Guia Basica Para El Manejo de Libros y Registros Reglementarios de Educacion

Gua bsica para el manejo de libros y reGistros reGlamentarios de educacin

alcalda de medelln secretara de educacin

Gua bsica para el manejo de libros y reGistros reGlamentarios de educacinNoviembre - 2009 Alcalda de Medelln Secretaria de Educacin Alonso Salazar Jaramillo Alcalde de Medelln Felipe Andrs Gil Barrera Secretario de Educacin de Medelln Ana Lucia Hincapi Correa Subsecretaria de Planeacin Educativa Duqueiro Antonio Espinal Chavarra Subsecretario de Educacin Luis Alfonso Barrera Sossa Subsecretario Administrativo Clara Cristina Ramrez Trujillo Directora Tcnica Educacin Superior Ivn Damarys Valencia Muoz Directora Tcnica Programa Buen Comienzo Elkin Ramiro Osorio Velsquez Director Tcnico de la Prestacin del Servicio Educativo Jos Joaqun Villalba Nadad Director Tcnico de Recursos Humanos. Margarita Prez Galeano Lder de proyecto Supervisin Educativa Rubn Dario Ochoa Restrepo Lder de programa Acreditacin y Reconocimiento Geovany Metaute Correa Compilacin y redaccin Marcela Rojas Estrada Correccin de estilo

presentacin

El Plan de Desarrollo 2008 -2011 Medelln, es solidaria y competitiva, de la administracin del Alcalde, Alonso Salazar Jaramillo, conjuga elementos de manera tal, que toda la poblacin pueda acceder a los recursos mientras la ciudad y sus entes administrativos potencian sus competencias. La Alcalda plantea como poltica fundamental adelantar acciones tendientes a garantizar el derecho a una educacin de calidad y con pertinenciacon la finalidad de formar ciudadanos capaces de interactuar con los otros y el entorno De esta manera, la educacin se convierte en la herramienta de transformacin social y las instituciones educativas el espacio en el cual el proceso se lleva a cabo de manera integral desde la primera infancia. Para lograr un mayor acceso y con calidad es necesario dotar a las instituciones educativas y sus directivos docentes con los mecanismos que les permitan desarrollar una gestin directiva eficiente y efectiva, que se traduzca en la garanta de una educacin con calidad y con posibilidades de acceso y permanencia para nuestros nios, nias y adolescentes. Esto motiva a la Secretara de Educacin de Medelln a formular propuestas como esta Gua Bsica para el Manejo de Libros Reglamentarios, que esperamos se convierta en documento de consulta permanente, asesor de sus actuaciones para el cumplimiento de la norma y orientador en la consolidacin de una ciudad ms educada, que todos los das obra con amor por sus ciudadanos. Los directivos docentes y su personal administrativo requieren de una poltica oficial que reglamente estos aspectos de la gestin directiva y administrativa de la vida escolar. Esta gua que entrega la Alcalda de Medelln, servir a todas las entidades oficiales y privadas del municipio de Medelln y podr replicarse en otros lugares del departamento de Antioquia y del pas. Felipe Andrs Gil Barrera Secretario de Educacin

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Gua bsica para el manejo de libros y registros reglamentarios de educacin

contenidointroduccin 1. Libros y registros reglamentarios Aspectos generales para la administracin de libros y registros reglamentarios Tiempo de permanencia de los libros reglamentarios 2. Procedimiento para entregar y recibir libros en custodia de instituciones educativas cerradas o clausuradas 3. Carpetas legales 3.1 Carpeta legal institucional 3.2 Carpeta legal de los docentes 3.3 Carpeta legal de los estudiantes capitulo i: libros reGlamentarios 1. proyecto educatiVo institucional pei 1.1 Objeto o finalidad 1.2 Descripcin 1.2.1 Gestin directiva. (Como misin orientadora) 1.2.2 Gestin Acadmica. (Como misin esencial) 1.2.3 Gestin Administrativa Financiera. (Como misin de apoyo) 1.2.4 Gestin de Comunidad (Como misin vital) 1.3 Responsabilidades 1.4 Procedencia 1.5 Frecuencia 1.6 Metodologa 2. libro de matrculas 2.1 Objeto o finalidad 2.2 Descripcin: 2.3 Responsabilidades 2.4 Procedencia 2.5 Frecuencia 2.6 Metodologa 3. libro de Validaciones 3.1 Objeto o finalidad 3.2 Descripcin 3.3 Responsabilidades 3.4 Procedencia 3.5 Frecuencia 3.6 Metodologa 4. libro de actas del consejo directiVo 4.1 Objeto o finalidad 4.2 Descripcin 4.3 Responsabilidades 4.4 Procedencia 4.5 Frecuencia 4.6 Metodologa 11 13 14 13 16 16 16 17 17 19 20 20 20 20 22 22 22 22 23 23 23 23 23 23 25 25 25 26 26 26 26 27 27 27 27 27 27 27 28 28 28 28

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5. libro de actas del consejo acadmico 5.1 Objeto o finalidad 5.2 Descripcin 5.3 Responsabilidades 5.4 Procedencia 5.5 Frecuencia 5.6 Metodologa 6. libro de actiVidades de apoyo 6.1 Objeto o finalidad 6.2 Descripcin 6.3 Responsabilidades 6.4 Procedencia 6.5 Frecuencia 6.6 Metodologa 7. libro de actas del consejo de estudiantes 7.1 Objeto o finalidad 7.2 Descripcin 7.3 Responsabilidades 7.4 Procedencia 7.5 Frecuencia 7.6 Metodologa 8. libro de actas de las comisiones de eValuacin y promocin (u otra instancia) 8.1 Objeto o finalidad 8.2 Descripcin 8.3 Responsabilidades 8.4 Procedencia 8.5 Frecuencia 8.6 Metodologa 9. libro de institucin a la bandera (o de actos cVicos ) 9.1 Objeto o finalidad 9.2 Descripcin 9.3 Responsabilidades 9.4 Frecuencia 9.5 Metodologa 10. libro Historial de la institucin 10.1 Objeto o finalidad 10.2 Descripcin 10.3 Responsabilidades 10.4 Procedencia 10.5 Frecuencia 10.6 Metodologa 11. libro sobre obserVaciones de los alumnos. (FicHa obserVador) 11.1 Objeto o finalidad 11.2 Descripcin 11.3 Responsabilidades 11.4 Procedencia 11.5 Frecuencia 11.6 Metodologa

29 29 29 30 30 30 30 30 30 30 31 31 31 31 31 31 31 32 32 32 32 32 32 33 33 33 33 33 34 34 34 34 34 35 35 35 35 35 35 35 35 35 35 36 36 36 36 36

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12. libro de actas de Graduacin 12.1 Objeto o finalidad 12.2 Descripcin 12.3 Responsabilidades 12.4 Procedencia 12.5 Frecuencia 12.6 Metodologa 13. libro reGistro de diplomas 13.1 Objeto o finalidad 13.2 Descripcin 13.3 Responsabilidades 13.4 Frecuencia 13.5 Metodologa 14. libro duplicado y modiFicacion de diplomas 14.1 Objeto o finalidad 14.2 Descripcin 14.3 Responsabilidades 14.4 Frecuencia 14.5 Metodologa 15. reconocimiento de saberes (decreto 3011 de 1997 solo jvenes y adultos) 15.1 Objeto o finalidad 15.2 Descripcin 15.3 Responsabilidades 15.4 Procedencia 15.5 Frecuencia 15.6 Metodologa 16. libros contables: libro diario mayor y libro auXiliar menor. captulo ii: reGistros reGlamentarios 1. libro de reGistro escolar 1.1. Objeto o finalidad 1.2. Descripcin 1.3. Responsabilidades 1.4. Procedencia 1.5. Frecuencia 1.6. Metodologa 2. certiFicado de estudios y reGistro de certiFicados de estudio eXpedidos 2.1 Objeto o finalidad 2.2 Descripcin 2.3 Responsabilidades 2.4 Procedencia 2.5 Frecuencia 2.6 Metodologa 3. diario de campo de los docentes 3.1 Objeto o finalidad 3.2 Descripcin 3.3 Responsabilidades 3.4 Procedencia 3.5 Frecuencia 3.6 Metodologa

36 36 36 37 37 37 37 37 37 37 38 38 38 38 38 38 39 39 39 40 40 40 40 40 40 40 40 41 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 49 49 49 49 49 49 50 50 50 50 50

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4. reGistro de niVelaciones 4.1 Objeto o finalidad 4.2 Descripcin 4.3 Responsabilidades 4.4 Procedencia 4.5 Frecuencia 4.6 Metodologa 5. reGistro de asistencia de los estudiantes 5.1 Objeto o finalidad 5.2 Descripcin 5.3 Responsabilidades 5.4 Procedencia 5.5 Frecuencia 5.6 Metodologa 6. reGistro de actiVidades de apoyo 6.1 Objeto o finalidad 6.2 Descripcin 6.3 Responsabilidades 6.4 Procedencia 6.5 Frecuencia 6.6 Metodologa 7. reGistro reuniones Generales de padres de Familia. 7.1 Objeto o finalidad 7.2 Descripcin 7.3 Responsabilidades 7.4 Procedencia 7.5 Frecuencia 7.6 Metodologa 8. reGistro de actiVidades de Formacin de padres (la escuela de padres) 8.1 Objeto o finalidad 8.2 Descripcin 8.3 Responsabilidades 8.4 Procedencia 8.5 Frecuencia 8.6 Metodologa 9. reGistro de eValuacin de desempeo de docentes (1278 de 2002) 9.1 Objeto o finalidad 9.2 Descripcin 9.3 Responsabilidades 9.4 Frecuencia 9.5 Metodologa 10. reGistro de proyectos de inVestiGacin y/o sistematiZacion de eXperiencias siGniFicatiVas de docentes 10.1 Objeto o finalidad 10.2 Descripcin 10.3 Responsabilidades 10.4 Procedencia 10.5 Frecuencia 10.6 Metodologa

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11. reGistro de proyectos de inVestiGacin y/o sistematiZacion de eXperiencias siGniFicatiVas de estudiantes 11.1 Objeto o finalidad 11.2 Descripcin 11.3 Responsabilidades 11.4 Procedencia 11.5 Frecuencia 11.6 Metodologa 12. reGistro de capacitaciones y actualiZaciones de docentes, directiVos y dems personal de la institucin 12.1 Objeto o finalidad 12.2 Descripcin 12.3 Responsabilidades 12.4 Procedencia 12.5 Frecuencia 12.6 Metodologa 13. reGistro del serVicio social del estudiante 13.1 Objeto o finalidad 13.2 Descripcin 13.3 Responsabilidades 13.4 Procedencia 13.5 Frecuencia 13.6 Metodologa 14. reGistro Histrico de eleccion del personero estudiantil 14.1 Objeto o finalidad 14.2 Descripcin 14.3 Responsabilidades 14.4 Procedencia 14.5 Frecuencia 14.6 Metodologa 15. reGistro de seGuimiento a eGresados 15.1 Objeto o finalidad 15.2 Descripcin 15.3 Responsabilidades 15.4 Procedencia 15.5 Frecuencia 15.6 Metodologa 16. reGistro de ausencias del personal (docente y administratiVo) 16.1 Objeto o finalidad 16.2 Descripcin 16.3 Responsabilidades 16.4 Procedencia 16.5 Frecuencia 16.6 Metodologa 17. reGistro de Quejas y reclamos 17.1 Objeto o finalidad 17.2 Descripcin 17.3 Responsabilidades 17.4 Procedencia 17.5 Frecuencia 17.6 Metodologa

57 57 57 58 58 58 58 58 58 58 59 59 59 59 59 59 59 60 60 60 60 60 60 60 61 61 61 62 62 62 62 62 62 62 62 63 63 63 63 63 63 63 63 63 63 64 64 64 64

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18. inForme de los resultados de la eValuacin de los estudiantes. (boletn escolar peridico) 18.1 Objeto o finalidad 18.2 Descripcin 18.3 Procedencia 18.4 Frecuencia 18.5 Metodologa 19. reGistro de eValuacin y autoeValuacin institucional 19.1 Objeto o finalidad 19.2 Descripcin 19.3 Responsabilidades 19.4 Procedencia 19.5 Frecuencia 19.6 Metodologa 20. reGistro de salidas pedaGGicas 20.1 Objeto o finalidad 20.2 Descripcin 20.3 Responsabilidades 20.4 Procedencia 20.5 Frecuencia 20.6 Metodologa 21. plan de mejoramiento 21.1 RGPM0-001-1: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO 21.1.1 Objeto o finalidad 21.1.2 Descripcin 21.1.3 Responsabilidades 21.1.4 Procedencia 21.1.5 Frecuencia 21.1.6 Metodologa 21.2 Formato RGPM001-2: FORMATO PLAN OPERATIVO 21.2.1 Objeto o finalidad 21.2.2 Descripcin 21.2.3 Responsabilidades 21.2.4 Procedencia 21.2.5 Frecuencia 21.2.6 Metodologa 21.3 Formato RGPM001-3: SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO. 21.3.1 Objeto o finalidad 21.3.2 Descripcin 21.3.3 Responsabilidades 21.3.4 Procedencia 21.3.5 Frecuencia 21.3.6 Metodologa aneXos: Formatos de libros y registros reglamentarios

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introduccin

Es propsito de la Secretara de Educacin de Medelln brindar las Herramientas necesarias para la gestin directiva de todos y cada uno de los establecimientos que prestan sus servicios educativos en la ciudad en el sector oficial, privado y bajo la modalidad de cobertura educativa. Este documento que hoy entregamos a la opinin pblica desde un enfoque participativo, hace parte de un trabajo construido colectivamente con todos los actores educativos, en particular los artfices de la gestin pedaggica en la escuela, como directores de ncleo (como mxima autoridad educativa en los territorios), rectores y coordinadores que aportaron al proceso, as como secretarias de las instituciones educativas como responsables del cotidiano devenir de los establecimientos, y el equipo de profesionales de la Unidad de Acreditacin y la Coordinacin de Supervisin Educativa de la Direccin Tcnica de la Prestacin del Servicio Educativo. Esta experiencia de construccin colectiva y participativa, se convierte en una posibilidad de replicar de manera asertiva a otras experiencias de construccin de poltica pblica educativa, de vital importancia en las apuestas de ciudad de la Secretara de Educacin de Medelln; mxime esta debilidad identificada desde los diferentes procesos, en particular desde la Direccin tcnica de la Prestacin del Servicio Educativo. Es importante destacar que este proceso, adems de convertirse en una poltica pblica educativa, ser norma a implementar y supervisar, desde la competencia dada por el Decreto 907 de 1996 y la Resolucin 6141 de 2006, que adopt el rgimen territorial para el ejercicio de las funciones de inspeccin y vigilancia de la educacin en el municipio de Medelln. Esta orientacin ser de obligatorio cumplimiento para el conjunto de instituciones educativas oficiales, privadas, de cobertura y, aunque no en su totalidad, para las entidades de formacin para el trabajo y el desarrollo humano de la ciudad de Medelln. Queda pues definida una poltica educativa municipal en libros y registros reglamentarios de obligatorio cumplimiento y ser esta la nica directriz vlida y existente desde la Secretaria de Educacin de Medelln, quedando derogadas las anteriores orientaciones que sobre el asunto se hayan presentado.

Elkin Ramiro Osorio Velsquez Director Tcnico de la Prestacin del Servicio Educativo

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libros y reGistros reGlamentariosLos LIBROS y REGISTROS REGLAMENTARIOS son los soportes escritos que se deben diligenciar en los establecimientos educativos para evidenciar su gestin pedaggica administrativa y financiera, constituyndose en valiosos archivos histricos que dan cuenta de la operatividad de los diferentes procesos que se desarrollan en la institucin, as como del cumplimiento y desarrollo de la normatividad educativa. Se convierten en la herramienta por excelencia en el quehacer cotidiano de las instituciones educativas oficiales, privadas, de formacin para el trabajo y el desarrollo humano y en la carta de navegacin del histrico institucional. Los libros reglamentarios fueron establecidos por la Resolucin Nacional 2624 del 15 de noviembre de 1951 y se han venido ajustando, modificando y creando en correspondencia con las dinmicas o cambios presentados en la legislacin escolar, en especial, la Ley 115 de 1994, Decreto 1860 de 1994; Ley 715 de 2001, el Decreto 230 de 2002, Decreto 1290 de 2009 (a partir de enero de 2010), Decreto 4791 de 2008 y dems disposiciones relacionados con dicha materia como la Ley 594 de 2000 o Ley de Archivos. Esta gua tiene como propsito establecer los libros y registros reglamentarios que deben diligenciar todas las instituciones de Medelln que prestan el servicio de educacin formal en los niveles de preescolar, bsica primaria, bsica secundaria y educacin media; a su vez, plantea directrices y orientaciones generales para administrarlos, de acuerdo a las competencias que le dio la Resolucin Nacional 2823 del 9 de diciembre de 2002 sobre la certificacin de la educacin. La Secretara de Educacin establece qu se debe tener en cada libro y registro, pero deja en libertad la forma o estructura de los respectivos anexos que acompaan esta propuesta, dejando claro que los formatos que se adjuntan no pretenden reemplazar todos los diseos elaborados en las instituciones educativas, siempre que en el fondo (no en la forma) no les falte informacin esencial, ni se aparten de las orientaciones aqu establecidas. Los libros y registros reglamentarios permiten soportar las actuaciones administrativas y pedaggicas que se desarrollan en la institucin; propician adems la recuperacin histrica y facilitan la consulta de las acciones y decisiones tomadas en las instituciones educativas; contribuyen a la estandarizacin y por ende a la organizacin de la prestacin del servicio educativo en los diferentes establecimientos de la ciudad de Medelln; sirven como insumo e instrumentos de consulta para la evaluacin institucional y para otros estamentos que puedan requerirlos en un momento determinado, convirtindose en acervo probatorio que evidencia diversos procesos. Adems, dan cuenta de lo que se planea y lo que se ejecuta; favorece a quien llega a dirigir la institucin; proporciona indicadores para implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora; contribuyen a lograr trazabilidad y en general, a la preservacin del saber y hacer de la institucin, convirtindose en la herramienta por excelencia de monitoreo, seguimiento y control de la vida institucional. Los libros y registros reglamentarios se pueden inscribir en el trmino DOCUMENTACIN, que la Organizacin Internacional de Normalizacin ha definido como el mecanismo que permite recoger lo que sucede en un proceso, de manera tal que se pueda planificar, medir y mejorar sistemticamente. La documentacin implica recoger el conocimiento que una organizacin produce con su propio actuar, para lo cual se pueden emplear distintos tipos de formatos o instrumentos. Tienen la ventaja que permiten planear los procesos y asegurar, mejorar y transferir el conocimiento institucional. Este conjunto de libros y registros no son un fin, sino una propuesta que aporta valor a los procesos de calidad que se desarrollan y se deben establecer y mantener para proporcionar evidencia e informacin sobre la institucin educativa. Al estandarizar, se le facilita al usuario o beneficiario del sistema educativo, la posibilidad de acceder con facilidad a la informacin de la institucin educativa, sin las dificultades tradicionales de orden administrativo. La Norma ISO define REGISTRO como un documento que proporciona resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Se pueden presentar como formatos diseados especialmente para facilitar la recoleccin de informacin para una situacin especfica. Por otro lado, se debe tener en cuenta la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, en especial su Artculo 3, el cual presenta las siguientes definiciones.

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Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. El no diligenciamiento, administracin indebida, alteracin, falsedad, destruccin, supresin y prdida de los libros y registros reglamentarios, podr generar responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles y/o penales.

los sistemas de informacinEstamos en el mundo de la virtualidad, es as como debemos aprovechar las herramientas que nos ofrece la Secretara de Educacin de Medelln para sistematizar la informacin de la institucin. Sus servicios en lnea son: Matrcula en lnea, cuyo sistema identifica la poblacin escolar de Medelln Sistema integrador geo referencial de Informacin Escolar (SIE), que permite visualizar grficamente los datos de ubicacin de instituciones a travs de mapas. Sistema de Gestin Acadmica (SIGA) Tiene como objetivo registrar la informacin de las gestiones del Proyecto Educativo Institucional y se harn todos los esfuerzos para que una buena parte de los libros y registros reglamentarios puedan ser incluidos en este sistema, lo cual requerir de un proceso de capacitacin, concertacin y dilogo entre diferentes instancias de la propia Secretara y sus instituciones educativas. Sistema de Informacin INFORMATE, el cual deja de ser de uso exclusivo para las instituciones de formacin para el trabajo y el desarrollo humano, convirtindose en herramienta para las instituciones oficiales como para las privadas.

Se recomienda a los directivos y administrativos de las instituciones educativas oficiales dirigir sus esfuerzos para manejar con efectividad el Sistema de Gestin Acadmica. Para ello es importante asistir a las diferentes capacitaciones que est brindando la Subsecretara de Planeacin Educativa, as como leer el manual que ha sido diseado para que todo el registro de informacin por parte de las instituciones se haga con base en su ayuda y su contenido. El ingreso se hace por la pgina www.medellin.gov.co/educacion Sistema de Informacin Gestin Acadmica, (las Instituciones Educativas ingresan con el cdigo DANE como usuario y la clave con que leen el correo). Se deja planteada aqu la posibilidad de avanzar hacia el uso de estos sistemas, para lo cual se darn orientaciones ms precisas a medida que este proceso avance. Para el caso del INFRMATE, se recibir el proceso de capacitacin desde la Unidad de Acreditacin y Reconocimiento, buscando utilizar la plataforma y homologar toda la informacin bsica de las instituciones educativas privadas, oficiales y de formacin para el trabajo y el desarrollo humano de la ciudad de Medelln.

1. aspectos generales para la administracin de libros y registros reglamentariosEs necesario tener presente lo que reza la normatividad vigente en cuanto a los soportes de los documentos que hacen parte de los archivos pblicos, que invita a tener apertura y mentalidad abierta consecuente con los adelantos tecnolgicos de la poca actual: La Ley 594 de 2000 (Ley de archivo), define la palabra Archivo como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Por su parte la Ley 527 de 1999 valid los sistemas de informacin con capacidad para generar, enviar, recibir, almacenar archivar o procesar informacin por medios electrnicos, pticos o similares . Adems, el Decreto 962

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de 2005 permite el uso de soportes, documentos, medios y aplicaciones electrnicas, siempre que garanticen los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad. Lo anterior nos lleva a concluir que el conjunto de libros y registros reglamentarios que hacen parte del archivo pblico de una institucin educativa pueden tener como soporte material los diferentes sistemas de informacin y documentos electrnicos o virtuales, siempre que aquel soporte garantice los principios antes mencionados. Sin embargo, la Secretara de Educacin ha considerado necesario por razones administrativas y pedaggicas, que a pesar de cumplir con los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad, se deben tener, en forma fsica los siguientes libros reglamentarios: Proyecto Educativo Institucional, Libro de Actas de Grado, matrcula, registro escolar (de aos anteriores y que carecan de un programa o sistema de informacin tecnolgico seguro) y los libros contables. Todos los dems libros y registros aqu adoptados, pueden presentarse en medios y aplicaciones electrnicas o virtuales, siempre y cuando cumplan con los requisitos de seguridad (invariabilidad de los contenidos), perdurabilidad y reproduccin, de lo contrario, sin esta garanta, la institucin los presentar en formato fsico. Cmo se deben elaborar las actas, en forma manuscrita, sistematizada o virtual? Se pueden elaborar de las formas enunciadas anteriormente: a mano, en el sistema o virtual. Ser la institucin la que defina como diligenciarlas de acuerdo a sus recursos humanos y tecnolgicos. Las actas elaboradas en el sistema, es decir, que no sean manuscritas, se imprimen, se recopilan, folian y se va constituyendo el respectivo libro el cual debe estar empastado o protegido en una unidad de conservacin. Para el caso de las actas virtuales la institucin debe cumplir con los principios antes mencionados y sern los funcionarios que hacen parte de la dependencia de Informtica de la Secretara de Educacin, quienes emitan concepto favorable o no sobre las garantas que efectivamente ofrece la institucin para salvaguardar estos documentos pblicos. Qu hacer con la ausencia de firmas de rectores y/o secretarias o auxiliares en libros reglamentarios? Cuando queden faltando firmas del rector y/o secretaria, en libros reglamentarios, de administraciones anteriores, se procede de la siguiente manera: En reunin del Consejo Directivo el rector plantea como uno de los puntos del orden del da las dificultades encontradas (firmas), se aborda el tema, se motiva, analiza y se le solicita autorizacin para proceder a firmar los libros reglamentarios que presentan estas dificultades. El acta dar cuenta expresa de esta autorizacin, sealando especficamente los libros o registros que sern refrendados con las respectivas firmas que hacan falta. Otros aspectos para tener en cuenta: El rector o director de la institucin debe garantizar el correcto diligenciamiento, la custodia y la veracidad de los documentos y certificados que de ellos se expidan. El diligenciamiento de certificados (o constancias de desempeo a partir de 2010 segn Decreto 1290 de 2009) o informacin derivada de los libros reglamentarios y registros escolares, podr recaer en una persona delegada por el rector, pero es ste quien debe refrendarlos con su firma. Las pginas en blanco debern ser anuladas y firmadas por el Rector. Cada registro contendr la(s) firma(s) que el mismo acto obliga para su validez. Los borrones, tachaduras, correcciones o enmendaduras se deben salvar con las firmas de quienes intervienen en el acta que se desarrolla. En caso de disparidad entre los nmeros y las letras, respecto a cantidades y referencias numricas, prevalecer lo escrito en letras. Solo la informacin obtenida en los libros reglamentarios permitir la expedicin de certificados (o constancias de desempeo a partir de 2010 segn Decreto 1290 de 2009) La tenencia de libros reglamentarios de colegios o instituciones clausuradas se surtir por medio de acto administrativo de Secretara de Educacin que los entregar en custodia. El espacio para los libros reglamentarios ser el de la secretara acadmica de cada institucin. Los libros reglamentarios deben mantenerse al orden del da, y su contenido no podr alterarse. El acceso y el control de los libros reglamentarios deber ser reglado por la Institucin, mxime los que implementan en la vida institucional el sistema ISO u otros modelos de certificacin.

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Cules son los tiempos de permanencia de los libros y registros reglamentarios? De acuerdo a la ley de archivos y a las orientaciones de la Secretara de Educacin, los tiempos que deben permanecer en los respectivos archivos institucionales son los siguientes: Libros y/o registros permanentes: Deben permanecer siempre en la institucin y velar por su conservacin los siguientes: Proyecto Educativo Institucional, matrcula, registro Escolar, libro de actas de graduacin, libro registro de diplomas, libros contables, de validaciones, historial de la institucin, duplicado de diplomas, reconocimiento de saberes (slo donde se preste el servicio de educacin para jvenes y adultos. Decreto 3011 de 1997). Todos los dems, se podrn conservar , entre tres y diez aos, de acuerdo a los contenidos del mismo y a las determinaciones tomadas por las propias instituciones al interior de los consejos directivos. El contenido como tal se podr guardar luego en medio magntico o soportes informticos, siempre que cumplan con los requisitos de seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin. En caso de alguna actuacin que conlleve a destruir registros, se deben levantar actas. Cules son las responsabilidades de los directivos con los libros reglamentarios? Cuando los directivos docentes sean trasladados para otra institucin, hayan presentado renuncia al cargo o sean desvinculados del servicio, tienen la obligacin de hacer entrega de los libros y registros reglamentarios estipulados por la Secretara de Educacin de Medelln debidamente actualizados y en todo caso teniendo en cuenta las responsabilidades establecidas en la ley 951 de 2005 y la ley 594 de 2000 en especial los artculos 1 y 15 para los servidores pblicos y la administracin municipal. Sin realizar esta entrega, el superior jerrquico (el Director de Ncleo Educativo respectivo) no podr dar el paz y salvo institucional requerido por nmina. La misma exigencia har el directivo a sus docentes. Esta entrega se har mediante acta protocolaria donde conste en una lista de chequeo la existencia y la calidad en que se encuentran. La lista de chequeo corresponder al listado de libros y registros aqu estipulados. El uso indebido de los libros reglamentarios podr dar lugar a responsabilidades disciplinarias, administrativas o penales.

2.

procedimiento para entregar y recibir libros en custodia de instituciones educativas cerradas o clausuradas

Cuando se clausura o se cierra una institucin, el director de ncleo educativo, en Coordinacin con la Unidad de Acreditacin y Reconocimiento de la Secretara de Educacin de Medelln, establecen en cul otra institucin deben quedar en custodia los libros reglamentarios, las hojas de vida y otros documentos relacionados con la trayectoria laboral de docentes, directivos docentes, personal administrativo y de apoyo que labor en la institucin y dems documentos que a futuro pueden ser solicitados tanto por las autoridades educativas (u otras) o por los usuarios que han estado matriculados en ella. Posteriormente levanta acta detallada, libro por libro y la firman quien entrega, quien recibe y el respectivo director de ncleo educativo, quien, mediante oficio, solicita a la Unidad de Acreditacin y Reconocimiento para que gestione la Resolucin que oficialice la respectiva custodia.

3.

carpetas legales

3.1 Carpeta legal institucional Debe contener por lo menos la siguiente informacin (la informacin subrayada slo aplica para colegios privados): NIT de la institucin Cdigo ICFES (si tiene Educacin Media). Copias estadsticas DANE Escritura de la sociedad cmara de comercio .

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Registro mercantil propietario si es persona natural Personera jurdica si es sin nimo de lucro Formulario de evaluacin y clasificacin Licencia de construccin del inmueble Certificacin sanitaria Certificacin de cumplimiento de normas de seguridad Acta nombramiento del rector y secretaria Acta de grado, diploma, escalafn y acto administrativo de nombramiento y posesin del rector(a) Actos administrativos de creacin y legalizacin (licencia de funcionamiento para los establecimientos privados y resolucin de reconocimiento de carcter oficial para los pblicos) Registro de firmas ante notara y acreditacin y reconocimiento. Acta del informe de gestin

3.2 Carpeta legal de los docentes Debe contener la siguiente informacin: Hoja de vida de cada docente. Fotocopia de la cdula Copias de los ttulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado, en el caso de los establecimientos privados la copia del contrato. Copias de los traslados que haya tenido. Estmulos, reconocimientos o condecoraciones. Diplomados, capacitaciones Copias de las resoluciones Rectorales que le asignaron la carga acadmica anual. Incapacidades Mdicas legalizadas. Llamadas de atencin felicitaciones de sus superiores inmediatos o de instancias del gobierno escolar.

3.3 Carpeta legal de los estudiantes Contiene los soportes que presentan los estudiantes y sus acudientes para formalizar la matrcula por primera vez y su posterior renovacin por cada nuevo ao lectivo. Contiene entre otros documentos los siguientes: Certificados de estudio de grados cursados en otras instituciones Fotocopia del documento de identidad del estudiante Formato con informacin detallada del estudiante Carn de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997) Certificado de afiliacin al sistema general de seguridad social en salud (EPS, SISBEN) o seguro de proteccin escolar de no estar afiliado a ningn sistema. Informe final de evaluacin de cada grado que haya cursado en la institucin. Esta carpeta pertenece al estudiante y se le debe entregar al acudiente cuando termine el vnculo legal con la institucin.

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estructura de la presentacin por cada libro y reGistroLa gua se ha dividido en dos captulos: Captulo I: hace referencia a los libros reglamentarios. Captulo II: se refiere a los registros reglamentarios.

Para una mejor comprensin, cada libro y registro exigido por la Secretara de Educacin de Medelln tendr la siguiente informacin, en correspondencia con la estructura que para la documentacin orienta la Norma ISO. a) Ttulo y cdigo del libro o registro b) Objeto o finalidad: define la justificacin y la intencin c) Descripcin: se desarrolla el documento y se profundiza segn se requiera. Incluye definiciones y sustento legal si fuese necesario. d) Responsabilidad: se describe quines son los responsables de la aplicacin del documento. Quin va a recolectar los datos. e) Procedencia: de dnde sern recolectados los datos. f) Frecuencia: Cundo se tomarn los datos. g) Metodologa: Cmo van a ser recolectados h) Anexos: se relaciona el formato que complementa el documento elaborado.

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capitulo i: libros reGlamentarios

libros reglamentarios - lrFormato LR001 Formato LR002 Proyecto Educativo Institucional - PEILibro de matrculas.

Formato LR003 Libro de validaciones Formato LR003-1 Certificado de validacin Formato LR004 Formato LR005 Formato LR006 Formato LR007 Formato LR008 Formato LR009 Formato LR010 (Sin formato) Formato LR011 Libro de actas del Consejo Directivo Libro de actas del Consejo Acadmico Libro de actas del Consejo de Padres Libro de actas del Consejo de Estudiantes Libro de actas de las comisiones de evaluacin y promocin (u otra instancia) Libro de institucin a la Bandera (o de actos cvicos) Libro historial de la institucin Libro de observaciones sobre los alumnos (Ficha observador del alumno)

Formato LR012 Libro de actas de graduacin Formato LR012-1 Certificado de acta de grado Formato LR013 Formato LR014 Formato LR015 Formato LR016 Libro registro de diplomas Libro duplicado de diplomas Libro reconocimiento de saberes Libros contables: libro diario mayor y libro auxiliar menor.

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1.1.1

proyecto educatiVo institucional pei Objetoofinalidad

Definir el horizonte institucional a travs de un instrumento de gestin de procesos formativos que dinamice lo establecido en la Ley General de Educacin y dems normas reglamentarias, para ofrecerle a la comunidad un servicio de calidad.

1.2

descripcin

Su contenido, propio de la identidad de cada establecimiento, debe estar estructurado de acuerdo a las cuatro gestiones que ha propuesto el Ministerio de Educacin Nacional: gestin directiva, gestin acadmica, gestin administrativa- financiera y gestin de comunidad. Cada una de ellas est conformada por componentes as: 1.2.1 Gestin directiva (como misin orientadora) Se refiere a la manera como el establecimiento educativo es orientado. Esta rea se centra en el direccionamiento estratgico, la cultura institucional, el clima y el gobierno escolar, adems de las relaciones con el entorno. De esta forma es posible que el rector o director y su equipo de gestin organicen, desarrollen y evalen el funcionamiento general de la institucin. Contiene: Misin Visin Objetivos Valores y principios Metas Perfiles Gobierno escolar y dems estamentos de participacin colegiada Estructura organizacional (organigrama) Manual de convivencia Sistemas y procesos comunicativos Diagnstico estratgico (interno y externo) Plan operativo anual institucional Plan de mejoramiento

1.2.2 Gestin acadmica. (como misin esencial)Es la esencia del trabajo de un establecimiento educativo, pues seala cmo se enfocan sus acciones para lograr que los estudiantes aprendan y desarrollen las competencias necesarias para su desempeo personal, social y profesional. Esta rea de la gestin se encarga de los procesos de diseo curricular, modelo pedaggico, prcticas pedaggicas institucionales, gestin de clases y seguimiento acadmico. plan de estudios: El Plan de estudios de las instituciones educativas estatales y privadas, se entiende como una propuesta dinmica del qu hacer educativo, nacida de los procesos curriculares que incorpora y promueve las dimensiones y procesos del desarrollo humano. El plan de estudios se organizar de conformidad con lo dispuesto en el artculo 79 de la ley 115 de 1994, el artculo 38 del decreto 1860 de 1994, lo estipulado en el respectivo proyecto educativo institucional y dems normas que lo complementan. El marco legal para su elaboracin es el siguiente: Constitucin Nacional de 1991 Ley 115 de 1994 (Ley General de Educacin ) Decreto reglamentario 1860 de 1994 Ley 1029 de 2006 sobre Enseanza Obligatoria la cual incluye:

a) El estudio, la comprensin y la prctica de la Constitucin y la instruccin cvica, de conformidad con el artculo 41 de la Constitucin Poltica. Dentro de la capacitacin a que se refiere este literal, debern impartirse nociones

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bsicas sobre jurisdiccin de paz, mecanismos alternativos de solucin de conflictos, derecho de familia, derecho laboral y contratos ms usuales; (tambin la ley 1195 de 2008 sustenta este tema) Requiere asignatura. b) El aprovechamiento del tiempo libre, el fomento de las diversas culturas, la prctica de la educacin fsica, la recreacin y el deporte formativo, para lo cual el Gobierno promover y estimular su difusin o desarrollo; (tambin la ley 181 de 1995 y la Ley 934 de 2004 sobre la poltica de desarrollo nacional de la educacin fsica ) Requiere asignatura. c) La enseanza de la proteccin del ambiente, la ecologa y la preservacin de los recursos naturales, de conformidad con lo establecido en el artculo 67 de la Constitucin Poltica; d) La educacin para la justicia, la paz, la democracia, la solidaridad, la confraternidad, el cooperativismo y, en general, la formacin de los valores humanos, (tambin lo sustenta la ley 1098 de 2006, en su artculo 41, numeral 7) y e) La educacin sexual, impartida en cada caso de acuerdo con las necesidades psquicas, fsicas y afectivas de los educandos segn su edad. (ver igualmente la resolucin 3353 de 1993 ) PARGRAFO 1o. El estudio de estos temas y la formacin en tales valores, salvo los literales a) y b), no exige asignatura especfica. Esta informacin debe incorporarse al currculo y desarrollarse a travs todo el plan de estudios. La ley 1014 de 2006 sobre el fomento de la cultura del emprendimiento. Decreto 1290 de 2009 que derog el decreto 230 de 2002 y reglamenta la evaluacin del aprendizaje y promocin de los estudiantes de los niveles de educacin bsica y media. Decreto 3011 de 1997 sobre el ofrecimiento de la educacin de jvenes y adultos. Decreto 3012 de 1997, para la organizacin y el funcionamiento de las escuelas normales superiores. Decreto 1122 de 1998 por el cual expiden normas para el desarrollo de la ctedra de estudios Afrocolombianos, en todos los establecimientos de educacin formal, con base en la Ley 70 de 1993, artculo 39. Decreto 366 de 2009 por medio del cual se reglamenta la organizacin del servicio de apoyo pedaggico para la atencin de los estudiantes con discapacidad y con capacidades o con talentos excepcionales, en el marco de la educacin inclusiva. El decreto 1108 de 1994 por el cual se sistematizan, coordinan y reglamentan algunas disposiciones en relacin con el porte y consumo de estupefacientes y sustancias psicotrpicas. La Resolucin 2343 de 1996 en relacin con el diseo de lineamientos generales de los procesos curriculares del servicio pblico educativo. La directiva ministerial N 13 de 2003 sobre educacin en trnsito y seguridad vial y la Ley 769 de 2002 en su artculo 56 sobre la misma materia. La ley 117 de 2007 sobre la ctedra escolar de teatro y artes escnicas (an sin reglamentar por parte del MEN). El decreto 1850 de 2002, que regla lo relacionado con la jornada laboral, jornada escolar y asignacin acadmica de los docentes, as como la directiva N 10 de 2009 y la directiva 17 de septiembre de 2009 que hace aclaraciones sobre esta misma materia. Adems, la directiva ministerial N 15 de agosto 21 de 2009 sobre calendario acadmico y recesos estudiantiles en establecimientos no oficiales. Resolucin 4210 de 1996, sobre la organizacin y el funcionamiento del servicio social estudiantil obligatorio. Ley 107 de 1994, en su artculo 1 exige para poder obtener el ttulo de bachiller, haber cursado cincuenta horas de estudios constitucionales. Decreto municipal 438 de 1999, orienta la creacin del comit operativo de prevencin y atencin de desastres - CEPAD Lineamientos curriculares y los estndares bsicos de competencias, expedidos por el Ministerio de Educacin Nacional

adopcin del plan de estudios:El plan de estudios es el esquema estructurado de las reas obligatorias y fundamentales y de reas optativas con sus respectivas asignaturas, que forman parte del currculo de los establecimientos educativos. (artculo 79 de la Ley 115 de 1994) El plan de estudios debe relacionar las diferentes reas con las asignaturas y con los proyectos pedaggicos (artculo 38 del decreto 1860 de 1994 ) Siendo el plan de estudios una propuesta dinmica de los procesos curriculares, que incorpora y promueve las dimensiones y procesos del desarrollo humano, no se puede limitar al listado de reas y su intensidad horaria.

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Va ms all y por ello incluye adems, el conjunto de proyectos pedaggicos, enseanza obligatoria, proyectos de investigacin y todo lo que la normatividad antes mencionada establece como necesario para aportar a la formacin integral de los estudiantes. Una vez se tenga una propuesta GLOBAL E INTEGRAL del plan de estudios, discutida al interior del consejo acadmico (debe quedar evidencia en las actas), ser ste, quien la presente al consejo directivo, para su adopcin mediante acuerdo. Seguidamente, el rector expide resolucin rectoral ordenando su ejecucin a nivel institucional. Es importante sealar la obligatoriedad de tener soportado en el respectivo plan de estudios, todos y cada uno de los planes de reas, planes de curso o de aula (por grado, perodos y reas, asignaturas y/o proyectos) proyectos pedaggicos, enseanza obligatoria, as como soportar lo referente a lo exigido por la normatividad antes relacionada. planes de rea: la planeacin de cada una de las reas, debe contener por lo menos los siguientes elementos: Identificacin, justificacin, diagnstico, marco terico (lineamientos curriculares), objetivos, competencias, estndares bsicos de competencia, contenidos (conceptuales, procedimentales, actitudinales); actividades pedaggicas; intensidad horaria semanal; criterios y procedimientos para evaluar; metodologa; recursos. Las reas se articulan con los diferentes proyectos y programas institucionales. Tener presente que en preescolar se trabaja por dimensiones y no por reas. planes de aula, unidades didcticas o plan de curso Adems de la planeacin general de toda el rea (de primero a once) las instituciones organizan una planeacin por rea, grado y periodo, que puede contener al menos los siguientes elementos: identificacin (institucin, seccin, rea y/o asignatura, nombre del docente, grado, ao, intensidad horaria, perodo), objetivos del plan, competencias a desarrollar, estndares bsicos de competencias (de aquellas reas que los tienen), pregunta problematizadora o proyecto segn eje que determine la institucin; contenidos (conceptuales, procedimentales, actitudinales); actividades pedaggicas; indicadores de desempeo, recursos, evaluacin general de la unidad y planes especiales de apoyo para estudiantes con debilidades en su desempeo. 1.2.3 Gestin administrativa Financiera (como misin de apoyo) Esta rea da soporte al trabajo institucional. Tiene a su cargo todos los procesos de apoyo a la gestin acadmica; la administracin de la planta fsica, los recursos y los servicios; el manejo del talento humano; y el apoyo financiero y contable. Contiene: Gestin de recursos fsicos, tecnolgicos, financieros y humanos Servicios complementarios: programas especiales, proyectos complementarios. Evaluacin: institucin, docentes, directivos, administrativos 1.2.4 Gestin de comunidad (como misin vital) Como su nombre lo indica, se encarga de las relaciones de la institucin con la comunidad; as como de la participacin y la convivencia, la atencin educativa a grupos poblacionales con necesidades especiales bajo una perspectiva de inclusin, y la prevencin de diferentes tipos de riesgos. Estrategias de participacin e integracin comunitaria Inclusin de la poblacin con necesidades especiales Prevencin de riesgos Formacin: escuela de padres; promocin de actividades socio culturales hacia la comunidad. Contexto- entorno: situacin socioeconmica y conformacin familiar

1.3

responsabilidades

La responsabilidad recae en el rector, de acuerdo a la Ley 715 de 2001, Artculo 10, numeral 10.1 que dice: Dirigir la preparacin del Proyecto Educativo Institucional con la participacin de los distintos actores de la comunidad educativa. Con su equipo directivo organizar y liderar con participacin de su gobierno escolar, un comit de calidad u otro nombre que hayan definido, para dinamizar permanentemente el desarrollo de los procesos institucionales que conduzcan a la calidad del servicio. El rector, conjuntamente con su equipo de trabajo, velar para mantener actualizado este libro.

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1.4

procedencia

Su construccin con la debida participacin y deliberacin de la comunidad educativa, debe atender el mandato Constitucional, en especial los artculos 44, 45, 52, 67, 68 y 70; la Ley 115 de 1994, en especial los artculos 4, 5, 6, 13, 14, 16, 20, 21, 22, 23, 30, 31, 33, 77, 78, 84, 87, 141 y 142; as como lo reglamentado en el Decreto 1860 de 1994, fundamentalmente los artculos 14, 15, 16, 17, 19, 20 y 46, entre otros; la Ley 715 de 2001 en su Artculo 10; los decretos 230 y 3055 de 2002; 1850 de 2002; 4791 de 2008; 1286 de 2005; los proyectos de enseanza obligatoria (Ley 1029 de 2006, que modific el Artculo 14 de la Ley 115 de 1994) y la Ley 1014 de 2006, sobre fomento a la cultura del emprendimiento; y la Ley 1098 de 2006 (Cdigo de Infancia y Adolescencia), en especial los artculos 9, 11, 28, 42, 43, 44 y 45. La informacin para construir el PEI proviene de las deliberaciones y decisiones tomadas por los diferentes actores de la comunidad educativa, quienes debidamente organizados alimentan con sus ideas e innovaciones el rumbo institucional.

1.5

Frecuencia

Definir cundo se tomarn los datos para nutrir un proyecto educativo no es fcil. Se dira que este es un verdadero libro abierto que est presto a modificarse y fortalecerse cuando la necesidad lo amerite. Se sabe con certeza que no se cierra ni se empasta definitivamente por la dinmica que lo caracteriza.

1.6

metodologa

El Proyecto Educativo Institucional exige una construccin participativa, sistmica, continua, organizada y con gran sentido de pertenencia. Lo consignado en el PEI pasa por un proceso reflexivo, de anlisis, discusin y finalmente de acuerdos y compromisos colectivos. Por considerarlo de suma importancia, resaltamos el Artculo 15 del Decreto 1860 sobre la adopcin del Proyecto Educativo Institucional con la participacin de los diferentes estamentos de la comunidad educativa que comprende: Lo primero es la formulacin y deliberacin de la propuesta; luego la adopcin, la cual es sometida a la consideracin del Consejo Directivo que en consulta con el Consejo Acadmico proceder a revisarla y acto seguido, el Consejo Directivo proceder a adoptarlo y divulgarlo entre la comunidad educativa. Es muy importante consultar el numeral 3 de este mismo artculo, relacionado con las modificaciones que se le hacen al PEI, pues se ha detectado tambin que en algunas instituciones se hacen de cualquier forma. Las modificaciones al proyecto educativo institucional podrn ser solicitadas al rector por cualquiera de los estamentos de la comunidad educativa. Este proceder a someterlas a discusin de los dems estamentos y concluida esta etapa, el consejo Directivo proceder a decidir sobre las propuestas, previa consulta con el Consejo Acadmico. Cuando se trata de materias relacionadas con los numerales 1, 3, 5, 7 y 8 del Artculo 14 del Decreto 1860, las propuestas de modificacin que no hayan sido aceptadas por el Consejo Directivo, debern ser sometidas a una segunda votacin, dentro de un plazo que permita la consulta a los estamentos representados en el consejo y, en caso de ser respaldadas por la mayora que fije su reglamento, se proceder a adoptarlas. Seguidamente en el numeral 4 sobre la agenda del proceso, el Consejo Directivo al convocar a la comunidad sealar las fechas lmites para cada evento del proceso, dejando suficiente tiempo para la comunicacin, la deliberacin y la reflexin. anexos: Ver mapa conceptual lr001: proyecto educatiVo institucional -pei-

2.2.1

libro de matrculasObjetoofinalidad:

Sistematizar informacin completa de los estudiantes que han establecido vnculo legal con la institucin educativa, lo que posibilita brindar informacin estadstica a la Secretara de Educacin, al Departamento Administrativo Nacional de Estadstica DANE y al Ministerio de Educacin Nacional.

2.2

descripcin:

La matrcula es el acto que formaliza la vinculacin del educando al servicio educativo. Se realizar por una sola vez, al ingresar el alumno a un establecimiento educativo, pudindose establecer renovaciones para cada periodo

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acadmico (Artculo 95, Ley 115 de 1994). Este libro reglamentario fue establecido por la Resolucin 2624 del 15 de noviembre de 1951. Se constituye en alumno o estudiante de una institucin educativa, a partir de las firmas del libro de matrcula por parte del padre, madre o acudiente; rector o director y el propio estudiante; generando una serie de derechos y deberes establecidos en el Proyecto Educativo Institucional y en particular en el manual de convivencia de la institucin. Por la gran cantidad de casustica que se presenta, es muy importante tener presente, entre otras normas, el Decreto Nacional 2562 de 2001 relacionado con la prestacin del servicio pblico educativo a la poblacin desplazada por la violencia. En su Artculo 2 dice que la persona que aspire a un cupo educativo deber estar incluida en el registro nico de poblacin desplazada. El pargrafo nico de este artculo dice que los establecimientos pblicos efectuarn la matrcula sin exigir los documentos que se requieran a quien no est en capacidad de presentarlos y sern las mismas secretaras de educacin las encargadas de gestionar y obtener los mismos, en un plazo no mayor a 6 meses. Precisamente, la Resolucin Nacional 5360 de 2006, relacionada con la organizacin y el proceso de matrculas en los diferentes niveles de las entidades territoriales certificadas, expresa en su Artculo 5, literal D que se podr realizar examen de nivelacin para clasificacin en los casos en que, razonablemente, el estudiante no est en condiciones de presentar sus antecedentes acadmicos (desplazados, catstrofes naturales, alumnos procedentes de planteles clausurados, desaparecidos o ilegales. Resolucin 1515 de 2003). La nivelacin, la validacin y el reconocimiento de saberes (para quienes ofrecen educacin de jvenes y adultos, Decreto 3011 de 1997) podrn ser utilizadas para subsanar ese tipo de situaciones; as los directivos pueden garantizar el acceso al servicio educativo de estudiantes con este tipo de dificultades, quienes histricamente han tenido problemas para ingresar al sistema educativo. El libro de matrcula debe contener informacin sobre los siguientes aspectos: Nombre del plantel Folio y nmero de matrcula Fecha de matrcula Nombres y apellidos completos del estudiante como aparecen en su documento de identidad Cdigo (en matrcula en lnea el cdigo es el documento de identidad, y el tipo: registro civil, tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, NIP, NUIP, documento generado por la Secretaria de Educacin) Lugar y fecha de nacimiento Documento de identidad y lugar de expedicin (registro civil, tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, pasaporte o cdula de extranjera) Lugar y residencia actual del alumno (incluye barrio y comuna) Telfono(s) Nombres y apellidos de la madre, documento de identidad y ocupacin Nombres y apellidos del padre, documento de identidad y ocupacin Nombre y apellidos del acudiente, documento de identidad, direccin de la residencia, telfono(s) y parentesco Referencia de los planteles donde haya estudiado anteriormente con indicacin de los grados cursados y el respectivo ao Grado en el cual se matricula, de acuerdo con el certificado de estudios presentado Firma del padre o acudiente Firma del alumno Firmas del rector(a) y secretario(a) Cancelacin de matrcula: fecha, motivo del retiro del alumno, respaldado con la firma del acudiente. Seguidamente firma tambin el estudiante, el rector(a) y secretario (a ) Observaciones.

Requisitos mnimos de matrcula: Documento de identidad del alumno, certificados de estudio de grados anteriores (en primaria es suficiente presentar el ltimo certificado del grado aprobado), carn de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997), certificado de afiliacin al sistema general de seguridad social en salud (EPS, SISBEN) o seguro de proteccin escolar de no estar afiliado a ningn sistema (para la poblacin en situacin de desplazamiento y otros casos muy especiales de todas maneras se debe garantizar el derecho a la educacin a pesar de no cumplir con todos los requisitos. Se les brinda el servicio y simultneamente se buscan soluciones rpidas para obtener los requisitos faltantes.

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En cuanto a requisitos sobre identidad del estudiante, especficamente sobre los registros civiles: las secretarias y rectores deben acatar la Ley 962 de 2005 conocida con el nombre de ley anti trmites, la cual reconoce como vlidas las copias del registro civil y la no prdida de vigencia en el tiempo. La matrcula en lnea es una obligacin que recae en cada rector o director de los establecimientos educativos oficiales y privados, quienes son los responsables de reportarla debidamente actualizada y sin errores. Al respecto, dice el Ministerio de Educacin: La entrega de informacin al Sistema de Informacin Nacional de Educacin Bsica SINEB es obligatoria por parte de establecimientos educativos oficiales y no oficiales. El Artculo 3 del Decreto 1526 de 2002 establece claramente los requerimientos del sistema, incluyendo informacin de establecimientos educativos, estudiantes, situacin acadmica de los estudiantes al finalizar el ao anterior, resultados de calidad y docentes de establecimientos privados. La Resolucin 166 de 2003, reglamentaria de este decreto, establece el formato requerido para el reporte de informacin del sector oficial y no oficial por parte de los establecimientos educativos a la Secretara de Educacin respectiva. El Artculo 8 de la Resolucin 3832 de noviembre 2 de 2004, hace explcita la obligacin del reporte de informacin para el sector no oficial. El reporte al Sistema de Informacin del Sector Educacin es obligatorio y los establecimientos educativos de carcter privado que no hayan entregado la informacin establecida en el Decreto 1526 de 2002 y sus normas reglamentarias en las fechas estipuladas, quedarn clasificados en el rgimen controlado. La Subsecretara de Planeacin de la Secretara de Educacin es la encargada de coordinar y orientar en este campo. Es muy importante tener en cuenta la Ley 1098 de 2006, en su Artculo 28. DERECHO A LA EDUCACIN cuando dice: Los nios, las nias y los adolescentes tienen derecho a una educacin de calidad. Esta ser obligatoria por parte del Estado en un ao de preescolar y nueve de educacin bsica. La educacin ser gratuita en las instituciones estatales de acuerdo con los trminos establecidos en la Constitucin Poltica. Incurrir en multa hasta de 20 salarios mnimos quienes se abstengan de recibir a un nio en los establecimientos pblicos de educacin (subrayado fuera de texto) El libro fsico debe estar foliado, empastado o protegido en una unidad de conservacin, sin tachaduras, ni enmendaduras, y administrarse de acuerdo a las orientaciones generales de los dems libros reglamentarios

2.3

responsabilidades

Corresponde al rector(a) y a la secretaria(o) o auxiliar acadmico(a) responder por el diligenciamiento de este libro. Por su parte, el Decreto 1286 de 2005, expresa en el Artculo 3. como un deber de los padres de familia: Matricular oportunamente a sus hijos en establecimientos educativos debidamente reconocidos por el Estado y asegurar su permanencia durante su edad escolar obligatoria. El Artculo 42 de la ley 1098 de 2006 sobre obligaciones especiales de las instituciones educativas expresa en el numeral 1: Facilitar el acceso de los nios, nias y adolescentes al sistema educativo y garantizar su permanencia. Se agrega que este proceso debe ser muy eficiente por parte de los directivos, ya que se ha vuelto comn la prdida deliberada de clases de un menor por requerimientos o requisitos institucionales que pueden dar espera. Adems, el Artculo 7 de la Ley 115 de 1994 fue claro al establecer que la familia es el ncleo fundamental de la sociedad y el primer responsable de la educacin de los hijos, hasta la mayora de edad o hasta cuando ocurra cualquier otra clase o forma de emancipacin y le corresponde matricular a sus hijos en instituciones educativas que respondan a sus expectativas, para que reciban una educacin conforme a los fines y objetivos establecidos en la Constitucin, la ley y el Proyecto Educativo Institucional. De ser necesario, los directivos podrn informar a las comisaras de familia, Bienestar Familiar o inspecciones, a aquellos padres que se nieguen a cumplir con este deber, tal como lo establece el Artculo 51 de la Ley 1098 de 2006 relacionado con la obligacin del restablecimiento de los derechos de los nios, las nias y los adolescentes

2.4

procedencia

Los datos sern recolectados de la informacin que brinde el acudiente que matricula el nio o joven y los respectivos soportes que adjunte en el proceso de matrcula. Es comn que llenen con anticipacin un formato con toda la informacin requerida en matrcula en lnea.

2.5

Frecuencia

El cronograma para las matrculas ser establecido por los estamentos del gobierno escolar en cabeza del rector o rectora, de acuerdo a las orientaciones que se impartan desde la Secretara de Educacin y el Ministerio de Educacin Nacional. Las matrculas seguirn abiertas durante el ao lectivo desde que se cuente con cupos disponibles y se cumplan los requisitos establecidos.

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2.6

metodologa

Corresponde a cada institucin establecer la forma como preparar y llevar a cabo este proceso, buscando brindar un servicio eficiente, cmodo y sin traumatismos, evitando al mximo las filas interminables que deben quedar en el pasado. Este libro debe tener acta de apertura firmada por el rector(a) y el secretaria(o) del plantel y acta de cierre cuando se termine el libro (no el ao). En cada institucin se organiza una carpeta con la informacin de cada estudiante con el respectivo cdigo para una mejor identificacin. Los colegios privados, adems del texto fsico, podrn seguir utilizando sus programas o software adaptados a la normatividad vigente anexos: formato lr002: libro de matrculas. El anexo que se presenta es el ms comn. En l se renueva la matrcula ao por ao, pero a su vez en el libro continan aquellos estudiantes que ya no pertenecen a la institucin.

3.3.1

libro de ValidacionesObjetoofinalidad

Preservar informacin sobre los resultados de las validaciones que presentan los estudiantes, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 2832 de 2005.

3.2

descripcin

Las validaciones de los grados proceden de acuerdo a lo estipulado en el Decreto N 2832 del 16 de agosto de 2005. Aplica para los casos en que el estudiante pueda demostrar que ha logrado los conocimientos, habilidades y destrezas en cada una de las reas obligatorias y fundamentales establecidas para los grados de la educacin bsica y media acadmica. Las validaciones slo podrn ser aplicadas por los establecimientos educativos que cumplan con los requisitos legales de funcionamiento y que en las pruebas de competencias SABER se encuentren ubicados por encima del promedio de la entidad territorial certificada o en el Examen de Estado se encuentren, como mnimo, en categora alta. La Secretara de Educacin de Medelln, mediante circular por cada ao lectivo, establece el nombre de las instituciones educativas autorizadas para llevar a cabo este procedimiento. A travs de la Circular Municipal 008 del 13 de febrero de 2006 se estableci el procedimiento para la validacin de estudios en la educacin bsica y el grado dcimo de la educacin media. De acuerdo al Artculo 2 del Decreto 2832 de 2005, las personas que se encuentren en algunas de las siguientes situaciones podrn acceder a la validacin: Haber cursado uno o varios grados sin el correspondiente registro en el libro de calificaciones Haber cursado o estar cursando un grado por error administrativo sin haber aprobado el grado anterior Haber cursado estudios en un establecimiento educativo que haya desaparecido o cuyos archivos se hayan perdido Haber estudiado en un establecimiento educativo sancionado por la Secretara de Educacin por no cumplir con los requisitos legales de funcionamiento Haber realizado estudios en otro pas y no haber cursado uno o varios grados anteriores, o los certificados de estudios no se encuentren debidamente legalizados No haber cursado uno o varios grados de cualquiera de los ciclos o niveles de la educacin bsica o media, excepto el que conduce al grado de bachiller.

El pargrafo del Artculo 2 del Decreto 2832 DE 2005, aclara la validacin del bachillerato en un solo examen conducente al ttulo de bachiller acadmico ser competencia del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior, ICFES. Las validaciones deben realizarse en forma gratuita (slo podrn cobrar lo estimado en papelera y en la expedicin de certificados, segn la Circular 008 del 13 de febrero de 2006) por grados, a travs de evaluaciones o actividades acadmicas y deben ser consignadas en el registro escolar creado para este fin. En cuanto a los tipos de pruebas para la validacin, la institucin podr optar por realizar una nica prueba escrita que comprenda las reas obligatorias y fundamentales de cada grado, tipo seleccin mltiple; tambin se podrn programar exposiciones y/oGua bsica para el manejo de libros y registros reglamentarios de educacin

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presentacin y sustentacin de trabajos, entre otras estrategias. La evaluacin y la aprobacin o no, se expresar en los trminos y condiciones que lo estipule la norma vigente que la regule (actualmente la escala establecida en el Artculo 5 del Decreto 230 de 2002 y el Artculo 9, literal a. es decir, obtener valoracin final con insuficiente o deficiente en tres o ms reas no permite la aprobacin del grado). La no aprobacin de la prueba de validacin no es impedimento para que el interesado pueda optar de nuevo por este mecanismo de promocin en el mismo establecimiento o en otro debidamente autorizado (circular de la Secretara de Educacin 008 de febrero de 2006). Este libro debe estar foliado, empastado o protegido en una unidad de conservacin, sin tachaduras ni enmendaduras y administrarse de acuerdo a las orientaciones generales de los dems libros reglamentarios.

3.3

responsabilidades

El secretario(a) o auxiliar acadmico(a) de la institucin educativa, es responsable de diligenciar el libro reglamentario, para lo cual exigir todos los soportes que den cuenta de todo el proceso llevado a cabo al interior del consejo acadmico y la comisin de evaluacin y promocin. Este libro debe permanecer en la secretara del plantel.

3.4

procedencia

La informacin se consigna en el libro, una vez se haya cumplido todo el proceso antes descrito. Con los soportes completos entregados por la comisin de evaluacin y promocin del respectivo grado a la secretara del plantel, se procede a registrar la informacin.

3.5

Frecuencia

Cada que sean autorizadas por parte del rector(a), una vez solicitadas por el acudiente o las autoridades educativas, ceidas en todo caso a lo establecido en el Decreto 2832 de 2005 .

3.6

metodologa

Una vez solicitada la validacin por escrito por el acudiente del menor o una instancia educativa (Acreditacin Educativa, Supervisin, Ncleos Educativos) al rector(a), este procede a delegar la validacin a la comisin de evaluacin del respectivo grado, por ser ellos los encargados de estos procesos en la institucin. Una vez culminado el proceso de acuerdo a como internamente se tenga establecido, ser la misma comisin de evaluacin y promocin la encargada de definir la promocin y entregar los resultados mediante acta debidamente firmada por quienes intervinieron en ella, a la secretara del plantel para asentarlo con las firmas respectivas de rector(a) y secretario(a) en el libro de validaciones, que equivale en estos casos al libro Registro Escolar. En el libro de validaciones se dar cuenta de la Circular de la Secretara de Educacin que autoriza a dicha institucin para realizar validaciones. anexos: Formato lr003: libro de Validaciones Formato lr003-1: certiFicado de Validacin

4.4.1

libro de actas del consejo directiVoObjetoofinalidad

Sistematizar informacin sobre las deliberaciones, decisiones, adopciones y dems acciones realizadas que afecten el funcionamiento de la institucin y en especial que impactan el proyecto Educativo Institucional.

4.2

descripcin

El contenido de las actas del Consejo Directivo deber evidenciar, entre otros aspectos, la manera como est conformado, siguiendo las orientaciones del Artculo 21 del Decreto reglamentario 1860 de 1994. Igualmente, el contenido dar cuenta del cabal cumplimiento de las funciones establecidas en el Artculo 23 del mismo decreto. Los invitados por motivos especiales asisten con voz, pero sin voto y su asistencia no ser permanente, sino eventual y cuando la situacin lo amerite. Sus decisiones ms importantes se denominan acuerdos. En toda reunin del consejo directivo se debe leer el acta anterior y someterse a la aprobacin, dejando constancia de las observaciones realizadas.

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Es muy importante que se establezca el reglamento interno del consejo directivo para garantizar orden, transparencia y agilidad en sus discusiones. La forma como se ha de convocar a las reuniones, debe quedar claramente establecida en dicho reglamento. Se debe verificar siempre el qurum y definir en el acta si la reunin tendr carcter informativo o deliberativo, de acuerdo a la asistencia o no de la mitad ms uno de sus integrantes. Es decir que mnimamente se requieren 5 de los ocho integrantes que legalmente conforman el consejo directivo para deliberar, ya que los invitados especiales no cuentan para el qurum. El acta debe contener como mnimo la siguiente informacin: Nmero del acta Fecha Hora de inicio y finalizacin de la reunin Lugar Nombres de los asistentes y ausentes Objetivos o propsitos de la reunin Orden del da Desarrollo de cada punto de la agenda destacando los principales aspectos discutidos Las sugerencias y propuestas presentadas Los acuerdos respectivos.

Cuando se realicen votaciones al interior del consejo directivo para la toma de decisiones que se han de convertir en acuerdos, se debe resear en el acta quienes votaron positivo, quienes en contra y qu integrantes del consejo directivo se abstuvieron de votar o dejaron constancias. La Secretara de Educacin ha dispuesto que los acuerdos tendientes a establecer el calendario acadmico del ao lectivo, tarifas educativas y los cobros por concepto de derechos acadmicos, la adopcin del Proyecto Educativo Institucional, el plan de estudios y el manual de convivencia, deben estar firmados por todos los integrantes del consejo directivo; esto con el fin de garantizar la participacin, dar reconocimiento y responsabilidad a las actuaciones de cada uno de los integrantes. El libro fsico debe estar foliado, empastado o protegido en una unidad de conservacin, sin tachaduras, ni enmendaduras, y administrarse de acuerdo a las orientaciones generales de los dems libros reglamentarios. El acta debe estar firmada por el rector o rectora, quien preside la reunin y el secretario o secretaria que se nombre al interior del consejo directivo (no tiene que ser la secretaria del colegio). Al iniciar una nueva reunin de sus integrantes, las actas se leen y se someten a consideracin y discusin, para luego ser aprobadas con las respectivas observaciones y aclaraciones realizadas. Cada ao escolar, se inicia con el acta N 1.

4.3

responsabilidades

El diligenciamiento de este libro ser responsabilidad del rector o rectora y el secretario o secretaria que nombren al interior del consejo directivo y debe permanecer en la secretara del establecimiento educativo.

4.4

procedencia

Los datos sern recolectados exclusivamente de lo acontecido durante la sesin del consejo directivo y de los respectivos soportes que all se presenten. Las temticas tratadas deben responder a las funciones estipuladas en el Artculo 23 del Decreto 1860 de 1994.

4.5

Frecuencia

Las actas se elaboran cada mes que se rena ordinariamente el consejo directivo y cuando lo haga de manera extraordinaria.

4.6

metodologa

Los datos sern consignados por quien desempee el cargo de secretario o secretaria, quien tendr la misin de evidenciar con la mayor exactitud lo discutido y definido en las reuniones. Cuando lo consideren pertinente, se podr grabar o filmar la sesin. anexos: Formato lr004: libro de actas del consejo directiVoGua bsica para el manejo de libros y registros reglamentarios de educacin

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5.5.1

libro de actas del consejo acadmicoObjetoofinalidad

Brindar informacin sobre las deliberaciones y decisiones tomadas en el consejo, relacionadas con la orientacin curricular y pedaggica y desde el proyecto educativo institucional.

5.2

descripcin

De acuerdo al Artculo 24 del Decreto 1860 de 1994 el consejo acadmico est integrado por el rector, quien lo preside, los directivos docentes y un docente por cada rea definida en el plan de estudios. Es importante recordar las funciones ya que en las visitas de supervisin se ha detectado que se realizan reuniones del consejo acadmico para trabajar temticas que no corresponden a este rgano; por lo tanto, al definir el orden del da, ste debe tener directa relacin con las siguientes funciones establecidas en el mismo Artculo 24 del Decreto 1860 de 1994: Servir de rgano consultor del consejo directivo en la revisin de la propuesta del proyecto educativo institucional Estudiar el currculo y propiciar su continuo mejoramiento, introduciendo las modificaciones y ajustes, de acuerdo con el procedimiento previsto en el presente decreto Organizar el plan de estudios y orientar su ejecucin Participar en la evaluacin institucional anual Integrar los consejos de docentes para la evaluacin peridica del rendimiento de los educandos y para la promocin, asignarles sus funciones y supervisar el proceso general de evaluacin Recibir y decidir los reclamos de los alumnos sobre la evaluacin educativa Las dems funciones afines o complementarias con las anteriores que le atribuya el proyecto educativo institucional.

Se debe verificar siempre el qurum y definir en el acta si la reunin tendr carcter informativo o deliberativo, de acuerdo a la asistencia o no de la mitad ms uno de sus integrantes. Los invitados especiales no cuentan para el qurum. Siempre debe aparecer en el orden del da la lectura del acta anterior y someterse a la aprobacin, dejando constancia de las observaciones realizadas. Deben quedar claramente establecidas las fechas de las reuniones durante el ao y la forma como se van a convocar los integrantes a las reuniones. El acta debe contener como mnimo la siguiente informacin: Nmero del acta Fecha Hora de inicio y de finalizacin de la reunin Lugar Asistentes y ausentes Objetivos o propsitos de la reunin Orden del da Desarrollo de cada punto de la agenda, destacando los principales aspectos discutidos Relacionar las sugerencias, propuestas, recomendaciones, tareas y compromisos presentados con el respectivo resultado aprobatorio o no.

El libro fsico debe estar foliado, empastado o protegido en una unidad de conservacin, sin tachaduras, ni enmendaduras, y administrarse de acuerdo a las orientaciones generales de los dems libros reglamentarios. Cada ao lectivo se inicia con el acta N 1. Cuando se realicen votaciones en el consejo acadmico, se debe resear en el acta quienes votaron positivo, quienes en contra y qu integrantes del consejo acadmico se abstuvieron de votar o dejaron constancias. El acta debe estar firmada por el rector o rectora, quien preside la reunin y el secretario o secretaria que se nombre al interior del consejo acadmico. Se recomienda muy especialmente ajustar el orden del da de la reunin, estrictamente a temas relacionados con las funciones definidas por ley para el consejo acadmico, como se enunci antes, para evitar distraerse en asuntos que no son de su competencia. Al iniciar una nueva reunin de sus integrantes, las actas se leen y

29

se someten a consideracin y discusin. Luego se aprueban con las respectivas observaciones y aclaraciones realizadas.

5.3

responsabilidades

El diligenciamiento de este libro ser de plena responsabilidad del rector o rectora y el secretario o secretaria que nombren al interior del consejo acadmico. Debe permanecer en la secretaria del establecimiento educativo.

5.4

procedencia

Los datos sern recolectados exclusivamente de lo acontecido durante la deliberacin del consejo acadmico y de los respectivos soportes que all se presenten. Las temticas tratadas deben responder a las funciones estipuladas en el Artculo 24 del Decreto 1860 de 1994.

5.5

Frecuencia

Las actas se elaboran cada que se renan, de acuerdo con el reglamento establecido en el consejo acadmico. Mnimamente deben corresponder a la culminacin de los periodos en que se ha dividido el ao escolar, es decir aproximadamente cada dos meses. Sin embargo, por la dinmica y lo importante del currculo en una institucin educativa, es posible que sea convocado en otros momentos por el rector, por el consejo directivo o por el comit de calidad para desarrollar tareas que hagan parte de los planes de mejoramiento.

5.6

metodologa

Los datos sern consignados por quien desempee el cargo de secretario o secretaria, quien diligenciar las respectivas actas tratando de evidenciar con la mayor exactitud las deliberaciones, intervenciones y decisiones tomadas en las diferentes reuniones. anexos: Formato lr005: libro de actas del consejo acadmico

6.6.1

libro de actas del consejo de padresObjetoofinalidad

Evidenciar y fomentar la participacin de los padres de familia en el gobierno escolar y en la dinamizacin del proyecto educativo institucional y el mejoramiento de la calidad educativa. Se pretende asignarle a este consejo categora similar a los otros consejos, con el fin de afianzar la cultura de la participacin en los padres de familia.

6.2

descripcin

El Artculo 5 del Decreto 1286 de 2005 lo define como un rgano destinado a asegurar la continua participacin de los padres de familia en el proceso educativo y a elevar los resultados de calidad del servicio. Estar integrado por mnimo un (1) y mximo tres (3) padres de familia por cada grado que ofrezca el establecimiento. Su conformacin es obligatoria y as deber registrarse en el manual de convivencia. El rector es quien convoca durante el transcurso del primer mes del ao escolar, para que elijan sus representantes en cada grado por mayora, con la presencia al menos del 50% de los padres o de los padres presentes despus de transcurrida una hora. El consejo de padres podr organizar comits de trabajo que guarden afinidad con el proyecto educativo institucional y el plan de mejoramiento. Estos comits podrn contar con la participacin de un docente o directivo docente. Se reunirn como mnimo tres veces al ao por convocatoria del rector o por derecho propio y sern presididas por un padre de familia elegido por ellos mismos. Es importante resaltar que corresponde a este consejo elegir al padre de familia que participar en las comisiones de evaluacin y promocin de acuerdo con el Decreto 230 de 2002; como tambin elegir a sus dos representantes al consejo directivo. Slo cuando el nmero de afiliados a la asociacin alcance la mitad ms uno de los padres de familia de los estudiantes, podrn elegir uno de los dos representantes ante el consejo directivo, caso en el cual, el consejo de padres elegir solamente a uno. Las actas tendrn estructura similar a la definida para el consejo directivo y acadmico. Al iniciar una nueva reunin de sus integrantes, las actas se leen y se someten a consideracin y discusin. Luego se aprueban con las respectivas observaciones y aclaraciones realizadas.

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El libro fsico debe estar foliado, empastado o protegido en una unidad de conservacin, sin tachaduras, ni enmendaduras, y administrarse de acuerdo a las orientaciones generales de los dems libros reglamentarios. Cada ao lectivo se inicia con el acta N 1.

6.3

El consejo de padres ser dinamizado por el rector o rectora, quien delegar en un coordinador o docente para que motive, asesore y acompae este rgano de participacin de los padres, muy especialmente a los comits de trabajo que se han de crear para jalonar el proyecto educativo institucional y muy especficamente para aportar a la formulacin y ejecucin de los planes de mejoramiento institucional. Las actas sern firmadas por el padre de familia que presida la respectiva reunin y por otro padre de familia que acte como secretario o secretaria, quien ser el encargado de elaborarla. Se sugiere que el libro permanezca en la secretara del establecimiento educativo para mayor seguridad y disponibilidad.

responsabilidades

6.4

Los datos sern recolectados exclusivamente de lo acontecido durante la deliberacin del consejo de padres. Las temticas tratadas deben responder explcitamente a las funciones estipuladas en el Artculo 7 del Decreto 1286 de 2005. No se puede desvirtuar su razn de ser, inducindolos a realizar otro tipos de actividades que estn por fuera de esta norma.

procedencia

6.5

Las actas se elaboran cada que se rena ordinariamente el consejo de padres, como mnimo 3 por ao lectivo por convocatoria del rector o propia. Sin embargo sern ellos quienes organicen sus actividades y su trabajo en los comits y definan los encuentros que consideren necesarios. Aqu se debe hacer un gran esfuerzo para crear la cultura de la participacin de los padres de familia, quienes histricamente han contribuido a la soledad de la escuela. De la misma manera se consigna informacin cuando se realicen reuniones extraordinarias.

Frecuencia

6.6

Los datos sern consignados por quien desempee el cargo de secretario o secretaria y diligenciar las respectivas actas tratando de evidenciar con la mayor exactitud las deliberaciones, intervenciones y decisiones tomadas en las diferentes reuniones. anexos: Formato lr006: libro de actas del consejo de padres

metodologa

7.7.1

libro de actas del consejo de estudiantesObjetoofinalidad

Organizar y evidenciar la participacin permanente, no casual, de los estudiantes en el gobierno escolar y en la vida institucional, procurando su motivacin en las actividades, proyectos y programas que incidan en el bienestar estudiantil e institucional. Tambin se pretende asignarle a este consejo categora similar a los otros consejos, con el fin de afianzar la cultura de la participacin estudiantil.

7.2

descripcin

De acuerdo con el Decreto 1860 de 1994, Artculo 29, el consejo de estudiantes es el mximo rgano colegiado que asegura y garantiza el continuo ejercicio de la participacin por parte de los educandos. Estar integrado por un vocero de cada uno de los grados ofrecidos por el establecimiento, elegidos mediante voto secreto por los estudiantes que cursen el respectivo grado, en las primeras cuatro semanas del calendario acadmico. Los alumnos del nivel de preescolar y de los tres primeros grados del ciclo de primaria, sern convocados a una asamblea conjunta para elegir un vocero nico entre los estudiantes que cursan el grado tercero. Deben darse su propia organizacin interna, elegir y asesorar a su representante ante el consejo directivo, invitar a sus deliberaciones a otros estudiantes que presenten iniciativas y realizar otras actividades que le atribuya el manual de convivencia. Una vez organizado el consejo de estudiantes definir las metas y actividades a desarrollar durante el ao lectivo. En sus reuniones, es muy importante el informe que les debe rendir su representante ante el consejo directivo de todo lo deliberado, discutido y aprobado, para que estn al tanto del acontecer institucional y sus opiniones se hagan sentir. Una consecuencia de lo anterior es el mejoramiento de la comunicacin entre la parte directiva y los escolares.

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Al iniciar una nueva reunin, las actas se leen y se someten a consideracin y discusin. Luego se aprueban con las respectivas observaciones y aclaraciones. Las actas tendrn estructura similar a las de los dems consejos y se firmarn por parte del estudiante que presida la reunin y el secretario o secretaria elegido entre ellos mismos. El libro fsico debe estar foliado, empastado o protegido en una unidad de conservacin, sin tachaduras, ni enmendaduras, y administrarse de acuerdo a las orientaciones generales de los dems libros reglamentarios. Cada ao lectivo se inicia con el acta N 1.

7.3

responsabilidades

El consejo de estudiantes podr ser dinamizado por el docente encargado del proyecto de democracia para que motive, asesore y acompae este rgano de participacin de los estudiantes, sobre todo en donde no exista cultura organizativa y participativa, pero es claro que este rgano debe darse su propia organizacin y sern ellos mismos quienes de manera autnoma se convoquen para analizar y discutir sus problemticas, as como presentar y promover sus iniciativas y proyectos que beneficien sus compaeros estudiantes y por supuesto a la institucin. Las actas sern firmadas por el estudiante que preside el consejo y por otro estudiante que acte como secretario o secretaria, quien ser el encargado de elaborarla.

7.4

procedencia

Los datos sern recolectados exclusivamente de lo acontecido durante la deliberacin del consejo de estudiantes. Las temticas tratadas deben responder explcitamente al espritu de la ley 115 de 1994 y su decretos reglamentarios.

7.5

Frecuencia

Las actas se elaboran cada que se rena ordinaria o extraordinariamente el consejo de estudiantes, de acuerdo a la organizacin interna que se den. Sern ellos quienes definan el cronograma y organicen las actividades que consideren pertinentes. Aqu tambin se debe hacer un gran esfuerzo para crear la cultura de la participacin y organizacin de los estudiantes, quienes tradicionalmente han estado desorganizados, pasivos e indiferentes al acontecer diario de la escuela.

7.6

metodologa

Los datos sern consignados por quien desempee el cargo de secretario o secretaria y diligenciar las respectivas actas tratando de evidenciar con la mayor exactitud las deliberaciones, intervenciones y decisiones tomadas en las diferentes reuniones. anexos: Formato lr007: libro de actas del consejo de estudiantes

8.8.1

libro de actas de las comisiones de eValuacin y promocinObjetoofinalidad

Realizar seguimiento al rendimiento acadmico de los estudiantes por cada perodo y ao lectivo, para proponer acciones preventivas, correctivas y de mejora, para superar las dificultades pedaggicas y de aprendizaje que se presentan en las instituciones.

8.2

descripcin

Este libro evidenciar la conformacin, desarrollo y cumplimiento de lo establecido en el sistema institucional de evaluacin de los estudiantes, segn el Decreto 1290 de 2009. Por considerarse estas comisiones como una experiencia significativa durante la vigencia del decreto 230 de 2002, dejamos las anotaciones que se tenan para adaptarlas al nuevo sistema institucional de evaluacin: El Artculo 8 del Decreto 230 de 2002, sobre las comisiones de evaluacin y promocin dice que el consejo acadmico conformar, para cada grado, una comisin de evaluacin y promocin integrada por un nmero de hasta tres docentes, un representante de los padres de familia que no sea docente de la institucin y el rector o su delegado, quien la convocar y la presidir, con el fin de definir la promocin de los educandos y hacer recomendaciones de actividades de refuerzo y superacin para estudiantes que presenten dificultades. El artculo contina diciendo que en la reunin que tendr la comisin de evaluacin y promocin al finalizar cada perodo escolar, se analizarn los casos de educandos con evaluacin insuficiente o deficiente en cualquiera

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de las reas y se harn recomendaciones generales o particulares a los profesores, o a otras instancias del establecimiento educativo, en trminos de actividades de refuerzo y superacin. Analizadas las condiciones de los educandos, se convocar a los padres de familia o acudientes, al educando y al educador respectivo, con el fin de presentarles un informe junto con el plan de refuerzo, y acordar los compromisos por parte de los involucrados. Debe quedar definida en el acta, las fechas para este encuentro y rendir informe de ella en la prxima reunin de comisin. Las comisiones, adems, analizarn los casos de los educandos con desempeos excepcionalmente altos con el fin de recomendar actividades especiales de motivacin o promocin anticipada. Igualmente, se establecer si educadores y educandos siguieron las recomendaciones y cumplieron los compromisos del perodo anterior. Las decisiones, observaciones y recomendaciones de cada comisin se consignarn en actas y stas constituirn evidencia para posteriores decisiones acerca de la promocin de educandos. (subrayado fuera de texto). Al finalizar el ao, la comisin de evaluacin y promocin de cada grado ser la encargada de determinar cules educandos debern repetir un grado determinado. Es responsabilidad de la comisin de evaluacin y promocin estudiar el caso de cada uno de los educandos considerados para la repeticin de un grado y decidir acerca de esta, (A partir de 2010, lo definido en el sistema institucional de evaluacin de los estudiantes, segn el Decreto 1290 de 2009). En las actas debe quedar consignado si educadores y educandos siguieron las recomendaciones y cumplieron los compromisos del periodo anterior. Las decisiones, observaciones y recomendaciones de cada comisin se consignarn en actas que deben contener adems, la fecha, hora, lugar, asistentes, teniendo en cuenta que por cada grado debe haber de uno a tres docentes, un representante de los padres de familia que no sea docente de la institucin (elegido por el consejo de padres) y el rector o su delegado quien la convocar y la presidir. Se debe verificar el qurum, determinando los que estuvieron presentes y los ausentes. Igualmente, cuando se toman decisiones se debe aclarar los que votan positivo, negativo y quienes salvan el voto. En el orden del da siempre se debe leer, discutir y aprobar el acta anterior, dejando constancia de las aclaraciones realizadas. Los posibles anexos que presenten los docentes en la reunin, deben quedar en poder de la persona que acta como secretario(a). Los educandos que deben repetir el grado se deben relacionar en el acta con la informacin precisa de las reas que no logr superar. Debe quedar tambin de manera muy clara y precisa la relacin de aquellos estudiantes que obtuvieron desempeo bajo en la evaluacin final de una o ms reas porque presentarn actividades de apoyo pertinentes con las dificultades que present el educando y que el profesor del rea le entregar al finalizar el ao escolar. La evaluacin se calificar de acuerdo con los trminos del Artculo 5 del decreto 1290/09 y su resultado, ya sea ste aprobatorio o no, deber quedar consignado en el registro escolar del educando. El libro fsico debe estar foliado, empastado o protegido en una unidad de conservacin, sin tachaduras, ni enmendaduras, y ad

Guia Basica Para El Manejo de Libros y Registros Reglementarios de Educacion

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