiste en la elaboracin de un conjunto de interrogantes, que van desde amplias y generales hasta las ms precisas y directamente articuladas a la realidad. Para considerar los puntos de vista de los diversos participantes en el proceso es conveniente buscar formas de interrogarlos para la reconstruccin. Se pueden elaborar guas para entrevistas a profundidad o cuestionarios para una recopilacin de los puntos de vistas individuales o se realiza un taller con todos los participantes o diferentes grupos de actores con una metodologa participativa que visualice los resultados. Este ltimo mtodo tiene la ventaja de contribuir a la generacin de una visin conjunta de lo sucedido. Las preguntas deben formularse por fases del proceso. TIP! La formulacin de las preguntas tienen que derivarse de los objetivos de la sistematizacin y las dimensiones de inters para el anlisis y el aprendizaje esperado segn el perfil de la sistematizacin. El anlisis concluye con el ordenamiento de la informacin que proviene de la reconstruccin del proceso y finalmente dando respuesta a la reconstruccin de la hiptesis de impacto (fundamento terico de la intervencin). En ocasiones es necesario completar la informacin con otras fuentes.

3.2 Anlisis institucionalEl anlisis interno institucional se refiere a la institucin ejecutora del proyecto. El anlisis externo institucional abarca las instituciones involucradas en la implementacin de la experiencia.

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Anlisis interno institucional 1. Investigar sobre la historia de la institucin en forma breve, para comprender mejor su origen y su razn de ser. 2. Averiguar en particular el ao de su creacin, las circunstancias y razones de formulacin del programa/ proyecto (antecedentes del programa/ proyecto). 3. Describir en breve aspectos tcnicos del programa/ proyecto (contraparte, objetivo, perodo de ejecucin, componentes, resultados esperados, volumen, personal). 4. Recuperar las razones para la realizacin de la experiencia a sistematizar, por ej. estudios de factibilidad, anlisis situacional, diagnsticos rpidos participativos. Un resumen de este apartado puede formar parte de la introduccin/antecedentes del documento final de la sistematizacin. Anlisis externo institucional 1. Identificar los actores institucionales involucrados en la experiencia a sistematizar aquellos que dieron mayor empuje al desarrollo de la experiencia, conocer porque se involucraron ms, porque unos se comprometieron ms que otros, etc. 2. Describir brevemente su naturaleza y fines institucionales. 3. Analizar las siguientes variables de los actores involucrados 3.1 Capacidad: Establecer el peso poltico del actor social con relacin al tipo de poder que maneja: tcnico, administrativo o financiero. Tambin es importante su estilo de gestin para conocer los espacios de negociacin futura. 3.2 Intereses y necesidades: Reconocer el inters por parte de cada actor social clave, sobre el desarrollo de la experiencia seleccionada. Las necesidades de los actores, puedan estar basadas en diferentes satisfactores como son: el poder, realizacin personal, afiliacin, mejoramiento de los servicios, entre otros. 3.3 Alianzas y conflictos: Valorar la afinidad o disparidad que tiene cada actor con los otros actores sociales clave; para determinar su capacidad de movilizar a otros actores sociales en funcin de sus intereses. 4. Determinar las fortalezas y debilidades de las instituciones en relacin con la experiencia vivida.

Actores

Capacidad

Intereses y necesidades

Alianzas y conflictos

Fortalezas y debilidades

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3.3 Anlisis financieroEl anlisis financiero debe formar parte de cualquier sistematizacin. Tiene por objeto estudiar la factibilidad, desde el punto de vista de los resultados financieros. Por lo tanto, los beneficios y costos del proyecto se calculan en trminos econmicos, a los precios vigentes en el mercado. Entendiendo como costos la cantidad de recursos econmicos y humanos, as como aportes en especie, por ejemplo local. Es importante plantear las conclusiones del anlisis financiero, considerando el tipo de experiencia que se est sistematizando, debe analizarse la rentabilidad y la sostenibilidad. Es elemental dimensionar los costos de la experiencia para futuros proyectos. Sin embargo, usualmente ese tipo de informacin es difcil de obtener. Muchas veces es necesario hacer un levantamiento especial y reconstruir o estimar los posibles costos de cada institucin involucrada. Anlisis financiero

Fase

Inversiones

Ingresos/Costos Fuentes de Financiamiento

Aportes de Instituciones

Ver ejemplo de anlisis financiero en el anexo 6.

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4. Anlisis y reflexinEn la fase final del proceso de sistematizacin se retoman los resultados de la evaluacin de impactos y se documentan las lecciones aprendidas.

4.1 Evaluacin de impactosPara la evaluacin de impactos se necesitan: a) descripcin del sistema de monitoreo de impacto y b) del plan de monitoreo, y sobre todo c) los resultados de la medicin de impacto. De nuevo, se describe el proceso de obtencin de datos y no solamente como fue planificado por parte del investigador. Como base para la planificacin de nuevos proyectos, se formulan recomendaciones para mejorar el impacto y su medicin. TIP!! Se sugiere llevar tablas dentro de la carpeta de sistematizacin y hacer informes de resumen de forma peridica acerca de los impactos obtenidos. a) Descripcin del sistema de monitoreo La descripcin del sistema de monitoreo de impacto especifica la cadena de impacto (hiptesis de impacto) y los instrumentos de medicin. b) Plan de monitoreo En el plan de monitoreo de definen los indicadores de impacto, como y cuando se miden.

Indicador

Requerimientos de datos

Mtodos de medicin

Momento de medicin

Recursos

c) Resultados de la medicin de impacto Para resumir los resultados de la medicin de impacto se sugiere elaborar tablas de resumen de los valores de cada indicador obtenidos en diferentes momentos durante la experiencia, as como comparar los impactos segn fase de implementacin. Resumen de valores

Indicador

Valor inicial ...lnea de base

Valor 1 medicin

Valor 2 medicin

Observaciones

Comparacin de impactos

Fase

Impactos esperados

Impactos obtenidos cuantitativos y cualitativos

Efectos inesperados positivos y negativos

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EXCURSO Qu es el monitoreo de impacto? El monitoreo de impacto mide los cambios en el bienestar de un grupo meta que se pueden atribuir a un proyecto o poltica. Facilita el aprendizaje dentro de una organizacin Prev informacin para mejorar la eficacia de programas y polticas Crea las bases para adaptar la planificacin y ejecucin de programas y proyectos Los pasos para definir un sistema de monitoreo de impacto son:1. Definir el objetivo

Si es necesario: 7. Adaptar la ejecucin

2. Identificar reas de impacto

3. Formular cadena de impacto 6. Interpretar y retroalimentar 5. Levantamiento de informacin (lnea de base)

4. Desarrollar indicadores y metodologa de medicin

La cadena de impacto resume la estrategia de intervencin y la hiptesis de impacto de un proyecto. Es la base para la formulacin de indicadores. Muchos proyectos an se centran en el monitoreo de actividades y resultados, y no en la evolucin de impacto (cambios en el grupo meta). La cadena de impacto ayuda a identificar la utilidad directa del grupo meta al alcance de las intervenciones del proyecto, para lo cual se formulan los indicadores de impacto. Reconoce la brecha de atribucin como un problema metodolgico. Los impactos altamente agregados difcilmente pueden ser atribuidos al proyecto (por ejemplo pobreza).Objetivo superior Utilidad final Utilidad indirecta Brecha de atribucin Objetivo del proyecto Utilidad Directa Productos y servicios del proyecto Utilizacin de servicios Resultados Actividades Insumos Monitoreo de actividades Actividades Monitoreo de impacto

Monitoreo de resultados

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Los informes de impacto deben contener adems de los datos de medicin informacin a cerca de las siguientes reas: reas de anlisis Costo-beneficio (por beneficiario) Sostenibilidad Grado de replicabilidad reas de impacto transversales Reduccin de pobreza Impacto ambiental Impacto de gnero Participacin juvenil 1) Anlisis costo-beneficio 1. Vinculacin del proyecto con las polticas institucionales 2. Vinculacin a las polticas del sector al cual contribuye la experiencia 3. Identificacin de costos y beneficios econmicos y sociales: Valoracin cualitativa de los mritos socioeconmicos directos e indirectos del proyecto y de los costos indirectos: empleo, distribucin del ingreso, impacto sobre las facilidades de infraestructura de la zona y otros. La valoracin se efecta para las fases de implementacin y ejecucin. 4. Comparacin entre la situacin con proyecto y sin proyecto Deben plantear ambos escenarios: 4.1 Con proyecto, que beneficios y costos han tenido 4.2 Sin proyecto, que beneficios y costos hubieran tenido

2) Anlisis de sostenibilidad y replicabilidad Preguntas guas acerca la sostenibilidad: Cules es el grado de durabilidad de los impactos en personas e instituciones? Permanecen los impactos al finalizar la intervencin sin perjudicar el medio ambiente? Se mantienen las innovaciones generadas en instituciones y en la cultura? Se cubren las necesidades de financiamiento para seguir aplicando las innovaciones generadas? Preguntas guas acerca de la replicabilidad: Cul es el grado de replicabilidad? transferencia a otras regiones posible sin adaptaciones se requiere una fase piloto para poder hacer las adaptaciones necesarias partes que tienen que adaptarse al contexto, el concepto se mantiene se requiere de adaptaciones conceptuales al contexto Cul es el costo de replicar la experiencia? Qu condiciones mnimas requiere la rplica de la experiencia?

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3) Sondeo de impacto de reas transversalesPobreza - Situacin de pobreza en la regin de intervencin al inicio de la experiencia - Enfoque de reduccin de la pobreza: ayuda a la ayuda propia a nivel micro, servicios sociales a nivel meso, mejora del entorno a nivel macro - Identificacin de la contribucin a la reduccin de la pobreza (relativa y/o absoluta) - Descripcin del medio ambiente natural, con nfasis en el entorno, sin el proyecto. - Medio ambiente con la experiencia. - Identificacin del impacto ambiental con la ejecucin de la experiencia - Medidas de mitigacin, costos y la relacin con el costo del proyecto - Evaluacin global de impacto de la experiencia en el entorno - Descripcin de la situacin inicial ante la participacin de mujer y jvenes con indicadores de desarrollo segn gnero y edad al inicio de la experiencia en el tema de inters, por ej. empleo - Participacin del grupo meta segn gnero y edad - Impactos esperados, obtenidos y efectos inesperados segn gnero y edad

Medio ambiente

Gnero y juventud

En el caso que un proyecto no cuente con un sistema de monitoreo, en la sistematizacin se deben mencionar los impactos esperados y se puede hacer un acercamiento a travs de la percepcin de los involucrados, si se han logrado o no. La sistematizacin no es una evaluacin de impacto, ni substituye un sistema de monitoreo.

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4.2 Lecciones aprendidasPara documentar las lecciones aprendidas se analizan las dificultades y problemas enfrentados y como se han superado, se distinguen las situaciones de xito y sus causas, as como se resaltan los errores cometidos para evitarlos en un futuro. Lo importante es formular sugerencias y recomendaciones para prximas fases o futuros proyectos. TIP! Se sugiere analizar las dificultades, factores de xito y errores cometidos por cada fase de la experiencia vivida y documentarlo en forma de tabla. Dificultades superadas

Fase

Dificultades presentadas

Como se superaron (estrategias y resultados)

Sugerencias para prevenir dificultades

Situaciones de xito

Fase

Exitos reconocidos

Factores de xitos (externos e internos)

Recomendaciones para fases / procesos futuros

Errores para no volver a cometer

Fase

Errores identificados

Causas del error

Recomendaciones para fases / procesos futuros

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Anexos de la Gua de sistematizacin

AnexosAnexo 1: Estructura del documentondice 0. Introduccin/ Antecedentes 1. Metodologa de sistematizacin (perfil de la sistematizacin) 2. Descripcin de la experiencia 3. Recuperacin del proceso 3.1 Estudio tcnico 3.2 Anlisis institucional 3.3 Anlisis financiero 4. Anlisis y reflexin 4.1 Evaluacin de impacto 4.2 Lecciones aprendidas 5. Conclusiones Glosario (cuando es necesario) Anexos Bibliografa

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Anexo 2: Descripcin del productoProyecto Pas / regin de intervencin Nombre del producto: Responsable del producto

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Anexo 3: Ejemplo de definicin de fases del proceso

Fases de la formacin de la CIS

Comisin Intersectorial de Atencin Integral a los Adolescentes. Distrito VI de Managua, Nicaragua

punto de partida

Proceso1998 2. consolidacin y extensin primer plan anual eleccin del 1er equipo coordinador 11 reuniones evaluacin del plan (53% - Mitch, paro) definicin de visin, misin, objetivos, etc. segundo plan anual eleccin del 2 equipo coordinador 11 reuniones evaluacin del plan (70%) integracin de los y las adolescentes 8 delegaciones ms 1 delegado alcalda 5 ONGs 1999 2000 tercer plan anual eleccin del 3er equipo coordinador 11 reuniones evaluacin del plan (73%, actividades fuera de plan) organizacin adolesc. lema y pster

situacin futura

Cronologa

1997

... 3. autonoma

Fases desarrollo organizacional

1. conformacin estudio CAP sobre la salud sexual y reproductiva de los adolescentes en el Distrito VI

miembros estado

7 delegaciones ms 1 delegado alcalda 5 ONGs

sociedad civil segundo torneo (26 equipos) taller visin, misin concurso de dibujo logo capacitacin adolescentes en CPMV

9 delegaciones 1 delegado alcalda 7 ONGs 2 grupos de base tercer toreo ((32 equipos) taller metodologa participativa quermeses, feria presentacin pster en conferencia Tokio sobre ciudades saludables

actividades ms exitosas

primer torneo capacitacin adultos en CPMV

7 delegaciones ms 1 delegado alcalda 8 ONGs, 2 grupos de base 1 comisin adolesc. cuarto torneo (47 equipos) encuentro de adol. (2 das con muchos eventos) presentacin pster en Mxico capacitaciones de adolescentes


Cronologa

1997

1998

1999

2000

... 3. autonoma

Fases 2. consolidacin y extensin Acercamiento adultos y desarrollar un sentido comn, acercamiento entre adolescentes, falta de infraestructura propia estado y ONGs

1. conformacin

dificultades

crear inters en la cooperacin, motivar y aprovechar la motivacin

menos representantes del estado parte por creacin de la comisin estatal de prevencin de la violencia juvenil del Distrito VI

medidas adecuadas encontrar motivo comn para la cooperacin definir un fin concreto que identifique actividades conjuntas evitar conformacin externa

encuentro de las dos festejar los logros crear una identidad comisiones para conocer alcanzados en conjunto manejo de conflictos el quehacer e intercambiar definicin de principios crear entendimiento entre experiencias de trabajo adultos y jvenes de trabajo dar lugar para conocerse encontrar una rutina de ms divulgacin buscar alianzas trabajo mejor y hacer amistades establecer estructura de comunicacin

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Anexo 4: Documentacin del proceso

El siguiente ejemplo para la documentacin de un proceso se trata de la elaboracin de materiales de

formacin. Las fases futuras, no documentadas de ese proceso en ejecucin son:

Diseo y diagramacin

Revisin y aprobacin impresin

Lanzamiento

Implementacin

EvaluacinResultados - Buenos ejemplos identificados - Enfoque de trabajo determinado - Concepto elaborado, consensuado y presentado - Propuesta de trabajo elaborado - Presentacin en data show del programa - Documento de sistematizacin accesible en pgina web - Realizacin de un Info-Desayuno - Conformacin de grupo coordinador a nivel nacional de enlaces tcnicos de Pas Joven Instituciones Participantes Directora ejecutiva, Pas Joven Equipo tcnico, Pas Joven Docente, UES Consultora jnior, estudiante UES Asesora, GTZ

Fase Sondeo y sistematizacin

Tiempo/ Recursos Actividades Junio-Agosto 2003 - Anlisis de programas de orientacin 35 das laborales laboral de Alemania y Amrica Latina 500 USD - Elaboracin de TdR para la sistematizacin de materiales de orientacin laboral en el pas - Preseleccin de estudiantes absolventes del curso de consultora por parte de la universidad UES - Entrevistas de seleccin a base de ofertas tcnicas y econmicas - Ejecucin de la consultora jnior. Coleccin, clasificacin y evaluacin del material - Diseo global del programa (objetivos, grupos meta, contenidos, involucrados, principios bsicos) 09/09/03 - Presentacin de los resultados de la sistematizacin y del programa en su diseo global ante enlaces tcnicos de Pas Joven y 19/09/03 - ...ante instituciones del sector


Fase - Aprobacin del diseo global - 7 reuniones mensuales de - Definicin de contenidos mnimos seguimiento del grupo coordinador - Elaboracin conjunta de los TdR para la a nivel nacional elaboracin de los materiales - Ayudas memorias de todas las - Contratacin de consultores reuniones independientes por mdulos - Definicin del modelo de gestin e implementacin - Revisin tcnica del material de los materiales elaborados - Incorporacin de las observaciones - Gestin de fondos para la impresin Directora ejecutiva, Pas Joven Tcnica, Pas Joven Enlaces tcnicos de Pas Joven: MINED, INSAFORP, ISDEMU, MINEC, MTPS

Tiempo/ Recursos Actividades Resultados Instituciones Participantes

Elaboracin de los Septiembre 2003mdulos del Abril 2004 programa 25 das laborales 600 USD

No. 3 Orientacin Agosto-Septiembre - Elaboracin de la gua metodolgica y - Contenidos y tiempos de la gua material de apoyo metodolgica evaluados emprendedora 2003 10 das laborales - Preparacin metodolgica del taller - Gua metodolgica, cuaderno de 1,000 USD - Elaboracin de cuestionarios de trabajo y material de apoyo evaluacin y guas de observacin elaborado 27/08/03 - 1 taller de prueba - Aplicacin de prueba del cuestionario de las caractersticas emprendedoras personales

8 jvenes lderes de la regin en el taller (3 hombres, 5 mujeres, entre 14 y 19 aos) 8 jvenes de un municipio para el cuestionarios (3 hombres, 5 mujeres, entre 16 y 19 aos) Consultor independiente 2 Consultores jnior Asesora, GTZ

No. 4 Orientacin Octubre 2003 ocupacional 10 das laborales 1,500 USD

21/10/03

- Elaboracin de la gua metodolgica y material de apoyo - Preparacin metodolgica del taller - Elaboracin de cuestionarios de evaluacin y guas de observacin - 1 taller de prueba - Adaptacin del material

- Informe del taller de prueba - Contenidos y tiempos de la gua metodolgica evaluados - Gua metodolgica, cuaderno de trabajo y material de apoyo elaborado

15 estudiantes del C. E. San Francisco, Zacatecoluca (7 hombres, 8 mujeres, entre 14 y 17 aos), Consultor independiente Profesora del C. E. Asesora, GTZ

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Fase

Tiempo/ Recursos Actividades Resultados

Instituciones Participantes

No. 1 Orientacin Vocacional No. 2 Competencias Socio-laborales No. 0 Introduccin

Diciembre 2003Febrero 2004 30 das laborales 4,500 USD - Informes de los talleres de prueba - Contenidos y tiempos de la gua metodolgica evaluados - Guas metodolgicas, cuadernos de trabajo y materiales de apoyo elaborados

04 y 11/02/04

- Elaboracin de la gua metodolgica y material de apoyo - Preparacin metodolgica del taller - Elaboracin de cuestionarios de evaluacin y guas de observacin - 2 talleres de prueba de un da - Adaptacin del material

12 estudiantes del INJOSICA, Zacatecoluca (primer taller: 6 hombres, 6 mujeres, entre 16 y 22 aos) (segundo taller: 7 hombres, 5 mujeres, entre 16 y 18 aos) Psiclogo, INJOSICA Enlace tcnico de Pas Joven, MINED Tcnica, Pas Joven Asesora, GTZ 12 estudiantes de la UPES (3 hombres 9 mujeres, entre 20 y 26 aos) 3 jvenes lderes de la regin (1 mujer, 2 hombres, entre 20 y 24 aos) 2 consultores jnior Tcnica, Pas Joven Enlace tcnico de Pas Joven, MINED Asesora, GTZ

Validacin de los materiales

Marzo 2004 4 das laborales 500 USD 25/03 y 01/040/4

- Reunin de preparacin metodolgica - Ayuda memoria de los talleres de - Elaboracin del plan metodolgico y gua validacin de validacin - Insumos para mejorar la redaccin - 2 talleres a un da y formulacin de los materiales - Elaboracin y envo de ayuda memoria - Identificacin de necesidades de de los talleres de validacin preparacin los facilitadores


Anexo 5: Ejemplo de anlisis financieroEste anlisis financiero se elabor para dos medidas piloto en el proceso de emprendizaje para la creacin de nuevas empresas en la regin La Paz. La primera fue desarrollada en Zacatecoluca en los aos 2004 y 2005. La segunda fue una transferencia de la metodologa al municipio de Olocuilta en 2005.

Aportes financieros en Olocuilta Actor Alcalda Municipal de Olocuilta Aportes Instalaciones y transporte 775 USD

Aportes financieros en Zacatecoluca Actor Alcalda Municipal de Zacatecoluca Aportes Convocatoria; seguimiento al grupo meta; refrigerios y local 800 USD Facilitacin de talleres, elaboracin de la gua metodolgica 1,500 USD Captacin de jvenes 100 USD Facilitacin de talleres, coordinacin/organizacin elaboracin de la gua metodolgica 1,500 USD Participacin en la feria de servicios financieros 150 USD Diseo metodolgico del proceso, coordinacin general, alimentacin y papelera 5,000 USD Elaboracin y adaptacin de la gua metodolgica, sistematizacin, 6,000 USD alimentacin, 300 USD asistencia tcnica y acompaamiento 1,000 USD 16,350 3 iniciativas con financiamiento de 4 beneficiarios 4,097,50 USD por beneficiarios29

ISDEMU

asesora jurdica 1,000 USD

FEDISAL/RED

COMSIMAO

Convocatoria y gestin 300 USD

AMPES

Asistencia tcnica para la coordinacin general 1,000 USD

MINTRAB, ITCAFEPADE, MINED/ INJOSICA FADEMYPE

FOSOFAMILIA, Caja de Crdito de San Pedro Nonualco Universidad Nacional de El Salvador - UES

Participacin en la feria de servicios FOSOFAMILIA, FUSADE-PROPEMI, financieros 100 USD FADEMYPE Coordinacin de los tutores de emprendizaje en horas sociales 500 USD GTZ

GTZ

TOTAL Costo-beneficio

Trasferencia metodolgica 3,000 USD seguimiento y asistencia tcnica 3,000 USD viticos para tutores de emprendizaje, local, alimentacin y papelera 600 USD 10,375 USD 12 planes de negocio con probable financiamiento de 12 mujeres 864,58 USD por beneficiaria

Swisscontact

TOTAL Costo-beneficio


Anexo 6: Ficha de sistematizacin1. Informacin general de la institucin

Pas Sector Nombre de la institucin Direccin Contacto principal (nombre de la persona, correo electrnico, pagina web) Tipo de organizacin (gubernamental, no gubernamental, privada, con o sin fines de lucro, de base)2. Informacin general de la experiencia

Nombre del programa / proyecto/ iniciativa rea temtica reas de intervencin (capacitacin, asesoras, etc.) Nivel de intervencin (nacional, regional, local Regin de intervencin (departamento, municipios, rural y/o urbano) Grupo meta (rango de edad, sexo, providencia, otros) Perodo y duracin del programa/ proyecto Presupuesto Fuentes de financiamiento (de quien y cuanto, bajo que condiciones)

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3. Informacin tcnica de la experiencia

Objetivos Justificacin

Cules son el objetivo general y objetivos especficos? Cules son los problemas principales del grupo meta que se pretende resolver con la experiencia? Cul era la idea inicial para la realizacin del proyecto? Qu enfoques y estrategias se han definido para resolver los problemas del grupo meta? Qu actividades principales se realizan? Cmo se ejecuta la experiencia? Qu metodologa e instrumentos se aplican en qu momentos de la experiencia? Cmo se caracterizan? Qu aspectos de la experiencia se destacan como innovadores y/o exitosos? Qu instituciones han participado? Qu aporte hace cada institucin?Cmo se coordinan?

Enfoques y estrategias Metodologas e instrumentos Innovacin Instituciones involucradas

4. Evaluacin de impacto

Sistema de monitoreo y de evaluacin

reas de impacto Resultados/ Impactos Temas transversales Anlisis costo beneficio

Sostenibilidad

Replicabilidad

Cules son los indicadores cuantitativos y cualitativos para medir el xito de la experiencia?Cmo se levanta la informacin? Quines realizan la medicin? De que forma se involucran otras instituciones y el grupo meta? Cules son las reas de impacto de la experiencia? Cules son los resultados principales e impactos cuantitativos y cualitativos en el grupo meta y el entorno? Que impactos se obtiene en la reduccin de la pobreza, en el desarrollo del medio ambiente y en aspectos de gnero? Cules con los costos y beneficios sociales y econmicos? Cmo es la relacin de costo-beneficio sin y con la experiencia? Cules es el grado de durabilidad de los impactos? Permanecen los impactos al finalizar la intervencin? Se mantienen las innovaciones generadas? Se cubren las necesidades de financiamiento? Cul es el grado de replicabilidad? - transferencia posible sin adaptaciones - se requiere una fase piloto para poder hacer las adaptaciones necesarias - partes tienen que adaptarse al contexto, el concepto se mantiene - se requiere de adaptaciones conceptuales al contexto

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5. Lecciones aprendidas

Dificultades superadas Factores de xito Errores para no volver a cometer

Qu dificultades se han presentado? Cmo se superaron? Qu sugerencias se hacen para prevenir las dificultades? Qu xitos se han tenido?Qu factores de xito se han identificado (externos e internos)? Que se recomienda para procesos futuros? Qu errores se han cometidos? Cules fueron las causas para el error? Que se recomienda para procesos futuros?

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