Guía Rápida de Iniciación 10 pasos para empezar con TALAIA OpenPPM

La herramienta Open Source para Project Portfolio Management

Para cualquier duda, puede contactar con el equipo TALAIA OpenPPM, escribiendo a sales@talaia-openppm.com

GESTIÓN DE

INVERSIONES,

PROGRAMAS Y

PROYECTOS

GESTIÓN DE

RIESGOS,

CAMBIOS Y

KPI’S

CENTRO

INTEGRADOR

DE TODA LA

INFORMACIÓN

PENSADA

POR Y PARA

PROJECT

MANAGERS

ORIENTADO A

ESTÁNDARES

PMI e ISO

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Gracias por iniciar el uso de TALAIA OpenPPM !!

Antes de que empiece a usar el software, déjenos explicarle el entorno de pruebas que hemos creado para usted: Usuarios: Hemos creado varios usuarios predeterminados con diferentes perfiles que puede usar durante su periodo de prueba para que no sea necesario crear nuevos usuarios si no fuese necesario. Hemos agrupado los usuarios por perfiles.

Perfiles Nombre de Contacto

Chief Executive (CEO) Don Draper

Portfolio Manager (PfM) Stacey Brewer

Investment Manager (IM) Janet Ferrell

Ralph Harker

Project Manager (PM)

Bob Sullivan

Cindy Fulton

David Mabry

Tom Ford

PMO John Smith

Resource Manager (RM)

Carl Craven

Darren Collins

Lee Irvine

Tracy Porter

Functional Manager (FM) Sandra Glover

Program Manager (PgM)

Dana Chandler

Fred Perry

Sue Brown

Sponsor (SP)

Amy Belton

Ann Gordon

Randy Davis

Stakeholder (SH)

Amy Belton

Ann Gordon

Randy Davis

Team Member (TM)

Bob Sullivan

Bruce Moore

Carla Bishop

Cindy Fulton

Daniel Long

David Mabry

Edwin Foley

Fiona Haynes

Ian Corbett

Lesley Lewis

Lisa Burton

Michael Miller

Natalie Low

Peter Meadows

Phil Hooper

Rachel Dempsey

Sarah Barrows

Terri Nichols

Tim Cook

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Para iniciar sesión con estos usuarios, por favor, eche un vistazo a la carpeta adjunta llamada “trial users login” recibida con su email de “Detalles personales de acceso TALAIA OpenPPM.” Proyectos: Para hacer que tu experiencia descubriendo nuestra solución sea lo más fácil posible, encontrará proyectos predeterminados en estados diferentes (Iniciados, Planificados, and En Ejecución). Por favor, navegue por estos proyectos para obtener una idea quedarían los proyectos de su empresa sin tener que rellenar ninguna información. Obviamente le invitamos a que cree sus propios programas y os para que pueda añadir sus propios datos e información. Para ello, hemos creado esta guía rápida de uso con unos cuantos fáciles pasos para empezar, yendo a través del ciclo de vida de un único proyecto en 10 pasos, desde la aprobación inicial al cierre del proyecto.

Empezar a gestionar & crear tu propio proyecto En nuestro caso, gestionaremos un único proyecto programado para ser llevado a cabo en un periodo de 1 mes y dividido en dos cuentas de control realizadas por 2 recursos en un presupuesto de 13.200. Aunque este ejemplo se aleja de la idea de un proyecto real, es un buen y simple ejercicio para entender y aprender a usar las funcionalidades y características principales de la herramienta que usa 4 roles principales: PMO, Program Manager, Project Manager and Stakeholder. En nuestro entorno de pruebas usted será el PMO y usará sus propios credenciales de inicio de sesión que habrá recibido. Para el otro rol, como se ha mencionado anteriormente, por favor, eche un vistazo a la carpeta adjunta llamada “trial users login” que ha obtenido con el email recibido de “Detalles personales de acceso TALAIA OpenPPM.” Ahora está listo para empezar y cubrir el proceso por su cuenta; lo único que tiene que hacer es seguir los 10 pasos que se explicarán a continuación. Paso 1: Crear un nuevo proyecto: El primer paso consiste en crear un nuevo proyecto o inversión. Cualquier usuario con un rol de PMO, IM y/o PM puede crearlo y empezar a crear información básica de él. Inicie sesión en la herramienta como PMO a la organización realizadora llamada Transformación Digital:

• Inicie sesión como PMO y Cree un nuevo proyecto: La herramienta lo lleva por defecto al Project module. Aquí puede crear un nuevo proyecto clicando el botón

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Podemos crear un proyecto y empezar rellenando, al menos, los campos obligatorios (marcados con un *)

En la vista de alto nivel de la cartera el PMO podrá ver que se ha creado un nuevo proyecto, mostrando un estado de iniciación por que estará aún en pendiente de aprobación:

El PMO podrá ver también un Gráfico de Programación con la referencia inicio/final planificado de su nuevo proyecto creado, pero también todos los otros proyectos de los cuales él es responsable.

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Paso 2: el PM completa la información inicial: Continuemos con nuestro ejercicio y veamos como el Project Manager que ha sido asignado a un proyecto será capaz de gestionar la información asociada al él. Por favor, apague e inicie sesión como PM.

• Iniciar sesión como PM:

El Project Manager al que se le ha asignado este proyecto puede iniciar sesión en la herramienta. Podrá ver directamente todos los proyectos que se le han asignado o se le asignarán como Project Manager.

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Podrá, en este momento, por ejemplo, completar el acta constitutiva e identificar y registrar a los stakeholders.

Para ello, haga doble clic en el proyecto que acabe de crear o clique en el Entonces verá los procesos PMBOK agrupados en 7 pestañas que contienen la información que necesita para gestionar sus proyecto.

• Identificar a los Stakeholders: En la pestaña de Iniciación, el Project manager podrá incluir Stakeholders internos o externos al proyecto.. Para añadir a un nuevo stakeholder haga clic en el botón en la sección de Stakeholders

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TALAIA también permite la creación de Stakeholders nominales (“solo nombre” en el campo de contacto) para gente que no tenga acceso al software. Es una manera de proponer un plan de comunicar información al Project Manager. La imagen siguiente muestra cómo se vería a un Stakeholder en este momento:

• Generar el Acta Constitutiva: En la pestaña de Iniciación, el Project Manager será capaz de rellenar la información del Acta Constitutiva del proyecto

El Acta Constitutiva del Proyecto también muestra información económica. Por ejemplo, si tenemos un presupuesto estimado de 400 horas de programación de recursos humanos a 25$/h, se debería introducir dicha información en la sección de Costes Directos. Clicando el botón , este coste se verá en el Acta Constitutiva. Si este es el único coste y no hay más gastos, entonces puede introducir el presupuesto neto y las horas de producción planificadas para este proyecto:

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En este instante, podrá generar también el Acta Constitutiva clicando: Paso 3: el PM completa la planificación del proyecto:

• Planificación del Alcance: Cuando los requisitos han sido recopilados, el proceso de la planificación del proyecto comienza. Imaginemos que el proyecto consiste en 2 paquetes de trabajo para confeccionar su Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT). Un proyecto es una cuenta de control (asociada con el presupuesto) por defecto, clique en y desmarque la cuenta de control. Entonces, clicando el botón , podrá crear un nuevo nodo. Clique el cuadro de cuenta de control si se trata de un nodo de control (asociado con el presupuesto). Repita el mismo proceso para crear más actividades de cuenta de control de proyectos.

Fíjese que los dos nodos creados son nodos de control de cuentas. La pantalla gráfica del panel de la Estructura de Descomposición de Trabajo:

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• Planificación de la Programación: Inserte la descripción de la actividad y la referencia de inicio/finalización en la sección de programación de la pestaña de planificación:

La Gráfica de Programación será ahora visible:

Vayamos un paso adelante, si deseamos visualizar información como Stakeholders cambiar e iniciar sesión con el rol de Stakeholder asociado a este proyecto. Paso 4: SH visualizan información de alto nivel del proyecto: El rol de Stakeholder asignado a este proyecto es capaz de visualizar la información ya publicada por el Project Manager en ese mismo instante.

• Inicio de Sesión como Stakeholder: Los Stakeholder serán capaces de consultar todos los proyectos que se les han asignado en tiempo real y desde cualquier equipo con conexión a Internet. La vista es la misma que la del Project Manager, pero únicamente tendrá permiso a leer la información. Por ejemplo, el Stakeholder podrá revisar la información definida en el Acta Constitutiva, en el ámbito y en la planificación de la programación cronológica. Para continuar con el proceso de aprobación del proyecto por parte del PMO, deberá terminar sesión como Stakeholder e iniciar sesión como PMO. Paso 5: el PMO approves the project:

• Aprobación del Proyecto: Vaya al módulo de Inversión:

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Los IM y/o PMO pueden decidir que inversiones pueden ser aprobadas, puestas en espera o denegadas. Los PMO aprueban los proyectos clicando en Además, se pueden añadir documentos relacionados a esta Inversión aquí.

Para continuar con la explicación, cierre sesión como PMO e inicie sesión como Project Manager otra vez.

Paso 6: el PM completa la planificación de costes:

• Planificación de Costes: En la pestaña de planificación, Costes Planificados / Valor Planificado, el Project Manager introduce las fechas de seguimiento y el valor planeado siguiendo estos 2 pasos:

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1- Seguimiento Automático de Periodicidad

2- Cálculo Automático del Valor Planificado

Vea una demostración gráfica del Valor Planificado abriendo la Gráfica de Valor Planeado:

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Paso 7: el PM gestiona la distribución de recursos:

• Construir la Planificación de la Capacidad de Recursos Distribuya i gestione sus recursos. La aprobación de asignación es automática por defecto, pero puede elegir entre 2 opciones:

1. La distribución de recursos llevada a cabo por el rol de Resource Manager en una estructura de gestión de

grupo.

2. La distribución directa llevada a cabo por el rol de Project Manager.

En la pestaña de planificación, vaya a la sección de Planificar Recursos Humanos, encuentre el recurso que necesite y asígnelo a su proyecto:

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Paso 8: Empezar a controlar su proyecto:

• De Estado de Planificación a Estado de Ejecución: Al parte baja de la pestaña de planificación, el Project Manager puede clicar en el botón Esto cambiará el estado del proyecto de planificación a ejecución. Consecuentemente, las pestañas de Control y Finalización serán abiertas para la gestión del Project Manager de estos 2 grupos de procesos.

Paso 9: Primer Informe de Actualización:

• El Project Manager expone el primer Reporte de Estado del Proyecto: En la pestaña de control, el Project Manager puede ir a la sección de “Reporte de Estado” para reportar el estado del proyecto usando 5 perspectivas diferentes “General”, “Riesgo”, “Programa”, “Coste” y “Problemática”. Para ello, primero, seleccionaremos una fecha del campo desplegable, simplemente escogeremos un color y escribiremos un comentario ejecutivo en el campo de descripción. Clicando el botón de “Guardar”, esta información será registrada e inmediatamente visible para el PMO, los Stakeholders o cualquier otro rol con acceso al proyecto.

Para continuar, ahora cerraremos sesión como Project Manager e iniciaremos sesión como Stakeholder.

• Los Stakeholder obtendrán un resumen ejecutivo sobre la situación real del proyecto:

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Los Stakeholders serán capaces de consultar la información del proyecto, los porcentajes de terminación, variaciones en la programación, riesgos, y los últimos reportes de estado del proyecto en tiempo real.

Para continuar con la explicación, cierre sesión e inicie sesión como PM. Paso 10: el PM cierra el proyecto: El Project Manager hará doble clic en el proyecto para acceder a la información detallada del proyecto, irá a la pestaña de cierre, e introducirá la información de cierre. En el Reporte de Cierre, el PM introducirá información sobre resultados y objetivos cumplidos. Esta información rellenará el reporte de cierre que se genera en esta sección.

También, en la sección de “Lista de Verificación de Cierre”, el Project Manager puede seguir las tareas predefinidas requeridas para realizar una finalización estructurada del proyecto. La lista de verificación de cierre puede ser personalizada en la sección de manutención de la solución:

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Finalmente, el Project Manager puede añadir lecciones aprendidas en la pestaña de “Lecciones Aprendidas” durante el ciclo de vida del proyecto:

Para finalizar el proyecto, en la pestaña de cierre, el Project Manager clicará en botón de . El Project Manager será capaz de añadir una valoración final de él mismo y los Stakeholders del proyecto: